Organisasjonsendring

Transkript

1 Årsmøte 2016 KÅSEN IL SAK A Organisasjonsendring Implementering av daglig leder i Kåsen IL Hovedstyrets analyser og innstilling

2 Organisasjonsendring Organisasjonsendring Implementering av daglig leder i Kåsen IL Bakgrunn Etter tre år i hovedstyret og to år som leder for Kåsen IL har det blitt tydelig for undertegnede at den organiseringen vi har i dag ikke er bærekraftig. For mye administrativt arbeid faller på lederverv og disse brenner seg ut. Vi bruker opp gode folk og mister kontinuitet. Kontinuitet er viktig for å bygge det langsiktige arbeidet som trengs for å løfte klubben. Stadig nye krav blir pålagt oss fra forbund, det offentlige og samfunnet. Å basere alt dette arbeidet kun på dugnad har fungert, men det har sin pris. Det blir tyngre og tyngre å få folk til å stille til valg. Styrets forarbeid Styret har gjennomført en forkantsanalyse og sett på konsekvenser av ansettelse av en daglig leder. Vi har kjørt en SSMT (Styrker-Svakheter-Muligheter-Trusler) av Kåsen IL og sett på tilsvarende med daglig leder. Styrets medlemmer har vært i kontakt med andre idrettslag som har daglig leder. Kontakten har vært med både daglig leder og andre i ulike verv i klubbene. Gjennomgangstonen har vært at dette har vært nødvendig for idrettslaget og det har vært med å løfte dem. Det legges heller ikke skjul på at det i noen idrettslag har vært skjær i sjøen. Hovedstyret har forsøkt å være balansert og nyansert i arbeidet med kartleggingen. Hovedstyrets innstilling: Hovedstyret innstiller for ansettelse av daglig leder i 50% stilling. Organisasjonsendring trer i kraft når daglig leder blir ansatt. Se revidert organisasjonsplan for ytterligere informasjon om organisering På vegne av hovedstyret Gunleik Sandsmark Konklusjon Basert på vedlagte konsekvensanalyse og arbeidet som er lagt ned finner styret det som tilrådelig og nødvendig med en organisasjonsendring. Håndtert riktig og med ansettelse av en god daglig leder kan det gi store løft og utviklingsmuligheter for Kåsen IL. Kjente risiko er lettere å håndtere og legge planer for enn ukjente. Styret mener at arbeidet som er lagt ned gir grunnlag Bakgrunn 1

3 Organisasjonsendring for en god oversikt over risiko og risikoreduserende tiltak og er et godt grunnlag å jobbe videre med for å sikre god gjennomføring. Strategisk gjennomgang og forkantsanalyser for implementering av daglig leder i Kåsen IL Utarbeidet av Hovedstyret 2016 SWOT, Kåsen IL Styrker Topp anlegg Fotballhall Håndballhall Gjeldfrie God dugnadsånd Sentral beliggenhet Godt samarbeid med andre idrettslag Vekst Fremtidsmuligheter Svakheter Lav kompetanse på en del trenere Lav trenerkapasitet Lav forventning om dugnad generelt i foreldremassen Litt «snille» Mangler nytt areal Mangler bredde Taper utøvere > år Avhengig av dugnad For stor belastning på enkeltpersoner Muligheter Nye inntektskilder Økning i eksisterende inntektskilder Mer bredde (idrett) Bygge mer kultur og kompetanse for å holde på utøvere Økt aktivitetsnivå Befolkningsøkning i krinsen Økt støtte fra kommunen Økt støtte fra gavefond Økt synlighet Trusler Andre klubber For stor dugnadsbelastning Ny hall på morenefaret Skolen sier opp avtalen Mindre/færre sponsorer Mer pålagt administrasjon Strategisk gjennomgang og forkantsanalyser for implementering av daglig leder i Kåsen IL 2

4 Organisasjonsendring SWOT, Daglig leder Styrker Bedre oversikt Daglig oversikt Avlaste gruppene Beholde folk i verv Bli mer synlig Bedre kontinuitet Bedre dialog mellom gruppene Avlaste styre og grupper Svakheter Ekstra økonomisk utgift Sykdom, fravær Økonomisk utroskap Ensom stilling Forhold kveldstid/dagtid «feil» person Muligheter Økte inntekter fra sponsorer, gavefond kommune etc. Ta idrettslaget et steg videre Nye inntektskilder Økt synlighet/markedsføring Bedre kommunikasjon. Trusler Manglende kontinuitet, turnover «Feil» person Sykdom Avhengighet Stiller større krav til styremedlemmer Miste dugnadsånd blant sliterne Miste økonomisk overskudd og handlefrihet Intern uro Korrelerende sammenhenger og avhengigheter o Styrker Muligheter, Kåsen IL Kåsen IL har tydelige styrker som kan bygge under muligheter for satsing og økt aktivitetsnivå. o Svakheter Trusler, Kåsen IL Stor belastning på enkeltpersoner møter dårlig trusler om mer pålagt administrativt arbeid. Lav forventning om dugnad harmonerer dårlig med trussel om for stor dugnadsbelastning. Taper Utøvere > år. Går de til andre klubber? Slutter de? En reduksjon i sponsorer må kompenseres med mer dugnad. Harmonerer dårlig når der er lav forventning om dugnad i foreldremassen. Strategisk gjennomgang og forkantsanalyser for implementering av daglig leder i Kåsen IL 3

5 Organisasjonsendring o Styrker Muligheter, Daglig leder Bedre, daglig oversikt og kontinuitet vil hjelpe idrettslaget til å ta idrettslaget et steg videre, øke kontakten med sponsorene og følge opp ulike fond etc. Avlasting av grupper og verv vil frigjøre energi som kan brukes mot aktiviteter både sportslige og inntektsbringende. o Svakheter Trusler, Daglig leder Feil person i rollen som daglig leder vil være ødeleggende for idrettslaget. Den ekstra økonomiske byrden vil bli tung dersom ikke nye inntekter genereres. Ved sykdom/fravær vil idrettslaget «stoppe» opp. Mulighet for «utbrenthet etter ett år Risiko Risiko = sannsynlighet * konsekvens Kan vi redusere sannsynligheten for at hendelsen inntreffer? Kan vi redusere konsekvensen dersom hendelsen inntreffer? Sykdom Ved lengre tids fravær må styre og grupper ta over jobben til daglig leder er tilbake i funksjon. Sannsynlighetsreduserende tiltak: Enkelte sykdomsårsaker kan vi ikke påvirke, for eksempel kreft, genetiske lidelser og noen psykiske lidelser. Mye sykefravær skyldes stress og psykososiale forhold og interessekonflikter. Dette er faktorer som kan påvirkes og justeres. Tett kontakt Strategisk gjennomgang og forkantsanalyser for implementering av daglig leder i Kåsen IL 4

6 Organisasjonsendring mellom daglig leder og leder av styret anses som viktig i etableringsfasen for at en tidlig kan gripe tak i ikke ønskede forhold. Det blir viktig å finne en daglig leder som kan håndtere svingninger i arbeidsmengde og sosial kontakt. Konsekvensreduserende tiltak: Dette stilles store krav til ryddighet og at systemer og rutiner er lagt opp slik at det er lett for andre å plukke opp tråden. Årsplaner, årshjul og handlingsplaner må kontinuerlig oppdateres slik at det til enhver tid er klart hva som kommer opp av gjøremål. Oppdatert ting å gjøre liste. Dagens Drop Box løsning må videreutvikles. En skyløsning må anses som naturlig valg. En office365 løsning må tilrettelegges og utredes for de sentrale verv i gruppene. «Feil person» Ved ansettelse av daglig leder med feil egenskaper vil idrettslaget kunne møte en hel rekke problemer. Sviktende inntekter på grunn av dårlig sponsorhåndtering. Rot og manglende rapportering. Konflikter mellom daglig leder og gruppene. Konflikter mellom gruppene på grunn av dårlig ledelse. Negativ utvikling av idrettslaget kontra ønsket positiv utvikling. Dårlig kommunikasjon. Redusert dugnadsvilje blant sliterne. Sannsynlighetsreduserende tiltak: Definere ønskede egenskaper for en daglig leder. Grundig vurdering av kandidater basert på deres egenskaper. Fortrinnsvis vist gjennom annet arbeid. Grundig referansesjekk. Motivasjon for jobben Indre drivkraft og «utholdenhet» Person fra lokalmiljøet Strategisk gjennomgang og forkantsanalyser for implementering av daglig leder i Kåsen IL 5

7 Organisasjonsendring Konsekvensreduserende tiltak Klargjøre tydelig våre forventninger tidlig i ansettelsesprosessen Ha en tydelig plan og tett oppfølging i starten slik at tydelige tilbakemeldinger kan gis og korrigering kan skje. Ha en tydelig instruks for hvilke oppgaver som hører til stillingen og en like tydelig orientering for idrettslaget hva som ikke er alminnelige arbeidsoppgaver. Tydelig prøveperiode. Styret er de som skal gi instruks om hvilke arbeidsoppgaver som tillegges daglig leder Økonomisk byrde En ansettelse innebærer økte faste utgifter. I tillegg til avtalt lønn (inkl. feriepenger) kommer arbeidsgiveravgift, obligatorisk tjenestepensjon (min 2%) og yrkesskadeforsikring. Gjennomsnittlig for Norge utgjør dette 25-35% av lønn. Uten økning i inntekter vil dette gå ut over overskuddet og handlefriheten til klubben. Sannsynlighetsreduserende tiltak: Begrense stillingen til den størrelse som trengs for å ivareta oppgavene og funksjonene Starte med en halv stilling og eventuelt utvide denne med tiden dersom det fungerer og økonomien tillater det Linke lønn til aktiviteter som øker inntektene til Kåsen på kort og på lang sikt Finne uslipte diamanter (dyktige folk som ikke krever den høyeste lønnen) Konsekvensreduserende tiltak Generere mer inntekter fra andre kilder, for eksempel ulike arrangementer. Øke søknadsmengden på refusjonsordninger hos kommunen og ulike gavefond. Øke inntektene på eksisterende inntektskilder Økt driftsstøtte fra kommunen reduserer den økonomiske belastningen noe Strategisk gjennomgang og forkantsanalyser for implementering av daglig leder i Kåsen IL 6

8 Organisasjonsendring Kompetanse Med inntreden av daglig leder i organisasjonen vil det stilles større krav til kompetanse hos styremedlemmer som sitter i hovedstyret. Styret vil ha arbeidsgiveransvar og det sees som naturlig at styreleder har medarbeidersamtale med daglig leder minimum en gang i året. Styremedlemmer bør delta på kurs for styremedlemmer. Slike kurs arrangeres av idrettsforbundet og særforbund. Legge overordnede planer for å utnytte muligheter Styret må sammen med daglig leder og gruppene legge overordnede planer for hvordan mulighetene kan utnyttes. Her vil også egenskapene til daglig leder være med å påvirke hvilke valg som blir gjort og fremtidig daglig leder må ha tanker og ideer om bærekraftige muligheter. Fremtidig utvidelse av omfang og stilling Det anses som naturlig at en stillingsutvidelse kan bli aktuelt en gang i fremtiden. Avhengig av erfaringene en gjør seg og egenskapene til daglig leder samt de behov som måtte vise seg naturlig kan ivaretas av daglig leder. Strategisk gjennomgang og forkantsanalyser for implementering av daglig leder i Kåsen IL 7

9 ORGANISASJONSPLAN FOR KÅSEN IL Kåsen IL er startet i 1968, og har i dag ca 500 medlemmer. Klubben og bygda er i sterk vekst. Kåsen IL tilbyr i dag fotball, håndball, barneidrett og dans. Kåsen IL har sunn og god økonomi. Vi er en breddeklubb med fokus på miljø, respekt, likeverd og trygghet. Vi ønsker at anlegget til Kåsen IL skal være et samlingspunkt for alle generasjoner. 1

10 Innholdsfortegnelse ORGANISASJONSPLAN FOR KÅSEN IL... 1 VISJON OG VERDIGRUNNLAG... 3 IDRETTSLAGETS FORMÅL... 3 HANDLINGSPLAN... 3 REGNSKAP... 3 ÅRSMØTET... 4 STYRETS FUNKSJON OG SAMMENSETNING HOVEDSTYRET SKAL:... 7 Økonomi... 7 Styremøter... 8 FORDELING AV ARBEIDSOPPGAVER:... 8 STILLINGSBESKRIVELSE DAGLIG LEDER I KÅSEN IL... 8 GRUPPER I IDRETTSLAGET Fotball Håndball Barneidrett Bingo Hus & bane UTVALG I KLUBBEN Sponsorutvalget Økonomiutvalg MEDLEMMER / MEDLEMSKONTINGENT ANLEGG / UTLEIE PROFILERING ÆRESMEDLEMSKAP INFORMASJON

11 Visjon og verdigrunnlag Kåsen IL skal være et idrettslag for lokalmiljøet der respekt, ansvar, omsorg og idrettsglede står i sentrum. I vårt idrettslag er alle velkommen. I Kåsen IL skal vi utvikle et godt idrettsmiljø ved å: gjøre hverandre gode gjennom lagspill behandle medspillere, motspillere og dommeren med respekt tenke positivt og være løsningsorienterte bygge idrettslaget gjennom dugnadsånd og entusiasme legge vekt på Fair Play Idrettslagets formål Kåsen IL skal være en åpen og demokratisk organisasjon der formålet er å drive idrett organisert i Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité (NIF) Arbeidet skal preges av frivillighet, demokrati, lojalitet og likeverd. Alle idrettslige aktiviteter skal bygge på grunnverdier som idrettsglede, fellesskap, helse og ærlighet. Idrettslaget er selveiende og frittstående med utelukkende personlige medlemmer. Handlingsplan Hovedstyre vedtar hvert år en handlingsplan for det kommende året. Handlingsplanet gjennomgås av hovedstyre på hver styremøte. Regnskap I henhold til regnskapsloven skal klubben føre regnskap der hver gruppe er en avdeling i regnskapet. I klubbens årsregnskap skal den samlede virksomhet være dokumentert ved at de ulike delregnskaper konsolideres. For å holde kontroll på idrettslagets samlede økonomistyring kan hovedstyret beslutte at det gjennom regnskapsåret skal framlegges regnskapsrapporter med konsoliderte tall. Alle inn og utbetalinger skal gå gjennom klubben sine kontoer. Det er ikke lov å sette penger som tilhører klubbens medlemmer inn på personlige kontoer. Kåsen IL sine kontoer er registrert på klubbens organisasjonsnummer. Den som får mistanke om, eller oppdager underslag eller lignende, skal umiddelbart melde dette til idrettslagets leder. Varsleren skal beskyttes og saken skal undersøkes. Styret kan ekskludere personer som begår økonomisk utroskap, eller gjennom handling eller verbalt skader klubben. Eksklusjon krever flertall i styret. Vedkommende som skal ekskluderes, skal bli skriftlig informert gjennom rekommandert brev med grunnlaget for eksklusjonen, og med 14 dagers frist for å anke saken. Hvis leder av styret ikke hører noe innen fristens utløp, regnes det som aksept for eksklusjonen. Eksklusjonens varighet og straffeutmåling bestemmes av styret. 3

12 Årsmøtet Årsmøtet er lagets/klubbens høyeste myndighet. Årsmøtet blir avholdt 1. gang i året innen utgangen av februar måned. Protokollen fra årsmøtet sendes til idrettsrådet i kommunen, og de særkretser idrettslaget er tilsluttet. Protokollen kan legges ut på idrettslagets internettsider. Innkalling til årsmøtet skal skje en måned før årsmøtet avholdes. Innkalling annonseres på nettet og i avisen. Innkomne forslag skal være styret i hende 2 uker før årsmøtet og sakspapirene skal sendes ut en uke før. Medlemmer som har betalt kontingent har møte og stemmerett på årsmøte. Foreldre/foresatte har ikke fullmakt til å stemme for medlemmer under 15 år. Årsmøtet legger grunnlaget for styret sitt arbeid, og alle som ønsker å bli med å bestemme hvordan klubben skal drives bør stille på årsmøtet. Årsmøtet skal gjennomføres slik det er fastsatt i Kåsen IL sine lover 12 4

13 Styrets funksjon og sammensetning Revisor Kontrollkomité 2 pers Sponsorutvalg Leder Sekretær Medlem Medlem Medlem Fotball Leder Nestleder Kasserer Sekretær Styremedlem Hovedstyret Leder Nestleder Styremedlem Styremedlem Daglig leder Håndball Leder Nestleder Kasserer Sekretær Styremedlem Hus og bane Leder Nestleder Kasserer Sekretær Styremedlem Valgkomité Leder Medlem Medlem Varamedlem Bingo Leder Nestleder Kasserer Sekretær Styremedlem Barneidrett Leder 5

14 6

15 Hovedstyret skal: Planlegge- og ivareta lagets totale drift, herunder mål- og strategiarbeid, budsjett og regnskap samt oppgaver beskrevet i 1 NIFs lover, lovnorm for idrettslag. Iverksette bestemmelser og vedtak fattet av årsmøte eller andre overordnede idrettsmyndigheter Representere laget utad i viktige saker og saker av strategisk betydning Disponere lagets inntekter (tilskudd, kontingent o.a.) og fordele disse etter plan og godkjent budsjett Skal godkjenne alle ansettelser i klubben gjennom vedtak. Delegere og sette opp arbeidsinstruks til daglig leder Leder av hovedstyret er sammen med daglig leder klubbens ansikt utad, og klubbens representant sammen med daglig leder i møter og forhandlinger av viktig og/eller strategisk karakter. Nestleder fungere som leder under dennes fravær. bistå leder og danne et lederteam med denne. har ellers definerte oppgaver, på samme måte som et ordinært styremedlem. Styremedlemmer tildeles konkrete oppgaver i henhold til styrets vedtak Økonomi Hovedstyret er juridisk ansvarlig for lagets økonomi. Alle innkjøp større enn kr ,- skal godkjennes av leder av hovedstyret. Alle betalte fakturaer skal attesteres av 2 personer; den som har bestilt varen og daglig leder. Det skal tegnes underslagforsikring for de som disponerer kontoene. Oppnevne komiteer og utvalg etter behov, og utarbeide instruks for disse. 7

16 Styremøter Styremøter holdes etter plan og årshjul. Gruppene blir kalt inn til annethvert møte eller oftere ved behov. Gruppene har talerett. Kun hovedstyrets medlemmer har stemmerett. Fordeling av arbeidsoppgaver: Stillingsbeskrivelse Daglig Leder i Kåsen IL ORGANSIASJON OG OMFANG 1.1 Organsiasjon Hensikten med denne stillingsbeskrivelsen er å klargjøre ansvars- og myndighetsområder til stillingsinnehaver. Daglig leder er underlagt Kåsen IL hovedstyre og rapporterer til leder i hovedstyret. 1.2 Omfang Denne stillingsbeskrivelsen dekker det ansvar og den myndighet som er tillagt stillingsinnehaver, men er ikke begrenset av dette. Videre delegering av myndighet skal vises i separate stillingsbeskrivelser. 2. ANSVARS- OG MYNDIGHETSOMRÅDER 2.1 Stillingsinnehavers ansvar Generelt, administrasjon Daglig leder innkaller til og refererer fra styremøter i hovedstyret. Daglig leder innkaller til og refererer fra utvalg/komiteer vedtatt av hovedstyret. Gjennomføre og følge opp alle tiltak som blir vedtatt på Årsmøte, samt hovedstyrevedtak. Skrive årsrapport for hovedstyret og sørge for at full årsrapport for idrettslaget er klar til årsmøtet Daglig leder henter post og fordeler denne til klubbens avdelinger (og personer når dette er nødvendig) Daglig leder gjør nødvendig korrespondanse på vegne av styret. Være pådriver og koordinere interne arrangementer, turneringer osv. Ha samfunnskontakt (være Kåsen IL sitt ansikt utad). Representere Idrettslaget i forhold til bl.a Kommunen og andre instanser. Følge opp pågående prosjektet og hele tiden søke nye. Følge opp forpliktelsene i tilskuddsavtale med kommunen Svare og fordele alle henvendelser til Idrettslaget (telefon, , osv.) 8

17 Holde Hovedstyrets leder løpende oppdatert på saker som har innvirkning på den daglige driften Arbeide aktivt for et godt faglig og sosialt miljø. Vedlikeholde og videreutvikle Idrettslagets Internett side. Utlevere og koordinere nøkler og tilgang til anlegget. Holde organsasjonsplanen oppdatert Søke om bingotillatelse og påse at bingoregnskap blir sendt til lotteritilsynet Økonomi Være Kåsen IL`s kontaktperson med eksternt regnskapskontor Videreformidle rapporter pr kvartal/mnd fra regnskapsfører til Hovedstyret og grupper. Ansvarlig for at regninger blir godkjent og betalt Ansvarlig for fakturering og oppfølging av faktura. Anvisningsmyndighet (for utbetalinger) iht. gjeldende styrevedtak. Ansvarlig for å utarbeide budsjett for gruppene og hovedstyret. Ansvarlig for oppfølging av budsjett for alle gruppene i Kåsen IL. Ved avvik kontakte leder og økonomisansvarlig i gruppene. Orientere hovedstyret dersom dialog ikke fører frem. Gruppene er pålagt å følge økonomiske instrukser gitt av daglig leder. Søke tilskuddsordningene og overholde de forskjellige tidsfrister knyttet til disse. Søke alternative inntektskilder Salgs- og markedsarbeid Daglig leder innkaller til og referer fra møter i markedsavdeling/sponsorgruppe. Daglig leder har ansvar for å tilrettelegge og arrangere sponsortreff og sponsoraktiviteter. Daglig leder står for salg av klubbens sponsoravtaler, nye og eksisterende, samt oppfølgingen av disse i samråd med sponsorgruppe og hovedstyret. Forhandle fram utstyrsavtaler med leverandører i samråd med styreleder og sponsorgruppe. Daglig leder koordinerer/tilrettelegger annonsesalg i forbindelse med Kåsanytt, programblader for kamper og turneringer Medlemsregistert Ajourholde medlemsregisteret sammen med medlemsansvarlige i gruppene. Utsendelse av medlemskontigent og oppfølging av denne. Ansvar for at alle tillitsvalgte har vist godkjent politiattest og holde arkiv for dette. Ansvar for utsendelse og oppfølging av medlemskontingent. 9

18 Sportslig Internavklaringer og sette opp banefordeling (hallen og utebaner) iht retningslinjer gitt av Idrettslaget. Skademeldinger Anlegg / Hus og bane Daglig leder har ansvar for organisering av (ikke utføring av arbeidet): Vask og rydding, Banemerking og klargjøring Vedlikehold av anlegg. Utleie av bygg og klubbhus 3.0 HELSE, MILJØ og SIKKERHET (HMS) Påse at alle som oppholder seg på og utfører aktivitet på Idrettslagets eiendom følger normale regler og gjennom dette driver forebyggende arbeid for å unngå skade på mennesker, utstyr og miljø. Oppfølging av avviksmeldinger. Sikre at brukere og leietagere er kjent med branninnstruksen. 4.0 DELEGERING Innenfor rammen av de til enhver tid gitte instrukser og retningslinjer ha ansvar for og myndighet til å utføre de oppgaver som er angitt ovenfor. Stillingsinnehaver kan delegere arbeidsoppgaver til andre i organisasjonen. Ansvaret kan imidlertid ikke delegeres. Ved delegering av arbeidsoppgaver må delegeringen av den dertil knyttede myndighet klart avtales med vedkommende 5.0 GENERELT Denne instruks er gyldig inntil den blir revidert. 10

19 Daglig leder vil på mange måter representere Kåsen Idrettslag utad og plikter i dette arbeidet å skape en positiv holdning til klubben blant våre samarbeidspartnere og sponsorer. Daglig leder skal være en pådriver i arbeidet med å få festet et positivt inntrykk av klubben i nærmiljøet. Daglig leder kan kun gi uttalelse til media i saker som er avgjort i klubbens organer, og er i tråd med klubbens profil og vedtak. Ved uttalelser skal leder informeres.. Revisorer Vurderer om årsregnskapet er utarbeidet og fastsatt i samsvar med idrettens regnskaps- og revisjonsbestemmelser. Vurderer også om organisasjonsleddets styre har oppfylt sin plikt for ordentlig og oversiktlig registrering, og dokumentasjon av regnskapsopplysninger i samsvar med idrettens regnskaps- og revisjonsbestemmelser. Valgkomité Valgkomiteen har en viktig rolle for å sikre drift av klubben gjennom å finne personer med riktig kompetanse til styret. Ikke minst å motivere til å ta ansvar. Den har ansvaret for å rekruttere nye styremedlemmer /- medarbeidere etter nøye vurderinger av medlemsmassen. Valgkomiteen skal under årsmøtet presentere valgkomiteens forslag. Grupper i idrettslaget Kåsen IL har undergrupper. Det er viktig at alle gruppene står samlet og jobber bra i sammen. Gruppene har egne styrer, og dette krever mange frivillige verv. Fotball Se egen arbeidsinstruks for fotballgruppa. Møteplikt og talerett i hovedstyret. Håndball Se egen arbeidsinstruks for håndballgruppa. Møteplikt og talerett i hovedstyret. Barneidrett Er underlagt daglig leder som har ansvar for at klubben har et tilbud til førskolebarn 4 6 år. Bingo Ansvar for å avvikle bingokvelder to dager pr uke. Skal påse at alle dugnadsgruppene fungerer optimalt. Ansvar for å rapporterer økonomisk resultat til daglig leder Møteplikt og talerett i hovedstyret. 11

20 Hus & bane Ansvar for at anlegget er i driftsmessig stand. At rengjøring er utført ihht til krav. Forefallende vedlikehold av baner og bygninger. Gjøre nødvendige innkjøp innen økonomiske rammer utarbeidet fra hovedstyret (innkjøp over skal godkjennes av leder hovedstyret, kostnader over må godkjennes av et flertall i hovedstyret). Møteplikt og talerett i hovedstyret. 12

21 Utvalg i klubben Sponsorutvalget Har ansvar for koordinering av sponsoravtaler, annonser, reklameskilt. Ansvarlig redaktør i Kåsanytt er vararepresentant i sponsorutvalget. Daglig leder er sekretær i sponsorutvalget Alle medlemmer har ansvar for å skaffe sponsorer til klubben. Avtaler skal gå via sponsorgruppen. som har ansvaret for å holde hovedstyret orientert om arbeidet og avtaler som er inngått. En gruppe kan ikke inngå egne avtaler uten godkjennelse fra sponsorgruppen. Økonomiutvalg Ansvar for klubbens økonomiske aktiviteter. Utvalget består av daglig leder, kasserer i fotballstyret, håndballstyret, bingostyret og kasserer i hus & bane samt regnskapsfører. Gruppen er ansvarlig for oppfølgingen av medlemskontingent og medlemslistene i klubben. Medlemmer / medlemskontingent Medlemskap i Kåsen IL er først gyldig og regnes fra den dag kontingent er betalt. For å ha stemmerett, og være valgbar, må et medlem ha vært tilsluttet idrettslaget i minst 1 måned og ha betalt kontingent. Medlemskap i Kåsen IL kan opphøre ved utmelding, sletting eller eksklusjon. Utmelding skal skje skriftlig og får virkning når den er mottatt. Sletting kan finne sted av medlem som skylder kontingent for mer enn ett år. Medlem som strykes kan ikke tas opp igjen før skyldig kontingent er betalt. Hvis medlemmet skylder kontingent etter forfalt to års kontingent, skal medlemskapet bringes til opphør ved strykning fra idrettslagets side. Ved innmelding skal medlemmene opplyse navn, fødselsdato, adresse, e-post, telefonnummer og navn på foresatte (dersom under 18 år). Dette for å få et bra og oversiktlig medlemskartotek. Medlemskontingenten fastsettes på årsmøtet. Medlemskontingent skal betales for hvert enkelt medlem, familiemedlemskap regnes som en rabattordning, og en må fortsatt registrere hvert enkelt medlem med navn og betalt beløp. Revisor kontrollerer medlemslister mot regnskap. Medlemskontingenten betales omgående etter en har startet i klubben. Medlemskontingenten revideres årlig og må godkjennes av årsmøtet. Se egen oversikt ( for gjeldende satser. Anlegg / utleie Kåsen IL sitt anlegg består av idrettshall, gressbane, kunstgressbane, fotballhall og klubbhus. Totalt antall kvm er ca Totalt antall kvm bygningsmasse er ca Verdien på anlegget er kr ca 50 millioner. Daglig leder har ansvar for all utleie. 13

22 Profilering Dette er klubbens logo, og logen skal trykkes på alle dokumenter, drakter og annet utstyr som brukes. Fargen på draktene er rød, og alle trykk på drakter skal gå gjennom sponsorgruppen. Gruppestyrene gjør avtale med utøvere, trenere og oppmenn hvem og hva som er normen på klubbutstyr. Æresmedlemskap Kåsen IL opprettet æresmedlemskap i september Æresmedlemskap er lagets høyeste utmerkelse. Det foreligger ingen faste kriterier for denne utmerkelsen og vurderingen foregår etter skjønn. Æresmedlemskap skal henge svært høyt og det kan tildeles personer som har vist fremragende innsats for laget, som idrettsutøver og / eller tillitsvalg. Komiteen som skal foreta vurderingen og utdelingen består av 3 representanter: eldste æresmedlem som skal være leder, den sittende leder i laget og 1 representant som velges av hovedstyre for 2 år omgangen. Beslutningen i komiteen skal være enstemmig. Forslag til kandidater kan fremmes av enkeltmedlemmer, lagets styre og av komiteen selv. Utdelingen skal foretas i forbindelse med jubileer eller andre større begivenheter i klubben. Informasjon Kåsen IL informerer medlemmene via nettsiden som har adresse: og via Facebook: I tillegg utgis medlemsbladet Kåsanytt. 14