Innholdsfortegnelse. Orkanger, 25. februar Inge Storås revisjonssjef SNILLFJORD KOMMUNE - NÆRINGSFOND 1 SAMMENDRAG INNLEDNING...

Transkript

1 Innholdsfortegnelse 1 SAMMENDRAG INNLEDNING MÅLSETTING FAKTADEL DEFINISJON FORMÅLET MED NÆRINGSFONDET ORGANISERING I KOMMUNEN REGIONALT NÆRINGSFOND ORGANISATORISK PLASSERING I STAT OG FYLKE RAPPORTERING LOV OG REGELVERK PÅ OMRÅDET ØKONOMISKE RAMMER REVISORS VURDERING BAKGRUNN KILDER REVISORS ARBEIDSMETODE REVISORS BESKRIVELSE AV FORETRUKKET PRAKSIS REVISORS VURDERING REVISORS KONKLUSJON REVISORS ANBEFALINGER...11 Orkanger, 25. februar 1999 Inge Storås revisjonssjef Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag side 1 av 11

2 1 Sammendrag 1.1 MÅLSETTING FOR PROSJEKTET Påse at næringsfondsmidlene blir brukt i samsvar med fastsatte retningslinjer og vedtak. 1.2 OMFANG OG BEGRENSNINGER Forvaltning av næringsfond er i utgangspunktet kommunestyrets ansvar jfr. rundskriv H2-94. Når det opprettes et interkommunalt styre som tillegges avgjørelsesmyndighet, er det en delegasjon fra hvert kommunestyre. Kommunestyret har derfor et ansvar i forhold til den myndighet som utøves av Regionalt næringsfondsstyre. Prosjektet rettes derfor mot hver enkelt kommune. Denne rapporten omfatter kun Snillfjord kommune sin del av Regionalt næringsfond, som er oppbygd av overføringer fra statsbudsjettet. Rapporten omfatter ikke andre kommunale fond som for eksempel bygdeutviklingsfond. 1.3 REVISORS VURDERINGER OG KONKLUSJONER Etter revisors vurdering er 30% av de kontrollerte vedtakene ikke innenfor vedtektene for Regionalt næringsfond og rundskriv H-2/94 gitt av departementet. Vilkårene satt i vedtaket er ikke alltid fullstendig oppfylt før utbetaling. En del av vedtakene er ikke i samsvar med forvaltningsloven. 1.4 REVISORS ANBEFALINGER! De 3 nevnte sakene som ikke burde vært finansiert av næringsfondet, bør behandles på nytt for å finne annen finansiering. Næringsfondet skal ikke brukes som salderingspost.! Klageadgang, klagefrist og klageinstans må oppgis slik forvaltningsloven krever.! Vedtak der søkeren ikke får det tilskudd som det søkes om skal begrunnes jfr. forvaltningsloven 24.! Det må etableres en rutine med årlig kunngjøring av næringsfondet.! Betingelsene satt i tildelingsbrevet til søkerne må oppfylles før utbetaling. Anbefalte krav til dokumentasjon som skal bekrefte en totalkostnad: Dokumentasjon bør være en spesifisert faktura som er adressert til rette vedkommende Det bør dokumenteres at kostnadene er betalt. Merverdiavgift bør ikke medtas hvis vedkommende er registrert i merverdiavgiftsregistret. Investeringsavgift kan medtas hvis det er aktuelt.! I vedtakene bør det innarbeides at kommunens revisor har rett til å kontrollere at midlene brukes etter forutsetningene.! Sekretariatets bevilgnings- og utbetalingsoversikt og FONDA må avstemmes mot regnskapet som banken fører. Differanser må oppklares og rettes.! Bevilget og ikke utbetalt tilskudd bør fremgå av regnskapet. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag side 2 av 11

3 2 Innledning 2.1 BAKGRUNN FOR PROSJEKTET VRD har hatt ambisjoner om å gjennomføre ett årlig felles forvaltningsrevisjonsprosjekt for alle 7 kommunene. I 1998 ble næringsfondet valgt som felles forvaltningsrevisjonsprosjekt. Prosjektet i Snillfjord kommune er gjennomført av hovedrevisor Toril Ulfsnes 2.2 HJEMMEL OG FORMÅL Revisjonen skal i følge kommuneloven 60 pkt. 7 og forskrift om revisjon 5 og 8 utføre forvaltningsrevisjon. Dette innebærer tilsyn med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og foreta systematisk vurdering av bruk og forvaltning av de kommunale midler med utgangspunkt i oppgaver, ressursbruk og oppnådde resultater. 2.3 BESKRIVELSE AV NÆRINGSFONDET Næringsfondet er et distriktspolitisk virkemiddel som skal brukes til å fremme næringsvirksomheten i distriktene. Kommunal-og regionaldepartementet har gitt retningslinjer som regulerer forvaltningen av disse midlene. De kommuner som oppfyller visse kriterier mottar årlige overføringer fra Statsbudsjettet til påfyll av næringfondet. 2.4 AVGRENSNINGER AV PROSJEKTET Prosjektet omfatter kun kommunalt næringsfond som er oppbygd av midler fra kommunal- og regionaldep. Det omfatter ikke kraftfond eller andre kommunale fond. Denne rapporten omfatter kun Snillfjord kommune sin del av Regionalt næringsfond Prosjektet omfatter vedtak fra 1997 og 1. halvår 1998 samt utbetaling på grunnlag av disse vedtakene så langt det er gjennomført. 2.5 HØRING Foreløpig rapport har vært til høring i Snillfjord kommune. Rådmann har gjennomgått foreløpig rapport sammen med revisor. Rådmann orienterer om at styret i Regionalt næringsfond allerede har tatt opp en sak om kunngjøring av fondet. Ellers hadde rådmannen ingen merknader til rapporten. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag side 3 av 11

4 3 Målsetting Påse at næringsfondsmidlene blir brukt i samsvar med fastsatte retningslinjer og vedtak Målsettingen er brutt ned i 5 delmålsettinger. Delmålsetting 1 Påse at vedtektene til kommunen/regionalt næringsfond er innenfor rammen i rundskriv H-2/94 Delmålsetting 2 Påse at bevilgningene fra næringsfondet er innenfor kommunens vedtekter og rundskriv H-2/94. Delmålsetting 3 Påse at forvaltningsloven følges. Delmålsetting 4 Påse at vilkårene i vedtaket og tilsagnsbrevet er oppfylt før utbetaling. Delmålsetting 5 Påse at budsjett- og regnskapsforskriftene følges. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag side 4 av 11

5 4 Faktadel 4.1 DEFINISJON Næringsfondet er overføringer fra statsbudsjettet kap. 550 post 61. Midlene skal inntas i kommuneregnskapet og skal behandles som et bundet driftsfond. 4.2 FORMÅLET MED NÆRINGSFONDET Næringsfondet er et distriktspolitisk virkemiddel. Næringsfondet skal nyttes til å fremme etablering av ny næringsvirksomhet og til videreutvikling av eksisterende bedrifter. Fondet kan også nyttes til infrastrukturtiltak, herunder tilrettelegging av kommunale næringsareal og vannforsyning. Prosjekter som bidrar til bedre sysselsetting for kvinner skal prioriteres. Regionalt næringsfond ble opprettet i 1991 og består av kommunene Frøya, Hitra og Snillfjord. Regionalt næringsfond skal være et virkemiddel for å styrke næringslivet og bosettingen i regionen. Fondet kan nyttes til både fellestiltak, bedrifter og nyetablering. I de første årene ble kommunene tilgodesett med større overføringer fra Statsbudsjettet når forvaltningen av næringsfondet skjedde regionalt. Det har ikke vært tilfelle de siste årene. 4.3 ORGANISERING I KOMMUNEN Det er i hver kommune/kommunestyre som har forvaltningsmyndighet for næringsfondet. Snillfjord kommune har delegert sin myndighet til Regionalt næringsfond gjennom avtalen om Regionalt næringsfond og det årlige vedtaket om overføring av midler til Regionalt næringsfond. Søknader om midler fra næringsfondet sendes til kommunen som saksbehandler søknadene. Hovedutvalg for næring innstiller på alle saker før det går til fondsstyret for endelig beslutning. Anmodning om utbetaling av støtte sendes også til kommunen. Det er kommuneadministrasjonen som påser at vilkårene i vedtakene er oppfylt før utbetaling. Utbetalingsanvisning sendes fra kommuneadministrasjon til leder i fondsstyret for anvisning. Hvem i administrasjonen i Snillfjord som behandler søknadene og utbetalingsanmodning er avhengig av prosjektets art. Det kan være næringskonsulent, fagkonsulent skog eller fagkonsulent jordbruk. Alle konsulentene er direkte underlagt lederteamet. Årsrapport, regnskap og revisjonsberetning behandles hvert år av kommunestyret. 4.4 REGIONALT NÆRINGSFOND Fondsstyre består av 3 medlemmer, en valgt av kommunestyret fra hver av kommunene med varamedlemmer. Valget gjelder for en valgperiode. Fondsstyret består i dag av ordførerne i de respektive kommunene. Valg av leder og sekretariat skjer hvert år og har gått på rundgang mellom de tre kommunene. Rådmennene eller stedfortreder har møterett i styret. Styret for Regionalt næringsfond har hatt all myndighet til å disponere næringsfond, ikke noe har vært delegert til kommunene eller administrasjonene. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag side 5 av 11

6 I sak 71/98 anbefaler styret i regionalt næringsfond kommunene å delegere myndighet til rådmann i hver kommune innen en gitt ramme. Snillfjord kommunestyre har vedtatt anbefalingen. Dette vedtaket gjelder ikke for det tidsrom vårt utvalg er utplukket. Fondsstyrets leder anviser alle utbetalinger før de går til banken for utbetaling. 4.5 ORGANISATORISK PLASSERING I STAT OG FYLKE I staten er det kommunal- og regionaldepartementet som har ansvaret for kommunale næringsfond. De utgir retningslinjer som regulerer fondet, fastsetter den fylkesvise fordelingen av næringsfondsmidlene og forestår utbetaling til de enkelte kommunene. Departementet og Riksrevisjonen har hjemmel til å iverksette kontroll overfor kommunene og mottaker av tilskudd. Fylkeskommunen er delegert myndighet til å foreta den endelige tildeling til kommunene, men departementet har fastsatt kriterier for fylkeskommunens prioritering mellom kommunene. Fylkeskommunen er i rundskriv H-2/94 punkt 1.5 tillagt en rolle som veileder for kommunene i næringsfondssaker. Fylkeskommunene mottar også årlige midler fra Statsbudsjettet til næringsfond. 4.6 RAPPORTERING Kommunene skal hvert år sende en politisk behandlet årsrapport om næringsutviklingsarbeidet i kommunen til fylkeskommunen. Næringsfondet er en del av denne rapporten. Fylkeskommunen utarbeider på grunnlag av disse rapportene en samlet vurdering til departementet om bruken av fondene. 4.7 LOV OG REGELVERK PÅ OMRÅDET Kommunal- og arbeidsdepartementet har i rundskriv H-2/94 gitt retningslinjer for bruk og forvaltning av kommunale næringsfond. Retningslinjene fra departementet angir ytre ramme for bruken av næringsfond. Kommunen kan utarbeide mer detaljerte retningslinjer selv. Vedtekter for Regionalt næringsfond er vedtatt av Snillfjord kommunestyre. I det årlige tildelingsbrevet fra fylkeskommunen gis det ytterligere retningslinjer. I tillegg gjelder det vanlige kommunale regelverk som kommunelov, forvaltningslov og budsjett- og regnskapsforskrifter. Det internasjonale regelverk, EØS avtalen, som Norge har sluttet seg til på statsstøtteområdet gjelder også. 4.8 ØKONOMISKE RAMMER I 1998 mottok Snillfjord kommune kr i påfyll til næringsfond. Hele beløpet ble overført til regionalt næringsfond, vedtatt i K-sak 35/98. I 1998 er det av Snillfjord sin del av næringsfondet bevilget Pr har Snillfjord kommune til disposisjon av Regionalt næringsfond. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag side 6 av 11

7 5 Revisors vurdering 5.1 BAKGRUNN Vestre Revisjonsdistrikt har hatt ambisjoner om å gjennomføre felles forvaltningsrevisjonsprosjekt for alle 7 kommunene. Næringsfond er det i alle 7 kommunene, 3 av kommunene har gått sammen til regionalt næringsfond. Ved løpende revisjon er det avdekket at enkelte kommuner har forsøkt å tøye grensene i forhold til gitte retningslinjer. I 1998 ble derfor næringsfondet valgt som prosjekt. 5.2 KILDER Revisor har benyttet følgende kilder: SENTRALE BESTEMMELSER Rundskriv H-2/94 fra kommunal- og arbeidsdep., kommunale næringsfond Rundskriv H-5/94 fra kommunal- og arbeidsdep., tiltaksarbeid Rundskriv H-7/98 fra kommunal- og regionaldep., etablererstipend Rundskriv H-1/94 fra kommunal- og arbeidsdep., grunnlagsinvestering Tildelingsbrevet for 1997 og LOKALE BESTEMMELSER / DOKUMENTER Vedtekter for Regionalt næringsfond for kommunene Frøya, Hitra og Snillfjord. Næringsplan for Snillfjord kommune vedtatt i Årsberetning 1997 Regnskap 1997 Vedtak fra Regionalt næringsfond Saksmapper Avtale mellom Sparebanken Midt-Norge og Regionalt næringsfond LOVER OG FORSKRIFTER Kommuneloven Forvaltningsloven Budsjett- og regnskapsforskriften INTERVJU/SAMTALER Intervju/samtaler med næringskonsulent Audhild Bang og rådmann Ruth Astrid Mule. 5.3 REVISORS ARBEIDSMETODE Revisor har kartlagt og vurdert rutinene. Det er foretatt dokumentanalyse av et utvalg av vedtak. Vedtakene og utbetalingsanmodningene er vurdert i forhold til målsettingen for vårt prosjekt. 5.4 REVISORS BESKRIVELSE AV FORETRUKKET PRAKSIS Hva er god praksis på dette området? Det er få områder i kommuneforvaltningen at det foreligger så klare retningslinjer som ved forvaltning av næringsfondsmidlene. God praksis er selvfølgelig å følge de retningslinjene som departementet har gitt. God praksis er i tillegg at forvaltningen skjer i samsvar med kommuneloven, budsjett- og regnskapsforskriftene og forvaltningsloven. Forvaltningen bør også være i samsvar med vedtekter for Regionalt næringsfond. 5.5 REVISORS VURDERING Revisors vurdering er knyttet mot målsettingen og delmålsettingene for prosjektet. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag side 7 av 11

8 Delmålsetting 1: Påse at vedtektene til kommunen er innenfor rammen i rundskriv H-2/94. Vedtektene for Regionalt næringsfond presiserer at retningslinjene gitt av kommunaldepartementet til en hver tid skal gjelde. Vedtektene er derfor i samsvar med rundskrivet H- 2/94. Delmålsetting 2: Påse at bevilgningene fra næringsfondet er innenfor kommunens vedtekter og rundskriv H- 2/94. 3 av de 10 kontrollerte vedtakene er utenfor rammen i rundskriv H 2/94. Følgende vedtak er utenfor rammen i rundskriv H-2/94: Sak 71/97: Søknad om tilskudd til kjøp av strømaggregat. Søknaden begrunnes i at det på grunn av dårlig inntjeningsevne den siste tiden i oppdrettsnæringen, har det ikke vært rom for nyinvesteringer. Investering i strømaggregat er etter revisors mening nødvendig for å opprettholde og effektivisere driften ved oppdrettet slik at inntjeningen blir større. Tilskuddet må derfor være et driftstilskudd. Næringsfondet kan ikke brukes til driftstilskudd jfr. rundskriv H- 2/94. Sak 6/98: Søknad om tilskudd til pålagt kurs innen transportnæringa. Søker begrunner søknaden om tilskudd med at kursene er nødvendig for å beholde bilene/ tillatelse til å kjøre. Dette er etter revisors mening nødvendig kurs for å opprettholde driften, dvs. rent driftstilskudd. Næringsfondet kan ikke brukes til driftstilskudd jfr. rundskriv H- 2/94. Sak 42/98: Søknad om støtte til utarbeidelse av sjøfiskeguide. Søker skriver i sin søknad at tiltaket fikk utbetalt BU-midler på kr 6 500,-, høsten 97. Jf. rundskrivet skal det ikke gis støtte over næringsfondet til virksomhet som mottar overføringer over offentlige budsjetter. I følge rundskriv H 2/94 pkt 1.3 kan kommunalt tiltaksarbeid fullfinansieres fra næringsfondet. Det fremkommer ikke av saken at dette er et kommunalt tiltaksarbeid. Etter revisors vurdering er ikke denne bevilgningen innenfor rammen i rundskriv H2/94. Delmålsetting 3: Påse at forvaltningsloven følges. Bevilgning av tilskudd og subsidierte lån er enkeltvedtak etter forvaltningsloven 2 b og det er således klageadgang etter forvaltningsloven 28. Det skal informeres om klageadgang, klagefrist og klageinstans jfr. forvaltningsloven 27. Vedtak der søkeren ikke får det tilskudd som det søkes om skal begrunnes jfr. forvaltningsloven 24. Sekretariatsfunksjonen går på rundgang mellom de tre kommunene. Nå er det Hitra som har sekretariatsfunksjonen. Den enkelte kommune bruker kommunens saksbehandlingsverktøy og maler slik at vedtakene er litt preget av hvilken kommune som er sekretæriat. Hitra sin saksbehandling ser ut til å være i samsvar med Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag side 8 av 11

9 forvaltningslovens krav. Det sendes ut melding om vedtak der det opplyses om klageadgang, klagefrist og klageinstans. Vedtakene som er skrevet av Frøya og Snillfjord inneholder ikke disse opplysningene. Oversendelsesbrev ved melding om vedtak brukes ikke. Mange av vedtakene som er kontrollert inneholder ikke opplysninger om klageadgang, klageinstans og klagefrist. En del av vedtakene som krever begrunnelse er ikke begrunnet slik forvaltningsloven 24 krever. Delmålsetting 4 Påse at vilkårene i vedtaket og tildelingsbrev er oppfylt før utbetaling. Av de utvalgte utbetalingene som er kontrollert er det en utbetaling der vilkårene etter revisors vurdering ikke er oppfylt før utbetaling. Det er sak 64/97 Vilkårene i vedtaket er ikke oppfylt før utbetaling. Det foreligger ikke sluttrapport og endelig regnskap før sluttutbetaling slik vedtaket krever. Det foreligger heller ikke legal dokumentasjon for hele grunnlaget for investeringstilskudd eller for grunnlaget for markedsføring. Revisors kontrollhandlinger viser at vilkårene i vedtaket ikke alltid er oppfylt før utbetaling. Dokumentasjon for påløpte kostnader er heller ikke alltid tilfredsstillende ut fra revisors vurdering. Delmålsetting 5: Påse at budsjett-og regnskapsforskriftene følges. Regnskapet til Regionalt næringsfond føres av Sparebank 1 på Hitra. Regnskapet er ikke ført og avsluttet i samsvar med verken regnskapslov eller kommunale forskrifter. Regnskapet føres etter kontantprinsippet Bevilget, ikke utbetalt tilskudd fremkommer ikke av regnskapet. Det er ingen avstemming mellom regnskapet og bevilgnings- og utbetalingsoversikten. Det er en differanse mellom FONDA og bevilgnings- og utbetalingsoversikten Pr er det en differanse på i følge årsberetning for Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag side 9 av 11

10 5.5 GENERELLE VURDERINGER Statens hensikt med næringsfondet er å bidra til økt lokalt engasjement innenfor næringsvirksomhet for å skape en bredere basis for sysselsettingen i den enkelte kommune. Ved avgjørelsen av om en søknad går inn under regelverket for næringsfondet, sitter vi med et inntrykk av at det er en del gråsoner. Dette gjør avgjørelsene vanskelige, og regelverket kan oppleves slik at hvis man kaller tiltaket et prosjekt, så kan støtte gis fra næringsfondet. Saksbehandler blir meget sentral i dette arbeidet. Fylket kan trekkes inn som en diskusjonspartner i vanskelige saker. KUNNGJØRING I skriv fra Sør-Trøndelag Fylkeskommune av presiseres det at kommunene skal kunngjøre at de har et næringsfond. Det er ingen rutiner for årlig kunngjøring av Regionalt næringsfond. RENTER Renten tillegges fondet slik rundskrivet krever. KONTROLL Revisor har ikke vært i kontakt med mottaker av støtten for å kontrollere at støtten fra næringsfondet ble brukt slik det var forutsatt i vedtak og søknad. Slik det er i dag har verken bevilgende myndighet eller revisor adgang til å kontrollere at midlene som tildeles de enkelte søkerne, blir brukt slik det er forutsatt i vedtak og søknad. Det burde vært innarbeidet i vedtakene at rådmann/revisor skal kunne kontrollere at midlene blir brukt slik det er forutsatt. DRIFT REGIONALT NÆRINGSFOND Utgiftene til drift av Regionalt næringsfond belastes fondet. Driftsutgiftene er hovedsakelig regnskap, revisjon og servering. Næringsfondet kan ikke brukes til driftstilskudd jfr. rundskriv H- 2/94. Ut fra revisors vurdering er det tvilsomt å benytte næringsfondsmidler til drift av Regionalt næringsfond. GEVINST MED REGIONALT NÆRINGSFOND Hva som er gevinsten evt. tapet for de enkelte kommunene med at forvaltningen av næringsfond skjer i et interkommunalt styre, er ikke vurdert i denne rapporten. Det er helt klart at Regionalt næringsfond medfører at næringsfondssakene går til behandling i flere instanser enn lignende saker og kan ikke anses som effektiv forvaltning. Det er også klar ulemper med at sekretariatet går på rundgang. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag side 10 av 11

11 6 Revisors konklusjon Etter revisors vurdering er 30% av de kontrollerte vedtakene ikke innenfor vedtektene for Regionalt næringsfond og rundskriv H-2/94 gitt av departementet. Vilkårene satt i vedtaket er ikke alltid fullstendig oppfylt før utbetaling. En del av vedtakene er ikke i samsvar med forvaltningsloven. 7 Revisors anbefalinger! De 3 nevnte sakene som ikke burde vært finansiert av næringsfondet, bør behandles på nytt for å finne annen finansiering. Næringsfondet skal ikke brukes som salderingspost.! Klageadgang, klagefrist og klageinstans må oppgis slik forvaltningsloven krever.! Vedtak der søkeren ikke får det tilskudd som det søkes om skal begrunnes jfr. forvaltningsloven 24.! Det må etableres en rutine med årlig kunngjøring av næringsfondet.! Betingelsene satt i tildelingsbrevet til søkerne må oppfylles før utbetaling. Anbefalte krav til dokumentasjon som skal bekrefte en totalkostnad: Dokumentasjon bør være en spesifisert faktura som er adressert til rette vedkommende Det bør dokumenteres at kostnadene er betalt. Merverdiavgift bør ikke medtas hvis vedkommende er registrert i merverdiavgiftsregistret. Investeringsavgift kan medtas hvis det er aktuelt.! I vedtakene bør det innarbeides at kommunens revisor har rett til å kontrollere at midlene brukes etter forutsetningene.! Sekretariatets bevilgnings- og utbetalingsoversikt og FONDA må avstemmes mot regnskapet som banken fører. Differanser må oppklares og rettes.! Bevilget og ikke utbetalt tilskudd bør fremgå av regnskapet. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag side 11 av 11