Ordningsregelverk. Kultursamarbeid med land i sør

Transkript

1 Ordningsregelverk Kultursamarbeid med land i sør Ansvarlig avdeling/seksjon: Avdeling for kultur-, norgesfremme og protokoll/kulturseksjonen Programområde: 03 - Ordningen faller inn under OECD/DAC- direktivenes kriterier for ODA 1 -støtte Kap.post(er): Sist oppdatert: 22. mars Mål for tilskuddsordningen Den overordnede målsettingen med ordningen er å styrke kultursektoren i sør og derigjennom å styrke det sivile samfunn som drivkraft og endringsagent for å skape mer åpne og demokratiske samfunn. Delmål: - et fritt og variert kulturliv - styrket kulturell infrastruktur - samarbeid mellom kulturaktører nord-sør/sør-sør - respekt for menneskerettigheter generelt og ytringsfrihet spesielt Hovedmålsettingen for ordningen er nedfelt i Strategi for kultursamarbeid med land i sør. 2 Målgruppe for tilskuddsordningen Målgruppen for ordningen er kunst-/kulturinstitusjoner og organisasjoner samt brukere av disse. Kvinners deltakelse skal etterstrebes i alle former for kultursamarbeid. I enkelte land vil også minoritetsgrupper være viktige målgrupper med tanke på kulturelt mangfold lokalt og globalt. 3 Kriterier for måloppnåelse De norske midlene utgjør en liten andel av de totale tilskudd som gis innenfor ordningens hovedmålsetting, og samfunnseffekten kan også i betydelig grad være påvirket av andre faktorer. Dette vanskeliggjør resultatmåling på ordningsnivå, og målsettingen blir å se på generell fremgang innenfor området og eventuelt hvordan norsk støtte kan ha bidratt til dette. Tiltakenes relevans i forhold til ordningens formål må imidlertid dokumenteres. Tilskuddsmottaker må utarbeide tydelige målsettinger og indikatorer for måloppnåelse 1 Official Development Assistance Side 1 av 8

2 på tiltaksnivå. Summen av tiltakenes oppnådde brukereffekter skal gi en indikasjon på resultatoppnåelse på samfunnsnivå. Ansvarlig enhet for ordningen har ansvar for å vurdere ordningens måloppnåelse så langt det er mulig. 4 Tildelingskriterier Støtten fordeles innenfor følgende områder: a. Midler til samarbeidsprosjekter og utvekslingstiltak nord-sør/sør-sør. Forvaltes av Utenriksdepartementet. b. Midler til etablering/styrking av kulturell infrastruktur i sør (fysisk/administrativ/organisatorisk). Forvaltes av utenriksstasjonene i de respektive land. c. Støtte til kulturprosjekter gjennom UNESCO. Forvaltes av Utenriksdepartementet. 4.1 Generelle tildelingskriterier Tiltakets formål må være i samsvar med målsettingene for ordningen, jf. kap. 1. Hensynet til antikorrupsjon, kjønnsperspektivet, miljø og sårbarhet for klimaendringer skal ivaretas i alle tiltak. Dette innebærer at tilskuddsmottaker skal identifisere eventuelle negative virkninger som tiltaket kan ha, og motvirke disse gjennom hele tiltakssyklusen. Videre skal positive anti-korrupsjons-, likestillings-, miljø- og klimakomponenter søkes integrert i tiltaket eller tas med som en tilleggskomponent. For søknad om tilskudd av mindre omfang og kompleksitet tilpasses analysen av disse hensynene ut fra deres relevans i forhold til det tiltak det søkes støtte til. Tilskudd under ordningen skal være i tråd med OECD/DAC-direktivenes kriterier for ODA-støtte. Tiltak som tilrettelegger for giverkoordinering og fremmer ulike former for samfinansiering med felles dialog og felles krav for rapportering skal gis prioritet. 4.2 Tildelingskriterier som gjelder de ulike delene av ordningen a. Midler til samarbeidsprosjekter og utvekslingstiltak: Potensielle tilskuddsmottakere: - Kunst- og kulturinstitusjoner; private, frivillige eller offentlige organisasjoner/institusjoner med en klar tilknytning til kulturlivet. Side 2 av 8

3 Krav til søker/søknad: - Skriftlig søknad med beskrivelse av relevante faglige, forvaltningsmessige og økonomiske sider ved tiltaket. Søknadsskjema S01 (prosjekt-/programstøtte) eller S02 (støtte av begrenset omfang) bør benyttes. - Tilskuddets størrelse (inkl. overhead) skal normalt være begrenset til 80 pst av de totale kostnadene ved tiltaket. Når særlige grunner taler for det, kan andelen heves til 100 pst. - Samarbeidstiltak innen kulturområdet baseres på direkte samarbeid mellom norske kulturaktører og deres motparter i landene i sør. Utvekslingstiltak som innebærer besøk til og/eller fra Norge eller annet giverland (nord-sørsamarbeid) kan bestå i besøk til og/eller fra to eller flere land i sør (sør-sørsamarbeid), og tiltakene kan finne sted i samarbeidsland i sør, i Norge eller i andre giverland. Utvekslingstiltak forutsetter at landet i sør har en viss kulturell infrastruktur med fungerende institusjoner og mest mulig stabile fagmiljøer. Det kan gis støtte til: - utvikling og/eller gjennomføring/fremføring av konserter, forestillinger, utstillinger m.m., inkludert turnévirksomhet - utvikling/gjennomføring av og/eller deltakelse ved internasjonale festivaler, biennaler eller andre former for kulturfaglige fellesarrangementer eller tverrkulturelle møteplasser - utvikling/gjennomføring av og/eller deltakelse ved seminarer, workshops, konferanser eller andre arenaer for interkulturell dialog og faglig kompetansebygging - personutveksling - informasjonstiltak i tilknytning til kulturprosjekter Det kan ikke gis støtte til: - samarbeid som kun omfatter visning av kulturgjenstander (for eksempel til utstillinger) Innenfor rammen av tilgjengelige midler prioriteres følgende tiltak: - tiltak som inngår som ledd i et bredere kultur- eller utenriks-/utviklingspolitisk samarbeid - tiltak som kan bidra til å fremme kulturelle rettigheter eller på annen måte styrke det internasjonale menneskerettighetsvern - pilotprosjekter som på en eller annen måte kan fungere som en katalysator i kultursamarbeidet - tiltak som tilrettelegger for faglig nettverksbygging og kompetanseutvikling, og som har utsikter til å bli fulgt opp uten fortsatt støtte etter at tiltaket er gjennomført - tiltakenes kostnadseffektivitet skal tillegges avgjørende vekt Side 3 av 8

4 b. Midler til etablering/styrking av kulturell infrastruktur i sør: Potensielle tilskuddsmottakere: - Private, frivillige eller offentlige organisasjoner/institusjoner med en klar tilknytning til kulturlivet. Krav til søker/søknad: - Tilskuddets størrelse (inkl. overhead) skal normalt være begrenset til 80 pst av de totale kostnadene ved tiltaket. Når særlige grunner taler for det, kan andelen heves til 100 pst. Det kan gis støtte til: - Tiltak som så langt som mulig er forankret i langsiktige samarbeidsavtaler med myndighetene i det aktuelle land og bygger opp under samarbeidslandenes kulturpolitiske prioriteringer. - Store investeringer i fysisk infrastruktur prioriteres ikke. Innenfor rammen av tilgjengelige midler prioriteres følgende tiltak: - tiltak som inngår som ledd i et bredere kultur- eller utenriks-/utviklingspolitisk samarbeid; - tiltak som kan bidra til å fremme kulturelle rettigheter eller på annen måte styrke det internasjonale menneskerettighetsvern; - tiltak som tilrettelegger for faglig nettverksbygging og kompetanseutvikling, og som har utsikter til å bli fulgt opp uten fortsatt støtte etter at tiltaket er gjennomført; - tiltakenes kostnadseffektivitet skal tillegges avgjørende vekt c. Støtte til kultursamarbeid gjennom UNESCO Tildelingen til UNESCO skjer innenfor rammen av Norges programsamarbeidsavtale med organisasjonen og med et årlig tilskuddsbrev. 5 Informasjon til potensielle tilskuddsmottakere Deler av ordningen (ref. pkt 4 b og c) er unntatt fra krav om kunngjøring, i henhold til Bestemmelser om økonomistyring i Staten pkt c (pkt. 4 b) og pkt a (pkt. 4 c). Øvrige deler av ordningen kunngjøres på 6 Oppfølging og kontroll Oppfølging og kontroll skal skje i tråd med UDs håndbøker for tilskuddsforvaltning med de presiseringer som gis i ordningsregelverket. Med utgangspunkt i ordningsregelverket skal oppfølging og kontroll tilpasses det enkelte tiltak, og vurderes i forhold til relevans og risiko tilknyttet tiltaket. Bruk av maler og skjemaer følger Håndboka der annet ikke er nevnt. Side 4 av 8

5 Midler til etablering/styrking av kulturell infrastruktur i sør (fysisk/administrativ/organisatorisk), jfr. kap. 4 b ovenfor, forvaltes av utenriksstasjonene i tråd med kap. 6 i ordningsregelverk for Regional allocation. Forvaltningsregime For tilskudd under pkt 4 a. Samarbeidsprosjekter og utvekslingstiltak nord-sør/sør-sør kan forvaltningsregime I eller III benyttes, avhengig av type tilskudd, i tråd med UDs håndbøker for tilskuddsforvaltning. 4.c UNESCO-avtalen faller inn under forvaltningsregime II og samordnes i Utenriksdepartementets programsamarbeidsavtale med organisasjonen. Nedenfor gis ytterligere spesifiseringer for pkt a) Samarbeidsprosjekter og utvekslingstiltak nord-sør/sør-sør, forvaltningsregimene I og III: Søknad Søknad om støtte registreres og behandles fortløpende. Søknadsskjema S01 (prosjekt- /programstøtte) eller S02 (støtte av begrenset omfang) bør benyttes. Vurdering og beslutning Mal for beslutningsdokument S03 benyttes ved søknad om prosjekt- eller programstøtte, mens mal for beslutningsdokument S05 brukes ved støtte til tiltak av begrenset omfang. For prosjekt- og programstøtte (regime I) skal de tverrgående hensyn som er nevnt under pkt 4 ovenfor alltid vurderes. Dersom vurderingen tilsier at disse hensyn fravikes, skal dette alltid begrunnes som en del av beslutningen om tilskuddet. For tilskudd under regime III skal også de tverrgående hensyn vurderes, men vurdering og begrunnelsen for eventuelle fravik kan gjøres enkel. Utenriksstasjonene skal gis anledning til å uttale seg om større søknader om kulturutveksling som berører deres tjenestedistrikt. Ambassadens syn skal reflekteres i beslutningsunderlaget, og ambassaden skal underrettes om utfallet av søknadsbehandlingen. Relevante kunst- og kulturfaglige miljøer i Norge skal forelegges søknader for kommentarer der dette er naturlig. Særlig i større kulturprosjekter der vurdering av bærekraft og risikofaktorer er svært viktig, bør det innhentes faglig rådgivning. Faglig rådgivning innhentes fra Norad, andre departementer eller andre faginstanser. Innhentede råd vurderes og kommenteres evt. i beslutningsdokumentasjonen. Side 5 av 8

6 Avtale/tilskuddsbrev/avslag Utveksling mellom fagmiljøer på tvers av landegrensene er i stor grad prosjektbasert virksomhet, og vil i mange tilfeller kun kreve ettårige kontrakter om støtte. På fagfelt eller samarbeidsområder hvor det er mulig å redusere antall enkeltprosjekter gjennom langsiktige prosjektavtaler med kulturlivets aktører, skal dette etterstrebes. Ved flerårig støtte skal det tas forbehold om Stortingets årlige bevilgningsvedtak. Hvis søknaden innvilges, utferdiges et tilskuddsbrev/avtale i to eksemplarer. Mal for tilskuddsbrev M51 (M71 engelsk) benyttes for prosjekt- og programstøtte; M52 (M72 engelsk) benyttes for tiltak av begrenset omfang. Ett eksemplar undertegnes av en person med myndighet til å forplikte tilskuddsmottaker og returneres til Utenriksdepartementet innen én måned. Ved avslag vil søker motta skriftlig melding med begrunnelse om dette. Utbetaling Norske, ikke-statlige tilskuddsmottakere skal opprette en egen, felles konto for alle tilskudd mottatt fra Utenriksdepartementet, og tilbakebetale påløpte renter til UD årlig, med frist 31. januar (gjelder ikke tiltak under forvaltningsregime III). Ettårige tilskudd utbetales i to rater, 75 % forskuddsvis etter at aksept fra tilskuddsmottaker er mottatt. Restbeløp utbetales etter at sluttrapport er levert og godkjent. Rundsum-tilskudd utbetales i sin helhet etter at aksept fra tilskuddsmottaker er mottatt. Flerårige tilskudd: Første utbetaling utbetales etter at aksept fra tilskuddsmottaker er mottatt; ytterligere utbetalinger terminvis i henhold til avtale: Halvårlige utbetalingsanmodninger med fremdriftsrapport (inkl. gjennomføringsplan og budsjett) danner grunnlag for ev. fastsettelse av tilskudd for kommende år samt ytterligere utbetalinger. Krav til rapportering og revisjon Ettårige avtaler: Sluttrapport med prosjektregnskap skal leveres så snart som mulig og senest 6 måneder etter tiltakets avslutning. For tiltak under forvaltningsregime III kreves det at tilskuddsmottaker skal levere sluttrapport så snart som mulig og senest 6 mnd etter tiltakets avslutning. Sluttrapport skal gi informasjon om hvilke aktiviteter som er gjennomført og resultater/effekter som er oppnådd. Materiale som har blitt utarbeidet i tilknytning til tiltaket (f.eks. brosjyrer, referater, pressedekning, etc.) bør vedlegges sluttrapporten. Med unntak av rundsum-tilskudd skal sluttrapporten Side 6 av 8

7 inneholde prosjektregnskap, satt opp slik at det kan sammenlignes med godkjent budsjett. Flerårige avtaler: Fremdriftsrapport med budsjett og gjennomføringsplan for neste periode innen avtalte frister og i samsvar med utbetalingsplan. Fremdriftsrapportene danner grunnlag for ev. fastsettelse av tilskudd for kommende år samt for ytterligere utbetalinger. Sluttrapport med prosjektregnskap skal leveres så snart som mulig og senest 6 mnd etter tiltakets avslutning. Revisjon av prosjektregnskap som leveres med sluttrapport: For tilskudd under kr ,- skal risikoen vurderes nøye for det kreves revisjon. Hovedregel da er krav om prosjektregnskap attestert av økonomiansvarlig i virksomheten. For norske mottakere der tilskuddsmidler inngår i et regnskap som er underlagt offentlig revisjon er det tilstrekkelig med et prosjektregnskap som er attestert av økonomiansvarlig i virksomheten. Der det er aktuelt å be om revidert prosjektregnskap, skal det, for norske mottakere, kreves at revisjonsberetning avgis etter RS 800. For ikke-norske organisasjoner stilles krav om revisjon med høy grad av sikkerhet i henhold til ISA (International Standards of Auditing). Annen oppfølging Ved behov kan det gjennomføres gjennomganger eller prosjektbefaring (A16/A17) for å vurdere resultatoppnåelse for større enkeltprosjekter eller prosjekter hvor det er grunn til å tro at utviklingen er mindre gunstig enn det rapporteringen tilsier. Økonomiske misligheter UD praktiserer nulltoleranse for økonomiske misligheter. Begrunnet mistanke om økonomiske misligheter skal uten ugrunnet opphold rapporteres og følges opp i tråd med de til enhver tid gjeldende Retningslinjene for håndtering av mistanke om økonomiske misligheter for utenrikstjenesten. Planlagte utbetalinger skal fryses inntil saken er ferdig undersøkt. Midler som er dokumentert misligholdt, skal tilbakebetales til Statskassen via UD. Spørsmålet om straffeforfølging skal vurderes. Avslutning Eventuelle ubrukte midler som overstiger NOK 1.000,- skal innbetales til UD snarest mulig etter at prosjektet er gjennomført (gjelder ikke rundsum-tilskudd). Tilskuddsmottaker informeres skriftlig om at sluttrapport og prosjektregnskap er godkjent og at avtalen anses avsluttet. Side 7 av 8

8 7 Evaluering av ordningen Det ble foretatt en evaluering av hele feltet under Strategi for kultursamarbeid med land i sør og denne ordningen i Side 8 av 8