ARKIVKATALOG GRATANGEN KOMMUNE / /90. Foreløpig katalog

Transkript

1 ARKIVKATALOG GRATANGEN KOMMUNE / /90 Foreløpig katalog

2 Forord Interkommunalt Arkiv Troms (IKAT) er en selvstendig samarbeidsordning mellom 19 kommuner i Troms. Den er hjemlet i kommunelovens 27. Virksomheten er etablert i tilknytning til Statsarkivet i Troms som har tilsyn og faglig veiledning. IKAT har vært i drift siden høsten 1992 og alle kommuner i Troms samt Troms fylkeskommune har medlemsrett. IKAT har som oppgave å gi råd til medlemskommunene i moderne arkivdanning og stå for opplæring i arkivsystemer og arkivrutiner. I tillegg skal IKAT arbeide for at medlemskommunenes eldre arkivmateriale blir oppsporet, ordnet, katalogisert og sikret forsvarlig oppbevaring. Den sistnevnte målsettinga er bakgrunnen for denne foreløpige katalogen. IKAT har tatt på seg å ordne alle medlemskommunenes eldre arkiver fra /70. IKAT ønsker å gi ordningshjelp til alle sine medlemskommuner. Derfor ordner og katalogiserer vi del for del, og i denne runden er det arkivmaterialet i foreliggende katalog som er tilgjengeliggjort. Tromsø 7. oktober

3 Innholdsfortegnelse INNLEDNING... 5 A) LOVBAKGRUNN... 5 B) ADMINISTRATIV INNDELING... 5 C) ARKIVMATERIALET... 5 D) OPPBEVARING... 6 E) INNSYN OG TILGJENGELIGHET... 6 F) PRAKTISKE OPPLYSNINGER... 6 G) LITTERATUR DE FOLKEVALGTE ORGAN OG SENTRALADMINISTRASJONEN I KOMMUNEN... 8 VALGSTYRET STEMMESTYRET FOR DE ENKELTE KRETSENE FORMANNSKAP/HERREDSSTYRE (1897) Valg til kommunale nemnder, styrer og råd Forhandlingsprotokoller Register til saker behandlet i formannskap og herredsstyre Brevjournaler Korrespondanse og saksdokumenter Korrespondanse og saksdokumenter ordnet etter Norges Herredsforbunds arkivnøkkel (1904) Regnskap NEMNDER OPPNEVNT AV KOMMUNESTYRE/FORMANNSKAP Skatteutvalget/skattenemnda FOLKEREGISTER ØKONOMIFORVALTNINGEN LIGNINGSNEMNDA HERREDSKASSEN/KOMMUNEKASSA (1894) Administrasjonen Brevjournal Korrespondanse m.v Korrespondanse og saksdokumenter ordnet etter Sesas arkivsystem Regnskap Kommuneregnskapet Skatteregnskapet Tillegg til skatteregnskapet Avregningslister (avregning av skatt) Skattelister/innfordringslister/klagebehandlinger KOMMUNEREVISJONEN Revisjonsprotokoller KIRKE OG KULTUR MENIGHETSRÅDET UNDERVISNING SKOLEKOMMISJONEN/SKOLESTYRET Forhandlingsprotokoller Brevjournaler Korrespondanse og saksdokumenter Korrespondanse og saksdokument arkivert etter Roalds arkivnøkkel (1923) Søknader lærerstillinger Protokoll over læreransettelser Regnskap Bøker, julehefter og læremidler SKOLESTYRETS UNDERUTVALG Eksamensnemnda Samstyret for skoleboksamlingene Årstein tilsynsutvalg og krets

4 Læremiddelnemnda Nemnda for voksenopplæring Byggekomiteen for Nord-Gratangen skole 3. byggetrinn DE ENKELTE KRETSER OG SKOLER Gratangen skoledistrikt Hesjeberg folkeskole Hilleshamn folkeskole Foldvik folkeskole SOSIALE OPPGAVER FATTIGSTYRET/FORSORGSSTYRET DET STEDLIGE ARBEIDSTILSYN ADMINISTRASJON AV TRYGDER Syke- og ulykkestrygd Tilsynsmannen/kretssykekassen/trygdekassen Alderstrygdenemnda/trygdenemnda Forhandlingsprotokoller Kopibok Brevjournaler Register til alderstrygdens brevjournal og møtebok Korrespondanse m.v Pensjonskrav, alderstrygden Krav på barnetrygd (1945) Kassabøker Kontobok TEKNISKE OPPGAVER RETTSSTELL FORLIKSRÅDET OVERFORMYNDERIET NÆRINGS- OG RESSURSFORVALTNING JORDSTYRET ARBEIDSNEMNDA/SMÅBRUK- OG BOLIG(BANK)NEMNDA KRISE- OG REGULERINGSTILTAK KOMMUNAL NÆRINGSDRIFT FORSVAR OG BEREDSKAP TILLEGG

5 Innledning a) Lovbakgrunn Det er kommunens eget ansvar å sørge for at kommunens arkivmateriale blir tatt vare på i samsvar med gjeldende lover, regler og retningslinjer. Det er flere lover som regulerer dette ansvarsområdet. Opprinnelig lå ansvaret for arkivene hos ordføreren, et ansvar gitt første gang i formannskapslovene av 1837 og gjentatt i senere kommunelover. Med kommuneloven av 1992 ble det reelle ansvaret lagt til kommunens administrative leder. Riksarkivaren har det faglige tilsyn med kommunearkivene. Han har delegert denne myndigheten til statsarkivarene som inspiserer arkivene og gir retningslinjer for ordning og oppbevaring. Sentrale lover som regulerer kommunens arkivansvar: 1. Lov 25. september 1992 (nr. 107) om kommuner og fylkeskommuner (Kommuneloven) 2. Lov 4. desember 1992 (nr. 126) om arkiv (Arkivloven) Arkivlovens 6 fastslår at: «Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal være ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid». b) Administrativ inndeling I 1838 var det som i dag er Gratangen kommune, en del av Ibestad storkommune. I 1926 ble Gratangen skilt ut som egen kommune. c) Arkivmaterialet Arkivmaterialet som denne foreløpige katalogen omfatter ble hentet av IKAT 5. juli Materialet utgjør ferdig ordnet 35 hyllemeter. Det er ordnet og katalogisert av IKAT i 1995 og Arkivmaterialet består av deler av arkivet fra flere kommunale forvaltningsorganer. Vi må gjøre oppmerksom på lakuner/mangler i materialet. Det er håp om at en del av dette materiale samt eldre arkivmateriale fra andre forvaltningsorganer kan ligge spredt i kommunens egne lokaler eller ute hos privatpersoner som har hatt tilknytning til kommunal forvaltning. Hvert arkivstykke i de ferdig ordnete arkivene har fått et løpenummer. Fordi dette ikke utgjør komplette arkiver, er det bare foreløpige numre. Når resten av det eldre arkivmaterialet er ferdig ordnet og katalogisert skal hele den eldre delen av kommunearkivet få endelige løpenumre og etiketteres. 5

6 Kvaliteten på materialet er varierende. Noen protokoller er defekte og trenger restaurering. Dette er et arbeid som må utføres av eksperter. d) Oppbevaring De eldre arkivene som er ferdig ordnet og katalogisert skal oppbevares i hvelvene i det gamle kommunehuset på Årstein. Dette er en midlertidig løsning inntil Gratangen kommune har innredet forskriftsmessig fjernarkivrom for sine arkiver. e) Innsyn og tilgjengelighet Arkivlovens 1 understreker kommunens plikt til å gjøre arkivene tilgjengelige for publikum. For noen saksområder er det lagt begrensninger på publikums innsynsrett. Hovedregelen for oppheving av plikten det offentlige har til å skjerme sensitive opplysninger er 60 år (jfr. forvaltningslovens 13c.). Søknad om innsyn i materiale med slik sperrefrist skal rettes til vedkommende departement. Det er bare forskere som kan gis en slik innsynsrett (jfr. forvaltningslovens 13d. og e. med forskrift). Kommunen kan sjøl benytte slikt materiale administrativt med mindre særskilte bestemmelser forhindrer dette. Saker som angår partsinnsyn behandles adskilt (jfr. forvaltningslovens 18, 19 og 20). Slike forespørsler avgjøres av øverste administrative leder av vedkommende etat/organ. I tillegg til de begrensninger forvaltningsloven legger på publikums adgang til eldre og avsluttet arkiv, må en være oppmerksom på at ulike saksområder styres av særlover som har strengere regler for innsyn. f) Praktiske opplysninger Når arkivet er ferdig ordnet og etikettert, skal det være fortløpende nummerert etter forvaltningsorgan og arkivserie. Løpenumrene gir uttrykk for plassering i magasinet. Symbolene: betegner at materialet ligger i arkivboks 0 betyr at materialet enten ligger i boks eller er en del av en protokoll som står et annet sted i katalogen Pakkesak betyr at materialet er pakket inn i gråpapir eller annet på grunn av store formater g) Litteratur Mykland, L./Masdalen, K.: Administrasjonshistorie og arkivkunnskap - kommunene. Universitetsforlaget A/S

7 Hals, H./ Slettan, D.: Kommunearkiv i Trøndelag - katalog og ordningsplan. Statsarkivet i Trondheim og Trøndelag folkemuseum Brosveet J./Olaussen T.G./Sande T.: Kommuneendringer NSD-rapport nr. 27, Bergen

8 1. De folkevalgte organ og sentraladministrasjonen i kommunen Valgstyret Lovgivningen for valgstyrenes sammensetning og administrasjon ved stortingsvalg og kommunevalg har vært forholdsvis lik. Valgstyrene har imidlertid hatt hjemmel i ulik lovgivning alt etter hvilket valg de skulle stå for. Først i 1985 ble det gitt en felles lov for stortingsvalg, fylkestings- og kommunestyrevalg. Lov 27. juli 1896 for landet opprettet valgstyrer for valg av formannskap og kommunestyre. Lov 10. juli 1925 om kommunevalg opprettholdt valgstyret. Dette skulle bestå av lensmannen og medlemmene av formannskapet der formann og varaformann skulle velges av styret. En opprettet også systemet med manntallsnemnder bestående av manntallsfører og to medlemmer av formannskapet som skulle gjennomgå manntallet før valget. Lensmannen som var manntallsfører skulle utarbeide manntallsutkastet. I lov 24. februar 1900 om manntall og stortingsvalg ble det fastsatt at det kunne holdes valg flere steder i kommunen, administrert av flere særskilte valgstyrer (stemmestyrer). På grunn av den sentrale rollen lensmannen har hatt i forbindelse med manntallsføring og valg, finnes arkivet til valgstyret like ofte i lensmannsarkivet som i kommunearkivet. Valgbøker Gratangen valgsogn Protokoll over forhåndsstemmer Inneholder også forhåndsstemmer for Dette skal etter valgloven kasseres Manntall for Gratangen valsogn 0318 Ukjent Manntall for Gratangen sogn Hovedmanntall stortingsvalget Protokollvedlegg Vedlegg til møtebøker for valgstyre og valgting samt forhåndsstemmer 8

9 Stemmestyret for de enkelte kretsene Ved lov om stortingsvalg 17. desember 1920 ble det fastsatt at dersom stemmegivningen skulle foregå flere steder i valgsognet, skulle et stemmestyre på minst tre medlemmer forestå valgtinget på hvert sted. Stemmestyrene skulle oppnevnes av valgstyret. Tilsvarende bestemmelser for kommunevalg fikk en ved lov 10. juli Valgbøker kommune- og stortingsvalg, folkeavstemninga om EF Laberg krets Grøsnes krets Løvdal krets. Inneholder også innførsler fra Årstein krets Inneholder også: (1985) Protokoll over forhåndsstemmer må kasseres Ukjent Manntall for Gratangen sogn Årstein krets Elvenes krets Hilleshamn krets Foldvik krets Gratangsbotn krets Hesjeberg krets Inneholder også: Valgstyret: Vedlegg til møtebøker samt forhåndsstemmer. Inneholder også vedlegg til møtebok for stemmestyrene Følgende valgmateriale er kassert eller skal kasseres: Protokoller over mottatte forhåndsstemmer Under avstemningen skulle stemmegiverne både etter og 1925-lovene krysses av i manntallet. Ved lov 30. juni 1954 ble det bestemt at disse manntallene skulle bevares i en valgperiode og så tilintetgjøres. Ved lov 5. april 1963 ble bevaringstiden før tilintetgjøring utvidet til to perioder. For manntall eldre enn 1954 finnes ingen slik regel. Valgloven av 1985 har bestemmelser om at avkrysningsmanntall skal kasseres etter 8 år (og stemmesedler etter 4 år) (1985) Årene må kasseres Er kassert 9

10 Formannskap/herredsstyre (1897) Teoretisk sett skal ordførerens, formannskapets, kommunestyrets og sentraladministrasjonens arkiver være separate arkiver skapt av ulike arkivskapere. I praksis viser det seg at de svært ofte utgjør ett arkiv. Dette er også tilfelle for Gratangen kommune. Valg til kommunale nemnder, styrer og råd Fortegnelse over styrer, utvalg, nemnder m.v. Forhandlingsprotokoller Formannskapet/herredsstyret Inneholder også helserådsmøte 5. mai mai 1945 sammentrådte det nye oppnevnte kommunestyret Forhandlingsprotokoll herredstinget Siste formannskapsmøte og siste kommunestyremøte Formannskapet Kommunestyret Herredstinget Under 2. verdenskrig ble, i samsvar med NS-ideologien, det såkalte fører- og ansvarsprinsippet innført for kommunene. I følge «forordning» 21. desember , skulle ordfører og varaordfører oppnevnes av «Innenriksdepartementet». I samråd med NSfylkesføreren og ordføreren skulle fylkesmannen oppnevne kommunens formenn. Formennene hadde bare rådgivende funksjon. Denne ordningen falt bort ved fredsslutningen i Forhandlingsprotokoll herredstinget Vedtaksbok ordføreren 10

11 Register til saker behandlet i formannskap og herredsstyre Register over saker vedrørende skattenedsettelser som henviser til avgjørelser i formannskap og herredsstyre samt journalnummer Brevjournaler Gratangen kommune gikk over til å bruke journalkort i 1963 for registrering av inngående post. Utgående post ble etter den tid ikke systematisk registrert Korrespondanse og saksdokumenter Ibestad felleskommune: Telefonsaker/veisaker Vedlegg til forhandlingsprotokoll, brevjournal og anvisningsbok Korrespondanse og saksdokumenter ordnet etter Norges Herredsforbunds arkivnøkkel (1904) Norges Herrredsforbunds arkivnøkkel (NHF-nøkkelen) kom i 1951 og avløste Roalds arkivsystem som hadde vært på markedet siden Hver kommunal sektor hadde fått utviklet sin spesiell NHF-nøkkel. Først ved revisjonen i 1968 falt spesialnøklene bort, slik at NHF-nøkkelen kunne brukes på alle kommunale kontorer. Siden arkivnøkkelen ikke er arkivert sammen med saksarkivet, er det vanskelig å avgjøre hvilken utgave som har vært utgangspunktet for arkivleggingen i sentraladministrasjonen. I denne korrespondansen finnes det spor etter Roalds arkivsystem. Dette tyder på at den eldre korrespondansen som opprinnelig har vært arkivert etter etter Roalds arkivsystem, er lagt om til NHF-arkivnøkkel da kommunen begynte å bruke denne. Noe av korrespondansen og saksdokumentene er feilarkivert. Arkivnummeret som opprinnelig er brukt, står i parentes i selve teksten. Det er i tillegg store lakuner/mangler i saksarkivet. Dette gjelder spesielt tidsperioden

12 0 Organisasjon og administrasjon 00 Generelt Organisasjon, navn, grenser og målføre Historie og litteratur Landsmøter, kongresser og fester 01 Valg Rundskriv og bestemmelser Stortingsvalg. Inneholder også korrespondanse fra Kommunevalg Folkeavstemning Valgmanntall 02 Styrer, råd og utvalg m.v Rundskriv og bestemmelser. Inneholder også korrespondanse fra Kommunestyre og formannskap, valgstyret Kommunestyre og formannskap. Inneholder også journalkort Styrer, råd, utvalg m.v. etter særlover Styrer, råd og utvalg etter særlover. Inneholder også journalkort Styrer, råd, utvalg m.v. etter kommuneloven. Inneholder også journalkort Vedtekter for styrer, råd, utvalg Godkjenninger, beretninger fra styrer, råd og utvalg Fylkesmannens kommentarer til vedtak/godkjennelser. Inneholder også journalkort Godtgjøring til medlemmer av styrer, råd og utvalg 03 Administrasjon Rundskriv og bestemmelser Administrasjonsordning Interkommunalt samarbeid: Regionalplanlegging m.v Foreninger og sammenslutninger: Medlemskap. Inneholder også journalkort Kontorer, lokaler, utstyr og inventar Faglitteratur. Inneholder også journalkort 04 Tjenestemennene Rundskriv og bestemmelser Instrukser og reglement Lønninger og overenskomster 12

13 Lønninger og overenskomster Pensjon, trygd og vernetiltak Pensjon, trygd og vernetiltak Kollektiv ulykkesforsikring Velferd, kurs og stipend Søknader, tilsettinger Søknader, tilsettinger 05 Arkiv Rundskriv og bestemmelser Arkivordning 09 Diverse Diverse 1 Rettsvern 10 Overformynderi Rundskriv og bestemmelser 11 Politi Politi (lensmann) Vedtekter 12 Rettergang Rundskriv og bestemmelser Lagrettsmenn, domsmenn og rettsvitner Forliksråd 14 Forsvar og skyttersaker Rundskriv og bestemmelser Militære utskrivninger Sivilforsvar Heimevern Evakuering Skyttersaker 2 Kirke, skole og andre kulturtiltak 20 Kirker, kirkegårder og geistlighet Rundskriv og bestemmelser Kirker, kirkegårder og krematorier Prestegårder og presteboliger: Komitéen for prestebolig i Gratangen m.v Geistlig betjening Annen kirkelig betjening 13

14 Menighetspleie 21 Skoler Rundskriv og bestemmelser Førskole (småbarnskole) Førskole (småbarnskole): Foldvik skole m.v Barneskolen (folkeskolen): Kretsreguleringer, diverse. Nord-Gratangen skole: Andre byggetrinn, idrettsplass og elektriske installasjoner. Gratangsbotn skole Hilleshamn skole: Korrespondanse, utskrift av møtebøker, tegninger, tilbygg m.v Framhaldsskole, realskole gymnas. Kontrakt hovedenterprise Nord-Gratangen skole, 3. byggetrinn Ungdomsskolen: Lokalisering, bygging m.v Høgre skoler: Utskrift av Ibestad formannskaps forhandlingsprotokoll Privatskoler, yrkesskoler Stipendier (se arkivnr. 223) Diverse: Ny lærerbolig på Myrland, takster skolebarnkjøring, arbeidshjelp skolekontoret m.v. 22 Skolens hus og grunn Vedlikehold 23 Boksamlinger og fortidsvers Kommunens boksamlinger Fortidsvern Minnesmerker og monumenter 24 Opplysnings- og ungdomsarbeid Folkeopplysningsrådet Ungdomsarbeid Sang, musikk, teater og kunst forøvrig 3 Sosiale tiltak 30 Arbeidsløshet Rundskriv og bestemmelser Arbeidsanvisning Arbeidsløshetsoppgaver Tiltak mot arbeidsløshet/søknader om nødsarbeid Tiltak mot arbeidsløshet 14

15 31 Boligtiltak Rundskriv og bestemmelser Tiltak mot bolignød Tilskudd til boligreparasjon 32 Sosial omsorg Rundskriv og bestemmelser Hjelpetiltak Åndssvake/sinnssyke Vanføre/vanførehjem Gamlehjem 33 Sosiale trygder Rundskriv og bestemmelser Alderstrygd Barnetrygd Fiskeritrygd (ulykkestrygd) og sjømannspensjon Arbeidsledighetstrygd Syke- og yrkesskadetrygd Uføre- og tuberkulosetrygd Morstrygd 34 Edruskapsarbeid Edruskapsnemnda 35 Barnevern (NHF=36) Barnevern Husmorvikar 36 Allmennyttige formål (NHF= 37) Aksjonsprogrammet for Region Indre Sør-Troms Helselagene Registrering av kommunale bidrag til institusjoner, lag og foreninger: Journalkort 4 Helsevern 40 Alminnelig helsevern Rundskriv og bestemmelser Apotek, leger, tannleger og jordmødre Epidemiske sykdommer Tuberkuløse 15

16 41 Helse- og næringsmiddelkontroll Rundskriv og bestemmelser Alminnelig helsekontroll Mødre- og spebarnskontroll Utrydding av skadedyr 42 Helseinstitusjoner Rundskriv og bestemmelser Fødehjem 43 Bad Private bad 44 Idrett Rundskriv og bestemmelser Stønad til idrettsforeninger 45 Friluftsliv og naturfredning Friluftsliv 5 Tekniske oppgaver 50 Bygnings- regulerings- og oppmålingsvesen Rundskriv og bestemmelser Bygningslovens virkeområde Reguleringssaker Kartverket 51 Brann- og feiervesen Rundskriv og bestemmelser Brannmateriell og redskap Oljefyringsanlegg/ildsfarlige bedrifter 52 Havner Rundskriv Kaier Båthavner 54 Vann og kloakk Private vannverk, kloakkanlegg m.v. 55 Vassdrags- og elektrisitetsvesen Vassdragsreguleringer Elveforbygninger Elektrisitet/konsesjoner 16

17 56 Veier og gater Rundskriv og bestemmelser Planer og anlegg: Diverse. Øsevegen, Skiftevegen, veger til kirkegårder. Vegutbedring, Elvenes - Foldvik, Labergsdalvegen, veg til kommunehuset, Storfossen - Nylund - Dalslett, Foldvik - Tyvskjær, Moan - Storfossen Årstein - Lavangen grense, regnskap, lønninger m.v., Hilleshamn, Labergsdalen, Langmyra - Kvernmo, Hilleshamn - Stræte, riksvegen, Årstein-Fjordbotn, Foldvik - dampskipskaia, Milmark, Foldvik - Tjuvskjær, Fjordbotn - Dalslett, gårdsveger, Elvenes - Foldvik. Grunnavståelser Grøsnes 34/2, Løvdal - Selnes - skjønn, fyllmasser, Sortebekk, Gratangsbotn Bru i Hilleshamn, Hesjeberg bru - skjønn, bru over Årsteinstraumen Årstein - Salangen grense, Årstein - Fjordbotn, Steinsland - Storfossen Vedlikehold Gate- og veibelysning Gårdsveger, private veger 57 Renhold og renovasjon Tømmeplass for søppel (se arkivnr. 544) 6 Næringsdrift 60 Handel og bevillinger Handelsbrev Frihandel Salg av øl, vin og brennevin Salg av denaturert sprit Kinodrift (bevilling) 61 Hoteller, herberger og servering Rundskriv og bestemmelser Hoteller, moteller Herberger Servering Skjenking av øl, vin og brennevin 62 Håndverk og industri Rundskriv og bestemmelser Arbeidstilsynet/arbeidsnemnda Håndverk Bergverk 17

18 Fabrikkvirksomhet Hjemmeindustri 63 Jakt, fangst og fiske Rundskriv og bestemmelser Jakt Utrydding av rovdyr Fiske Jeger- og fiskeforeninger Fredning av fisk og vilt 64 Jord og skog Naturskadefondet, naturskader - rundskriv, flomskader - avgjorte saker Skogvern og skogreising Konsesjonssaker m.v., konsesjonssaker jordstyret Tvungen avståing/konsesjonssaker Dyrlege Husdyr og dyrevern/reindrift 65 Kommunal næringsdrift Rundskriv og bestemmelser Kraft- og lysverker 7 Samferdsel 70 Motorvognkjøring Rundskriv og bestemmelser Bevillinger Holdeplasser og stasjoner Ruter og takster 71 Skipstrafikk Rundskriv og bestemmelser Ferger: Trafikkomlegging, fergevorrene, m.v Ferger: Rutekonsesjoner, sertifikater, bilder/tegninger, ruter og takster, søknader Rutebåter Ruter og takster 72 Jernbaner Statsbanene 73 Luftfart Flyplasser 18

19 74 Post, telegraf og telegraf Postverket Tjenestemerker Telegrafverket Telefon 8 Finansforvaltning, regnskap og statistikk 80 Budsjett og regnskap Rundskriv og bestemmelser Budsjett Budsjett (1949/ /56), budsjettforslag/behandling Budsjett (1959/60 og ) Budsjettendringer Regnskap, revisjon og desisjon, driftsregnskap (1945/ /50) Regnskap, revisjon og desisjon 81 Ligning, skatt og avgifter Rundskriv og bestemmelser Reduksjonstabeller og ligning Skattetvister Etterligning og straffeligning Fylkesskatt Matrikkelskatt/eiendomsskatt og avgifter Innfordring av skatter og avgifter, oppgaver over skatteinngangen Innfordring av skatter og avgifter Nedsettelse og ettergivelse av skatter og avgifter Nedsettelse og ettergivelse av skatter og avgifter Nedsettelse og ettergivelse av skatter og avgifter Nedsettelse og ettergivelse av skatter og avgifter Nedsettelse og ettergivelse av skatter og avgifter 19

20 82 Penger, verdipapirer og fond Bankforbindelser Fond 83 Eiendommer Kommunale eiendommer Kommunale eiendommer Assuranse 84 Garanti og lån Rundskriv og bestemmelser Småbruk- og boligbanken/landbruksbanken: Garantier, korrespondanse m.v Småbruk- og boligbanken/landbruksbanken: Garantier, innfridde lån (1960) m.v Husbanken - korrespondanse. Garantiansvar Fiskeribanken Andre garantier Andre garantier. (Rombaksbrua m.v.) Andre garantier Kommunens innlån Kommunens utlån 85 Folkeregister og statistikk Folkeregister Folketellinger Statistikk 9 Diverse 90 Forsyninger (NHF=91) Rundskriv og bestemmelser Forsyningsnemndas saker Brenselsnemndas saker Byggenemndas saker 91 Kontroll og regulering (NHF=92) * Rundskriv og bestemmelser Priskontroll Boligformidling 20

21 92 Krigsskader og gjenreising (NHF=93) Rundskriv og bestemmelser Kommunens krigsskader Private krigsskader Gjenreising Inneholder også: Skatteutvalget: Vedlegg til møteprotokoll Regnskap Anvisningsbøker / /41 Med register / / /44 Med register / /47 Med register Protokoll over garantiforpliktelser Med register Nemnder oppnevnt av kommunestyre/formannskap Kommuneloven av 1921 ga kommunene adgang til å opprette faste eller midlertidige utvalg, styrer og komiteer for å ivareta oppgaver som lå under kommunestyret. Utvalgene skulle føre protokoll over forhandlingene og sende utskrift til kommunestyret. Fordi de fungerte etter fullmakt fra og på vegne av kommunestyret, er protokoller, korrespondanse og annet arkivmateriale fra slike utvalg å betrakte som en del av kommunestyrets arkiv. Skatteutvalget/skattenemnda Skattelovene av 1882 og 1911 ga herredsstyret adgang til å ettergi ilignet skatt. I den forbindelse opprettet flere kommuner egne skatteutvalg til å behandle sakene. Skattebetalingsloven av 1952 gjorde det obligatorisk å ha et slikt utvalg. Fra 8. juni 1957 (med henvisning til rundskriv fra Finans- og tolldepartementet av ) ble navnet skattenemnd endret til skatteutvalg Møteprotokoll Protokollvedlegg 21

22 2. Folkeregister 22

23 3. Økonomiforvaltningen Ligningsnemnda Ved innføringen av formannskapslovene i 1837 gikk den formelle retten til å utligne skatt på kommunens innbyggere til formannskap og kommunestyre. Disse overtok det allerede eksisterende apparat med en ligningskommisjon som sto for den praktiske utligningen og en overligningskommisjon som var klageinstans. Med skattelovene av 1882 og 1911 ønsket en å skape en fastere og mer ensartet utligningspraksis for by- og landkommunene. Skattelovene av 1911 bestemte at ligningskommisjonen nå skulle få navnet ligningsnemnd og at utligning på skatt og formue skulle bygge på selvangivelser og næringsoppgaver lovene bestemte at innkrevingsåret for skatt skulle følge budsjettåret 1. juli-30. juni, mens det tidligere hadde fulgt kalenderåret. Skattelovene av 1911 er i hovedsak blitt stående. Det er imidlertid gitt en rekke endringslover. På kommuneplan utfylte endringsloven 15. februar 1935 for landkommunene bestemmelsene om ligningsnemnd og ligningsråd. Der det ikke var opprettet ligningsråd, skulle herredsstyret årlig opprette et utvalg til å foreta foreløpig behandling av selvangivelser og næringsoppgaver. Ved endringslover 10. juli 1936 ble det bestemt at hver kommune skulle ha fast forretningsfører for ligningsvesenet. På dette tidspunkt hadde de fleste kommuner en stilling som ligningssjef eller ligningssekretær. Endringslover 30. juni 1955 styrket ligningssjefens stilling, og ligningsråd og ligningsutvalg ble avskaffet. Det fikk også betydning for skatteligninga at en fra 1. januar 1957 for store grupper gikk over til å kreve forskuddsskatt (skatt av årets inntekt). Ved endringslover 21. juni 1963, satt i kraft fra 1. januar 1965, ble ligningsforvaltninga i sin helhet overført til staten. De valgte organene i hver kommune er fortsatt kommunale Korrespondanse, lønningsliste m.v. 23

24 Herredskassen/kommunekassa (1894) I følge formannskapsloven av 1837 for landdistriktet skulle formannskapet oppnevne regnskapsførere og sørge for at regnskapet ble avlagt, revidert og desidert av formannskapet selv. Formannskapsloven for landet forutsatte to kasser; fattig- og skolekassene. Etterhvert fikk en også en herredskasse for å dekke de øvrige kommuneutgiftene. Bestemmelsene om at landkommunene skulle ha fast ansatt herredskasserer kom med kommuneloven av Kommuneloven av 1954 opprettholdt kravet om fast kommunekasserer. Etter 1882-lovene ble skatteinnkreving og utpantingsrett lagt til kommunekassererne. Ved skattebetalingsloven av 1952 ble kommunekassererens skatteinnkrevingsfunksjon utvidet til også å gjelde statsskatt. Kommunene har vært nødt til å rette seg etter ulike regnskapsforskrifter ved føring av regnskapene. Disse har vært forskjellige for by- og landkommunene helt fram til Da ga Innenriksdepartementet felles regnskaps- og budsjettforskrifter for alle kommuner uansett størrelse og uansett om det var by- eller landkommuner. Forskriftene har i stor grad vært bestemmende for utformingen av regnskapsmaterialet som finnes i disse arkivene. Administrasjonen Brevjournal Korrespondanse m.v Utpantingsbok for namsmannen i Ibestad Regninger og kvitteringer Vedlegg til protokoller over veianlegg, budsjett Vedlegg til handelsregister og refusjonsprotokoll fattigstyret Agent for Samvirke og Nye Norske forsikring Krigsskadeoppgjør 1953 Konfidensielt: En banks forespørsel etter en kundes anseelse Veianlegget Årstein-Lavangen grense, korrespondanse, regnskapsbilag, oppgjørsliste m.v Innfordring av skatter til fremmede kommuner Inneholder også: Ligningsnemnda korrespondanse, lønningsliste m.v. 1937/ /42 Herredskassen: Lærernes premie til trygdekassen 1926/ /42 Herredskassen: Lærernes vikarkasseinnskudd 24

25 Drifts- og kapitalbudsjett for 1967 og 1971 (816?) Budsjett 1971 (revisors eksemplar) Inneholder også: 1957 Lønnsregnskap, lønningskort 1956/ /59 Kontobok for skatter og avgifter A-Å Restanselister, restskatt m.v Kommunerevisjonen: Vedlegg til revisjonsprotokoller Korrespondanse og saksdokumenter ordnet etter Sesas arkivsystem Sesas arkivsystem for kommunekasser 0. Til behandling A Til ekspedisjon C Venter svar 1. Administrasjon A Kontor- og arbeidsordning, kontordager: Rapport rasjonalisering, merknad til rapport B Kontormateriell, inventar, post, telefon: Bestillinger D Sakslister og hovedutskrifter 2. Arkiv 3. Budsjett og regnskap A Rundskriv B Fellessaker (herunder anvisningsmyndighet): Oversendelsesbrev C Revisjon D.1 Budsjett: Budsjett 1950/ , skatteutjamningsmidler, forslag til kapitalbudsjett D.2 Regnskap: Driftsregnskap 1952/53 og 1955/56, føring av regnskap på bokføringsmaskin D.3 Refusjoner: Refusjonskrav fra arbeidsformidling, forpleining av sinnssyke, skole, barne- og alderstrygd m.v D.4 Offentlige bidrag til videre betaling: Statstilskott til vannverk D.5 Statistikk og oversikter D.6 Fylkesskatt D.7 Egne fonds og avsetninger: Kommunerevisors bemerkninger, Ibestad sparebank 25

26 D.8 Lånegjeld: Norges kommunalbank D.9 Utlån: A/S Storfossen Elektrisitetsverk D.10 Verdipapirer (herunder bankinnskudd) 5. Diverse B Diverse: Bokhandel, Sem og Stenersen, skattetrekk privatpersoner 6. Eiendommer og bedrifter (kommunens) B Eiendommer fellessaker: Kontor og boliger distriktslege/-tannlege, ekspropriasjon kraftlinje, byggekomite lærerbolig Myrlandshaugen C Bedrifters fellessaker: Foldvik Vannverk, Storfossen E.verk (ekspropriasjon) m.v. 8. Forskjellige forvaltningssaker A Arbeidsformidling og sysselsetting: Refusjonskrav B Bygnings-, regulerings- og brannvesen: Kartleggingsarbeid, lønn D Helsestell: Jordmødre, lønn, husleie legekontor E Kirkevesen: Skyssgodtgjørelse, refusjonskrav, lønn G Politi og rettsvesen: Refusjon lensmannslønn H Skolevesen og folkeopplysning: Foldvik skole, Statens bibliotektilsyn, byggesak, refusjonskrav, tilskott, månedslønn m.v I Sosialvesen: Refusjoner, bidragssaker, rundskriv m.v J Manntall og statistikk: Tilflytninger, utgifter/refusjoner vedrørende stortingsvalg 9. Garanti B Småbruk- og bustadbanken (Alfabetisk skilleark): Oppgave over lånebeløp, formann, skyssgodtgjørelse, tillitsmenn m.v B Lån Statens Landbruksbank. A-L B Lån Statens Landbruksbank M-Å C Husbanken: Lånebevilgning, konverteringstilsagn D Fiskeribanken E Andre kommunegarantier 11. Legater B Fellessaker 14. Næringsliv A Jakt og fiske: Refusjonskrav B Jord og skog: Fortegnelse over eiendommer (matrikkelskyld), refusjonskrav jordstyret 26

27 C Samferdsel: Liste over moderasjonskort, veiarbeid, lønn 16. Skatter og avgifter B Instrukser om innfordring C Utligning av kommuneskatt og trygdeavgift C.1 Etterligninger og omligninger C.2 Dobbeltligninger D Innfordring av kommuneskatt og trygdeavgift D.1 Forfallstider og skatteseddel D.2 Skattetrekk D.3 Forhåndstrekk D.4 Sjømannsskatt D.5 Utpantinger D.6 Skatteauksjoner D.7 Skifterettsinnfordring D.8 Nedsatte og ettergitte skatter G.1 Avgifter vedkommende e-verket (herunder tariff) G.5 Hundeavgift I Skatter til staten I.1 Avregning av alderstrygd og krigspensjoneringsavgift 17. Tjenestemenn * B Fellessaker 18. Trygd og pensjon B.1 Alderstrygd (statens) B.2 Barnetrygd: Utbetalingslister vedrørende alders- og barnetrygd, refusjonskrav, utbetalinger C.1 Kommunal alders- og uførehetstrygd C.3 Tuberkulosetrygd D.1 Syke- og ulykkestrygd D.2 Manntallstrygd Regnskap Inventarfortegnelse. Med register Postkvitteringsbøker

28 Kommuneregnskapet Kassabøker Memorial Memorialen er etter 1936-forskriftene bare ei hjelpebok Kassajournaler/kassamemorial Etter 1936 går kassadagbok-begrepet ut og avløses av kassajournal. I 1942 blir kassajournal synonymt med kassamemorialen Kassajournal (med mange rubrikker) Kassadagbok/oppgjørsbok Boka er gjort opp for hver dag Kontobøker / /28 «Regnskapsjournal» avdeling A-W Kontobok for det ordinære budsjett / / /39 Med register / / /42 Kontobok/-kort for drifts- og kapitalregnskapets poster /43 Kontobok (budsjettkonto) /48 Endrer format Inneholder også: 1956/ /52 28

29 / / / / / / / / halvår Inneholder også driftsregnskap og aktiva og passiva for Endrer utseende Endrer utseende Kontobok/-kort for aktiva og passiva / /44 Kontobok / /47 Med register Kontokort for aktiva Kontokort for passiva Kontokort Kontobok for alle andre konti Kontobok for alle andre konti 29

30 Refusjonsprotokoller fattigstyret Dette er et sammendrag av refusjonsbok ( ) nr. 86. Med register Med register Refusjoner fra ytre instanser (sykehus, andre kommuner m.v.). Med register Sammendrag av regnskapene / /27 Oppgjørs- og statusbøker Statusbok herredskassen (pr. 1. juli). Få innførsler / / / / / / / / / / / / / halvår Hovedbøker (kontroll- og sammendragsbøker) /43 Hovedbokskladd. Ingen summeringer! Hovedbok Rubrikkprotokoll med ikke-spesifiserte konti. Det skjer en utvikling mot en råbalansebok

31 Riskontro Med register. Råbalansebøker / /56 For kontobøkene / Kontrollbøker Kassekontroll Kontrollbok for løse kort og blader Kontrolliste for avregning 183 Ukjent Kontrollbok for kontokort Regnskapsbøker veianlegg Kassabøker (lønn, sykekasse m.v) /42 Fylkets veivedlikehold. Lønn, innbetaling til kredssykekassen Veianlegget Fjellhøyden-Dalslet og Langmyren- Storelv. Kommunale bevilgninger, lønn m.v /51 Veianlegget Årstein-Lavangen grense. Lønn, syketrygd, skatt / /54 Veivedlikehold. Lønn, syketrygd, skatt Kassakontobøker for vedlikehold av fylkes- og bygdeveier (lønn) / / / / / /57 Kassabøker lønninger for bygging av veianlegget Årstein-Lavangen grense (gjenparter) 163 Pakkesak 1954/ /56 Nr / /57 Nr / /58 Nr / /59 Nr / /60 Nr Nr Nr Nr Nr. 9 Kontobøker Kontobok veianlegg 31

32 Kontobok. Lønn for tyskerarbeide, distriktsveikasse. Med register Kontobok vedrørende arbeidere på veianleggene. Dette gjelder betaling av innskudd til trygdekassa. Med register Lønningslister Veianlegget Årstein- Lavangen grense Regnskapsbøker lærerstillinger Kontobok for lærernes innbetaling til statens pensjonskasse / /42 Lærernes premie til trygdekassen. Kvartalsvise innbetalingslister / /42 Lærernes vikarkasseinnskudd. Kvartalsvise innbetalingslister Lønningslister kommunen Pakkesak Skatteregnskapet Skattedagbøker med alderstrygd- og krigspensjoneringsavgift Med alderstrygdavgift

33 Kassememorial skatteregnskapet Kassedagbok/kassakladd skatteregnskapet Kassedagbok Kontobøker/-kort for innbetaling av skatt (etterskotts-) Kort for hver person med innbetaling av skatt for 8 år. I tillegg kommer opplysninger om utpanting, tinglest og sendt til inkasso. Med register Kontokort/registre for innbetaling av skatter, alderstrygdeavgift, pantegebyrer, tinglysing m.v / / / / / / Kontokort/registre for innbetaling av kommuneskatt og alderstrygdeavgift (skattekontokort) / /47 Hilleshamn-Øse og utenbygds / /53 Selnes-Løvdal I / /53 Lavik-Årstein II / /53 Fjordbotn-Elveneshaug III / /53 Grimjord-Foldvik IV / /57 Myrlandshaug-Småvik I / /57 Lavik-Årstein II / /57 Fjordbotn-Elveneshaug III / /57 Grimjord-Hilleshamn IV Register/kort for innbetaling av skatter og avgifter / /59 A-Å Skattejournaler/avregningsjournaler forskuddspliktige

34 Kontokort for forhåndstrekk Dette er gule kort (debet/kredit-kredit) for inntekter. Det er et kort for hver skattebetaler Forhåndstrekk A-H Forhåndstrekk J-N Forhåndstrekk O-Å / Forhåndstrekk A-N / Forhåndstrekk O-Ø Innfordringsliste for eiendomsskatt Innfordringsliste for eiendomsskatt. Inneholder også fortegnelser over eiendommer som det er utlignet skatt på i perioden 1957/ Stor ringperm Statusbok skatteregnskapet Dette er en hovedbok i skatteregnskap (et sammendrag). Siste halvår av 1957 var skattefritt fordi en gikk fra etterskotts- til forskottsskatt Skatte- og avgiftsprotokoller Kontobok for handels- og hundeavgift. (Korrespondansen er i ei lomme på siden) Handelsregister. De som hadde fått utstedt handelsbrev måtte betale avgift hvert år. Protokollen er etablert i 1954 Rubrikkprotokoll over kommunens debitorer Rubrikkprotokoll over kommunens debitorer(en oversikt over alle kommunens inntekter; årets skatt, restanser, fiskerforsikring, skolerefusjon, rettighet, omkostninger, handels- og hundeavgift, sykekassepremier, statens tilskudd til lærere, pensjonsinnskudd, vikarinnskudd, andre refusjoner skolevesenet, refusjon sinnssyke, kommunegjeld, inntekter av eiendommene, refusjon jordstyret, veibidrag Restanselister Restanselister, restskatt m.v. 170 Pakkesak 34

35 Restanseliste for etterskottsskatt Refusjoner Refusjonsbok ordnet på navn under rubrikkene: Utlæg, herredsskatt, refusjon, rettighet, omkostninger, betalte renter. Perm Kontokort refusjoner vedrørende pensjoner Tillegg til skatteregnskapet Avregningslister (avregning av skatt) Pakkesak Avregningslister (4 stk) 172 Pakkesak Avregningslister (6 stk) Skattelister/innfordringslister/klagebehandlinger Skattelistene er utarbeidet av ligningskommisjonen og har en funksjon som innkrevinsliste/innfordringsliste for kommunekassereren. Skattelister etterskottskatt for kommune- og statsskatt 175 Pakkesak 1939/ /47 Kommune- og statsskatt 176 Pakkesak 1947/ /49 Kommune- og statsskatt (2 stk 1948/49) 1947/48 Statsskatt 1947/48 Kommuneskatt 1947/48 Innfordringsliste kommuneskatt 1947/48 Omligning 35

36 177 Pakkesak 1949/ /55 Kommune- og statsskatt (2 stk 1949/50) Skattelister etterskottskatt for næringsdrivende 180 Pakkesak 1957/58 Innfordringsliste 1958/59 Endringer under klagebehandling, overligningsnemndas klagebehandling, skatteliste, innfordringsliste 1959/60 Innfordringsliste, endringer under klagebehandling 1960/61 Innfordringsliste 1961 Skatteliste (2 stk) 1962 Innfordringsliste, skatteliste 1963 Innfordringsliste, skatteliste, endringer under klagebehandling 1964 Skatteliste, endringer under klagebehandling 1965 Skatteliste, endringer under klagebehandling, overligninsnemndas klagebehandling 1966 Skatteliste (2stk), endringer under klagebehandling 1967 Skatteliste, endringer under klagebehandling Skattelister for forskottspliktige Kommune- og statsskatt 178 Pakkesak Skattelister forskottspliktige (2 stk ) 179 Pakkesak 1958/ Endringer under klagebehandling (1961, 1965, 1966 : overligningsnemndas klagebehandling (forskottsskatt) 1967 Skatteliste, retting etter 95, endringer under klagebehandling, overligningsnemndas klagebehandling, utskrevet forskottsskatt 36

37 Kommunerevisjonen Formannskapslovene av 1837 slo fast at kommunestyrene skulle sørge for at de kommunale regnskapene ble revidert. Bestemmelsene ble fastholdt i kommunelovene av 1921 der det også ble gitt anledning til å ansette fast revisor. Ved kommunelovene av 1938 ble kommunene pålagt å ansette en eller flere revisorer. Revisjons- og antegnelsesprotokollene (revisjonsdagbok) inneholder revisors merknader og regnskapsførers besvarelser. Revisjonsprotokoller Revisjons- og desisjonsprotokoller Dette er et sammendrag av den løpende revisjonen / / / / / Revisjonsdagbøker Dette er den løpende revisjonen som er foretatt flere ganger i året og fungerer som en slags kladd og kopibok (gjennomslagsark) I II III IV V Protokollvedlegg

38 4. Kirke og kultur Menighetsrådet Lov 3. desember 1920 opprettet menighetsråd i alle sogn. Loven trådte i kraft 1. januar Menighetsrådet skulle sette i gang og lede kristelig virksomhet i sognet og fremlegge årsberetning for menighetsmøtet. Rådet skulle avgi erklæring i forbindelse med reparasjon og utbedring av kirkene i sognet, utvidelse av kirkegården, endring av fordelingen av prestenes arbeid, bruk av lærebøker i offentlige barneskoler i sognet mv. De hadde også anledning til å uttale seg ved besettelse av preste-, proste- eller bispeembeter. Menighetsrådet skulle velges av stemmeberettigede medlemmer av staskirken bosatt i sognet og skulle bestå av 4-10 medlemmer for 3 år, etter lov av i 4 år. Sognepresten eller en annen prest skulle alltid være med i menighetsrådet. Riksarkivaren har bestemt (i brev datert 5. april 1994) at menighetsrådenes arkiver skal avleveres til statsarkivene på linje med det øvrige kirkelige arkivmateriale. Statsarkivet i Tromsø har ansvaret for å ta inn disse arkivene fra kommunene i Troms. IKAT har derfor på vegne av kommunen avlevert dette materialet til Statsarkivet i Tromsø. Det Geistliges lønningsfond Lønningsfond ble opprettet i hvert sogn ved Lønningsloven av Fondet skulle bestyres av et lønningsutvalg bestående av to medlemmer oppnevnt av biskopen og tre valgt av sogne-/kommunestyret. Bakgrunnen for opprettelsen av lønningsfond og lønningsutvalg var behovet for en forenkling av prestelønnssystemet. Lønningsfondet skulle i hvert sogn gi ytelser til presteinntektene. Det skulle utgjøres av innløsningssummer for jordavgift, overskudd av embetsinntekter, overskudd ved vakanse m.v. Da det ble opprettet menighetsråd, ble lønningsutvalgets oppgaver overtatt av dette Rettighetsprotokoller Protokoll over personlig rettighet til sognekassen (med vedlegg) 1931 Protokoll over lønningsfond som ble forvaltet av et lønningsutvalg. Gjelder kirke. Lønn til prest og klokker 38

39 5. Undervisning Skolekommisjonen/skolestyret «Lov om Almueskolevæsenet» 16. mai 1860 for landet fastslo at skolekommisjonen i herredene skulle bestå av sognepresten og eventuelt kapellanen, ordføreren for kommunestyret, en representant for lærerne og så mange medlemmer valgt av herredsstyret som det besluttet å ha med. Ved folkeskolelovene 26. juni 1889 for land- og bykommunene opphørte sognepresten å være selvskreven formann i skolekommisjonen. Skolekommisjonen ble nå omdøpt til å hete skolestyret som fritt kunne velge formann. Ved lov 10. april 1959 om folkeskolen fikk by og land felles folkeskolelov. Sogneprest eller annen prest oppnevnt av biskopen hadde møterett og rett til å uttale seg i saker som gjaldt kristendomsopplæringa. Ellers var sognepresten ikke lenger automatisk medlem av skolestyret. Ved lov om grunnskolen 13. juni 1969 ble hele skolestellet endret. Skoletida ble utvidet fra 7 til 9 år og grunnskolen ble delt i barne- og ungdomstrinnet. Det var imidlertid fortsatt skolestyret som på vegne av kommunen skulle stå i spissen for skolestellet. Skolelovene av 1936 gjorde det mulig med samtykke fra skolestyret, å ansette en skoleinspektør for alle kommunens skoler. Statsarkivene har etter bestemmelser gjort av Riksarkivaren, depotansvar for skolekommisjonens arkiver fram til Materialet før 1889 skal derfor avleveres til Statsarkivet sammen med sokneprestens arkiv. Forhandlingsprotokoller Fra høsten 1988 brukes betegnelsen hovedutvalg for undervisning (Brukt klippe- og limemetode) Brevjournaler Hovedutvalg for undervisning 39