Kontrollutvalget i Frogn kommune MØTEINNKALLING MØTE NR.: 4/18 DATO: kl. 14:00 STED: Møterom Fraunar, Frogn rådhus Møtet er åpent for publi

Transkript

1 Kontrollutvalget i Frogn kommune MØTEINNKALLING MØTE NR.: 4/18 DATO: kl. 14: STED: Møterom Fraunar, Frogn rådhus Møtet er åpent for publikum i alle saker med mindre saken er unntatt offentlighet. Møtedokumenter er publisert på Saksliste PS 22/18 PS 23/18 PS 24/18 PS 25/18 PS 26/18 PS 27/18 Forvaltningsrevisjon Prosjektstyring og investeringsbeslutninger Prosjektplan Forvaltningsrevisjon Helse og omsorg - Prosjektplan Situasjonen i barneverntjenesten i Frogn kommune Rådmannens tilbakemelding Folkevalgte og kommunalt ansatte i kommersiell markedsføring - Vurdering Kontroll og revisjon - Budsjett 219 Referat og orienteringer Eventuelt Eventuelle forfall eller inhabilitet meldes til sekretæren. Varamedlemmer møter etter særskilt innkalling. Ås, Knut Erik Robertsen/s./ Leder Follo Interkommunale Kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks ÅS e-post: FIKS@follofiks.no Kjell Tore Wirum/s./ Kontrollsekretær Besøksadresse: Telefon: Rådhusplassen 29 Mobil: ÅS nettside:

2 Saksliste Saker til behandling 22/18 Forvaltningsrevisjon Prosjektstyring og investeringsbeslutninger - Prosjektplan 3 23/18 Forvaltningsrevisjon Helse og omsorg - Prosjektplan 15 24/18 Situasjonen i barneverntjenesten i Frogn kommune - Rådmannens tilbakemelding 27 25/18 Folkevalgte og kommunalt ansatte i kommersiell markedsføring - Vurdering 32 26/18 Kontroll og revisjon - Budsjett /18 Referat og orienteringer 55 Eventuelt

3 ningsrevisjon Prosjektstyring og investeringsbeslutninger - Prosjektplan - 18/18-2 Forvaltningsrevisjon Prosjektstyring og investeringsbeslutninger - Prosjektplan : Forvaltningsrevisjon Prosjektstyring og investeringsbeslutninger - Prosjektplan KONTROLLUTVALGET I FROGN PS 22/18 Forvaltningsrevisjon Prosjektstyring og investeringsbeslutninger - Prosjektplan Saksbehandler: Kjell Tore Wirum Behandlingsrekkefølge Frogn kontrollutvalg Saksnr.: 18/18-2 Møtedato Sekretariatets innstilling: Kontrollutvalget tar prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet Prosjektstyring og investeringsbeslutninger i Frogn kommune, til orientering. Vedlegg: Frogn - Investeringer - Prosjektplan SAKSUTREDNING: Bakgrunn for saken Kontrollutvalget vedtok i sak 3/18 Tema for forvaltningsrevisjon 218 følgende: Kontrollutvalget vil gjennomføre forvaltningsrevisjoner innen følgende områder i 218: 1. Helse og omsorg 2. Investeringsbeslutninger/prosjektstyring Utvalget ber sekretariatet utarbeide forslag til mål og problemstillinger for prosjektene. Kontrollutvalget vedtok mål og problemstillinger for forvaltningsrevisjonsprosjektene i sak 8/18. Etter en tilbudskonkurranse er det nå inngått kontrakt med KPMG AS om utførelsen av forvaltningsrevisjonsprosjektene for 218. Mål og problemstillinger Kontrollutvalget vedtok følgende mål og problemstillinger for forvaltningsrevisjonsprosjektet Prosjektstyring og investeringsbeslutninger: Formål: Undersøke om Frogn kommune har tilfredsstillende rutiner for styring av større investeringsprosjekter, fra beslutningsgrunnlag utarbeides fram til ferdigstilt prosjekt. Problemstillinger: 1. I hvilken grad sikrer Frogn kommune et godt grunnlagsarbeid i forkant av sine investeringsbeslutninger, herunder: Rutiner, kompetanse og kapasitet? Analyse og risikovurderinger?

4 ningsrevisjon Prosjektstyring og investeringsbeslutninger - Prosjektplan - 18/18-2 Forvaltningsrevisjon Prosjektstyring og investeringsbeslutninger - Prosjektplan : Forvaltningsrevisjon Prosjektstyring og investeringsbeslutninger - Prosjektplan 2. Har Frogn kommune hensiktsmessige systemer og rutiner for prosjektstyring, herunder: Grunnlag for beslutning om gjennomføring? Prosjektorganisering, roller, ansvar og myndighet? Krav til risikovurderinger? 3. Er styring og oppfølging tilfredsstillende i gjennomføringsfasen, herunder: Overvåking av risiko og håndtering av avvik? Oppfølging i forhold til økonomi, fremdrift, kvalitet og rammer som er satt? Rapporteringsrutiner? VURDERING KPMG AS har oversendt prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet Helse og omsorg, datert august 218. KPMG utfører forvaltningsrevisjon i samsvar med kommuneloven 77, pkt. 4, kap. 5 i forskrift om kontrollutvalg, forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap. 3, samt RSK 1 Standard for forvaltningsrevisjon. Revisjonskriterier Sentrale revisjonskriterier vil være lover og sentralt regelverk på området, politiske vedtak og føringer, samt kommunens egne prosjektstyringsverktøy (reglement, veiledere, prosedyrer og lignende) Metode For å besvare problemstillingene vil det bli gjennomført dokumentanalyse og intervjuer. KPMG AS vil innhente og gjennomgå dokumentasjon som kan gi informasjon om Frogn kommunes prosjektstyring Dokumentanalysen vil suppleres med intervju. I tillegg vil det bli foretatt en gjennomgang av et nærmere utvalgt case-prosjekt. Aktivitets- og framdriftsplan Oppstarts- og planleggingsfasen vil være i august/september, og vil inkludere oppstartsmøte med kommunen, detaljplanlegging av revisjonen, utarbeidelse av revisjonskriterier, første runde med dokumentinnhenting og intervjuplan. Datainnsamling og analyse vil bli gjennomført i perioden september-november. Rapportarbeid vil skje i oktober og november, med høring av rapporten i november. Rapporten overleveres kontrollutvalgets sekretariat 3. november 218, med sikte på behandling i kontrollutvalgets møte 1. desember 218. Ressursbruk KPMG vil bruke 16 timer på oppdraget, fordelt på hovedaktivitetene planlegging, gjennomføring og rapportering. Sekretariatets vurdering Sekretariatet er av den formening at prosjektplanen er i samsvar med opprinnelig tilbud gitt i forbindelse med tilbudskonkurransen. Side 2 av 3

5 ningsrevisjon Prosjektstyring og investeringsbeslutninger - Prosjektplan - 18/18-2 Forvaltningsrevisjon Prosjektstyring og investeringsbeslutninger - Prosjektplan : Forvaltningsrevisjon Prosjektstyring og investeringsbeslutninger - Prosjektplan Sekretariatet er av den formening at prosjektplanen ivaretar og svarer opp de mål og problemstillinger som er fastsatt for forvaltningsrevisjonsprosjektet. Avslutning Saken legges frem for kontrollutvalget til orientering. Ås, Kjell Tore Wirum/s./ kontrollsekretær Side 3 av 3

6 22/18 Forvaltningsrevisjon Prosjektstyring og investeringsbeslutninger - Prosjektplan - 18/18-2 Forvaltningsrevisjon Prosjektstyring og investeringsbeslutninger - Prosjektplan : Frogn - Investeringer - Prosjektplan Prosjektstyring og investeringsbeslutninger Prosjektplan Forvaltningsrevisjon Frogn kommune August 218

7 22/18 Forvaltningsrevisjon Prosjektstyring og investeringsbeslutninger - Prosjektplan - 18/18-2 Forvaltningsrevisjon Prosjektstyring og investeringsbeslutninger - Prosjektplan : Frogn - Investeringer - Prosjektplan Innhold 1. Innledning 1.1 Bakgrunn 2. Formål, problemstillinger og kriterier Formål og avgrensning Problemstillinger Revisjonskriterier 5 3. Prosjektgjennomføring Metode Aktivitets- og framdriftsplan 7

8 22/18 Forvaltningsrevisjon Prosjektstyring og investeringsbeslutninger - Prosjektplan - 18/18-2 Forvaltningsrevisjon Prosjektstyring og investeringsbeslutninger - Prosjektplan : Frogn - Investeringer - Prosjektplan 1. Innledning 1.1 Bakgrunn Kontrollutvalget i Frogn kommune bestilte juni 218 gjennomføring av en forvaltningsrevisjon med fokus på prosjektstyring/investeringsbeslutninger i Frogn kommune. Revisjonen er en oppfølging av rapporten om prosjektstyring fra 213. I overordnet analyse for forvaltningsrevisjon ble det pekt på risiko for mangelfullt beslutningsgrunnlag for investeringer. Analysen peker på mulige årsaker som manglende kompetanse og kapasitet samt uklare rutiner og ansvarsforhold ved utarbeidelse av analyser i forkant av investeringsbeslutningene. Sekretariatet foreslo, i tråd med aktuelle temaer fra overordnet analyse, en oppfølging av undersøkelsen av prosjektstyring fra 213 i tillegg til at det ble innlemmet en problemstilling om kvalitet på grunnlagsarbeidet for investeringsbeslutninger. Frogn kommune, Forvaltningsrevisjon 3

9 22/18 Forvaltningsrevisjon Prosjektstyring og investeringsbeslutninger - Prosjektplan - 18/18-2 Forvaltningsrevisjon Prosjektstyring og investeringsbeslutninger - Prosjektplan : Frogn - Investeringer - Prosjektplan 2. Formål, problemstil inger og kriterier 2.1 Formål og avgrensning Formålet med forvaltningsrevisjonen er å undersøke om Frogn kommune har tilfredsstillende rutiner for styring av større investeringsprosjekter, fra beslutningsgrunnlag utarbeides fram til ferdigstilt prosjekt. Det er et formål å foreslå forbedringstiltak, dersom det avdekkes mangler og forbedringsområder. Revisjonen vil omfatte undersøkelser av relevante forhold innenfor prosjektstyring og investeringsbeslutninger. Forvaltningsrevisjonens tre problemstillinger rettes både mot 1) kommunens generelle system og rutiner for prosjektstyring ved større investeringer, og i neste omgang 2) en gjennomgang av konkret praksis, eksemplifisert ved ett nærmere utvalgt case-prosjekt. Revisor vil velge ut aktuelt caseprosjekt i samråd med kontrollutvalget. En hensikt med gjennomgangen vil dermed også bli å lære av tidligere gjennomførte investeringsprosjekter. Dette vil belyse både "teori" og praksis i kommunen og dette til sammen gir et godt grunnlag for å bedre kommunens prosjektstyring, dersom det er mangler ved denne. 2.2 Problemstillinger Kontrollutvalget har fremsatt tre problemstillinger som søkes belyst under ovennevnte formål, som følger: I hvilken grad sikrer Frogn kommune et godt grunnlagsarbeid i forkant av sine investeringsbeslutninger, herunder: a. Rutiner, kompetanse og kapasitet? b. Analyse og risikovurderinger? Har Frogn kommune hensiktsmessige systemer og rutiner for prosjektstyring, herunder: a. Grunnlag for beslutning om gjennomføring? b. Prosjektorganisering, roller, ansvar og myndighet? c. Krav til risikovurderinger? Er styring og oppfølging tilfredsstillende i gjennomføringsfasen, herunder: a. Overvåking av risiko og håndtering av avvik? b. Oppfølging i forhold til økonomi, fremdrift, kvalitet og rammer som er satt? c. Rapporteringsrutiner? Problemstilling 1 retter seg mot tidligste fase av et prosjekt, hvor kommunen innledningsvis utreder behov og velger det konseptet som en mener er best egnet til å tilfredsstille det behovet som blir definert. En tilstrekkelig bred analyse av ulike muligheter/alternativer og innledende risiko- og usikkerhetsvurderinger er sentrale elementer som bør inngå i dette arbeidet. Dette grunnlagsarbeidet skal sikre at ledelsen får god, relevant og tilstrekkelig informasjon til å avgjøre om de skal sette i gang et nytt prosjekt, og gjøre et bevisst og gjennomtenkt valg av konsept. Bare slik kan de være sikre på at de prioriterer rett. Formålet er like mye å forhindre bruk av ressurser på dårlige prosjekter som å godkjenne bruk av ressurser til å planlegge levedyktige prosjekter som bidrar til å realisere kommunens mål. Interessant i den forbindelse er blant annet om det utpekes en klar leder av det innledende utredningsarbeidet. Problemstilling 2 omhandler styringen av den videre planleggingen av prosjektet. Dette skjer typisk i kommuner gjennom en programmeringsfase samt en mer detaljert prosjekteringsfase, men også andre betegnelser og faseinndelinger blir brukt. Det vesentlige er at formålet med planleggingen er å sikre at virksomheten har en god forståelse for arbeidet som kreves for å gjennomføre prosjektet, og prosjektets Frogn kommune, Forvaltningsrevisjon 4

10 22/18 Forvaltningsrevisjon Prosjektstyring og investeringsbeslutninger - Prosjektplan - 18/18-2 Forvaltningsrevisjon Prosjektstyring og investeringsbeslutninger - Prosjektplan : Frogn - Investeringer - Prosjektplan økonomiske og andre konsekvenser og usikkerheter, før kommunen endelig forplikter seg til en betydelig investering. Resultatet fra fasen bør være en samling styringsdokumentasjon som brukes til å fatte beslutninger om gjennomføring av prosjektet, og som styringsredskap i etterfølgende faser. Dette omfatter gjerne (men ikke utelukkende) prosjektets styringsdokument (som er en videreforedling av prosjektforslaget i den forutgående fasen), videre prosjektorganisering med roller og ansvar (inkludert eventuelle eksterne prosjektressurser) og faseplan, vurderinger av risiko- og usikkerheter og hvordan disse skal håndteres i det videre prosjektet, og en gevinstrealiseringsplan. Problemstilling tre omhandler både om den administrative styringen (ved prosjekteier/prosjektansvarlig/styringsgruppe) og den operative styringen (ved prosjektleder/byggeleder) av prosjektet i selve gjennomføringsfasen. For å vurdere om styring og oppfølging er tilfredsstillende i gjennomføringsfasen vil vi se nærmere på i hvilken grad kommunen har klare rutiner og prosedyrer, samt praksis, for å: Tildele og følge opp arbeid som skal gjøres Kartlegge og rapportere framdrift til styringsgruppen e.l. i henhold til strategi og planer Identifisere og håndtere usikkerhet i henhold til strategi Overvåke prosjektet og iverksette korrektive tiltak ved behov Eskalere avvik og usikkerhet til styringsgruppen e.l. ved behov Håndtere endringsønsker Rapportere, ad hoc og regelmessig til styringsgruppen e.l., for eksempel i form av en statusrapport Det kan også være relevant å se på i hvilken grad ansvar og rutiner for kontraktsoppfølging i forhold til eksterne leverandører blir avklart og fungerer. 2.3 Revisjonskriterier Til problemstillingene oppstilles det revisjonskriterier. Revisjonskriterier er de krav og normer som tilstand og/eller praksis i kommunen måles mot. Revisjonskriterier må være aktuelle, relevante og gyldige for kommunen. Sentrale kilder til å utlede revisjonskriterier vil være: Kommunelovens 23 om betryggende kontroll Politiske vedtak og føringer Kommunens egne prosjektstyringsverktøy (reglement, veiledere, prosedyrer og lignende) God praksis for prosjektstyring, med utgangspunkt i "Felles prosjektmodell for offentlig sektor" ( og Prince2 Frogn kommune, Forvaltningsrevisjon 5

11 22/18 Forvaltningsrevisjon Prosjektstyring og investeringsbeslutninger - Prosjektplan - 18/18-2 Forvaltningsrevisjon Prosjektstyring og investeringsbeslutninger - Prosjektplan : Frogn - Investeringer - Prosjektplan 3. Prosjektgjennomføring KPMG utfører forvaltningsrevisjon i samsvar med kommuneloven 77, pkt. 4, kap. 5 i forskrift om kontrollutvalg, forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap. 3, samt RSK 1 Standard for forvaltningsrevisjon. 3.1 Metode For å kunne besvare problemstillingene vil det gjennomføres dokumentanalyse og intervjuer. Vi vil innhente og gjennomgå dokumentasjon som kan gi informasjon om Frogn kommunes prosjektstyring. Dokumentanalysen vil suppleres med intervju. I første omgang vil vi samle inn relevant dokumentasjon direkte fra kommunen. Vi vil innhente og gjennomgå dokumentasjon som kan gi informasjon om problemstillingene. Vi vil ta utgangspunkt i en gjennomgang og vurdering av Frogns etablerte reglement/rutiner for utarbeiding av grunnlagsarbeid i forkant av investeringsbeslutninger og videre planlegging av prosjektet og rutiner for styring i prosjektets gjennomføringsfase. Når vi har opparbeidet en god oversikt over dette, vil vi se på hvordan prosjektstyringen blir konkret utøvd i et enket caseprosjekt. Kommunens system og rutiner vil bli analysert og vurdert opp mot god praksis for prosjektstyring. Kommunens praksis bli analysert og vurdert opp imot både god praksis for prosjektstyring, samt kommunens egne systemer og rutiner på området. Vi vil gjennomføre intervjuer med administrativ ledelse og nøkkelpersonell, eksempelvis kommunalsjef og prosjektleder. Det vil være aktuelt å gjennomføre intervjuer med personer som har et ansvar for å utvikle og vedlikeholde det generelle prosjektstyringssystemet og -rutinene til kommunen. Videre vil det være aktuelt å intervjue personer som har hatt nøkkelroller i det utvalgte caseprosjektet, eventuelt personer som ofte innehar nøkkelroller på tvers av større investeringsprosjekter. Det kan også være aktuelt med intervju med andre informanter. Formålet med intervjuene er å få utfyllende informasjon og forklaringer til oversendt dokumentasjon. Ved gjennomføring av intervjuene utarbeides det intervjuguider. Fra hvert intervju skriver vi referat som vi sender til hver enkelt respondent til verifisering (gjennomlesing og eventuell korrigering). Svar fra respondenter analyseres og sammenstilles deretter med øvrig dokumentasjon. Datainnsamlingen vil utgjøre den største aktiviteten i prosjektet. Dette inkluderer innhenting av data ved dokumentgjennomgang samt gjennomføring og verifisering av intervju. Innsamlingen vil inkludere dokumentasjon knyttet til det utvalgte caseprosjektet. KPMG understreker at tilnærming til datainnsamling må ses i sammenheng med rammene for prosjektet. Omfang av intervju og kontroll vil tilpasses rammen for oppdraget. Den andre hovedaktiviteten er knyttet til analyse og rapportutforming, samt intern kvalitetssikring av denne i forhold til fag, metode og bestilling fra oppdragsgiver. Kvalitetssikring skjer også løpende gjennom hele prosjektet som en integrert del av alle hovedaktivitetene. Informasjonen som innhentes vil gjennomgås og analyseres opp mot revisjonskriteriene for å besvare revisjonens problemstillinger. Vår tilnærming sikrer en systematisk gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjektene med utgangspunkt i formål og problemstillinger. Sentralt er etablering av et relevant og gyldig faktagrunnlag, og at fakta blir vurdert i forhold til revisjonskriteriene. I tillegg til analyse av funn, fokuserer vi på årsaker til og konsekvenser av funn. Etter å ha belyst ovennevnte formål og påfølgende problemstillinger, gjennom bruk av en strukturert metode og grundig analyse, vil KPMG utarbeide en rapport som svarer på problemstillingene, samt ha forslag til forbedringsområder med konkrete tiltak. Dette vil gi Frogn kommune et godt grunnlag for å vurdere status og ta informative valg for eventuell videre handling og initiativer for å bedre dagens situasjon. Det vil utarbeides en skriftlig sluttrapport som redegjør for undersøkelsen, funn og anbefalinger. Utkast til rapport vil sendes på høring til relevante aktører før det utarbeides en sluttrapport. Rapporten vil leveres etter KPMGs standardmal for forvaltningsrevisjonsrapporter. Det vil være en rød tråd gjennom rapporten, og rapporten vil være kvalitetssikret og etterprøvbar. Frogn kommune, Forvaltningsrevisjon 6

12 22/18 Forvaltningsrevisjon Prosjektstyring og investeringsbeslutninger - Prosjektplan - 18/18-2 Forvaltningsrevisjon Prosjektstyring og investeringsbeslutninger - Prosjektplan : Frogn - Investeringer - Prosjektplan 3.2 Aktivitets- og framdriftsplan Vi vil bruke 16 timer på oppdraget, fordelt på hovedaktivitetene planlegging, gjennomføring og rapportering. Figuren under viser tentativ aktivitets- og framdriftsplan. Vårt forslag til plan for gjennomføring bygger på forutsetning om at kommunen oversender etterspurt dokumentasjon til oss innen rimelig tid, samt at vi får tilgang til personer, dokumentasjon og data August September Oktober November Desember Timer Høstferie 1 Faser + aktiviteter Forberede Etablere prosjektplan Godkjenning prosjektplan Starte opp Sende oppstartsbrev Oppstartsmøte Dokumentliste Intervjuplan Gjennomføre Dokumentanalyse Intervjuguide Intervjuer Analyse Kvalitetssikring Rapportutkast Løypemelding Rapport Ferdigstille rapportutkast Høring rapportutkast (en uke) Justering rapportutkast Oversendelse av rapport Sluttmøte og presentasjon Oppstart for oppdraget forslås til august etter behandling og eventuell justering av prosjektplanen i KU. Oppstarts- og planleggingsfasen vil være i august/september, og inkluderer oppstartsmøte med kommunen, detaljplanlegging av revisjonen, utarbeidelse av revisjonskriterier, første runde med dokumentinnhenting og intervjuplan. I forbindelse med oppstart av arbeidet vil vi ha en oppstartsamtale med rådmann og andre berørte som rådmannen ønsker å ha med, for å orientere disse om forvaltningsrevisjonens formål og gjennomføring, og sikre nødvendige innspill til relevante intervjuobjekter og dokumentasjon. Dette sikrer god målrettethet, effektivitet og forankring av oppdraget både hos oppdragsgiver og administrasjonen som er gjenstand for revisjon. Dette gir et godt grunnlag for den videre gjennomføringen. Vi vektlegger å ha en god dialog med kommunen gjennom hele gjennomføringen av forvaltningsrevisjonen. Datainnsamling og analyse vil bli gjennomført i perioden september-november. Gjennomføringen inkluderer dokumentinnhenting, dokumentanalyse, forberedelse og gjennomføring av intervjuer, sammenstilling av informasjon og analyse, utarbeidelse av rapportutkast samt sluttsamtale med kommunen. For nærmere beskrivelse av gjennomføringen vises det til kapittel 3.1. Rapportarbeid vil skje i oktober og november, med høring av rapporten i november. Sluttførings/rapporteringsfasen inkluderer ferdigstillelse av rapport, høringsrunde samt utarbeidelse av revidert/endelig rapport samt levering av rapport til kontrollutvalget. Rapporten overleveres kontrollutvalgets sekretariat 3. november 218, med sikte på behandling i kontrollutvalgets møte 1. desember 218. Vi vil møte og presentere rapportene i kontrollutvalget og eventuelt i kommunestyret dersom det er ønskelig. Frogn kommune, Forvaltningsrevisjon 7

13 22/18 Forvaltningsrevisjon Prosjektstyring og investeringsbeslutninger - Prosjektplan - 18/18-2 Forvaltningsrevisjon Prosjektstyring og investeringsbeslutninger - Prosjektplan : Frogn - Investeringer - Prosjektplan

14 22/18 Forvaltningsrevisjon Prosjektstyring og investeringsbeslutninger - Prosjektplan - 18/18-2 Forvaltningsrevisjon Prosjektstyring og investeringsbeslutninger - Prosjektplan : Frogn - Investeringer - Prosjektplan Kontakt oss Ole Willy Fundingsrud Direktør T E ole.willy.fundingsrud@kpmg.no Kaia Grahm-Haga Manager T E kaia.grahm-haga@kpmg.no kpmg.no 218 KPMG AS, a Norwegian limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. This proposal is made by KPMG AS, a limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent firms affiliated with KPMG International, a Swiss cooperative, and is in all respects subject to the negotiation, agreement, and signing of a specific engagement letter or contract. KPMG International provides no client services. No member firm has any authority to obligate or bind KPMG International or any other member firm vis-à-vis third parties, nor does KPMG International have any such authority to obligate or bind any member firm.

15 23/18 Forvaltningsrevisjon Helse og omsorg - Prosjektplan - 18/18-19 Forvaltningsrevisjon Helse og omsorg - Prosjektplan : Forvaltningsrevisjon Helse og omsorg - Prosjektplan KONTROLLUTVALGET I FROGN PS 23/18 Forvaltningsrevisjon Helse og omsorg - Prosjektplan Saksbehandler: Kjell Tore Wirum Behandlingsrekkefølge Frogn kontrollutvalg Saksnr.: 18/18-19 Møtedato Sekretariatets innstilling: Kontrollutvalget tar prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet Helse og omsorg i Frogn kommune, til orientering. Vedlegg: Frogn - helse og omsorg - Prosjektplan SAKSUTREDNING: Bakgrunn for saken Kontrollutvalget vedtok i sak 3/18 Tema for forvaltningsrevisjon 218 følgende: Kontrollutvalget vil gjennomføre forvaltningsrevisjoner innen følgende områder i 218: 1. Helse og omsorg 2. Investeringsbeslutninger/prosjektstyring Utvalget ber sekretariatet utarbeide forslag til mål og problemstillinger for prosjektene. Kontrollutvalget vedtok mål og problemstillinger for forvaltningsrevisjonsprosjektene i sak 8/18. Etter en tilbudskonkurranse er det nå inngått kontrakt med KPMG AS om utførelsen av forvaltningsrevisjonsprosjektene for 218. Mål og problemstillinger Kontrollutvalget vedtok følgende mål og problemstillinger for forvaltningsrevisjonsprosjektet Helse og omsorg: Formål: Undersøke i hvilken grad kvaliteten på tjenestene innen helse- og omsorgstjenesten er i tråd med krav og målsetninger på området. Problemstillinger: 1. I hvilken grad saksbehandles og iverksettes tjenester innen helse og omsorg i samsvar med regelverk og gjeldende vedtak? Samsvarer utført tjeneste med tildeling/vedtak? 2. I hvilken grad skjer medisinhåndteringen i tråd med gjeldende regelverk og kommunens rutiner? Overvåking av risiko og håndtering av avvik

16 23/18 Forvaltningsrevisjon Helse og omsorg - Prosjektplan - 18/18-19 Forvaltningsrevisjon Helse og omsorg - Prosjektplan : Forvaltningsrevisjon Helse og omsorg - Prosjektplan 3. I hvilken grad har kommunen etablert system og rutiner for å sikre brukermedvirkning i arbeidet? 4. I hvilken grad sikrer kommunen en forsvarlig bemanning, rekruttering og kompetanseutvikling i helse- og omsorgstjenesten? Avgrensning: Forvaltningsrevisjonsprosjektet omfatter både hjemmebaserte tjenester og sykehjemstjenesten i Frogn kommune. VURDERING KPMG AS har oversendt prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet Helse og omsorg, datert august 218. KPMG utfører forvaltningsrevisjon i samsvar med kommuneloven 77, pkt. 4, kap. 5 i forskrift om kontrollutvalg, forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap. 3, samt RSK 1 Standard for forvaltningsrevisjon. Revisjonskriterier Sentrale revisjonskriterier vil være lover og sentralt regelverk på området samt kommunale vedtak og retningslinjer. Metode For å besvare problemstillingene vil det bli gjennomført dokumentanalyse og intervjuer. KPMG AS vil innhente og gjennomgå dokumentasjon som kan gi informasjon om Frogn kommunes saksbehandling, medisinhåndtering, brukermedvirkning og kompetanse og bemanning innenfor helse og omsorg. Dokumentanalysen vil suppleres med intervju. Aktivitets- og framdriftsplan Oppstarts- og planleggingsfasen vil være i august/september, og vil inkludere oppstartsmøte med kommunen, detaljplanlegging av revisjonen, utarbeidelse av revisjonskriterier, første runde med dokumentinnhenting og intervjuplan. Datainnsamling og analyse vil bli gjennomført i perioden september-november. Rapportarbeid vil skje i oktober og november, med høring av rapporten i november. Rapporten overleveres kontrollutvalgets sekretariat 3. november 218, med sikte på behandling i kontrollutvalgets møte 1. desember 218. Ressursbruk KPMG vil bruke 16 timer på oppdraget, fordelt på hovedaktivitetene planlegging, gjennomføring og rapportering. Sekretariatets vurdering Sekretariatet er av den formening at prosjektplanen er i samsvar med opprinnelig tilbud gitt i forbindelse med tilbudskonkurransen. Sekretariatet er av den formening at prosjektplanen ivaretar og svarer opp de mål og problemstillinger som er fastsatt for forvaltningsrevisjonsprosjektet. Side 2 av 3

17 23/18 Forvaltningsrevisjon Helse og omsorg - Prosjektplan - 18/18-19 Forvaltningsrevisjon Helse og omsorg - Prosjektplan : Forvaltningsrevisjon Helse og omsorg - Prosjektplan Avslutning Saken legges frem for kontrollutvalget til orientering. Ås, Kjell Tore Wirum/s./ kontrollsekretær Side 3 av 3

18 23/18 Forvaltningsrevisjon Helse og omsorg - Prosjektplan - 18/18-19 Forvaltningsrevisjon Helse og omsorg - Prosjektplan : Frogn - helse og omsorg - Prosjektplan Helse og omsorgstjenesten Prosjektplan Forvaltningsrevisjon Frogn kommune August 218

19 23/18 Forvaltningsrevisjon Helse og omsorg - Prosjektplan - 18/18-19 Forvaltningsrevisjon Helse og omsorg - Prosjektplan : Frogn - helse og omsorg - Prosjektplan Innhold 1. Innledning 1.1 Bakgrunn 2. Formål, problemstillinger og kriterier Formål og avgrensning Problemstillinger Revisjonskriterier 5 3. Prosjektgjennomføring Metode Aktivitets- og framdriftsplan 7

20 23/18 Forvaltningsrevisjon Helse og omsorg - Prosjektplan - 18/18-19 Forvaltningsrevisjon Helse og omsorg - Prosjektplan : Frogn - helse og omsorg - Prosjektplan 1. Innledning 1.1 Bakgrunn Kontrollutvalget i Frogn kommune bestilte juni 218 gjennomføring av en forvaltningsrevisjon med fokus på kvaliteten på tjenestene innenfor helse- og omsorgstjenesten i Frogn kommune. I overordnet analyse for forvaltningsrevisjon ble det pekt på følgende risikoer innen helse og omsorg; brudd på lovkrav innen helse og omsorg, brukerne får ikke nødvendige tjenester, brukerne får ikke individuell plan, for lite brukermedvirkning og at tjenestetilbudet innenfor helse og omsorg ikke samsvarer med brukernes behov. Kontrollutvalget la i sak 3/18 føringer for prosjektet, og undersøkelsens formål og problemstillinger ble definert av kontrollutvalget ved sekretariatet i tilbudsforespørselen. Frogn kommune, Forvaltningsrevisjon 3

21 23/18 Forvaltningsrevisjon Helse og omsorg - Prosjektplan - 18/18-19 Forvaltningsrevisjon Helse og omsorg - Prosjektplan : Frogn - helse og omsorg - Prosjektplan 2. Formål, problemstil inger og kriterier 2.1 Formål og avgrensning Formålet med revisjonen er å undersøke i hvilken grad kvaliteten på tjenestene innen helse- og omsorgstjenesten er i tråd med krav og målsettinger på området. Det er et formål å foreslå forbedringstiltak, dersom det avdekkes mangler og forbedringsområder. Revisjonen vil omfatte undersøkelser av relevante forhold innenfor saksbehandling, medisinhåndtering, brukermedvirkning og kompetanse og bemanning. Forvaltningsrevisjonens fire problemstillinger rettes både mot 1) kommunens generelle system og rutiner 2) kommunens etterlevelse og praksis. I samsvar med tilbudsforespørselen vil vi avgrense forvaltningsrevisjonen innenfor helse og omsorg til å omfatte hjemmebaserte tjenester og sykehjemstjenesten. Slik vi vurderer det vil det være hensiktsmessig å velge ut en avdeling innenfor hjemmetjenesten og en avdeling innenfor sykehjemstjenesten ved vurdering av etterlevelse og praksis av de ulike problemstillingene. Utvelgelse av avdelinger vil gjøres i samråd med kontrollutvalget. 2.2 Problemstillinger Kontrollutvalget har fremsatt fire problemstillinger som søkes belyst under ovennevnte formål, som følger: 1. I hvilken grad saksbehandles og iverksettes tjenester innen helse og omsorg i samsvar med regelverk og gjeldende vedtak? a. 2. Samsvarer utført tjeneste med tildeling/vedtak? I hvilken grad skjer medisinhåndteringen i tråd med gjeldende regelverk og kommunens rutiner? a. Overvåking av risiko og håndtering av avvik. 3. I hvilken grad har kommunen etablert system og rutiner for å sikre brukermedvirkning i arbeidet? 4. I hvilken grad sikrer kommunen en forsvarlig bemanning, rekruttering og kompetanseutvikling i helseog omsorgstjenesten? For å besvare den første problemstillingen vil vi ta utgangspunkt i Frogn kommune sine rutiner for saksbehandling og iverksetting av tjenester og vurdere hvorvidt disse samsvarer med gjeldende regelverk. Videre vil vi velge ut 5 enkelte tildelinger/vedtak og vurdere om disse er gjort i samsvar med gjeldende regelverk og kommunens rutiner og eventuelle tildelingskriterier. For å belyse hvorvidt den utførte tjenesten samsvarer med tildeling/vedtak vil vi innhente journaldokumentasjon for de aktuelle tildelingene/vedtakene og vurdere om tjenesten samsvarer med tildeling/vedtak. Utvelgelse av tildelinger/vedtak vil gjøres i samråd med kontrollutvalget. Det vil være aktuelt å velge ut enkeltvedtak både fra hjemmetjenesten og sykehjemstjenesten. For å besvare den andre problemstillingen vil vi ta utgangspunkt i hjemmetjenesten og sykehjem i Frogn kommune, med spesielt fokus på risiko og håndtering av avvik i forbindelse med medisinhåndtering. For å besvare denne problemstillingen vil vi vurdere hvorvidt kommunens retningslinjer for medisinhåndtering samsvarer med gjeldende regelverk og videre vurdere kommunens etterlevelse av egne rutiner og gjeldende regelverk. Vi vil velge ut en enhet innenfor hjemmetjenesten og en sykehjemsavdeling for å vurdere kommunens etterlevelse og praksis. For å undersøke etterlevelse og praksis vil vi gjennomføre kontroll av avdelingens system for dokumentasjon knyttet til medikamenthåndteringen, kontroll av Frogn kommune, Forvaltningsrevisjon 4

22 23/18 Forvaltningsrevisjon Helse og omsorg - Prosjektplan - 18/18-19 Forvaltningsrevisjon Helse og omsorg - Prosjektplan : Frogn - helse og omsorg - Prosjektplan medikamentregnskap i reseptgruppe A og B, kontroll av medikamentrom, innhente informasjon om oppfølging av medikamentavvik og gjennomføre intervju med ansatte. For å besvare den tredje problemstillingen vil vi innhente rutinene for brukermedvirkning innenfor helse og omsorg for å vurdere om disse fremstår som hensiktsmessige for å sikre brukermedvirkning. Videre vil forvaltningsrevisjonen vurdere hvordan enkelte enheter innenfor hjemmetjenester og sykehjem rent faktisk sørger for og sikrer brukermedvirkning. Vi vil gjøre dokumentanalyser og intervju for å besvare denne problemstillingen. Primært vil vi intervjue ansatte i ulike stillinger i kommunen, men det kan også være aktuelt å gjennomføre intervju med eventuelle bruker-/pårørende grupper. Den fjerde problemstillingen omhandler hvorvidt kommunen sikrer en forsvarlig bemanning, rekruttering og kompetanseutvikling i helse- og omsorgstjenestene. For å besvare denne problemstillingen vil vi gjennomføre dokumentanalyse og intervju for å vurdere kommunens rutiner og praksis. Det vil være aktuelt å gjennomføre intervju med ansatte i ulike funksjoner og med tillitsvalgte, både sentralt og ute i tjenestene. Vi vil ha særlig fokus på om det til enhver tid foreligger en faglig forsvarlig bemanning, i tillegg til planverket for rekruttering og kompetanseutvikling. 2.3 Revisjonskriterier Til problemstillingene oppstilles det revisjonskriterier. Revisjonskriterier er de krav og normer som tilstand og/eller praksis i kommunen måles mot. Revisjonskriterier må være aktuelle, relevante og gyldige for kommunen. Sentrale kilder til å utlede revisjonskriterier vil være: Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester med offentlige veiledere Kommunale vedtak og retningslinjer Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenester med offentlige veiledere Forskrift om kvalitet i pleie og omsorgstjenestene for tjenesteyting Stortingsmeldinger Forskrift om legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp Rundskriv fra helsedirektoratet, IS-215-7, om lege legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp Frogn kommune, Forvaltningsrevisjon 5

23 23/18 Forvaltningsrevisjon Helse og omsorg - Prosjektplan - 18/18-19 Forvaltningsrevisjon Helse og omsorg - Prosjektplan : Frogn - helse og omsorg - Prosjektplan 3. Prosjektgjennomføring KPMG utfører forvaltningsrevisjon i samsvar med kommuneloven 77, pkt. 4, kap. 5 i forskrift om kontrollutvalg, forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap. 3, samt RSK 1 Standard for forvaltningsrevisjon. 3.1 Metode For å kunne besvare problemstillingene vil det gjennomføres dokumentanalyse og intervjuer. Vi vil innhente og gjennomgå dokumentasjon som kan gi informasjon om Frogn kommunes saksbehandling, medisinhåndtering, brukermedvirkning og kompetanse og bemanning innenfor helse og omsorg. Dokumentanalysen vil suppleres med intervju. Vi vil innhente og gjennomgå dokumentasjon som kan gi informasjon om problemstillingene. I første omgang vil vi samle inn relevant dokumentasjon direkte fra kommunen. Vi vil ta utgangspunkt i en gjennomgang og vurdering av Frogn kommunes etablerte reglement/rutiner for saksbehandling, medisinhåndtering, brukermedvirkning, rekruttering og kompetanseutvikling innenfor helse og omsorg. Kommunens system og rutiner vil bli analysert og vurdert opp mot revisjonskriteriene. Kommunens praksis bli analysert og vurdert opp imot revisjonskriteriene og kommunens egne systemer og rutiner på området. Vi vil gjennomføre intervjuer med administrativ ledelse og nøkkelpersonell, eksempelvis kommunalsjef og avdelingssykepleiere. Det vil være aktuelt å gjennomføre intervjuer med personer som har et ansvar for tildeling/vedtak under problemstilling 1. Videre vil det være aktuelt å intervjue personer som har nøkkelroller ved medisinhåndtering og personer som ansatte i ulike funksjoner og tillitsvalgte i forbindelse med rekruttering og kompetanseutvikling. I forbindelse med brukerinvolvering kan det være aktuelt å intervjue eventuelle bruker-/pårørende grupper. Det kan også være aktuelt med intervju med andre informanter. Formålet med intervjuene er å få utfyllende informasjon og forklaringer til oversendt dokumentasjon. Ved gjennomføring av intervjuene utarbeides det intervjuguider. Fra hvert intervju skriver vi referat som vi sender til hver enkelt respondent til verifisering (gjennomlesing og eventuell korrigering). Svar fra respondenter analyseres og sammenstilles deretter med øvrig dokumentasjon. Datainnsamlingen vil utgjøre den største aktiviteten i prosjektet. Dette inkluderer innhenting av data ved dokumentgjennomgang samt gjennomføring og verifisering av intervju. KPMG understreker at tilnærming til datainnsamling må ses i sammenheng med rammene for prosjektet. Omfang av intervju og kontroll vil tilpasses rammen for oppdraget. Den andre hovedaktiviteten er knyttet til analyse og rapportutforming, samt intern kvalitetssikring av denne i forhold til fag, metode og bestilling fra oppdragsgiver. Kvalitetssikring skjer også løpende gjennom hele prosjektet som en integrert del av alle hovedaktivitetene. Informasjonen som innhentes vil gjennomgås og analyseres opp mot revisjonskriteriene for å besvare revisjonens problemstillinger. Vår tilnærming sikrer en systematisk gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjektene med utgangspunkt i formål og problemstillinger. Sentralt er etablering av et relevant og gyldig faktagrunnlag, og at fakta blir vurdert i forhold til revisjonskriteriene. I tillegg til analyse av funn, fokuserer vi på årsaker til og konsekvenser av funn. Etter å ha belyst ovennevnte formål og påfølgende problemstillinger, gjennom bruk av en strukturert metode og grundig analyse, vil KPMG utarbeide en rapport som svarer på problemstillingene, samt ha forslag til forbedringsområder med konkrete tiltak. Dette vil gi Frogn kommune et godt grunnlag for å vurdere status og ta informative valg for eventuell videre handling og initiativer for å bedre dagens situasjon. Det vil utarbeides en skriftlig sluttrapport som redegjør for undersøkelsen, funn og anbefalinger. Utkast til rapport vil sendes på høring til relevante aktører før det utarbeides en sluttrapport. Rapporten vil leveres etter KPMGs standardmal for forvaltningsrevisjonsrapporter. Det vil være en rød tråd gjennom rapporten, og rapporten vil være kvalitetssikret og etterprøvbar. Frogn kommune, Forvaltningsrevisjon 6

24 23/18 Forvaltningsrevisjon Helse og omsorg - Prosjektplan - 18/18-19 Forvaltningsrevisjon Helse og omsorg - Prosjektplan : Frogn - helse og omsorg - Prosjektplan 3.2 Aktivitets- og framdriftsplan Vi vil bruke 16 timer på oppdraget, fordelt på hovedaktivitetene planlegging, gjennomføring og rapportering. Figuren under viser tentativ aktivitets- og framdriftsplan. Vårt forslag til plan for gjennomføring bygger på forutsetning om at kommunen oversender etterspurt dokumentasjon til oss innen rimelig tid, samt at vi får tilgang til personer, dokumentasjon og data August September Oktober November Desember Timer Høstferie 1 Faser + aktiviteter Forberede Etablere prosjektplan Godkjenning prosjektplan Starte opp Sende oppstartsbrev Oppstartsmøte Dokumentliste Intervjuplan Gjennomføre Dokumentanalyse Intervjuguide Intervjuer Analyse Kvalitetssikring Rapportutkast Løypemelding Rapport Ferdigstille rapportutkast Høring rapportutkast (en uke) Justering rapportutkast Oversendelse av rapport Sluttmøte og presentasjon Oppstart for oppdraget forslås til august etter behandling og eventuell justering av prosjektplanen i KU. Oppstarts- og planleggingsfasen vil være i august/september, og inkluderer oppstartsmøte med kommunen, detaljplanlegging av revisjonen, utarbeidelse av revisjonskriterier, første runde med dokumentinnhenting og intervjuplan. I forbindelse med oppstart av arbeidet vil vi ha en oppstartsamtale med rådmann og andre berørte som rådmannen ønsker å ha med, for å orientere disse om forvaltningsrevisjonens formål og gjennomføring, og sikre nødvendige innspill til relevante intervjuobjekter og dokumentasjon. Dette sikrer god målrettethet, effektivitet og forankring av oppdraget både hos oppdragsgiver og administrasjonen som er gjenstand for revisjon. Dette gir et godt grunnlag for den videre gjennomføringen. Vi vektlegger å ha en god dialog med kommunen gjennom hele gjennomføringen av forvaltningsrevisjonen. Datainnsamling og analyse vil bli gjennomført i perioden september-november. Gjennomføringen inkluderer dokumentinnhenting, dokumentanalyse, forberedelse og gjennomføring av intervjuer, sammenstilling av informasjon og analyse, utarbeidelse av rapportutkast samt sluttsamtale med kommunen. For nærmere beskrivelse av gjennomføringen vises det til kapittel 3.1. Rapportarbeid vil skje i oktober og november, med høring av rapporten i november. Sluttførings/rapporteringsfasen inkluderer ferdigstillelse av rapport, høringsrunde samt utarbeidelse av revidert/endelig rapport samt levering av rapport til kontrollutvalget. Rapporten overleveres kontrollutvalgets sekretariat 3. november 218, med sikte på behandling i kontrollutvalgets møte 1. desember 218. Vi vil møte og presentere rapportene i kontrollutvalget og eventuelt i kommunestyret dersom det er ønskelig. Frogn kommune, Forvaltningsrevisjon 7

25 23/18 Forvaltningsrevisjon Helse og omsorg - Prosjektplan - 18/18-19 Forvaltningsrevisjon Helse og omsorg - Prosjektplan : Frogn - helse og omsorg - Prosjektplan

26 23/18 Forvaltningsrevisjon Helse og omsorg - Prosjektplan - 18/18-19 Forvaltningsrevisjon Helse og omsorg - Prosjektplan : Frogn - helse og omsorg - Prosjektplan Kontakt oss Ole Willy Fundingsrud Direktør T E ole.willy.fundingsrud@kpmg.no Kaia Grahm-Haga Manager T E kaia.grahm-haga@kpmg.no kpmg.no 218 KPMG AS, a Norwegian limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. This proposal is made by KPMG AS, a limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent firms affiliated with KPMG International, a Swiss cooperative, and is in all respects subject to the negotiation, agreement, and signing of a specific engagement letter or contract. KPMG International provides no client services. No member firm has any authority to obligate or bind KPMG International or any other member firm vis-à-vis third parties, nor does KPMG International have any such authority to obligate or bind any member firm.

27 i barneverntjenesten i Frogn kommune - Rådmannens tilbakemelding - 17/ Situasjonen i barneverntjenesten i Frogn kommune - Rådmannens tilbakemelding : Situasjonen i barneverntjenesten i Frogn kommune - Rådmannens tilbakemelding KONTROLLUTVALGET I FROGN PS 24/18 Situasjonen i barneverntjenesten i Frogn kommune Rådmannens tilbakemelding Saksbehandler: Beate Nathalia Lillejord Kaldahl Behandlingsrekkefølge Frogn kontrollutvalg Saksnr.: 17/ Møtedato Sekretariatets innstilling: Kontrollutvalget tar rådmannens oppdaterte redegjørelse for situasjonen i barneverntjenesten i Frogn kommune til orientering. Avgjørelsesmyndighet: Kontrollutvalget Vedlegg: Notat til Frogn kontrollutvalg angående situasjonen i barneverntjenesten SAKSUTREDNING: Frogn kontrollutvalgs fattet i sak 26/17 følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget tar rådmannens oppdaterte notat om kommunens barnevern til orientering. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen om en ny redegjørelse om kommunens barnevernstjeneste innen utgangen av første halvår 218. Fakta i saken: Det er utført tre forvaltningsrevisjoner av barneverntjenesten i Frogn kommune, henholdsvis i 26, 211 og 215. Det har vært en landsdekkende økning i antall meldinger til barneverntjenesten. Rådmannen ble på den bakgrunn bedt om å redegjøre for antall meldinger til barneverntjenesten i Frogn samt redegjøre for bemanningssituasjonen. Det fremkom av redegjørelsen datert at antallet alvorlige saker har økt og at bemanningssituasjonen er noe preget av sykefravær og langtidssykemeldinger. Det ble overført stillingsressurser for å kompensere for sykefravær for å ivareta antall saker uten fristoversittelse samt å unngå en ytterligere presset arbeidssituasjon for øvrige ansatte. Rådmannen uttrykte likevel bekymring for økt arbeidspress på bakgrunn av tyngre saker og manglende bemanning for øvrige ansatte og kvaliteten på saksbehandlingen. I kontrollutvalgets vedtak i sak 18/17 ble det bedt om en oppdatert redegjørelse fra rådmann i sakens anledning.

28 i barneverntjenesten i Frogn kommune - Rådmannens tilbakemelding - 17/ Situasjonen i barneverntjenesten i Frogn kommune - Rådmannens tilbakemelding : Situasjonen i barneverntjenesten i Frogn kommune - Rådmannens tilbakemelding I den oppdaterte redegjørelsen, datert ble det informert om at ytterligere ressurser er tilført barneverntjenesten og at det ikke foreligger saker med fristoversittelse per Rådmannen tilfører avslutningsvis at: «Det vurderes at arbeidsmengden pr. saksbehandler har avtatt, og rådmannen vurderer ikke situasjonen i tjenesten p.t. som bekymringsfull». Vurdering: Rådmannens oppdaterte redegjørelse for situasjonen i barneverntjenesten, datert følger vedlagt. Sekretariatets vurdering: Bemanningssituasjonen i barneverntjenesten kan følges opp i forbindelse med kontrollutvalgets behandling av årsmeldingen 218 til Frogn kommune. Avslutning: Saken legges frem for kontrollutvalget til orientering. Ås, Beate Nathalia Lillejord Kaldahl/s./ kontrollsekretær Side 2 av 2

29 asjonen i barneverntjenesten i Frogn kommune - Rådmannens tilbakemelding - 17/ Situasjonen i barneverntjenesten i Frogn kommune - Rådmannens tilbakemelding : Notat til Frogn kontrollutvalg angående situasjonen i barneverntjenesten Frogn kommune Enhet for barn, unge og familier Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb ÅS Deres ref. Vår ref. 17/181-6 Saksbehandler Anne Irene Bollestad Dato Notat til Frogn kontrollutvalg angående situasjonen i barnverntjenesten Bakgrunn: Kontrollutvalget behandlet rådmannens svar på utvalgets spørsmål om barnevern i sitt møte jf. sak 18/17. I tråd med vedtaket, sendte rådmannen et oppdatert notat om situasjonen i barnevernet i etterkant av møtet. Sekretariatet videresendte notatet til utvalgets medlemmer i e - post den Frogn kontrollutvalgs fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget tar rådmannens oppdaterte notat om kommunens barnevern til orientering. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen om en ny redegjørelse om kommunens barnevernstjeneste innen utgangen av første halvår 218. Rådmannens redegjørelse nr. 2: Barneverntjenesten har pr. april 218 mottatt 47 meldinger. På samme tidspunkt i 217 var antallet 52 barnevernsmeldinger. Tjenesten har pr. april ingen fristoversittelser knyttet til gjennomføring av barnevernsundersøkelser. På samme tidspunkt i 217 var det 2 fristoversittelser. Det er en ansatt som er 1 % langtidssykemeldt. Tjenesten er blitt styrket med 1 1% saksbehandlerstilling og en 5% fagkoordinatorstilling. Det er foretatt ansettelse i Saksbehandlerstilling samt i ledig stilling grunnet langtidssykemelding. Enheten har forlenget kontrakten med innleid saksbehandlerkonsulent til ut august måned. Postadresse Postboks Drøbak postmottak@frogn.kommune.no Besøksadresse Rådhusveien DRØBAK Telefon Telefaks Org.nr. Bankgiro Side 1 av 3

30 asjonen i barneverntjenesten i Frogn kommune - Rådmannens tilbakemelding - 17/ Situasjonen i barneverntjenesten i Frogn kommune - Rådmannens tilbakemelding : Notat til Frogn kontrollutvalg angående situasjonen i barneverntjenesten Den samlede ansatt ressursen vil være i samsvar med antall stillinger i tjenesten. Det vurderes at de iverksatte tiltakene beskrevet her og i Rådmannens første notat til kontrollutvalget, har hatt ønsket effekt på arbeidssituasjonen og arbeidsmiljøet. Det vurderes at arbeidsmengden pr. saksbehandler har avtatt, og rådmannen vurderer ikke situasjonen i tjenesten p.t. som bekymringsfull. Med hilsen Harald Karsten Hermansen Rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent. Frogn kommune- Enhet for barn, unge og familier Vår ref.: 17/181-6 Side 2 av 3

31 asjonen i barneverntjenesten i Frogn kommune - Rådmannens tilbakemelding - 17/ Situasjonen i barneverntjenesten i Frogn kommune - Rådmannens tilbakemelding : Notat til Frogn kontrollutvalg angående situasjonen i barneverntjenesten Mottaker: Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Frogn kommune- Enhet for barn, unge og familier Vår ref.: 17/181-6 Pb ÅS Side 3 av 3

32 25/18 Folkevalgte og kommunalt ansatte i kommersiell markedsføring - Vurdering - 18/95-7 Folkevalgte og kommunalt ansatte i kommersiell markedsføring - Vurdering : Folkevalgte og kommunalt ansatte i kommersiell markedsføring - Vurdering KONTROLLUTVALGET I FROGN PS 25/18 Folkevalgte og kommunalt ansatte i kommersiell markedsføring - Vurdering Saksbehandler: Beate Nathalia Lillejord Kaldahl Behandlingsrekkefølge Frogn kontrollutvalg Saksnr.: 18/95-7 Møtedato Sekretariatets innstilling: Alternativ 1: Kontrollutvalget tar saken til orientering. Alternativ 2: Saken oversendes kommunestyret med følgende innstilling: Frogn kommune bør innta bestemmelser i etiske retningslinjer vedrørende kommunalt ansatte og folkevalgtes deltakelse i kommersiell markedsføring i egenskap av å være folkevalgte eller ansatte. Frogn kommune bør innta bestemmelser i etiske retningslinjer vedrørende kommunalt ansatte og folkevalgtes deltakelse i kommersiell markedsføring der kommunen tidligere har hatt, har, eller kan få aktøren som samarbeidspartner. Frogn kommune bør innta bestemmelser i etiske retningslinjer vedrørende kommunalt ansatte og folkevalgtes deltakelse i kommersiell markedsføring der honorar eller andre ytelser blir gitt som gjenytelse for opptredenen. Avgjørelsesmyndighet: Kontrollutvalget Vedlegg: Etiske retningslinjer Frogn kommune, Folkevalgte og kommunalt ansatte i kommersiell markedsføring - Vurdering SAKSUTREDNING: Kontrollutvalget vedtok i sak 19/18 Henvendelse til kontrollutvalget Påstander mot ordfører 2 følgende: 1. Påstandene i henvendelsen gir ikke grunnlag for at kontrollutvalget iverksetter undersøkelser. 2. Kontrollutvalget ber sekretariatet foreta en generell vurdering av kommunalt ansatte og folkevalgtes deltakelse i kommersiell markedsføring i egenskap av å være folkevalgte eller ansatte. Bakgrunn for saken: Bakgrunnen for saken er bruken av ordfører i en annonse for Akershus Amtstidende tirsdag 3. april 218.

33 25/18 Folkevalgte og kommunalt ansatte i kommersiell markedsføring - Vurdering - 18/95-7 Folkevalgte og kommunalt ansatte i kommersiell markedsføring - Vurdering : Folkevalgte og kommunalt ansatte i kommersiell markedsføring - Vurdering Vurdering: Vedlagt følger en vurdering fra FIKS i henhold til kontrollutvalgets vedtak punkt 2. Alternativer: Saken legges frem med alternativ innstilling. Avslutning: Saken legges frem for kontrollutvalget til behandling. Ås, Beate Nathalia Lillejord Kaldahl/s./ kontrollsekretær Side 2 av 2

34 25/18 Folkevalgte og kommunalt ansatte i kommersiell markedsføring - Vurdering - 18/95-7 Folkevalgte og kommunalt ansatte i kommersiell markedsføring - Vurdering : Etiske retningslinjer Frogn kommune Etiske retningslinjer for ansatte og folkevalgte i Frogn kommune Vedtatt i kommunestyret sak 83/7. Revidert med vedtak i kommunestyret sak 16/15 Innledende generelle bestemmelser 2 Retningslinjer 2 1. Hensynet til innbyggerne 2 2. Hensynet til kommunens omdømme 2 3. Lojalitet 2 4. Ansattes ytringsfrihet 3 5. Rapporteringsplikt 3 6. Åpenhet 3 7. Varsling om kritikkverdige forhold 3 8. Habilitet, interessekonflikter 3 9 Mottak av gaver og andre fordeler 4 1. Representasjon og reiser Behandling av informasjon 5 Vedlegg til etiske retningslinjer 6 Forvaltningsloven 6 Straffeloven 7 Tjenestemannsloven 7 Arbeidsmiljøloven 7 1

35 25/18 Folkevalgte og kommunalt ansatte i kommersiell markedsføring - Vurdering - 18/95-7 Folkevalgte og kommunalt ansatte i kommersiell markedsføring - Vurdering : Etiske retningslinjer Frogn kommune Innledende generelle bestemmelser Etiske retningslinjer gjelder for ansatte og folkevalgte i Frogn kommune. Enkelte av bestemmelsene gjelder likevel kun for ansatte. Det er tydeliggjort i retningslinjene hvilke bestemmelser som gjelde hvem. Ansatte og folkevalgte i Frogn kommune skal følge både allmennetiske og forvaltningsetiske verdier og normer. De skal ikke la egne interesser påvirke saksbehandlingen, beslutninger eller arbeidet for øvrig. Kommunes verdier; respekt, engasjement, profesjonell og raushet skal ligge til grunn for arbeidet i Frogn kommune. Frogn kommune er medlem i Transparency International Norge. Frogn kommune har gjennom medlemskapet sluttet seg til foreningens formål som er å motarbeide alle former for korrupsjon og misbruk av stilling og posisjon, og å fremme åpenhet, ansvarlighet og integritet så vel i privat og offentlig sektor som i sivilsamfunnet. I Norge rettes oppmerksomheten særskilt mot mangelfull åpenhet og korrupsjon i næringsvirksomhet, kommunal og statlig forvaltning og politikk. Ledere på alle nivåer har et særlig ansvar for å tydeliggjøre og skape aksept for etisk forsvarlig atferd. Retningslinjer 1. Hensynet til innbyggerne Som forvaltere av samfunnets felles midler stilles det høye krav til ansattes holdninger i sitt arbeid for Frogn kommune. Frogn kommune legger stor vekt på ærlighet, åpenhet og redelighet i all sin virksomhet. Enhver ansatt i Frogn kommune plikter å ta hensyn til innbyggernes interesser, tilstrebe likebehandling og opptre med respekt overfor det enkelte individ. 2. Hensynet til kommunens omdømme Den enkelte ansatte plikter å utføre sine oppgaver og opptre utad på en etisk forsvarlig måte, og slik at det ikke skader kommunens omdømme. 3. Lojalitet Alle ansatte plikter å overholde de lover, forskrifter og reglementer som gjelder for kommunens virksomhet. Dette innebærer også at alle forholder seg lojalt til vedtak som er truffet i folkevalgte organ eller administrativt. 2

36 25/18 Folkevalgte og kommunalt ansatte i kommersiell markedsføring - Vurdering - 18/95-7 Folkevalgte og kommunalt ansatte i kommersiell markedsføring - Vurdering : Etiske retningslinjer Frogn kommune Arbeidstaker må etterkomme pålegg fra overordnede, men har ikke plikt til å følge pålegg om å gjøre noe ulovlig eller uetisk. Arbeidstakers lojalitetsplikt går ut på at arbeidstaker må opptre i samsvar med kommunens interesser. Blant annet skal arbeidstaker ikke uberettiget omtale arbeidsgiver/kommunen på en negativ måte. Dette gjelder alle enhetene og kommunen som helhet, ikke bare arbeidstakers egen arbeidsplass. Arbeidsgiver skal på sin side sikre at arbeidstakers interesser blir ivaretatt så langt det er mulig, og ledere har et særlig ansvar for å bidra til beskyttelse av arbeidstakere som avdekker og rapporterer kritikkverdige forhold. 4. Ytringsfrihet Ytringsfriheten er en grunnleggende menneskerettighet som hviler på tungtveiende hensyn til samfunnet og den enkelte. 5. Rapporteringsplikt Ansatte i kommunen plikter å melde fra til arbeidsgiver og eventuelt tillitsvalgt/ vernetjenesten, om forhold han eller hun blir kjent med og som kan påføre arbeidsgiver, ansatte eller omgivelsene tap eller skade. Dette for å iverksettes tiltak for å unngå eller begrense tapet eller skaden. 6. Åpenhet Det skal være åpenhet og innsyn i forvaltningen, slik at allmennheten kan gjøre seg kjent med kommunens virksomhet, og gjennom det få innsikt i hvordan kommunen skjøtter sine oppgaver. Ansatte skal alltid gi korrekte og tilstrekkelige opplysninger, enten det er til andre myndigheter, selskaper, organisasjoner eller innbyggere. 7. Varsling om kritikkverdige forhold Etter arbeidsmiljøloven 2-4 har ansatte rett til å varsle om kritikkverdige forhold som de får kjennskap til. Det er et krav i loven at varslingen skal være forsvarlig. Det er forbudt med gjengjeldelse mot arbeidstaker som varsler i samsvar med lovens 2-4. Frogn kommune har lagt til rette for varsling ved å opprette et sentralt varslingsmottak for hele kommunen. Frogn kommune har rutiner for varsling, se kvalitetslosen. 8. Habilitet, interessekonflikter Forvaltningslovens kap. 2 ogkommunelovens 4 nr. 3, har bestemmelser om habilitet som gjelder for alle ansatte og folkevalgte. Saksbehandlere og folkevalgte må gjøre seg kjent med og forholde seg til bestemmelsene. Ansatte og folkevalgte skal unngå å komme i situasjoner som kan medføre konflikt eller motsetninger mellom kommunens interesser og personlige interesser. 3

37 25/18 Folkevalgte og kommunalt ansatte i kommersiell markedsføring - Vurdering - 18/95-7 Folkevalgte og kommunalt ansatte i kommersiell markedsføring - Vurdering : Etiske retningslinjer Frogn kommune Dersom personlige interesser kan påvirke avgjørelsen i en sak man har faglig ansvar for eller forøvrig deltar i behandlingen av, skal dette tas opp med overordnede. Habilitetsvurdering når det gjelder folkevalgte foretas av det aktuelle folkevalgte organet. Den folkevalgte selv har ansvaret for å ta opp spørsmålet om egen habilitet.eksempler på slike mulige interessekonflikter kan være: Forretningsmessige forhold til tidligere arbeidsgiver eller arbeidskolleger. Lønnet bierverv som kan påvirke arbeidet i kommunen. Engasjement i interesseorganisasjon eller politisk virksomhet som berører forhold som den enkelte arbeider med i kommunen. Personlige økonomiske interesser som kan føre til at vedkommende kommer i en konkurransesituasjon eller lojalitetskonflikt i forhold til kommunens virksomhet. Familiære- og andre nære sosiale forbindelser. Ledene stilling, styremedlem eller liknende i en forening, stiftelse eller selskap som er part i saken. Medarbeidere i Frogn kommune plikter å underrette arbeidsgiver om bistillinger eller bierverv vedkommende har tenkt å påta seg og som er av et slikt omfang at det kan tenkes å komme i konflikt med arbeidet i Frogn kommune. I slike tilfeller vil arbeidsgiver (Frogn kommune) måtte gi sin tilslutning til virksomheten. Styrevervregisteret: Frogn kommune er tilknyttet styrevervregisteret som er et verktøy fra Kommunenes Sentralforbund. Her kan allmennheten søke på ansatte og folkevalgte og se deres ulike roller som folkevalgt, ansatt, styreleder, styremedlem og eventuelt andre næringsinteresser. 9. Mottak av gaver og andre fordeler Ansatte og folkevalgte skal unngå personlige fordeler og gaver av en art som kan påvirke, eller være egnet til påvirke handlinger, saksforberedelser eller vedtak. Dette gjelder likevel ikke gaver av ubetydelig verdi, så som reklamemateriell, blomster og lignende. Det kan vurderes om gaver kan mottas til avdelingen/enheten. Mottatte gaver som returneres avsender skal følges av et brev som redegjør for kommunens regler om dette. Gaver omfatter ikke bare materielle gjenstander men også andre fordeler, for eksempel i form av personlige rabatter ved kjøp av varer og tjenester. Ansatte og folkevalgte kan ikke benytte kommunens navn eller kommunens avtaler til å oppnå personlige fordeler. Innkjøp/leverandører: Ved tilbud om gaver og lignende som i pris eller på annen måte åpenbart har til formål å påvirke beslutningsprosessen, kan kommunen vedta å ikke bruke firmaet for en kortere eller lengre periode. Ved tilbud om gaver og lignende som har et omfang som går ut over disse retningslinjer, skal nærmeste overordnede kontaktes. For folkevalgte kan spørmålet legges fram for folkevalgt organ. 4

38 25/18 Folkevalgte og kommunalt ansatte i kommersiell markedsføring - Vurdering - 18/95-7 Folkevalgte og kommunalt ansatte i kommersiell markedsføring - Vurdering : Etiske retningslinjer Frogn kommune 1. Representasjon og reiser Moderate former for gjestfrihet og representasjon hører med i samarbeidsforhold og ved informasjonsutveksling. Slik sosial omgang må imidlertid ikke ha en karakter som gjør at den kan påvirke beslutningsprosessen, eller kan gi andre grunn til å tro det. I tvilstilfeller skal saken forelegges nærmeste overordnetfor folkevalgte kan spørsmålet legges fram for folkevalgt organ. Reise- og oppholdsutgifter i forbindelse med reiser i kommunens tjeneste skal dekkes av kommunen. Unntak fra dette prinsipp kan bare skje etter samtykke fra nærmeste overordnede eller rådmann. For folkevalgte kan spørsmålet legges fram for folkevalgt organ. Ansatte og folkevalgte skal ikke akseptere fritidsreiser betalt av private bedrifter, organisasjoner og lignende som han/hun på vegne av kommunen har kontakt med. 11. Behandling av informasjon / taushetsplikt For ansatte gjelder: Fortrolige opplysninger som mottas i forbindelse med behandling av saker i kommunen, må respekteres og ikke meddeles andre som ikke har krav på opplysninger i henhold til Forvaltningsloven, Offentlighetsloven eller annen særlov. Opplysningene må heller ikke brukes til personlig vinning. Dette gjelder også overfor andre tilsatte internt i kommunen som man ikke er i faglig samarbeid for utøvelse av Frogn kommunes virksomhet. Taushetsplikten gjelder også etter at arbeidstaker har sluttet/fratrådt stilling. All informasjon som gis i forbindelse med virksomhet for kommunen, skal være korrekt og pålitelig. For folkevalgte gjelder: Folkevalgte plikter å bevare taushet om opplysninger som er underlagt taushetsplikt som de får kjennskap til gjennom funksjonen som folkevalgt. Taushetsplikten gjelder også etter at den folkevalgte har fratrådt vervet. For retningslinjenes samtlige punkter, gjelder: Det henvises til Frogn kommunes øvrige retningslinjer og prosedyrer. 5

39 25/18 Folkevalgte og kommunalt ansatte i kommersiell markedsføring - Vurdering - 18/95-7 Folkevalgte og kommunalt ansatte i kommersiell markedsføring - Vurdering : Etiske retningslinjer Frogn kommune Vedlegg til etiske retningslinjer Teksten under, sammen med forvaltningslovens bestemmelser om habilitet, kan brukes til drøfting og klargjøring. Dersom personlige interesser kan påvirke avgjørelsen i en sak man selv har faglig ansvar for, eller for øvrig deltar i behandlingen av, skal dette tas opp med overordnede. Habilitetsvurdering når det gjelder folkevalgte foretas av det aktuelle folkevalgte organet. Den folkevalgte selv har ansvaret for å ta opp spørsmålet om egen habilitet. Eksempler på mulige konflikter kan være: Forretningsmessige forhold til tidligere arbeidsgiver eller arbeidskolleger. Lønnet bierverv/biarbeid som kan påvirke arbeidet i kommunen. Engasjement i interesseorganisasjon eller politisk virksomhet som berører forhold som enkelte arbeider med i kommunen. Personlige økonomiske interesser som kan føre til at vedkommende kommer i en konkurransesituasjon eller lojalitetskonflikt i forhold til kommunens virksomhet. Familiære eller andre nære sosiale forbindelser. Ledene stilling, styremedlem eller liknende i en forening, stiftelse eller selskap som er part i saken. I overordnet/underordnet-relasjoner bør nært slektskap eller familierelasjon unngås. Slike forhold skal tas opp med nærmeste overordnet for å løses ved overføring til annen arbeidsplass. Forvaltningsloven 6. (habilitetskrav). En offentlig tjenestemann er ugild til å tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller til å treffe avgjørelse i en forvaltningssak a) når han selv er part i saken; b) når han er i slekt eller svogerskap med en part i opp- eller nedstigende linje eller i sidelinje så nær som søsken; c) når han er eller har vært gift med eller er forlovet med eller er fosterfar, fostermor eller fosterbarn til en part; d) når han er verge eller fullmektig for en part i saken eller har vært verge eller fullmektig for en part etter at saken begynte; e) når han leder eller har ledende stilling i, eller er medlem av styret eller bedriftsforsamling for 1. et samvirkeforetak, eller en forening, sparebank eller stiftelse som er part i saken, eller 2. et selskap som er part i saken. Dette gjelder likevel ikke for person som utfører tjeneste eller arbeid for et selskap som er fullt ut offentlig eid og dette selskapet, alene eller sammen med andre tilsvarende selskaper eller det offentlige, fullt ut eier selskapet som er part i saken. 6

40 25/18 Folkevalgte og kommunalt ansatte i kommersiell markedsføring - Vurdering - 18/95-7 Folkevalgte og kommunalt ansatte i kommersiell markedsføring - Vurdering : Etiske retningslinjer Frogn kommune Likeså er han ugild når andre særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til hans upartiskhet; blant annet skal legges vekt på om avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for ham selv eller noen som han har nær personlig tilknytning til. Det skal også legges vekt på om ugildhetsinnsigelse er reist av en part. Er den overordnede tjenestemann ugild, kan avgjørelse i saken heller ikke treffes av en direkte underordnet tjenestemann i samme forvaltningsorgan. Ugildhetsreglene får ikke anvendelse dersom det er åpenbart at tjenestemannens tilknytning til saken eller partene ikke vil kunne påvirke hans standpunkt og verken offentlige eller private interesser tilsier at han viker sete. Rekkevidden av annet og fjerde ledd kan fastlegges nærmere ved forskrifter som gis av Kongen. Straffeloven Straffeloven har bestemmelser om korrupsjon og påvirkningshandel i straffeloven 387, 388, 389. Tjenestemannsloven Tjenestemannsloven 2 og den nye embets- og tjenestemannslov 2 er også sentrale innenfor dette feltet. Her er bestemmelser om at det ikke kan mottas en gave, provisjon, tjeneste eller lignende som er egnet til, eller som av giveren ment, å påvirke hans eller hennes tjenstlige handlinger. Arbeidsmiljøloven Arbeidsmiljøloven inneholder bestemmelser som ivaretar liv og helse til den enkelte ansatte og sikrer ivaretakelse av arbeidsmiljøet. Blant annet har arbeidstakerne en plikt til å underrette arbeidsgiver, verneombud og i nødvendig utstrekning andre arbeidstakere om feil eller mangler som kan medføre fare for liv og helse. Arbeidsgiver og alle ansatte i kommunen har et felles ansvar for å vise respekt for andre, forebygge helseskader, utvikle et godt arbeidsmiljø, ivareta god kvalitet og sikkerhet i arbeidsutførelsen og sørge for at miljøhensyn blir ivaretatt i den daglige drift. 7

41 25/18 Folkevalgte og kommunalt ansatte i kommersiell markedsføring - Vurdering - 18/95-7 Folkevalgte og kommunalt ansatte i kommersiell markedsføring - Vurdering : Folkevalgte og kommunalt ansatte i kommersiell markedsføring - Vurdering FOLLO INTERKOMMUNALE KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT ENEBAKK, FROGN, NESODDEN, OPPEGÅRD, SKI, VESTBY, ÅS Frogn kontrollutvalg Deres ref. Vår ref. 18/95-6 Saksbehandler Beate Nathalia Lillejord Kaldahl Dato Folkevalgte og kommunalt ansatte i kommersiell markedsføring - Vurdering Det vises til Frogn kommune kontrollutvalg sitt vedtak der sekretariatet skal: Foreta en generell vurdering av kommunalt ansatte og folkevalgtes deltakelse i kommersiell markedsføring i egenskap av å være folkevalgte eller ansatte. Bakgrunn: Bakgrunnen for bestillingen er bruken av ordfører i en annonse for Akershus Amtstidende tirsdag 3. april 218. Frogn kommune har utarbeidet og vedtatt etiske retningslinjer for ansatte og folkevalgte i kommunen. Retningslinjene ble først vedtatt i kommunestyret i sak 83/7 og ble sist revidert i sak 16/15. Frogn kommunes etiske retningslinjer (se vedlegg) berører ikke ansatte eller folkevalgtes deltakelse i reklame- eller annonseringsøyemed, heller ikke for kommersielle aktører med forbindelser til kommunen. Det fremkommer imidlertid retningslinjer om habilitet, og om bi-erverv. I Etiske retningslinjer for ansatte og folkevalgte i Frogn kommune fremkommer det følgende overordnede prinsipper: «Ansatte og folkevalgte i Frogn kommune skal følge både allmenetiske og forvaltningsetiske verdier og normer. De skal ikke la egne interesser påvirke saksbehandlingen, beslutninger eller arbeidet for øvrig. Kommunens verdier; respekt, engasjement, profesjonell og raushet skal ligge til grunn for arbeidet i Frogn kommune». Follo Interkommunale Kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks Ås e-post: FIKS@follofiks.no Besøksadresse: Rådhusplassen ÅS nettside: Mobil:

42 25/18 Folkevalgte og kommunalt ansatte i kommersiell markedsføring - Vurdering - 18/95-7 Folkevalgte og kommunalt ansatte i kommersiell markedsføring - Vurdering : Folkevalgte og kommunalt ansatte i kommersiell markedsføring - Vurdering Og; «Ledere på alle nivåer har et særlig ansvar for å tydeliggjøre og skape aksept for etisk forsvarlig adferd». Det ble utført en forvaltningsrevisjonsrapport i 217 vedrørende Etikk og habilitet i Frogn kommune av Deloitte, noe som kan belyse anvendelsen av de etiske retningslinjene i kommunen. Et sammendrag av rapporten gjengis derfor nedenfor: Rapporten viser at Frogn kommune har gjort kommunens etiske retningslinjer tilgjengelig for alle ansatte og folkevalgte og at kommunen har etablert rutiner for både gjennomføring av habilitetsvurderinger i forbindelse med behandling av saker i politisk organ. Habilitetsreglene som fremkommer av lovgivningen er ivaretatt i retningslinjene. Rapporten viser at Frogn kommune ikke har iverksatt tilstrekkelig med tiltak for å sikre at alle ansatte er kjent med innholdet i de etiske retningslinjene. Det blir heller ikke gjennomført systematisk kontroll av hvorvidt det nedover i organisasjonen blir arbeidet med å informere de ansatte om retningslinjene. Dette medfører etter revisjonens vurdering risiko for at ansatte ikke er tilstrekkelig kjent med hvordan de skal opptre i ulike situasjoner, eller hvilke bestemmelser som gjelder for de ansatte i Frogn kommune med hensyn til etisk adferd. Forvaltningsrevisjonen viser i tillegg at ikke alle ansatte i Frogn kommune er kjent med i hvilke situasjoner de skal vurdere egen habilitet eller bestemmelsene som gjelder for området. Det er i varierende grad etablert felles rutiner eller prosedyrer til bruk for å sikre etterleving av etiske retningslinjer og rettsregler knyttet til habilitet, og det foreligger ikke tydeliggjøring at avviksmeldingssystemet skal benyttes ved brudd på retningslinjene. Det er heller ikke etablert gjennomføringen av systematiske ROS-analyser på området som sikrer god internkontroll og det er ikke etablert felles rutiner for vurdering av habilitet som ansatte i Frogn kommune kan benytte seg av. Det øker etter revisjonens mening risikoen for at habilitetsvurderinger ikke blir gjennomført i alle saker der dette er relevant. Sammenligning: Undersøkelser viser at sammenlignbare kommuner delvis har inntatt bestemmelser vedrørende kommersielle aktører i sine etiske retningslinjer. I flere av kommunene er det gitt forbud mot å opptre i reklameøyemed for kommersielle aktører med et samarbeidsforhold med kommunen. Drammen kommune har i sin Etikk-plakat inntatt et forbud mot ansatte og folkevalgtes opptreden i reklame- eller Ås kommune- Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat Vår ref.: 18/95-6 Side 2 av 6

43 25/18 Folkevalgte og kommunalt ansatte i kommersiell markedsføring - Vurdering - 18/95-7 Folkevalgte og kommunalt ansatte i kommersiell markedsføring - Vurdering : Folkevalgte og kommunalt ansatte i kommersiell markedsføring - Vurdering annonseringsøyemed i sin helhet uten godkjenning fra nødvendig politisk organ. Kompetent politisk myndighet i Drammen kommune er Bystyret. I tre kommuner har ordfører stilt opp i reklame/annonsering og mottatt skarp kritikk for opptredenen, blant annet Sortland kommune, Eidsberg kommune og Våler kommune. Samtlige reklamer/annonser ble kritisert i gjeldende lokalavis for området, gjengitt ved utdrag nedenfor: Moss avis : - Man skal være veldig forsiktig med å gjøre dette. Ordførere bør bare reklamere for å fremme næringsvirksomhet i kommunen, sier valgforsker Frank Aarebrot. Hvorfor er dette problematisk? En ordfører er kommunens fremste folkevalgte og bør ikke fremme interessene til én av mange konkurrenter. Dette handler om habilitet og hvilken rolle man skal følge som ordfører, sier Aarebrot.» Også Trond Nordby, professor i statsvitenskap ved Universitetet i Oslo, sier ordførere bør unngå å stille opp i reklame. - Ordføreren har blitt gitt en posisjon i offentligheten. Man skal ikke bruke den posisjonen til å reklamere for ett produkt som er i konkurranse med andre. Dette produktet får da et konurransefortrinn. Habiliteten til ordføreren kan også komme i fare, sier han. NRK Østfold : Likevel får opptredenen statsviter og historiker Trond Nordby ved Universitetet i Oslo til å reagere. - Jeg syns det er helt forkastelig. For det første er ikke is sunt, og i tillegg er dette en kommersiell link. Han kan ikke ha tenkt seg om før han gjorde dette, sier Nordby. Professoren begrunner dette med at ordføreren ofte fremstår som en autoritet i lokalsamfunnet, og at det da blir feil å reklamere for en bedrift på bekostning av konkurrentene. - Hvis han ikke klarer å innse at dette er feil, så bør han trekke seg som politiker. Nordby får langt på vei støtte av rektor Trond Blindheim ved Høgskolen Kristiania. - Han som politiker bør ikke være med i reklame. Det kan bli feil i forhold til konkurrentene, sier Blindheim. Bladet Vesterålen : - Først av alt vil jeg si at jeg stor forståelse for avisas reklamekampanje, men jeg er virkelig forundret over at ordføreren stiller seg opp og reklamerer for den ene av våre to lokalaviser i Sortland (Ann-Rita Mårstad, Sortland Høyre). - Jeg har fått mange reaksjoner på at ordfører driver reklame for en avis og at det må være et klart brudd på Sortland kommune sine etiske retningslinjer. Ås kommune- Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat Vår ref.: 18/95-6 Side 3 av 6

44 25/18 Folkevalgte og kommunalt ansatte i kommersiell markedsføring - Vurdering - 18/95-7 Folkevalgte og kommunalt ansatte i kommersiell markedsføring - Vurdering : Folkevalgte og kommunalt ansatte i kommersiell markedsføring - Vurdering I paragraf 6, pkt F står det tydelig; «Folkevalgte og ansatte kan ikke delta i reklameøyemed i media for leverandører som kan være en tilbyder, leverer eller har levert produkter eller tjenester til kommunen» - En ordfører har et særlig ansvar for å være seg bevisst det å opptre likt overfor konkurrerende aktører innenfor et felt. Det hun nå har gjort er å utfordre likebehandlingsprinsippet. Tilbakemelding: Sekretariatet mottok tilbakemelding fra ordfører i e-post datert med tittel: «Svar på spørsmål fra kontrollutvalget». I e-posten står det: «I forbindelse med at Akershus Amtstidende skulle kjøre en kampanje på å få sine lesere over på digitalt mottak av sin avis ble en del lokalt kjente personer forespurt om å være «blikkfang» i avisen på oppfordringen om å registrere seg. Også jeg fikk den forespørselen. Til det svarte jeg ja, da jeg mente og mener det er en fornuftig oppfordring å komme med». «Jobben» som «modell» ble selvfølgelig ikke honorert med hverken penger eller andre ytelser.» Sekretariatets vurdering: KS har sammenfattet boken «Tillit» som er ment som et tillegg til KS Folkevalgtprogram som inkluderer fire dager gratis opplæring/kursing i det å være folkevalgt. Boken fokuserer på etisk riktig adferd for å oppnå og beholde tillitt hos innbyggerne. Boken oppfordrer folkevalgte til å reflektere over og utøve etisk forsvarlig adferd i sin rolle som folkevalgt. Å reflektere over og utøve etisk forsvarlig adferd krever et bevisst tankesett om hvordan man angriper og utøver rollen som folkevalgt. Konkurransehensyn I Frogn kommune foreligger det to konkurrerende lokalaviser, henholdsvis Amtstidende og Østlandets Blad. Undersøkelser viser at Frogn kommune har abonnementsordninger med Amtstidene, Østlandets Blad og Aftenposten. I den konkrete saken er sekretariatet av den oppfatning at annonsen er egnet til å gi et fortrinn for én av de konkurrerende kommersielle aktørene i området og at opptredenen derfor var uheldig. Det kan vurderes om opptredenen eller lignende situasjoner kan være ansett å være i konflikt med retningslinjenes overordnende prinsipper, samt retningslinjene vedrørende habilitet. På et generelt grunnlag er det uheldig dersom en folkevalgt og/eller ansatt opptrer i kommersiell sammenheng der én konkurrerende aktør kan få et fortrinn på bakgrunn av opptredenen. Slike forbindelser bør derfor unngås, selv om tanken om å fremme lokalt næringsliv er den motiverende årsaken. En folkevalgt og/eller ansatt bør alltid vurdere om en opptreden i kommersiell sammenheng kan påvirke konkurranseforhold eller virke uheldig på bakgrunn av hensynet til kommunens omdømme. Ås kommune- Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat Vår ref.: 18/95-6 Side 4 av 6

45 25/18 Folkevalgte og kommunalt ansatte i kommersiell markedsføring - Vurdering - 18/95-7 Folkevalgte og kommunalt ansatte i kommersiell markedsføring - Vurdering : Folkevalgte og kommunalt ansatte i kommersiell markedsføring - Vurdering Opptreden i kommersielle sammenhenger: Opptreden i kommersielle sammenhenger vil kunne avhenge av organisatorisk plassering. Det vil eksempelvis i noen saker være mer uheldig at rådmannen reklamerer for et produkt eller en tjeneste enn en ansatt i skoleverket (og omvendt). Vurderingen av om en opptreden er etisk forsvarlig eller ikke vil bero på flere faktorer. Det vil blant annet være av betydning om personen har særlig påvirkningskraft, konkurransehensyn som tidligere nevnt, om personen mottar honorar for opptredenen og habilitetsvurderinger m.m. En uttømmende liste over vurderingsmomenter kan vanskelig oppstilles og det må foretas en konkret vurdering i hver enkelte sak. I egenskap av å være ansatt vil vurderinger som foretas av sin egen rolle innenfor en organisasjon kunne være noe annerledes enn for folkevalgte. Generelt kan det imidlertid sies at en ansatt har like krav til etisk adferd på bakgrunn av å ivareta arbeidsgivers interesser, sammenholdt med lojalitetsplikten. Offentlige ansatte må, som folkevalgte, være bevisst sin adferd, særlig i arbeidssammenheng. Å delta i kommersielle sammenhenger bør alltid vurderes konkret og opp mot sin rolle innenfor en organisasjon. Som hovedregel bør ansatte, som folkevalgte, være forsiktige med å opptre for kommersielle aktører, særlig i sammenheng med sin rolle som ansatt og for aktører med forbindelser til kommunen. På ovennevnte bakgrunn kan forskjellige godkjenningsordninger mulig vurderes som hensiktsmessig vedrørende folkevalgte og ansattes deltakelse i kommersiell markedsføring. Det kan eksempelvis være aktuelt at ansatte må vurderes av enhetsleder og politisk organ ved folkevalgte og administrasjonen i kommunen. Her vil organisatorisk plassering være avgjørende. I tillegg kan saker av prinsipiell karakter avgjøres på det høyeste nivået. Dersom det i tillegg blir gitt honorar for opptredenen er det nærliggende å vurdere markedsføringen som et bi-erverv. I tillegg må det, ved mottakelse av honorar, vurderes hvorvidt opptredenen faller innunder regelverket for korrupsjon. Om korrupsjon I straffeloven 387 er korrupsjon vurdert slik: Å kreve, motta eller aksepterer et tilbud om en utilbørlig fordel i anledning av stilling, verv eller oppdrag, eller å gi eller tilby noen en utilbørlig fordel i anledning stilling, verv eller oppdrag. En «utilbørlig fordel» er i henhold til forarbeidene til endringen av straffeloven i 23 «alt som den passive parten mener han/hun har interesse av eller kan dra fordel av». Definisjonen favner vidt og kan omfatte både økonomiske og ikke-økonomiske fordeler. For offentlige ansatte og folkevalgte kan en opptreden for en kommersiell aktør gi inntrykket av korrupsjon, noe som er særdeles uheldig for kommunens Ås kommune- Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat Vår ref.: 18/95-6 Side 5 av 6

46 25/18 Folkevalgte og kommunalt ansatte i kommersiell markedsføring - Vurdering - 18/95-7 Folkevalgte og kommunalt ansatte i kommersiell markedsføring - Vurdering : Folkevalgte og kommunalt ansatte i kommersiell markedsføring - Vurdering omdømme, selv der faktisk korrupsjon ikke kan påvises. Det er tilstrekkelig uheldig at innbyggerne kan oppfatte handlingen som korrupsjon. I en brukerundersøkelse utført av DIFI i 213 fremkom det at: «Halvparten av befolkningen tror at korrupsjon, slik som bestikkelser/«smøring» og favorisering av familie og venner skjer i kommuner» (Difi 213). Ettersom en kommune i stor grad er avhengig av befolkningens tillitt, vil enhver handling som er egnet til å styrke en slik mistanke være uheldig, både der handlingen utføres av en ansatt eller en folkevalgt. Kommersiell markedsføring omfatter ofte en gjenytelse, slik som honorar m.m. Gråsoner mellom etisk korrekt adferd og korrupsjon kan derfor enkelt forekomme. Oppsummering: Området etikk favner vidt og det kan være utfordrende å konstruere presise retningslinjer som omfatter ethvert etisk dilemma som kan oppstå. Det avgjørende vil være å bevisstgjøre både ansatte og folkevalgte vedrørende de etiske problemstillingene kommersiell markedsføring kan medføre. Det kan synes hensiktsmessig å vurdere sekretariatets anbefalinger sammen med funnene som fremkom i forvaltningsrevisjonsrapporten Etikk og habilitet i Frogn kommune. Anbefalinger: Sammenfatningsvis vil sekretariatet komme med følgende anbefalinger: Frogn kommune bør innta bestemmelser i etiske retningslinjer vedrørende kommunalt ansatte og folkevalgtes deltakelse i kommersiell markedsføring i egenskap av å være folkevalgte eller ansatte. Frogn kommune bør innta bestemmelser i etiske retningslinjer vedrørende kommunalt ansatte og folkevalgtes deltakelse i kommersiell markedsføring der kommunen tidligere har hatt, har, eller kan få aktøren som samarbeidspartner. Frogn kommune bør innta bestemmelser i etiske retningslinjer vedrørende kommunalt ansatte og folkevalgtes deltakelse i kommersiell markedsføring der honorar eller andre ytelser blir gitt som gjenytelse for opptredenen. Med hilsen Beate Nathalia Lillejord Kaldahl rådgiver/jurist Ås kommune- Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat Vår ref.: 18/95-6 Side 6 av 6

47 26/18 Kontroll og revisjon - Budsjett /114-1 Kontroll og revisjon - Budsjett 219 : Kontroll og revisjon - Budsjett 219 KONTROLLUTVALGET I FROGN PS 26/18 Kontroll og revisjon - Budsjett 219 Saksbehandler: Kjell Tore Wirum Behandlingsrekkefølge Frogn kontrollutvalg Saksnr.: 18/114-1 Møtedato Sekretariatets innstilling: 1. Frogn kommunes utgifter til kontroll og revisjon 219 foreslås budsjettert til kr Tekst Budsjett 219 Kontrollutvalgets drift 18 Kjøp av sekretariatstjenester (FIKS) 249 Kjøp av revisjonstjenester - Regnskapsrevisjon (KPMG) Forvaltningsrevisjon (anbud) 498 SUM Forslaget følger Frogn formannskap sin innstilling vedrørende Frogn kommunes budsjett for 219. Avgjørelsesmyndighet: Frogn kommunestyre Vedlegg: Saksutskrift Styret i FIKS Budsjett 219, FIKS Budsjett 219 Vedtak i saken sendes til: Frogn formannskap SAKSUTREDNING: HJEMMEL Det følger av Forskrift 15.juni 24 nr.95 om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 18: 18.Budsjettbehandlingen Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Der kommunen eller fylkeskommunen har en egen revisjon avgir revisjonen innstilling til kontrollutvalget om budsjett for revisjonen. Forslaget skal inneholde budsjetterte utgifter til kjøp av revisjonstjenester, sekretariatstjenester og direkte utgifter til kontrollutvalget.

48 26/18 Kontroll og revisjon - Budsjett /114-1 Kontroll og revisjon - Budsjett 219 : Kontroll og revisjon - Budsjett 219 KOSTRA-funksjon 11 Kontroll og revisjon KOSTRA-funksjon 11 omfatter følgende: «Utgifter og inntekter knyttet til kommunens kontrollutvalg etter kommuneloven 77 og revisjon etter kommuneloven 78. Herunder møtegodtgjørelser og andre utgifter knyttet til møteavvikling i kontrollutvalget, utgifter knyttet til kontrollutvalgssekretariatet, og utgifter knyttet til regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon.» VURDERING Kontrollutvalgets drift Dette omfatter møtegodtgjørelse, møteutgifter, abonnementer og kurs. De direkte kostnadene til kontrollutvalget avhenger av antall møter og deltakelsen på kurs o.a. For 219 legges det til grunn åtte møter, inkludert ett møte i faglig forum for kontrollutvalgene i Follo. I henhold til Frogn kommunes satser for godtgjøring 218, mottar utvalgets leder en godtgjøring tilsvarende 6 % av ordførers godtgjøring. Årlig godtgjørelse for leder er i dag kr ,De øvrige utvalgsmedlemmene mottar en godtgjørelse som tilsvarer,15 % av ordførers godtgjørelse pr. møte. Godtgjørelsen er i dag kr pr. møte. Funksjon Utvalgets leder Utvalgets medlemmer (4) Til sammen Pr møte Årlig Sum Kontrollutvalget har siden 213 vært medlem av Forum for kontroll og tilsyn (FKT) og utvalget har vært representert på deres fagkonferanser og årsmøte. Medlemskontingenten for 219 er fastsatt til kr 8.-. Utvalgets medlemmer har også hvert år deltatt på den årlige NKRFs kontrollutvalgskonferanse i januar/februar. Kontrollutvalget kan benytte seg av NKRFs medlemstilbud gjennom FIKS sitt bedriftsmedlemskap. Begge konferansene er viktige for opplæring og nye impulser til kontrollutvalget og det foreslås at det settes av midler for at alle medlemmene kan delta på minst én konferanser hver. Abonnementet til medlemmene på «Kommunal rapport», kr pr abonnement, foreslås videreført. Budsjettforslag kontrollutvalgets drift 219 Beskrivelse Sum Godtgjørelse 99 Arbeidsgiveravgift (14,1 pst.) 14 Abonnement Kommunal Rapport Medlemskontingent FKT 8 Bevertning (ved møter ol) 4 Side 2 av 4

49 26/18 Kontroll og revisjon - Budsjett /114-1 Kontroll og revisjon - Budsjett 219 : Kontroll og revisjon - Budsjett 219 Kurs og opplæring Skyss-/kilometergodtgjørelse Til sammen Kjøp av administrasjons- og sekretariatstjenester Frogn kommune kjøper sekretariatstjenester for kontrollutvalget hos Follo Interkommunale Kontrollutvalgssekretariat (FIKS). FIKS er et interkommunalt samarbeid etter koml. 27. Alle syv Follo-kommunene deltar i FIKS. Sekretariatet består av 1,6 årsverk. FIKS forbereder og følger opp kontrollutvalgets møter, har sekretæransvaret og utreder saker. Sekretariatets driftsutgifter fordeles med et likt basistilskudd på hver kommune for 5 % av driftskostnadene. De resterende 5 % av driftskostnadene fordeles etter folketall. Styret for FIKS har fastsatt budsjettet for FIKS for 219 til kr 1 97,- i driftsutgifter. Frogn kommunes andel av kostnadene for 219 blir kr Dette utgjør en økning på 4,18 % i forhold til 218. Kjøp av revisjonstjenester Regnskapsrevisjon I henhold til avtalen med KPMG skal regnskapsrevisjonen utføres til en årlig fast pris og kan reguleres ved begynnelsen av hvert regnskapsår etter endringene i konsumprisindeksen for det foregående år. Avtalens varighet er 2 år med opsjon på år. Med utgangspunkt i en endring av konsumprisindeksen på 3, pst. vil regnskapsrevisjon for 219 beløpe seg til kr. 349,- inklusive mva. Frogn kommunestyre vedtok i sak 162/17 å benytte seg av 2.opsjonen til å fornye avtalen med KPMG med ett år (fra 1. mai 218 til 3. april 219). Avtalen kan etter dette ikke fornyes. Kontrollutvalget vil legge frem en egen sak om konkurranseutsetting av regnskapsrevisjon for kommunestyret vinteren 218/219. Det er ikke tatt høyde for endring av pris som følge av en eventuell konkurranseutsetting i 218/219. Forvaltningsrevisjon Frogn kommune har valgt å konkurranseutsette forvaltningsrevisjon årlig. Forvaltningsrevisjon 219 skal settes ut på anbud. Det foreslås at kontrollutvalget innstiller om valg av prosjekt og valg av leverandør når kommunestyrets budsjettvedtak foreligger. Ordningen med to prosjekter per år foreslås videreført i 219, og at det med utgangspunkt i pristilbudene mottatt i 218 samt endringen i konsumprisindeks på tjenester, settes av kr 498,- inkl. mva. til formålet. Side 3 av 4

50 26/18 Kontroll og revisjon - Budsjett /114-1 Kontroll og revisjon - Budsjett 219 : Kontroll og revisjon - Budsjett 219 Oppsummering På denne bakgrunn fremmes følgende forslag til budsjett for kontroll og revisjon i 219: Beskrivelse Kontrollutvalgets drift Kjøp av sekretariatstjenester (FIKS) Kjøp av revisjonstjenester - Regnskapsrevisjon (KPMG) - Forvaltningsrevisjon (anbud) SUM Budsjett Budsjett Budsjett Avslutning Saken legges frem for kontrollutvalget til behandling. Saksutredningen skal følge med til kommunestyret ved behandling av kommunens budsjett for 219. Ås, Kjell Tore Wirum/s./ kontrollsekretær Side 4 av 4

51 26/18 Kontroll og revisjon - Budsjett /114-1 Kontroll og revisjon - Budsjett 219 : Saksutskrift Styret i FIKS Budsjett 219 FOLLO INTERKOMMUNALE KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT ENEBAKK, FROGN, NESODDEN, OPPEGÅRD, SKI, VESTBY, ÅS Saksutskrift FIKS Budsjett 219 Arkivsak-dok. Saksbehandler 18/17-1 Kjell Tore Wirum Saksgang 1 Styret i FIKS Møtedato Saknr 1/18 Styret i FIKSs behandling : Daglig leder redegjorde for budsjettet og svarte på spørsmål fra styrets medlemmer. Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Styret i FIKSs vedtak : 1. Styret vedtar følgende driftsbudsjett for FIKS for 219: Lønn og sosiale utgifter Kjøp av varer og tjenester inkl. mva. Kjøp fra andre SUM Refusjon fra kommuner Momskompensasjon Resultat kr 1 55 kr 36 kr 15 kr 1 97 kr 1 96 kr 1 kr 2. Driftsutgiftene refunderes av deltakerkommunene med følgende fordeling: Enebakk Frogn Nesodden Oppegård Ski Vestby Ås kr 216 kr 249 kr kr 328 kr kr 261 kr Styret slutter seg til forslaget til økonomiplan Saksutskriften bekreftes Ås, 2.august 218 Kjell Tore Wirum Kontrollsjef/daglig leder Follo Interkommunale Kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks Ås e-post: FIKS@follofiks.no Besøksadresse: Rådhusplassen ÅS nettside: Telefon: Telefon: Mobil:

52 26/18 Kontroll og revisjon - Budsjett /114-1 Kontroll og revisjon - Budsjett 219 : Saksutskrift Styret i FIKS Budsjett 219 Saksfremlegg Sekretariatets innstilling: 1. Styret vedtar følgende driftsbudsjett for FIKS for 219: Lønn og sosiale utgifter Kjøp av varer og tjenester inkl. mva. Kjøp fra andre SUM Refusjon fra kommuner Momskompensasjon Resultat kr 1 55 kr 36 kr 15 kr 1 97 kr 1 96 kr 1 kr 2. Driftsutgiftene refunderes av deltakerkommunene med følgende fordeling: Enebakk Frogn Nesodden Oppegård Ski Vestby Ås kr 216 kr 249 kr kr 328 kr kr 261 kr Styret slutter seg til forslaget til økonomiplan Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyrene i deltakerkommunene Vedlegg: FIKS Budsjett 219, FIKS Refusjon fra kommuner 219, FIKS ØP Vedtak i saken sendes til: Kontrollutvalgene i deltakerkommunene SAKSUTREDNING: Budsjettet er en videreføring av aktivitetene på 218-nivå. Lønn og sosiale utgifter Lønn og sosiale utgifter er de største postene på budsjettet. Det legges opp til en lønnsvekst for sekretariatets ansatte på 3 pst. Godtgjørelsen til styret skal tilsvare vertskommunens satser. Det foreslås budsjettert kr 1.2,- pr. møte. Styrets leder får dobbelt godtgjøring. Kjøp av varer og tjenester Kjøp av varer og tjenester justeres med en gjennomsnittlig prisvekst på 2 pst. Ås kommune Vår ref.: 18/17 Side 2 av 3

53 26/18 Kontroll og revisjon - Budsjett /114-1 Kontroll og revisjon - Budsjett 219 : Saksutskrift Styret i FIKS Budsjett 219 Kompetanseutviklingstiltak gjelder primært faglig forum og utgiftene vil variere noe avhengig av programmet. Ordningen med årlig Faglig forum videreføres. Budsjettposten tar ikke høyde for dyre og etterspurte foredragsholdere. Folkevalgtopplæring av nye kontrollutvalg utsettes til vinter/vår 22. Kostnadene til dette refunderes i sin helhet fra deltakerkommunene etter deltakelse. Kurs og opplæring for sekretariatets ansatte økes til 5. kroner. Basisen for husleieberegningen vil, pga. flytting til andre kontorer i 218/219, bli grunnlag for justering. Posten foreslås justert i tråd med prisstigningen. Serviceavtalen med Ås kommune (lønn og regnskapsføring, arkiv, IKT og noe rådgivning) justeres i tråd med prisstigningen. Refusjoner Utgiftene til driftsbudsjettet refunderes av medlemskommunene. 5 % av driftsbudsjettet fordeles likt mellom kommunene og 5 % i forhold til folketallet. I fordelingen for 219 er folketallet i kommunene pr lagt til grunn. Budsjettforslaget innebærer at refusjonene fra kommunene økes med 4,8% sammenlignet med 218. Økonomiplan Forslaget til økonomiplan baseres på en årlig lønnsvekst på 3 pst og en årlig prisvekst på 2 pst. For fordeles kostnadene på 6 kommuner (Oppegård og Ski blir Nordre Follo fra ). Avsluttende kommentar Forslag til budsjett åpner ikke for stort handlingsrom, men skal kunne sikre at kontrollutvalgene får en noenlunde forsvarlig sekretærbistand. Budsjettet åpner ikke for at sekretariatet kan påta seg utredningsarbeid av en viss størrelse ut over ordinær sekretærbistand. Avslutning Saken legges frem for styret til behandling. Ås, Kjell Tore Wirum/s./ Kontrollsjef/daglig leder Ås kommune Vår ref.: 18/17 Side 3 av 3

54 26/18 Kontroll og revisjon - Budsjett /114-1 Kontroll og revisjon - Budsjett 219 : FIKS Budsjett 219

55 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : Referat og orienteringer KONTROLLUTVALGET I FROGN PS 27/18 Referat og orienteringer Saksbehandler: Kjell Tore Wirum Behandlingsrekkefølge Frogn kontrollutvalg Saksnr.: 18/8-2 Møtedato Sekretariatets innstilling: Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Vedlegg: Vedtak K sak Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport - PP-tjenesten i Frogn kommune, Protokoll Frogn KU 14518, Faglig forum 218, FKT Regional høstkonferanse Program, FIKS Årsberetning 217, Styret FIKS Behandlede saker 217, FIKS Årsregnskap 217, Refusjon fra andre kommuner 217, KOFA Klagenemdas avgjørelse sak 217-1, Saksframlegg Tertialrapport nr , Frogn kommune Tertialrapport nr 1 218, Aktivitetsplan Frogn KU SAKSUTREDNING: Referatsaker (RS): RS 6/18 RS 7/18 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport PP-tjenester i Frogn kommune, Saksprotokoll K sak 67/18 (vedlagt) Valg av forvaltningsrevisor 218 (unntatt etter offentleglova 23 tredje ledd), Saksprotokoll K sak 68/18 (ikke vedlagt) Orienteringssaker (OS): OS 14/18 OS 15/18 OS 16/18 OS 17/18 OS 18/18 OS 19/18 OS 2/18 Protokoll Frogn KU (vedlagt) Faglig forum 218 program (vedlagt) FKT Regional høstkonferanse 218 program (vedlagt) FIKS Årsberetning 217 og Årsregnskap 217 (vedlagt) KOFA, Klagenemndas avgjørelse sak 217/1 (vedlagt) Frogn kommune Tertialrapport nr (vedlagt) Aktivitetsplan pr (vedlagt) Ås, Kjell Tore Wirum/s./ kontrollsekretær

56 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : Vedtak K sak Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport - PP-tjenesten i Frogn kommune Frogn kommune Saksprotokoll Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport - PP-tjenester i Frogn kommune Saksbehandler: Guro Merlid Behandlet av 1 Kommunestyret Saksnr.: 67/18 16/1375 Møtedato Tittel Kommunestyret s behandling : Votering: Kontrollutvalgets innstilling ble enstemmig vedtatt. Kommunestyret s vedtak : 1. Kommunestyret tar rådmannens rapport om oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten PP-tjenesten i Frogn kommune, datert , til orientering. 2. Kommunestyret forutsetter at revisjonens anbefalinger følges opp i forbindelse med rådmannens årlige budsjettforslag. Saksprotokollen bekreftes Frogn, 18. juni 218 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent Postadresse Postboks Drøbak postmottak@frogn.kommune.no Besøksadresse Rådhusveien Drøbak Telefon Telefaks Org.nr. Bankgiro Side 1 av 1

57 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : Protokoll Frogn KU MØTEPROTOKOLL Frogn kontrollutvalg Møtetid: Sted: kl. 14: Møterom Fraunar, Frogn rådhus Av utvalgets medlemmer/varamedlemmer møtte 4 av 5. Møtende medlemmer: Knut Erik Robertsen (AP) leder, Øyvind Solli (H) nestleder, Eva Jorun Bækken Haugen (H) Møtende varamedlemmer: Ludolf Bjelland (H) Forfall: Helge G. Simonsen (V), Tom Lennart Pedersen (PP) Fra administrasjonen møtte: Harald Karsten Hermansen, rådmann (under sakene 13/18 18/18) Olav Neander, kommunalsjef Oppvekst og kultur (under sakene 13/18 17/18) Fritz Arne Solhaug, kommunalsjef Helse, omsorg og velferd (under sakene 13/18 17/18) Jo-Ragnar Finserås, enhetsleder Enhet for økonomi, digitalisering og IKT (under sakene 13/18 16/18) Fra Drøbak Frogn Idrettsarena KF møtte: Siv-Katrin Ramskjell, daglig leder (under sakene 13/18 16/18) Fra KPMG AS møtte: Rune Johansen, Senior Manager (under sakene 13/18 2/18) Møtesekretær: Kjell Tore Wirum, kontrollsekretær FIKS Diverse merknader: Innkalling og sakliste ble godkjent Senior Manager Rune Johansen innledet møtet med et kurs i kommuneregnskap. Møtet ble lukket under behandling av sak 21/18, jfr. Koml. 31 nr.2. Møteprotokoll godkjent Knut Erik Robertsen/s./ Leder Øyvind Solli/s./ Nestleder

58 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : Protokoll Frogn KU Saksliste Side Saker til behandling 13/18 18/92-1 Frogn kommune - Årsmelding /18 18/78-2 Frogn kommune - Årsregnskap /18 18/82-1 Drøbak Frogn Idrettsarena KF - Årsregnskap /18 17/197-5 Oppsummering revisjon /18 16/ Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten - PPtjenesten i Frogn kommune 9 18/18 18/95-1 Henvendelse til kontrollutvalget - Påstander mot ordfører /18 18/95-2 Henvendelse til kontrollutvalget - Påstander mot ordfører /18 18/8-1 Referat og orienteringer 12 21/18 18/18-11 Valg av forvaltningsrevisor Unntatt etter offentlighetsloven Offl 23 tredje led 13 Eventuelt Frogn kontrollutvalg Side 2 av 14

59 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : Protokoll Frogn KU Frogn KU-13/18 Frogn kommune - Årsmelding 217 Sekretariatets innstilling: Kontrollutvalget tar Frogn kommunes årsmelding for 217 til orientering. Frogn kontrollutvalgs behandling : Leder innledet. Rådmann Harald K. Hermansen orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Enhetsleder for økonomi. Digitalisering og IKT, Jo-Ragnar Finserås supplerte rådmannens orientering. Ved en inkurie hadde Frogn kommune oversendt en kortversjon av årsmeldingen til kontrollutvalget. Sekretariatet vil ettersende årsmeldingen i fullversjon. Votering: Innstillingen enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak : Kontrollutvalget tar Frogn kommunes årsmelding for 217 til orientering. Frogn kontrollutvalg Side 3 av 14

60 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : Protokoll Frogn KU Frogn KU-14/18 Frogn kommune - Årsregnskap 217 Sekretariatets innstilling: Kontrollutvalgets uttalelse om Frogn kommunes årsregnskap for 217 Kontrollutvalget har i møte i sak 14/18 behandlet Frogn kommunes årsregnskap for 217. Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, revisjonsberetningen, datert , og rådmannens årsmelding for 217. I tillegg har ansvarlig revisor og rådmannen supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger. Kontrollutvalget har merket seg at Frogn kommunes regnskap for 217 viser et overskudd/mindreforbruk på 18,39 mill. kroner, mens netto driftsresultat er positivt med 29,387 mill. kroner. Årets overskudd vil av rådmannen bli foreslått avsatt til fond. Kontrollutvalget har ingen innvendinger mot dette forslaget. Budsjettdisiplinen har stor sett vært god innenfor de fleste ansvarsområder. Det er spesielt innenfor Barnehager, Drøbak skole, Dyrløkkeåsen skole, Seiersten skole, Pleie og omsorg i institusjon, Hjemmebaserte tjenester, Enhet for barn, unge og familier, Psykisk helse og rustjenester og NAV at det er vesentlig merforbruk i forhold til budsjett. Det er redegjort for avvikene i rådmannens årsmelding. Ut over ovennevnte, og det som fremgår av saksfremlegget til kontrollutvalget i regnskapssaken og revisjonsberetningen av , har kontrollutvalget ikke merknader til Frogn kommunes årsregnskap for 217. Frogn kontrollutvalgs behandling : Enhetsleder for økonomi. Digitalisering og IKT, Jo-Ragnar Finserås redegjorde for årsregnskapet og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer Rådmann Harald K Hermansen supplerte redegjørelsen og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Frogn kontrollutvalgs vedtak : Kontrollutvalgets uttalelse om Frogn kommunes årsregnskap for 217 Kontrollutvalget har i møte i sak 14/18 behandlet Frogn kommunes årsregnskap for 217. Frogn kontrollutvalg Side 4 av 14

61 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : Protokoll Frogn KU Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, revisjonsberetningen, datert , og rådmannens årsmelding for 217. I tillegg har ansvarlig revisor og rådmannen supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger. Kontrollutvalget har merket seg at Frogn kommunes regnskap for 217 viser et overskudd/mindreforbruk på 18,39 mill. kroner, mens netto driftsresultat er positivt med 29,387 mill. kroner. Årets overskudd vil av rådmannen bli foreslått avsatt til fond. Kontrollutvalget har ingen innvendinger mot dette forslaget. Budsjettdisiplinen har stor sett vært god innenfor de fleste ansvarsområder. Det er spesielt innenfor Barnehager, Drøbak skole, Dyrløkkeåsen skole, Seiersten skole, Pleie og omsorg i institusjon, Hjemmebaserte tjenester, Enhet for barn, unge og familier, Psykisk helse og rustjenester og NAV at det er vesentlig merforbruk i forhold til budsjett. Det er redegjort for avvikene i rådmannens årsmelding. Ut over ovennevnte, og det som fremgår av saksfremlegget til kontrollutvalget i regnskapssaken og revisjonsberetningen av , har kontrollutvalget ikke merknader til Frogn kommunes årsregnskap for 217. Frogn kontrollutvalg Side 5 av 14

62 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : Protokoll Frogn KU Frogn KU-15/18 Drøbak Frogn Idrettsarena KF - Årsregnskap 217 Sekretariatets innstilling: Kontrollutvalgets uttalelse om Drøbak Frogn Idrettsarena KFs årsregnskap for 217 Kontrollutvalget har i møte i sak 15/18 behandlet Drøbak Frogn Idrettsarena KFs årsregnskap for 217. Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, revisjonsberetningen, datert , og Drøbak Frogn Idrettsarena KFs årsberetning for 217. I tillegg har ansvarlig revisor og rådmannen/daglig leder supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger. Kontrollutvalget har merket seg at Drøbak Frogn Idrettsarena KFs regnskap for 217 viser et overskudd/mindreforbruk på 197 kroner, mens netto driftsresultat er positivt med 197 kroner. Budsjettdisiplinen har stor sett vært god. Det er redegjort for avvikene i årsberetningen. Ut over ovennevnte, og det som fremgår av saksfremlegget til kontrollutvalget i regnskapssaken og revisjonsberetningen av , har kontrollutvalget ikke merknader til Drøbak Frogn Idrettsarena KFs årsregnskap for 217. Frogn kontrollutvalgs behandling : Leder innledet. Daglig leder i Drøbak Frogn Idrettsarena KF, Siv-Katrin Ramskjell orienterte om driften i 217 og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Rådmann Harald K Hermansen supplerte orienteringen og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Frogn kontrollutvalgs vedtak : Kontrollutvalgets uttalelse om Drøbak Frogn Idrettsarena KFs årsregnskap for 217 Kontrollutvalget har i møte i sak 15/18 behandlet Drøbak Frogn Idrettsarena KFs årsregnskap for 217. Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, revisjonsberetningen, datert , og Drøbak Frogn Idrettsarena KFs årsberetning for 217. I tillegg har ansvarlig revisor, daglig leder og rådmannen supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger. Frogn kontrollutvalg Side 6 av 14

63 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : Protokoll Frogn KU Kontrollutvalget har merket seg at Drøbak Frogn Idrettsarena KFs regnskap for 217 viser et overskudd/mindreforbruk på 197 kroner, mens netto driftsresultat er positivt med 197 kroner. Budsjettdisiplinen har stor sett vært god. Det er redegjort for avvikene i årsberetningen. Ut over ovennevnte, og det som fremgår av saksfremlegget til kontrollutvalget i regnskapssaken og revisjonsberetningen av , har kontrollutvalget ikke merknader til Drøbak Frogn Idrettsarena KFs årsregnskap for 217. Frogn kontrollutvalg Side 7 av 14

64 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : Protokoll Frogn KU Frogn KU-16/18 Oppsummering revisjon 217 Sekretariatets innstilling: Kontrollutvalget tar KPMG AS sin rapport «Oppsummering av revisjon 217» til orientering. Frogn kontrollutvalgs behandling : Leder innledet. Senior Manager Rune Johansen redegjorde for rapporten og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Frogn kontrollutvalgs vedtak : Kontrollutvalget tar KPMG AS sin rapport «Oppsummering av revisjon 217» til orientering. Frogn kontrollutvalg Side 8 av 14

65 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : Protokoll Frogn KU Frogn KU-17/18 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten - PP-tjenesten i Frogn kommune Sekretariatets innstilling: Saken oversendes kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar rådmannens rapport om oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten PP-tjenesten i Frogn kommune, datert , til orientering. 2. Kommunestyret forutsetter at revisjonens anbefalinger følges opp i forbindelse med rådmannens årlige budsjettforslag. Frogn kontrollutvalgs behandling : Leder innledet. Kommunalsjef Oppvekst og kultur, Olav Neander, redegjorde for tilbakemeldingen og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak : Saken oversendes kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar rådmannens rapport om oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten PP-tjenesten i Frogn kommune, datert , til orientering. 2. Kommunestyret forutsetter at revisjonens anbefalinger følges opp i forbindelse med rådmannens årlige budsjettforslag. Frogn kontrollutvalg Side 9 av 14

66 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : Protokoll Frogn KU Frogn KU-18/18 Henvendelse til kontrollutvalget - Påstander mot ordfører 1 Sekretariatets innstilling: Kontrollutvalget tar saken til orientering. Frogn kontrollutvalgs behandling : Leder innledet Rådmann Harald K. Hermansen orienterte om behandlingen av henvendelsen i rådmannens ledergruppe. Det ble fremmet følgende fellesforslag: «Kontrollutvalget finner ikke at henvendelsen gir grunnlag for behandling av saken i kontrollutvalget.» Votering: Enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag. Frogn kontrollutvalgs vedtak : Kontrollutvalget finner ikke at henvendelsen gir grunnlag for behandling av saken i kontrollutvalget. Frogn kontrollutvalg Side 1 av 14

67 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : Protokoll Frogn KU Frogn KU-19/18 Henvendelse til kontrollutvalget - Påstander mot ordfører 2 Sekretariatets innstilling: Kontrollutvalget tar saken til orientering. Frogn kontrollutvalgs behandling : Leder innledet Sekretær redegjorde for prinsipielle forhold. Det ble fremmet følgende fellesforslag: «Påstandene i henvendelsen gir ikke grunnlag for at kontrollutvalget iverksetter undersøkelser. Kontrollutvalget ber sekretariatet foreta en generell vurdering av kommunalt ansatte og folkevalgtes deltakelse i kommersiell markedsføring i egenskap av å være folkevalgte eller ansatte. Votering: Enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag Frogn kontrollutvalgs vedtak : 1. Påstandene i henvendelsen gir ikke grunnlag for at kontrollutvalget iverksetter undersøkelser. 2. Kontrollutvalget ber sekretariatet foreta en generell vurdering av kommunalt ansatte og folkevalgtes deltakelse i kommersiell markedsføring i egenskap av å være folkevalgte eller ansatte. Frogn kontrollutvalg Side 11 av 14

68 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : Protokoll Frogn KU Frogn KU-2/18 Referat og orienteringer Sekretariatets innstilling: Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Frogn kontrollutvalgs behandling : Leder viste til referat- og orienteringssakene. Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Frogn kontrollutvalgs vedtak : Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Frogn kontrollutvalg Side 12 av 14

69 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : Protokoll Frogn KU Frogn KU-21/18 Valg av forvaltningsrevisor 218 Unntatt etter offentleglova 23 tredje led Saksdokumentet er unntatt offentlighet Frogn kontrollutvalg Side 13 av 14

70 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : Protokoll Frogn KU Eventuelt Ingen nye saker Møtet hevet kl Frogn kontrollutvalg Side 14 av 14

71 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : Faglig forum 218 FAGLIG FORUM FOR KONTROLLUTVALGENE I FOLLO Dato: Tid: Sted: 25.oktober 218 kl. 18: kl. 2:3 Kommunestyresalen, Ski rådhus Tidsrom Tema Foredragsholder Ansvar Registrering Åpning FIKS v/styreleder Ny kommunelov -betydning for kontrollutvalg og sekretariat Forum for kontroll og tilsyn (FKT) v/generalsekretær Pause Ny kommunelov (forts.) -betydning for kontrollutvalg og sekretariat Forum for kontroll og tilsyn (FKT) v/generalsekretær GDPR / Ny personopplysningslov -betydning for kommunen, kontrollutvalg og sekretariat Opplysninger om foredragsholder kommer senere Oppsummering og avslutning FIKS v/styreleder FIKS Påmeldingsfrist: Fredag 12.oktober 218 Follo Interkommunale Kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks Ås e-post: FIKS@follofiks.no Besøksadresse: Rådhusplassen ÅS nettside: Telefon: Telefon: Mobil: Mobil:

72 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : FKT Regional høstkonferanse Program Regional høstkonferanse Sarpsborg, 23. oktober 218 #fkt Registrering & kaffe Åpning Når vil vi si «Vi i Viken»? Tage Pettersen Fra «E-18 kommunene» til en ny Østfold-perle er god internkontroll underveis en fartsbrems eller olje i maskineriet? Georg N Smedhus, Kommunesammenslåing Hva med kontrollutvalget? Spiller det noen rolle? Gudrun Haabeth Grindaker Lunsj Kommunereformen sett med et (kritisk) forskerblikk Geir Vinsand Pause 14: 14:45 Kommunesammenslåinger i region Viken Er forutsetningene for å lykkes tilstede? Geir Vinsand Oppsummering og avslutning Dag Robertsen

73 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : FKT Regional høstkonferanse Program Forelesere 23. oktober 218 Quality Hotel Sarpsborg Tage Pettersen Tage er stortingsrepresentant og tidl. ordfører i sammenslåingskommunen Moss. Han er også leder i kontrollutvalget i Moss. Georg N Smedhus Georg kommer fra rådmannsstillingen i Buskerud og han er nå prosjektleder for nye Indre Østfold kommune og rådmann der fra 22. Gudrun Haabeth Grindaker Gudrun er tidligere rådmann i nye Sandefjord kommune. Nå driver hun sitt eget konsulentbyrå «Gudrun H Grindaker AS» Geir Vinsand Geir driver NIVI-analyse som har omstillinger og reformer i kommunesektoren som sitt kjerneområde. Geir har jobbet mye med kommunereformen. Dag Robertsen Dag er nestleder i kontrollutvalget i Moss og nestleder i Forum for Kontroll og tilsyn

74 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : FKT Regional høstkonferanse Program Regional høstkonferanse 218 Praktisk informasjon Tidspunkt 23. oktober 218 Kl (registrering fra kl. 9.) Hotell Quality Hotel Sarpsborg Deltakeravgift medlemmer: kr 1 15 ikke-medlemmer: kr 1 35 Påmeldingsfrist 1. september 218 Bindende påmelding via FKTs nettside Ev. avbud Ved avbud etter at påmeldingsfristen har gått ut, blir det belastet et administrasjonsgebyr på kr 5 + FKTs eventuelle kostnader til hotellet. Avbud siste 14 dager før konferansen gir full deltakeravgift. Det tas forbehold om endringer i programmet. Timeplanen er veiledende.

75 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : FIKS Årsberetning 217 ÅRSBERETNING 217 Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat

76 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : FIKS Årsberetning 217 ÅRSBERETNING Grunnlaget for FIKS Kommunelovens 77, nr. 1 bestemmer at Kommunestyret og fylkestinget skal sørge for sekretærbistand til kontrollutvalget. Det følger av Forskrift 15.juni 24 nr.95 om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 2, tredje ledd: Sekretariatsfunksjonen kan ikke legges til kommunens eller fylkeskommunens administrasjon. Den som utfører revisjonsoppgaver for den aktuelle kommunen eller fylkeskommunen kan ikke utøve sekretariatsfunksjoner for kontrollutvalget. Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat (FIKS) ble startet opp fra 1. desember 25. Selskapet har i dag syv deltakerkommuner: Enebakk Frogn Nesodden Oppegård Ski Vestby Ås FIKS er etablert med hjemmel i kommunelovens 27 om interkommunalt samarbeid. Kontrollutvalgssekretariatet er ikke et eget rettssubjekt, men et samarbeidstiltak mellom deltakende kommuner. Vedtektenes Kap. 3 gir formålet: FIKS skal yte sekretariatsbistand til deltakende kommuners kontrollutvalg i samsvar med de til enhver tid gjeldende bestemmelser i KL og forskrifter om kontrollutvalg fastsatt med hjemmel i KL. Dersom styret beslutter det, kan det ytes bistand til andre kommuner enn deltakerkommunene. 2 Styret 2.1 Sammensetning Styret for FIKS består av lederne i kommunenes kontrollutvalg med nestlederne som personlige varamedlemmer: Funksjon Leder Nestleder Medlem Medlem Medlem Medlem Navn Thorbjørn Nerland Jeanette Hoel Knut Erik Robertsen Arne Maus Odd Harald Røst Lars Chr. Bilet Representerer Enebakk Vestby Frogn Nesodden Oppegård Ski 1 Personlig varamedlem Øivind Gundersen Lars Johan Rustad Øyvind Solli Jørn Bertelsen Henriette B. Christiansen Roar Thun

77 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : FIKS Årsberetning 217 ÅRSBERETNING 217 Medlem Håkon L. Henriksen Ås Einride Berg I 217 ble det avholdt 5 styremøter og behandlet 32 saker. Møtene ble som hovedregel holdt i lokalene til FIKS, med unntak av desember-møtet som var kombinert styremøte og avslutning for kontrollsjef Jan T. Løkken som gikk av med pensjon. Pga. forfall har følgende varamedlemmer møtt i ett eller flere møter i 217: Lars Johan Rustad, Jørn Bertelsen og Roar Thun. Styremøtene har også vært benyttet som forum for erfaringsutveksling mellom utvalgene. 2.2 Styrets oppgaver Styrets oppgave, jf. vedtektenes Kap 7.4, er å påse at sekretariatet drives i samsvar med gjeldende retningslinjer og vedtak og å utarbeide forslag til budsjett og økonomiplan. Styret har instruksjonsmyndighet overfor leder av sekretariatet i forhold til selve driften av sekretariatet og styret vedtar FIKS sitt budsjett. Det enkelte kontrollutvalg fastsetter for øvrig sekretariatets arbeidsoppgaver. 3 Sekretariatet 3.1 Bemanning Sekretariatet har i 217 hatt følgende ansatte: Jan T. Løkken, kontrollsjef/sekretariatsleder i hel stilling Kjell Tore Wirum, nyansatt kontrollsjef/daglig leder (fra og med 1.november 217) Lene H. Lilleheier, rådgiver i 6 % stilling Lilleheier sa opp sin stilling 7.desember og vil fratre 7.mars 218. Stillingen som rådgiver 6 % ble utlyst før jul med søknadsfrist 12.januar 218. En ser for seg tilsetting i stillingen vinter/vår Likestilling I perioden besto sekretariatet av en mann og en kvinne. I forbindelse med tiltredelse av ny kontrollsjef/daglig leder var sekretariatet i perioden bemannet med 2 menn og en kvinne. 3.3 Arbeidsfordeling Etter det første møtet i henholdsvis Ski og Ås byttet de to ansatte sekretæransvaret for de to utvalgene. Etter dette hadde Jan T. Løkken ansvaret for fire av kontrollutvalgene: Nesodden, Oppegård, Vestby og Ski. Han var også sekretær for FIKS-styret og hadde ansvaret for arbeidet med selskapskontroll. Lene H. Lilleheier var sekretær for tre utvalg: Enebakk, Frogn og Ås. Hun hadde også ansvaret for vedlikehold av internettsidene og spisskompetanse på saksbehandlingssystemet Public 36. 2

78 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : FIKS Årsberetning 217 ÅRSBERETNING Kurs og opplæring Begge ansatte deltok på NKRF kontrollutvalgskonferansen 217 på Gardermoen i februar. Lene H. Lilleheier deltok på FKT årsmøte og fagkonferanse 217 i Tromsø i juni. Lilleheier deltok på FKT Sekretariatskonferansen 217 i Oslo i mars og på ett NKRF kurs om spesiell forvaltningsrett i desember. Lilleheier deltok på Oslofjord-samlingen for erfaringsutveksling mellom kontrollutvalgssekretariatene rundt Oslofjorden våren 217. Løkken, Lilleheier og nyansatt kontrollsjef Kjell Tore Wirum deltok på Oslofjord-samlingen høsten Sekretariatets oppgaver Sekretariatets oppgaver er todelte: tradisjonelle sekretæroppgaver og saksbehandling/ utredning til hjelp for kontrollutvalgene. Det er utviklet rutiner for innkalling, sakspapirer og oppfølging av møtene i kontrollutvalgene. I dette arbeidet inngår innhenting av informasjon fra kommunen og andre, skriving av saksframlegg med forslag til vedtak og kvalitetssikring av hver sak. Sekretariatet har ansvaret for at utvalgenes vedtak blir formidlet til rette instans og for at vedtakene blir fulgt opp. Utlegging av innkallinger og protokoller fra utvalgene på kommunenes internettsider, eller med henvisning til FIKS sine hjemmesider, er en viktig del av informasjonsarbeidet. FIKS er underlagt arkivloven på linje med andre offentlige organer og har også journal- og arkivansvaret for kontrollutvalgene Fullelektronisk saksbehandling i utvalgene og i FIKS I 217 har alle kontrollutvalgene og styret praktisert en ordning med papirløse møter. Innkallingene sendes ut elektronisk og dokumentene legges samtidig ut på internettsidene til FIKS. I tillegg sendes de til den aktuelle kommune som, med ett unntak, legger dokumentene ut på sine internettsider og politikerportaler på internett. Oppegård kommune har isteden en link til FIKS på sine nettsider. Når varamedlemmer innkalles til møter sendes ved behov en papirutgave til disse. FIKS har fullelektronisk saksbehandling, journalføring og arkiv basert på systemet i Ås kommune «Public 36». Ordningene fungerer godt. I 217 fullførte FIKS klargjøring og bortsetting på fjernarkiv av papirutgaver av innkallinger, protokoller og annet arkivverdig materiale til og med Avtale med Ås kommune om tjenesteyting for FIKS og avtale om husleie. Avtalen med Ås kommunen om betaling av tjenesteyting til FIKS ivaretar våre behov for bistand til beregning og utbetaling av lønn og godtgjørelser, regnskap, sak-/arkivtjenester, IKT-tjenester og eventuell veiledning personal. FIKS har fullelektronisk saksbehandling, journal og arkiv basert på systemet i Ås kommune «Public 36». 3

79 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : FIKS Årsberetning 217 ÅRSBERETNING 217 Kommunen stiller kontorlokaler etc. til disposisjon for FIKS. Husleien reguleres i en egen avtale og selvkostprinsippet skal leges til grunn for beregningen av husleien. FIKS fikk høsten 217 varsel om at det kan bli nødvendig for kommunen å tilby andre lokaler i løpet av Selskapskontrollen Sekretariatet har ansvaret for selskapskontrollen/eierskapskontrollen i Follo av 17 kommunalt heleide aksjeselskaper og selskaper opprettet i medhold av lov om interkommunale selskaper. Arbeidet baseres på de planene for selskapskontroll for periode som kommunene har vedtatt Revisjonsordninger og samarbeidet med revisorene Kommunene i Follo hadde i 217 avtaler med ulike revisjonsselskaper. Fire av kommunene har medlemskap i Follo distriktsrevisjon IKS. Frogn har KPMG AS som regnskapsrevisor. Vestby byttet fra 1. mai fra KPMG AS til Deloitte AS som regnskapsrevisor. Både Vestby og Frogn setter forvaltningsrevisjonen ut på anbud hvert år. Oppegård har Deloitte AS som revisor, og avtalen omfatter både regnskaps- og forvaltningsrevisjon. Ved konkurranseutsetting forbereder FIKS sakene for kontrollutvalgene. FIKS opplever sitt samarbeid med revisjonsselskapene som godt Informasjon om FIKS Nettsidene til FIKS ( gir informasjon om FIKS, og det respektive kontrollutvalg har egne sider med innkallinger, sakspapirer, protokoller og møteplaner. Egne ressurssider for hvert utvalg inneholder lokale retningslinjer og planer og lover og forskrifter. Alle forvaltningsrevisjonsrapporter fra Follo-kommunene blir fortløpende lagt ut på sidene Fortsatt drift Follo Interkommunale Kontrollutvalgssekretariat (FIKS) vurderes som solid og fremdeles godt i stand til å levere sekretariatstjenester til kontrollutvalgene. Resultatet av kommunesammenslåingsprosessen mellom Oppegård kommune og Ski kommune til Nordre Follo kommune fra og med , vil kunne gi utfordringer for sekretariatets arbeid. Dette er en problemstilling det vil være nødvendig å arbeide med de neste årene. 4 Virksomhet i Møteaktivitet i utvalgene Sekretariatet hadde ansvaret for innkallingen av til sammen 48 møter i kontrollutvalgene i 217. Utvalgene har behandlet til sammen 256 saker. 4

80 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : FIKS Årsberetning 217 ÅRSBERETNING 217 Utvalg Enebakk Frogn Nesodden Oppegård Ski Vestby Ås SUM 217 Antall møter Antall saker Antall møter Antall saker Antall møter Antall saker I tillegg har det vært avholdt ett fellesmøte mellom kontrollutvalgene i Oppegård og Ski hvor det ble behandlet 6 saker. Hovedfokus her har vært kommunesammenslåingsprosessen frem til Nordre Follo formelt er egen kommune fra Bestilling fra/tilsyn med revisjonen Sekretariatet har i løpet av 217 lagt frem dokumenter fra eller om revisjonen overfor kontrollutvalgene, enten som egen sak eller som del av annen sak: Sak Kommunale årsregnskap Årsregnskap fra kommunale foretak (KF) Årsregnskap fra foretak (Vestby havn) Erklæring fra revisor Revisjonsplan/revisjonsstrategi 216 Revisjonsplan/revisjonsstrategi 217 Revisjonens rapport pr Revisjonens rapport pr Revisjonens rapport pr Revisjonens rapport pr Revisjonens rapport pr Prosjektplan Overordnet analyse Overordnet analyse Prosjektplan Forvaltningsrevisjonsrapporter Forvaltningsrevisjonens årsmelding Oppfølging av misligheter/uregelmessigheter Utredninger/undersøkelser Kundebrev Nummerert brev Sammenslåing av Follo Distriktsrevisjon IKS med Østfold kommunerevisjon IKS Valg av regnskapsrevisor Valg av forvaltningsrevisor Forlengelse av avtale med oppdragsansvarlig revisor Forlengelse av avtale med regnskapsrevisor Kontrollutvalgets påse-ansvar overfor revisor SUM Beskrivelse Revisjonsberetning m/evt. revisjonsnotat Revisjonsberetning m/-evt. revisjonsnotat Revisjonsberetning m/evt. revisjonsnotat Vurdering av uavhengighet 217 Antall Antall Forvaltningsrevisjonsprosjekt 216: Frogn og Vestby 217: Vestby 217: Oppegård 217: Frogn

81 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : FIKS Årsberetning 217 ÅRSBERETNING Faglig forum for kontrollutvalgene i Follo Årets faglige forum fant sted 26. oktober i kommunestyresalen i Ås. Møtet samlet 29 medlemmer av kontrollutvalgene og fem deltakere fra revisjonsselskapene. Hovedtema i år var en presentasjon av en rapport om det kommunale risikobildet ved Gjertrud Strand Sanderød fra KS. Odd Harald Røst orienterte om kommunesammenslåingen mellom Ski og Oppegård. Evalueringen viste at alle deltakerne var fornøyde med årets tema og møtet. 4.4 Fusjon med andre sekretariat Med bakgrunn i ønsket om å lage et mer robust selskap kom styrene i Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS (ROKUS) og FIKS fram til enighet om å fusjonere de to selskapene. ROKUS informerte den 14. februar om at selskapet, etter at en av deres kommuner gikk imot fusjonen, trakk seg fra det videre fusjonsarbeidet. Etter dette vedtok styret i FIKS den 2. mars å rette en forespørsel til Østfold kontrollutvalgssekretariat (ØKUS) om å innlede drøftinger for å avklare om en sammenslåing kunne være hensiktsmessig. Styret understreket at av hensyn til at FIKS sin daglige leder går av med pensjon fra førstkommende årsskifte, ville det være en fordel med en rask avklaring i begge selskap. FIKS opplevde at ØKUS var positive til en fusjon, men selskapet hadde et lengre tidsperspektiv på en eventuell fusjon og ønsket også å trekke et annet selskap inn i diskusjonen. Styret i FIKS konkluderte i møtet 2. april med at FIKS videreføres som eget selskap og stillingen som kontrollsjef i FIKS utlyses. 4.5 Ny kontrollsjef/daglig leder Jan Løkken sa opp sin stilling som kontrollsjef/daglig leder for å bli pensjonist fra Styret besluttet 2. april utlysning av stillingen med ønsket tiltredelse fra 1. november. Thorbjørn Nerland og Håkon L. Henriksen ble valgt til å intervjue søkere og innstille overfor styret om tilsetting. Hovedtillitsvalgt for Fagforbundet i Ås, Eli Stokkebø, ble invitert og tiltrådte utvalget. Sekretariatets ansatte tiltrådte utvalget uten stemmerett. Styret vedtok tilsetting av ny kontrollsjef 15. juni. Kjell Tore Wirum begynte i FIKS 1. november og overtar det formelle ansvaret som kontrollsjef/daglig leder fra 1. januar Økonomi 5.1 Sekretariatets drift i 217 I vedtektenes Kap. 6.2 heter det at 6

82 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : FIKS Årsberetning 217 ÅRSBERETNING 217 Sekretariatets driftsutgifter fordeles med et likt basistilskudd på hver kommune som utgjør 5 % av driftskostnadene og de resterende 5 % av driftskostnadene fordeles etter folketall. Tilskuddet fra deltakerkommunene var på til sammen kroner i 217 (1 813 i 216). Lønn- og sosiale utgifter er de største postene på FIKS sitt budsjett. Styret vedtok i møte den 15. juni budsjettet for 218. Budsjettet ble senere vedtatt av kommunestyrene etter innstilling fra kontrollutvalgene. 5.2 Revisjon Follo Distriktsrevisjon IKS reviderer FIKS sitt regnskap og avlegger egen revisjonsberetning. 6 Sammendrag Selv med endringer i bemanningen i sekretariatet, må 217 kunne anses for å ha vært et normalt driftsår for sekretariatet. Aktiviteten i kontrollutvalgene i 217 har vært god og kompleksiteten i sakene øker. Det er fokus på kontrollutvalgenes rolle og oppgaver, noe som igjen krever at sekretariatet har de nødvendige ressurser tilgjengelig. Et velfungerende sekretariat er en forutsetning for at kontrollutvalgene skal kunne utføre sin tilsyns- og kontrollfunksjon på en god måte. Sekretariatet bruker aktivt nettverk med andre sekretariat, FKT og NKRF, og det jobbes med å få til en felles metodikk og system for kontrollaktiviteter i kontrollutvalgene. Det er en kjensgjerning at kommunesammenslåingen Nordre Follo også vil kunne få konsekvenser for sekretariatet. Dette er noe som en vil måtte bruke tid for å avklare, frem til kommunesammenslåingen skal trå i kraft. Ås, 14.juni 218 Thorbjørn Nerland/s./ Styreleder Knut Erik Robertsen/s./ Jeanette Hoel/s./ Nestleder Arne Maus/s./ Lars Chr. Bilet/s./ Odd Harald Røst/s./ Håkon L. Henriksen/s./ 7

83 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : Styret FIKS Behandlede saker 217 STYRET BEHANDLEDE SAKER 217 Møte nr./ dato Saks nr. Sakstittel Status 1/17 2/17 3/17 4/17 5/17 6/17 7/17 8/17 Årsberetning for 216 Regnskapsrapport per Status for fusjonsprosessen med ROKUS Regnskapsrapport per 15.februar 217 Rapport fra sekretariatet Rapport om arbeidet i kontrollutvalga Tema for faglig forum 217 Orienteringssaker A A A A A A A A 9/17 1/17 Fusjonsprosessen og framtidig organisering av FIKS Tilsetting av ny kontrollsjef A A 11/17 12/17 13/17 14/17 15/17 16/17 17/17 18/17 Tilsetting av ny kontrollsjef/daglig leder Regnskapet for FIKS 216 Regnskapsrapport per juni 217 Rapport fra sekretariatet Budsjett 218 Fastsetting av tema for faglig forum 217 Rapport om arbeidet i kontrollutvalga Orienteringssaker A A A A A A A A 19/17 2/17 21/17 22/17 23/17 24/17 25/17 26/17 Presentasjon av ny kontrollsjef i FIKS Rapport fra sekretariatet Regnskapsrapport per september 217 Budsjettendringer 217 Lønnsoppgjøret i FIKS Faglig forum 26.oktober Rapport om arbeidet i kontrollutvalga Orienteringssaker A A A A A A A A 27/17 28/17 29/17 3/17 31/17 32/17 Regnskapsrapport per desember 217 Rapport fra sekretariatet Evaluering av faglig forum 217 Rapport om arbeidet i kontrollutvalga Møteplan 218 Orienteringssaker A O A A A A Kode A B O U Forklaring Saken er avsluttet Under behandling Til videre oppfølging Saken går ut

84 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : FIKS Årsregnskap 217 FIKS Konto / ÅRSREGNSKAP 217 Konto (T) Lønn faste stillinger Feriepengeavsetning faste stillinger Godtgjørelse folkevalgte Pensjon fellesordning Arbeidsgiveravgift Lønn og sosiale utgifter Kontorrekvisita Abonnementer Kopieringsmateriell Matvarer Bevertning ved møter/utvalg Diverse utgiftsdekning Velferdstiltak/gaver ansatte Portoutgifter Telefonutgifter Linje- og sambandsutgifter Stillingsannonser Kurs og opplæring Kompetanseutviklingstiltak Kjøregodtgjørelse Kjøregodtgjørelse skattepl. Utlegg i følge bilag til reise Personforsikringer Husleie Andre leieutgifter Kontigenter Kopieringsavtale Inventar Utstyr Moms 1-2 Kjøp av varer og tjenester inkl mva Kjøp fra kommuner Regnskap Rev.budsjett Forbruk i % , , 96, ,25 122, 16, , 4, 124, ,6 24, 96, ,28 195, 98, , , 522, ,4 5, 198, ,39 1, 94,87, 15,, 1 397,5,, 13 3,75 1, 133, , 17, 6,72 2,,,, 2,, 3 873,18 5, 77,46 547, 1, 54, ,8 28, 131, ,5 4, 19, , 7, 47, , 24, 13, ,8,, 5 69,9 2, 28, ,88 2, 117,29 13, 13, 1, 9 24,75 17, 53, , 23, 99, ,85 1, 76, ,8 3, 11,52, 9,, ,59 1, 186, ,28 37, 1 882,62 13, 13, 1, Avvik i kr ,7-8 45, , 8 144, , , ,4 512,61 15, ,5-3 3, , -2, 2, 1 126,82 453, , , , -858, ,8-3 69,9-345,88, 7 975,25 13, 2 382, ,2 9, , ,72, Bud.reguleringer Oppr.budsjett 136, 878, 17, 15,, 4, 27, 177, 26, 169, 26, 1 369, -3, 8, 3, 7, 12, 3,,, 5, 5, -3, 2,,, -8, 1,, 5,, 1, 28,,, 4, -34, 41,, 24,,, -2, 4, -3, 5, -2, 15, 1, 16,, 23, -12, 22, 15, 15, 9,,, 1, 6, 364, 3, 1,

85 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : FIKS Årsregnskap Kjøp fra andre Avsetning til generelt disposisjonsfond Avsetninger til bundne driftsfond 5 Finansutgifter Refusjon fra andre kommuner Refusjon fra andre 7 Refusjoner eks sykepenger/momskompinntekter Momskompensasjon 72 Moms.komp.inntekter Bruk av bundet driftsfond 9 Finansinntekter FIKS Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat Andre 13, 13,,, 89 47,25 92, 89 47,25 92, , ,, -82, , -1 95, ,59-1, ,59-1, -225, -225, -225, -225,,,,,,,,, 1,,,, 96, ,75 96, ,75 1,,, -82, 1, -82, 186, ,59 186, ,59 1,, 1,, 2 988,9, 2 988,9, 2 988,9, 2 988,9, 3,, 92, 92,, -82, -82,,, -225, -225,,,,, 1,,,, ,, , -1, -1,,,,,,,

86 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : Refusjon fra andre kommuner 217

87 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : KOFA Klagenemdas avgjørelse sak Saken gjelder: Brudd på kravet om forutberegnelighet, likebehandling og konkurranse i loven 4. Innklagede kunngjorde en frivillig åpen anbudskonkurranse for anskaffelse av skilt. Klagenemda fant at innklagede hadde brutt kravet om forutberegnelighet og likebehandling i loven 4 ved at det i konkurransegrunnlaget var uklart hva som skulle anskaffes, og uklart hvilken leveringsfrist som gjaldt. En etterfølgende utvidelse av leveringsfristen på 15 uker utgjorde et brudd på kravet til likebehandling og konkurranse. De av klagers øvrige anførsler som ble behandlet, førte ikke frem. Klagenemndas avgjørelse 26. juni 218 i sak 217/1. Klager: Damslet skilt AS Innklaget: Frogn kommune Klagenemndas medlemmer: Marianne Dragsten, Arve Rosvold Alver og Halvard Haukeland Fredriksen Bakgrunn: (1) Frogn kommune (innklagede) kunngjorde 6. februar 217 en åpen anbudskonkurranse for anskaffelse av skilt etter forskrift om offentlige anskaffelser 12. august 216 nr. 974 del I. Anskaffelsens verdi ble ikke angitt, men var anslått å være under kroner 5. Tilbudsfrist ble i kunngjøringen punkt 1.4 angitt til 9. mars 217. (2) Kunngjøringen av 6. februar 217 ble trukket og erstattet av en ny kunngjøring publisert på Doffin 17. februar 217. Tilbudsfristen i kunngjøringen ble senere endret til 2. mars 217. (3) Oppdragsgivers behov ble beskrevet på følgende måte i konkurransegrunnlaget punkt 1.2: «Det er oppført nytt helsebygg på Ullerud i Frogn kommune. Bygget er på 11.5 kvm, og består av 4 etasjer, kjeller og ventilasjonsrom på tak. Det har 55 rom hvorav 18 er beboerrom. Det er parkeringsgarasje i kjeller. Bygget skal tas i bruk , og innvendig skilting må være på plass før det. Bygget skal skiltes innvendig og utvendig, inkludert veiskilting. Det er utarbeidet planer for utvendig og innvendig skilting. Utvendig plan viser både veiskilt og opplysningsskilt. Planen for innvendig skilting omfatter tegningen for hver etasje samt en liste over alle rom med navn. Det er ikke utarbeidet noen grafisk profil for den innvendige skiltingen, men eksisterende sykehjem, som ligger vegg i vegg, skal være førende for det grafiske uttrykket. Kommunen Postadresse Postboks 511 Sentrum 585 Bergen Besøksadresse Zander Kaaes gate Bergen Tlf.: E-post: post@knse.no Nettside:

88 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : KOFA Klagenemdas avgjørelse sak har også engasjert en interiørarkitekt som vil være med å bidra til å finne riktig grafisk uttrykk i samarbeid med den leverandøren som velges.» (4) I konkurransegrunnlaget punkt 1.4 «Viktige datoer» ble det angitt at ferdigstillelse av leveransen skulle være innen 24. april 217. Det ble videre opplyst at tidspunktene etter tilbudsfrist var foreløpige og kunne bli gjenstand for justeringer. (5) Tildeling skulle skje på bakgrunn av kriteriene pris (6 prosent) og kvalitet (4 prosent). Kvalitetskriteriet besto av underkriteriene «[l]everandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner» og «[t]ilbudt leveringstidspunkt». (6) Underkriteriet «[t]ilbudt leveringstidspunkt» var presisert som følger: «Komplett innvending og utvendig skilting skal være på plass før bygget tas i bruk Dersom leverandøren kan tilby et tidligere tidspunkt for når komplett skilting er på plass, vil dette bli premiert under tildelingskriteriet «kvalitet». Tilbudt leveringstidspunkt skal derfor oppgis i vedlegg 8, prisskjema.» (7) Vedlagt konkurransegrunnlaget var en liste over romnummer og romnavn for byggets 55 rom, inkludert beboerrom, samt tegninger av hver etasje hvor det var markert hvor det skulle plasseres informasjonsskilt. (8) I konkurransegrunnlaget punkt 2.4 ble det oppfordret til å be om tilleggsopplysninger dersom konkurransegrunnlaget ikke ga tilstrekkelig veiledning eller var uklart. (9) I forbindelse med konkurransen stilte potensielle leverandører en rekke spørsmål til konkurransegrunnlaget. Innklagede publiserte følgende spørsmål og svar 14. mars 217: «Spørsmål 1: Skal beboerrom merkes og nummereres?» «Svar 1: Nei, leverandør Sensio har dette oppdraget.» «Spørsmål 2: Hvilke rom skal inngå i skiltingen?» «Svar 2: «Det vil bli laget en ny oversikt i Exel som lastes opp på Doffin så fort som mulig.» «Spørsmål 3: Er det TEK 1 eller Norsk Standard som ligger til grunn for oppdraget?» «Svar 3: TEK 1.» ( ) «Spørsmål 21: Er forliering iht. TEK 1?» «Svar 21: Ja foliering skal ivaretas iht. TEK 1.» ( ) «Spørsmål 24: Hvem har ansvaret for nedgraving av fundament for utvendig skilting? Hvem flytter eksisterende skilt?» 2

89 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : KOFA Klagenemdas avgjørelse sak «Svar 24: Utvendig skilting er besluttet å trekkes ut av dette oppdraget, Frogn kommune håndterer dette selv.» (1) Følgende spørsmål og svar ble publisert på Doffin 17. mars: «Spørsmål 1: Omhandler anbudet alle typer innvendige skilt for orientering og veifinning? For eksempel: Dørskilt/beboerskilt, henvisningstavler, toalett og romfunksjonsskilt.» «Svar 1: Ja, men ikke til de 18 beboerrommene (de er elektroniske).» ( ) «Spørsmål 8: Det er vedlagt et bilde av eksisterende utvendig skilt ønsker man å beholde dette og da kun skifte ut paneler, eller vil man heller ha en ny komplett løsning?» «Svar 8: Prisen skal inneholde en ny komplett løsning. Men det ønskes en opsjonspris på kun å bytte ut paneler.» ( ) «Spørsmål 12: I vårt foreløpige tilbud har vi tilbydd montasjestart i uke 12. Men med ny leveringsfrist 2.3, som er i uke 12, vil naturligvis denne datoen bli forskjøvet. Dere ønsker at alt skal være ferdig montert til 24. april. Det betyr at man har fem uker på seg fra tilbud leveres til alt skal være ferdig montert. Inneklemt i disse ukene er påsken. Vil datoen for ferdigstillelse av montasje også bli forskjøvet?» «Svar 12: Endringen på Doffin gjelder kun endringen av tilbudsfrist til den 2.3. Alle tidsfrister forskyves som følge av utsettelsen av tilbudsfrist. Det blir lagt ut presiseringer og ytterligere informasjon etter særmøtet vi avholder i morgen, det kan nok være lurt å holde igjen tilbudet til dere har fått denne informasjonen.» (11) Innklagede har i tilsvaret opplyst at leveringstiden for den innvendige skiltingen ikke ble «endret samtidig eller i de etterfølgende kunngjøringer i Doffin». (12) Innklagede mottok seks tilbud innen tilbudsfristen, herunder fra Reklame Consult Jan Kirkevåg (valgte leverandør) og Damslet Skilt AS (klager). (13) Etter det opplyste fremgikk det ikke av valgte leverandørs tilbud hvorvidt skiltingen kunne gjennomføres før leveringsfristen. Valgte leverandør opplyste imidlertid følgende i e-post datert 6. april 217: «Bekrefter som nevnt leveringstid 3-4 uker fra godkjent korrektur. Ved spesielle varer som leveres fra utlandet bør dette avklares i god tid mtp. leveringstider.» (14) I tildelingsbrev av 12. april 217 fremgår det at oppdragsgiver «har valgt å tildele kontrakten til Reklame Consult AS». Klager ble rangert som nummer tre. Kontrakt ble inngått med valgte leverandør 9. juni 217. (15) Innklagede har opplyst at det i kontraktens fremdriftsplan datert 12. juni 217 fremgikk at «leveringsdato for innvendig skilting er delvis uke 25 og delvis uke 32, mens leveringsdato for utvendig skilting er uke 32». 3

90 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : KOFA Klagenemdas avgjørelse sak (16) Saken ble brakt inn for Klagenemnda for offentlige anskaffelser 3. juli 217. Nemndsmøte i saken ble avholdt DATO. Anførsler: Klager har i det korthet anført: (17) Innklagde har brutt regelverket ved å utforme et uklart og mangelfullt konkurransegrunnlag. Hva som skulle prissettes fremgikk ikke på en klar og tilgjengelig måte. Informasjonen i vedleggene til konkurransegrunnlaget var også til dels motstridende. Svarene innklagede ga i spørsmålsrunden avklarte ikke uklarhetene. (18) Innklagede har brutt regelverket ved at den angitte fristen for ferdigstillelse av oppdraget ble vesentlig utsatt etter kontraktsinngåelse. (19) Klager har også gjort gjeldende at innklagede har gjort en rekke andre feil ved gjennomføringen av konkurransen, som nemnda imidlertid ikke finner grunn til å gjenta her. Innklagede har i korthet anført: (2) Innklagede erkjenner at det forelå uklarheter rundt hva som skulle anskaffes ved tilbudsfristens utløp og at dette kan ha medført brudd på prinsippene om likebehandling og forutberegnelighet i loven 4. (21) Innklagede erkjenner også at leveringstiden var for kort. Dette var imidlertid likt for alle tilbyderne ved evalueringen, og vilkåret hadde ikke innvirkning for tildelingen. Innklagede har også erkjent at etterfølgende forskyvning av leveringsfristen kan ha medført brudd på prinsippene om likebehandling og forutberegnelighet. Klagenemndas vurdering: (22) Klager har deltatt i konkurransen, og har saklig klageinteresse, jf. forskrift om klagenemnd for offentlige anskaffelser 6. Klagen er rettidig. Konkurransen gjelder anskaffelse og montering av skilt. I tillegg til lov om offentlige anskaffelser 17. juni 216 nr. 73 følger anskaffelsen etter det opplyste forskrift om offentlige anskaffelser 12. august 216 nr. 974 del I, jf. forskriften 5-1. Uklart og mangelfullt konkurransegrunnlag (23) Klager anfører at innklagede har brutt regelverket ved at konkurransegrunnlaget var uklart. Nemda forstår anførslene slik at uklarhetene både gjelder hva som skulle anskaffes og leveringsfristen. (24) Når det gjelder hva som skulle anskaffes har innklagede erkjent at dette var uklart formulert i konkurransegrunnlaget med vedlegg, og at dette kunne medføre usikkerhet om hva som skulle tilbys og hvordan tilbudet skulle prises. Innklagede har også erkjent at de svar som ble gitt i spørsmålsrunden ikke avklarte uklarhetene i konkurransegrunnlaget. Nemnda slutter seg til dette og konstaterer at konkurransegrunnlaget ikke er utformet i tråd med kravet til forutberegnelighet i loven 4. 4

91 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : KOFA Klagenemdas avgjørelse sak (25) Når det gjelder leveringsfristen fastsatt i konkurransegrunnlaget har innklagede erkjent at den var for kort, men fremholdt at dette var likt for alle tilbyderne, og at vilkåret rent faktisk ikke hadde innvirkning på tildelingen. (26) Av konkurransegrunnlaget fremgikk det at innvendig skilting måtte være på plass innen 24. april 217. Da tilbudsfristen ble forskjøvet fra 9. til 2. mars, fikk imidlertid innklagede spørsmål om dette medførte at også leveringsfristen ville bli forskjøvet. Til dette svarte innklagede at "[e]ndringen på Doffin gjelder kun endringen av tilbudsfrist til den 2.3», men la så til at [a]lle tidsfrister forskyves som følge av utsettelsen av tilbudsfrist» og at «[d]et blir lagt ut presiseringer og ytterligere informasjon etter særmøtet vi avholder i morgen, det kan nok være lurt å holde igjen tilbudet til dere har fått denne informasjonen.». Så vidt nemnda forstår innklagede ble det likevel ikke gitt ytterligere informasjon om dette, hvilket gjør det uklart hvilken leveringsfrist som skulle gjelde. (27) Uklarhetene på dette punkt bekreftes langt på vei av at innklagede i tilsvaret har opplyst at leveringstiden for den innvendige skiltingen ikke ble endret samtidig eller i de etterfølgende kunngjøringer i Doffin. Dette samsvarer dårlig med det ovenfor gjengitte svaret om at «[a]lle tidsfrister forskyves som følge av utsettelsen av tilbudsfrist». Selv om det ikke ble opplyst noe nærmere om hvor stor forskyvning det var snakk om, var det nærliggende å anta at den var like stor som forskyvningen av tilbudsfristen, altså på 11 dager. (28) Gitt den meget korte leveringsfristen innklagede opererte med, finner nemnda det klart at denne usikkerheten knyttet til leveringsfristen innebærer et brudd på kravet til forutberegnelighet i lovens 4. (29) Foranlediget av klagers anførsler tilføyer nemnda at leveringsfristen i alle tilfelle fremstod som for kort, noe innklagede også har medgitt. Klager har opplyst at to av leverandørene som deltok på befaringen avstod fra å inngi tilbud, og klager har antydet at dette blant annet skyldes den svært korte leveringsfristen. Nemnda har ikke grunnlag for å etterprøve dette, men det er heller ikke påkrevd for å kunne konkludere med at den unødvendig korte leveringsfristen i dette tilfellet utgjør et brudd på det grunnleggende prinsippet om konkurranse i loven 4. (3) For så vidt gjelder den etterfølgende forlengelsen av leveringsfristen som innklagede har innrømmet valgte leverandør, har innklagede erkjent at den kan ha medført brudd på prinsippene om likebehandling og forutberegnelighet. (31) Nemnda har i denne forbindelse merket seg at det i avtalen med valgte leverandør fremgår at «leveringsdato for innvendig skilting er delvis uke 25 og delvis uke 32, mens leveringsdato for utvendig skilting er uke 32». Dette innebærer at den opprinnelige leveringsfristen nedfelt i konkurransegrunnlaget, 24. april 217, ble utsatt med hele 15 uker. Dette representerer et brudd på de grunnleggende prinsippene om likebehandling og konkurranse. Det er klart at endringen, dersom den hadde vært kjent på forhånd, kunne gitt andre leverandører mulighet til å delta, og mulighet for at kontrakten ble tildelt til en annen leverandør. (32) Etter nemndas syn kan de konstaterte brudd ha påvirket utfallet av konkurransen, hvilket gir grunnlag for tilbakebetaling av klagegebyret jf. klagenemndforskriften 13. 5

92 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : KOFA Klagenemdas avgjørelse sak Øvrige anførsler (33) Klager har også gjort gjeldende at innklagede har gjort en rekke feil ved gjennomføringen av konkurransen. Klager har blant annet anført brudd på forskriften 28-2, men konkurransen er gjennomført etter del I. Klager har også begjært innsyn i flere dokumenter, men riktig klageinstans for slike spørsmål er Fylkesmannen. Anførselen om at oppdragsgiver har inngått kontrakt med et annet selskap enn benevnt i tildelingsbrevet, skyldes ifølge innklagede feilskrift og representerer i så fall ikke et brudd på regelverket om offentlige anskaffelser. Øvrige anførsler om at skiltene ikke oppfyller kravene i byggteknisk forskrift og krav på erstatning, har nemda ikke grunnlag for å ta stilling til. Konklusjon: Frogn kommune har brutt det grunnleggende prinsippet om forutberegnelighet i loven 4 ved å utforme et konkurransegrunnlag som er uklart både med hensyn til anskaffelsens gjenstand og leveringsfristen. Frogn kommune har brutt det grunnleggende prinsippet om konkurranse i loven 4 ved å oppstille en unødvendig kort leveringsfrist. Frogn kommune har brutt det grunnleggende prinsippet om forutberegnelighet i loven 4 ved å skape uklarhet om hvilken leveringsfrist som skulle gjelde. Frogn kommune har brutt de grunnleggende prinsippene om likebehandling og konkurranse i loven 4 ved å innrømme valgte leverandør en betydelig forlenget leveringsfrist. Klagers øvrige anførsler har enten ikke ført frem, eller ikke blitt behandlet. For Klagenemnda for offentlige anskaffelser, Halvard Haukeland Fredriksen. 6

93 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : Saksframlegg Tertialrapport nr Tertialrapport nr Saksbehandler: Roger Magnussen Behandlingsrekkefølge Eldrerådet Rådet for personer med nedsatt funksjonsevne Kommunalt foreldreutvalg for grunnskolen Hovedutvalget for oppvekst, omsorg og kultur Hovedutvalget for miljø-, plan- og byggesaker Administrasjonsutvalget Formannskapet Kommunestyret Saksnr.: 18/ Møtedato Rådmannens innstilling: 1. Tertialrapport nr tas til orientering 2. Drifts- og investeringsbudsjettet justeres slik det fremgår i del 3.3 og 3.8 i rapporten 3. Gebyrregulativet for parkering i Frogn endres slik at lading på offentlig ladestasjon belastes med,25kr per minutt. 4. Forklaringen under tabellen i gebyrregulativet til vann og avløp endres til: *) Forutsetter forutgående konkret skriftlig avtale om lav sats med kommunen, der privat part finansierer utbygging av felles infrastruktur som skal eies av kommunen. Bare eiendommer som omfattes av en slik avtale før det gis igangsettelsestillatelse for aktuelle infrastruktur, kan få slik lav sats. Vedlegg: Tertialrapport nr Samlet månedsrapportering per April 218_endelig versjon 1. Tertial 218 Tiltaksplan for IFN 1. tertial 218 Tiltaksplan for trafikksikkerhet 218 Prisoverslag Frogn Etter registreringen_218 Endelig rapport, Vedtaksrapportering HMPB, 1. tertial 218 Endelig rapport, Vedtaksrapportering HOOK, 1. tertial 218 Endelig rapport, Vedtaksrapportering kommunestyret, 1. tertial 218 Endelig rapport, Vedtaksrapportering Formannskapet, 1. tertial 218 Side 1 av 4

94 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : Saksframlegg Tertialrapport nr SAKSUTREDNING: Sammendrag: Hovedinntrykket i denne rapporten er at kommunens ansatte gir innbyggerne gode tjenester. Justert for inntektsnivå kommer Frogn kommune på en 1. plass i det endelige Komunebarometeret 218. Det vil si at nøkkeltallene er klart bedre enn det disponibel inntekt skulle tilsi. Tjenestene ytes i hovedsak innenfor de rammer kommunestyret har vedtatt. Netto driftsresultat for 218 anslås til 8 millioner kroner, eller,7 %. Dette er på,2 prosentpoeng dårligere enn vedtatt i Handlingsprogrammet a. b. Pluss 1,7 millioner kroner: Enhetenes drift er noe lavere enn det vedtatte budsjettet. 2,5mill av mindreforbruket skyldes nedleggelse av en privat barnehage som dermed ikke lenger mottar tilskudd. Minus 3,4 millioner kroner: Generelle utgifter og inntekter reduseres ved lavere skatt og rammetilskudd (,3mill), økte renter (1,5mill) økt pensjonskostnad (1,4mill) På styringsindikatorene i Handlingsprogrammet ligger kommunen an til å oppnå ønsket resultat på 24% og over godt nok på ytterligere 29 %, 9% kan ikke vurderes og 38 % skårer under ønsket. Frogn kommune har en målsetting om et nærvær i forhold til legemeldt fravær på 95 prosent. Per 1. tertial 218 er nærværet på ca. 92,55 prosent. Av dette er 4,51 prosent langtidsfravær og 2,94 prosent korttidsfravær. Dette er en forverring av nærværet fra samme periode i fjor med,45 prosentpoeng (jamfør tertialrapport nr 1 217). Bakgrunn for saken: Tertialrapportering er fast rapportering til kommunestyret. Målene i kommuneplanen er i handlingsprogrammet operasjonalisert i styringsindikatorer, med måleindikatorer og målemetode. Alle styringsindikatorene fra handlingsprogrammet er vurdert i denne rapporteringen, men det er kun indikatorene som er vurdert røde som er kommentert. I vurderingen av styringsindikatorene er fargekodene gitt ved at indikatorer som er målt til ønsket eller bedre er satt til grønt, mellom ønsket og godt nok er satt til gult og under godt nok er satt til rødt. Etter tilbakemelding fra Fortum og er kommunen anbefalt å endre prismodeller for ladning av elbiler. Dette fordi eksisterende vedtak på 1 kr/kwh ikke bidrar til sirkulasjon av ladeplassene og heller ikke dekker kommunens kostnad. Gebyrregulativet for parkering (se side 95, vedlegg 9 i vedtatt HP ) endres slik at lading på offentlig ladestasjon belastes med,25kr per minutt. Markedspris for hurtiglading ligger på 2,5 kroner per minutt. I gebyrregulativet for vann og avløp (se side 92 og 93 i vedlegg 9, vedtatt HP ) endres forklaringen under modellen for å tydeliggjøre at kommunen har en åpning for forhandlinger av tilknytningsgebyr ved for eksempel utbyggingsavtaler. Ved en inkurie er dette uteglemt i kommunestyrets vedtak. Den riktige teksten lyder Side 2 av 4

95 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : Saksframlegg Tertialrapport nr slik: *) Forutsetter forutgående konkret skriftlig avtale om lav sats med kommunen, der privat part finansierer utbygging av felles infrastruktur som skal eies av kommunen. Bare eiendommer som omfattes av en slik avtale før det gis igangsettelsestillatelse for aktuelle infrastruktur, kan få slik lav sats. Miljømessige konsekvenser: Se vedlagt tertialrapport nr , kapittel 2.3, Klima og energi. Økonomiske konsekvenser: Netto driftsresultat anses som hovedindikator for økonomisk balanse i kommunesektoren og angir forholdet mellom løpende driftsinntekter og driftsutgifter, hvor netto finansutgifter er medregnet. Netto driftsresultat viser hvor mye som kan avsettes til fremtidig bruk og til eventuell egenfinansiering av investeringer, og bør ligge på minimum 1,75 prosent av driftsinntektene for å sikre økonomisk handlefrihet til fremtidig bruk. Kommunestyrets budsjettvedtak har et budsjettert netto driftsresultat på,9 prosent. Prognosen per 1. tertial 218 viser et netto driftsresultat på,7 prosent. Med dagens lave rentenivå er det viktig å opparbeide seg en buffer for å takle en fremtidig renteoppgang og økte finansieringskostnader. Forventet netto driftsresultat er dårligere enn budsjettert, og lavere enn myndighetenes anbefalinger. Vurdering: Enhetene er i hovedsak gitt fornuftige rammebetingelser for å kunne levere et tjenestetilbud i tråd med målsettingene i handlingsprogrammet. Rådmannen understreker viktigheten av at enhetene opparbeider seg buffere for uforutsette hendelser. Dette innebærer fortsatt fokus på gode tjenester på riktig nivå. Forutsigbare rammer er viktig for ro i organisasjonen og det anbefales at større justeringer av enhetenes rammer gjøres i behandlingen av handlingsprogrammet og ikke gjennom året. På bakgrunn av dette anbefales det kun å gjøre en mindre budsjettendringer: 1. Dal barnehage er en integrert del av Dal skole som ligger under Enhet Frognskolen, mens de øvrige barnehagene ligger under Enhet for barnehage. Antall barn i dal barnehage har økt betydelig og dette nedfører ekstrakostnader på 1mill kroner. Enhet for barnehage har reduserte kostander som følge av at en privat barnehage er nedlagt. Rådmannen foreslår på denne bakgrunn å flytte budsjettmidler fra enhet barnehage til enhet Frognskolen. 2. Intensjonen i kommunestyrets vedtak for handlingsprogrammet var at Miljøkokken skulle opprettholdes på Bofellesskapet. Ved en inkurie ble det bare lagt tilbake 93 tusen kroner i budsjettet for å opprettholde stillingen, mens den reelle kostnaden for å opprettholde stillingen i 218 beløper seg til i underkant av 4 tusen kroner (dette var tatt ut i Rådmannens forslag). Enhetens rammer foreslås derfor styrket med 3 tusen kroner. 3. Ved en inkurie har tilskuddet til Akvariet i Drøbak falt ut under behandlingen av Handlingsprogrammet Enhet for Eiendomsforvaltnings budsjett foreslås styrket med 15 tusen kroner. Side 3 av 4

96 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : Saksframlegg Tertialrapport nr Enhetene viser noe variasjon i måloppnåelse i forhold til budsjett, men samlet viser prognosen et mindreforbruk på 1,7 millioner kroner. I tillegg er det foreslått justeringer på 45 tusen kroner. Ullerud Helsebygg har i sin prognose er merforbruk på 2,2 millioner kroner. For å møte de store utfordringene i forhold til venteliste på sykehjemsplass samt et betydelig antall UK-døgn er det ned varighet frem til 15. september 218 opprettet 3 nye sykehjemsplasser samt en plass ekstra på korttidsavdelingen. Helse, omsorg og koordinering har i prognosen et merforbruk på 3,7 millioner kroner. I begge enhetene arbeides det med tiltak for å begrense merforbruket. Dette kombinert med antatte svingninger i etterspørselen etter tjenester gjør det hensiktsmessig å vurdere situasjonen over noe lengre tid. Rådmannen vil følge opp den økonomiske utviklingen i enhetene. Konklusjon: Budsjettet foreslås justert i tråd med vedlagt tertialrapport punkt 3.3 og 3.8. Gebyrregulativet (vedlegg 9 i vedtatt HP ) endres i tråd med vedtakspunkt 3 og 4. Rådmannen i Frogn Harald K. Hermansen Øvrige dokumenter på saken: Side 4 av 4

97 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : Frogn kommune Tertialrapport nr Tertialrapportnr. 1 1

98 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : Frogn kommune Tertialrapport nr Innhold Rådmannenskommentarer Overordnetvurderingav statusper 1. tertial Tjenesteproduksjonen Økonomi Samfunn Styringsindikatorer Livskvalitetog folkehelse Klimaog energi Stedsutviklingmed godestedskvaliteter,bo- og nærmiljø Næringsutviklingog verdiskaping Økonomi Styringsindikatorer Statusfor måloppnåelse Drift hovedoversikt Drift - statusenhetene Kommentarertil rådmannensforslagtil justeringer Drift - statusfinansforvaltning Forvaltningenav kortsiktig likviditet: Forvaltningenav lånegjeld: Nøkkeltallsopplysninger for gjeldsportefølje: Endringersidenforrige rapport: Avvikmellom faktisk forvaltning og kravenei finansreglementet: Balanse- statusdisposisjonsfond Investering statusprosjektene Kommentarertil utvalgte prosjekter Forslagtil justeringeri investeringsbudsjettet, Kommentarertil foreslåtte justeringer Statusog strategierfor tjenesteutviklingen Oppvekstog (opp)læring Styringsindikatoreroppvekstog (opp)læring Statusfor måloppnåelseoppvekstog (opp)læring Helse,velferd og omsorg Styringsindikatorer Statusfor måloppnåelsehelse,omsorgog velferd Kirke,kultur, idretts- og friluftsliv Styringsindikatorer Statusfor måloppnåelse Medarbeidere

99 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : Frogn kommune Tertialrapport nr Frognkommunesarbeidsgiverpolitikk Styringsindikatorer Kommentarertil indikatorene IKTog interne systemer Styringsindikatorer

100 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : Frogn kommune Tertialrapport nr Rådmannens kommentarer 1.1 Overordnet vurd ering av status per 1. tertial 21 8 Hovedinntrykketi dennerapporten er at kommunensansattegir innbyggernegodetjenester. Justert for inntektsnivå kommer Frognkommunepå en 1. plassi den foreløpigeutgavenav Komunebarometeret218. Det vil si at nøkkeltalleneer klart bedre enn det disponibelinntekt skulle tilsi. Tjenesteneytes innenfor de rammer kommunestyrethar vedtatt. Prognosenfor netto driftsresultat er på 8 millioner kroner, eller,7 % i Tjenesteproduksjonen Målene i kommuneplanener i handlingsprogrammetoperasjonaliserti styringsindikatorer.alle styringsindikatorenefra handlingsprogrammeter vurdert i dennerapporteringen,men det er kun indikatorenesom er vurdert røde (manglendemåloppnåelse)som er kommentert. I vurderingenav styringsindikatoreneer fargekodenegitt ved at indikatorer som er målt til ønsket resultat eller bedre er satt til grønt, mellom ønsketog godt nok resultat er satt til gult og under godt nok er satt til rødt. Kommunenleverer tjenester på et høyt nivå og selvom vi oppnår under «godt nok» på 38% av styringsindikatorenei gjeldendehandlingsprogrammå ikke dette seespå som en totalvurderingav kommunen.styringsindikatorenei handlingsprogrammeter utvalgte områdervi ønskerå fokuserepå og forbedre i periodenfor å nå de langsiktigemålenei kommuneplanen.det er naturlig at dette er områdermed forbedringspotensialog derigjennomområdervi streber etter å forbedre. For å gi et mer helhetlig bilde av kommunenstjenesteproduksjonviserrådmannentil komunebarometeretsom rangereralle kommunenei Norge.Her rangeresogsåde ulike sektorene hver for segpå bakgrunnav gitte kriterier. Det påpekesat dette er en rangering,ikke en kvalitetsvurdering. Pånesteside visesden nasjonalerangeringen, blant landets428 kommuner,innenfor hver sektor i den endeligerangeringeni Komunebarometeret218. 4

101 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : Frogn kommune Tertialrapport nr Fargekodene gir signal om hvor godt eller dårlig kommunen ligger an i sektoren, målt mot alle kommuner i Norge. Rangeringen innenfor hver enkelt sektor er ikke justert for kommunens korrigerte inntekter. Det er en forbedring av plasseringen på flere av områdene og en topp-1 plassering på grunnskole, barnevern og vann, avløp og renovasjon. På Pleie og omsorg og helse er kommunen rangert blant de 1 dårligste kommunene, men det er en forbedring på flere av de underliggende indikatorene. Pleie og omsorg har løftet seg 4 plasser det siste året. Komunebarometeret forbedrer seg for hvert år og flere av de underliggende indikatorene er endret fra 216 til 217 rangeringen. Det forklarer flere av de store endringene på rangeringen Økonomi Netto driftsresultat Netto driftsresultat for 218 anslås til 8 millioner kroner, eller,7 %. Dette er på,2 prosentpoeng dårligere enn vedtatt i Handlingsprogrammet a. b. Pluss 1,7 millioner kroner: Enhetenes drift er noe lavere enn det vedtatte budsjettet. 2,5mill av mindreforbruket skyldes nedleggelse av en privat barnehage som dermed ikke lenger mottar tilskudd. Minus 3,4 millioner kroner: Generelle utgifter og inntekter reduseres ved lavere skatt og rammetilskudd (,3mill), økte renter (1,5mill) økt pensjonskostnad (1,4mill) Netto driftsresultat korrigert for selvkost utgjør også 8,1 millioner kroner, eller,8 prosent. De foreløpige prognosene på selvkostområdet avviker altså ikke fra budsjettet. 5

102 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : Frogn kommune Tertialrapport nr Pensjon og finans Basert på oppdaterte oversikter pr januar 218 fra Statens pensjonskasse og KLP ser pensjonsutgiftene ut til å bli ca. 1,4 millioner kroner høyere enn budsjettert. Netto finansutgifter forventes å bli 1,5 millioner kroner høyere enn budsjettert. Skatt og rammetilskudd Basert på anslag fra kemneren i Follo blir skatteinntektene om lag 6mill kroner høyere enn budsjettert. Basert på modell for rammetilskudd estimerer vi skatt og rammetilskudd til å samlet bli,3 millioner lavere enn budsjettert. Nytt skatteanslag fra kemneren vil foreligge ca. 15. oktober. Nærvær Frogn kommune har en målsetting om et nærvær i forhold til legemeldt fravær på 95 prosent. Per 1. tertial 218 er nærværet på ca. 92,55 prosent. Av dette er 4,51 prosent langtidsfravær og 2,94 prosent korttidsfravær. Dette er en forverring av nærværet fra samme periode i fjor med,45 prosentpoeng. 6

103 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : Frogn kommune Tertialrapport nr Samfunn 2.1 Styringsindikatorer Mål Kommuneplan Livskvalitetog folkehelse Aktiviteter og rammebetingels er som fremmer livskvalitetog folkehelseer innarbeideti alle Frogn kommunes virksomheterog planverktøy Hvaskalmåles? Måleindikatorer LF1 LF1 Resultatfolkehelseprofil,Innbyggere Folkehelseprofil med muskelog skjelettlidelser% LF2 ResultatfolkehelseprofilInnbyggere LF år med psykiskeplager% Folkehelseprofil 217 Godt Ønsket nok LF1 LF LF2 15,5 LF2 7 LF2 13 LF3 4,5 LF3 5 LF3 4 KE1 3,6 KE1 5 KE1 4 KE2 6 km KE2 4 km KE3 8. KE3 1. KE4 9 S1 4 LF3 Resultatspørreundersøkelse (tilfredshet oppvekstsvilkårfor barn og unge) Klima og energi KE1 Kommunens Tilfredshetmed tilretteleggingfor totale syklister klimagassutslipp skalvære KE2 halvert innen Antall km nyanlagtgang- og sykkelsti 23 (sett i samt fortau forhold til KE3 nivå) Antall liter fyringsoljei kommunale bygginnkjøpt per år Stedsutvikling, bolig- og nærmiljø En by- og tettstedsutviklin g basertpå tydelig senterstruktur, god kommunikasjon, urbane kvaliteter, kulturhistoriske verdier og grønneverdier Næringsutvikling Drøbaker kjent og profilert som Oslofjordens trehusby, kultur-, bade- og ferieby Målemetode 218 Resultatper 1. tertial LF1 33 LF3 Innbyggerundersøkelse (Skala1-5, 5 er best) KE1 Innbyggerundersøkelse KE2 Telling KE3 Telling KE2 15 m(heerveien) KE3 liter KE4 KE4 Antall nyetablertependler- p-plasser Telling KE4 S1 Tilfredshetmed utviklingenav kommunesenteret S1 Innbyggerundersøkelse S1 3,8 KE4 1 S1 5 S2 Antall henvendelserhos Byantikvar på bibliotek per år S2 Telling S2 S2 75 S2 6 S3 Innbyggerundersøkelse S3 S3 Ikke data for dennei 4 innbyggerundersøkelsen S3 3 N1 Tilfredshetmed mulighetentil å etablerevirksomhet N1 Innbyggerundersøkelse N1 3,2 N1 5 N1 4 N2 Rangeringpå NHOskommune-NM N2 NHOsundersøkelser N2 9 (kommunenm216) N2 Plass 55 N2 Plass 57 S3 Avstandtil dagligegjøremål 7

104 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : Frogn kommune Tertialrapport nr Livskvalitet og folkehelse Hovedmål: Aktiviteter og rammebetingelser som fremmer livskvalitet og folkehelse er innarbeidet i alle Frogn kommunes virksomheter og planverktøy. Kommentar til indikatorer: LF1: Resultat folkehelseprofil: På helse og sykdom skårer vi noe dårligere enn landet hva gjelder muskel- og skjelettplager, psykiske symptomer og plager, og har noe høyere medisinbruk i befolkningen. LF2: kommunen scorer dårligere enn godt når det gjelder unge voksne med psykiske plager. Psykiske lidelser har hatt en stor økning og utpeker seg som den nye «folkesykdommen». Å fortsatt styrke tilbudet til voksne med psykiske lidelser og rus er nødvendig. Ifølge Folkehelsebarometeret scorer Frogn gjennomsnittlig eller godt på en rekke parameter som gjelder barn og unge. Frogn har ikke lenger høyere frafall fra videregående opplæring enn snittet for fylket. LF3: I innbyggerundersøkelsen fra 217 svarer 65,5% at de er litt fornøyd, fornøyd eller svært fornøyd med oppvekstmiljøet for barn og unge. Link til: Folkehelserapport 2.3 Klima og energi Hovedmål: Kommunens totale klimagassutslipp er halvert innen 23 (sett i forhold til 1991-nivå). Kommentar til indikatorer: Kommentar til indikatorer: KE1: I innbyggerundersøkelsen fra 217 er 3% litt fornøyd med tilrettelegging for syklister, mens 21% er litt misfornøyde. KE2: Vi har bygd 15 meter fortau ved Heerveien. Det var planlagt nytt fortau langs Niels Carlsens gate med oppstart etter sommeren 218. Dette prosjektet utsettes til 219 og midler foreslås omdisponert til å reparere skader på kommunale veier etter årets vinter. I Vestbyveien er det også regulert nytt fortau, men grunnerverv må først avklares og prosjektet blir ikke realisert i 218. KE3: så langt i henhold til målsetting for 22. Det er ikke kjøpt inn mer fyringsolje i år. Reservene blir liggende som spisslast ved strømbrudd. KE4: Vi har i år ikke etablert nye pendlerparkeringsplasser. Rådmannen foreslår å be om midler til pendlerparkering ved Måna og Kolstad i forbindelse med innspill til regional samferdselsplan. Målsetting om 1 nyetablerte p- plasser årlig er for ambisiøs, og bør justeres ned. Link til: Kommunestyremelding om klima og energi 8

105 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : Frogn kommune Tertialrapport nr Stedsutvikling med gode stedskvaliteter, bo - og nærmiljø Hovedmål:Enby- og tettstedsutvikling basert på tydelig senterstruktur,god kommunikasjon, urbane kvaliteter, kulturhistoriske verdier og grønne verdier. S1:Innbyggerundersøkelsen fra 217viser at 46 % er litt fornøyd eller fornøyd med utviklingenav kommunesenteret. S2: Det ligger inne som styringsindikatorat byantikvarentilbyr veiledningpå biblioteket hver tirsdag. Ny byantikvar(5%stilling) er tilsatt og vil starte opp i Frognkommunei august.i 218 har stillingen til nå ikke vært besatt og det er følgeligheller ikke vært veiledningpå biblioteket. S3:Vi har dessverreikke data for dennei innbyggerundersøkelsen. 2.5 Næringsutvikling og verdiskaping Hovedmål:Drøbak er kjent og profilert som Oslofjordenstrehusby,kultur -, bade- og ferieby. N1: I innbyggerundersøkelsen var 64% ikke kjent med muligheterfor å etablere virksomheti Frognkommune.1%er litt fornøyd,mens16%er misfornøyd eller litt misfornøyd.næringsutviklinger det emnet som nevnesflest gangeri åpnekommentarer. N2: Frognligger som nr. 9 i landet på NHOsrangering, kommunenm. Vi scorerdermed ikke godt nok i henhold til egnemål. NHOskommuneNM rangererkommuneneetter attraktivitet og lokal vekstkraftbasert på forhold ved næringsliv,arbeidsmarked,demografi,kompetanseog kommunaløkonomi.tallgrunnlageter fra 216. Frognliggersom nr. 18 i Akershusfylke. 9

106 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : Frogn kommune Tertialrapport nr Økonomi Alle styringsindikatorenefra handlingsprogrammeter vurdert i denne rapporteringen,men det er kun indikatorenesom er vurdert røde (manglendemåloppnåelse)som er kommentert. I vurderingenav styringsindikatoreneer fargekodenegitt ved at indikatorer som er målt til ønsket resultat eller bedre er satt til grønt, mellom ønsketog godt nok resultat er satt til gult og under godt nok er satt til rødt. 3.1 Styringsindikatorer Mål Hvaskalmåles? Kommuneplan Måleindikatorer 218 Målemetode Ø1 Netto driftsresultat på 3 prosent, korrigert for VAR Ø 1.1 Netto driftsresultat KOSTRA Ø 2a) Disposisjonsfondskalutgjøre minst 2 millioner kroner. Overskytendebeløp kan blant annet benyttestil finansieringav investeringer Ø 2.1 Disposisjonsfondi millioner kroner Egetregnskap Ø 2b) Pensjonsfond** Ø 3.1 Pensjonsfondi millioner kroner ResT1 / Prognose Ønsket Godt nok,7 % 3, 1,75 * 112** Egetregnskap * Godt nok er satt lavereenn 3 prosentmed utgangspunkti revidertekrav fra myndighetene. ** Det er forutsatt at regnskapsmessig mindreforbrukfra 217avsettesdisposisjonsfond Status for måloppnåelse Mål med rød statuser kommentert under. Mål med grønnog gul statusvurderessom tilfredsstillendeog er ikke kommentert. Ø 1.1: Netto driftsresultat i prosent Prognosenviser et netto driftsresultat på,7%. Dette er,2 prosentpoengdårligerebudsjettert resultat, og under myndighetenesanbefalingog derfor markert med rødt i måloppnåelse. 1

107 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : Frogn kommune Tertialrapport nr Drift hovedoversikt Regnskap Regulert budsjett 218 Opprinnelig budsjett 218 Regnskap EKSTERNE FINANSUTGIFTER Renteutgifter og låneomkostninger Avdrag på lån Utlån Sum eksterne finansutgifter Resultat eksterne finanstransaksjoner Tall i 1 kroner DRIFTSINNTEKTER Brukerbetalinger Andre salgs- og leieinntekter Overføringer med krav til motytelse Rammetilskudd Andre statlige overføringer Andre overføringer Inntekts- og formuesskatt Eiendomsskatt Andre direkte og indirekte skatter Sum driftsinntekter DRIFTSUTGIFTER Lønnsutgifter Sosiale utgifter Kjøp av varer og tjenester som inngår i kommunens tjenesteproduksjon Kjøp av tjenester som erstatter kommunens tjenesteproduksjon Overføringer Avskrivninger Fordelte utgifter Sum driftsutgifter Brutto driftsresultat EKSTERNE FINANSINNTEKTER Renteinntekter og utbytte Mottatte avdrag på lån Sum eksterne finansinntekter Motpost avskrivninger Netto driftsresultat BRUK AV AVSETNINGER Bruk av tidligere års regnskapsmessige mindreforbruk Bruk av disposisjonsfond Bruk av bundne fond Bruk av likviditetsreserven Sum bruk av avsetninger AVSETNINGER Overført til investeringsregnskapet Avsatt til dekning av tidligere års regnskapsmessige merforbruk Avsatt til disposisjonsfond Avsatt til bundne fond Avsatt til likviditetsreserven Sum avsetninger Regnskapsmessig mer-/mindreforbruk

108 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : Frogn kommune Tertialrapport nr Drift - status enhetene Enhet Rådmannsgruppa Økonomi, digitalisering og IKT Opprinnelig Budsjett årsbudsjett justeringer Revidert årsbudsjett Årspro gnose Forslag til endring HR, politisk sekreteriat og service Samfunnsplanlegging Barnehager Ullerud helsebygg Helse, omsorg og koordinering Frognskolen Tilrettelagte tjenester Psykososialt arbeid Kultur og frivillighet Eiendom Teknisk drift og forvaltning NAV * * Tilskudd Drøbak Frogn Idrettsarena KF Generelle inntekter og utgifter Sum -6 1 * Netto bruk av fond (tidligere års mer-/mindreforbruk) 15 Anslag bruk av fond VAR Netto driftsresultat Netto driftsresultat korrigert for selvkost Anslag netto driftsresultat i %,7 % Anslag netto driftsresultat i % korrigert for selvkost * Oversikten viser at vedtatte budsjettendring for Kfet er finansiert med reduserte utgifter på Enhet for Eiendom og ved forventede dagbøter fra HENT.,8 % Tabellen over viser regnskapet per 3. april 218 splittet opp på kommunens enheter mot det opprinnelige og det reviderte årsbudsjettet for 218. Legg merke til at budsjettet ikke er periodisert, men er for hele 218. En lineær periodisering vil ikke være noe godt sammenligningstall ettersom både kostnader og utgifter fordeler seg ujevnt gjennom året. Årsprognosen gir et bilde av hvordan enhetene og kommunen ligger an. I vedlegget «Samlet månedsrapportering per 1. tertial», er årsprognosen for den enkelte enhet splittet opp i utgift og inntekt og prognosen er nærmere forklart. Enhetene viser noe variasjon i måloppnåelse i forhold til budsjett, men samlet viser prognosen et mindreforbruk på 1,7 millioner kroner. I tillegg er det foreslått justeringer på 45 tusen kroner. Ullerud Helsebygg har i sin prognose er merforbruk på 2,2 millioner kroner. For å møte de store utfordringene i forhold til venteliste på sykehjemsplass samt et betydelig antall UK-døgn er det ned varighet frem til 15. september 218 opprettet 3 nye sykehjemsplasser samt en plass ekstra på korttidsavdelingen. Helse, omsorg og koordinering har i prognosen et merforbruk på 3,7 millioner 12

109 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : Frogn kommune Tertialrapport nr kroner. I begge enhetene arbeides det med tiltak for å begrense merforbruket. Dette kombinert med antatte svingninger i etterspørselen etter tjenester gjør det hensiktsmessig å vurdere situasjonen over noe lengre tid. Rådmannen vil følge opp den økonomiske utviklingen i enhetene. Estimerte netto renter gir en økt rentekostnad på 1,5 millioner kroner i forhold til budsjettet. Dette skyldes at det i budsjettet var forutsatt nedbetaling av byggelån med 2 mill. i starten av året. Nedbetaling skjer først i mai da vi mottok tilskuddet. Om man framskriver skatteinngangen og rammetilskudd hittil i år sier prognosen at inntektene vil bli ca.,3 millioner lavere enn budsjettert. Kommunen mottar nytt anslag fra kemneren når statsbudsjettet er fremmet medio oktober og vil først da ha en sikrere prognose. Prognosene for pensjonskostnader viser at disse blir 1,4 millioner høyere enn budsjettert. Samlet gir prognosen et netto driftsresultat som er,2 prosentpoeng dårligere enn budsjettert. Bølgen bad og aktivitetssenter har grunnet forsinket åpningsdato fått bevilget totalt 18,4 millioner kroner for å sikre driften i 218. Dette er budsjettert finansiert gjennom omfordeling av midler fra Enhet for Eiendom som får lavere kostnader på grunn av forsinkelsen, samt bruk forventede dagbøter fra HENT Kommentarer til rådmannens forslag til justeringer Økt barnetall Dal barnehage Dal barnehage er en integrert del av Dal skole som ligger under Enhet Frognskolen, mens de øvrige barnehagene ligger under Enhet for barnehage. Antall barn i dal barnehage har økt betydelig og dette nedfører ekstrakostnader på 1mill kroner. Enhet for barnehage har reduserte kostander som følge av at en privat barnehage er nedlagt. Rådmannen foreslår på denne bakgrunn å flytte budsjettmidler fra enhet barnehage til enhet Frognskolen. Miljøkokk bofellesskapet på Ullerud Intensjonen i kommunestyrets vedtak for handlingsprogrammet var at Miljøkokken skulle opprettholdes på Bofellesskapet. Ved en inkurie ble det bare lagt tilbake 93 tusen kroner i budsjettet for å opprettholde stillingen, mens den reelle kostnaden for å opprettholde stillingen i 218 beløper seg til i underkant av 4 tusen kroner (dette var tatt ut i Rådmannens forslag). Enhetens rammer foreslås derfor styrket med 3 tusen kroner. Tilskudd til Akvariet i Drøbak Ved en inkurie har tilskuddet til Akvariet i Drøbak falt ut under behandlingen av Handlingsprogrammet Enhet for Eiendomsforvaltnings budsjett foreslås styrket med 15 tusen kroner. 13

110 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : Frogn kommune Tertialrapport nr Drift - status finansforvaltning Forvaltningen av kortsiktig likviditet: tall i millioner Bankinnskudd DNB , ,9 Avkastning/ renteinntekter 3 mnd Nibor +,25 % Kortsiktig likviditet er plassert i kommunens hovedbankforbindelse DNB. I tillegg er NOK 5,6 mill plassert til særvilkår (Nibor +,68%) hos SpareBank1. Innskuddene er lave fordi rådmannen søker å minimalisere kontantbeholdningen grunnet innskuddsvilkårene. Likviditeten styres ved å trekke opp lån i takt med behov for utbetalinger i utbyggingsprosjektene. Det store bankinnskuddet per 3. april skyldes utbetaling fra Husbanken på 148 millioner kroner. Tilskuddet blir brukt til å nedbetale byggelån i løpet av mai, se tabell på neste side Forvaltningen av lånegjeld: Frogn kommune benytter i dag ekstern uavhengig rådgiver, FINANSinnkjøp AS, til å bistå med den løpende gjeldsforvaltningen. Porteføljeoversikt lånegjeld: Dato Lån nr/isin KBN** KBN* DNB Swedbank NO KBN* KBN* KBN* KBN *21119 DNB NO KBN* KBN* KBN* KBN* KBN* Totalt Restgjeld 194,4 14,5 15, 1, 11,7 42, 77, 18, 175,1 192,3 56,1 251, , Restgjeld 194,4 14,5 15, 1, 11,7 42, 77, 18, 192,3 56,1 251,8 175, , Nøkkeltallsopplysninger for gjeldsportefølje: Nøkkeltall Vektet løpetid for portefølje (år) 8 år Gjennomsnittsrente 1,43 % Forfall ,1 år 1,55 % Fordeling fast og flytende rente: 14

111 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : Frogn kommune Tertialrapport nr tall i millioner ,7 % Volum sikret Hovedstol Sikringsgrad i % ,7 % Per er NOK 75 mill. av gjelden rente sikret ved bruk av en rentebytteavtale. Gjeldsporteføljen kan maksimalt ha en fastrenteandel på 2 % med rentebinding over 1 år i henhold til kommunens Finansreglement. Det er per i dag ingen nedre grense for andel gjeld som skal være rentesikret Endringer siden forrige rapport: Siden fremleggelse av rapport per har lån i DnB. Stort 171,1 mill. forfalt. Lånet ble refinansiert til 6 mnd sertifikatlån i Kommunalbanken med forfall I forbindelse med refinansieringen ble låneopptak for finansiering av budsjetterte investeringer i 218 tatt opp (167 mill med 2 års løpetid). Dette lånet er innvilget men ennå ikke utbetalt. tall i millioner Lån Långiver 1 DNB Hovedstol ved forfall 175,1 Type lån Forfall Sertifikatlån Avvik mellom faktisk forvaltning og kravene i finansreglementet: Finansforvaltningen i Frogn kommune viser ingen avvik fra rammene i finansreglementet. Finansreglementet er av uavhengig kompetanse vurdert i tråd med forskrift om kommuners og fylkeskommunes finansforvaltning. 3.5 Balanse - status disposisjonsfond Status disposisjonsfond (tall i 1) Beløp Inngående balanse 218 Avsetning regnskapsmessig mindreforbruk 217 KS 18/18 Økt bevilgning til kontrollutvalget KS 22/18 Styrking av veiforvaltningen Balanse per Investering status prosjektene Budsjettendringene som er gjort gjelder mindre-/merforbruk på prosjektene pr Nr. Prosjektnavn 1 Helsebygg 2 Helsebygg - Inventar og utstyr 3 Investeringer i boliger 4 Investeringer i boliger til bosetting av flyktninger Regnskap pr Budsjett Budsjettendringer Revidert budsjett

112 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : Frogn kommune Tertialrapport nr Nr. Prosjektnavn Regnskap pr Budsjett Budsjettendringer Revidert budsjett Risiko og sårbarhet 6 Startlån 7 Hovedplan vann og avløp 8 Dypvannskai og nytt akvarium 9 Maskinpark MIK Kommunale veier IKT investering IKT investering skole Agresso Follo 14 Tiltaksplan IFN 15 Elektronisk arkiv 16 Trafikksikkerhetstiltak 18 Biblioteket, digitalisering 19 Flerbrukshus 2 Svømme/badeanlegg 21 Seiersten stadion, oppgradering 22 Utskifting av oljefyringsanlegg innen Tinglysning 25 Akvariet, oppgradering 29 Uteleker, skoler og barnehager 3 Badeparken, rehabilitering 31 Egenkapitalinnskudd KLP 32 Rehabilitering bygg 33 Nedgravde søppelkontainere 36 Kopås 38 Rehabilitering av brygger og havner 39 Toalett Gyltholmen Maskinpark Eiendom Vestbyveien - trafikksikkerhetstiltak Sti Rogneveien Follo barne- og ungdomsskole Grunnerverv Oppgradering Garderveien Energy Performance Contracting Rømningsvei Heer Rehabilitering Hospitalet Skanseveien Oppgradering Smia Prosjektering Gropa Bomberom Drøbak skole HP Oppgradering brann formålsbygg 69 Skatepark Seiersten Oppmålingsutstyr Velferdsteknologi Inventar kontorer Frognhallen

113 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : Frogn kommune Tertialrapport nr Nr. 73 Prosjektnavn 74 Inventar/ møbler kommunale formålsbygg Rehabilitering gamle gymsal Drøbak skole Musikken og frivillighetens hus HP Investering Kirken Sum Regnskap pr Budsjett Budsjettendringer Revidert budsjett Budsjettendringer i kolonne 3 er ubrukte bevilgninger fra Kommentarer til utvalgte prosjekter 1. Helsebygg Merforbruket på prosjektet skyldes interne justeringer mellom prosjektet for inventar og utstyr. Hovedregnskapet med AF-gruppen er avsluttet og tilskudd fra Husbanken på 148,3 millioner kroner er mottatt. Det gjenstår et tilskudd på 56,1 millioner kroner som kommunen søker om når man tar i bruk 4. etasje. Anmodning om utbetaling av tilskudd skal være fremsatt senest innen Rådmannen vil søke om forlenget frist. 2. Helsebygg - Inventar og utstyr Det er kjøpt inn inventar og utstyr til det nye helsebygget på i overkant av 2 millioner kroner. Det gjenstår ca. 1 millioner kroner som skal brukes til å finansiere inventar og utstyr til 4. etasje. 3. Investeringer i boliger Belsjø terrasse Reguleringsplan er godkjent. Åpen anbudskonkurranse gjennomført, men avlyst på grunn av høye kostnader. Ny anbudskonkurranse høsten 218 sammen med Husvikveien og Trekanttomta. Trekanttomta Området er ferdig regulert. Inngår i anbudskonkurransen høsten 218. Fremmes til behandling i kommunestyret ifm. boligmeldingen etter sommeren 218. Skogveien Reguleringsarbeid pågår. Kopås Arealbruk for Kopåsområdet vil forankres i reguleringsplan. Både områdeplan og detaljplan kan være aktuelle plantyper. Arealene er i kommuneplan vist med formålene næring, bolig og friområde. Forsvarets anlegg er fredet. Utarbeidelse av reguleringsplan for Kopås forventes igangsatt i 219. Løktabakken Prosjektet er ferdig. Husvikveien Behandles i boligmeldingen etter sommeren

114 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : Frogn kommune Tertialrapport nr Grande MPB har lagt føringer for reguleringsplanarbeidet. Regulering pågår. Vestbyveien Avventer vurdering av lønnsomheten i prosjektet. 4. Investeringer i boliger til bosetting av flyktninger En bolig på Haneborgenga er kjøpt. Nye oppkjøp vurderes i byggetrinn Risiko og sårbarhet Brannsikkerhetsprosjektet i gamle Drøbak er forsinket. Ferdigstilles sommeren 218. Sikring av Renseanlegget og Gropa er gjennomført. 6. Startlån Regnskapet så langt i år viser at det er innfridd flere startlån enn det er gitt ut nye. Dette varierer veldig fra år til år. Mindre forbruk skyldes blant annet færre tilgjengelige boliger for kjøp. 7. Hovedplan vann- og avløp Ny hovedplan for drikkevann og avløp er ferdigutarbeidet. Hovedplan for drikkevann er vedtatt i desember 217. Tiltakene er innarbeidet i HP Rehabilitering av det kommunale nett gjennomføres fortløpende. Første fase av etablering av overvannsanlegg frem til Gulliksbakken er ferdigstilt. Fase to er ferdig prosjektert og oppstart blir sommeren 218. Ny vannledning og overvannsanlegg langs Museumsveien er ferdigstilt. Renseanlegg er rehabilitert med nytt ventilasjonsanlegg for styring av lukt og gass. Ny VA anlegg langs Gylteåsveien er ferdig prosjektert. Første fase starter sommeren 218. Nytt høydebasseng på Granheia er under bygging. Forventet ferdigstilling i september 218. Nytt avløpsanlegg for Strandveien er ferdigprosjektert og anbudsdokumentene er under utarbeidelse. Alle kritiske avløpsstasjoner er nå utstyrt med mengdemåler og elektronisk alarmsystem ved overløp. I tillegg er alle avløpssystemer med overløp til vassdrag sikret slik at et eventuell overløp transposteres til et tett tank og ikke til vassdrag. Etablering av overvannsanlegg ved Ringedammen er under prosjektering. Dette skal håndtere overvann fra Husvik. Prosjektet med fjernavlesning av vannmålere er igangsatt. Totalt skal 52 målere skiftes. Ca. 28 er skiftet. 8. Dypvannskai og nytt akvarium Etablering av dypvannskai legges frem til politisk behandling i juni-møtet. Utredning av nytt akvarium er stilt i bero. 9. Maskinpark MIK Ny redskapsbærer er bestilt. Forventet levering etter sommeren 218. Krokbil er anskaffet. Dette skal senke driftskostnader på kvistmottaket og renseanlegget. 18

115 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : Frogn kommune Tertialrapport nr Kommunale veier Rehabilitering av fortau langs Heerveien er ferdigstilt. Det er planlagt etablering av flere ladestasjoner for elbiler på Bankløkka. Ladestasjoner er mottatt og etablering er under planlegging. Kartlegging av alle veilysanlegg er ferdigstilt. Sluttrapport legges frem i et eget notat som følger tertialrapporten. Dette med tanke på etablering av egen strømmåler som følge av pålegg fra DSB. Trasen for nytt fortau langs Elleveien er ferdig prosjektert. Kostnadsestimatet er 25 millioner kroner. Dette inkluderer fortau, ny belysning og rehabilitering av veien. Det krever en ny reguleringsplan. Saken legges frem til politisk behandling etter sommeren IKT investering Beløpet gjelder digitalisering og utvikling av IKT infrastruktur, det vises til vedtatt Handlingsprogram , del 9. Det vil ikke påløpe vesentlige kostnader før i 2. halvår 218. Aktuelle digitaliseringstiltak er under kartlegging. 12. IKT investering skole Forventet at hele Frognskolen har innført digital skole høsten Agresso Follo Frogn er vertskommune for Agresso (kommunenes økonomisystem) samarbeidet mellom kommunene Nesodden, Ås og Vestby. Frogn som vertskommunene forskutterer alle investeringer og de 3 andre kommunene nedbetaler investeringene til Frogn over en 5 årsperiode. Det gjennomføres for tiden et forprosjekt for det vurderes om kommunene bør bli mer lik i oppbyggingen for å oppnå ytterligere samordningsgevinster innenfor innkjøp og implementering av nye digitaliseringsløsninger. Forprosjektet er ferdig behandlet ca 15. juni. Det skal også gjennomføres en oppgradering til ny versjon av økonomisystemet i august/ september Tiltaksplan IFN Rehabiliteringa av første delen av Lysløypa er startet. Rehabilitering omfatter strekningen fra Seiersten og opp til Heer. Rehablilitering av andre delen (opp til Måna) forventes startet i løpet av Elektronisk arkiv Prosjektet ferdigstilles i Trafikksikkerhetstiltak Ny trafikksikkerhetsplan er utarbeidet. Planen er en mer realistisk plan som er utarbeidet av kommunen selv. Planen legger til en prioritering av tiltak som kommunen mener er realistisk å gjennomføre hvert år. Skiltplan for Kroketønna er godkjent av Veivesenet og skilt er bestilt. Forventet etablering etter sommeren 218. Skiltplan for Seiersten og Ullerud helsebygg er ferdigstilt. Parkeringsreguleringstiltak på Seiersten, skoler og kommunale bygg er igangsatt. 19

116 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : Frogn kommune Tertialrapport nr Biblioteket, digitalisering Flere prosjekter er gjennomført. Blant annet tilgangsstyring basert på lånekort. Ytterligere digitaliseringsløsninger vurderes sommeren Flerbrukshus Det er foreløpig ikke kommet til enighet om et sluttoppgjør. Det forventes at det vil påløpe noe utgifter i løpet av Svømme/badeanlegg Kontrakt med entreprenør er hevet. Ny prosjektering av gjennomføring starter i mai 218. Oppstart av byggearbeider forventes i juli 218. Inntektene som er ført i 218 gjelder fakturaer for 217 som ble ført i regnskapet for 217 og som er korrigert i 218. Fakturaene er fremdeles ikke godkjent. 21. Seiersten stadion, oppgradering Nytt undervarmeanlegg og kunstgress etableres sommeren 218. Dette gjennomføres av leverandør som følge av feil i leveransen. 22. Utskifting av oljefyringsanlegg innen 218 Arbeidet er startet og fremdrift går som planlagt. Sluttføres i Tinglysning Nye ressurser er satt i prosjektet. Ferdigstillelse forventes i Akvariet, oppgradering Alle arbeider som skal gjøres er ferdigstilte. Det holdes av beredskapspenger for å møte nye forskriftskrav som kan komme. 29. Uteleker, skoler og barnehager For tiden normal drift. Kommunen er i dialog med FAU på Drøbak skole vedr. innkjøp av nye lekeapparater finansiert av oppstarte midler fra FAU. 3. Badeparken, rehabilitering Beløpet er bevilget generelt til rehabilitering av badeparken. Grunnet sikkerhet for publikum har det vært foreslått å bruke midlene til istandsettelse av kaifronter, men tiltaket venter på skjøtselsplanen for området. Til nå er det utbedret rekkverk og gjærer i parken grunnet publikums sikkerhet. 31. Egenkapitalinnskudd i KPL Egenkapitalinnskuddet i KLP betales inn på slutten av året. 32. Rehabilitering bygg Dette er et oppgraderingsprosjekt av stor betydning for å møte krav til innemiljø i kommunale bygg. Her ligger midler til skoler og barnehager inne. Flere prosjekter 2

117 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : Frogn kommune Tertialrapport nr gjennomføres i 218. Bevilgningen er fordelt til mindre prosjekter med egen gjennomføringsplan. 33. Nedgravde søppelkontainere Tiltaket er ferdigprosjektert og første utkast til anbudsdokumentene utarbeidet. Kommunen har mottatt en henvendelse fra Bråthan om mulig samarbeid knyttet til etablering av et garasjeanlegg ved Jørnsebakken. En slik samarbeid kan bidra til å minske kommunens økonomisk bidrag i etablering av nedgravde løsninger. Dialog mellom kommunen og Bråthan pågår. 36. Kopås Økte kostnader grunnet at entreprenøren er gått konkurs. 2,7 bevilget gjennom politisk bevilgning og 1 million kroner bevilget gjennom prosjektet for oppgradering av formålsbygg. Forventes ferdigstillelse i juli Rehabilitering av brygger og havner Sykkelstativ og pleiestasjon er mottatt og forventet etablering i løpet av sommeren 218. Det er prosjektert etablering av mottak for spyling og klargjøring av båter på molo B i Drøbak båthavn. Dette for å hindre forurensning av Oslofjorden. 39. Toalett Gylteholmen Vann og avløp er ferdig prosjektert. Avventer avtale med Gylteholmen brygger AS. Vann og avløp blir lagt frem til kum i land. Forventet startet opp i Maskinpark Eiendom Midlene går til utskifting av maskiner i Vestbyveien - trafikksikkerhetstiltak Ferdig prosjektert. Det må igangsettes dialog med grunneiere på grunn av grunnerverv. Totalt er det 44 grunneiere som må avstå grunn. 44. Sti Rogneveien Saken er tidkrevende da det er ny eier av grunn. Det søkes å komme til enighet med grunneier. 47. Follo barne- og ungdomsskole Avventer sluttavregning på prosjektet. 5. Grunnerverv Gjenstående midler fra Oppgradering Garderveien Tiltaket er ferdig utredet og alternativene identifisert med kostnadsvurdering. Forventet sendt til politisk behandling i siste halvdelen av

118 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : Frogn kommune Tertialrapport nr Energy performance contracting (EPC) Entreprenør gikk konkurs i april 218. Vi er i gang med kartlegging av utført arbeid. Prosjektet sluttføres med nye entreprenører. 57. Rømningsvei Heer Forventet ferdigstillelse før skolestart høsten Rehabilitering Hospitalet Statusrapport er ferdig og oversendt Akershus fylkeskommune for å få klarhet i hvilke investeringstiltak som krever søknad etter plan- og bygningsloven og ev. dispensasjon etter kulturminneloven. Foreløpig tilbakemelding fra Akershus fylkeskommune er mottatt og fylket ser behov for en befaring av bygget. 62. Skanseveien 4 Prosjektering er ferdig. Oppstart våren Oppgradering Smia Det er bevilget kr 3 MNOK til etablering av kjøling og ferdigstilling av bygg- og utomhusarbeider. Dette prosjektet pågår og planlegges ferdigstilt 1. september Prosjektering Gropa Prosjektering starter opp sommer/høst Bomberom Drøbak skole HP Prosjektering pågår. Ferdigstilles før skolestart høsten Oppgradering brann formålsbygg Prosjektering pågår. 69. Skatepark Seiersten Prosjektet har vært på anbud med forhandling. Ny tilbudsfrist er 24. mai. Rammetillatelse er søkt. 7. Oppmålingsutstyr Anbudsrunde er gjennomført og utstyr er bestilt. 71. Velferdsteknologi Digitaliseringsprosjekt igangsatt og Frogn er koblet på løpet i Follo 72. Inventar kontorer Frognhallen Inventar er kjøpt inn og lagres midlertidig på Grande. 73. Inventar/ møbler kommunale formålsbygg Investering gjennomføres høst Rehabilitering gamle gymsal Drøbak skole Prosjektet er i gang. 98. Investering Kirken Av bevilgning på 1 million kroner for 218 er 5 tusen kroner utbetalt. 22

119 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : Frogn kommune Tertialrapport nr Forslag til justeringer i investeringsbudsjettet, Rådmannen foreslår at eventuelle justeringer finansieres ved å redusere budsjettet på andre prosjekter. For eksempel investeringer i boliger. Dette for det høye investeringsvolumet ikke skal økes ytterligere. Nr. Prosjektnavn Nytt Nytt Investeringer i boliger Veier, utskifting av kvikksølvarmatur Oppgradering Agresso Utskifting av oljefyringsanlegg Energy performance contracting Komprimator til Ullerud helsebygg Lekeapparater på Drøbak skole (FAU) Revidert Budsjett 1 kr Forslag til Justering 1 kr Nytt Budsjett 1 kr Som følge av rådmannens forslag til justeringer av investeringsbudsjettet, endres kommunens finansieringsbehov som vist i tabellen under. Endret låneopptak Endret momskompensasjon Gave Bruk av disposisjonsfond Endret finansieringsbehov Beløp i 1 kroner Kommentarer til foreslåtte justeringer 3. Investeringer i boliger Budsjettet justeres ned for å finansiere økningene på prosjekt 1, 13 og komprimatoren til Ullerud helsebygg. 1. Utskifting kvikksølvarmatur Det er gjennomført en kartlegging av veibelysningen i Frogn. Resultatet viser at det er et betydelig utskiftingsbehov av armaturer. Flere steder brukes det gamle kvikksølvlamper som ikke lenger er mulig å kjøpe. Det vil si at ved mørk lampe må hele armaturen byttes. Frist for utskifting av kvikksølvlamper er satt til 1. januar 219. Rapporten er vedlagt tertialrapporten. Rådmannen foreslår at det bevilges 5 millioner for utbedringer i 218 og at det i HP bevilges ytterligere 5 millioner kroner for

120 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : Frogn kommune Tertialrapport nr Agresso Follo Status Forprosjekt UBW ON pågår med sluttdato 8. juni og forventes å være ferdig behandlet 15. juni. I samme forprosjekt vurderes om Agresso kommunene bør bli mer lik i økonomisystemets oppbygging. Frogn kommune forskutterer utgiftene for de 3 andre kommunene (Nesodden, Ås og Vestby) og her kan det bli behov for økt bevilgning på 1mill kroner. Forskutteringen for de andre Follo-kommunene tilbakebetales til Frogn i form av renter og avdrag over 5 år. 22. Utskifting av oljefyringsanlegg I forbindelse med prosjektgjennomføring av to parallelle prosjekter har det vært hensiktsmessig å skille prosjektene fysisk og økonomisk. Derfor har EPC-prosjektet gjort alt arbeidet i fyrrommet. Og bytte av radiatorer i alle rom har vært styrt av det andre prosjektet. Disse midlene skal fra prosjektet og til EPC-prosjektet 54. Energy performance contracting Midler overføres fra prosjekt nr. 22. Se tekst over. Komprimator til Ullerud helsebygg Dagens avfallsmengde er så stor at det må investeres i en ny avfallskomprimator. Lekeapparater på Drøbak skole (FAU) FAU ved Drøbak skole har opparbeidet seg økonomiske midler og ønsker å kjøpe inn lekeapparater til skolen. Ettersom lekeapparatene blir stående på kommunal grunn og må driftes av eiendomsavdelingen i kommunen er det gunstigere at kommunen også gjør selve anskaffelsen ettersom man da får kompensasjon for merverdiavgiften. Det er derfor enighet om at FAU ved Drøbak skole gir kommunen en gave i form av 5 tusen kroner som går direkte til anskaffelsen av nye lekeapparater på skolen. 24

121 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : Frogn kommune Tertialrapport nr Status og strategier for tjenesteutviklingen Alle styringsindikatorenefra handlingsprogrammeter vurdert i denne rapporteringen,men det er kun indikatorenesom er vurdert røde (manglendemåloppnåelse)som er kommentert. I vurderingen av styringsindikatoreneer fargekodenegitt ved at indikatorer som er målt til ønsketresultat eller bedre er satt til grønt, mellom ønsketog godt nok resultat er satt til gult og under godt nok er satt til rødt. Kommunenleverer tjenester på et høyt nivå og selvom vi oppnår under «godt nok» på 38%av styringsindikatorenei gjeldendehandlingsprogrammå ikke dette seespå som en totalvurderingav kommunen.styringsindikatorenei handlingsprogrammeter utvalgte områdervi ønskerå fokuserepå og forbedre i periodenfor å nå de langsiktigemålenei kommuneplanen.det er naturlig at dette er områdermed forbedringspotensial. For å gi et mer helhetlig bilde av kommunenstjenesteproduksjonviser rådmannentil komunebarometeretsom rangereralle kommunenei Norge.Her rangeresogsåde ulike sektorene hver for segpå bakgrunnav gitte kriterier. Frognkommuneer på 1. plassav alle landets kommuneri den endeligerangeringen til Komunebarometeret. 4.1 Oppvekst og ( opp ) læring Overordnetmål fra kommuneplanen: Alle barn og unge i Frognfår kvalitativt gode oppvekst- og læringsvilkår Midler til økt lærertetthet er videreført. Økt lærertetthet styrker mulighetentil tidlig innsats,faglig og sosialt.prosjektet«twoteachers»som 4 barneskolerer med i, avsluttesjuni 218. Ungdomstrinni Utviklingble avsluttet til jul, men ungdomsskolenevil få utvidet sitt samarbeidmed høyskoleni Lillehammerendaett semester.beggeungdomsskolerarbeidervidere med å innføre ny vurderingspraksis,en videreføringav «Vurderingfor læring». Innføringav digital skolefortsetter. Drøbakskoleer inne i sitt første skoleårmed nettbrett. Opplæringenav lærere på Sogstiog Heerskolerer i gang,og det er lærerefra Dal og Drøbakskoler som står for innføringen. Skolelosener godt i gangmed sitt arbeid og er inne i flere saker,samtidigsom han er med på å systematisereskolenesarbeid med elevenesnærvær. Organisasjonsjustering er på plassi Frognskolen.Enhetslederhar nå det fagligeansvaretog følger opp skolenesarbeid. Mobbeombudi 5%stilling har tiltrådt og er i ferd med å gjøre segkjent i Frognkommune. 25

122 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : Frogn kommune Tertialrapport nr Enheten for barn unge og familier er fusjonert med Enhet for rus og psykiatri til Enhet for psykososialt arbeid. Den nye organiseringen er i gang fra mai, og enheten er nå delt i fire tverrfaglige team. Teamene er delt slik: -5 år, 6-17 år, voksne og boliger. Hensikten er å Sikre helhet og sammenhengende tjenester: - I forhold til alder, overgang barn/ungdom og ungdom voksen - I forhold til at alle er en del av en familie eller annet nettverk - I forhold til likhet i tjenestetilbudet - Flere tjenester arbeider samtidig på flere arenaer Tidlig innsats: - Hjelp gis tidlig i fht alder og tidlig i fht problemutviklingsforløp uavhengig av alder - Kortere brukerreise enkelt å få hjelp - Oppdage behov for spesialisttjenester så tidlig som mulig - Effektiv oppgaveløsing og hjelp så fort som mulig Tverrfaglig arbeid der det er nødvendig: - Arbeide sammen om samme mål på tvers av fag og tjenester hindre arbeid ved siden av/etter hverandre Utnytte enhetens kompetanse - På tvers av tjenester og fag Internopplæring Lære bort og få ny kunnskap Organisasjon i endring - Tiltak og metoder endres på bakgrunn av innbyggernes tilbakemeldinger - Vi arbeider med tiltak som virker og som er forskningsbasert Fleksibilitet i oppgaveløsningen - Oppgaven bestemmer hvordan den skal løses og av hvem med mindre oppgaven bare kan løses av ansatte med en bestem kompetanse Familieråd og foreldreråd er et prioriterte tiltak og målet er at det brukes aktivt i alle tjenestene. Tiltaket har fokus på brukermedvirkning og ansvarliggjøring og gjenspeiler kommunens verdier på en god måte. Barnehagene opprettholder de oppsatte målsetningene og påbegynte prosjekter. MINOS prosjektet, introduksjon for minoritetsspråklige familier som skal starte i barnehagen, avsluttes og evalueres våren 218. Prosjektet anses nå som implementert. Etter verbalvedtak i Handlingsprogrammet har barnehagene nå igangsatt prosjektet: Naturen som læringsarena. Det er iverksatt en utegruppe på Skiphelle der det vektlegges bruk av naturen som 26

123 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : Frogn kommune Tertialrapport nr alternativ læringsarena. Gjennomføringen er evaluert av barn, foreldre og personalet som har vært fra spesialpedagogisk team og barnehager. Både kommunale og private barnehager deltar. Målet er å etablere dette som et fast tilbud gjennom året. Ny rammeplan for barnehager er under implementering. Det arbeides med ledelse gjennom et KS prosjekt for både styrere og pedagogiske ledere i alle kommunale barnehager. Hovedfokus for veiledningen er implementeringspraksis og teori, samt samarbeid hjem- barnehage. Dette er andre året denne omfattende veiledningen pågår. I 217 var det bare styrerne som fikk individuell veiledning med prosjektleder, men nå er det både individuell veiledning og med hele pedagogisk ledergruppe sammen med styrer i hver barnehage. Enhet barnehager har søkt og fått innvilget til sammen 1,4 millioner av OU-midler til dette prosjektet Styringsindikatorer oppvekst og (opp)læring Mål Hva skal måles? Kommuneplan Måleindikatorer O1 Frognskolen er blant de 1 beste i landet faglig og sosialt O2 Barn som trenger spesiell hjelp eller oppfølging blir fanget opp tidligst mulig og senest før barneskolealder O3 Veksten i antall unge uføre er begrenset med 2 % fra 21-nivå til 22 O pl. O pl. O O pl. O pl. O 2.1,8% lavere O 2.1 Andel førskolebarn 5 % høyere enn andel grunnskolebarn O 2.1 O 3.1 SSB O 3.1 1,7% O 3.1 1,6 % O 3.1 1,7 % O 3.2 Score på ungdomsundersøkelse O 3.2 9% O 3.2 * O 3.2 * O 3.3 Score på ungdomsundersøkelse O 4.1 Statistikk FHI O %* O 3.3 * O3.3 * O ,4 % O % O % O 4.2 O 4.2 O 4.2 O 5.1 O 5.1 O ,2 O 5.2 * O 5.2 * O 1.2 KommuneBarometeret O 1.3 Trivsel 1. trinn O 1.3 Kommunebarometeret O 2.1 Intern kartlegging O 3.2 Prosentvis antall ungdom som føles ensom, veldig plaget * O 4.1 Ikke fullført VGS innen 5 år O 4.2 Nærvær ungdomsskole O5 O 5.1 Nulltoleranse for mobbing Gjennomsnitt av mobbetilfeller der 5 er best Nulltoleranse for vold i nære relasjoner O O 1.2 Trivsel 7. trinn O 3.1 Prosent uføretrygdede år O 5.2 Redusere antall tilfeller vold rettet mot barn og unge i nære relasjoner 218 O pl. O 1.1 Kommunebarometeret O 2.1 Andel nye saker meldt BUF i førskolealder i forhold til andel barn meldt i grunnskolealder. 218 Res 1T / Prognose O Godt nok O pl. O 1.1 Grunnskolepoeng O 3.3 Prosentvis antall ungdom som føler bekymringer, veldig plaget * O4 Frafall i det videregående utdanningsløpet Målemetode O 4.2 Statistikk fra skolearena O 5.1 Elevundersøkels e O 5.2 UngDataundersøkelsen 1,25 O 5.2 4,4 Ønsket 2% høyere 27

124 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : Frogn kommune Tertialrapport nr * UngData-undersøkelsenviser at et for stort antall ungdommersom oppleverpsykiskevanskerog ensomhet Status for måloppnåelse oppvekst og (opp)læring Kun områder med måloppnåelseunder «godt nok» kommenteres. O1: Frognskolen er blant de 1 beste i landet, faglig og sosialt Resultatenepå grunnskolepoenger svært gode.likedantrivsel på 7. trinn. Trivselendaler utover ungdomsskoletida,og er lavere på 1. trinn enn de andre ungdomsskoletrinnene. Her finner vi ikke måloppnåelse.det er viktig for Frognskolenå finne godetiltak som gjør at trivselenholder seghøy grunnskolenut og leggeret godt grunnlagfor videregåendeopplæring.derfor er det spennendeat Frognskolener med i Fylkesmannens «Læringsmiljøprosjekt» i sistepulje. Spesieltspennendefordi bådedrøbakskole,seierstenungdomsskoleog Frognvideregåendeskoleer med i prosjektet.frogn vgser den enestevideregåendeskolensom er med. Et av måleneer å avdekkehvilke faktorer i læringsmiljøetsom har størst betydningfor trivselen. O2: Barn som trenger spesiell hjelp eller oppfølging blir fanget opp tidligst mulig og senest før barneskolealder Andelenbarn i aldersgruppen-5 år som meldestjenestenei BUFer høyereenn i aldersgruppen6 12 år og år. Dersomen ser aldersgruppen6 18 år under ett, er andelensom meldesstørst i dennegruppen.et moment her er at i barnebefolkningeni Frogner denne gruppenlangt større enn gruppen-5 år. Kvello-modellenfor tidlig innsatsi barnehagenehar som mål å se de barna som trenger ekstrahjelp og støtte, så tidlig som mulig. Korpsetsom er rundt i alle barnehagene,er kjennetegnetav forskjelligefagligkompetanse.dette gjør at observasjoneneblir bredt fagligfundert og at barn dermedmed økt sannsynlighetfår tidligere hjelp. Tiltaket tidlig innsatsi barnehageneer nå under evalueringmed tanke på å undersøketiltakets måloppnåelse. O5: Nulltoleranse mot mobbing Antall barn som føler segplaget er laverefor FKenn for de andre Follokommunene.Målet om Null mobbingved samtligeskolerer vanskeligå oppnå. Digital mobbinger et økendefenomen, denneer skjult og skjerofte utenom skoletid,men gir konsekvenserinn i skolehverdagen. Målet om null mobbingkrever et tett samarbeidav alle aktører rundt eleveneog ikke minst et godt hjem-skolesamarbeid. Rådmannenvil intensiveredette på kommunenivågjennomkommunalt foreldreutvalgog på den enkelte skole. Kommunenhar opprettet et beredskapsteammed deltakerefra tjenestenei BUF. 28

125 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : Frogn kommune Tertialrapport nr Helse, velferd og omsorg Overordnet mål fra kommuneplanen: Frogn kommune tilbyr helse og omsorgstjenester på beste effektive omsorgsnivå (BEON) Helse, omsorg og velferd: Befolkningssammensetningen med alt flere eldre og færre yrkesaktive gir utfordringer i alle tjenestene. Antall Innbyggere over 67 år har siden 214 økt med 4 personer, hvorav 6 er over 8 år. Samtidig reduseres antall liggedøgn på sykehus og det er økning av utskrivningsklare pasienter. Flere oppgaver overføres til kommunehelsetjenesten og det blir mer spesialiserte oppgaver som krever økt kompetanse. Pleie og omsorg i Frogn kommune ligger nå på 385 plass av kommunene i Norge på kommunebarometret og helse på 354 plass. Utdrag fra statistikk 1. kvartal 218 i sammenligning med tidligere år i Frogn kommune 1. kv kv kv kv 218 Økning/ reduksjon/ kommentar Fra 215 til 218 i 1. kvartal Antall utskrevne pasienter fra sykehus til Frogn i gj.snitt pr måned Økning med 7 pasienter Antall betalingspliktige døgn i gj.snitt. pr måned, Økning med 17 pasienter Antall pasienter utskrevet fra sykehus til korttid i gj.snitt pr måned Økning med 7 pasienter Antall pasienter på venteliste sykehjemsplass - langtidsplass i gj.snitt pr måned Har ikke tall Hvorav 7 utenbys pasienter som i ventetiden har langtidsplass på sykehjem i sin bostedskommune Antall pasienter med hjemmesykepleie i gj.snitt. pr uke Økning med 5 pasienter Antall pasienter med hjemmesykepleie, antall timer pr. pasient og uke i gj.snitt Økning med 155 timer pr uke Brukere med hjemmehjelp i gj.snitt pr uke Reduksjon med 48 brukere Brukere med hjemmehjelp antall timer pr uke i gj.snitt Reduksjon med 87 timer pr uke Antall brukere på venteliste til ergoterapeut hjelpemidler og tilrettelegging av bolig Ventetiden er opp til 3 måneder Brukerstyrt personlig assistanse (BPA) antall timer pr uke Budsjett pr år Regnskap pr år _ 463 5,mill 4,2mill _ 323 3,5mill 4,8mill _ 435 3,8mill 6,6mill ,7mill 7,9mill stip. Økt med 2 timer siden 215 Antall brukere er stabil på ca. 1 Midlertidig nedgang ledde til redusert budsjett som ikke ble kompensert ved oppgang. 29

126 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : Frogn kommune Tertialrapport nr Med bakgrunn i den demografiske utviklingen, antall sykehjemsplasser og tilrettelagte omsorgsboliger er situasjonen i eldreomsorgen utfordrende. Pr var det 62 personer over 8 år i Frogn kommune. Kommunen har i dag en dekningsgrad på sykehjemsplasser (inkludert omsorgsboliger med heldøgns bemanning for personer med demens) på 19 %. Tidligere nasjonale normtall var behov for sykehjemsplasser/plasser i bemannet omsorgsboliger på 21% av innbyggere over 8 år. Rådmannen legger dette til grunn ved beregningene under. For å nå en dekningsgrad på 21 % i dag tilsvarer det 13 nye plasser og ytterligere 1 ila 219. Det synes å være behov for åpne flere plasser på Helsebygget tidligere enn planlagt. Som et strakstiltak er det opprettet tre ekstra sykehjemsplasser i den gamle delen amt midlertidig etablering av en korttidsplass. En viktig oppgave blir å fase inn 4. etasjen på Ullerud Helsebygg, dette samtidig som vi planlegger nye omsorgsboliger. Å etablere tilrettelagte omsorgsboliger med stedlig bemanning antas å kunne bli det viktigste virkemiddelet for å møte utfordringene med stadig flere innbyggere eldre enn 8 år. Rådmannen vil høsten 218 fremme en sak om utvikling av kommunale omsorgsboliger. I den sammenheng vil det måtte vurderes etablering av relativt mange omsorgsboliger med bemanning samlet på samme sted. Hjemmebesøk og raskt tilgjengelige hjelpemidler muliggjør å kunne ta imot pasienter fra sykehus når de er utskrivningsklare og ved utskrivelser fra korttidsavdelingen. Raskere mottak av utskrivningsklare pasienter reduserer antallet betalingsdøgn på sykehus og de ulemper for brukerne i forhold til økt liggetid på sykehus. Når det gjelder tjenester og behovet for kompetanse i eget hjem så går antall brukere av praktisk bistand ned mens behovet for hjemmesykepleie øker. Tjenesteinnholdet viser en økning i observasjon/oppfølging av medisinsk behandling og rehabilitering. Antall liggedøgn på sykehus er redusert og kommunen tar over mer av behandling, observasjon og rehabilitering. Det er fortsatt høyt vikarbruk grunnet vakante stillinger i hjemmesykepleien, men det er nå full pleierdekning på Ullerud Helsebygg.» Styringsindikatorer Mål Kommuneplan H1 Frogn kommune tilbyr helse- og omsorgstjenester på beste effektive omsorgsnivå (BEON) Hva skal måles? Måleindikatorer H Venteliste på langtidsplass Gjennomsnitt pr måned H Antall klager på tjenester gitt på feil omsorgsnivå Helse/omsorg H Totalt antall klager til fylkesmannen Helse/ omsorg 218 H Gerica Res 1T/ prognose 218 H H Gerica H H H H H H Målemetode H Telling Ønsket Godt nok H H

127 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : Frogn kommune Tertialrapport nr Mål Kommuneplan Hva skal måles? Måleindikatorer H Antall medhold i klager til fylkesmannen Helse/ omsorg Telling H Brukerundersøkelse PLO H H Antall pasienter som mottar hverdagsrehabilitering årlig Fornøydhetsskala (1-6) H Fornøydhetsskala (1-6) H Gerica H 2.1 Antall henvisninger til frisklivsresept H H 2.1 Bra mat-kurs (antall deltakere) H H 2.1 Legemeldt sykefravær knyttet til muskel- og skjelettlidelser H H 2.1 Antall deltakere på kolsskole H4 Frogn kommune tilrettelegger for at alle gis muligheter til å delta på sosiale, idrettslige eller kulturelle arenaer H5 Innovasjon i helse og omsorg Målemetode H H Pårørendeundersøkelse PLO H2 Innbyggernes sykefravær knyttet til muskel- og skjelettlidelser er redusert med 2 % fra 21-nivå til Extensor Antall deltakere Tall fra NAV (%) Res 1T/ prognose 218 H I/T Ønsket Godt nok H H H ,2 H , H ,8 H ,6 H H H (1.kv) H H H H H H H H H H Ikke gjennom ført i år H Ikke gjennom ført i år H i 1. kvartal starter opp i mai H % H Telling H H 4.1 Andel av vedtak hvor det er vurdert barn og unges mulighet til deltakelse i aktivitet H 4.1 H % H 4.1 H % 9 % H 5.1 Antall nye innovasjonsprosjekter H 5.1 H 5.1 H 5.1 H Registrering av vedtak i fagsystem Telling Status for måloppnåelse helse, omsorg og velferd Kun områder med måloppnåelse under «godt nok» kommenteres. H 1: Frogn kommune tilbyr helse- og omsorgstjenester og velferdstjenester på beste effektive nivå 31

128 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : Frogn kommune Tertialrapport nr Resultater tertial: Det jobbes med å styrke koordinerende enhet med tanke på kompetanse og systemer for å legge til rette for sammenhengende og helhetlige tjenester, og tilby brukere en koordinator og individuell plan der det er aktuelt. Målet er at brukere skal være aktivt deltakende i rehabiliteringen og kan mestre livet med de utfordringer de har. Et tverrenhetlig prosjekt med tilskudd fra staten i h.h.t. Regjeringens nye opptrappingsplan for habiliteten og rehabilitering. Det søkes midler i 218 for videreføring på 2. året. Innsatsteamet har hatt totalt 82 brukere. Av disse har 56 brukere fått hverdagsrehabilitering. De øvrige har fått en vurdering. Brukerne som har mottatt hverdagsrehabilitering har hatt en gjennomsnittlig bedring på PSFS på 5,7, egen opplevd bedring, et tilfredsstillende resultat hvor det vanligvis forventes en forbedring på 2-3 på en skala opp til 1. Det er gjennomført brukerundersøkelse i enhet for tilrettelagte tjenester med gode resultater. Arbeidet med å oversette begrepet ansvar for eget liv er i gang. Kriterier for tildeling av tjenester revurderes i dagene. Målet er å sikre nødvendig helsehjelp, rehabilitering og forebygging. Det betyr andre tjenester må vurderes redusert og/ eller overført andre som kan overta oppgaven. Organisasjonsjusteringen, som har medført sammenslåing av enheter, oppleves gjennomgående som positiv, bedre samhandlingsflyt, deling på oppgaver og kompetanse. Her vi endog fortsatt i starten og vi ser muligheter for forbedring på flere områder som vil kommeinnbyggerne til gode. Prosedyrer er utviklet for å møte kravene i personopplysningsloven. Opplæring av ansatte er igangsatt. H 2: Innbyggernes sykefravær knyttet til psykiske lidelser er redusert med 5 prosent fra 21-nivå til 22 Resultater tertial Helsetilstanden i den norske befolkningen er god, også i Frogn. På helse og sykdom skårer vi noe dårligere enn landet for øvrig hva gjelder muskel- og skjelettplager, psykiske symptomer og plager og har noe høyere medisinbruk i befolkningen. Andelen krefttilfeller er på lik linje med landet for øvrig og forekomst av hjerte- kar sykdommer og diabetes er signifikant bedre enn landet for øvrig. Arbeidsledigheten er fortsatt lav i vår kommune, under 1,8 % hittil i 218. Det arbeides målrettet med integrering av flyktninger, det gjelder overgang til arbeid og bruk av arbeidsrettede tiltak men også i stor grad samarbeid med frivillige. Vimpelfabrikken er en viktig møteplass for frivillige og flyktninger, med mange aktiviteter og grupper i gang. Vi trenger flere unge mennesker som kan engasjere seg i dette arbeidet. Samhandlingen med frivilligsentralen er svært viktig for integreringsarbeidet. De senere år har vi bosatt en del barnefamilier, barn og ungdom har stort behov for å bli kjent med norske frivillige. Utgiftene til sosialhjelp hittil i år er litt lavere enn i 1. tertial 217. Boutgiftene i Frogn er høye, og mye av sosialhjelpsbudsjettet går med til å supplere en lav pensjon/trygd. Sosialtjenesten stiller aktivitetskrav der det er mulig. Samtidig sikrer tjenesten at barn i fattige familier får delta i alminnelige fritidsaktiviteter. Vi gir ofte sosial lån der vi ser at det kommer tilbakebetalingsmuligheter i framtiden. Økonomisk gjeldsrådgiver har flere krevende og sammensatte saker, hvor samhandling med andre tjenester er nødvendig for å bistå brukerne. Frisklivskoordinator har blitt lånt til arbeidet med ny folkehelserapport 218 oversikt over helsetilstand og faktorer som påvirker folkehelsa - og ferdigstilt denne. Det er utviklet et godt samarbeid med DFI, slik at personer med psykisk utviklingshemming som kan, deltar aktivt i gruppe 13, tilrettelagt trening. Flere av brukerne er også aktive deltagere i kulturskolen. Frogn Kommune har de siste årene hatt en nedgang i antall hoftebrudd. Kommunens tilbud om styrke- og balansekurs til seniorer som opplever utfordringer i forhold til balanse og 32

129 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : Frogn kommune Tertialrapport nr gangfunksjon kan være med medvirkende årsak. Hvert semester deltar ca. 3 innbyggere på styrke- og balansekurs hos kommunens fysioterapeuter. Blant eldre er hoftebrudd spesielt alvorlig fordi det kan medføre redusert funksjonsevne og behov for hjelp, og dermed redusert livskvalitet. Kommunen har også lavere dødelighet for KOLS sammenlignet med Akershus og landet. Kommunen har tilbud om KOLS-skole, et lærings- og mestringstilbud til kommunens innbyggere. Hvert halvår deltar 5-1 innbyggere på KOLS-skole. H 5: Innovasjon i helse og omsorg For å møte framtidens utfordringer må vi etablere nye løsninger, arbeidsmetoder og verktøy. Den demografiske utviklingen nødvendiggjør investering i velferdsteknologiske løsninger for å imøtekomme fremtidens behov for helse og omsorgstjenester. Vi vil gjennom innovative løsninger bidra til: At enkeltindividet gis mulighet til å mestre eget liv og helse bedre, basert på egne premisser At personer med behov for helse og omsorgstjenester kan bo hjemme lenger, og dermed utsette tidspunktet for høyere omsorgsnivå, som sykehjem for kortere eller lengre perioder Å kunne bygge opp under målsetningen om et universelt utformet samfunn innen 225 Bedre kvaliteten på tjenester og øke fleksibiliteten på tjenestene Å samvirke med nærmiljø, pårørende, frivillige, ideelle aktører, akademia og næringsliv Bedre samvirke og oppgaveløsning mellom kommunale og andre velferdsaktører De ansatte er avgjørende for at kommunen skal kunne levere tjenester av god kvalitet til innbyggerne. Systematisk kompetanse- og fagutvikling er viktige strategiske virkemidler for å satse på innovasjon og ny teknologi. Utfordringer: Etablering av velferdsteknologiske løsninger vil kreve øremerkede ressurser og kompetanseheving innen området. Rekruttere og beholde: Stort behov for rekruttering og økning av andel fagutdannet personell. Rekruttering er en utfordring da vi konkurrerer med nærliggende kommuner i Follo og Oslo. Rekruttering av vernepleiere og andre helsefag utdannede er utfordrende. Det søkes om dispensasjon hos fylkesmannen, for en del ansatte, jamfør KHOL kapittel 9, gjennomføring av tiltak som inneholder elementer av makt og tvang. Resultater 1. kvartal 218 Det er tidligere iverksatt tiltak med bruk av hverdagsrehabilitering for økt hverdagsmestring, økt prioritering av nødvendig helsehjelp og forebygging samtidig som det jobbes aktivt med kontinuerlig forbedring. Parallelt jobbes det med kommunes store satsing på å gå fra å være myndighet til å bli medspiller. For ansatte i Frogn kommune innebærer dette en dreining i måten å jobbe på - fra servicemedarbeideren til likeverdige parter (Ansvar for eget liv). Prosjektleder for velferdsteknologi satsingen er ansatt og skal følge opp både kommunens lokale prosjekt og Folloprosjektet. Det satses på økt kompetanse innen velferdsteknologi i 217. Tiltaket videreføres i 218 både som en del av en master og gjennom velfersteknologiens ABC. I enhet for tilrettelagte tjenester er det utarbeidet et felles fagsystem, FAS. Dette implementeres i alle avdelinger i løpet av 218. E - rom og digital vakt bok er implementert i alle avdelinger Lokale kompetanseplaner utvikles eller rulleres som sikrer opplæring på de områder som er nødvendige for å yte bedre tjenester. Hjemmebaserte tjenester jobber nå frem en ny grunnturnus hvor det prøves ut 12,5 times vakter på helgene for å redusere ressursbruken. 33

130 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : Frogn kommune Tertialrapport nr Systematisk kontinuerlig forbedring er implementert og gjennomføres gjennom bruk av bla hverdags Lean. Samfunnet er i endring, det utvikles stadig mer og bedre hjelpemidler, velferdsteknolog og tjenester i til bruk i egne hjem. Dette medfører forskyvning av oppgaver som tidligere naturlig hørte til den kommunale tjenesteproduksjon. For eksempel snømåking til privatpersoner, innkjøp av matvarer, medisiner levert hjem fra apotek og rengjøring i bolig. Dette ses på som en nødvendig utvikling for å sikre at kommunen skal kunne prioritere nødvendig hjelp, forebygging og tidlig innsats. Frivillig arbeid er satt i system på Ullerud helsebygg. Det er etablert et nært samarbeid med Frivilligsentralen, det er rekruttert mange frivillige og det er etablert en venneforening på Helsebygget. Fysisk, kulturell og sosial aktivitet preger hverdagene for beboerne. 34

131 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : Frogn kommune Tertialrapport nr Kirke, kultur, idretts- og friluftsliv Overordnet mål fra kommuneplanen Frogn kommune legger til rette for allsidige kulturelle og fysiske aktiviteter som tilfredsstiller behov til alle målgrupper i tråd med demografisk utvikling, og i et folkehelseperspektiv. Kommunens mange arrangementer er i seg selv med på å styrke folkehelsen i form av å gi innbyggerne økt trivsel og tilhørighet til kommunen de bor i. Kulturarrangementene er også for mange et viktig sosialt møtested, i tillegg til at de får folk ut av «go stolen». Høsten 216 åpnet Smia flerbrukshus som er blitt en arena med et yrende og allsidig kulturliv, Kommunen samarbeider når det gjelder bruk av arenaer for idrett, noe som gjenspeiles i form av turmarsjer, sykkelløp og familiearrangementer med ulike fysiske aktiviteter. Enhetene har et årlig møte hver tidlig vår hvor alle årets planlagte aktiviteter gjennomgås. Kulturenheten bidrar med økonomisk støtte til både kulturrådet og Idrettsrådet. Det er et stort behov for flere kultur/idrettsarenaer, både utendørs og innendørs. Etablering av Seiersten idrettspark med svømmehall, ny kunstgressbane, oppjustering friidrettsanlegget og eksisterende hall samt bygging av ny «boksehall» har styrket tilbudet til både barn, unge og voksne. Rådmannen er opptatt av aktiviteter hvor folkehelseperspektivet blir ivaretatt. Opprusting av Badeparken og Seiersten idrettspark, hvor det arbeides med utvidelse av skateanlegget, er viktige arenaer i denne forbindelsen. Frogn kommune har sikret seg verdifulle friluftsområder på Seiersten som tidligere var eid av Forsvaret, og både Seiersten-marka og Skiphelle brukes til ulike familiearrangementer, det samme gjøres deler av naturlandskapet og stinettet i Frogn. Kommunen har i samarbeid med Oslofjordens friluftsråd tilrettelagt og merket flere stier i kystnære områder. 35

132 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : Frogn kommune Tertialrapport nr Styringsindikatorer Mål Kommuneplan K1 Frogn kommune har trygge sosiale og kulturelle arenaer, og samarbeider godt med frivillige lag og foreninger Hva skal måles? Måleindikatorer Målemetode K 1.1 Brukertilfredshet Kulturskole K 1.1 Brukerundersøkelser K Andel elever i kommunal musikk- og kulturskole K Kostra K 1.2 Billettsalg K 1.2 Besøkstall kino K 1.3 Utlånstall bibliotek K 1.4 Besøkstall klubb K2 Frogn kommune skal til enhver tid ha arenaer for idrett som utnyttes maksimalt og som motiverer til bredde i aktivitet og deltakelse K3 Viktige områder for friluftsliv og opplevelse av natur- og kulturlandskap er sikret og gjort tilgjengelige 218 K 2.1 Netto driftsutgifter til idrett og idrettsbygg per innbygger K 3.1 Lek- og rekreasjonsareal per 1 innbygger Ønsket Godt nok K 1.1 K % 8 % K % K % K % K K K K 1.3 3,7 K 1.3 4,2 K 1.3 4, K 2.1 K 2.1 K 2.1 K 2.1 KOSTRA 713,- 75,- 7,- K 3.1 K 3.1 K 3.1 K dekar 5 dekar 41 dekar K 1.3 Antall utlån per innbygger K 1.4 Telling (KOSTRA) KOSTRA Res T1 / Prognose K % * 36

133 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : Frogn kommune Tertialrapport nr Status for måloppnåelse Kun områder med måloppnåelse under «godt nok» kommenteres. Bibliotek Ny teknologi har ført til at biblioteket har kunne øke sin åpningstid med 1 timer i uka på hverdagene i forhold til tidligere år. I 216 ble det forsøkt med søndagsåpent bibliotek som sommeren. Dette viste seg å være vellykket, og ble videreført sommer 217. Besøkstallet økte imidlertid ikke særlig det andre året. Det vurderes derfor nå om søndagsåpent skal erstattes av lengre åpningstid på lørdager. Biblioteket har hatt jevnt besøk de siste årene av barn og voksne, men noe nedgang av ungdom mellom 14 og 19 år. Selv om biblioteket ønsker å være et møtested for alle, med et variert tilbud av foredrag og barneteater, er det vanskelig å treffe unge mennesker. Dette er en utfordring over hele landet. Innholdet på bibliotekene har forandret seg de senere årene, og det forventes mer av bibliotekene enn bare utlån av bøker. I stadig større grad tilbys det ulike arrangementer for ulike aldersgrupper, og forventningene til at biblioteket er en sosial arena ut over det å låne bøker er økende over hele Norge. Frogn bibliotek ønsker å være med på denne utviklingen. I sommer ble lesesalen oppgradert med nye møbler, noe vi tror vil styrke besøkstallet. Det er å merke seg at biblioteket er sårbart med relativt få ansatte når forventningen til åpningstider og aktiviteter øker. Det er derfor behov for et ekstra årsverk dersom tilbudet skal styrkes ytterligere. *Klubb Ungdomsklubbene har store utfordringer som følge av endret livsmønster blant ungdom. Bruk av sosiale medier holder ungdommene i større grad hjemme, og det er vanskeligere å treffe ungdom med de riktige aktivitetene. Klubb-koordinator er sterkt medvirkende i arbeidet med etableringen av nye skatepark på Seiersten. Underhuset har likevel vært Follos best besøkte klubb i årevis, og det merkes derfor godt at den er stengt pga. oppussing av Frognhallen. Det tilbys derfor andre alternativer til barn- og unge, og Dyrløkkeåsen skole og kultursenter er hovedbase mens Underhuset er stengt. Mange av de improviserte arrangementene har vært svært vellykket, både innholdsmessig og når det gjelder oppslutning. Særlig gjelder dette sommerarrangementene. Sånn sett har stengningen av Frognhallen gitt oss ny erfaring basert på nye utfordringer. Men det gjør det vanskelig å spå besøk på indikatorer. Klubb-koordinator har også for sommeren planer om turer, ikke minst for ungdom som sjelden eller aldri får tilbudet. Dersom kommunen klarer å favne om noen av de ungdommene som trenger dette sosiale tilbudet mest, er vi i mål med vår forventning. Det er ikke nødvendigvis antall medlemmer som deltar som er viktig, men hvem vi får med oss. Å resultatføre dette tilbudet med farger på indikatoren, er derfor misvisende. 37

134 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : Frogn kommune Tertialrapport nr Medarbeidere I vurderingenav styringsindikatoreneer fargekodenegitt ved at indikatorer som er målt til ønsket resultat eller bedre er satt til grønt, mellom ønsketog godt nok resultat er satt til gult og under godt nok er satt til rødt. 5.1 Frogn kommunes arbeidsgiverp olitikk Overordnetmål fra kommuneplanen: FrognKommuneer til enhver tid en nyskapendeog fleksibel organisasjonsom tiltrekker seg, utvikler og beholder kompetente medarbeidere. 5.2 Styringsindikatorer Mål Kommuneplan A1 Frognkommuneer en utviklendeog lærende organisasjon A2 Frognkommune rekrutterer og beholder medarbeideresom det til enhvertid er behovfor A3 Lederei Frognhar en felles lederplattform basertpå kommunensverdier og lederprinsipper Hvaskalmåles? Måleindikatorer A 1.1 Medarbeidernes vurdering knyttet til kompetanse a) Brukav kompetansei arbeidet b) relevant kompetanseutvi kling A 2.1 a) Turnover Byggesak,EF, PLO,Hj. Baserte, barnehage b) Ubesatte stillingerover 6 mnd Alle c) Ca.antall på disp. Alle 218 Målemetode Bedre kommunemedarbeiderundersøkelse 1-FAKTOR a) Rekrutteringssystem b) Mnd.rapp c) Mnd.rapp 218 ResT1 / Prognose218 Ønsket Godt nok a) 4,2 b) 3,7 a) 4,4 b) 3,9 a) 4,3 b) 3,7 a) b) c) a) b) c) a) 9 b) 1,65 c) 1,4 1 % 5 15 % 15 A 3.1 Medarbeidernes oppfatning a) Mestringsorientert ledelse Bedre kommunemedarbeiderundersøkelse 1-FAKTOR a) 3,9 b) 4,3 a) 4,1 b)4,5 a) b) 4, 4,4 95 % 93 % b) Rolleklarhet A 3.2 A 4 Frognkommune har et nærværpå 95 A 4.1 % Agresso 92,5% 38

135 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : Frogn kommune Tertialrapport nr Kommentarer til indikatorene Kun områder med måloppnåelse under «godt nok» kommenteres. A1 Frogn kommune er en utviklende og lærende organisasjon Indikatorene er knyttet opp mot resultater i medarbeiderundersøkelsen 1 FAKTOTOR. Denne ble gjennomført i april 218(forrige gang var mars 216). Kun 59% av alle ansatte svarte i år mot 67% i 216. Bruk av kompetanse (som på landsbasis): Medarbeidernes opplevelse av å få brukt egen jobbrelevante kompetanse på en god måte i sin nåværende jobb. Relevant kompetanseutvikling (som på landsbasis): Relevant kompetanseutvikling er avgjørende for at medarbeiderne til enhver tid er best mulig rustet til å utføre sine oppgaver med høy kvalitet, og er avgjørende for kvaliteten på de tjeneste som leveres, uansett hvilken type tjeneste vi snakker om. A2 Frogn kommune rekrutterer og beholder medarbeidere som det til enhver tid er behov for Vi har gjennom månedsrapporten målt turnover i utvalgte enheter i tillegg til ubesatte stillinger og ansatte på dispensasjon. Stor turnover kan være en utfordring for alle organisasjoner. Det er i 1. tertial 218 total turnover i de målte enhetene på 9 stillinger. Av dette er det 4 stillinger på enhet for psykososialt arbeid, 4 på barnehage og 1 helse, omsorg og koordinering. Det er i 1.tertial 9,4 stillinger som er har vært ubesatt i over 6 måneder Ansatte på dispensasjon: Det er til sammen 1,4 stillinger fordelt på enhet barnehage (1,4) og Frognskolen (9). Tallet fra Frognskolen er medregnet vikariater i fht lærere som er på videreutdanning. Stillingene er i utgangspunktet besatt av faglærte. A3 Ledere i Frogn har en felles lederplattform basert på kommunens verdier og lederprinsipper Indikatorene er knyttet opp mot resultater i medarbeiderundersøkelsen 1 FAKTOTOR. Denne ble gjennomført i april 218(forrige gang var mars 216). Kun 59% av alle ansatte svarte i år mot 67% i 216 Mestringsorientert ledelse (,1 under landssnittet): Ledelse som vektlegger at den enkelte medarbeider skal få utvikle seg og bli best mulig ut fra sine egne forutsetninger, slik at medarbeideren opplever mestring og yter sitt beste. Rolleklarhet (som landssnittet): Høy rolleklarhet innebærer at forventningene til den jobben medarbeideren skal gjøre er tydelig definert og kommunisert. A4 Frogn kommune har et nærvær på 95 % Sykefraværet var stabilt i med en svak nedgang i 216. Denne tendensen holdt seg også i 217.Vi har i 218 en økning i fravær, men det er ikke en økning i sykemeldt fravær. Totalt fravær for Frogn kommune er i perioden 7,45 %. Av dette er 4,51 % langtidsfravær/legemeldt og 2,94 % korttidsfravær/egenmeldt. 39

136 27/18 Referat og orienteringer - 18/8-2 Referat og orienteringer : Frogn kommune Tertialrapport nr IKT og interne systemer Overordnetmål for Frognkommunesdigitaliseringsstrategi Frognkommune leverer digitale tjenester som gir innbyggereog næringslivetet reelt digitalt førstevalgog bidrar til en effektiv tjenesteproduksjon. 6.1 Styringsindikatorer 218 Mål HP Hva skal måles? Måleindikatorer Måle metode 218 Res.1T /prognose218 KI 1 Frognkommunehar et bevisstforhold til bruk av digitale kanalerog tilbyr brukervennligedigitale tjenestersomgir den enkeltemulighettil å løse sine oppgaver. Ønsket Godt nok 567/ %/-4% -4 % -35 % Rapporter fra skjemamottakog fagsystem Telling 3/4 4 3 Statistikk fra KS Svar UT 179/ % 95 % KI 1.1 Antall følgerepå Facebook Statistikk på Facebook KI 1.4 Reduksjoni utsendelserav papirpostfra sentral post- utsendelse Statistikk fra posten KI 1.5 Antall elektronisk skjemafra publikum til digitale tjenester KI 4 Frognkommunehar arkiv og dokumenthåndtering hvor alle typer dokumenter behandlesi henholdtil lov og enkeltkan gjenfinnes. KI 4.1 Kl 5 Frogn kommunehar en sikker og stabil infrastrukturmedgode fag- og støttesystemer som understøtteren Digital tjenesteproduksjon Kl 5.3 Frogn kommunehar digital forsendelse av dokumentersom primærkanal.antall dokumentersendt via SvarUT KI 7 Barnehagene og skolenei Frognbenyttergodeog fleksible digitale læremidlerbyggetpå en sikker og stabil teknisk plattform. KI 7.1 Gjennomføre Digital skole,et prosjektfor teknisk og pedagogisk fornyelse Antall fag-systemer somarkivereri henholdtil Noark5 arkiv standard Prosjekt avsluttet 8%/1% 4