Rapport risikoanalyse HMT knytt til omstilling Nye Øygarden kommune. Gjennomført overordna styringsgruppe og

Transkript

1 Rapport risikoanalyse HMT knytt til omstilling Nye Øygarden kommune Gjennomført overordna styringsgruppe og

2 Innhold 1. Innleiing Bruk av sentrale omgrep og avgrensing Definisjonar Konsekvenskategoriar og avgrensing Grunnlag for gjennomføring av analysen Kategoriar for sannsyn i analysen Kategoriar for konsekvens i analysen Samanstilling av sannsyn og konsekvens Prosess for gjennomføring av risikoanalysen Usikkerheit knytt til vurdering av sannsyn og konsekvens Uønskte hendingar For stor arbeidsbelastning (H-01) Mangel på riktig og tilstrekkelig kapasitet og kompetanse i prosjektet (H-02) Klarer ikkje å etablere "neste praksis" - ein praksis som er betre enn summen av de tre kommunenes eksisterande praksis (H-03) Manglande eller for seine avklaringar i prosjektgjennomføringa (H-04) Mangel på ressursar til å oppretthalde god drift i de tre kommunane i samanslåingsprosessen (H-05) Tap av nøkkelpersonell i perioden fram til 2020 (H-06) Manglande involvering av tilsette (H07) Utydelig styring og leiing i prosjektet (H-08) Forventningsgap mellom politikk og administrasjon (H-09) Manglande kapasitet hos leverandører av digitale tenester (H-10) Manglande eller sen avklaring rundt lokalisering av arbeidsplasser (H-11) Ulike arbeidsmetodar og kultur i de tre kommunane (H-12) Motstand mot endring blant innbyggarane (H-13) Manglande tryggleik i organisasjonen (H-14) Usikkerheit og manglande avklaringar knytt til endra arbeidsvilkår frå (H-15) Utilstrekkeleg og ulik informasjon i alle ledd i organisasjonen (H-16) Oppsummering og samla vurdering av risikobilete

3 5.1 Risiko for psykisk helse Innleiing Omstilling betyr å endre, å gjere noko annleis. Omstilling kan opplevast som belastande av arbeidstakarar og ha negative konsekvensar, men kan også vere heilt naudsynt, vere positivt og gje grunnlag for utvikling og fornying. Sunne omstillingsprosessar er prosessar som blir gjennomført slik at verksemda førebyggjer helseskader og hindrar utstøyting/ at tilsette sluttar 1. Samanslåinga av Fjell, Sund og Øygarden kommunar til Nye Øygarden kommune, vil innebere omstilling for alle tilsette. Arbeidsmiljølova, internkontrollforskrifta og forskrift om organisering, heimlar krav som er knytt til omstillingsprosessar i offentlege og private verksemder 2. Samanslåinga av Fjell, Sund og Øygarden kommunar, kan skape utfordringar i arbeidsmiljøet i dei ulike verksemdene. Systematisk helse-, miljø- og tryggleiksarbeid inneber at arbeidsgjevar skal kartleggja farar og problem og vurdera risikotilhøva i verksemdene, utarbeida planar og setja i verk tiltak for å redusera risikoen som denne kommunesamanslåinga kan innebere. Verneomboda skal hjelpa arbeidsgjevar i dette arbeidet, og både tilsette og tillitsvalde har plikt til å bidra. Det må vere eit mål å få til ei sunn omstilling. Ingen skal bli skadd eller sjuk på grunn av arbeidet, og at arbeidsmiljøet skal vere fullt ut teke hand om gjennom heile samanslåingsprosessen. Føremålet med denne analysen er at det skal vere eit verkty for å finne frem til utfordringar i arbeidsmiljøet for dei tilsette som følgje av kommunesamanslåinga. Slik får ein grunnlag for å førebygge og handtere uønskte hendingar som kan følgje av prosessen. Analysen er delt inn etter kartlegging av hendingar som er gjort i overordna styringsgruppe for Nye Øygarden kommune og Sjølve analysen vart gjennomført på styringsgruppemøte Oppbygging og innhald i analysen byggjer på ein grov risikoanalyse Norsk Standard NS 5814: Arbeidstilsynet 2 Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern 2

4 2. Bruk av sentrale omgrep og avgrensing 2.1 Definisjonar Risikovurdering: Systematisk framgangsmåte for å identifisere farar og uønskt hendingar, vurdere og analysere risiko og å identifisera tiltak som kan redusera risikoen Uønskt hending: Ei hending eller tilstand som kan medføra skade på menneske, miljø og materiell/ anna form for økonomisk tap og omdømme. I denne analysen har ein avgrense uønskte hendingar til å dei hendingar som fører til skade på menneske Sannsyn: Sannsyn vert brukt for å uttrykkja kor truleg ei hending er og som eit uttrykk for kor ofte ei hending opptrer, basert på den erfaring og fagkunnskap som finnes. Konsekvens: Systematisk framgangsmåte for å skildre og/eller berekne mogleg skadeomfang som følgje av uønskte hendingar. I denne analysen er konsekvenskategoriane avgrense til å gjelde liv, helse (fysisk) og psykisk helse. Risiko: Samanhengen mellom den utryggleik som er knytt til sannsynet for at ei uønskt hending kan skje og dei konsekvensane hendinga kan få dersom den faktisk skjer. Risikoreduserande tiltak: Tiltak med sikte på å redusera sannsyn for og/eller konsekvensen av uønskt hendingar. 2.2 Konsekvenskategoriar og avgrensing Ein risikoanalyse knytt til HMT kan omfatte konsekvenskategoriane «menneske», «miljø» og «materielle verdiar» og andre moglege tap som ein kan bli utsett for - til dømes tap av omdømme 3. I denne analysen har ein valt å avgrense til kategorien «menneske» dvs. tilsette i Fjell, Sund og Øygarden kommunar. Kategorien er delt inn i liv og helse (fysisk) og psykisk helse. MENNESKE: - LIV OG HELSE (fysisk) -PSYKISK HELSE 3 Veiledning for tilsynspersonell arbeidstilsynet om risikovurderinger

5 3. Grunnlag for gjennomføring av analysen 3.1 Kategoriar for sannsyn i analysen Vekting Grad av sannsyn Frekvens 5 Hyppig Uønskt hendingar som oppstår dagleg eller fleire gonger i veka 4 Skjer av og til Uønskt hendingar som oppstår ein gong pr. månad 3 Har/kan oppstå Uønskt hendingar som oppstår ein gong pr. 6. månad 2 Sjeldan Uønskt hendingar som ikkje oppstår oftare enn kvart år 1 Særs sjeldan Uønskt hendingar som oppstår sjeldnare enn kvart år 3.2 Kategoriar for konsekvens i analysen Vekting Grad av konsekvens Liv og helse (fysisk) Psykisk helse 5 Katastrofal eller svært alvorleg 4 Kritisk eller meir alvorleg Død, total uførhet og/eller totalt øydelagt livskvalitet og funksjonsevne Delvis varig uførhet og/eller delvis nedsett livskvalitet og funksjonsevne Svært alvorleg psykiske skade: Langvarig sjukemeldt (6 mnd. eller meir)/ sluttar i jobben Alvorleg psykiske skade sjukemeldt (ein månad eller meir) ønske om å slutte i jobben 3 Alvorleg Medisinsk behandling (2. linjeteneste), omplassering og/eller tilrettelegging, og fråvær over ei veke 2 Mindre alvorleg Skadar eller belastningar, som ikkje krev ekstern behandling og som ikkje medfører fråvær over 1 veke. 1 Ubetydeleg Mindre skader som ikkje krev Behandling (førstehjelpsskadar), og ikkje medfører fråvær. Tankespinn, redsel, påverkar nattesøvn (ei veke eller meir) Bekymring, uro, påverkar konsentrasjonar (avgrensa til dagar) Opplever noko ubehag (avgrensa til timar..) 4

6 3.3 Samanstilling av sannsyn og konsekvens Det vart nytta følgjande risikomatrise: Plassering av dei uønskte hendingane i risikomatrisa er resultat av sannsyn multiplisert med konsekvens. Uønskte hendingar som har høg risiko / er raude betyr at ein må vurdere å sette i verk systematiske tiltak for å forsøke å redusere risikoen som er forbundet med desse, men «raude hendingar» inneber ikkje at det automatisk er «farleg» å gjennomføre dei aktivitetane som hendinga omhandlar det er kombinasjon av sannsyn og konsekvens som gjer at desse må prioriterast. Det same gjeld for «grøne» hendingar. Fargekodinga «grøn» betyr ikkje automatisk at ei slik hending er «ufarleg», men at kombinasjonen av konsekvens og sannsyn fører til at desse hendingane bør prioriterast lågare i helse miljø og tryggleiksarbeidet. All aktivitet inneber ein viss risiko. Risikostyring handlar om å skape balanse mellom den verdi aktiviteten genererer, og den risiko som følgjer med aktiviteten. 3.4 Prosess for gjennomføring av risikoanalysen Analysen vart gjennomført av deltakarar i overordna styringsgruppe for Nye Øygarden kommune, og følgde følgjande prosess: 1) Identifisering av uønskte hendingar og drøfting av årsaker til at hending kan skje 2) Kva finnes av allereie eksisterande tiltak for å førebygge hendinga 3) Vurdere sannsyn for at ei hending kan skje 4) Vurdere konsekvensar i forhold til liv og helse, psykisk helse 5) Identifikasjon av nye tiltak som kan bidra til reduksjon av sannsyn og / eller konsekvens (risikoreduserande tiltak) 5

7 Pkt. 1) og 2) vart utført i overordna styringsgruppe , og det vart då kartlagd totalt 21 uønskte hendingar. Rådmannsgruppa hadde gjennomgang og sortering av alle hendingane etter møtet Då nokon av dei kartlagde hendingane hadde mindre relevans i høve kva som er føremålet med denne analysen, samt at nokon hendingar hadde overlapping i tematikk - vart desse 21 hendingane «komprimert» til 13. Hovudtillitsvalde og hovudverneombod hadde hatt ein felles gjennomgang etter fyrste møte, og hadde forslag til nye hendingar, som vart framlagt og gjennomgått på møte i overordna styringsgruppe Det var då semje om at 3 av dei føreslåtte hendingane var føremålstenleg å ta med i analysen. Totalt 16 hendingar vart difor analysert i møtet jf. pkt. 3), 4) og 5) 3.5 Usikkerheit knytt til vurdering av sannsyn og konsekvens I gjennomføring av ein risikoanalyse kan det vere usikkerheit knytt til anslag/ vurdering av sannsyn og konsekvens - dvs. kva ein skal legge til grunn for å få ein realistisk skalering. I risikoanalyse samanheng er det vanleg å vurdere om denne usikkerheita er låg, moderat eller høg 4 : Låg: Gode historiske data/ god forståing av årsaksforhold/ stor semje blant deltakarane i analysen Moderat: Avgrensa historiske data/ moderat forståing av årsaksforhold/ fleirtalssemje Høg: Mangelfull historiske data/ låg forståing/ stor usemje I gjennomføring av denne analysen var det relativt stor usemje mellom deltakarane som representerte medverknadsapparatet og representantar frå leiinga. Desse to gruppene låg ofte i «kvar sin ende av skalaen», både i høve til vurdering av sannsyn og konsekvens. I høve vurdering av konsekvens var det særleg stor usemje knytt til konsekvenskategorien psykisk helse. Usemja kom også tydeleg fram når det skulle gjerast greie for grunngjeving for dei ulike vurderingane/ skaleringane. For å løyse dette vart det avgjort at i staden for fleirtalssemje, som det var uråd å nytte, skulle kvar av deltakarane kome med sin «skår» med ei grunngjeving. Skalering/ verdi på sannsyn og konsekvens som er registrert i analysen, vart så berekna ved å rekne gjennomsnittet av «skår» på sannsyn og konsekvens frå deltakarane som møtte i overordna styringsgruppe Av nemnde forhold er det i denne rapporten ikkje gjort greie for grunngivingane som låg til grunn for sannsyn og konsekvens vurderingane i analysen. 4 DSB sin veileder til heilhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse i kommunen

8 4. Uønskte hendingar Følgjande uønskte hendingar vart analysert i overordna styringsgruppe: 4.1 For stor arbeidsbelastning (H-01) For stor arbeidsbelastning for tilsette og leiarar som både er involvert i prosjektet og i ordinær drift grunna for mange oppgåver og korte fristar. Nokon arbeidsoppgåve kan ikkje veljast vekk. Auka arbeidsbelastning for tilsette/leiar i ordinær drift som ikkje er direkte involvert i prosjektet, grunna færre ressursar i drift. Følgjehendingar kan vere: Tøffare tone eller mykje "kroppsspråk", motstand mot endring,, diskusjonar, kritikk Analyse for stor arbeidsbelastning H-01: - Frikjøp tillitsvalde og delvis frikjøp prosjektstab/ støtte - Godt organisert prosjekt avklarte roller og ansvar - Nedprioriterte oppgåver i ordinær drift - Redusert møteaktiviteter i ordinær drift/ kommunane Prioritering, delegering, auka ressursar, redusere bestillingar, oppretthalde, overvake og vidareføre eksisterande tiltak. 4.2 Mangel på riktig og tilstrekkelig kapasitet og kompetanse i prosjektet (H-02) På grunn av at tilsette både skal drifte eksisterande kommunar og bidra inn i prosjektarbeid med å byggje den nye kommunen. 7

9 Analyse H-02: Delegasjon og i den grad det er mogeleg vert arbeidsoppgåve omprioritert/omfordelt og nedprioritert. Rådmennene sitt ansvar - Vurdere kjøp av eksterne ressursar 4.3 Klarer ikkje å etablere "neste praksis" - ein praksis som er betre enn summen av de tre kommunenes eksisterande praksis (H-03) På grunn av tid og at ein ikkje klarer å løfte blikket kan det vera vanskeleg å identifisere og etablere neste praksis. Kulturene våre er opptatt av å få med seg beste praksis frå dagens kultur, samt at det kan vere motstand mot endring. Fare for at det blir ein kamp om å "vinne" beste praksis av ein av kommunane, i staden for å løfte saman til ny, betre og felles praksis i Nye Øygarden. Dette kan skape vanskar og konfliktar i arbeidsmiljøet Analyse H-03: - Workshop 14.januar - Prosjektdokument og forventningar frå prosjektrådmann som er kommunisert ut 8

10 - Oppretthalde og vidareføre eksisterande tiltak. - Bruke tida i overordna styringsgruppe for å sikre ny praksis og vera modige i denne gruppa. - Må sikra eit heilskapleg perspektiv på tvers av organisasjonen - Prosjektleiarane må invitere inn delprosjektdeltakarane og informere om eventuelle endringar som er gjort og forklare kvifor. 4.4 Manglande eller for seine avklaringar i prosjektgjennomføringa (H-04) Mandat, malar, verktøy etc. må vera ferdig før vi startar arbeid i prosjekt og delprosjekt Analyse H-04: Prosjektleiar og rådmannsmøte for koordinering og kunnskapsdeling, kontinuerleg møte i overordna styringsgruppe, møte med prosjektstøtte og prosjektrådmann - Prosjekthandbok er no under utarbeiding - Oppretthalde og vidareføre eksisterande tiltak 4.5 Mangel på ressursar til å oppretthalde god drift i de tre kommunane i samanslåingsprosessen (H-05) Mange tilsette må bidra inn i prosjektarbeid. For stor arbeidsbelastning for tilsette og leiarar som både er involvert i prosjektet og i ordinær drift grunna for mange oppgåver og korte fristar. Frikjøpte leiararar/tilsette er mindre tilgjengeleg for tilsette i ordinær drift. Frikjøpte leiar/tilsette får ikkje utført ordinære arbeidsoppgåver som dei har ansvar for i ordinær drift. Møteverksemd i ordinær drift går ned grunna omstilling og hemmar viktige avgjerder i ordinær drift 9

11 Analyse H-05: Delegasjon og i den grad det er mogeleg vert arbeidsoppgåve omprioritert/omfordelt og nedprioritert. Leiingsansvar å sikre at dei tilsette nedprioriterer og hjelper dei med prioritering Oppretthalde og vidareføre eksisterande tiltak. 4.6 Tap av nøkkelpersonell i perioden fram til 2020 (H-06) Nøkkelpersoner søkar nye jobbar eksternt. Fare for at tilsette/leiar med etterspurt kompetanse i ordinær drift vert sjukemeld eller sluttar grunna få ressursar versus for mange oppgåver. Analyse H-06: Alle er sikra jobb i den nye kommunen og alle beheld dagens lønnsnivå. Føringar for dette i avtaleverket og omstillingsavtalen: finne arbeid som samsvarar med dagens stilling og ha kartleggingssamtalar med dei tilsette som vert råka. Intensjonsavtalen legger føring for kva strategi NØK skal ha framover "eit fyrtårn i vest". - må prioritere må oppgåvene, utan at det går direkte ut over brukar - Oppretthalde fokus på eksisterande tiltak - Informasjon og kva datoen betyr. - Vurdere tidligare avklaring for lokalisering 10

12 4.7 Manglande involvering av tilsette (H07) Fare for manglande medverknad av verneombod og tillitsvalde på ordinær drift/ verksemder i omstillingsprosessen. Kan føre til manglande tillit til leiinga og prosess grunna manglande involvering av tilsette. Analyse H-07: Prosjektorganiseringa har høg grad av involvering og medverknad i alle prosessar og i alle ledd - Ansvarleggjere leiare som deltek i prosjektet. Dei må informere sine tilsette om prosjektet. Vidare oppfølging av eksisterande tiltak - Prosjektorganisasjonen sikrar materiale som alle kommunalsjefar i kvar kommune får og skal bruke for å sikre informasjon om kommunesamanslåinga. 4.8 Utydelig styring og leiing i prosjektet (H-08) - Utydeleg styring og leiing av prosjektet fører til uttryggleik når det gjeld framdrifta i prosjektet som då påverkar tilsette - Uklare forventningar til dei tre kommunane sine bidrag inn i prosjektet Analyse H-08: Prosjektdokumentasjon som er vedteke, og etablerte formelle møteplasser 11

13 - Prosjekthandbok er no under utarbeiding - Utarbeide avvikssystem for hovudprosjekt og overordna styringsgruppe. Det vert utarbeid i prosjekthandboka. 4.9 Forventningsgap mellom politikk og administrasjon (H-09) Forventningsgap / ulike forventningar til realisering av intensjonsavtalen Analyse H-09: - Sikre god informasjon til felles nemnda og politiske forankring i prinsipielle saker - Oppretthalde og vidareføre eksisterande tiltak 4.10 Manglande kapasitet hos leverandører av digitale tenester (H-10) Kan bli kritisk for mange tilsette som ikkje kan drifte utan naudsynte IKT system ved manglande kapasitet og kompetanse hos leverandør Analyse H-10: Eigne prosjekt arbeider med dette og rapporterer status. 12

14 - Prosjekthandbok og avvikssystem 4.11 Manglande eller sen avklaring rundt lokalisering av arbeidsplasser (H-11) Manglande eller sen avklaring rundt lokalisering av arbeidsplasser kan føre til at tilsette får noko seinare avklaring enn ønska Analyse H-11: Avgjerd om lokalisering (innan ) Kommunisere kva datoen inneberer 4.12 Ulike arbeidsmetodar og kultur i de tre kommunane (H-12) Fare for misforståingar og konfliktar grunna ulike erfaringar og arbeidsmåtar. Analyse H-12: - Samanslåinga, spelereglar - Tydelegare forventningar og tydlegare prosjektstyring kan førebyggje. - Ansvarleggjere dei ulike partane i framdrifta 13

15 4.13 Motstand mot endring blant innbyggarane (H-13) Fare for ingen/ lite forståing frå brukarar/ innbyggjarar om situasjon tilsette no er i knytt til samanslåing (at det kan gå ut over tenesteproduksjon), samt negativ omtale av Nye Øygarden blant innbyggjarar, i media osv. Påverkar tilsette sitt arbeidsmiljø Analyse H-13: - Informasjonsbrosjyre ut til innbyggjarar - Kommunikasjons og informasjonsplan. - Heimeside NØK og sosiale media - Informere dersom det vert til dømes lenge saksbehandlingstid. - Snakke positivt om samanslåinga 4.14 Manglande tryggleik i organisasjonen (H-14) Tilsette får for lite og konkret informasjon. Ryktespreiing, mistru til prosess, mangel på tillit, "energilekkasje". Kamp om posisjonar, uro knytt til framtida som tilsett, "statusfall", vanskar med tilpassing til underordna rolle. Analyse H-14: Personalsamtalar, kartlegging, Informasjonsbrosjyre til tilsette, heimeside, - Prøve å legge til rette for at der det er 3 avdelingar blir kjent med kvarandre før dei ev. Skal samlokaliserast. - Kulturbygging for Nye Øygarden kommune 14

16 - ansvarleggjere tilsette og sikre at dei gir konkret informasjon - Sikre at einingsleiare har samanslåinga er eit fast tema på personalmøter og har tilstrekkeleg med informasjon 4.15 Usikkerheit og manglande avklaringar knytt til endra arbeidsvilkår frå (H-15) Tre ulike kommunar med ulike reglement. Uro hjå tilsette om kva som blir endra, t.d. betalt pause/lønspolitiske retningslinjer. Analyse H-15: Reglement må på plass før Fjølge opp eksisterande tiltak 4.16 Utilstrekkeleg og ulik informasjon i alle ledd i organisasjonen (H- 16) Ulik informasjon frå leiinga, tillitsvald/verneombod Analyse H-16: Når rådmennene sender ut presentasjonar må dei be om tilbakemelding på at presentasjonen er lest og vidareformidla til sine tilsette. 15

17 5. Oppsummering og samla vurdering av risikobilete Samansett risikobilete av alle hendingar, sannsyn og konsekvensar som har inngått i analysen Hending Sannsyn (1 Konsekvens fysisk Konsekvens psykisk låg 5 høg) helse helse For stor arbeidsbelastning (H-01) Mangel på riktig og tilstrekkelig kapasitet og kompetanse i prosjektet (H-02) Klarer ikkje å etablere "neste praksis" - ein praksis som er betre enn summen av de tre kommunenes eksisterande praksis (H-03) Manglande eller for seine avklaringar i prosjektgjennomføringa (H-04) Mangel på ressursar til å oppretthalde god drift i de tre kommunane i samanslåingsprosessen (H-05) Tap av nøkkelpersonell i perioden fram til (H-06) Manglande involvering av tilsette (H07) Utydelig styring og leiing i prosjektet (H-08) Forventningsgap mellom politikk og administrasjon (H-09) Manglande kapasitet hos leverandører av digitale tenester (H-10) Manglande eller sen avklaring rundt lokalisering av arbeidsplasser (H-11) Ulike arbeidsmetodar og kultur i de tre kommunane (H-12) Motstand mot endring blant innbyggarane (H ) Manglande tryggleik i organisasjonen (H-14) Usikkerheit og manglande avklaringar knytt til endra arbeidsvilkår frå (H-15) Utilstrekkeleg og ulik informasjon i alle ledd i organisasjonen (H-16) I høve konsekvenskategorien liv og helse / fysisk helse viser denne tabellen at det var det ingen hendingar som fall inn under kategoriane høg risiko (raud) og moderat risiko (gul). 16

18 5.1 Risiko for psykisk helse Ved vurdering av risiko knytt til konsekvensane for psykisk helse, har følgjande hendingar ein skår som gjer at dei fell inn i «høg risiko» med fargekoding raud, og «moderat risiko» med fargekoding gul. Hending Sannsyn Risiko psykisk helse H-11 Manglande eller sen avklaring rundt lokalisering 4 16 av arbeidsplasser H-12 Ulike arbeidsmetodar og kultur i de tre 4 16 kommunane H-01 For stor arbeidsbelastning 3 15 H-05 Mangel på ressursar til å oppretthalde god drift i 3 12 de tre kommunane i samanslåingsprosessen H-14 Manglande tryggleik i organisasjonen 4 12 H-02 Mangel på riktig og tilstrekkelig kapasitet og 2 8 kompetanse i prosjektet H-03 Klarer ikkje å etablere "neste praksis" - ein 2 8 praksis som er betre enn summen av de tre kommunenes eksisterande praksis H-07 Manglande involvering av tilsette 2 8 H-10 Manglande kapasitet hos leverandører av 2 8 digitale tenester H-13 Motstand mot endring blant innbyggarane. 4 8 H-15 Usikkerheit og manglande avklaringar knytt til 3 6 endra arbeidsvilkår frå H-16 Utilstrekkeleg og ulik informasjon i alle ledd i organisasjonen