Saker til høring. 34. ordinære generalforsamling

Transkript

1 Saker til høring 34. ordinære generalforsamling 3. oktober 2011

2 Høringsrunde høsten 2011 Denne høringsrunden arrangeres for at Kvarterstyret, Representantskapet, arbeidsgruppene og interesserte studenter i Bergen skal kunne sette seg inn i og få uttalt seg om vedtakssakene som skal opp til Kvarterets 34. ordinære generalforsamling den 8. november kl i Storelogen. Vi vil oppfordre alle om å lese gjennom disse sakene og ber berørte og interesserte parter sende inn svar på høring innen onsdag kl Vi setter stor pris på at konkrete innvendinger og alternative vedtaksforslag blir sendt inn til svar på høring. Endringsforslag til budsjettet kan fremmes som endringsforslag til enkeltposter i Kvarterstyrets budsjettforslag eller som et helhetlig budsjettforslag. Endringsforslag som sendes inn som svar på høring vil kunne stemmes over på Generalforsamlingen. Av hensyn til en forsvarlig budsjettprosess vil Representantskapet anbefale Generalforsamlingen å ikke realitetsbehandle budsjettendringer som foreslås på Generalforsamlingen. Følgende saker er meldt: Sak Fra Side Semesterrapport for Kvarteret Kvarterstyret 3 Forretningsorden Representantskapet 5 Forslag til forretningsorden Representantskapet 6 Styreinstruks for Skibas Representantskapet 13 Svar på høring ang. Styreinnstruks for Skibas fra 33. Ordinære GF Anders Sagevik 14 Innstruks for Studentrepresentanter i Skibas Representantskapet 15 Stillingshjemmel for kontant- og varemedarbeider KØR 17 Forslag til stillingshjemmel for kontant- og varemedarbeider KØR 18 Orienteringssaker til Generalforsamlingen KØR 19 Ansattstruktur Representantskapet 22 Protokoll for den 30. og 31. Ordinære Generalforsamling Representantskapet 23 Statuttendringsforslag Representantskapet 25 Representantskapet vil arrangere Talerøre tirsdag kl 18 i Støy. Talerøre er et åpent møte der de sakene som er meldt til Generalforsamlingen kan debateres. Formålet er å gi interesserte en mulighet til å sette seg bedre inn i sakene før de sender inn høringssvar, og vil også være en mulighet til å finne frem til felles forslag. Siden det vil gis begrenset tid til å diskutere alle sakene på Generalforsamlingen oppfordrer vi alle forslagsstillere om å presentere sakene sine på Talerøre. Frist for innsending av semestermeldinger fra arbeidsgruppene og driftsorganisasjonene er onsdag Alle saker som gjelder Generalforsamlingen skal sendes til ordforer@kvarteret.no i et redigerbart format. For Representantskapet Ingrid Norgren Ordfører 2

3 Fra Til Kvarterstyret 34. generalforsamling SEMESTERRAPPORT FOR DET AKADEMISKE KVARTER HØSTEN 2011 Studentfestivalen i Bergen Semesteret startet med et brak, slik høstsemesteret ofte gjør, med åpningsuka august. Etter mye om og men ble denne uka i år basert på arrangementer fra våre kjente arrangørorganisasjoner samlet til Studentfestivalen i Bergen. De fleste utdanningsinstitusjonene hadde faddergrupper innom i løpet av uka. Mange kom innom på besøk i Stjernesalen på dagtid, noen som gjester på Studentfestivalen og andre på pubcrawl/rebusløp. Uka var slitsom for de fleste, da den kommer i en periode hvor vi enda ikke har rukket å få i gang rekkruteringen. Mange jobbet ekstra mye og sto på ekstra hardt for å få denne uka rundt, noe vi bør være stolte av. Likevel vet vi at det her er mye å gå på for å få fadderstyrene med på et tidligere tidspunkt i planleggingen. Kvarteret ønsker å virkelig bli alle studentenes kulturhus i Bergen, og her er fadderuka/åpningsuka kritisk. Vi har i etterkant av årets uke blitt invitert til møte med fadderkoordinator på UiB, og vi håper vi kan få i gang en god dialog også med de andre utdanningsinstitusjonene. Rekruttering Høsten er en høytid for nye studenter i Bergen, og ikke minst for potensielt nye frivillige for oss. Vi driver et hus som krevet nærmere 450 frivillige for å gå rundt konfortabel, men har siden gjennåpnigen aldri vært i nærheten av et slikt antall. Dette er en utfordring mange av arbeidsgruppene har fått kjenne på i høst, og de fleste har jobbet hardt og vært flinke til å løse den. Vi har fått mange nye frivillige og de aller fleste av disse har nå fått opplæring, det er vi veldig fornøyd med. Større arrangementer Kvartert huser mange hundre kulturarrangementer i året. Noen arrangerer hyppigere enn andre, og noen arrangementer skaper flere utfordringer enn andre. I høst har vi igjen huset Bergen Internasjonale Tegneseriefestival Raptus. En festival som dette krever mye av våre lokaler og våre frivillige, men samarbeidet med Raptus blir stadig bedre. Vi har også vært vertskap for Fagrådet for Studentarrangører, et årlig seminar for studentarrangører i regi av Norsk Rockforbund. En spennende opplevelse og kreative innspill på hvordan huset kan brukes fikk vi også da NHHS arrangerte Helhus tirsdagen i sin jubileumsuke. Videre i høst kan vi glede oss til å huse Bergen Internasjonale Filmfestival (BIFF). Ny strategi

4 Denne høsten skal det lages en ny strategi som skal avløse vår langsiktige handlingsplan som ble laget da huset gjennåpnet. Vi har nå vært åpent i 1,5 år og vi er nå inne i en annen fase av husets historie som krever et litt annet fokus. Strategien vil bli laget helgen 8.-9.oktober og vil presenteres som egen sak for generalforsamlingen. 4

5 Fra Til Representantskapet v/au 34. generalforsamling Forretningsorden Forretningsordenen skal vedtas av Generalforsamlingen i begynnelsen av møtet. Forretningsordenen gir utfyllende regler for hvordan saker behandles. Målet er at forretningsordenen skal gi en fullstendig og forståelig oversikt over alle regler som angår Generalforsamlingen. Forretningsordenen skal også redusere tiden som Generalforsamlingen bruker på å diskutere detaljer ved saksbehandlingen, ved at denne diskusjonen blir tatt i forkant av Generalforsamlingen. En del av reglene kan ikke endres siden de følger av Kvarterets statutter. Disse er i forslaget til forretningsorden skrevet med normal skrift. Enkelte detaljer kan ikke endres av Generalforsamlingen av praktiske årsaker, slik som frister i forkant av Generalforsamlingen, tid og sted for Generalforsamlingen o.l. Dette er kun tatt med som informasjon og er skrevet med normal skrift. Alle regler som kan endres av Generalforsamlingen er skrevet med uthevet skrift. Dette er første semesteret der det lages en slik forretningsorden. Det kan derfor være uenighet på en god del punkter, og arbeidsutvalget har garantert ikke fått med seg alle regler som burde vært med i forretningsordenen. Vi oppfordrer derfor medlemmer som ønsker å foreslå endringer om å bruke høringsrunden og Talerøre aktivt, slik at vi slipper å bruke mye tid på selve generalforsamlingen. Spørsmål rundt reglene kan også sendes til au@kvarteret.no. Med hilsen Jørgen Skjellevik Varaordfører Representantskapet 5

6 Forretningsorden for Det Akademiske Kvarters Generalforsamling Medlemmer Studenter tilknyttet SiB Alle studenter tilknyttet SiB er medlemmer. Disse får stemmerett ved å vise gyldig semesterkort for inneværende semester i døren. Funksjonærer på Kvarteret Alle funksjonærer ved Kvarteret er medlemmer. Dette inkluderer alle som jobber i en arbeidsgruppe, i Kvarterstyret eller i Representantskapet. Disse får stemmerett ved å vise gyldig internkort i døren. Ansatte, pingviner og personer som ikke lenger deltar aktivt i organisasjonen er ikke funksjonærer og dermed ikke medlemmer. Studenter ved BI Studenter ved BI blir ikke automatisk medlemmer siden de ikke er tilknyttet SiB. De kan bli medlem ved å betale medlemsavgift. Medlemsavgiften er kr 300,- per semester og betales til Kvarteret. Kvarterstyret kan kontaktes for betalingsinformasjon. Medlemmenes rettigheter Medlemmene har møte-, tale- og forslagsrett på Generalforsamlingen. Medlemmene kan stille til valg på Generalforsamlingen. Medlemmene har stemmerett på Generalforsamlingen ved personlig oppmøte. Medlemmene kan ikke benytte stemmeretten hvis de ikke er tilstede under behandlingen av de enkelte sakene. Forhåndsstemming, stemming via fullmakt og stemming via telefon eller tilsvarende hjelpemiddel er ikke tillatt. Kun de som har vært medlem i minst 8 dager har stemmerett på Generalforsamlingen. For studenter regnes dette fra semesterstart så lenge semesteravgift er betalt. For medlemmer i Kvarterstyret og Representantskapet regnes dette fra når de tiltrer sine verv. For øvrige funksjonærer regnes dette fra når bindingskontrakten er signert av funksjonæren og Kvarterstyret. Votering for nybegynnere Enkle vedtaksforslag Ordstyrer vil gi beskjed når det skal voteres. I saker med kun ett vedtaksforslag vil ordstyrer starte voteringen på en av to måter: 6

7 1) De som er for forslaget forholder seg i ro, de som er mot viser det ved stemmetegn, og det stemmes...[1. håndsopprekking - stemmer for telles]..., avholdne... [2. håndsopprekking - avholdne stemmer telles]..., kontra... [3. håndsopprekking - stemmer mot telles]. 2) De som er mot forslaget forholder seg i ro, de som er for viser det ved stemmetegn, og det stemmes... [stemmer mot telles]..., avholdne... [avholdne stemmer telles]..., kontra...[stemmer for telles]. Hvilke av disse alternativene ordstyrer velger vil variere fra sak til sak, det er derfor viktig å få med seg om du skal forholde deg i ro eller stemme ved den første håndsopprekningen. Avholden innebærer at du verken er for eller mot forslaget. Et forslag må ha et aktivt flertall av for-stemmer for å bli vedtatt, og avholdne stemmer vil dermed ha samme virkning som mot-stemmer. Mot- og avholdne stemmer referatføres separat, og en avholden stemme blir dermed en måte å la være å stemme for forslaget av andre grunner enn at du er mot forslaget. Vanlige grunner til å stemme avholdent er 1) behandlingen av saken har vært for dårlig slik at du ikke har fått gjort deg opp en mening, 2) du ønsker ikke å ta stilling til saken, eller 3) du føler deg inhabil selv om du formelt sett kan avgi stemme. Du bør unngå å stemme avholdent dersom det er mulig. Særlig i det første tilfellet er det viktig å be om bedre forklaring eller klarere argumenter for og mot forslaget før forslaget går til votering, slik at du kan ta stilling til saken. Kontra kan bli brukt for å kunne telle alle stemmene. Hvis du ikke har avgitt stemme i 1. eller 2. håndsopprekking skal du avgi stemme i 3. håndsopprekking. Hvis du har avgitt stemme i enten 1. eller 2. håndsopprekking skal du forholde deg i ro i 3. håndsopprekking. Kontra blir gjerne utelatt når ordstyrer har kontroll på hvor mange stemmeberettigede som er tilstede. Flere vedtaksforslag I saker der det er kommet inn mange vedtaksforslag vil forslagene settes opp mot hverandre to og to, der forslaget som får flest stemmer vil gå videre og vil bli satt opp mot et nytt forslag. Slik fortsetter det til alle forslagene er stemt over og vi sitter igjen med ett forslag. Dette siste forslaget blir deretter stemt over. Alternativene er da å være for forslaget, eller å være mot forslaget slik at ingen forslag blir vedtatt. Til grunn At noe ligger til grunn betyr at dette regnes som utgangspunktet. Det minst radikale forslaget skal legges til grunn, dette betyr normalt det forslaget som avviker minst fra dagens situasjon. Det forslaget som ikke ligger til grunn trenger aktivt flertall for å bli vedtatt, og avholdne stemmer vil derfor telle for forslaget som ligger til grunn. Votering Vedtaksdyktighet Generalforsamlingen er vedtaksdyktig når 100 medlemmer er tilstede og deltar i voteringen. Medlemmer som stemmer avholdent eller leverer blanke stemmesedler regnes for å delta i voteringen. 7

8 Representantskapet har ansvar for å holde seg fortløpende oppdatert på hvor mange stemmeberettigede som er i lokalet, og skal opplyse tellekorpset og ordstyrerbordet om dette ved behov. I tilfeller der Generalforsamlingen er nær ved å ikke være vedtaksdyktig skal ordstyrer lukke dørene når det voteres. Akklamasjon Sak 1 til sak 7 i dagsordenen kan vedtas ved akklamasjon. Øvrige saker kan ikke vedtas ved akklamasjon. Vedtak ved akklamasjon kan kun benyttes i saker der det kun foreligger ett vedtaksforslag, og der ingen medlemmer har uttrykt at de kan være mot forslaget. Håndsopprekking Sak 8 til sak 12 i dagsordenen kan behandles ved håndsopprekking. I tillegg skal Sak 1 til sak 7 behandles ved håndsopprekking dersom minst ett medlem krever dette. Stemme avgis ved å holde stemmeseddelen i luften, godt synlig for tellekorpset. Ordstyrerbordet skal sørge for at det referatføres hvor mange stemmeberettigede som er tilstede, og at for-, mot- og avholdne stemmer blir talt og referert. Ordstyrerbordet kan beregne ett av stemmetallene over ved hjelp av de tre andre. I saker der debatten gjør det klart at det vil være overveldende flertall for eller mot vedtaket, skal ordstyrerbordet beregne dette antallet og telle de øvrige. Skriftlig votering Valg skal behandles ved skriftlig votering dersom et medlem krever det. Representantskapet har krevd skriftlig votering. I tillegg skal sak 1 til sak 12 behandles ved skriftlig votering dersom Generalforsamlingen vedtar dette. Flertallskrav Statuttendringer krever 2/3 flertall for å kunne vedtas på én generalforsamling. Med dette menes at 2/3 av de avgitte stemmene må være for. Avholdne stemmer regnes med som avgitte stemmer. Statuttendringer kan også vedtas på to etterfølgende ordinære generalforsamlinger med alminnelig flertall. Med dette menes at mer enn halvparten av de avgitte stemmene må være for. Avholdne stemmer regnes med som avgitte stemmer. Dersom Representantskapet med 2/3 flertall har frarådet endringene eller lagt ned utsettende veto med samme flertall, kreves det likevel 2/3 flertall for å vedta statuttendringene på den siste generalforsamlingen. Andre vedtak krever alminnelig flertall. Med dette menes at mer enn halvparten av de avgitte stemmene må være for. Avholdne stemmer regnes med som avgitte stemmer. 8

9 Voteringsrekkefølge Dersom det er to eller flere vedtaksforslag i en sak skal disse settes opp mot hverandre to og to. Det minst radikale forslaget legges til grunn, og det mest radikale settes opp mot dette. Det mest radikale forslaget må ha aktivt flertall for å gå videre, avholdne stemmer teller for det minst radikale forslaget. Forslaget som går videre settes opp mot de øvrige forslagene på samme måte, til alle forslag har blitt stemt over. Det gjenstående forslaget blir til slutt satt opp mot dagens situasjon og votert over. Statuttendringer vil alltid være mer radikale enn de gjeldende statuttene. Hvilke forslag som er minst og mest radikale av øvrige forslag avgjøres av Representantskapets lovkomite. Lovkomiteen skal i forkant av Generalforsamlingen lage en oversikt over voteringsrekkefølgen for alle forhåndsmeldte saker. Denne skal være tilgjengelig for ordstyrer. Lovkomiteen skal fortløpende avgjøre voteringsrekkefølgen for forslag som fremmes under Generalforsamlingen. Valg Generelle regler Kun medlemmer kan stille til valg. Alle valg er personvalg, det er ikke anledning til å stille i blokk eller som del av en liste. Kandidater kan ikke stille til kortere eller lengre valgperioder enn de som er på valg. Valg avgjøres ved simpelt flertall. Med dette menes at den eller de med flest stemmer blir valgt. Det er ikke krav om at kandidater må ha mer enn halvparten av stemmene for å bli valgt. I organer med flere enn fem medlemmer skal minst en tredjedel av plassene besettes av hvert kjønn. Utgangspunktet for beregningen er et fulltallig organ. Dersom en kandidat skal tiltre på bakgrunn av kvotering, må vedkommende likevel ha minst en femtedel av stemmene. Dersom antall kandidater er likt med eller færre enn antall verv, må hver kandidat ha minst 1/3 av stemmene for å bli valgt. Ingen kan sitte i verv i Kvarteret på flere ulike nivå på samme tid. Kandidater som sitter i Representantskapet eller et arbeidsgruppestyre vil miste dette vervet dersom de stiller til og blir valgt inn i Kvarterstyret. Kandidater som sitter i Kvarterstyret eller et arbeidsgruppestyre vil miste dette vervet dersom de stiller til og blir valgt inn i Representantskapet. Fratreden vil sammenfalle med tiltredelsen i det nye vervet. 9

10 Valg til Kvarterstyret Alle medlemmer er valgbare til Kvarterstyret. Generalforsamlingen velger leder og 6 medlemmer til Kvarterstyret. Leder i Kvarterstyret velges separat for 1 år. Øvrige medlemmer velges for 1 år, med halvparten på valg hvert semester. Kvarterstyret konstituerer seg selv, og med unntak av leder kan Generalforsamlingen ikke velge personer til et spesifikt verv i Kvarterstyret. Kandidatene bør opplyse om hvilke verv de foretrekker. Valg til Representantskapet Alle medlemmer som har hatt styreverv i en arbeidsgruppe, i Kvarterstyret eller i Representantskapet i minst to semester er valgbare til Representantskapet. Generalforsamlingen velger 6 medlemmer til Representantskapet. Medlemmer i Representantskapet velges for 3 semester, med en tredjedel på valg hvert semester. Generalforsamlingen velger 3 varamedlemmer til Representantskapet. Varamedlemmene velges for 1 semester. Suppleringsvalg Hvis noen har trukket seg fra Kvarterstyret eller Representantskapet velges det en ny person til å sitte ut valgperioden. Suppleringsvalg blir avholdt sammen med ordinært valg. Kandidater kan i slike tilfeller indikere om de foretrekker en hel valgperiode eller den kortere valgperioden. Hvis ingen indikasjon er gitt skal det antas at alle kandidatene foretrekker en hel valgperiode. Benkeforslag Alle medlemmer kan levere forslag til kandidater til valgene, fra Generalforsamlingen åpner og frem til kandidatenes presentasjon starter under Valg. Forslag leveres skriftlig til ordstyrerbordet, og skal inneholde navnet til den eller de som benkes, hvilke verv de benkes til og navnet til forslagsstiller. Ordstyrer vil lese opp alle innkomne benkeforslag før den siste pausen før valget. Alle som foreslås som kandidater må svare bekreftende på at de takker ja til dette før valget starter for å være valgbare. Medlemmer som er tilstede vil bli spurt fortløpende. Medlemmer som ikke er tilstede i lokalet vil være valgbare hvis de medler fra til Representantskapet på andre måter. Stemmeseddel Stemmeseddelen blir utlevert når medlemmer legitimerer seg i døren. Stemmeseddelen er personlig og skal ikke overlates til andre. Stemmeseddelen benyttes til både valg av leder i Kvarterstyret, medlemmer i Kvarterstyret, medlemmer i Representantskapet og varamedlemmer i Representantskapet. 10

11 Valg av leder i Kvarterstyret skal avholdes separat dersom det er flere lederkandidater, minst en av disse lederkandidatene stiller til andre verv, og resultatet av ledervalget kan påvirke de øvrige valgene. Separat valg avholdes ved at medlemmene deler stemmeseddelen i to, der den ene delen kun omfatter ledervalget og den andre delen omfatter alle de øvrige valgene. Øvrige valg skal ikke avholdes separat. Kandidater som ønsker å stille til flere verv kan gjøre dette, og medlemmer kan stemme på disse kandidatene til alle vervene. Kandidatene vil bli valgt inn i det høyest prioriterte vervet der de får nok stemmer til å kunne velges. Prioriteringsrekkefølgen er medlem i Kvarterstyret, medlem i Representantskapet og varamedlem i Representantskapet. Generalforsamlingen kan endre prioriteringsrekkefølgen dersom det i løpet av valget blir klart at de aktuelle kandidatene har en annen prioritering. Stemme avgis ved å skrive navnene på de man vil stemme på under hvert verv, og deretter levere stemmeseddelen i stemmeurnen i døren. Antall personer det kan stemmes på er minimum 0 og maksimum det antall verv som er ledige. Forhåndsmeldte kandidater vil stå oppført på stemmesedlene. Medlemmene kan også skrive inn kandidater som benkes på stemmesedlene. Medlemmer som ikke ønsker å stemme på forhåndsmeldte kandidater eller på de kandidatene de har skrevet inn på stemmesedlene, skal stryke disse ved å streke over navnet. Stemmeseddelen kan leveres fra ordstyrer har lukket for benkeforslag, og til saken lukkes. Valgresultatet Stemmene telles av minimum tre personer, inkludert en representant fra tellekorpset og en representant fra Lovkom. Personer som har stilt til valg kan ikke telle stemmer. Dersom noen har ført opp flere navn enn det er ledige plasser for et verv, skal hele stemmeseddelen forkastes og registreres som en ugyldig stemme. Dersom noen har levert en blank stemmeseddel eller utelukkende har ført opp navn på personer som ikke har stilt til valg skal denne registreres som en blank stemme. Dersom noen har ført opp både personer som stilte til valg og personer som ikke stilte til valg skal de personene som ikke stilte til valg strykes og stemmeseddelen skal ellers behandles som en gyldig stemmeseddel. Stemmene for hvert verv telles i rekkefølgen leder i Kvarterstyret, medlem i Kvarterstyret, medlem i Representantskapet og vara i Representantskapet. Kandidater som har stilt til flere verv blir valgt inn i det første vervet der de får nok stemmer til å bli valgt, og strykes fra de senere vervene. Stemmene for hver kandidat for hvert av vervene telles og registreres. Dersom antall kandidater er likt med eller færre enn antall verv, må hver kandidat ha minst 1/3 av stemmene for å bli valgt. Leder i Kvarterstyret skal ansees å bli valgt inn før de øvrige som stiller til Kvarterstyret. Det vil dermed ikke kunne oppstå behov for kjønnskvotering ved valg av 11

12 leder på ordinære generalforsamlinger. Ved ekstraordinære generalforsamlinger skal det være kjønnskvotering for ledervervet dersom 4 eller flere av ett kjønn allerede sitter i Kvarterstyret. Lederkandidaten med flest stemmer blant det underrepresenterte kjønn vil da bli valgt, forutsatt at denne har fått minst en femtedel av stemmene. Ved valg til Kvarterstyret skal de som har fått flest stemmer velges inn, inntil det er 4 av ett kjønn i styret inkludert de som vil bli sittende, eventuelt nyvalgt leder og nyvalgte medlemmer. Deretter skal de kandidatene som har fått flest stemmer blant det underrepresenterte kjønn velges inn, forutsatt at disse har fått minst en femtedel av stemmene. Dersom forutsetningene for å benytte kjønnskvotering er til stede men ingen kandidater av det underrepresenterte kjønn stiller til valg, eller dersom disse ikke har fått minst en femtedel av stemmene, skal de som har fått flest stemmer blant alle kandidatene velges inn. Stemmeresultatene for hver kandidat for hvert verv, totalt antall avgitte stemmer, antall blanke stemmer og antall avviste stemmer skal skrives ned og overleveres Representantskapets ordfører eller den Representantskapet har delegert dette til. Representantskapet offentliggjør stemmeresultatene muntlig i tilvist lokale så snart de er klare. Stemmeresultatene vil også bli slått opp på egnet sted på Kvarteret og publisert på nettet. Protokoll Representantskapets ordfører skal sørge for at det føres protokoll for Generalforsamlingen. I protokollen skal Generalforsamlingens beslutninger inntas med angivelse av utfallet av stemmegivingen. For alle vedtaksforslag skal antall stemmeberettigede, for, mot og avholdne stemmer, samt om forslaget ble vedtatt protokollføres. For alle valg skal antall stemmesedler, stemmene for de enkelte kandidatene, hvem som ble valgt og valgperiodene de ble valgt til protokollføres. Protokollen skal underskrives av Representantskapets Ordfører, en person fra brukerorganisasjonenes styrer, en person fra driftsorganisasjonenes styrer, samt en person fra Kvarterstyret. Protokollen skal være ferdigstilt av referent senest 2 uker etter Generalforsamlingen. Underskrivere må ha avgitt sine korrigeringer innen nye 3 uker. Referenten skal så fremlegge det endelige dokumentet senest en uke etter korrekturfrist. Protokollen skal fremlegges for neste ordinære generalforsamling til orientering. Protokollen er offentlig og skal være offentliggjort etter godkjenning. Vedtak av forretningsorden Denne forretningsordenen vedtas av Generalforsamlingen i begynnelsen av hvert møte. Bestemmelser som står med uthevet skrift kan endres av Generalforsamlingen. Bestemmelser som står med normal skrift følger av statuttene og kan kun endres gjennom statuttendringsforslag. 12

13 Til : Generalforsamlingen Fra : Representantskapet v/au Dato : Vedtaksforslag styreinstruks for Skibas Vedtaksforslag: Generalforsamlingen vedtar vedlagte Instruks for Studentrepresentantene i Studentkulturhuset i Bergen AS. Vi har foreslått å endre ett punkt fra dagens instruks. Vi anbefaler i tillegg å vedta instruksen i sin helhet, på grunn av instruksens alder. Gjeldende instruks ble vedtatt av Representantskapet våren På dette tidspunktet var RS Kvarterets øverste organ og hadde myndighet til å vedta en slik instruks. Dagens Representantskap har imidlertid ikke en slik myndighet, noe som har ført til forvirring rundt instruksens gyldighet. Det er ikke lett for medlemmer i dagens organisasjon å vite hvilken myndighet Kvarterets ulike organ hadde for 16 år siden. Dersom instruksen nå blir vedtatt av Generalforsamlingen vil det virke oppklarende. Instruksen som var i bruk og ble delt ut til Kvarterets styrerepresentanter frem til 2007 synes å ha forsvunnet i flytteprosessen til og fra Nygårdsgaten 2. Instruksen som er i bruk i dag er hentet fra de originale sakspapirene fra 1995, men det går ikke klart frem av disse om 6 i instruksen ble vedtatt eller ble fjernet. Ved å vedta instruksen i sin helhet fjerner vi disse to usikkerhetsmomentene. Vi har foreslått å endre 6 i instruksen: Opprinnelig paragraf 6 Som hovedregel har bare styremedlemmer i SKIBAS samt Kvarterstyrets leder ha møterett på styremøtene i SKIBAS. (I spesielle unntakstilfeller kan likevel andre innrømmes møterett for å belyse enkeltsaker.) I tillegg til personer nevnt i forrige punktum skal en av sivilarbeiderene være tilstede som referent uten talerett. Endringsforslag i paragraf 6 Som hovedregel skal bare styremedlemmene i Skibas samt Kvarterstyrets leder ha møte- og talerett på styremøtene i Skibas (i spesielle unntakstilfeller kan likevel andre innrømmes møte- og talerett for å belyse enkeltsaker). I tillegg til personer nevnt i forrige punktum kan kvarterstyremedlemmer og ansatte i Skibas gis møte- og talerett under orienteringssaker, og en referent uten talerett kan være tilstede under vedtakssaker. Endringen vil tillate administrativ leder i å orientere på møtene, noe som er ønskelig og som praktiseres per i dag. Skibas-styret kan selvfølgelig fortsatt lukke møtene i saker der det er nødvendig, men det synes ikke nødvendig at Generalforsamlingen pålegger styret å gjøre dette. Bestemmelsene i denne instruksen er en del av den grunnleggende organisasjonsstrukturen til Kvarteret, og alle endringer bør bli grundig belyst i en høringsrunde. Vi oppfordrer derfor alle som ønsker å komme med endringsforslag om å gjøre det i løpet av høringsrunden og ikke fremme endringsforslag på Generalforsamlingen. Med hilsen Ingrid Norgren og Jørgen Skjellevik Ordfører og Varaordfører i Representantskapet 13

14 Til : Fra : Generalforsamlingen Anders S. Sagevik Styreinstruks for SKIBAS. Undertegnede vil med sin bakgrunn fra 4 semester i SKIBAS-styret prøve å redegjøre litt om hvordan bestemmelsen RS nå ønsker å fjerne ble begrunnet overfor tidligere SKIBASmedlemmer fra Kvarterstyret. Det ble overfor tidligere SKIBAS-medlemmer fra Kvarterstyret understreket at SKIBASstyret kun var et formelt organ (jamfør Kongen i statsråd) og en kunne skulle legge frem argumentasjon og opplysninger som allerede var behandlet i Kvarterstyret. Det var ekstremt viktig at representantene fra Kvarterstyret talte Det Akademiske Kvarter (GF) sin sak og ikke brukte SKIBAS-møtet til å ri egne kjepphester som en ikke fikk gjennomslag for i de formelle organene til Det Akademiske Kvarter. Det var videre viktig at SKIBAS-møtene ikke ble en arena for omkamp mellom ulike fraksjoner på Kvarteret. En kan for eksempel se for seg at en DORG hadde henvendt seg direkte til SKIBAS-møtet for å tale sin sak, i stedet for å gå via Kvarterets egne organer. Skulle en fraksjon være uenig i eller miste tilliten til det sittende Kvarterstyret skal det behandles enten direkte med Kvarterstyret, tas opp med RS eller i siste instans behandles som et mistillitsforslag på Kvarterets GF. Ettersom alle saker som tas opp med SKIBAS skal ferdigbehandles av Kvarterstyret i forkant og så innstilles skal det ikke være behov for at andre skal kunne blande seg inn i behandlingen når den når frem til SKIBAS-møtet. Innspill og innstillinger til SKIBAS-møtet bør være skriftlige og offentlige, noe som ivaretar behovet for åpenhet og kontroll fra GF sin side. Dersom en i større grad åpner for muntlige innspill fra eksterne 3.parter på SKIBAS-møtene vil en etablere et nytt diskusjons og beslutningsforum som står utenfor Kvarterstyrets og GF sin kontroll. Det er ikke ønskelig. Bakgrunnen for bestemmelsen har altså ikke vært at en uenig om hvilken informasjon som skulle gjøres tilgjengelig for de andre SKIBAS-medlemmene. Bakgrunnen var at spørsmål skal ferdigbehandles i Kvarterstyret der en har full åpenhet, og ikke av SKIBAS-styret. Det Akademiske Kvarter skal avgjøre sine saker internt, og så snakke med kun en stemme i SKIBAS-styret. En ønsker ikke å utvanne organisasjonsstrukturen på Kvarteret ved å gjøre om SKIBAS-møtet fra et formelt organ til et ankeorgan. Adm.leder sin rolle på SKIBAS-møtene blir trukket frem her. Dagens adm.leder på Kvarteret er kjent for å ha mange egne kjepphester og for å ri dem hardt. Et ferskt eksempel på dette er da adm.leder i høst ytret ønske om en egen budsjettpost for å kunne reise rundt på representasjonsoppdrag. Da han fikk tilbakemelding om det ville han ikke få var tilsvaret Da tar jeg det direkte i lønnsforhandlingene med SKIBAS. I etterkant bevilget SKIBAS-styret 6000kr årlig i all fremtid til adm.leder for at han skal kunne reise på Bylarm for Kvarterets regning. Dette skjedde uten at saken ble behandlet av Kvarterstyret eller var en del av budsjettet vedtatt på Kvarterets GF. Den skulle kanskje vært behandlet særskilt på GF dersom slike budsjettmidler faller innunder statuttenes 5.6. Eksempelet er ikke det eneste, også da adm.leder ønsket seg ny kontormaskin ble argumentasjonen får jeg ikke den jeg ønsker meg tar jeg det direkte opp med SKIBAS brukt. For at en i fremtiden i større grad skal kunne sikre at det som legges frem på SKIBAS-møtene har vært ferdig behandlet av Det Akademiske Kvarter mener jeg at det nå er viktigere enn noen gang at en begrenser de som møter fra Det Akademiske Kvarter til å være personer som er valgt av GF og underlagt styreinstruksen for SKIBAS. Anders Scisly Sagevik 4 semester som SKIBAS-representant for Det Akademiske Kvarter 14

15 Instruks for Studentrepresentantene i Studentkulturhuset i Bergen AS (SKIBAS) Vedtatt på RS-møte nr (Endret på Kvarterets 34. ordinære Generalforsamling, ) INNLEDNING En grunnleggende forutsetning for alt arbeidet som har vært gjort med Studenthuset i Bergen, har vært at huset skal være styrt av brukerene gjennom husets Generalforsamling og dennes valg av styremedlemmer. Når man likevel valgte en driftsform med aksjeselskap hvor også SiB og UiB er reprensentert, har dette sammenheng med ønsket om å få fristasjonsytelse. Valget av denne selskapsformen, med det denne innebærer av styrende organer var likevel ikke ment å skulle forandre på det grunnleggende prinsippet om at det er Kvarterstyret som skal ha den avgjørende innflydelsen på den daglige driften av huset, Generalforsamlingen på den prinsippielle. Dette viser også igjen i aksjonæravtalen med UiB og SiB, deres innflydelse er svært begrenset. Det har altså hele tiden vært en forutsetning for valget av aksjeselskapsmodellen at de viktige besultningene reelt sett blir fattet av Studentorganene utenfor aksjeselskapet. Dette kan illustreres ved forbindelsen mellom Kvarterstyret og Skibas styret. Kvarterstyret avholder møte før styremøtene i aksjeselskapet og bli enige seg imellom før man går til møte i aksjeselskapet som formelt fatter vedtakene. Modellen kan til en viss grad sammenlignes med forholdet mellom forberedende Statsråd og Kongen i Statsråd, selv om man nok må regne med en større grad av reelle diskusjoner på styremøtene i SKIBAS. Denne instruksen er gitt for å klargjøre de forutsetningene som ligger til grunn for aksjeselskapsmodellen, og skal utdeles til alle som sitter i Kvarterstyret, studentreprensentanter i aksjeselskapsstyret og til alle andre tillitsvalgte i Kvarteret som ivaretar funksjoner ovenfor aksjeselskapet. Instruksen deles ut ved tiltredelse sammen med en kopi av Statuttene for Det Akademiske Kvarter, aksjonæravtalen og vedtektene. STYREMEDLEMMENE 1 Styremedlemmene blir valgt av generalforsamlingen i SKIBAS etter innstilling fra Kvarterstyret. Studentenes representant på Generalforsamlingen (se 7) plikter å stemme i overenstemmelse med denne innstillingen. 2 Bare medlemmer av Kvarterstyret er valgbar til styret i SKIBAS. Et flertall av studentrepresentantene i styret for SKIBAS skal til en hver tid også sitte i Kvarterstyret. Hvis det er mulig skal den økonomiansvarlige i Kvarterstyret sitte i Styret for SKIBAS. 3 Alle saker av viktighet som skal behandles i styret for SKIBAS, skal på forhånd behandles i Kvarterstyret. Kvarterstyret gjør vedtak i sakene som bli bindene for studentrepresentantene i SKIBAS. Styremedlemmer i SKIBAS som ikke samtidig er medlemmer av Kvarterstyret har møte og talerett på Kvarterstyrets behandling av disse sakene. 4 Skulle det under styrebehandlingen i SKIBAS komme frem opplysninger om enkeltsaker 15

16 som endrer saken betydelig i forhold til Kvarterstyrets behandling, skal Studentrepresentantene be om å få saken utsatt for å ta den tilbake til Kvarterstyret for ny behandling. Det påligger likevel Kvarterstyrets leder å sørge for at sakene er så godt opplyst som mulig før styrebehandlingen i SKIBAS. Representantene skal ikke (under noen omstendigheter) avgi stemme som avviker fra Kvarterstyrets syn. 5 Selv om representantene stiller med bundet mandat kan de ikke pålegges å stemme på en måte som kan være i strid med Aksjeloven eller andre lover, eller som kan medføre personlig ansvar for representantene. Oppstår det konflikter om dette, kan hver enkelt av studentrepresentantene forlange spørsmålet fremlagt for en ansvarlig advokat for uttalelse. 6 Som hovedregel har bare styremedlemmer i SKIBAS samt Kvarterstyrets leder ha møterett på styremøtene i SKIBAS. (I spesielle unntakstilfeller kan likevel andre innrømmes møterett for å belyse enkeltsaker.) I tillegg til personer nevnt i forrige punktum skal en av sivilarbeiderene være tilstede som referent uten talerett. 7 Kvarterstyret kan innkalle til ekstraordinær Generalforsamling i SKIBAS for å avsette styremedlemmer som ikke vil rette seg etter Kvarterstyrets vedtak. GENERALFORSAMLINGEN 8 Saker som behandles på SKIBAS Generalforsamling skal alltid behandles i Det Akademiske Kvarter på forhånd. Sakene skal behandles av det organet som ville hatt kompetanse om saken skulle vært vedtatt direkte i Det Akademiske Kvarter, 9 Representantskapet og Kvarterstyret skal sørge for at saksbehandlingen forut for Generalforsamlingen i SKIBAS skjer i god tid slik at man ikke kommer i en "tvangssituasjon" i forhold til frister som gjelder for SKIBAS. 10 Det Akademiske Kvarters representant på Generalforsamlingen i SKIBAS velges av Generalforsamlingen i Det Akademiske Kvarter. Denne velges for 1 år av gangen. 11 Kvarterets representant plikter på Generalforsamlingen i SKIBAS lojalt å følge opp vedtak som er fattet av et kompetent organ i Det Akademiske Kvarter (se 7). TIL SLUTT 12 Disse bestemmelsene kan endres av Generalforsamlingen i Det Akademiske Kvarter med alminnelig flertall. 16

17 Vedtakssak Fra KØR Til Det Akademiske Kvarters 33. Generalforsamling Opprettelse av stillingshjemmel for Kontant og vare-medarbeider. Det har blitt foreslått å erstatte dagens sivilarbeidere med dagkvarter. Vi mener at en bedre løsning er å ansette en fast person med kontant og vareflyt som sitt arbeidsfelt. Denne stillingen vil overta kassefunksjonene til dagens sivilarbeidere og videreføre varekontroll, fakturakontroll og bilagskontrollfunksjonene som i dag har blitt delegert til Logistikkansvarlig. Stillingen vil være (bli) superbruker på KDR Gold og kunne drive kursing og oppfølging av Kvarter og andre funksjonærer på rutiner som omhandler vare og kontantflyt. Oppgaver som kontroll og rapportering skal vektlegges. Dette vil kunne frigjøre ansvarsområder fra administrativ leder som da kan påta seg resterende oppgaver som i dag utføres av sivilarbeidere. Med 3 fast ansatte på dagtid skal det være nok fleksibilitet og ressurser til for at Kvarterets behov på dagtid blir ivaretatt. Stillingen skal kun jobbe med administrative oppgaver og ikke bevege seg inn på organisatoriske oppgaver eller beslutningsprosesser. For eksempel vil vareutvalg ligge utenfor ansvarsområdet. Kvarteret er gjennom SKIBAS forpliktet til å etablere sikre rutiner for rutiner for oppfølging og kontroll av den økonomiske virksomhet, og skal knytte til seg fast personell for å sikre dette. Kvarteret har i dag en avtale med regnskapsbyrået V&E som fører regnskapet. Men kvaliteten på leveransen fra Kvarteret til V&E er i dag langt under det som er akseptabelt. Det fører brudd på forskrifter og lover, feil i regnskap og sene rapporter. Det fører og til at regnskapshonorarene som følger timepriser blir unødvendig høye. Det er derfor nødvendig å ta grep for å komme opp på et tilfredsstillende nivå Kvarteret hadde før ombyggingen en egen regnskapsansvarlig som førte regnskapet. Denne stillingen ble tatt bort etter at Kvarteret flyttet bort på NG2, da det ikke var behov for en 100 % stilling med så liten drift. Etter at Kvarteret åpnet på nytt i sine originale lokaler i Olav Kyrres gate 49 har savnet etter en slik stilling blitt mer og mer tydelig. Den foreslåtte stillingen vil ikke overta selve regnskapsføringen fra V&E, men ved bedre kontroll og styring på Kvarteret sin side disse kostnadene reduseres. Kvarteret er i dag meget avhengig av enkeltpersoner på felt som kassesystemer og avstemming av kassedagbok. Det gjør at Kvarteret er svært sårbar, og fort vil kunne få problemer dersom disse slutter på Kvarteret. Kvarteret sliter med manglende opplæring og oppfølging. Feilene som blir gjort krever store ressurser når en skal prøve å rette dem opp i etterkant. Denne situasjonen er ikke holdbar. Vedtaksforslag: Generalforsamlingen vedtar å opprette ny stillingshjemmel for Kontant og vare-medarbeider. Stillingshjemmelen ligger vedlagt i eget dokument. Hilsen Anders S. Sagevik, på vegne av KØR 17

18 STILLINGSHJEMMEL Ansvar: Vare, kontant og bilagskontroll Tjeneste: Kontorarbeider Arbeidssted: Det Akademiske Kvarter Antall årsverk: Type stilling: Beregnet kostnad Virkningsdato: Finansiering: Begrunnelse: 1 årsverk Kontorarbeider Kr inkl. sos.kostnader Stillingen vil bli lønnet etter tariff for Handel og Kontor lønnstrinn 1-3. Etter nærmere vedtak Det Akademiske Kvarter Det Akademiske Kvarter har behov for fast personell som kan sikre rutiner for oppfølging og kontroll av den økonomiske virksomheten. Stillingen er underlagt Kvarterstyrets leder. Stillingen vil kvalitetssikre områder som: - Rutiner for kontant og varehåndtering - Dokumentasjon av rutiner og prosedyrer - Lagerstyring - Opplæring - Systemkunnskap - Fakturakontroll - Bilagskontroll - Kontantkontroll Stillingen kan også utføre andre administrative kontoroppgaver og betjene resepsjonen. Andre merknader: Stillingen skal kun jobbe med administrative oppgaver, og ikke bevege seg inn på organisatoriske oppgaver eller beslutningsoppgaver. Stillingen krever en person som opptrer nøytralt og objektivt og ikke blir en part i konflikter i organisasjonen. 18

19 Orienteringssaker Fra Til KØR Det Akademiske Kvarters 33. Generalforsamling. Vi har vært i kontakt med Kvarterstyret i forbindelse med orienteringssakene. Dersom Kvarterstyret selv fremmer noen av disse sakene med all den informasjon vi etterspør eller tar dem med i sin orientering ser vi ingen grunn til å opprettholde forslaget og ber derfor om saken strykes uten å bli tatt med i høringspapirene. Dersom informasjonen som etterspørres i orienteringssakene blir utfyllende besvart i sakspapirene ser vi ingen grunn til at en skal bruke mer enn 10 sekunder på å ta dem til etterretning på selve GF. Vedtakssakene ønsker vi uansett at skal være med. 1. Informasjon om sosiale goder Sosiale goder og bestemmelser blir fortløpende endret på Kvarteret. Før fikk alle funksjonærer vedlagt en oversikt over disse godene når en signerte bindingskontrakt, men det skjer ikke lenger. Fra statuttene 5.5 finner vi: Kvarterstyret skal vedta hvilke andre rettigheter og plikter tillitsvalgte, funksjonærer, og tidligere funksjonærer og tillitsvalgte, skal ha i organisasjonen. Vedtak om dette skal samles og være offentlige. Kvarterstyret skal orientere hver ordinære generalforsamling om slike rettigheter og fordeler. Dagens vedtak om sosiale goder ligger spredt over ulike referater over flere år. Det gjør dem vanskelig tilgjengelig for nye funksjonærer på huset og GF sine medlemmer. Dette er for at det skal være full åpenhet om slike fordeler, og at GF skal kunne ha kontroll på omfanget av dem. Vi ber derfor og at kostnadene til de ulike ordningene blir fremlagt. Vi presiserer at vi ikke ønsker at spesifikke sosiale goder skal bli kontraktfestet gjennom bindingskontrakten eller at det skal legges bindinger på hvilke sosiale goder Kvarteret kan endre på. Vi ønsker og at skrivet med sosiale godene legges ut offentlig og oppdateres fortløpende. Kostnaden ved slike sosiale goder er det mest sentrale spørsmålet hver gang slike ordninger behandles og vurderes. For at GF skal kunne gjøre seg opp en mening om hva de ulike godene koster i forhold til andre alternativer, og få en forståelse på hvilken innvirkning det får på budsjettet de selv skal vedta ber vi derfor at det gjøres et kostnadsestimat for hvert gode. Vi ønsker og at lages et tilsvarende dokument over sosiale goder Kvarteret yter overfor tilknyttede organisasjoner. 2. Regnskap og Rapport fra drift av SommerKvarteret 2010 Sommerdriften på Kvarteret innebærer stor økonomisk risiko. Tapene kan bli store uavhengig av om en velger å gjennomføre prosjektet eller ikke. Det samme kan gevinsten. At det har var mye rot rundt drift og organisering av gjør det enda viktigere for GF å få en utfyllende rapport til orientering. Dersom Sommerdriften går med tap vil det få betydelige konsekvenser for den ordinære driften på Kvarteret. Dette vil være svært nyttig informasjon for fremtidige Kvarterstyret. Vi presiserer at vi ønsker både en rapport om rapport om selve driften av type semesterrapport, og et regnskap som viser omsetning og resultat. 3. Redegjørelse for fast ansattes stillingshjemler, stillingsinstrukser og lønnsrammer De fast ansatte på Kvarteret er Kvarterstyret sitt ansvar. Fra 1995 til 2005 hadde Kvarteret kun 2 ansatte, og det var minimalt med endringer i stillingsinstruksene. Siden den gang har en fått over 10 ansatte, og mangler oversikt over stillingshjemler, stillingsinstrukser og kostnader. Ettersom disse 19

20 kostnadene spiser opp store deler av dekningsbidraget trenger organisasjonen en fullgod oversikt for å kunne evaluere endringene når en skal behandle fremtidige budsjetter. Vi ønsker derfor at det legges en oversikt som inneholder alle eksisterende: - Stillingshjemler med lønnsramme, med vedtaket de ble opprett fra - Første stillingsinstruks, og nåværende - Tilhørende ytelser og avtaler - Alle lønnskostnader og andre kostnader for alle ansatte som er delaktig i ordinær drift av Kvarteret. Vi ber også om at informasjon om stillingshjemler og arbeidsinstrukser gjør lett tilgjengelig for hele organisasjonen, gjerne på samme sted som statutter, budsjetter, retningslinjer og annen informasjon som definerer rammene for organisasjonen. Da vi allerede har fått tilbakemeldinger om at Kvarterstyret synes dette er unødvendig å legge frem vil prøve å komme med noen grunner til hvorfor dette bør være av interesse for GF som skal bestemme hvordan Kvarteret skal drives: - Generalforsamlingen skal vedta et budsjett som per i dag innebærer mer en 1,65 millioner går med til kostnader til fast ansatte. Dette spiser opp nesten 40 % av dekningsbidraget fra salget fra de frivillige i organisasjonen. Trekker en fra lønnstilskuddet fra UiB i beregningen vil fortsatt over 30 % av overskuddet fra salget til de frivillige på Kvarteret gå til dette formålet. GF bør derfor ha god oversikt over hva pengene går til de skal bevilge en slik sum. - Uten å sammenligne formålet, men mengden av tid brukt til saksbehandling kan en nevne at Moving Heads har vært behandlet på GF i ca. 15 nesten sammenhengende år. Dette regnes som en stor investering, men den årlige regnskapskostnaden til fast ansatte er mer enn 45 ganger høyere enn den årlige kostnaden til Moving heads (hentet fra forslag til revidert budsjett, 4stk). De årlige kostnadene til ansatte er faktisk høyere enn kostnadene for alle arbeidsgruppebudsjetter og alle avskrivninger til sammen. - Saken om å benytte dagkvarter i stedet for sivilarbeidere vil berøre alle dagens stillingshjemler utenom kjøkkensjefen. Det samme vil det alternative forslaget om en fast stilling som kontant/vareflytansvarlig. Ved forrige GF ble det stilt spørsmål ved kjøkkensjefens stilling i forbindelse med matsalgbudsjettet. Skal en vurdere å endre eller opprette nye stillingshjemler på en GF bør en samtidig gi en oversikt over hva som finnes fra før, og hvilke hull eller behov en ønsker å dekke ved å gjøre endringer. Kanskje kan en oppnå det en ønsker ved å effektivisere det som finnes fra før. - De ansatte har en sentral posisjon i daglig drift, og er derfor vel så interessant for Generalforsamlingen å få innsyn i som de ulike arbeidsgruppene. - På forrige GF kom det opp en diskusjon rundt stillingshjemler og stillingsinstrukser. Den tidsbruken kunne vært unngått dersom en gitt GF mulighet til å sette seg inn i papirene i forkant. - Siden budsjettet ble vedtatt på forrige GF har det kommet mange endringer på lønnsnivå, nye forsikringsordninger og nye goder for de fast ansatte. Alle kostnader tilknyttet de fast ansatte bør klargjøres for at GF skal godt forberedt på budsjettbehandlingen. 20