MØTEINNKALLING Personal- og økonomiutvalget

Transkript

1 Møte nr. 9/2012 MØTEINNKALLING Personal- og økonomiutvalget Personal- og økonomiutvalget holder møte den kl på Rådhuset. Innkalte til møtet: Funksjon Navn Ordfører Ragnar Olsen AP Varaordfører Rita Dreyer AP Medlem Karl Nikodemussen AP Medlem Catharina Jensen Sæther AP Medlem Yngve Nilsen SV Dersom du ikke kan møte må du melde fra til servicekontoret, på tlf , så snart som mulig. Forfallsgrunn må oppgis. Varamedlemmer innkalles etter nærmere varsel. Saksdokumentene er utlagt til gjennomsyn på servicekontoret, biblioteket og kommunens hjemmeside Kvalsund Ragnar Olsen ordfører

2 SAKSLISTE Utvalgssakstype/nr. Arkivsaksnr. Tittel 58/12 12/548 EVENTUELT UTVIDELSE AV EIENDOMSSKATT I KVALSUND KOMMUNE - PLANLAGT OPPLEGG SAMT GODTGJØRING TIL ENGASJERTE TAKSTMENN MM 59/12 11/1124 PLANLEGGING AV ET EVENTUELT NYTT OPPVEKSTSENTER I KVALSUND KOMMUNE - FORSLAG TIL PROSESS EVENTUELT SENERE INNKOMNE SAKER.

3 Sak 58/12 SAKSFREMLEGG KVALSUND KOMMUNE Personal- og økonomiutvalget Saksbehandler: Sigurd K. Beite Arkiv: 232 Arkivsaksnr.: 12/548 Saksnr.: Utvalg Møtedato 40/12 Personal- og økonomiutvalget /12 Kommunestyret /12 Personal- og økonomiutvalget /12 Kommunestyret /12 Personal- og økonomiutvalget EVENTUELT UTVIDELSE AV EIENDOMSSKATT I KVALSUND KOMMUNE - PLANLAGT OPPLEGG SAMT GODTGJØRING TIL ENGASJERTE TAKSTMENN MM Ordførers innstilling: Personal- og økonomiutvalget vedtar fremlagte forslag til godtgjørelse for gjennomføring av arbeidet med taksering av eiendommer, føring av matrikkel samt annet nødvendig arbeid i forbindelse med prosjektet.

4 Sak 58/12 SAKSGRUNNLAG: Sak 56/12 i PØ /sak 62/12 i kommunestyret. SAKSOPPLYSNINGER: INNLEDNING. Det vises til sak 56/12 i PØ ( ) hvor bl.a. følgende vedtak ble fattet: For ikke å stoppe prosessen vedrørende eventuell innføring av eiendomsskatt får rådmannen fullmakt til å igangsette nødvendig taksering av boliger, fritidsboliger og eventuelt andre objekter. Saken behandles i kommunestyret i møte (sak 62/12). PLANLAGT OPPLEGG. I nevnte sak er det orientert om hvordan arbeidet med taksering skal gjennomføres, inklusiv oppdeling av kommunen i 7 roder og med team innenfor hver rode. Hvert team (2 personer) må utstyres med GPS med innlagt eiendomsinfo for Kvalsund kommune. I tillegg må de ha en lasermåler for oppmåling av bygg, samt kamera for fotografering av bygning og eiendom. Dette må kjøpes inn til prosjektet. Det er lagt opp til følgende bruk av personer til takseringsarbeidet: 1. Til sammen 7 ansatte i kommunen skal delta i takseringsarbeidet og hver av dem blir også ansvarlig for en rode. I tillegg skal det i hver rode også være en person som er engasjert av kommunen. 2. Det er planlagt at de første 3 ukene etter oppstart brukes det 4 dager i hver uke til takseringsarbeid av normal arbeidstid. Taksering etter normal arbeidstid (kl ) og på lørdag/søndag kan også være aktuelt. 3. Er ikke takseringsarbeidet utført etter 3 uker venter man i en uke før ny periode med taksering starter opp og som varer til arbeidet er avsluttet. 4. Takseringsarbeidet er planlagt med oppstart i uke 38 eller 39. Kommunalt ansatte som skal brukes til takseringen vil primært være personer fra driftsavdelingen (vaktmestre, osv.). De som engasjeres eksternt er primært personer med noe fagkunnskap innen området og bosatt i kommunen.

5 Sak 58/12 Ved slutten av hver dag leverer oppmålingsteamene inn sine registreringer til kommunens autoriserte matrikkelførere som registrerer inn endringene i matrikkelen. Oppmålings/takseringsprosjektet avsluttes med at komtek på nytt synkroniseres med korrigerte matrikkeldata. Dette vil danne grunnlaget for utfakturering av eiendomsskatten. Egne ansatte som arbeider med eiendomsskatteprosjektet i sin normale arbeidstid vil ikke motta ekstra godtgjørelse for dette. Ansatte som er ute og gjør oppmålingsarbeid etter normal arbeidstid bør godtgjøres på lik linje med de engasjerte personer. Ansatte i plan- og utvikling samt næringsavdelingen som er godkjente matrikkelførere vil daglig måtte ajourføre matrikkelen etter normal arbeidstid (når dataene fra hver rode kommer inn). Rådmannen vil anbefale at de får samme godtgjørelse pr. time for de timer av overtid de må bruke for å få arbeidet utført. FORSLAG TIL GODTGJØRELSE. Rådmannen vil foreslå følgende godtgjørelse for planlagt arbeid: 1. Innen normal arbeidstid (før kl ) timelønn kr. 196,- (ingeniør st. kode 8084, 8 års ansiennitet) + kr. 54,- i tillegg pr. time. Denne timelønnen vil også være minimums lønn for kommunalt ansatte som utfører takseringsarbeid. Har kommunalt ansatte i utgangspunktet en høyere grunnlønn (over kr. 250,- pr. time) beholder de den. 2. Overtid (etter kl mandag-fredag samt på lørdag og søndag) tillegg 50 % i forhold til timelønn ordinær arbeidstid. 3. Ansatte i kommunen som utfører takseringsarbeid eller føring av matrikkel m.m. gis også overtidsgodtgjørelse i h.h.t. nevnte tidspunkter og sats i pkt Kjøregodtgjørelse gis i h.h.t. kommunens regulativ. 5. Timelister innleveres hver uke for alle som deltar i arbeidet. Rådmannens tilråding: Personal- og økonomiutvalget vedtar fremlagte forslag til godtgjørelse for gjennomføring av arbeidet med taksering av eiendommer, føring av matrikkel samt annet nødvendig arbeid i forbindelse med prosjektet. Sigurd K. Beite rådmann

6 Sak 58/12

7 SAKSFREMLEGG KVALSUND KOMMUNE Personal- og økonomiutvalget Saksbehandler: Sigurd K. Beite Arkiv: Arkivsaksnr.: 11/1124 Saksnr.: Utvalg Møtedato 76/11 Kommunestyret /12 Personal- og økonomiutvalget PLANLEGGING AV ET EVENTUELT NYTT OPPVEKSTSENTER I KVALSUND KOMMUNE - FORSLAG TIL PROSESS Ordførers innstilling: Personal- og økonomiutvalget tar orienteringen fra rådmannen om videre prosess for utarbeidelse av et skisseprosjekt for nytt oppvekstsenter til orientering. Forslaget fra rådmannen drøftes nærmere i nedsatt arbeidsgruppe.

8 SAKSGRUNNLAG: Sak 76/11 i Kvalsund kommunestyre - møte Brev av fra rådmannen til nedsatt arbeidsgruppe SAKSOPPLYSNINGER: Kommunestyret vedtok i sak 76/11 følgende: Det nedsettes kun en arbeidskomite som får i oppdrag å utarbeide og fremlegge et skisseprosjekt for eventuelt nytt oppvekstsenter i Kvalsund. Evnt. byggekomité nedsettes senere. Følgende velges: Ordfører Leder omsorg- og oppvekstutvalget Kommunestyremedlem Leder utviklingsutvalget Kommunestyremedlem Oppvekst- og kulturleder Ragnar Olsen Robert Wilhelmsen Jorunn H. Mikkelsen Randi S. Pedersen Alf Sakshaug Jørn Stenersen Om nødvendig kan gruppe eller deler av den søke erfaring fra andre kommuner som har bygd oppvekstsenter/skole i nær fortid. Skisseprosjektet må være ferdig og klar til politisk behandling innen utgangen av september Dette fordi det kan få innvirkning på budsjett 2013 og økonomiplan , dersom kommunestyret beslutter å gå videre/bygge nytt oppvekstsenter. Administrasjonen ivaretar sekretærfunksjon i utvalget. Det delegeres til personal- og økonomiutvalget i samarbeid med styringsgruppa å vurdere bruk av eventuelt konsulenttjenester og å utarbeide mandat og økonomien i dette. Kommunestyret orienteres om utfallet.

9 Nedsatt arbeidsgruppe hadde sitt oppstartsmøte d.å. Tema på møtet var hvordan gruppen skal jobbe ut fra det mandat som er gitt av kommunestyret, samt en gjennomgang av tidligere prosjekt. På oppstartsmøtet ble det bl.a. konkludert med at arbeidsgruppen skulle prøve å få til besøk på andre skoler / oppvekstsenter for å se og høre litt fra disse. En slik befaring ble gjennomført av arbeidsgruppen 4. juni d.å. på Fjordtun skole i Hammerfest. Arbeidsgruppen hadde sitt neste møte hvor det var planlagt å drøfte noe nærmere ulike innspill, også fra rådgivende firma, om prosessen videre fremover med tanke på å få utarbeidet et skisseprosjekt slik kommunestyret har vedtatt. I forkant av dette møtet drøftet ordføreren saken med rådmannen, bl.a. i h.h.t. lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Det ble videre drøftet hvordan prosessen fremover bør legges opp med sikte på å få til en grundig nok prosess med deltakelse fra berørte parter, og at prosessen er i tråd med lov og forskrifter. På bakgrunn av samtalen mellom ordfører og rådmann ba ordføreren om at administrasjonen utarbeidet foreliggende sak til PØ. Samtidig ble rådgiver som var invitert til møtet varslet om at de ikke trengte å delta på dette møtet. FORSLAG TIL PROSESS OG FREMDRIFT: Generelt: I forbindelse med utarbeidelsen av skisseprosjektet, er rådmannen bl.a. opptatt av følgende: 1. At prosessen er grundig nok fordi den løsning som man kommer frem til både hva gjelder funksjoner som skal inn i bygget, arealbehov, funksjonsplasseringer samt utforming av nytt bygg er løsninger som binder kommunen i tiår fremover. Vesentlige endringer av totalløsning medfører ofte store bygningsmessige tilpasninger som kan bli meget kostbart. 2. Regjeringen har fra 2006 innført reformen kunnskapsløftet og som omfatter elevene fra trinn i grunnskolen og på første og andre trinn i videregående opplæring. Reformen fører til en rekke endringer i skolens innhold, struktur og organisering. Dette krever at bygningene tilpasses til endringene for å skape riktige rammer og tilrettelegge for gjennomføring av reformen.

10 Faser i en byggeprosess: Tidligfasen: 1. Utrede behov og muligheter For å kunne skape et godt beslutningsgrunnlag er det viktig å være bevist på å få frem alle forhold som har betydning for nåværende og fremtidig behov, samt hvordan dette skal dekkes. Det dreier seg bl.a. om helhetlig oversikt, endringer i elevgrunnlag, endringer i pedagogikk/reformer, nye brukere av skoleanlegg, nye tekniske krav, m.m. Generelt kan man si at premissene for prosjektet defineres i denne fasen, og nå er muligheten for påvirkning størst. Erfaringer viser at grundig arbeid og prosess her er helt avgjørende for et godt sluttprodukt. 2. Vurdere gjennomføringsstrategi I tidlig fase bør ikke strategien for gjennomføring være låst, men noe som kan vurderes under veis. Hvordan byggherrefunksjonen organiseres, kontraheringsmåte, entreprisemodell og kontraktsformer kan ha stor innvirkning på om man vil kunne justere på planene langt frem i tid eller ikke. 3. Programutvikling En prosess med programutvikling skal ende i et byggeprogram. Et slikt program skal inneholde både innhold og kvalitet som ønskes. Byggeprogrammet vil normalt være det dokument som danner grunnlaget for prosjektering. Starten på å utvikle et byggeprogram kan være at man lager en grov oversikt over forventet arealramme samlet sett ut fra hvilke funksjoner som skal inn i bygget. Dette utvikles så etter hvert til et mer detaljert romprogram fordelt på de enkelte avdelinger og funksjoner. Til slutt utvikles det et rom - og funksjonsprogram og som er det arkitekten tar utgangspunkt i ved prosjekteringen. Prosjekteringsfasen: 4. Skisse- og forprosjekt Et skisseprosjekt skal generelt utarbeides ut fra et byggeprogram /rom - og funksjonsprogram, og er en form for bestilling av det arkitekt skal utføre. Et skisseprosjekt inneholder normalt hovedtegninger (plan, snitt og fasader) samt en enkel bygningsmessig og teknisk beskrivelse og budsjett.

11 Skisseprosjektet er gjenstand for kommunal behandling og hvor man tar stilling til om det skal gjennomføres, endres eller videreføres som det foreligger. Forprosjektet er en videreføring av skisseprosjektet og gjengir et mer gjennomarbeidet materiale. 5. Detaljprosjektering Denne fasen starter som oftest opp med utarbeidelse av anbudsgrunnlaget. 6. Utførelse og avslutning Utførelsesfasen er fasen hvor selve byggeprosessen gjennomføres. 7. Forvaltning og drift Denne fasen omfatter forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling av bygningsmasse. Forhold som bør vektlegges i tidligfasen: Bruke nok tid til å utrede behov og muligheter. Det betyr bl.a.: Besøk på andre skoler/steder Innhenter erfaringer fra andre kommuner Se på maler/program fra nye bygg andre steder Arealnormer som gjelder Kravspesifikasjon for slike bygg Nøkkeltall som finnes Byggeprogram /rom - og funksjonsprogram som er utarbeidet andre steder Vurdere bruk av personer med spesiell kompetanse Bred nok deltakelse i arbeidet med programutvikling God nok kompetanse i arbeidet med programutvikling At funksjonsplasseringen blir vektlagt for å få en rasjonell drift At kunnskapsløftet og konsekvenser for utforming av bygningene blir vektlagt

12 Vurdering av hvilke funksjoner / avdelinger som kan/bør gis plass i eksisterende bygg samt hva som bør komme i nybygg ( basert på driftshensyn, arealbehov, m.m.) Effektiv arealutnyttelse, sambruk av arealer kombinert med planlagt drift Forslag til videre oppfølging. Etter det rådmannen forstår er det allerede utarbeidet en grov skisse som viser at et nytt oppvekstsenter trolig vil kunne plasseres i tilknytning til dagens rådhus/miljøbygg/idrettshall. Rådmannen legger det til grunn i sin anbefaling nedenfor. På bakgrunn av det som er skissert i saksutredningen ovenfor vil rådmannen anbefale at nedsatt arbeidsgruppe drøfter hvordan prosessen skal videreføres med sikte på å få utarbeidet et skisseprosjekt. Rådmannen er av den formening at den prosess som er beskrevet i tidligfasen må vektlegges, og at den i stor grad kan gjennomføres uten bruk av arkitekter eller andre prosjekterende. Arbeidsgruppen bør i sine drøftinger også vurdere om kommunen bør knytte til seg spisskompetanse i tidligfasen / utviklingen av rom - og funksjonsprogrammet. Dersom det gjøres vil det påløpe en del kostnader, og som må tas innenfor de økonomiske rammer som stilles til disposisjon for prosjektet i år 2012 / På nåværende tidspunkt er det vanskelig å si noe konkret om hvor stor utgiften i så fall vil bli for slik bistand. Rådmannens tilråding: Personal- og økonomiutvalget tar orienteringen fra rådmannen om videre prosess for utarbeidelse av et skisseprosjekt for nytt oppvekstsenter til orientering. Forslaget fra rådmannen drøftes nærmere i nedsatt arbeidsgruppe. Sigurd K. Beite rådmann

13