Rapport 08/ F Forvaltningsrevisjon av Trondheim parkering KF

Transkript

1 Trondheim kommunerevisjon Rapport 08/ F Forvaltningsrevisjon av Trondheim parkering KF Foto: Trondheim parkering Foto: Trondheim parkering Foto: Trondheim parkering Foto: Trondheim parkering

2

3

4 Sammendrag Trondheim parkering er Trondheim kommunes utøvende fagorgan for kommunens vedtatte parkeringspolitikk, og skal utvikle og tilby gode parkeringsløsninger i Trondheim kommune, samt ivareta den strategiske parkeringspolitikken. Trondheim parkering er organisert som et kommunalt foretak i henhold til kommuneloven og drive både med offentlig myndighetsutøvelse og privatrettslig parkeringshåndhevelse i konkurranse med private aktører. Bestilling og problemstilling Kontrollkomiteen bestilt den 14. januar 2013 en forvaltningsrevisjon av Trondheim parkering. Bakgrunnen for kontrollkomiteens bestilling var en henvendelse fra styrets leder. Henvendelsen kom på bakgrunn av at foretaket hadde vært gjennom en periode med organisasjonsmessige endringer og interne utfordringer. Det hadde blitt fremmet to varslingssaker til styret knyttet til arbeidsmiljøet og ledelsen av virksomheten. Bestillingen av forvaltningsrevisjonen ble ikke nærmere avgrenset, men lovverket om offentlige anskaffelser og konkurranselovgivningen skulle stå sentralt i gjennomgangen. Revisjonen har hatt følgende problemstilling for forvaltningsrevisjonen: I hvilken grad er Trondheim parkerings virksomhet i samsvar med bystyrets føringer og det regelverket som gjelder for offentlige parkeringsvirksomheter? Problemstillingen blir belyst ved gjennomgang av følgende temaer: Virksomhetens utvikling og økonomiske resultater Oppfølging av konkurranselovgivningen Ivaretakelse av bystyrets føringer Styring og ledelse Oppfølging av regelverket om offentlige anskaffelser Metode Revisjonen benytter informasjon innhentet gjennom dokumenter, intervjuer og regnskapstall. I gjennomgangen av foretaket har vi foretatt 19 intervjuer. Samtlige referater etter intervjuene er verifisert. I sluttfasen av prosjektet sa direktøren opp sin stilling, og en av avdelingslederne ble som en følge av dette konstituert som direktør. I rapporten blir avgåtte direktør omtalt som direktør, mens konstituert direktør blir omtalt som en av avdelingslederne. Revisjonens vurderinger og konklusjon Økonomisk resultat Etter revisjonens vurdering har Trondheim parkering KF årlig levert de økonomiske resultatene bystyret har satt for virksomheten. Overføringene til bykassen har vært levert i samsvar med bystyrets vedtak. Undersøkelsen viser at foretakets inntekter og kostnader har økt mer enn den generelle prisstigningen i samfunnet i perioden Inntektsøkningen skyldes i hovedsak avgiftsøkninger, mens kostnadsøkninger i hovedsak er relatert til personellbruk og leie av grunn. Økt behov for personell må ses i sammenheng med at foretaket er tilført nye oppgaver som arbeidsvarsling og administrasjon av bilpoolen, og at byen vært inne i en sterk vekstperiode i forhold til antall innbyggere. Siden opprettelsen av foretaket i 2004 har inntektsøkningen vært på 71 prosent, mens kostnadsøkningen har vært på 80 prosent.

5 Revisjonen vurderer økonomistyringen i foretaket som god. Foretaket oppnådde i 2012 et betydelig bedre resultat enn budsjettert. Foretaket har forklart budsjettoverskuddet med flere ulike hendelser. Inntektene økte noe mer enn forventet, samtidig som budsjetterte kostnader uteble. Kostnadene ble redusert som følge av at foretaket valgte å utsette oppgradering av billettautomatene, og at ressursbehovet knyttet til innføring av separate regnskaper ble mindre enn først antatt. Konkurranselovgivningen Etter revisjonens vurdering har Trondheim parkering vært oppmerksom på de krav som ligger i konkurransereglene og EØS-avtalen siden Foretaket har i sine årsmeldinger rapportert at den varslede nye parkeringsforskriften kan få konsekvenser for hvordan selskapet skal organiseres. Styret har drøftet organisering av virksomheten flere ganger. Trondheim parkerings virksomhet omfatter både offentligrettslig parkering, som de har monopol på, og privatrettslig parkering i konkurranse med private aktører. Dette gir utfordringer i forhold til EØSreglene om forbud mot offentlig støtte. Utgangspunktet er at foretaket ikke kan bruke inntekter fra de offentlige forvaltningsoppgavene til å kryssubsidiere parkeringstjenester som utføres på det privatrettslige området. Som kommunalt foretak har virksomheten skattefritak. Dette forholdet ble juridisk vurdert i en rapport fra Samferdselsdepartementet i Konklusjonen var at for kommunale virksomheter som utfører offentligrettslig og privatrettslig parkering, vil skattefritaket kunne anses som offentlig støtte. Trondheim parkering har håndtert skattefritaket ved at man i regnskapet har inndratt skattefordelene som forretningsavdelingen har. Etter revisjonens vurdering er denne fordelen søkt håndtert regnskapsmessig slik at forretningsavdelingen ikke skal kunne få fordel av at kommunen har skattefritak. EUs Innsynsdirektiv krever at foretaket må operere med separate regnskaper når omsetningen overstiger 40 millioner euro over to år. Trondheim parkering etablerte separate regnskaper fra og med 1. januar 2012, og tilfredsstiller dermed etter vår vurdering det krav som ligger i EUs Innsynsdirektiv. Regnskapet er basert på de prinsipper som ligger i selvkostreglene. Dette innebærer at foretakets felleskostnader skal fordeles etter bestemte prinsipper. Fordelingsnøklene er etter revisjonens vurdering dokumentert og utarbeidet på en tilfredsstillende måte. Politiske føringer Revisjonens gjennomgang har vist at Trondheim parkering overholder de politiske føringer som er gitt for foretaket i form av praktisk håndhevelse av parkeringspolitikken og overføringer til bykassen. Vi registrerer imidlertid at direktøren etterlyser klarere føringer for Trondheim parkering i parkeringspolitikken. Etter revisjonens mening er det viktig at det gis klare føringer for virksomheten og at Trondheim parkering er involvert i utarbeidelsen av disse. Etter revisjonens mening har den videre utviklingen i parkeringspolitikken etter 1995 rettet seg mot de arealplanmessige delene av parkeringspolitikken og i mindre grad mot den praktiske håndhevelsen av parkeringspolitikken. De siste samlede føringene som ble gitt av bystyret for den strategiske parkeringspolitikken er formulert i et strategidokument fra 1995 og en oppfølgingssak i Revisjonen understreker derfor viktigheten av at det nå foretas en evaluering av parkeringspolitikken for Trondheim kommune, et arbeid som Eierskapsenheten nå har igangsatt. Styring og ledelse Etter revisjonens vurdering har styret fulgt opp foretaket i samsvar med de føringer bystyret har gitt i vedtektene til Trondheim parkering. Vi er tilfreds med at en strategi for virksomheten er under etablering. Etter revisjonens vurdering fører styret kontroll med virksomheten. Styret følger opp økonomien i foretaket igjennom tertialrapporteringen, samt at klagesaker styrebehandles. Revisjonen konstaterer at månedlige økonomirapporter kom på plass i mars De siste to årene er det gjennomført store utviklingsprosesser i virksomheten knyttet til organisatoriske, ledelsesmessige og teknologiske

6 forhold. Blant annet har foretaket satt i gang lederopplæring, avklaring av interne ansvarsforhold og organisasjonsmessige endringer. På det teknologiske området har Trondheim parkering tatt i bruk mobil-app som betalingstjeneste for parkering og åpnet for at kollektivreisende kan kjøpe bussbilletter på betalingsautomatene for parkering. Foretaket har også innført rutiner for kvalitetsstyring og blitt sertifisert etter ISO 9001-standarden. Styret har de siste årene stått overfor styringsmessige utfordringer i virksomheten i forhold til partssamarbeid, arbeidsmiljø og varslingssaker. En gjennomgang av protokollene viser at styret har hatt fokus på foretakets arbeidsmiljø og at det er blitt satt i gang tiltak. Styret har behandlet to varslingssaker i 2012/2013. I denne sammenheng vil revisjonen påpeke at når sakene først kom til styret ligger det innenfor styrets mandat og plikt å håndtere sakene. Fra berørte parter er det blitt reist kritikk mot styret om at saksbehandlingen av varslingssakene har tatt lang tid. Direktøren mener styret i disse sakene burde ha innhentet ekstern rådgivning. Også revisjonen mener det ville ha vært en fordel om styret hadde fått engasjert en ekstern part for å behandle sakene, dette for både å få fortgang i saksbehandlingen og for å unngå for mye involvering i saken. Samtidig vil vi understreke at saksbehandlingstiden må ses i sammenheng med at styret har skiftet styreleder to ganger i løpet av siste 12 måneder. Foretaket arbeider med forbedring av arbeidsmiljøet og gjennomfører arbeidsmiljøundersøkelser. Det er i undersøkelsene avdekket at enkelte arbeidstakere i virksomheten opplever mobbing, noe som er alvorlig. Foretaket har også hatt høyt sykefravær. Revisjonen mener dette understreker behovet for videre arbeid med arbeidsmiljøet i virksomheten. Vi registrerer at det har vært uenighet om hvilke saker som er drøftingspliktige i partssamarbeidet, og mener at dette er noe som må avklares mellom partene. Forhold til rådmannen Revisjonen konstaterer at det er etablert samarbeid og møtearenaer med rådmannen og øvrige samarbeidspartnere, som Byplankontoret, Eierskapsenheten, Trondheim bydrift med flere. Samarbeidet er blitt bedre de siste par årene, men Trondheim parkering etterlyser mer involvering i byplansaker. Rådmannen må sørge for at Trondheim Parkering blir tilstrekkelig involvert i planleggingsprosesser som gjennomføres i ulike enheter i Trondheim kommune. Offentlige anskaffelser Trondheim parkering kjøpte inn varer og tjenester for 20,4 millioner kroner som skulle vært gjenstand for konkurranse etter regelverket om offentlige anskaffelser og kommunens innkjøpsreglement. Gjennomgangen viser at Trondheim parkering benytter kommunens rammeavtaler for halvparten av innkjøpene og gjennomfører egne konkurranser for 19 prosent av innkjøpene. 22 prosent av innkjøpene er gjennomført uten konkurranse. Gjennomgangen har avdekket en rekke brudd på regelverket om offentlige anskaffelser og kommunens eget innkjøpsreglement. Revisjonen ser alvorlig på disse bruddene. Særlig gjelder dette for de innkjøpene som er gjort uten konkurranse eller hvor anskaffelsen ikke har vært lagt ut på Doffin i henhold til regelverket. Dette gjelder anskaffelsene av vaktmestertjenester, kantinedrift og renhold. Etter omorganiseringen har avdeling for økonomi, jus og kvalitet fått ansvar for kvalitetssikring av virksomhetens anskaffelser. Etter revisjonens vurdering bør det innarbeides rutiner som sikrer at denne avdelingen involveres mer for å sikre at regelverket følges. Revisjonen mener videre det bør gjennomføres opplæringstiltak for å sikre tilstrekkelig kunnskap og bevissthet om regelverket for offentlige anskaffelser hos de personer som har ansvaret for å

7 gjennomføre anskaffelser. Dette gjelder spesielt i forhold til anskaffelsene mellom ,- og ,- kroner. Konklusjon I dette prosjektet har vi undersøkt i hvilken grad Trondheim parkerings virksomhet er i samsvar med bystyrets føringer og regelverket som gjelder for offentlige parkeringsvirksomheter. Revisjonen vil konkludere med følgende: foretaket kan vise til god inntjening og overføringene til bykassen har vært i samsvar med bystyrets budsjettvedtak foretaket har tatt organisatoriske grep for å skille forvaltning og forretning av hensyn til konkurranselovgivningen virksomheten drives i tråd med bystyrets vedtak og føringer for utøvelse av parkeringspolitikken foretaket har utfordringer knyttet til arbeidsmiljø og ledelse, noe styret har fokus på det er avdekket en rekke brudd på regelverket om offentlige anskaffelser foretaket har ikke forholdt seg til kommunens innkjøpsreglement for innkjøp mellom kr

8 8 Innledning Bakgrunn Innhold Sammendrag Innledning Bakgrunn Om Trondheim parkering Problemstillinger og avgrensninger Revisjonskriterier Metode Økonomisk utvikling og resultater Innledning Fakta om Trondheim parkering sin virksomhet Økonomistyring og effektivisering Foretakets ressursbruk og økonomi Oppfølging av konkurranselovgivningen Innledning Prosessen rundt utskillingen av forretningsområdet Organisatorisk skille Regnskapsmessig skille Oppfølging av politiske føringer Innledning Fakta Styring og ledelse Innledning Fakta Oppfølging av regelverket om offentlige anskaffelser Innledning Fakta Revisjonens vurderinger og konklusjon Styreleders høringsuttalelse Revisjonens kommentarer Vedlegg: Revisjonskriterier Revisjonskriterier knyttet til regelverket om offentlige anskaffelser Revisjonskriterier knyttet til ledelse og styring Trondheim kommunes prinsipper for god eierstyring og selskapsledelse Kommunelovens kapittel 11 om kommunalt og fylkeskommunalt foretak Foretakets vedtekter Vedlegg: EØS avtalen artikkel 61 om forbud mot statstøtte Vedlegg: Fordelingsnøkler Trondheim parkering < Rapport 08/2013 -F Forvaltningsrevisjon av Trondheim parkering KF >

9 Innledning Bakgrunn 9 1 Innledning 1.1 Bakgrunn I denne forvaltningsrevisjonen undersøker vi i hvilken grad Trondheim parkering KF sin virksomhet er i samsvar med bystyrets føringer og om foretaket følger gjeldende lovkrav. Bakgrunnen for kontrollkomiteens bestilling er en henvendelse fra styrets leder. Henvendelsen kom på bakgrunn av at foretaket hadde vært igjennom en periode med organisasjonsmessige endringer og interne utfordringer. Det hadde også blitt fremmet to varslingssaker til styret knyttet til arbeidsmiljøet og ledelsen av virksomheten. Med utgangspunkt i denne henvendelsen bestilte kontrollkomiteen i møte den 14.januar 2013 en forvaltningsrevisjon av foretaket. Bestillingen av forvaltningsrevisjonen ble ikke nærmere avgrenset, men lovverket om offentlige anskaffelser og konkurranselovgivningen skulle stå sentralt i gjennomgangen. 1.2 Om Trondheim parkering Trondheim kommune innførte avgiftsparkering i 1968 som følge av at trafikken i bykjernen vokste og at det ble et økende behov for å regulere parkeringen i sentrumsområdene. Virksomheten ble først opprettet som en parkeringsseksjon i teknisk etat med fire trafikkbetjenter. I 1973 ble veitrafikkloven endret, og kommunen overtok fra politiet myndigheten til gebyrileggelse og innkreving. Parkeringsseksjonen fikk ansvar for all avgiftsparkering på offentlig vei, samt ileggelse og innkreving av gebyr for visse parkeringsovertredelser. Seksjonen ble samtidig styrket med fem betjenter. Ut over 70- og 80-tallet økte virksomheten. Kommunen åpnet sitt første parkeringshus i 1984 (Bakke P- hus). Året etter står Leüthenhaven parkeringshus ferdig og parkeringsseksjonen flytter inn i egne kontorlokaler på Leüthenhaven. I 1992 ble Trondheim parkering etablert som kommunal bedrift med eget styre. Opprettelsen av Trondheim parkering skjedde i sammenheng med en ny administrativ organisering i kommunen i I forbindelse med etableringen av Trondheim parkering som bedrift ble det lagt vekt på at virksomheten hadde større inntekter enn utgifter, og at virksomheten kunne gis stor frihet innen de retningslinjer som bystyret trekker opp. I 1995 vedtok bystyret en strategisk parkeringspolitikk for Trondheim kommune. Parkering av bilen i sentrum mens man er på jobb skulle nedprioriteres. Dette ble betraktet som unødvendig parkering, mens korttidsparkering knyttet til handel og besøk ble sett på som nødvendig parkering. Strategien la videre vekt på å prioritere parkering for forflytningshemmede og parkering for næringslivet. Det ble åpnet for at Trondheim parkering kunne leie private plasser for å øke antall tilgjengelige offentlige plasser. Imidlertid skulle alle plasser som administreres av Trondheim parkering følge samme avgiftsprofil. I 2000 vedtok bystyret å legge om avgiftssystemet for parkering slik at det kunne brukes som et virkemiddel for å oppnå den ønskede prioritering. Avgiften for parkering på gateplan skulle være sterkt progressiv. Det vil si at første time av parkeringstiden var billigst, mens den siste (inntil den femte), koster vesentlig mer. I tillegg skulle prisene i parkeringshusene holdes lavere, slik at de som må ha bilen stående over en lengre periode velger parkeringshus. 1 Bystyresak 94/1991: Nye Trondheim administrativ organisering. Vedtektene for Trondheim parkering som bedrift ble behandlet i bystyresak 141/1992. <Rapport 08/2013 -F Forvaltningsrevisjon av Trondheim parkering KF >

10 10 Innledning Problemstillinger og avgrensninger Trondheim parkering ble i oktober 2003 omdannet til kommunalt foretak. 2 Bakgrunnen for etableringen av Trondheim parkering som kommunalt foretak var endringer i kommuneloven som medførte at begrepet kommunal bedrift opphørte. Alternativene som bystyret vurderte var enten å omdanne Trondheim parkering til aksjeselskap, kommunal etat eller kommunalt foretak. Bystyret valgte foretaksmodellen siden denne var mest lik den eksisterende bedriftsmodellen som man i utgangspunktet var fornøyd med. Organisasjonsformen innbar at virksomheten fortsatt skulle være en del av kommunen som juridisk person, men ledes av et styre med forholdsvis stor grad av selvstendig myndighet og ansvar. I saksfremlegget til bystyret ble det lagt vekt på at foretaksmodellen innebar at virksomheten fortsatt hadde muligheter for å delta i konkurranse om parkeringsplasser og anlegg Dagens virksomhet i foretaket Trondheim parkering KF driver både med offentligrettslig parkering og privatrettslig parkering i konkurranse med andre markedsaktører. Den offentlig rettslige parkeringsvirksomheten utføres av foretakets forvaltningsavdeling knyttet til parkering langs gategrunn og offentlig regulerte parkeringsområder/anlegg. Dette er en del av offentlig myndighetsutøvelse etter parkeringsforskriften. I tillegg utfører de forvaltningsoppgaver for kommunen som gategrunnutleie, arbeidsvarsling, ileggelse av miljøgebyr ved forsøpling, manglende strøing i sentrum, administrasjon med mer. Forvaltningsavdelingen er også den største avdelingen i foretaket med nesten halvparten av de ansatte. Foretaket har også en forretningsavdeling som tilbyr privatrettslig parkering. Dette innebærer drifting av kommunale og privat parkeringshus og parkeringsplasser. Totalt drifter Trondheim parkering KF elleve parkeringshus 3 og fire garasjer, samt en rekke private parkeringsplasser. På undersøkelsestidspunktet opplyser selskapet at de har rundt 80 avtaler om drift av ulike parkeringsanlegg og parkeringsplasser på privatrettslig grunnlag. Forutsetningen for at Trondheim parkering tar på seg slike oppdrag er at private parkeringsplasser driftes i samsvar med foretakts parkeringspolitikk. Det vil blant annet si at inntjeningen som hovedregel ikke skal være basert på utskrivning av parkeringsbøter. Området er ikke lovregulert og utøves i konkurranse med private aktører. Foretaket er i tillegg til disse to avdelingene organisert med fire avdelinger knyttet til ulike fellesfunksjoner. Disse er kundeavdelingen, personal (HR), teknisk avdeling og avdeling for økonomi, jus og kvalitet. 1.3 Problemstillinger og avgrensninger Formålet med Trondheim parkering KF er å være kommunens utøvende fagorgan for kommunens vedtatte parkeringspolitikk, utvikle og tilby gode parkeringsløsninger i Trondheim kommune, samt ivareta den strategiske parkeringspolitikken som til en hver tid er vedtatt av bystyret. I samsvar med dette er bystyrets myndighet etter vegtrafikkloven delegert til Trondheim parkering KF. Rammen for dette fremkommer av foretakets vedtekter. Foretaket er forpliktet til å følge de lover og rammer som er satt for virksomheten. Dette gjelder blant annet i forhold til regelverket for offentlige anskaffelser og konkurranselovgivningen. Foretaket driver både med offentlig myndighetsutøvelse og privatrettslig parkeringshåndhevelse i konkurranse med private aktører. For å sikre at foretaket som offentlig virksomhet ikke bruker 2 Foretaket ble etabler 1.oktober Bystyret behandlet sak 0066/03 i bystyremøte den der det ble tatt beslutning om endring av organisasjonsform til kommunalt foretak. 3 Gjelder Leüthenhaven P-hus, Portalen P-hus, Sentralbadet P-hus, Sentralstasjonen P-anlegg, Solsiden P-hus, St.Olavs Hospital P-hus, Torget P-hus, Øya Helsehus P-hus, Finalebanen P-hus, Pirbadet P-hus. Brattøra P-hus åpnet i mai 2013, Lerkendal P-hus åpner i < Rapport 08/2013 -F Forvaltningsrevisjon av Trondheim parkering KF >

11 Innledning Revisjonskriterier 11 inntekter fra sine forvaltningsoppgaver til å subsidiere den delen av virksomheten som driver i konkurranse med private aktører, må foretaket sørge for at det er etablert et tydelig skille mellom foretakets forvaltnings- og forretningsoppgaver. Dette temaet har vært tatt opp internt i flere år. 4 Trondheim parkering KF tilfører bykassen betydelige inntekter knyttet til avgiftsparkeringen og parkeringsbøter. Størrelsene på dette tilskuddet har ligget på mellom millioner kroner de siste årene. Intensjonen med kommunens parkeringspolitikk er imidlertid å bruke parkeringsreguleringen som trafikkreduserende virkemiddel innen kommunen. 5 Videre skal parkeringsreguleringen ivareta trafikksikkerheten, miljøet og framkommeligheten til trafikanter, uttrykningskjøretøyer, brøytemannskaper og kollektivtrafikken. Revisjonen har følgende problemstilling for forvaltningsrevisjonen: I hvilken grad er Trondheim parkerings virksomhet i samsvar med bystyrets føringer og det regelverket som gjelder for offentlige parkeringsvirksomheter? Problemstillingen vil bli belyst ved gjennomgang av følgende temaer: Virksomhetens utvikling og økonomiske resultater Oppfølging av konkurranselovgivningen Ivaretakelse av bystyrets føringer Styring og ledelse Oppfølging av regelverket om offentlige anskaffelser 1.4 Revisjonskriterier Kilder til revisjonskriterier er følgende lovkrav, politiske føringer og krav til styringer av virksomheter: Kommunelovens bestemmelser om opprettelse av foretak kapittel 11 Foretakets vedtekter Aktuelle lover og regler knyttet til virksomhetene o Parkeringsforskriften (Forskrift om offentlig parkeringsregulering og parkeringsgebyr) o Skiltforskriften - Forskrift om offentlig trafikkskilt, vegoppmerking, trafikksignaler og anvisning. o Vegtrafikkloven - Lov om vegtrafikk o Arbeidsmiljølovens bestemmelser o Lov om offentlige anskaffelser o Konkurranselovgivningen, EØS regelverket Politiske føringer som berører parkeringsområdet: o Strategier for men ny parkeringspolitikk, om parkering som trafikkreduserende virkemiddel i Trondheim kommune. Byplankontoret nr. BU 94/94. Vedtatt av bystyret i o Strategier for ny parkeringspolitikk, oppfølging. Bystyresak nr.151/1998. o Trondheim parkering endring av organisasjonstilknytning. Bystyresak 66/03 o Eierskapsmeldingen, o Kommuneplanens arealdel (Inklusiv veilederen som omhandler krav til parkering) o Budsjett og økonomiplaner o Litteratur på området som berører ledelse og styring av virksomheter 4 Tema fremkommer i flere årsberetninger etter Jamfør Strategier for en ny parkeringspolitikk. (Byplankontoret. Rapport nr. BU 94/04. <Rapport 08/2013 -F Forvaltningsrevisjon av Trondheim parkering KF >

12 12 Innledning Metode Revisjonskriteriene fremkommer i kortform i innledningen til hvert kapitel. En fullstendig oversikt over revisjonskriterier og foretakets vedtekter finnes i vedlegg bak i rapporten. 1.5 Metode Metodisk baserer undersøkelsen seg på informasjon innhentet gjennom dokumenter, intervjuer og regnskapstall. Dokumentgjennomgangen omfatter blant annet foretakets årsberetninger, årsregnskaper, budsjettdokumenter, styresaker og protokoller, utredninger, bystyresaker og oversendte dokumenter i varslingssakene. Vi har også gjennomgått selskapets statistikk og resultatene fra arbeidsmiljøundersøkelsen fra 2010 og I gjennomgangen av foretaket har vi foretatt 19 intervjuer. Disse omfatter blant annet intervju med direktør, avdelingsledere, mellomledere, tillitsvalgte og styret. To av intervjuene er gjennomført som gruppeintervjuer med henholdsvis Stabsenheten og Eierskapsenheten i Trondheim kommune. Samtlige referater etter intervjuene er verifisert. I sluttfasen av prosjektet sa direktøren opp sin stilling. En av avdelingslederne ble som en følge av dette konstituert som direktør. I forbindelse med dette har vi gjennomført et sluttintervju med direktøren etter at han var gått over i ny stilling. Vi gjør oppmerksom på at i rapporten vil avgåtte direktør bli omtalt som direktør, mens konstituert direktør blir omtalt som en av avdelingslederne. < Rapport 08/2013 -F Forvaltningsrevisjon av Trondheim parkering KF >

13 Økonomisk utvikling og resultater Innledning 2 Økonomisk utvikling og resultater Innledning I dette kapitlet belyser vi foretakets økonomiske utvikling og oppnådde resultater etter etableringen høsten Dette kapitlet er først og fremst ment som en beskrivelse av foretaket og det er derfor ikke utledet revisjonskriterier for denne delen bortsett fra det kravet om overføringer som bystyret har satt for virksomheten. Bystyret vedtar årlig takstene for den offentlige gateparkeringen og størrelsen på foretakets bidrag til bykassen. Avgiftsparkeringen gjennomføres av trafikale hensyn i forhold til sikkerheten, miljø og framkommelighet til uttrykningskjøretøy. I bystyrets vedtatte parkeringspolitikk ligger det føringer for begrensninger i parkeringstilbudet og dermed inntjening. Størst mulig økonomisk overskudd er derfor ikke et mål for foretaket, men å gjennomføre det som til enhver tid er bystyrets vedtatte parkeringspolitikk. Den økonomiske måloppnåelsen må derfor også vurderes i forhold til de innstramninger som bystyret ønsker på området. 2.2 Fakta om Trondheim parkering sin virksomhet Vedtektene slår blant annet fast at Trondheim parkering skal eie, og stå for bygging, drift og vedlikehold av kommunale parkeringshus og garasjeanlegg, samt at de kan leie og drifte private garasjeanlegg etter forretningsmessige vilkår. Trondheim parkerings virksomhet er vist i tabell 2.1. Tabell 2.1. Parkeringstilbud i sentrum og utenfor sentrum som administrertes av Trondheim parkering Sentrum Utenfor sentrum Totalt Totalt antall avgiftsbelagte P-plasser på gateplan Boligsoneparkeringsplasser Plasser i P-hus/garasjeanlegg, Trondheim parkering HC plasser gate HC plasser P-hus MC-plasser Lastesoner 21 steder Turistbusser 3 steder Ladestasjon elbil Kilde: Trondheim parkering KF 6. Merk at sentrum er definert som innenfor elveslyngen, mens utenfor sentrum er innenfor Ila, Rosenborg, Lilleby og Lerkendal. Totalt håndterer Trondheim parkering nesten 6000 parkeringsplasser på gateplan som enten er åpen for korttidsbetaling (maks 5 timer) eller ved boligsonekort. Antall parkeringsplasser på gateplan innenfor sentrumsområdene utgjør nesten 1900 og av disse er 2/3 forbeholdt korttidsparkering (maks 5 timer). Parkeringsplasser i P-hus eller garasjeanlegg driftet av Trondheim parkering utgjør 3149 plasser og av disse er 1/3 lokalisert i sentrum av byen. I tillegg til dette tilbyr Trondheim parkering et bestemt antall parkeringsplasser til handikappede, motorsykler, elbil ladestasjoner, samt at de har avsatt egne områder for turistbussparkering og lastesoner for næringsdrivende. 6 Tallene fremkommer blant annet i evalueringsrapporten fra Trondheim parkering: Evaluering av Trondheim kommunes strategiske parkeringspolitikk, datert 4. januar <Rapport 08/2013 -F Forvaltningsrevisjon av Trondheim parkering KF >

14 14 Økonomisk utvikling og resultater Økonomistyring og effektivisering Tabell 2.2 viser oversikten over boligsoneparkeringsplassene. Bortsett fra enkelte sentrumsområder er det god kapasitet for boligsoneparkeringen. Samlet blir 51 prosent av boligsoneplassene benyttet gjennom året. Tabell 2.2. Oversikt over boligsoneparkeringsplasser i Trondheim. Sone nr Soneområde Antall plasser Beleggs % 11 Skansen % 12 Elvegata/Kongsgata/Leütenhaven % 13 Kalvskinnet % 14 Sanden % 21 Møllenberg vest % 22 Møllenberg øst % 23 Bakklandet % 25 Lademoen % 26 Svartlamoen % 29 Rosenberg % 31 Nidarø % 32 Elgeseter % 33 Høyskoleparken % 34 Hesthagen % Totalt % Kilde: Trondheim parkering KF Tabell 2.3 viser kontrollaktivitet, salg av boligsonekort og arbeid med arbeidsvarsling. Samlet ble det skrevet ut offentligrettslige gebyrer og 4571 privatrettslige kontrollavgifter. Antall klagesaker utgjør 2926 saker. Ifølge Trondheim parkering klages det hyppigst på ilagte kontrollavgifter (18,5 prosent) mens tilsvarende andel for offentligrettslige gebyrer er 5,5 prosent. Tabell 2.3. Kontrollaktivitet, klagesaker, salg av boligsonekort og arbeid med arbeidsvarsling Offentligrettslig gebyrer/tilleggsavgift/miljøgebyr Kontrollavgift privatrettslig parkering 4571 Antall klagesaker 2926 Salg av boligsonekort (snitt per måned) 1493 Søknader arbeidsvarsling 1556 Kontroller arbeidsvarsling 284 Kilde: Trondheim parkering KF 2.3 Økonomistyring og effektivisering Budsjettprosessen i virksomheten starter i august-september. Da har foretaket et møte med rådmannen for å diskutere størrelsen på overføringene til bykassen. Ifølge direktør behandler styret hvilke budsjettforutsetninger som skal legges til grunn for budsjettarbeidet, blant annet hvilke prisstrategier som skal legges til grunn. Direktør opplyser at det er bystyret som i realiteten legger de viktigste føringene for budsjettet. Bystyret vedtar avgiftssatsene for den offentligrettslige parkeringen og størrelsen på foretakets overføringer til kommune. I praksis har det vært slik at budsjettert overskudd har vært lik den planlagte overføringen til kommunen. I løpet av året har foretaket tertialvis økonomirapportering til styret. Foretaket tar ut månedlige interne inntektsrapporter. Direktøren opplyser at det i tillegg har vært ønskelig med månedlige økonomirapporter, men dette ble ikke gjennomført i Grunnen til dette er at < Rapport 08/2013 -F Forvaltningsrevisjon av Trondheim parkering KF >

15 Økonomisk utvikling og resultater Foretakets ressursbruk og økonomi 15 økonomiavdelingen i 2012 har måttet prioritere arbeidet med innføringen av separate regnskapssystemer og har derfor ikke hatt tid til å utarbeide månedsrapporteringen. Ifølge leder for økonomiavdelingen er økonomistyringssystemet ikke komplekst, men foretaket har mange forskjellige inntektssystemer som må samkjøres. De har blant annet fire automattyper, to telefonbetalingsløsninger, eget fakturasystem og eget system for ileggelser. Ifølge økonomiavdelingen tar alle disse systemene mye tid, noe som vanskeliggjør arbeidet med månedsrapporteringen. Utfordringen er å få fordelt inntekter og kostnader på de enkelte underansvar. Foretakets kostnadsside er stort sett oversiktlig og de største utgiftspostene består av lønn og leie av parkeringsanlegg. I tillegg kommer kostnader til brøyting av parkeringsplasser, samt tekniske kostnader og vedlikeholdsarbeid av parkeringsanleggene. Utfordringen er den løpende oppfølgingen av inntektssiden på grunn av antall systemer som skal administreres. For å forenkle styringen på området arbeides det med etablering av et datavarehus, som vil samle informasjon om aktiviteter og økonomi på ett sted. Foretakets regnskapsløsning er bygd opp etter konkurranseregelverket, med en tredeling; forvaltning, forretning egenregi og forretning konkurranse. Forholdet til konkurranseregelverket gjennomgås nærmere i kapittel 3. Fokuset har vært på at regnskapet skal være riktig på disse tre hovedområdene og ikke på hvert enkelt parkeringshus eller avtale. Det har også vært fokus på riktig fordeling på underansvar for regnskapsåret samlet sett. Direktøren har imidlertid ikke vært fornøyd med at man ikke har klart å levere månedlig økonomirapportering til styremøtene i Økonomistyringen vurderer direktør som god totalt sett, men utfordringen er rapporteringen på avdelingsnivå, strategisk rapportering og analyse. Ifølge direktør jobber man med løsninger for dette. Ifølge foretaket er den største inntjeningen avgifter for gateparkering. Utskrivning av miljøbøter etter politiforskriften og gategrunnsleie koster mer enn det de får inn i inntekter. For gategrunnsleie får Trondheim parkering imidlertid dekket sine kostnader av Trondheim kommune. Direktøren opplyser at foretaket allerede har blitt mer effektiv når det gjelder oblatutstedelser for boligsoneparkering og vil også effektivisere kontrollsiden ved hjelp av innføring av nytt utstyr. Servicen til kundene har blitt bedre med innføringen av betalingstjenester via mobil (mobil-app for parkering). Innføringen av mobil-app har gjort kontrollen av parkerte biler mer tungvindt fordi trafikkbetjentene nå må sjekke betalingen opp mot et ekstra system. Foretaket ser på muligheten til å effektivisere dette ved innføring av nytt utstyr. Direktøren opplyser at foretaket kan bli mer effektivt. Det er viktig å ha fokus på effektivisering av administrasjonen. Målet må være å utvikle teknologi og unngå oppbemanning så langt som mulig og samtidig kunne kontrollere parkeringen i en by i vekst. Her ønsket direktøren å ta i bruk ny teknologi. Direktør mener at Trondheim parkering de siste par årene har utviklet seg til å bli en av de teknologisk ledende parkeringsforetakene i landet. En vesentlig effektiviseringsgevinst på sikt vil for eksempel være redusert automatbruk til fordel for mobiltelefoner. Man vil da kunne oppnå reduserte kostnader knyttet til betalingsautomater. 2.4 Foretakets ressursbruk og økonomi I dette kapitlet ser vi på foretakets ressursbruk og økonomi etter opprettelsen 1.oktober Foretakets ressursbruk er i stor grad knyttet opp mot personellbruk og drifting/leie av parkeringsanlegg. Gjennomgangen i dette kapitlet er avgrenset til utvikling i antall ansatte, og foretakets inntektsutvikling, kostnadsutvikling og resultatutvikling. Som kommunalt foretak fører <Rapport 08/2013 -F Forvaltningsrevisjon av Trondheim parkering KF >

16 16 Økonomisk utvikling og resultater Foretakets ressursbruk og økonomi Trondheim parkering sine regnskaper etter kommunale regnskapsprinsipper, og den økonomiske gjennomgangen vil derfor være basert på disse prinsippene Ansatte Utviklingen i antall ansatte fremgår i tabell 2.4. Tabell 2.4. Antall ansatte i perioden Antall ansatte per Menn Kvinner Sum ansatte Sykefravær 7 10,4 7,7 10,3 7,6 9,9 7,5 9,2 8,6 10,3 Kilde: Trondheim parkering KF, årsrapporter. Tabellen viser at det per var 50 ansatte i foretaket, mens antallet ansatte per var 64. Dette gir en økning på 14 ansatte eller 28 prosent i perioden. Det fremgår også at antall ansatte økte jevnt frem til og med 2009, men svinger noe etter dette. Endringer i oppgaver forklarer noe av utviklingen av antall ansatte mellom årene. Etter opprettelsen som kommunalt foretak har en fått tilført nye oppgaver knyttet til administrering av kommunens bilpool 8, utleie av gategrunn, arbeidsvarsling og håndheving av miljøgebyrordningen. Piggdekkordningen ble innført og ble avviklet høsten I tillegg bør utviklingen i antall ansatte ses i sammenheng med at Trondheim kommune har vært under sterk befolkningsvekst i samme periode, fra innbyggere i 2004 til innbyggere i 2013, noe som medfører økte press på parkeringsområdet. Behov for ansatte påvirkes også av sykefraværet. Tabellen viser at sykefraværet i perioder har vært relativt høyt. For 2012 var sykefraværet 10,3 prosent. Til sammenligning var sykefraværet i Norge samme år på 6,5 prosent Inntektsutvikling Tabell 2.5 viser inntektsutviklingen i foretaket i perioden Foretakets inntekter økte fra 97,7 millioner kroner i 2004 til 167,3 millioner kroner i 2012, det vil si med 69,6 millioner kroner. Tabell 2.5. Salgsinntekter i perioden i millioner kroner Gateparkering 53,9 57,2 62,3 66,1 73,5 76,8 70,4 77,9 82,1 P-hus og garasjer 23,3 28,7 33,2 37,5 42,8 44,2 41,3 43,4 48,3 Gategrunnsleie, bilpool 1,8 2,2 2,5 4,3 15,8 15,5 13,5 6,5 6,6 Gebyrer, tilleggsavgift, 15,6 16,8 21,1 21,7 18,7 20,8 17,8 20,8 17,3 innfordring og adm Kostnadsrefusjon piggdekk 1,5 1,2 1,5 1,5 1,2 1,0 1,6 0 0 prosjekt Andre salgsinntekter 0,1 0,1 0 0, ,2 0,4 0,2 Sum salgsinntekter 96,2 106,1 120,6 131,2 152,0 158,4 153,1 157,9 164,2 Andre inntekter, refusjoner 1,5 0,9 1,6 1,3 1,9 1,6 1,7 3,5 3,1 SUM Inntekter 97,7 107,0 122,2 132,5 153,9 160,0 154,8 161,4 167,3 Kilde: Trondheim parkering KF, årsregnskap 7 Foretaket opplyser at sykefraværet i perioden januar april 2013 ligger på 6,9 prosent. 8 I forbindelse med at kommunens sentraladministrasjon ble samlet i Midtbyen (Erling Skakkesgate, Kongensgate) i 2005 opprettet rådmannen en bilpool som enhetene kunne benytte i forbindelse med tjenesteoppdrag. Denne ligger i Leûthenhaven og administreres av Trondheim parkering. 9 Kilde Statistisk sentralbyrå. Gjelder det samlede legemeldte og egenmeldte sykefraværet i Norge i < Rapport 08/2013 -F Forvaltningsrevisjon av Trondheim parkering KF >

17 Økonomisk utvikling og resultater Foretakets ressursbruk og økonomi 17 Inntektsøkningen i perioden er på 71 prosent. 10 Økningen henger sammen med at takstene for parkering er trappet kraftig opp i perioden i samsvar med kommunens vedtatte parkeringspolicy. Inntektsøkningen er prosentvis størst for parkering i parkeringshusene med 107 prosent, mens inntektene fra gateparkeringen økte med 52 prosent. Inntektene for denne delen påvirkes av tilgjengeligheten av ulike typer parkeringstilbud og avgiftsnivå. I perioden 2004 til 2012 har det vært en dreining i parkeringstilbudet med reduksjon i antall parkeringsplasser på gatenivå til en økning i antall boligsoneplasser og plasser i parkeringshus. Prisøkningen på parkering har også vært markert i perioden, jamfør tabellen under. Tabell 2.6. Takster for parkering i perioden Pris i kroner. Siste kolonne viser prisendringen for perioden % endring Gateparkering indre sone 11, 1 times parkering % Gateparkering indre sone, 5 timer parkering % Gateparkering ytre sone, 1 times parkering % Boligsone, bil nr % Boligsone, bil nr % Næringsdrivende % P-hus, 1 times parkering ) 17 3) 20 (18) 22 (20) 23 (20) % P-hus, maks døgnsats % (20 Kilde: Trondheim parkering KF Avgiftsøkningen har prosentvis vært størst for næringsdrivende, boligsoneparkering og parkering for et helt døgn i P-hus. Lavest prisvekst har det vært for gateparkering i 5 timer i indre sone. Ifølge rådmannens årlige saksfremlegg 13 til nye avgiftssatser fremgår det at styret i Trondheim parkering fastsetter avgiftssatsene for den privatrettslige delen, mens formannskapet fastsetter avgiftssatsene for den offentligrettslige parkeringen. I reguleringene av satsene for den offentligrettslige delen fremgår det at denne ikke skal være økonomisk motivert, men brukes som et virkemiddel i reguleringen av parkeringen. Hensikten med parkeringssatsene er å sikre rimelig tilgang til parkering. For høye satser kan føre til at mange plasser står tomme, mens for lave satser medfører for stort press på parkeringsplassene i et område. Ifølge rådmannen ligger utfordringene i å finne den rette balansen. Videre er avgiftsatsene utformet slik at man skal påvirke publikum til i større grad å parkere i P-hus fremfor på gateplan, samt å redusere andelen uønsket parkering. Gategrunnsleie/bilpool Foretakets inntekter for området gategrunnsleie har økt etter 2007 jamfør tabell 2.5 Reglene og satsene for gategrunnsleie har i perioden vært igjennom en rekke endringer. De største endringene skjedde rundt 2007/2008 ved at Trondheim parkering fikk delegert ansvaret for arbeidsvarsling samt at ordningen med fallende (degressive) priser for lengden på leietid av 10 Økningen henger sammen med en kraftig heving av takstene for parkering. Takstene har i perioden i snitt økt med 50 prosent, noe som større enn den generelle prisveksten i samfunnet. Konsumprisindeksen var på 112,4 poeng den , og 132,1 poeng den , noe som medfører en prisvekst på 17,5 prosent i perioden. 11 Indre sone gjelder Midtbyen inklusive boligsonene Sanden, Kalvskinnet, Kinoen, Frostakaia, Trondheim havn, Gryta, Nedre Elvehavn og Innherredsveien, mens ytre sone gjelder Møllenberg vest for Nonnegata, Møllenberg øst for Nonnegata, Bakklandet, Lademoen, Svartlamoen, Rosenborg, Nidarø, Øya, Klæbuveien og Lerkendal. 12 Tallene i parentes gjelder P-hus med litt lavere timesats. Gjelder Bakke P-hus, samt P-husene Sentralbadet P-hus, St.Olav P-hus og Øya P-hus). 3) Prisene P-hus : kroner 17 pr. time i de sentrale husene (ellers variasjon 10-14). 13 Jf rådmannens saksfremlegg om nye avgiftssatser for gateparkering, arkivsak 10/48015 og arkivsak 12/304. <Rapport 08/2013 -F Forvaltningsrevisjon av Trondheim parkering KF >

18 18 Økonomisk utvikling og resultater Foretakets ressursbruk og økonomi gategrunn falt bort i I følge rådmannen 14 førte dette til en prisøkning for brukerne og enkelte konflikter på området. Avgiftsnivået i Trondheim ble også vurdert som urimelig høyt i forhold til sammenlignbare kommuner. Rådmannen fremmet derfor en justering av regelverket og avgiftssatsene i to formannskapssaker i november 2010 og januar Avgiftssatser og reglene for gategrunnutleie ble som følge av dette justert 16 noe som forklarer nedgangen i inntektene på dette området mellom 2010 og Eierskapsenheten opplyser imidlertid at satsene er for lave til å dekke dagens kostnader med arbeidsvarsling og gategrunnsleie. I tillegg ble kommunens bilpool etablert fra 2005/2006. Administrasjonen av bilpoolen har også medført økte inntekter for foretaket. Gebyrer, tilleggsavgift, innfordring Nivået på gebyrer og tilleggsavgifter har i perioden ikke vært gjenstand for prisendringer. Gebyrer for feilparkering er 500 kroner og tilleggsavgift for manglende parkeringsavgift er 300 kroner. Disse avgiftssatsene har vært lik i perioden. I tillegg har Trondheim parkering håndhevet ordningen med miljøgebyr fra og med 2006 og piggdekkgebyr til og med Endringene i inntektene på dette området henger i hovedsak sammen med kontrollaktiviteter. Antall ileggelser av gebyrer, kontrollavgifter og tilleggsavgifter fremkommer i tabellen under. Tabell 2.7. Antall ileggelser av parkeringsbøter og kontrollavgifter Parkeringsgebyrer Tilleggsavgift Piggdekkgebyr Miljøgebyr Kontrollavgift (privatrettslig) SUM ileggelser Kilde: Trondheim parkering KF, årsrapporter Kostnadsutvikling Tabell 2.8 viser at kostnader økte fra 54,6 millioner kroner i 2004 til 90,9 millioner kroner i Dette tilsvarer en kostnadsøkning i perioden på 80 prosent. Nesten 40 prosent av økningen skjedde i perioden fra 2004 til 2006, mens mellom 2011 og 2012 ble kostnadene redusert med 7,4 prosent. Tabell 2.8 Utviklingen i Trondheim parkering KF kostnader. Tall i millioner kroner Lønn, sosiale utgifter 19,0 22,5 24,7 27,4 30,2 31,8 31,3 33,5 35,8 Varer og tjenester 34,0 37,1 42,3 42,9 47,4 45,6 50,3 52,3 43,4 Andre overføringer 17 0,4 0,4 0,4 0,4 1,7 2,6 1,0 1,4 0,6 Nettofinanskostnad (inklusiv avdrag) 1,2 6,9 6,8 5,8 6,8 8,3 8,0 11,0 11,1 (Kalkulatoriske avskrivninger) 18 (5,2) (3,5) (3,8) (3,7) (3,7) (4,7) (4,6) (5,0) (5,6) Sum kostnader (ekskl. avskrivninger) 54,6 66,9 74,2 76,5 86,1 88,3 90,6 98,2 90,9 Kilde: Trondheim parkering KF, årsregnskaper. 14 Formannskapssak 139/10 og 366/ Formannskapssak 139/10, 366/10 og 23/ Formannskapssak 139/10, 366/10 og 233/ Andre overføringer er her konstaterte tap på fordringer, endringer i avsetninger til tap på fordringer, utbetalinger vedrørende AFP-pensjonister og andre overføringer. 18 Avskrivninger holdes utenfor resultatbegrepet i kommuneregnskapet, mens nettofinanskostnader inklusiv betjening av låneavdrag inngår i resultatbegrepet. < Rapport 08/2013 -F Forvaltningsrevisjon av Trondheim parkering KF >

19 Økonomisk utvikling og resultater Foretakets ressursbruk og økonomi 19 Lønn og sosiale utgifter Lønn og sosiale utgifter har i perioden ligget på mellom prosent av foretakets samlede kostnader. Lønnskostnadene har i perioden økt med 88 prosent, og av denne økningen kan om lag 1/3 relateres til økningen i antall ansatte i samme periode. I 2012 har derimot lønnskostnadene hatt en svakere vekst enn budsjettert. Foretaket forutsatte i budsjettet en styrking av bemanningen i 2012 som følge av etablering av organisatorisk og økonomisk skille mellom forvaltning og forretning. Ifølge foretaket ble derimot enkelte stillinger stående ubesatt og behovet for bemanningsøkning ble ikke så stort som man først antok. Lønnsveksten ble som følge av dette tre millioner kroner lavere enn budsjettert. Varer og tjenester Andelen av foretakets kostnader til varer og tjenester reduseres fra 62 prosent i 2004 til 48 prosent i Selve kostnadsøkningen i perioden er på 28 prosent. Regnskapene viser imidlertid en betydelig reduksjon i kostnader for varer og tjenester mellom 2011 og 2012 med 8,9 millioner kroner. Foretaket forklarer kostnadsreduksjonen i 2012 med utsatte anskaffelser av nye billettautomater, reduserte leiekostnader, redusert bruk av konsulenter/vikarer og manglende fakturering fra Bydrift. 19 Tabell 2.9 Oversikt over fordeling av vare- og tjenestekostnadene i 2012, prosentvis fordeling. Leie av grunn/husleie 50 % Post, bank, telefon, reklame 13 % Vedlikehold, brøyting, service, rep 10 % Lisenser, inventar, p-teknisk utstyr, opplæring 9 % Kontor, forbruksmateriell 9 % Renhold, vikarinnleie, konsulenttjenester 4 % Energi, vakthold og forsikring 3 % Annet 2 % Kilde: Trondheim parkering KF, basert på revisjonens gjennomgang av foretakets hovedbok Resultatutvikling Tabell 2.10 viser resultatutviklingen for foretaket, som har økt fra 43,2 millioner kroner i 2004 til 76,4 millioner kroner i I prosent utgjør dette en økning på 77 prosent. Tabell 2.10 Resultater og disponeringen av resultatet. I millioner kroner Årsresultat før overføringer til TK 43,2 40,1 48,0 56,1 67,8 71,6 64,2 63,2 76,4 Disponering av resultatet Overføring TK (utbytte) 42,9 39,4 39, ,5 69,0 70,0 58,0 55,0 Overføring investeringsregnskap 0 0,8 2,5 0,6 5,3 2,3 0,0 0,0 0,9 Overføring disposisjonsfond 0,3 0 6,1 9,4 0,04 0,3-5,8 5,2 20,6 Kilde: Trondheim parkering KF, årsregnskaper Selskapet har levert utbytte til kommunen i samsvar med de årlige budsjettvedtakene. Tabellen viser at overføringene til kommunen økte årlig frem til 2010, men at nivået ble justert ned etter at overføringene ble større enn årsresultatet. Mellom 2009 og 2010 ble også årsresultatet svekket som følge av fall i inntektene, mens i 2012 styrkes årsresultatet med over 20 prosent. Foretaket får dette året et historisk godt resultat med 76,4 millioner kroner. Overføringene til kommunen er satt til 55 millioner kroner, mens 20,6 millioner kroner overføres til disposisjonsfond. 19 Fakturaen fra Trondheim bydrift ble mottatt for seint til å få dette med i Trondheim parkering sitt regnskap for <Rapport 08/2013 -F Forvaltningsrevisjon av Trondheim parkering KF >

20 20 Økonomisk utvikling og resultater Foretakets ressursbruk og økonomi Noen økonomiske nøkkeltall for foretaket Foretakets totalkapital økte fra 106,9 millioner kroner i 2004 til 243 millioner kroner i 2012, mens egenkapitalen i samme periode økte fra 8,8 millioner kroner til 45,9 millioner kroner. Tabell 2.11 Noen økonomiske nøkkeltall for Trondheim parkering. I millionerkroner og prosentandeler Totalkapital 106,9 120,3 133,1 134,1 172,7 181,5 246,9 225,7 243,0 Egenkapital 8,8 20,6 29,6 40,9 47,7 50,7 44,7 22,0 45,9 Egenkapitalandel 8,2 % 17,1 % 22,2 % 30,5 % 27,6 % 27,9 % 18,1 % 9,7 % 18,9 % Egenkapitalrentabilitet % 191 % 159 % 153 % 146 % 135 % 189 % 225 % Totalrentabilitet - 41 % 43 % 46 % 49 % 45 % 34 % 31 % 37 % Kilde: Trondheim parkering KF, årsregnskaper. Egenkapitalandel, egenkapitalrentabilitet og totalrentabilitet er revisjonens beregninger basert på foretakets årsregnskaper. Foretaket har i perioden både økt både totalkapitalen og egenkapitalen betydelig etter etableringen i Egenkapitalandelen har imidlertid variert i perioden. Rentabilitetsberegningene er gjort i forhold til driftsresultat og årsresultat og viser en høy avkastning, noe som henger sammen med at foretaket har betydelige inntekter fra gateparkeringen. < Rapport 08/2013 -F Forvaltningsrevisjon av Trondheim parkering KF >

21 Oppfølging av konkurranselovgivningen Innledning 21 3 Oppfølging av konkurranselovgivningen 3.1 Innledning Trondheim parkering driver både med offentlig myndighetsutøvelse og privatrettslig parkeringshåndhevelse i konkurranse med andre markedsaktører. Den privatrettslige parkeringshåndhevingen er ikke en del av kommunens myndighetsutøvelse etter parkeringsforskriften. Den vil derfor være å anse som en kommersiell virksomhet på lik linje med annen næringsaktivitet og er underlagt de krav som ligger i konkurranselovgivningen og EØS-avtalens forbud mot offentlig støtte. 20 EØS-konkurransereglene gjelder for øvrig parallelt med den norske konkurranseloven og hovedreglene er nedfelt i artikkel 53, 54 og I tillegg er det i EØS-avtalen tatt inn regler med forbud mot offentlig støtte gjennom artikkel 61 (se vedlegg), noe som inngår som en del av norsk EØS-lovgivning. 22 Utgangspunktet er at offentlig støtte virker konkurransevridende og er dermed forbudt. I tillegg legger EØS-avtalens Innsynsdirektiv 23 føringer på foretaket i forhold til regnskapsføringen. Den forutsetter at det etableres adskilte regnskaper mellom foretakets offentlige oppgaver og de oppgavene som foretaket utfører i konkurranse med andre markedsaktører. 24 Regnskapet må innrettes slik at man kan dokumentere at offentlig støtte ikke forekommer. Unntatt fra direktivet er virksomheter med en samlet omsetning siste to år på under 40 millioner ECU (ca 320 millioner kroner). Trondheim parkering har nå en omsetning som ligger over denne grensen og har dermed krav om å etablere adskilte regnskaper. 25 Dette for å sikre innsyn og dermed forhindre at ulovlig kryssubsidiering forekommer i foretaket. Forhold til organisering av kommunale parkeringsselskaper ble for øvrig gjennomgått av et utvalg nedsatt av Samferdselsdepartementet i mai De leverte sin rapport i april 2006 og foreslo den gang at privatrettslig parkering av konkurransehensyn burde organiseres som egne rettsubjekter. 26 Rapporten viser til en juridisk uttalelse fra advokatfirmaet Haavind Visli AS som mener at skattefritak for kommunale virksomheter som driver med privatrettslig parkeringsvirksomhet i konkurranse med private aktører er å anse som statstøtte som er uforenelig med EØS-avtalen. Unntak for dette kravet er hvis statstøtten utgjør mindre enn euro over tre år. Dette regnes i tilfelle som 20 Rammene for dette fremkommer i Konkurranseloven av 5. mai 2005 nr.12, EØS avtalen artikkel, 53,54 og 57 og EØS loven artikkel Artikkel 53: Forbudet mot konkurransebegrensende samarbeid, artikkel 54 Forbudet mot misbruk av dominerende stilling, artikkel 57: Kontrollen med foretakssammenslutninger (fusjoner og oppkjøp m.m.). 22 LOV nr 109: Lov om gjennomføring i norsk rett av hoveddelen i avtale om Det europeiske økonomiske samarbeidsområde (EØS) m.v. (EØS-loven). 23 Kommisjonsdirektiv 2006/111/EF av 16. november 2006 om innsyn i de økonomiske forbindelsene mellom EFTA-staterne og offentlige foretak, samt overfor visse foretak (kodifisert utgave) 24 EØS-avtalens Innsynsdirektivet er gjennomført i norsk rett gjennom Forskrift om atskilte regnskaper for foretak som er gitt særlige eller eksklusive rettigheter eller som utfører tjenester av allmenn økonomisk betydning, nr 897 av 4.juli Inntektene i 2011 var 161 millioner kroner og 167 millioner kroner i 2012, noe som i sum utgjør 328 millioner kroner to siste år. Forholdet rundt EU-kravene er for øvrig omtalt i foretakets årsmeldinger siden 2010, samt i følgende interne rapporter: Organisering av virksomheten i forhold til gjeldende og fremtidige rammebetingelser ( ) og i rapporten som selskapet selv har utarbeidet i forbindelse med organiseringen av virksomheten. 26 Ny felles parkeringsregulering? En gjennomgang av offentlig og privat avgiftsparkering. Rapport fra arbeidsgruppe nedsatt av samferdselsdepartementet, april <Rapport 08/2013 -F Forvaltningsrevisjon av Trondheim parkering KF >

22 22 Oppfølging av konkurranselovgivningen Prosessen rundt utskillingen av forretningsområdet bagatellmessig støtte. Samferdselsdepartementet varslet etter rapporten at det ville bli satt i gang et arbeid med å utarbeide en ny parkeringsforskrift, men den foreligger ikke enda. 3.2 Prosessen rundt utskillingen av forretningsområdet Gjennomgangen av foretakets årsberetninger og styrepapirer viser at selskapet siden 2006 har hatt fokus på skillet mellom foretakets forvaltning og forretningsoppgaver, dette med bakgrunn i at Samferdselsdepartementets rapport fra Forholdet er blant annet omtalt i foretakets årsrapporter etter 2005 der man viser til samferdselsdepartementet arbeid med ny parkeringsforskrift. Av foretakets årsrapport fra 2006 fremkommer det at det allerede er besluttet å etablere den private delen av virksomheten som egen regnskapsmessig enhet, og at man har til vurdering om denne delen av virksomheten burde legges til et datterselskap som er organisert som et aksjeselskap. Foretaket etablerte høsten 2008 en prosjektgruppe som fikk i mandat å se nærmere på foretakets organisering i forhold til gjeldende lovverk, konkurransesituasjon og intern organisering. De leverte en statusrapport i mai 2009, med forslag om å fortsette arbeidet med den praktiske fordelingen av kostnader og inntekter, samt nærmere drøftinger av organisering av virksomhetene. I Trondheim kommunes eierskapsmelding (bystyresak 118/11) ble forholdene rundt foretakets organisering omtalt. Trondheim parkering ble vurdert som hensiktsmessig organisert, men samtidig ga eierskapsmeldingen uttrykk for at nytt regelverk kan gjøre det påkrevd å legge den konkurranseutsatte delen av virksomheten til et eget rettsubjekt eller skille den tydeligere fra den øvrige delen av foretaket. Med dette som utgangspunkt fremmet direktøren for Trondheim parkering ny sak for styret høsten 2011(arkivsak 11/43580) der organiseringen av foretaket ble vurdert i forhold til Konkurranselovgivingen, EUs Innsynsdirektiv og forholdet til regelverket for offentlig støtte. Direktøren valgte å gå for at hele virksomheten skulle være samlet. Forretningsavdelingen skulle skilles ut som en egen avdeling med klart organisatorisk og økonomiske skille. Styret sluttet seg til direktørens forslag. Ifølge direktøren for Trondheim parkering skal bevis på skillet mellom Forvaltningsavdelingen og Forretningsavdelingen bestå i følgende forhold: - Ingen felles ansatte i de to avdelingene - Alle kjøp av interne tjenester reguleres av avtaler med riktig kostnadsbelastning - Et kvalitetssystem med prosedyrer og rutinebeskrivelser sikrer etterlevelse av dette - Kvalitetssystemet sertifiseres og underlegges ekstern revisjon - Forretningsavdelingen får dedikerte arealer Saken ble fremmet også som orienteringssak til formannskapet (formannskapssak 291/11). I formannskapets vedtak understrekes betydningen av tydelige skiller mellom de ulike deler av Trondheim parkering KF sin virksomhet. Formannskapet ba også styret forsikre seg om at virksomheten til en hver tid er innenfor konkurranseregelverket med klar margin, og eventuelt kommer tilbake med ny sak. Gjennomgang av styreprotokollene viser for øvrig at organiseringen av foretaket har vært tema i styret en rekke ganger. Ifølge direktøren har foretaket nå fått etablert et tydelig skille mellom forvalting og forretning. Alle kostnader mellom avdelingene er skilt ut og føres separat på avdelingsnivå. Felleskostnader i foretaket fordeles på kostnadssted etter fordelingsnøkler. Videre har foretaket etablert 27 Ny felles parkeringsregulering? En gjennomgang av offentlig og privat avgiftsparkering. Rapport fra arbeidsgruppe nedsatt av samferdselsdepartementet, april < Rapport 08/2013 -F Forvaltningsrevisjon av Trondheim parkering KF >

23 Oppfølging av konkurranselovgivningen Organisatorisk skille 23 timeregistrering for alle ansatte. Direktøren opplyser videre at man for 2012 har etablert følgende tiltak: Det er innført et organisatorisk skille, og et timeregistreringssystem som dokumentasjon på alle personalkostnader Det er innført separate regnskaper med en rekke rutiner for fordeling av kostnader og fordelingsnøkler. Det er innført avtaler om bruk av fellesressurser mellom avdelingene Det er innført et kvalitetssystem som blant annet skal sikre at avtalene følges Kvalitetssystemet er sertifisert i henhold til ISO-9001 Det er etablert et system for årsoppgjørsdisponering for å sikre at foretaket ikke har konkurransemessig fordeler av skattefritaket. I valg av organisasjonsform ble det også gjort vurderinger rundt det forhold at Trondheim parkering er fritatt for skatteplikt, mens et aksjeselskap vil være skattepliktig for eventuelle overskudd. Det siste tiltaket i punktene overfor skulle sikre at den konkurranseutsatte delen ikke ble gitt skattemessige fordeler. 3.3 Organisatorisk skille For å etablere et tydelig skille mellom forvaltningsoppgaver og de privatrettslige oppgavene som foretaket utfører i konkurranse med andre markedsaktører, ble selskapet omorganisert Foretaket fikk med dette delt inn i avdelinger for fellestjenester, avdeling for forretning og avdeling for forvaltning. Dette fremgår av organisasjonskartet under. Leder Økonomi, jus og kvalitet HR Kunde Teknisk Forvaltning Forretning Figur 1 Organisasjonskart Trondheim parkering KF. Kilde: Trondheim parkering KF Forretningsavdelingen leverer privatrettslige parkeringstjenester i konkurranse med private aktører, mens forvaltningsavdelingen håndhever tildelt myndighet og parkeringstilbudet på offentlig gategrunn. Avdelingene for fellestjenester består av fire avdelinger knyttet til rene administrative fellesoppgaver og tjenester som leveres både til forvaltnings- og forretningsavdelingen. Omorganiseringen innebærer at forretningsavdelingen ble fysisk utskilt fra den øvrige virksomheten med overføring av ansatte og utstyr, samt at deres virksomhet ble samlet i en egen avdeling lokalisert i en egen del av kontorlokalene på Leüthenhaven. Forretningsavdelingens kjerneoppgave er å drive parkeringshus og parkeringsplasser definert innunder det privatrettslige området. Forretningsavdelingen drifter både de kommunalt og privat eide parkeringshusene og -anleggene. <Rapport 08/2013 -F Forvaltningsrevisjon av Trondheim parkering KF >

24 24 Oppfølging av konkurranselovgivningen Regnskapsmessig skille Forretningsavdelingen skiller derfor mellom parkeringstjenester som leveres i egenregi og tjenester som leveres i konkurranse med private aktører. I prosessen med utskilling av forretningsområdet ble ansatte med oppgaver innen området samlet i forretningsavdelingen. Dette medførte blant annet at enkelte ansatte knyttet til kundesenteret ble overført til driftssenter for parkeringshusene. I etableringen av det organisatoriske skillet er utstyret som berører forretning også skilt ut, og forretningsavdelingen har nå egne biler og dedikerte automater som de disponerer. Videre disponerer de et eget lager for skiltmateriale. Forretning kjøper tjenester fra forvaltningsavdelingen for oppsett av nye skilt og diverse tjenester fra teknisk avdeling. Foretaket opplyser at reelle kostnader knyttet til utskilting, automater og teknisk avdeling med videre, blir fordelt på de separate regnskap etter timeregistrering og med fordelingsnøkler. For kjøp av tjenester mellom avdelingene er det etablert et eget avtaleregime og ansatte fører nå også timelister om benyttes i internfaktureringen. Avtalene er videre integrert i foretakets kvalitetssystem, og regulerer forholdet mellom fellestjenester og de to utøvende avdelingene for parkeringstjenester. Foretaket opplyser at det i tillegg er etablert en særskilt avtale som regulerer bruken av tjenester mellom forvaltning - og forretningsavdelingen. Forretningsavdelingen har også eget budsjettansvar, foretar egne innkjøp og rapporterer både internt til direktøren og til avtalepartnerne i forhold til kontroller og omsetning. Avdelingslederen for forretning mener at skillet mellom forvaltning og forretning fungerer på en tilfredsstillende måte, men legger til at det er viktig at Trondheim parkering kan utnytte de synergieffekter som ligger i å kunne operere med et samlet foretak. Ifølge avdelingsleder er foretaket nå organisert slik at det ikke forekommer kryssubsidiering av forretningsområdet. Samtlige av avdelingslederne har i intervju gitt uttrykk for at skillet mellom forretning og forvaltning er gjort på en ryddig måte, alternativet var å skille forretning ut som et aksjeselskap, noe som ingen av de ansatte ønsket. Det opplyses for øvrig at bruk av hverandres ressurser på tvers mellom forvaltning og forretning, skjer i svært liten grad, men at det foretas kjøp av tjenester mellom avdelingene. Dette skjer via skriftlig bestilling og utført arbeid timeregistreres og kostnadsføres på forretningsavdelingen. Muligheten til å kjøpe tjenester av hverandre vurderes som en fordel. 3.4 Regnskapsmessig skille Trondheim parkering har i forbindelse med omorganiseringen og etableringen av regnskapsskillet støttet seg til en utredning fra KS advokatene fra 2008, samt at de har hatt kontakt med KSadvokatene per e-post høsten 2011 i spørsmålet om organisering. Konklusjonen var at foretaket kan konkurrere i markedet om parkeringsoppdrag, men at foretakets regnskaper må kunne identifisere hvilke oppgaver som foretaket utfører for det offentlige og hvilke oppgaver som de utfører i konkurranse med private aktører. Regnskapsskillet må være slik at det kan dokumentere at kryssubsidiering ikke forekommer, det vil si at selskapets offentlige inntekter ikke anvendes til å subsidiere oppdrag som foretaket får i konkurranse med private aktører. 28 Foretaket besluttet at et regnskapsmessig skille skulle være på plass innen Trondheim parkering KF valgte først å bruke to adskilte regnskapssystemer. Erfaringene med dette var, ifølge foretaket, at regnskapsføringen ble mer komplisert, ga betydelig merarbeid for økonomifunksjonen, gikk ut over krav til fullstendighet og sporbarhet i henhold til bokføringsloven, samt at det ga flere 28 Se notatet Orientering om organisasjonsendring i Trondheim parkering KF datert 23.september Foretaket konkluderer med at virksomheten fortsatt kan foregå samlet, men at tilstrekkelig regnskapsmessig skille må etableres. < Rapport 08/2013 -F Forvaltningsrevisjon av Trondheim parkering KF >

25 Oppfølging av konkurranselovgivningen Regnskapsmessig skille 25 feilkilder i regnskapet. Man valgte derfor å gå tilbake til et felles regnskapssystem, men der det regnskapsmessige skillet blir ivaretatt med avdelingsregnskaper. I forbindelse med etableringen av separate regnskapet for foretaket ble det utarbeidet overordnede prinsipper for dette som ble inntatt i Kvaliteket. 29 Av rutinene fremgår det at separate regnskap skal utarbeides for: 1. Forvaltning: Offentlig parkering Arbeidsvarsling Torghandel, stands Miljøgebyr Bilpool Interne kommunale avtaler/tjenester 2. Forretning egenregi P-hus, kommune (egne og leide) Privat parkering, kommune Privat parkering, egen drift 3. Forretning konkurranse P-hus, annen offentlig Privat parkering, annen offentlig P-hus, privat Privat parkering, privat Internt i forretningsavdelingen skilles det mellom oppgaver som utføres i egenregi og oppgaver som utføres i konkurranse med andre markedsaktører. Som overordnet prinsipp for utarbeiding av separate regnskaper har foretaket lagt til grunn selvkostprinsippet og skiller mellom følgende typer kostnader 30 : 1. Direkte kostnader 2. Henførbare indirekte kostnader 3. Ikke henførbare indirekte kostnader Direkte kostnader er den type kostnader som kan knyttes direkte opp mot de ulike ansvarsområdene, mens henførbare indirekte kostnader er kostnader som understøtter ansvarsområdet. Dette vil blant annet være administrative støttetjenester. Foretaket vil også kunne ha kostnader som ikke kan henføres til de enkelte tjenester eller produkter. Etablering av fordelingsnøkler I hovedsak er foretakets indirekte kostnader knyttet til fellesfunksjoner og må fordeles på ansvarsområdene. Dette gjør foretaket etter oppsatte fordelingsnøkler. I gjennomgang av foretaket har vi fått oversendt de fordelingsnøkler som foretaket har lagt til grunn for fordelingen av selskapets felleskostnader. Totalt operer man med 11 fordelingsnøkler, jf vedlegg bak i rapporten. Fordelingsnøklene er beregnet etter bruk, omsetningstall og årsverk for foregående år. Dokumentasjonen av fordelingsnøklene baserer seg på økonomirapportering, timeregistreringsrapportering og registrering av bruken. I rutinene for fordelingsnøklene fremgår det at disse skal revideres årlig. 29 Kvaliteket er kommunens elektroniske kvalitetssikringssystem der enhetene legger inn egne rutiner og retningslinjer for virksomheten. Overordnede prinsipper for regnskapsmessig skille fremkommer blant annet i dokumentet: Overordnede prinsipper og organisering. 30 Kostnadsinndelingen følge av selvkostreglene jamfør Retningslinjene for beregning av kommunale betalingstjenester (H- 2140). <Rapport 08/2013 -F Forvaltningsrevisjon av Trondheim parkering KF >

26 26 Oppfølging av konkurranselovgivningen Regnskapsmessig skille I tillegg opplyser foretaket at det er etablert interne avtaler mellom fellestjenestene og avdelingene forvaltning og forretning. Ifølge dokumentasjonen av disse er formålet med avtalene å sikre reell og korrekt kostnadsfordeling mellom fellestjenestene og disse to avdelingene. Foretaket har i tillegg etablert rutiner for fordeling på kostnadstyper og kostnadsarter, samt hvilke fordelingsnøkler som skal anvendes på de ulike artene. Separate regnskap 2012 Foretaket presenterte for 2012 de første separate regnskapene. Tabell 3.1 viser nøkkeltall fra regnskap 2012 der det skilles mellom forvaltning, forretning egenregi og forretning konkurranse. Tabell 3.1 Nøkkeltall fra de separate regnskapene til Trondheim parkering. I millioner kroner. Økonomiske nøkkeltall Forvaltning Forretning Forretning Totalt egenregi konkurranse Sum salgsinntekter 107,6 47,0 12,8 167,3 Sum driftsutgifter (ekskl. overføringer til bykassen, inkl. kalk. avskrivning) 40,8 31,9 12,7 85,4 Driftsresultat (ekskl. overføringer til bykassen) 66,8 15,1 0,1 81,9 Finansresultat -0,9-10,3 0,02-11,1 Motpost kalk. avskrivning 1,7 3,5 0,3 5,6 Overføringer til bykassen 48,6 6,1 0,3 55,0 Ordinært resultat 19,0 2,3 0,1 21,4 Kilde: Trondheim parkering KF, årsregnskap I oppsettet er overføringer til bykassen (Trondheim kommune) tatt ut av driftsresultatbegrepet. Dette kan også betraktes som utbytte for eierne og derfor ikke en del av driftsresultatbegrepet. Av de separate regnskapene fremgår det at 64 prosent av inntektene til Trondheim parkering kommer fra foretakets forvaltningsoppgaver, mens 28 prosent kommer fra forretning i egenregi og kun 8 prosent av inntektene hentes fra markedet i konkurranse med andre aktører. Tabellen viser videre at foretakets positive driftsresultat skapes i forvaltningsavdelingen og forretnings egenregi, mens forretning konkurranse går i balanse med et heller begrenset overskudd. < Rapport 08/2013 -F Forvaltningsrevisjon av Trondheim parkering KF >

27 Oppfølging av politiske føringer Innledning 27 4 Oppfølging av politiske føringer 4.1 Innledning Reglene om opprettelsen av et kommunalt foretak finnes i kommunelovens kapitel Bystyret treffer vedtak om opprettelse av et kommunalt foretak, herunder å fastsette vedtektene for foretaket. Foretakets formål skal fremgå av vedtektene. Et kommunalt foretak ledes av et styre og en direktør. Styret har myndighet til å treffe avgjørelse i alle saker som gjelder foretaket og dets virksomhet og skal påse at foretaket drives i samsvar med foretakets formål, vedtekter, kommunens økonomiplan og årsbudsjett og andre vedtak eller retningslinjer fastsatt av kommunestyret. Rådmannen har begrenset innflytelse ovenfor et kommunalt foretak Fakta Trondheim parkerings vedtekter Som nevnt innledningsvis ble Trondheim parkering KF opprettet i Bystyret fastsatte vedtekter for Trondheim parkering. Ifølge vedtektene (sist endret 16.juli 2008) skal foretaket ha følgende myndighet og oppgaver: Trondheim parkering KF er Trondheim kommunes utøvende fagorgan innen kommunens vedtatte parkeringspolitikk og skal medvirke til at parkeringstilbudet utvikles i kommunen. 1. Styret i Trondheim parkering KF er tilført all myndighet som tilkommer bystyret etter forskrift av 1. oktober 1993 nr 921, om offentlig parkeringsregulering og gebyr, gitt med hjemmel i vegtrafikkloven, unntatt myndighet til å innføre avgiftssoner og fastsatte avgiftssatser. 2. Styret i Trondheim parkering KF er tilført all myndighet som tilkommer bystyret etter forskrift av 15. mars 1994 nr 222, om parkering for forflytningshemmede, gitt med hjemmel i vegtrafikkloven. 3. Styret i Trondheim parkering KF er tilført all myndighet som tilkommer bystyret etter forskrift av 7. mai 1999 nr 437, om gebyr for bruk av piggdekk og tilleggsgebyr, gitt med hjemmel i vegtrafikkloven, unntatt myndighet til å innføre piggdekkgebyr og fastsette gebyrsoner og -satser. 4. Styret i Trondheim parkering KF er tilført myndighet som tilkommer kommunen som vegmyndighet etter Vegdirektoratets tekniske bestemmelser og retningslinjer av 7. oktober 2005, om arbeidsvarsling m.v, gitt med hjemmel i 35 i skiltforskriften, med virkning fra 1. januar Styret i Trondheim parkering KF er tilført all myndighet som tilkommer bystyret etter forskrift av 27. januar 2005, om vedtekt om forsøk med kommunal oppgavedifferensiering (kommunal håndheving av deler av politivedtekten som omhandler forsøpling, strøing og brøyting av offentlig sted), gitt med hjemmel i forsøksloven. Forsøksperioden er forlenget til Lov av 25. september 1992 om kommuner og fylkeskommuner. 32 Rådmannen har ikke instruksjons- eller omgjøringsmyndighet ovenfor foretakets daglige leder, men kan kreve at iverksettelsen av en sak skal utsettes til kommunestyrets har behandlet saken. Rådmannen skal også være gitt anledning til å uttale seg før styret treffer vedtak i sak som skal behandles av kommunestyret. Se kommunelovens 72. <Rapport 08/2013 -F Forvaltningsrevisjon av Trondheim parkering KF >

28 28 Oppfølging av politiske føringer Fakta Trondheim parkering skal eie, og stå for bygging/drift/vedlikehold av kommunale parkeringshus og garasjeanlegg. Trondheim parkering KF driver/leier private garasjeanlegg etter forretningsmessige prinsipper og i tråd med målsettingen vedtatt av bystyret i sak B98/ om Strategisk parkeringspolitikk. Trondheim parkering KF kan tilby å påta seg oppgaver i egen/andre kommuner som er av betydning for eller har tilknytning til virksomheten. Trondheim parkering KF utfører oppgaver i henhold til avtale med kommunale enheter. En fullstendig versjon av vedtek tene er tatt inn i vedlegg bak i rapporten Parkeringspolitikken i Trondheim kommune Strategisk parkeringspolitikk Trondheim kommunes strategiske parkeringspolitikk fra 1995 ble fulgt opp av bystyret i Det ble vedtatt at redusert parkering kunne benyttes som trafikkreduserende virkemiddel. Formålet var å øke bruken av kollektivtrafikk, gang og sykkel og derigjennom føre til at miljøulempene med biltrafikken reduseres og at fremkommeligheten på vegnettet blir bedre. Bruken av redusert parkering skulle imidlertid ikke medføre uheldige bivirkninger, for eksempel at Midtbyens konkurranseevne svekkes, uheldig byspredning eller at boligområder utsettes for urimelige belastninger i form av fremmedparkering eller parkeringsletetrafikk. Normene med minimumskrav for parkering ble opphevet for sentrale strøk. I stedet skal det kreves fremlagt en parkeringsplan der det redegjøres for virksomhetens behov. Reduksjon av unødvendig arbeidsplassparkering skal gjøres til et tema i virksomhetsplanleggingen ved kommunens etater og bedrifter. Det skal også utarbeides en strategi for bygging av parkeringshus i Midtbyens ytterhjørner. Parkeringspolitikken dreier seg for det meste om de reguleringsmessige sider av parkeringspolitikken og mindre om gjennomføringen av dette i praksis. For Trondheim parkering sin del sies det at det er naturlig at de gis ansvaret for å planlegge tilbudet innen sitt ansvarsområde ut fra vedtatte målsettinger om å redusere arbeidsplassparkeringen og fjerne annen unødvendig parkering. Trondheim parkering får også ansvaret for å utrede mulighetene for park&ride-løsninger og utarbeidelse av en strategi for bygging av parkeringshus i Midtbyens ytterhjørner. Den strategiske parkeringspolitikken har et eget punkt om rapportering til Bystyret om oppfølgingen av de foreslåtte tiltakene. Tilbakerapporteringen blir behandlet av Bystyret i møte 26. november I saken gjennomgår rådmannen status for tiltakene som er vedtatt i forbindelse med parkeringspolitikken. Miljøpakken Det er vedtatt en ny miljø- og transportpakke for Trondheim kommune. 36 I henhold til vedtaket skal en restriktiv parkeringspolitikk gjøre kollektivtrafikken mer attraktiv. Som et ledd i den restriktive parkeringspolitikken er det vedtatt bestemmelser som begrenser etablering av parkeringsplasser og føringer på at det ikke skal etableres flere parkeringsplasser i sentrum. Allerede eksisterende parkeringsplasser i sentrum skal erstattes av parkeringshus eller underjordisk parkering. Det skal også tas i bruk med fleksible betalingsløsninger. Parkeringsprisen for langtidsparkeringsplasser skal økes inntil en ser en betydelig avvisningseffekt. Bøtenivået skal økes. Det skal også legges opp til 33 Feil sak oppgitt i vedtektene, gjelder bystyresak B 98/ Strategisk parkeringspolitikk ble først behandlet av bystyret i september 1995, og deretter fulgt opp i november 1998 (sak B 98/151). 35 Bystyresak B 98/ Vedtatt i bystyrets møte 24. april < Rapport 08/2013 -F Forvaltningsrevisjon av Trondheim parkering KF >

29 Oppfølging av politiske føringer Fakta 29 gode muligheter for innfartsparkering med gode kollektivløsninger, særlig er det viktig med flere tilbud på hovedinnfarten sørfra. Kommuneplanens arealdel Kommuneplanens arealdel er en oversiktlig arealplan for hele kommunen som utarbeides for en periode på 12 år og rulleres hvert fjerde år. Ny arealplan for 2012 til 2024 erstattet kommuneplanens arealdel for 2007 til I planen for 2007 til 2018 stilles det krav til parkering for bil avhengig av byggetiltakets lokalisering og type. Bakgrunnen for kravene som stilles er en målsetting om å redusere bruk av bil og areal til parkering. Det er også utarbeidet en egen veileder om krav til parkering som kan brukes ved utforming av planer og tiltak, og i saksbehandlingen av disse. 37 Transportplanen Transportplanen for Trondheim kommune ble vedtatt i bystyret 8. februar 2007 og fastlegger hovedlinjene i Trondheim kommunes transportpolitikk, med utgangspunkt i gjeldende byutviklingspolitikk der fortetting og transportbegrensende arealbruk tillegges stor vekt. Ifølge kortversjonen av transportplanen må parkeringspolitikken støtte opp under arealpolitikken gjennom å redusere uønsket bilbruk. Det uttales videre at miljøvennlige transportformer skal spesielt prioriteres, deriblant en restriktiv parkeringspolitikk som tar sikte på å begrense arbeidsplassparkering i sentrale byområder, samtidig som det sikres god tilgjengelighet for besøksreiser til handel og service. Det har imidlertid vist seg vanskelig å følge opp parkeringspolitikken i praksis i konkrete byggesaker. Som tiltak for å prioritere miljøvennlige transporter i sentrale byområder skal totalt antall parkeringsplasser i Midtbyen opprettholdes omtrent på dagens nivå, og at omdisponering av parkering fra gategrunn til parkeringshus, helst under bakken, må fortsette. Parkeringsnormenes status i plansaker styrkes gjennom å gjøre dem til bestemmelser i kommuneplanens arealdel. Revidering av parkeringspolitikken Ifølge direktør for Trondheim parkering er det et problem at parkeringspolitikken er gammel 38 og at det er mange forhold som Trondheim parkering må håndtere som ikke er beskrevet i parkeringspolitikken. Den beskriver i liten grad Trondheim parkerings rolle og oppgaver, og i større grad byplankontorets rolle og oppgaver. Foretaket har på bakgrunn av dette evaluert parkeringspolitikken. I sin konklusjon omtaler evalueringen følgende punkter: Gjeldende parkeringspolitikk er ikke samlet i ett dokument, men spredt på mange dokumenter, skrevet over en 20-årsperiode. Gjeldende parkeringspolitikk bør gjennomgås og samles. Dagens parkeringspolitikk skiller ikke mellom Byplankontorets ansvar iht. plan og bygningsloven og Trondheim Parkerings ansvar knyttet til veitrafikkloven, og omhandler nesten utelukkende Byplankontorets ansvarsområde. Trondheim Parkering trenger en beskrivelse av hvordan Bystyret som oppdragsgiver ønsker at det offentlige parkeringstilbudet skal utvikles. Det bør vurderes om det vedtatte taket på antall parkeringsplasser i Midtbyen skal søkes erstattet med et normtall for det offentlige parkeringstilbudet som kan være retningsgivende for utviklingen av parkeringstilbudet i alle bydeler. Trondheim kommune må ha en langsiktig prisstrategi som støtter opp om målene for parkeringspolitikken. 37 Det er også utarbeidet en tilsvarende veileder for arealplanen for 2012 til Direktøren sikter her til bystyrets behandling av strategisk parkeringspolitikken. Dokumentet er fra 1995 og ble behandlet i to omganger, 1995 og I vedtektene vises det til bystyrevedtaket fra 1998 (sak B 98/151). <Rapport 08/2013 -F Forvaltningsrevisjon av Trondheim parkering KF >

30 30 Oppfølging av politiske føringer Fakta Trondheim kommune må ha en strategi for P-hus som blant annet hensyntar om det fremdeles skal være et mål å få parkeringen i hus og i så fall hvilken ambisjon som skal ligge til grunn for måloppnåelsen. Det må utformes en strategi for hvordan parkeringstilbudet skal utvikles for å hensynta byens befolkningsvekst de kommende tiårene, slik at fremtidige arealbehov til parkering kan sikres innen de nødvendige arealene er fortettet. Forskning viser at de byer som har lyktes med sin parkeringspolitikk har hatt en politikk med klare mål og føringer for langsiktig virkemiddelbruk og organisering. Dette må ivaretas i Trondheim parkerings oppdragsbeskrivelse. Evalueringen konkluderer også med at Trondheim parkering ikke har utredet mulighetene for park&ride-løsninger, men at Trondheim parkering og AtB har etablert et samarbeid med det formål å utvikle en strategi for og et konsept for park&ride i Trondheim. Partene hadde intensjon om å etablere de første park&ride anleggene i Trondheim i løpet av Det er heller ikke utarbeidet en strategi for bygging av parkeringshus i byens ytterhjørner. Evalueringen mener at Trondheim trenger en parkeringspolitikk som gir grunnlag for å etablere en strategi for langsiktig utvikling av parkeringshustilbudet i hele Trondheim. Evalueringen av parkeringspolitikken fra Trondheim parkering ble behandlet i formannskapet i møte 20. mars I sin behandling vedtok formannskapet at parkeringspolitikken er en viktig del av areal- og transportpolitikken og at hovedprinsippene for parkeringspolitikken ligger fast. Eventuelle justeringer må skje gjennom kommuneplanens arealdel eller annet overordnet planarbeid. I saksfremlegget legger rådmannen frem et opplegg for gjennomgang av parkeringspolitikken som formannskapet slutter seg til. Her skilles det mellom tema som skal håndteres innenfor det ordinære planarbeidet og tema som foreslås gjennomgått i egne prosesser, med ansvaret for disse fordelt mellom Trondheim parkering og rådmannen. Det foreslås at Trondheim parkering får ansvaret for prosessene rundt den utøvende delen av gjennomføringen av de vedtatte strategier og føringer. Formannskapet forutsatte at gjennomgangen ble fullført i løpet av 2012 og at saken da skulle fremmes til behandling i bystyret. Det forutsettes en åpen prosess med medvirkning fra berørte aktører. Ansvaret for revidering av parkeringspolitikken er lagt til Eierskapsenheten. Ifølge en representant fra rådmannens fagstab ligger det nå an til at parkeringspolitikken vil komme til politisk behandling i løpet av høsten Kommunens eierskapsmelding Ifølge eierskapsmeldingen for Trondheim komme 39 skal Trondheim parkering levere kommunens parkeringstjenester og forvalte regelverket om miljøgebyr og deler av regelverket om gategrunnsleie på vegne av rådmannen. Organiseringen av foretaket vurderes som hensiktmessig, men krav i regelverket kan medføre at deler av virksomheten må skilles ut i egne rettssubjekt eller at det må innføres tydeligere skille mellom foretakets forskjellige deler. Selskapets kjernevirksomhet er å drive kommunens parkeringstjenester. Eierskapsmeldingen henviser også til formålet som er gjengitt i kommunens vedtekter, som sist ble vedtatt av bystyret i 2008: Trondheim parkering KF er kommunens utøvende fagorgan innen kommunens vedtatte parkeringspolitikk og skal medvirke til at parkeringstilbudet utvikles i kommunen og skal 39 Oppfølging av eierskapsmelding 1 forslag til eierskapsmelding del 2 og retningslinjer for utøvelse av eierskap, saksnummer 118/11, behandlet i bystyrets møte 29.september < Rapport 08/2013 -F Forvaltningsrevisjon av Trondheim parkering KF >

31 Oppfølging av politiske føringer Fakta 31 drive avgiftsbelagt parkering innenfor kommunen, med unntak av fastsettelse av avgift og avgiftstid, som gjøres av bystyret forestå parkeringskontroll administrere parkeringstillatelser for forflytningshemmede forestå innfordring av ilagte gebyr og tilleggsavgifter drive og leie private parkeringshus/-arealer i tråd med bystyrets målsetting om strategisk parkeringspolitikk forvalte kommunens myndighet etter skiltforskriftens bestemmelser om arbeidsvarsling forvalte kommunens myndighet etter forsøk med kommunal håndheving av politivedtektenes bestemmelser om forsøpling, strøing og brøyting av offentlig sted Som mål- og resultatkrav for foretaket oppstiller eierskapsmeldingen følgende hovedmål: 1. I samarbeid med rådmannen skal foretaket sikre en organisering i samsvar med konkurranselovgivningen 2. Overføring til bykassen i samsvar med bystyrets årlige budsjettvedtak 3. Oppfølging av bystyrets vedtatte strategiske parkeringspolitikk og bidra til å videreutvikle den i samsvar med overordnede mål Økonomiske føringer Bystyrets føringer for Trondheim parkering følger av selskapsorganiseringen som kommunalt foretak. Grunnlaget for foretaksmodellen er at virksomheten driver med kommunale oppgaver med en viss forretningsmessig karakter. Foretakets særbudsjett fastsettes av Trondheim parkering sitt styre, mens bystyret fastsetter størrelsene på de økonomiske overføringene fra Trondheim parkering til bykassen. Det er videre bestemt at avgiftssatsene for den privatrettslige parkeringen, herav avgiftsatsene i parkeringshusene, bestemmes av foretakets styre. Avgiftsatsene for den offentligrettslige parkeringen skal ifølge kommunens økonomireglement vedtas av formannskapet. I saksfremlegget 40 for avgiftssatsene 2012 blir kommunens prisstrategi for gateparkeringen begrunnet med en restriktiv parkeringspolitikk, men at strategien samtidig skal kunne opprettholde et attraktivt sentrum. Det er videre lagt føringer for at avgiftsatsene skal bidra til å påvirke brukerne til mer bruk av parkeringshus fremfor gateparkering Ivaretakelsen av de politiske føringene Direktøren mener at foretakets politiske føringer er gitt gjennom vedtektene og den vedtatte parkeringspolitikken. Bakgrunnen for den igangsatte evalueringen av parkeringspolitikken var at direktøren for Trondheim parkering mente at parkeringspolitikken var for gammel og i større grad beskrev byplankontorets rolle og oppgaver. Direktøren oppfatter at føringene som er gitt for Trondheim parkering er for lite tydelige og at det er et sterkt behov for at det etableres langsiktige politiske mål og føringer for utviklingen av parkeringstilbudet i Trondheim. Dagens parkeringspolitikk skal være restriktiv og bidra til å redusere bilkjøringen til og fra jobb, men samtidige legge til rette for handels- og serviceparkering for å ivareta Midtbyen som handelssentrum. I tillegg er det et mål at størst mulig del av parkeringen skal i sentrum skal foregå i parkeringshus. Det fremgår av parkeringspolitikken at det skal utarbeides en strategi for parkeringshus, men dette er ikke 40 Saksfremlegg, arkivsak 11/ <Rapport 08/2013 -F Forvaltningsrevisjon av Trondheim parkering KF >

32 32 Oppfølging av politiske føringer Fakta gjennomført. 41 Videre omtales ifølge direktøren kun sentrumsområdene og ikke andre områder av byen, og kun parkering av privatbiler og ikke andre typer kjøretøy. Flere representanter fra rådmannen, blant annet Byplankontoret, fremhever at det ikke er helt riktig at parkeringspolitikken er fra 1995, siden den er revidert i en rekke forskjellige politiske saker siden da. Dette gjelder blant annet under behandlingen av kommuneplanens arealdel, Miljøpakken og Transportplanen. Ifølge direktøren for Trondheim parkering er ikke Trondheim parkering involvert i disse prosessene og kjenner derfor ikke nødvendigvis til disse sakene. Byplankontoret opplyser at Trondheim parkering får saker på høring dersom de er berørt. Trondheim parkering har uttalt seg i konkrete mindre arealplaner, for eksempel når det gjelder reduseringen av antall parkeringsplasser i Kirkegata. Ifølge Byplankontoret har de mer fokus på den overordnede politikken, mens for Trondheim parkering er parkeringspolitikken førende for hvordan foretaket skal drives. Flere av avdelingslederne fremhever at foretakets vedtekter, parkeringspolitikken og kravet om overføringer til bykassen er førende for foretaket. Det er en overordnet målsetting om at parkeringen skal inn i parkeringshus, noe Trondheim parkering har tatt initiativ til i forbindelse med utredningen av parkeringshus under Olav Tryggvasons gate. En av avdelingslederne mener at det kan være et motsetningsforhold mellom politikernes ønske om store overføringer til bykassen og målet om å begrense den unødvendige parkeringen /styrke kollektivtrafikken. En avdelingsleder fremhever også at forretningsavdelingen og forvaltningsavdelingen samlet sett har kontroll på markedet med parkeringstjenester i Trondheim kommune og at man dermed har mulighet til å gjennomføre parkeringspolitikken. Avdelingslederen tror at Trondheim parkering er i en særstilling i forhold til å ha en så stor markedsandel. Ifølge tidligere styreleder er det bystyret som fastsetter rammevilkårene for Trondheim parkering, blant annet via budsjettet som bestemmer overføringene til bykassen, og parkeringssatsene som behandles i formannskapet. Videre påpeker tidligere styreleder at opprettelsen av Trondheim parkering som et kommunalt foretak skjedde fordi bystyret hadde et ønske om å kunne drive med parkeringsvirksomhet på det privatrettslige området og utenfor Trondheim kommune. Dette ville man ikke hatt mulighet til dersom Trondheim parkering var en kommunal enhet. Nestlederen i styret mener at det tidligere har rådet usikkerhet rundt hva som er Trondheim kommunes strategiske parkeringspolitikk, og derfor er en evaluering av parkeringspolitikken satt i gang. Ifølge nestlederen er styret lojale mot de politiske føringene som kommer fra bystyret. Det letes blant annet etter nye underjordiske parkeringsløsninger, for eksempel under Olav Tryggvasonsgate, noe som er i tråd med bystyrets føringer om å få parkeringen under bakkenivå. 41 Manglende utarbeiding av strategier for parkeringshus fremkommer i rapport: Evaluering av Trondheims strategiske parkeringspolitikk, januar < Rapport 08/2013 -F Forvaltningsrevisjon av Trondheim parkering KF >

33 5 Styring og ledelse Styring og ledelse Innledning Innledning Krav til styring av Trondheim parkering KF er nedfelt både i kommuneloven 42 og i vedtektene for foretaket. Av vedtektene fremgår det at foretaket ledes av styret mens direktør forestår den daglige ledelsen av foretaket. Direktør er direkte underlagt styret, som har instruksjons- og omgjøringsmyndighet overfor direktør. Foretaket er også underlagt kommunens økonomibestemmelser, personalpolitikk og etiske retningslinjer. I tillegg er foretaket som en del av kommunen underlagt hovedavtalens bestemmelser om partssamarbeid. Det betyr at arbeidsgiver har et særlig ansvar for å påse at Hovedavtalens bestemmelser om medbestemmelse og medvirkning ivaretas. Samtidig vil det være slik at arbeidsgiver har et bestemt ansvar for at virksomhetene drives rasjonelt og forsvarlig innenfor gitte rammebetingelser. Kommunenes Sentralforbunds (KS) har gitt anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt eide selskaper og foretak. 43 Trondheim kommune har vedtatt egne prinsipper for god eierstyring og selskapsledelse (se vedlegg bak i rapporten) Fakta Styrets oppgaver og oppfølging av foretaket Styrets sammensetning og kompetanse Trondheim Parkering sitt styre består av sju personer. Bystyret velger samtlige styremedlemmer med unntak av arbeidstakerrepresentanter 45 Styrets medlemmer sitter i bystyret, med unntak av arbeidstakerrepresentantene og nåværende styreleder. Styreleder har ledererfaring, blant annet som rektor og som styreleder i Trondheim kommunale pensjonskasse. Styrelederen har også vært medlem/varamedlem i bystyret i perioden Styret har kompetanse innen juss og økonomi. De øvrige styremedlemmene er profilerte politikere, noe som bidrar til forankring mellom bystyret og foretaket. Et styremedlem har gitt uttrykt for at styret kunne ha hatt nytte av at noen i styret hadde næringslivserfaring, men samtidig påpeker styremedlemmet på at ansatterepresentantene gjør en god jobb i styret. Direktøren mener styret også burde vært representert med lederkompetanse fra næringslivet. Styret opplyser at eventuelle partipolitiske konflikter ikke kommer til uttrykk mellom medlemmene i styret i forbindelse med styremøtene. Kulturen i styret er slik at man er bevisst på oppgaven om å ivareta Trondheim Parkerings interesser med de føringer som er gitt av bystyret. Styret opplyser at de deltar i opplæring for folkevalgte som skal sitte i styrer. I opplæringen gikk man gjennom lovgivning, styreansvarsforsikring med mer. Flere styremedlemmer har deltatt på en 42 Se vedlegg som omhandler kommunelovens kapittel 11 om kommunale og fylkeskommunale foretak. 43 Anbefalingene ble sist endret i mai Se eierskapsmelding for Trondheim kommune: bystyresak nr 175/10 (behandlet 16. desember 2010) og nr 118/11 (behandlet 29. september 2011). Trondheim kommune har vedtatt egne retningslinjer for utøvelse av eierskap gjennom generalforsamling i heleide og deleide selskaper samt representantskap i interkommunale selskaper. Prinsippene og retningslinjene er mest tilpasset aksjeselskap og interkommunale selskaper. 45 Det er sju vararepresentanter til styret. <Rapport 08/2013 -F Forvaltningsrevisjon av Trondheim parkering KF >

34 34 Styring og ledelse Fakta konferanse i Nederland for å øke sin kompetanse og innsikt på forhold som gjelder parkering. Det har blitt gitt informasjon om kommunale selskap og drift av dette. Styremøter Styret gjennomfører mellom 7 11 styremøter i løpet av året alt avhengig av antall saker. Gjennomgang av protokollene viser at det i gjennomsnitt har vært i underkant av ett frafall av faste styremedlemmer, men i de aller fleste tilfellene har frafall blitt dekket opp med vararepresentanter. Tabell 5.1 Antall styremøter, saker og oppmøte. Antall møter Antall saker Gj.snittlig oppmøte faste styremedlemmer saker saker saker 6, saker 6,3 Kilde: Trondheim parkering KF, styreprotokoller. Opptelling av saker og oppmøteprosent er beregnet av revisjonen basert på styreprotokollene. Oppfølging av foretaket Trondheim Parkering har ikke generalforsamling, men ledes av et styre oppnevnt av bystyret. Det gjennomføres møter med finansdirektøren i Trondheim kommune to ganger 46 i året og et politisk rapporteringsmøte årlig. Kommunen har i dag større fokus på eierskapsutøvelse, og Trondheim parkering er omtalt i kommunens eierskapsmelding. Faste saker i styremøtene er klagesaker om bøteleggelser og parkeringstillatelser for forflytningshemmede. Også foretakets økonomi følges opp jevnlig. I forbindelse med dette utarbeider foretaket tertialvise økonomirapporter som styrebehandles. Foretaket har jobbet med å få på plass månedsrapportering på økonomi. Dette kom ifølge styreleder på plass fra og med mars Styreleder har jevnlig kontakt med direktør i egne møter. Det er ikke utarbeidet noen handlingsplan eller årshjul for styrets arbeid, men behandling av budsjett og økonomirapportering behandles rutinemessig. Gjennomgang av styreprotokollene viser at foretakets strategier har vært tema på styremøter. Foretaket har en strategiplan fra 2008 som de nå er i ferd med å revidere. Ledelsen har presentert for styret deler av forslag til nytt strategidokument. Ifølge direktøren er strategidokumentet ikke ferdig, men fortsatt under videre utarbeidelse. Direktøren mener vedtektene og målene sammen med strategien vil utgjøre et godt verktøy for styring. Direktøren opplyser at styret ikke har en handlingsplan på plass ennå, men dette vil komme på plass etter at strategien for virksomheten er klar. Foretaket fikk gjennomført en arbeidsmiljøundersøkelse som ble presentert for styret i Siden undersøkelsen ga lave score på enkelte områder ønsket styret en nærmere oppfølging av arbeidsmiljøet og virksomhetens arbeid med helse, miljø og sikkerhet (HMS) i foretaket. Gjennomgang av styreprotokollene viser at arbeidsmiljøet og spørsmål rundt HMS har vært tema i flere styremøter etter Foretaket har lagt frem for styret en sak om etiske retningslinjer. Styret har i denne sammenheng vedtatt at Trondheim Parkering skal følge de etiske retningslinjene for Trondheim kommune. 46 Foretaket opplyser at man fremover har avtalt fire møter årlig med rådmannen. 47 Det utarbeides månedlige økonomirapporter som også inneholder sykefraværsoversikt og medarbeidertilfredshet avgitt som sms-score. < Rapport 08/2013 -F Forvaltningsrevisjon av Trondheim parkering KF >

35 Styring og ledelse Fakta 35 Virksomheten er en inkluderende arbeidslivsbedrift (IA-bedrift) med egen avtale og mål. Foretaket har hatt høyt sykefravær i enkelte avdelinger og en del av arbeidsmiljøfokuset har derfor vært på å få ned sykefraværet, noe som har vært fulgt opp i flere styremøter. Det forholdet at de fleste styremedlemmene sitter i bystyret eller formannskapet medfører at det kan oppstå habilitetsmessige utfordringer i enkeltsaker. Habilitetsmessige utfordringer vært tema i styret. Den største utfordringen for styret siste år har vært håndteringen av to varslingssaker. Styret opplyser i denne sammenheng at forholdet ble tatt opp med kommunen, men tilbakemeldingen var at styret måtte håndtere dette selv. Styret opplyser at de i slike saker følger retningslinjene for håndtering av varslingssaker. Se også kapittel angående styrets håndtering av varslingssakene Forholdet til rådmannen Samarbeid med ulike enheter Trondheim Parkering samarbeider med en rekke enheter og virksomheter i sitt arbeid. Næringsforeningen, private grunneiere, private aktører (for eksempel kjøpesentre) og en rekke enheter i Trondheim kommune, som Byplankontoret og Trondheim eiendom ved Eierskapsenheten. Kontakt og møter med rådmannen Trondheim Parkering hadde tidligere ikke noen faste møter med rådmannen, bortsett fra kontakt under budsjettforberedelsene. De siste par årene er det etablert faste møter på ulike områder og det gjennomføres for øvrig møter mellom rådmannen og Trondheim Parkering ved behov. I Trondheim kommune er det Eierskapsenheten som er gitt i oppdrag av bystyret å følge opp kommunens selskaper. I denne sammenheng behandles Trondheim Parkering på lik linje med kommunens øvrige selskaper. Direktøren i Trondheim parkering mener at et kommunalt foretak bør behandles annerledes siden de ikke har årlige generalforsamlinger eller faste eierskapsmøter. De har imidlertid hatt egne møter 48 med politisk ledelse i kommunen. Ansvarsfordeling Trondheim Parkering er delegert ansvaret for gjennomføring av parkeringspolitikken, mens Byutvikling har ansvar for rammeverket og antall parkeringsplasser. Byplankontoret har kontakt med Trondheim Parkering om areal og trafikkspørsmål, mens Eierskapsenheten har ansvar for bestilling av tjenester fra foretaket. Miljøenheten har også noe kontakt med foretaket i forbindelse med forsøpling og gebyrtildeling. Bydrift har kontakt med Trondheim Parkering i forbindelse med varsling av arbeid de skal gjøre. Eierskapsenheten har møter med Trondheim Parkering to ganger i året. I disse møtene behandles bestillingen av tjenester for neste år og man går gjennom hva som er gjort året før. Finansområdet i Trondheim kommune har den budsjettmessige oppfølgingen av Trondheim parkering sitt bidrag til bykassen. Som nevnt i kapittel 4 tilsier de politiske føringene at man skal føre en restriktiv parkeringspolitikk, noe som påvirker inntjeningsmulighetene i negativ retning. Kommunaldirektøren for finans opplyser i denne sammenheng at rådmannen nå har etablert formaliserte møter mellom rådmannen og Trondheim parkering der de budsjettmessige overføringene diskuteres. I disse møtene deltar Finans og Byutvikling fra rådmannen sin side. Størrelsene på overføringen blir bestemt som en funksjon av parkeringspolitikk og budsjettdialogen. For eksempel ble overføringene i budsjettet for 2011 justert ned som en konsekvens av kommunens parkeringspolitikk. Kommunaldirektøren for finans opplyser videre at rådmannen har fremmet 48 Direktøren opplyser at de hadde et slikt møte i 2011 og de er innkalt til et møte i <Rapport 08/2013 -F Forvaltningsrevisjon av Trondheim parkering KF >

36 36 Styring og ledelse Fakta samme forventning til effektivisering overfor foretaket som det stilles krav om overfor kommunens øvrige enheter. Kravet er en årlig effektivisering på 0,3 prosent. Dette fremmes i forbindelse med budsjettdialogen. Endelige størrelser på overføringene er det imidlertid bystyret som bestemmer i budsjettbehandlingen. Ifølge byplankontoret får Trondheim Parkering saker på høring dersom de er berørt. De var blant annet høringsinstans under behandlingen av kommuneplanens arealdel. Trondheim Parkering uttaler seg i andre sammenhenger også, for eksempel mindre saker som reduksjon av parkeringsplasser i ulike områder. Byplankontoret og Trondheim parkering samarbeider om å planlegge parkeringsregulerende tiltak i områder der presset er stort. Forbedringsområder Ifølge direktøren i Trondheim parkering skal Byplankontoret ha hevdet at parkeringspolitikken er omtalt i mange andre dokumenter enn i strategisk parkeringspolitikk-dokumentet fra Byplankontoret viser i denne forbindelse til at parkeringspolitikken blant annet er behandlet av bystyret i forbindelse med transportplanen og gatebruksplanen. Men ifølge direktøren blir Trondheim Parkering ikke involvert i disse prosessene. Problemet er at dersom Trondheim parkering ikke blir involvert og kjent med det som vedtas, kan det handles på feil beslutningsgrunnlag. Dessuten kan vedtak bli gjort uten at parkeringsutøveren har uttalt seg i saken, og vedtaket kan dermed bli tatt på sviktende grunnlag. Rådgiver i fagstaben fremhever at Trondheim parkering i større grad burde bli brukt som faginstans i parkeringsfaglige spørsmål i kommuneplanens arealdel. At Trondheim parkering ikke blir mer involvert skyldes at det tidligere ikke har vært gode nok samarbeidsforhold mellom Trondheim parkering og Byplankontoret. Rådgiveren opplyser at forholdene nå er blitt bedre etter at ny direktør ble ansatt i 2011, men at det kan samarbeides mer. Rådgiveren uttaler videre at forholdet mellom Byplankontoret og Trondheim Parkering bør avklares nærmere i forbindelse med utarbeiding av den nye parkeringspolitikken. Byplankontoret oppfatter samarbeidet med Trondheim parkering til å fungere bra, men ifølge direktøren for Trondheim parkering har involveringen til nå vært begrenset. Trondheim parkering sendte inn innspill til arealplanen, men fikk ingen tilbakemelding på innspillet, og har ikke registrert at noe av innspillet er tatt med i planen Interne prosesser i foretaket Ansettelse av ny direktør Styret ansatte ny direktør som tiltrådte 1. februar Den forrige direktøren hadde da fungert i 15 år. Manpower bistod styret i ansettelsesprosessen. Styrets nestleder opplyser at styret hadde et ønske om at den nye direktøren skulle være tilstedeværende, drifte foretaket på en god måte, ta tak i arbeidsmiljøutfordringene og gjennomføre planlagte investeringer. Direktøren som ble tilsatt har utdanning fra NTNU og BI, og har mer enn 15 års ledererfaring fra virksomheter i privat og offentlig sektor. Direktøren har ikke deltatt i lederutviklingsprogrammet som tilbys i Trondheim kommune, men ble invitert til et lederseminar i Direktøren opplyser at styret ikke presenterte noen konkrete forventninger, føringer, resultatkrav eller mål i forbindelse med ansettelsen. Han ble imidlertid presentert for utfordringer foretaket stod ovenfor. Ifølge styret ble det gitt muntlige føringer om den daglige driften og signalisert at man hadde en forventning om at direktør skulle bidra til at arbeidsmiljøet i foretaket skulle bli bedre. Bakgrunnen for dette var at det i 2010 ble gjennomført en arbeidsmiljøundersøkelse som hadde et dårlig resultat. < Rapport 08/2013 -F Forvaltningsrevisjon av Trondheim parkering KF >

37 Styring og ledelse Fakta 37 Direktøren opplyser til revisjonen at det var behov for mer styring og at organiseringen av foretaket hadde uklare ansvarsforhold. Ansatte hadde også gitt tilbakemelding om at de etterlyste klarere ansvarsforhold, mer involvering og bedre kommunikasjon. Han satte derfor i gang tiltak for å klargjøre disse. Utviklingsprosesser Direktøren opplyste at han tidlig observerte et behov for å bedre organiseringen og tydeliggjøre ansvarsforholdene. På bakgrunn av et stort antall forslag som kom inn fra avdelingene satte han i gang ni utviklingsprosjekter. Underveis i dette arbeidet ble det ifølge direktøren gjennomført et stort antall prosjektmøter, tre drøftingsmøter, tre informasjonsmøter og tolv ledersamlinger. Prosjektene har variert i omfang og kompleksitet. Direktøren opplyste at de ni prosjektene er gjennomført med følgende resultat: 1. Fremtidens parkeringshus er tegnet og presentert. 2. Fremtidens parkeringsteknologi er beskrevet og tatt i bruk. 3. Trafikkbetjentene har gjennomgått byguidekurs og blitt offisielle byverter 4. Organisasjonen er omorganisert med følgende resultat: a. Ansvarsforholdene er klargjort b. Det er etablert seks bevis på at foretaket opererer iht. konkurransereglene: i. Separate regnskap for offentlig og privat virksomhet ii. Separat organisering med timeregnskap iii. Avtaleregime mellom offentlig og privat virksomhet iv. Kvalitetssystem som sikrer at avtalene følges v. ISO-sertifisering av kvalitetssystemet for å sikre ekstern revisjon 49 vi. Årsoppgjørsrutiner for å sikre at skattefritak ikke medfører konkurransefortrinn 5. Det er etablert nøkkeltall for driften 6. Kvalitetssystem er etablert og sertifisert til ISO Parkeringspolitikken er evaluert 8. Det er etablert en forebyggendegruppe 9. En samhandlingsgruppe har gjennomgått samarbeidet internt i organisasjonen. Foretaket har etablert et kvalitetssystem og blitt sertifisert etter ISO-9001-standarden. Det viste seg å kunne tjene som et av flere bevis på at man har et tilstrekkelig skille mellom forvaltning og forretning. Etter direktørens mening var det viktig å dyrke frem en kultur med et ønske om og vilje til forbedring i Trondheim Parkering, og etableringen av et kvalitetssystem var et godt virkemiddel for dette. Ledergruppen i foretaket har gjennomført en egenvurdering av seg selv som ledere og gruppe. Det ble definert målsetninger for endringer som er kommunisert til de ansatte. Dette har ifølge direktøren vært førende for utvikling av lederrollene i foretaket. Ifølge direktøren har de ansatte tilpasset seg endringene på en god måte. Organisasjonens gjennomføringsevne har økt, men tror nok noen har opplevd at endringene har skjedd for fort. Dette stemmer for øvrig overens med det de ansatte har uttalt, men de ansatte imidlertid positive til endringene. 49 ISO sertifisert 15.mars <Rapport 08/2013 -F Forvaltningsrevisjon av Trondheim parkering KF >

38 38 Styring og ledelse Fakta Arbeidsmiljø- og ledelsesmessige utfordringer Informantene opplyser at Trondheim Parkering over tid har hatt utfordringer knyttet til arbeidsmiljø og ledelse, blant annet var tidligere direktør fraværende i en periode. Ved ansettelse av ny direktør i 2011 ønsket styret blant annet en leder som var til stede og som kunne følge opp utfordringer i arbeidsmiljøet. Trondheim Parkering har en vernetjeneste bestående av verneombud, arbeidsmiljøutvalg, AKANutvalg og bedriftshelsetjeneste. Det gjennomføres jevnlige arbeidsmiljøundersøkelser. I forbindelse med arbeidsmiljø- og organisasjonsutviklingsprosessen har Trondheim Parkering benyttet seg av ekstern konsulenthjelp. Det er gjennomført en arbeidsmiljøundersøkelse i 2010 og en i Undersøkelsen i 2010 viste et dårlig resultat for foretaket. Resultatene fra undersøkelsen i 2012 viser jevnt over en forbedring i forhold til undersøkelsen fra 2010, med unntak av resultatene for ledergruppen samlet. Disse har hatt en negativ utvikling fra 2010 til På begge undersøkelsestidspunktene får virksomheten et resultat som er dårligere enn sammenligningsgrunnlaget, som består av et stort antall norske virksomheter som har gjennomført samme undersøkelse. Foretaket har i tillegg hatt et opplegg med en månedlig temperaturmåling av ansattes tilfredshet som besvares via mobiltelefon. 51 Avdelingslederne opplever at de samarbeider godt seg imellom, men opplever at ledergruppa ikke har fungert optimalt de siste par årene. Ifølge avdelingslederne skyldtes dette direktørens lederstil. Tillitsforholdet i ledergruppen har vært anstrengt. Avdelingslederne opplevde direktøren som mål- og resultatorientert, engasjert, kreativ og med stor gjennomføringsevne, men reagerte på forhold knyttet til direktørens måte å lede foretaket på. Tillitsvalgte mener videre direktøren ikke har lagt opp til drøfting av saker som er drøftingspliktige i forhold til hovedavtalen og arbeidsmiljøloven. Direktøren er uenig i dette og hevder virksomheten har oppfylt drøftingsplikten. Direktøren har i to ulike saker valgt å gi reaksjoner ovenfor ansatte i foretaket. En tillitsvalgt fikk en tjenestelig tilrettevisning, mens en avdelingsleder fikk en skriftlig irettesettelse. Direktøren og de tillitsvalgte er uenig om disse sakene har vært håndtert i tråd med kommunens retningslinjer for personalforvaltning og forvaltningslovens bestemmelser Varslingssakene Styret i Trondheim parkering har fått to varslingssaker vedrørende forhold mellom direktøren, avdelingslederne og tillitsvalgte. Begge sakene berører arbeidsmiljøspørsmål. Den første varslingssaken ble fremmet i juni 2012 og styrebehandlet i desember Den andre varslingssaken ble fremmet i september 2012 og ble styrebehandlet i mars Begge sakene er håndtert av styret selv, der man blant annet har avgitt uttalelser hvor det gis veiledning til direktøren i forhold til lederstil. Styret gjør også en juridisk vurdering i forhold til den første saken og omgjør en tilrettevisning gitt av direktøren. I forhold til styrets behandling av denne saken kom begge parter med oppfølgende spørsmål til styret. De berørte parter mener at styrets behandling av varslingssakene har tatt for lang tid. Det har imidlertid vært skifte av styreleder etter at sakene kom til styret. Direktøren har ikke vært enig med 50 Undersøkelsen er gjennomført av Centrum bedriftshelsetjeneste med bruk av verktøyet MTM fra Hjelp 24 HMS. 51 Medarbeidertilfredsheten viser en positiv endring fra 3,2 i 2012 til 3,8 i april Maks score er Den første saken ble satt på dagsorden til styremøtet i november 2012, men ble endelig styrebehandlet i desember Den andre saken ble satt opp på styrets dagsorden i februar 2013, men ble utsatt på grunn av frafall til styremøtet. Styrelederen opplyser at han ønsket å behandle saken i et samlet styre. < Rapport 08/2013 -F Forvaltningsrevisjon av Trondheim parkering KF >

39 Styring og ledelse Fakta 39 styret i dets konklusjoner eller håndtering av varslingssakene, og mener det ville ha vært en fordel om styret hadde latt en ekstern part med kompetanse på området behandlet saken Partssamarbeid I forbindelse med partsamarbeidet opplyser direktøren at han tok initiativ til å etablere et utvidet ledergruppemøte som beslutningsarena, der ledergruppen og de tillitsvalgte skulle møttes første mandag i hver måned. Direktørens ønske var at de utvidede ledermøtene skulle fungere som foretakets øverste informasjonsutvekslings- og beslutningsorgan, men de tillitsvalgte motsatte seg dette. De ville i stedet kun forholde seg til egne drøftingsmøter. Basert på dette ble det besluttet at det utvidede ledermøtet kun skulle fungere som informasjonsutvekslingsarena mellom ledelsen og de tillitsvalgte, mens saker med drøftingsplikt skulle drøftes separat i egne møter. Intervjuene med både direktøren og tillitsvalgte viser at det har vært ulike forståelser mellom partene om hvilke saker som er drøftingspliktige. Direktøren mener det skal gjennomføres drøftingsmøter i saker som medfører vesentlige endringer for ansatte, for eksempel ved nedbemanning, oppbemanning eller andre vesentlige endringer, samt i saker med avtalefestet drøftingsplikt. Drøftingen skal foregå med det formål å bli enig, men dersom partene ikke blir enige har leder rett og plikt til å ta beslutninger. Direktøren mener det blir gjennomført mange drøftingsmøter i foretaket, også om forhold som ikke er drøftingspliktig. De fleste drøftingsmøter skjer imidlertid på avdelingsnivå og ikke på overordnet nivå hvor direktøren har deltatt. Utfordringene i partsamarbeidet i virksomheten gjelder hvilke forhold som er drøftingspliktig og hvor tidlig tillitsvalgte skal involveres i de prosesser som ledelsen igangsetter. Ifølge tillitsvalgte har direktøren flere ganger avvist at saker er drøftingspliktige. Partene har vært uenig i om det er drøftingsplikt i forhold til endringer i ledergruppas sammensetning og på funksjonsbeskrivelsen til ledergruppen. Direktøren henviser til at det er gjennomført et drøftingsmøte når det gjelder sammensetningen av ledergruppen. Tillitsvalgte mener at de ved flere anledninger har blitt koblet for seint inn i prosessene til at det har blitt reelle drøftinger i samsvar med hovedavtalen og arbeidsmiljølovens bestemmelser. Direktøren henviser derimot til den utvidede ledergruppen, som var ment å skulle fungere som et informasjonsorgan mellom ledelsen og de tillitsvalgte. <Rapport 08/2013 -F Forvaltningsrevisjon av Trondheim parkering KF >

40 40 Oppfølging av regelverket om offentlige anskaffelser Innledning 6 Oppfølging av regelverket om offentlige anskaffelser 6.1 Innledning Regelverket om offentlige anskaffelser gjelder for kommunale organer, inkludert kommunale foretak som Trondheim parkering. Trondheim parkering er i tillegg omfattet av Trondheim kommunes innkjøpsreglement, som i en del tilfeller går lengre enn regelverket om offentlige anskaffelser. Regelverket om offentlige anskaffelser stiller en rekke grunnleggende krav til en anskaffelse, blant annet at en oppdragsgiver skal opptre i samsvar med god forretningsskikk, sikre høy forretningsetisk standard i den interne saksbehandlingen og sikre at det ikke finner sted forskjellsbehandling mellom leverandørene. En anskaffelse skal så langt det er mulig være basert å på konkurranse og oppdragsgiver skal sikre at hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas gjennom anskaffelsesprosessen. Utvelgelse av kvalifiserte anbydere og tildeling av kontrakter skal skje på grunnlag av objektive og ikke-diskriminerende kriterier. På bakgrunn av disse grunnleggende kravene, er det utledet en rekke konkrete krav som en oppdragsgiver må forholde seg til når han skal gjennomføre en anskaffelse. For en komplett oversikt over revisjonskriterier knyttet til regelverket om offentlige anskaffelser, se vedlegg. 6.2 Fakta Trondheim parkering og offentlige anskaffelser Trondheim parkering kjøpte inn varer og tjenester for 43,4 millioner kroner i I dette beløpet inngår leie av arealer i forbindelse med parkeringshus og andre parkeringsarealer. Reglene om offentlige anskaffelser gjelder ikke for kontrakter om erverv eller leie av areal eller eksisterende bygninger eller annen fast eiendom. Trondheim parkering er delt inn i avdelinger som ledes av en avdelingsleder. Den enkelte avdelingsleder har ansvaret for å gjennomføre de anskaffelser som er nødvendig for driften av sin avdeling. Revisjonen får opplyst at i den utstrekning Trondheim kommune har rammeavtaler for de aktuelle anskaffelser, brukes disse rammeavtalene også av Trondheim parkering. Avdelingen for økonomi, jus og kvalitet er fra 1. januar 2012 tillagt et overordnet innkjøps- og avtaleansvar. I dette ligger også myndighet til å kvalitetssikre foretakets prosesser hva angår økonomi, jus og kvalitet, herunder til å stoppe prosesser i andre avdelinger som avdelingen anser å bryte med lover og regler. Avdelingslederen opplyser at avdelingen i 2012 har hatt fokus på nye anskaffelser. Disse har i vesentlig grad vært under avdelingens kvalitetssikring, uten at alle bemerkninger fra avdelingen har blitt etterlevd. I forhold til allerede inngåtte leverandørforhold har avdelingen ikke gjort noen utsjekk på dette ennå. Avdelingen har sett behovet for en presisering av reglene rundt offentlige anskaffelser, og er i ferd med å lage en egen rutinebeskrivelse i tillegg til Trondheim kommunes beskrivelser. Ifølge direktør for Trondheim parkering er regelverket om offentlige anskaffelser stort sett greit å forholde seg til. Han fremhever imidlertid at det kan være utfordrende å følge regelverket i noen tilfeller, spesielt når det gjelder kommunens egen grense på ,- kroner. Direktøren sier at under en gjennomgang av alle anskaffelser de siste fire år ser foretaket at de har fulgt regelverket i de aller < Rapport 08/2013 -F Forvaltningsrevisjon av Trondheim parkering KF >

41 Oppfølging av regelverket om offentlige anskaffelser Fakta 41 fleste tilfeller. Det har vært noen mindre brudd på reglene for anskaffelser over , - kroner, men flere eksempler på at kommunens regelverk ikke er fulgt for innkjøp over ,- kroner. Direktøren opplyser at det er et problem at alle skal sende inn HMS- attester og skatteattester. Det er ikke alle små firmaer som har disse attestene klare og som derfor avstår fra å gi tilbud dersom dette kreves, noe som skaper en konkurransefordel for større firma. Direktøren har derfor i noen tilfeller sagt at det kun er den som vinner konkurransen som trenger å levere inn disse attestene. Flere av de avdelingslederne som revisjonen har snakket med erkjenner at regelverket om offentlige anskaffelser ikke alltid blir fulgt. Spesielt gjelder dette for anskaffelser mellom ,- og ,- kroner, men også for noen anskaffelser over ,- kroner er regelverket ikke fulgt. Styret uttaler til revisjonen at det er en selvfølgelighet at Trondheim parkering følger regelverket om offentlige anskaffelser Faktiske brudd Revisjonen har gjennomgått Trondheim parkering sitt regnskap for 2012 i forhold til måten anskaffelsene er gjennomført på, jamfør tabell 6.1. Tabell 6.1. Trondheim parkerings innkjøp og konkurranseform. Innkjøp i Innkjøp over Innkjøp mellom Totalt kr kr Mill kr % Mill kr % Mill kr % Bruk av kommunens rammeavtaler 9,2 51 % 1,0 40 % 10,2 50 Anskaffelser etter konkurranse 3,7 20 % 0,2 10 % 3,9 19 Anskaffelser uten konkurranse 3,2 18 % 1,2 50 % 4,4 22 Andre forhold 1,9 11 % 0 0 1,9 9 SUM 18,0 100 % 2,4 100 % 20,4 100 Kilde: Trondheim parkering KF, anskaffelsesprotokoller og regnskapsdata. Fordelingen i tabellen er revisjonens beregninger basert på innhentet opplysninger om anskaffelsene. Tabell 6.1 inneholder anskaffelser som er aktuell å konkurranseutsette. Samlet har vi beregnet at dette utgjør 20,4 millioner kroner av foretakets samlede vare og tjenestekjøp på 43,4 millioner kroner. De øvrige anskaffelsene er knyttet til leie av grunn eller kjøp fra leverandører der det kun er en aktuell markedsaktør. Oversikten viser at 50 prosent av foretakets innkjøp skjer ved bruk av kommunens rammeavtaler, 19 prosent ved at foretaket selv innhenter tilbud, mens 22 prosent er anskaffelser uten konkurranse. I sum utgjør anskaffelsene uten konkurranse 4,4 millioner kroner. Av disse er 1,2 millioner kroner knyttet til innkjøp under kroner. I 2012 kjøpte Trondheim parkering vaktmestertjenester for over en millioner kroner. Etter det revisjonen får opplyst har foretaket her innhentet tre tilbud og deretter kjøpt tjenester fra alle firmaene som det er innhentet tilbud fra. Også kantine- og renholdstjenester ble kjøpt inn for over 1,1 millioner kroner i 2012 uten at dette har vært konkurranseutsatt. Revisjonen har fått oversendt kontrakter for disse tjenestene som er datert henholdsvis 4. november 2008 (kantine) og 2. februar 2009 (renhold). Ingen av disse anskaffelsene har vært lagt ut på Doffin. Foretaket har også kjøpt inn konsulenttjenester i forbindelse med omorganiseringsprosesser fra et selskap uten at dette er konkurranseutsatt. Totalt for 2012 utgjør denne anskaffelsen ca ,- kroner. Revisjonen har også gått gjennom en rekke anskaffelser i perioden 2009 til Totalt er 22 anskaffelser gjennomgått nærmere. Gjennomgangen av disse anskaffelsene har avdekket en rekke feil og mangler i forhold til regelverket for offentlige anskaffelser. <Rapport 08/2013 -F Forvaltningsrevisjon av Trondheim parkering KF >

42 42 Oppfølging av regelverket om offentlige anskaffelser Fakta En del av disse funnene gjelder krav om utfylling av anskaffelsesprotokoller. I regelverket er det krav om at det skal utfylles en anskaffelsesprotokoll for en anskaffelse. Formålet er å dokumentere alle viktige hendelser og vurderinger som gjøres i en anskaffelsesprosess. Kravene til anskaffelsesprotokoll varierer etter anskaffelsens størrelse. Tabellen nedenfor viser revisjonens funn angående anskaffelsesprotokoller: Tabell 6.2 Oversikter over feil vedrørende anskaffelsesprotokoller Feil ved dokumentasjonen Antall anskaffelser Mangler anskaffelsesprotokoll 1 Bruk av feil anskaffelsesprotokoll 3 Protokoll underskrevet av en person 4 Anskaffelsesprotokoll utfylt i ettertid 3 Anskaffelsesprotokoll manglende utfylt 1 Kilde: Trondheim parkering KF, anskaffelsesprotokoller og samtaler med foretakets økonomisjef. Fordelingen i tabellen er revisjonens avviksvurdering etter gjennomgangen av anskaffelsene. For en av anskaffelsesprotokollene som er utfylt i ettertid, forelå det en protokoll som ikke fulgte fastsatt mal. Denne ble konvertert over til korrekt mal i forbindelse med revisjonens gjennomgang. Det har også vært to tilfeller av mangelfull beregning av anskaffelsesverdi. Dette medfører at man ikke kan si noe om hvor strenge krav som stilles til anskaffelsesprosessen. Anskaffelsen av markedsog kommunikasjonstjenester er en av disse. For denne anskaffelsen ble det rettet en henvendelse til tre aktører. Trondheim parkering fikk inn tilbud kun fra to av disse, noe som medførte at man rettet en henvendelse til den man ikke hadde fått tilbud fra. Man ble da klar over at denne aktøren, som følge av en feil ved aktørens e-postmottak, ikke hadde fått forespørselen. Aktøren fikk derfor levere inn et tilbud etter at tilbudsfristen hadde gått ut. Denne aktøren vant senere konkurransen. Regnskapet for 2012 viser at Trondheim parkering har kjøpt tjenester hos denne leverandøren for ,- kroner. For denne anskaffelsen er tildelingskriterier for valg av leverandør angitt å være pris og magefølelse etter et presentasjonsmøte fra aktørene som leverer tilbud. Manglene ved denne anskaffelsen er påpekt av kvalitetskontrollen i foretaket. For anskaffelser over ,- kroner stiller regelverket krav om at tilbyder skal levere skatteattester som bekrefter at leverandøren ikke har utestående skattekrav. For to anskaffelser er det ikke levert skatteattester, mens det for fire anskaffelser kun er innhentet skatteattest fra vinneren av konkurransen. < Rapport 08/2013 -F Forvaltningsrevisjon av Trondheim parkering KF >

43 Revisjonens vurderinger og konklusjon Fakta 43 7 Revisjonens vurderinger og konklusjon Økonomisk resultat Etter revisjonens vurdering har Trondheim parkering KF årlig levert de økonomiske resultatene bystyret har satt for virksomheten. Overføringer til bykassen har vært levert i samsvar med bystyrets vedtak. Undersøkelsen viser at foretakets inntekter og kostnader har økt mer enn den generelle prisstigningen i samfunnet i perioden Inntektsøkningen skyldes i hovedsak avgiftsøkninger, mens kostnadsøkninger i hovedsak er relatert til personellbruk og leie av grunn. Økt behov for personell må ses i sammenheng med at foretaket er tilført nye oppgaver som arbeidsvarsling og administrasjon av bilpoolen, og at byen vært inne i en sterk vekstperiode i forhold til antall innbyggere. Siden opprettelsen av foretaket i 2004 har inntektsøkningen vært på 71 prosent, mens kostnadsøkningen har vært på 80 prosent. Revisjonen vurderer økonomistyringen i foretaket som god. Foretaket oppnådde i 2012 et betydelig bedre resultat enn budsjettert. Foretaket har forklart budsjettoverskuddet med flere ulike hendelser. Inntektene økte noe mer enn forventet, samtidig som budsjetterte kostnader uteble. Kostnadene ble redusert som følge av at foretaket valgte å utsette oppgradering av billettautomatene, og at ressursbehovet knyttet til innføring av separate regnskaper ble mindre enn først antatt. Konkurranselovgivningen Etter revisjonens vurdering har Trondheim parkering vært oppmerksom på de krav som ligger i konkurransereglene og EØS-avtalen siden Foretaket har i sine årsmeldinger rapportert at den varslede nye parkeringsforskriften kan få konsekvenser for hvordan selskapet skal organiseres. Styret har drøftet organisering av virksomheten flere ganger. Trondheim parkerings virksomhet omfatter både offentligrettslig parkering, som de har monopol på, og privatrettslig parkering i konkurranse med private aktører. Dette gir utfordringer i forhold til EØSreglene om forbud mot offentlig støtte. 54 Utgangspunktet er at foretaket ikke kan bruke inntekter fra de offentlige forvaltningsoppgavene til å kryssubsidiere parkeringstjenester som utføres på det privatrettslige området. Som kommunalt foretak har virksomheten skattefritak. Dette forholdet ble juridisk vurdert i en rapport fra Samferdselsdepartementet i Konklusjonen var at for kommunale virksomheter som utfører offentligrettslig og privatrettslig parkering, vil skattefritaket kunne anses som offentlig støtte. Trondheim parkering har håndtert skattefritaket ved at man i regnskapet har inndratt skattefordelene som forretningsavdelingen har. Etter revisjonens vurdering er denne fordelen søkt håndtert regnskapsmessig slik at forretningsavdelingen ikke skal kunne få fordel av at kommunen har skattefritak. EUs Innsynsdirektiv krever at foretaket må operere med separate regnskaper når omsetningen overstiger 40 millioner euro over to år. Trondheim parkering etablerte separate regnskaper fra og med 1. januar 2012, og tilfredsstiller dermed etter vår vurdering det krav som ligger i EUs Innsynsdirektiv. Regnskapet er basert på de prinsipper som ligger i selvkostreglene. 55 Dette 54 Jamfør EØS-avtalens artikkel H-2140 Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester. Kommunal- og regionaldepartementet, januar <Rapport 08/2013 -F Forvaltningsrevisjon av Trondheim parkering KF >

44 44 Revisjonens vurderinger og konklusjon Fakta innebærer at foretakets felleskostnader skal fordeles etter bestemte prinsipper. Fordelingsnøklene er etter revisjonens vurdering dokumentert og utarbeidet på en tilfredsstillende måte. Politiske føringer Revisjonens gjennomgang har vist at Trondheim parkering overholder de politiske føringer som er gitt for foretaket i form av praktisk håndhevelse av parkeringspolitikken og overføringer til bykassen. Vi registrerer imidlertid at direktøren etterlyser klarere føringer for Trondheim parkering i parkeringspolitikken. Etter revisjonens mening er det viktig at det gis klare føringer for virksomheten og at Trondheim parkering er involvert i utarbeidelsen av disse. Etter revisjonens mening har den videre utviklingen i parkeringspolitikken etter 1995 rettet seg mot de arealplanmessige delene av parkeringspolitikken og i mindre grad mot den praktiske håndhevelsen av parkeringspolitikken. De siste samlede føringene som ble gitt av bystyret for den strategiske parkeringspolitikken er formulert i et strategidokument fra 1995 og en oppfølgingssak i Revisjonen understreker derfor viktigheten av at det nå foretas en evaluering av parkeringspolitikken for Trondheim kommune, et arbeid som Eierskapsenheten nå har igangsatt. Styring og ledelse Etter revisjonens vurdering har styret fulgt opp foretaket i samsvar med de føringer bystyret har gitt i vedtektene til Trondheim parkering. Vi er tilfreds med at en strategi for virksomheten er under etablering. Etter revisjonens vurdering fører styret kontroll med virksomheten. Styret følger opp økonomien i foretaket igjennom tertialrapporteringen, samt at klagesaker styrebehandles. Revisjonen konstaterer at månedlige økonomirapporter kom på plass i mars De siste to årene er det gjennomført store utviklingsprosesser i virksomheten knyttet til organisatoriske, ledelsesmessige og teknologiske forhold. Blant annet har foretaket satt i gang lederopplæring, avklaring av interne ansvarsforhold og organisasjonsmessige endringer. På det teknologiske området har Trondheim parkering tatt i bruk mobil-app som betalingstjeneste for parkering og åpnet for at kollektivreisende kan kjøpe bussbilletter på betalingsautomatene for parkering. Foretaket har også innført rutiner for kvalitetsstyring og blitt sertifisert etter ISO 9001-standarden. Styret har de siste årene stått overfor styringsmessige utfordringer i virksomheten i forhold til partssamarbeid, arbeidsmiljø og varslingssaker. En gjennomgang av protokollene viser at styret har hatt fokus på foretakets arbeidsmiljø og at det er blitt satt i gang tiltak. Styret har behandlet to varslingssaker i 2012/2013. I denne sammenheng vil revisjonen påpeke at når sakene først kom til styret ligger det innenfor styrets mandat og plikt å håndtere sakene. Fra berørte parter er det blitt reist kritikk mot styret om at saksbehandlingen av varslingssakene har tatt lang tid. Direktøren mener styret i disse sakene burde ha innhentet ekstern rådgivning. Også revisjonen mener det ville ha vært en fordel om styret hadde fått engasjert en ekstern part for å behandle sakene, dette for både å få fortgang i saksbehandlingen og for å unngå for mye involvering i saken. Samtidig vil vi understreke at saksbehandlingstiden må ses i sammenheng med at styret har skiftet styreleder to ganger i løpet av siste 12 måneder. Foretaket arbeider med forbedring av arbeidsmiljøet og gjennomfører arbeidsmiljøundersøkelser. Det er i undersøkelsene avdekket at enkelte arbeidstakere i virksomheten opplever mobbing, noe som er alvorlig. Foretaket har også hatt høyt sykefravær. Revisjonen mener dette understreker behovet for videre arbeid med arbeidsmiljøet i virksomheten. Vi registrerer at det har vært uenighet om hvilke saker som er drøftingspliktige i partssamarbeidet, og mener at dette er noe som må avklares mellom partene. < Rapport 08/2013 -F Forvaltningsrevisjon av Trondheim parkering KF >

45 Revisjonens vurderinger og konklusjon Fakta 45 Forhold til rådmannen Revisjonen konstaterer at det er etablert samarbeid og møtearenaer med rådmannen og øvrige samarbeidspartnere, som Byplankontoret, Eierskapsenheten, Trondheim bydrift med flere. Samarbeidet er blitt bedre de siste par årene, men Trondheim parkering etterlyser mer involvering i byplansaker. Rådmannen må sørge for at Trondheim Parkering blir tilstrekkelig involvert i planleggingsprosesser som gjennomføres i ulike enheter i Trondheim kommune. Offentlige anskaffelser Trondheim parkering kjøpte inn varer og tjenester for 20,4 millioner kroner som skulle vært gjenstand for konkurranse etter regelverket om offentlige anskaffelser og kommunens innkjøpsreglement. Gjennomgangen viser at Trondheim parkering benytter kommunens rammeavtaler for halvparten av innkjøpene og gjennomfører egne konkurranser for 19 prosent av innkjøpene. 22 prosent av innkjøpene er gjennomført uten konkurranse. Gjennomgangen har avdekket en rekke brudd på regelverket om offentlige anskaffelser og kommunens eget innkjøpsreglement. Revisjonen ser alvorlig på disse bruddene. Særlig gjelder dette for de innkjøpene som er gjort uten konkurranse eller hvor anskaffelsen ikke har vært lagt ut på Doffin i henhold til regelverket. Dette gjelder anskaffelsene av vaktmestertjenester, kantinedrift og renhold. Etter omorganiseringen har avdeling for økonomi, jus og kvalitet fått ansvar for kvalitetssikring av virksomhetens anskaffelser. Etter revisjonens vurdering bør det innarbeides rutiner som sikrer at denne avdelingen involveres mer for å sikre at regelverket følges. Revisjonen mener videre det bør gjennomføres opplæringstiltak for å sikre tilstrekkelig kunnskap og bevissthet om regelverket for offentlige anskaffelser hos de personer som har ansvaret for å gjennomføre anskaffelser. Dette gjelder spesielt i forhold til anskaffelsene mellom ,- og ,- kroner. Konklusjon I dette prosjektet har vi undersøkt i hvilken grad Trondheim parkerings virksomhet er i samsvar med bystyrets føringer og regelverket som gjelder for offentlige parkeringsvirksomheter. Revisjonen vil konkludere med følgende: foretaket kan vise til god inntjening og overføringene til bykassen har vært i samsvar med bystyrets budsjettvedtak foretaket har tatt organisatoriske grep for å skille forvaltning og forretning av hensyn til konkurranselovgivningen virksomheten drives i tråd med bystyrets vedtak og føringer for utøvelse av parkeringspolitikken foretaket har utfordringer knyttet til arbeidsmiljø og ledelse, noe styret har fokus på det er avdekket en rekke brudd på regelverket om offentlige anskaffelser foretaket har ikke forholdt seg til kommunens innkjøpsreglement for innkjøp mellom kr <Rapport 08/2013 -F Forvaltningsrevisjon av Trondheim parkering KF >

46 46 Styreleders høringsuttalelse Fakta 8 Styreleders høringsuttalelse Trondheim Parkering KF Rapport fra forvaltningsrevisjon Trondheim Parkering KF Høringsuttalelse. Forvaltningsrevisjonen som her rapporteres er gjennomført etter vedtak og initiativ fra styret for Trondheim Parkering KF. Bakgrunnen for dette var primært to varsel om arbeidsmiljøproblem som følge av direktørens lederstil. I styrets arbeid med saken fikk undertegnede informasjon om at det forelå brudd på regler for offentlige anskaffelser, noe som dermed ble et sentralt område for slik revisjon. Styret ønsket dessuten ekstern vurdering av de tiltak som er gjennomført for å skille mellom forvaltnings- og forretningsvirksomheten i h.h.t. konkurranselovgivningen og EØS-avtalens forbud mot offentlig støtte. Foreliggende rapport gir et godt bilde av oppgaver og utfordringer for Trondheim Parkering KF. Noen unøyaktigheter kan ikke rokke ved inntrykket av et grundig arbeid, som vil være til stor nytte for styrets videre virksomhet. Vi er tilfreds med revisjonens konklusjoner vedr. inntjening, forhold til konkurranselovgivningen, og at virksomheten drives i samsvar med bystyrets føringer og vedtak. Vi vil imidlertid reise noen innvendinger mot revisjonens konklusjoner vedrørende sykefravær og arbeidsmiljø. Så langt i 2013 har sykefraværet gått klart tilbake og er fortsatt synkende, mens medarbeidertilfredshet er tilsvarende stigende. Nye data om dette er tatt inn i revisjonsrapporten som fotnote 7 (s. 16) og fotnote 51 (s. 38). Vi mener konklusjonen i større grad burde gjenspeile dette. Vi skal selvsagt fortsatt ha fokus på arbeidsmiljø, bl.a. gjennom månedlige rapporter om bl.a. mobbing, syke fravær og medarbeidertilfredshet. Vi er innforstått med og beklager at det har forekommet kritikkverdige brudd i forhold til anskaffelsesreglene. Vi vil etablere tiltak som sørger for at regelverket etterleves. Det er allerede utarbeidet skriftlig veileder for anskaffelser, som skal sikre at Trondheim Parkering har en enhetlig, forutsigbar og korrekt anskaffelsesprosess. Det er også aktuelt å vurdere om enheten som skal drive veiledning og kontroll har tilstrekkelige ressurser. Vi mener for øvrig at vårt eget initiativ for å få disse sakene vurdert, viser at foretakets administrasjon og styre har vilje og evne til å hanskes med disse utfordringene. ISO-sertifiseringen indikerer dessuten at våre rutiner har god kvalitet. Som nevnt over var de to varslingssakene vedr. direktørens lederstil det egentlige utgangspunktet for vårt initiativ om forvaltningsrevisjon. Direktøren sa opp sin stilling med virkning fra 1.5. Vi er enige i at disse sakene derfor gis mindre oppmerksomhet i revisjonsrapporten enn opprinnelig forventet. < Rapport 08/2013 -F Forvaltningsrevisjon av Trondheim parkering KF >

47 Styreleders høringsuttalelse Fakta 47 Vi finner det likevel rimelig å understreke at vi har forståelse for partenes kritikk om at behandling av varslingssakene tok for lang tid. Som nevnt i rapporten skyldes dette bl.a. at foretaket skiftet styreleder to ganger etter at første varslingssak var fremmet i juni Men det skyldes også at Trondheim kommune var svært tilbakeholden med å stille ressurser til rådighet for saksbehandling av varslingssakene, selv om en har eget sekretariat med tung kompetanse på området. Styret var derfor avhengig av å gjennomføre full saksbehandling på egen hånd. Styrets nestleder utredet og fremmet forslag til vedtak i varslingssak fra tillitsvalgt, mens styreleder utarbeidet tilsvarende for varsling fra avdelingslederne. Selv om begge har kompetanse og erfaring fra tilsvarende og analoge saker, er det hverken prinsipielt eller praktisk hensiktsmessig at styrets medlemmer selv skal involveres i slik grad som i dette tilfellet. Med bakgrunn i overnevnte mener vi at Trondheim kommune bør vurdere hvordan kommunens egen kompetanse på bl.a. dette og evt. andre kritiske områder, kan stilles til disposisjon for del-/heleide virksomheter ved behov. Avslutningsvis vil vi takke for at vårt initiativ om forvaltningsrevisjon ble ivaretatt og realisert. Det er uttrykk for godt eierskap. Vi takker også for godt og konstruktivt samarbeid med kommunerevisjonen. Trondheim 4. Juni 2013 Jon Arild Ekeland Styreleder, Trondheim Parkering KF <Rapport 08/2013 -F Forvaltningsrevisjon av Trondheim parkering KF >

48 48 Revisjonens kommentarer Fakta 9 Revisjonens kommentarer Revisjonen har mottatt høringssvar fra styreleder i Trondheim parkering. I høringssvaret fra styrelederen er det gitt kommentarer til arbeidsmiljø og sykefravær der det vises til at foretaket de siste månedene kan vise til en positiv utvikling. Revisjonen deler styreleders vurdering av at dette er positivt. I rapporten har vi imidlertid valgt å legge vekt på årstall og mindre vekt på månedstall da det i slike spørsmål ofte er sesongmessige svingninger både i sykefravær og tilfredshet. < Rapport 08/2013 -F Forvaltningsrevisjon av Trondheim parkering KF >

49 Vedlegg: Revisjonskriterier Revisjonskriterier knyttet til regelverket om offentlige anskaffelser Vedlegg: Revisjonskriterier 10.1 Revisjonskriterier knyttet til regelverket om offentlige anskaffelser Regelverket om offentlige anskaffelse stiller en rekke grunnleggende krav til en anskaffelse, blant annet at en oppdragsgiver skal opptre i samsvar med god forretningsskikk, sikre høy forretningsetisk standard i den interne saksbehandlingen og sikre at det ikke finner sted forskjellsbehandling mellom leverandørene. En anskaffelse skal så langt det er mulig være basert på konkurranse og oppdragsgiver skal sikre at hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas gjennom anskaffelsesprosessen. Utvelgelse av kvalifiserte anbydere og tildeling av kontrakter skal skje på grunnlag av objektive og ikke-diskriminerende kriterier. På bakgrunn av disse grunnleggende kravene, er det utledet en rekke konkrete krav som en oppdragsgiver må forholde seg til når han skal gjennomføre en anskaffelse. I tillegg til reglene i offentlige anskaffelser har Trondheim kommune vedtatt en egen Kommunale retningslinjer og veileder for offentlige anskaffelser, revidert utgave 1. desember 2011 Disse konkrete kravene øker i forhold til anskaffelsens beløp. Regelverket for offentlige anskaffelser operer med følgende beløpsgrenser: - Anskaffelser under ,- kroner - Anskaffelser over ,- kroner - Anskaffelser over terskelverdiene (1,6 millioner kroner for kjøp av varer og tjenester, 40 millioner kroner for bygg- og anleggsprosjektene) I tillegg har Trondheim kommune utarbeidet egne retningslinjer for anskaffelser mellom ,- kroner og ,- kroner og for anskaffelser mellom ,- kroner og ,- kroner. Alle beløp gjelder eksklusive merverdiavgift. Et generelt krav for offentlige anskaffelser er at det skal være gjenstand for konkurranse. For anskaffelser over ,- kroner er det krav om at en anskaffelse skal legges ut på databasen DOFFIN, mens anskaffelser over 1,6/40 millioner også skal legges ut i TED-databasen. En anskaffelse som ikke er kunngjort i henhold til dette vil være en ulovlig direkte anskaffelse, jamfør forskrift om offentlige anskaffelser 4-1 bokstav q. For anskaffelser under disse beløpene skal et tilstrekkelig antall tilbydere forespørres slik at en oppnår reell konkurranse. I kommunens retningslinjer for anskaffelser mellom ,- kroner og ,- kroner skal det innhentes tilbud fra tre eller flere leverandører, mens det for anskaffelser mellom ,- og ,- kroner skal et tilstrekkelig antall tilbydere forespørres slik at en oppnår reell konkurranse. For anskaffelser over ,- kroner skal anskaffelsen protokollføres, men hvilken anskaffelsesprotokoll som skal brukes vil variere etter anskaffelsens størrelse. For å beregne hvilke krav som skal stilles til den enkelte anskaffelse, må oppdragsgiver gjennomføre en vurdering av hvor stor anskaffelsen vil være. Beregningen skal være holdbar på kunngjøringstidspunktet eller på det tidspunktet hvor oppdragsgiver begynner å innhente tilbud. Det er ikke anledning til å dele opp anskaffelsen eller velge beregningsmåte slik at man unngår å komme over de forskjellige tersklene i regelverket. Enhver anskaffelse skal så langt det er mulig være basert på konkurranse uansett anskaffelsens størrelse. Anskaffelsen skal gjennomføres på en måte som innebærer lik behandling av leverandører og med mulighet for leverandører til å bli kjent med de forhold som skal vektlegges ved deltagelse og tildeling av kontrakt. Generelt skal en oppdragsgiver gjennomføre konkurransen på en måte som står <Rapport 08/2013 -F Forvaltningsrevisjon av Trondheim parkering KF >

50 50 Vedlegg: Revisjonskriterier Revisjonskriterier knyttet til ledelse og styring i forhold til anskaffelsen. Oppdragsgiver skal forløpende sikre at de vurderinger og den dokumentasjon som har betydning for gjennomføringen av konkurransen er skriftlig, slik at det i ettertid kan fås en god forståelse av oppdragsgivers vurderinger Revisjonskriterier knyttet til ledelse og styring De siste årene har det vært gjennomført betydelig forskning omkring styring og ledelse av virksomheter. I litteraturen går dette under betegnelsen corporate governance. For en tid tilbake ble det fokusert på rene aksjonær-/eierinteresser, mens man i den siste tiden i stadig større grad har fokusert på at virksomheter har en rekke interessenter, og at styrets oppgave er å ta hensyn til alle disse. En anerkjent definisjon på corporate governance legger vekt på at styret bør sørge for en struktur som sikrer at de riktige spørsmålene blir stilt, at det føres kontroll med virksomheten og at det sørges for langsiktig verdiskapning i virksomheten. 56 Trondheim Parkering har en rekke interessenter; ansatte, bystyret, innbyggerne og besøkende, næringsdrivende, byplankontoret, Trondheim bydrift og andre. Av definisjonen ovenfor følger det at styret bør sørge for at virksomheten har god kontakt med virksomhetens ledelse, gode styringsmekanismer, rapporterer på viktige variabler til styret og at ulike interessenters behov blir håndtert på en god måte. Norsk forskning og litteratur omkring styrearbeid har lagt vekt på at styrer har en rekke ulike funksjoner, både strategi-, kontroll- og servicefunksjoner. Det er også lagt vekt på hva som er effektivt styrearbeid, sammensetningen av styret, kompetanse, arbeidsformer og håndteringen situasjonsbestemte forhold. 57 Basert på denne litteraturen kan vi utlede revisjonskriterier som sier at styret må ha god kompetanse, hensiktsmessige arbeidsformer, en etablert strategi, kontrolltiltak og service til virksomhetens Gjennom dette kan styret ivareta de ulike aktørenes interesser i virksomheten. Den norske arbeidsmiljølovgivningen er omfattende og stiller en rekke krav til ledelse og medarbeidere. Loven stiller tydelige krav til informasjon, samarbeid mellom arbeidsgiver og arbeidstakere, medvirkning, drøfting mellom partene med mer, men har også tydelig bestemmelser om arbeidsgivers styringsrett. 58 Ut fra dette legger kan en legge til grunn følgende krav til virksomheten: Styring og ledelse God kontakt, informasjonsutveksling og dialog med virksomhetens ledelse Styret har sørget for å etablere gode styringsmekanismer Styret har sørget for at direktør rapporterer på viktige variabler/områder til styret Styret må ha tilstrekkelig kompetanse Arbeidsmiljø Arbeidsgiver og arbeidstakere medvirker aktivt til et godt arbeidsmiljø og resultat i virksomheten Monks og Minow (2004) referert i Huse (2004). 57 Huse (2003): Styret: Tante, barbar eller klan? Fagbokforlaget. 58 Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern (arbeidsmiljøloven) (LOV ) bl.a. kapittel 2,6,7 og 8. Begrepet arbeidsgivers styringsrett kan defineres som retten til å organisere, lede, fordele og kontrollere arbeidet, samt retten til å inngå arbeidsavtaler og bringe dem til opphør. Styringsretten omfatter med andre ord arbeidsgivers rett til å ansette og si opp arbeidstakere, å disponere arbeidstakers tid - innenfor rammene av arbeidstiden - og bestemme hvem som skal gjøre hva, når og hvordan. Den begrenses av innholdet i lover, rettspraksis, avtaler, sedvane og demokratiseringen i arbeidslivet generelt. 59 Arbeidsmiljøloven < Rapport 08/2013 -F Forvaltningsrevisjon av Trondheim parkering KF >

51 Vedlegg: Revisjonskriterier Trondheim kommunes prinsipper for god eierstyring og selskapsledelse 51 Ledelse og arbeidstakere legger opp til god informasjon og samarbeid mellom arbeidsgiver60 Det gis god informasjon og gjennomføres (rettidige) drøftinger om virksomhetens aktiviteter og økonomiske situasjon, bemanningssituasjon, forhold som kan føre til vesentlig endring i arbeidsorganisering eller ansettelsesforhold 61 Arbeidsgivers styringsrett utøves på en god måte. 62 Forhold til rådmannen Virksomheten bør ha møtearenaer og god dialog med rådmannen og øvrige samarbeidspartnere, som Byplankontoret, Eierskapsenheten, Trondheim bydrift m.fl Trondheim kommunes prinsipper for god eierstyring og selskapsledelse I forbindelse med behandlingen av kommunens eierskapskapsmelding 63 i 2007, ble følgende styringsprinsipper lagt til grunn for alle eierinteresser kommunen har: 1. Eierbeslutning for aksjeselskapet fattes av generalforsamling. 2. Styret skal forvalte selskapets verdier på best mulig måte, ha tilsyn med daglig ledelse og organisasjonen, sette mål og legge planer for utviklingen av virksomheten. 3. Styret skal påse at selskapet har god internkontroll og hensiktsmessige systemer for risikostyring i forhold til omfanget og arten av selskapets virksomhet. Internkontrollen og systemene skal også omfatte selskapets verdigrunnlag, miljømessige påvirkning og etiske retningslinjer. 4. Styret skal fastsette retningslinjer for selskapets rapportering av finansiell og annen informasjon basert på åpenhet. Selskapet skal årlig publisere oversikt over datoer for viktige hendelser som generalforsamling, publisering av årsrapporter, åpne presentasjoner, utbetaling av utbytte med mer. Styret skal fastsette retningslinjer for selskapets kontakt med eier utenfor generalforsamling. 5. Styret skal sammensettes slik at det kan ivareta kommunens interesser, og selskapets behov for kompetanse, kapasitet og mangfold. Det skal tas hensyn til at styret skal fungere godt som et kollegialt organ. Generalforsamlingen for de kommunale heleide aksjeselskapene skal ha oppnevnt en valgkomite bestående av ordfører, varaordfører og opposisjonsleder. Valgkomiteen foreslår kandidater og honorar til styret. Valgkomiteen legger frem sin innstilling for generalforsamlingen. Valgkomiteens innstilling bør begrunnes. 6. Selskapets virksomhet skal tydelig fremgå av vedtektenes formålsparagraf. Dette for å begrense adgangen til endringer i selskapets faktiske virksomhet og risikoprofil. 7. Selskapet skal til enhver tid ha forsvarlig kapital. Egenkapitalen bør være tilpasset selskapets mål, strategi og risikoprofil. Om kapitalen ikke er forsvarlig skal styret redegjøre for generalforsamlingen vedrørende problemstilling og nødvendige tiltak. 60 Arbeidsmiljøloven Arbeidsmiljøloven Styringsretten er ikke eksplisitt fastlagt i verken lovverk eller i tariffavtalen, men kan utledes av rettspraksis. Domstolene har forutsatt styringsrett i en rekke dommer som en såkalt ulovfestet generell norm. Styringsretten er også anerkjent av partene i arbeidslivet og har således en tariffrettslig forankring. Ref. Storeng, Beck, Due, Lund (20..): Arbeidslivets spilleregler. 63 Eierskapsmeldingen ble behandlet i bystyresak 78/07, der prinsippene for god eierstyring ble vedtatt. <Rapport 08/2013 -F Forvaltningsrevisjon av Trondheim parkering KF >

52 52 Vedlegg: Revisjonskriterier Kommunelovens kapittel 11 om kommunalt og fylkeskommunalt foretak 8. Eier formulerer overordnede strategier og mål for selskapet. Styret er ansvarlig for måloppnåelsen. 9. For å utøve aktivt eierskap er det viktig at eierskapsmeldingen revideres ved behov og minimum årlig. Eierskapsmeldingen skal vedtas av bystyret. 10. Selskapet skal tydeliggjøre sitt samfunnsansvar. Med samfunnsansvarlig forretningsdrift menes best mulig kvalitet, effektivitet og langsiktighet Kommunelovens kapittel 11 om kommunalt og fylkeskommunalt foretak 61. Kapitlets virkeområde Dette kapitlet gjelder for kommunalt og fylkeskommunalt foretak. Kommunalt eller fylkeskommunalt foretak er en del av kommunen eller fylkeskommunen som kommunestyret eller fylkestinget har bestemt skal organiseres som kommunalt eller fylkeskommunalt foretak. Tilføyd ved lov 29 jan 1999 nr. 5 (ikr. 1 jan 2000 iflg. res. 22 okt 1999 nr. 1097), se dens VII. 62. Opprettelse av kommunalt eller fylkeskommunalt foretak 1. Kommunestyret eller fylkestinget skal selv treffe vedtak om opprettelse av kommunalt eller fylkeskommunalt foretak, herunder velge styre og fastsette vedtekter for foretaket. Kommunale og fylkeskommunale foretak skal registreres i Foretaksregisteret. 2. I kommuner og fylkeskommuner med parlamentarisk styreform kan kommunestyret eller fylkestinget selv fastsette at rådet skal velge styre. Når det er truffet slikt vedtak trer rådet i kommunestyrets eller fylkestingets sted i forhold til de øvrige bestemmelser i dette kapittel, med unntak av 63. Tilføyd ved lov 29 jan 1999 nr. 5 (ikr. 1 jan 2000 iflg. res. 22 okt 1999 nr. 1097), se dens VII, endret ved lov 16 apr 1999 nr. 18 (ikr. 1 jan 2000 iflg. res. 22 okt 1999 nr. 1099). 63. Vedtekter 1. Foretaket skal ha vedtekter som i det minste skal angi: a. foretakets navn b. foretakets formål c. den kommune hvor foretaket skal ha sitt forretningskontor d. antallet styremedlemmer e. annet som etter lov krever vedtektsbestemmelse. 2. Endring i vedtektene treffes av kommunestyret eller fylkestinget selv. Tilføyd ved lov 29 jan 1999 nr. 5 (ikr. 1 jan 2000 iflg. res. 22 okt 1999 nr. 1097), se dens VII, endret ved lov 5 sep 2003 nr. 91 (ikr. 1 mars 2004 iflg. res. 5 sep 2003 nr. 1118). 64. Kommunalt og fylkeskommunalt foretaks ledelse Foretaket ledes av et styre og en daglig leder. Tilføyd ved lov 29 jan 1999 nr. 5 (ikr. 1 jan 2000 iflg. res. 22 okt 1999 nr. 1097), se dens VII. < Rapport 08/2013 -F Forvaltningsrevisjon av Trondheim parkering KF >

53 Vedlegg: Revisjonskriterier Kommunelovens kapittel 11 om kommunalt og fylkeskommunalt foretak Styrets sammensetning 1. Foretaket skal ha et styre på minst tre medlemmer. 2. Daglig leder, medlem av kommuneråd, medlem av fylkesråd eller administrasjonssjef eller dennes stedfortreder kan ikke være medlem av styret. 3. Styret velges av kommunestyret eller fylkestinget selv. Et flertall av de ansatte ved foretaket kan kreve at inntil en femtedel av styrets medlemmer med varamedlemmer velges blant de ansatte. De ansattes representanter har ikke rett til å delta i behandlingen av saker som gjelder arbeidsgivers forberedelse til forhandlinger med arbeidstakere, arbeidskonflikter, rettstvister med arbeidstakerorganisasjoner eller oppsigelse av tariffavtaler. Hvis foretaket har myndighet til å treffe enkeltvedtak eller fastsette forskrifter, jf. forvaltningsloven 2, skal de ansattes representanter i styret ikke delta i behandlingen av disse sakene. Kongen kan gi utfyllende forskrifter om ansattes rett til representasjon i styret, som gjelder hvis de ansatte i vedtektene er gitt styrerepresentasjon. Slike forskrifter kan inneholde regler om vilkår for stemmerett og valgbarhet, valgmåten, om avgjørelse av tvister om valget og bortfall av verv som styremedlem. 4. Styret skal ha en leder og en nestleder som velges av kommunestyret eller fylkestinget selv. Tilføyd ved lov 29 jan 1999 nr. 5 (ikr. 1 jan 2000 iflg. res. 22 okt 1999 nr. 1097), se dens VII, endret ved lov 19 juni 2009 nr. 88 (ikr. 1 jan 2010 iflg. res. 19 juni 2009 nr. 840). Endres ved lov 8 feb 2013 nr. 7 (ikr. 1 juli 2013 iflg. res. 8 feb 2013 nr. 144). 66. Valgperioden for styremedlemmene 1. Valgperioden for styremedlemmer er to år med mindre annet er fastsatt i vedtektene. Valgperioden kan ikke settes lenger enn fire år. 2. Når særlige forhold foreligger, har et styremedlem rett til å tre tilbake før valgperioden er over. 3. Kommunestyret eller fylkestinget selv kan når som helst foreta nyvalg av de medlemmer som er valgt av kommunestyret eller fylkestinget. Tilføyd ved lov 29 jan 1999 nr. 5 (ikr. 1 jan 2000 iflg. res. 22 okt 1999 nr. 1097), se dens VII. 67. Styrets myndighet 1. Foretaket ledes av styret, som har myndighet til å treffe avgjørelse i alle saker som gjelder foretaket og dets virksomhet. Styret påser at virksomheten drives i samsvar med foretakets formål, vedtekter, kommunens eller fylkeskommunens økonomiplan og årsbudsjett og andre vedtak eller retningslinjer fastsatt av kommunestyre eller fylkesting. 2. Styrets myndighet etter første ledd omfatter også myndighet til å opprette og nedlegge stillinger og til å treffe avgjørelser i personalsaker, i den utstrekning annet ikke er bestemt i vedtektene. 3. Styret skal føre tilsyn med daglig leders ledelse av virksomheten. Tilføyd ved lov 29 jan 1999 nr. 5 (ikr. 1 jan 2000 iflg. res. 22 okt 1999 nr. 1097), se dens VII. 68. Styremøter 1. Styrets leder sørger for at styret holder møter så ofte som det trengs. Medlem av styret og daglig leder kan kreve at styret sammenkalles. Om styret ikke for det enkelte tilfelle bestemmer noe annet, har daglig leder rett til å være til stede og til å uttale seg på styremøtene. 2. Styrets leder innkaller til styremøte. Innkallingen skal skje med rimelig varsel, og så langt mulig inneholde en sakliste. <Rapport 08/2013 -F Forvaltningsrevisjon av Trondheim parkering KF >

54 54 Vedlegg: Revisjonskriterier Kommunelovens kapittel 11 om kommunalt og fylkeskommunalt foretak 3. Styret er beslutningsdyktig når minst halvparten av medlemmene er tilstede. 4. Styremøtet ledes av leder eller i dennes fravær, av nestleder. Dersom ingen av disse er tilstede, velges en møteleder. 5. Styrets møter holdes for lukkede dører dersom ikke kommunestyret eller fylkestinget har bestemt noe annet i vedtektene. Dersom styrets møter holdes for åpne dører, skal dørene likevel lukkes dersom styret skal behandle opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. 31 gjelder tilsvarende. 6. Som styrets beslutning gjelder det som flertallet av de møtende har stemt for dersom ikke annet er fastsatt i vedtektene. De som stemmer for et forslag, må likevel utgjøre mer enn en tredel av samtlige styremedlemmer for at forslaget skal anses som vedtatt. Ved stemmelikhet er møtelederens stemme avgjørende. 7. Ved ansettelser er den ansatt som har fått mer enn halvparten av de avgitte stemmer. Hvis ingen får slikt flertall, holdes ny avstemning. Ved annen gangs avstemning er den ansatt som får flest stemmer. Ved stemmelikhet er møteleders stemme avgjørende. Hvert enkelt styremedlem kan kreve skriftlig avstemning. 8. Styret kan, dersom det er fulltallig, fatte vedtak i sak som ikke er oppført på saklisten. Vedtak om å ta opp slik sak til behandling må fattes enstemmig. Før styret behandler saken, skal administrasjonssjefen varsles. Når det er innført parlamentarisk styreform, skal rådet varsles. 9. Det skal føres protokoll fra møtet. Protokollen skal underskrives av samtlige tilstedeværende styremedlemmer. Styremedlem eller daglig leder som er uenig i styrets beslutning, kan kreve å få sin oppfatning innført i protokollen. Tilføyd ved lov 29 jan 1999 nr. 5 (ikr. 1 jan 2000 iflg. res. 22 okt 1999 nr. 1097), se dens VII, endret ved lover 16 apr 1999 nr. 18 (ikr. 1 jan 2000 iflg. res. 22 okt 1999 nr. 1099), 14 jan 2011 nr. 1 (ikr. 1 juli 2011, etter res. 14 jan 2011 nr. 38). Endres ved lov 8 feb 2013 nr. 7 (ikr. 1 juli 2013 iflg. res. 8 feb 2013 nr. 144). 69. Vedtak som må godkjennes av kommunestyre eller fylkesting I vedtektene kan det fastsettes at styrets vedtak i nærmere angitte saker må være godkjent av kommunestyret eller fylkestinget selv for å være bindende for kommunen eller fylkeskommunen. Slik vedtektsbestemmelse kan bare påberopes overfor en tredjeperson når vedtektsbestemmelsen er registrert i Foretaksregisteret eller tredjepersonen kjente eller burde kjent til vedtektsbestemmelsen. Er avtalen gjennomført helt eller delvis, skal ytelsene eller, dersom dette ikke er mulig, ytelsenes økonomiske verdi, tilbakeføres. Tilføyd ved lov 29 jan 1999 nr. 5 (ikr. 1 jan 2000 iflg. res. 22 okt 1999 nr. 1097), se dens VII. 70. Daglig leder Foretaket skal ha en daglig leder. Daglig leder ansettes av styret. Ansettelsesmyndigheten kan i vedtektene legges til kommunestyret eller formannskapet, eventuelt fylkestinget eller fylkesutvalget. I kommuner og fylkeskommuner med parlamentarisk styreform, kan ansettelsesmyndighet legges til kommunerådet eller fylkesrådet. Tilføyd ved lov 29 jan 1999 nr. 5 (ikr. 1 jan 2000 iflg. res. 22 okt 1999 nr. 1097), se dens VII, endret ved lov 16 apr 1999 nr. 18 (ikr. 1 jan 2000 iflg. res. 22 okt 1999 nr. 1099). 71. Daglig leders myndighet < Rapport 08/2013 -F Forvaltningsrevisjon av Trondheim parkering KF >

55 Vedlegg: Revisjonskriterier Kommunelovens kapittel 11 om kommunalt og fylkeskommunalt foretak Daglig leder forestår den daglige ledelse av foretaket. Daglig leder er direkte underordnet styret og skal følge de retningslinjer og pålegg som styret gir. 2. Daglig leder skal sørge for at foretakets bokføring er i samsvar med lov og forskrifter og at formuesforvaltningen er ordnet på betryggende måte. 3. Den daglige ledelsen omfatter ikke saker som etter foretakets forhold er av uvanlig art eller av stor betydning. Slike saker kan daglig leder bare avgjøre om styret i det enkelte tilfelle har gitt vedkommende myndighet til det eller styrets beslutning ikke kan avventes uten vesentlig ulempe for foretaket eller for kommunen eller fylkeskommunen som helhet. Styret skal i så fall snarest mulig underrettes om saken. Tilføyd ved lov 29 jan 1999 nr. 5 (ikr. 1 jan 2000 iflg. res. 22 okt 1999 nr. 1097), se dens VII. Endres ved lov 8 feb 2013 nr. 7 (ikr. 1 juli 2013 iflg. res. 8 feb 2013 nr. 144). 72. Forholdet til kommunens eller fylkeskommunens øvrige administrasjon 1. Administrasjonssjefen har innenfor styrets myndighetsområde ikke instruksjons- eller omgjøringsmyndighet overfor foretakets daglige leder. Administrasjonssjefen kan likevel instruere foretakets ledelse om at iverksettelsen av en sak skal utsettes til kommunestyret eller fylkestinget har behandlet saken. 2. Før styret treffer vedtak i sak som skal behandles av kommunestyret eller fylkestinget, skal administrasjonssjefen være gitt anledning til å uttale seg om saken. Administrasjonssjefens uttalelse skal legges frem for styret ved dets behandling av saken. 3. I kommuner eller fylkeskommuner der det er innført parlamentarisk styreform, tilligger administrasjonssjefens myndighet etter første ledd annet punktum kommunerådets eller fylkesrådets leder. Har rådets medlemmer ledelsesansvar, tilligger myndigheten den som har lederansvar for foretaket. Tilføyd ved lov 29 jan 1999 nr. 5 (ikr. 1 jan 2000 iflg. res. 22 okt 1999 nr. 1097), se dens VII. 73. Representasjon 1. Styret representerer foretaket utad. Det inngår avtaler på kommunens eller fylkeskommunens vegne innenfor foretakets formål. 2. Styret kan gi styremedlem eller daglig leder representasjonsrett etter første ledd. Vedtektene kan begrense styrets myndighet etter første punktum og også selv gi bestemmelser om fullmakt som der nevnt. 3. Daglig leder representerer foretaket utad i saker som faller innenfor daglig leders myndighet etter 71. Tilføyd ved lov 29 jan 1999 nr. 5 (ikr. 1 jan 2000 iflg. res. 22 okt 1999 nr. 1097), se dens VII. 74. Overskridelse av representasjonsretten Har noen som representerer foretaket utad, ved handling på vegne av foretaket overskredet sin myndighet, er handlingen ikke bindende for kommunen eller fylkeskommunen hvis medkontrahenten innså eller burde innsett at myndigheten ble overskredet, og det derfor ville stride mot redelighet å gjøre disposisjonen gjeldende. Tilføyd ved lov 29 jan 1999 nr. 5 (ikr. 1 jan 2000 iflg. res. 22 okt 1999 nr. 1097), se dens VII. 75. Forskrifter om årsregnskap etter regnskapsloven <Rapport 08/2013 -F Forvaltningsrevisjon av Trondheim parkering KF >

56 56 Vedlegg: Revisjonskriterier Foretakets vedtekter Departementet kan i forskrift pålegge enkeltforetak eller typer av foretak plikt til å føre regnskap etter regnskapsloven i tillegg til, eller i stedet for etter kommunale prinsipper, og herunder gi de bestemmelser som er nødvendige for å tilpasse dette regnskapet til lovens bestemmelser om foretakenes økonomiforvaltning. Tilføyd ved lov 29 jan 1999 nr. 5 (ikr. 1 jan 2000 iflg. res. 22 okt 1999 nr. 1097), se dens VII Foretakets vedtekter Vedtekter for Trondheim parkering KF Vedtatt i Bystyret Endret ved Bystyrevedtak av og Navn Trondheim parkering KF er et kommunalt foretak som er vedtatt opprettet av Trondheim Bystyre 7. mai 2003, endret ved bystyrevedtak 17. juni 2004, med hjemmel i kommuneloven kapittel 11, Rettslig status Trondheim parkering KF er som kommunalt foretak eid av Trondheim kommune og er ikke egen juridisk person. Trondheim parkering KF skal være registrert i Foretaksregisteret. 3 Kontorkommune Trondheim parkering KF skal ha sitt hovedkontor i Trondheim kommune. 4 Formål og ansvarsområde Trondheim parkering KF er Trondheim kommunens utøvende fagorgan innen kommunens vedtatte parkeringspolitikk og skal medvirke til at parkeringstilbudet utvikles i kommunen. 1. Styret i Trondheim parkering KF er tilført all myndighet som tilkommer bystyret etter forskrift av 1. oktober 1993 nr 921, om offentlig parkeringsregulering og gebyr, gitt med hjemmel i vegtrafikkloven, unntatt myndighet til å innføre avgiftssoner og fastsette avgiftssatser. 2. Styret i Trondheim parkering KF er tilført all myndighet som tilkommer bystyret etter forskrift av 15. mars 1994 nr 222, om parkering for forflytningshemmede, gitt med hjemmel i vegtrafikkloven. 3. Styret i Trondheim parkering KF er tilført all myndighet som tilkommer bystyret etter forskrift av 7. mai 1999 nr 437, om gebyr for bruk av piggdekk og tilleggsgebyr, gitt med hjemmel i vegtrafikkloven, unntatt myndighet til å innføre piggdekkgebyr og fastsette gebyrsone og satser. 4. Styret i Trondheim parkering KF er tilført myndighet som tilkommer kommunen som vegmyndighet etter Vegdirektoratets tekniske bestemmelser og retningslinjer av 7. oktober 2005, om arbeidsvarsling m.v, gitt med hjemmel i 35 i skiltforskriften, med virkning fra 1. januar Styret i Trondheim parkering KF er tilført all myndighet som tilkommer bystyret etter forskrift av 27. januar 2005, om vedtekt om forsøk med kommunal oppgavedifferensiering (kommunal håndheving av deler av politivedtekten som omhandler forsøpling, strøing og brøyting av offentlig sted), gitt med hjemmel i forsøksloven. Forsøksperioden er forlenget til < Rapport 08/2013 -F Forvaltningsrevisjon av Trondheim parkering KF >

57 Vedlegg: Revisjonskriterier Foretakets vedtekter 57 Trondheim parkering KF skal eie, og stå for bygging/drift/vedlikehold av kommunale parkeringshus og garasjeanlegg. Trondheim parkering KF driver/leier private garasjeanlegg etter forretningsmessige prinsipper og i tråd med målsettingen vedtatt av bystyret i sak B98/051 om Strategisk parkeringspolitikk. Trondheim parkering KF kan tilby og påta seg oppgaver i egen/andre kommuner som er av betydning for eller har tilknytning til virksomheten. Trondheim parkering KF utfører oppgaver i henhold til avtale med kommunale enheter. 5 Ansvar for eier Trondheim kommune hefter som eierkommune for foretakets samlede forpliktelser. 6 Foretakets organer Styret velges av Bystyret, som også velger styrets leder og nestleder. Styremedlemmer velges for fire år. Styret skal bestå av sju medlemmer, hvorav to av medlemmene velges av og blant foretakets ansatte. Styremedlemmene skal ha personlige vararepresentanter. Spørsmål om fritak, uttreden eller nyvalg av styremedlem behandles av bystyret. Ved endelig utreden eller varig forfall, iverksettes suppleringsvalg for gjenværende del av funksjonstiden. 7 Styrets oppgaver Styrets oppgave er å lede foretaket i samsvar med dets formål, vedtekter, kommunens økonomiplan og årsbudsjett, og andre vedtak eller retningslinjer fastsatt av Bystyret. Styret skal i tillegg føre løpende tilsyn med virksomheten for å sikre at pålagte oppgaver utføres i henhold til lov, forskrift og øvrige pålegg. Styret kan ikke foreta låneopptak uten etter samtykke fra Bystyret. Styret har instruksjons- og omgjøringsmyndighet overfor daglig leder. 8 Styrets møter Styremøtene sammenkalles og ledes av styrets leder. Styret er beslutningsdyktig når minst halvparten av medlemmene er til stede, inkludert møtende vararepresentant. Styrets møter holdes for lukkede dører. Kommuneloven bestemmelser om habilitet skal følges ved behandling i styret. Styret fatter vedtak med alminnelig flertall. Ved stemmelikhet teller styreleders stemme dobbelt. Ved framsetting av klage på tildeling av parkeringstillatelse innkalles en representant oppnevnt av Norges handicapforbund for de forflytningshemmede og kommuneoverlegen til styret med tale og forslagsrett. Daglig leder har møte- og talerett, med mindre styret i den enkelte sak bestemmer noe annet. Det skal føres protokoll fra møtet, underskrevet av samtlige tilstedeværende styremedlemmer. <Rapport 08/2013 -F Forvaltningsrevisjon av Trondheim parkering KF >

58 58 Vedlegg: Revisjonskriterier Foretakets vedtekter 9 Daglig leder og personalforvaltning. Foretakets styre tilsetter daglig leder og beslutter dennes lønns- og ansettelsesvilkår. Daglig leder forestår den daglige ledelse av foretaket, men er direkte underordnet styret og skal følge de retningslinjer og pålegg som styret gir. Daglig leder har, når det er delegert fra foretakets styre, myndighet til å opprette og nedlegge stillinger, og til å treffe avgjørelser i personalsaker. Styret fastsetter rammer for en forsvarlig drift av foretaket. 10 Forholdet til rådmannen Rådmannen kan instruere styret til å utsette iverksettelsen av en sak som er til behandling, inntil saken er behandlet av bystyret. En slik utsettelse kan maksimalt gjelde fram til mulig behandling i første bystyremøte. Rådmannen skal være gitt anledning til å uttale seg i alle saker som foretakets styre legger fram for bystyret. 11 Representasjon Styrets leder representerer foretaket utad og kan tegne foretaket innen sine fullmakter. Daglig leder representerer foretaket utad i saker som faller innenfor daglig leders myndighet etter kommunelovens 71. Styret har myndighet til å gi daglig leder utvidet representasjonsrett. 12 Godtgjørelse til styrets medlemmer Godtgjørelse til styrets medlemmer utbetales i henhold til de enhver tid gjeldende satser og reglement gitt av Bystyret. 13 Regnskap og revisjon Styret har plikt til å etterse at regnskap føres og revisjon foretas i henhold til de til enhver tid gjeldende lover og regler. 14 Vedtekstsendring Endring i vedtektene treffes av Bystyret. 15 Oppløsning Bystyret kan oppløse foretaket. Styret plikter å melde slik oppløsning til Foretaksregisteret. 16 Øvrige bestemmelser For øvrig gjelder den til enhver tid gjeldende kommunelov. 17 Ikrafttredelse Vedtektene trer i kraft fra Oppdatert: < Rapport 08/2013 -F Forvaltningsrevisjon av Trondheim parkering KF >

59 Vedlegg: Revisjonskriterier Vedlegg: EØS avtalen artikkel 61 om forbud mot statstøtte Vedlegg: EØS avtalen artikkel 61 om forbud mot statstøtte. Art Med de unntak som er fastsatt i denne avtale, skal støtte gitt av EFs medlemsstater eller EFTA-statene eller støtte gitt av statsmidler i enhver form, som vrir eller truer med å vri konkurransen ved å begunstige enkelte foretak eller produksjonen av enkelte varer, være uforenlig med denne avtales funksjon i den utstrekning støtten påvirker samhandelen mellom avtalepartene. 2. Forenlig med denne avtales funksjon skal være: a) støtte av sosial karakter som gis de enkelte forbrukere, forutsatt at den ytes uten forskjellsbehandling på grunnlag av varenes opprinnelse, b)støtte som har til formål å bøte på skader som skyldes naturkatastrofer eller andre eksepsjonelle hendelser, c) støtte til økonomien i visse områder i Forbundsrepublikken Tyskland som er påvirket av Tysklands deling, i den utstrekning støtten er nødvendig for å oppveie de økonomiske ulemper forårsaket av delingen. 3. Som forenlig med denne avtales funksjon kan anses: a)støtte som har til formål å fremme den økonomiske utvikling i områder der levestandarden er unormalt lav, eller der det er alvorlig underbeskjeftigelse, b) støtte som har til formål å sikre at et viktig prosjekt av felles europeisk betydning kan realiseres, eller å bøte på en alvorlig forstyrrelse av økonomien i en av EFs medlemsstater eller en EFTA-stat, c) støtte som har til formål å lette utviklingen av enkelte næringsgrener eller på enkelte økonomiske områder, forutsatt at støtten ikke endrer vilkårene for samhandelen i et omfang som strider mot felles interesser, d) andre former for støtte angitt av EØS-komiteen i samsvar med del VII Vedlegg: Fordelingsnøkler Trondheim parkering Fordelingsnøkkel Forvaltning Forretning egenregi Forretning konkurranse F.nøkkel 1 Variabel for angitt gruppe og periode %vis fordeling fra timereg.systemet F.nøkkel 2 50% 25% 25% Hovedavdelinger F.nøkkel 3 33,3% 33,3% 33,3% Hovedansvar F.nøkkel 4-50% 50% Hovedansvar forretning F.nøkkel 5 64,8% 16,3% 18,9% Kontorareal bruk F.nøkkel 6 63,3% 14,8 % 21,9 % Årsverk merkantil F.nøkkel 7 75,2 % 12,9% 11,9 % Årsverk totalt OVERSIKT F.nøkkel 7 <Rapport 08/2013 -F Forvaltningsrevisjon av Trondheim parkering KF >

60 60 Vedlegg: Revisjonskriterier Vedlegg: Fordelingsnøkler Trondheim parkering F.nøkkel 8 se F.nøkkel 6 Utgående post - registrert F.nøkkel 9 64,3 % 28,1 % 7,6 % Omsetning totalt F.nøkkel 10 62,9% 29,2% 7,9% Omsetning parkering F.nøkkel 11 78,7% 21,3% Omsetning forretning Fordelingsnøkkel 1 Fordelingsnøkkelen baserer seg på fordeling av arbeidstid basert på timeregistrering. En stor andel av tidsforbruk er direkte kostnader, men består også av en andel indirekte kostnader. Den indirekte andelen blir fordelt forholdsmessig ut ifra de registrerte direkte kostnadene. Med bakgrunn i at denne fordelingsnøkkelen er basert på daglig registrering, vil fordelingen mellom ansvarsområdene være variabel. Fordelingsnøkkelen kan benyttes på organisasjonsnivå, gruppenivå og individnivå for angitt periode. Fordelingsnøkkelen benyttes ved fordeling av personalkostnader og variable driftskostnader knyttet til tjenester utført av ansatte. Fordelingsnøkkel 2 Fordelingsnøkkelen baserer seg på at avdelingene forvaltning og forretning har et likestilt behov for kostnaden/produktet/tjenesten, eller at en slik fordeling anses nødvendig for foretaket. Dette gjelder også for de to ansvarsområder innenfor forretning innbyrdes. Fordelingsnøkkelen benyttes i de tilfeller hvor det objektivt sett fremstår som rimelig å belaste forvaltning og forretning med like stor andel av kostnaden. Dette gjelder også for begge områder innenfor forretning. Fordelingsnøkkelen benyttes for å fordele indirekte kostnader som ikke er henførbare til konkrete aktiviteter knyttet til tjenestelevering. Fordelingsnøkkel 3 Fordelingsnøkkelen baserer seg på et likestilt behov for kostnaden/produktet/tjenesten for de tre ansvarsområdene eller at en fordeling anses nødvendig for foretaket, og fordeles likt mellom alle tre. Fordelingsnøkkelen benyttes i de tilfeller hvor det objektivt sett fremstår som rimelig å belaste det enkelte ansvarsområdet med like stor andel av kostnaden. Fordelingsnøkkelen benyttes for å fordele indirekte kostnader som ikke er henførbare til konkrete aktiviteter knyttet til tjenestelevering. Fordelingsnøkkel 4 Fordelingsnøkkelen baserer seg på at ansvarsområdene forretning egenregi og forretning konkurranse har et likestilt behov for kostnaden/produktet/tjenesten, eller at en fordeling anses nødvendig for foretaket. Fordelingsnøkkelen benyttes i de tilfeller hvor det objektivt sett fremstår som rimelig å belaste forretning egenregi og forretning konkurranse med like stor andel av kostnadene. Fordelingsnøkkelen benyttes for å fordele indirekte kostnader som ikke er henførbare til konkrete aktiviteter knyttet til tjenestelevering. Fordelingsnøkkel 5 < Rapport 08/2013 -F Forvaltningsrevisjon av Trondheim parkering KF >

61 Vedlegg: Revisjonskriterier Vedlegg: Fordelingsnøkler Trondheim parkering 61 Fordelingsnøkkelen baserer seg på at kostnaden kan fordeles etter faktisk arealbruk for våre kontorlokaler på Leuthenhaven. Arealet består av kontorareal, fellesareal, (som f.eks møterom) garderober og lager. Med faktisk arealbruk menes oppmålt bruk sett i forhold til bruttoarealet. Grunnlaget for beregningen er leieavtale for kontorlokaler datert Kjeller/lager og garderober fordeles ut fra F.nøkkel 7 total. Verksted og kontorlokaler benyttet av henholdsvis avd Forvatning og Forretning fordeles etter F.nøkkel 7 for den enkelte avdeling. Driftsenter fordeles etter F.nøkkel 7 for ansatte ved driftssenteret. Resterende arealer fordeles i henhold til F.nøkkel 6. Fordelingsnøkkelen revideres ut fra endret arealbruk og endringer i ansettelsesforhold. Fordelingsnøkkelen benyttes for å fordele husleiekostnadene, og kostnader som ellers knytter seg til kontorlokalene. Fordelingsnøkkel 6 Fordelingsnøkkelen baserer seg på antall årsverk for det enkelte ansvar for merkantile/administrative stillinger. Fordelingsnøkkelen dokumenteres ved bruk av rapporter fra timeregistreringssystemet gjennom et år. Fordelingsnøkkelen benyttes for å fordele driftskostnader knyttet til merkantile/administrative stillinger. Fordelingsnøkkel 7 Fordelingsnøkkelen baserer seg på antall årsverk totalt for det enkelte ansvarsområde. Fordelingsnøkkelen kan benyttes på organisasjonsnivå, gruppenivå og individnivå. Fordelingsnøkkelen dokumenteres ved bruk av rapporter fra timeregistreringssystemet gjennom et år. Fordelingsnøkkelen benyttes for å fordele faste driftskostnader som knytter seg til aktiviteter knyttet til tjenestelevering, og kostnader som knytter seg til ansatte. Fordelingsnøkkel 8 NB! Fordelingsnøkkel 6 benyttes fram til kartlegging foreligger. Fordelingsnøkkelen baserer seg på registreringer av utgående post (i papirs form). Fordelingsnøkkelen benyttes for å fordele kostnader til posttjenester, konvolutter, fakturaer, kontorrekvisita eller lignende, hvor andre fordelingsnøkler er lite egnet. Dette pga at registrering er å anse som den beste måten å få et erfaringsgrunnlag på, i forhold til å kunne fordele kostnadene mest mulig objektivt. Fordelingsnøkkel 9 Fordelingsnøkkelen baserer seg på omsetningstallene totalt for alle ansvarsområder og omfatter all typer omsetning uavhengig av tjeneste. Fordelingsnøkkelen dokumenteres ved foretakets årsregnskap for foregående år. Fordelingsnøkkelen benyttes for å fordele kostnader som knytter seg til foretaket som helhet, og som ikke kan henføres direkte til avdeling/ansvarsområde eller aktiviteter knyttet til tjenestelevering, og der kostnaden kan anses å variere i takt med den totale omsetning. Fordelingsnøkkel 10 Fordelingsnøkkelen baserer seg på omsetningstallene innenfor ansvarsområdenes parkeringstjenester. Fordelingsnøkkelen dokumenteres ved foretakets årsregnskap for foregående år. Fordelingsnøkkelen benyttes for å fordele kostnader som knytter seg til kjernevirksomheten parkering, og som ikke kan henføres direkte til avdeling/ansvarsområde, og der kostnaden kan anses å variere i takt med omsetningen innenfor parkeringsvirksomheten. Kostnader som knytter seg til den enkelte avtale som gjelder parkeringstjenester kan i utgangspunktet føres direkte på det enkelte ansvar i regnskapet. <Rapport 08/2013 -F Forvaltningsrevisjon av Trondheim parkering KF >

62 62 Vedlegg: Revisjonskriterier Vedlegg: Fordelingsnøkler Trondheim parkering Fordelingsnøkkel 11 Fordelingsnøkkelen baserer seg på omsetningstallene for forretning egenregi og forretning konkurranse. Fordelingsnøkkelen kan benyttes både på ansvarsområde og underansvar (i oppstillingen vises kun fordelingen på hovedansvar) Fordelingsnøkkelen dokumenteres ved foretakets årsregnskap for foregående år. Fordelingsnøkkelen benyttes på overordnet nivå til å fordele kostnader som knytter seg til forretningsavdelingen, og som ikke kan henføres direkte avdeling/ansvarsområde. Fordelingsnøkkelen benyttes på underordnet nivå til å fordele overordnede føringer på de enkelte underansvar. < Rapport 08/2013 -F Forvaltningsrevisjon av Trondheim parkering KF >

63