Glommen Skog SA. Revisjonsrapport. Surveillance 1 ISO14001 including norwegian PEFC

Transkript

1 Glommen Skog SA Revisjonsrapport Surveillance 1 ISO14001 including norwegian PEFC Denne rapporten og dets innhold er konfidensielt og tilhører Intertek. Rapport utstedt 19:46 GMT den 14-Jan-2019

2 Kunde ID nummer: Kunde/Adresse: Revisjonstype: Revisjonsaktivitet: Revisjonsdato(er): CMPY Glommen Skog SA Grindalsveien 3 Elverum, 2405 Norway ISO 14001: Norsk PEFC Skogsstandard Surveillance 1 ISO14001 including norwegian PEFC Elverum, Norge: 13-Jun-2018 til 14-Jun-2018 Elverum, Norge: 18-Jun-2018 til 20-Jun-2018 Revisor(er) (nivå): Jörgen Hedeås (Revisor, Elverum, Norge) Revisjonens omfang (scope): Solfrid Marthiniussen (Revisor, Elverum, Norge) Anlegg: Glommen Skog SA, Elverum, Norge ISO 14001: Norsk PEFC Skogsstandard: Skogavvirkning og skogkultur etter prinsippene i Norsk PEFC Skogsertifiseringssystem for bærekraftig skogbruk av Samlet resultat: Påkrevde tiltak Styringssystemet er effektivt implementert selv om mindre avvik ble anført. Side 1 av 15

3 Kortfattet sammendrag Styrker Engasjert organisasjon med god kompetanse innenfor sine fagfelt. Organisasjonen har mottatt få eksterne henvendelser. Satsing på utvikling av IT-verktøy. Bra satsing på sentral utviklingsfunksjon for maskinentreprenører. Organisasjoenen satseri samarbeid med en annen skogeierorganisasjon skogskjøtselstrategien EDEL. Svakheter Organisasjonen bør ha en bedre struktur for avvikshåndtering Organisasjonen bør få bedre dokumentstyring. Muligheter Et stor antall nnsamlet datamateriale fra interne revisjoener og intern kontroller gir mulighet for å kunne få en større og systematisk oversikt over om korrigerende tiltak har effekt. Ny satsing på sentral utviklingsfunksjon for maskinentreprenører. Trusler Tap av engarsjerte og kompetetente medarbeidere. Kritiske punkter i arbeidsgangen fra virkeskontrakt til kunde. Hvis ikke styring og oppfølging i arbeidsprosessene fungerer tilfredstillende. Side 2 av 15

4 Intertek benchmark modenhets modell Poengbeskrivelsen er standard for alle ledelses systemer og kan ikke tilpasses av revisor, dette på grunn av at det skal sikres en lik tolkning og standardisering av revisjonsresultater over hele verden. Resultatet gitt til organisasjonen er for benchmarking og er basert på revisjonsteamets evaluering. Kommentarer til poengbeskrivelsen vises kun hvis revisor har gitt konkrete kommentarer i revisjonsrapporten. Ledelse Moden Konsekvent dokumentasjon og bevis for ledelsesforankring, kundetilfredshet og/eller målinger av andre interessenter, samt at kunnskap og bevissthet om politikk og målsetninger blir demonstrert av flertallet av personalet. Ansvar og myndighet er tydelig støttet i underliggende dokumentasjon, trendanalyser og tilhørende KPI'er. Ledelsens gjennomgang er gjennomført og blir støttet av flertallet av personalet. Registreringer påviser en positiv trend for kontinuerlig forbedring og etterlevelse. Revisors kommentarer: Ledelsens gjennomgang oppfyller kravene og evalueringene er godt dokumentert. Scopet er relevant og bra definert. Ledelsens gjennomgang komplimenteres med faste miljøgruppemøter. Det har vært få innkomne eksterne henvendelser. De bruker logo og logomerker på en korrekt måte. Ledelsen har god oversikt over sin organisasjon med de medarbeiderne og ansvarsområder som er. Organisasjonen har tilført nye ressurser for effektiviseringen av ledelsessystemet. Interne revisjoner Moden Internrevisjoner blir regelmessig utført og er i henhold til oppsatt revisjonsplan og seneste versjon av styringssystemet. Informasjon blir kontinuerlig analysert og gjennomgått av ledergruppen. Resultatene fra internrevisjonen og den generelle statusen på bedriften kan linkes til hverandre. Revisjonslaget er erfarne, og upartiske og objektive i sin fremgangsmåte. Revisjonsrapportene er klare og konsistente og underbygges med relevante korrigerende tiltak. Ledergruppen er involvert i prosessen med korrigerende tiltak og sørger for gjennomføring i henhold til målsetning og effekt. Revisors kommentarer: Interne revisjoner i organisasjonene gjennomføres etter en fastsatt plan og dokumenteres. Det gjennomføres i tillegg systematisk interne kontroller både ved avvirkningsoppdrag men også for planting. med fordel bli Sammen med utvikling av IT kan strukturen og dokumnetstyringen bli bedre. Korrigerende tiltak Overenstemmelse med intensjonene Behandling av korrigerende tiltak oppfyller standardens minimumskrav. Dokumentasjon finnes og er basert på kundeklager og/eller klager fra andre interessenter, interne revisjoner, garantibehandling, mangler, interne analyser og leverandørytelse. Prosessen inkluderer en gjennomgang av effekten av de tiltak som er utført. Det er tatt i bruk verktøy for problemløsning som understøtter prosessen. Revisors kommentarer: Resultatet av de interne revisjonene er dokumentert og det gjennomføres korrigerende tiltak. Det gjøres mye forbedringsarbeid i organisasjonen men dette burde vært bedre dokumentert. Effekten av tiltak blir ikke godt nok fulgt opp. Det savnes dokumentasjon på at korrigerende tiltak får effekt.organosasjoenen mottar relativt få eksterne henvendelser og disse behandles på en bra måte. Kontinuerlig forbedring Moden Informasjonsflyt og dokumentasjon blir brukt i arbeidet med kontinuerlig forbedring over tid. Dette kan inkludere bedriftens politikk, målsetninger, resultater fra internrevisjoner, analyserapporter, CAPA og ledelsens gjennomgang. Det dokumenteres bruk av tildels avanserte teknikker til forbedringsarbeidet. Økonomiske gevinster er dokumentert. Revisors kommentarer: Organisasjonen har flere utviklingsprosjekter på IT og skal lansere en ny skogskjøtselstrategi. De har etablert en egen avdeling for oppfølging av entreprenører og bedre internkontroll for arbeidsinstruks for entreprenørene. Side 3 av 15

5 Ledelseskontroll Overenstemmelse med intensjonene Realisering av produkt er planlagt og utviklet i henhold til prosessen. Planleggingen av produktrealseringen er i henhold til flere av de andre stryingssystemprosessene. Målsetninger, produktets egenskaper og krav samt hensiktsmessig dokumentasjon og bruk av ressurser, tester og verifikasjon er dokumentert i henhold til kravene. Prosessen kjøres konsekvent. Noe produktdokumentasjon er innhentet for å verifiseriere at produktplanlegging og prosessene er tilstrekklige med forslag til forbedringer. Revisors kommentarer: Organisasjoenen har i hovedsak god styring og oppfølging. De kan med fordel få mer strukturert dokumentstyring. Ressurser Moden Ressurser som kreves for effektivt vedlikehold og forbedring av systemet har blitt definert og tatt i bruk. Forbedringer er dokumentert innenfor områder som kundetilfredshet og/eller målinger av andre interessenter, kontinuerlig forbedring og prosessvariasjoner. Kompetansenivåer er definert og dokumentert innenfor det eksisterende styringssystemet. Revisors kommentarer: Organisasjoenen har ressurser til å drifte og utvikle ledelsessystemet.de kan med fordel effektivisere ressusene. Gradering: 5=Benchmark 4=Moden 3=Overenstemmelse med intensjonene 2=Begynnelse 1=Ikke bevist Side 4 av 15

6 Oppsummering av funn Større Mindre Utstedt i løpet av nåværende aktivitet 0 5 Lukket fra tidligere aktiviteter 0 10 Muligheter for forbedring er identifisert: Ja Side 5 av 15

7 Status på avvik fra forrige revisjon Oppfølging av avvik fra forrige revisjon: Avvikskorrigering utstedt ved forrige revisjon er lukket. Det er ikke nødvendig med ytterligere tiltak. Rapport på lukking av tidligere avvik: JRH 1: Organisasjonen har gjennomført samlinger/kurs i PEFC med entreprenører og det er i tillegg blitt etablert en egen avdeling som skal følge opp entreprenørene, JRH 2: Organisasjonen har økt ressurser for økt effektivisering og utvikling av IT. Blant annet en egen app for inngåelse av avtaler og miljøavtale. JRH 3: Organisasjonen har gjennomført samlinger/kurs i PEFC med entreprenører og det er i tillegg blitt etablert en egen avdeling som skal følge opp entreprenørene, JRH 4: Organisasjonen har gjennomført samlinger/kurs i PEFC med entreprenører og det er i tillegg blitt etablert en egen avdeling som skal følge opp entreprenørene JRH 5: Organisasjonen har gjennomført samlinger/kurs i PEFC med entreprenører og det er i tillegg blitt etablert en egen avdeling som skal følge opp entreprenørene. JRH 6: Organisasjonen har gjennomført samlinger/kurs i PEFC med entreprenører og det er i tillegg blitt etablert en egen avdeling som skal følge opp entreprenørene JRH 7: Organisasjonen har gjennomført samlinger/kurs i PEFC med entreprenører og det er i tillegg blitt etablert en egen avdeling som skal følge opp entreprenørene. Det er foretatt intern kontroll av entreprenører. Ved besøk i felt fantes en dieseltank med akseptabel merking. JRH 8: Feltapp er innført og nytt system/rutine for intern kontroll er innført. JRH 9: Kontekst og omverdensanalyse er gjennomført og finnes også i ledelsens gjennomgang JRH 10:Följt upp vid interna revisioner. Avvik fra den foregående aktiviteten som ikke kunne lukkes: Nei Side 6 av 15

8 Funn - detaljer Funn nr.: Revisjonskriterium: Referanse til Dato for revisjonskriterium innsendelse av #: handlingsplan: Implementeringsdato for korrigerende tiltak: SM 1 ISO 14001:2015 ISO Aug Okt-2018 Utstedt av: Grad Dokumentreferan se f#: Tiltak kreves: Solfrid Marthiniussen Mindre Innsendelse av plan for korrigerende tiltak Funn: Det savnes forsatt systematisk dokumentasjon på at korrigerende tiltak har fått effekt. Krav: ISO Objektivt bevis Ved gransking fantes det ikke dokumnetasjon på effekten av korrigerende tiltak. Side 7 av 15

9 Funn nr.: Revisjonskriterium: Referanse til Dato for revisjonskriterium innsendelse av #: handlingsplan: JRH 2 ISO 14001:2015 PEFC 13, ISO Utstedt av: Grad Dokumentreferan se f#: 20-Aug-2018 Tiltak kreves: Implementeringsdato for korrigerende tiltak: 19-Okt-2018 Jörgen Hedeås Mindre Innsendelse av plan for korrigerende tiltak Funn: Brist på miljøhensyn ved avvirkning. Krav: PEFC 13, ISO Objektivt bevis I avvirkningen var det omfattende sporskader i fuktige partier. I driftskartet var det markert en annen bedre basvei. Bra planlegging av skogbruksleder men entreprenør har valgt «snarvei». Kontraktsnr: Side 8 av 15

10 Funn nr.: Revisjonskriterium: Referanse til Dato for revisjonskriterium innsendelse av #: handlingsplan: SM 3 ISO 14001:2015 PEFC nr. 13, ISO Utstedt av: Grad Dokumentreferan se f#: 20-Aug-2018 Tiltak kreves: Implementeringsdato for korrigerende tiltak: 19-Okt-2018 Solfrid Marthiniussen Mindre Innsendelse av plan for korrigerende tiltak Funn: Brist på miljøhensyn ved avvirkning. Krav: PEFC nr. 13, ISO Objektivt bevis : Ved feltbefaring var det spor med slamavrenning. Det er plantet i området der det var planlagt pussing av sporene.kontrakt nr: Side 9 av 15

11 Funn nr.: Revisjonskriterium: Referanse til Dato for revisjonskriterium innsendelse av #: handlingsplan: JRH 4 ISO 14001:2015 ISO 14001: PEFC N Utstedt av: Grad Dokumentreferan se f#: 20-Aug-2018 Tiltak kreves: Implementeringsdato for korrigerende tiltak: 19-Okt-2018 Jörgen Hedeås Mindre Innsendelse av plan for korrigerende tiltak Funn: Bristande dokumentation om miljöavtale. Krav: ISO 14001: PEFC N Objektivt bevis För virkeskontrakt med skogsägaren Petter Bergerud saknas dokumentation över certifieringsavtale. Side 10 av 15

12 Funn nr.: Revisjonskriterium: Referanse til Dato for revisjonskriterium innsendelse av #: handlingsplan: JRH 5 ISO 14001:2015 ISO 14001: , PEFC ST 2002: Utstedt av: Grad Dokumentreferan se f#: 20-Aug-2018 Tiltak kreves: Implementeringsdato for korrigerende tiltak: 19-Okt-2018 Jörgen Hedeås Mindre Innsendelse av plan for korrigerende tiltak Funn: Det finns brister i upprättande av virkeskontrakt. Krav: ISO 14001: , PEFC ST 2002: Objektivt bevis Virkeskontraktet är ej underskrivet av grundeier. Side 11 av 15

13 Oppsummering av tiltak Status for styringsystemet er oppsummert under: Prosess for å overvåke og opprettholde samsvar med lovbestemte og andre krav Alle aktuelle lover, forskrifter og krav er oppdatert og denne informasjonen finnes også på organisasjonenes hjemmeside. Det har kommet nye krav i personvernloven som er relevant for organisasjonen. Det er gjort mange tiltak og etablert rutiner i organisasjoenen som skal ivareta disse nye endringene. Samsvarsvurderingen er oversiktlig og bra metodisk, men kan med fordel videreutvikles. Side 12 av 15

14 Vurdering av implementering av vesentlige miljøaspekter Miljøaspektene er oppdatert og vurdert på en systematisk og bra måte. Bra oversikt over miljøspektene i ledelsens gjennomgang. Miljømålene med handlingsplaner er satt i drift i organisasjonene. Det er etablert rutiner for oppfølging av disse. Regionsjefer i regionene Havaas og Midt. Intervju med skogbruksledere og regionsjefer i de aktuelle områdene. Organisasjonens ansvarsfordeling er bra innarbeidet. Det er klare definerte grensesnitt i arbeidsflyten fra innkjøp / salg til levering til kunde og dette er godt innlemmet i selskapet. Grensesnittet til den nye overordnede funksjonen for hogstentreprenører kan avklares. Risiko og muligheter identifiseres systematisk. Omfattende oppfølginger utføres av apteringsutfall hos hogstentreprenørenene. Produksjonsmøter med entreprenørene holdes 3-4 ganger i året. Det finnes dokumentasjon over kompetanse og kompetanseheving hos medarbeiderne. De har et bra fungerende HMS-system. Kommunikasjon mellom skogbruksleder og regionsjef bedømmes til å være bra. Systemet for avvik og forbedringsforslag bør forbedres på en mer effektiv måte. Eksterne henvendelser håndterer de bra. Det pågår en overføring av et overgripende ansvar for hogstentreprenører til en sentral utviklingsfunksjon for dette. Regionsjefen har tett kontakt med hogstentreprenører i sin region, der de inngår avtaler og følger opp krav og forventning til entreprenør. Det finnes dokumentasjon på kompetansehevende tiltak og et register og en kartlegging av entreprenørbedriftene. Det finnes systematisk dokumentasjon på samlinger og møter der hogstentreprenørene deltar. Medarbeidersamtaler gjennomføres jevnlig og regionsjefen fungere som en god støttefunksjon for skogbrukslederne. Skogbruksledere: Styring og oppfølging av skogkultur er bra. Det er tett oppfølging i starten av sesongen der skogbruksleder gjennomfører intern kontroll. Hvert oppdrag dokumenteres med egenkontroll. Skogbruksleder gjennomfører også systematiske internkontroller gjennom sesongen. Vi bedømmer at skogbrukslederne følger de rutiner som er satt for denne funksjonen. Men på grunn av skifte av operativsystem innføring av feltapp så finnes det visse overgangsproblemer. Det er utfordrende og arbeidskrevende å finne aktuelle dokumenter. Det ble ved stikkprøvekontroll oppdaget brist i dokumentasjon på underskrevet miljøavtale. Skogbrukslederne har god kompetanse og lokalkjennskap og de utfører sitt arbeid med stort engasjement. Planleggingen av de drifter som ble besøkt var bra utført. Oppfølging av pågående og avsluttede oppdrag kan med fordel systematiseres og dokumenteres bedre. Oversikt over miljømål var godt implementert hos skogbrukslederne. Gruppefunksjonene-krav til gruppefunksjonene Sertifiseringsavtalen, kalt miljøavtale er i henhold til kravene i PEFC N03. Register over sertifiserte skogeiere er lett tilgjengelig. Kommunikasjon og informasjon til skogeiere skjer på flere måter. Hjemmesiden har fyldig og praktisk informasjon og det deles ut felthefter med kravene i PEFC. Har god oversikt over skogeiere som har undertegnet miljøavtale. Rutinen, praksis og gjennomføring av interne revisjoner har blitt bra. De oppfyller kravene i antall reviderte skogeiere. Bra oversikt over dokumenterte avvik og denne oversikten finnes også i ledelsens gjennomgang. Kravene i henhold til gruppefunksjonen er bedømt til å oppfylles. Interne revisjoner i organisasjonen Interne revisjoner i organisasjonene gjennomføres etter en fastsatt plan og dokumenteres. Det gjennomføres i tillegg systematisk interne kontroller både ved avvirkningsoppdrag men også for planting. Avvik og korrigerende tiltak, forebyggende tiltak Resultatet av de interne revisjonene er dokumentert og det gjennomføres korrigerende tiltak. Det gjøres mye forbedringsarbeid i organisasjonen men dette burde vært bedre dokumentert. Effekten av tiltak blir ikke godt nok fulgt opp. Det savnes dokumentasjon på at korrigerende tiltak får effekt. Entreprenøroppfølging Det er en nyetablert avdeling som skal få ansvar for oppfølging av entreprenører. Avdelingen er under utvikling der det skal satses på ITutvikling og oppfølging av entreprenører med fokus på kvalitet og verdiutnyttelse av tømmer. Det finns mycket information och rådgivning på Glommen Skogs hemsida med länkar till exempelvis ett fälthäfte som bygger på PEFC Skogstandard. Kurser i PEFC skogstandard hålls för egenaktive skogsägare. Mycket av rådgivningen till skogsägarna sker genom kontakterna med skogbruksledarna. Glommen Skogsägare med miljöavtal skulle kunna erbjudas netkursen i PEFC skogstandard som finns på Skogkurs hemsida. Side 13 av 15

15 Gjennomgang og konklusjoner om kundens prestasjon og utvikling under resertifisering samt betydelige endringer siden sist oppfølgingsrevisjon før resertifisering. Det er en stor forbedringav bruk av IT og utvikling av IT-verktøy. Det er etablert en egen avdeling som skal følge opp entreprenører.funksjonen har mål om utnyttelsen av tømmerressurser Konklusjoner vedrørende risikoanalyser/ risikohåndteringsprosesser Organisasjonen har analysert og utført en risikoanalyse som er veldig relevant for organisasjonen. Organisasjonene har oversikt over de behov, krav, risiko og muligheter som påvirker og som kan påvirke deres organisasjon. Bør analysere flere muligheter. Konklusjoner vedrørende organisasjonens kontekst Organisasjonen har både et overordnet og linjeførende perspektiv i sin kontekst. De har god oversikt over sine interessenters behov og forventninger. De har gjennomført en fyldig og bra SWOT analyse. Side 14 av 15

16 Revisjonsleders anbefaling Revisjonsleders anbefaling for ISO 14001:2015 Identifiserte avvik utgjør ingen trussel for styringssystemet. Fortsatt sertifisering anbefales under forutsetning om godkjent handlingsplan for identifiserte avvik. Annet eller tillegg til revisjonsleders anbefaling Kundebekreftelse Bekreftet av: Lars Ole Rundfloen Bedriftens kontaktperson, navn og adresse: Lars Ole Rundfloen Denne rapporten er basert på et utvalg av bevis innhentet under revisjonen; derfor inneholder resultatene og konklusjonene et element av usikkerhet. Denne rapporten og alt dens innhold er gjenstand for en uavhengig gjennomgang før vedtak om tildeling eller fornyelse av sertifikat. Side 15 av 15