Funksjonærhåndbok YT Holmenkollstafetten Lørdag

Transkript

1 Funksjonærhåndbok YT Holmenkollstafetten Lørdag Innholdsliste: 1. Velkommen 2. Praktisk informasjon 3. Oversikt over arbeidsoppgaver 4. Tidsskjema 5. Løypekart 6. Stadionkart - Bislett Stadion 7. RaceONE-app 8. Ofte stilte spørsmål 9. Telefonliste 10. Førstehjelp

2 1. Velkommen til YT Holmenkollstafetten Lørdag 05. mai 2018! Vi i arrangementskomiteen i Idrettsklubben Tjalve vil rette en stor takk til dere funksjonærer som har satt av tid til å hjelpe oss under YT Holmenkollstafetten 2018! Uten dere hadde ikke dette vært mulig. YT Holmenkollstafetten er verdens største stafett og Norges største idrettsog mosjonsarrangement og arrangeres andre helgen i mai hvert år. «Vårens vakreste eventyr» som også stafetten kalles arrangeres for 88. gang, og det er ventet rundt 3000 lag og deltagere som skal løpe i Oslos gater. Stafetten er åpen for alle, en løpsfest for ung og «gammel», profesjonell eller bedrift. Stafetten består av 15. etapper og strekker seg fra Bislett Stadion/St. Hanshaugen og nesten helt opp til Holmenkollen og ned igjen. Etappene er varierte med tanke på lengde og fysisk utfordring. Den tøffeste etappen blir regnet som 7. etappe opp til Besserud. Likevel regnes 8. etappe som løpes i nedoverbakke fra Besserud som vel så tøff. TV2 Sportskanalen har en 4-timers direktesending fra årets stafett fra klokken til YT Holmenkollstafetten er ikke bare en opplevelse for deltagerne som skal løpe. Det er også et stort publikumsoppmøte rundt hele løypa og stemningen blir veldig god utover dagen og det vil bli en flott opplevelse for dere funksjonerer å ta del i denne idrettsog folkefesten. Vi har fått laget en egen app for stafetten fra Race-ONE. Fint om du leser deg opp på denne appen og tester den ut slik at du eventuelt kan svare på spørsmål fra deltagere og publikum. Se mer info om appen under punkt 7 i denne håndboken. Da vil vi i Idrettsklubben Tjalve ønske masse lykke til og takke for at dere ønsker å stille opp som funksjonærer. Vi har stor tro på at dere vil gjøre en flott innsats under stafetten og bidra til at arrangementet blir en suksess. HUSK! Ta med deg denne håndboken når du skal delta på dugnad. Da er du godt forberedt i tilfelle du får spørsmål fra deltagere eller andre interesserte. Med vennlig hilsen IK Tjalve v/ Arrangementskoordinator Kristian Jordhøy - kristian@tjalve.no

3 2. Praktisk informasjon: Oppmøte: Alle SKAL møte til registrering ved inngang 1 på Bislett Stadion ved funksjonærdesken. Her blir man registrert, får vaktvest/antrekk og mat og drikke. Unntaket er vekslingsvaktene som skal direkte på briefing klokken og møter deretter på sin respektive veksling. Informasjon om oppmøtetidspunkt vil bli opplyst i «arbeidsinstruksen» som blir sendt til hver enkelt og under punkt 3 i denne håndboken. Det er viktig å komme til registreringen i god tid, slik at man er på sin «post» til oppsatt tid. Funksjonærantrekk: De som skal jobbe i og rundt løypa eller inne på Bislett Stadion, får hver sin vaktvest. Det er VIKTIG at de som har vaktvest, leverer den tilbake der de hentet den. Holmenkollstafetten foregår på våren og det kan være alt fra 20 varmegrader til snø og sludd. Husk at dere skal være ute hele dagen, så ta med tøy og nødvendig utstyr for dette. Funksjonærenes rolle og ansvar: Hold deg oppdatert og les nøye igjennom denne håndboken og annen informasjon du har fått utdelt i forbindelse med din rolle som funksjonær under YT Holmenkollstafetten Dette er til god hjelp hvis du får spørsmål fra deltagere, publikum etc. Funksjonærantrekk skal brukes under hele vakten. Det er ikke lov å bruke telefon unødvendig mye når du er på vakt. Dette skal ikke være til sjenanse for våre deltagere og samarbeidspartnere. Utfør dine arbeidsoppgaver i henhold til arbeidsinstruksen. Hjelp hverandre hvis det er behov for det. Vær vennlig, imøtekommende og serviceinnstilt i alt du gjør. Avdekk behov, ta ansvar og vær løsningsorientert. Overhold avtalte tider. Blir du forsinket eller syk må du melde ifra til funksjonæransvarlig eller nærmeste leder. Spørsmål fra journalister som ikke er av praktisk art, henvises til nærmeste leder eller funksjonæransvarlig. Vis respekt. Møt alle utfordringer med et smil og godt humør.

4 3. Oversikt over arbeidsoppgaver: Onsdag Lørdag Tidspunkt: Oppgave: Oppmøtested: Onsdag Kl Pakking av startposer Bislett Stadion, Inngang 1 Torsdag Kl Utdeling av startnummer Bislett Stadion, Inngang 1 Fredag Kl Utdeling av startnummer Bislett Stadion, Inngang 1 Kl Rigging på Bislett Bislett Stadion, Maratonporten Lørdag Kl Funksjonærdesk Bislett Stadion, Inngang 1 Kl Utdeling av startnummer Bislett Stadion, Inngang 1 Kl Rigging på Bislett Bislett Stadion, Inngang 1 Kl Løypevakter Tildelt plass Kl Vekslingsvakter Bislett Stadion, Arne Haukvikrommet Kl Bagasjeoppbevaring Bislett Stadion, 60 m hallen Kl Kl Stafettpinneutdeling Bislett Stadion, 60m hallen Kl Startområdet Knud Knudsens Plass, St. Hanshaugen Kl Informasjonsservice Bislett Stadion, Inngang 1 Bislett Stadion, Myldreområdet Kl Sekretariat Bislett Stadion v/sekretariatet Kl Kiosk Bislett Stadion, Inngang 1 Bislett Stadion, Inngang 2 Knud Knudsens Plass, St. Hanshaugen Kl Premieutdeling, inne Bislett Stadion, Myldreområdet Kl Vaktmannskap Bislett Stadion, Tribune Bislett Stadion, Maratonporten Kl Trafikkvakter Tildelt plass Kl Premieutdeling, ute Bislett Stadion, Indre bane Kl Målområdet Bislett Stadion, Inngang 1 Kl Vakter Frogner Stadion Bislett Stadion, Inngang 1 Kl Sluttbil Bislett Stadion, Inngang 1 Kl Nedrigg på Bislett Stadion Bislett Stadion, Maratonporten NB! Alt er oppgitt som ca-tider. Det vil si at noen ganger er vakten kortere eller lenger enn den tiden som er oppgitt.

5 4. Tidsskjema: Funksjonærservice: Åpningstid Startnummerutdeling: Åpningstid Første start Bislett Stadion: Klokken Første start St. Hanshaugen: Klokken Første start Bedrift/Mosjon: Klokken Siste start: Klokken Siste lag i mål: Ca. klokken

6 5. Løypekart:

7 6. Stadionplakat Bislett Stadion:

8 7. RaceONE-app - Instruksjoner

9 8. Ofte stilte spørsmål: Når starter vi? - Første start er klokken fra Bislett Stadion (klasse F6 elite kvinner). Første start på St. Hanshaugen (Knud Knudsens Plass) er klokken (A3 Lag tilsluttet andre særforbund, Andre lag 55+, A6 Veldedige organisasjoner og FH Funksjonshemmede). - For fullstendig startliste og startsted se her: Når og hvor får vi startnumrene? - Startnummerutdelingen foregår på Bislett Stadion, Inngang 1. - Torsdag 03. mai kl Fredag 04. mai kl Lørdag 05. mai kl Se her for oppdatert info: Når og hvor henter vi stafettpinnene? - Stafettpinnene deles ut ved de respektive klassers startsted. - Se her for oppdatert info: Hvordan kommer vi oss de ulike vekslingene? - Ved å klikke på de ulike etappene under «løypekart» får du informasjon om aktuell offentlig transport til etappene. Vi anbefaler å bruke T-banen, siden den vil gå som normalt under hele stafetten. Her får du full oversikt over det kollektive tilbudet. 5. etappe: T-bane nr. 4 Vestli via Majorstuen, nr. 5 Ringen via Majorstuen eller nr. 5 Sognsvann til Forskningsparken Stasjon. 6. etappe: T-bane nr. 1 Frognerseteren til Vinderen Stasjon. 7. etappe: T-bane nr. 1 Frognerseteren til Slemdal Stasjon. 8. etappe: T-bane nr. 1 Frognerseteren til Besserud Stasjon. 9. etappe: T-bane nr. 1 Frognerseteren til Slemdal Stasjon. 10. etappe: T-bane nr. 2 Østerås til Makrellbekken Stasjon. 11. etappe: T-bane nr. 2 eller 3 til Borgen Stasjon. Kan vi benyttes oss av garderobefasiliteter? - Det er garderober på Bislett Stadion som kan benyttes. Dette er i midlertid et begrenset tilbud. Vi har også garderobefasiliteter på Frogner Stadion. Inngang fra Middelthuns gate 26, 0368 Oslo. Hvem får premie og hvor kan dette bli hentet? - I klasse A1 og A2 premieres det ved sluttid under henholdsvis (A1) og (A2). Øvrige klasser premieres plass. - I klassene F1 og F6 vil det være premieutdeling på indre bane for plass. I øvrige klasser er det kun 1. plass som møter til premieutdeling på indre bane. Tider for premiering vil lagene få informasjon om i ukene før stafetten. Alle andre som skal ha premier henter dette inne i «myldreområdet» under

10 hovedtribunen på Bislett Stadion. Se her for oppdatert info: Hvor kan vi legge fra oss bagasje under stafetten? - Det tilbys bagasjeoppbevaring på starten ved Bislett Stadion og St. Hanshaugen, samt på alle vekslinger rundt om i løypa. - Vi minner om at oppbevaring av bagasje på de oppmerkede stedene skjer på eget ansvar og at verdisaker ikke bør legges igjen. - Se her for oppdatert info: Får vi diplomer? - Ja dere får diplomer NB! Nytt fra 2017 er at diplomene for laget og deltakerne kan printes ut fra vår hjemmeside. Se baksiden på startnummeret for mer informasjon. Er det noen klasseendringer? - Nei. Det er ingen klasseendringer i år. Er det noen løypeendringer? - Nei, men det ble gjort endringer på 14. (720 m) og 15. etappe. (500 m) i Siste etappe har blitt endret helt for å minske trykket inne på stadion og gjøre det enklere for deltagerne å komme seg ut av stadion etter målgang. Vekslingen mellom 14. og 15. etappe har blitt trukket noe lenger opp i Bislettgata for å gjøre siste etappe noe lenger etter endringen. Oppdatert info finner du her: Er det drikkestasjoner underveis på etappene? - Nei, det har vi ikke. Dette må deltakerne eventuelt medbringe selv. Når er resultatene og etappetidene klare? - Resultatene vil fortløpende bli lagt ut på stafettens hjemmeside: Hvordan bruker vi appen? - Se punkt 7 i håndboken Her kommer kortversjonen: 1. Last ned appen AppleStore / GooglePlay. 2. Registrer deg. 3. Søk opp laget og trykk følg laget.

11 9. Kontaktinformasjon/telefon: Rolle: Navn: Mobil: Arrangementsleder Per Sletholt Informasjonsansvarlig Svein Lilleberg Funksjonæransvarlig Kristian Jordhøy Løypesjef- puljebiler Morten Mørck Vekslingssjef Silje Johnson Målområdet Svein Søndenå Startområdet Kjetil Myrtun Kommandosentralen (KO) Nødnummer Politiet Førstehjelp Norsk Folkehjelp Toaletter Hibas Søppel Norsk Gjenvinning Lyd Odd Wangen Premieutdeling på banen Grete Etholm Premieutdeling i Andreas Gjesdal myldreområdet Transport Rudi Kristiansen Sekretariatet Ada Holmen Sekretariatet Haavard Nordlie Speaker Rune Stenersen Utrykning med tidtageranlegg på vekslingene EQ-Timing eller

12 10. Førstehjelp Det er Norsk Folkehjelp som har ansvaret for førstehjelp og sanitet under stafetten. Følgende nummer kan funksjonærene ringe ved eventuelle skader: I løypa er det plassert sanitetsposter på følgende steder: Post 1 Bislett Stadion. Post 2 Forskningsveien (4.veksling - Forskningsveien x Holmenveien). Post 3 Besserud (7. Veksling Besserud). Post 4 Frognerparken (10. Veksling Frognerparken). En mobilpost som kan kjøre rundt. En ambulanse i området Slemdal. En ambulanse ved Frognerplass. Ring 113, hvis det er snakk om liv! På forhånd er det fint om du orienterer deg om hvor du finner nærmeste sanitetspost.