Januar 2009 Corporate Compliance Office

Transkript

1 Siemens Business Conduct Guidelines Januar 2009 Corporate Compliance Office

2 Business Conduct Guidelines Business Conduct Guidelines, utgave

3 Forord Retningslinjene illustrerer hvordan vi som selskap forholder oss til vårt etiske og rettslige ansvar, og de gir uttrykk for våre forretningsverdier: responsible excellent innovative. Retningslinjene er tilpasset nye rettslige krav, og er basert på internasjonale konvensjoner om menneskerettigheter, antikorrupsjon og bærekraftighet. De er ment å styrke bevisstheten omkring de lover og moralske standarder som er en integrert del av vår virksomhet. Hovedbudskapet er at det kun er etiske forretninger som er Siemens forretninger. I de mer enn 160 årene Siemens har eksistert, har vi bygget opp et fremragende omdømme over hele verden. Tekniske prestasjoner, innovasjon, kvalitet, pålitelighet og internasjonalt engasjement har gjort Siemens til et av verdens ledende selskaper innen elektronikk og elektro - teknikk. Maksimal ytelse kombinert med de strengeste etiske standarder har gjort selskapet vårt sterkt. Og det er dette vi også i fremtiden skal stå for. Jeg oppfordrer alle ansatte om å leve og ånde våre Business Conduct Guidelines. Peter Loescher President og CEO Januar 2009 Retningslinjer for forretningsadferd, Business Conduct Guidelines, sørger for det etiske og rettslige rammeverket som skal omslutte all vår aktivitet. Retnings - linjene inneholder grunnleggende prinsipper for vår adferd, både internt i selskapet, og i forhold til eksterne parter og publikum generelt. Business Conduct Guidelines, utgave

4 Business Conduct Guidelines Business Conduct Guidelines, utgave

5 Innholdsfortegnelse Forord A. Grunnleggende krav til adferd A.1. Lovlydig adferd A.2. Gjensidig respekt, ærlighet og integritet A.3. Ansvar for Siemens omdømme A.4. Ledelse, ansvar og veiledning B. Forholdet til forretningsforbindelser og tredjeparter B.1. Rettferdig konkurranse og konkurranselovgivningen (anti-trust) B.2. Anti-korrupsjon: Tilby og gi fordeler B.3. Anti-korrupsjon: Forlange og motta fordeler B.4. Politiske bidrag, veldedige donasjoner og sponsing B.5. Offentlig innkjøp B.6. Hvitvasking av penger B.7. Kontroll med handel B.8. Samarbeid med leverandører C. Unngå interessekonflikter C.1. Virksomhet i konkurranse med Siemens C.2. Bigeskjefter C.3. Interesser i andre selskaper D. Behandling av selskapets eiendeler E. Informasjonsbehandling E.1. Regnskapstransaksjoner og finansiell integritet E.2. Konfidensiell informasjon E.3. Data- og informasjonssikkerhet E.4. Regler for innsidehandel F. Helse, miljø og sikkerhet F.1. Miljø og teknisk sikkerhet F.2. Arbeidsmiljø G. Varsling og klager H. Compliance implementering og oppfølging Videre informasjon og kontakter Tillegg Business Conduct Guidelines, utgave

6 A. Grunnleggende krav til adferd A.1. Lovlydig adferd Siemens 1 har et grunnleggende prinsipp om å etterleve loven i alle land hvor vi gjør forretninger. Alle ansatte må til enhver tid følge de lover og regler, så vel som interne retningslinjer, som gjelder i de land de opererer. Det å bryte loven må for enhver pris unngås. Uavhengig av eventuell straffemessig forfølgning, vil en ansatt som har brutt loven kunne forvente en disiplinær - reaksjon som følge av at vedkommende har brutt sine plikter som ansatt. Disse prinsippene gjelder for vårt interne samarbeid og overfor eksterne samarbeids - partnere. Vi tar beslutninger som berører de menneskene vi samarbeider med - ansatte, leverandører, kunder og forretningsforbindelser - basert på saklige overveielser, og ikke på upassende holdninger som diskriminering og tvang. Vi er åpne, ærlige og tar ansvar. Vi er pålitelige samarbeidspartnere som ikke gir løfter vi ikke kan holde. Vi forventer at våre ansatte opptrer med integritet. A.2. Gjensidig respekt, ærlighet og integritet Vi respekterer enkeltmenneskets verdighet, privatliv og personlige rettigheter. Vi jobber sammen med mennesker med forskjellig etnisk bakgrunn, kultur, religion, livssyn, alder, funksjonshemming, kjønn og seksuell legning. I overens - stemmelse med selskapets verdier og arbeidslovgivningen i de land vi opererer, tolererer vi ingen form for diskriminering, trakassering eller krenkelser, det være seg seksuelt motivert eller av annen personlig karakter. 1 Referansene til Selskap eller Siemens gjelder Siemens AG og datterselskaper. 6 Business Conduct Guidelines, utgave

7 A.3. Ansvar for Siemens omdømme Siemens omdømme er i stor grad et resultat av våre handlinger og måten hver og en av oss presenterer og oppfører oss på. Ulovlig eller upassende adferd, om enn fra en enkelt ansatt, kan påføre firmaet betydelig skade. Hver enkelt ansatt forventes å ta ansvar for å opprettholde og forbedre Siemens gode omdømme i de enkelte land. A.4. Ledelse, ansvar og veiledning En organisasjonskultur kjennetegnet av høy integritet og etterlevelse av gjeldene regler (compliance) begynner med ledelsen. Alle ledere må oppfylle sine forpliktelser knyttet til organisering og oppfølgning. Alle ledere har et selvstendig ansvar for sine ansatte. Alle ledere må gjøre seg fortjent til respekt gjennom eksemplarisk oppførsel, prestasjoner, åpenhet og sosial kompetanse. Dette medfører blant annet at den enkelte leder må vektlegge viktigheten av etisk adferd og compliance, integrere begrepene inn i daglige forretningsprosesser og fremme disse gjennom handling og opplæring. Ledere forventes å sette klare, ambisiøse og realistiske mål for sine ansatte og fremstå som et eksempel til etterfølgelse. Det er den enkelte leders ansvar å påse at det ikke forekommer brudd på lover og regler innen hans eller hennes ansvars - område som kunne vært forhindret gjennom formålstjenlig oppfølgning. Ledere vil fortsatt være ansvarlige, til tross for at oppgaver blir delegert. Spesielle ansvarsområder som gjelder for ledere: 1. Leder må nøye utvelge ansatte ut fra personlige og faglige kvalifikasjoner. Plikten til å utvise aktsomhet øker med ansvaret som den ansatte blir betrodd (utvelgelsesplikten). 2. Leder må på en nøyaktig, fullstendig og bindende måte kommunisere instrukser til ansatte, spesielt i forhold til etterlevelse av lover og regler (veiledningsplikten). 3. Leder må løpende følge opp at lover og regler etterleves (oppfølgingsplikten). 4. Leder må på en tydelig måte kommunisere til sine ansatte viktigheten av integritet og compliance i det daglige arbeidet. Lederen må videre kommunisere at lovbrudd er uakseptabelt og vil få jobbmessige konsekvenser (kommunikasjonsplikten). Ledere skal gi sine ansatte så stort handlingsrom og personlig ansvar som mulig, samtidig som det tydelig kommuniseres at compliance er påkrevd i enhver situasjon og til enhver tid. Ledere skal være tilgjengelige for ansatte som ønsker å ta opp compliance-relaterte problemstillinger, stille spørsmål eller diskutere forretningsrelaterte eller personlige problemer. Leders ansvar reduserer ikke den enkelte ansattes eget ansvar. Vi må samarbeide for å overholde gjeldende lover og Siemens retningslinjer. Lederes spesifikke ansvar er her beskrevet slik at ansatte kan få et inntrykk av hva slags lederskap og støtte de kan forvente fra sine overordnede. Business Conduct Guidelines, utgave

8 B. Forholdet til forretningsforbindelser og tredjeparter B.1. Rettferdig konkurranse og konkurranselovgivning (anti-trust) Rettferdig konkurranse fører til at markeder fritt kan utvikle seg - med tilhørende samfunnsøkonomiske gevinster. Prinsippet om integritet gjelder også i kampen om markedsandeler. Enhver ansatt er forpliktet til å følge reglene for rettferdig konkurranse. påvirke utsalgsprisene som blir fastsatt av våre kunder ved videresalg av Siemens-produkter, eller forsøke å begrense deres eksport eller import av Siemens-produkter. Videre har ingen ansatte lov å tilegne seg konkurransesensitiv innsikt gjennom industrispionasje, bestikkelser, tyveri eller elektronisk avlytting, eller bevisst formidle feilinformasjon om en konkurrent eller dens produkter eller tjenester. Reglene rundt konkurranselovgivning (anti-trust) kan variere fra land til land og fra sak til sak. Det kan derfor være vanskelig å evaluere ulike situasjoner. For eksempel er det mange steder innført spesielle juridiske krav for dominerende selskaper. Her er eksempler på handlinger som kan medføre brudd med konkurranse - lovgivningen. Ansatte skal ikke: snakke med konkurrenter om priser, produksjonsvolum, kapasitet, salg, tilbud, fortjeneste, fortjeneste - marginer, kostnader, distribusjonsmetoder eller andre parametre som bestemmer eller påvirker selskapets markedsadferd med mål om å samordne konkurrenters adferd. inngå avtale med konkurrent om ikke å konkurrere, begrense handel med leverandører, legge inn fiktive bud, eller avtale fordeling av kunder, markeder, geografiske områder eller produksjon, mellom seg. 8 Business Conduct Guidelines, utgave

9 B.2. Anti-korrupsjon: Tilby og gi fordeler Vi konkurrerer om nye ordre på en rettskaffen måte med våre innovative produkter og tjenester, ikke gjennom å tilby urettmessige fordeler. Ingen ansatte kan direkte eller indirekte tilby, love, tildele eller godkjenne økonomiske eller andre ikke-økonomiske ytelser til en offentlig tjenestemann i den hensikt å påvirke en offentlig handling, eller for å oppnå en urettmessig fordel. Tilsvarende gjelder i forholdet til det private næringsliv. Alle tilbud, løfter, tildelinger eller gaver må være i tråd med gjeldende lover og Siemens retningslinjer, og ikke fremstå som utilbørlige eller upassende. Dette betyr at det ikke er tillatt å gi tilbud eller løfter, tildelinger, godkjenninger eller gaver, hvis disse objektivt kan oppfattes som et forsøk på utilbørlig påvirkning av offentlig tjenestemann eller som bestikkelse av kommersiell motpart i den hensikt å skaffe Siemens forretnings messige fordeler. Begrepet offentlig tjenestemann er definert vidt for å omfatte alle representanter for, og ansatte i, stat eller offentlige etater, kontorer eller juridiske enheter. Dette gjelder på alle nivåer, inklusiv ledere og ansatte i offentlig eide selskaper og mellomstatlige organisasjoner. Kandidater for politiske posisjoner, partifunksjonærer og ansatte, samt politiske partier faller også inn under definisjonen. Av denne grunn må ansatte med ansvar for ansettelse eller innleie av konsulenter, agenter, joint venture partnere eller tilsvarende enheter, ta nødvendige forholdsregler og sørge for: at tredjeparts medarbeidere forstår og vil følge Siemens anti-korrupsjons retningslinjer eller sammenlignbart regelverk evaluering av tredjeparts kvalifikasjoner og rennomé å inkludere passende kontraktsvilkår i avtaler og kontrakter egnet til å beskytte Siemens Dette gjelder spesielt, men ikke utelukkende, i den grad tredjeparter på Siemens vegne har kontakt med offentlige tjenestemenn. Avslutningsvis skal alle Siemens investeringsbeslutninger uavhengig om det er kjøp av en kontrollerende post, en minoritetsandel eller en joint venture avtale baseres på forutgående compliance kontrollgjennomganger. Ansatte kan ikke gi penger eller andre fordeler av verdi indirekte (til eksempelvis en konsulent, agent, mellommann, forretningspartner eller annen tredje part) hvis omstendighetene indikerer at hele, eller deler av verdien videreføres til en offentlig tjenestemann for å påvirke en offentlig handling, eller for å oppnå en utrettmessig forretningsmessig fordel. Business Conduct Guidelines, utgave

10 B.3. Anti-korrupsjon: Forlange og motta fordeler Ingen ansatt kan utnytte sin stilling til å forlange, akseptere eller tilegne seg løfter om fordeler. Unntak gjelder for gaver av ubetydelig verdi som mottas fra tid til annen, samt rimelige middager eller arrangementer som er i overens - stemmelse med lokal skikk og Siemens retningslinjer. Alle andre tilbud om gaver, middager og arrangementer må avslås. B.4. Politiske bidrag, veldedige donasjoner og sponsing Siemens yter ikke bidrag til politikere, politiske partier eller politiske organisasjoner. Som ansvarlig samfunnsaktør bidrar Siemens til utdanning, vitenskap, kunst, kultur, sosiale og humanitære formål gjennom produkt bidrag eller økonomisk støtte. Sponsoraktiviteter knyttet til profilering av Siemens som motytelse, anses ikke som donasjoner, ei heller bidrag til bransjeorganisasjoner eller avgifter for deltagelse i organisasjoner som fremmer forretningsmessige interesser. Følgende typer donasjoner er ikke under noen omstendigheter tillatt: 1. donasjoner til enkeltpersoner, eller kommersielle organisasjoner 2. donasjoner betalt til private bankkonti 3. donasjoner til organisasjoner med formål som strider mot Siemens verdier 4. donasjoner som kan skade Siemens omdømme Det kreves full åpenhet og innsyn rundt alle donasjoner. I praksis betyr dette at mottakers identitet og bruk av donasjon må være kjent. Videre må bakgrunnen for, og formålet med, donasjonen være begrunnet og dokumentert. Kvasidonasjoner - donasjoner som fremstår som betaling for tjenester, men i praksis er høyere enn tjenestens verdi - er forbudt da disse bryter med prinsippet om innsyn. 10 Business Conduct Guidelines, utgave

11 Sponsing omfatter pengestøtte og andre ytelser som Siemens bidrar med i tilknytning til et arrangement organisert av en tredjepart, hvor Siemens som gjenytelse får markedsført selskapet. Dette kan være gjennom ren logoprofilering, henvisninger til selskapet i åpnings- eller avslutningstaler, deltagelse i panel - debatter, eller gratis inngangsbilletter. Alle forhold rundt sponsoraktiviteter må være transparente basert på underliggende skriftlige avtaler, begrunnet i legitime forretningshensikter og i tråd med de motytelser selskapet mottar. Ingen bidrag kan loves, tilbys eller gis for å oppnå urettmessige konkurranse - fortrinn eller andre upassende fordeler for Siemens. Bidrag kan heller ikke gis til arrangement som er organisert av privatpersoner eller organisasjoner som har verdier som strider med Siemens, eller som på andre måter kan skade Siemens omdømme. B.5. Offentlig innkjøp Siemens konkurrerer om kontrakter fra offentlige myndigheter og offentlig eide selskaper over hele verden. I all samhandling og omgang med det offentlige handler vi på en åpen, ærlig og korrekt måte. Vi opptrer i tråd med de lover og regler som regulerer offentlig innkjøp, inkludert lover som forbyr utilbørlig påvirkning av offentlige tjenestemenn. B.6. Hvitvasking av penger Hvitvasking innebærer å skjule opphavet til penger som er ervervet gjennom kriminell aktivitet som for eksempel terrorisme, narkotikahandel eller korrupsjon, gjennom å fase disse inn i lovlig forretningsvirksomhet slik at verdiene fremstår som legitime, eller på en slik måte at opprinnelsen eller virkelig eier ikke kan identifiseres. Siemens har som mål å praktisere sin forretningsdrift i samarbeid med redelige kunder, rådgivere og forretningsforbindelser som utøver sine aktiviteter i tråd med lover og regler, og hvis kapital stammer fra legitime forretnings - transaksjoner. Vi bidrar ikke til hvitvasking av penger. Alle ansatte må følge gjeldende lovverk mot hvitvasking av penger, samt Siemens retningslinjer og prosesser (eksempel finavigate ) som er etablert for å avdekke og forhindre mistenkelige betalinger, kunder og andre transaksjoner som kan knyttes til hvitvasking. For å unngå problemer innen dette området må ansatte være særlig oppmerksomme og rapportere mistenkelig adferd hos kunder, rådgivere og andre forretningsforbindelser. Ansatte plikter å følge alle krav knyttet til bokføring, regnskap og rapportering som gjelder for kontanthåndtering og betalinger relatert til ulike transaksjoner og kontrakter. Business Conduct Guidelines, utgave

12 B.7. Kontroll med handel Siemens følger gjeldende regler for eksportkontroll og alle toll- og importlover i land hvor vi gjør forretninger. Eksportkontroll omfatter forsendelse av varer, tjenester, hard- og software eller teknologi over visse nasjonale grenser, inkludert forsendelse via e-post. Eksportkontroll-lover kan bli utløst i forbindelse med direkte eller indirekte eksport til, eller import fra, land eller organisasjoner pålagt handelsrestriksjoner som følge av eksempelvis nasjonale sikkerhetshensyn eller delaktighet i kriminelle aktiviteter. Brudd på disse lovene kan resultere i alvorlig straffe - forfølgning som bøter eller tilbaketrekning av offentlige tillatelser for forenklede import- og eksportprosedyrer. Ansatte involvert i prosessen rundt import eller eksport av varer, tjenester, hard- og software eller teknologi som beskrevet over, må følge gjeldende økonomiske sanksjoner, eksportkontrollog importlover samt de retningslinjer og prosedyrer som er etablert i, og for, deres forretningsenhet. B.8. Samarbeid med leverandører Siemens forventer at selskapets leverandører deler Siemens verdier og overholder alle gjeldende lover. Videre forventer Siemens at selskapets leverandører etterlever følgende prinsipper som også Siemens har vedtatt å følge, og som omhandler ansvar for interessenter og miljøet: Etterleve alle gjeldende lover Forbud mot korrupsjon Respektere ansattes grunnleggende menneskerettigheter Etterleve lover som forbyr barnearbeid Ta ansvar for ansattes helse og sikkerhet Handle i overensstemmelse med gjeldende lover og internasjonale standarder for miljøvern Fremme etterlevelse (compliance) hos egne leverandører gjennom Siemens Retningslinjer for forretningsmessig adferd for leverandører 12 Business Conduct Guidelines, utgave

13 Business Conduct Guidelines, utgave

14 C. Unngå interesse - konflikter Hver enkelt Siemens-ansatt plikter å treffe forretningsmessige beslutninger som fremmer Siemens interesser, ikke personlige interesser. Interessekonflikter oppstår hvis ansatte engasjerer seg i aktiviteter eller fremmer personlige interesser på bekostning av Siemens. Ansatte må informere sin leder om eventuelle personlige interesser som han eller hun kan ha i sammenheng med gjennomføringen av jobbrelaterte oppgaver. Ansatte skal ikke inngå private avtaler med selskaper der man som en del av sin yrkesutøvelse for Siemens har et forretningsmessig forhold til selskapet, hvis ansatte derigjennom kan oppnå private fordeler knyttet til avtalene. Dette gjelder spesielt i tilfeller hvor ansatte har beslutningsmyndighet eller direkte eller indirekte kan påvirke hvorvidt aktuelt selskap tildeles kontrakt av Siemens. Interessekonflikt kan oppstå ved at en ansatt har et selvstendig, forretnings - messig forhold til, eller interesse i, en konkurrent eller kunde av Siemens, eller gjennom bigeskjefter som forhindrer den ansatte i å oppfylle sine forpliktelser for Siemens. Det er viktig at ansatte identifiserer og unngår eventuelle interessekonflikter, eller det som kan fremstå som interessekonflikt, i forbindelse med utøvelsen av ens arbeidsrelaterte oppgaver. C.1. Virksomhet i konkurranse med Siemens Ansatte kan ikke drive eller bidra i virksomheter som er i konkurranse med Siemens, eller involvere seg i andre konkurrerende aktiviteter. C.2. Bigeskjefter Ansatte kan ikke engasjere seg i bigeskjefter som er i konkurranse med Siemens. Ansatte må, før en engasjerer seg i betalte bigeskjefter, informere Siemens og få skriftlig tillatelse. Tilfeldig skrivearbeid, foredrag og andre sammenlignbare aktiviteter betraktes ikke som bigeskjeft. Tillatelse vil ikke bli gitt hvis bigeskjeften er skadelig for Siemens interesser. Tillatelse blir ikke gitt hvis den ansatte, som en del av sitt arbeid for Siemens, har forretningskontakt med aktuelt selskap. Tidligere gitte tillatelser kan bli trukket tilbake med utgangspunkt i disse premisser. C.3. Interesser i andre selskaper Ansatte som har, eller tilegner seg, direkte eller indirekte interesser i et selskap som Siemens er i konkurranse med, plikter å opplyse personalavdelingen om dette hvis andelen gir anledning til å utøve inn - flytelse på selskapets ledelse. Normalt anses en eierandel på over 5 prosent å gi slik innflytelse. 14 Business Conduct Guidelines, utgave

15 Ansatte som har, eller tilegner seg, direkte eller indirekte interesser i en av Siemens forretningsforbindelser eller i et selskap der Siemens har eierandeler, plikter å opplyse personalavdelingen om dette hvis man har forbindelser med forretningsforbindelsen eller selskapet som en del av sin jobbutøvelse for Siemens, eller har en offisiell rolle i selskapet. For selskaper notert på børs gjelder ovennevnte utelukkende hvis en har eierandel utover 5 prosent av aksjekapitalen. Så snart det foreligger informasjon om at en ansatt har interesser i eksternt selskap kan Siemens foreta egnede tiltak for å eliminere eventuelle interessekonflikter. Business Conduct Guidelines, utgave

16 D. Behandling av selskapets eiendeler Innretninger og utstyr på kontorer og verksteder (som telefoner, kopimaskiner, datamaskiner, programvare, internett/ intranett, maskiner, verktøy så vel som e-post og telefonsvarer) skal utelukkende benyttes i forretningsøyemed og ikke for personlig vinning. Unntak, og eventuell betaling, kan avtales lokalt, forutsatt at bruken av Siemens eiendom: ikke relateres til ulovlige aktiviteter ikke forårsaker reell eller mulig interessekonflikt ikke fører til vesentlige kostnader, skader Siemens forretningsaktivitet eller medfører andre negative ringvirkninger for selskapet - inkludert forstyrrelse av egen eller andres arbeidsoppgaver Det er ikke under noen omstendighet lov å laste ned, produsere eller formidle informasjon som kan framkalle rasehat, glorifisering av vold eller andre kriminelle handlinger, eller som inneholder materiale som anses som seksuelt støtende i de respektive kulturer. Ansatte har ikke anledning til å kopiere filer, databaser, video- og lydopptak eller foreta annen reproduksjon, med mindre dette er direkte knyttet til forretningsdriften eller etter avtale med overordnet. 16 Business Conduct Guidelines, utgave

17 Business Conduct Guidelines, utgave

18 E. Informasjonsbehandling E.1. Regnskapstransaksjoner og finansiell integritet Åpen og effektiv kommunikasjon krever nøyaktig og pålitelig rapportering. Dette gjelder overfor investorer, ansatte, kunder og forretningsforbindelser, så vel som myndigheter og allmennheten. Siemens er forpliktet til å vedlikeholde gode prosesser og kontroller slik at transaksjoner gjennomføres i henhold til fullmakter gitt av ledelsen. Siemens må forhindre og avdekke eventuelt misbruk av Siemens eiendeler. Siemens-ansatte må forvisse seg om at alle regnskapsbilag og rapporter de utarbeider eller er ansvarlige for: er fullstendige er nøyaktige korrekt reflekterer hver transaksjon eller utgift er i overensstemmelse med gjeldende regnskapsregler og standarder Dette gjelder uavhengig av om informasjonen inngår i offisiell selskaps - rapportering eller til andre offentlige myndigheter. Og, omfatter alle data, bekreftelser og annet skriftlig materiale som fremskaffes for finansiell rapportering og presentasjon, så vel som materiale som er sammenstilt for andre formål. Også interne kostnadsrapporter skal føres med samme krav. E.2. Konfidensiell informasjon Taushetsplikten knyttet til intern, konfidensiell eller fortrolig informasjon som ikke er gjort tilgjengelig for offentligheten, må overholdes. Ikke-offentlig informasjon fra eller om leverandører, kunder, ansatte, agenter, konsulenter og andre tredjeparter må også behandles konfidensielt i henhold til juridiske eller kontraktsmessige krav. Konfidensiell eller fortrolig informasjon inkluderer spesielt: detaljer rundt selskapets organisering, produksjonsutstyr, priser, salg, resultater, markeder, kunder og andre forretningsrelaterte forhold informasjon om produksjon, eller forskning og utvikling interne rapporter Taushetsplikten gjelder også etter at ansettelsesforholdet er opphørt, da offentliggjøring av konfidensielle opplysninger vil kunne skade Siemens forretninger, oppdragsgivere eller kunder uavhengig av når informasjon frigjøres. 18 Business Conduct Guidelines, utgave

19 E.3. Data og informasjons - sikkerhet Tilgang til intra- og internett, global elektronisk informasjonsutveksling og dialog, samt elektroniske forretnings - transaksjoner, er avgjørende for at hver og en av oss skal kunne jobbe effektivt, og for virksomhetens suksess generelt. Fordelene ved elektronisk kommunikasjon er samtidig forbundet med risiko i forhold til personvern og datasikkerhet. Forutse - enhet i forhold til denne type risiko er et viktig element for IT-ledelsen, lederfunksjonen generelt, samt adferden til hver enkelt medarbeider. Personlige opplysninger kan bare innhentes, bearbeides eller benyttes så fremt det er nødvendig av forutbestemte, åpenbare og legitime grunner. Videre må personlige opplysninger lagres på en sikker måte, og egnede forholdsregler må tas ved oversendelse. Høy standard i forhold til datakvalitet og teknisk beskyttelse mot uautorisert tilgang er påkrevd. Tilgang til og anvendelse av informasjon må være transparent for de involverte partene, og deres rettigheter må ivaretas i forhold til bruk og eventuell korreksjon av informasjon, og hvis aktuelt, i forhold til forespørsler omkring sperring eller sletting av informasjon. I noen jurisdiksjoner (for eksempel EU) finnes strenge lover og regler i forhold til innsamling og bruk av personopplysninger. Dette omfatter også opplysninger om andre parter som for eksempel kunder og forretningsforbindelser. Alle ansatte må rette seg etter de gjeldende lover for å beskytte andres privatliv. E.4. Regler for innsidehandel Personer med innsideinformasjon om Siemens eller andre selskaper med børsnoterte verdipapirer, som kunder, leverandører eller joint venture partnere, har ikke anledning å handle disses aksjer eller andre finansielle instrumenter hvis pris direkte eller indirekte baseres på selskapets aksjeverdi. (Verdipapirer som påvirkes av innsideinformasjon kalles heretter for innsideverdipapirer ). Innsideinformasjon omfatter enhver form for informasjon knyttet til Siemens, eller andre utstedere av innsideverdipapirer, som ikke er allment kjent og som sannsynligvis vil ha en vesentlig effekt på verdien av innsideverdipapiret hvis denne blir offentlig kjent. Hvis en objektiv investor vurderer aktuell informasjon til å påvirke verdien av verdipapiret, anses informasjonen som innsideinformasjon. Tilsvarende gjelder om en objektiv investor vil hensynta informasjonen som del av en investeringsbeslutning. Innsideinformasjon kan erverves gjennom den ansattes stilling og jobbutøvelse, eller tilfeldig, og inkluderer ikke-offentlig informasjon innenfor områder som: finansielle resultater finansielle planer eller budsjetter endringer i utbytte viktige fusjoner eller oppkjøp større avhendelser spesielt viktige kontraktstildelinger eller strategiplaner viktige endringer knyttet til utviklingen i tvister eller rettssaker informasjon knyttet til produkt eller teknisk utvikling omfattende endringer i ledelsen, joint ventures og viktige forretningsmessige avtaler forretningsrelasjoner For å hindre at mistanke kan oppstå knyttet til brudd på reglene for innsidehandel må ledere på toppnivå avstå fra å handle i Siemens verdipapirer i perioden som starter to uker før kvartals- eller årsslutt, og avslutte to dager etter at selskapets resultater er offentliggjort. Business Conduct Guidelines, utgave

20 Dette gjelder også ansatte i Siemens som i kraft av ansvarsområde eller stilling har tilgang til regnskapstall eller annen vesentlig informasjon som ennå ikke er offentliggjort. Innsideinformasjon må ikke videreføres, eller gjøres tilgjengelig for personer utenfor Siemens uten nødvendig godkjenning. Fremleggelse eller videreføring av innsideinformasjon anses som uautorisert så fremt dette ligger utenfor den ansattes normale arbeidsinstruks eller ansvars - område, eller som del av arbeidet for utsteder av verdipapir. Dette gjelder både for informasjon som videreføres innad i Siemens og informasjon som gjøres tilgjengelig for mottakere utenfor Siemens (eksempel journalister, finansielle analytikere, kunder, rådgivere, familie - medlemmer og venner). Ansatte med innsideinformasjon må sørge for at denne er sikret slik at ikke uautoriserte personer får tilgang til denne. Personer med innsideinformasjon har ikke anledning til å gi investeringstips til tredjeparter på bakgrunn av denne. Ledere kan i visse tilfeller bli personlig erstatningspliktig hvis en ansatt bryter reglene for innsidehandel, hvis formåls - tjenlig tilsyn kunne forhindret regel - bruddet. Lokal lov og eventuelle andre gjeldende (generelle eller spesifikke) regler knyttet til innsidehandel må etterleves. 20 Business Conduct Guidelines, utgave

21 Business Conduct Guidelines, utgave

22 F. Helse, miljø og sikkerhet F.1. Miljø og teknisk sikkerhet Miljøvern og beskyttelse av naturressurser har høy prioritet i Siemens. Gjennom aktivt lederskap og innsats fra den enkelte ansatte arbeider vi med å gjennomføre vår forretningsvirksomhet på en miljøvennlig måte, med løpende fokus på forbedringstiltak. En felles verdensomspennende miljøpolitikk setter en høy standard og sikrer at relevant lovgiving blir etterlevd. Målsetninger omkring miljøvennlig design, teknisk sikkerhet og helse fastsettes på produkters utviklingsfase. Alle ansatte må bidra til disse målsetningene. F.2. Arbeidsmiljø Vern av ansattes sikkerhet og helse på arbeidsplassen er høyt prioritert i Siemens. Hver og en er ansvarlig for å støtte Siemens arbeid for en sikker arbeidsplass. Ansvaret for å sikre seg selv og sine kollegaer krever optimale skadeforebyggende tiltak for: teknisk planlegging av arbeids - plasser, teknisk utstyr og prosesser sikkerhetstiltak personlig adferd i det daglige arbeidet Arbeidsplassen og -miljøet må ivareta nødvendige helsemessige aspekter. Ansatte må opptre aktsomt i forhold til sikkerheten på arbeidsplassen. 22 Business Conduct Guidelines, utgave

23 Business Conduct Guidelines, utgave

24 G. Varsling og klager Alle ansatte kan ta opp forhold med sin overordnede, Compliance Officer, personalkonsulent eller annen egnet person/avdeling/tillitsvalgt. Forhold som indikerer brudd på Business Conduct Guidelines skal rettes til Compliance-organisasjonen ved Regional Compliance Officer, Siemens varslingskanal Tell Us eller Siemens Ombudsmann. En egen prosess er definert for å håndtere varsler om forhold knyttet til regnskapspraksis. Alle varsler kan meldes konfidensielt og anonymt og alle saker vil bli undersøkt. Korrigerende tiltak vil, hvis nødvendig, bli implementert. Så langt loven tillater, vil all dokumentasjon håndteres konfidensielt. Selskapet aksepterer ingen form for represalier eller gjengjeldelser. 24 Business Conduct Guidelines, utgave

25 H. Compliance implementering og oppfølging I alle deler av verden skal Siemens ledelse aktivt fremme og støtte disse Business Conduct Guidelines, og forsikre seg om at disse implementeres. Etterlevelse av lover og regler, samt overholdelse av Business Conduct Guidelines skal regelmessig følges opp. Dette gjøres i overensstemmelse med gjeldende nasjonale prosedyrer og gjeldende forskrifter. Siemens har etablert en omfattende Compliance organisasjon på Corporate, sektor, divisjons- og regionsnivå for å sikre etterlevelsen av Siemens Compliance Program. Business Conduct Guidelines, utgave

26 Videre informasjon og kontakter Integritet er kjernen i all vår virksomhet. Disse retningslinjene definerer hva integritet betyr for våre aktiviteter og virksomhet. Alle spørsmål kan imidlertid ikke besvares her. Siemens Compliance Intranett u portal/ep/public/en/compliance gir ytterligere informasjon - inkludert globale, ofte stilte spørsmål, opplæringsmateriale og annen hjelp i forhold til disse retningslinjene. Hvis en ansatt oppdager en mulig forseelse er det ulike måter å innrapportere dette. I tillegg til vedkommendes leder og Compliance Officer kan Compliance Helpdeskens Tell Us funksjon nås 24 timer i døgnet eller Siemens Ombudsmann kan kontaktes. u en/compliance/detect/index.htm Hvis en ansatt er usikker på hva som er korrekt fremgangsmåte i en spesifikk situasjon er det mange ulike kilder for hjelp og informasjon nærmeste leder, sektor, divisjon, regional eller Corporate Compliance Officer, samt Compliance Helpdeskens Ask Us funksjon som nås på intranett u question.do?dispatchaction=new 26 Business Conduct Guidelines, utgave

27 Tillegg Konvensjoner og anbefalinger fra internasjonale organisasjoner I tillegg til nasjonale lover og regler finnes det flere konvensjoner og anbefalinger fra internasjonale organisasjoner som er verdt å merke seg. Selv om disse primært henvender seg til stater, og ikke selskaper, fungerer disse som viktige rettesnorer for globale selskaper og deres ansatte. Siemens støtter disse konvensjonenes anbefalinger og føringer. Siemens er medlem av FN Global Compact og anser deres ti prinsipper, i tillegg til International Metalworkers Federation (IMF) rammeverk og regler, som bindende for hele selskapet. Utover dette gjelder selskapets egne regler for mekling. Siemens forplikter seg videre til å slutte seg til, støtte og følge opp kjerneverdiene innenfor områdene menneskerettigheter, arbeidsforhold, miljø og anti-korrupsjon, samt integrere disse verdiene i selskapets strategier og forretningsdrift. I samsvar med vårt engasjement i Global Compact forventer Siemens at ansatte, leverandører og forretningsforbindelser over hele verden anerkjenner og etterlever følgende standarder: FNs menneskerettighetserklæring (1948) og Europarådets Europeiske Menneskerettighetskonvensjon (1950) ILOs (FNs Internasjonale Arbeider - organisasjon) Trilateral erklæring om prinsipper vedrørende multinasjonale selskaper og sosial politikk (1977), og ILOs Erklæring om grunnleggende prinsipper og rettigheter i arbeidslivet (1998) (særlig vekt på følgende prinsipper: avskaffelse av barnearbeid, avskaffelse av tvangsarbeid, forbud mot diskriminering, foreningsfrihet og rett til kollektive forhandlinger) OECDs (Organisasjonen for økonomisk samarbeid og utvikling) Retningslinjer for flernasjonale selskaper (2000) Agenda 21 om bærekraftig utvikling - slutterklæring vedtatt på FNs konferanse om miljø og utvikling i Rio de Janeiro (1992) FN konvensjonen mot korrupsjon (2005) Business Conduct Guidelines, utgave

28 Imprint Publisher: Siemens AG Corporate Compliance Office (CL CO) Wittelsbacher Platz München For the publisher: Dr. Andreas Pohlmann Further information and requests: Siemens Compliance Helpdesk ask-us.compliance@siemens.com Edition: January 2009 Editorial Office: Siemens CL CO PT Copyrights: All rights, also that of translation, reprint and copy or parts thereof are reserved. No part of this work may be duplicated, reproduced, processed, distributed or published in any form (photo copy, CD- ROM, electronically, etc.) without the written consent of CSP. Changes to graphics must be approved. This document will not be recalled in the event of any alterations.