Business Conduct Guidelines (Retningslinjer for forretningsmessig adferd)

Transkript

1 Business Conduct Guidelines (Retningslinjer for forretningsmessig adferd) Styrende dokumenter Siemens AS Erklæring - Retningslinjer for forretningsmessig adferd De eksisterende reglene for adferd innen Siemens er blitt integrert i Retningslinjer for forretningsmessig adferd (Business Conduct Guidelines). Dette er retningslinjer som gjøres gjeldende for Siemens over hele verden. Det legges vekt på at juridisk og etisk standard er høyt prioritert i vår organisasjon, både når det gjelder den daglige driften av firmaet og strategiske avgjørelser. Det innebærer at vi uttrykkelig forplikter oss til å rette oss etter lovbestemmelser og retningslinjer for forretningsmessig adferd. Vedlagt finner du retningslinjene og en bekreftelse som du skal signere sammen med din nærmeste foresatte. Erklæringen skal fornyes annethvert år. Dette er ikke et uttrykk for mistro fra vår side, men vi må være i stand til å bevise kvaliteten av implementeringen. Både nasjonal lovgiving i flere land og den økende sensitiviteten blant offentligheten krever håndfaste bevis. Og vi ønsker selv å kunne dokumentere kvaliteten. Vennlig hilsen Siemens AS Per Otto Dyb (sign) Konsernledelsen Business Conduct Guidelines Utgave 03 Fordeling: Intranett Side 1 av 11

2 Innholdsfortegnelse: Retningslinjer for forretningsmessig adferd 3 A. GRUNNLEGGENDE KRAV TIL OPPFØRSEL 4 A.1. Lovlydig oppførsel 4 A.2. Ansvar for Siemens image 4 A.3. Gjensidig respekt, ærlighet og integritet 4 A.4. Ledelse, ansvar og veiledning 4 B. Hvordan behandle samarbeidspartnere og tredjeparter 5 B.1. Hvordan overholde "Rettferdig konkurranse" og "antitrustlovgiving" 5 B.2. Det å tilby og gi fordeler 5 B.3. Det å forlange og ta imot fordeler 5 B.4. Spesielle regler for tildeling av kontrakter 5 B.5. Donasjoner 6 C. Hvordan unngå interessekonflikter 6 C.1. Forbud mot konkurranse 6 C.2. Interesser i firmaer som ikke er børsnotert 6 C.3. Bigeskjefter 7 D. Hvordan behandle firmaets eiendeler 7 E. Hvordan behandle informasjon 7 E.1. Skriv og rapporter 7 E.2. Konfidensiell informasjon 7 E.3. Databeskyttelse og datasikkerhet 8 E.4. Regler for innsidehandel 8 F. Helse, miljø og sikkerhet 8 F.1. Miljø og teknisk sikkerhet 8 F.2. Arbeidsmiljø 9 G. Klager og kommentarer 9 H. Implementering og oppfølging 9 Tillegg 10 Retningslinjer for forretningsmessig adferd, bekreftelse 11 Fordeling: Intranett Side 2 av 11

3 Retningslinjer for forretningsmessig adferd Integritet gir en pekepinn på hvordan vi bør opptre overfor forretningsforbindelser, kolleger, aksjonærer og offentligheten. Dette utsagnet hentet fra verdinormene våre er grunnsteinen i retningslinjer for forretningsmessig adferd. Både våre strategiske valg og den daglige driften bør alltid ha høy etisk og juridisk standard som utgangspunkt. Firmaets image er i høy grad et resultat av våre handlinger og måten hver enkelt ansatt presenterer seg og oppfører seg på, og spesielt den respekt vi viser hverandre. Vi har alle et ansvar for at firmaet skal innfri vårt forretningssosiale ansvar verden over. Retningslinjer for forretningsmessig adferd er globalt bindende regler som gjelder alle ansatte. Retningslinjene skal hjelpe oss i møtet med etiske og juridiske utfordringer i den daglige driften. Ansatte som har spørsmål og kommentarer, kan ta kontakt med sin overordnede eller en annen egnet avdeling. Fordeling: Intranett Side 3 av 11

4 A. Grunnleggende krav til oppførsel A.1. Lovlydig oppførsel Det å respektere loven og rettssystemet er et grunnleggende prinsipp for firmaet. Alle ansatte skal rette seg etter lover og forskrifter som gjelder i rettssystemene der de opptrer. Det å bryte loven må for enhver pris unngås, spesielt slike lovbrudd som straffes med fengsel, økonomisk straff eller bøter. Uansett hvilke sanksjoner lovgivingen måtte tilsi, vil en ansatt som har brutt loven, risikere disiplinærstraff fordi vedkommende har brutt sine plikter som ansatt. A.2. Ansvar for Siemens image Siemens image er i høy grad et resultat av våre handlinger og måten hver og en av oss presenterer seg og oppfører seg på. Upassende oppførsel, om enn fra en enkelt ansatt, kan påføre firmaet betydelig skade. Alle ansatte bør være opptatt av Siemens gode navn og rykte i hvert enkelt land. Alle ansatte må gjøre sitt beste for å opprettholde firmaets gode navn og rykte og respekt utad. A.3. Gjensidig respekt, ærlighet og integritet Vi respekterer hvert enkeltindivids verdighet, privatliv og personlige rettigheter. Vi jobber sammen med kvinner og menn av forskjellige nasjonaliteter, kulturer, religioner og raser. Vi tolererer ingen former for diskriminering, trakassering eller krenkelser, det være seg seksuell trakassering eller andre former for personangrep. Vi er åpne og ærlige, og vi er vårt ansvar verdig. Vi er pålitelige samarbeidspartnere som lar være å love noe vi ikke kan holde. Disse prinsippene gjelder både for internt samarbeid og adferd overfor eksterne samarbeidspartnere. A.4. Ledelse, ansvar og veiledning Enhver leder har ansvaret for sine underordnete. Enhver leder må gjøre seg fortjent til å bli respektert som følge av eksemplarisk oppførsel, prestasjoner, åpenhet og sosial kompetanse. Han eller hun skal sette opp klare, ambisiøse og realistiske mål, basert på tillit og tiltro, og gi de ansatte så mye spillerom og individuelt ansvar som mulig. Enhver leder skal også være tilgjengelig hvis de ansatte ønsker å diskutere et forretningsmessig eller personlig problem. Enhver leder må utføre sine plikter innen organisering og veiledning. Enhver leder har ansvaret for at det ikke forekommer lovbrudd innen hans eller hennes ansvarsområde som kunne ha vært unngått eller blitt hindret ved formålstjenlig veiledning. Lederen er fortsatt ansvarlig hvis han eller hun delegerer spesielle oppgaver. Legg spesielt merke til følgende: 1. Lederen må være nøye i valg av ansatte ut ifra personlige og profesjonelle kvalifikasjoner. Pliktfølelsen øker med betydningen av forpliktelsene som den ansatte blir betrodd (utvelgelsesplikten). 2. Lederen må formulere forpliktelsene på en nøyaktig, fullstendig og bindende måte, spesielt med tanke på at de skal være i overensstemmelse med lover og forskrifter (veiledningsplikten). Fordeling: Intranett Side 4 av 11

5 3. Lederen må sørge for at samsvaret mellom adferd og lovgiving blir konstant fulgt opp (oppfølgingsplikten). 4. Lederen må på en tydelig måte få fram at han eller hun tar avstand fra lovbrudd, og at lovbrudd vil få konsekvenser for ansettelsesforholdet. B. Hvordan behandle samarbeidspartnere og tredjeparter B.1. Hvordan overholde "Rettferdig konkurranse" og "antitrustlovgiving" Det er bare rettferdig konkurranse som kan utvikle seg fritt. Prinsippet om integritet gjelder også i kampen om markedsandeler. Enhver ansatt forplikter seg til å følge reglene for rettferdig konkurranse. Det kan være vanskelig å evaluere antitrust i enkelttilfeller. Men enkelte typer adferd vil alltid være brudd mot antitrustlovgivingen: For eksempel kan ikke ansatte og konkurrenter snakke sammen og bli enige om priser eller produksjonsvolum. Det er også utillatelig å inngå avtaler om å la være å konkurrere med en konkurrent, legge inn falske bud eller avtale å dele på kunder, markeder eller produksjon. Våre ansatte må ikke ha noen innvirkning på prisene som kjøperne våre krever ved videresalg, eller prøve å omgå eksport- eller importforbud. B.2. Det å tilby og gi fordeler Vi kjemper for å få ordrer ved hjelp av kvalitet og pris på våre nyskapende produkter og tjenester. Ingen av våre ansatte kan direkte eller indirekte tilby eller gi urettmessige fordeler til andre i forbindelse med forretninger, verken i form av penger eller andre typer fordeler. Når våre ansatte velger ut kundegaver til forretningsforbindelser, må de unngå å handle illojalt eller utilbørlig i mottakerenes øyne. I tvilstilfeller bør man be mottakeren om å innhente tillatelse til å motta gaven fra sin overordnede. Hvis mottakeren steiler over forslaget, betyr det at personen mener at gaven er upassende. Offentlig ansatte og statstjenestemenn må ikke bli tilbudt gaver. Ansatte som sluttfører kontrakter med konsulenter, mellommenn, agenter eller tredjeparter, må sørge for at heller ikke disse tilbyr eller gir bort utilbørlige fordeler. B.3. Det å forlange og ta imot fordeler Ingen ansatt må benytte stillingen til å forlange, akseptere, tilegne seg eller få løfte om fordeler. Ansatte har mulighet til av og til å ta imot gaver av ubetydelig verdi, men de må nekte å ta imot eller returnere alle andre typer gaver. B.4. Spesielle regler for tildeling av kontrakter Alle som leverer et anbud, forventer at vi går gjennom det på en rettferdig og fordomsfri måte. Ansatte som arbeider med å tildele kontrakter, må rette seg spesielt etter følgende retningslinjer: - Den ansatte må informere sin overordnede om eventuelle personlige interesser han eller hun måtte ha i forbindelse med gjennomføringen av hans/hennes profesjonelle oppgaver. Fordeling: Intranett Side 5 av 11

6 - Diskriminering av leverandører som konkurrerer om en kontrakt, må ikke forekomme. - Man kan takke ja til invitasjoner fra forretningsforbindelser bare hvis situasjonen og rekkevidden av invitasjonen er passende, og hvis det er uhøflig å avslå invitasjonen. - Gaver fra forretningsforbindelser må avvises eller returneres med mindre de forekommer av og til, og er gaver av ubetydelig verdi. - Ingen ansatt kan inngå private kontrakter som blir utført av firmaer som han eller hun har forretningsavtaler med hvis han eller hun kan oppnå særfordeler ved det. Dette gjelder spesielt hvis den ansatte øver eller kunne øvd direkte eller indirekte innflytelse på at firmaet mottar en kontrakt fra Siemens Aksjeselskap eller fra et av Siemens datterselskaper. B.5. Donasjoner Som juridisk person gir Siemens donasjoner i form av penger eller andre gaver til utdanning og forskning, kunst og kultur og allmennheten. Kontorene våre mottar forespørsler om donasjoner fra alle typer organisasjoner, institusjoner og foreninger. Følgende regler gjelder når man innvilger donasjoner: - Søknader om donasjoner fra enkeltindivider skal avvises på prinsipielt grunnlag. - Overføring av penger til private kontoer er utillatelig - Bidrag må aldri gis til personer eller organisasjoner som kan bidra til å skade ryktet vårt. - Forholdene rundt donasjonen må være transparente. Mottakeren av donasjonen og mottakerens bruk av donasjonen må være kjent. Man må til enhver tid kunne dokumentere formålet med donasjonen og benyttelsen av den. - Donasjonene må være fradragsberettiget. Kvasidonasjoner er forbudt fordi de bryter med prinsippet om transparens. Kvasidonasjoner er bidrag som skal se ut som kompensasjon for en bestemt ytelse. Men kompensasjonen er mye større enn verdien av ytelsen. Det er derfor delvis et bidrag som tjener andre formål. C. Hvordan unngå interessekonflikter Firmaet anser det som viktig å unngå at de ansatte blir innblandet i interessekonflikter eller lojalitetskonflikter i sitt profesjonelle virke. Slike konflikter kan oppstå hvis en ansatt er aktiv på vegne av eller har interesser i et annet firma. Av den grunn gjelder følgende regler oss alle. C.1. Forbud mot konkurranse Det å er forbudt å drive et firma som konkurrerer helt eller delvis med Siemens Aksjeselskap eller noen av datterselskapene. C.2. Interesser i firmaer som ikke er børsnotert Det er ikke tillatt å ha direkte eller indirekte interesser i konkurrerende firmaer som ikke er børsnotert, og som konkurrer helt eller delvis med Siemens Aksjeselskap eller noen av datterselskapene. Hvis man på forhånd har skaffet seg skriftlig tillatelse, kan man ha følgende interesser: - i firmaer som er samarbeidspartnere med Siemens Aksjeselskap eller dets datterselskaper, - i firmaer der Siemens Aksjeselskap direkte eller indirekte representerer mer enn 20 % av stemmene, - i firmaer der kapitalen direkte eller indirekte er stilt til rådighet av Siemens Aksjeselskap. Fordeling: Intranett Side 6 av 11

7 Tillatelse blir gitt av rette vedkommende i ledelsen og vil bli dokumentert i personalmappen. Tillatelsen skal holdes eller trekkes tilbake hvis den ansatte gjør forretninger med det angitte firmaet. Det samme vil skje hvis den ansatte er i stand til påvirke forretningsstrategiene som Siemens Aksjeselskap eller noen av datterselskapene måtte ha overfor det angitte firmaet. Hvis den ansattes nærmeste familie har interesser i et konkurrerende firma eller det oppstår forhold som beskrevet over, må det innberettes skriftlig til personalavdelingen og dokumenteres i personalmappen, i den grad den ansatte kjenner til forholdet C.3. Bigeskjefter Alle som har planer om å begynne med en bigeskjeft, må på forhånd informere sin overordnede skriftlig. Tillatelse til slike aktiviteter kan bli avvist hvis de fører til redusert arbeidsinnsats, er i strid med den ansattes plikter i firmaet eller kan representere en interessekonflikt. Unntak er tilfeldig skrivearbeid, foredrag og lignende tilfeldige aktiviteter. D. Hvordan behandle firmaets eiendeler Innretninger og utstyr på kontorer og verksteder (som telefoner, kopimaskiner, datamaskiner, programvare, internett/intranett, maskiner, verktøy) skal bare benyttes i forretningsøyemed. Unntak og eventuelle kostnader kan avtales lokalt. Uansett kan ingen laste ned eller formidle informasjon som kan framkalle rasehat, glorifisering av vold eller andre kriminelle handlinger, eller som inneholder materiale som er seksuelt støtende i de respektive kulturene. Med unntak av ansatte som har innhentet tillatelse fra sin overordnede, kan ingen ansatte kopiere skriv, databaser, video- og lydopptak eller foreta annen reproduksjon med mindre den er direkte knyttet til den daglige driften. E. Hvordan behandle informasjon E.1. Skriv og rapporter Åpent og effektivt samarbeid krever nøyaktig og pålitelig rapportering. Dette gjelder overfor investorer, ansatte, kunder og forretningsforbindelser, så vel som offentligheten og myndighetene. Alle skriv og rapporter produsert internt eller distribuert eksternt, må være nøyaktige og pålitelige. I tråd med god regnskapsskikk skal data og andre dokumenter alltid være fullstendige, korrekte og formålstjenlige når det gjelder tid og system. Kravet om pålitelige redegjørelser gjelder også utgiftskontoer. E.2. Konfidensiell informasjon Taushetsplikten må opprettholdes når det gjelder interne forhold i firmaet som ikke er blitt offentliggjort. Dette omfatter for eksempel detaljer rundt firmaets organisasjon og utstyr, så vel som forretningsmessige forhold, produksjon, forskning, utvikling og interne rapporttall. Taushetsplikten gjelder også etter at ansettelsesforholdet er opphørt. E.3. Databeskyttelse og datasikkerhet Fordeling: Intranett Side 7 av 11

8 Tilgang til intranett og internett, verdensomspennende elektronisk informasjonsutveksling og dialog og elektroniske transaksjoner er en avgjørende betingelse for at hver og en av oss skal kunne jobbe effektivt, og for å sikre vellykkete forretninger generelt. Men fordelene ved elektronisk kommunikasjon er forbundet med risiko når det gjelder personvern og databeskyttelse. Det å være i forkant når det gjelder risikoen er en viktig komponent for IT-ledelsen, lederfunksjonen samt adferden til hvert enkelt individ. Personlige opplysninger kan bare innhentes, redigeres eller benyttes så fremt det er nødvendig av forutbestemte, åpenbare og legitime grunner. Man må forsikre seg om at man har en høy standard når det gjelder kvaliteten på informasjonen og teknisk beskyttelse mot ulovlig adgang. Anvendelsen av informasjonen må være transparent for de involverte partene. De involverte parters rettigheter må være ivaretatt når det gjelder informasjon og korrigering, og om nødvendig ved innvendinger, blokkering og sletting. E.4. Regler for innsidehandel Mennesker som har innsideinformasjon om Siemens Aksjeselskap eller andre firma, kan ikke kjøpe og selge disse firmaenes verdipapirer, uansett om firmaene er børsnotert eller ikke. Innsideinformasjon omfatter alle former for informasjon som ikke er allment kjent og som kan benyttes til å påvirke en investor til å kjøpe, selge eller beholde verdipapirer. For å unngå den minste mistanke om at reglene for innsidehandel er brutt, bør ledere på toppnivå la være å foreta verdipapirtransaksjoner i Siemens fra de siste to ukene av et kvartal fram til to dager etter at kvartalsregnskapet er offentliggjort, samt fra de siste to ukene av regnskapsårets slutt fram til to dager etter at årsregnskapet er offentliggjort. Dette gjelder også ansatte i Siemens som i kraft av ansvarsområder eller stilling har tilgang til regnskapstall som ennå ikke er offentliggjort. Innsideinformasjon må ikke overføres til personer utenfor Siemens uten tillatelse (f.eks. til journalister, finansanalytikere, kunder, konsulenter, familie eller venner). Selv innen Siemens kan slik informasjon overføres bare hvis mottakeren virkelig trenger den for å utføre jobben. Dessuten må man alltid forsikre seg om at innsiderelatert informasjon er oppbevart så trygt at personer uten fullmakt ikke kan få tilgang til den. Personer som har innsideinformasjon har heller ikke tillatelse til å gi investeringstips til tredjeparter. I tillegg bør man merke seg følgende: Ledere kan bli holdt erstatningsansvarlige hvis en ansatt bryter reglene for innsidehandel og hvis formålstjenlig veiledning kunne ha forhindret at reglene ble brutt. F. Helse, miljø og sikkerhet F.1. Miljø og teknisk sikkerhet Det å beskytte miljøet og verne om naturressursene er høyt prioriterte mål i firmaet. Vår verdensomspennende miljøpolitikk sikrer at det blir tatt hensyn til lovgivingen og setter en høy standard med tanke på dette. Allerede på produktutviklingsstadiet må miljøvennlig design, teknisk sikkerhet og helseforebyggende tiltak være målsettinger. Alle ansatte må gjennom sin stilling opptre aktsomt på dette området. F.2. Arbeidsmiljø Fordeling: Intranett Side 8 av 11

9 Ansvaret for ansatte og kolleger krever best mulige skadeforebyggende tiltak. Dette gjelder både den tekniske planleggingen av arbeidsstasjoner, utstyr og prosesser, og sikkerhetstiltak og personlig adferd på arbeidsplassen. Arbeidsmiljøet må være tilpasset kravene for helsemessig design. Alle ansatte må opptre aktsomt når det gjelder sikkerheten. G. Klager og kommentarer Alle ansatte kan rette personlige klager til sin overordnede, personalsjefen eller annen egnet person/avdeling eller en eventuell intern bedriftsklubb, eller påpeke forhold som tyder på at Retningslinjer for forretningsmessig adferd blir brutt. Forholdet vil bli grundig sjekket. Korresponderende forholdsregler vil bli iverksatt om nødvendig. All dokumentasjon vil være konfidensiell. Gjengjeldelsesaksjoner vil under ingen omstendigheter bli tolerert. Ansatte bør ved behov benytte seg av muligheten til intern megling. H. Implementering og oppfølging Ledelsen i Siemens Aksjeselskap, konsernene og datterselskapene verden over skal aktivt fremme en omfattende distribusjonen av Retningslinjer for forretningsmessig adferd og sørge for at de blir implementert på permanent basis. Opptreden i samsvar med lover og forskrifter samt det å ta hensyn til Retningslinjer for forretningsmessig adferd skal regelmessig følges opp i Siemens firmaer på verdensbasis. Dette skal gjøres i overensstemmelse med nasjonale prosedyrer og gjeldende lovbestemmelser. Med sikte på å sikre lojal konkurranse fri for korrupsjon, har man utpekt compliance officers i Siemens Aksjeselskap og datterselskapene så vel som på konsernnivå. Fordeling: Intranett Side 9 av 11

10 Tillegg Konvensjoner og anbefalinger fra internasjonale organisasjoner I tillegg til nasjonal lovgiving i hvert enkelt land finnes det flere konvensjoner og anbefalinger fra internasjonale organisasjoner. De henvender seg primært til medlemslandene og ikke direkte til firmaer. Likevel er retningslinjene viktige for multinasjonale selskaper og deres ansatte. Siemens legger derfor vekt på at global opptreden skal foregå i samsvar med disse retningslinjene. Siemens forventer det samme fra sine leverandører og samarbeidspartnere. Her følger en liste over de mest relevante konvensjonene av denne typen: "FNs menneskerettighetserklæring" av 1948 og "Den europeiske menneskerettighetskonvensjonen" vedtatt av Europarådet i "ILO (FNs internasjonale arbeiderorganisasjon) Tripartite Declaration of Principles concerning Multinational Enterprises and Social Policy" (Trilateral erklæring om prinsipper vedrørende multinasjonale selskaper og sosial politikk) av 1997 og "ILOs erklæring om grunnleggende prinsipper og rettigheter i arbeidslivet" av 1998 (omhandler avskaffelse av barnearbeid, avskaffelse av tvangsarbeid, forbud mot diskriminering, foreningsfrihet og rett til kollektive forhandlinger.) "OECDs (Organisasjonen for økonomisk samarbeid og utvikling) retningslinjer for flernasjonale selskaper, 2000." "Agenda 21" om bærekraftig utvikling (handlingsprogrammet som ble vedtatt på FNs konferanse om miljø og utvikling i Rio de Janeiro i 1992). Fordeling: Intranett Side 10 av 11

11 Retningslinjer for forretningsmessig adferd Bekreftelse Jeg forplikter meg til å overholde lover og forskrifter samt Retningslinjer for forretningsmessig adferd Navn (Blokkskrift) Avdeling Dato og sted Signatur Leder Signert bekreftelse sendes via leder til personalkonsulent Fordeling: Intranett Side 11 av 11