Ved Inngangen til Cyberspace ergonomisk tenkning inn i et nytt årtusen

Transkript

1 At the gateway to Cyberspace ergonomic thinking in a new millennium Proceedings fra Nordiska Ergonomisälskapets Årskonferanse, 2000 Britannia Hotel, Trondheim, Norge mandag 23. til onsdag 25. oktober 2000 Redaktører Knut Inge Fostervold Psykologisk Institutt, Universitetet i Oslo og Tor Endestad Psykologisk Institutt, Universitetet i Oslo Nordiska Ergonomisälskapet (NES) i samarbeid med Norsk Ergonomiforening (NEF), 2000

2 NES har følgende nasjonale medlemsorganisasjoner: Norsk Ergonomiforening (NEF) i Norge Ergonomisällskapet i Sverige (ESS) i Sverige Suomen Ergonomiyhistys (ERY) i Finland Selskap for Arbeidsmiljø (SAM) i Danmark Vinnuvistfræðifélag Íslands (VINNÍS) på Island Gjennom Nordiska Ergonomisälskapet er medlemsforeningene tilsluttet den internasjonale ergonomi foreningen IEA. Ønsker du informasjon om NES eller noen av de nasjonale foreningene kan du benytte følgende adresser. Nordiska Ergonomisälskapet Postboks Stockholm Sverige Norge Norsk Ergonomiforening (NEF) C/O Statens Arbeidsmiljøinstitutt V/Britt Hordnes Postboks 8149, Dep OSLO Norge Tlf: Fax: nef@stami.no Hjemmeside: Sverige Ergonomisällskapet i Sverige (ESS) Linköpings Universitet IKP/Q Linköping Sverige Tfn Fax: e-post: ess@ilp.liu.se Finland Tel: Fax: E-post: kerttuli.harjanne@tyoturva.fi Hjemmeside: Danmark Selskap for Arbeidsmiljø (SAM) Ingeniørforeningen i Danmark Kalvebod Brygge København V Danmark tlf: fax: E-post: iw@ida.dk Island Vinnuvistfræðifélag Íslands (VINNÍS) V/Tórunn Sveinsdottir P.O.Box Reykjavík Island tel fax E-post: torunn@ver.i Finland Finsk Ergonomiförening c/o Työturvallisuuskeskus Kerttuli Harjanne Lönnrotinkatu 4 B Helsinki

3 III Forord Med den første NES-konferansen i et nytt årtusen har Nordiska Ergonomisällskapet i samarbeid med Norsk Ergonomiforening valgt å ta egonomifaget inn i en ny tid som innebærer muligheter man tidligere ikke engang var i stand til å tenke seg. Informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT) samt mulighetene til å simulere virkeligheten gir enorme muligheter for ergonomiarbeid i tiden framover. Ved hjelp av et fyldig og mangeartet faglig tilbud har årets NES-konferanse fokusert på mulighetene og utfordringene som møter oss i det vi er i ferd med å ta skrittet inn i det nye teknologi- og informasjonssamfunnet. Hvordan skal vi som ergonomer bruke teknologien? Hvordan skal vi nærme oss de nye yrkene som dukker opp i kjølvannet av IKT-revolusjonen? Hvordan skal vi klare å møte utfordringene i et arbeidsliv som endrer seg raskere og raskere og der begrepet «omstilling» har blitt synonymt med hverdagen for svært mange arbeidstagere? Og samtidig, hvordan skal vi som faggruppe klare å unngå å bli blendet av framtidsvyene og holde fast på at svært mange arbeidstagere fortsatt arbeider i fysisk krevende yrker innen fiskeri, jordbruk og helsevesen? Kan den nye teknologien gi disse gruppene en bedre arbeidsdag? NES-årskonferanse 2000 ble arrangert av Norsk Ergonomiforening (NEF), og vi er takknemlig for den hjelp og støtte vi har fått fra styret, sekretariat og andre i NEF. Vi vil takke medlemmene av de ulike komiteer som har vært med på å tilrettelegge konferansen og gjøre den mulig å gjennomføre. Vi vil også takke Telenor asa, Kinnarps ab og Savo as for den støtte de har bidratt med i arbeidet med konferansen. Til slutt vil vi takke Alt i info for hjelp med utformingen av informasjonsmaterialet samt Stiftelsen for etter og videreutdanning ved NTH (SEVU) og Hotell Britannia for deres imøtekommenhet og profesjonalitet i forbindelse med arrangementet. Oslo Knut Inge Fostervold og Tor Endestad

4 IV Medlemmer av konferansens ulike komitéer Organisasjonskomité Knut Inge Fostervold, Universitetet i Oslo Greta Bolstad, Sintef Unimed Inger Haneborg, Institutt for energiteknikk Arild Vaagland, Ergonomidesign as Karen Margrethe Bratt, SEVU Programkomité Knut Inge Fostervold, Universitetet i Oslo Inger Haneborg, Institutt for energiteknikk Tor Endestad, Universitetet i Oslo Arild Vaagland, Ergonomidesign as Trond Are Øritsland, Norges teknisk-naturvitenskaplige universitet Ellen Matheson Hallan, Esso Norge as Sigrid Bjerke, Bærum Kommune Sosialkomité/Arrangementkomité Greta Bolstad, Sintef Unimed Bibba Benum Asbjørn Halvorsen Finanskommité Harald Gunnerud, Mills da Inger Haneborg, Institutt for energiteknikk Priskommité Bo Veiersted, Norge (leder) Tormod Jaksholt, Norge Hulda Thorsteinsdottir, Island Per Langaa Jenssen, Danmark Ilkka Kuorinka, Finnland Roland Andersson, Sverige Nordiske Kontaktpersoner Knut Inge Fostervold, Norge Jan Axelsson, Sverige Mauno Ahonen, Finland Charlotte Dalsgaard, Damnark Þórunn Sveinsdóttir, Island

5 V Innholdsfortegnelse: Workshop 1. Stress proofing in a media convergent work environment. Interim project report Will Haegeland, British Broadcasting Corporation (BBC) London. 1 Workshop 2. HMS-økonomi. Geir Arne Berg, Reiselivsbedriftenes Landsforening (RBL). 7 Workshop 3. «Den Klarer Iversen». Den indre Tarzan, en film om løfteteknikk, bæreteknikk og arbejdstilrettelæggelse. Kirsten Halkjær, Karen Boeskov, Tele Danmark as. 11 JOBB DESIGN Experimental simulation in organizational design. An example from the Swedish military Jonas Wikman, Umeå University. 15 Den virtuelle udfordring og fagforeningers svar. Christian Koch, Danmarks Tekniske Universitet, DTU. 19 Utvärdering av en förändring av en produktionslinje Vid en svensk elektronikindustri. Göran M Hägg, Jan Fröberg, Arbetslivsinstitutet i Stocholm. 23 NYE TEKNOLOGIER New technology in health services ethics and ergonomics in videotelephone use among workers and clients. Veikko Ikonen, Seppo Väyrynen, Vesa Tornberg, University of Oulu. 27 Knowledge of ergonomics concerning work with VDU to avoid ill health on the threshold of the information era. Hilja Taal, Tallinn Technical University. 31 Sociotechnical design processes and working environment: The case of a continuous process wok. Danish presentation. Ole Broberg, Danmarks Tekniske Universitet, DTU. 35

6 VI ERGONOMISKE PROBLEMSTILLINGER I MANUELLE YRKER Förbättrade arbetsförhållanden och hälsa inom jordbrukssektorn genom användning av IT. Stefan Pinzke, Peter Lundqvist, Sveriges lantbruksuniversitet. 39 Analys av allvarliga olyckor i lantbruket. Christina Stave, Marianne Törner, Arbetslivsinstitutet Väst. 43 Work strain, work ability and health when changing from an old to a new slaughterhouse. Clas-Håkan Nygård, Marita Pitkänen, Marja-Liisa Manka, Heikki Arola, University of Tampere. 49 BRUKERVENNLIGHET A holistic approach to usability. MariAnne Karlsson, Chalmers University of Technology. 53 Glede ved bruk av produkter mer enn brukervennlighet. Anne-Lise Hauge-Nilsen, Human Factors Solutions. 59 DELTA-banken. Kristin Bille, Aina Olsen, DELTA-senteret. 63 AUTOMASJON OG KONTROLLROMARBEID Operators' handling of automation malfunctions when operating from two different types of human-machine interfaces. An experimental study. Ann Britt Miberg Skjerve, Gisle Andresen, Ray Saami, OECD Halden Reactor Project. 67 Verification of workplace design guidelines for the control room: Can virtual reality replace the physical mock-up? Asgeir Drøivoldsmo, Stein Helgar, Espen Nystad, Terje Johansen, Michael N. Louka, Laszlo Seregi, OECD Halden Reactor Project. 73 Human factors and control centre design issues. What lessons have we learned? Conny O. Holmström, Mark Green, OECD Halden Reactor Project. 79 DESIGN FOR ALLE Selvbetjening for alle? En veileder Anne-Lise Hauge-Nilsen, Adam Balfour, Human Factors Solutions. 87 Designing interfaces for users with intellectual disability Joakim Frid, Lindholmen Development AB. MariAnne Karlsson, Lena Sperling, Chalmers University of Technology Göteborg. 91

7 VII Registrering av jobbkrav og oppgaveanalyse. Adam Balfour, Human Factors Solutions, Aina Olsen, DELTA-senteret, Nils-Øyvind Offernes, Anne-Lise Hauge-Nilsen, Human Factors Solutions. 97 HELSEPLAGER VED INFORMASJONS- OG KOMMUNIKASJONS TEKNOLOGI (IKT)-ARBEID 1 Visual discomfort and musculoskeletal illness for VDU (Visual Display Unit) operators. Arne Aarås, Alcatel STK, Hans H. Bjørset, selvstendig konsulent, Gunnar Horgen, Buskerud Ingeniørhøyskole. 101 Motor-unit recruitment in the trapezius muscle during occupationally relevant arm movements, stress induced contractions and in vdu work tasks. Mikael Forsman, Qiuxia Zhang, Laila Birch, Gunnar Palmerud, Ulf Lundberg, Roland Kadefors, National Institute of Working Life, Göteborg. 105 Intensive PC brukere. En intervensjonsstudie. Guri Stoknes Hafting, Stein Brudal, Morten Wærsted, Norsk Bedriftshelse AS. 109 PSYKOSOSIALT ARBEIDSMILJØ Hvad kan man få ud af en kampagne til forbedring af arbejdsmiljøet erfaringerne fra en 5-års handlingsplan til forebyggelse af bevægeapparatsskader. Svend Erik Christensen, Arbejdsmiljøsekretariatet, København. 113 Fysiska och psykosociala arbetsvillkor hos matdistributörer i en svensk kommun; en fallstudie inriktad mot organisatoriska förbättringar. Carina Bildt, Raymond Dahlberg, Arbetslivsinstitutet, Stocholm. 117 Arbejdsmiljøregnskab og psykisk arbejdsmiljø. Gitte Goldschmidt, KPMG, Frederiksberg. 121 HELSEPLAGER VED INFORMASJONS- OG KOMMUNIKASJONS TEKNOLOGI (IKT)-ARBEID 2 Improving long-term health as a new field for ergonomics. Ülo Kristjuhan, Tallinn Technical University. 125

8 VIII Psychosocial risk factors for shoulder and neck pain among women in service occupations. Kari Anne Holte, Rolf H Westgaard, Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet, Trondheim. 129 Stress and mastery of technology changes. Tor Endestad, Cecilie Løvåsdal, Mona B Birkeland, SHL Group, Psykologisk Institutt, UiO. 133 PLENUMSFOREDRAG Personlig energi. Leif Johansson, Kinnarps AB. 137 DESIGN OG JOBBKRAV Trening for helse og arbeidsglede. Inger Merete Skarpaas, Kirsti Verdal, Tandberg Data. 141 Bedriftskultur, helse og trivsel Kirsti F. Vandraas, HÅG asa. 145 IKT og ergonomi i utdanning av industridesignere. Tom Vavik, Arkitekthøgskolen i Oslo. 149 Participation or rule - Which approach could have the better short term prospects of improving the working environment in South Africa? Frank Huess Hedlund, Aalborg University. 153 RISIKO Rugbyspillere, minestrygere og linedansere et studie af multiple sikkerhedskulturer. Heidi Lisette Engberg, Christian Koch, Danmarks Tekniske Universitet, DTU. 157 Medarbejderinvolvering i forebyggelse af arbejdsulykker en kulturbasert forandringsproces. Anne Richter, Christian Koch, Danmarks Tekniske Universitet, DTU. 163 IT som ett verktyg i försäkringsbolagets arbetarskyddsverksamhet. Kristiina Juvas, Försäkringsbolaget Företag-Sampo. 169 Risk management and responsibility in complex systems/multiactor organisations. Luis de Mattos, Roland Örtengren, Chalmers University of Technology. 173

9 IX Äventyrsbanornas säkerhetsrisker. Kristiina Juvas, Försäkringsbolaget Företag-Sampo. 175 UTVIKLINGSPROSESSER, ARBEIDSFORHOLD OG IKT I SMÅBEDRIFTER Følgeevaluering og følgeforskning endringsagent i eller forsker på bedriftsutvikling? Niels Arvid Sletterød, Nord-Trøndelagsforskning. 177 Networks, ICT-levels and work conditions as determinants of developmental processes in SMEs. Gunnar Gelin, Stig Vinberg, Arbetslivsinstitutet, Östersund. 181 Manliga och kvinnliga småföretagares arbets- och livssituation utifrån ett stressperspektiv. Anne-Lie Nilsson, Lisa Sundin, Jan Lisspers, Sven setterlind, Anna-Lena Hemmingsson, Arbetslivsinstitutet, Östersund. 185 ICT-development, job content and profit levels in small and medium sized enterprises. Stig Vinberg, Gunnar Gelin, Karl W. Sandberg, Arbetslivsinstituteti Östersund. 189 Nærværskvalitet og dialogisk partsamarbeid i bedrifter. Niels Arvid Sletterød, Nord-Trøndelagsforskning. 193 LEARNING AT WORK Information technology and learning on the job. Toni Ivergård, National Institute for Working Life, Östersund. 197 Faktorer som påverkar det mentala välbefinnande hos trainees/deltagere i arbetsmarknadsutbildning. Gunilla Röjdalen, National Institute of Working Life, Östersund. 199 Learning at work a combination of experience-based learning and theoretical education. Katarina Paulsson, Lisa Sundin, The Royal Institute of Technology in Stockholm. 203 COMPUTER MOUSE, USE EXPOSURE AND ASSESMENT Musculoskeletal disorders and working conditions among male and female computer users. Ewa Wigaeus Tornqvist, Lena Karlkvist, National Institute for Working Life, Stockholm. Mats Hagberg, Occupational Medicine, Göteborg University. Maud Hagman, Eva Hansson Risberg, Anita Isaksson, Allan Toomingas, National Institute for Working Life, Stockholm. 205

10 X Differences between work methods and gender in computer mouse work. Jens Wahlström, Joakim Svensson, Peter W. Johnson, Mats Hagberg, Sahlgrenska University Hospital, Gothenburg. 209 Evaluation of exposure and acute effects on comfort, perceived exertion and productivity in work with computer mouse in two different hand positions. Ewa Gustafsson, Mats Hagberg, Sahlgrenska University Hospital, Göteborg. 213 Musculoskeletal health of computer mouse users in the Swedish workforce and gender differences. Mats Hagberg, Anna Ekman, Alf Andersson, Ewa Wigaeus Tornqvist, Sahlgrenska University Hospital, Göteborg. 217 FOREBYGGING/PREVENTION Prevention of muscle disorders in operation of computer input Devices (PROCID) an European concerted action. Leif Sandsjö, Mikael Forsman, Roland Kadefors National Institute for Working Life, West, Göteborg. 219 Prevention of injuries and occupational diseases in years old part-time farming assistants. Tove Pedersen, Ergodan, Svendborg. Metha Palmus Hansen, Dept. of occupational and environmental health,vejle Hospital. Solveig Høj, East-Jutland Agricultural AdvisoryCenter. Poul Højmose, Ergodan, Svendborg. Charlotte Hjort, Dept. of Health and Safety promotion, Vejle County. Ann Møller, Ergodan, Svendborg. 223 Influencing behaviour through learning of ergonomics knowledge in cyberspace: a new millennium strategy to the reduction of health risks and accidents at working environment in Estonia. Virve Siirak, Tallinn Technical University, Tallinn. 225 Systemutveckling och arbetsmiljö. Att förebygga hälso- och arbetsmiljöproblem vid datorstött arbete genom bättre systemutveckling. Carl Åborg, Uppsala University. Bengt Sandblad, Jan Gulliksen, Iordanis Kavathatzopoulos, AB Previa, Uppsala. 229 Put en tiger i tanken- Værdsættende samtaler skaber tigerspring Charlotte Dalsgaard, Inge Marie Kristiansen, Marianne Linnet og Kaj Voetmann Harbohus. 235

11 1 Stress proofing in a media convergent work environment Interim project report Will Haegeland Safety Services, British Broadcasting Corporation (BBC) Will.Haegeland@bbc.co.uk This paper is structured around an ongoing organisational development project within the BBC, involving the technological change process with the convergence of media and the effect on the work organisation, job and task design and employees health and well-being. The focus of the project is particularly on mental and physical stresses with the aim of ensuring continuous development of a happy, healthy, comfortable and inspiring work environment in line with the overall business requirements. A participative, practitioner based approach will be used, where focus is on identifying current relevant knowledge for the successful application into the work organisational design with pre and post implementation measurements to evaluate effectiveness. The project inter-links with a previous MSc research project by the author, supervised by Dr C Haslegrave at Nottingham University (Haegeland, 1999) 1. Introduction. As a National Public and World Wide Commercial Broadcaster and News Organisation, the BBC is in the middle of convergent of the communication media. This project is designed to address relevant issues of physical and mental stresses related to the introduction of new technologies and the consequent new ways of working. The intention is to actively identify and potentially apply current relevant knowledge and research findings, initially into the set-up of a new BBC Regional Centre as well as developing recommendations for a broader application within the corporation. The physical stresses related to the risk of Work Related Upper Limb Disorders were assessed and analysed in a previous project (Haegeland, 1999). The current project will therefore in particular focus on occupational stress and well-being. For the assessment of the effect of the implemented recommendations, critical success factors are being specified and a programme of monitoring and review will be used for evaluation. 2. Media convergence and technological change The concept of "media convergence" is described by the development of digital, binary coding of data and improvements in data compression techniques, allowing an amalgamation of telecommunication, audio and visual broadcasting and computer technology. Subsequently production, manipulation and transmission can be done within the same format. (Chignell et.al., 1997:1810). 2.1 Current changes in the broadcasting industry From the introduction of teletext in the 70 s to now digital, interactive, on-line broadcasting of not only text but also audio and visual images, new media products have been developed and an explosion in broadcasting companies and channels can be seen (Evans, 1995:78; Jones et.al., 1999:1).This increased competition has fuelled intense developments of new media formats such as internet services and interactive, digital television with programmes on demand. Increased competition has boosted the requirement for increased programme content and innovative re-use of existing content.

12 2 2.2 Effect on the work organisation With the use of multimedia and desktop computer systems bringing all available information onto the operators desktop, an increasing part of pre-programme research and planning, audio and video editing and publishing or transmitting can be done from the same workstation and by the same operator. Job and task content, as well as the operational structure and methods used to achieve job and task goals is changing. Changes in efficiency and productivity requirements have led to wide scale multiskilling, job enlargement and enrichment, partly enabled by new technology. To ensure cost-benefit of the opportunities new technology brings, there is a strong pressure on implementing new ways of working as well as finding new contextual arrangements for the work processes. These are covered under concepts such as learning organisation, hotdesking, home-working and teleworking, video conferencing and cyberspace meetings, browser bars and touch-down work stations and continuous availability through mobile and portable electronic communication and flexible, innovative job arrangements. (HSE 259/2000). 2.3 Human Factors imperative for financial success The main motivator for new technology often originates within a economic, marketing or technical framework related to projected benefits such as productivity increases, cost reductions, space savings, marketing and competition improvements. However, for the UK it is stated that % of investments in new technology fails to meet all of their objectives mainly due to lack of recognition of the human factors involved. (Waterson, 1999; McLoughlin et.al.; Clark, 1994; Baker et.al., 1998). The technology itself can never be better than its human inventor and manufacturer and the success of its utilisation depends on the users' understanding of the system and the level of usability (ISO ) represented in the user interface. 2.4 New Ways of Working - Challenges How do we ensure the health and safety of employees in a maelstrom of change? This has become of increasing importance in our high technology organisation, where you never reach the end of one implementation cycle before you are well into the next. As suggested by Bradley, it is not only at work we can see a convergence between environments and roles(as illustrated in figure 1). Bradley suggests globalisation initiated through communication and information technologies affecting labour markets and the boundaries around associated values and norms. The ability to work, play and live independently of location and time seems to change the perception of time and space (Bradley, 2000). We can now work at any location in the world, as long as we have a computer. With the computer we can shop, listen to radio, see tv, have contact with friends and make new contacts, have sex, arrange travel; i.e. most of our needs can to some extent be stimulated and satisfied through a computer interface, but at the cost of real-life people-people interaction. From a work organisational point of view there is a strong need to address these issues, with the aim of identifying cost effective and healthy strategies based on human requirements and limitations. An interesting proposal by Bradley, and with high relevance for our organisation, relates to technology enabled home-working and its effect on norms, values and culture: Are we moving form home-working to homing at work (Bradley 2000), where the boundaries between work and private life are disintegrating? This can already bee observed in terms of space (work and private life in the same environment, can be anywhere), time (work not time limited) and media (both activities uses the computer to achieve goals). There may be strong cost-saving drivers encouraging such a development. Is it beneficial from a human factor perspective? From a macroeconomic view, with society consisting of several sub-systems, the current primary driver appear to be the technology system with the rest trying to adapt and fit in. Should we ever say "slow down"?

13 3 3 Occupational stress and technological change The "stress-proofing" project is based on a transactional model of stress as proposed by Cox (1978, 1993). This concept of stress takes into account the "person-environment-fit" model by French, Caplan and van Harrison and the Job Decision/Job Demand Latitude model by Karasek as described by Cox (Cox, 1993). The Transactual model proposes a definition of occupational stress by an imbalance between subjective and objective individual resources and controls on the one hand, and the subjective and objective environmental demands and Figure 1: Theoretical model of information and communication technology and psychosocial life environment (Bradley, 2000, in Ergonomics 43/7) support on the other, through cognitive appraisal. Cox also proposes a consensus summary of "stressful characteristics of work. These are grouped under the following headings: organisational function and culture, role in organisation, career development, decision latitude and control, interpersonal relationships at work, home/work interface, task design, workload and pace and work schedule. This understanding of occupational stress creates the platform for the design and development of the "stress proofed" intervention. 3.1 Link between technological change and stress A sequential process for change - related to the implementation of new technology and its link to occupational stress - is proposed as a framework in the design of the intervention. The process is included in figure 2. It advocates the need for strong user involvement in the management process and the need to acknowledge human requirements and limitations when evolving new ways of working. The hypothesised stressors are related to: Lack of control; the change process being technology driven and not initiated by primary human needs, it is there because it is possible (even if we don't want it!). Insecurity; job insecurity linked to multiskilling, job enlargement and automation, which may mean a reduced need for human resources Mental over-load, linked to mental work load and usability, increased complexity of interfaces, continuos change and adaptation to new systems Speed; no planning or preparation time, less time to think, planning and execution go handin-hand Changed expectations related to pace; others expect immediate action, pressured if not happened or have to wait

14 4 3.2 Design of intervention UK health and safety legislation is based on a concept of risk management and risk assessment, which can be defined by the following steps (suggested link to stress management in brackets): Identification of hazards (stressors) Assessment of associated risk (severity and likelihood of health problems from existence of stressors) Implementation of appropriate control strategies (Measures to eliminate ill-health influences from stressors or reduce health effect to acceptable level) Monitoring of effectiveness of controls (Baseline measures and ongoing monitoring of stress, coping strategies, satisfaction and general health, benchmarking) Re-assessment of residual risk (is it acceptable or need for modifications to approach) Review of information and need for education of managers and workers to ensure effectiveness of controls (partly based on HSE 1999, Cox, 1993) This informs the control cycle used throughout the "stress proofed" project. As part of the diagnostic measurement and evaluation strategy, triangulation of date is attempted to improve reliability. Managers responsible for implementing change in the regions covered by the project have taken part in a focus group including short training sessions regarding occupational stress and controls. The group was set the task of developing practical recommendations for reducing organisational stressors and improving staff well being. 84 recommendations have been proposed. These are grouped under the following headings: Flexible working; Resources, working practices and staff benefits Environment; physical work environment, facilities Task/culture; Policy, management, culture. The recommendations will be reviewed for implementation into the project organisation. Any recommendations being made will be evaluated against the following criteria: Need to be SMART: (Specific, Measurable, Attainable, Realistic and Time-based) Cost efficient: best utilisation of resources and adding value to the business Effective: reduction in health risk due to occupational stress Global view: considered in view of political and cultural issues 4 Current challenges By trying to design and develop a work organisation involving media convergent technology and work practices, several challenges has been identified. Some of these are summarised in the following list of questions, which also will be addressed in the workshop held at the Nordic Ergonomics Conference in Trondheim, October Is it possible to plan for a "stress proofed" work environment? What does it mean, does it exist? What are the costs and benefits related to new ways of working? How multiskilled can we be? How does continuous adaptation to new technology affect the individual? How do we design movement into stationary work tasks? What makes us happy and relaxed at home and can we utilise some of these factors at work? Does new technology represent new stressors? - if so, what are they and how do we measure and control them?

15 5 Increased complexity in desk-top computer systems; are there a link to mental workload and stress? How can we benchmark and measure success in projects introducing new technology and new ways of working? Ownership and involvement is important. How do you do that in a global organisation with about employees? Figure 2: Technological change and work stress - a framework for organisational intervention.

16 6 References Baker, Michael, Wild, Martin, Sussmann, Silvia, (1998), Introducing EPOS in Bass Taverns: A report of the case and an exploration of some of the issues, International Journal of Contemporary Hospitality Management, 10/1, pp Bradley, Gunilla, (2000), The information and communication Society; How people will live and work in the new millennium, Ergonomics, Vol. 43, No. 7, pp Chignell, Mark and Waterworth, John, (1997), "Multimedia", In Handbook of Human Factors and Ergonomics (Ed., Salvendy, G.) John Wiley & Sons, Inc., New York, pp Cox, Tom (1993), Stress Reseach and Stress Management: Putting Theory to Work, HSE contract research report No 61/1993. Cox, Tom, (1978), Stress, The Macmillian Press Ltd, London. Evans, Brian, (1995) Understanding Digital TV: The Route to HDTV, The Institute of Electrical and Electronics Engineers, Inc., New York. Haegeland, Will and Haslegrave, Christine, (1999) MSc project, The Introduction of New Tehcnology In Broadcast Newsroom and The Risk for Development of Work Related Upper Limb Disorders, University of Nottingham, UK. HSE (Health and Safety Executive, UK) (2000) The effects of new ways of working on employees' stress levels, Contract Research Report 259/2000. HSE (1999); The Management of Health and Safety at Work Regulations, UK. ISO ; International Standards Organisation (1998) Ergonomic in Visual Display Terminals (VDT's) Part 11: Guide on Usability. Jones, Graham, Mercy, Andy and Buckley, Caroline (1999) Content Management in The Digital Age; PricewaterhouseCoopers LLP. London, pp4. McLoughlin, I and Clark, Jon (1994) Technological Change at Work, Open University Press, Buckingham. Waterson, P.E. (1999) The Design and Use of Work Technology, In The Introduction to Work and Organizational Psychology (Ed. Chmiel, N.) Blackwell, IN PRINT, Oxford.

17 7 HMS-økonomi HMS-rådgiver og prosjektleder Geir-Arne Berg Reiselivsbedriftenes Landsforening (RBL) Bakgrunn I forbindelse med sammenslåingen av NHRF ( Norsk Hotell og Restaurantforbund) og FOS (Forbundet for Overnatting og Serveringsnæringen) , ble det bestemt at HMSsatsing skulle være et meget høyt prioritert område i Reiselivsbedriftenes Landsforening. Prosjektet som er støttet av NHOs Arbeidsmiljøfond ble igangsatt våren 1997 og er inndelt i tre faser hvor temaene er: 1. Daglig leder tar initiativ De ansattes medvirkning i prosessen Økt sikkerhet for gjester og ansatte Premissen har vært økt lønnsomhet som resultat. RBLs målsetting for helse, miljø og sikkerhet (HMS) RBL har som målsetting og øke medlemmenes fokus på viktige områder som; helse (skadeforebyggende tiltak), miljø (bærekraftig utvikling) og sikkerhet (brann, teknisk, el-sikkerhet, matsikkerhet etc.) Målet er at 80% av medlemsmassen skal ha godkjent HMS-aktivitet i løpet av prosjektperioden ( ) Fase 1 Daglig leder tar initiativ ( ) Ikke noe system blir bedre enn måten det ledes på. Gode og sikre arbeidsrutiner og klarhet i ansvarsforhold bidrar til økt trygghet og bedre sikkerhet for gjester og ansatte. En smak av hva RBL har gjort i fase 1, som vi ser for oss som forretten i vår HMSmeny Vi utviklet et eget arbeidshefte m/diskett (håndbok), som vel 1900 bedrifter benytter i dag. Vi utviklet sjekklister som tar for seg de forskjellige områdene innenfor internkontrollen. Sjekklistene finnes på diskett eller som papirkopi. Vi har en lovsamling som er tilpasset vår næring.

18 8 RBL har arrangert vel 60 seminarer under temaet Daglig leder tar initiativ Ca ledere har deltatt, i tillegg har 500 studenter ved Norsk Hotellhøgskole fått innføring i verktøyet. Når det gjelder arbeidet med internkontroll, har RBL erfart at bruk av enkle og gode verktøy/sjekklister er avgjørende for å få dette til i praksis. Evalueringen av Fase 1 bekreftet viktigheten av å møte bedriftene direkte via seminarer. RBL ønsker å overføre nødvendig kompetanse, et fundament som er en forutsetning for å lykkes operativt. HMS-Barometer I forbindelse med prosjektet «Utvidet satsting på HMS i RBL» introduserte vi også et nytt måleverktøy kalt «HMS-Barometeret». HMS-Barometeret er et spørreskjema som består av utsagn innen områdene overordnede HMS-tiltak, helse, miljø, sikkerhet, besøksfrekvens og samarbeid med tilsynsmyndigheter, IK-mat, opplæringsbehov etc. Den første målingen som fant sted i august/september 1997 var en kartlegging som ga oss et svar/pekepinn på hvordan nå-situasjonen var for RBLs medlemsbedrifter. Resultatene herfra er retningsgivende for RBLs veivalg og satsningsområder innenfor HMS. I tillegg blir resultatene av undersøkelsen distribuert ut slik at hver bedrift kan se hvor de ligger i forhold til gjennomsnittet. Ved å kartlegge prioriteringen av tiltak innen helse, miljø og sikkerhet, samt graden av iverksettelse av tiltak i den enkelte medlemsbedrift regelmessig har RBL et operativt verktøy for måling av HMS-tiltak. Det har vært gjennomført 3 målinger høsten 1997 og 1998 samt vår HMSbarometeret er et viktig verktøy for å kunne målrette vår medlemsservice på HMSområdet. Ca bedrifter har besvart per undersøkelse. Resultatene fra undersøkelsen blir benyttet på følgende områder: Informere og bevisstgjøre medlemmene når det gjelder helse, miljø og sikkerhet Heve kompetanse og fokus på de samme områdene Følge utviklingen over tid og sette opp målsetninger på de ulike områdene både på kort og lang sikt Kunne iverksette konkrete tiltak på områder som avdekkes som problematiske Benytte det som grunnlag for dialog og dokumentasjon overfor tilsynsmyndighetene Fase 2. De ansattes medvirkning i prosessen ( ) HMS-arbeid med fokus på involvering av medarbeidere fører til bedriftsutvikling som gir bedre resultater både på kort og lang sikt. Husk det er umulig å gjøre forbedringsarbeid uten involvering av medarbeidere!

19 9 En liten smak av hva RBL har gjort i fase 2, mellomretten i vår HMS-meny Fokusintervju 50 bedrifter Fokusintervjuene, evaluering fra seminar og resultater fra HMSbarometeret har vært retningsgivende for innholdet i fase 2 og 3. Gjennomføring av undervisningsopplegg ved Norsk Hotellhøgskole hvor 10 RBL bedrifter ble benyttet for prosjektoppgave for studenter ved Service Management. Utarbeidelse av verktøy Involverte medarbeidere Totalt har ca. 650 personer deltatt på 31 semianarer. RBL har arrangert 31 seminarer under temaet Involverte medarbeidere en utfordring for ledere. Ca. 650 ledere har deltatt samt vel årsstudenter ved Norsk Forprosjekt EL-sikkerhet, 12 bedrifter i 3 byer Forprosjekt Brannsikkerhetsverktøy i 3 bedrifter Fase 3 Økt sikkerhet for gjester og ansatte ( ) En smak av hva som er utviklet og hva som kommer i fase 3, hovedrettene i vår HMSmeny. Publikasjon av resultatene over tre HMS-barometerundersøkelser. Dokumenterer utviklingen til medlemsbedriftene i prosjektperioden. Internkontroll med fokus på økonomi og reduksjon av kostnader, pilotprosjekt. Verktøy utvikles og 19 seminarer gjennomføres oktober-november Revisjon av internkontroll m/ godkjenning. Verktøy utvikles og 20 seminarer planlagt våren Brann- og el-sikkerhet, verktøy er utviklet og vil bli presentert desember 2000 Ytre miljø med fokus på økonomiske og miljømessige gevinster, verktøy utarbeides i samarbeid med GRIP senter. Planlagt ferdigstilt januar 2001 Mottakelse i bedriftene Mottakelsen ute i bedriftene har vært entydig positiv. Deltakere på våre seminar har gitt uttrykk for at RBL har gjort internkontroll til noe som er jordnært og menneskelig og at hensikten med systematisk arbeide er blitt mere forståelig. Særlig har de berømmet at internkontrollen er blitt enklere og at de nå kan bruke internkontrollen til dreie seg om det som er viktig for virksomhetene. Det har vært bedrifter som har henvendt seg til oss og fortalt at etter de begynte å arbeide med IK-mat har fått en forbedring av kjøkkenprosenten på flere prosent. Ved å ha gode innkjøpsrutiner, mottakskontroll, god lagerstyring, veiing og måling under

20 10 produksjon og god planlegging har en fått bedre økonomi som følge av mindre svinn, involvert personale etc. Andre har fortalt at de ansatte nå bruker kortere tid på å sette seg inn i jobben etter at en har utarbeidet gode rutiner, stillingsbeskrivelser etc. Videre har vi fått gode tilbakemeldinger på at materiell (arbeidshefter, skjema og sjekklister) er bransjetilpasset og at de slipper å utarbeide alt selv. Bare lokale tilpasninger er nødvendige, i følge deltakere på seminar og virksomheter vi har hatt kontakt med i løpet av prosjektperioden. I prosjektet Utvidet HMS i RBL har vi bevist jobbet med at de verktøy vi utvikler og de seminar vi arrangerer for medlemmene skal gi bedre lønnsomhet i bedriftene. Hurtigruta til HMS-økonomi i reiselivsbedriftene HMS er god butikk er det mange som har uttalt. Det har allikevel vært vanskelig å sette tall på hvor mye dårlig eller manglende helse-, miljø- og sikkerhet og IK-mat koster bedriftene. Ideen bak verktøyet Hurtigruta til HMS-økonomi i Reiselivsbedriftene var å finne en metode for synliggjøre de unødvendige kostnadene bedriftene kan ha som følge av dette. Samtidig var det viktig å finne ut hvordan disse kostnadene kunne frigjøres til å bli kroner. For å utvikle dette verktøyet satte RBL ned en arbeidsgruppe for prosjektet høsten 1999 og inviterte 14 medlemsbedrifter fra Oslo, Trondheim og Tromsø til å delta i et eget pilotprosjekt for dette. Det ble gjennomført tre samlinger i hver by samt et bedriftsbesøk i hver bedrift. Verktøyet er et resultat av de mange gode innspill vi fikk, flotte resultater fra gruppearbeider, muligheten for uttesting av metoder i bedriftene samt samtaler hvor bedriftene var åpne og ærlige. Uten dette hadde vi ikke kunnet utviklet dette verktøyet hvor metodene i prosessen er godt testet og utprøvd. Blant pilotbedriftene ble det synliggjort et forbedringspotensiale på ca. 7 millioner til bunnlinja. Følgende pilotbedrifter har vært med Radisson SAS Scandinavia Hotel, Oslo Oslo Select Service Partner, Oslo Kontoret Bar og Spiseri, Trondheim Radisson SAS Royal Garden Hotel, Trondheim Hotell fru Schøller, Trondheim Radisson SAS Hotel, Tromsø Brancos, Tromsø Clarion Hotel Royal Christiania, Fridtjof s Pub, Oslo Havfruen as, Trondheim Rica Hell Hotell, Stjørdal Dolly Dimples, Trondheim Comfort Home Hotel With, Tromsø Rica Ishavshotel, Tromsø