Styret i Vestfold Vann IKS

Transkript

1 Meeting Book: Styret i Vestfold Vann IKS ( ) Styret i Vestfold Vann IKS Date: T08:00:00 Location: Andebuveien 3 på Sem Note:

2 Saksliste Saker til behandling Protokoll fra møtet Orientering fra daglig leder Regnskap 3. kvartal Gjennomgang av interimsrevisjon v/ revisor Møteplan Styrets egenevaluering Eventuelt 40

3 Vesfold Vann IKS Styret Arkivsak-dok. 17/ Saksbehandler Tanja Breyholtz PROTOKOLL FRA MØTET Det har kommet en merknad til protokollen. Denne er tatt inn i protokollen. Protokollen følger i bilag Forslag til vedtak: Godkjennes. Vedlegg: Protokoll

4 MØTEPROTOKOLL Styret i Vestfold Vann IKS Dato: kl. 8: Sted: Andebuveien 3 på Sem Arkivsak: 17/00157 Tilstede: Andre: Protokollfører: Vidar Ullenrød, Erland Buøen, Kathrine Ebbesen Rør, Ranveig Rønningen Saaghus, Olav Bjørnli, Jarle Liverød Tanja Breyholtz Tanja Breyholtz SAKSKART Side Saker til behandling / Protokoll fra møtet / Orientering fra daglig leder / Høydebassengutvidelse / Investeringsbudsjett / Budsjett 2018 inkl. selvkostberegning og likviditetsoversikt. Økonomiplan / Sakliste representantskap / Fiber Hof - Eidsfoss / Styrets egenevaluering / Eventuelt 4 Seierstad

5 38-17 Protokoll fra møtet Forslag til vedtak: Godkjennes. Behandling Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak Godkjennes Orientering fra daglig leder Forslag til vedtak: Til orientering Behandling Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak Til orientering Høydebassengutvidelse Forslag til vedtak: timers sikkerhetsvolum legges til grunn ved videre planlegging av VVs bassengkapasitet. 2. Kostnader til videre planlegging i 2018 fremmes i forbindelse med investeringsbudsjettet for Behandling Styret drøftet 24 timers sikkerhetsvolum og ønsket en ytterligere vurdering av grunnlaget for dimensjoneringen. Vedtak 1. Inntil 24 timers sikkerhetsvolum legges til grunn ved videre planlegging av VVs bassengkapasitet. 2. Kostnader til videre planlegging i 2018 fremmes i forbindelse med investeringsbudsjettet for

6 41-17 Investeringsbudsjett 2018 Forslag til vedtak: Styret legger saken frem for representantskapet med følgende forslag til vedtak: Investeringsbudsjett for 2018 datert godkjennes Behandling Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak Styret legger saken frem for representantskapet med følgende forslag til vedtak: Investeringsbudsjett for 2018 datert godkjennes Budsjett 2018 inkl. selvkostberegning og likviditetsoversikt. Økonomiplan Forslag til vedtak: Styret legger saken frem for representantskapet med følgende forslag til vedtak: 1. Budsjett for 2018 datert godkjennes. 2. Vannavgiften kr 4,28 pr m3 godkjennes. 3. Låneopptak på 50 mill. kr godkjennes. Låneopptaket forutsettes godkjent av Fylkesmannen i Vestfold. 4. Økonomiplan for datert godkjennes Behandling Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak Styret legger saken frem for representantskapet med følgende forslag til vedtak: 1. Budsjett for 2018 datert godkjennes. 2. Vannavgiften kr 4,28 pr m3 godkjennes. 3. Låneopptak på 50 mill. kr godkjennes. Låneopptaket forutsettes godkjent av Fylkesmannen i Vestfold. 4. Økonomiplan for datert godkjennes Sakliste representantskap Forslag til vedtak: Til orientering. Behandling Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak 3

7 Til orientering Fiber Hof - Eidsfoss Forslag til vedtak: Ingen Behandling Styret drøftet eventuelle premisser for midlertidig utleie av Vestfold Vanns trekkerør. Vedtak Styret ga daglig leder fullmakt til å vurdere grunnlaget for mulig avtale om midlertidig utleie av Vestfold Vanns trekkerør. Det er en viktig premiss at sårbarheten for levering av vann ikke må berøres negativt på kort eller lang sikt. Eventuelt avtaleforslag fremlegges for styret Styrets egenevaluering Forslag til vedtak: Ingen. Behandling Styret gjennomførte deler av egenevalueringen. Saken tas opp i neste møte. Vedtak Saken tas opp i neste møte Eventuelt Det var ingen saker under eventuelt. Vidar Ullenrød Erland Buøen Kathrine Ebbesen Rør Ranveig Rønningen Saaghus Olav Bjørnli Jarle Liverød 4

8 Vesfold Vann IKS Styret Arkivsak-dok. 17/ Saksbehandler Tanja Breyholtz ORIENTERING FRA DAGLIG LEDER 1. Drift Det ble levert 18,49 mill. m3 drikkevann pr noe som tilsvarer ca m3 pr. døgn. Dette er ca. 4,9 % lavere enn leveransen på samme tid i Vannleveransen har gått som normalt. Driftsmessige utfordringer ved vannverkene spesielt marmordosering ved Seierstad VBA er håndtert innenfor anleggenes sikkerhetsmessige kapasitet. Optimalisering av driften ved både Seierstad VBA og Eidsfoss VBA pågår. Lekkasjeleterarbeidet har pågått som normalt utover høsten, med et svært lavt vannforbruk. Høsten har så langt vært preget av forebyggende lekkasjearbeid i tillegg til akutte hendelser i kommunene. Anleggsprosjekter: Nærmere orientering for pågående anleggsprosjekter følger i egen oversikt. 2. Organisasjon I løpet av november måned gjennomføres en beredskapsøvelse på Vestfold Vann. Denne gang blir det en fullskalaøvelse hvor representanter fra nødetater deltar. Etter den praktiske øvelsen gjennomføres en oppfølgende skrivebordsøvelse. Den 16/11 ble det gjennomført en vannverkstur til Arendal VBA, hvor blant annet relevante felles problemstillinger ble drøftet. I forbindelse med arbeidet med kvalitetssystemet er internrevisorer utdannet. Første internrevisjon gjennomføres i løpet av året, og mange gode diskusjoner er generert i løpet av prosessen knyttet til oppfølging av driftskritiske parametere. 3. Økonomiske forhold Det vises til egen rapport for status 3. kvartal. Forslag til vedtak: Til orientering. Vedlegg: Vannforbruk Vannkvalitet Kvartalsrapport Statusrapport prosjekter (u.off. Off.lov 14) 1

9 30000 VANNFORBRUK Vestfold Vann tot. døgnforbruk/månedsgjennomsnitt Fra er Stokke og Andebu inkl. i Sandefjord tot. Sandefjord Nøtterøy Tønsberg m Re Horten Holmestrand Tjøme Hof

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25 Kvartalsrapportering 2017 Versjon 1 Produksjonsdata 1. kv kv kv kv kv kv kv kv Akk Akk Budsjett 2017 Vann Inntak råvann m3 Seierstad Inntak råvann m3 Eidsfoss Vannleveranse m3 til kommunene Produsert vann m3 Seierstad Produsert vann m3 Eidsfoss Gj.snittlig døgnleveranse produsert Gj.snittlig døgnleveranse til kommunene Kjemikalier Kjemikalier Seierstad kr Kjemikalier Eidsfoss kr Kjemikalier kr/m3 av produsert m3 vann Seier 0,26 0,27 0,25 0,25 0,31 0,26 #DIV/0! 0,26 0,28 0,26 0,25 Kjemikalier kr/m3 av produsert m3 vann Eidsf 0,06 0,05 0,06 0,04 0,07 0,05 #DIV/0! 0,06 0,06 0,05 0,06 Energi Forbruk kwh Forbruk kraft kr (eks. mva) Forbruk tot.(kraft + nettleie + avg.) kr (eks. mva) Kraftpris pr kwh 0,30 0,23 0,28 0,26 0,28 0,24 #DIV/0! 0,32 0,29 0,26 0,45 Tot. pris pr kwh ( inkl. nettleie og avgifter) 0,61 0,50 0,59 0,54 0,60 0,51 #DIV/0! 0,60 0,60 0,54 0,76 Seierstad kr. - kun kraft Seierstad nettleie+ avgifter kr Eidsfoss kr - kun kraft Eidsfoss nettleie + avgifter kr Antall utsendte meldinger lekk.avd Private Kommunale I hht budjsett Mindre avvik Vesentlig avvik

26 Denne filen er unntatt offentlighet. Tittel: P556_UV Seierstad_statusrapport pr pdf Tilgangskode: Unntatt offentlighet Paragraf: Offl 14

27 Denne filen er unntatt offentlighet. Tittel: P547_Optimalisering Eidsfoss_statusrapport pr pdf Tilgangskode: Unntatt offentlighet Paragraf: Offl 14

28 Vesfold Vann IKS Styret Arkivsak-dok. 17/ Saksbehandler Tanja Breyholtz REGNSKAP 3. KVARTAL. Driftsinntekter: Inntekter for salg av vann til eierkommunene er basert på forbruk og budsjettert pris. Til og med 3. kvartal har Vestfold Vann levert 16,74 mill. m3 drikkevann til kommunene. Dette er ca. 7 % lavere enn budsjett noe som også vises i inntekter for salg av vann. Selvkostberegninger viser at det er innhentet 2,6 mill. kr for mye i vannavgift for 3. kvartal Dette skyldes i hovedsak lavere vannleveranse enn budsjettert. Selvkostrenten er 1,99 % noe som er tilsvarende budsjettert rente (Snittrente på 5 års swaprente for 3. kvartal ,49 % + 0,5 %). Driftskostnader Direkte kostnader består av kraftkjøp, kjøp av råvann, kjemikalieforbruk, analyser og slamavgift. Kjøp av råvann er lavere enn budsjettert. Dette skyldes tilbakebetaling av selvkost fra EVIKS for Kraftkostnader er lavere enn budsjettert i perioden. Personalkostnader er noe lavere enn budsjett. Årets lønnsregulering utbetales i desember måned i tråd med resultater fra årets forhandlinger. Andre driftskostnader ligger totalt sett noe under budsjett. Uforutsette kostnader i forbindelse med midlertidige aggregater ved Eidsfoss VBA er ført på posten for styrets budsjettreserve. Avskrivninger Avskrivninger på maskiner/inventar er med mindre avvik i tråd med budsjett. Finansposter Påløpte rentekostnader er med mindre avvik i tråd med budsjett. BALANSE PR Anleggsmidler Anlegg under utførelse er i hovedsak knyttet til investeringen i UV-anlegget på Seierstad, strekningen Akersvann Stokke og investeringene på Eidsfoss VBA. Kun 1

29 2 mindre beløp er knyttet til øvrige prosjekter under planlegging (Utviklingsplan for Seierstad VBA, Sikringsprosjekt Seierstad VBA, Inntaket i Farris). Omløpsmidler Bankinnskudd og skattetrekkskontoen viser en saldo pr på ca. 76,9 mill. kr. Langsiktig gjeld Endringer i langsiktig gjeld skyldes avdrag til Kommunalbanken og nedskrivning av investeringstilskudd. Opptak av nytt lån på 80 mill. kr ble utført i april. Kortsiktig gjeld. Selvkostoppgjør 2016 på ca. 3,26 mill. kr inkl. SSÅ er oppgjort i 2. kvartal Resten er for det meste skyldige offentlige avgifter og leverandørgjeld. PROGNOSE : Kostnader knyttet til leie av nødtrømsaggregater ved Eidsfoss VBA er ikke budsjettert. Kostnaden ble kr 800 og er ført på styrets budsjettreserve. Denne er budsjettert til kr 600 for hele året. Utover dette forventes ingen nevneverdige avvik i forhold til budsjett. Forslag til vedtak: Til orientering. Vedlegg: Resultatrapport pr Balanserapport pr Selvkostberegning pr Likviditetsbudsjett 2017

30 Vestfold Vann IKS Resultat Periode: 1-9/2017 NOK Dato:: Kontonr Tekst Hittil i år Budsjett hittil i år Avvik i RESULTAT DRIFT % hittil Vannavgift Vannavgift SSÅ Sum salg vann Øvrige inntekter Viderefakturerte inntekter Viderefakturerte kostnader Gevinst ved salg av driftsmidler Andre driftsinntekter Sum annen driftsinntekt SUM DRIFTSINNTEKTER Driftskostnader Kjøp av råvann Vann Aker gård Kjøp av kjemikalier Kjøp av filtermasse Kraftkjøp Diesel til aggregater Drikkevannskontroll Slamavgift, vann, avløp Sum direkte kostnader Prosjekter anleggsavdelingen Aktivert anlegg Aktivert anlegg Sum prosjekter anleggsavdeling Lønnsutgifter Refunderte sykepenger Arbeidsgiveravgift Sosiale utgifter Styrehonorar Sum personalkostnader Driftsutgifter bygg og anlegg Leie maskiner og utstyr Anskaffelse av verktøy og utsty Reparasjoner og vedlikehold Budsjettreserve Kjøp av tjenester/honorar Kontor og møteutgifter Telefon, porto Bilkostnader Reisekostnader Salgs- og reklamekostnader Kontigenter Forsikringer Andre kostnader Sum øvrige kostnader Annen driftskostnad VIV Sum annen driftskostnad VIV Timer anleggsavd. aktivert Side:: 1 Tid:: 09:52

31 Vestfold Vann IKS Resultat Periode: 1-9/2017 NOK Dato:: Kontonr Tekst Hittil i år Budsjett hittil i år Avvik i % hittil Sum timer aktivert SUM DRIFTSUTGIFTER DRIFTSRESULTAT FØR AV Avskrivninger maskiner,inventa Avskrivninger anlegg Tilbakeført investeringstilskudd Sum avskrivninger DRIFTSRESULTAT Renter og andre finansinntekter Renter og andre finansutgifter NETTO FINANSUTGIFTER RESULTAT DRIFT ÅRSRESULTAT Side:: 2 Tid:: 09:52

32 Vestfold Vann IKS Balanse Periode: 1-9/2017 NOK Dato:: Kontonr Tekst IB Beveg. UB BALANSE EIENDELER Anleggsmidler Eidsfoss Vannverk Valle Pumpestasjon Eikeren Vannledning Seierstad Svinevoll-Åsgårdstrand Fiber E-18 Langåker - Hunstok Hunstok - Akersvann Hovedvannledning Jarlsberg Rehab Eikledningen Nødstrøm Anlegg under utførelse Biler, maskiner, utstyr Tomter Sum anleggsmidler Eierandel EVIKS Egenkapitalinskudd KLP Sum anleggsmidler Omløpsmidler Varelager Fordringer eierkommunene Andre fordringer Bankinnskudd, kontanter Sum omløpsmidler SUM EIENDELER Side:: 1 Tid:: 10:14

33 Vestfold Vann IKS Balanse Periode: 1-9/2017 NOK Dato:: Kontonr Tekst IB Beveg. UB BALANSE (forts) EGENKAPITAL OG GJELD Egenkapital Annen opptjent egenkapital Årets resultat Sum egenkapital Langsiktig gjeld Pensjonsforpliktelser Investeringstilskudd Gjeld til Kommunalbanken Sum langsiktig gjeld Kortsiktig gjeld Leverandørgjeld Skyldige offentlige avgifter Annen kortsiktig gjeld Gjeld til kommunene/selvkostoppgjør Sum kortsiktig gjeld Sum gjeld SUM EGENKAPITAL OG GJELD Side:: 2 Tid:: 10:14

34 Selvkostberegning Vestfold Vann IKS totalt samt spesifisert SSÅ pr VIV totalt Grlag Kapitalrente Grlag Kapitalrente SSÅ Direkte kostnader Personalkostnader Andre driftskostnader Avskrivninger anlegg Avskrivninger øvrige driftsmidler Tilbakeføring investeringstilskudd Viderefakturert kostnad Totale driftskostnader Fakturert selvkost SSÅ Periodisert for lite/mye innkrevd fra kommunene SSÅ Gevinst/tap ved salg av driftsmidler Leieinntekter/øvrige inntekter Viderefakturert Totale andre inntekter Rentekostnad investert kapital Investert kapital IB (eks/anlegg u/utførelse og finansielle anleggsm) Svinevoll - Åsgårdstrand Sum investert kapital IB Investeringer i løpet av året Investeringer i løpet av året SSÅ inkl byggelånsrenter 0 0 Avskrivninger anlegg og driftsmidler Avskrivninger SSÅ Investert kapital UB ,99 % ,99 % Reduksjon renter investeringstilskudd Investeringstilskudd IB Investeringstilskudd UB ,99 % ,99 % 0 Totale kapitalkostnader Totale kapitalkostnader SSÅ Total selvkost Total selvkost SSÅ Andel selvkost kommunene Innkrevd vannavgift/selvkost Innkrevd selvkost kommunene For lite/mye( - ) innkrevd fra kommunene For lite/mye( - ) innkrevd fra kommunene Andel Re, Horten, Tønsberg Forbruk m3 vann ( / ) = 78,72% Vannavgift pr m ,97 pr m3 Andel VIV ( / ) = 21,28%

35 Vestfold Vann IKS Likviditetsbudsjett 2017 Faktiske tall Likv.budsjett Okt Nov Des Likv.budsjett Avvik (ink.mva) Vannavgift Selvkost SSÅ Andre inntekter Endring kundefordringer Beholdningsendr balanse Innbetalt fra NAV Renteinntekt bank Opptak nytt lån SUM INNBETALINGER Direkte kostnader/viderefakturert Lønn/personalutgifter/KLP Arbeidsgiveravgift Øvrige driftsutgifter inkl mva Øvrige driftsutgifter eks mva Investeringer anlegg Utbet selvkostoppgjør VIV Innbet selvkostoppgjør SSÅ Driftsmidler Mva oppgjør Endring leverandørgjeld Avdrag lån Renter lån SUM UTBETALINGER Likviditetsbeholdning ved månedens begynnelse Likviditetsendring Likviditetsbeholdning ved månedens slutt _Likviditetsbudsjett

36 Vesfold Vann IKS Styret Arkivsak-dok. 17/ Saksbehandler Tanja Breyholtz GJENNOMGANG AV INTERIMSREVISJON V/ REVISOR Revisor Morten Mobråthen vil presentere status etter interimsrevisjon gjennomført i høst. Forslag til vedtak: Til orientering. 1

37 Vesfold Vann IKS Styret Arkivsak-dok. 17/ Saksbehandler Tanja Breyholtz MØTEPLAN 2018 Vedlagt følger forslag til møteplan for Forslag til vedtak: Godkjennes. Vedlegg: Møteplan

38 1. Møte- og aktivitetsplan for Møte Måned Dag / tid Sted Aktivitet Sakstyper S 1-18 Januar Kl Seierstad Ordinært møte Beredskapsforhold S 2-18 Februar Kl S 3-18 Mars Kl Telefonmøte Årsregnskap Godkjenning av foreløpig regnskap Sem Ordinært møte Årsregnskap Styrets beretning Revisjon KS/HMS/IK Aktuelle saker R 1-18 April Dato fastsettes senere. Sandefjord Motorhotel Representantskapsmøte / Godkjenne årsregnskap S 4-18 Mai Kl Sem Ordinært møte Styreseminar Økonomioversikt 1. kvartal Driftsdata / Aktuelle saker S 5-18 August kl S 6-18 Oktober Kl R 2-18 November Dato fastsettes senere Sem Ordinært møte Økonomioversikt 2. kvartal Driftsdata Aktuelle saker HPVann Sem Ordinært møte Budsjett Økonomiplan Driftsdata Aktuelle saker Sandefjord Motorhotell Representantskapsmøte Godkjenne budsjett S 7-18 Desember Kl Fastsettes senere Ordinært møte Økonomioversikt 3. kvartal Driftsdata Aktuelle saker

39 Vesfold Vann IKS Styret Arkivsak-dok. 17/ Saksbehandler Tanja Breyholtz STYRETS EGENEVALUERING Det vises til tidligere behandling og utsendelse fra styrets leder i denne saken. Forslag til vedtak: Ingen. 1

40 Vesfold Vann IKS Styret Arkivsak-dok. 17/ Saksbehandler Tanja Breyholtz EVENTUELT Forslag til vedtak: Skriv inn forslag til vedtak 1