SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 032/17 Referatsaker 033/17 Orientering fra revisor 034/17 Selskapskontroll Museet Midt IKS 035/17 Evaluering av perioden

Transkript

1 NORD TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING DATO: TID: STED: Fylkets Hus - Setra De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 032/17 Referatsaker 033/17 Orientering fra revisor 034/17 Selskapskontroll Museet Midt IKS 035/17 Evaluering av perioden Steinkjer Ida Bruheim Derås (leder) Liv Tronstad Kontrollsjef / KomSek Trøndelag IKS, Postboks 2564, 7735 STEINKJER, tlf: ; e-post: post@komsek.no

2 NORD TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget SAK 032/17 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Liv Tronstad 032/ Saksbehandlers forslag til vedtak: Referatene tas til orientering. Referat Nr Avsender/mottaker Tittel Vedlagt 1 Trøndelag fylkeskommune Protokoll AU -fellesnemda Details/ PDF?fileName=Protokoll% 2 Konsek Trøndelag IKS Status VGO 3 KomSek Trøndelag IKS Kommentarer til Driftsrapport 2 pr 30/ for kontroll og tilsyn 4 Hordaland fylkeskommune Forvaltningsrevisjon av Nasjonal digital læringsarena (NDLA) - Del II Revisjonsrapport 5 Møre og Romsdal fylkeskommune, kontrollutvalgssekretariatet 6 Fylkestinget i Trøndelag fylkeskommune Varsel om selskapskontroll/gjennomgang. Vegamot Fylkestingets møte 18. oktober sakliste Eget vedlegg Eget vedlegg Steinkjer Liv Tronstad Kontrollsjef

3 NORD TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget SAK 033/17 ORIENTERING FRA REVISOR Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Liv Tronstad 033/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjonen til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg Ingen Saksopplysninger Revisor vil gi en orientering om den pågående regnskaparevisjonen, og hvordan revisjonen av statens vegvesen vil bli for Dersom revisors orientering kommer inn på informasjon om oppdraget og fremgangsmåter, vil kontrollutvalget ha plikt til å bevare taushet om dette, og møte må lukkes, jf. koml. 31 nr 2, og fvl. 13. Steinkjer Liv Tronstad kontrollsjef

4 NORD TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget SAK 034/17 RAPPORT SELSKAPSKONTROLL MUSEET MIDT Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Kontrollutvalg Liv Tronstad 034/ ,3 Fylkestinget Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget slutter seg til rapport Selskapskontroll Museet Midt IKS. 2. Rapporten sendes deltakende kommuner i konsoliderte museer i Museet Midt IKS til orientering 3. Rapporten oversendes fylkestinget med slik innstilling til vedtak: 1. Fylkestinget tar rapport Selskapskontroll Museet Midt IKS til orientering. 2. Fylkestinget i Nord-Trøndelag Fylkeskommune ber om at Fylkestinget i Trøndelag Fylkeskommune får en skriftlig tilbakemelding innen på hvordan anbefalingene er fulgt opp og hvordan disse er tenkt fulgt opp fremover. Vedlegg 1. KomRev Trøndelag IKS - Selskapskontroll Museet Midt IKS Ikke trykte vedlegg 1. Plan for selskapskontroll Selskapskontroll Stiklestad Nasjonale kultursenter AS (SNK), FT sak 19/17 Saksopplysninger Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av fylkeskommunens interesser i selskaper gjennom eierskapskontroll og ev. forvaltningsrevisjon (selskapskontroll). Plan for selskapskontroll er vedtatt av fylkestinget i møte den sak 15/16, der bl.a. selskapskontroll av Museet Midt IKS er prioritert. Prosjektplanen er vedtatt av kontrollutvalget den , sak 010/17. Kontrollutvalget har prioritert følgende to problemstillinger: Eierskapskontroll: Utøver Nord-Trøndelag fylkeskommune eierskapet i Museet Midt IKS i tråd med fylkestingets vedtak og etablerte normer for god eierstyring? Forvaltningsrevisjon: I hvilken grad bidrar organiseringen og arbeidet etter museumsreformen til å oppfylle målene for den konsoliderte enheten Museet Midt IKS? Følgende tema skal belyses: Bakgrunnen for konsolideringen og interessentenes synspunkter på

5 konsolideringen i dag Finansiering Fordeling av midler internt i museet Forholdet mellom driftsstyre og eierstyre Felles administrasjon økonomi/personal Faglig samarbeid og utvikling Dette er de samme problemstillingene som ble vurdert i selskapskontroll i SNK. Denne rapporten ble behandlet i juni i år. Rapporten Selskapskontroll Museet Midt forelå den 20. oktober Rapporten har vært på høring til eier og selskapet. Høringssvar fra selskapet har medførte endringer i rapporten. Problemstillingene er belyst på grunnlag av informasjon som er fremkommet ved dokumentanalyse, intervju og skriftlige spørsmål. Der det har vært naturlig har revisor sammenlignet funn i Museet Midt og SNK. Eierstyring Revisors konklusjon og anbefaling i kap. 2.5 viser at fylkeskommunen følger KS sine anbefalinger når det gjelder: opplæring av folkevalgt oppnevning av eierrepresentant utarbeidelse av eiermelding Revisor anbefaler at fylkeskommunen følger KS sine anbefalinger og tar tak i følgende: Videreutvikle eiermeldingen Påse at selskapsavtalen behandles i tråd med IKS-loven Etablere formaliserte eiermøter Etablere valgkomite og utarbeide retningslinjer for denne Forvaltningsrevisjon Revisors konklusjon og anbefaling i kap 3.5 viser at organisering og arbeidet etter museumsreformen kun delvis har bidratt til å oppfylle målene for det konsoliderte museet. Museet Midt har et forbedringspotensial når det gjelder: Å utnytte potensialet for faglig samarbeid mellom museene, og derigjennom bidra til økt kvalitet på arbeidet og mer effektiv ressursutnyttelse. Arbeidet med sikring og bevaring av gjenstander, gjennom å sikre tilfredsstillende deponi for samlingene. Å etablere enighet og felles forståelse om fordelingsnøkkelen for tilskudd. Å sikre at alle eierkommuner/eierstyrer signerer samarbeidsavtalen med Museet Midt som regulerer forhold knyttet til roller, ansvar og økonomi Sammenligning av funn i Museet Midt og SNK. Både SNK og Museet Midt har uutnyttet potensiale for faglig samarbeid på tvers av avdelingene. Når det gjelder frivillighet og lagringssituasjonen er situasjonen for de to konsoliderte enhetene relativt lik.

6 I SNK er alle avtaler med eierstyrene på plass, og fordelingsnøkkelen for tilskudd følges. Dette er ikke tilfelle i Museet Midt. Museene skiller seg fra hverandre ved at det ene er organisert som et aksjeselskap og det andre som et interkommunalt selskap. I Museet Midt IKS er alle kommunene med bemannede avdelinger medeiere i selskapet. Dette er ikke tilfellet for SNK AS. Likevel opplever begge selskapene utfordringer i dialogen mellom driftsselskap og eierselskap, og problemstillinger knyttet til hvor mye eier av samlingene skal kunne bestemme av driften. Museet Midt og SNK har også ulikt forhold til de ubemannede museene. I Museet Midt er kommunene med ubemannede museer med som deleiere i selskapet, og betjenes av en egen avdeling i det konsoliderte museet. I sørdelen av fylket har kommuner med ubemannet museum en tjenesteleveranseavtale med SNK. Revisors inntrykk er at de ubemannede museene i Namdalen ivaretas svært godt gjennom avdeling Bygdesamlingers arbeid, og at medeierskapet muligens ivaretar kommunenes behov på en bedre måte enn gjennom tjenesteleveranseavtaler Revisor har gitt et grundig og godt sammendrag fremst i rapporten. Vurdering Selskapskontroll er et viktig virkemiddel for å føre kontroll med fylkeskommunens forvaltning av sine interesser i selskaper. Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon gir et innblikk i selskapet og de resultater som oppnås. Selskapskontroll gir videre en uavhengig tilbakemelding til fylkestinget om selskapets arbeid og hvordan fylkestingets vedtak blir fulgt opp. Rapporten konkluderer med at fylkeskommunen har forbedringspotensial i utøvelsen av sitt eierskap. Rapporten viser også at organiseringen og arbeidet etter museumsreformen bare delvis har bidratt til å oppfylle målene for det konsoliderte museet. Denne rapporten sammen med selskapskontroll av SNK vil være et godt grunnlag for det videre museumsarbeid i Trøndelag Fylkeskommune. Saksbehandler anbefaler at kontrollutvalget slutter seg til rapporten og at den oversendes fylkestinget til behandling. Ved fylkestingets behandling av selskapskontroll Stiklestad Nasjonale kultursenter AS, sak 19/17 ba fylkestinget om at Fylkestinget i Trøndelag Fylkeskommune får en skriftlig tilbakemelding innen på hvordan anbefalingene er fulgt opp og hvordan disse er tenkt fulgt opp fremover. Det er naturlig at tilsvarende vedtak blir gjort for denne rapporten. Rapporten bør videre oversendes de øvrige deltakerkommunene i Museet Midt til orientering.

7 Steinkjer Liv Tronstad Kontrollsjef

8 SELSKAPSKONTROLL MUSEET MIDT IKS Eierstyring Organisering og arbeid etter konsolidering NORD-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE OKTOBER 2017

9 FORORD Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper mm, jfr. kommuneloven 77 nr. 5. KomRev Trøndelag IKS har gjennomført denne selskapskontrollen på oppdrag fra kontrollutvalget i Nord-Trøndelag fylkeskommune. Prosjektet omfatter både eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Museet Midt IKS, og er gjennomført i perioden april til september Revisor har vurdert egen uavhengighet overfor Museet Midt IKS og eier Nord- Trøndelag fylkeskommune, samt de øvrige eierne 1 jf. kommuneloven 79 og 6. Vi kjenner ikke til forhold som er egnet til å svekke tilliten til vår uavhengighet og objektivitet. Revisjonsteamet har bestått av prosjektleder Marte Bjørnelv, prosjektmedarbeider Sunniva Tusvik Sæter og kvalitetssikrer Unni Romstad. Vi takker alle som har bidratt med informasjon i prosjektet. En oversikt over tidligere gjennomførte prosjekter fra KomRev Trøndelag IKS finner du på vår hjemmeside Stjørdal/Steinkjer, Marte Bjørnelv Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Sunniva Tusvik Sæter Prosjektmedarbeider 1 Namsos, Vikna, Namsskogan, Grong, Overhalla, Nærøy, Fosnes og Lierne kommuner. Selskapskontroll Museet Midt IKS 1

10 0. SAMMENDRAG Bestilling KomRev Trøndelag IKS har på bestilling fra kontrollutvalget i Nord-Trøndelag fylkeskommune gjennomført en selskapskontroll med forvaltningsrevisjon i Museet Midt IKS. Selskapskontrollen er todelt. Den første delen er en eierskapskontroll, der vi undersøker om Nord-Trøndelag fylkeskommune utøver eierskapet i Museet Midt i tråd med fylkestingets vedtak og KS normer for god eierstyring. Den andre delen er en forvaltningsrevisjon, der vi undersøker i hvilken grad organiseringen og arbeidet etter museumsreformen bidrar til å oppfylle målene 2 for det konsoliderte museet Museet Midt. Museumsreformen fra tidlig 2000-tall var en statlig initiert reform, der målet var å redusere antall museumsenheter i Norge. Museet Midt IKS var opprinnelig et samarbeid mellom Namsos og Vikna kommuner. Driftsselskapet ble etablert under navnet Namdal Fylkesmuseum BA, og omgjort til et interkommunalt selskap (IKS) i Museet endret navn til Museet Midt IKS Nord-Trøndelag fylkeskommune gikk inn som eier i selskapet fra , gjennom at Fylkesgalleriet i Nord-Trøndelag ble konsolidert inn i Museet Midt. Nord-Trøndelag fylkeskommune eier i dag 25 % av Museet Midt. Gjennomføring Undersøkelsen er gjennomført i henhold til NKRFs 4 standard for forvaltningsrevisjon, RSK 001, og med utgangspunkt i NKRFs veileder for gjennomføring av selskapskontroll. Prosjektet er gjennomført i perioden april til september Rapporten bygger på opplysninger fra dokumentanalyse, intervju og skriftlige spørsmål. Eierstyring Revisors gjennomgang viser at fylkeskommunen følger anbefalingene fra KS når det gjelder opplæring av folkevalgte og oppnevning av eierrepresentant, samt fylkestingets vedtak om innholdet i eiermeldingen. Gjennomgangen viser imidlertid at fylkeskommunen på enkelte punkter ikke utøver eierskapet i Museet Midt i tråd med etablerte normer for god eierstyring. Revisor anbefaler at fylkeskommunen tar tak i følgende forhold: 2 Målene vi tar utgangspunkt i er presentert og utledet til målbare revisjonskriterier i kapittel Informasjon hentet fra Norges Kommunerevisorforbund, Selskapskontroll Museet Midt IKS 2

11 Fylkeskommunens eiermelding kan videreutvikles, blant annet med en grundigere presentasjon av de enkelte selskapene i tråd med KS anbefalinger. Eiermeldingen har også potensiale til å si noe mer om eierstrategi, samt om selskapenes samfunnsansvar knyttet til miljø, likestilling, åpenhet og etikk, slik KS anbefaler. Eiermeldingen bør også oppdateres slik at fylkeskommunens eierandel i selskapet opplyses korrekt. Selskapsavtalen for Museet Midt IKS ble ikke justert i forbindelse med inntreden av nye deltakerkommuner i 2010 og De justerte selskapsavtalene signert representantskapets medlemmer i 2014 og 2016 er ikke behandlet i fylkestinget i tråd med bestemmelsene i IKS-loven 4 og selskapsavtalen 11. Endringer i selskapets deltakere ble først meldt til Foretaksregisteret i mars Det gjennomføres ikke formaliserte eiermøter i Museet Midt IKS i tråd med anbefalingene fra KS. Slik revisor ser det kan eiermøter være en viktig arena for informasjon og diskusjon mellom selskap og eier og eierne i mellom, uten at det treffes formelle beslutninger. Det er ikke nedfelt bruk av valgkomité i selskapsavtalen for Museet Midt IKS. Det kan likevel se ut som om en valgkomité har vært i funksjon ved de siste to valgene til styret. Revisor mener eierne bør vurdere å nedfelle bestemmelse om bruk av valgkomité i selskapsavtalen. I tråd med anbefalingene fra KS bør valgkomiteen sammensettes slik at den reflekterer eierandelene, og det bør utarbeides retningslinjer som regulerer valgkomiteens arbeid. Organisering og arbeid etter konsolideringen Revisors konklusjon er at organiseringen og arbeidet etter museumsreformen kun delvis har bidratt til å oppfylle målene for det konsoliderte museet Museet Midt. Konklusjonen bygger på følgende hovedfunn: For å lykkes, bør det konsoliderte museet ha en forutsigbar finansiering basert på forpliktende samarbeid mellom stat, fylkeskommune og kommuner. Som økonomisk forutsetning for museumsreformen skulle den offentlige driftsfinansieringen være et ansvar delt mellom statlig og regionalt/lokalt nivå i en fordeling 5, hvor det lokale nivået var forpliktet til å yte minst 40 prosent av det samlede driftstilskuddet. Revisors gjennomgang viser at fordelingsnøkkelen mellom stat, fylkeskommune og kommune (60/24/16) når det gjelder tilskudd ikke følges opp. 5 Ordningen med 60/40-fordeling er ikke til hinder for at regionalt og lokalt nivå kan yte tilskudd ut over fordelingsnøkkelen uten at staten er forpliktet til tilsvarende økning, men en statlig økning forutsetter en oppfølging fra regionalt/lokalt nivå. Selskapskontroll Museet Midt IKS 3

12 Fordelingen stat-fylke-kommuner er pr. i dag prosent. Årsaken til skjevfordelingen ligger i historiske forhold, ved at fylkeskommunen tidligere fullfinansierte Kunstmuseet. Kommunene Vikna og Namsos ønsker ikke å øke sin andel, og ser heller ikke behov for det, i og med at fylkeskommunen dekker opp slik at bevilgningene til sammen blir 100 %. Revisors vurdering er at det er en uforutsigbarhet i finansieringen ved at fylkeskommunen yter større andel av det konsoliderte museets samlede tilskudd enn fordelingsnøkkelen tilsier, uten at dette er nedfelt i formaliserte avtaler. Dette blir viktig i forbindelse med overgangen til nye Trøndelag fylkeskommune. Kommunene med ubemannede museer, finansierer Avdeling Bygdesamlinger gjennom et forutsigbart beløp pr. år. Museet Midt har kun overtatt driften ved de museene som er konsolidert. Eierskapet ligger fortsatt hos eierstyrene i de enkelte museene. Gjennom avtalene som ble inngått ved konsolideringen, er eierstyrenes og driftsstyrets ansvar tydelig etablert. Eierselskapene har etter konsolideringen ikke egen økonomi, men kun en rådgivende rolle overfor driftsselskapet. Alle eierne foruten Vikna kommune ved sitt kommunale foretak (KF) har signert en slik avtale. Årsaken til at Vikna ikke har signert bunner i uenigheter om ansvar, roller og økonomi. Revisor mener dette er en uheldig situasjon for Museet Midt, og oppfordrer partene til å finne en løsning slik at forpliktende avtale kan inngås. I konsolideringen av museene gjennom museumsreformen var det et siktemål å hente ut synergier gjennom samarbeid mellom fagfolk fra forskjellige museer. Revisors gjennomgang viser at organiseringen av, og arbeidet i, Museet Midt har bidratt til styrking av den faglige virksomheten. Ved at administrative oppgaver er flyttet ut av avdelingene, har det frigjort noe tid til drift og faglig fokus i avdelingene. Museet har i dag ikke tilstrekkelig kapasitet innen bygningsvern. Revisors gjennomgang viser at det har vært en økning i antall årsverk i Museet Midt i perioden 2010 til Både Kystmuseet og Kunstmuseet er styrket betydelig, og to distriktskonservatorer er ansatt. På grunn av at økonomien i det konsoliderte museet er relativt stram, er revisors inntrykk at det ikke i særlig grad er rom for utviklingsprosjekter utenom ordinær drift. Museet har begrenset kapasitet til å drive forskning. Museet Midt har etter konsolideringen styrket seg når det gjelder formidling, gjennom ansettelse av museumspedagog og satsing på skoleopplegg. Museet har også jobbet med fornying, blant annet gjennom Kunstmuseets flyktningprosjekt. Når det gjelder forvaltning av gjenstander, har Museet Midt en plan for Selskapskontroll Museet Midt IKS 4

13 samlingsforvaltning fra Denne beskriver godt utfordringer og mål, men bør oppdateres. Flere av avdelingene i Museet Midt deltar i nasjonale nettverk, i tråd med intensjonene i museumsreformen, men aktiviteten i disse varierer. Alle museene har gjennom konsolideringen fått tilgang til et bredere kompetansemiljø. Revisor ser imidlertid at Museet Midt har et uutnyttet potensial når det gjelder faglig samarbeid på tvers av avdelingene. Det er i dag fortsatt relativt tette skott mellom avdelingene. Det er etablert fagseksjoner på tvers av avdelingene, men ikke alle disse er like aktive. Det kan også se ut til at det går et skille mellom museene i Namsos og Kystmuseet, ved at museene i Namsos i større grad samarbeider med hverandre. Et tettere faglig samarbeid på tvers ville kunne styrket den faglige virksomheten i den konsoliderte enheten ytterligere. En av årsakene til at potensialet for samarbeid og mer effektiv ressursutnyttelse ikke er hentet ut, kan blant annet skyldes at avdelingsledermøter ikke har blitt gjennomført i tråd med intensjonene. Ny direktør har varslet at praksis nå endres. Ny direktør har satt fokus på tiltak som setter avdelingslederne i stand til å ha god økonomistyring, som tilgang til økonomisk rapportering gjennom året. Revisor mener det er svært viktig å få dette på plass. Det at avdelingslederne ikke opplever at de har innblikk i avdelingens økonomi gjennom året, kan ha konsekvenser for faglig satsing og fokus på forskning. Den interne fordelingen av midler mellom avdelingene i det konsoliderte museet er forutsigbar, da fordelingsnøkkelen fortsatt er slik at avdelingene beholder det kommunale tilskuddet de hadde på konsolideringstidspunktet. Revisor mener selskapet på sikt bør drøfte muligheten for en mer fleksibel fordeling, basert på årlige prioriteringer og bruk av ansattes kompetanse på tvers av avdelingene. Revisors gjennomgang viser at kommunene med ubemannede museer, i tråd med intensjonene, er styrket på museumsområdet etter at de gikk inn som medeiere i Museet Midt i Årsaken til dette er den faglige bistanden kommunene får fra avdeling Bygdesamlinger, som har to distriktskonservatorer som kun jobber opp mot kommunene med ubemannede museer. Tilbakemeldinger til revisor, og avdeling Bygdesamlingers egen evalueringsrapport fra 2015, viser at kommunene er godt fornøyde med avdelingens arbeid og tjenestene man får igjen for å være med i Museet Midt. Selskapskontroll Museet Midt IKS 5

14 Avdeling Bygdesamlinger kommuniserer åpent med eierkommunene, og fører timeregnskap. På den måten sikrer de at bistanden fordeles jevnt på kommunene og at alle får det de betaler for. Slik revisor ser det, er avdeling Bygdesamlinger en vellykket konstruksjon, og det er i denne delen av Museet Midt at konsolideringen har kommet lengst i form av samarbeid og utnyttelse av ressurser på tvers av kommuner. Et av målene med museumsreformen var å bidra til gode sikrings- og bevaringsforhold for museenes samlinger. Revisors gjennomgang viser at dette målet ikke er nådd fullt ut. Arbeidet med å etablere et fylkesdeponi på den gamle planteskolen på Stiklestad har stoppet opp. Status for lagring av museale gjenstander i Museet Midt i dag, er at gjenstander for det meste er godt sikret, men at det er et ønske om mer lagringsplass. Kunstmuseet har tidligere hatt svært kritikkverdige oppbevaringsforhold for kunstsamlingen, men dette er bedre i dag. Det gjenstår å få en løsning når det gjelder de store gjenstandene som var planlagt magasinert i et felles fylkesdeponi. For museene som er konsolidert inn i Museet Midt, er det ingenting i revisors gjennomgang som tyder på at frivilligheten knyttet til museene er svekket som følge av konsolideringen. Det varierer fra museum til museum hvor stor aktiviteten blant de frivillige er, men hovedinntrykket er at mange av museene engasjerer en stor andel frivillige som gjør en viktig innsats. Avdeling Bygdesamlinger bidrar til ivaretakelsen av lokalt engasjement og frivillighet ved de ubemannede museene, i tråd med intensjonene i museumsreformen. Oppsummert viser revisors gjennomgang at Museet Midt har et forbedringspotensial når det gjelder: Å utnytte potensialet for faglig samarbeid mellom museene, og derigjennom bidra til økt kvalitet på arbeidet og mer effektiv ressursutnyttelse. Arbeidet med sikring og bevaring av gjenstander, gjennom å sikre tilfredsstillende deponi for samlingene. Å etablere enighet og felles forståelse om fordelingsnøkkelen for tilskudd. Å sikre at alle eierkommuner/eierstyrer signerer samarbeidsavtalen med Museet Midt som regulerer forhold knyttet til roller, ansvar og økonomi. Sammenlikning Museet Midt IKS og Stiklestad Nasjonale Kultursenter AS En tilsvarende gjennomgang av Stiklestad Nasjonale Kultursenter AS (SNK), som er det konsoliderte museet for sørdelen av Nord-Trøndelag, ble gjennomført tidligere i En sammenlikning av funn, viser at både SNK og Museet Midt har uutnyttet potensiale for faglig samarbeid på tvers av avdelingene. Også når det gjelder frivillighet og lagringsforhold er situasjonen for de to konsoliderte enhetene relativt Selskapskontroll Museet Midt IKS 6

15 lik. I SNK er alle avtaler med eierstyrene på plass, og fordelingsnøkkelen for tilskudd følges. Dette er ikke tilfelle i Museet Midt. Museene skiller seg fra hverandre ved at det ene er organisert som et aksjeselskap og det andre som et interkommunalt selskap. I Museet Midt IKS er alle kommunene med bemannede avdelinger medeiere i selskapet. Dette er ikke tilfellet for SNK AS. Likevel opplever begge selskapene utfordringer i dialogen mellom driftsselskap og eierselskap, og problemstillinger knyttet til hvor mye eier av samlingene skal kunne bestemme av driften. Museet Midt og SNK har også ulikt forhold til de ubemannede museene. I Museet Midt er kommunene med ubemannede museer med som deleiere i selskapet, og betjenes av en egen avdeling i det konsoliderte museet. I sørdelen av fylket har kommuner med ubemannet museum en tjenesteleveranseavtale med SNK. Revisors inntrykk er at de ubemannede museene i Namdalen ivaretas svært godt gjennom avdeling Bygdesamlingers arbeid, og at medeierskapet muligens ivaretar kommunenes behov på en bedre måte enn gjennom tjenesteleveranseavtaler. Selskapskontroll Museet Midt IKS 7

16 INNHOLDSFORTEGNELSE 0. Sammendrag Innledning Bestilling Bakgrunn Problemstillinger Revisjonskriterier Metodisk tilnærming og gjennomføring Eierstyring Problemstilling Revisjonskriterier Data Eierstyring i et interkommunalt selskap Formål og valg av selskapsform Forvaltning av eierskapet Vurdering Konklusjon og anbefalinger Organisering og arbeid etter konsolidering Problemstilling Revisjonskriterier Data Konsolideringsprosessen Eierskap og driftsansvar - avtaler Finansiering offentlig driftstilskudd Intern organisering og felles administrasjon Faglig samarbeid og utvikling Avdeling Bygdesamlinger ubemannede museer Lagringsforhold Frivillighet og lokalt engasjement Vurdering Forutsigbar finansiering og forpliktende samarbeid? Styrking av faglig virksomhet? Bedre og mer effektiv ressursutnyttelse? Selskapskontroll Museet Midt IKS 8

17 3.4.4 Styrking av kommuner med ubemannede museer? Gode sikrings- og bevaringsforhold for museenes samlinger? Ivaretakelse av frivillighet og lokalt engasjement? Konklusjon og anbefalinger Høring Forkortelser brukt i rapporten: AS BA IKS KF KRUA MiST MM NFBA NTFK SNK Aksjeselskap Selskap med begrenset ansvar Interkommunalt selskap Kommunalt foretak Avdeling for kultur og regional utvikling, NTFK Museene i Sør-Trøndelag Museet Midt IKS Namdal fylkesmuseum BA Nord-Trøndelag fylkeskommune Stiklestad Nasjonale Kultursenter AS Selskapskontroll Museet Midt IKS 9

18 1. INNLEDNING 1.1 Bestilling I henhold til kommuneloven 77 nr. 5 skal kontrollutvalget påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper. Eierskapskontroll er den obligatoriske delen av selskapskontroll. Den omfatter kontroll med forvaltningen av fylkeskommunens eierinteresser, herunder å kontrollere om den som utøver eierinteressene gjør dette i samsvar med fylkestingets vedtak og forutsetninger. Det kan også gjennomføres forvaltningsrevisjon 6 i selskaper, hvor selve aktiviteten i selskapet kontrolleres 7. På bakgrunn av Plan for selskapskontroll , bestilte kontrollutvalget i Nord- Trøndelag fylkeskommune en selskapskontroll med forvaltningsrevisjon i Museet Midt IKS i sak 05/17. KomRev Trøndelag IKS leverte i april 2017 en rapport til Nord- Trøndelag fylkeskommune og Verdal kommune etter selskapskontroll i Stiklestad Nasjonale Kultursenter AS (SNK). Dette prosjektet er en naturlig videreføring av selskapskontrollen i SNK. Kontrollutvalget i Nord-Trøndelag fylkeskommune vedtok prosjektplan for prosjektet i sak 010/17, med følgende todelte formål for prosjektet: o Kartlegge Nord-Trøndelag fylkeskommunes eierstyring av Museet Midt IKS, og undersøke hvorvidt den er i tråd med fylkestingets vedtak og etablerte normer for god eierstyring. o Undersøke hvordan organiseringen av Museet Midt IKS fungerer, og peke på eventuelle utfordringer knyttet til denne. 1.2 Bakgrunn Museet Midt IKS er det konsoliderte museet for norddelen av Nord-Trøndelag. Museet består av de bemannede avdelingene Kystmuseet i Nord-Trøndelag / Norveg, Norsk Sagbruksmuseum, Namdalsmuseet og Kunstmuseet Nord-Trøndelag. Museet består også av avdeling Bygdesamlinger, som har det museumsfaglige ansvaret for de ubemannede bygdesamlingene i kommunene Grong, Lierne, Namsskogan, Overhalla, Nærøy og Fosnes. Museet Midt IKS var opprinnelig et samarbeid mellom Namsos og Vikna kommuner. Driftsselskapet ble etablert under navnet Namdal Fylkesmuseum BA, og omgjort til et interkommunalt selskap (IKS) i Museet endret navn til Museet 6 Forvaltningsrevisjon innebærer å gjøre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. 7 Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv (revisjonsforskriften) 7. 8 Planen ble behandlet i kontrollutvalget i sak 20/16, og i fylkestinget i sak 15/16. Selskapskontroll Museet Midt IKS 10

19 Midt IKS Nord-Trøndelag fylkeskommune gikk inn som eier i selskapet fra , gjennom at Fylkesgalleriet i Nord-Trøndelag ble konsolidert inn i Museet Midt. Nord-Trøndelag fylkeskommune eier i dag 25 % av Museet Midt. Kystmuseet i Nord-Trøndelag, Norveg, er det konsoliderte museets administrasjonssenter og ble åpnet i Museet Midt IKS hadde i ansatte fordelt på 41,62 årsverk 10. Antallet selvstendige museer i Norge var tidligere svært stort, og i Stortingsmelding nr. 22 ( ) «Kjelder til kunnskap og oppleving» ble det lagt frem forslag om en alternativ struktur. Den nasjonale museumsreformen ble iverksatt etter Stortingets vedtak i desember Hovedgrepet var en bedre strukturering av et selvbærende, fragmentert museumslandskap ved å slå sammen museer til større, konsoliderte enheter. I Stortingsmelding nr. 48 ( ) «Kulturpolitikk fram mot 2014» var en av intensjonene å skape «eit mindre tal konsoliderte museum eller museumsnettverk, dvs. einingar med ei så sterk fagleg og økonomisk plattform at dei på ein meiningsfull måte kan inngå i eit samla nasjonalt nettverk» (St.meld. nr. 48 ( ): 178). Et hovedmål med museumsreformen var at en mer profesjonell ledelse av konsoliderte museer ville føre til en bedre utnyttelse av de samlede ressursene, noe som igjen skulle bidra til bedre faglig måloppnåelse. Norsk Kulturråd publiserte i 2013 rapporten «Organisering av museene», som viser at det har vært varierende entusiasme for museumskonsolideringen 11. Noen mindre museer har i forkant av konsolidering uttrykt bekymring for å bli slått sammen med større museer og dermed miste sin stemme. Denne bekymringen viser seg også etter konsolidering, i form av misnøye over manglende gjennomslagskraft for ønsker og et ønske om alternative konsoliderings- eller tilknytningsformer. Museumskonsolideringen i Nord-Trøndelag var ikke en case i rapporten fra Kulturrådet. For Nord-Trøndelag sin del er det interessant at det konsoliderte museet i sørdelen av fylket Stiklestad Nasjonale Kultursenter AS - er organisert på annen måte enn Museet Midt IKS. SNK er organisert som et aksjeselskap med kun to eiere, selv om museet har bemannede enheter i flere kommuner. I Sør-Trøndelag er alle de store museene konsolidert i en felles enhet, Museene i Sør-Trøndelag AS (MiST). Spørsmålet her er om organiseringen og eierstrukturen kan sies å ha noen betydning for måloppnåelsen. 9 Informasjon hentet fra Årsberetning Museet Midt IKS Knut Fossestøl, Eric Breit og Hanne Heen, Organisering av museene, Selskapskontroll Museet Midt IKS 11

20 1.3 Problemstillinger Følgende problemstillinger er besvart i selskapskontrollen: Problemstilling 1 (eierskapskontroll): Utøver Nord-Trøndelag fylkeskommune eierskapet i Museet Midt IKS i tråd med fylkestingets vedtak og etablerte normer for god eierstyring? Problemstilling 2 (forvaltningsrevisjon): I hvilken grad bidrar organiseringen og arbeidet 12 etter museumsreformen til å oppfylle målene for den konsoliderte enheten Museet Midt IKS? Følgende tema skal belyses: Bakgrunnen for konsolideringen og interessentenes 13 synspunkter på konsolideringen i dag Finansiering Fordeling av midler internt i museet Forholdet mellom driftsstyre og eierstyre Felles administrasjon økonomi/personal Faglig samarbeid og utvikling 1.4 Revisjonskriterier I eierskapskontrollen vurderer revisor fylkeskommunens praksis på bakgrunn av fylkestingsvedtak, samt anbefalinger om god eierstyring fra KS. I forvaltningsrevisjon skal det etableres revisjonskriterier med utgangspunkt i problemstillingen. Revisjonskriterier er de krav, normer og/eller standarder som praksis skal vurderes opp mot. Revisjonskriteriene skal være begrunnet i, og utledet fra, autoritative kilder innenfor det reviderte området. Revisjonskriteriene er utledet og operasjonalisert under de enkelte problemstillingene. 1.5 Metodisk tilnærming og gjennomføring Undersøkelsen er gjennomført i henhold til NKRFs standard for forvaltningsrevisjon, RSK 001, og med utgangspunkt i NKRFs veileder for gjennomføring av selskapskontroll. Prosjektet er gjennomført i perioden april til september Problemstillingen er justert på ett punkt fra formuleringen i prosjektplanen. I tillegg til «organiseringen», blir det riktig å føye til «arbeidet» etter museumsreformen, for å dekke bestillingen fra kontrollutvalget. 13 Endret fra «museets» til «interessentenes» synspunkter på konsolideringen i dag. Selskapskontroll Museet Midt IKS 12

21 I og med at Museet Midt IKS er 100 prosent offentlig eid, har revisor kunnet kreve alle de opplysninger vi fant nødvendige for å gjennomføre selskapskontrollen. Dette gjelder både fra styrende organer, direktør og selskapets valgte revisor. Museet Midts øvrige eiere står ikke som bestillere av prosjektet, men vi har likevel innhentet informasjon fra disse for å kunne svare på problemstillingen om måloppnåelse etter konsolidering. I rapporten vil revisor, der det er naturlig, ta inn informasjon fra selskapskontrollen i SNK for å kunne sammenlikne de to konsoliderte museumsenhetene i Nord- Trøndelag. Når det gjelder rapportens eierskapsdel, vil vi presentere et sammendrag av funn som ble gjort i forbindelse med selskapskontrollen i SNK. Sammendraget gjelder fylkeskommunens system for eierstyring generelt, supplert med spesifikke data og vurderinger for eierstyringen opp mot Museet Midt. Rapporten bygger på informasjon innhentet gjennom dokumentanalyse og intervju. Intervju Følgende er intervjuet i forbindelse med prosjektet: Styreleder, Museet Midt Tidligere direktør, Museet Midt (fram til ) Ny direktør, Museet Midt (fra og med ) - også fungerende avdelingsleder i Kunstmuseet Nord-Trøndelag Økonomiansvarlig, Museet Midt Administrasjonskonsulent, Museet Midt Avdelingslederne i Museet Midt o Kystmuseet/Norveg o Namdalsmuseet o Norsk Sagbruksmuseum o Kunstmuseet Nord-Trøndelag (ny direktør) Distriktskonservatorene i avdeling Bygdesamlinger Ordfører i Vikna kommune Ordfører i Namsos kommune Seniorrådgiver i avdeling for kultur og regional utvikling (KRUA), Nord- Trøndelag fylkeskommune Funksjonsleder folk og samfunn, avdeling for kultur og regional utvikling (KRUA) Nord-Trøndelag fylkeskommune Intervjuene ble gjennomført etter en intervjuguide. Informantene fikk ikke tilsendt denne på forhånd. Referat fra intervju er verifisert av informantene i etterkant for å rette opp eventuelle feil og misforståelser. Selskapskontroll Museet Midt IKS 13

22 Skriftlige spørsmål Vi sendte skriftlige spørsmål til fylkesrådsleder, som er fylkeskommunens valgte eierrepresentant i Museet Midt IKS. Spørsmålene ble besvart pr. epost. Vi sendte også epost med skriftlige spørsmål til rådmann og ordfører i de seks kommunene som ble medeiere i Museet Midt IKS fra 2012: Overhalla, Lierne, Grong, Namsskogan, Fosnes og Nærøy 14. Vi mottok svar fra Overhalla, Grong og Lierne kommuner. For å ha et sammenlikningsgrunnlag, sendte vi også epost med skriftlige spørsmål til ordfører og rådmann i kommunene i sørdelen av Nord-Trøndelag som kun har ubemannede museer: Frosta, Verran, Snåsa, Leksvik og Meråker. Disse kommunene har en avtale om tjenesteleveranse fra Stiklestad Nasjonale Kultursenter AS (SNK). Vi mottok svar fra Verran og Snåsa. Vi har innhentet informasjon fra Museet Midts revisor, Namdal Revisjon AS. Dokumentgjennomgang Vi har fått oversendt skriftlig dokumentasjon fra Museet Midt IKS som dokumenterer utviklingen siden konsolideringen. Vi har også basert oss på materiale i eierskapsmeldinger og andre politiske saker. Referanselista viser hvilke skriftlige dokumenter vi har brukt som kilder. Samlet vurdering av datagrunnlag og metode Revisjonskriteriene i prosjektet er utarbeidet for å kunne si noe om effekten av museumskonsolideringen. Det er ikke nødvendigvis enkelt å måle Museet Midt på disse kriteriene, men det gir en mulighet til å si noe om tilstanden ut fra et bredt informasjonstilfang. Tre av seks kommuner med ubemannede museer svarte ikke på vår henvendelse, men vi mener likevel vi kan si noe om kommunenes holdninger ved å kombinere svarene vi fikk med avdeling Bygdesamlingers egen evalueringsrapport fra 2015 som vi har fått tilgang til. Vi mottok svar fra kun to av kommunene som har tjenesteavtale med SNK, og kan ut fra dette ikke si noe fullstendig om hvorvidt kommunene i sørdelen av fylket er fornøyd med denne avtalen. Vår samlede vurdering er at metodebruk og kildetilfang i dette prosjektet gir et tilstrekkelig grunnlag til å svare på problemstillingene. 14 I og med at ordfører i Nærøy er medlem av kontrollutvalget i Nord-Trøndelag fylkeskommune, og dermed bestiller av denne rapporten, ble eposten til Nærøy kommune stilet til rådmann med kopi til ordfører. Selskapskontroll Museet Midt IKS 14

23 2. EIERSTYRING Nord-Trøndelag fylkeskommune har en tredelt rolle på museumsområdet. Fylkeskommunen er: Regional utviklingsaktør Tilskuddspart Medeier I dette kapittelet beskriver vi fylkeskommunen som medeier i Museet Midt IKS, og det utgjør rapportens eierskapskontrolldel. Kapittelet bygger også på funn fra selskapskontrollen i SNK fra april Problemstilling Utøver Nord-Trøndelag fylkeskommune eierskapet i Museet Midt IKS i tråd med fylkestingets vedtak og etablerte normer for god eierstyring? 2.2 Revisjonskriterier Betingelsene for folkevalgt styring og kontroll endres når virksomheter eller tjenester skilles ut og legges i selskaper. Lovfestede bestemmelser og vanlige normer for god selskapsstyring setter grenser for hvor mye kommunene som eier disse selskapene kan og bør involvere seg i selskapenes virksomhet. Fylkeskommunens eierstyring vurderes opp mot utvalgte kriterier hentet fra Lov om interkommunale selskaper (IKS-loven) 15, KS anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll 16, samt fylkestingsvedtak. Lov om interkommunale selskaper: I henhold til IKS-loven 4 skal det for interkommunalt selskap opprettes en skriftlig selskapsavtale. For de enkelte deltakere skal kommunestyret eller fylkestinget selv vedta avtalen. Endringer i selskapsavtalen som gjelder for eksempel endring av deltakere i selskapet skal skje på samme måte. I henhold til IKS-loven 6 er det fylkestinget selv som oppnevner medlem(er) i representantskapet. 15 Lov om interkommunale selskaper Selskapskontroll Museet Midt IKS 15

24 KS-anbefalinger: Anbefaling 1: Obligatorisk opplæring av og informasjon til folkevalgte Fylkeskommunen bør som en del av sitt folkevalgtprogram gjennomføre obligatoriske kurs eller eierskapsseminarer. Den første opplæringen bør gjennomføres i løpet av de første seks månedene av valgperioden. Anbefaling 4: Utarbeidelse av eierskapsmeldinger Fylkestinget bør hvert år fastsette overordnede prinsipper for sitt eierskap ved å utarbeide en eierskapsmelding for alle sine selskaper. En eierskapsmelding bør som minimum ha disse hovedpunktene; 1. Oversikt over kommunens virksomhet som er lagt i selskaper og samarbeid. 2. Politisk styringsgrunnlag gjennom kommunens prinsipper for eierstyring. 3. Juridisk styringsgrunnlag knyttet til de ulike selskaps- og samarbeidsformene. 4. Formålsdiskusjon og selskapsstrategi knyttet til de ulike selskapene, herunder styringsdokumentene. 5. Selskapenes samfunnsansvar knyttet til miljø, likestilling, åpenhet, etikk osv. Anbefaling 5: Utarbeidelse og revidering av styringsdokumenter Fylkeskommunen skal utarbeide og bør jevnlig revidere styringsdokumentene og avtalene som regulerer styringen av selskapet. Anbefaling 6: Eiermøter KS anbefaler at det jevnlig gjennomføres eiermøter for å bidra til god eierstyring og kommunikasjon med selskapet. Et eiermøte er et møte mellom representanter fra eier(ne), styret og daglig leder for selskapet. Anbefaling 7: Eierorganets sammensetning og funksjon Avhengig av selskapets formål, anbefales det som en hovedregel at fylkestinget oppnevner sentrale folkevalgte som selskapets eierrepresentanter i eierorganet. Eierstyring skal utøves innenfor rammen av fylkestingets vedtak. Anbefaling 10: Valgkomité og styreutnevnelser Ved valg av styrer til fylkeskommunalt eide selskaper bør det vedtektsfestes bruk av valgkomité. Fylkestinget fattet i sak 10/59 vedtak om innholdet i eiermeldingen: Fylkestinget tar saken til orientering, men ber samtidig om at det i fremtidige eierskapsmeldinger foretas en konkret gjennomgang av hvert enkelt selskaps formål, og at man vurderer hensiktsmessigheten av fylkeskommunens fremtidige eierskap i de enkelte selskapene. Selskapskontroll Museet Midt IKS 16

25 2.3 Data Eierstyring i et interkommunalt selskap I et interkommunalt selskap er representantskapet selskapets øverste organ. Gjennom representantskapet utøver eierne den øverste myndigheten i selskapet. Her kan eierne gjennom vedtak fastsette rammer for selskapet. Det er representantskapet som velger styret. Selskapet ledes av styret og daglig leder. Styret har det overordnede ansvaret for at selskapet drives i samsvar med eiernes formål og innenfor rammen av lovverket. Styret har også en viktig funksjon for å sikre strategisk planlegging for selskapet. Daglig leder skal forholde seg til de pålegg og retningslinjer som styret har gitt. Prosessen for å avklare og iverksette fylkeskommunens syn i vesentlige saker som angår Museet Midt IKS vil være følgende: 1. Fylkesrådet forbereder og fremmer forslag i saker vedrørende fylkeskommunale eierinteresser i eksterne selskaper Fylkestinget drøfter saker og fatter vedtak på vegne av fylkeskommunen som eier (med alminnelig/simpelt flertall av avgitte stemmer) 18. Fylkestinget velger selv eierrepresentant til representantskapet Den valgte eierrepresentanten representerer fylkeskommunen som eier i representantskapet Representantskapet er selskapets øverste myndighet og behandler selskapets regnskap, budsjett og økonomiplan og andre saker som etter loven eller selskapsavtalen skal behandles i representantskapet Styret har ansvaret for forvaltningen av selskapet, og fører tilsyn med den daglige ledelsen Direktør står for den daglige ledelse av selskapets virksomhet og skal følge de retningslinjer og pålegg som styret har gitt Formål og valg av selskapsform Museet Midts formål er å drive museal virksomhet i Namdalen 24. Dette utføres gjennom felles drift av museene i de deltakende kommuner samt annen virksomhet som naturlig hører til, blant annet ved å - Være kompetansesenter for de deltakende kommunene i museumsfaglige spørsmål 17 Reglement for fylkestinget punkt Fylkesrådet forbereder og fremmer forslag i saker vedr. fylkeskommunale eierinteresser i eksterne selskaper, jf. Reglement for fylkestinget punkt Lov om interkommunale selskaper Ansvaret for oppfølging av eierskapet i aksjeselskaper er tillagt fylkesrådet etter delegasjon fra fylkestinget, mens ansvaret for oppfølging av interkommunale selskap er tillagt fylkestinget, jf. 3 i Reglement for fylkesrådet. 21 Lov om interkommunale selskaper Lov om interkommunale selskaper Lov om interkommunale selskaper Selskapsavtale signert februar Selskapskontroll Museet Midt IKS 17

26 - Sørge for at lokale museum, samlinger, kulturminner og tradisjoner blir ivaretatt - Sikre og videreutvikle medvirkning og engasjement fra lokale medspillere - Arbeide aktivt ved formidling av nasjonal, regional og lokale historie ved utstillinger og publikasjoner, også i samarbeid med lokale organisasjoner, institusjoner og personer - Drive og legge til rette for kunnskapsutvikling, forskning og formidling - Arbeide ut fra handlingsplaner lokalt, regionalt og nasjonalt, herunder etablering og drift av nye enheter - Ta vare på bygninger, gjenstander, bygningsmiljø og anlegg etter nærmere avtale med deltakerkommunene - Etter avtale med de deltakende kommunene påta seg oppgaver innen kulturminnevern - Sikre at museumsreformen i Namdalen når faglige og organisasjonspolitiske mål Den første konstruksjonen av konsolidert museum i Namdalen, Namdal Fylkesmuseum BA 25, var gjennom sin selskapsform lite forpliktende. Ifølge seniorrådgiver KRUA ga staten beskjed om at tilknytningen mellom museene ble for «løs», og et interkommunalt selskap ble etablert. Selskapet skiftet navn til Museet Midt IKS i Ifølge seniorrådgiver KRUA var det i utgangspunktet et ønske om å etablere Museet Midt som et aksjeselskap (AS). Det ble imidlertid signalisert fra Finansdepartementet at Vikna kommune i så fall måtte betale tilbake moms fra byggingen av Norveg. Vikna kommune valgte å legge Norveg i et kommunalt foretak (KF), og det konsoliderte museet Museet Midt ble organisert som interkommunalt selskap Forvaltning av eierskapet Fylkestinget har det øverste tilsynet med fylkeskommunale interesser i eksterne selskaper. Fylkesrådet skal på fylkestingets vegne ivareta fylkeskommunale eierinteresser i eksterne selskaper. Opplæring Selskapsorganisering og eierstyring var en del av den obligatoriske folkevalgtopplæringen som ble gjennomført for fylkestinget i oktober Fylkeskommunens største selskap på det tidspunktet, Nord-Trøndelag Elektrisitetsverk AS (NTE) ble brukt som case i opplæringen. Eiermeldinger Fylkestinget har siden 2010 årlig behandlet eiermelding for fylkeskommunens eierinteresser i selskaper. I 2010 konkretiserte fylkestinget i vedtaks form hva 25 BA selskap med begrenset ansvar. Selskapskontroll Museet Midt IKS 18

27 eiermeldingen skulle omfatte. Sist eiermelding ble lagt fram i fylkestinget i oktober Eiermeldingen er en orientering til fylkestinget om fylkeskommunens eierskap, og omfatter både aksjeselskaper, interkommunale selskaper og andre selskaper. Saken består av et saksframlegg med tre vedlegg. I saken beskrives innledningsvis fylkeskommunens eierpolicy, og hvilke motiv som bør legges til grunn for å vurdere fylkeskommunalt eierskap. Disse motivene er: 1. Samfunnsmessig/sektorpolitisk styring. Kan være strategisk viktige regional-, samferdsels-, nærings-, arbeidsmarkeds-, utdannings-, kulturpolitiske begrunnelser. 2. Situasjonsbestemt begrunnelse. Kan være å bidra til risikoavlastning for private aktører gjennom for eksempel å tilføre tilstrekkelig egenkapital eller å legitimere bedriften. Uten begrunnelse i disse to punktene er det ikke ønskelig med fylkeskommunalt eierskap. I eiermeldingen foretar fylkesrådet en gjennomgang av hensiktsmessigheten av fylkeskommunens eierskap for å kunne si noe om hvorvidt eierskapet bør videreføres eller ikke. Dette gjøres for de ulike selskapstypene under ett. Museet Midt IKS hører her under gruppen selskaper benevnt som kulturbygg/kulturselskaper, og fylkesrådet foreslår å videreføre eierskapet i alle disse selskapene. Saken gir også en orientering om prosessen med salg av eierposter som ble vedtatt av fylkestinget i 2008 og i Som vedlegg til saken følger en kort omtale av alle selskaper og formålet med disse. I eiermeldingen for 2016 heter det at en grundigere gjennomgang av eierskapet gjøres i forbindelse med ny eierskapsstrategi for Trøndelag fra I eiermeldingen for 2016 står det opplyst at Nord-Trøndelag fylkeskommune eier 33,33 % av Museet Midt IKS. Fra 2012 har fylkeskommunens eierandel vært 25 %. Styringsdokumenter Fylkestinget i Nord-Trøndelag vedtok i sak 09/91 å gå inn som medeier i selskapet Museet Midt IKS fra Det ble deretter jobbet med en konsolideringsavtale, og fylkestinget godkjente avtalen mellom Museet Midt og fylkeskommunen i sak 10/53. Etter stiftelsen av Museet Midt i 2007, tilsier revisors opplysninger at selskapsavtalen har blitt revidert to ganger, i henholdsvis 2014 og i Alle selskapsavtalene har følgende bestemmelse ( 11): «Representantskapet kan ikke vedta endringer i denne 26 Sak 69/16 Selskapskontroll Museet Midt IKS 19

28 selskapsavtale, idet slik endring forutsetter samtykke fra samtlige deltakende kommuner.». I representantskapsmøtet i 2014 ble det i sak 5/14 behandlet sak om «godkjenning av justert selskapsavtale for Museet Midt». I saken er det referert til at det i ekstraordinært representantskapsmøte i desember 2013 ble vedtatt endringer i enkelte punkter i selskapsavtalen, og at vedtatte endringer er innarbeidet i det framlagte forslaget til justert selskapsavtale. I saken fattet representantskapet i Museet Midt følgende vedtak: «Representantskapet godkjenner justert selskapsavtale for Museet Midt IKS. Dokumentet sendes ut til den enkelte kommune for underskrift.» Avtalen er signert alle eierrepresentantene. Revisor kan imidlertid ikke finne at den reviderte selskapsavtalen fra 2014 er behandlet i fylkestinget. Representantskapet fikk, i henhold til protokollen fra representantskapsmøtet i juni 2016, i sak 5/16 framlagt revidert utgave av selskapsavtalen. I protokollen refereres det til at kommentarer etter en juridisk vurdering av avtalen ble lagt fram, og representantskapet kom med endringsforslag til flere av punktene i avtalen. Revisor kan ikke se at vedtaket om endring kommer klart fram av protokollen. Heller ikke den justerte avtalen fra 2016 er behandlet i fylkestinget, men kun signert av eierrepresentantene i februar Revisor kan heller ikke finne at de justerte selskapsavtalene signert i 2014 og 2017 er behandlet i kommunestyrene i de andre eierkommunene i Museet Midt IKS. Museet Midts egen revisor, Namdal Revisjon, skrev i februar 2016 et nummerert brev 27 til selskapet der det ble påpekt at selskapsavtalen ikke var justert i forhold til de endringene som hadde skjedd på eiersiden i selskapet, da Nord-Trøndelag fylkeskommune og andre kommuner kom inn som eiere i selskapet. Namdal Revisjon opplyser at innholdet i brevet tidligere var kommunisert muntlig til ledelsen ved Museet Midt, og også tatt opp skriftlig i epost til styreleder og tidligere direktør i oktober Det er registrert én endring av deltakere i Museet Midt IKS i Foretaksregisteret, datert Gjennom denne endringen er fylkeskommunen og de siste seks kommunene i Namdalen registrert som eiere i museet. Eierrepresentant I henhold til IKS-loven er det fylkestinget selv som oppnevner medlem(er) i representantskapet (jf. 6). Representantskapet velges for fire år av gangen. Etter 27 Revisorloven 5-4 krever at visse forhold skal kommuniseres i nummerert brev. Dette gjelder forhold som kan føre til ansvar for medlem av styret, representantskapet eller daglig leder. Selskapskontroll Museet Midt IKS 20

29 inntreden i Museet Midt IKS, har fylkestinget oppnevnt følgende medlemmer med varamedlem: 2009: Sak 09/91 Alf Daniel Moen, vara Anne Marit Mevassvik 2011: Sak 11/79 Ingvild Kjerkol, vara Anne Marit Mevassvik 2013: Sak 64/13 Anne Marit Mevassvik, vara ikke valgt 2013: Sak 67/13 Suppleringsvalg vara Terje Sørvik 2015: Sak 62/15 Anne Marit Mevassvik, vara Terje Sørvik Ifølge protokollene fra representantskapsmøtene i perioden har følgende møtt fra Nord-Trøndelag fylkeskommune: 2011: Alf Daniel Moen 2012: Ingvild Kjerkol 2013: Terje Sørvik (samt representant for administrasjonen) 2014: Terje Sørvik 2015: Terje Sørvik 2016: Jorunn Lilleslett (fra administrasjonen) 2017: Jorunn Lilleslett (fra administrasjonen) Protokollene viser at det hvert år i perioden er vara som har møtt i representantskapsmøtet. I representantskapsmøtene i 2016 og 2017 møtte ikke fylkeskommunen med valgt eierrepresentant, men en ansatt i fylkeskommunens administrasjon. Denne har status som observatør i representantskapsmøtet. Ifølge fylkesrådsleder skyldes dette kollisjoner med andre oppdrag. Fylkesrådsleder opplyser at man hadde kontakt med de andre større eierne i Museet Midt i forkant av disse representantskapsmøtene. I tillegg til den årlige eiermeldingen, har fylkestinget gitt føringer for eierskapet i Museet Midt gjennom de vedtak som ble gjort i forbindelse med konsolideringen. I tillegg ligger Museumsstrategien for Nord-Trøndelag fra 2010 i bunnen. Rapportering til fylkestinget skjer gjennom eierskapsmeldingen som legges fram til debatt hver høst. Eiermøter Når det gjelder oppfølging av selskapet fra eiersiden ut over deltakelse i representantskapsmøter, opplyser fylkesrådsleder at styreleder og direktør i Museet Midt møter fylkesrådet med jevne mellomrom. I tillegg er det uformell dialog ved behov. Det gjennomføres ikke formaliserte eiermøter. Selskapskontroll Museet Midt IKS 21

30 Valgkomité og styreutnevnelser I henhold til selskapsavtalen, skal styret i Museet Midt bestå av minst 5 medlemmer, hvorav ett medlem skal velges av og blant de ansatte i selskapet. Styret skal sammensettes av medlemmer som både har lokal forankring og personer med kompetanse innenfor virksomhetens forskjellige strategiområder (museumsfaglig, finansielt mv.). Styret velges ordinært for en periode på to år ( 12). Selskapsavtalen har ikke bestemmelser om kjønnsbalanse i styret. I interkommunale selskap med seks til åtte medlemmer, er kravet at hvert kjønn skal være representert med minst tre (jfr. aksjeloven 20-6 nr. 3). Styret i Museet Midt IKS som ble valgt av representantskapet i mai 2017, består av 4 menn og 4 kvinner. Selskapsavtalen har ikke bestemmelser om bruk av valgkomité. Ifølge fylkesrådsleder er det ingen formell valgkomité som jobber fram kandidater til styret i Museet Midt, men eierne har konsultasjoner i forkant av valg. En gjennomgang av protokoller fra representantskapsmøtene i perioden , viser at det ved styrevalgene i 2016 og 2017 er protokollført at valgkomité har bestått av ordførerne i Namsos og Vikna, samt varaordfører i Grong kommune. Ifølge fylkesrådsleder foretas det evalueringer av styret, men ikke på en formalisert måte. I henhold til 12 i selskapsavtalen skal selskapets styre bestå av minst 5 medlemmer, hvorav et medlem valgt av og blant de ansatte i selskapet. Styret i Museet Midt har etter generalforsamling i 2017 hatt følgende sammensetning: Styreleder: Alf Daniel Moen Nestleder: Kirsten Joveig Gartland Styremedlem: Dordi Haugen Styremedlem: Laila Elisabeth Olsen Styremedlem: Marit Dille Styremedlem: Carl Sitter Geving Styremedlem: Petter Sørholt Styremedlem: Kjell Roger Eikeset (ansattvalgt) Observatør: Nina Grindvik Sæternes 2.4 Vurdering Opplæring Ifølge KS-anbefalingene om god eierstyring bør fylkeskommunen som en del av sitt folkevalgtprogram gjennomføre obligatoriske kurs eller eierskapsseminarer. Den første opplæringen bør gjennomføres i løpet av de første seks månedene av valgperioden. Revisors gjennomgang viser at Nord-Trøndelag fylkeskommune har Selskapskontroll Museet Midt IKS 22

31 opplæring i tråd med denne anbefalingen gjennom den obligatoriske folkevalgtopplæringen i konstituerende fylkesting etter valget i Eiermeldinger KS anbefaler at fylkestinget hvert år bør fastsette overordnede prinsipper for sitt eierskap ved å utarbeide en eierskapsmelding for alle sine selskaper. Revisors gjennomgang viser at fylkestinget hver høst behandler eiermelding. Innholdet i denne er i tråd med bestillingen fra fylkestinget i sak 10/59, ved at det foretas en gjennomgang av hvert enkelt selskaps formål og hensiktsmessigheten av fylkeskommunens eierskap vurderes. Slik revisor ser det, hadde det også kunne vært formålstjenlig med en grundigere presentasjon av selskapene fylkeskommunen har eierinteresser i. Aktuelle opplysninger i tillegg til de som står der i dag, kan blant annet være økonomiske nøkkeltall og en omtale av viktige forhold i selskapet i året som har gått, samt hvem som representerer fylkeskommunen i generalforsamling. Eiermeldingen har også potensiale til å si noe mer om eierstrategi, samt om selskapenes samfunnsansvar knyttet til miljø, likestilling, åpenhet og etikk, slik KS anbefaler. Revisor vil også påpeke at det i siste eiermelding fra 2016 står at fylkeskommunen eier 33,33 % i Museet Midt IKS. Dette er ikke korrekt, da fylkeskommunen fra og med 2012 har en eierandel på 25 %. Eiermeldingen bør derfor oppdateres på dette punktet. Styringsdokumenter KS anbefaler at eier skal utarbeide og jevnlig revidere styringsdokumentene og avtalene som regulerer styringen av selskapet. Selskapsavtalen mellom eierne i Museet Midt IKS regulerer styringen av selskapet. Etter Nord-Trøndelag fylkeskommunes inntreden i selskapet i 2010, og ytterligere 6 kommuners inntreden i 2012, ble ikke justert selskapsavtale behandlet i representantskapet før i På tross av at IKS-loven 4, og 11 i selskapsavtalen for Museet Midt, bestemmer at det er fylkestinget/kommunestyret selv som skal vedta selskapsavtalen, kan ikke revisor se at verken fylkestinget i Nord-Trøndelag eller kommunestyrene i de andre eierkommunene har behandlet selskapsavtalen som vedtakssak. Endringer i selskapets deltakere fra 2012 ble ikke meldt til Foretaksregisteret før i mars 2017, etter behandling av ny justering av selskapsavtalen i representantskapet i juni Revisor vil understreke viktigheten av at slike endringer meldes Foretaksregisteret uten ugrunnet opphold. Prosedyre ved innlemming av flere deltakere i et interkommunalt selskap ville være at representantskapet gir sin tilslutning til eventuelt foreslåtte endringer i Selskapskontroll Museet Midt IKS 23

32 selskapsavtalen, herunder punktet om hvem som er deltakere, og oversender saken til deltakerkommunene til behandling, og anbefaler at kommunestyre/fylkesting godkjenner den endrede selskapsavtalen. Slik revisor ser det, burde dette vært gjort både i forbindelse med Nord-Trøndelag fylkeskommunes inntreden i Museet Midt fra 2010 og de seks kommunene i Namdalens inntreden fra For Nord-Trøndelag fylkeskommunes del ville normal prosedyre vært at selskapsavtalen først ble behandlet i fylkesrådet, som deretter innstilte til fylkestinget som fattet endelig vedtak. Eierrepresentant Avhengig av selskapets formål, anbefales det som en hovedregel at fylkestinget oppnevner sentrale folkevalgte som selskapets eierrepresentanter i eierorganet. Eierstyring skal utøves innenfor rammen av fylkestingets vedtak. I lov om IKS om oppnevning av medlem av representantskap heter det at kommunestyret/fylkestinget selv oppnevner medlem og varamedlem. Revisors gjennomgang viser at medlem og varamedlem i representantskapet i Museet Midt er oppnevnt av fylkestinget. Revisors gjennomgang viser også at Nord-Trøndelag fylkeskommune kun møtte med en ansatt fra administrasjonen som observatør i representantskapsmøtene i 2016 og 2017, og ikke et valgt medlem med stemmerett. Revisor har forståelse for at det kan oppstå møtekollisjoner, men vil likevel understreke betydningen av at eierrepresentant møter i representantskapet, som er selskapets øverste myndighetsorgan. Eiermøter KS anbefaler at det jevnlig gjennomføres eiermøter for å bidra til god eierstyring og kommunikasjon med selskapet. Et eiermøte er et møte mellom eier, styret og daglig leder for selskapet. Noen ganger har eierne behov for å diskutere strategier seg imellom uten å treffe formelle beslutninger, og dette bør kunne gjøres uten å måtte innkalle til møte i representantskapet. Et eiermøte er ikke lovregulert og er en uformell arena hvor det ikke skal treffes vedtak. Eiermøtene er uforpliktende for eierne og for selskapet. Når det gjelder Museet Midt viser revisors gjennomgang at det ikke gjennomføres formaliserte eiermøter. Det er dialog mellom fylkesrådet og styreleder og direktør i Museet Midt. Valgkomité og styreutnevnelser KS anbefaler at det ved valg av styrer til fylkeskommunalt eide selskaper bør vedtektsfestes bruk av valgkomité. Det er ikke bestemmelse om bruk av valgkomité i selskapsavtalen for Museet Midt, men ut fra protokollene fra representantskapsmøtene i 2016 og 2017 ser det ut som om det er etablert valgkomité for disse valgene bestående av ordførerne i Namsos og Vikna, samt varaordfører i Grong. Selskapskontroll Museet Midt IKS 24

33 2.5 Konklusjon og anbefalinger Revisors gjennomgang viser at fylkeskommunen følger anbefalingene fra KS når det gjelder opplæring av folkevalgte og oppnevning av eierrepresentant, samt fylkestingets vedtak om innholdet i eiermeldingen. Gjennomgangen viser imidlertid at fylkeskommunen på enkelte punkter ikke utøver eierskapet i Museet Midt i tråd med etablerte normer for god eierstyring. Revisor anbefaler at fylkeskommunen tar tak i følgende forhold: Fylkeskommunens eiermelding kan videreutvikles, blant annet med en grundigere presentasjon av de enkelte selskapene i tråd med KS anbefalinger. Eiermeldingen har også potensiale til å si noe mer om eierstrategi, samt om selskapenes samfunnsansvar knyttet til miljø, likestilling, åpenhet og etikk, slik KS anbefaler. Eiermeldingen bør også oppdateres slik at fylkeskommunens eierandel i selskapet opplyses korrekt. Selskapsavtalen for Museet Midt IKS ble ikke justert i forbindelse med inntreden av nye deltakerkommuner i 2010 og De justerte selskapsavtalene signert representantskapets medlemmer i 2014 og 2016 er ikke behandlet i fylkestinget i tråd med bestemmelsene i IKS-loven 4 og selskapsavtalen 11. Endringer i selskapets deltakere ble først meldt til Foretaksregisteret i mars Det gjennomføres ikke formaliserte eiermøter i Museet Midt IKS i tråd med anbefalingene fra KS. Slik revisor ser det kan eiermøter være en viktig arena for informasjon og diskusjon mellom selskap og eier og eierne i mellom, uten at det treffes formelle beslutninger. Det er ikke nedfelt bruk av valgkomité i selskapsavtalen for Museet Midt IKS. Det kan likevel se ut som om en valgkomité har vært i funksjon ved de siste to valgene til styret. Revisor mener eierne bør vurdere å nedfelle bestemmelse om bruk av valgkomité i selskapsavtalen. I tråd med anbefalingene fra KS bør valgkomiteen sammensettes slik at den reflekterer eierandelene, og det bør utarbeides retningslinjer som regulerer valgkomiteens arbeid. Selskapskontroll Museet Midt IKS 25

34 3. ORGANISERING OG ARBEID ETTER KONSOLIDERING Dette kapittelet omhandler organisering av det konsoliderte museet Museet Midt IKS etter museumsreformen og arbeidet med samordning på tvers for å nå målene i reformen, og utgjør forvaltningsrevisjonsdelen av denne rapporten. 3.1 Problemstilling I hvilken grad bidrar organiseringen og arbeidet etter museumsreformen til å oppfylle målene for det konsoliderte museet Museet Midt IKS? 3.2 Revisjonskriterier I St. meld. nr. 22 ( ) Kjelder til kunnskap og oppleving, heter det at det gjennom museumsreformen legges opp til «ein modell for organisering og samordning som kan gje betre utnytting av alt føreliggjande ressursar og optimal bruk av nye innsatsar» (s. 8). I St.meld. nr. 48 ( ) Kulturpolitikk fram mot 2014, er intensjonen med museumsreformen oppsummert på følgende måte: «Siktemålet er å få til ei institusjonell opprydding, slik at ein i kvart fylke vert sitjande att med eit mindre tal konsoliderte museum eller museumsnettverk, dvs. einingar med ei så sterk fagleg og økonomisk plattform at dei på ein meiningsfull måte kan inngå i eit samla nasjonalt nettverk. Tanken er ikkje å sentralisera, og det er lagt vekt på at lokale museum skal bestå som formidlingsarenaer innanfor ein konsolidert fagleg og institusjonell struktur. Oppsummert er dei retningsgjevande prinsippa å bevara og styrkja lokalt engasjement og deltaking i kulturvernet, å tryggja fagleg kompetanse på regionalt nivå og å samordna musea i eit nasjonalt nettverk.» (s. 178). I St.meld. nr. 49 ( ) Framtidas museum, foreslås følgende hovedmål for museumssektoren de 4 F-ene: Forvaltning: Museenes samlinger skal sikres og bevares best mulig for ettertiden og gjøres tilgjengelig for publikum og for forskning. Viktige delmål vil være gode sikrings- og bevaringsforhold samt prioritering og koordinering av samlingene. Forskning: Forskning og kunnskapsutvikling ved museene er et nødvendig faglig grunnlag for innsamling, dokumentasjon og formidling. Et delmål vil være økt forskningssamarbeid, både i museumsnettverket og mellom museene og forskningsmiljøer i kunnskapssektoren. Formidling: Museene skal nå publikum med kunnskap og opplevelse og være tilgjengelig for alle. Det innebærer målrettet tilrettelegging for ulike grupper og aktuell formidling som fremmer kritisk refleksjon og skapende innsikt. Selskapskontroll Museet Midt IKS 26

35 Fornying: Gjennom faglig utvikling, nytenking og profesjonalisering, skal museene være oppdaterte og aktuelle i alle deler av sin virksomhet, være solide institusjoner og ha en aktiv samfunnsrolle. Et delmål vil være å utvikle digital forvaltning og formidling. I Framtidas museum (boks 10.1) understreket 28 styreleder ved Helgeland Museum at et nytt museumslandskap gir nye muligheter. Men, for at disse mulighetene skal kunne tas vare på, må et knippe forutsetninger ligge til grunn: Museene må ha kompetente medarbeidere og gi gode muligheter for faglig utvikling. Museene må drives profesjonelt og det må legges vekt på styring, hensiktsmessig organisering og kompetent ledelse. Museene må ha lokal og regional legitimitet og være godt grunnfestet hos eiere og lokalbefolkning. Museene må ha en forutsigbar finansiering basert på forpliktende samarbeid mellom stat, fylkeskommune og kommuner. Museene må ha hensiktsmessige anlegg for samlingsforvaltning og formidling. Museene må i større grad delta i faglige museumsnettverk. I Nord-Trøndelag fylkeskommunes museumsstrategiske plattform fra 2010 står følgende (s. 47): «Det vil i vidare konsolideringsarbeid vere viktig å ivareta dei små musea sine viktige rollar knytt til lokal identitet og kunnskapsarena med ansvar for å bevare og formidle den spesifikt lokale kunnskapen. I Nord-Trøndelag sitt museumslandskap vil ein også framover ha ei breidde av store og små museum med ulik styrke. Det er likevel viktig å sjå på alle musea som likeverdige brikker for ivaretaking av regionen si samla historie.» NTFKs museumsplan presenterer følgende om små museer, her forstått som ubemannede museer (s. 7 og 8): «(...) Stiklestad Nasjonale Kultursenter og Museet Midt har, som del av avtaleverket kring museumskonsolideringa, inngått museumssamarbeid gjennom eigen avtale med dei små musea i kommunar som ikkje er del av museumskonsolideringane. Gjennom samarbeidsavtalane skal dei konsoliderte einingane årleg yte bistand til formidling, vedlikehald og utvikling ved dei små musea i fylket. Bistanden skal vere i eit omfang som tilsvarer det tilskotet som før museumsreforma kom frå stat og fylkeskommune til museumsdrift i kommunane som til no ikkje har valt å gå inn i museumskonsolideringane.» I konsolideringsavtalen mellom Museet Midt IKS og Nord-Trøndelag fylkeskommune fra 2010 (FT-sak 10/53) heter det at: 28 På et seminar i regi av Kulturdepartementet, Selskapskontroll Museet Midt IKS 27

36 Museet Midt IKS forplikter seg til å utvikle dagens fagmiljø og styrke samarbeidet internt og med de andre fagmiljøene som angår Fylkesgalleriet i Nord-Trøndelag (punkt 5). Det primære målet med museumsreformen var å skape sterkere museumsfaglige institusjoner. Organiseringen av det konsoliderte museet etter museumsreformen skulle bidra til at alle samarbeidende museer ble bedre rustet til å løse oppgavene innenfor en konsolidert enhet enn utenfor. Oppsummert, og på bakgrunn av ovennevnte kilder, kan vi si at organiseringen og arbeidet etter konsolideringen skal bidra til: Forutsigbar finansiering basert på forpliktende samarbeid mellom stat, fylkeskommune og kommuner. Styrking av den faglige virksomheten, herunder åpne for utviklingsprosjekter i større grad og økt fokus på forskning. Samarbeid og bedre ressursutnyttelse på tvers av avdelingene. At de ubemannede museene årlig får bistand fra konsoliderte enheter til formidling, vedlikehold og utvikling. Gode sikrings- og bevaringsforhold for museenes samlinger. Ivaretakelse av lokalt engasjement og frivillighet. 3.3 Data Konsolideringsprosessen Statlig initiert reform Museumsreformen fra tidlig 2000-tall var en statlig initiert reform, der målet var å redusere antall museumsenheter i Norge. Konsolideringen skulle bidra til å etablere faglig sterke enheter og målet var å heve kvaliteten på museene. Det var ikke et mål å spare penger. En av føringene fra staten var at det skulle etableres én til tre museumsenheter pr. fylke. Deltakelse i konsolideringsprosessen var langt på veg en forutsetning fra myndighetenes side for å få del i offentlige overføringer til museumssektoren. Føringene var også: Museer som slås sammen til en konsolidert enhet, skal utgjøre en felles enhet med ett driftsstyre, én daglig leder og én arbeidsgiver for alle ansatte. Det forelå ikke noe krav om overdragelse av eiendomsrett til samlinger. Fylkeskommunens rolle i konsolideringsprosessen Gjennom museumsreformen fikk fylkeskommunene som regionale utviklingsaktører ansvar for å gjennomføre konsolideringen av museene, og i ettertid også videreutvikle museumsområdet gjennom sin regionale kulturpolitikk inkludert framtidens konsolideringer. Selskapskontroll Museet Midt IKS 28

37 I St.meld. nr. 48 ( ) ble det skissert to modeller for konsolidering. Den ene innebar videre utvikling av én enkelt, stor og etablert, institusjon. Den andre innebar at flere eller alle museer i en region ble slått sammen til en ny institusjon. I Namdalen ble det besluttet å gå for sistnevnte modell, ved at alle de mindre kommunene i Namdalen, foruten Namdalseid, etablerte et selskap med begrenset ansvar i Namsos og Vikna kommuner var ikke med som eiere i Namdal Fylkesmuseum BA, men derimot museumslaget som eier Namdalsmuseet og det kommunale foretaket Kystmuseet i Nord-Trøndelag, Woxengs samlinger KF i Vikna. I BA-et var alt ansvar for drift lagt til de ulike museene, mens den sentrale organiseringen kun hadde ansvar for lønn og personalforvaltning. Tidligere direktør karakteriserer konsolideringen av museene i Namdalen som en krevende prosess. I 2007 ble selskapet, etter påtrykk fra staten som anså BA som en for løs sammenslutning, omgjort til et interkommunalt selskap (IKS) med kun Vikna og Namsos kommuner som eiere. Det var først som IKS at felles økonomi kom på plass, samt ansvar for all drift av de bemannede museene. Selskapet skiftet navn fra Namdal fylkesmuseum IKS til Museet Midt IKS i Norsk Sagbruksmuseum ble konsolidert inn i Museet Midt Fylkesgalleriet ble konsolidert inn , og gjennom dette ble Nord-Trøndelag fylkeskommune medeier i Museet Midt IKS 30. I 2012 gikk kommuner i Namdalen med ubemannede museer inn som medeiere i Museet Midt IKS. Dette var kommunene Nærøy, Namsskogan, Overhalla, Fosnes, Lierne og Grong. Geografisk, ikke tematisk konsolidering Da museene i Nord-Trøndelag ble konsolidert, ble resultatet en geografisk konsolidering fremfor en tematisk konsolidering. Fylkeskommunen arbeidet med en tredje konsolidert enhet i Nord-Trøndelag bestående av Fylkesgalleriet og Nils Aas Kulturverksted. Nord-Trøndelag fylkeskommune fikk ikke godkjenning fra staten om å etablere et eget kunstmuseum. I 2010 gikk i stedet Nils Aas Kunstverksted inn i det konsoliderte museet Stiklestad Nasjonale Kultursenter AS (SNK), og Fylkesgalleriet inn i det konsoliderte museet Museet Midt. Fylkeskommunen kom slik inn på eiersiden i Museet Midt. Museet Midt IKS består i dag av følgende avdelinger: 29 NFBA var et andelslag med åpent medlemskap for museer og kommuner i Namdalen og med begrenset ansvar. NFBA besto i 2004 av 11 medlemsmuseer og kommuner. 30 FT-sak 10/53 Selskapskontroll Museet Midt IKS 29

38 Kystmuseet i Nord-Trøndelag/Norveg, som er Museet Midts administrasjonssted 31 og ligger i Rørvik i Vikna kommune. Kystmuseet er fordelt på følgende lokaliteter: o Kystkultursenteret Norveg o Handelsgården Berggården o Det fredede kulturmiljøet; fiskeværet Sør-Gjæslingan og Vågsenget, et gårdsanlegg på Mellom-Vikna Kunstmuseet Nord-Trøndelag (tidligere Fylkesgalleriet), som ligger i Kulturhuset i Namsos. Kunstmuseet viser samtidskunst og utstillinger av den faste samlingen, som består av ca kunstverk i ulike teknikker. Namdalsmuseet, som ligger like ved Namsos sentrum. Museet ble stiftet i 1926 etter folkemuseumsmodellen som distriktsmuseum for hele Namdalen. I dag er museets hovedarbeidsfelt kulturhistorien for Midtre og Indre Namdal. Hovedvekten av samlingen er konsentrert om gammel bondekultur, skog- og utmarkshistorie og hospitalhistorie. Norsk Sagbruksmuseum, som ligger like sør for Namsos. Norsk sagbruksmuseum har bevart Spillum Dampsag og Høvleri, og er landets eneste bevarte, større dampsagbruk. Det er også et av femten teknisk-industrielle kulturminner av nasjonal betydning i Norge. Avdeling Bygdesamlinger, med ansvar for Museet Midts virksomhet i seks medlemskommuner i Namdalen 32 : Fosnes, Grong, Lierne, Namsskogan, Nærøy og Overhalla. Utvidelse av det konsoliderte museet I hvert tilsagnsbrev fra Nord-Trøndelag fylkeskommune til Museet Midt, står det at museet skal jobbe for å få alle kommunene i Namdalen med i selskapet. Ifølge tidligere direktør har det vært jevnlig dialog med Leka kommune om inntreden i Museet Midt, uten at dette har lyktes. Ifølge tidligere direktør og seniorrådgiver KRUA er årsaken uenighet knyttet til størrelsen på inngangssummen. De andre Namdalskommunene som ikke er med i Museet Midt er Røyrvik, Flatanger og Høylandet. Røyrvik hadde et bemannet museum da den første konsoliderte konstruksjonen var på plass (BA-et). Ifølge seniorrådgiver KRUA hadde man håpet at alle kommunene i Namdalen skulle bli med i den konsoliderte enheten, og mener det er synd at man foreløpig ikke har lyktes med dette. 31 I stiftelsesdokumentet signert Vikna og Namsos kommuner om etablering av Namdal fylkesmuseum IKS i 2007, heter det at «( ) stifterne er enige om at selskapet skal ha forretningsadresse i Vikna kommune ved stiftelsen. Dette skal imidlertid vurderes på nytt innen 5 år». I justert selskapsavtale signert i 2017, er det slått fast i 2 at «Selskapets forretningsadresse skal være i Vikna kommune». 32 All informasjon om medlemskommunenes virksomhet er hentet fra Selskapskontroll Museet Midt IKS 30

39 Ifølge distriktskonservator 1 har det blitt diskutert om man skal arbeide mer aktivt mot Røyrvik. Namdalseid, i likhet med Leka og Bindal, er på vei inn i museet gjennom kommunesammenslåing med henholdsvis Namsos og Vikna. Disse kommunene, samt Fosnes og Nærøy, vil da ha en ubemannet enhet i en kommune med en bemannet enhet. Rock City i Namsos er under avvikling, og det foreligger ingen samarbeidsavtale mellom Rock City og Museet Midt. Ifølge ordfører i Namsos har Museet Midt ikke ønsket å innlemme Trønderrockmuseet i den konsoliderte enheten. Namsos kommune har, ifølge ordfører, derfor vært i dialog med Rockheim, og forsøker å få til et samarbeid her sammen med Nord-Trøndelag fylkeskommune og den kommende Trøndelag fylkeskommune. Ordfører i Namsos mener det er spesielt at Museet Midt IKS avviser Trønderrockmuseets museale verdi, samtidig som Rockheim anerkjenner den. Ordfører opplever at man som eier i dette tilfellet ikke har noe man skulle sagt. Direktør viser til at Museet Midt, sammen med fylkeskommunen, har gjort en vurdering av Trønderrockmuseet, hvor det ble avklart at det var mulig å innlemme museet inn i Museet Midt men at det måtte avklares driftsstøtte for en slik konsolidering. Det er ifølge direktør ikke forsvarlig for Museet Midt å ta på seg ansvaret for et slikt anlegg uten tilsvarende driftsstøtte. Direktør viser til samtaler med Namsos kommune i august 2017, der det ble konkludert med at kommunen vil komme tilbake til museet når driftsstøtten er avklart Eierskap og driftsansvar - avtaler Driftsansvar Gjennom konsolideringen av museene i Namdalen, ble driftsansvaret for de bemannede avdelingene overført til Museet Midt IKS. Konsolideringen innebar ikke en overføring av eiendomsretten til samlingene. De ubemannede museene har både eier- og driftsansvar for sitt museum. Bygninger, gjenstander og materiale i de bemannede museene i Museet Midt IKS eies av følgende: - Norsk Sagbruksmuseum, Spillum Dampsag og Høvleri eies av Stiftelsen Spillum Dampsag og Høvleri. - Namdalsmuseet eies av Namdal museumslag. - Kunstmuseet Nord-Trøndelag eies av Nord-Trøndelag fylkeskommune. - Kystmuseet i Nord-Trøndelag / Norveg eies av Vikna kommune v/ Kystmuseet i Nord-Trøndelag Woxengs Samlinger KF eiendom. Namsos kommune er dermed medeier i Museet Midt IKS, men eier ingen museer. Eierstyrene skal ha en rådgivende og kontrollerende funksjon opp mot den konsoliderte enheten, og har ingen direkte påvirkning på driften av museet. Selskapskontroll Museet Midt IKS 31

40 Avdelingslederne ved de bemannede museene skal være bindeleddet mellom styret i driftsselskapet og eierstyret. Manglende samarbeidsavtale med Vikna For de ubemannede museene er det inngått samarbeidsavtaler mellom Museet Midt IKS og de seks eierkommunene som beskriver museets faglige ansvar i forhold til de ubemannede museene. Når det gjelder de bemannede museene, reguleres ansvar for eierskap og drift i avtaler mellom Museet Midt og eierstyrene. Det foreligger underskrevne samarbeidsavtaler/konsolideringsavtaler med eierstyrene i Norsk Sagbruksmuseum og Namdalsmuseet, samt med Nord-Trøndelag fylkeskommune. Disse regulerer forhold knyttet til drift, eierskap og økonomiske forhold. Det foreligger ingen tilsvarende avtale mellom Museet Midt IKS og foretaket Kystmuseet i Nord-Trøndelag, Woxengs samlinger KF i Vikna kommune. Både styreleder og tidligere direktør i Museet Midt mener dette er problematisk, og i årsmeldingene for museet i årene 2014, 2015 og 2016 står det følgende: «Styret beklager sterkt at Vikna kommune bevisst har unnlatt å skrive under denne avtalen også i år». Tidligere direktør forteller at dette er en svært vanskelig sak for både styret, representantskapet og administrasjonen. Tidligere direktør har deltatt i mange møter, og saken har vært oppe i representantskapet flere ganger uten at den har funnet sin løsning. Det har også vært møter med representanter fra fylkeskommunen uten at det har ført fram. I representantskapsmøtet i ble den manglende avtalen mellom Museet Midt og Vikna kommune tatt opp. Ordfører i Vikna la fram et dokument hvor man fra kommunens side argumenterte for en tekst i selskapsavtalen som kan bety at det kreves et aktivt eierstyre. Det ble fra andre eiere stilt spørsmål om Vikna kommunes holdning avviker fra de føringer som fra statens side ble lagt i forbindelse med museumsreformen. Representantskapet vedtok å be Nord-Trøndelag fylkeskommune kalle inn Vikna kommune og Museet Midt til et møte, der en involverer en tredje part som kan belyse forholdet rundt konsolidering, eierskap og utøvelse av forvaltningsansvar innen museumssektoren. I henhold til vedtaket skulle avtalen mellom Vikna kommune og Museet Midt underskrives innen 1. oktober Det ble avholdt et møte i august 2015, men man kom ikke til enighet. Saken har, ut fra protokollene, ikke vært på dagsorden i representantskapsmøtene i 2016 og Det ble gjennomført et nytt møte mellom fylkeskommunen og Vikna kommune i april 2017, men man kom heller ikke her til enighet. 33 Sak 5/15 Selskapskontroll Museet Midt IKS 32

41 Seniorrådgiver KRUA mener det er svært problematisk at man ikke klarer å løse uenighetene i Vikna. Ifølge seniorrådgiver oppstod det uenigheter ganske raskt etter konsolideringen. Seniorrådgiver KRUA opplever at Vikna kommune har en oppfatning av at konsolideringen fungerer slik at driftsselskapet Museet Midt skal overta alle verdiene, og ønsker seg en kompensasjon for dette. Det er fra fylkeskommunens side viktig å understreke at eiendommene ikke skal inn i Museet Midt, kun driften. Styreleder opplever at det har vært noen utfordringer når det gjelder forståelse av roller og ansvar. Han fortalte at kommunene, særlig Vikna, ikke ønsket å gi fra seg styringen som ligger i å ha kontroll på personal og økonomi. Ifølge ordfører i Vikna burde kommunen på konsolideringstidspunktet vært tydeligere på hva man ville med Kystmuseets bygningsmasse. Ordfører mener situasjonen ville vært bedre dersom Vikna kommune hadde fått en eierandel i Museet Midt IKS basert på hvilke eiendeler de hadde med inn i konsolideringen. Han mener det ikke har noen hensikt å eie store deler av museet når kommunen ikke kan styre driften. Ordfører mener at Vikna kommune ikke kan gi fra seg bygningsmassen uten at Museet Midt kompenserer kommunen for dette. Ifølge ordfører i Vikna er årsaken til at kommunens foretak ikke har signert avtalen med Museet Midt, at kommunen opplever det som utfordrende at de ikke kan være med å prioritere bruken av midler, og at kommunen ikke har direkte påvirkning på det kommunen eier av museal bygningsmasse. For eksempel, dersom kommunen mener at museale bygg i Rørvik burde prioriteres foran byggene på Sør-Gjæslingan, har ikke kommunen noen mulighet til å påvirke dette. I dag er ansvar for prioritering lagt til Museet Midt. Styreleder og tidligere direktør mener ansvarsfordelingen knyttet til eierskap og drift følger naturlig av at Vikna kommune har signert selskapsavtalen. Ordfører i Vikna mener at hele situasjonen kompliseres av at den andre store kommunale eieren, Namsos kommune, ikke eier noen museale bygg. Ordfører mener det ville vært lettere å finne en løsning dersom både Vikna og Namsos hadde kommet inn i det konsoliderte museet med verdier. Med fylkessammenslåingen i bakhodet, mener ordfører det ville vært sunt å revurdere ansvarsforholdene i museene. Ordfører forteller at organiseringen av museet til tider har skapt frustrasjoner, men at uttreden fra museet ikke er en aktuell problemstilling for Vikna kommune. Styreleder opplyser at man, på tross av at samarbeidsavtalen ikke er signert, er opptatt av å ha samme aktivitet i Vikna som på de andre museene Finansiering offentlig driftstilskudd Utvikling driftstilskudd Figuren nedenfor viser utviklingen i statlige, fylkeskommunale og kommunale tilskudd til Museet Midt i perioden (kronebeløp). Selskapskontroll Museet Midt IKS 33

42 Stat Fylke Kommune Kilde: Museet Midt IKS *Kommentar til tallene: I 2011 er tilskuddet fra fylkeskommunen kr som er utbetalt og ført i Museet Midts regnskap og kr som er husleien utbetalt direkte til kulturhuset (totalt kr ). Regnskapet for Museet Midt i 2016 viste et overskudd på ca. 1,5 millioner kroner. Fordeling stat fylkeskommune kommuner Museet Midt IKS mottar driftstilskudd fra staten, Nord-Trøndelag fylkeskommune og eierkommunene. Museet sender årlig søknad til departementet om tilskudd. Søknaden beskriver selskapets prioriterte tiltak. Som økonomisk forutsetning for museumsreformen skulle den offentlige driftsfinansieringen være et ansvar delt mellom statlig og regionalt/lokalt nivå i en fordeling 34, hvor det lokale nivået var forpliktet til å yte minst 40 prosent av det samlede driftstilskuddet. For Museet Midt i 2016 var den prosentvise fordelingen mellom statlig og regionalt/lokalt nivå på 49,8% - 50,2%. I forhold til målet om fordeling, var fordelingen i 2016 slik: 34 Ordningen med 60/40-fordeling er ikke til hinder for at regionalt og lokalt nivå kan yte tilskudd ut over fordelingsnøkkelen uten at staten er forpliktet til tilsvarende økning, men en statlig økning forutsetter en oppfølging fra regionalt/lokalt nivå. Selskapskontroll Museet Midt IKS 34

43 Staten 50,2 % Fylket 40,9 % Kommunene 8,9 % Ifølge seniorrådgiver KRUA gikk avtalene som ble inngått mellom Nord-Trøndelag fylkeskommune og kommunene i første omgang ut på at kommunene skulle være solidariske med hverandre. Dette i form av at fylkeskommunen ikke la seg borti hvordan kommunene finansierte sin 16 %; om de betalte 16 % til sammen eller om det var én av kommunene som betalte hele summen. Når det gjelder de seks eierkommunene med ubemannede museer, er tilskuddet fastsatt på en annen måte gjennom selskapsavtalen. Tilskuddet til avdeling Bygdesamlinger er også fordelt mellom stat, fylkeskommunen og kommunene. Beregninger av tilskudd fra kommunene består av et grunnbeløp pluss et beløp beregnet ut fra innbyggertall. Denne summen indeksreguleres. Skjevfordeling i lokalt driftstilskudd Ifølge Museet Midts årsberetning for 2016 oppfyller ikke eierkommunene Vikna og Namsos forventet driftstilskudd til Museet Midt, som til sammen skal være på 16 %. I årsmeldingen heter det at styret er «meget bekymret» over dette. I årsmeldingene fra 2015 er formuleringen at styret mener dette «i realiteten bidrar til å svekke driften i Museet Midt». I 2016 var tilskuddet fra Namsos kommune til Museet Midt IKS kr det samme som de 9 foregående år. Tilskuddet fra Vikna kommune var i 2016 på kr , - det samme kronebeløpet som i Uenigheter knyttet til størrelsen på driftstilskuddet fra kommunene Namsos og Vikna, har vært et tema i både styremøter og representantskapsmøter i Museet Midt. Representantskapet behandlet saken i sak 6/2014, og vedtok å følge opp «( ) i dialog med fylkeskommunen slik at tidligere partnerskapsavtaler blir fornyet og skjevfordelingen i tilskuddet til Museet Midt blir rettet opp». Saken ble tatt opp på nytt i representantskapsmøtet i 2015 (sak 6). I protokollen står det: «Representantskapet signaliserte klare forventninger til Namsos og Vikna om å styrke sitt engasjement overfor sin museumsportefølje. Det ble uttrykt vilje både fra Namsos og Vikna kommuner til å øke det årlige driftstilskuddet til Museet Midt. ( )» Styreleder opplever at de andre seks kommunene, som oppfyller sine økonomiske forpliktelser, er utålmodige. Fylkeskommunens andel av tilskuddet til Museet Midt er høy, og ifølge tidligere direktør kan noe av dette forklares med at fylkeskommunen fram til 2016 dekket drift Selskapskontroll Museet Midt IKS 35

44 av Kunstmuseet. Tidligere direktør opplyser at fylkeskommunens andel før Kunstmuseet ble konsolidert, lå på 24 %. Seniorrådgiver KRUA mener at den største utfordringen for videre konsolidering av Museet Midt er Namsos og Vikna kommuner, som ikke oppfyller sine økonomiske forpliktelser overfor museet. Når det gjelder Namsos mener seniorrådgiver KRUA at det faktum at Namsos kommune ikke eier et museum til en viss grad har vært problematisk, ved at kommunen ikke har ønsket å betale for noe de ikke eier. Ifølge ordfører i Vikna har skjevfordelingen i tilskudd vært et tema blant eierne. Vikna og Namsos kommuner har konkludert med at så lenge kommunene og fylkeskommunen til sammen dekker 40 %, vil det ikke komme en økning i tilskudd fra kommunene. Ordfører i Vikna synes det er i orden at Nord-Trøndelag fylkeskommune har betalt mer enn sine 24 %. Ordfører mener at museet uansett skal ha 100 % bevilgning, og at selskapet ikke skal behøve å tenke på hvilke parter (kommune, fylke, stat) bevilgningene kommer fra, så lenge 100 % dekkes. Ordfører har en forståelse av at om kommunene øker sitt bidrag er det ingen selvfølgelighet at fylkeskommunen viderefører sin andel med høyere bidrag enn det som er avtalt. Ordfører oppfatter det som akseptert av fylkeskommunens eierrepresentant i Museet Midt at fylkeskommunen har bidratt med større andel enn 24 %. Samtidig er det klart at den dagen fylkeskommunen betaler mindre, må kommunene øke sine tilskudd. Styreleder mener det er problematisk at Norveg har en vertskommune som ikke bidrar med den prosentandelen som er intensjonen. Kommunene skal bidra med 16 % tilsammen, men ligger i dag på 9 %. Styreleder mener dette er synd, selv om fylkeskommunen virker innstilt på å bruke mer enn sin andel. Ordfører i Namsos har forståelse for at Museet Midt ønsker mer penger, men hun opplever at kommunen allerede gir nok til det konsoliderte museet. Seniorrådgiver KRUA åpner for at man kunne endret på fordelingsnøkkelen, da en stor fylkeskommunal andel kan forsvares av at Kunstmuseet, hvor fylkeskommunen var eneeier, ble lagt inn i Museet Midt. Ifølge seniorrådgiver hadde en økt andel kommunalt tilskudd lagt et press på staten for å øke sitt tilskudd. Styreleder fortalte at man i SNK har fått økt tilskudd fra kommunene og fylket, noe som har medført større investeringer fra staten siden departementet så en lokal vilje til å investere. Styreleder mener dette også kunne vært tilfellet for Museet Midt dersom kommunene stilte opp større grad. Styreleder mener at fylkeskommunens saldering av budsjettene, i realiteten har svekket Kunstmuseets finansiering. Ordfører i Namsos har gitt selskapet beskjed om at spørsmål rundt fordeling av økonomiske forpliktelser er en sak mellom de tre store eierne Namsos, Vikna og Nord- Trøndelag fylkeskommune, og ikke med ledelsen og styret i Museet Midt. Selskapskontroll Museet Midt IKS 36

45 Pensjonsforpliktelser Ifølge styreleder har styret i Museet Midt prioritert å sette av et eventuelt overskudd (netto resultat) i driften til fremtidige pensjonsforpliktelser. Forpliktelsene er estimert til ca. kr Dette kommer i tillegg til den årlige premien til KLP. Dersom IKS-et oppløses, må alle kommunene dekke sin andel av framtidige pensjonsforpliktelser ut fra eierandel i selskapet. Dersom en kommune velger å tre ut av et IKS, utløses også krav om dekning av pensjonsforpliktelser. Museet Midts styre har valgt å bygge opp kapital til å kunne dekke disse forpliktelsene, gjennom avsetning av årlige overskudd. Selv om det pr. i dag ikke er noe krav om det, har styret ønsket å bygge opp et fond for å kunne dekke disse forpliktelsene. Årsaken til dette er at Museet Midt ikke har noen eiendeler/verdier som føres i balansen. Konsekvensen av denne beslutningen er at alle overskudd fra avdelingene hvert år har blitt trukket inn i «pensjonspotten», og avdelingene har ikke fått anledning til å disponere disse. Avdelingslederne opplever dette som en utfordrende situasjon, særlig siden overskuddet varierer fra avdeling til avdeling, men de er kjent med at det er for en begrenset periode Intern organisering og felles administrasjon Organisasjonskart Museet Midt IKS består av fire bemannede avdelinger som ledes av hver sin avdelingsleder, samt avdeling Bygdesamlinger som betjener de ubemannede museene. Organisasjonskartet nedenfor viser Museet Midts organisering. Selskapskontroll Museet Midt IKS 37

46 Direktøren har kontorsted i Norveg-bygget i Rørvik sammen med resten av administrasjonen som består av økonomiansvarlig, administrasjonskonsulent og konsulent. Administrasjonen utfører fellesfunksjonene i det konsoliderte museet, som består av ledelse, økonomi, personal og faglig støtte. Distriktskonservatorene har sine kontor på Kystmuseet og på Namdalsmuseet. Ansvar Avdelingslederne ved de bemannede museene har i henhold til stillingsinstruksene ansvar for daglig ledelse og drift av avdelingen. Avdelingslederne skal utarbeide forslag til langsiktige strategier, årsplaner og budsjett for avdelingen. De har også Selskapskontroll Museet Midt IKS 38

47 ansvar for økonomistyring og budsjett; herunder ansvar for at bevilgningene disponeres riktig og kontroll med at disse ikke overskrides. Avdelingslederne har personalansvar for de ansatte på sin avdeling, og for utvikling av formidlingsopplegg og markedsføring av avdelingens aktiviteter. Distriktskonservatorene ved avdeling Bygdesamlinger har ansvar for å utarbeide planer og strategier for hver kommune, samt planlegge og drive fram museumsfaglig utvikling i kommunene. Distriktskonservatorene representerer Museet Midt overfor kommunene i det daglige. Intern fordeling av midler i det konsoliderte museet Ifølge tidligere direktør har alle bemannede avdelinger i utgangspunktet beholdt sitt opprinnelige tilskudd fra kommunene etter konsolideringen, selv om fordelingen av midlene skjer gjennom den konsoliderte enheten. Sagbruksmuseet har, i tillegg til sin andel av de statlige, fylkeskommunale og kommunale tilskudd, et eget tilskudd fra Riksantikvaren gjennom bevaringsprogrammet for tekniske og industrielle kulturminner 35. Kostnadene til felles administrasjon i Museet Midt er i regnskapet synliggjort i en egen post. Tilskuddet til administrasjonen ble, ifølge økonomiansvarlig, trukket ut av totaltilskuddet da museet ble konsolidert. Kostnadene til administrasjon er felles kostnader som ellers ville blitt fordelt på avdelingene. Avdelingsleder Namdalsmuseet forteller at regnskapet føres pr. avdeling. Han mener at denne ordningen gjør at man blir lite fleksibel. Avdelingsleder Namdalsmuseet skulle ønske at alle lønnsutgifter ble løftet opp i administrasjonen og ikke lå i avdelingene. Da kunne man kanskje i større grad sett muligheter i å fordele ressurser annerledes. Avdelingsleder nevner som eksempel en ansatt som bruker en del ressurser utenfor Namdalsmuseet, men at det er Namdalsmuseet som betaler for dette. Inntektene denne personen skaper kommer til Museet Midt. Avdelingsleder mener en mer fleksibel fordeling ville ført til bedre ressursutnyttelse totalt sett i Museet Midt. Administrativ dialog og økonomistyring Ifølge avdelingslederne ved Namdalsmuseet og Sagbruksmuseet, har det vært gjennomført svært få avdelingsledermøter i Museet Midt. Tidligere direktør har ikke hatt faste møter med avdelingslederne, og ambisjonen om å ha én ukentlig kontordag i Namsos har ikke blitt fulgt opp. Ny direktør legger opp til å ha gjennomsnittlig to arbeidsdager i uken i Namsos. 35 Målet til bevaringsprogrammet for tekniske og industrielle kulturminner er å sikre, sette i stand og vedlikeholde et utvalg prioriterte anlegg. Bevaringsprogrammet skal sikre de prioriterte anleggene som helhetlige kulturmiljøer. ( Selskapskontroll Museet Midt IKS 39

48 Avdelingslederne lager månedsrapporter som sendes styret, direktør og de andre avdelingene i Museet Midt. Rapporten beskriver aktiviteten ved avdelingen den siste måneden. I tillegg til denne rapporteringen har man også årsmeldingen. Avdelingsleder Namdalsmuseet mener at det største forbedringspotensialet i Museet Midt ligger i å ha en felles struktur på møtevirksomhet. Han mener det er viktig å føle at man er ett museum gjennom å ha felles møter for seksjoner og avdelinger. Avdelingsleder Kystmuseet har ikke opplevd at det har vært tettere dialog med administrasjonen selv om han sitter nærmere direktøren rent fysisk enn avdelingslederne i Namsos. Avdelingsleder Kystmuseet mener Museet Midt i sin helhet burde samordnes bedre. Etter hans mening er en av de store svakhetene i Museet Midt som har forårsaket at konsolideringen har tatt lang tid, at ledergruppen ikke har fungert og heller ikke blitt brukt. Ny direktør opplyser om at hun har gjennomført det første ledergruppemøtet med avdelingslederne og seksjonslederne. Slike møter skal gjennomføres en gang i måneden. Avdelingslederne Sagbruksmuseet, Kystmuseet og Namdalsmuseet er samstemte i at Museet Midt har et forbedringspotensial innen økonomistyring. Slik det har vært fram til nå, har avdelingslederne ikke deltatt i noen budsjettprosess, og det har ikke vært gjennomført budsjettmøter der avdelingslederne har kunnet kommet med innspill til budsjettet for sin avdeling. Avdelingsleder Kystmuseet opplever at budsjettet for inneværende år ikke var klart i starten av året. Avdelingsleder mener budsjettarbeidet bør knyttes til ledergruppen, og startes tidlig på høsten. Flere av avdelingslederne forteller at de får kvartalsvise driftsrapporter fra administrasjonen, men at disse kommer for sent til at man har en reell mulighet til å gjøre justeringer. Avdelingslederne har selv ikke tilgang til å sjekke hvordan de ligger an økonomisk i løpet av året, og fakturabehandlingen går for sakte. Det oppleves som svært utfordrende at avdelingslederne ikke har innsyn i avdelingens økonomi. Avdelingsleder Namdalsmuseet forteller at han i desember ikke vet om Namdalsmuseet har gått i pluss eller minus, og understreker at det er vanskelig å ha god økonomistyring på avdelingene med det systemet man har i dag. Avdelingsleder Kystmuseet styrer i dag ut ifra hvordan han tror budsjettet ligger an. Han mener Kystmuseet har kommet godt ut av dette fordi de har en god økonomi. Samtidig får ikke Kystmuseet tatt ut sitt potensial når man ikke vet hvordan man ligger an økonomisk. Ny direktør mener det er viktig for avdelingslederne å ha oversikt over økonomien gjennom året. Ny direktør har satt i gang et arbeid i administrasjonen om budsjett- og økonomiarbeid. Selskapskontroll Museet Midt IKS 40

49 Egeninntjening Avdelingene har egeninntjening gjennom ordinære billettinntekter og ved gjennomføring av faste arrangement i løpet av året. Kystmuseet har ifølge avdelingsleder jobbet hardt for å få opp egeninntjeningen. Avdelingsleder Kystmuseet forteller at museet tjener godt på å ha cruiseskip på besøk, samt har gode inntekter fra restaurant og kafé. Kystmuseet har, etter en anbudsrunde, ansvar for kantinedrift i Telenorbygget i Rørvik. Avdelingsleder mener museet hadde to alternativer for sin kafédrift; enten kutte tilbudet eller ekspandere. Museet valgte det siste, noe som ga økonomisk mulighetsrom til å ansette flere kokker som kan brukes på tvers. Ifølge avdelingsleder går ordningen pr. i dag i økonomisk balanse, men på sikt skal dette generere inntekter til museet. Avdelingsleder forteller at det har blitt stilt spørsmålstegn ved at museet konkurrerer om anbud på denne måten, men avdelingsleder mener museet gjennom dette iverksetter den statlige politikken om egeninntjening, ved å være kreative og bygge på museets fokus på mat i kystkulturen. Kantinedriften er skilt ut som et eget prosjekt i regnskapet, for å tydeliggjøre at man ikke bruker statlige midler på konkurranseutsatt virksomhet. Museet Midts revisor kontrollerer dette skillet gjennom sin revisjon, og har ikke hatt merknader til praksisen. Kystmuseet har siden 2013 hatt et samarbeid SalmoNor om visningsanlegg for havbruk, som gir museet en økonomisk gevinst. Avdelingsleder Kystmuseet mener det konsoliderte museet har kommet et stykke på vei innen økonomi, administrasjon og med én felles direktør, men at det er en del arbeid som gjenstår eksempelvis når det gjelder media og samfunnskontakt. Han mener museet burde hatt et større fokus på markedsføring og direkte salg, og at potensialet ikke er tatt ut på dette området. Han mener det er mye potensiale i å produsere mer, formidle mer og tjene mer. Ved Spillum Dampsag og Høvleri produserer Norsk Sagbruksmuseum listverk, kledninger, paneler og andre treartikler for salg. Dette gjør de både for å ivareta kunnskapen om produksjonsmåter, samt at det genererer inntekter til museet. Avdeling Bygdesamlinger har ifølge distriktskonservatorene ingen mulighet for egeninntjening, og kan derfor ikke kjøre prosjekt uten at dette finansieres av andre. Eventuelle prosjekt finansieres gjerne av eierkommunene og øvrige eksterne prosjektmidler, men distriktskonservatorene opplever at det ikke er lett å få eksterne prosjektmidler. Ny direktør ønsker å opprette en stilling i administrasjonen som arbeider med prosjektsøknader og lignende. Hun tror dette kan føre tid til flere søknader, mer midler og lette presset i avdelingene. Selskapskontroll Museet Midt IKS 41

50 3.3.5 Faglig samarbeid og utvikling Utvikling årsverk Fra konsolideringsåret, har museene i Museet Midt IKS hatt følgende utvikling i antall årsverk 36 : Kystmuseet 14,05 17,96 12,19 12,7 15,48 14,91 15,52 18,14 Sagbruksmuseet 9,25 9,73 11,2 10,11 12,52 9,74 9,16 9,75 Namdalsmuseet 3,98 4,06 4,06 4,08 4,14 4,16 4,06 4,11 Kunstmuseet - 2,48 2,48 2,78 3 2,77 3,78 4,4 Bygdesamlinger , ,92 Administrasjon 3,14 3 2, ,48 3,39 3,31 Kilde: Museet Midt Vi ser av tabellen at antall årsverk ved avdelingene har vært relativt stabil i perioden Kystmuseet hadde fra 2015 til 2016 en økning på ca. 2,5 årsverk. Ifølge ny direktør er Kunstmuseet styrket med to ansatte etter konsolideringen. Kystmuseet har en stor oppgave med forvaltningen av fiskeværet Sør-Gjæslingan, som ble fredet i 2010 og krever store ressurser. Fiskeværet ligger i et område som er svært utsatt for ekstremvær. Bygningsmassen har fått hard medfart, noe som fører til store utfordringer. En del av disse utfordringene ble løst gjennom fredningen, som utløste betydelige beløp fra Riksantikvaren, men avdelingsleder Kystmuseet mener man fortsatt er underbemannet innen bygningsvern. Museet har for eksempel én håndverker som har ansvar for 60 bygninger på tre forskjellige lokaliteter. Tidligere direktør forteller at det også er store behov på andre avdelinger. Sagbruksmuseet har fått 12,8 millioner fra stat, fylke og Namsos kommune til å realisere et publikumsmottak og opplevelsespark, som mest sannsynlig vil kunne generere en økning i besøk. I denne sammenhengen står avdelingens formidler meget sentralt. Denne stillingen er pr. i dag i kun 50 %, men det er svært ønskelig at stillingen utvides til 100%. Avdelingsleder Sagbruksmuseet sier at man på Sagbruksmuseet føler seg underbemannet i forhold til hva man skal ta vare på. Distriktskonservator 2 savner bedre tilgang til bygningsvernkompetanse og håndverkerkompetanse i Museet Midt. Faglig samarbeid på tvers i organisasjonen De bemannede museene og avdeling Bygdesamlinger er organisert i avdelinger. Museet Midt har også en inndeling i fagseksjoner på tvers av avdelingene. Seksjonene ledes av hver sin seksjonsleder. Seksjonene for samlingsforvalting og formidling er de mest aktive i dag. 36 Kilde: Årsberetninger Museet Midt IKS. Selskapskontroll Museet Midt IKS 42

51 Ny direktør har etablert en bygningsvernsseksjon, som skal koordinere arbeidet mellom bygningsarbeiderne. I denne seksjonen skal man også ha oversikt over alt utstyret som finnes rundt på avdelingene, for å bedre kunne dele på utstyr. Med bygningsvernsseksjonen skal det bli lettere for håndverkerne å samarbeide og gjøre større innsatser sammen for å lette det langsiktige arbeidet. Avdelingslederne er samstemte i at konsolideringen har styrket det faglige arbeidet. De er imidlertid tydelige på at det konsoliderte museet fortsatt har mye å hente når det gjelder samarbeid på tvers av avdelingene. Avdelingsleder Namdalsmuseet opplever at avdelingene til dels har fungert som «egne øyer» innenfor det konsoliderte museet. Det er et forbedringspotensial i å tenke mer fellesskap og nyttiggjøre seg av ressursene man har. Alle er ansatt i driftsselskapet, men avdelingsleder Namdalsmuseet opplever at det er tette skott mellom avdelingene, og at samarbeid i stor grad har vært ad hoc. Avdelingsleder Sagbruksmuseet mener årsaken til lite samarbeid er at det fram til nå har vært alt for få faste møter på tvers av avdelingene. Avdelingslederne ved Namdalsmuseet og Sagbruksmuseet viser til at man i Namsos, hvor det ligger geografisk til rette for det, har fått til et samarbeid på tvers blant annet når det gjelder å bidra på hverandres publikumsarrangementer. Avdelingsleder Sagbruksmuseet forteller at samarbeidet med Namdalsmuseet er spesielt godt, og samarbeidet mellom museumspedagogene er bra. Avdelingsleder Sagbruksmuseet opplever at museene i Namsos samarbeider godt. I stillingsinstruksen til distriktskonservatorene heter det at de skal delta aktivt i felles prosjekter og gjøre en innsats i de bemannede avdelingene. Distriktskonservatorene kan ved behov låne kompetanse internt, eksempelvis innen bygningsvern. Dersom de låner kompetanse, gjøres det gjenytelser for dette. Distriktskonservator 1 opplever at denne ordningen fungerer greit, men at det konsoliderte museet har et potensial til å arbeide mer på tvers og i større grad utveksle ressurser. Distriktskonservator 2 mener at man burde utnytte fagseksjonene bedre. Distriktskonservator 2 mener også man bør få til en bedre kompetanseoverføring fra de som har arbeidet lenge på museet. Avdelingsleder Kystmuseet opplever at det blir en deling mellom Rørvik og Namsos, og at distriktskonservatorene opererer separat fra de bemannede museene. Avdelingsleder Kystmuseet mener organiseringen kunne vært tenkt annerledes. Han fortalte at distriktskonservatorene har lite ressurser, og at en annen løsning kunne vært at den ene hadde vært tilknyttet kyst og den andre innland. Da kunne man spilt mer på praktisk kompetanse og arbeid, og Kystmuseet kunne i større grad bidratt inn på det kysthistoriske. Ny direktør opplever at avdelingslederne nå sier at de er klare for neste konsolideringsfase, hvor man kan åpne de fortsatt relativt tette skottene mellom avdelingene. Selskapskontroll Museet Midt IKS 43

52 Forvaltning, forskning, formidling og fornying Museet Midt har definerte mål innen de såkalte fire F-ene 37 : forskning, forvaltning, formidling og fornying 38. Tidligere direktør forteller at konsolideringen har hatt positive effekter knyttet til de fire F-ene. Museumsreformen skulle bidra til et mer samlet fagmiljø, og tidligere direktør er svært fornøyd med status for dette. Når det gjelder forvaltning, har Museet Midt en plan for samlingsforvalting fra Samlingsforvaltning er en kjerneaktivitet ved museene, og består av innsamling, bevaring, dokumentasjon, registrering og tilgjengeliggjøring av samlingene. Planen inneholder en beskrivelse av delsamlingene ved avdelingene, og sier noe om hva som mangler og dermed bør prioriteres å ta inn. Museet Midt har avtale med KulturIT, som drifter datasystemet Primus for alle museer i Norge. Primus er et verktøy for registrering av museumsgjenstander, foto, bygninger og kunst. Registreringen danner grunnlaget for søk i museenes databaser via nettsiden Digitaltmuseum.no. Utfordringen for Museet Midt, slik tidligere direktør ser det, er å ta i bruk dette verktøyet i tilstrekkelig grad, både registreringsfunksjonen og formidlingsmuligheten. Ifølge avdelingsleder Namdalsmuseet har Museet Midt et stort etterslep når det gjelder registrering av gjenstander. Tidligere direktør forteller at det etter konsolideringen har blitt større fokus på forskning. Museet Midt har en forskningsplan, men denne er ikke oppdatert etter Ansatte med forskningskompetanse har 20 % forskningsrett. Fra administrasjonens side er det sagt at forskning prioriteres, men at hver enkelt må skape mulighetsrommet for å gjennomføre dette. Avdelingsleder Namdalsmuseet mener manglende forskning er problematisk, da forskning er en kjerneoppgave ved museene. Avdelingsleder Sagbruksmuseet opplever at Sagbruksmuseet er den avdelingen som bruker mest tid på forskning. Museet har blant annet en historiker som har vært med og skrevet flere bøker. For et par år siden ble det startet opp et felles prosjekt om handel i Namdalen. Her deltar ansatte fra alle avdelinger. Hver enkelt skal levere en forskningsartikkel, som til sammen planlegges utgitt i bokform. Her registrerer tidligere direktør at forskningsleder sliter med å få inn artikler i tide. Avdelingslederne mener at dette skyldes at man er presset på tid og ressurser. Avdelingsleder Kystmuseet mener man må tenke annerledes rundt museenes forskning i dag, for eksempel om det går an å publisere kortere tekster på nett framfor å satse på artikler i bokform. Ny direktør mener det er viktig å få museene til å oppleves som levende. Hun mener man må kombinere formidling og forskning. 37 St.meld. nr. 49 ( ) Framtidas museum 38 Årsberetning Museet Midt IKS 2016 Selskapskontroll Museet Midt IKS 44

53 Ny direktør mener man har kommet lengst med konsolidering på formidlingsområdet. Det har blitt utviklet pedagogiske opplegg for skoleklasser basert på læreplan. Ifølge tidligere direktør har besøkstallet ved alle avdelingene i Museet Midt økt betydelig etter konsolideringen, med foreløpig besøksrekord i En viktig del av Kystmuseets formidling er å bruke drama. Avdelingsleder Kystmuseet forteller at Kystmuseet har fått tak i to profesjonelle skuespillere til årets sesong. Avdeling Bygdesamlinger kjører skoleopplegg i alle kommunene med ubemannet museum én gang i året. Som et eksempel på fornying, viser tidligere direktør til at Kunstmuseet blant annet har vært viktig for flyktninger som ikke kunne norsk, men som kom for å se på bildene. Det ble derfor startet et kunstverksted for flyktningbarn, og tidligere direktør forteller at det var sterkt å se hva disse barna kommuniserte gjennom kunst. Kulturdepartementet har ifølge tidligere direktør uttrykt fascinasjon over bruk av kunst som terapi. Dette prosjektet kunne finne sted på grunn av et godt arbeid fra avdelingsleder, administrasjonen og politisk støtte, som hjalp til med å skaffe én million kroner som kunne brukes til å ansette en kunstpedagog. Nasjonale nettverk Tidligere direktør forteller at Museet Midt deltar i sju nasjonale nettverk, med ulik grad av aktivitet. Noen nettverk er nasjonale, andre regionale. Tidligere direktør registrerer at pengestrømmen til nasjonale nettverk er proporsjonal med interessen. Det er lav aktivitet innen kyst- og fiskerinettverk, men tidvis møter i sagbruksnettverk og i nettverk for samlingsforvaltning. Avdelingsleder Namdalsmuseet forteller at det i museets økonomi ikke er rom for den reisevirksomheten som skal til dersom man skal følge opp deltakelse i nasjonale nettverk. Ny direktør mener at problemet med deltakelse i nasjonale nettverk er at den økonomiske byrden med å reise ligger til hver avdelings adskilte budsjett. Hun forteller at det derfor skal vurderes om man skal etablere egne budsjett til seksjonene for reising og nettverksbygging. Det er påbegynt et arbeid om å starte et årlig nettverksmøte for institusjoner med fylkeskommunalt tilskudd i Trøndelag. Ny direktør mener møteplasser for institusjonene er viktig. Ideen er å ha et møte mellom institusjonene i Nord-Trøndelag i høst som et pilotprosjekt, og utvide til hele Trøndelag neste år Avdeling Bygdesamlinger ubemannede museer Oppstart Avdeling Bygdesamlinger i Museet Midt ble etablert i 2012, som et resultat av at seks kommuner med ubemannede museer kom inn som eiere i Museet Midt. Ifølge distriktskonservatorene, startet avdelingen arbeidet med å møte kommunene for å høre hva de så for seg og ønsket seg av bistand og tjenester fra Museet Midt. De to første Selskapskontroll Museet Midt IKS 45

54 årene gikk med til å legge struktur, etablere rutiner og instrukser og bli kjent med kultursjefene i kommunene. Distriktskonservatorene opplever at samarbeidet med kommunene i dag fungerer godt, mye takket være grunnlaget som ble lagt i starten. Distriktskonservator 2 har bakgrunn fra kulturminneforvaltning, og distriktskonservator 1 er arkeolog og formidler. Distriktskonservatorene deler sitt arbeid inn i fagområder, ikke geografisk inndeling. Distriktskonservator 2 forteller at selv om distriktskonservatorene har forskjellig kontorsted, har man god dialog gjennom Skype og gode Office-systemer. Distriktskonservator 2 mener det ikke har noe å si at de ikke sitter sammen, og at det fungerer godt å sitte med et annet fagmiljø; på Kystmuseet og på Namdalsmuseet. Organisering av arbeidet Kjerneoppgavene for distriktskonservatorene i avdeling Bygdesamlinger, er definert som følgende i avtalen mellom Museet Midt IKS og kommunene: Faglig rådgivning i forbindelse med restaurering og vedlikehold Rådgivning til registrering og bevaring av gjenstander/samlinger, bl.a. gjennom tilgang til museumsregistreringssystemet PRIMUS Bidra til økt formidling og utarbeidelse av formidlingsmateriell ved de enkelte museumsanlegg Rådgivning ved prosjektsøknader Bidra til markedsføring av kommunens publikumsrettede museumstilbud Det er utarbeidet én virksomhetsplan pr. kommune, som gjelder for tre år. Virksomhetsplanen revideres årlig i samråd med kommunens kulturleder. Strategien kommer således på plass i samarbeid med kommunen. Alle kommunene skal få like mye bistand fra avdelingen i en treårsperiode, men det balanseres ikke nødvendigvis årlig. Dersom noen kommuner får et stort prosjekt ett år, får de mindre neste år. Distriktskonservator 2 opplever at kommunene i dag stoler på at arbeidet fordeles rettferdig, og at avdelingen forsøker å være gjennomsiktig i rapportering, både i årsrapport og i nyhetsbrev. Distriktskonservatorene sender ut månedlige nyhetsbrev, hvor den siste månedens arbeid oppsummeres. Avdeling Bygdesamlinger arrangerer årlig et høstmøte med kommunens kultursjefer. Tema er årsrapport, hovedsatsninger for kommende år og fagtema. Årsrapporten gir en oversikt over hva distriktskonservatorene konkret har bidratt med av kompetanse og rådgivning til hver enkelt kommune i løpet av året, samt felles utviklingsprosjekter. Museet Midt har forpliktet seg til å gjennomføre minimum to møter/befaringer i hver kommune i løpet av året. Ifølge distriktskonservator 1 besøker distriktskonservatorene kommunene langt oftere enn minimumskravet. Distriktskonservatorene arbeider på ulike nivåer; opp mot kommuneledelse, historielag, foreninger og styrer. Selskapskontroll Museet Midt IKS 46

55 Tilbakemeldinger fra kommunene Distriktskonservator 2 opplever at avdeling Bygdesamlinger er en veldig takknemlig avdeling å jobbe i. Før avdelingen fantes, var det vanskelig for kommunene med museale behov å få ressurser. Nå er det annerledes, med to ansatte som kun jobber med de ubemannede museene. Avdelingen foretok i 2015 en egenevaluering i alle kommunene, hvor man sendte ut evalueringsskjema samt tok opp temaet på høstmøtet. Rapporten fra evalueringen viser at kommunene er svært fornøyde med kommunikasjonen med distriktskonservatorene. Distriktskonservatorene har bevisst valgt å prioritere tilstedeværelse og jevnlig personlig kontakt, samt oppfølging av prosjekter i kommunene. Dette setter kommunen pris på, og avdelingen har et godt omdømme. Distriktskonservatorenes kompetansebredde er en viktig styrke, men det er en svakhet at avdelingen mangler tilgang på teknisk bygningsvernkompetanse. I evalueringen etterspurte kommunene blant annet mer skoleopplegg. Avdelingen har i etterkant av dette utviklet flere skoleopplegg. Distriktskonservator 2 mener ordningen med ubemannede museer inn i det konsoliderte museet er en veldig god og fleksibel løsning. Distriktskonservator 2 opplever at man kan tilby mye mer enn for eksempel Stiklestad Nasjonale Kultursenter AS (SNK) tilbyr de ubemannede museene i sørdelen av fylket, siden man i Namdalen har to personer som er dedikert kun til de seks kommunene. I sørdelen av Nord-Trøndelag er ordningen slik at kommuner med ubemannede museer har avtale med SNK om tjenesteyting i det omfang som tilsvarer tidligere tilskudd. Revisor har kun mottatt svar fra to av kommunene med ubemannede museer i sørdelen av fylket, og kan dermed ikke si noe fullstendig om hvordan denne ordningen fungerer. I tilbakemeldingene vi har fått fremheves det imidlertid at kommunene møtes med velvilje fra SNK, men at selskapet har et problem når det gjelder kapasiteten til å utføre tjenestene til de små og ubemannede museene. Dette fører ofte til frustrasjon som kommer til uttrykk på årlige dialogmøter. Funksjonsleder KRUA mener at småkommunene blir tatt på alvor gjennom ordningen med distriktskonservatorer. Distriktskonservator 1 har inntrykk av at konsolideringen har styrket fagligheten i kommunene med ubemannede museum. Tilbakemeldinger til revisor fra tre av de seks kommunene med ubemannede museer, viser at alle kommunene er enig om at kommunens inntreden som eier i Museet Midt har styrket museumsarbeidet i kommunen. Grong kommune mener at siden kommunen ikke har museumsfaglig kompetanse selv, har de stort utbytte både praktisk og faglig. Dette gjelder både gjennom de planlagte Selskapskontroll Museet Midt IKS 47

56 aktivitetene i handlingsplanen, men også gjennom løpende kommunikasjon og veiledning. Overhalla kommune legger vekt på at kommunens inntreden har styrket museumsarbeidet gjennom blant annet tilgang på god faglig kompetanse, praktisk bistand og utvikling av gode undervisningsopplegg. Kommunen understreker at distriktskonservatorene stiller opp på alt de blir forespurt om og viser et stort faglig engasjement. Kommunen ser ikke noe vesentlig forbedringspotensial i avdeling Bygdesamlinger. Lierne kommune mener også at inntredenen i Museet Midt har styrket museumsarbeidet i kommunen. I 2015/2016 var det noe usikkerhet i kommunen om veien videre på museumsområdet. I forbindelse med et forslag fra styret i Lierne museer om å tre ut av det konsoliderte museet, fikk man på plass en bedre dialog med Museet Midt og bistand til å etablere en venneforening. I dag fungerer dette godt Lagringsforhold Felles fylkesdeponi Et felles museumsdeponi har vært diskutert i Nord-Trøndelag fylkeskommune i flere tiår, og har vært et sterkt ønske fra museene siden den første museumsplanen i I Trøndelagsundersøkelsen i 1994/1995 ble behovet for prioritering og oppgradering av oppbevaringsforholdene ved norske museer dokumentert 40. I 1999 ble det i NTFK utarbeidet en rapport i samarbeid mellom museene, ulike organisasjoner og fylkeskommunen, som omhandlet behovet for lokalhistorisk arkiv og museumsmagasin 41. Denne rapporten pekte klart mot én fellesløsning for hele fylket. I 2004 behandlet fylkestinget sak 42 om etablering av fylkesarkiv og depotmagasin i tilknytning til det nedlagte gruveanlegget i Verran 43, og konkluderte med at plasseringen her ikke var hensiktsmessig. I en uttalelse til fylkesrådet fra museumsmøtet med representanter fra alle museene i Nord-Trøndelag i ble behovet for å løse magasinsituasjonen i fylket beskrevet som «akutt». Stiklestad Planteskole presenteres i uttalelsen som det eneste realistiske alternativet, grunnet nærhet til SNK, planteskolens størrelse og det akutte lagringsbehovet. Nord-Trøndelag fylkeskommune stilte i 2006 garanti slik at SNK kunne ta opp lån og kjøpe Stiklestad Planteskole for å bruke det som museumsdeponi 45. I fylkeskommunens museumsstrategiske plattform fra 2010, vises det til at det 39 Saksprotokoll Fylkestinget i Nord-Trøndelag fylkeskommune, sak 31/ Ibid 41 «Jeg fant, jeg fant» - En rapport om lokalhistorisk arkiv og museumsmagasin NTFK mai FT-sak 31/ Fosdalens kulturbergverk, fylkesarkiv og depotmagasin 14.juni Museumsmøte Sak 31/06 og sak 50/06 Selskapskontroll Museet Midt IKS 48

57 konsoliderte museet SNK har fått tildelt ansvaret for å utvikle og drifte et felles arkiv og museumsdeponi for alle museene og privatarkivene i fylket. I Museet Midts årsmelding fra 2009, uttrykkes det bekymring for progresjonen i prosjektet med fellesmagasin på planteskolen på Stiklestad 46. Elleve år etter fylkestingsvedtakene, opplevde alle de vi intervjuet i forbindelse med selskapskontrollen i SNK AS våren 2017 at saken om felles magasin i SNK har stoppet opp. Årsaken til dette er uenighet om økonomi og prioriteringer mellom SNK og fylkeskommunen. Avdelingssjefene ved SNK er av den oppfatning at ballen ligger hos fylkeskommunen for å få i gang arbeidet med å oppgradere planteskolen til et fullgodt deponi. Lokale magasiner Ifølge tidligere direktør ved Museet Midt, har alle museene i Namdalen behov for klimamagasin. Ny direktør mener museet har liten lagringsplass, men at situasjonen ikke er prekær. Hun forsøker å finne løsninger for å kunne etablere publikumsmagasiner, slik at lagrede gjenstander kan være en del av utstillingene. I Museet Midts plan for samlingsforvaltning fra 2012 vises det til planen om et fylkesdeponi på Stiklestad, og at Museet Midt må basere seg på at ikke tilfredsstillende lagret materiale i framtida må lagres på Stiklestad. I planen står det videre at man «alternativt kan ( ) planlegge en kombinasjonsløsning for enkelte gjenstander der det bygges magasin som utstillingsplass såkalt publikumsmagasin. Det vil nok være veien å gå hvis en ønsker å magasinere gjenstander lokalt. Det vil uavhengig av etableringen av et museumsmagasin på Stiklestad alltid være behov for mindre lokale magasin». Det er etablert et klimaregulert lager på Sagbruksmuseet, med plass til mindre og mellomstore gjenstander. Namdalsmuseet leier i dag et eksternt lager for sine større museumsgjenstander. I tillegg fungerer flere av de kulturhistoriske husene på Namdalsmuseet som midlertidige lagre. Kystmuseet har rundt båter, og disse er lagret «overalt», ifølge avdelingsleder Kystmuseet. Han forteller også at lagringskapasiteten ved museet er sprengt. Det blir levert inn gjenstander, men museet har ikke plass til å ta imot. Kunstmuseet har tidligere hatt utfordringer i forbindelse med store nedbørsmengder, da det tidvis kunne sige inn vann i kjellermagasinene der kunsten oppbevares. Dette har, ifølge tidligere direktør, skapt svært kritikkverdige oppbevaringsforhold for kunstsamlingen som teller rundt 2000 verk. Ifølge ny direktør er dette bedre i dag. 46 Årsmelding 2009 Museet Midt IKS Selskapskontroll Museet Midt IKS 49

58 Distriktskonservatorene opplever at lagringssituasjonen i de ubemannede museene er varierende, uten at de har foretatt en nøye gjennomgang av dette. Noen har ordnede forhold for lagring, andre har nesten ingen lagringsmuligheter Frivillighet og lokalt engasjement Tidligere direktør mener at generelt har frivilligheten og det lokale engasjementet rundt museene i Namdalen blitt styrket etter konsolideringen. Den største frivilligheten er knyttet til Kystmuseet, og da først og fremst venneforeningen på Sør-Gjæslingan. Det har alltid vært mellom betalende medlemmer her, og det er venteliste for å delta på høst- og vårdugnadene. Disse dugnadene er anslått til å utgjøre et årsverk. Venneforeningens inntekter blir brukt på Gjæslingan. Avdelingsleder Namdalsmuseet mener at konsolideringen ikke har påvirket frivilligheten negativt. Namdalsmuseet har i dag et museumslag som fungerer som en venneforening, og er en stor ressurs for museet. Museumslaget har egen økonomi og egne aktiviteter som de tjener penger på. Disse midlene investeres i museet, og avdelingsleder forteller at dersom museet har behov for noe litt utenfor budsjettet, kan de spørre museumslaget. Eksempelvis kommer det nå en informasjonstavle på parkeringsplassen som museumslaget finansierer. Kunstmuseet har en skriftlig samarbeidsavtale med Namsos Kunstforening, som er svært aktiv. Det er også en skriftlig samarbeidsavtale med stiftelsen Johs. Rian. Der er alt bygd på frivillighet. Sagbruksmuseet har pr. i dag ingen venneforening. I kommunene med ubemannede museer, varierer frivilligheten fra kommune til kommune. Noen har aktive historielag, noen har aktive museumslag, og noen har ikke aktive frivillige i det hele tatt. Distriktskonservatorene understreker at man for de ubemannede museene er helt avhengig av den frivillige innsatsen, og at man gjennom den styrker det lokale eierskapet. Et eksempel er Lierne kommune, der kommunen vurderte å gå ut av Museet Midt på grunn av at det lokale engasjementet rundt Lierne museer var begrenset 47. Avdeling Bygdesamlinger foreslo derfor at det skulle etableres en venneforening i tilknytning til museumsstyret for Lierne museer. Målet med etablering av venneforening var å utnytte mer av potensialet i museet, samt skape relasjoner til lokale ressurspersoner og på sikt forsterke det lokale engasjementet og eierskapet til museene. Prosessen endte med at kommunestyret i Lierne vedtok å videreføre eierskapet i Museet Midt IKS. 47 Årsrapport avdeling Bygdesamlinger 2016 Selskapskontroll Museet Midt IKS 50

59 Ifølge distriktskonservator 2 har man i forbindelse med kulturminneplanarbeidet og registreringsarbeidet forsøkt å få tak i flere frivillige som kan arbeide med dette. Distriktskonservator 2 holder blant annet kurs i registrering i Fosnes og Overhalla høsten Hun mener det er viktig at frivillige som ønsker å gjøre en innsats lærer hvordan de kan bidra. 3.4 Vurdering Konsolidering bygger på ideen om at man kan hente mer ut av bestående organisasjoner gjennom samordning, samarbeid og utvikling. Som regel vil integrasjonsprosessen fortsette lenge etter at den nye enheten er etablert. Organiseringen og arbeidet etter konsolideringen av Museet Midt skulle bidra til: Forutsigbar finansiering basert på forpliktende samarbeid mellom stat, fylkeskommune og kommuner Styrking av den faglige virksomheten, herunder åpne for utviklingsprosjekter i større grad og økt fokus på forskning Samarbeid og bedre ressursutnyttelse på tvers av avdelingene At de ubemannede museene årlig får bistand fra konsoliderte enheter til formidling, vedlikehold og utvikling. Gode sikrings- og bevaringsforhold for museenes samlinger Ivaretakelse av lokalt engasjement og frivillighet Forutsigbar finansiering og forpliktende samarbeid? For å lykkes, bør det konsoliderte museet ha en forutsigbar finansiering basert på forpliktende samarbeid mellom stat, fylkeskommune og kommuner. Som økonomisk forutsetning for museumsreformen skulle den offentlige driftsfinansieringen være et ansvar delt mellom statlig og regionalt/lokalt nivå i en fordeling 48, hvor det lokale nivået var forpliktet til å yte minst 40 prosent av det samlede driftstilskuddet. Revisors gjennomgang viser at fordelingsnøkkelen mellom staten, fylkeskommunen og kommune (60/24/16) når det gjelder tilskudd ikke følges opp. Fordelingen pr. i dag er prosent. Årsaken til dette ligger i historiske forhold, ved at fylkeskommunen tidligere fullfinansierte Kunstmuseet. Kommunene Vikna og Namsos ønsker ikke å øke sin andel, og ser heller ikke behov for det, i og med at fylkeskommunen dekker opp slik at bevilgningene til sammen blir 100 %. Revisors vurdering er at det er en uforutsigbarhet i finansieringen ved at fylkeskommunen yter større andel av det 48 Ordningen med 60/40-fordeling er ikke til hinder for at regionalt og lokalt nivå kan yte tilskudd ut over fordelingsnøkkelen uten at staten er forpliktet til tilsvarende økning, men en statlig økning forutsetter en oppfølging fra regionalt/lokalt nivå. Selskapskontroll Museet Midt IKS 51

60 konsoliderte museets samlede tilskudd enn fordelingsnøkkelen tilsier, uten at dette er nedfelt i formaliserte avtaler. Dette blir viktig i forbindelse med overgangen til nye Trøndelag fylkeskommune. Kommunene med ubemannede museer, finansierer avdeling Bygdesamlinger gjennom et forutsigbart beløp pr. år. Museet Midt har kun overtatt driften ved de bemannede museene som er konsolidert. Eierskapet ligger fortsatt hos eierstyrene i de enkelte museene. Gjennom avtalene som ble inngått ved konsolideringen, er eierstyrenes og driftsstyrets ansvar tydelig etablert. Eierselskapene har etter konsolideringen ikke egen økonomi, men kun en rådgivende rolle overfor driftsselskapet. Alle eierne foruten Vikna kommune, ved sitt kommunale foretak (KF), har signert en slik avtale. Årsaken til at Vikna ikke har signert bunner i uenigheter om ansvar, roller og økonomi. Revisor mener dette er en uheldig situasjon for Museet Midt, og oppfordrer partene til å finne en løsning slik at forpliktende avtale kan inngås. Styret i Museet Midt har prioritert å sette av et eventuelt overskudd (netto resultat) i driften til fremtidige pensjonsforpliktelser. Konsekvensen av denne beslutningen er at alle overskudd fra avdelingene hvert år har blitt trukket inn i «pensjonspotten», og avdelingene har ikke fått anledning til å disponere disse. Revisor vil understreke at selv om dette kalles et pensjonsfond, er det her snakk om frie, ikke bundne, midler. Dersom styret på et tidspunkt ønsker å disponere disse midlene til andre formål står de fritt til det. Dersom museets drift går i underskudd, vil de også være forpliktet til å dekke underskuddet ved hjelp av de opparbeidede midlene Styrking av faglig virksomhet? Revisors gjennomgang viser at det har vært en økning i antall årsverk i Museet Midt i perioden 2010 til Både Kystmuseet og Kunstmuseet er styrket betydelig, og to distriktskonservatorer er ansatt. I konsolideringen av museene gjennom museumsreformen var det et siktemål å hente ut synergier gjennom samarbeid mellom fagfolk fra forskjellige museer. Revisors gjennomgang viser at organiseringen av, og arbeidet i, Museet Midt har bidratt til styrking av den faglige virksomheten. Ved at administrative oppgaver er flyttet ut av avdelingene, har det frigjort noe tid til drift og faglig fokus på avdelingene. Museet har i dag ikke tilstrekkelig kapasitet innen bygningsvern. På grunn av at økonomien i det konsoliderte museet er relativt stram, er revisors inntrykk at det ikke i særlig grad er rom for utviklingsprosjekter utenom ordinær drift. Museet har også begrenset kapasitet til å drive forskning. Selv om ansatte med forskningskompetanse har 20 % forskningsrett, blir det opp til den enkelte å finne rom for dette i en travel hverdag. Et felles forskningsprosjekt på tvers av avdelingene var initiert, men har stoppet opp. Selskapskontroll Museet Midt IKS 52

61 Museet Midt har etter konsolideringen styrket seg når det gjelder formidling, gjennom ansettelse av museumspedagog og satsing på skoleopplegg. Museet har også jobbet med fornying, blant annet gjennom Kunstmuseets flyktningprosjekt. Når det gjelder forvaltning av gjenstander, har Museet Midt en plan for samlingsforvaltning fra Denne beskriver godt utfordringer og mål, men bør oppdateres. Flere av avdelingene i Museet Midt deltar i nasjonale nettverk, i tråd med intensjonene i museumsreformen, men aktiviteten i disse varierer Bedre og mer effektiv ressursutnyttelse? Alle museene har gjennom konsolideringen fått tilgang til et bredere kompetansemiljø. Revisor ser imidlertid at Museet Midt har et uutnyttet potensial når det gjelder faglig samarbeid på tvers. Det er i dag fortsatt relativt tette skott mellom avdelingene. Det er etablert fagseksjoner på tvers av avdelingene, men ikke alle disse er like aktive. Det kan også se ut til at det går et skille mellom museene i Namsos og Kystmuseet, ved at museene i Namsos i større grad samarbeider med hverandre. Et tettere faglig samarbeid på tvers ville kunne styrket den faglige virksomheten ytterligere. En av årsakene til at potensialet for samarbeid og mer effektiv ressursutnyttelse ikke er hentet ut, kan være at avdelingsledermøter ikke har blitt gjennomført i tråd med intensjonene. Ny direktør har varslet at praksis nå endres. Ny direktør har også satt fokus på tiltak som setter avdelingslederne i stand til å ha god økonomistyring, så som tilgang til økonomisk rapportering gjennom året. Revisor mener det er svært viktig å få dette på plass. Det at avdelingslederne opplever å ikke ha innblikk i avdelingens økonomi gjennom året, kan ha konsekvenser for faglig satsing og fokus på forskning. Den interne fordelingen av midler mellom institusjonene i det konsoliderte museet er forutsigbar, da fordelingsnøkkelen fortsatt er slik at avdelingene beholder det kommunale tilskuddet de hadde på konsolideringstidspunktet. Revisor mener selskapet på sikt bør drøfte muligheten for en mer fleksibel fordeling, basert på årlige prioriteringer og bruk av ansattes kompetanse på tvers av avdelingene Styrking av kommuner med ubemannede museer? Revisors gjennomgang viser at kommunene med ubemannede museer, i tråd med intensjonene, er styrket på museumsområdet etter at de gikk inn som medeiere i Museet Midt i Årsaken til dette er den faglige bistanden kommunene får fra avdeling Bygdesamlinger, som har to ansatte distriktskonservatorer som kun jobber opp mot kommunene med ubemannede museer. Selskapskontroll Museet Midt IKS 53

62 Tilbakemeldinger til revisor, og avdeling Bygdesamlingers egen evalueringsrapport fra 2015, viser at kommunene er godt fornøyde med avdelingens arbeid og tjenestene man får igjen for å være med i Museet Midt. Avdelingen kommuniserer åpent med eierkommunene, og fører timeregnskap. På den måten sikrer de at bistanden fordeles jevnt på kommunene og at alle får det de betaler for. Slik revisor ser det, er avdeling Bygdesamlinger en vellykket konstruksjon, og det er i denne delen av Museet Midt at konsolideringen har kommet lengst i form av samarbeid og utnyttelse av ressurser på tvers av kommuner. Gjennom avdelingen sikres det at ubemannede museer får bistand til formidling, vedlikehold og utvikling Gode sikrings- og bevaringsforhold for museenes samlinger? Et av målene med museumsreformen var å bidra til gode sikrings- og bevaringsforhold for museenes samlinger. Revisors gjennomgang viser at dette målet ikke er nådd fullt ut. Arbeidet med å etablere et fylkesdeponi på den gamle planteskolen på Stiklestad har stoppet opp. Status for lagring av museale gjenstander i Museet Midt i dag, er at gjenstander for det meste er godt sikret, men at det er et ønske om mer lagringsplass. Kunstmuseet har tidligere hatt svært kritikkverdige oppbevaringsforhold for kunstsamlingen, men dette er bedre i dag. Det gjenstår å få en løsning når det gjelder de store gjenstandene som var planlagt magasinert i et felles fylkesdeponi Ivaretakelse av frivillighet og lokalt engasjement? For museene som er konsolidert inn i Museet Midt, er det ingenting i revisors gjennomgang som tyder på at frivilligheten knyttet til museene er svekket som følge av konsolideringen. Det varierer fra museum til museum hvor stor aktiviteten blant de frivillige er, men hovedinntrykket er at mange av museene engasjerer en stor andel frivillige som gjør en viktig innsats. Avdeling Bygdesamlinger bidrar til ivaretakelsen av lokalt engasjement og frivillighet ved de ubemannede museene, i tråd med intensjonene i museumsreformen. Et eksempel her er bidraget til etablering av venneforening for Lierne museer. 3.5 Konklusjon og anbefalinger Museumsreformen, som var en strukturreform, kan forstås som en forutsetning for oppnåelse av faglige mål. Målet var at alle samarbeidende museer skulle bli bedre rustet til å løse oppgavene innenfor en konsolidert enhet enn utenfor. Revisors konklusjon er at organiseringen og arbeidet etter museumsreformen kun delvis har bidratt til å oppfylle målene for det konsoliderte museet Museet Midt. Selskapskontroll Museet Midt IKS 54

63 Organiseringen og arbeidet etter museumsreformen i Museet Midt, har ført til en faglig kvalitetsheving, men potensialet for samarbeid på tvers av avdelinger er fortsatt stort. Konsolideringen har i noen grad utløst faglige synergier på tvers, men her har det konsoliderte museet fortsatt mye å gå på. Det kan være en utfordring i å gjøre dette, samtidig som museet skal ivareta de enkelte avdelingenes egenart. Det ser ikke ut som det er noe prinsipielt i veien for å kunne kombinere konsolidering med stor grad av frivillig deltakelse. Forholdet mellom lokal og sentral styring av selskapet er en utfordring, spesielt opp mot Vikna kommune som ikke har signert samarbeidsavtalen med Museet Midt som regulerer forhold knyttet til roller, ansvar og økonomi. Det er også en utfordring for det konsoliderte museet at det ikke er etablert en felles forståelse av fordelingsnøkkelen når det gjelder tilskudd fra stat, fylkeskommune og kommunene Namsos og Vikna. Basert på vurderingene i kapittel 3.4, er revisors konklusjon at organiseringen og arbeidet etter museumsreformen delvis har bidratt til å oppfylle målene for det konsoliderte museet. Avdeling Bygdesamlinger er det beste eksempelet på utnyttelse av ressurser, både faglig og økonomisk, på tvers av kommuner. Oppsummert viser revisors gjennomgang at Museet Midt har et forbedringspotensial når det gjelder: Å utnytte potensialet for faglig samarbeid mellom museene, og derigjennom bidra til økt kvalitet på arbeidet og mer effektiv ressursutnyttelse Arbeidet med sikring og bevaring av gjenstander, gjennom å sikre tilfredsstillende deponi for samlingene Å etablere enighet og felles forståelse om fordelingsnøkkelen for tilskudd. Å sikre at alle eierkommuner/eierstyrer signerer samarbeidsavtalen med Museet Midt som regulerer forhold knyttet til roller, ansvar og økonomi. I innledningen til denne rapporten, ble det vist til en tilsvarende gjennomgang av Stiklestad Nasjonale Kultursenter AS (SNK), som er det konsoliderte museet for sørdelen av Nord-Trøndelag. En sammenlikning av funn, viser at både SNK og Museet Midt har uutnyttet potensiale for faglig samarbeid på tvers av avdelingene. Også når det gjelder frivillighet og lagringssituasjonen er situasjonen for de to konsoliderte enhetene relativt lik. I SNK er alle avtaler med eierstyrene på plass, og fordelingsnøkkelen for tilskudd følges. Dette er ikke tilfelle i Museet Midt. Museene skiller seg fra hverandre ved at det ene er organisert som et aksjeselskap og det andre som et interkommunalt selskap. I Museet Midt IKS er alle kommunene med bemannede avdelinger medeiere i selskapet. Dette er ikke tilfellet for SNK AS. Likevel opplever begge selskapene utfordringer i dialogen mellom driftsselskap og eierselskap, og problemstillinger knyttet til hvor mye eier av samlingene skal kunne bestemme av driften. Selskapskontroll Museet Midt IKS 55

64 Museet Midt og SNK har også ulikt forhold til de ubemannede museene. I Museet Midt er kommunene med ubemannede museer med som deleiere i selskapet, og betjenes av en egen avdeling i det konsoliderte museet. I sørdelen av fylket har kommuner med ubemannet museum en tjenesteleveranseavtale med SNK. Revisors inntrykk er at de ubemannede museene i Namdalen ivaretas svært godt gjennom avdeling Bygdesamlingers arbeid, og at medeierskapet muligens ivaretar kommunenes behov på en bedre måte enn gjennom tjenesteleveranseavtaler. Selskapskontroll Museet Midt IKS 56

65 4. HØRING Et utkast til rapport ble sendt på høring til eier v/fylkesrådet i Nord-Trøndelag og selskapet v/styreleder og direktør Vi mottok svar fra Nord-Trøndelag fylkeskommune Høringssvaret er vedlagt rapporten (vedlegg 2) og har ikke medført endringer i rapporten. Vi mottok svar fra Museet Midt IKS Selskapets kommentarer til rapporten er vedlagt rapporten (vedlegg 3). Tilbakemeldingene fra selskapet har medført endringer og presiseringer når det gjelder følgende tema i rapporten: Manglende kompetanse innen bygningsvern Endret fra manglende kompetanse på bygningsvern til mangel på arbeidskraft/kapasitet innen bygningsvern (kapittel 3.4.2). Avdelingsledernes innblikk i økonomi gjennom året Har endret vurderingen til at avdelingslederne opplever å ikke ha innblikk i økonomien gjennom året (kapittel 3.4.3) Sikring og bevaring av gjenstander Har endret vurderingen på dette punktet etter tilbakemelding fra direktør (kapittel 3.4.5). Trønderrockmuseet Har lagt til informasjon fra direktør om Trønderrockmuseet (kapittel 3.3.1). Styrking av faglig virksomhet Endret vurdering om økning i antall årsverk etter tilbakemelding fra direktør (kapittel 3.4.2). Selskapskontroll Museet Midt IKS 57

66 KILDER KS anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll St.meld. Nr. 22 ( ) Kjelder til kunnskap og oppleving St.meld. Nr. 48 ( ) Kulturpolitikk fram mot 2014 St.meld. Nr. 49 ( ) Framtidas Museum NOU 1996:7 Museum; mangfald, minne, møtestad Enhetsregisteret Museumsstrategisk plattform, Nord-Trøndelag fylkeskommune 2010 Politiske reglement Nord-Trøndelag fylkeskommune Knut Fossestøl, Eric Breit og Hanne Heen (2013): Organisering av museene. En evaluering av organisasjonsformer i kjølvannet av museumsreformen. Kulturrådet. Dokumenter fra Museet Midt IKS: Stiftelsesdokumenter/selskapsavtaler Årsmeldinger Protokoller representantskapsmøter Protokoller styremøter Søknader og tilsagn statstilskudd Egenevaluering Avdeling Bygdesamlinger 2015 Fylkestingssaker, Nord-Trøndelag fylkeskommune: Fylkestingssak nr 09/34 Nord-Trøndelag Fylkesgalleri konsolideringsprosess innenfor kunstområdet Fylkestingssak nr 09/91 Eierskap i Museet Midt IKS Sak nr 10/53 Konsolideringsavtale mellom Museet Midt IKS og Nord- Trøndelag fylkeskommune godkjenning KomRev Trøndelag IKS (2017): Selskapskontroll Stiklestad Nasjonale Kultursenter AS. Selskapskontroll Museet Midt IKS 58

67 VEDLEGG 1: SELSKAPSAVTALE Selskapskontroll Museet Midt IKS 59

68 Selskapskontroll Museet Midt IKS 60

69 Selskapskontroll Museet Midt IKS 61

70 Selskapskontroll Museet Midt IKS 62

71 Selskapskontroll Museet Midt IKS 63

72 Selskapskontroll Museet Midt IKS 64

73 VEDLEGG 2: HØRINGSSVAR NTFK KomRev Trøndelag IKS Postboks Steinkjer Deres referanse Vår referanse Saksbehandler Dato 17/ Ragnhild Kvalø Museet Midt IKS selskapskontroll - høringssvar Det vises til brev av angående høring på rapport etter selskapskontroll med forvaltningsrevisjon i Museet Midt IKS. Fylkeskommunen tar til etterretning revisors forslag til å videreutvikle eiermeldingen og ønsker å ta det med i videre arbeid med framtidige eiermeldinger. Vi har merker oss at det i revisors gjennomgang kommer fram at museumsreformen ikke har bidratt til gode sikrings- og bevaringsforhold for museenes samlinger. Dette finner vi urovekkende, og vil løfte det fram som et prioritert arbeid i framtidig strategi på området i Trøndelag fylkeskommune. Det vil være viktig at det etableres et kvalitativt godt system som sikrer bevaring av museenes kilder på en forsvarlig måte for framtida. Som regional utviklingsaktør har fylkeskommunen ansvar for både å gi strategisk retning for arbeidet og videre mobilisere og samordne dette i samarbeid med de institusjoner som er etablert for å ivareta området. Fylkeskommunen ser klart utfordringene som revisor påpeker med hensyn til forholdet mellom lokal og sentral styring knyttet til eierstyrer og driftsselskap/driftsstyrer. Fylkeskommunen finner det meget beklagelig at det ikke har vært mulig å komme til enighet med Vikna kommune. Vi ser klart at den ulike forståelsen av hva konsolideringen medfører i forhold til eiersitsen, vil skape konflikter og vanskeligheter ikke minst i forhold til driftsstyret og administrasjonen. Dette forholdet vil måtte settes på dagsorden når arbeidet med ny museumsstrategi for Trøndelag settes i gang slik det det er presentert i Fellesnemdas møte «Det vil være behov for å evaluere og vurdere organisering av museene i Trøndelag fylkeskommune samt etablere en felles museumspolitikk. Dette arbeidet anbefaler vi å vente med til 2019.» Fylkeskommunen vil i samråd med de andre eierne og ny direktør ved Museet Midt IKS ta initiativ til at det gjennomføres formaliserte eiermøter og egen valgkomite. Selskapskontroll Museet Midt IKS 65

74 Vi finner det meget gledelig slik revisor påpeker i rapporten at frivilligheten ikke er svekket som følge av konsolideringen, og at avdeling bygdesamlinger med egne distrikts- konservatorer får meget god tilbakemelding fra de aktuelle kommunene. Vi har ingen øvrige merknader til rapporten. Vennlig hilsen Anne Marit Mevassvik fylkesrådsleder Ragnhild Kvalø seniorrådgiver Brevet er godkjent elektronisk og sendes uten underskrift. Selskapskontroll Museet Midt IKS 66

75 VEDLEGG 3: HØRINGSSVAR MUSEET MIDT IKS Direktør i Museet Midt IKS, Camilla Birkeland, hadde i e-post av følgende kommentarer til rapporten: Manglende kompetanse innen bygningsvern (side 4 avsnitt 3, side 52 avsnitt 6) Museet Midt har ikke en mangel på kompetanse innen bygningsvern, men vi har (som mange andre museer) mangel på arbeidskraft innen bygningsvern. Dette gjelder både i overføring av kompetanse fra de håndverkerne som om noen år vil pensjonere seg, hvor vi trenger en lengre overlapps periode for å overføre kompetansen og kunnskapen fra en generasjon til den neste. Manglende arbeidskraft innen bygningsvern gjelder også spesielt på Kystmuseet hvor de geografiske og klimatiske forholdene gjør både restaureringsarbeid og vedlikehold mye tyngre. Ekstrem vær har ført til både vanskeligheter å komme til bygningene på Sør- Gjæslingan, og at bygningene i mye større grad er utsatt for stor slitasje og skader som øker bygningsvernsarbeidet. Museet Midt har sterk kompetanse innen bygningsvern og har i de siste årene investert i kompetanseheving blant de yngre generasjonen (fagbrev og Bachelor grad). Avdelingsledernes innblikk i økonomi gjennom året (side 5, avsnitt 3) Vi er enig i at det er forbedringspotensiale i den samarbeidet om budsjettering og innblikk i økonomien, men avdelingslederne får tilsend kvartalsvise rapporter, som vi skal øke til månedlige rapporter. Det er litt misvisende at de ikke har innblikk i økonomien gjennom året. Sikring og bevaring av gjenstander (side 6 avsnitt 2 og 4, side 54 avsnitt 6) Museet Midt har de siste fem årene investert mye i sikring av både bygninger og gjenstander, og det som nå er igjen i dette arbeidet er de store gjenstandene som var planlagt magasinert på det felles deponiet med Stiklestad. Dette er spesifikt en låve for Kystmuseet og hvor noen av båtene er lagret. Også i de tilfeller hvor museet leier lokaler, er disse sikret. Det er alltid et ønske om mer lagringsplass, men gjenstandene er for det meste godt sikret. Trønderrockmuseet (side 31 avsnitt 2) Museet Midt med fylkeskommunen utførte en vurdering av Trønderrockmuseet, hvor det ble avklart at det var mulig å innlemme museet inn i Museet Midt men at det måtte avklares driftsstøtte for en slik konsolidering. Det er ikke forsvarlig for Museet Midt å ta på seg ansvaret for et slikt anlegg uten tilsvarende driftsstøtte. I august hadde jeg en samtale med Terje Adde ved Namsos Kommune, som sa at Selskapskontroll Museet Midt IKS 67

76 Namsos Kommune var helt klar over at den økonomiske rammen for en slik overtagelse måtte på plass før en videre dialog, at de jobbet med dette og ville komme tilbake til Museet Midt når driftsstøtten var avklart. Styrking av faglig virksomhet (side 52, avsnitt 5) Jeg føler det er en delvis misvisende fremstilling av økning i antall årsverk, ved at man ser på en økning i Kystmuseet, men virker avvisende til en nesten fordobling av ansatte ved Kunstmuseet og at en helt ny avdeling (distriktskonservatorene) ble opprettet med to nye ansatte. Selskapskontroll Museet Midt IKS 68

77 Postadresse: Postboks 2565, 7735 Steinkjer Hovedkontor: Fylkets Hus, Steinkjer Tlf Selskapskontroll Museet Midt IKS 69

78 NORD TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget SAK 035/17 EVALUERING AV KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Liv Tronstad 035/ Saksbehandlers forslag til vedtak Saken legges frem til diskusjon uten forslag til vedtak. Vedlegg 1. Utkast til kontrollutvalgets årsrapport 2017 pr 31. oktober Kontrollutvalgets virksomhetsplan 2017, vedlegg nr 3 Ikke trykte vedlegg Ingen Saksopplysninger Det nærmer seg slutten på Nord-Trøndelagfylkeskommune, og kontrollutvalgets virksomhet. Det er ønskelig at kontrollutvalget foretar en evaluering av sitt arbeid, og samarbeidet med sekretariatet og revisjonen. En slik evaluering kan bl.a. inneholde disse hovedpunktene: Utvalgets primære oppgaver Har utvalget bidratt til å skape tillit hos innbyggerne til at den fylkeskommunale forvaltning foregår korrekt og i samsvar med politiske vedtak? Har kontrollutvalget vært et synlig organ som har våget å stille spørsmål ved hvordan den fylkeskommunale virksomheten drives? Forholdet til fylkestinget Hvordan har kommunikasjonen og informasjonsflyten mellom kontrollutvalget og fylkestinget fungert? Samarbeidet med sekretariatet Har samarbeidet med sekretariatet fungert slik kontrollutvalget ønsker? Har sekretariatet klart å stimulere kontrollutvalget i sitt arbeid? Samarbeidet med revisjonen Har samarbeidet med revisjonen fungert slik kontrollutvalget ønsker?

79 Er revisjonens oppdrag utført og rapportert i samsvar med kontrollutvalgets forventninger? Kontrollutvalget kan også vurdere om det er forhold utvalget ønsker å informere Trøndelag fylkeskommunes kontrollutvalg om. Vurdering: Sekretariatet sammen med revisjonen er kontinuitetsbærer mellom kontrollutvalget i Nord- Trøndelag fylkeskommune og Trøndelag fylkeskommunes kontrollutvalg. Med tanke på læringseffekten bør kontrollutvalget ta en bredest mulig drøfting av den samlede virksomheten. Steinkjer 25. oktober 2017 Liv Tronstad kontrollsjef

80 Vedlegg 3 Møteplan 2017 Vedlegg 2, sak 35/17 Kontrollutvalgets møteplan / virksomhetsplan 2017 Jan Feb Mars Mars April Mai Juni Sept Okt Nov Des Kontrollutvalgets møter ifm Fylkesting Kontrollutvalgets møter mellom Fylkesting Faste saker til behandling 2017 Referatsaker X X X X X X X X X X X Kontrollutvalgets årsrapport 2016 X Kontrollutvalgets gjennomgang av fylkesrådets protoller X X Uttalelse til NTFKs årsregnskap/årsmelding 2016 Orientering fra administrasjonen/fylkesrådet ifm årsoppgjøret Orientering fra revisor X X X Orientering fra sekretær Oppfølging av tidligere saker X X Innstilling på valg av KU-sekretariat og revisjon?(x) X Bestilling ny plan for forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjon (rapport(er)/prosjektplan(er)) X X Bestilling ny plan for selskapskontroll X X Selskapskontroll (rapport(er)/prosjektplan(er)) Revisjonsstrategi 2017 Oppdragsansvarlig egnskapsrevisors uavhengighetserklæring Oppdragsansvarlig forvaltnigsrevisors uavhengighetserklæring Kontrollutvalgets virksomhetsplan/møteplan 2018 (X) X Budsjett for kontroll og tilsyn 2017 (detaljbudsjett) Budsjett for kontroll og tilsyn 2018 (rammebudsjett) Orientering fra administrasjonen/fylkesrådet på bestilling fra kontrollutvalget på utvalgte tema Besøk/befaring ved fylkeskommunal virksomhet X X Faglig oppdatering på utvalgte tema X X X X X X X X X X X X Kontrollutvalget kurs/konferanser /studieturer NKRF kontrollutvalgskonferanse februar FKT årskonferanse juni Midtnorsk kontrollutvalgskonferanse Studietur X X X X

81 Kontrollutvalgets årsrapport 2017 pr oktober Postboks 2564, 7735 Steinkjer Telefon E post: post@komsek.no Web:

82 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. INNLEDNING... 3 VALG OG SAMMENSETNING KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET I MØTER BEHANDLING AV FYLKESKOMMUNENS REGNSKAPER FORVALTNINGSREVISJON SELSKAPSKONTROLL ANDRE OPPGAVER GJENNOMGANG AV FYLKESRÅDETS PROTOKOLLER BESTILLING FRA FYLKESTINGET HØRING BESØK / BEFARING HENVENDELSER TIL KONTROLLUTVALGET TILSYN MED REVISJONEN HØRINGSUTTALELSE STUDIETUR KURS OG KONFERANSER ANNET AVSLUTNING VEDLEGG Oversikt over kontrollutvalgetssaker pr Organisasjonskart Reglement for kontrollutvalget KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT PR 31. OKTOBER 2017 SIDE 2 AV 15

83 1. INNLEDNING Kontrollutvalget har som oppgave å føre den løpende kontroll og tilsyn med den fylkeskommunale forvaltning på vegne av fylkestinget, jf. kommuneloven med forskrifter. Kontrollutvalget kan i prinsippet ta opp et hvert forhold ved fylkeskommunens virksomhet så lenge det kan defineres som kontroll og tilsyn, men kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av fylkeskommunens folkevalgte organer. For nærmere informasjon om kontrollutvalgets hjemmel og mandat, viser en til kontrollutvalgets årsplan. VALG OG SAMMENSETNING Fra 26. april 2017 har kontrollutvalget hatt denne sammensetningen: Leder Nestleder Medlem Medlem Medlem Fast medlem Ida Bruheim Derås (H) Stein Arve Torgnesøy (Frp) Anne Berit S. Sæther (Ap) Torbjørn Andre Moe (Ap) Steinar Aspli (Sp) Personlige varamedlemmer Tom Collet Prytz (H) Else Miki Torgnesøy (Frp) Hilde Sveås (Ap) Bård Langsåvold (Ap) Alf Magnar Reberg (Sp) Alle kontrollutvalgets faste medlemmer er medlemmer av fylkestinget. Alle kontrollutvalgets varamedlemmer er nå valgt blant kandidater på fylkestingets valgliste, men som ikke er utelukket fra valg. 2 KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET I 2017 Sekretariatstjenesten til kontrollutvalget utføres av KomSek Trøndelag IKS. Revisjonsoppdraget (regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll) utføres av KomRev Trøndelag IKS. 2.1 MØTER Kontrollutvalget har frem til og med oktober 2017 avholdt 8 møter, og behandlet 31 saker, se vedlegg 1. Til sammenligning var tilsvarende tall for hele 2016, 12 møter og 58 saker. Alle møter i utvalget er holdt for åpne dører, med unntak av saker som er undergitt lovbestemt taushetsplikt. Fylkeskommunens ordfører og fylkeskommunens revisor har møte- og talerett i kontrollutvalgets møter. Fylkeskommunens revisor benytter seg regelmessig av dette. 2.2 BEHANDLING AV FYLKESKOMMUNENS REGNSKAPER Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetning fra revisor, skal utvalget uttale seg om årsregnskapet før det vedtas av fylkestinget. Uttalelsen går til fylkestinget, men kopi av KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT PR 31. OKTOBER 2017 SIDE 3 AV 15

84 uttalelsen skal være fylkesrådet i hende tidsnok til at fylkesrådet kan ta hensyn til uttalelsen før dette organ avgir sin innstilling til fylkestinget, jf. kontrollutvalgsforskriften 7. I møte den , sak 011/17 ga kontrollutvalget uttalelse til fylkestinget om Fylkeskommunens årsregnskap, årsberetning og årsmelding for 2016 med revisjonsberetning. 2.3 FORVALTNINGSREVISJON I plan for forvaltningsrevisjon , vedtatt av fylkestinget 28. april 2016, sak 14/16 ble følgende prioritering gjort for perioden: 1. Fylkestinget slutter seg til plan for forvaltningsrevisjon for perioden med følgende prioritering av forvaltningsrevisjon i perioden : Helhet i satsninger knyttet til gjennomføring i videregående opplæring Innkjøp Fylkeskommunens ungdomssatsning Elevbedrifter/salg av elevarbeid Informasjonssikkerhet ved behandling av personopplysninger 2. Fylkestinget gir kontrollutvalget myndighet til å foreta endringer og omprioriteringer i planen i planperioden. Kontrollutvalget har i sak 009/17 behandlet forvaltningsrevisjonsrapport Gjennomføring i videregående opplæring - Helhet i satsninger. Fylkestinget gjorde slikt vedtak i sak 15/17: 1. Fylkestinget tar forvaltningsrapporten «Gjennomføring i videregående opplæring helhet i satsningene» til orientering. 2. Fylkestinget ber fylkesrådet gi kontrollutvalget en skriftlig orientering innen på hvordan følgende anbefalinger er fulgt opp: - Forbedre kommunikasjonen mellom Avdeling for videregående opplæring(avgo)/rektorene(ledelsen) og lærerne når det gjelder å vise helheten i satsningene. - Forbedre systematikken i evalueringene for å bli tydelig på hva som skal evalueres, på hvilken måte og når det skal gjøres. 2.4 SELSKAPSKONTROLL I plan for selskapskontroll , vedtatt av fylkestinget den 28. april 2016, sak 15/16 er følgende prioritert: 1. Fylkestinget vedtar plan for selskapskontroll , med følgende prioritering: 1. Museet Midt IKS og/eller Stiklestad Nasjonale Kultursenter AS 2. Nord-Trøndelag Teater AS og/eller Midtnorsk Filmsenter AS 3. Steinkjerhallen AS Det er delegert til kontrollutvalget å gjøre endringer i - eller rullering av planen i planperioden Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon av Stiklestad Nasjonale Kultursenter AS, er behandlet i sak 023/17 og oversendt fylkestinget som gjorde slikt vedtak i sak 19/17: 1. Fylkestinget tar Rapport selskapskontroll Stiklestad Nasjonale Kultursenter (SNK) AS til orientering. KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT PR 31. OKTOBER 2017 SIDE 4 AV 15

85 2. Fylkestinget i Nord-Trøndelag Fylkeskommune ber om at Fylkestinget i Trøndelag Fylkeskommune får en skriftlig tilbakemelding innen på hvordan anbefalingene er fulgt opp og hvordan disse er tenkt fulgt opp fremover Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon Museet Midt IKS er levert og skal behandles av kontrollutvalget 1. november. 2.5 ANDRE OPPGAVER GJENNOMGANG AV FYLKESRÅDETS PROTOKOLLER Kontrollutvalget har rutinemessig gjennomgang av fylkesrådets reglementsfestede rapportering til fylkestinget med fokus på følgende deltemaer: 1. Gjennomgang og vurdering av om fylkesrådets anvendelse av fylkestingets enekompetanse (jf. hastefullmakt iht. kommunelovens 13) er innenfor rammen av lovens krav (hastefullmaktsoppfølgning) 2. Gjennomgang og vurdering av om øvrige vedtak i fylkesrådet siden forrige fylkestingssamling er lovlige og ligger innenfor delegert vedtaksmyndighet fra fykestinget (lovlighetsoppfølgning) 3. Gjennomgang og vurdering av fylkesrådets viderebehandling av forslag som er blitt oversendt fra fylkestinget (forslagsoppfølgning) Gjennomgangen av fylkesrådets protokoller er rapportert til fylkestinget fortløpende i henhold til reglement for kontrollutvalget punkt 7, jf kontrollutvalgets sak 025/17 og fylkestingets sak 18/17. Den siste rapporteringen vil bli behandlet av kontrollutvalget og fylkestinget i desember. Det har ikke vært merknader til saker og vedtak til fylkestinget i henhold til fylkesrådets egen rapportering BESTILLING FRA FYLKESTINGET Det er ikke gjort særskilt bestilling fra fylkestinget til kontrollutvalget i ORIENTERING FRA POLITISK OG ADMINISTRATIV LEDELSE Følgende har møtt og orientert kontrollutvalget: Økonomisjef og leder økonomidriftsteam møtte i kontrollutvalget 28. mars - sak 013/17. De orienterte om fylkeskommunens årsregnskap, årsberetning og årsmelding HØRING Det er ikke gjennomført kontrollhøring(er) i regi av kontrollutvalget i BESØK / BEFARING Som et ledd i kontrollutvalgets ansvar for å føre tilsyn med hele den fylkekommunale forvaltning har kontrollutvalget en årlig tradisjon for å besøke ulike fylkeskommunale virksomheter. Den 11. januar besøkte kontrollutvalget Ole Vig Videregående skole, Stjørdal sammen med kontrollutvalget i Sør-Trøndelag. Kontrollutvalget fikk en orientering fra fylkesutdanningssjefen, rektor og fylkesrådmann. KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT PR 31. OKTOBER 2017 SIDE 5 AV 15

86 2.5.6 HENVENDELSER TIL KONTROLLUTVALGET Kontrollutvalget skal iht. eget reglement ta standpunkt til, og etter egen vurdering eventuelt iverksette uavhengig utredning eller granskning, når anmodning om dette kommer fra en eller flere av følgende instanser: Tre eller flere av fylkestingets medlemmer En fylkestingskomite Et parti representert i fylkestinget Fylkesrådet Fylkesordfører Kontrollutvalget har ikke mottatt og derfor ikke behandlet slike henvendelser i TILSYN MED REVISJONEN Utvalget påser gjennom behandling av revisjonsstrategier, og orienteringer med statusrapport fra revisjonen at revisjonsarbeidet er à jour og foregår i samsvar med god kommunal revisjonsskikk. I tillegg har sekretariatet i møter med revisjonen mottatt muntlig rapportering om fremdriften i revisjonsarbeidet. Oppdragsansvarlig revisor for både forvaltningsrevisjon og regnskapsrevisjon skal årlig avgi erklæring om sin uavhengighet, jf. forskrift om revisjon 15. Disse ble forelagt kontrollutvalget i møtet den 20. september, hhv. sak 028 og 029/ HØRINGSUTTALELSE Kontrollutvalget har ikke gitt høringsuttalelser i STUDIETUR Istedenfor planlagt studietur til Danmark for å få informasjon om den Danske regionreformen, ble det den 23. mai avholdt fellesmøte med kontrollutvalget i Sør-Trøndelag hvor Distriktssenteret organiserte videokonferanse med Midtjylland Region i Danmark KURS OG KONFERANSER Ingen av kontrollutvalgets medlemmer har deltatt på kurs eller konferanser innenfor kontrollog tilsyn i ANNET For at den samlede kontroll- og tilsynsfunksjonen skal fungere så godt som mulig er det viktig med et godt samspill mellom kontrollutvalg, sekretariat og revisjonen. 3 AVSLUTNING Kontrollutvalget har den praksis at forhold som kontrollinstansen avdekker, løses på lavest mulig nivå, og bare unntaksvis resulterer i rapport til fylkestinget. KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT PR 31. OKTOBER 2017 SIDE 6 AV 15

87 Kontrollutvalgets årlige rapport anses derfor som en viktig informasjon til fylkestinget om det tilsyn kontrollutvalget utøver på fylkestingets vegne. Det er kontrollutvalgets oppfatning at de saker som har blitt reist overfor fylkesrådet og administrasjonen i 2017 er besvart tilfredsstillende og innen rimelig tid. Kontrollutvalget ser positivt på innspill fra fylkestinget i form av forslag på oppgaver det vil være ønskelig at kontrollutvalget ser nærmere på. Steinkjer Ida Bruheim Derås Steinar Aspli Anne Berit Sæther Torbjørn Andre Moe Stein Arve Torgnesøy KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT PR 31. OKTOBER 2017 SIDE 7 AV 15

88 4 VEDLEGG 4.1 Oversikt over kontrollutvalgetssaker pr SAK TITTEL Dato 11/1 001/17 Referatsaker 002/17 Kontroll og tilsyn Detaljbudsjett /2 003/17 Referatsaker 004/17 Orientering fra revisor 005/17 Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 2017 evt. fellesprosjekter med STFK 006/17 Kontrollutvalgets årsrapport /3 007/17 Referatsaker 008/17 Orientering fra revisor 009/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Gjennomføring i videregående opplæring Helhet i satsningene 010/17 Prosjektplan Museet Midt IKS, selskapskontroll med forvaltningsrevisjon 011/17 Uttalelse Kontrollutvalg i Trøndelag Fylkeskommune 28/3 012/17 Referatsaker 013/17 Nord-Trøndelag fylkeskommune - Årsregnskap og årsberetning 2016 Kontrollutvalgets uttalelse 26/4 014/17 Referatsaker 015/17 Tema for orientering i neste kontrollutvalgsmøte 23/5 016/17 Oppsummering etter møte med Distriktssenteret og Danmark 017/17 Referatsaker 018/17 Budsjettjustering 2017 kontroll og tilsyn 019/17 Sekretariat for kontrollutvalget i Trøndelag Fylkeskommune innstilling til fellesnemnda 020/17 Revisor til Trøndelag Fylkeskommune - innstilling til fellesnemnda 021/17 Forespørsel om deltakelse i felles selskapskontroll av VIGO IKS 13/6 022/17 Referatsaker 023/17 Rapport selskapskontroll Stiklestad nasjonale kultursenter (SNK) as 024/17 Oppfølging av kontrollutvalgets saker 025/17 Kontrollutvalgets gjennomgang av fylkesrådets rapportering til fylkestinget 026/17 Møteplan 2. halvår /9 027/17 Referatsaker 028/17 Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor sin uavhengighetserklæring 029/17 Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor sin uavhengighetserklæring 030/17 Revisjonsstrategi /17 Budsjett kontroll og tilsyn 2018 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT PR 31. OKTOBER 2017 SIDE 8 AV 15

89 4.2 Organisasjonskart Pr 16. november 2016 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT PR 31. OKTOBER 2017 SIDE 9 AV 15