Kommunen som vertskap Hjelp, vi får Kongen på besøk! Hva gjør vi?

Transkript

1 Kommunen som vertskap Hjelp, vi får Kongen på besøk! Hva gjør vi? Ass. fylkesmann Brit Skjelbred

2 Kommunen som vertskap Hjelp, vi får Kongen på besøk! Hva gjør vi? Ass. fylkesmann Brit Skjelbred

3 Kongebesøk er teamarbeid Slottet Kabinettsekretariatet Kommunikasjonsstaben Adjutantstaben Den kongelige politieskorte Fylkesmannen Regional og lokal politietat Kommunen Arrangør

4 Fylkesmannens rolle Forberede og gjennomføre kongelige besøk i fylket Gjennomgå og vurdere alle sider av planlegging og gjennomføring av besøk i samråd med Slottet Evaluere forberedelser og gjennomføring av besøket

5 Ordførerens rolle Kommunens ansikt utad Kan ha vertskapsrollen Skal samhandle med fylkesmann og politimester om planlegging og gjennomføring av besøk Skal varsle andre aktuelle regionale myndigheter samt fylkesordfører Ordførerkjede skal brukes

6 Invitasjoner til Slottet Sendes fortrinnsvis via Fylkesmannen for ev. anbefaling Svar kan forventes 2-3 mnd før arrangementet for Kronprinsparet gjerne senere Fylkesturer varsles ca 6 mnd i forkant

7 Fokusområder H.K.H. Kronprinsen Global Dignity FNs utviklingsprogram UNDP Miljø og klima Verdens økonomiske forum H.K.H. Kronprinsessen Hiv og Aids Innovasjon og arkitektur Barn og unge Psykisk helse Inkludering Røde kors

8 Planleggingsfasen Varsel til Fylkesmannen om besøket i god tid Melding om besøket til arrangør og øvrige sendes ut tidligst mulig Viktige rammebetingelser avklares tidlig (anledning, hvem som kommer inkl. følget, transportmåte, tidspunkt for ankomst og avreise, fremmøteform) Tidlig oversikt over transportbehovet Avklare de ulikes ansvar Holde alle likt orientert underveis (Fylkesmannen som infoknutepunkt) Kontaktpersoner tilgjengelige i planleggingsfasen Første koordineringsmøte ca 1 2 mnd. før besøket, optimalt om rammebetingelsene er avklart da

9 fylkesmann ordfører fylkesordfører biskop general politimester

10

11 Økonomien Fylkesmannen avklarer hvem som er vertskap om hvem som dekker transport, overnatting mv Vanligvis skal vertskapet dekke de kongeliges utgifter til hotell (eskorte og følge dekker dette selv) Pressen dekker sine utgifter selv Fylkesmannen dekker utgifter til sivile biler i kortesjene Vertskapet må dekke transport ut over dette

12 Viktige biter i programmet Kortesjeoppsett og annen transport Fremmøte min før de kongeliges ankomst Kontaktpersoner med telefonnummer og e-postadresse Personalliste (med fødselsnummer) Gjesteliste og stolplassering Gaver og blomster Kranser til bekransning Taleutkast Kart over steder og bygninger Overnatting og hvilerom Fysiske forhold på stedet

13 Rammeprogram og minuttprogram Endelig Minuttprogram lunsjen Tid Hva Hvem/hvor Merknader 1245 Ta i mot gjestene Bispemøtets generalsekretær Christofer Solbakken, utenfor Herresalen 1315 Alle på plass i Herresalen Presse til stede 1320 HM Kongen ankommer Det er under vurdering når pressen får være til stede. HM Kongen tas i mot ved inngangen til Fylkesmann, ordfører, Erkebispegården av Bispemøtets visepreses politimester, Ole Chr. Kvarme, generalsekretær Christofer generalsekretær og Solbakken og NDR direktør Steinar direktør NDR følger Bjerkestrand. Kongen ledsages til sin plass etter til Herresalen. av visepreses Trompetfanfare Blåsere fra Forsvaret, Galleriet i Herresalen Fanfaren begynner når kongen er ca. midt i trappa opp til Herresalen 1327 Velkommen Bispemøtets generalsekretær Christofer Talerstol Solbakken 1332 Bordvers I Jesu navn går vi til bords Synges acapella 1335 Servering hovedrett Lunsjtallerken på hovedbordet serveres. Mineralvann skjenkes Rydding Rydding av tallerkener og bestikk Kunstnerisk innslag Schola sanctae Sunnivae synger fra galleriet 1430 Tale Statsråd Rigmor Aasrud - fra talerstol 1435 Tale Kirkerådets leder Svein Arne Lindøe- fra talerstol 1440 Tale Trondheims ordfører Rita Ottervik - fra talerstol 1445 Servering Kaffe og kake/dessert Lunsjtallerken på de øvrige bordene står klare når gjestene kommer Tale Preses, biskop Helga H. Byfuglien fra talerstol 1515 HM Kong Harald reiser seg og ledsages ut av Fylkesmann, ordfører, preses og visepreses. biskop, fylkesordfører, politimester, oberstløytnant og direktør NDR følger 1517 Avskjed HM Kongen tar avskjed med preses Helga Byfuglien, visepreses Ole Chr. Kvarme og direktør NDR Steinar Bjerkestrand ved utgangen Avreise med kortesje til Værnes. Deretter tar HM Kongen offisiell avskjed med stort fremmøte ute ved kortesjen. Stort fremmøte går ut og tar oppstilling ved bilen for avskjed.

14 Nidaros domkirke og Erkebispegården Fotografering etter gudstj. Ankomst bilkortesje til gudstjenesten Avreise bilkortesje til Britannia (pause før lunsj)

15 Fylkesmannens pressekontakt Befare og peke ut fotospots (med alternativer) Utarbeide presseprogram Akkreditering og ID-kort til media om nødvendig Transport og losji for pressen Forhåndsinformasjon til media Kopier av ev. taler Legge til rette for medias arbeid, evt. pressesenter

16 Presseprogram med pressepunkter Presseprogram H. M. Kongensbesøk til Holtålen og Røros Oversikt tidspunkt for ankomster og avreiser Tidspunkt Sted 1005 Ankomst Røros Lufthavn 1055 Ankomst Holtålen, Ålen sentrum 1215 Avreise fra Ålen til Haltdalen, via Aasen bru 1225 Ankomst Aasen bru 1235 Avreise fra Aasen bru 1242 Ankomst Gammelgården, Haltdalen 1450 Avreise med kortesje fra Gammelgården til Røros 1540 Ankomst Røros, Bergstadens Ziir 1625 Avreise fra Bergstaden Ziir til Røros Lufthavn Tid Hva/hvor Hvem/hvor Merknader 1005 Ankomst Røros lufthavn Offisiell mottagelse: fylkesmann Jørn Krog ordfører Hans Vintervoll Ikke presse. fung. politimester Harald Moholt, Sør- Trøndelag politidistrikt lufthavnsjef Stig Moen 1050 HM Kongen ankommer Holtålen, Ålen sentrum 1053 Hilsningstale v/ ordfører HM Kongen mottas av ordfører Jan Håvard Refsethås ass. rådmann Kjersti Forbord Jensås Blomsterpike Eline Mylius (f ) Pressepunkt Spasertur med kulturinnslag undervegs fra Coop til Ålen Senter. Kongen ledsages av ordføreren Pressen følger på vandring fra ankomst til Ålen senter. (Ledsages). (Inn i Ålen senter etter Kongen) 1105 Ålen senter Div. orienteringer om kommunen og flommen. Kongen møter flomofre. Pressepunkt inne i senteret.

17 Vertskapsrollen Lager minuttprogrammer Lager taleutkast (på forespørsel) Sender ut invitasjoner og lager gjestelister Setter opp bordplaner og forslag til seteplassering Tar imot ved bilen og ledsager til rette plass (husk å gå litt foran!) Følger de kongelige rundt blant gjestene (husk presentasjonsliste!) Følger til bilen

18 Hvordan snakker jeg med Kongen? Deres Majestet, dette er Kanskje Kongen vil De kongelige er vant til å snakke med nervøse mennesker!

19 Gjennomføringen kritiske faktorer Klare ansvarsforhold på forhånd Viktig informasjon videreformidles raskt Minuttprogrammene følges i store trekk Beredskap for raske endringer i programmet Stedfortredere klare til å steppe inn ved behov

20 Støtteapparatet alltid beredt!

21 Suksessfaktorer Tilstrekkelige ressurser til planlegging og gjennomføring God kommunikasjonen mellom kommune, Fylkesmannen og Slottet Fylkesmannen som regionalt kommunikasjonsknutepunkt Kompetanse og erfaring i det lokale nettverket (FM, politiet, kommunen, arrangør) men først og fremst menneskene