Saksframlegg. Trondheim kommune

Transkript

1 Saksframlegg Kommunal tjenesteyting og behov for dekning av eksterne utgifter knyttet til Trondheim kommunes ansvar for gjennomføring av kroningsjubileet 2006 Arkivsaksnr.: 05/11700 Forslag til vedtak: Formannskapet tar statusrapport knyttet til program og dekning av kommunale utgifter i samband med Kroningsjubileet 2006 til orientering. Saksfremlegg - arkivsak 05/

2 Saksutredning: BAKGRUNN Kroningsjubileet 2006 skal markeres med en jubileums- og festgudstjeneste i Nidaros domkirke 22. juni 2006, med etterfølgende åpning av Riksregalieutstillingen og lunsj for inviterte gjester. Kultur- og kirkeministeren ønsker dessuten å invitere til en jubileums- og festkonsert i Nidaros domkirke fredag 23. juni. Som en del av forberedelsene er det oppnevnt en Koordineringskomité for Kroningsjubileet der ordføreren møter på vegne av Trondheim kommune. Komiteen har avholdt i alt 4 møter siden april Trondheim kommune sin rolle under kroningsjubileet vil være å ivareta folkefestperspektivet. Det er et klart signal fra Slottet at de ønsker Trondheim kommune skal bidra med en folkefest framfor å invitere prominente gjester til mottakelse eller middag. I brev fra departementet ( KKD) av til fylkesmannen i Sør-Trøndelag framgår det bl.a.: Med den offisielle markeringen av kroningsjubileet lagt til Trondheim, er det samtidig naturlig å forvente at det tas initiativ også til andre jubileumsarrangementer eller tilstelninger de aktuelle dagene, slik at jubileet får en bred markering utover den offisielle. Slike arrangementer må i tilfelle tilpasses og praktisk samordnes med de nevnte offisielle arrangementene, og departementet antar at fylkesmannen i Sør-Trøndelag, som statens representant i fylket, er nærmest til å påse at slik samordning finner sted. Med mulighetene for å ha Kongeparet representert i bybildet både torsdag 22. juni og fredag 23. juni, vil Trondheim kommune anbefale institusjonsbesøk fredag 23. juni om formiddagen og aktiviteter i Munkegata og på Torget begge dager. Programforslaget som presenteres i saksframlegget må sees på som foreløpig, da detaljprogrammet vil være avhengig av Kongeparets offisielle program for øvrig. Det som imidlertid er sikkert, er at det vil være et både nasjonalt og internasjonalt fokus på Trondheim disse to dagene. PROGRAM En foreløpig ramme for jubileumsfeiringen ( Trondheim kommunes ansvarsområder) Tirsdag 20. juni og onsdag 21. juni Rigg og prøver i Munkegata og på Torgscenen. Torsdag 22. juni Kongeparet vil ankomme Nidaros domkirke til Festgudstjenesten torsdag formiddag. Det planlegges at elever fra grunnskolen skal delta med et eget forestillingskonsept i regi av Den kulturelle skolesekken i Munkegata. Etter en eventuell Kroningsmiddag ( vertskap ikke avklart) planlegges det et folkefestkonsept på Torget. Det er ønskelig at Kongeparet kan delta noe under dette arrangementet uten at det forventes at Kongeparet skal pålegges noen offisielle plikter. Fredag 23. juni Det er ønskelig at Kongehusets representanter kan besøke institusjoner i Trondheim i løpet av Saksfremlegg - arkivsak 05/

3 formiddagen. Rådmannen vil i samråd med ordfører og Bystyresekretariatet komme med aktuelle forslag til besøk. Under forutsetning av at Kongeparet kan være til stede, vil det i løpet dagen bli avholdt et større arrangement på Torget der barn og unge i samspill med profesjonelle utøvere vil være hovedaktører. Dette vil være et fellesarrangement i regi av Den kulturelle skolesekken - Sør-Trøndelag fylkeskommune/trondheim kommune. I samband med Kroningskonserten i Nidaros domkirke om kvelden, kan det være behov for et mer organisert publikumsopplegg ved ankomst av de offisielle gjestene. Dersom det blir behov for å realisere et slikt opplegg, kan det være aktuelt å forespørre idrettens organisasjoner om bistand. Om kvelden vil et folkefestkonsept være aktuelt på torget. ØKONOMISKE RAMMEBETINGELSER Økt behov for kommunal tjenesteyting Erfaringene fra Prinsessebryllupet i 2002 og tidligere store nasjonale/ internasjonale begivenheter i Trondheim, medfører press på kommuneøkonomien innenfor en rekke tjenesteytende områder. Det er videre klart at Trondheim kommune ikke kan forvente at staten vil dekke noen utgifter knyttet til de deler av arrangementet som vil finne sted i byrommet. Rådmannen vil derfor vurdere den nødvendige budsjettdekning for økte kommunale kostnader knyttet til infrastrukturell tilrettelegging av Kroningsjubileet, innenfor de ordinære budsjettrammene for Det er pr. dato umulig å budsjettfeste kostnadsbeløpet, men dette vil bli lagt inn i rådmannens forslag til budsjett for De enkelte tjenesteytende områder Bydrift/byteknikk: Økt behov for renhold, sanitære fasiliteter, krav til beplantning, blomster, bannere og flagg. Infrastukturelle tiltak overfor pressekorps (bygging av pressetribuner) og andre aktører kommunen har ansvaret for. Oppvekst: Skolebarn vil delta som både publikummere og aktører. Dekning av transportkostnader vil derfor være aktuelt. Planlegging og gjennomføring av transportlogistikk knyttet til frakt av grunnskoleelever, foreslås ivaretatt av Grønn barneby. Informasjonstjenesten: Denne type arrangement har tidligere vist seg å være viktig merkevarebygging for byen. Det må derfor forventes økt behov for informasjonstjenestens kompetanse og tjenesteyting for å bistå media. I samband med Prinsessebryllupet i 2002 etablerte Trondheim kommune eget pressesenter, noe som høstet svært positiv tilbakemelding fra både det nasjonale og internasjonale pressekorps. Helse- og omsorgsektoren: Det må legges til rette for at rullestolbrukere og andre som trenger ekstra bistand, kan få anledning og rom til å overvære byfesten. Det vil videre være aktuelt å se på samarbeids- og samordningstiltak innenfor området seniorkultur i regi av Kulturpakken. Saksfremlegg - arkivsak 05/

4 Kultursektoren: Kultursektoren vil i samarbeid med oppvekstsektoren, ha hovedansvaret for å kvalitetssikre og koordinere elementer knyttet til folkefestprogrammet for medvirkning av barn og unge de to dagene. Det kan i samarbeid med Kulturenheten være aktuelt å initiere egne ungdomsarrangement. Den kulturelle skolesekken på Torget og i Munkegata Til arrangementet på dagtid torsdag 22. juni i Munkegata og fredag formiddag 23. juni på Torget, vil rådmannen i samråd med Sør-Trøndelag fylkeskommune, finne dekning for arrangements-kostnader gjennom Den kulturelle skolesekken. Dette vil være kostnader knyttet til engasjement av profesjonelle kunstnere, innøving og framføring av grunnskolens bidrag i form av elevmedvirkning. Utgiftene vil i fellesskap bli dekket av Trondheim kommune og Sør-Trøndelag fylkeskommune gjennom øremerkede budsjettposter. Eksterne kostnadsrammer Samarbeid med ekstern arrangør For å kunne planlegge og gjennomføre arrangementene på Torget og til dels også i Munkegata, vil Trondheim kommune engasjere ekstern kompetanse. Scenisk infratuktur på Torget, Munkegata og Borggården Til folkefestarrangementene i Munkegata, Borggården og Torget, vil utgiftsvolumet knyttet til scenisk og publikumsmessig infrastruktur, stormskjermproduksjon og artistkostnader, ligge på ca 1 million kroner. Rådmannen ser da bort fra artistkostnader knyttet til arrangementene i regi av Den kulturelle skolesekken. Deling av kostnader storskjermproduksjon på Torget og i Borggården Erfaringene viser at de store publikumsmasser som påregnes å overvære Kroningsjubileet, forventer overføring av Festgudstjenesten i Nidarosdomen, åpningen av Riksregalieutstillingen og Kroningskonsert i Nidarosdomen på storskjerm. Skal konsertene på Torget få en dimensjon som tilfredsstiller publikum og artistenes krav, må disse også storskjermproduseres. Det vil være naturlig å overføre aktivitetene torsdag ( Festgudstjenesten og åpningen av Riksregalieutstillingen) i Borggården. Resten av storskjermoverføringer og storskjermproduksjoner vil finne sted på torget. Rådmannen vil anbefale at Trondheim kommune tar ansvaret for leie og produksjonskostnader knyttet til storskjerm. Alle infrastrukturelle kostnader knyttet til storskjermproduksjon og publikumsfasiliteter i Borggården, foreslås dekket av andre samarbeidspartnere som Fylkesmannen, Nidarosdomens Restaureringsarbeider og Nidaros domkirke. VURDERING Med bakgrunn i saksframlegget, vil rådmannen vurdere dekning for kommunale infrastrukturelle økonomiske belastninger knyttet til Kroningsjubileet, gjennom kommunens faste budsjettposter for Utgifter knyttet til forestillinger med profesjonelle kunstnere og barn og unge som aktører, vil bli belastet budsjettposten for Den kulturelle skolesekken. Det forventes at Sør-Trøndelag fylkeskommune vil bidra innenfor samme budsjettområde. Saksfremlegg - arkivsak 05/

5 Rådmannen vil i dialog med Fylkesmannen, Nidarosdomens Restaureringsarbeider og Nidaros domkirke gå inn for en felles økonomisk plattform for dekning av utgifter knyttet til overføringen av Jubileums- og festgudstjenesten i Nidarosdomen og åpningen av Riksregalieutstillingen. Kommersiell finansiering av arrangement knyttet til Kongehusets medlemmer, har liten tradisjon i Norge. Rådmannen vil vurdere muligheter for sponsorfinansiering, men tidligere erfaringer viser at denne type inntekter primært bør sees som en mulig bonusordning for å redusere offentlige utgifter. Rådmannen foreløpige stipulerte budsjett for eksterne kostnader knyttet til folkefestelement i samband med Kroningsjubileet, beløper seg til 1 million kroner. Rådmannen vil komme tilbake til inndekning av disse utgiftene i samband med behandlingen av budsjettet for 2006 Rådmannen i Trondheim, Gerhard Dalen kommunaldirektør Tore Engstrøm rådgiver Saksfremlegg - arkivsak 05/