Fylkesmannen i Vest-Agder Utdanningsavdelingen. Tilsyn 2014 TILSYNSRAPPORT. Skolenes ordensreglement opplæringslova 2-9 Audnedal kommune

Transkript

1 Fylkesmannen i Vest-Agder Utdanningsavdelingen Tilsyn 2014 TILSYNSRAPPORT Skolenes ordensreglement opplæringslova 2-9 Audnedal kommune KONTAKTPERSON I KOMMUNEN: Kommunalsjef Even Schau FYLKESMANNENS TILSYNSGRUPPE: Seniorrådgiver Tor Øyvind Endresen Seniorrådgiver Magnus Mork, tilsynsleder

2 Innhold 1 Tema for tilsynet Skolenes ordensreglement Hovedtema og undertemaer Formålet med tilsynet Bakgrunn og begrunnelse for valg av tema og tilsynsobjekt Gjennomføring av tilsynet Rettslig grunnlag for tilsynet Om metode og omfang Tilsynets gang Ordensreglement, jf. opplæringsloven Rettslige krav Kommunens arbeid med - og retningslinjer for ordensreglement Skolenes arbeid med ordensreglementet Fylkesmannens konklusjon Ansvarsomfang internkontroll, jf. oppll andre ledd Rettslige krav Dokumentasjon og vurdering Fylkesmannens konklusjon Varsel om vedtak Kommunens klageadgang Vedlegg 1 Oversikt over tilsendt dokumentasjon Vedlegg 2 Oversikt over personer som har deltatt i tilsynet

3 1 Tema for tilsynet Skolenes ordensreglement 1.1 Hovedtema og undertemaer Hovedtema for tilsynet er Skolenes ordensreglement, jf. opplæringsloven (oppll) 2-9. Tilsynet har også sett på kommunens retningslinjer for skolenes arbeid med ordensreglementet og kommunens oppfølging av skolenes arbeid med ordensreglementet. Kommunen har et overordnet ansvar for å se til at lover og forskrifter blir fulgt og å ha et forsvarlig internkontrollsystem som sikrer dette, jf. oppll Formålet med tilsynet Tilsynsoppgavene til Fylkesmannen skal bidra til at Stortingets beslutninger slik de er nedfelt i lov gjennomføres av kommunen som ansvarlig. I opplæringssektoren er hovedformålet med tilsynet å sikre rettigheter til opplæring i samsvar med opplæringslovas krav og i dette tilsynet har det vært særlig fokus på Om skolene har ordensreglement Hvordan forskriften om ordensreglement er utarbeidet, behandlet og vedtatt Innholdet i ordensreglementet Hvordan ordensreglementet gjøres kjent Hvordan ordensreglementet følges opp og er tatt i bruk når det fattes enkeltvedtak Fylkesmannens tilsyn på opplæringsområdet er lovlighetskontroll. 1.3 Bakgrunn og begrunnelse for valg av tema og tilsynsobjekt Fylkesmannen har som oppdrag fra Utdanningsdirektoratet å gjennomføre et dokumentilsyn på utdanningsområdet. Fylkesmannen har valgt ut Ordensreglementet som tema for tilsynet. Dette er gjort med hensyn til omfang og som en oppfølging av det tidligere 9A-tilsynet. Audnedal kommune er i denne sammenheng valgt ut på bakgrunn av behovet for å spre tilsynsaktiviteten noenlunde jevnt mellom kommunene i fylket.

4 2 Gjennomføring av tilsynet 2.1 Rettslig grunnlag for tilsynet Etter opplæringslova 14-1 første ledd, jf. kommuneloven kap 10A, har Fylkesmannen hjemmel til å føre tilsyn. Tilsynsmyndigheten skal ha tilgang til virksomheter og dokumentasjon, jf. kommuneloven 60 c. 2.2 Ommetode og omfang Tilsynsvirksomheten innebærer utøvelse av offentlig myndighet og er lovregulert. Kravene til myndighetsutøvelsen følger dels av ulovfestede regler og prinsipper knyttet til forsvarlig saksbehandling i forvaltningen. I tillegg kommer lovfestede regler i ulike lover der forvaltningsloven er mest sentral. Kravene skal ivareta rettssikkerheten til tilsynsobjektene. Fylkesmannen er bundet av instrukser for tilsyn som er beskrevet i metodehåndbok utarbeidet av Utdanningsdirektoratet. Tilsynet har vært utført ved å innhente skriftlig dokumentasjon og vurderinger fra kommunen sentralt og fra de to skolene i kommunen. Fylkesmannen har bedt om særlig dokumentasjon for arbeidet fra kommuneadministrasjonen. Skolene har sendt sin dokumentasjon til kommuneadministrasjonen, som så har kvalitetssikret dokumentasjon og foretatt en kommunal oppsummering og vurdering. Dette er så oversendt Fylkesmannen til endelig vurdering. Fylkesmannen har ikke i dette tilsynet undersøkt og vurdert særlig hvordan ordensreglementet brukes til vurdering av orden og oppførsel, jf. forskrift til opplæringslova kap Tilsynets gang Varsel om tilsyn med pålegg om å sende redegjørelse og dokumentasjon fra kommunen innen Varsel om vedtak og foreløpig rapport svarfrist 3 uker Foreløpig tilsynsrapport varsel om vedtak Endelig tilsynsrapport Det presiseres at tilsynsrapporten ikke gir en fullstendig vurdering av kommunen som skoleeier og skolenes arbeid med ordensreglementet. Rapporten omhandler kun resultater fra tilsynet som nå er gjennomført og beskriver situasjonen på tilsynstidspunktet. Det tas også forbehold om at Fylkesmannen ikke har fanget opp alle forhold knyttet til temaet for tilsynet.

5 3 Ordensreglement, jf. opplæringsloven Rettslige krav Ordensreglementet Krav til ordensreglement er regulert i oppll 2-9: 2-9. Ordensreglement og liknande Kommunen skal gi forskrifter om ordensreglement for den enkelte grunnskolen. Reglementet skal gi reglar om rettane og pliktene til elevane så langt dei ikkje er fastsette i lov eller på annan måte. Reglementet skal innehalde reglar om åtferd, reglar omkva tiltak som skal kunne brukast mot elevar som bryt reglementet og reglar om framgangsmåten når slike saker skal behandlast. Ordensreglementet skal gjerast kjent for elevane og foreldra. Kravet i 38 første leddet bokstav c i forvaltningslova om kunngjering i NorskLovtidend gjeld ikkje. Fysisk refsing eller anna krenkjande behandling må ikkje nyttast. Før det blir teke avgjerd om refsing, blant anna om bortvising,skal eleven ha høve til å forklare seg munnleg for den som skal ta avgjerda. Ordensreglementet skal gi regler om rettighetene og pliktene til elevene så langt de ikke er fastsatt i lov eller på annen måte. Reglementet skal inneholde regler om oppførsel, regler om hvilke tiltak som skal brukes mot elever som bryter reglementet (sanksjoner, refsing), og regler om fremgangsmåten når slike saker skal behandles (saksbehandlingsregler m.v.). Opplæringslova 2-9 er ikke detaljert på hvilken atferd som skal reguleres, men det skal klargjøres hva som er ønsket atferd og hva som er uønsket atferd. Forskrift til oppll 3-5 omhandler grunnlaget for vurdering i orden og oppførsel og dette skal fremgå av ordensreglementet. I 3-5 er det angitt hvilken atferd som er grunnlag for vurdering i orden og hvilken atferd som er grunnlag for vurdering i oppførsel. (Se også under om vurdering.) Hvilken atferd som er uønsket bør relateres bl.a. til oppll 9a-3 som omhandler krenkende ord og handlinger.(se under.) Skolen kan ikke benytte andre refsingstiltak enn de som er tatt med i ordensreglementet. Det går ikke frem av loven hvilke sanksjoner som kan fastsettes bortsett fra bortvisning, jf. også Forarbeidene (NOU 1995:18 s 228) nevner tiltak som «muntlig eller skriftlig påtale fra lærer eller rektor, gjensitting og parade». I 2-9 settes en avgrensning i forhold til sanksjoner som innebærer fysisk refsing eller annen krenkende behandling. Her gir loven et grunnlag for etiske og skjønnsmessige vurderinger av straffemetoder, som for eksempel at uthenging og latterliggjøring av elever vil være ulovlig. Se også Utdanningsdirektoratets hjemmeside med svar på spørsmål om utestenging fra skoleturer, gjensitting, hode- og ansiktsplagg og mobilbruk. En avgrensning av hva som ikke behøver stå i ordensreglementet, vil være tiltak som er begrunnet i undervisnings- og ordensforhold. Eksempler på dette kan være at elever må bytte plass i klasserommet eller at elever må legge «leketøy» i sekken.

6 Før det blir tatt avgjørelse om refsing, blant annet om bortvisning, skal eleven ha anledning til å forklare seg muntlig for den som skal ta avgjørelsen, jf. oppl. 2 9 siste ledd. Denne uttaleretten gjelder i forhold til alle typer refsingstiltak, og eleven har rett til å uttale seg direkte til den som skal fatte beslutningen om refsing. (Se under.) Kommunen har plikt til å sørge for at det blir fastsatt et ordensreglement for hver skole. Det er ikke nødvendig at kommunen selv vedtar ordensreglementet. Myndighet til å fastsette ordensreglement kan delegeres på vanlig måte, f.eks. til administrasjonen eller rektor. Samarbeidsutvalget kan ikke fastsette forskriften, men skal høres på linje med andre organ og organisasjoner (se under). Kommunen kan altså velge å vedta en sentral forskrift om ordensreglement som er felles for alle skolene. En annen mulighet er at kommunen eller fylkeskommunen i den sentrale forskriften om ordensreglement fastsetter noen fellesregler for alle skolene, og at den enkelte skole deretter gir utfyllende forskrifter om de øvrige delene av ordensreglementet. De som er berørt av ordensreglementet skal gis anledning til å uttale seg før reglementet vedtas, endres eller oppheves. Dette følger av forvaltningsloven 37. Dette kan i praksis gjøres ved at forslag til ordensreglement sendes til f.eks. samarbeidsutvalg, skolemiljøutvalg, elevrådet, foreldrerådet og de tilsattes organisasjoner ved skolen. (Se også under.) Ordensreglementets gjelder: i skoletiden, på skolens område rett før og etter skoletid, på skoleveien og skolebussen, på turer og arrangementer i skolens regi og aktiviteter på nettbaserte læringsplattformer som skolen bruker. Ordensreglementet jf oppll 2-9 gjelder ikke i fritiden og i SFO. Andre relaterte lovkrav Opplæringslova Oppll 1-1 angir hva som er formålet med opplæringen et systemperspektiv og et individperspektiv. Ordensreglementet må forstås i lys av 1-1. I hht. oppl. Kap 9a har alle elever rett til et godt fysisk og psykososialt miljø som fremmer helse, trivsel og læring, jf. 9a-1. Ordensreglementet bør inneholde regler som tar sikte på å fremme samarbeid, engasjement, trivsel, respekt og medansvar for alle i skolesamfunnet. Det vil si regler om hvilke samværsformer man ønsker å ha på skolen. Oppll 9a-3 angir også reaksjonsformer ved «krenkjande ord eller handlingar, som mobbing, diskriminering, vald eller rasisme». Ordensreglementet må derfor også være tydelig på at dette er uønsket oppførsel fra elevene. Bortvisning fra undervisningen for enkelttimer og dager er regulert i oppl Tiltaket kan bare benyttes når det er fastsatt i ordensreglementet. Loven krever også at regelbruddet er alvorlig, eller at eleven har brutt reglementet flere ganger. Det er også et vilkår for bortvisning at skolen har vurdert å bruke andre tiltak eller reaksjoner overfor eleven. Elever på årstrinn kan vises bort for enkelttimer eller resten av dagen. Elever på årstrinn kan bortvises inntil tre dager (opplæringsloven 2 10). Det er kun rektor som kan ta avgjørelsen om bortvisning, og myndigheten kan ikke delegeres. Lærere kan imidlertid få myndighet til å vise bort elever fra egen undervisning for en opplæringsøkt, avgrenset til to klokketimer. Grunnlaget for vurdering i orden og oppførsel er knyttet til i hvilken grad elevene opptrer i tråd med ordensreglementet til skolen, jf. forskrift til oppl kap 3 se særlig 3-1 (4), 3-2 (4,5) og 3-5. Det er derfor viktig at skolen har et klart ordensreglement som er kjent for elevene, slik at de kan innrette seg etter reglementet. Fylkesmannen har imidlertid ikke vurdert om kravene knyttet til vurdering i orden og oppførsel er ivaretatt i tilsynet i Audnedal.

7 Forvaltningslova krav til forskrifter, kap VII og krav til enkeltvedtak, kap III-VI En forskrift er et vedtak som gjelder rettigheter eller plikter til et ubestemt antall eller en ubestemt krets av personer, jfr. forvaltningsloven (fvl) 2 første ledd bokstav c Ved utarbeidelse av en forskrift skal de interessegrupper som forskriften skal gjelde eller gjelde for gis anledning til å uttale seg før forskriften blir utferdiget, endret eller opphevet, jf. fvl. 37 andre ledd. Uttalelsene skal som hovedregel gis skriftlig, jf. fvl. 37 siste ledd. Forskriften skal inneholde en uttrykkelig henvisning til den eller de bestemmelser som gir forvaltningsorganet hjemmel til å utferdige forskriften, og nevne det forvaltningsorgan som har gitt forskriften, jf. fvl. 38 første ledd, bokstav a og b. I hht. fvl. 38 første ledd bokstav c skal en forskrift kunngjøres i Norsk Lovtidende. Dette gjelder ikke en forskrift om ordensreglement, opplæringsloven krever i stedet at ordensreglementet gjøres kjent for eleven og foreldrene, jf. oppl. 2-9 andre ledd. Dette kan skje f.eks. ved utdeling og gjennomgang for alle elevene og brev hjem til foreldrene. Forskriften (ordensreglementet) kan ikke brukes overfor den enkelte før den er gjort kjent for den som forskriften skal brukes overfor (eleven) jf. fvl. 39. Et enkeltvedtak er et vedtak som gjelder rettigheter eller plikter til en eller flere bestemte personer, jf. fvl. 2 første ledd bokstav b. Det følger av fvl. 24 at enkeltvedtak skal begrunnes, og etter fvl. 25 første og andre ledd skal det i begrunnelsen nevnes de regler og faktiske forhold vedtaket bygger på. Videre følger det av fvl. 25 tredje ledd at de hovedhensyn som har vært avgjørende ved utøving av forvaltningsmessig skjønn bør nevnes. Partene skal underrettes om vedtaket så snart som mulig, jf. fvl. 27 første ledd. Det skal i underretningen gis opplysninger om klageadgang, klagefrist, klageinstans og den nærmere fremgangsmåte ved klage, samt retten til å se sakens dokumenter, jf. fvl. 27 tredje ledd. Et enkeltvedtak kan påklages av en part eller annen med rettslig klageinteresse i saken til det forvaltningsorgan (klageinstansen) som er nærmest overordnet det forvaltningsorgan som har truffet vedtaket (underinstansen), jf. fvl. 28 første ledd. Klagefristen er 3 uker fra det tidspunkt underretningen om vedtak er kommet fram til vedkommende part, jf. fvl. 29 første ledd. Fylkesmannen er klageinstans for enkeltvedtak etter opplæringslova. 3.2 Kommunens arbeid med - og retningslinjer for ordensreglement Dokumentasjon og vurdering Kommunen har utarbeidet felles forskrift for skolene. Det gis her felles retningslinjer for alle skolene i punkter 1-6. Fylkesmannen oppfatter at kommunen har fastsatt sentrale retningslinjer som er i tråd med lovkravene. Det gjenstår at forskriften vedtas av Audnedal kommunestyre. Konklusjon: Ikke pålegg.

8 3.3 Skolenes arbeid med ordensreglementet Generelt om dokumentasjon og vurdering av skolene Kommunen har oversendt dokumentasjon fra skolene. Fylkesmannen har vurdert følgende punkter i dokumentasjonen fra skolene: A. Er ordensreglementet behandlet etter reglene om forskrifter, jf. forvaltningsloven kap VII? o Er det henvist til forskrift fastsatt av kommunestyret? o Har elever, foreldre og ansatte fått anledning til å uttale seg før ordensreglementet ble fastsatt? Er forslag til ordensreglement lagt frem for elevråd, foreldrerådet (FAU), samarbeidsutvalget (SU), skolemiljøutvalget (SMU) og ansattes organisasjoner - og har de fått uttale seg? o Er ordensreglementet gjort kjent for elever og foreldre på en slik måte at alle har hatt mulighet til å få kunnskap om reglementet? Minstekrav: at ordensreglementet sendes hjem ved starten av hvert skoleår og at ordensreglementet er gjennomgått med elevene. B. Ivaretar skolens ordensreglement kravet til innhold, jf. 2-9 o Regler om rettigheter og plikter som ikke er fastsatt i lov eller på annen måte? o Regler om atferd orden og oppførsel? Kommer det klart frem hvilken atferd som er ønsket og hva som kan defineres som uønsket og krenkende adferd? NB Fylkesmannen har i dette tilsynet ikke vurdert om ordensreglementet er egnet som grunnlag for vurdering i orden og oppførsel. o Regler om hvilke tiltak som skal iverksettes ved brudd på ordensreglementet? Er det opplyst at ett av tiltakene kan være bortvisning? o Regler om fremgangsmåte ved brudd på reglene? Bl.a. at eleven skal få uttale seg muntlig til den som tar avgjørelsen. C. Følges reglene i ordensreglementet og ivaretas forvaltningslovens krav til enkeltvedtak, når skolen fatter enkeltvedtak med bakgrunn i ordensreglementet Oppsummering for alle skolene: A. Ordensreglementet som forskrift og krav til behandling Det felles utarbeidede ordensreglementet tilfredsstiller kravet til forskrift og kravet til behandling. B. Innhold i ordensreglementet Ordensreglementet har et innhold som omhandler atferd. Redegjørelse av fremgangsmåte ved brudd på reglene fremkommer i ordensreglementet. C. Behandling av enkeltvedtak Det er ikke fattet enkeltvedtak ved refsingstiltak etter ordensreglementet ved noen av skolene. Kommunen har utarbeidet felles prosedyre og mal for enkeltvedtak. Tilsynet har ikke mottatt dokumentasjon på dette. Tilsynet presiserer at enkeltvedtak knyttet til brudd på ordensreglementet må tilfredsstille forvaltningslovens krav og være i tråd med eget ordensreglement.

9 Dokumentasjon og vurdering for hver skole Bokstavene A, B og C refererer til hovedområdene over. Byremo barneskole A: Skolen har sist revidert ordensreglementet (OR) i august 2013 etter årlig behandling i SU og SMU. OR ligger på skolens hjemmeside og gjennomgås med elevene i klassene og sendes hjem ved oppstart av nytt skoleår. I OR vises det ikke til sentral kommunal forskrift og det vises ikke til lovhjemmel (opplæringslova 2-9) foruten å ta den med som en parentes i forhold til krav til innhold. OR blir ikke beskrevet som en forskrift med de krav som følger av det. Hvem som skal behandle OR, hvordan og når, sies det ikke noe om. OR ligger lett tilgjengelig på skolens hjemmeside. B: OR har regler for ønsket og uønsket adferd og tiltak ved brudd. C: Det er ikke fattet enkeltvedtak ved refsingstiltak etter ordensreglementet ved skolen. KONKLUSJON: Det nye felles ordensreglementet for skolene ivaretar lovkravene til innhold. Skolens videre behandling redegjøres for i felles ordensreglement og årshjul. Gjenstand for vedtak av felles kommunal forskrift i Audnedal kommunstyre. Ikke pålegg. Byremo ungdomsskole A: Det står ikke noe om når og hvem som sist reviderte ordensreglementet (OR). I redegjørelsen fra rektor kommer det frem at OR blir evaluert årlig av SU/SMU. OR ligger på skolens hjemmeside og gjennomgås med elevene i klassene og sendes hjem ved oppstart av nytt skoleår. Tilsynet bemerker at tilgangen på nett forsvinner dersom dersom man har «zoom» på over 100 prosent, da kommer ikke ordensreglementet opp som alternativ. I OR vises det ikke til sentral kommunal forskrift og det vises ikke til lovhjemmel (opplæringslova 2-9) foruten å ta den med som en parentes i forhold til krav til innhold. OR blir ikke beskrevet som en forskrift med de krav som følger av det. Hvem som skal behandle OR, hvordan og når, sies det ikke noe om. B: OR har regler for ønsket og uønsket adferd og tiltak ved brudd. C: Det er ikke fattet enkeltvedtak ved refsingstiltak etter ordensreglementet ved skolen. KONKLUSJON: Det nye felles ordensreglementet for skolene ivaretar lovkravene til innhold. Skolens videre behandling redegjøres for i felles ordensreglement og årshjul. Gjenstand for vedtak av felles kommunal forskrift i Audnedal kommunstyre. Ikke pålegg. Konsmo A: Det står ikke noe om når og hvem som sist reviderte ordensreglementet (OR). I redegjørelsen fra rektor kommer det frem at OR blir evaluert årlig av SU/SMU. OR ligger på skolens hjemmeside og gjennomgås med elevene i klassene og sendes hjem ved oppstart av nytt skoleår. I OR vises det ikke til sentral kommunal forskrift og det vises ikke til lovhjemmel (opplæringslova 2-9) foruten å ta den med som en parentes i forhold til krav til innhold.

10 OR blir ikke beskrevet som en forskrift med de krav som følger av det. Hvem som skal behandle OR, hvordan og når, sies det ikke noe om. B: OR har regler for ønsket og uønsket adferd og tiltak ved brudd. C: Det er ikke fattet enkeltvedtak ved refsingstiltak etter ordensreglementet ved skolen. KONKLUSJON: Det nye felles ordensreglementet for skolene ivaretar lovkravene til innhold. Skolens videre behandling redegjøres for i felles ordensreglement og årshjul. Gjenstand for vedtak av felles kommunal forskrift i Audnedal kommunstyre. Ikke pålegg. 3.4 Fylkesmannens konklusjon Audnedal kommune har dokumentert at skolenes ordensreglement oppfyller lovkravene, jmf. konklusjonene over. 4 Ansvarsomfang internkontroll, jf. oppll andre ledd 4.1 Rettslige krav Krav til forsvarlig internkontrollsystem er regulert i oppll andre ledd Ansvarsomfang Andre ledd: Kommunen/fylkeskommunen og skoleeigaren forprivat skole etter 2-12 skal ha eit forsvarleg system for vurdering av om krava i opplæringslova og forskriftene til lova blir oppfylte. Kommunen/fylkeskommunen og skoleeigaren forprivat skole etter 2-12 skal ha eit forsvarleg system for å følgje opp resultata frå desse vurderingane og nasjonalekvalitetsvurderingar somdepartementet gjennomfører med heimel i 14-1 fjerde ledd. Kravet til internkontroll må sees i sammenheng med kravet til kommunen om å sikre at lover og forskrifter blir fulgt, jf. oppll første ledd. Det er ikke stilt formelle krav til hvordan dette systemet skal være utformet, men det skal være egnet til å forebygge lovbrudd, avdekke lovbrudd og til å rette opp lovbrudd. Internkontrollsystemet må være skriftlig og kjent i organisasjonen. Dessuten må systemet omhandle alle lovkrav. For å kunne si at kommunen har et forsvarlig internkontrollsystem, må det dokumenteres at kommunen arbeider aktivt og kontinuerlig for å sikre rettigheter etter opplæringslova med forskrifter. Kommunen må også sikre seg informasjon om tilstanden i sektoren. Utdanningsdirektoratet har sammen med KS utarbeidet en veileder for dette arbeidet. 1 Her står det bl.a.: Følgende elementer bør inngå i et forsvarlig system for vurdering av om kravene i regelverket blir oppfylt: Oversikt over lover, forskrifter og relevante styringsdokumenter i forhold til regelverkets gjennomføring. Beskrivelse av hovedoppgaver, organisering og myndighetsfordeling knyttet til opplæringsvirksomheten (eks: delegasjonsreglement). Ansvarslinjene og myndighetsfordelingen mellom de ulike ansvarsnivåene må være klargjort. Rutiner for å sikre kompetanse til å vurdere regelverket og til å ivareta oppgaver de er gitt i systemet som ledd i skoleeiers oppfyllelse av regelverket. Rutiner for å sikre informasjonsflyt for rapporteringer og tilbakemeldinger.

11 1 Veileder om kravet til skoleeiers forsvarlige system i henhold til opplæringsloven (2007) Beskrivelse av rutiner eller andre tiltak som er egnet for å bekrefte god tilstand og/eller avdekke og forebygge manglende overholdelse av gjeldende lover og forskrifter. Beskrivelser av rutiner for å rette opp og forbedre forhold som er oppdaget, samt rutiner for oppfølging av ulike kvalitetsvurderinger. Beskrivelse av rutiner for oppfølging av kritiske områder i opplæringsvirksomheten. Beskrivelse av lederansvar for gjennomgang, oppdatering og bruk av systemer for å sikre at det fungerer som forutsatt og bidrar til kontinuerlig forbedring. Systemet skal kunne dokumenteres skriftlig. Systemet er ment å være et styrings- og arbeidsredskap innad i kommunen, men systemet vil også være et redskap ved dokumentasjon overfor tilsynsmyndighetene om at kommunen ivaretar lovligheten innad i egen virksomhet. I Utdanningsdirektoratets rapport fra tilsynet står det: Et fungerende system for internkontroll er et nødvendig verktøy for oppfyllelse av skoleeiers plikter og elevenes rettigheter over tid. Fraværet av forsvarlig system for internkontroll innebærer en markert risiko for at elevenes opplæring ikke organiseres i tråd med kvalitetskravene fastsatt i loven. I forhold til kravene i oppll 2-9, må kommunen sørge for at skoleledelsen har kunnskap om kravene til et ordensreglement - og ev. sentralt gitt forskrift å innhente informasjon om oppfølgingen på skolene - ved at skolene sender inn og rapporterer om sin praksis knyttet til arbeidet med ordensreglementet å vurdere den innsendte dokumentasjonen at feil ved ordensreglementet blir rettet opp Det er slått fast at ansvaret for at dette systemet finnes og fungerer ikke kan delegeres, men oppgaver knyttet til systemet vil kunne legges til ulike nivåer i kommunen. 4.2 Dokumentasjon og vurdering Fylkesmannen etterspurte i tilsynet kommunens vurderinger og kontrollsystemer for å ivareta opplæringslovas krav til ordensreglement i 2-9. I tillegg til kommunens vurderinger og informasjon, er det særlig disse dokumenter som er relevante: 1. Kommunens delegasjonsskriv 2. Kommunens internkontrollsystem, jf. oppll Kommunen sier i sin redegjørelse at internkontrollrutinene iht årshjul, i august, skal sikre at reglene gjennomgås og drøftes på hver skole. Systemet er slik at alle skoler i august sender ordensreglementet hjem til alle foresatte. Foresatte og elever kvitterer for at reglene er lest. Dette legges i elevmappene. I september, i første møte, gjennomgås reglene i FAU, SU og SMU. Referater sendes til kommunen for sjekk. Alle enheter har møteplan som viser når møtene skal gjennomføres. Fylkesmannen oppfatter at det beskrevne systemet er forsvarlig. Tilsynet finner det dokumentert at kommunen har en praksis som ivaretar kravene til internkontroll på området opplæringsloven 2-9.

12 2 Utdanningsdirektoratet Rapport fra felles nasjonalt tilsyn 2009

13 4.3 Fylkesmannens konklusjon Audnedal kommune har dokumentert at de har et forsvarlig system etter oppll andre ledd, for å ivareta kravene i oppll Pålegg om endring Fylkesmannen har ikke funnet grunnlag for å gi pålegg om endring. Tilsynet vil bli lukket når kommunen bekrefter at prosess med ny felles forskrift om ordensreglement er avsluttet. 6 Kommunens klageadgang Tilsynsrapporten er et enkeltvedtak etter forvaltningsloven 2 bokstav b, og kan påklages til Utdanningsdirektoratet. Eventuell klage skal sendes til Fylkesmannen innen tre uker fra det tidspunktet underretning om vedtaket er kommet fram til kommunen som skoleeier, jf. forvaltningsloven 28 og 29. Om utforming av klage, se forvaltningsloven 32. Aase Kiledal Fungerende utdanningsdirektør Tor Øyvind Endresen Seniorrådgiver Magnus Mork, tilsynsleder Seniorrådgiver

14 Vedlegg 1 Oversikt over tilsendt dokumentasjon: 1) Innsendelse av dokumentasjon, , med kommunens oppsummering. 2) Delegasjonsreglementet videredelegasjon av rådmannens myndighet til å treffe vedtak etter særlov ) Konkretisering av delegasjon til skolene/enhetsledere 4) Årshjul Audnedal kommune 5) Ordensreglementene fra skolene 6) Redegjørelser fra enhetsledere/rektorer Oversikt over tilsendt dokumentasjon etter foreløpig rapport: 1) Revidert forskrift om ordensreglement 2) Revidert delegasjonsreglement 3) Revidert årshjul

15 Vedlegg 2 Oversikt over deltakere i tilsynet: Navn Rolle Arbeidssted Even Schau Kommunalsjef Kommuneadm. Jan Fredrik Kirkedam Rektor Byremo barneskole Trond Refsnes Rektor Byremo ungdomsskole Liv Ellenes Øydna Rektor Konsmo skole Fra Fylkesmannen har Tor Øyvind Endresen og Magnus Mork (tilsynsleder) deltatt i tilsynet.