Retningslinjer for samhandling og rolleavklaring Lier Eiendomsselskap KF og Lier kommune

Transkript

1 Retningslinjer for samhandling og rolleavklaring Lier Eiendomsselskap KF og Lier kommune

2 1 Innhold 1. Om arbeidet med retningslinjer for samhandling og rolleavklaring...2 Prosjektmandat:...2 Om prosjektet:...2 Målsettinger...3 Organisering Kommunalt foretak kommuneloven, roller, ansvar og myndighet...3 Rolleavklaringer Lier kommune og Lier Eiendomsselskap...4 Kommunestyret...4 Rådmannen og administrasjonen...5 Styret i Lier eiendomsselskap KF...6 Daglig leder i Lier eiendomsselskap KF...7 Formannskapet...8 Andre relevante hovedutvalg...8 Andre relevante styringsdokumenter Politiske beslutningsprosesser...9 Budsjettprosessen/handlingsprogram og budsjettrapportering...9 Budsjettprosessen og handlingsprogram...9 Budsjettrapportering...10 Årsregnskap og årsberetning...10 Internhusleie...10 Beslutninger om kjøp og salg av eiendommer...11 Planer og saker der LEKF er høringsinstans...11 Plan, styring og strategiske dokumenter...12 Daglig leders rolle i politiske møter...12 Oppsummering politiske beslutningsprosesser - ansvarsmatrise/illustrasjon Omdømme og profilering Administrative støttefunksjoner/fellestjenester...13 Regnskap og lønn...13 Innkjøp...13 Arkiv og dokumenthåndtering...13 HR Oppsummering Oppfølging Referanser...15

3 2 1. Om arbeidet med retningslinjer for samhandling og rolleavklaring Prosjektmandat: Lier Eiendomsselskap kommunale foretak: Lier Eiendomsselskap KF (LEKF) er Lier kommunes kompetansesenter innen eiendomsområdet og skal ivareta kommunens eier og leierinteresser i den samlede eiendomsmassen. Foretakets ansvarsområder er: 1. Sørge for effektiv ivaretagelse av forvaltning, drift og vedlikehold av kommunens formålsbygg, inkl. kommunens boliger, og sørge for at disse utvikles og tilpasses kommunens behov for hensiktsmessige lokaler til en effektiv tjenesteproduksjon. 2. Administrere forvaltningen av kommunal eiendom som er avsatt til kommunal skog, park, grøntanlegg, friareal, offentlig lekeplass, vei, fortau og torg. 3. Forberede kjøp, innleie, utleie og salg av eiendommer på basis av bestilling fra rådmannen eller eksterne henvendelser 4. Utarbeide, legge fram for rådmannen og følge opp kommunens vedtatte virkemidler, planer og strategier for drift, vedlikehold og investering/utvikling av eiendomsmassen. 5. Ivareta byggherrefunksjonen ved kommunens byggeprosjekter i henhold til kommunens styringsdokumenter for byggeprosjekter. Foretaket er ikke et eget rettssubjekt, og har ikke noe eget økonomisk formål utover å bidra til at Lier kommune forvalter sine ressurser på en effektiv måte. Selskapet ble vedtatt opprettet i 2015, og var i drift fra Om prosjektet: Det er i dag et behov for å tydeliggjøre retningslinjer for samhandling og de ulike rollene som finnes i grensesnittet mellom Lier kommune og LEKF. Det er samtidig et behov for å definere hva som ligger inn under de ulike rollene. Prosjektet skal tydeliggjøre og beskrive følgende roller: o Kommunestyret (eierorganet) o Rådmannen og administrasjonen o Styret i LEKF o Daglig leder i LEKF o Formannskapet (delegert økonomiske beslutninger) o Andre relevante hovedutvalg Det skal utarbeides en ansvarsmatrise for å illustrere de sentrale rollene og dertil tilhørende arbeidsprosesser og oppgaver Det skal utarbeides en beskrivelse av følgende politiske hovedbeslutningsprosesser: o Budsjettprosessen/HP og tertial/årsrapportering o Årshjul for rapportering o Beslutninger om kjøp og salg av eiendommer o Saker der LEKF er høringsinstans

4 3 o Politisk behandling av overordnete planer/strategiske dokumenter for eiendomsselskapet Omdømme og profilering for LEKF skal beskrives Administrative støttefunksjoner/fellestjenester skal beskrives Målsettinger Hovedmål: Prosjektets hovedmål er å sørge for tydelige retningslinjer for samhandling og rolleavklaringer i grensesnittet mellom LEKF og kommunens politiske og administrative nivå. God gjensidig rolleforståelse med klare ansvarsforhold vil forenkle samhandlingen mellom LEKF og Lier kommune. Resultatmål: Prosjektet skal resultere i en smidig samhandling samt større bevissthet rundt de ulike rollene; hvem som skal inneha hvilke roller og hva som ligger i disse. Organisering Arbeidet med retningslinjene for samhandling og rolleavklaring har vært utført av en arbeidsgruppe bestående av Julie Landmark/Kine Strand Bye (Lier kommune), Einar Jørstad (Lier kommune) samt Pål Thomassen (LEKF). Arbeidsgruppen har hatt jevnlige møter. 2. Kommunalt foretak kommuneloven, roller, ansvar og myndighet Gjennom kommunelovens bestemmelser, er det mulig for kommuner å tilpasse organiseringen av kommunal virksomhet etter virksomhetens karakter og formål. Lov av 29. januar 1999 nr. 5 om endringer i kommuneloven m.m. åpent opp for at kommunesektoren kan organisere deler av virksomheten innenfor rammen av kommunalt foretak. Det er kapittel 11 i kommuneloven som inneholder bestemmelser om kommunalt og fylkeskommunalt foretak. Det er ingen vesentlige endringer i forslag til ny kommunelov fra 2016 som vil påvirke kommunale foretak. Kommunale foretak er en del av kommunen som rettssubjekt. Dette betyr at kommunestyret i Lier er direkte overordnet Lier Eiendomsselskap KF (LEKF) og selskapets virksomhet. Styret er bundet av kommunens budsjettvedtak og de kommunale budsjettene setter således rammene for foretakets virksomhet. Eierkommunen er også fullt ut ansvarlig for foretakets forpliktelser, og KF et kan følgelig ikke slås konkurs. Dersom foretaket avvikles eller overføres til annen organisasjonsenhet i kommunen, vil kommunen fortsette å hefte for forpliktelser som foretaket har pådratt seg. Etablering av kommunalt foretak benyttes særlig for virksomhet som ikke bør eller kan organiseres som aksjeselskap, men hvor det heller ikke er hensiktsmessig å organisere virksomheten innenfor den kommunale forvaltningen. Organisasjonsmodellen benyttes således ofte i tilknytning til de mer forretningspregede virksomhetene innenfor en kommune. Lovverket søker å legge til rette for en organisering som ivaretar kommunal styring og kontroll, samtidig som foretakets ledelse gis handlingsrom som skal sørge for god forretningsmessig drift. I en slik sammenheng er særlig 67 og 72 i kommunelovens

5 4 kapittel 11 sentrale. Disse vil vi komme nærmere tilbake til under nedenstående avsnitt om rolleavklaringer. Rolleavklaringer Lier kommune og Lier Eiendomsselskap I forarbeidene til lov om endringer i kommuneloven 1 anses en klar rolle og ansvarsfordeling mellom kommunestyret, rådmannen, styret og daglig leder som helt sentralt for å kunne etablere et velfungerende KF. Klare rollebeskrivelser og retningslinjer vil bidra til trygge handlingsrom og sørge for sikkerhet knyttet til hvilket organ i den kommunale organisasjonen som har ansvar og myndighet i enkeltsaker. 2 Kommunestyret Kommunestyret er foretakets eierorgan, og det er opp til kommunestyret å vedta rammene for foretakets virksomhet gjennom delegering av ansvar og myndighet. Den daglige driften skal ivaretas innenfor de overordnede politiske rammene fastlagt av kommunestyret. Kommunestyret er foretakets øverste organ og beslutter følgende: - Valg av foretaksstyre - Fastsettelse av vedtekter for foretaket og foretar eventuelle endringer i disse - Fastsettelse av økonomiplan, årsbudsjett, regnskap, overordnede målsetninger og retningslinjer - Opptak av lån - Deltagelse i andre organer som medfører avståelse av myndighet Kommunestyrets styringsverktøy er: - Foretakets vedtekter - Overordnede politiske mål og strategier for eiendomsforvaltningen, herunder vedlikeholdsstrategier og vedlikeholdsprogram - Kommunestyrets overordnede bestillinger til foretaket (dette kan være byggeprosjekter, utvikling av formålsbyggene, budsjettrammer osv.) - Kommunens eierstrategi - Forvaltningsrevisjoner og selskapskontroll Kommunestyret oppretter (og nedlegger) kommunale foretak. Kommunestyret fastsetter også i vedtektene foretakets formål. Formålet angir den ytre rammen for den kompetansen kommunestyret har lagt til foretaket og er derfor bestemmende for den virksomhet foretaket skal drive. Kommunen skal ha en eierstrategi for foretaket. Strategien utformes av eier, men i dialog med foretakets styrende organer. Eierstrategien skal uttrykke eiers hensikt med foretaket, uttrykt gjennom tydelige strategier og overordnede målsetninger som eier har for selskapet. Selskapets styre og administrasjon skal på sin side utarbeide en selskapsstrategi innenfor eierstrategien som ytre ramme. 1 Ot.prp. nr. 53 ( ) Om lov om interkommunale selskaper og lov om endringer i kommuneloven m.m kommunale%20foretak%20-%20KF%20(2010).pdf

6 Rådmannen og administrasjonen I 72 i kommunelovens reguleres forholdet mellom foretaket og kommunens administrasjon. Her står det blant annet at «Administrasjonssjefen har innenfor styrets myndighetsområdet ikke instruksjons- eller omgjøringsmyndighet overfor foretakets leder. Administrasjonssjefen kan likevel instruere foretakets ledelse om at iverksetting av en sak skal utsettes til kommunestyret eller fylkesting har behandlet saken». Likeledes slår den fast at «Før styret treffer vedtak i sak som skal behandles av kommunestyret eller fylkestinget, skal administrasjonssjefen være gitt anledning til å uttale seg om saken. Administrasjonssjefens uttalelse skal legges frem for styret ved dets behandling av saken. 72 uttrykker på den ene siden foretakets selvstendige rolle, men samtidig REGULERER rådmannens myndighet til å koble seg på saksbehandlingen i foretaket. Rådmannen gis i denne sammenheng en tilsynsrolle i forhold til foretaket, noe som følger av at foretakets ledelse i siste instans er underlagt kommunestyret. Rådmannens formelle rolle overfor LEKF vil være som budsjettansvarlig for kommunens samlede økonomiske virksomhet, der foretakets økonomi inngår som en selvstendig del. Rådmannen har, som vi leser av loven, ikke instruksjonsmyndighet overfor styret eller daglig leder, men rådmannen kan altså kreve at iverksetting av et styrevedtak utsettes til saken er avklart med kommunestyret. Dette gjelder for eksempel i saker som vil kunne ha stor konsekvens for kommunens økonomi. Rådmannen har også uttalelsesrett i alle saker styret legger fram for kommunestyret. Det er viktig å sikre tett dialog og god samhandling mellom rådmannen og daglig leder i eiendomsforetaket. Samhandlingen kan delvis reguleres gjennom vedtekter og avtaler, og må delvis sikres med god praksis fra både rådmannens og foretakets side. Rådmannen legger til grunn at det både vil være utstrakt uformell kontakt og faste møtepunkter med foretaket for drøfting av behov, prioriteringer og økonomiske forhold på eiendomsområdet. Fra begge sider må det legges vekt på at foretaket skal være en effektiv og kompetent støttefunksjon for kommunens organisasjon og beslutningsorganer. For å sikre tett dialog vil rådmannen utpeke Kommunalsjef innen Konserntjenester og styring som eierkontakt for foretaket. Dette for å ivareta behov for løpende kontakt mellom foretakets ledelse og eier. Foretaket skal oversende saksliste, saker og protokoll fra styremøtene til rådmannen ved eierkontakt. Dette følger av kommunelovens 72 hvor rådmannen gis mulighet til å komme med uttalelse til styresaker samt å utsette iverksettelsen av saker i påvente av kommunestyrebehandling. Kommunalsjefen stiller på vegne av rådmann i styret. Det er også ønskelig at rådmannen skal ha en koordinerende rolle/funksjon overfor eiendomsselskapet. Saker fra LEKF som skal behandles politisk skal kvalitetssikres på form og det saksjuridiske innholdet skal vurderes opp mot kommuneloven og forvaltningsloven. Oppsummert er det i hovedsak to typer kvalitetssikring som skal gjøres av rådmannen: 1. Sikre at riktig malverk er brukt i saksfremlegget 2. Sikre at riktig lovverk er brukt på det saksjuridiske innholdet Det har kommet signaler fra politisk hold om at rådmannen skal legge fram politiske saker. På denne måten vil også kvalitetssikring besørges. Løsningen vil bli at i alle saker som skal 5

7 til politisk behandling vil LEKF utrede saken og skrive saksfremlegg som så styrebehandles. Rådmann skal avgi en foreløpig vurdering før styret fatter beslutning i saken. Saken sendes etter styrevedtak over til rådmannen. Hvis det viser seg at rådmannen er uenig i saken og forslag til vedtak fra eiendomsselskapet, vil rådmannen selv fremme et alternativt forslag til vedtak på bakgrunn av egen saksutredning og det må stemmes over de to forslagene. Dersom Rådmannen er enig i forslag til vedtak, blir saken lagt fram slik den foreligger fra LEKF. Se vedlegg 1 - Rutinebeskrivelse for saker som skal til politisk behandling Styret i Lier eiendomsselskap KF Kommunale foretak skal ledes av et styre og en daglig leder. Styret har ansvar for den forretningsmessige delen av driften, men også et ansvar for å forvalte de verdier som er overført fra kommunen til foretaket. 67 i kommuneloven regulerer styrets myndighet i kommunale foretak. Her heter det at «Foretaket ledes av styret, som har myndigheter til å treffe avgjørelser i alle saker som gjelder foretaket og dets virksomhet. Styret påser at virksomheten drives i samsvar med foretakets formål, vedtekter, kommunens eller fylkeskommunens økonomiplan og årsbudsjett og andre vedtak eller retningslinjer fastsatt av kommunestyre eller fylkesting». 67 gir foretakets styre betydelig kompetanse, men innskrenker samtidig denne i forhold til vedtak fattet av kommunestyret. 67 stadfester kommunestyrets myndighet til å gi overordnede føringer og rammer for foretakets virksomhet. Mer konkret innebærer styrets myndighet og ansvar altså å utarbeide, legge frem for rådmannen og følge opp kommunens vedtatte virkemidler, planer og strategier for drift, vedlikehold og investering/utvikling av eiendomsmassen. Styret har også myndighet til å legge frem politiske saker. Styret skal også påse at virksomheten drives i samsvar med foretakets formål, vedtekter, kommunens økonomiplan, årsbudsjett og andre vedtak eller retningslinjer fastsatt av kommunestyret. Rollefordelingen mellom styret og daglig leder er et styreansvar. Styret har også følgende myndighet: - Kan treffe avgjørelse i alle saker som gjelder foretaket og dets virksomhet, unntatt i saker som avgjøres av kommunestyret - Skal ansette daglig leder og utarbeide arbeidsbeskrivelse for denne - Skal etterse at det føres lovmessig regnskap og revisjon av foretaket - Skal påse at virksomheten drives etter forsvarlige økonomiske prinsipper, driftsplaner og lovverk - Skal føre løpende tilsyn med virksomheten og ha ansvar for at pålagte oppgaver utføres i henhold til lov, forskrifter og eventuelle pålegg - Kan foreta budsjettreguleringer innenfor godkjent budsjett i samsvar med overordnede mål og retningslinjer - Skal realisere de vedtak og hovedmål som kommunen har vedtatt, og sette opp delmål, legge opp strategier, fremskaffe nødvendig materiale for eierkommunen og utøve styring gjennom det enkelte driftsår 6

8 - Sørge for at saker som skal behandles i kommunestyret er tilstrekkelig forberedt, og iverksette kommunestyrets vedtak - Opprette eller legge ned stillinger innenfor de rammer satt av kommunestyret - Tilsette personalet, såfremt ikke dette delegeres til daglig leder - Utøver arbeidsgivermyndighet i samsvar med kommunens gjeldende avtaler, personalhåndbok og kommunale retningslinjer, og hvor de ansatte gis samme rettigheter og plikter som andre kommunalt ansatte, - Føre tilsyn med daglig leders ledelse av virksomheten, og delegere saker som ikke er av prinsipiell betydning til daglig leder I tillegg er det slik at styreleder delegeres myndighet til å: - Håndheve personalpolitikk overfor daglig leder i samsvar med lover, avtaler, forskrifter og Lier kommunes overordnede personalpolitikk - Anvise utbetalinger som vedrører daglig leder. Styret mottar også instrukser via kommunens styreinstruks. Instruksen sier noe om Lier kommunes forventninger til styret og styremedlemmene. Daglig leder i Lier eiendomsselskap KF Kommunale foretak skal ha en daglig leder som ansettes av styret. Det kan vedtektsfestes at ansettelsesmyndigheten legges til kommunestyret eller formannskapet. Retten til å ansette kan ikke delegeres til andre enn de tre ovennevnte organer. Daglig leder er direkte underordnet styret og skal følge retningslinjer og pålegg som styret gir. Daglig leders myndighet og ansvar fremgår av vedtektene, stillingsbeskrivelse og andre retningslinjer vedtatt av styret. Daglig leder sørger for den daglige ledelse av selskapet og har ansvaret for følgende: - At alle arbeidsoppgaver utføres i overenstemmelse med gjeldende bestemmelser og i henhold til de vedtak som er fattet av styret - At personalansvaret blir ivaretatt i samsvar med Lier kommunes personalhåndbok og retningslinjer - Å holde styret orientert om alle forhold av betydning for virksomheten og om økonomi og personalforhold - Å rapportere til styret på en slik måte og så ofte som situasjonen betinger og styret bestemmer - At de saker som legges fram for styret er forsvarlig utredet - At foretakets bokføring er i samsvar med lov og forskrifter og at formuesforvaltningen er ordnet på en betryggende måte Den daglige ledelsen omfatter ikke saker som etter foretakets forhold er av uvanlig art eller av stor betydning. Slike saker kan daglig leder bare avgjøre om styret i enkelte tilfeller har gitt vedkommende myndighet til det eller styrets beslutning ikke kan avventes uten vesentlig 7

9 8 ulempe for foretaket eller kommunen som helhet. Styret skal i så tilfelle snarest mulig underrettes om saken. Daglig leder er også styrets sekretær og saksbehandler. Vedkommende har tale og forslagsrett i styrets møter, dersom ikke styret i enkeltsaker vedtar at vedkommende ikke skal kunne møte. Formannskapet I følge kommunens delegasjonsreglement, har formannskapet spesiell delegasjonsfullmakt i økonomisaker. Formannskapet/hovedutvalgene har i driftsbudsjettet, innenfor sin ramme, fullmakt til å foreta endringer på virksomhetsnivå. Formannskapet/hovedutvalgene har også fullmakt til å foreta endringer i vedtatt investeringsbudsjett innen sine rammer. Investeringsprosjekter vedtatt av kommunestyret skal gjennomføres. Dette innebærer at Formannskapet kan avgjøre i saker som gjelder kjøp og salg av eiendom. Andre relevante hovedutvalg De andre relevante hovedutvalgene er grunnskole -, barnehage kulturutvalget (GBKutvalget) i saker som involverer barnehage- og skolebygg, og helse-, sosial og omsorgsutvalget (HSO-utvalget) i saker som involverer bygg som huser ulike helse-, omsorg og velferdstjenester. I tillegg vil miljøutvalget være relevant i arbeidet med energi og klimaplan. Planutvalget kan også være et relevant hovedutvalg i den grad LEKF har saker hvor de regulerer områder. LEKF har ansvar for reguleringssaker der det skal byges formålsbygg. Eiendomsselskapet har ansvar for reguleringssaker på grunneiendommer som kommunen eier og LEKF har ansvaret for. Kommunen er en betydelig eier av grunneiendommer, og grunneieransvaret tilligger LEKF. Det forekommer i dag en del usikkerhet rundt hva dette ansvaret innebærer og fører med seg. Både internt i kommunen forekommer det usikkerhet rundt rollefordelingen, men også innad i LEKF. Som en følge av at det er avdekket usikkerhet rundt denne rollefordelingen, vil det være naturlig å definere grunneierfunksjonens innhold og utvikle et system for helhetlig oversikt over og håndtering av kommunens grunneiendommer, infrastruktur og bygninger. Det må etableres en helhetlig organisering med tydelig ansvar og rollebeskrivelse 3. Andre relevante styringsdokumenter Dokument 6A Styring og ledelse av byggeprosesser er et styringsdokument som ytterligere beskriver og avklarer sentrale roller. Dokumentet er særlig ment for store og komplekse byggeprosesser som krever egen investeringsramme med rapportering direkte til rådmannen. Dokumentet ble ferdigstilt i november 2014, altså før LEKF ble opprettet. Dokumentet er under revidering pr. 1.mars Utkast Eiendomsstrategi Lier Eiendomsselskap KF er Lier kommunes kompetansesenter innen eiendomsområdet. Utkast under arbeid januar 2017.

10 9 Et annet sentralt styringsdokument som pr. januar 2017 er under arbeid, er eiendomsstrategi Det er planlagt at strategidokumentet skal til politisk behandling i løpet av Politiske beslutningsprosesser LEKF har ulike roller i politiske beslutningsprosesser. Budsjettprosessen/handlingsprogram og budsjettrapportering P.t. er ikke Lier Eiendomsselskap KF organisert slik at de i vesentlig grad bedriver næringsvirksomhet. De kan derfor ikke føre regnskapet sitt etter regnskapsloven. Etter KS 109/2016 er LEKF, styret i LEKF og politikerne omforent om at regnskapet skal føres etter kommuneloven og etter forskrift om særregnskap og særbudsjett for kommunale foretak. LEKF føres i kommunen sitt regnskap gjennom året, under ansvar 800, og administrasjonen i kommunen skiller ut alle føringer i en egen regnskapsoversikt ved årsslutt for å tilfredsstille kravene i lovverket. I påvente av sak om internhusleie er det slik at alle investeringer, eiendomsmasse og ekstern husleie som LEKF forvalter på nåværende tidspunkt, blir presentert som en del av kommunen sitt regnskap og ikke som en del av LEKF sitt regnskap. Kommunelovens regler for økonomiforvaltning gjelder for foretaket, noe som innebærer at det blant annet ikke er noe skille mellom foretakets og kommunens økonomi. Foretakets fordringer og forpliktelser vil derfor være å anse som kommunens eiendeler og gjeld. Budsjettprosessen og handlingsprogram Foretakets driftsbudsjettramme er innarbeidet i kommunens årsbudsjett. Budsjettprosessen i dag er slik at LEKF selv kommer med et innspill til handlingsprogrammet (HP) hvorpå kommunestyret gjør en vurdering av dette og foreslår deretter en endelig ramme. Hvis internhusleie innføres i løpet av de neste årene, vil dette være en sentral del av budsjettprosessen og prinsippene som beskrives nedenfor må vurderes på nytt. Kommunestyrets årsbudsjettvedtak gir bindende økonomiske rammer for foretakets drift og investeringer. At rammene er bindene innebærer at de ikke kan overskrides uten at kommunestyret på forhånd har foretatt de nødvendige endringer i årsbudsjettet. Kommunestyret vedtar også finansieringen av investeringer og eventuelle låneopptak inntil videre. Dersom foretaket ønsker å føre et «skyggeregnskap» etter bedriftsøkonomiske prinsipper er det mulig å konvertere regnskapet i hht disse prinsippene. 4 Etter kommunestyrets behandling av budsjett og økonomiplan skal styret for foretaket utarbeide spesifisert budsjett innenfor de rammer kommunestyret har vedtatt (særbudsjett jf 2 i Forskrift om særbudsjett, særregnskap og årsberetning for kommunale og fylkeskommunale foretak). Styrets endelige spesifiserte budsjett skal sendes fra foretaket til Departementet til orientering, innen 1.mars det året budsjettet gjelder for (jf 5 i forskriften), og skal oversendes eier innen samme frist. 4 Prosjektrapport. Mulig felles eiendomsselskap. Lier kommune.

11 10 Særbudsjettene skal settes opp i henhold til forskriftens krav til innhold og utforming. Forskriftens 3 angir krav til særbudsjettets innhold og deler for foretak som benytter kommunelovens regnskapsprinsipper. Budsjettrapportering Det er utarbeidet et årshjul for rapportering innad i kommunen. Årshjulet er etablert med frister for rapportering og aktiviteter som gjelder for rapportering til politisk. Se vedlegg 2 for årshjul. Det må i tillegg gjøres en jobb med tanke på hvordan rapporteringen skal se ut, dette både av praktiske og strategiske hensyn. Denne jobben må gjøres både med tanke på dagens rapportering og rapportering etter eventuell innføring av internhusleie. Den faste rapporteringen fra styret til eier skjer gjennom tertialrapportene og årsregnskap/årsberetning. Frister for rapporteringen fremgår av årshjulet. 4 i Forskrift om særbudsjett, særregnskap og årsberetning for kommunale og fylkeskommunale foretak setter krav til budsjettrapportering og økonomistyring for daglig leder og styret. Foretakets rapportering innarbeides i Lier kommunes tertialrapporter til formannskap og kommunestyre. Fristene for foretaket fremgår av årshjulet. Styret må rapportere umiddelbart dersom det fremkommer større avvik i forhold til eiers forutsetninger og målsetninger. Styret skal selv fremme konkrete forslag til nødvendige tiltak for å justere avvik i forhold til vedtatte drifts- og investeringsrammer. Årsregnskap og årsberetning Foretaket har plikt til å utarbeide særregnskap og årsberetning i tråd med nærmere bestemmelser gitt i kapittel 3 i Forskrift om særbudsjett, særregnskap og årsberetning for kommunale og fylkeskommunale foretak. Bestemmelsene angir blant annet konkrete krav til særregnskapets innhold og noteopplysninger. Frister for årsregnskap og årsberetning er regulert i forskriftens 16. Foretakets årsregnskap og styrets beretning behandles av kommunestyret innen utgangen av juni påfølgende år. Internhusleie Det er ikke gjort noen formelle vedtak på innføring av internhusleie, men dersom det innføres, ser kommunen og eiendomsselskapet for seg en løsning med kostnadsbasert husleie tilpasset Lier basert på en modell som er utviklet i Sandnes kommune 5. Saken om internhusleie har vært diskutert helt siden det ble snakk om å etablere et eiendomsselskap, og det har vært satt som en forutsetning for at man skal få full effekt av etableringen av foretaket. Internhusleie antas å kunne bidra til mer forutsigelige økonomiske rammevilkår for både foretaket og kommunens økonomi, og bidra til økt oppmerksomhet på realisering av politiske mål for arealeffektivitet, miljø, tilgjengelighet, inneklima, estetikk etc. 5 Fra skriv om internhuseleie!

12 11 Internhusleie vil også medføre økt oppmerksomhet på konsekvensen av utbygginger og alternative tiltak for å løse ulike behov. Beslutninger om kjøp og salg av eiendommer LEKF ønsker tidlige innspill til planer og behov for areal fra kommunen. Her må rutiner for hvordan dette skal foregå ytterligere tydeliggjøres. Denne prosessen bør følge økonomiprosessen. Det finnes eksempler på saker som er avgjort i hovedutvalg som har omhandlet bruk av eiendommer, og eiendomsselskapet har ikke fått informasjon om vedtaket og følgene av dette. Dette er konkrete eksempler på situasjoner der rolleforståelsen er uklar. Med gode rutinebeskrivelser på plass kan man unngå lignende situasjoner i fremtiden. Ved behov for arealendringer (både økning og redusering av behov), må det eksistere en prosess som beskriver møter med de ulike sektorene/tjenestene. Disse møtene kan gjennomføres f.eks. kvartalsvis slik at foretaket får vite om behov og tanker for bruk så tidlig som mulig. Eiendomsselskapet ønsker også å få på plass et avhendingsreglement når salg av eiendom er aktuelt. Dette kan bidra til at det er unødvendig å skrive politisk sak hver gang det skal gjennomføres et salg. Et solid reglement for avhending av eiendom vil gjøre prosessen enklere å gjennomføre, samt at det vil kreve mindre ressursinnsats hver gang et salg skal gjennomføres. For kjøp av eiendom vil det være nødvendig med politisk behandling ved hvert eneste tilfelle. Dette fordi dette vil være en finansieringssak som må til politisk avklaring før et kjøp kan gjennomføres. Planer og saker der LEKF er høringsinstans LEKF er og skal være kommunens eiendomsfaglige rådgiver. Det er derfor naturlig at det er en del prosesser hvor foretaket skal høres og samtidig gis muligheten til å gi eiendomsfaglige innspill. Kommuneplan og temaplaner alltid skal til høring hos LEKF. Det samme gjelder saker der Lier kommune er berørt som grunneier og hvor foretaket er ansvarlige. Utover dette blir det opp til rådmannen å vurdere i saker/planer med eiendomsfaglig tilsnitt om disse skal sendes til LEKF for høring. Saker til høring sendes foretakets daglige leder med gitt høringsfrist. Høringssvar i prinsipielle saker hvor LEKF direkte berøres eller har direkte interesser skal styrebehandles. Se vedlegg 3 - Rutinebeskrivelse i saker der LEKF er høringsinstans. Det er opp til eiendomsselskapet selv å vurdere og dokumentere hvordan de velger å besvare en høring. Vurdering og dokumentasjon skal også foreligge i saker hvor foretaket beslutter at en ikke skal avgi høringsuttalelse. LEKF vil utarbeide en egen internrutine for å sikre at de fanger opp og svarer ut saker som er til høring. Plan, styring og strategiske dokumenter Planer og styringsdokumenter som sier noe om utvikling og strategisk retning for LEKF, skal til politisk behandling i kommunen. Disse planene og dokumentene skal også forankres hos rådmannen. Dette er særlig viktig nå som LEKF fortsatt er i en form for «startfase». På et

13 senere tidspunkt, når rutiner og gode styringssystemer er innarbeidet, kan det være at politisk behandling ikke lenger er nødvendig. Daglig leders rolle i politiske møter Rådmann kan gi ordet til daglig leder i Eiendomsselskapet i saker der daglig leder har fungert som saksutreder, dersom det skulle være behov for ytterligere saksavklaringer, spørsmål og lignende. Oppsummering politiske beslutningsprosesser - ansvarsmatrise/illustrasjon Under vises de viktigste politiske beslutningsprosessene hvor LEKF har en sentral rolle. Tabellen illustrerer på en oversiktlig måte hvem som besitter de ulike rollene i sentrale prosesser. Besluttende Innstillende Saksbehandler Rådgivende LEKF Kommunestyret Styret LEKF/ Administrasjon Rådmannen Budsjettramme Formannskapet LEKF Avhending/salg av Kommunestyret Styret LEKF/ Administrasjon Rådmannen eiendom* Formannskapet LEKF Kjøp av eiendom Kommunestyret Formannskapet Administrasjon Styret LEKF LEKF Planer/saker der LEKF er høringsinstans Kommunestyret Formannskap/ Hovedutvalg Rådmann Politisk behandling av planer/strategiske dokumenter Kommunestyret Tabell 1 Ansvarsmatrise politiske beslutningsprosesser Styret LEKF/ Formannskapet Administrasjon LEKF 12 Administrasjonen LEKF/ styret LEKF i prinsipielle saker Styret LEKF * Inntil det er etablert en avhendingsinstruks må avhending/salg av en viss størrelse avklares politisk. 4. Omdømme og profilering Lier Eiendomsselskap utøver kommunal tjenesteproduksjon og forvaltning. Foretaket blir assosiert med konsernet Lier kommune og er like viktige som resten av organisasjonen når det gjelder å bygge kommunens omdømme. Foretaket skal derfor i sin markedsføring og profilering synliggjøre at de er en del av Lier kommune. Lier kommune har et eget grafisk profilprogram. Profilprogrammet skal ligge som en ramme også for foretaket arbeid med profilering og markedsføring. Eiendomsselskapet kan likevel i samråd med rådmannen gjøre tilpasninger som gir foretaket særegenhet og gjenkjennelighet. Det er også mulig, med veiledning fra Lier kommune, å utvikle en egen logo for LEKF. Det må gjøres nærmere avtale om bruk og plassering av slike logoer. Kommunens profil skal alltid være førende. Foretaket skal som hovedregel ligge innenfor Lier kommunes nettløsning. Hjemmesidene skal utvikles i samråd med rådmannen og skal ha design og oppbygning som svarer til det som ligger til grunn for Lier kommunes hjemmeside.

14 13 LEKF sin hjemmeside skal umiddelbart synliggjøre at dette er en del av konsernet Lier kommune. 5. Administrative støttefunksjoner/fellestjenester Lier Eiendomsselskap er en del av Lier kommune som organisasjon og juridisk enhet. Rådmannen forutsetter at foretaket som en hovedregel benytter kommunens styringssystemer og fellesfunksjoner innenfor økonomi/regnskap, innkjøp, ikt, personal m.v. Det arbeides med en leveranseavtale som regulerer kjøp av administrative støttefunksjoner/fellestjenester mellom LEKF og Lier kommune. Regnskap og lønn Lier kommune vil levere lønn- og regnskapstjenester til foretaket. Foretaket skal følge kravene til lover og forskrifter samt god regnskapsskikk. LEKF er pliktige til å følge rutiner og retningslinjer som Lier kommune til enhver tid fastsetter innen regnskapsområdet. Innkjøp Foretaket er underlagt regelverket om offentlige anskaffelser, herunder lov og forskrift. LEKF har nå ansatt en egen økonomimedarbeider som også skal jobbe med innkjøp i foretaket. På sikt vil LEKF selv være ansvarlig for sine anskaffelser og kontrakter, og at disse er utført iht. gjeldende lover og forskrifter. LEKF skal følge og benytte seg av maler, retningslinjer og IKT-systemer for anskaffelser som gjelder for Lier kommune. Foretaket stiller sine innkjøpsvolumer til disposisjon dersom kommunen finner det hensiktsmessig å benytte foretakets innkjøpsvolum. Dette for at kommunen som helhet/konsern skal være i stand til å etablere markedsmakt og utnytte konsernsynergier i anskaffelsene. Dersom foretaket binder opp sine innkjøpsvolumer i egne avtaler, gjøres dette i dialog med kommunen. Arkiv og dokumenthåndtering Tjenestene skal etter vedtak i kommunestyret leveres av Lier kommune. HR Tjenestene skal etter vedtak i kommunestyret leveres av Lier kommune. 6. Oppsummering Opprettelsen av et eiendomsforetak begrunnes ofte med at et foretak evner å ha et mer helhetlig blikk på den kommunale eiendomsmassen. Et foretak kan bidra til mer profesjonell og effektiv drift og forvaltning av eiendomsmassen. Samtidig er det slik at etablering av et kommunalt foretak tar tid og krever ressurser og innsats. Når foretaket er opprettet, vil det ta tid å før styringssystemer med rutiner, prosedyrer

15 og rollebeskrivelser er på plass, og man kan sjelden umiddelbart realisere gevinster av opprettelsen. Utfordringer ved oppstart er ikke unikt for Lier kommune og det er viktig å være oppmerksom på at vellykket drift krever innsats fra både foretaket selv og kommunen. LEKF må i sitt daglige virke forholde seg til flere parter med ulike roller. Det er derfor svært viktig at de ulike rollene er avklart og definert, særlig gjelder dette rollene til rådmannen, ledelsen i foretaket, styret og kommunestyret som eier. Aktørenes roller er formelt definert i kommuneloven, men bør utdypes i vedtekter og eventuelt kommunens eierskapsmelding. Samtidig vil et arbeid med rollebeskrivelser som dette dokumentet, være med på å synliggjøre de ulike rollene og dertil tilhørende ansvar og oppgaver. Det er viktig for effektiv og god drift at alle parter er innforstått med disse rollene. Imidlertid må det påregnes at disse retningslinjene må revideres underveis, og i takt med eventuelle endringer i kommunenes selskapsstruktur Oppfølging Under følger en oversikt som viser oppgaver som avstedkom arbeidet med retningslinjene for samhandling og rolleavklaringer. Oppgave Ytterligere konkretisere rutiner for dialogen mellom Eiendomsselskapet og Lier kommune da det gjelder tidlige innspill til planer og behov for areal fra kommunen (bør følge økonomiprosessen) Utarbeide avhendingsreglement Etablere grunneierfunksjonen Utarbeide interne rutiner for utsjekk av saker som kommer til høring Utarbeide en leveranseavtale som regulerer kjøp av administrative støttefunksjoner/fellestjenester (overheadkostnader) mellom LEKF og Lier kommune Ansvar Lier kommune og LEKF i samarbeid LEKF Lier kommune og LEKF i samarbeid LEKF Lier kommune og LEKF i samarbeid 8. Referanser Retningslinjer for samhandling mellom de kommunale foretakene og basisorganisasjonen i Drammen kommune Eierstrategier Kommunale foretak (KF). Stavanger kommune. Eiendomsstrategi Lier eiendomsselskap KF er Lier kommunes kompetansesenter innen eiendomsområdet. Forslag, under arbeid pr. januar 2017.

16 15 Mulig felles eiendomsselskap Lier kommune. Prosjektrapport Etablering av eiendomsselskap som kommunalt foretak. Sak 2015/ Etablering av Lier Eiendom KF. Sak 2015/ Oppdragsbrev 2016 til Lier Eiendom KF Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) Forskrift om særbudsjett, særregnskap og årsberetning for kommunale og fylkeskommunale foretak Ot.prp. nr. 53 ( ) Om lov om interkommunale selskaper og lov om endringer i kommuneloven m.m.