Oslo kommune Bydel Ullern

Transkript

1 Oslo kommune Bydel Ullern Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse for anskaffelse av nettverksinstallasjon og basispakke med berøringsskjerm og tilhørende funksjonalitet for beboere og ansatte

2 Innholdsfortegnelse 1 OPPDRAGET Oppdragsgiver Anskaffelsens formål og omfang Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Kontrakt Kontraktsperiode Kontraktsbestemmelser Forbud mot sosial dumping FNs barnekonvensjon artikkel 32 og ILO-konvensjon nr Returordning Kunngjøring Tilleggsopplysninger Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Prosedyre Tilbudsfrist Innlevering av tilbud Ønsket presentasjonsform Vedståelsesfrist Deltilbud Alternative tilbud og minstekrav Tilbudsbefaring Opplysningsplikt Taushetsplikt Offentlighet Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver Forbehold KRAV TIL LEVERANDØRENE Generelt om kvalifikasjonskrav Obligatoriske og ufravikelige krav (gjelder også for underleverandør) Andre kvalifikasjonskrav Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE Registrering og åpning av tilbud Tildelingskriteriene Vektleggingsmodell Tildeling av kontrakt, begrunnelse og klageadgang Side 2 av 13

3 1 OPPDRAGET 1.1 Oppdragsgiver Bydel Ullern heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med anskaffelse av nettverk og basispakke av til Skøyen terrasse Omsorg+. Bydel Ullern er en av 15 bydeler i kommunen og ligger i Oslo vest på grensen til Bærum. Bydelen betjener over innbyggere og har ansvaret for tjenester som barnehager, barnevern, ungdomsarbeid, eldre og sosiale tjenester og tjenester til mennesker med funksjonsnedsettelser. Bydelen har ca. 650 årsverk i bemanning og et nettobudsjett på ca. 870 mill. Bydelen ledes politisk av et bydelsutvalg og administrativt av en bydelsdirektør som organisatorisk er underlagt Byrådsavdelingen for eldre og sosiale tjenester. Oppdragsgivers kontaktperson: Navn : Bente Nodland Otto E-postadresse : bente.nodland@bun.oslo.kommune.no Ved sykdom kan følgende kontaktperson benyttes: Navn : Håvard Riber E-postadresse : havard.riber@bun.oslo.kommune.no Eventuelle spørsmål skal kun rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang I Bystyremelding 1/2008 om fremtidens eldreomsorg i Oslo gis det føringer om smarthusteknologi: Byrådet vil at det i de nye Omsorg+ prosjektene skal vurderes hvorvidt og eventuelt i hvilken grad, bruk av smarthusteknologi kan bedre tryggheten og sikkerheten for beboerne. For mer informasjon om konseptet Omsorg +, se vedlegg 2. Funksjonell kravspesifikasjon for Omsorg+. Bydel Ullern har siden Omsorg+ ble etablert i Oslo kommune, kunnet tilby dette i allerede eksisterende lokaler i Skøyen terrasse 1. Det vil derfor ikke være aktuelt med installering av alle komponenter som nevnes i forhold til kravspesifikasjonen som gjelder for nybygg rettet mot Omsorg+. Bydel Ullern ønsker på denne bakgrunn å inngå kontrakt med en etablert leverandør i markedet som har erfaring fra lignende installasjoner. Leverandøren må også ha tilstrekkelig kapasitet bemanning og kompetanse til å utføre arbeidet på en rask og effektiv måte. Det vil i tillegg bli stilt krav til profesjonell drift, service, vedlikehold og opplæring. Leverandøren kan knytte til seg underleverandører for å løse oppdraget. Side 3 av 13

4 Kommunen skal i første omgang anskaffe: - Nettverk for drift av sk plattform - Velferdsteknologisk plattform med åpne, standardiserte protokoller - Programvare - 30 berøringsskjermer, med opsjon på inntil 35 skjermer til etter hvert som flere brukere rulles inn på løsningen - Opplæring, service, drift og vedlikehold for perioden Opsjon på ytterligere et år av opplæring, service, drift og vedlikehold Ved kontraktstidens slutt skal kontraktsobjektene være oppdragsgivers eiendom Se for øvrig kravspesifikasjonen, vedlegg 1, for mer informasjon. Det tas forbehold om budsjettmessig dekning for anskaffelsen Omsorg+ er et tilbud mellom hjem og sykehjem med formål å legge til rette for økt trygghet og sikkerhet, fremme aktivitet og sosialisering slik at den enkelte kan bo i eget hjem så lenge som mulig. Forebyggende tiltak skal gjøre beboerne bedre i stand til å mestre egen livssituasjon og legge til rette for økt livskvalitet. Omsorg+ skal også være tilrettelagt for eldre med begynnende demenssykdom i forhold til orienterbarhet, valg av farger, mønstre med mer. Kjente omgivelser og skal bidra til at også personer med begynnende demenssykdom skal kunne bo lenge i Omsorg+. Skøyen terrasse Omsorg+: Skøyen terrasse Omsorg+ består av 61 leiligheter som eies av Boligbygg Oslo KF (BBY) og driftes av Bydel Ullern. Beboerne har individuelle leieavtaler med BBY. Byggets fasiliteter består av husvert/resepsjon hele døgnet året rundt, seniorsenter med kafe, treningsrom, fellesleilighet for aktiviteter og andre fellesrom. Bygget går over 6 etasjer samt kjeller. Bygget har to fløyer hvor trapperom og heisadkomst er plassert midt mellom disse to fløyene. 1. etasje består av seniorsenter, trimrom og kontorer samt resepsjon til husvert. I kjelleren er fellesvaskeri samt boder. Leilighetene befinner seg fra 2. etasje og oppover. Se for øvrig tegninger, vedlegg 6. Velferdsteknologi som skal tilpasses for enkeltpersoner, grunnet funksjonshemming eller sykdom, finansieres i hovedsak gjennom NAV. SD- plattformen må derfor ha åpne standardiserte protokoller for å kunne håndtere installasjon av slik teknologi. Side 4 av 13

5 1.3 Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Planlagt uke Aktivitet 15 Kunngjøring av konkurranse 24.april Befaring av bygget og visning av en standard leilighet i Skøyen terrasse Omsorg+ kl Oppmøte i Skøyen terrasse 1. Påmelding til kontaktperson innen Se pkt 2.8 for mer informasjon. 22 (30. mai) Tilbudsfrist 23 (2. juni) Tilbudsåpning Evaluering av kvalifikasjoner 25 ( juni) Kvalifiserte leverandørers demonstrasjon av løsning 26 (23. juni) Valg av leverandør, utsendelse av tildelingsbrev 28 (7. juli) Klagefrist 28 (8. juli) Kontraktsinngåelse Oppstart av kontrakt/levering 1.4 Kontrakt Kontraktsperiode Kontraktsperioden er fra Vareleveranse og installering skal utføres fra med senest ferdigstillelse Tjenesten opplæring/drift/service/vedlikehold - skal utføres i hele kontraktsperioden Opsjon på ytterligere et år av opplæring, drift, service og vedlikehold Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet vil bli regulert av statens standardavtale for IT-anskaffelser, vedlegg 5. Antatt fordeling av verdi er 70 % for varer og 30 % for tjenester Forbud mot sosial dumping Det stilles i kontrakten krav til lønns- og arbeidsvilkår, jf. reglene i forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av FNs barnekonvensjon artikkel 32 og ILO-konvensjon nr. 138 Leverandøren har gjort seg kjent med tilvirkningsprosessen av de varer/produkter kontrakten omfatter, og garanterer at de er produsert med arbeidskraft i overensstemmelse med FNs barnekonvensjon artikkel 32 og ILO-konvensjon nr.138. Hvis det i løpet av kontraktsperioden kommer frem at det, til tross for denne forsikring, har vært benyttet ulovlig barnearbeid, vil dette bli vurdert som vesentlig mislighold av kontrakten Returordning Hvis norsk leverandør (produsent eller importør) benytter emballasje, skal det senest ved kontraktsinngåelse fremlegges dokumentasjon for at leverandøren er medlem i en returordning eller oppfyller forpliktelsen gjennom egen returordning med egen ordning for sluttbehandling hvor emballasjen blir tatt hånd om på en miljømessig forsvarlig måte (Grønt Punkt Norge AS eller tilsvarende returordning). Side 5 av 13

6 1.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN og TED-databasen, se All kommunikasjon vedrørende konkurransen skal foregå via Doffin. Unntak er innsendelse av leverandørenes spørsmål til konkurransegrunnlaget og kravspesifikasjonen samt innlevering av tilbud. 1.6 Tilleggsopplysninger Det er anledning til å stille spørsmål til konkurransedokumentene. Slike spørsmål skal fremsettes skriftlig, og være mottatt senest: 6 dager før tilbudsfristens utløp, klokken Spørsmål skal stilles skriftlig til e-post: bente.nodland@bun.oslo.kommune.no Henvendelsene skal merkes med Tilleggsopplysning i konkurranse nettverksinstallasjon og basispakke av til Skøyen terrasse Omsorg+. Alle henvendelser skal skje via e- post. Alle skriftlige spørsmål vil bli anonymisert og svar på alle spørsmål vil bli lagt ut på doffin.no. Det vil således ikke bli sendt svar til den enkelte tilbyder, men kun lagt ut informasjon på til de som har meldt sin interesse for konkurransen der. Oppdragsgiver har ikke plikt til å besvare spørsmål som kommer inn etter fristen. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. 1.7 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen innleveringsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres på Kommer endringene så sent at det er vanskelig for tilbyderne å ta hensyn til suppleringene/endringene ved utarbeidelsen av tilbudet, vil tilbudsfristen bli forholdsmessig forlenget. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Prosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Forhandlinger er ikke tillatt. Det vil imidlertid bli stilt krav til at leverandøren kan demonstrere sin løsning, se kravspesifikasjonen vedlegg 1. Det er ikke lov med forhandlinger under denne demonstrasjonen. 2.2 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er , kl Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløp av tilbudsfristen. Tilbud som leveres etter tilbudsfristens utløp vil bli avvist. Side 6 av 13

7 2.3 Innlevering av tilbud Tilbudet skal være skriftlig og undertegnet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Tilbudet skal avgis i lukket forsendelse og være merket Nettverksinstallasjon og basispakke av til Skøyen terrasse Omsorg+. Tilbudet skal leveres på norsk og i to (2) eksemplarer. Tilbudet skal også leveres elektronisk på minnepinne. Ved motstrid, rangerer papirversjonen foran den elektroniske versjonen. I tillegg bes levert en utgave av tilbudet hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter, er sladdet med gul markeringspenn (kun dersom leverandøren ønsker å sladde). Brosjyrer og annet reklamemateriell skal ikke inngå i noen deler av tilbudet. Tilbudet skal leveres til: Bydel Ullern v/skøyen terrasse Omsorg+, Skøyen terrasse Oslo 2.4 Ønsket presentasjonsform Tilbudet skal leveres i A4-format, innsatt i ringperm med inndeling som beskrevet nedenfor. Skilleark 2,3,5 og 13 gjelder også for underleverandør. Dokumentasjon Signert tilbudsbrev, datert og undertegnet av person med fullmakt til å binde leverandøren Skilleark 1 Påført foretakets navn og organisasjonsnummer Tilbudsbrevet skal inneholde opplysninger om kontaktpersonens telefonnummer og e-postadresse Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet fremkommer (sidetall og punktnummer) Skatteattest, jfr. punkt Merverdiavgiftsattest, jfr. punkt Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling, jfr. punkt Dokumentasjon på leverandørens finansielle og økonomiske stilling, jfr. punkt Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner, jfr. punkt Leverandørens besvarelse på kravspesifikasjon inkl. prosjekt- og fremdriftsplan samt beskrivelse av godkjenningsprøve etter installasjon Dokumentasjon i forhold til tildelingskriteriene, jfr. punkt Side 7 av 13

8 Prisskjema, vedlegg 3 9 Beskrivelse av opplæring, drift, service og vedlikehold 10 Samsvarserklæringer 11 Egenbekreftelse generelle krav for tekniske hjelpemidler 12 HMS-erklæring, se vedlegg 4 13 Valgfritt: En utgave av tilbudet hvor opplysninger leverandøren anser å være firmahemmeligheter og ønsker unndratt offentlighet, er sladdet med gul markeringspenn I egen ringperm Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. 2.5 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet til kl Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 2.7 Alternative tilbud og minstekrav Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. 2.8 Tilbudsbefaring Det vil være mulig å delta på tilbudsbefaring kl Se pkt. 1.3 fremdriftsplan. Leverandørene anmodes om å sende inn eventuelle spørsmål til kontaktperson på forhånd, slik at oppdragsgiver får anledning til å forberede sine svar. Spørsmål vil bli anonymisert. Reiseutgifter med videre i forbindelse med dette møtet samt befaringen, dekkes av den enkelte leverandør. 2.9 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom leverandør eller tilbud avvises, samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses. Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for avvisningen, forkastelsen eller avlysningen. Oppdragsgiveren plikter å svare på denne henvendelsen senest 15 dager etter at anmodningen er mottatt Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jfr. forvaltningsloven Offentlighet Leverandørene bes levere en utgave av tilbudet hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. Side 8 av 13

9 2.12 Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver Dersom leverandøren har gitt råd ved utarbeidelsen av spesifikasjonene i denne konkurransen, vil denne kunne være utelukket fra å delta Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Andre forbehold skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere å prise disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer). Det kan ikke tas vesentlig forbehold mot kontraktsvilkårene, jf FOA (1) bokstav d. Dersom leverandøren har forbehold som isolert sett ikke er vesentlige, kan det likevel etter en konkret vurdering føre til at forbeholdet samlet sett anses som vesentlig Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud, vil bli avvist. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Oppdragsgiver stiller krav til leverandørene. Det stilles krav til leverandørens tekniske kvalifikasjoner og finansielle og økonomiske stilling. Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun leverandører som er funnet kvalifisert som vil få sine tilbud evaluert. 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav (gjelder også for underleverandør) Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha ordnede Skatteattest for henholdsvis skatt og forhold med hensyn til skatte- merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder og merverdiavgiftsinnbetaling gamle. Attestene fås ved henvendelse til det lokale skatteoppkreverkontor eller til skattekontoret. Leverandøren skal levere HMSegenerklæring (se vedlegg 4) Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Se vedlegg for HMS, skal signeres Dersom en eller flere leverandører ikke har levert HMS-egenerklæring og/eller skatte- /merverdiavgiftsattest eller offentlig tilgjengelig dokumentasjon innen fristens utløp, kan oppdragsgiver fastsette en kort tilleggsfrist for ettersendelse. Det samme gjelder dersom leverandøren har sendt inn skatte-/merverdiavgiftsattest som er eldre enn 6 måneder regnet fra utløp av frist for forespørsel om deltakelse. Leverandøren har ikke krav på at oppdragsgiver benytter denne retten. Side 9 av 13

10 3.3 Andre kvalifikasjonskrav Oppfyllelse av de obligatoriske kravene ovenfor og kvalifikasjonskravene nedenfor er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal være et Norske selskaper: Firmaattest lovlig etablert foretak Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 1 år, og som økonomisk kapasitet til å baserer seg på siste kjente regnskapstall. Rating skal gjennomføre være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. oppdraget/kontrakten Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjonen oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner Krav Dokumentasjonskrav Vare- og tjenestekjøp - Minst 1 referanse for god gjennomføringsevne kvalifikasjonskrav Dokumentasjon på bedriftens kvalitetssikringssystem for de varer som skal leveres Beskrivelse av erfaring fra installering av aktuell type nettverk Beskrivelse av erfaring fra installering og implementering av tilsvarende Side 10 av 13

11 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 4.1 Registrering og åpning av tilbud Innleveringstidspunkt skal påføres tilbudene etter hvert som de kommer inn. Leverandøren har krav på skriftlig bekreftelse på at tilbudet er innlevert. Innleveringsfrist: kl Tilbudsåpning vil finne sted Leverandørene får ikke være tilstede ved åpningen. 4.2 Tildelingskriteriene Tildelingen skjer på basis av følgende kriterier: o Nettverksinstallasjon teller 60% av totalvurderingen og o Basispakke teller 40% av totalvurderingen Nettverksinstallasjon, 60% av totalvurdering Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris med parametere 40 % Ferdig utfylt prisskjema, vedlegg 3 til konkurransegrunnlaget Kvalitet 60 % Beskrivelse av funksjonalitet, egenskaper og systemets rekkevidde Referanser for kvalitets- og driftssikkerhet Beskrivelse av opplæring, drift, service og vedlikehold Side 11 av 13

12 Basispakke, 40% av totalvurdering: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris - Velferdsteknologisk plattform med åpne standardiserte protokoller - 30 berøringsskjermer - Programvare - Installasjonskostnader 40 % Ferdig utfylt prisskjema, vedlegg 3 til konkurransegrunnlaget Kvalitet - Velferdsteknologisk plattform - Produkter - Opplæring, service og vedlikehold 30 % Beskrivelse av plattformen og produktenes funksjonalitet, egenskaper og systemets rekkevidde Referanser for kvalitets- og driftssikkerhet Beskrivelse av opplæring, drift, service og vedlikehold Oppdragsforståelse 30 % Demonstrasjon av løsning jfr. punkt Vektleggingsmodell Tildeling av kontrakt vil skje på grunnlag av en vurdering av både nettverksinstallasjon og basispakke veldferdsteknologi, hvorav nettverksinstallasjonen er vektet med 60% og basispakke er vektet med 40% av den totale vurderingen. Litt mer utfyllende om kriteriet kvalitet: Utgangspunktet for vurderingen er tilbyders beskrivelse av oppdraget og kravspesifikasjonen (vedlegg 1). Den tilbyder som best og i størst omfang oppfyller kravspesifikasjonen vil få best score på dette kriteriet. Tilleggsopplysninger ut over krav nevnt i konkurransedokumentene om annen hensiktsmessig funksjonalitet og/eller løsning som underbygger oppfyllelse av de krav som stilles av oppdragsgiver kan tillegges vekt. 4.4 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og klageadgang Leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget, samt en frist for å påklage beslutningen. Side 12 av 13

13 Dato: Kari Andreassen bydelsdirektør, Bydel Ullern Vedlegg: Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 Vedlegg 4 Vedlegg 5 Vedlegg 6 Kundens krav til leveranse- kravspesifikasjon Funksjonell kravspesifikasjon for Omsorg+ Pris og prisbestemmelser HMS egenerklæring Kontrakter som skal brukes ved tildeling av oppdraget Tegning bygningsmasse Side 13 av 13