Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Klæbu kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Klæbu kommune Arkivsak: 17/114 Møtedato/tid: Kl 16:00 Møtested: Rådhuset, møterom 241 Møtedeltakere: Jomar Aftret, leder Pål Sture Nilsen, nestleder Regine Bianca Ness Bente Rhodèn Forseth Jan Erik Engan Forfall: Andre møtende: Kirsti Tømmervold, ordfører Klæbu kommune Eva J. Bekkavik, KonSek Midt-Norge IKS Kopi: Varamedlemmer til orientering, Ordfører, Rådmann, Revisjon Midt-Norge IKS Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva J. Bekkavik på telefon , eller e-post: eva.bekkavik@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Jomar Aftret (sign.) Leder av kontrollutvalget Eva J. Bekkavik Rådgiver, Konsek 1

2 Sakliste Saksnr. Sakstittel 25/17 Godkjenning av protokoll fra møte /17 Status kommunesammenslåing - orientering til kontrollutvalget 27/17 Uttreden av Envina IKS - orientering til kontrollutvalget 28/17 Forvaltningsrevisjonsarbeidet frem mot kommunesammenslåing 29/17 Selskapskontrollarbeidet frem mot kommunesammenslåing 30/17 Valg av revisor 31/17 Orientering om aktuelle saker 32/17 Referatsaker 33/17 Eventuelt 2

3 Godkjenning av protokoll fra møte Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Klæbu kommune /17 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 17/114-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Utrykt vedlegg: Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte (utsendt tidligere) Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. 3

4 Status kommunesammenslåing - orientering til kontrollutvalget Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Klæbu kommune /17 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 030, TI - &20 Arkivsaknr 17/39-7 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Vedlegg Møteprotokoll Fellesnemnd for Klæbu og Trondheim Kommunestyrets sak Saksutredning Norges Kommunerevisor Forbund (NKRF) sier i sin veileder vedr. kommunesammenslåinger at det kan være hensiktsmessig for kontrollutvalget å be om jevnlige orienteringer fra ordfører og prosjektleder/rådmann om kommunesammenslåingsprosessen. I samråd med kontrollutvalgets leder så har kontrollutvalgets sekretariat invitert ordfører og rådmann til å orientere om status i arbeidet med kommunesammenslåingen. Ordfører har takket ja til invitasjonen. Fellesnemnd for Klæbu og Trondheim Fellesnemnda består av 5 kommunestyremedlemmer fra Klæbu og 8 bystyremedlemmer fra Trondheim. Fellesnemnda har så langt i 2017 avholdt 4 møter. Neste møte i fellesnemnda er 24. oktober kl. 12:00, Formannskapssalen, Trondheim. Følgende saker skal behandles: - Oppfølging av sammenslåingsvedtak - Klæbu og Trondheim kommuner - Møteplan 2018 for fellesnemnd og partssammensatt utvalgbudsjett for fellesnemnda 2017, 2018 og Omstillingsavtale for kommunesammenslåing av Trondheim og Klæbu kommuner - Kommunikasjonsplan rettet mot ansatte kommunesammenslåing mellom Trondheim og Klæbu kommuner De siste to møtene i 2017 er berammet til 7. november og 5. desember. Sakspapirer fellesnemda: Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler at kontrollutvalget tar ordførers redegjørelse til orientering. 4

5 Trondheim kommune Møteprotokoll Fellesnemnd for Klæbu og Trondheim Møtested: Formannskapssalen, Trondheim Møtedato: Tid: 09:00 Til stede på møtet Medlemmer: Varamedlemmer: Meldt forfall: Ikke møtt: Fra administrasjonen: Møteleder: Fra sekretariatet: Rita Ottervik, Geir Waage, Marek Jasinski, Geirmund Lykke, Ottar Michelsen, Elin Marie Andreassen, Ingrid Skjøtskift, Kirsti Tømmervold, Alf Steinar Tømmervold, Lillian Waaden, Paal Christian Bjønnes, Jarle Martin Gundersen Sissel Trønsdal Ola Lund Renolen Rådmann Morten Wolden og fung rådmann Jan Peter Opedal, kommunaldirektør Helge Garåsen Ordfører Rita Ottervik Knut Ole Bleke Pkt. 1 Godkjenning av innkalling og sakliste: Ordfører Rita Ottervik bemerket at for framtida går orienteringer som egne saker, og ikke som generelle orienteringer jf dagens sak 22/17. Innkallinga og sakliste ble godkjent med denne bemerkningen. Pkt. 2 Godkjenning av protokoll fra møte 13. juni 2017: Godkjent Pkt. 3 Melding av spørsmål/saker til eventuelt: Orientering fra ordfører Rita Ottervik om opplegget 24. oktober. Møteprotokoll for Fellesnemnd for Klæbu og Trondheim, (17/32624) 1 5

6 Trondheim kommune Saksliste Saksnr. PS 18/17 PS 19/17 PS 20/17 PS 21/17 PS 22/17 PS 23/17 Tittel Arkiv:17/32239 Klæbu helse- og velferdssenter - tilpasning til antatte demografiske behov Arkiv:17/20766 Kommuneblomst for den nye sammenslåtte storkommunen Trondheim-Klæbu Arkiv:16/25717 Oppfølging av sammenslåingsvedtak - Klæbu og Trondheim kommuner Arkiv:17/30176 Oppnevning av ny leder til Partsammensatt utvalg: Klæbu og Trondheim t.o.m Arkiv:17/32064 Aktuell informasjon Arkiv:17/32168 Nidelvstien og Tiller-Vassfjellet - tursti og skiløype Møteprotokoll for Fellesnemnd for Klæbu og Trondheim, (17/32624) 2 6

7 Trondheim kommune Sak PS 18/17 Klæbu helse- og velferdssenter - tilpasning til antatte demografiske behov Forslag til vedtak: Utbyggingen av Klæbu helse- og velferdssenter skjer over flere byggetrinn i takt med den demografiske utviklingen i Klæbu og Trondheim og tilpasset det antatte markedet for omsorgsboliger i Klæbu. Rådmennene legger frem to alternative innstillinger: Alternativ 1: Utbyggingen skjer i to trinn etter Modell 2 i saksfremlegget. Kostnader ved dette alternativet ligger inne i Trondheim kommunes budsjettforslag som ble fremlagt : Trinn 1: 42 sykehjemsplasser ferdigstilles juni 2020 og 25 omsorgsboliger og inntil 10 ordinære leiligheter ferdigstilles desember Trinn 2: Ytterligere 18 sykehjemsplasser og 16 omsorgsboliger ferdigstilles i Alternativ 2: Utbyggingen skjer i tre trinn etter Modell 1 i saksfremlegget. Dette vil kreve en økning på ca 12 mill kr i årlige merkostnader fra 2020 ift det som ligger inne i Trondheim kommunes budsjettforslag som ble fremlagt : Trinn 1: 60 sykehjemsplasser ferdigstilles juni Trinn 2: Inntil 25 omsorgsleiligheter og inntil 10 ordinære leiligheter (i rådhuset) ferdigstilles i 2025 Trinn 3: Ytterligere 16 omsorgsboliger ferdigstilles på et senere tidspunkt. Behandling: Rådmann Morten Wolden og kommunaldirektør Helge Garåsen orienterte om utredninga som er gjort, og rådmannens forslag. Kirsti Tømmervold (Ap), forslag pva AP, SV,SP, V, KrF Alternativt forslag. Fellesnemnda viser til vedtak av 13. juni Klæbu helse- og velferd realiseres som en helhetlig utbygging med 60 sykehjemsplasser og inntil 50 omsorgsleiligheter. Rådmann bes utrede hvordan en skal utnytte kapasitet utover beregnet behov for sykehjemsplasser ved Klæbu helse- og velferdssenter. Dette kan eksempelvis være korttidsplasser, avlastningsplasser, spesialavdelinger eller behov for sykehjemsplasser i forbindelse med rehabilitering av eksisterende sykehjem/helse- og velferdssenter, for Nye Trondheim kommune. 41 ordinære omsorgsleiligheter realiseres slik vist i mulighetsstudien. En forutsetter at det faktiske behov er kartlagt før byggestart. I tillegg utredes muligheten for ombygging av Klæbu Rådhus til 9-10 omsorgsleiligheter. Kartlagt behov avgjør om disse leiligheten skal være ordinære omsorgsleiligheter eller om dette skal være omsorgsleiligheter for yngre Møteprotokoll for Fellesnemnd for Klæbu og Trondheim, (17/32624) 3 7

8 Trondheim kommune brukere med særskilte behov. Bygging av disse leilighetene starter når Klæbu Rådhus får tilstrekkelig ledig kapasitet og forventes ferdigstilt i løpet av Fellesnemnda forutsetter at ny sykehjemsdel skal være i drift i løpet Omsorgsboliger skal være ferdigstilt i løpet av Prosjektet skal i sin helhet realiseres i økonomiplanperioden Rådmennene skal innarbeide finansierings- og driftsforutsetninger i økonomiplanen. Det forventes at tilskuddsordninger fra husbanken blir benyttet maksimalt. Votering Ved alternativ votering mellom innstillinga og Tømmervolds forslag, ble Tømmervolds forslag enstemmig vedtatt Vedtak Fellesnemnda viser til vedtak av 13. juni Klæbu helse- og velferd realiseres som en helhetlig utbygging med 60 sykehjemsplasser og inntil 50 omsorgsleiligheter. Rådmann bes utrede hvordan en skal utnytte kapasitet utover beregnet behov for sykehjemsplasser ved Klæbu helse- og velferdssenter. Dette kan eksempelvis være korttidsplasser, avlastningsplasser, spesialavdelinger eller behov for sykehjemsplasser i forbindelse med rehabilitering av eksisterende sykehjem/helse- og velferdssenter, for Nye Trondheim kommune. 41 ordinære omsorgsleiligheter realiseres slik vist i mulighetsstudien. En forutsetter at det faktiske behov er kartlagt før byggestart. I tillegg utredes muligheten for ombygging av Klæbu Rådhus til 9-10 omsorgsleiligheter. Kartlagt behov avgjør om disse leiligheten skal være ordinære omsorgsleiligheter eller om dette skal være omsorgsleiligheter for yngre brukere med særskilte behov. Bygging av disse leilighetene starter når Klæbu Rådhus får tilstrekkelig ledig kapasitet og forventes ferdigstilt i løpet av Fellesnemnda forutsetter at ny sykehjemsdel skal være i drift i løpet Omsorgsboliger skal være ferdigstilt i løpet av Prosjektet skal i sin helhet realiseres i økonomiplanperioden Rådmennene skal innarbeide finansierings- og driftsforutsetninger i økonomiplanen. Det forventes at tilskuddsordninger fra husbanken blir benyttet maksimalt. Møteprotokoll for Fellesnemnd for Klæbu og Trondheim, (17/32624) 4 8

9 Trondheim kommune Sak PS 19/17 Kommuneblomst for den nye sammenslåtte storkommunen Trondheim-Klæbu Forslag til vedtak: Fellesnemnda velger Rosa sp Nyperose som kommuneblomst for nye Trondheim kommune. Behandling: Votering Innstillinga ble enstemmig vedtatt Vedtak Fellesnemnda velger Rosa sp Nyperose som kommuneblomst for nye Trondheim kommune. Sak PS 20/17 Oppfølging av sammenslåingsvedtak - Klæbu og Trondheim kommuner Forslag til vedtak: Fellesnemnda søker med dette om unntak fra lovbestemt frist for iverksetting av harmonisert eiendomsskatt for nye Trondheim kommune. Behandling: Ordfører Rita Ottervik (Ap), forslag Saken utsettes, i påvente at et notat fra rådmannen. Votering Otterviks forslag ble enstemmig vedtatt Vedtak Saken utsettes. Følgende innstilling følger saken. Fellesnemnda søker med dette om unntak fra lovbestemt frist for iverksetting av harmonisert eiendomsskatt for nye Trondheim kommune. Sak PS 21/17 Møteprotokoll for Fellesnemnd for Klæbu og Trondheim, (17/32624) 5 9

10 Trondheim kommune Oppnevning av ny leder til Partsammensatt utvalg: Klæbu og Trondheim t.o.m Forslag til vedtak: Sissel Trønsdal (Ap) velges som leder av Partsammensatt utvalg: Klæbu og Trondheim til Behandling: Votering Innstillinga ble enstemmig vedtatt Vedtak Sissel Trønsdal (Ap) velges som leder av Partsammensatt utvalg: Klæbu og Trondheim til Sak PS 22/17 Aktuell informasjon Forslag til vedtak: Fellesnemnda tok saken til orientering. Behandling: Votering Innstillinga ble enstemmig vedtatt. Vedtak Fellesnemnda tok saken til orientering. Sak PS 23/17 Nidelvstien og Tiller-Vassfjellet - tursti og skiløype Forslag til vedtak: Fellesnemnda tar saken til orientering. Behandling: Møteprotokoll for Fellesnemnd for Klæbu og Trondheim, (17/32624) 6 10

11 Trondheim kommune Kirsti Tømmervold (Ap), forslag pva AP, SV,SP, V, KrF Fellesnemnda ber Rådmann etablerer kontakt med prosjektledelsen for FV 704, for å avklare krysningspunkt for skiløypetrasé Vassfjellet. Fellesnemnda forventer at saken om krysningspunkt kommer til politisk behandling i fellesnemnd i løpet av Fellesnemnda forventer at idrettsråd i begge kommuner, Trondheimsregionsfriluftsråd og forum for natur og friluftsliv i Trondheim blir inkludert i planlegging av Nidelvstien og skiløype i Vassfjellet. Felles satsningen om Nidelvstien og skiløype Vassfjellet bes komme tilbake som egen sak i fellesnemnd. Trasevalg, detaljert fremdriftsplan og anleggskostnader må beskrives i saken. Det forutsettes at begge anleggene er ferdigstilt i god tid før Votering Ved alternativ votering mellom innstillinga og Tømmervolds forslag, ble Tømmervolds forslag enstemmig vedtatt Vedtak Fellesnemnda ber Rådmann etablerer kontakt med prosjektledelsen for FV 704, for å avklare krysningspunkt for skiløypetrasé Vassfjellet. Fellesnemnda forventer at saken om krysningspunkt kommer til politisk behandling i fellesnemnd i løpet av Fellesnemnda forventer at idrettsråd i begge kommuner, Trondheimsregionsfriluftsråd og forum for natur og friluftsliv i Trondheim blir inkludert i planlegging av Nidelvstien og skiløype i Vassfjellet. Felles satsningen om Nidelvstien og skiløype Vassfjellet bes komme tilbake som egen sak i fellesnemnd. Trasevalg, detaljert fremdriftsplan og anleggskostnader må beskrives i saken. Det forutsettes at begge anleggene er ferdigstilt i god tid før Eventuelt Ordfører Rita Ottervik orienterte om fellesnemndas møte 24. oktober, og påfølgende orienteringsmøte for begge kommunestyremøtene etter fellesnemndas møte. Møtet hevet kl Rita Ottervik Ordfører Knut Ole Bleke Møteprotokoll for Fellesnemnd for Klæbu og Trondheim, (17/32624) 7 11

12 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Steinar Lianes Arkiv: 026 Arkivsaksnr-dok.nr: 16/ Kommunereformen - sammenslåing av Klæbu kommune og Trondheim kommune - status Rådmannens innstilling Kommunestyret tar framlagte sak til orientering. SAKSUTREDNING Saksopplysninger Kommunestyret ble orientert om arbeidet med sammenslåingen mellom Klæbu og Trondheim i det forrige møtet den 7.september. Etter den tid har det vært møte i fellesnemnda den 26.september. Det oppsatte møtet i partssammensatt utvalg den 20.september ble avlyst. Fellesnemnda den 26.september hadde følgende agenda: - Klæbu helse- og velferdssenter tilpasning til antatte demografiske behov - Kommuneblomst for den nye sammenslåtte storkommune Trondheim-Klæbu - Oppfølging av sammenslåingsvedtak Klæbu og Trondheim kommuner (søknad om unntak fra tidsfrist for harmonisering av eiendomsskatt). Saken ble utsatt. - Oppnevning av ny leder til partssammensatt utvalg: Klæbu og Trondheim t.o.m Aktuell informasjon. - Nidelvstien og Tiller-Vassfjellet tursti og skiløype. Videre møteplan 2.halvår 2017: - Partssammensatt utvalg har møter 18.oktober, 1.november, 29.november. - Fellesnemnda har møter 24.oktober, 7.november, 5.desember. Fellesnemndas og partssammensatt utvalgs sakspapir og protokoll klikk på lenke til Trondheim kommunes innsynsløsning. Se også Klæbu kommunes hjemmesider Politikk Saksdokument. Den administrative prosjektgruppen som består av medarbeidere fra begge kommuner, har i perioden siden sist orientering hatt 2 møter. Arbeidet har i stor grad bestått i å forberede saker for fellesnemnda. Gruppen har i tråd med prosjektplanen arbeidet videre med omstillingsavtale for ansatte med kommunikasjonsplan. Det har vært drøftinger/presentasjon av avtale/plan med tillitsvalgte i begge kommuner, og Klæbu kommunes partssammensatte utvalg har hatt omstillingsavtalen som sak. Omstillingsavtale med kommunikasjonsplan vil bli lagt fram for fellesnemnda 24.oktober. Den administrative prosjektgruppen arbeider også med forslag til budsjett for fellesnemnda for årene 2018 og Saken vil også inneholde regnskap og revisjon for Sak til fellesnemnda den 24.oktober. 12

13 Som orientert om sist har det blitt arbeidet med muligheten for å engasjere en prosjektkoordinator. Dette er nå på plass, og det tas sikte på oppstart Ressursen vil bli rekrutert internt og finansieres under fellesnemndas budsjett. Rådmannen deltar fra september/oktober i møter i Trondheim kommunes ledergruppe, når det gjelder spørsmål om sammenslåingen. Dette har vist seg svært nyttig for å komme i direkte dialog med rådmannens ledergruppe i Trondheim når det gjelder tidligintegrering, avklaringer rundt budsjett og ikke minst det planlagte HV-senteret i Klæbu. Rådmannen har, som orientert om sist, initiert en gjennomgang av områder og tjenester som kan egnes for tidlig integrering med Trondheim. Det går mot avvikling av NAV-kontoret i Klæbu fra årsskiftet, og arbeidet med vertskommuneavtale med Trondheim pågår. På byggesakskontoret en medarbeider sluttet i september har det blitt inngått avtale med Trondheim kommune. Trondheim skal ansette og Klæbu skal leie inn denne ressursen fra Trondheim tilsvarende en 80% stilling. Økonomiske og administrative konsekvenser Ihht. budsjett for fellesnemnda. 13

14 Uttreden av Envina IKS - orientering til kontrollutvalget Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Klæbu kommune /17 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 037, TI - &58 Arkivsaknr 15/127-9 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar ordførers redegjørelse til orientering. Kontrollutvalget avslutter sin oppfølging av kommunestyrets vedtak i sak 35/16, Rapport fra Selskapskontroll Envina IKS. Utrykt vedlegg Kontrollutvalgets sak 17/16 Rapport fra selskapskontroll med Envina IKS Kommunestyrets sak 35/16 Rapport fra selskapskontroll ENVINA IKS Kommunestyrets sak 76/16 Envina IKS - oppsigelse av deltakerforhold Saksutredning Kontrollutvalget behandlet rapport vedr. selskapskontroll av Envina IKS på sitt møte 9. juni 2016 i sak 17/16. Kommunestyret behandlet rapporten på sitt møte 16. juni 2016 i sak 35/16 Kommunestyret vedtok følgende: 1. Kommunestyret tar rapport fra selskapskontroll Envina IKS til orientering. 2. Kommunestyret ber kommunens eierrepresentant i Envina IKS om å: Arbeide for å etablere rutiner for valg til styret slik revisjonen anbefaler i rapportens pkt 7. Arbeide for at Envina IKS får etablert en god nok kapasitet til å håndtere full innsamling av fritidsavfall fra alle 3 eierkommunene. Klæbu kommune skal slås sammen med Trondheim kommune med virkning fra Det er avklart med Trondheim Renholdsverk AS at de kan overta ansvaret for renovasjonen i Klæbu med virkning fra På kommunestyrets møte ble oppsigelse av eierforholdet i Envina IKS behandlet og vedtatt i sak 76/16. På bakgrunn av ovenstående så vil ordfører orientere om status i avviklingen av eierforholdet i Envina IKS på dagens kontrollutvalgsmøte. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler at kontrollutvalget tar ordførers redegjørelse til orientering, samt at utvalget avslutter sin oppfølging av kommunestyrets vedtak vedr. selskapskontroll i Envina IKS. 14

15 Forvaltningsrevisjonsarbeidet frem mot kommunesammenslåing Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Klæbu kommune /17 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 217, TI - &30 Arkivsaknr 16/23-10 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. Vedlegg Plan for forvaltningsrevisjon Saksutredning Kontrollutvalget og kommunestyret har gjennom utarbeidelsen og vedtak av plan for forvaltningsrevisjon for Klæbu kommune for , lagt premissene for forvaltningsrevisjonsarbeidet ut Følgende fokusområder ble prioritert for forvaltningsrevisjon for : Sykefravær Mobbing Dokumenthåndtering og journalføring Arbeidsmiljø Følgende fokusområder kan også være aktuell for forvaltningsrevisjon: Offentlige anskaffelser Barnevern Bestilt/gjennomført forvaltningsrevisjon På kontrollutvalgets møte 9. juni bestilte utvalget en forvaltningsrevisjon med fokus på sykefravær i Klæbu kommune. Ferdig rapport ble behandlet på kontrollutvalgets møte 9. Mars 2017, i sak 2/2017 og på kommunestyrets møte 11. Mai 2017 i sak 23/2017. Rådmannen har gitt kontrollutvalget tilbakemelding om oppfølging av kommunestyrets vedtak på kontrollutvalgets møte 21. September 2017 i sak 24/2017. Jan Petter Opedal, økonomi- og personalsjef, orienterte og svarte på spørsmål fra utvalget. Kontrollutvalget fattet enstemmig følgende: Kontrollutvalget anser kommunestyrets vedtak som fulgt opp. Kontrollutvalget bestilte på sitt møte 3. mai 2017 en forvaltningsrevisjon med fokus på mobbing i grunnskolen i Klæbu kommune. Ferdig rapport skal behandles på kontrollutvalgets møte i mai eller juni Rapporten oversendes kommunestyret for endelig behandling og vedtak i juni Plan for forvaltningsrevisjon Gjeldene plan for forvaltningsrevisjon ble vedtatt av kommunestyret i sak 29/2016. Det er viktig at kontrollutvalget har oppdatert informasjon om Klæbu kommune slik at de har et godt grunnlag til å ta en beslutning om hvilke fokusområder det er viktig å se nærmere på i 2018 og

16 Kontrollutvalgets sekretariat har derfor invitert ordfører til dagens møte slik at kontrollutvalget har mulighet til å diskutere aktuelle fokusområder for forvaltningsrevisjon for 2018 og Ordfører har tidligere signalisert at det er viktig at Klæbu kommune bruker sine budsjetterte timeressurser til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll frem mot 2020, på en måte som kan gi Klæbu kommune mulighet til forbedring i tiden frem mot sammenslåing med Trondheim kommune. Kontrollutvalgets sekretariat vil, før kontrollutvalgets møte 26. oktober, ta kontakt med sekretariatet for kontrollkomiteen i Trondheim for å høre om det er aktuelle felles fokusområder for forvaltningsrevisjon i 2018 og Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Det legges opp til at kontrollutvalgets møte benyttes til drøfting av aktuelle fokusområder for forvaltningsrevisjon i 2018 og

17 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Klæbu kommune Vedtatt i kommunestyre, sak 29/

18 Om forvaltningsrevisjon I henhold til kommuneloven 77 er kontrollutvalget ansvarlig for å påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger Dette innebærer et ansvar for kontrollutvalgene, for at følgende oppgaver utføres: o regnskapsrevisjon o forvaltningsrevisjon o selskapskontroll Forvaltningsrevisjonens innhold er utdypet i forskrift om revisjon 7 første ledd: Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Herunder om a) forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, b) forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området, c) regelverket etterleves, d) forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, e) beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav f) resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets eller fylkestingets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. Forvaltningsrevisjonen er med andre ord et viktig verktøy for Klæbu kommunes øverste politiske organ for å føre tilsyn og kontroll med kommunens totale forvaltning og de resultater som oppnås. Utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon Kommunestyret er oppdragsgiver for forvaltningsrevisjonen. For å sikre at den revisjonen som utføres er i tråd med kommunestyrets ønsker og behov, skal det ifølge kontrollutvalgsforskriften 10 vedtas en egen plan for forvaltningsrevisjon, hvor det angis prioriteringer for forvaltningsrevisjon i en gitt periode: 10. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Denne planen er utarbeidet for perioden Planen er basert på dokumentet overordnet analyse, utarbeidet av Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS i Gjennomføring av forvaltningsrevisjon Klæbu kommunes revisor er Revisjon Midt-Norge IKS. De vil stå for den praktiske utføringen av forvaltningsrevisjonsprosjektene. Prosjektene utføres i tråd med 18

19 kommuneloven 78, forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner og RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon vedtatt av Norges Kommunerevisorforbund. Kontrollutvalget vedtar med bakgrunn i planen konkrete bestillinger av det enkelte prosjekt. Dersom det over tid oppstår forhold, f.eks. endringer i risikovurderinger, som gjør at prioriterte fokusområder blir uaktuelle, gis kontrollutvalget anledning til å fravike planen og prioritere et annet fokusområde i vedtatt plan. Prioriterte områder i planperioden Her angis prioriterte områder for forvaltningsrevisjon, med forslag til mulig innretning på prosjektene. Prosjektene er vurdert på bakgrunn av risiko- og vesentlighetsvurderingene i den overordnede analysen. Det er prioritert totalt 4 prosjekter. Det er i prioriteringene også tatt hensyn til at det er ønskelig med en viss fordeling mellom ulike områder av kommunens virksomhet og at man prioriterer noen områder der det har vært gjennomført lite forvaltningsrevisjon i tidligere år. Videre er det tatt hensyn til hvorvidt forvaltningsrevisjon anses å være et godt virkemiddel til å forbedre kvaliteten på området. Utdypingene av innretning må ses på som eksempler på muligheter, ikke et bindende forslag til gjennomføring av prosjektene. Område Sykefravær Klæbu kommune har en målsetning om å holde sykefraværet under 7,7 %. Sykefraværet har økt fra 8,8 % i 2014 til 9,4 % i En forvaltningsrevisjon kan belyse ulike sider av rådmannens arbeid med å nå målet. Mulige problemstillinger kan være om eventuelle tiltak virker som forutsatt, om arbeidet er forankret i hele organisasjonen eller om oppfølgingen av den sykmeldte er i tråd med regelverket, og om tiltaksplaner blir fulgt opp. Mobbing Opplæringsloven stiller krav om at kommunene skal arbeide aktivt og systematisk for å fremme et godt psykososialt miljø ved skolene. Har grunnskolene i Klæbu kommune tilstrekkelig fokus på og et godt opplegg for å forebygge, avdekke og håndtere mobbing? Dokumenthåndtering og journalføring Sak- og arkivsystemet har stor betydning for saksbehandlingen og dokumenthåndteringen i organisasjonen. Alle som driver saksbehandling må kunne lagre sine dokumenter i dette systemet, enten direkte eller ved integrasjon med andre systemer. Aktuelle problemstillinger i en slik forvaltningsrevisjon kan være: Har de ansatte den nødvendige kunnskapen om systemet for å utnytte sak- og arkivsystemet fullt ut? Kjenner de ansatte i Klæbu kommune til de aktuelle regler for saksbehandling og følges disse reglene? Arbeidsmiljø Vold og trusler på arbeidsplassen kan være svært belastende for den ansatte. En forvaltningsrevisjon på dette området kan gi svar på om Klæbu kommune har et HMS-system som fanger opp omfanget av og en eventuell endring i omfanget av vold, trusler og trakassering rettet mot ansatte. Den bør også gi svar på om kommunen har planer, rutiner og tiltak som så langt det er mulig beskytter ansatte mot å bli utsatt for vold, trusler og trakassering, og om den enkelte enhet i kommunen ivaretar HMS-arbeidet innenfor området vold, trusler og trakassering. 19

20 Følgende områder foreslås som aktuelle for forvaltningsrevisjon, men er ikke prioritert i planen. Dersom endringer i forutsetninger gjør noen av de ovennevnte prosjekter mindre aktuelle å gjennomføre kan disse bli aktuelle for gjennomføring i perioden. Område Offentlige anskaffelser Klæbu kommune har 3 år på rad fått merknad i sin revisjonsberetning, samt presisering i nummerert brev til kontrollutvalget, om manglende etterlevelse av lov om offentlige anskaffelser. En forvaltningsrevisjon bør gi svar på hvorfor rutinene ikke følges. I den forbindelse vil det være av interesse å belyse medarbeidernes kompetanse og kommunens organisering av innkjøpene. Barnevern Klæbu kommune har en høy andel fristbrudd i barnevernet. Har barneverntjenesten tilstrekkelige ressurser, bemanning og kompetanse? Iverksettes tiltak i samsvar med barneverntjenestens vedtak? Er barneverntjenestens saksbehandlingstid i henhold til sentrale bestemmelser i lov og forskrift og er det etablert et system for kvalitetssikring i saksbehandlingsrutinen? Oppfølging og rapportering I tråd med forskrift om revisjon 8 skal revisor rapportere fortløpende til kontrollutvalget om resultater av gjennomført forvaltningsrevisjon. Videre er kontrollutvalget tillagt ansvar for å rapportere om sitt arbeid til kommunestyret. Kontrollutvalget legger normalt rapport for det enkelte prosjekt fortløpende frem for kommunestyret. Oppfølging av prosjektene i etterkant rapporteres samlet ved slutten av valgperioden. 20

21 Selskapskontrollarbeidet frem mot kommunesammenslåing Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Klæbu kommune /17 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 037, TI - &30 Arkivsaknr 16/107-7 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. Vedlegg Plan for selskapskontroll Saksutredning Selskapskontroll er ifølge kommuneloven 77-5 en pålagt oppgave som ligger til kontrollutvalget. Kontrollutvalget og kommunestyret har gjennom utarbeidelsen og vedtak av plan for selskapskontroll for Klæbu kommune for , lagt premissene for selskapskontrollarbeidet ut Prioriterte prosjekter/selskaper: 1. Trøndelag brann- og redningstjeneste IKS 2. System og praksis for eierstyring Trøndelag brann- og redningstjeneste IKS (TBRT) Et interkommunalt selskap for kommunene Klæbu, Malvik, Trondheim, Rissa, Leksvik, Oppdal og Rennebu. Dette er et prosjekt det antagelig bare vil være aktuelt å sette i gang dersom de øvrige eierne også prioriterer det. System og praksis for eierstyring En slik kontroll kan eventuelt ta utgangspunkt i oppfølgingen av noen enkeltselskaper som Klæbu kommune har eierinteresser i. Det er ikke satt i gang noen selskapskontroller så langt i valgperioden Kontrollutvalgets sekretariat vil, før kontrollutvalgets møte 26. oktober, ta kontakt med sekretariatet for kontrollkomiteen i Trondheim kommune, samt oppdragsansvarlig sekretær for Malvik kommune for å høre om det er aktuelt å bestille en selskapskontroll av Trøndelag brann- og redningstjeneste i 2018 eller Revisjonsressursene som er satt av til selskapskontroll og forvaltningsrevisjon må sees samlet. Den årlige rammen for denne type kontroll er satt til ca. 300 timer for Klæbu kommune. Kommunestyret har gitt kontrollutvalget myndighet til å prioritere ressurser mellom forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, samt myndighet til å gjøre endringer i planen i perioden dersom utvalget finner det nødvendig, eller ønskelig av hensyn til samarbeid med andre eiere. Ordfører er invitert til dagens møte slik at kontrollutvalget har mulighet til å diskutere behovet for selskapskontroll i 2018 eller Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Det legges opp til at kontrollutvalgets møte benyttes til drøfting av en mulig bestilling av selskapskontroll i 2018 eller

22 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL Klæbu kommune Vedtatt av kommunestyret , sak 72/

23 1 Om selskapskontroll I følge kommuneloven 77 nr. 5 er kontrollutvalget pålagt å påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m.. I forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 14 er dette videre definert slik: Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap. 3. Slik det fremgår av denne paragrafen er det obligatorisk for kommunen å gjennomføre eierskapskontroll, definert som kontroll med forvaltningen av eierinteressene, herunder kontroll av om den som utøver eierskapet gjør det i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Videre er det anledning til å gjennomføre forvaltningsrevisjon i selskaper, slik definert i kommuneloven 77 nr. 4: kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger Det er et diskusjonstema hvilke selskapsformer og eierskap som inngår i begrepet selskapskontroll. Det er på det rene at som et lovpålagt minimum må omfatte kommunens eierskap i aksjeselskap (AS), allmennaksjeselskap (ASA), interkommunale selskap (IKS), og samvirkeforetak og andre selskaper med begrenset ansvar (BA, SA). Denne planen legger videre til grunn at selskapskontrollen også skal omfatte alle selvstendige virksomheter der kommunen har et eierskap eller interesser med tydelig karakter av eierskap, deriblant interkommunale samarbeid etter kommunelovens 27, stiftelser og foreninger. 1.1 Plan for selskapskontroll I følge forskriftens 13, første ledd skal det også minst en gang i valgperioden utarbeides plan for gjennomføring av selskapskontroll. Dette skal skje senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. I likhet med plan for forvaltningsrevisjon hviler det på kontrollutvalget å fremme forslag om plan for selskapskontroll, mens det er kommunestyret eller fylkestinget som vedtar planen. For selskapskontroll stiller forskriften krav om at planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. Denne planen er basert på en slik analyse gjennomført av Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS, felles for kontrollutvalgene hos selskapets 15 eiere. 1.2 Gjennomføring av selskapskontroll Revisjon Midt-Norge IKS er i henhold til den inngåtte selskapsavtalen, det selskapet som skal gjennomføre selskapskontroll på vegne av de 15 deltakerne i selskapet Bestilling av selskapskontroll Kontrollutvalget foretar bestilling av selskapskontroll, med nærmere innretning av undersøkelsen, med bakgrunn i de vedtatte prioriteringene. 23

24 1.2.2 Innsyn Kommuneloven 80 hjemler følgende innsynsrett i selskaper for kontrollutvalget eller den som utfører kontroll på vegne av dette: 80. Selskapskontroll I interkommunale selskaper etter lov 29. januar 1999 nr. 6, i interkommunale styrer etter 27 og i aksjeselskaper der en kommune eller fylkeskommune alene eller sammen med andre kommuner, fylkeskommuner eller interkommunale selskaper direkte eller indirekte eier alle aksjer, har kommunens eller fylkeskommunens kontrollutvalg og revisor rett til å kreve de opplysninger som finnes påkrevd for deres kontroll, så vel fra selskapets daglige leder som fra styret og den valgte revisor for selskapet. I den utstrekning det finnes nødvendig, kan kontrollutvalget og kommunens revisor selv foreta undersøkelser i selskapet. Kommunestyret eller fylkestinget kan fastsette regler om kontrollutvalgets og revisors kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskapet og herunder fastsette hvilke dokumenter mv. som skal sendes kommunens eller fylkeskommunens kontrollutvalg og revisor. Kontrollutvalget og kommunens eller fylkeskommunens revisor skal varsles og har rett til å være tilstede på selskapets generalforsamling, samt møter i representantskap og tilsvarende organ. Denne lovbestemte innsynsretten gjelder altså bare for selskap eid 100 % av kommuner og fylkeskommuner i fellesskap. I selskaper med andre eiere, eller selskapsformer ikke omfattet av denne formuleringen må retten til innsyn skaffes med andre hjemler. Et alternativ er å sørge for at selskapets vedtekter gir rett til innsyn for eiernes kontrollorganer. I aksjeselskaper og de fleste andre selskapsformer kan en slik hjemmel fastsettes av generalforsamling med 2/3 flertall. Som ansvarlig offentlig eier bør kommunen søke å få inn slike bestemmelser i vedtektene, i alle fall i selskaper som stort sett er offentlig kontrollerte. Der ingen slik hjemmel finnes kan man ved vedtak om selskapskontroll i et kontrollutvalg anmode om at selskapet frivillig gir slikt innsyn. Erfaringsmessig er dette uproblematisk i selskaper som hovedsakelig finansieres med offentlige midler, eller der det offentlige er dominerende på eiersiden. Dette er likevel lite ønskelig, da det gir selskapet anledning til å motsette seg kontroll. Et siste alternativ er å gjennomføre selskapskontroll utelukkende basert på offentlig tilgjengelig informasjon, og den informasjon som finnes i kommunenes arkiver. For ren eierskapskontroll, dvs. kontroll med kommunens utøvelse av eierskap, kan dette være tilstrekkelig, men det vil neppe være nok til å kunne gjennomføre forvaltningsrevisjon. Det er derfor en fordel om kommunen sørger for å be sine eierrepresentanter reise spørsmål om å ta inn regler om innsyn i vedtektene ved generalforsamling i selskaper der innsyn ikke er pålagt ved lov Samarbeid om selskapskontroll I selskaper der flere kommuner er eiere, særlig der flere kommuner med samme revisor er eiere, vil det være hensiktsmessig å søke å inngå samarbeid om selskapskontroll. Dette både av ressurshensyn i revisjonsarbeidet, da de fleste vurderinger vil kunne være gyldige for flere eiere, men også av hensyn til at selskapet ikke skal pålegges kontroll oftere enn nødvendig. Dette fordrer at kommunenes prioriteringer for selskapskontroll samordnes, og at kontrollutvalgene må gis myndighet til å prioritere mellom aktuelle prosjekter basert på hvilke prosjekter der det finnes interesserte samarbeidspartnere. 24

25 1.2.4 Ressurser Ressurser til gjennomføring av selskapskontroll må, dersom kommunen ikke ønsker å tilføre nye ressurser til formålet, tas av samme ressurser som stilles til rådighet for forvaltningsrevisjon. Det vil derfor være nødvendig å foreta en løpende prioritering mellom disse to formålene før bestilling av prosjekter. Det kan være hensiktsmessig at myndighet til å gjøre denne prioriteringen legges til kontrollutvalget. 1.3 Rapportering Revisjonen rapporterer løpende til kontrollutvalget om hvert enkelt gjennomført prosjekt. Kontrollutvalget legger disse løpende fram for kommunestyret. Det forutsettes at det for felles prosjekter mellom flere kommuner kan rapporteres i én felles rapport der dette er hensiktsmessig. 2 Eierskap og eierstyring i Klæbu kommune Klæbu kommune har utarbeidet en eierskapsmelding som ble vedtatt på kommunestyrets møte 23. september 2010 i sak 45/2010. Det er nedfelt i eierskapsmeldingen at det skal utarbeides en strategi hvor kommunens formål og forventninger til det enkelte selskap fremkommer. Kommunestyret vedtok i sak 86/14 en eierskapsstrategi for Klæbu Industrier AS, men kontrollutvalget kan ikke se at dette er gjort for de andre selskapene som Klæbu kommune har eierandeler i. 2.1 Tidligere gjennomført selskapskontroll Det har blitt gjennomført en runde med selskapskontroll tidligere i selskaper der Klæbu kommune er medeier. I 2007 ble det gjennomført en såkalt begrenset selskapskontroll med Envina IKS og Klæbu Industrier AS. Her ble det gjort en svært begrenset kontroll med økonomiske nøkkeltall, og det ble konkludert med at kommunen hadde manglende rutiner for oppfølging av sine eierinteresser. Klæbu kommune deltok i en felles selskapskontroll av TrønderEnergi AS i 2013/2014. Rapport fra selskapskontrollen ble behandlet i kommunestyret i mars I rapporten ble det konkludert med at eierstyringen kunne bli mer profesjonell, med tanke på valg til styret. Viktigheten av å utarbeide en eierskapsmelding med klare målsettinger med eierskapet. Anbefaling om å dokumentere eiermøtene. Habilitetsutfordringer rundt ordførere som sitter i bedriftsorganer. Det ble gjennomført en selskapskontroll i Klæbu Industrier AS i perioden august til desember Rapport fra selskapskontrollen ble behandlet i kommunestyret i mars Følgende anbefalinger ble gitt fra revisjonen: Revisjonen anbefaler Klæbu kommune å gjennomgå sine prosesser for eierstyring av Klæbu Industrier med mål om å: Sørge for bedre informasjonsflyt mellom kommunestyret som eier og selskapet. Forbedre prosessene for valg til styret slik at man sikrer at kommunestyrets vedtak og sentrale krav i lov oppfylles, og at styret får den nødvendige kompetansen også fremover. Kommunestyret fattet følgende vedtak i sak 13/16: 1. Kommunestyret tar rapport fra Selskapskontroll Klæbu Industrier AS til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen

26 Klæbu kommune deltok i en felles selskapskontroll av Envina IKS i perioden november 2015 til april Rapport fra selskapskontrollen ble behandlet i kommunestyret i juni Følgende anbefalinger ble gitt fra revisjonen knyttet til eierstyringen: Eierkommunene bør sørge for at det etableres rutiner for valg til styret som kan sikre at styret også fremover har den kompetansen selskapet har bruk for, herunder - bruk av en valgkomite - kriterier for valg til styret Eierkommunene og Envina IKS bør sørge for at det etableres innsamling av avfall fra fritidsbolig i alle eierkommuner, slik forurensingsloven krever. Kommunestyret fattet følgende vedtak i sak 35/16: 1. Kommunestyret tar rapport fra selskapskontroll Envina IKS til orientering. 2. Kommunestyret ber kommunens eierrepresentant i Envina IKS om å: Arbeide for å etablere rutiner for valg til styret slik revisjonen anbefaler i rapportens pkt 7. Arbeide for at Envina IKS får etablert en god nok kapasitet til å håndtere full innsamling av fritidsavfall fra alle 3 eierkommunene. 3 Prioriterte prosjekter for selskapskontroll i planperioden Prioritering Prosjekt Involverte selskaper 1 Involverte kommuner 2 1. Trøndelag brann- og TBRT Klæbu, Malvik, redningstjeneste IKS Trondheim, Rissa, Leksvik, 2. System og praksis for eierstyring Oppdal og Rennebu Klæbu kommune 3.1 Utdyping av de enkelte prosjektene Gjennomgående for alle prosjektene som går på konkrete selskaper vil vurdering av selskapenes økonomi og forutsetninger for drift, i tillegg til etterlevelse av lovverk (offentlighet, anskaffelser, likestilling) være aktuelle problemstillinger. Det vil også i de fleste tilfeller være nærliggende å gjøre en vurdering av eiernes rolle. I tillegg kommer problemstillinger spesifikke for de enkelte selskap. I hvert tilfelle vil det være nødvendig med en ytterligere utvelging og spissing av problemstillinger før bestilling av prosjekter Trøndelag brann- og redningstjeneste IKS Trøndelag brann- og redningstjeneste IKS (TBRT) er et interkommunalt selskap for kommunene Klæbu, Malvik, Trondheim, Rissa, Leksvik, Oppdal og Rennebu. Brann- og redningstjenesten har ansvaret for alle lovpålagte oppgaver i eierkommunene i henhold til Lov om brannvern m.m. Selskapet har ansvar for brann- og redningsberedskap og brannforebyggende oppgaver i kommunene. Selskapet samfunnskritiske tjenester på vegne av kommunen og må derfor sies å ha høy samfunnsmessig vesentlighet. 1 Selskaper i kursiv er ikke underlagt reglene om innsyn i kommuneloven Kommuner i kursiv har ikke Revisjon Midt-Norge IKS som revisor. 26

27 Dette er et prosjekt det antagelig bare vil være aktuelt å sette i gang dersom de øvrige eierne også prioriterer det System og praksis for eierstyring Klæbu kommune må få på plass sin eierstrategi og rapporteringsrutiner i aktuelle selskaper før en eierskapskontroll knyttet til praktiseringen av kommunens eierstyring kan gjennomføres. Eierskapskontroll kan blant annet inkludere kontroll med praktisering av eierskapsstrategi, rutiner rundt deltakelse i generalforsamlinger og kommunikasjon med selskapene man er eier i. Slik kontroll kan eventuelt ta utgangspunkt i oppfølgingen av noen enkeltselskaper. Det kan være en fordel å utsette et slikt prosjekt til kommunen har fått eierstrategier på plass. 27

28 4. Vedlegg 1: Oversikt over kommunens eierskap Orgnr Selskapsnavn Selskapstype Eierandel 3 Off.heleid Allskog SA SA 0,00% Nei Biblioteksentralen SA SA 0,00% Nei Envina IKS IKS 33,33% Ja Interkommunalt Arkiv Trøndelag IKS IKS 1,86% Ja Klæbu Industrier AS AS 100,00% Ja Klæbu Næringsforum AS AS 42,00% Nei Kommunekraft AS AS 0,03% Nei Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS IKS 4,80% Ja Midt-Norge 110-sentral IKS IKS 1,91% Ja Revisjon Midt-Norge IKS IKS 4,80% Ja Sørborgen kunstgressbane AS AS 33,00% Nei Trøndelag brann- og redningstjeneste IKS IKS 3,00% Ja Trøndelag Reiseliv AS AS 0,04% Nei TrønderEnergi AS AS 0,09% Ja 3 Foretak oppført med 0 % er enten foretak med svært liten eierandel, ukjent eierandel eller foretak uten eiere der eierandel ikke er estimert. Vekten av fylkeskommunens interesse i foretaket er estimert for enkelte stiftelser og foreninger ut fra andel av årlig tilskudd eller stiftelseskapital. 4 Hvorvidt selskapet i sin helhet er eid av kommuner og fylkeskommuner og dermed faller inn under bestemmelsen om innsynsrett i kommuneloven

29 Valg av revisor Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Klæbu kommune /17 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 210, TI - &22 Arkivsaknr 11/73-10 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar saken til orientering og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: Revisjon Midt-Norge SA velges som revisor for Klæbu kommune fra Vedlegg Valg av revisor Saksutredning Revisjon Midt-Norge IKS er kommunens valgte revisor, selskapet fusjoneres imidlertid med KomRev Trøndelag IKS fra , under navnet Revisjon Midt- Norge SA. Eierkommunene har sluttet seg til fusjonen med likelydende vedtak i kommunestyrene. Vedtakene innebærer en aksept av selskapsavtalen, der det står at deltakerne skal kjøpe hoveddelen av sine revisjonstjenester fra Revisjon Midt- Norge SA. Det nye revisjonsselskapet må likevel formelt velges som revisor for kommunen, det skjer gjennom vedtak i kommunestyret etter innstilling fra kontrollutvalget (kommuneloven 78.4). Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Gjennom sitt vedtak i sak 47/17 så har Klæbu kommune allerede vedtatt deltakelse i Revisjon Midt-Norge SA. Kommunestyret har gitt uttrykk for at revisjonen skal videreføres som et interkommunalt samarbeid, og samtidig forpliktet kommunen til å kjøpe hoveddelen av revisjonstjenestene fra det nye revisjonsselskapet. Kontrollutvalgets innstilling om valg av revisor bør være i samsvar med kommunestyrets vedtak. Utvalget bør derfor anbefale kommunestyret å velge Revisjon Midt-Norge SA som revisor for kommunen fra

30 30

31 31

32 32

33 33

34 34

35 35

36 36

37 37

38 38

39 39

40 40

41 41

42 42

43 43

44 44

45 45

46 46

47 47

48 Orientering om aktuelle saker Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Klæbu kommune /17 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 17/114-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. Saksutredning Gjennomgang av medlemmenes innspill vedrørende aktuelle saker fra de politiske utvalgene, eventuelt innspill fra andre. 48

49 Referatsaker Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Klæbu kommune /17 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 17/114-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Vedlegg Protokoll stiftelsesmøte Revisjon Midt-Norge SA FMST klagebehandling om praksis rundt felles gruppemøte Gir råd om varsling og ytringsfrihet Samarbeidsavtaler utestenger kriminelle Slik jobber de kriminelle i det norske arbeidsmarkedet Grunnlag for eiendomsskatt Ikke lov å presse noen til å melde forfall Kan ikke ta lett på søknader om fritak Kommunestyret må avgjøre habiliteten Taushetsplikt gjelder enkeltopplysninger Saksutredning Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. Protokoll stiftelsesmøte Revisjon Midt-Norge SA 2. Lovlighetskontroll, møtepraksis i Skaun kommune, lukking av møte. 3. Kommunesektorens etikkutvalg har lansert en ny veileder om ytringsfrihet og varsling som nå blir sendt alle kommuner 4. Skatteetaten har inngått samarbeidsavtaler med noen av landets største innkjøpere i byggebransjen. 5. Kriminelle aktører utvikler kontinuerlig metodene etter hvert som de finner nye muligheter for profitt. Metodene for arbeidslivskriminalitet varierer og ikke alle lovbrudd er like enkle å oppdage. 6. Det finnes to måter å beregne grunnlaget for eiendomsskatt på bolig på. Hvilken metode som egner seg best, varierer fra kommune til kommune. 7. Påtrykk på et medlem for å få vedkommende til å melde forfall til et møte, er klart ulovlig sier Jussprofessor Jan Fridthjof Bernt. 8. Å få fritak fra politiske verv krever fortsatt gode og troverdige grunner, påpeker jussprofessor Jan Fridthjof Bernt. 9. En rådmanns vurdering av egen habilitet kan selvsagt overprøves av kommunestyret, sier jussprofessor Jan Fridthjof Bernt. 10. Størrelsen på eiendomsskatten vekker engasjement mange steder. Men er klagene på takstene underlagt taushetsplikt, eller er det fritt fram for alle å lese dem? Kontrollutvalgets sekretariat viser til de vedlagte dokumentene som legges frem som referatsaker. 49

50 50

51 51

52 52

53 53

54 54

55 55

56 56

57 57

58 58

59 Gir råd om varsling og ytringsfrihet Kommunal Rapport ÅPENHET. Å skape tillit i en god forvaltning, er lett å si, men vanskelig å gjennomføre, sier leder Tora Aasland i Kommunesektorens etikkutvalg. Rådmann Bodil Sivertsen, KS-direktør Tor Arne Gangsø og leder Tora Aasland i Kommunesektorens etikkutvalg har lansert en ny veileder om ytringsfrihet og varsling som nå blir sendt alle kommuner. Skriv ut Oppgaven skal imidlertid bli lettere for kommuner og fylkeskommuner om de bruker KS nye veileder Ytringsfrihet og varsling, mener Aasland og de andre som lanserte den i dag; arbeidslivsdirektør Tor Arne Gangsø i KS og rådmann Bodil Sivertsen i Sandnes. Etikkutvalget tok initiativet til veilederen, som er nå revidert etter at første utgave kom for ti år siden. Siden er varslingsreglene i arbeidsmiljøloven innskjerpet, vanskelige varslingssaker har stått på dagsordenen i mange kommuner, og fra flere hold er det uttrykt bekymring for offentlig ansattes ytringsfrihet, blant annet fra Sivilombudsmannen. Gangsø understreket at det ikke er tilfeldig at ytringsfrihet står først i veilederens tittel. En god ytringskultur er viktig for lokaldemokratiet, og ansatte med kunnskap om fagområder og tjenester er viktige aktører i det offentlige ordskiftet, sa han. En undersøkelse Fafo har gjort for KS, viser at mange ansatte ikke opplever et godt ytringsklima på arbeidsplassen. Fire av ti tror de vil bli møtt med uvilje av sjefen dersom de kommer med kritiske synspunkter om forhold på jobben. Gangsø trakk også opp vanskelige avveininger, som hvor grensen går mellom ytringsfriheten og lojalitetsplikten, og hva som skiller varsling om kritikkverdige forhold fra kritiske uttalelser om arbeidsmiljøet og ledelsen, for eksempel. Vi må skille mellom misnøye og trakasserende handlinger. Misnøye med lønna er ingen varsling, sa han. Også Tora Aasland understreket hvor viktig åpenhet er for demokratiet. Lojalitet er ikke det samme som underkastelse. Det verste er folk som ikke tør å si noe, sa hun. Bodil Sivertsen, som selv har opplevd vanskelige varslingssaker i løpet av sine mange år som rådmann, var inne på det samme at det kan være vanskelig å skille en personalkonflikt og en varsling. Hun understreket at en arbeidsgiver har både styringsrett og omsorgsplikt, og at det er krevende både å varsle og bli varslet på. Derfor er det viktig å gjøre prosessen forutsigbar og være tydelig på hvordan varsler mottas. Er en intern undersøkelse godt nok til å inngå tillit til at varslet blir riktig behandlet? Hvis eksterne skal stå for undersøkelsen, er det viktig å sette et tydelig mandat, følge opp partene godt og dokumentere hva man gjør, sa hun. KS veileder oppfordrer kommunene til å utarbeide retningslinjer for varsling, slik de nå er pålagt gjennom arbeidsmiljøloven, og gir et eksempel på hvordan en slik rutine kan formuleres. 59

60 Skatteetaten - Samarbeidsavtaler utestenger kriminelle Page 1 of Presse Nyhetsrommet Samarbeidsavtaler utestenger kriminelle PRESSEMELDING Publisert: Skatteetaten har inngått samarbeidsavtaler med noen av landets største innkjøpere i byggebransjen. Hensikten er å gi dem et godt beslutningsgrunnlag slik at de ikke gir kontrakter til kriminelle aktører. Oslo kommune var først ute, og resultatene så langt tyder på at dette er et effektivt virkemiddel. Avtalen innebærer at leverandører som vil inngå kontrakt med Oslo kommune, må signere en avtale som gir tilgang til taushetsbelagte opplysninger hos Skatteetaten, om medarbeidere, underleverandører og skatte- og avgiftsforhold. Siden avtalen med Oslo kommune trådte i kraft i januar 2016, har kommunen avvist 39 aktører som ikke hadde papirene sine i orden. I tillegg hadde 88 leverandører som ønsket å inngå kontrakt med kommunen, restanser til Skatteetaten som de betalte for å få mulighet til å inngå avtale. - Det viser at slike avtaler sikrer et bedre beslutningsgrunnlag når innkjøpere skal godkjenne nye leverandører, sier skattedirektør Hans Christian Holte. Skattedirektøren mener gode holdninger og ønske om å etterleve hos store innkjøpere og leverandører er avgjørende for å begrense handlingsrommet til de kriminelle aktørene i bransjen. - Kontroller og sanksjoner er ett av flere virkemidler for å redusere skatte- og avgiftsunndragelser. Men vi kan ikke kontrollere alt. God veiledning overfor de ansvarlige og gode systemer og forenklinger, som gjør det enklere å handle rett og som begrenser handlingsrommet til de kriminelle aktørene, er avgjørende. Samarbeidsavtalene er et eksempel på dette, sier Holte. Fakta om samarbeidsavtalen 60

61 Skatteetaten - Samarbeidsavtaler utestenger kriminelle Page 2 of Leverandører som vil inngå kontrakter med innkjøpere som har signert en slik samarbeidsavtale, må signere et fullmaktsskjema som gir innkjøperne tilgang til taushetsbelagte opplysninger i hele kontraktskjeden De sender i sin tur kryptert informasjon til Skatteetaten, som verifiserer at leverandørene er registrert i riktige registre og at de har overholdt sine skatte- og avgiftsforpliktelser Oppdages avvik, blir leverandøren bedt om å redegjøre for dette, og eventuelt betale utestående restanser hvis de ønsker å legge inn anbud Leverandører som ikke innretter seg, blir gjort kjent med at de kan avvises fra fremtidige oppdrag med Oslo kommune. Målet med samarbeidsavtalene er å utveksle opplysninger som bidrar til at store innkjøpere gir kontrakter til underentreprenører som oppfyller sine lovmessige plikter, slik som arbeidsmiljøloven, forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter og skatte- og avgiftslovgivningen. Pr er det inngått følgende avtaler på konsernnivå: Oslo kommune Jernbaneverket/BaneNor Statsbygg Forsvarsbygg Veidekke Entreprenør AS Nye Veier AS Avinor AS Skatteetaten har også avtale med: Avinor AS v/prosjekt Non-Schengen øst Trepartsavtale Skatt øst-obos-veidekke boligutbygging på Vollebekk i Oslo Forsvarsbygg v/ Utbygging av Ørland hovedflystasjon 61

62 Skatteetaten - Slik jobber de kriminelle i det norske arbeidsmarkedet Page 1 of 2 Presse Nyhetsrommet Slik jobber de kriminelle i det norske arbeidsmarkedet PRESSEMELDING Publisert: Kriminelle aktører utvikler kontinuerlig metodene etter hvert som de finner nye muligheter for profitt. Metodene for arbeidslivskriminalitet varierer og ikke alle lovbrudd er like enkle å oppdage, viser en ny rapport Rapporten er en situasjonsbeskrivelse av arbeidslivskriminaliteten i Norge, utarbeidet av Nasjonalt tverretatlig analyse- og etterretningssenter (NTAES). Senteret er et samarbeid mellom politiet, Skatteetaten, Tolletaten, NAV og Arbeidstilsynet. NTAES er etablert som ett av tiltakene i regjeringens strategi mot arbeidslivskriminalitet. Formålet er å styrke samarbeidet om å bekjempe arbeidslivskriminalitet og legge til rette for at politiet og kontrolletatene bedre kan utnytte etatenes samlede analyse- og etterretningsinformasjon. Svart arbeid vanligst Situasjonsbeskrivelsen viser stor variasjon i metodene for å begå arbeidslivskriminalitet. Blant hovedfunnene er: Den vanligste formen for arbeidslivskriminalitet er svart arbeid og omsetning i forbindelse med sosial dumping. Nye metoder for å unndra seg arbeidsgiveransvar øker. Særlig gjelder det etablering av enkeltmannsforetak hvor arbeidstakere blir "underleverandører". Kriminelle virksomheter profesjonaliserer seg, og tilpasser seg etatenes kontrollaktiviteter og fremstår med et mer seriøst ytre enn tidligere. Kriminelle virksomheter registrerer fiktive arbeidstakere for å gi personer rett til NAV-ytelser. Konkursryttere er fortsatt vanlig. Men et økende trekk er at aktørene flytter aktiviteten mellom virksomheter for å unndra seg myndighetens oppmerksomhet