Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Klæbu kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Klæbu kommune Arkivsak: 15/137 Møtedato/tid: Kl 16:00 Møtested: Rådhuset, møterom 241 Møtedeltakere: Jomar Aftret, leder Pål Sture Nilsen, nestleder Regine Bianca Ness Bente Rhoden Forseth Jan Erik Engan Forfall: Kopi: Varamedlemmer til orientering, Ordfører, Rådmann, Revisjon Midt-Norge IKS Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva J. Bekkavik på telefon , eller e-post: eva.bekkavik@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Jomar Aftret (sign.) Leder av kontrollutvalget Eva J. Bekkavik konsulent, Konsek 1

2 Sakliste Saksnr. Sakstittel 35/15 Orientering til kontrollutvalget vedr. ansettelse av folkehelsekoordinator 36/15 Orientering til kontrollutvalget vedr. bompenger 37/15 Kontrollutvalget - funksjon, oppgaver og rolle 38/15 Revisjon Midt-Norge IKS - Presentasjon og orientering 39/15 Orientering om aktuelle saker 40/15 Referatsaker 41/15 Eventuelt 2

3 Orientering til kontrollutvalget vedr. ansettelse av folkehelsekoordinator Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Klæbu kommune /15 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 216, TI - &58 Arkivsaknr 11/ Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Vedlegg Orientering til kontrollutvalget vedr. ansettelse av folkehelsekoordinator Utrykt vedlegg: Kontrollutvalgets sak 4/2015 Tilsynsrapport vedr. kommunens folkehelsearbeid. Kontrollutvalgets sak 26/2015 Tilsynsrapport vedr. kommunens folkehelsearbeid orientering til kontrollutvalget. Saksutredning Fylkesmannen i Sør-Trøndelag har i 2014 gjennomført tilsyn med Klæbu kommunes folkehelsearbeid i form av en egenvurdering gitt av kommunen. Kontrollutvalget fikk på sitt møte en orientering fra kommuneoverlege Harald Torske vedr. kommunens arbeid med folkehelse. Kontrollutvalget merket seg at Klæbu kommune ikke har fått utbedret kommentarene Fylkesmannen ga etter sitt tilsyn. Jf. kommuneoverlegen så er grunnen til dette at Klæbu kommune ikke har fått ansatt en folkehelsekoordinator. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak i sak 26/15: På bakgrunn av opplysningene kontrollutvalget fikk i sitt møte så ber utvalget rådmannen om en orientering vedr. ansettelse av folkehelsekoordinator. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler at kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. 3

4 Klæbu kommune Rådhuset 7540 KLÆBU Vår saksbehandler: Eva J. Bekkavik, tlf E-post: Deres ref.: Vår ref.: 11/ Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: Orientering til kontrollutvalget vedr. ansettelse av folkehelsekoordinator Fylkesmannen i Sør-Trøndelag har I 2014 gjennomført tilsyn med Klæbu kommunes folkehelsearbeid i form av en egenvurdering gitt av kommunen. Kontrollutvalget fikk på sitt møte en orientering fra kommuneoverlege Harald Torske vedr. kommunens arbeid med folkehelse. Kontrollutvalget ble orientert om at Kommunestyret har vedtatt (desember 2014) at det skal ansettes en folkehelsekoordinator i 100 % stilling i Klæbu kommune. En arbeidsgruppe har utarbeidet et forslag til stillingsbeskrivelse for folkehelsekoordinatoren. Det er ikke tatt beslutning om når folkehelsekoordinatoren skal ansettes. Kontrollutvalget merket seg at Klæbu kommune ikke har fått utbedret kommentarene Fylkesmannen ga etter sitt tilsyn. Jf. kommuneoverlegen så er grunnen til dette at Klæbu kommune ikke har fått ansatt en folkehelsekoordinator. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak i sak 26/15: På bakgrunn av opplysningene kontrollutvalget fikk i sitt møte så ber utvalget rådmannen om en orientering vedr. ansettelse av folkehelsekoordinator Orienteringen kan gis skriftlig til kontrollutvalgets sekretariat innen , eller den kan gis muntlig i kontrollutvalgets møte Kontrollutvalget har berammet sitt neste møte til torsdag kl. 16:00 på rådhuset, møterom 241. Orienteringen fra rådmannen kan gis i starten av møtet hvis ønskelig. Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Eva J. Bekkavik konsulent Kopi til: Kontrollutvalgets leder Ordfører 4

5 Orientering til kontrollutvalget vedr. bompenger Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Klæbu kommune /15 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE Arkivsaknr 15/143-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Vedlegg Orientering til kontrollutvalget vedr. bompenger Utrykt vedlegg: Kontrollutvalgets sak 32/2015 orientering om aktuelle saker. Saksutredning Kontrollutvalgets leder har fått henvendelser fra innbyggere vedr. bompengebetalingen på Torgårdslette og Tillerbrua. Kontrollutvalget diskuterte temaet på sitt møte , under sak 32/2015 Orientering om aktuelle saker. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak i sak 32/2015: Kontrollutvalget ber rådmannen om en orientering vedr. innkreving av bompenger, på Torgårdsletta og Tillerbrua, som er tiltenkt prosjekt Fv704, samt avtalene som foreligger og bruk av bompengene. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler at kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. 5

6 Klæbu kommune Rådhuset 7540 KLÆBU Vår saksbehandler: Eva J. Bekkavik, tlf E-post: Deres ref.: Vår ref.: Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: Orientering til kontrollutvalget vedr. bompenger Vedlagt følger særutskrift fra kontrollutvalgets sak 32/2015 Orientering om aktuelle saker. Saken ble behandlet på kontrollutvalgets møte den og utvalget fattet enstemmig følgende vedtak: Kontrollutvalget ber rådmannen om en orientering vedr. innkreving av bompenger,på Torgårdsletta og Tillerbrua, som er tiltenkt prosjekt Fv704, samt avtalene som foreligger og bruk av bompengene. Under henvisning til kontrollutvalgets vedtak i sak 32/2015, ber vi herved om at rådmannen i KLæbu kommune sender en skriftlig orientering til kontrollutvalgets sekretariat innen eller orienterer på kontrollutvalgets møte Kontrollutvalget har berammet sitt møte til torsdag kl. 16:00 på rådhuset, møterom 241. Hvis ønskelig så kan orienteringen fra rådmannen legges til starten av møtet. Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Eva J. Bekkavik konsulent Kopi til: Kontrollutvalgets leder Ordfører 6

7 Orientering om aktuelle saker Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Klæbu kommune /15 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 15/126-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. Behandling: Bomstasjoner Følgende omforent forlag til vedtak ble fattet: Kontrollutvalget ber rådmannen om en orientering vedr. innkreving av bompenger,på Torgårdsletta og Tillerbrua, som er tiltenkt prosjekt Fv704, samt avtalene som foreligger og bruk av bompengene. Vedtak: Kontrollutvalget ber rådmannen om en orientering vedr. innkreving av bompenger,på Torgårdsletta og Tillerbrua, som er tiltenkt prosjekt Fv704, samt avtalene som foreligger og bruk av bompengene. Saksutredning Gjennomgang av medlemmenes innspill vedrørende aktuelle saker fra de politiske utvalgene, eventuelt innspill fra andre. 7

8 Kontrollutvalget - funksjon, oppgaver og rolle Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Klæbu kommune /15 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE Arkivsaknr 15/128-5 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Vedlegg Taushetserklæring for kontrollutvalgets medlemmer Kontrollutvalgets virksomhet valgperioden Rapportering på gjennomført forvaltningsrevisjon valgperioden Rapportering på gjennomført selskapskontroll valgperioden Retningslinjer for Kontrollutvalget Retningslinjer for møter i kontrollutvalget som gjennomføres som høring Utrykt vedlegg: Kontrollutvalgsboken Om kontrollutvalgets rolle og oppgaver (KRD 2011) Saksutredning Bakgrunn I likhet med kommunestyret og øvrige politiske utvalg velges kontrollutvalget på nytt av det påtroppende kommunestyret etter valget. Med bakgrunn i at tre av kontrollutvalgets medlemmer er nye i sin funksjon vil kontrollutvalgets sekretariat med dette gi en orientering om kontrollutvalgets rolle, oppgaver og funksjon, samt om utvalgets plass i den kommunale forvaltningen. Kontrollutvalgets plass i den kommunale forvaltningen Kontrollutvalget ble opprettet i medhold av ny kommunelov som ble vedtatt i Bakgrunnen for opprettelse av kontrollutvalgene var å sikre kommunene en egenkontroll basert på demokratiske prinsipper. Dette ble sett på som en del av det kommunale selvstyret og kunne på sikt redusere behovet for statlig tilsyn og kontroll. I henhold til kommunelovens 76 er det kommunestyret som har det øverste tilsynet med den kommunale forvaltningen. Kommunestyret skal imidlertid velge et eget kontrollutvalg som forestår det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen på kommunestyrets vegne, dette fremgår av 77, 1. ledd. Kontrollutvalgets mandat er således vidt og omfattende. I tillegg til å være en del av det demokratiske maktfordelingsprinsippet om å føre tilsyn med den utøvende makt i kommunen, skal utvalget føre tilsyn med selve forvaltningen for å følge opp at kommunestyrets vedtak og intensjoner følges opp, at forvaltningen drives i henhold til lov og at den enkelte innbygger får lovfestede tjenester og rettigheter. Kontrollutvalget er derfor en viktig faktor, for kommunestyret og den enkelte innbygger, i forhold til å sikre tilbud av lovpålagte og rettighetsbestemte tjenester og en forsvarlig og effektiv drift av kommunen basert på lov, likebehandling og kommunestyrets styringssignaler. For at kontrollutvalget skal kunne utøve sin funksjon har lovgiver lagt vekt på å gi utvalget nødvendige verktøy, dette gjelder et rimelig ressurstilfang, sakkyndig 8

9 sekretariatsbistand, revisjonsressurser og en vid innsynsrett i kommunens virke og organisasjon. Rent organisatorisk kan kontrollutvalgets plass i organisasjonen skisseres som følger: Som figuren viser har kontrollutvalget en uavhengig stilling i forvaltningen. Utvalget skal utøve sin funksjon på vegne av kommunestyret og er kun underlagt kommunestyret i sitt virke. Kontrollutvalget må utøve sin funksjon med høy integritet og skal opptre nøytralt uavhengig av politiske føringer. Til å bistå seg har kontrollutvalget et eget sekretariat som også er uavhengig av den øvrige forvaltningen. Videre skal kontrollutvalget påse at kommunen har en betryggende revisjonsordning, revisor rapporterer sitt arbeid til kontrollutvalget som igjen vurderer evt. videre rapportering til kommunestyret. Kontrollutvalgets oppgaver Kontrollutvalget er et viktig organ i det kommunale selvstyret og den demokratisk funderte styringsmodellen som vi har i kommunene. Kontrollutvalgets oppgaver er i utgangspunktet gitt i kommunelovens 77, og i forskrift om kontrollutvalg av , men kommunestyret kan konkret be utvalget utføre særskilte tilsynsoppgaver på sine vegne. Kontrollutvalgets hovedoppgave er å føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret og påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget skal ifølge kommuneloven sørge for at følgende oppgaver blir utført: 1. Regnskapsrevisjon, som innebærer å bestille regnskapsrevisjon fra revisor, påse at kommunens årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, avgi uttalelse om årsregnskapet og påse at revisors påpekninger til årsregnskapet blir fulgt opp. 2. Forvaltningsrevisjon, der kontrollutvalget utreder behovet for, planlegger og bestiller forvaltningsrevisjonsarbeid, og rapporterer resultatene fra forvaltningsrevisjonsprosjekter til kommunestyret. Forvaltningsrevisjon er å påse at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende 9

10 bestemmelser og vedtak, samt systematiske undersøkelser av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. 3. Gransking eller undersøkelser, enten på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret. 4. Selskapskontroll, som innebærer å føre kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. Dette gjelder både å følge opp at kommunen ivaretar sine eierinteresser og at selskapene drives på en økonomisk forsvarlig måte og i henhold til kommunestyrets intensjoner. 5. Valg av revisjonsordning, der kontrollutvalget avgir innstilling om valg av revisjonsordning til kommunestyret og eventuelt innstiller på valg av revisor. 6. Budsjett, som innebærer å utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Utvalget skal arbeide for å sikre god kvalitet i kommunens tjenester, sikre god produktivitet, effektiv ressursutnyttelse, ivareta innbyggernes rettsikkerhet i kontakt med kommunen, og sikre at politiske vedtak følges opp. Les mer om dette temaet i Kontrollutvalgsboken s. 32 Kontrollutvalgets rettigheter og plikter Innsynsrett Kontrollutvalget setter selv sin dagsorden og bestemmer selv hvilke undersøkelser det ønsker å iverksette. Utvalget kan fremme saker for behandling i kommunestyret og fremmer i den forbindelse forslag til vedtak. Utvalget har ikke instruksjonsmyndighet overfor administrasjonen, men kan søke tilslutning til pålegg hos kommunestyret. I sitt arbeid kan kontrollutvalget be om enhver opplysning eller tilgang til et hvert dokument i kommunen, uavhengig av bestemmelser om taushetsplikt og evt. bestemmelser om unntak fra offentlighet. Som en følge av bestemmelsene om innsynsrett i kommuneloven kan kontrollutvalgets medlemmer be om å få tilsendt fullstendige sakspapirer og protokoller fra kommunestyre, formannskap og hovedutvalg / komiteer, inkludert de sakene som er unntatt fra offentlighet. I tillegg vil kontrollutvalgets medlemmer få innsyn i taushetsbelagte dokumenter på forespørsel. Kommunen kan imidlertid kreve å utlevere sensitivt materiale til kontrollutvalget som kollegium og ikke til enkeltmedlemmer. Dette var tidligere presisert i forskrift, men fremgår nå av ordlyden i forskrift om kontrollutvalg. Bakgrunnen for bestemmelsen er å unngå misbruk av innsynsretten fra enkeltmedlemmer, samtidig som det underbygger betydningen av at kontrollutvalget utøver tilsynsfunksjonen som et kollegium. Innsynsretten omfatter også informasjon i selskap organisert som interkommunalt selskap (IKS), interkommunalt samarbeid organisert som eget rettssubjekt, aksjeselskap som er heleid av kommunen (selv eller sammen med andre kommuner), samt heleide datterselskap av IKS eller heleide aksjeselskap. Les mer om dette temaet i Kontrollutvalgsboken s. 32 og

11 Taushetsplikt En såvidt ubetinget innsynsrett gir kontrollutvalget store rettigheter i forhold til å be om opplysninger fra kommunen. Denne retten gir samtidig et ansvar i forhold til å ikke misbruke innsynsretten eller opplysninger som innhentes i medhold av denne. Som medlem i kontrollutvalget er man underlagt forvaltningslovens bestemmelser om blant annet taushetsplikt. Der går det frem at enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan, plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det vedkommende i forbindelse med tjenesten eller arbeidet får vite om noens personlige forhold eller næringsopplysninger. Taushetsplikten gjelder også etter at vedkommende har avsluttet tjenesten eller arbeidet. Les mer om dette temaet i Kontrollutvalgsboken side 33 og 34. En utbredt misforståelse i Kommune-Norge er at folkevalgte kan pålegges taushetsplikt for alle typer opplysninger som kommer fram i lukkede møter, dette er ikke riktig. Det er kun opplysninger knyttet til personlige forhold og næringsopplysninger som er underlagt taushetsplikt. Selv om taushetsplikten er lovfestet anbefaler kontrollutvalgets sekretariat at medlemmene i kontrollutvalget ved tiltredelse signerer en taushetserklæring, dette både for å bevisstgjøre det enkelte medlem og for å synliggjøre for omverdenen at dette er noe man tar på alvor. Habilitet Kontrollutvalget behandler et bredt spekter av saker. Det er viktig at medlemmene ber om å få vurdert egen habilitet dersom utvalget behandler saker der de selv eller noen av deres nærmeste har interesser, eller er part. Les mer om dette temaet i Kontrollutvalgsboken side 34 og 35. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat vil gi en nærmere orientering om kontrollutvalgets rolle og funksjon i tilknytning til behandlingen av saken. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalgets medlemmer å undertegne en taushetserklæring i forbindelse med tiltredelse av vervet i kontrollutvalget, både for egen bevisstgjøring og for å synliggjøre overfor omverdenen at man har underskrevet taushetsløfte i forbindelse med utøvelsen av vervet. 11

12 Taushetserklæring for kontrollutvalgets medlemmer Kontrollutvalgets arbeid er omfattet av lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven), og kontrollutvalgets medlemmer omfattes av definisjonen av tjenestemann etter denne loven. 13 regulerer taushetsplikt: 13. (taushetsplikt). Enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan, plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det han i forbindelse med tjenesten eller arbeidet får vite om: 1) noens personlige forhold, eller 2) tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår. Som personlige forhold regnes ikke fødested, fødselsdato og personnummer, statsborgerforhold, sivilstand, yrke, bopel og arbeidssted, med mindre slike opplysninger røper et klientforhold eller andre forhold som må anses som personlige. Kongen kan ellers gi nærmere forskrifter om hvilke opplysninger som skal reknes som personlige, om hvilke organer som kan gi privatpersoner opplysninger som nevnt i punktumet foran og opplysninger om den enkeltes personlige status for øvrig, samt om vilkårene for å gi slike opplysninger. Taushetsplikten gjelder også etter at vedkommende har avsluttet tjenesten eller arbeidet. Han kan heller ikke utnytte opplysninger som nevnt i denne paragraf i egen virksomhet eller i tjeneste eller arbeid for andre. Kontrollutvalgets møter er som hovedregel åpne, men skal lukkes, ifølge kommuneloven 31 nr. 2, dersom det i behandlingen vil foreligge opplysninger som er underlagt taushetsplikt. Jeg erklærer at jeg har blitt gjort kjent med lovbestemmelser som angår taushetsplikt for medlemmer i kontrollutvalg, og hvordan disse skal praktiseres. Dato, sted Underskrift 12

13 Kontrollutvalgets virksomhet Valgperioden Klæbu kommune 13 1

14 Innholdsfortegnelse 1. Innledning Om kontrollutvalget, mandat og sammensetning Kontrollutvalgets sammensetning i perioden Rammer for utvalgets arbeid Kontrollutvalgets ressurser Sekretariat Revisjon Økonomi Arbeid i utvalget Møter Saker Deltakelse i relevante fora Finansiell revisjon Forvaltningsrevisjon Gjennomført forvaltningsrevisjon Granskinger eller undersøkelser Selskapskontroll Gjennomført selskapskontroll Påseansvar overfor revisjon Erfaringer fra arbeidet i valgperioden Forholdet til politisk ledelse Forholdet til administrativ ledelse Oppsummering

15 1. Innledning Valgperioden nærmer seg slutten og et snart 4-årig virke for kontrollutvalget i Klæbu kommune er i ferd med å fullføres. For å kunne oppsummere egen virksomhet, sette eget arbeid og resultater i et kritisk lys, samt å gi det påtroppende kontrollutvalget en god innføring til sitt arbeid, ønsker kontrollutvalget å gi en evaluering av sitt eget arbeid i valgperioden. 2. Om kontrollutvalget, mandat og sammensetning Kontrollutvalget velges av kommunestyret og skal på vegne av kommunestyret føre det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen. Alle kommuner og fylkeskommuner er pliktig til å velge et kontrollutvalg. Kontrollutvalget skal minst bestå av tre medlemmer, der minst et av medlemmene utgår fra kommunestyret eller fylkestinget. Kommunestyret eller fylkestinget kan foreta nyvalg av kontrollutvalgets medlemmer, men da må hele utvalget velges på nytt. Kontrollutvalget skal ha sekretærbistand i sitt arbeid og kommunestyret skal i henhold til kommuneloven sørge for dette. Kommunestyret i Klæbu kommune vedtok Retningslinjer for møter i kontrollutvalget som gjennomføres som høring på sitt møte i februar Kontrollutvalgets sammensetning i perioden På kommunestyrets møte 26. oktober 2011 i sak 56/11 ble nytt kontrollutvalg for valgperioden valgt: Medlemmer Jomar Aftret Leder Ivar Skei Nestleder Bjørn Lervold Medlem Britt Hukkelås Medlem Johan L. Borgen Medlem Varamedlemmer Arnt Inge Torvik Ove Lysklett Rolf Arne Borgen Jorun Hovdar Ann Kristin Grendstadbakk 1. varamedlem 2. varamedlem 3. varamedlem 4. varamedlem 5. varamedlem Det ble i kommunestyrets møte reist spørsmål vedr. varalisten til kontrollutvalget. På bakgrunn av dette så fikk kommunestyret fremlagt en sak på sitt møte Kontrollutvalget fikk etter dette følgende sammensetning: Medlemmer Varamedlemmer Jomar Aftret Ivar Skei Leder Nestleder Jorunn Hovdar Arnt Inge Torvik 1. varamedlem 2. varamedlem Bjørn Lervold Britt Hukkelås Johan L. Borgen Medlem Medlem Medlem Ann Kristin Grendstadbakk Ove Lysklett Einar Skei 3. varamedlem 4. varamedlem 5. varamedlem På bakgrunn av en permisjon i kommunestyret og underliggende utvalg ble det gjort endringer i kontrollutvalgets sammensetning på kommunestyrets møte

16 Kontrollutvalget fikk etter dette følgende sammensetning: Medlemmer Varamedlemmer Jomar Aftret Ivar Skei Leder Nestleder Jorunn Hovdar Arnt Inge Torvik 1. varamedlem 2. varamedlem Bjørn Lervold Medlem Ann Kristin 3. varamedlem Siv Anita Tsakem Medlem Grendstadbakk 4. varamedlem Johan L. Borgen Medlem Ove Lysklett Einar Skei 5. varamedlem Kommunestyret foretok nyvalg av kontrollutvalget på sitt møte i sak 32/2014. Kontrollutvalget fikk etter dette følgende sammensetning: Medlemmer Varamedlemmer Jomar Aftret Leder Ruth Kari S. Holmli 1. varamedlem Johan L. Borgen Nestleder Beate Bakken 2. varamedlem Bjørn Lervold Bente R. Forseth Jorunn Hovdar Medlem Medlem Medlem Arnt Inge Torvik Ove Lysklett Arild Messelt 3. varamedlem 4. varamedlem 5. varamedlem Utvalget størrelse, sammensetning og representasjon i kommunestyret er i henhold til kravene i kommuneloven. Kravene i kommuneloven til jevn fordeling mellom kjønnene er ivaretatt. Klæbu kommunestyre har vedtatt at minst to av kontrollutvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyrets medlemmer, dette vedtaket er ikke ivaretatt. 2.2 Rammer for utvalgets arbeid Kontrollutvalget er et lovpålagt organ, hvis mandat har grunnlag i kommuneloven 77:og i forskrift om kontrollutvalg av , men kommunestyret kan konkret be utvalget utføre særskilte tilsynsoppgaver på sine vegne. Kontrollutvalgets hovedoppgave er å føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret og påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget skal ifølge kommuneloven sørge for at følgende oppgaver blir utført: Regnskapsrevisjon påse at kommunens regnskaper revideres på en betryggende måte, avgi uttalelse om årsregnskapet og påse at revisors påpekninger til årsregnskapet blir fulgt opp. Forvaltningsrevisjon utarbeide plan for forvaltningsrevisjon, basert på en overordnet analyse, følge og rapportere resultatene fra forvaltningsrevisjonsprosjekter til kommunestyret. Gransking eller undersøkelser på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret, ta tak i forhold som kan oppfattes som uønskede eller i strid med mål om en effektiv og forsvarlig forvaltning av kommunens ressurser. Selskapskontroll utarbeide plan for selskapskontroll og føre kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. Valg av revisjonsordning kontrollutvalget avgir innstilling om valg av revisjonsordning til kommunestyret og eventuelt innstiller på valg av revisor. Budsjett utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen 4 16

17 Innen disse rammene skal kontrollutvalget utøve tilsynsrollen på vegne av kommunestyret, for å bidra til god tjenestekvalitet, effektiv ressursutnyttelse og å sikre at politiske vedtak blir fulgt opp. 2.3 Kontrollutvalgets ressurser Sekretariat Kontrollutvalget har sekretariatsbistand fra KonSek Midt-Norge IKS. Selskapet ble etablert i 2005 og har siden da levert tjenester til Klæbu kommunes kontrollutvalg og kontrollutvalgene i 14 kommuner/fylkeskommunen i Sør-Trøndelag. Sekretariatet skriver saksframstillinger, bistår kontrollutvalget i praktisk tilrettelegging og oppfølging av møter, utarbeider forslag til plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, samt vedtaksoppfølging. I det løpende arbeidet er sekretariatet bindeledd mellom utvalg og revisjonsselskap, og utfører oppgaver på vegne av kontrollutvalget Revisjon Klæbu kommune er medeier i og har avtale om levering av revisjonstjenester med Revisjon Midt-Norge IKS. Selskapet ble etablert i 2005 og leverer revisjonstjenester til Klæbu kommune og 14 kommuner/fylkeskommunen i Sør-Trøndelag. Selskapet utfører regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for kommunen Økonomi For å utøve sin funksjon på en god måte har kontrollutvalget lagt vekt på å be kommunestyret om økonomiske rammer som muliggjør en god nok aktivitet. Kontrollutvalget er i henhold til kommuneloven pålagt å utarbeide budsjettforslag for kontroll- og tilsynsvirksomheten i kommunen. Forslagene som er fremmet av kontrollutvalget har hvert år fått tilslutning fra kommunestyret, noe som oppfattes som en positiv tillitserklæring til kontrollutvalget. Mens den samlede kontroll- og tilsynsvirksomheten i 2012 hadde et budsjett på kroner er tilsvarende for 2015 kroner Av dette utgjør i 2015 ca. 67 % honorar til Revisjon Midt-Norge IKS, ca. 21 % honorar til KonSek Midt-Norge IKS og ca. 12 % benyttes til aktivitet i kontrollutvalget (inkl. lønn). Kontrollutvalget oppfatter dette som en økonomisk situasjon som setter dem i stand til å ivareta oppgavene sine, men likevel innen nøkterne rammer som for ressursbruken. Budsjetter til revisjons- og sekretariats selskapene har fulgt innstillinger gjort i de respektive representantskapene 3. Arbeid i utvalget 3.1 Møter Det har gjennom hele perioden vært avholdt ca. 6 møter pr år. En slik møtefrekvens viser seg passende i forhold til omfanget saker som behandles i utvalget. Utvalget har behandlet 188 saker i valgperioden , møtene legges til rådhuset. Ved mange av kontrollutvalgets møter har det vært gitt orienteringer fra administrasjonen på forskjellige virksomhetsområder i kommunen. Informasjon fra de som jobber i kommunen og som kjenner forholdene best er vurdert som spesielt viktig for kontrollutvalget. På den måten har utvalget fått førstehånds kunnskap og forutsetninger for å gjøre jobben de er satt til. Fra 1. juli 2013 er kontrollutvalgets møter åpne på lik linje med øvrige politiske utvalg i Klæbu kommune. Møtene er kunngjort på samme måte som for øvrige politiske utvalg i Klæbu kommune. 17 5

18 Fra og med valgperioden er protokoller fra kontrollutvalgets møter oversendt kommunestyret som trykt referatsak. 3.2 Saker En stor del av kontrollutvalgets saksbehandling omfatter forhold de er pålagt å arbeide med, gjennom kravene i kommuneloven 77 og forskrift om kontrollutvalg. Hvilket fokus som velges i de ulike arbeidsoppgavene er det i stor grad opp til utvalget å definere selv. Kontrollutvalgets saksbehandling er ikke sammenfattet i noe årshjul, men det er likevel et visst mønster fra år til år i hvilke saker som kommer opp til ulike tider. I tillegg til de kjente saksområdene hender det at utvalget får henvendelser fra innbyggere, som berører områder som kan være innenfor kontrollutvalgets myndighetsområde. Kontrollutvalget kan få henvendelser fra innbyggere/ansatt/media på ulike områder som gjelder Klæbu kommune. Slike henvendelser behandles seriøst uavhengig om det er et forhold som blir undersøkt videre eller at kontrollutvalget finner at dette ikke er en sak som hører til deres funksjon å se på. Som et ledd i en samordning av tilsynsarbeidet mellom blant annet Fylkesmannen og kommunale kontrollutvalg, har kontrollutvalget i Klæbu kommune fått rapporter, som Fylkesmannen utarbeider etter tilsyn i kommunene, fremlagt som orienteringssaker. I valgperioden har følgende rapporter blitt fremlagt: Barnevern Kommunen som barnehagemyndighet Tjenester i omsorgsboliger Kvalifiseringsprogram KVP Kommunens folkehelsearbeid Elevenes utbytte av opplæringen Legevaktordningen I tillegg har kontrollutvalget fått orientering fra rådmann/ordfører om følgende: Brannsikringstiltak Envina IKS, gebyrsatsene (ordfører) Klæbu sykehjem Etiske retningslinjer og intern kontroll Oppfølging av vedtak knyttet til reguleringsplaner Praksis vedr. anbudsåpninger NAV, om tjenestene de leverer 3.3 Deltakelse i relevante fora For å holde seg oppdatert om informasjon som er aktuell for utvalgets oppgaveløsing deltar medlemmene på konferanser og samlinger, når det vurderes som relevant og mulig. Av arrangement utvalget har vært representert på i perioden er KonSek-samling. Årlig arrangement for kontrollutvalgene i de 15 kommunene KonSek er sekretariat for Nasjonal konferanse for kontrollutvalg i regi av Norges Kommunerevisorforbund. Nasjonal konferanse i regi av Forum for Kontroll og Tilsyn Kontrollutvalget er medlem i forum for Kontroll og Tilsyn, og deltar også på årsmøtene der. Disse arrangeres i tilknytning til den nevnte konferansen. 6 18

19 4. Finansiell revisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte,( ) Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Når revisor påpeker forhold i årsregnskapet, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4, skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 4 Kontrollutvalget behandler saker om regnskapsrevisjon på flere møter gjennom året. Det er etablert rutiner for orienteringer fra oppdragsansvarlig revisor i forbindelse med avleggelse av revisjonsberetning, rapportering om enhetsbesøk og om planlegging og status i revisjonsarbeidet. Kontrollutvalget har avgitt uttalelse til kommunens regnskaper i valgperioden, uttalelsene er fremlagt for formannskapet og har inngått som beslutningsgrunnlag ved kommunestyrets behandling og vurdering av regnskapene. Kontrollutvalget har avgitt følgende uttalelser til regnskapet for Klæbu kommune i valgperioden: 2011: Sak 11/2012: Kontrollutvalget hadde ingen merknader til regnskapet og anbefalte kommunestyret å godkjenne regnskapet for : Sak 12/2013: Kontrollutvalget hadde ingen merknader til regnskapet og anbefalte kommunestyret å godkjenne regnskapet for : Sak 9/2014: Kontrollutvalget anbefalte kommunestyret å godkjenne regnskapet for 2013 med følgende merknader: vesentlig avvik mellom regnskap og budsjett i investeringsregnskapet, samt manglende etterlevelse av lov om offentlige anskaffelser. 2014: Sak 12/2015: Kontrollutvalget anbefalte kommunestyret å godkjenne regnskapet for 2014 med følgende merknad: manglende etterlevelse av lov om offentlige anskaffelser. 5. Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel. Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets eller fylkestingets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 5 Kontrollutvalget skal utrede behovet for, planlegge og bestille forvaltningsrevisjoner i kommunen og resultatene fra arbeidet skal rapporteres til kommunestyret. Arbeidet med forvaltningsrevisjon har vært høyt prioritert i hele valgperioden. Kontrollutvalget har gjort mange vurderinger og hatt drøftinger for å finne gode arbeidsmetoder både i prioritering av prosjekter, samarbeid med revisjonsselskapet og i tilknytning til behandling av avlagte rapporter. 7 19

20 Frekvensen for utarbeidelse av planer for forvaltningsrevisjon skal i henhold til kommuneloven være minimum èn gang i hver valgperiode. Fra og med 2010 vedtok kontrollutvalget å innføre toårige planer for forvaltningsrevisjon. Dette kontrollutvalget har dermed hatt ansvar for utarbeidelse av to planer; 2012/2013 og 2014/2015. Kontrollutvalget har hatt dialog med politisk og administrativ ledelse underveis i prosessen med utformingen av plan for forvaltningsrevisjon og tatt med seg konstruktive innspill til planleggingen av forvaltningsrevisjonsarbeidet. Ved bestilling av de enkelte forvaltningsrevisjonsprosjektene har utvalget lagt mye arbeid i å få innrettet bestillingene slik at de skal ha fokus på de forholdene utvalget mener er viktig. Samarbeidet og dialogen med revisor har vært av stor betydning. Alle forvaltningsrevisjoner legges systematisk fram for kontrollutvalget etter hvert som de avlegges. Samtlige rapporter er sendt videre til kommunestyret. Etter kommunestyrets behandling og vedtak er rapportene fulgt opp med henblikk på å se til at vedtakene blir realisert og arbeidet videre med i administrasjonen. 5.1 Gjennomført forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget har i valgperioden behandlet 6 forvaltningsrevisjonsprosjekter: Sak 3/2012: Barnevernstjenesten Sak 3/2013. Tilpasset opplæring og tidlig innsats Sak 43/2013: Kostnadseffektivitet innen vann og avløp Sak 5/2015: Overordnet internkontroll Det er utarbeidet en egen rapport om forvaltningsrevisjonene, se vedlegg. Det redegjøres her for problemstillinger, politisk behandling og vedtak, samt hvordan vedtakene er fulgt opp av administrasjonen. Utvalget mener å ha satt fokus på viktige områder i sine prosjekter, men vil samtidig understreke betydningen av å gjennomføre relevante forvaltningsrevisjoner i alle deler av kommunens virksomhet. Kontrollutvalgets rolle som bestiller er svært viktig i denne sammenhengen, særlig i forhold til å velge riktig tidspunkt for undersøkelsene og ikke minst være konkret i forhold til hva som skal undersøkes og hva man ønsker svar på. Dette er en oppgave som det påtroppende kontrollutvalget anbefales å gi høy prioritet. 5.2 Granskinger eller undersøkelser Kontrollutvalget kan på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret gjennomføre granskninger eller undersøkelser. Dette har ikke vært en sentral del av utvalgets virksomhet i valgperioden, da de fleste større undersøkelser er organisert som ordinære og planmessige forvaltningsrevisjoner. Slike undersøkelser kan også føre til senere forvaltningsrevisjoner. 8 20

21 6. Selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 6 Det er lagt opp til at plan for selskapskontroll utarbeides 2 ganger i valgperioden, slik at kommunestyret får større muligheter til å gi signaler og dermed påvirke prioriteringer som gjøres. Kontrollutvalget har utarbeidet 2 planer for selskapskontroll i valgperioden, og En forutsetning for å kunne føre kontroll med om kommunens formål med eierskap blir ivaretatt, er at dette er tilstrekkelig klarlagt fra kommunen sin side. I tillegg er det nødvendig for å føre kontroll med måten eierskapet forvaltes på, at rutiner for eierstyring er skriftlig nedfelt. Klæbu kommune har utarbeidet en eierskapsmelding som ble vedtatt på kommunestyrets møte 23. september 2010 i sak 45/ Gjennomført selskapskontroll Kontrollutvalget har i valgperioden behandlet 1 selskapskontroll: Sak 4/2014: Selskapskontroll av Trønderenergi AS. Det er utarbeidet en egen rapport om selskapskontrollen, se vedlegg. Det redegjøres her for problemstillinger, politisk behandling og vedtak, samt hvordan vedtaket er fulgt opp av administrasjonen. 7. Påseansvar overfor revisjon Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 3 Det er i forskriftene gitt en del bestemmelser om formelle krav som skal stilles til valgt revisor, herunder krav til utdanning, vandel, uavhengighet og objektivitet. Disse forholdene hviler det et ansvar på revisor å dokumentere, og det er etablert rutiner for at dette skjer. Fra januar 2011 har Revisjon Midt-Norge IKS inngått årlige avtaler med hver kommunes/fylkeskommunens kontrollutvalg, for henholdsvis regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Avtalene spesifiserer ressurser, rammer for samarbeidet og kommunikasjon mellom revisjonsselskap og kontrollutvalg. Avtalene stedfester også hvilke dokumenter som skal framlegges for kontrollutvalget. Dette er forhold som har stor betydning for kontrollutvalgets mulighet til å ha tilstrekkelig informasjon om hvordan revisjonsordningen fungerer, og dermed for kontrollutvalgets oppfølging av sitt påse-ansvar. For regnskapsrevisjon er det innarbeidet rutine med at oppdragsansvarlig revisor orienterer på noen møter, for å gi informasjon om planer, status i arbeidet og områder det arbeides spesielt med. For forvaltningsrevisjon foregår dialogen i hovedsak knyttet til prosjekter og til forberedelser til plan for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget har lagt stor vekt på at kommunikasjon med revisor må bidra til at undersøkelsene får det fokus utvalget ønsker. Utover planlegging og framleggelse av prosjektrapporter deltar forvaltningsrevisor i møter på forespørsel fra utvalget. 21 9

22 Kontrollutvalget mener å ha funnet gode samarbeidsordninger og etablert rutiner som setter dem i stand til å ha nødvendig informasjon om revisjonsarbeidet og til å ha trygghet for at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. 8. Erfaringer fra arbeidet i valgperioden Forholdet til politisk ledelse Kontrollutvalget utfører tilsynsfunksjonen på vegne kommunestyret, som har det overordnede ansvaret for kontroll og tilsyn. Kontrollutvalget har gjennom hele perioden vært opptatt av å ha god dialog med politisk ledelse og oppdatert kjennskap til hva som til enhver tid er kommunestyrets behov. Saker fra kontrollutvalget legges løpende fram for kommunestyret, enten det er rapporter fra gjennomførte forvaltningsrevisjoner, årsmeldinger eller planer for selskapskontroll eller forvaltningsrevisjon. I forbindelse med utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon har kontrollutvalget invitert kommunepolitikerne til å komme med innspill til hvilke områder de mener er mest nyttige med tanke på forvaltningsrevisjon. Innspillene er tatt med i kontrollutvalgets prioritering av prosjektområder, og det er en oppfatning av at denne dialogen bidrar til å forankre arbeidet med forvaltningsrevisjon i kommunestyret. 8.2 Forholdet til administrativ ledelse Kontrollutvalget opplever å ha gode relasjoner til administrativ ledelse og stor nytte av positiv dialog om generelle forhold i kommunen og i forbindelse med konkrete prosjekter og oppgaver. Administrasjonen gir informasjon og deltar i møter når kontrollutvalget ber om deres tilstedeværelse, og gir uttrykk for en forståelse for kontrollutvalgets rolle og arbeid. Utvalget har lagt vekt på å lytte til signaler fra administrasjonen blant annet ved å ha samtaler og være åpne for innspill i arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon. Denne informasjonen har vært nyttig i kontrollutvalgets utvelgelse av prosjekter. Når det gjelder kommunikasjonen i forbindelse med de enkelte prosjektene eller revisjonsarbeidet for øvrig er det revisorenes område, og ikke noe kontrollutvalget involverer seg i. Kontrollutvalget har ansvar for oppfølgingen av kommunestyrets vedtak i kontrollog tilsynssaker. Administrasjonen synes å ha lojalitet til vedtakene. Ved enkelttilfeller er det ikke rapportert innen gitte frister og det har vært nødvendig å etterspørre tilbakemeldingene. Det bemerkes likevel at vedtaksoppfølgingen i hovedsak er god og administrasjonens etterlevelse i kontroll- og tilsynssaker er i stor grad tilfredsstillende. 9. Oppsummering Med bakgrunn i sitt mandat og det arbeidet som kontrollutvalget har gjort for Klæbu kommune i valgperioden , er utvalgets medlemmer av den oppfatning at kontrollutvalget har en viktig rolle i en lærende organisasjon i stadig utvikling. Kontrollutvalget har i valgperioden hatt viktige og spennende oppgaver der man har belyst mange av kommunens tjenesteområder. Kontrollutvalget har hatt et godt samarbeid med kommunestyret og utvalget opplever at det er god forståelse for kontrollorganenes rolle og funksjon i kommunen, noe som er avgjørende for at utvalget skal kunne gjøre en god jobb. Kontrollutvalget har i valgperioden fått laget nødvendige plandokumenter; plan for selskapskontroll og plan for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget mener ut fra den foregående redegjørelsen å ha oppfylt sine pålagte oppgaver i kommuneloven på en fornuftig og god måte

23 Målet om å være uavhengig i sitt arbeide anser kontrollutvalget at de har ivaretatt på en god måte. I utvalgsmøtene er det tilsynsperspektivet som styrer diskusjoner og vedtak, mens partipolitiske hensyn legges tilbake. Sakene som er behandlet i utvalget bærer ikke preg av å være politiske omkamper eller ha partipolitiske agendaer. Utvalget har vært bevisst på problemstillinger knyttet til uavhengigheten og satt denne høyt i sitt arbeid. Avslutningsvis vil kontrollutvalget takke kommunestyret og administrasjonen i Klæbu kommune for et godt samarbeid i valgperioden, som har bidratt til konstruktivt samarbeid og gode resultater. Kontrollutvalget vil med dette ønske det påtroppende kontrollutvalget lykke til i den kommende valgperioden der nye interessante og krevende oppgaver venter. Klæbu

24 Gjennomført forvaltningsrevisjon valgperioden , Klæbu kommune 24 1

25 Innholdsfortegnelse Evaluering av bestiller utfører modellen... 3 Barnevernstjenesten... 6 Tilpasset opplæring og tidlig innsats... 9 Kostnadseffektivitet innen vann og avløp Overordnet internkontroll

26 Evaluering av bestiller utfører modellen Rapport avlagt: April 2011 Problemstilling: 1: I hvilken grad er målsettingene med etableringen av et tjenesteteam oppnådd i Klæbu kommune? 2: I hvilken grad har Klæbu kommune ivaretatt sin bestiller rolle overfor ekstern leverandør av sykehjemstjenester ved Klæbu sykehjem? 3: I hvilken grad blir målsettingene for drift og vedlikehold oppfylt? Rapportens konklusjon: I hvilken grad er målsettingene med etableringen av et tjenesteteam oppnådd i Klæbu kommune? Målsettingene med å etablere et tjenesteteam i Klæbu kommune er delvis innfridd. Det som er oppnådd, er bedre kvalitet, bedre samordning, god dialog og utvikling av tverrfaglig kompetanse. Det er dårligere måloppnåelse når der gjelder oppfølging av at det man har bestilt, er utført. Tjenesteteamets bidrag til kvalitet i planlegging og budsjettering er også mindre enn målsettingen. Når alt kommer til alt, kan man spørre i hvor stor grad Klæbu kommune reelt sett har innført bestiller-utførerorganisering. Tjenesteteamet kan like gjerne ses som et samarbeids- og samordningsorgan som har som oppgave i fellesskap å saksbehandle og fatte enkeltvedtak, heller enn et bestillerorgan. Dette er også indikert i intervjuene, der det fra flere hold sies at Klæbu er en for liten kommune til å ha en rendyrket bestiller-utførerorganisering. I hvilken grad har Klæbu kommune ivaretatt sin bestiller rolle overfor ekstern leverandør av sykehjemstjenester ved Klæbu sykehjem? Selv om kommunen velger å sette selve tjenesteutførelsen bort til andre, så er kommunen fortsatt ansvarlig for sykehjemstjenesten. Vår gjennomgang av kontraktsdokumentene viser at kommunen har oppfylt sin plikt til å ta med krav i kontrakten som skal sikre at norsk helselovgivning følges. Det samme gjelder forskriftsfestet krav til ansattes lønns- og arbeidsbetingelser. Helsetilsynet og Arbeidstilsynet har avlagt foreløpige rapporter etter sine tilsyn ved Klæbu sykehjem. Konklusjonene i Helsetilsynets og Arbeidstilsynets foreløpige rapport og våre egne data viser at Klæbu kommune ikke i tilstrekkelig grad og ikke effektivt nok har fulgt opp at Adecco Helse AS overholdt den inngåtte avtalen, og oppfylte kravet om at sykehjemmet skulle drives i samsvar med relevant lovgivning. I hvilken grad blir målsettingene for drift og vedlikehold oppfylt? Vår konklusjon er at kommunens målsetting om rask og god oppfølging av vedlikehold på skoler, barnehager og helsebygg i stor grad synes å være oppnådd. De intervjuede enhetslederne uttrykker stor tilfredshet med ordningen med en fast vaktmester og et fast antall vaktmestertimer i uken. Dette oppleves som en klar forbedring. Vår hovedkonklusjon på problemstilling 3 er at målsettingene for drift og vedlikehold i stor grad synes å være oppnådd. 3 26

27 Revisors anbefalinger Slik revisor ser det, vil det trolig ikke være mulig for tjenesteteamet å innfri alle forventningene og målsettingene som ligger nedfelt i tjenestebeskrivelsen innenfor de rammer som er gitt. Revisor anbefaler derfor at kommunen starter en prosess der tjenesteteamet og tjenestebeskrivelsen gjennomgås på nytt, og der begge gis en utforming som gjenspeiler de oppgaver som det er nødvendig, ønskelig og realistisk at tjenesteteamet skal ivareta. I dette arbeidet er det viktig at innholdet i tjenesteteamets oppfølgingsansvar og deres rolle i forbindelse med kvalitetsutvikling, planlegging og budsjettering avklares. Revisor anbefaler at ved framtidig bruk av ekstern utfører av lovpålagte tjenester må kommunen legge stor vekt på tett oppfølging og kontroll med at kontraktsvilkårene blir innfridd, og at tjenestene holder forsvarlig kvalitet. Revisor anbefaler at alle enhetene tar systemet V-pro i bruk på en enhetlig måte. Ved å legge alle vedlikeholdsjobber inn i systemet, får kommunen full oversikt og kan følge bedre opp. Kostnadsbildet vedrørende vedlikehold blir også synliggjort og kan bidra til mer realistisk planlegging og budsjettering. Det er viktig å etablere smidige og effektive ordninger. Politisk behandling Kontrollutvalgets vedtak, sak 16/2011: Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Evaluering av bestiller-utfører modellen til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av oktober Kommunestyrets vedtak, sak 21/2011: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Evaluering av bestiller-utfører modellen til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av oktober Saken oversendes formannskapet for videre behandling om bestillerfunksjonen kan vurderes som et IKS-samarbeid. Administrativ oppfølging Det vises til vedtak i kommunestyret i sak 21/11, "Forvaltningsrevisjon - Evaluering av bestiller-utførermodellen". I vedtaket bes rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens punkt , og gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding. Kommunestyret oversendte saken til formannskapet når det gjelder vurdering av bestillerfunksjonen som et IKS-samarbeid. Dette vil bli fulgt opp fra rådmannens side. 27 4

28 I selve forvaltningsrapporten heter det at det anbefales at kommunen vurderer å starte en prosess med gjennomgang av tjenesteteamet og tjenestebeskrivelsen, og at teamets oppfølgingsansvar og rolle i forbindelse med kvalitetsutvikling, planlegging og budsjettering avklares. For å imøtekomme kommunestyrets vedtak har rådmannen nedsatt en arbeidsgruppe bestående av rådgiver helse/omsorg Solveig Dahle Hermanstad, leder for tjenesteteamet Morten Strand og saksbehandler Rita Yri. Vedlagt følger resultatet av gruppens arbeid: Revidert utgave av organisasjonsbeskrivelsen for tjenesteteamet, samt kommentarer til beskrivelsen. Sistnevnte dokument er oppdatert fra rådmannens side. Rådmannens oppfatning er at de to dokumentene imøtekommer rapportens anbefalinger og kommunestyrets vedtak. Sett i sammenheng med styrking av tjenesteteamets saksbehandlingskapasitet med om lag et halvt årsverk fra , mener rådmannen at intensjonene i ny organisasjonsbeskrivelse er realistiske, og at hovedmålene for tjenesteteamets arbeid vil bli nådd. Ikke minst som følge av nevnte styrking av årsverk i tjenesteteamet, kan det bekreftes at rådmannen har til hensikt å trekke teamet og dets leder mer inn i planlegging, utvikling og budsjettering. Endring av organisering i rådmannens stab trekker i samme retning. Kontrollutvalget anser kommunestyrets vedtak som fulgt opp. 28 5

29 Barnevernstjenesten Rapport avlagt: Februar 2012 Problemstilling: Har barnevernstjenesten i Klæbu forutsetninger for å yte en barnevernstjeneste av tilfredsstillende kvalitet? Delproblemstillinger: 1: Har barnevernstjenesten i Klæbu kommune tilstrekkelig ressurser og kompetanse? 2: Samarbeider barnevernstjenesten med andre i det forebyggende arbeidet? 3: Overholder barnevernstjenesten tidsfrister i barnevernloven? Rapportens konklusjon Hovedproblemstilling: Har barnevernstjenesten i Klæbu forutsetninger for å yte en barnevernstjeneste av tilfredsstillende kvalitet? Barneverntjenesten opererer innen et komplekst og utfordrende fagfelt, og vi har bare sett nærmere på noen av de forutsetningene de har for sitt arbeid. Undersøkelsen viser at barnevernet har noen utfordringer i samarbeidet med andre som jobber med barn og unge. Når det er sagt, tegner undersøkelsen et bilde av en tjeneste med god kompetanse og med fokus på kvalitet og tverrfaglig samarbeid i kommunen. Vår hovedkonklusjon er derfor at barneverntjenesten har forutsetninger for å yte en tjeneste av tilfredsstillende kvalitet. Delproblemstilling: 1: Har barnevernstjenesten i Klæbu kommune tilstrekkelig ressurser og kompetanse? Per i dag har barneverntjenesten fire fulltidsstillinger. Statistisk materiale tyder på at det gir Klæbu jevnt over minst like god kapasitet som sammenlignbare kommuner. De ansatte har god fagkompetanse, og vi har inntrykk av at det er skapt et godt miljø for videre kompetanseutvikling i enhet for helse og familie. Vår konklusjon er derfor at barneverntjenesten i Klæbu har tilstrekkelig ressurser og kompetanse. 2: Samarbeider barnevernstjenesten med andre i det forebyggende arbeidet? Kommunen har etablert gode strukturer for samarbeid om barn og unge, blant annet gjennom faste ressursteam ved alle skoler og barnehager. Barnevern deltar i ressursteam. Vårt inntrykk er at barneverntjenesten i hovedsak samarbeider godt med andre kommunale tjenester både i faste fora og i barnevernssakene. Vi har likevel satt fokus på noen utfordringer som både barnevernansatte og skoler og barnehager nevner i intervju. Vårt syn er at dette er utfordringer som langt på vei handler om kommunikasjon mellom partene. Vi har grunn til å tro at kommunen er bevisst utfordringene, og jobber for å løse dem. Barneverntjenesten har lite samarbeid med frivillige organisasjoner, selv om barnevernloven sier at de bør ha det. Vår konklusjon er likevel at barnevernstjenesten samarbeider godt med andre i det forebyggende arbeidet. 29 6

30 3: Overholder barnevernstjenesten i kommunen tidsfrister i barnevernloven? Statistikk og intervju tyder på at barnevernet overholder tidsfristene i barnevernloven. Revisors anbefalinger: Revisor har ikke kommet med anbefalinger i sin rapport, men det fremgår en del vurderinger i rapporten som kontrollutvalgets sekretariat synes er av en så viktig karakter at de bør følges opp av rådmannen Politisk behandling Kontrollutvalgets vedtak, sak KU-3/2012 : Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Barnevernstjenesten til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp følgende punkter i rapporten: Tilstrekkelig opplæring av alle ansatte i saksbehandlingssystemet Familia. Gi god informasjon til samarbeidspartnerne om hva man kan forvente å få og hva som faktisk er mulig å gi av informasjon fra barnevernet sin side. Sette inn tiltak som kan bedre samarbeidet når barnevernet møter andre fagpersoner med foreldre til stede. Se på mulighetene for å knytte kontakter også mot frivillige organisasjoner. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan punktene er fulgt opp innen 31. oktober Kommunestyrets vedtak, sak KS-14/2012: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Barnevernstjenesten til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp følgende punkter i rapporten: Tilstrekkelig opplæring av alle ansatte i saksbehandlingssystemet Familia. Gi god informasjon til samarbeidspartnerne om hva man kan forvente å få og hva som faktisk er mulig å gi av informasjon fra barnevernet sin side. Sette inn tiltak som kan bedre samarbeidet når barnevernet møter andre fagpersoner med foreldre til stede. Se på mulighetene for å knytte kontakter også mot frivillige organisasjoner. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan punktene er fulgt opp innen 31. oktober Administrativ oppfølging 1. Tilstrekkelig opplæring av alle ansatte i saksbehandlingssystemet Familia. Tiltak: Alle ansatte i barneverntjenesten gjennomførte opplæring i saksbehandlingssystemet Familia I tillegg gjennomførte superbrukere og support opplæring i systemarbeid og rapportering. Midlene til gjennomføring av opplæringen ble tatt av øremerka kompetansehevingsmidler fra fylkesmannen i Sør- Trøndelag gitt i forbindelse med den statlige satsningen på barnevernet. 2. Gi god informasjon til samarbeidspartnerne hva man kan forvente å få og hva som faktisk er mulig å gi av informasjon fra barnevernet sin side. Tiltak: Gjennom de etablerte samarbeidsfora inviteres barnevernet jevnlig inn for å informere, drøfte og evaluere samarbeidet. I tillegg stiller barneverntjenesten seg til 30 7

31 rådighet for informasjon på foreldremøter, personalmøter og samarbeidstid i barnehagene og skolene. Barneverntjenesten er representert i ressursteam i barnehagene og skolene der det pedagogiske personalet kan drøfte saker, i dette forumet vil barneverntjenesten legge vekt på å være tydelig på hvilke informasjon som kan gis i en eventuell sak. Barneverntjenesten har fokus på hvordan barnehagene, skolene og andre samarbeidspartnere kan brukes som gode bidragsytere i tiltaksarbeidet. 3. Sette inn tiltak som kan bedre samarbeidet når barnevernet møter andre fagpersoner med foreldre til stede. Tiltak: Barneverntjenestens oppgave skiller seg litt fra andre tjenesteytere. Det er dens oppgave og tre inn i foresattes rolle og yte nødvendig omsorg for barna når de foresatte ikke selv klarer det. Dette gjør at barneverntjenesten kan komme til å måtte handle på barnas vegne og derved kan tenkes å komme i konflikt både med foreldrene og andre tjenesteytere. Dette er en del av barneverntjenestens rolle jfr. Veileder: Taushetsplikt og samhandling i kommunalt arbeid for barn-ungdomfamilier (KS) Det er viktig at barneverntjenesten samarbeider på en god og ryddig måte med andre tjenesteytere. Barneverntjenesten gjennomfører formøter mellom samarbeidspartnerne og barneverntjenesten der det er behov for dette i forkant av møter der foreldre er tilstede. Gjennom kontaktordningen der alle skolene og barnehagene har faste kontaktpersoner i barneverntjenesten, etableres det et åpent og gjensidig samarbeid. 4. Se på mulighetene for å knytte noen kontakter også opp mot frivillige organisasjoner. Tiltak: Barneverntjenesten har etablert rutine på at i saker av en slik art at det er hensiktsmessig, skal det vurderes mulighetene for å knytte barnet eller ungdommen opp i mot frivillige organisasjoner i Klæbu eller i omkringliggende kommuner. Dette kan være fritidsaktiviteter for barnet eller ungdommen, eller aktiviteter som foresatte og familien kan ha nytte av, eksempler på dette er idrett, kultur, frivillighetssentralen og sanitetsforeningen. Barneverntjenesten i Klæbu har god oversikt over tilbudet fra de frivillige organisasjonene. Barneverntjenesten benytter seg av noen tilbud fra frivillige organisasjoner som er lokalisert utenfor Klæbu kommune. Kontrollutvalget anser kommunestyrets vedtak som fulgt opp. 31 8

32 Tilpasset opplæring og tidlig innsats Rapport avlagt: Januar 2013 Problemstilling: Har Klæbu kommune lagt til rette for at kravene om tilpasset opplæring og tidlig innsats blir fulgt i skolene? Praktiserer Klæbu kommune tilpasset opplæring og tidlig innsats? Rapportens konklusjon Det er gjennom revisors undersøkelser dokumentert at Klæbu kommune har etablert et system for å kunne ivareta kravene i opplæringsloven. Kommunen har et lett tilgjengelig kvalitetssystem som beskriver tilpasset opplæring, og forholdet mellom ordinær undervisning og spesialundervisning. Det synliggjøres også rutiner og maler for spesialundervisning. Kommunen følger også opp alle obligatoriske kartlegginger og prøver fra utdanningsdirektoratet. Det er synliggjort at kommunen ikke har utarbeidet noen tilstandsrapport/tjenesteanalyse siden Slik rapportering/analyse skal utarbeides og drøftes av kommunestyret årlig. Klæbu kommune synes i all hovedsak å oppfylle de føringer som gjelder for tilpasset opplæring og tidlig innsats i grunnskolen. Gjennom revisors undersøkelser er det avdekket at man kun sporadisk har iverksatt tiltak for elever med svake ferdigheter i regning, noe som kan betegnes som en svakhet ved kommunens arbeid med tidlig innsats. Dessuten fremheves lærertetthet og arealutfordringer som begrensninger for ytterligere tilpasning av opplæringen. Revisors anbefalinger: Å påse at tilstandsrapportering utarbeides og drøftes av kommunestyret årlig. I denne kan det eksempelvis synliggjøres hva kommunen gjør med hensyn til tilpasset opplæring og tidlig innsats. Å påse at kommunen iverksetter tiltak overfor elever med svake ferdigheter i regning Politisk behandling Kontrollutvalgets vedtak, sak KU-3/2013 : Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Tilpasset opplæring og tidlig innsats til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 6.2. Å påse at tilstandsrapportering utarbeides og drøftes av kommunestyret årlig. I denne kan det eksempelvis synliggjøres hva kommunen gjør med hensyn til tilpasset opplæring og tidlig innsats. Å påse at kommunen iverksetter tiltak overfor elever med svake ferdigheter i regning 3. Kommunestyret vil peke på at Lærerundersøkelsen i Utdanningsdirektoratets brukerundersøkelse bør gjennomføres i Klæbu kommune. 4. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av oktober

33 Kommunestyrets vedtak, sak KS-19/2013: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Tilpasset opplæring og tidlig innsats til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt Å påse at tilstandsrapportering utarbeides og drøftes av kommunestyret årlig. I denne kan det eksempelvis synliggjøres hva kommunen gjør med hensyn til tilpasset opplæring og tidlig innsats. - Å påse at kommunen iverksetter tiltak overfor elever med svake ferdigheter i regning 3. Kommunestyret vil peke på at Lærerundersøkelsen i Utdanningsdirektoratets brukerundersøkelse bør gjennomføres i Klæbu kommune. 4. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av oktober 2013 Administrativ oppfølging Det ble lagt frem en tilstandsrapport for kommunestyret i februar 2013 og i februar Kommunalsjef kultur og oppvekst mener at Klæbu kommune har fulgt opp punktet vedr. tilstandsrapportering. Det er utarbeidet en Plan for kompetanseutvikling som gjelder alle ansatte i kommunen. Klæbu kommune har hatt fokus på regning de siste årene og resultatene på de nasjonale prøvene på 5. trinn ligger nå over gjennomsnittet. Kommunen jobber videre med dette. Skolene i Klæbu bruker Ståstedsanalysen for grunnskolen, den går på det samme som Lærerundersøkelsen. Ståstedsanalysen er gjennomført i skoleåret 2012/2013 og 2013/2014. Rådmannen har vurdert nytten av Lærerundersøkelsen opp mot Ståstedsanalysen og mener at kommunen står seg godt med å holde seg til Ståstedsanalysen. Kontrollutvalget anser kommunestyrets vedtak som fulgt opp

34 Kostnadseffektivitet innen vann og avløp Rapport avlagt: November 2013 Problemstilling: 1: Er vann- og avløpstjenestene i tråd med kravene på området? 2: Hvordan er gebyrnivået innenfor vann- og avløpsområdet i kommunen sammenlignet med andre kommuner og snittgrupperinger samt generell kostnadsutvikling? 3: Følges retningslinjer fra KRD ved beregning av selvkost for vann og avløp? Rapportens konklusjon Er vann- og avløpstjenestene i tråd med kravene på området? Revisor konkluderer med at Klæbu kommune har en velfungerende vanntjeneste som er godkjent, oppfyller krav i lov og regelverk og har kapasitet til å ivareta en fremtidig befolkningsvekst i kommunen. Drikkevannet fra vannverket er av god kvalitet og det eneste som følges nærmere opp er kalkinnholdet, da dette er noe økende. Der er noen utfordringer ved kommunens vanntjeneste. For reservevannløsning har kommunestyret vedtatt å inngå forhandlinger med Trondheim kommune om en ny felles reservevannløsning. En del av ledningsnettet er gammelt og har behov for oppgradering for å redusere risikoen for fremtidige lekkasjer. Det er viktig at kommunen fortsatt følger opp klausuleringen av nærområdet til vannkilden som ligger i Melhus kommune. Det er andre interesser knyttet til bruken av arealet i nærområdet til vannkilden som aktualiserer fortsatt oppfølging, i samarbeid med Melhus kommune. Kommunens avløpsanlegg Ostangen RA har kapasitetsutfordringer og kommunestyret har vedtatt å gå i forhandlinger med Trondheim kommune om felles avløpsløsning. Kommunen har etablert et godt system for beredskap, vaktordning, og vedlikehold av vann- og avløpsanleggene. En fullstendig oversikt over ledningsnettet (digitalisert i kart) for både vann- og avløp savnes og oversikten i dag er delvis basert på enkeltpersoners kjennskap til denne, noe det er risikoer ved. Hvordan er gebyrnivået innenfor vann- og avløpsområdet i kommunen sammenlignet med andre og generell kostnadsutvikling Kommunens gebyrøkning for vann og avløp er noe høyere enn prisveksten, men lavere enn økningen av den kommunale deflatoren. De siste fem år er det avsatt 3,3 mill. til selvkostfondet for vann mens for avløp er det brukt 1,4 mill. av selvkostfondet. Selvkostfondet for vann er i overskudd med kr 2,9 mill. mens for avløp er det i underskudd med kr 0,6 mill. for regnskapsåret Det er krav til selvkost for vann og avløp noe som medfører at bruken og avsetninger til fond for vann og avløp må vurderes nærmere, for å sikre at disse ivaretar føringene i retningslinjene. Klæbu kommune har et høyere årsgebyr for vannforsyning enn de vi har sammenlignet med. Årsgebyr for avløp ligger i overkant av de fleste andre kommunene og snittgrupperingene vi har sammenlignet med

35 Følges retningslinjer fra KRD ved beregning av selvkost for vann og avløp? Kommunens vedtak knyttet til selvkost for vann og avløp er noe unyansert i dag og vi savner en årlig presisering i betalingsregulativet for vann og avløp hvor det går frem at årsgebyret skal beregnes til selvkost etter gjeldende retningslinjer fra KRD. Kommunens modell for selvkostberegning ble utarbeidet i 2004 med utgangspunkt i retningslinjene for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester fra KRD. Modellen ble senere gjennomgått av kommunen, siste gang i for å påse riktigheten av beregningene i modellen. Revisor konkluderer med at modellen for beregning av selvkost i stor grad bygger på gjeldende retningslinjer, men at det kan stilles spørsmål om enkelte lønnskostnader skulle vært holdt utenfor grunnlaget for andel av indirekte kostnader som er belastet kalkylen og at denne mangler jevnlige oppdateringer. Det kan ikke konkluderes om benyttede fordelingsnøkler for de indirekte kostnadene er i henhold til retningslinjene, da revisor ikke har mottatt noen dokumentasjon over hvordan disse er beregnet i kommunen. Revisors anbefalinger: Etablere/oppdatere digitale systemer for vann- og avløpstjenesten som sikrer at kunnskapen om disse er dokumentert og tilgjengelig. Gjennomgå selvkostkalkylen og påse at de indirekte kostnadene som belastes vann- og avløpstjenesten bygger på hensiktsmessige grunnlag og fordelingsnøkler. Kommunen må til enhver tid dokumentere sine vurderinger over hva som skal og ikke skal inngå i selvkostberegningen. Presisere årlig i betalingsregulativet at årsgebyret for vann og avløp skal beregnes til selvkost etter gjeldende retningslinjer fra KRD. Politisk behandling Kontrollutvalgets vedtak, sak KU-43/2013 : Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Kostnadseffektivitet innen vann og avløp til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp momentene i rapportens pkt. 8.1 konklusjoner og anbefalingene i rapportens pkt Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av mai Kommunestyrets vedtak, sak KS-2/2014: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Kostnadseffektivitet innen vann og avløp til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp momentene i rapportens pkt. 8.1 konklusjoner og anbefalingene i rapportens pkt Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av mai Administrativ oppfølging 1. Kommunens reservevanns forsyning. 2. Kommunens ledningsnett og oppgradering av dette. 3. Klausulering av vannkilden. 4. Digitalisering av VA-kartet. 5. Gebyrnivået i kommunen

36 1: Kommunens reservevanns forsyning er under utredning i forbindelse med avløpsprosjektet til Trondheim. Det tenkes ført en ledning i samme grøft som avløpet. Multiconsult er engasjert av Trondheim og Klæbu kommune til å utføre et forprosjekt. Forprosjektet skal ferdigstilles til høsten, preliminært november : Det pågår en jevnlig oppgradering av ledningsnettet, og i forbindelse med gjennomføring av veg eller utbyggingsprosjekter blir ledningsutskiftning prioritert når dette kan koordineres. 3: Klausulering av vannkilden er et arbeid som vil bli prioritert høsten Det legges opp til innhenting av pris for dette i første omgang. Kartlegging av størrelsen av område for klausulering er første prioritet etter dette. 4: Det er startet et arbeid med å digitalisere VA-kartet. Prosjekttid: ca 4 år. Prosjektet ble startet opp januar 2014, og er allerede godt i gang. For å minske sårbarheten er det avsatt 2 stk til å arbeide med dette. En arbeider i 50 % med dette, en annen i opptil 20 %. 5: Fondsavsetninger og gebyrnivå vil i forbindelse med budsjettarbeidene for investering for årene og i forbindelse med gebyrregulativet for 2015 bli justert i henhold til selvkostretningslinjer fra KRD, og at dette presiseres i gebyrregulativet. Kontrollutvalget ba etter denne tilbakemeldingen fra rådmannen om en skriftlig tilbakemelding på Klæbu kommune sin reviderte selvkostkalkyle på vann- og avløpstjeneste inkludert kommunens vurderinger, jf. revisjonens anbefalinger vedr. selvkostkalkyle. Rådmannens tilbakemelding: Klæbu kommune har siden 2004/2005 benyttet en modell for beregning av selvkost på vann- og avløpstjenesten basert på de retningslinjer som kom fra kommunaldepartementet i Disse retningslinjene ble i februar 2014 revidert av kommunal- og moderniseringsdepartementet. Formålet med retningslinjene er å bidra til en god og ensartet praksis for beregning av selvkost på et tjenesteområde. De nye retningslinjene gjøres gjeldende fra og med De nye retningslinjene baserer seg på de samme hovedprinsippene som tidligere, dvs.: -Selvkost er den totale kostnadsøkningen som en kommune/selskap har ved å produsere tjenesten. -Kommunen/selskapet skal kunne få tilbake de utlegg den opprinnelig hadde ved anskaffelsen, samt bli kompensert for den kapitalen som har blitt bundet opp ved anskaffelsen. -En generasjon brukere skal ikke subsidiere eller bli subsidiert av neste generasjon. -Selvkost skal være uavhengig av hvordan anskaffelsene faktisk har blitt finansiert. Ut fra de nye retningslinjene (som i stor grad samsvarer med retningslinjene / veileder av 2003) har rådmannen gjennomgått eksisterende modell for beregning av selvkost, og vil fra 2015 ha tilpasset modellen i henhold til de nye retningslinjene. I praksis betyr dette følgende: Vedrørende punktet som omfatter direkte kostnader som inngår i kalkylen: Hver enkelt ansatt i kommunen som jobber direkte innenfor vann- og avløpstjenesteområdet, belastes riktig avgiftsområde forholdsvis (som i eksisterende 36 13

37 modell). Driftsutgifter vedr. kjøp av materialer og tjenester tas direkte inn i kalkylen (føres på riktig Kostra-funksjon som i dag). Vedrørende punkt som omfatter administrative ledere: Tidligere har en prosentandel av enkelte relevante lederes lønn blitt ført under indirekte kostnader. Fra 2015 flyttes andeler av relevante lederes lønnskostnader under direkte kostnader. Dette gjelder f.eks. en andel av lønnsutgiftene til kommunalsjef innenfor område kommunalteknikk. Samlet ser det i dag ut til at kommunen vil ha 2,7 årsverk innenfor vannområdet og 3,85 årsverk innenfor avløps-/septikområdet som inngår i direkte kostnader. Dette kan endres ut fra aktiviteten innenfor vann- og avløpstjenesten. Vedrørende punkt som omfatter indirekte kostnader og fordeling: En andel av kommunens utgifter på fellestjenester som f.eks. lønn/personalktr., økonomi/regnskapsktr., sentralbord/arkivtjeneste, IKT og revisjon skal føres som indirekte kostnader i selvkostkalkylen. Ut fra gjennomsnittlig tidsbruk til ansatte innenfor disse fellestjenestene i rådmannens stab vil ca. 5 % av disse utgiftene kunne relateres til selvkostkalkylen samlet for vann og avløpsområdet. Samlet vil noe av dagens lønnsrelaterte utgifter som føres på indirekte kostnader, fra 2015 føres som direkte kostnader. Samlet vil direkte kostnader framstå som noe høyere enn tidligere, men indirekte kostnader vil framstå som en noe lavere andel av samlet selvkost. Samlet sett vil trolig ikke en slik flytting av kostnader føre til vesentlige endringer av selvkostkalkylen. Økt aktivitet med nye investeringer innenfor vann- og avløp vil bidra til at samlet kalkyle kan øke grunnet økte avskrivninger og høyere renteutgifter. Vedrørende punkt om kalkylerente: Nytt fra 2015 er at kalkylerenten settes lik 5-årig swaprente tillagt ½ prosentpoeng. Fram til i dag er rentesats på 3-årige statsobligasjoner tillagt 1 prosentpoeng benyttet. Vedrørende øvrige punkter er det ingen avvik fra dagens retningslinjer. Saldo på kommunens selvkostfond pr for henholdsvis vannfond og avløpsfond er kr ,82 på vannfondet og kr ,66 på avløpsfondet. Begrepene støttefunksjoner og tilleggsfunksjoner i eksisterende modell vil i ny selvkostmodell fra og med 2015 benevnes samlet med indirekte kostnader. I tillegg til indirekte lønnskostnader vil tilhørende driftsutgifter, kontorutgifter (en forholdsvis andel av avskrivningen på Rådhuset og Branngarasjen og tilsvarende rentekostnad (kalk.rente) høre inn under indirekte kostnader. Avgiftsnivået på selvkostområdene settes i henhold til selvkost. Evt. endringer fra og med 2015 vil framgå i forbindelse med budsjettarbeidet. Kontrollutvalget anser kommunestyrets vedtak som fulgt opp

38 Overordnet internkontroll Rapport avlagt: Januar 2015 Problemstilling: Har Klæbu kommune etablert et internkontrollsystem som ivaretar kommunelovens krav om betryggende kontroll? Fokus har vært på følgende forhold: a) Om kommunen som organisasjon har et tilfredsstillende internkontrollsystem b) Om Klæbu sykehjem utover dette arbeider i tråd med krav til systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid i tjenestene Rapportens konklusjon Selve begrepet internkontroll kan være et fremmedgjørende ord som tilslører at dette handler om systematisk arbeid og dokumentasjon av egen praksis, forbedring av arbeidsmetoder og samhandling for å sikre måloppnåelse, og for å unngå lovbrudd og andre uønskede hendelser. COSO-modellen fordrer at arbeidet med internkontroll er forankret i ledelsen for at man skal kunne ha en velfungerende internkontroll i virksomheten. Kommunens ledergruppe har klare formeninger om hvordan man bør legge til rette for et hensiktsmessig internkontrollsystem, og har også omsatt dette i praksis. Klæbu kommune har mange elementer som kan og bør inngå i et helhetlig styringssystem. Det mangler imidlertid noen elementer som bør være på plass for at kommunen har etablert en god internkontroll i samsvar med COSO-modellen. Generelt oppfattes det som en svakhet at enkelte viktige elementer i styringssystemet er lite formalisert. Det er enhetslederne som arbeider med den operasjonelle delen av kommunens internkontroll. Undersøkelsen tyder på at enhetslederne ikke synes å ha et like bevisst forhold til internkontroll som kommunens ledelse. Enhetslederne synes videre å ha en noe uklar forståelse for sammenhengen mellom risikovurderinger og gjennomføring av kontrolltiltak på områder med antatt høy risiko. For å få på plass de siste brikkene i et godt internkontrollsystem, må rådmannen i samarbeid med kommunalsjefene legge «trykk» på enhetslederne. Etter revisors mening mangler kommunen en systematisk tilnærming til forhold som risikovurderinger og evaluering av kontrollenes effektivitet. Kommunen bør ha rutiner for systematisk risikokartlegging og vurderinger som gjør at enheten får en oversikt over områder i virksomheten hvor det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav. Risikoreduserende tiltak må iverksettes ved høy risiko, og en mer systematisk evaluering/kontroll av iverksatte kontrolltiltak må også innarbeides i et helhetlig styringssystem. Etter revisors mening bør kommunen ha mer tydelige føringer på hva som skal lagres elektronisk, hvor det skal lagres, samt rutiner for oppdatering, vedlikehold og endringer. Det bør etterstrebes å ha klare føringer på hvor dokumenter skal lagres, og hva som skal lagres. Nå lagres for eksempel noen rutiner lokalt i permer, noe i QM+ og noe på intranett. Videre bør kommunens reglementer/rutiner mm inneholde opplysninger om når er de utviklet, når er de revidert, hvem som har ansvaret, osv. Det bør være en jevnlig gjennomgang av om internkontrollsystemet fungerer som ønskelig, og om det eventuelt er nødvendig med endringer. Dette for å sikre at internkontrollen fungerer som forutsatt, samt å iverksette eventuelle forbedringer

39 Herunder bør ledelsen jevnlig kommunisere hvordan kommunens internkontrollsystem fungerer, og hensikten med dette. Revisors anbefalinger: 1. En større grad av formalisering av risikovurderinger og iverksetting av kontrolltiltak er hensiktsmessig. Det bør etableres overordnede føringer for gjennomføring av systematisk risikovurdering knyttet til regelverketterlevelse, måloppnåelse og kvalitet i tjenesten. 2. Kommunen bør ha en enhetlig praksis for lagring av dokumentasjon, prosedyrer og rutiner, herunder bruk av QM+. 3. Kommunen bør ha en systematisk/årlig egenevaluering av kommunens internkontrollsystem. Politisk behandling Kontrollutvalgets vedtak, sak KU-5/2015 : Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Overordnet internkontroll til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen Kommunestyrets vedtak, sak KS-15/2015: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Overordnet internkontroll til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen Administrativ oppfølging I rapportens punkt 4 om høring gjengis rådmannens tilbakemelding på foreløpig versjon av rapporten, etter høringsmøte Etter at endelig rapport og kommunestyrets vedtak forelå, har konklusjoner og anbefalinger vært tema blant annet i månedlige enhetsledermøter og møter i kommunens kvalitetssikringsgruppe, og i ukentlige møter i rådmannens administrative ledergruppe. I punkt 5.2 i rapporten gis rådmannen tre anbefalinger om hvordan kommunens overordnede internkontroll kan forbedres: 1. En større grad av formalisering av risikovurderinger og iverksetting av kontrolltiltak er hensiktsmessig. Det bør etableres overordnede føringer for gjennomføring av systematisk risikovurdering knyttet til regelverketterlevelse, måloppnåelse og kvalitet på tjenesten. Rådmannen har våren 2015 initiert og iverksatt en oppdatering av kommunens overordnede risiko- og sårbarhetsanalyse. ROS-analysen ble vedtatt av kommunestyret , sak 26/15. Analysen er en del av kommunens internkontroll på området samfunnssikkerhet og 39 16

40 beredskap, og omhandler 12 kritiske hendelser, med svikt i kraftforsyning, vann, avløp og. forsyninger, større hendelser og ulykker, epidemi og terror- og cyberangrep som typiske eksempler. Analysen imøtekommer ikke anbefalingene om risikovurderinger og kontrolltiltak når det gjelder regelverk, måloppnåelse og kvalitet på tjenester, men anses som en grunnleggende analyse som må være på plass for å sikre internkontrollen i det daglige arbeidet, og beskriver dessuten en metodikk som kan tas i bruk på andre områder. Nivået under i kommunens nåværende system for risikovurdering/ros-analyse er det årlige vedlegget til budsjettrundskrivet, hvor det heter: Som et ledd i kommunens styringssystemer, herunder budsjettprosessen, skal alle enhetsledere foreta en risikoanalyse for sin enhet. Analysen skal omfatte omdømmerisiko, ansvarsrisiko og økonomisk risiko. Enhetsledeme melder tilbake om relevante risikoer, og angir sannsynlighet for at hendelsen inntreffer, og konsekvensen av det, begge gradert fra en til tre (fra lav til høy risiko og fra liten til stor konsekvens). Det skal også meldes tilbake på om risikoen er akseptabel, og det skal angis tiltak så fremt svaret er nei. Enhetsledeme er i budsjettrundskrivet for 2016 bedt om å legge større vekt på og mer arbeid i analysen. Rådmannen vil vurdere på hvilken måte denne årlige ROS-analysen kan forbedres for å imøtekomme kommunestyrets vedtak om overordnede føringer for systematisk risikovurdering av regeletterlevelse, måloppnåelse og kvalitet, eventuelt om det skal etableres et annet system for risikovurdering og kontrolltiltak på områdene. Det laveste nivået for risikovurdering er den ROS-analysen som foretas ved konkrete hendelser og større endringer, etter fastsatt "Skjema for risiko- og sårbarhetsanalyse i Klæbu kommune". Metodikk og praksis på dette området anser rådmannen for tilfredsstillende. I tillegg vil rådmannen nevne det etablerte systemet for lederavtaler, resultatavtaler og oppfølging av resultatavtaler. I resultatavtalene listes opp avtalte resultat- og aktivitetsmål, krav i lov og forskrifter mv. som skal oppfylles, samt krav til lukking av avvik. To-tre ganger i året evalueres enhetsledemes måloppnåelse. De siste to årene har det vært arbeidet med å sette etterprøvbare mål for kvalitet på tjenestene. Rådmannen har til hensikt å følge opp at det fastsatte systemet praktiseres i alle tjenesteområdene, jf. rapportens punkt 3.5.2, nest siste avsnitt, og punkt 3.5.3, andre avsnitt. 2. Kommunen bør ha en enhetlig praksis for lagring av dokumentasjon, prosedyrer og rutiner, herunder bruk av QM+. Rådmannen er oppmerksom på at kommunens system for helhetlig kvalitetssikring, Quality Manager plus (Qm+), ikke fungerer helt etter hensikten ennå. Svikten manifesterer seg primært i noen av kommunens enheter - ved mangel på informasjon om og/eller forståelse av hvilke styrende dokumenter som skal lagres i Qm+. Målsettinga er at det elektroniske kvalitetssikringssystemet skal være komplett; intranett og permer/papirversjoner er uoffisielle hjelpemidler den enkelte enhetsleder kan velge å benytte seg av. Det er også i noen tilfeller mangler ved prosedyrer og rutiner i Qm+, ved at det eksempelvis ikke er angitt hvem som eier dokumentet, når det har oppstått og når det skal revideres. De omtalte manglene i dette punktet har vært tema i enhetslede1møter første halvår Det 40 17

41 er avtalt og framgår av møtereferat at forholdene skal være på plass innen I tillegg er beslutningen om årlige utviklingssamtaler innskjerpet (rappo1tens punkt 3.6.3). Av det samme punktet framgår at enheter ikke har oppdatert HMS-håndbok. Som følge av forvaltningsrevisjonsrapporten er kommunens HMS-hovedbok oppdatert og godkjent av arbeidsmiljøutvalget Enhetslederne har fått i oppdrag å oppdatere enhetenes HMS-bøker innen På samme måte er det innskjerpet at lov og forskrift om offentlige anskaffelser skal følges (punkt 3.3.3, andre avsnitt). 3. Kommunen bør ha en systematisk/årlig egenevaluering av kommunens internkontrollsystem Rådmannen har allerede startet arbeidet med å skape forståelse for hva internkontroll generelt innebærer, og spesielt hvordan internkontrollsystemet i Klæbu kommune er oppbygd, hvordan det skal praktiseres og hvilken hensikt det skal tjene. Rådmannen vil følge opp rapportens anbefaling om systematisk egenevaluering av kommunens internkontrollsystem i etablerte lederforum og i ordinære styringsdokumenter. Kontrollutvalget behandlet rådmannens tilbakemelding på i sitt møte 24. september 2015, utvalget tok rådmannens tilbakemelding til orientering og ba om en ny tilbakemelding innen Bakgrunnen for at utvalget ønsker en ny tilbakemelding er at mange tiltak skal gjennomføres innen , og utvalget ønsker å få vite om disse gir ønsket effekt. Kontrollutvalgets endelige rapportering til kommunestyret vedr. forvaltningsrevisjon Overordnet internkontroll vil dermed bli tatt med i 4-års rapporten for valgperioden

42 Gjennomført selskapskontroll valgperioden , Klæbu kommune 42 1

43 Innholdsfortegnelse TrønderEnergi

44 TrønderEnergi Rapport avlagt: Februar 2014 Problemstilling: Har den økonomiske utviklingen i Trønderenergi vært i samsvar med eiernes forventninger? Er eierstyring og selskapsledelse i Trønderenergi i samsvar med gitte anbefalinger? Hvordan ivaretar Trønderenergi kravene til funksjonelt skille og nøytralitet etter energiloven? Rapportens konklusjon Blant revisors konklusjoner er at selskapet fremstår som solid og lønnsomt, men har utfordringer med lavere kraftpriser og har signalisert et behov for halvering av utbytte i en overgangsperiode. Selskapet bør ifølge revisor har fokus på videre effektivisering. Nettfusjonen har ført til høyere nettleie i Trondheim og Klæbu og noe lavere i distriktene. Revisjonen viser til at selskapet har dokumentert samfunnsansvar, miljøansvar og etikkarbeid og har etablert styringssystemer som forventet av et konsern på denne størrelsen. Videre mener revisor at god eierkontakt har sikret at strategiske valg i all hovedsak er basert på eiernes føringer. Kommunestyrene som eiernes beslutningsorgan bør særlig merke seg følgende anbefalinger fra revisjonen knyttet til eierstyringen: Eierstyringen kan bli mer profesjonell, særlig hva gjelder valg til styret. Kompetanse, ikke tilknytning til eierkommuner bør legges til grunn. Det er viktig at eierne utarbeider eierskapsmeldinger eller andre dokumenter som angir klare målsettinger med eierskapet. Når eiermøtene i praksis er en viktig arena for eierstyring bør det vurderes å dokumentere disse bedre. At bedriftsforsamlingen benyttes som eierorgan er ikke i tråd med god kommunal eierstyring. Av habilitetsårsaker bør ikke ordførere sitte i dette som er et bedriftsorgan. Vurdering av særlige forhold for Klæbu kommune Klæbu kommune har utarbeidet en eierskapsmelding som ble vedtatt av kommunestyret i september 2010, og har gjennom dette satt målsettinger for sitt eierskap, og prinsipper for eierstyring. Av prinsippene for eierstyring i eierskapsmeldingen fremgår blant annet følgende: 4.2 Et bevisst og aktivt eierskap Utarbeidelse av eierskapsmeldinger Klæbu kommunes strategi: Eierskapsstrategien legges fram for kommunestyret en gang per år. Eierskapsmeldingen revideres en gang per kommunestyreperiode. Dette er i tråd med KS anbefalinger, noe også revisor viser til i sin rapport. I tillegg sier revisor at det er viktig at kommunestyret holdes orientert om utviklingen i alle selskap de har eierinteresser i, slik at de har mulighet til å være med å styre utviklingen i den retningen de ønsker. I Klæbu kommune så er ikke eierskapsmeldingen lagt frem for kommunestyret siden september

45 Uansett hvor mange selskaper kommunen har eierskap i, så vil en årlig gjennomgang av eierskapet gi en god anledning til å bevisstgjøre kommunestyret på hvilke selskaper kommunen har eierinteresser i, målsetning for eierskap i selskapene, og hvordan de skal yte påvirkning på disse selskapene Utarbeidelse/revidering av formål og selskapsstrategi Klæbu kommunes strategi: Det utarbeides en eierskapsstrategi hvor kommunens formål og forventninger til det enkelte selskap framkommer. Dette er en del av og behandles sammen med eierskapsmeldingen. I Klæbu kommune sin eierskapsmelding så er følgende formål definert for eierskapet i Trønderenergi: Trønderenergi skal drive sin virksomhet med det formål å oppnå størst mulig avkastning, samt arbeide aktivt for å bidra til næringsutvikling i regionen og være en pådriver for å etablere et midtnorsk energisamarbeid. Klæbu kommune slutter seg til selskapets strategi som er nedfelt i en egen aksjonæravtale. Politisk behandling Kontrollutvalgets vedtak, sak KU-4/2014 : Kontrollutvalget tar rapport om selskapskontroll i Trønderenergi AS til orientering og legger rapporten frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar rapport fra selskapskontroll i Trønderenergi AS til orientering. 2. Kommunestyret ber om at eierskapsmeldingen blir lagt frem for kommunestyret en gang pr. år, samt at den blir gjenstand for revidering en gang pr. kommunestyreperiode jf. vedtatt eierskapsmelding punkt Kommunestyret ber om at vurderinger og konklusjoner i rapporten følges opp av Klæbu kommune. 4. Kommunestyret ber om at det rapporteres om oppfølging av selskapskontrollen i forbindelse med neste fremlegging av eierskapsmeldingen. Kommunestyrets vedtak, sak KS-21/ Kommunestyret tar rapport fra selskapskontroll i Trønderenergi AS til orientering. 2. Kommunestyret ber om at eierskapsmeldingen blir lagt frem for kommunestyret en gang pr. år, samt at den blir gjenstand for revidering en gang pr. kommunestyreperiode jf. vedtatt eierskapsmelding punkt Kommunestyret ber om at vurderinger og konklusjoner i rapporten følges opp av Klæbu kommune. 4. Kommunestyret ber om at det rapporteres om oppfølging av selskapskontrollen i forbindelse med neste fremlegging av eierskapsmeldingen. Administrativ oppfølging Klæbu kommune har utarbeidet en egen eierskapsmelding for Klæbu Industrier AS, kommunestyret vedtok denne i sak 86/14 på sitt møte Revidering av eierskapsmelding av 23. september 2010 er ikke gjennomført pr. 25. juni

46 KLÆBU KOMMUNE Retningslinjer for kontrollutvalget (Vedtatt av kommunestyret i møte , sak 50/2006, revidert av kommunestyret i møte , sak 29/ endret til åpne møter av kontrollutvalget i møte , sak 22/12). 46

47 Retningslinjer for kontrollutvalget i Klæbu kommune 1 Formål Kontrollutvalget er kommunestyrets eget kontroll- og tilsynsorgan. Gjennom sitt arbeid skal kontrollutvalget bidra til at Klæbu kommune ivaretar sine oppgaver overfor innbyggerne i Klæbu på en best mulig måte ut fra hensynet til likebehandling, rettssikkerhet og en effektiv ressursutnyttelse sett i lys av brukernes særskilte behov. Utvalget skal gjennom sitt arbeid sørge for at innbyggerne og øvrige interessenter har tillit til Klæbu kommune, og at kommunen leverer sine tjenester på en effektiv og målrettet måte i henhold til lov, forskrifter, statlige føringer og i tråd med kommunestyrets intensjoner og vedtak. 2 Organisering av kontroll- og tilsynsfunksjonen Kontrollutvalget i Klæbu kommune består av 5 medlemmer. Funksjonstiden følger valgperioden. Minst to av utvalgets medlemmer velges blant kommunestyrets medlemmer. Lederen bør velges fra ett av de partiene som ikke utgjør flertallskonstellasjonen i kommunestyret. Kontrollutvalgets varamedlemmer velges etter nummerering. Til å bistå seg i arbeidet har kontrollutvalget et uavhengig og sakkyndig sekretariat som forbereder saksbehandlingen i utvalget, ivaretar sekretariatsfunksjonen i utvalgets møter og følger opp saker på vegne av utvalget. Revisjonsfunksjonen for kommunen og eventuelt tilknyttede selskaper ivaretas av egen revisor / revisjonsselskap som kommunestyret velger etter innstilling fra kontrollutvalget. 3 Kontrollutvalgets oppgaver Kontrollutvalgets oppgaver er gitt i kommuneloven, men kommunestyret kan be utvalget utføre særskilte tilsynsoppgaver på sine vegne. Kontrollutvalgets hovedoppgave er å føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunen og påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget skal ifølge kommuneloven sørge for at følgende oppgaver blir utført: Regnskapsrevisjon; som omfatter bestilling av regnskapsrevisjon fra revisor og å påse at regnskapene blir revidert på en betryggende måte, avgi uttalelse om kommunens årsregnskap og å påse at revisors- og kommunestyrets påpekninger til årsregnskapet blir fulgt opp. Forvaltningsrevisjon; som er systematiske vurderinger av kommunens økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet skal kontrollutvalget utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon som identifiserer behovet for og prioriterer forvaltningsrevisjonsarbeidet i kommunen. Videre skal utvalget bestille og følge opp forvaltningsrevisjon hos revisor. Kontrollutvalget rapporterer resultatene av gjennomførte forvaltningsrevisjoner til kommunestyret. Selskapskontroll; som innebærer å føre kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. Kontrollutvalget utarbeider en plan for gjennomføring av selskapskontroll og bestiller selskapskontroller i henhold til planen, og rapporterer til kommunestyret om gjennomført selskapskontroll. 47 Side 2

48 Granskninger eller undersøkelser; kontrollutvalget kan enten på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret foreta granskninger eller undersøkelser av kommunens virksomhet. 4 Kontrollutvalgets ressurser og rammebetingelser Kontrollutvalget fremmer eget forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Klæbu kommune til kommunestyret. Utvalget må ha et ressursgrunnlag som er tilpasset utvalgets oppgaver og ansvarsområde og må sikres en sekretariatsordning som er tilpasset utvalgets behov. Kontrollutvalget legger opp til en revisjonsordning som er tilpasset kommunestyrets tilsynsbehov, behovet for oppfølging av særskilte vedtak, kompetansenivået i kommunen og kommunens egen organisering og internkontroll. 5 Saksbehandlingen i kontrollutvalget Kontrollutvalget treffer sine vedtak i møte, og det føres protokoll fra møtene. Utvalgets møter holdes for åpne dører i henhold til vedtatt møteplan. Møteinnkalling, med sakliste og sakspapirer, sendes utvalgets medlemmer, varamedlemmer, ordføreren, rådmannen og revisor en uke før møtet finner sted. Ordfører har møte- og talerett i kontrollutvalget. 6 Kontrollutvalgets arbeidsmåte Kontrollutvalget skal holde seg orientert om den administrative og politiske virksomheten i Klæbu kommune. Gjennom sitt arbeid skal utvalget legge vekt på samarbeid og opptre på en uavhengig og politisk nøytral måte. Kontrollutvalget vil særlig legge vekt på å følge opp kommunens beslutningssystemer, rutiner og organisasjonens egen kvalitetssikring. Gjennom en aktiv og synlig arbeidsmåte vil kontrollutvalget bidra til at feil og uregelmessigheter forebygges, men i den grad slike forhold skulle forekomme, vil utvalget påpeke dette. Kontrollutvalget skal arbeide for å sikre god kvalitet i kommunens tjenester å sikre god produktivitet og en effektiv ressursutnyttelse å ivareta innbyggernes rettsikkerhet i deres kontakt med den kommunale forvaltningen å sikre at politiske vedtak i Klæbu kommune følges opp. 7 Informasjon og rapportering Som et ledd i sitt forebyggende arbeid skal kontrollutvalget prioritere veiledning og informasjon. Utvalget skal legge vekt på å være løsningsorientert og bidra til læring i organisasjonen. Kontrollutvalget skal ha en aktiv og nær dialog med kommunestyret som kommunens øverste tilsynsorgan, og vil fremme aktuelle saker og rapportere til kommunestyret ved behov. Kontrollutvalgets leder, eller den lederen måtte bemyndige, ivaretar kontakten med media. 8 Ikrafttredelse Retningslinjene for kontrollutvalget i Klæbu kommune trer i kraft etter vedtak i Klæbu kommunestyre den Side 3

49 RETNINGSLINJER FOR MØTER I KONTROLLUTVALGET SOM GJENNOMFØRES SOM HØRING Klæbu kommune (Behandlet i kontrollutvalget i sak 45/2013 (møte den ). Vedtatt av kommunestyret i sak 4/2014 på møte

50 Retningslinjer for møter i kontrollutvalget som gjennomføres som høring Kontrollutvalget kan avholde høringer innenfor det ansvarsområde som er gitt utvalget i medhold av kommuneloven: kontroll og tilsyn med forvaltningen. Med høring menes et møte i kontrollutvalget der utvalget mottar muntlige forklaringer fra personer som er innkalt for å få belyst en spesiell sak eller saksområde. Høringen skal være åpen, men kontrollutvalget kan lukke møtet for hele eller deler av høringen dersom det framkommer taushetsbelagte opplysninger. Kontrollutvalget kan bare motta taushetsbelagte opplysninger for lukkede dører etter forvaltningsloven og kommuneloven. Under en åpen høring må kontrollutvalgets medlemmer ikke gjengi eller vise til opplysninger som er underlagt taushetsplikt. Formål Formålet med bestemmelsen er å sikre kontrollutvalgets informasjonsbehov, en god fremdrift i høringen og å ivareta den innkaltes rettssikkerhet. Forberedelse Før møtet gjennomføres skal det være et saksforberedende møte. På dette møtet skal utvalget gjennomgå hvilke problemstillinger som ønskes belyst. Det skal videre fastsettes en fremdriftsplan for møtet som bl.a kan fastsette taletid for den enkelte som er innkalt, rekkefølge og hovedspørsmål. På det saksforberedende møtet skal det velges en hovedutspørrer for høringen. Den innkaltes stilling Innkallingen skal sendes i så god tid som mulig. Det skal opplyses om hvilken sak eller saksområde som er tema for høringen. Det skal informeres om mulighet for eksterne aktører til å reservere seg fra å møte, samt muligheten for alle til å kreve å høres i lukket møte hvis det er opplysninger underlagt lovpålagt taushetsplikt. Den innkalte skal ha tilgang til kontrollutvalgets saksdokumenter dersom disse ikke er underlagt taushetsplikt. Den innkalte har anledning til å ha med seg bisitter(e) og har rett til å konferere med bisitter(e) før svar avgis. Bisitter(ene) kan også supplere forklaringen. De innkalte avgjør selv om de vil besvare kontrollutvalgets spørsmål. Dersom det anmodes om lukkede dører på grunn av taushetsbelagt informasjon, skal høringen avbrytes og avgjørelsen tas i lukket møte dersom utvalget eller den innkalte krever dette. Gjennomføring av møtet Kontrollutvalgets leder innleder møtet ved å orientere om temaet for høringen og de prosedyrer som gjelder. Før kontrollutvalget starter utspørringen skal den innkalte få anledning til å gi en fremstilling av saken. Den innkalte skal gis anledning til å sammenfatte saken etter at utspørringen er ferdig. Meningsutveksling mellom kontrollutvalgets medlemmer skal ikke finne sted under høringen. Kontrollutvalget avgjør i møte hvordan opplysningene som fremkommer under høringen skal følges opp. Det skal føres protokoll fra høringen som et ordinært møte i utvalget. 50

51 Revisjon Midt-Norge IKS - Presentasjon og orientering Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Klæbu kommune /15 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE Arkivsaknr 15/128-6 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Saksutredning Klæbu kommune er medeier i Revisjon Midt-Norge IKS og får levert revisjonstjenester fra dette selskapet. Oppdragsansvarlig revisor har møte og talerett i kontrollutvalget. Revisjon Midt-Norge IKS vil delta i møtet og orientere om selskapet og revisjonsoppgavene de utfører for Klæbu kommune. 51

52 Orientering om aktuelle saker Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Klæbu kommune /15 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 15/137-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. Saksutredning Gjennomgang av medlemmenes innspill vedrørende aktuelle saker fra de politiske utvalgene, eventuelt innspill fra andre. 52

53 Referatsaker Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Klæbu kommune /15 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 15/137-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Vedlegg Valg av kontrollutvalg for perioden einfo_15-5_innsynsrett_etter_kommuneloven-80 einfo_15-5_vedlegg En folkevalgt kan ikke instrueres Plikt til å forklare seg for kontrollutvalget Invitasjon opplæring av nye kontrollutvalg Saksutredning Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. Melding om politisk vedtak - Valg av kontrollutvalg for perioden Kommunaldepartementet har uttalt seg nærmere om forståelsen av innsynsretten etter kommuneloven En folkevalgt kan ikke instrueres, forteller jussprofessor Jan Fridthjof Bernt. 4. Både ansatte og folkevalgte har til en viss grad plikt til å forklare seg for kontrollutvalget. 5. Invitasjon til Samling for kontrollutvalg 18. november Kontrollutvalgets sekretariat viser til de vedlagte dokumentene som legges frem som referatsaker. 53

54 Klæbu kommune Rådmannen KonSek Midt-Norge IKS v/eva Bekkavik Kongensgt TRONDHEIM Vår ref. Saksbehandler/enhet Deres ref. Dato 15/ SLI/RÅD Melding om politisk vedtak - Valg av kontrollutvalg for perioden Kommunestyret behandlet i møte sak 64/15. Følgende vedtak ble fattet: Kommunestyrets vedtak Kommunestyret vedtar å oppnevne følgende kontrollutvalg for : 1. Jomar Aftret, FrP 2. Regine Bianca Ness, MDG 3. Jan Erik Engan, H 4. Pål Sture Nilsen, AP 5. Bente Rhoden Forseth, SP Varamedlemmer: 1. Ann Kristin Kvellheim, V 2. Johan Ludvik Borgen, AP 3. Arnt Inge Torvik, H 4. Siv Anita Aasnes Tsakem, SV 5. Wenche Evelyn Harsjøen, H 6. Ove Lysklett, SP Som leder i kontrollutvalget: Jomar Aftret Som nestleder i kontrollutvalget: Pål Sture Nilsen mvh Steinar Lianes fagsjef-politisk sekretariat Kopi til: Valgte medlemmer og varamedlemmer Postadresse: Besøksadresse: Telefon: Telefaks: E-post: Postboks 200 Vikingvegen postmottak@klabu.kommune.no 7541 KLÆBU 7540 Klæbu 54

55 einfo 15/5 Innsynsrett etter kommuneloven 80 I brev 28. august 2015 til Telemark kommunerevisjon IKS har Kommunaldepartementet uttalt seg om den nærmere forståelsen av innsynsretten etter kommuneloven 80: Innsynsretten omfatter kun de typer selskaper som er uttrykkelig nevnt i paragrafen, nemlig IKS er, 27-styrer og aksjeselskap. Det understrekes spesielt at ansvarlig selskap altså ikke omfattes av innsynsretten. Uttrykket «heleid», som er brukt i forarbeidene til loven, forstås på samme måte som følgende uttrykk som er brukt i loven: «der en kommune eller fylkeskommune alene eller sammen med andre (vår understreking) kommuner, fylkeskommuner eller interkommunale selskaper direkte eller indirekte eier alle aksjer» Kopi av departementets brev legges ved. Oslo, 6. oktober 2015 Bernt Frydenberg Juridisk rådgiver Norges Kommunerevisorforbund på vakt for fellesskapets verdier Postadresse: Besøksadresse: Telefon: Org.nr.: Postboks 1417 Vika Munkedamsveien 3B, 3. etg. E-post: post@nkrf.no Kontonr.: OSLO Web: 55

56 Telemark kommunerevisjon Deres ref Vår ref Dato 15/ Tolkning av kommuneloven 80 - innsynsrett i selskap Vi viser til e-post 19. januar 2015, med spørsmål om tolkning av kommuneloven 80. Vi beklager den lange saksbehandlingstiden. I brevet reises det to problemstillinger. Departementet tar med dette ikke konkret stilling til saken som henvendelsen dreier seg om. Vi vil likevel redegjøre for vår generelle forståelse av kommuneloven 80. Kan det kreves innsyn i ansvarlig selskap (ANS) i medhold av kommuneloven 80? Kommuneloven 80 første ledd nevner tre ulike organisasjonsformer som det på visse vilkår kan kreves innsyn i. Disse er interkommunale selskaper (jf. IKS-loven), interkommunale styrer (jf. kommuneloven 27), og aksjeselskaper (etter aksjeloven). Departementet legger til grunn at 80 uttømmende regulerer hvilke type selskaper som det kan kreves innsyn i, jf. Prop. 119 L ( ) s. 16. Departementet antar derfor at det ikke er innsynsrett i organisasjons- eller selskapsformer som ikke er nevnt i bestemmelsen (for eksempel ansvarlige selskap). Dette underbygges av andre uttalelser i samme proposisjon: Postadresse Kontoradresse Telefon* Kommunalavdelingen Saksbehandler Postboks 8112 Dep Akersg Erland Aamodt NO-0032 Oslo Org no postmottak@kmd.dep.no

57 Føremålet til departementet var såleis at alle aksjeselskap som er heilåtte av kommunen/fylkeskommunen eller kommunar/fylkeskommunar, anten direkte eller indirekte gjennom dotterselskap i eitt eller fleire ledd, skal vere omfatta av føresegna. Det same gjeld aksjeselskap som er indirekte åtte gjennom eit interkommunalt selskap. (s. 17) Formålet med lovendringen tyder altså på at det kun er datterselskap som er organisert som aksjeselskap det kan kreves innsyn i. Ansvarlige selskap er ikke nevnt i det hele tatt i forarbeidene, noe som også underbygger at dette er en selskapsform det ikke kan kreves innsyn i. Hva ligger det i uttrykket "heleid" som benyttes i lovforarbeidene? Departementet legger til grunn at uttrykket heleid i Prop. 119 L ( ) svarer til uttrykket "eier alle aksjer" som vi finner i 80 første ledd. Vi viser her også til at uttrykket "heleid" sto i lovteksten før endringen i Etter departementets oppfatning har disse to uttrykkene identisk meningsinnhold. I "heleid" ligger det først og fremst en avgrensning mot andre type eiere, som private eller staten. Se nærmere om bakgrunnen for dette i Prop. 119 L ( ) s. 16 med videre henvisninger. Departementet mener at bestemmelsen nokså klart ikke stiller krav om at selskapet er heleid av én kommune eller ett heleid kommunalt aksjeselskap. For eksempel vil et aksjeselskap som er eid av to kommuner være omfattet av innsynsretten etter kommuneloven 80. Et annet eksempel kan være et aksjeselskap som er eid av to kommunalt heleide aksjeselskaper. Med hilsen Siri Halvorsen (e.f.) avdelingsdirektør Erland Aamodt seniorrådgiver Dette dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur. Side 2 57

58 Bernt svarer: En folkevalgt kan ikke instrueres En folkevalgt kan ikke instrueres, heller ikke om hva han eller hun forteller eller uttaler til media eller andre, verken av administrasjonen eller av kommunestyret eller annet folkevalgt organ, forteller jussprofessor Jan Fridthjof Bernt. Kommunal Rapport :23 Kan et kommunestyre vedta retningslinjer om hva de folkevalgte kan eller bør uttale seg om? Bakgrunnen for spørsmålet er at det under Arendalsuka kom det fram at en rekke kommuner i Agder bryter loven, ved at kommunestyrene har vedtatt reglementer som pålegger folkevalgte taushetsplikt om alle opplysninger som framkommer bak lukkete dører. Bernt svarer Her er vi inne i en jungel av ulike teknikker for å sette grenser for hva de folkevalgte forteller og sier i det offentlige rom. Utgangspunktet er her at vervet som folkevalgt er et personlig tillitsverv, og at det er en sak mellom den folkevalgte og dem som har valgt ham eller henne, hvordan vervet utføres. Det betyr at en folkevalgt ikke kan instrueres, heller ikke om hva han eller hun forteller eller uttaler til media eller andre, verken av administrasjonen eller av kommunestyret eller annet folkevalgt organ. Den folkevalgte har bare taushetsplikt plikt til å unnlate og fortelle og ellers sørge for å holde skjult, så langt slik taushetsplikt er fastsatt i lov. Slik taushetsplikt har de folkevalgte i praksis bare der det er tale om konkrete opplysninger som går inn under bestemmelsen i forvaltningsloven 13; det vil si enten forretningshemmeligheter for privatpersoner som andre vil kunne utnytte i konkurranse med vedkommende, eller personlige forhold noe som må forstås som forhold av privat karakter, og ikke opplysninger om hvordan kommunale saksbehandlere og tjenesteytere utfører sine arbeidsoppgaver. Det at et møte i et folkevalgt organ holdes for lukkete dører, kan ikke skape taushetsplikt. Det kan være gode grunner for at man ikke bør referere alt som har kommet fram i et slikt møte, men dette er det i siste instans opp til den enkelte folkevalgte å vurdere. Reglementer som forbyr å opplyse om hva som er sagt og gjort i et lukket møte, vil derfor være klart ulovlige. Også generelle retningslinjer e.l. som sier at man ikke bør eller skal gi slike opplysninger, er svært problematiske, både fordi de lett kan bli oppfattet som rettslig bindende, noe de ikke er, og fordi gir uttrykk for en uheldig holdning til spørsmålet om åpenhet om politiske prosesser og grunnlaget for disse. Hvis man er tydelig på at det ikke er tale om utvidelse av taushetsplikten utover det som er fastsatt i forvaltningsloven 13, må ordfører eller rådmann i forbindelse med behandlingen av en konkret sak, kunne anmode de folkevalgte om å bevare taushet om visse forhold som knytter seg f.eks. til en forhandlingssituasjon eller en pågående utredning, så lenge forhandlingene eller utredningen pågår. Men i siste instans er det enkelte folkevalgtes ansvar å vurdere om det er riktig å bevare hemmelighold om dette, eller om velgerne bør informeres som hva som foregår. Her har vi i det hele tatt å gjøre med et mangehodet troll som synes å gro nye hoder raskere enn Sivilombudsmannen klarer å kutte dem av, i alle fall så lenge vi har en 58

59 del kommuner som er mer opptatt av arbeidsro enn av demokrati, og som lager ulovlige eller tvetydige reglementer uten å risikere annet enn kritikk fra pressen og Sivilombudsmannen. Heldigvis er det mange kommuner og politikere som har forstått hvor skadelig en slik lukkethetskultur kan være for kommunaldemokratiet, men når det kniper, ser vi dessverre stadig at velmenende folkevalgte og rådmenn bygger opp en vognborg av skranker mot innsyn i prosesser og grunnlaget for de vedtak som treffes, slik vi så ved Stortingets famøse hastevedtak om en egen lovbestemmelse om unntak fra innsynsrett etter offentlighetsloven for dokumenter framlagt for byrådene i forberedende byråd, der disse bestemmer seg hvordan og på hvilket grunnlag de vil legge fram saker til formell behandling i ordinært byrådsmøte. 59

60 Bernt svarer: Du har plikt til å forklare deg til kontrollutvalget Både ansatte og folkevalgte har til en viss grad plikt til å forklare seg for kontrollutvalget. Konsekvensene kan bli alvorlige for tilsatte som ikke stiller, mens ordføreren kan ignorere plikten uten straff. Kommunal Rapport Har tilsatte, ordfører og andre folkevalgte møte- og forklaringsplikt i kontrollutvalget etter kommuneloven 77 nr. 7? I tilfelle hvilke eventuelle avgrensinger er det i møte- og forklaringsplikta? Bernt svarer: I kommuneloven 77 nr. 7 er det fastsatt at kontrollutvalget hos kommunen eller fylkeskommunen kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokumentet og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. Plikten til å gi slik informasjon til kontrollutvalget påligger altså kommunen eller fylkeskommunen. Det betyr at alle som på en eller annen måte har opptrådt på kommunens eller fylkeskommunens vegne, eller medvirket når det ble truffet vedtak, eller ved saksforberedelsen av et vedtak, har plikt til å forklare seg til kontrollutvalget om dette. For administrasjon er det rådmannen som har ansvar for å påse at denne plikten blir oppfylt. I dette ligger også at rådmannen som øverste leder for kommunens administrasjon skal påse og om nødvendig pålegge sine underordnete å møte og forklare seg til kontrollutvalget. Rådmannen kan ikke sette begrensninger når det gjelder hva den enkelte tilsatte skal forklare seg om, og kan heller ikke kreve å være til stede under forklaringen. For de folkevalgte er plikten til å møte og forklare seg en individuell plikt som følger av det tillitsverv eller de oppgaver han eller hun har påtatt seg. Plikten omfatter bare det som direkte knytter seg til utførelsen av vervet eller oppgaven, og omfatter ikke interne politiske drøftelser i partigruppe eller liknende. Brudd på plikten til å gi opplysninger eller forklare seg, er ikke straffbart. For tilsatte vil dette imidlertid være en tjenestemessig svikt som kan utløse avskjed eller andre tjenestemessige sanksjoner. For folkevalgte herunder ordfører som ikke vil medvirke, har kommunen ingen andre virkemidler enn å gå veien om omvalg til det verv vedkommende har, der dette er mulig, altså i praksis som medlem av utvalg eller styre. Ordfører og formannskapsmedlemmer er derimot valgt for hele valgperioden, og kan ikke kastes. 60

61 Velkommen til OPPLÆRING FOR NYE KONTROLLUTVALG I SØR-TRØNDELAG Quality Hotel Panorama, 18. november 2015 Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS 61