Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Agdenes kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Agdenes kommune Arkivsak: Møtedato/tid: , kl. 09:30 Møtested: Rådhuset, formannskapssalen Deltagere: Sivert Arne Selvli, leder Susanne Nilsen, nestleder Per Arne Brevik Martin Vatn John Arne Selven Forfall: 1. Varamedlemmer til orientering Ordfører Rådmann Revisjon Midt-Norge IKS Kopi: Sakliste 020/11 021/11 022/11 023/11 024/11 025/11 026/11 Kontrollutvalget - funksjon, oppgaver og rolle Revisjon Midt-Norge IKS - Presentasjon og orientering Godkjenning av protokoll fra møte den Referatsaker Budsjettkontroll Forslag til økonomiplan med budsjett for 2012 for kontrollutvalget Eventuelt I forståelse med kontrollutvalgets leder innkaller vi med dette til første møte i kontrollutvalget i Agdenes kommune. Møtet legges i utgangspunktet opp som et informasjonsmøte der vi i tilknytning til sak 20/11 legger opp til en gjennomgang av kontrollutvalgets oppgaver, funksjon og rolle og en presentasjon av Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS som utøver funksjonen som kontrollutvalgets sekretariat. Videre vil Revisjon Midt-Norge IKS som er Agdenes kommunes revisor gi en presentasjon av sin virksomhet og arbeid i sak 21/11. Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva J. Bekkavik på telefon , eller e-post: eva.bekkavik@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Sivert Arne Selvli (sign.) Leder av kontrollutvalget Eva J. Bekkavik konsulent, KonSek Side 1 av1 1

2 Kontrollutvalget - funksjon, oppgaver og rolle Saken behandles i Kontrollutvalget i Agdenes kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 020/11 Eva J. Bekkavik /216-7 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Vedlegg Retningslinjer for kontrollutvalget - revidert 2011 Egen evaluering av kontrollutvalgets virke Gjennomført forvaltningsrevisjon valgperioden Reglement for godtgj. folkevalgte pr Taushetserklæring-mal Saksutredning Bakgrunn I likhet med kommunestyret og øvrige politiske utvalg velges kontrollutvalget på nytt av det påtroppende kommunestyret etter valget. Med bakgrunn i at de fleste av kontrollutvalgets medlemmer er nye i sin funksjon vil kontrollutvalgets sekretariat med dette gi en orientering om kontrollutvalgets rolle, oppgaver og funksjon, samt om utvalgets plass i den kommunale forvaltningen. Kontrollutvalgets plass i den kommunale forvaltningen Kontrollutvalget ble opprettet i medhold av ny kommunelov som ble vedtatt i Bakgrunnen for opprettelse av kontrollutvalgene var å sikre kommunene en egenkontroll basert på demokratiske prinsipper. Dette ble sett på som en del av det kommunale selvstyret og kunne på sikt redusere behovet for statlig tilsyn og kontroll. I henhold til kommunelovens 76 er det kommunestyret som har det øverste tilsynet med den kommunale forvaltningen. Kommunestyret skal imidlertid velge et eget kontrollutvalg som forestår det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen på kommunestyrets vegne, dette fremgår av 77, 1. ledd. Kontrollutvalgets mandat er således vidt og omfattende. I tillegg til å være en del av det demokratiske maktfordelingsprinsippet om å føre tilsyn med den utøvende makt i kommunen, skal utvalget føre tilsyn med selve forvaltningen for å følge opp at kommunestyrets vedtak og intensjoner følges opp, at forvaltningen drives i henhold til lov og at den enkelte innbygger får lovfestede tjenester og rettigheter. Kontrollutvalget er derfor en viktig faktor, for kommunestyret og den enkelte innbygger, i forhold til å sikre tilbud av lovpålagte og rettighetsbestemte tjenester og en forsvarlig og effektiv drift av kommunen basert på lov, likebehandling og kommunestyrets styringssignaler. For at kontrollutvalget skal kunne utøve sin funksjon har lovgiver lagt vekt på å gi utvalget nødvendige verktøy, dette gjelder et rimelig ressurstilfang, sakkyndig sekretariatsbistand, revisjonsressurser og en vid innsynsrett i kommunens virke og organisasjon. 2

3 Rent organisatorisk kan kontrollutvalgets plass i organisasjonen skisseres som følger: Kommunestyret Formannskap Komité / Utvalg Komité / Utvalg Kontrollutvalg Komité / Utvalg Komité / Utvalg Rådmann/stab Resultatenhet Resultatenhet Resultatenhet Resultatenhet Resultatenhet Som figuren viser har kontrollutvalget en uavhengig stilling i forvaltningen. Utvalget skal utøve sin funksjon på vegne av kommunestyret og er kun underlagt kommunestyret i sitt virke. Kontrollutvalget må utøve sin funksjon med høy integritet og skal opptre nøytralt uavhengig av politiske føringer. Til å bistå seg har kontrollutvalget et eget sekretariat som også er uavhengig av den øvrige forvaltningen. Videre skal kontrollutvalget påse at kommunen har en betryggende revisjonsordning og revisor rapporterer sitt arbeid til kontrollutvalget som igjen vurderer evt videre rapportering til kommunestyret. Kontrollutvalgets oppgaver Kontrollutvalget er et viktig organ i det kommunale selvstyret og den demokratisk funderte styringsmodellen som vi har i kommunene. Kontrollutvalgets oppgaver er i utgangspunktet gitt i kommunelovens 77, og i forskrift om kontrollutvalg av , men kommunestyret kan konkret be utvalget utføre særskilte tilsynsoppgaver på sine vegne. Kontrollutvalgets hovedoppgave er å føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret og påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget skal ifølge kommuneloven sørge for at følgende oppgaver blir utført: 1. Regnskapsrevisjon, som innebærer å bestille regnskapsrevisjon fra revisor, påse at kommunens årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, avgi uttalelse om årsregnskapet og påse at revisors påpekninger til årsregnskapet blir fulgt opp. 2. Forvaltningsrevisjon, der kontrollutvalget utreder behovet for, planlegger og bestiller forvaltningsrevisjonsarbeid, og rapporterer resultatene fra forvaltningsrevisjonsprosjekter til kommunestyret. Forvaltningsrevisjon er å påse at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med 3

4 gjeldende bestemmelser og vedtak, samt systematiske undersøkelser av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. 3. Gransking eller undersøkelser, enten på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret. 4. Selskapskontroll, som innebærer å føre kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. Dette gjelder både å følge opp at kommunen ivaretar sine eierinteresser og at selskapene drives på en økonomisk forsvarlig måte og i henhold til kommunestyrets intensjoner. 5. Valg av revisjonsordning, der kontrollutvalget avgir innstilling om valg av revisjonsordning til kommunestyret og eventuelt innstiller på valg av revisor. 6. Budsjett, som innebærer å utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Utvalget skal arbeide for å sikre god kvalitet i kommunens tjenester, sikre god produktivitet, effektiv ressursutnyttelse, ivareta innbyggernes rettsikkerhet i kontakt med kommunen, og sikre at politiske vedtak følges opp. Les mer om dette temaet i Kontrollutvalgsboken s. 32 Kontrollutvalgets rettigheter og plikter Innsynsrett Kontrollutvalget setter selv sin dagsorden og bestemmer selv hvilke undersøkelser det ønsker å iverksette. Utvalget kan fremme saker for behandling i kommunestyret og fremmer i den forbindelse forslag til vedtak. Utvalget har ikke instruksjonsmyndighet overfor administrasjonen, men kan søke tilslutning til pålegg hos kommunestyret. I sitt arbeid kan kontrollutvalget be om enhver opplysning eller tilgang til et hvert dokument i kommunen, uavhengig av bestemmelser om taushetsplikt og evt bestemmelser om unntak fra offentlighet. Som en følge av bestemmelsene om innsynsrett i kommuneloven kan kontrollutvalgets medlemmer be om å få tilsendt fullstendige sakspapirer og protokoller fra kommunestyre, formannskap og hovedutvalg / komiteer, inkludert de sakene som er unntatt fra offentlighet. I tillegg vil kontrollutvalgets medlemmer få innsyn i taushetsbelagte dokumenter på forespørsel. Kommunen kan imidlertid kreve å utlevere sensitivt materiale til kontrollutvalget som kollegium og ikke til enkeltmedlemmer. Dette var tidligere presisert i forskrift, men fremgår nå av ordlyden i forskrift om kontrollutvalg. Bakgrunnen for bestemmelsen er å unngå misbruk av innsynsretten fra enkeltmedlemmer, samtidig som det underbygger betydningen av at kontrollutvalget utøver tilsynsfunksjonen som et kollegium. Innsynsretten omfatter også informasjon i selskaper organisert som interkommunale selskaper (IKS), aksjeselskaper som er heleid av kommunen (selv eller sammen med andre kommuner), samt heleide datterselskaper av IKS eller heleide aksjeselskaper. Les mer om dette temaet i Kontrollutvalgsboken s. 32 og 33. Taushetsplikt En såvidt ubetinget innsynsrett gir kontrollutvalget store rettigheter i forhold til å be om opplysninger fra kommunen. Denne retten gir samtidig et ansvar i forhold til å ikke misbruke innsynsretten eller opplysninger som innhentes i medhold av denne. Som medlem i kontrollutvalget er man underlagt forvaltningslovens bestemmelser om blant annet taushetsplikt. Der går det frem at enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltnings- 4

5 organ, plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det vedkommende i forbindelse med tjenesten eller arbeidet får vite om noens personlige forhold eller næringsopplysninger Taushetsplikten gjelder også etter at vedkommende har avsluttet tjenesten eller arbeidet. Les mer om dette temaet i Kontrollutvalgsboken side 33 og 34. En utbredt misforståelse i Kommune-Norge er at folkevalgte kan pålegges taushetsplikt for alle typer opplysninger som kommer fram i lukkede møter, dette er ikke riktig. Det er kun opplysninger knyttet til personlige forhold og næringsopplysninger som er underlagt taushetsplikt. Selv om taushetsplikten er lovfestet anbefaler kontrollutvalgets sekretariat at medlemmene i kontrollutvalget ved tiltredelse signerer en taushetserklæring, dette både for å bevisstgjøre det enkelte medlem og for å synliggjøre for omverdenen at dette er noe man tar på alvor. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat vil gi en nærmere orientering om kontrollutvalgets rolle og funksjon i tilknytning til behandlingen av saken. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalgets medlemmer å undertegne en taushetserklæring i forbindelse med tiltredelse av vervet i kontrollutvalget, både for egen bevisstgjøring og for å synliggjøre overfor omverdenen at man har underskrevet taushetsløfte i forbindelse med utøvelsen av vervet. 5

6 Retningslinjer for kontrollutvalget (Vedtatt av kommunestyret i møte , sak 47/2006, revidert av kommunestyret i møte , sak 33/2011). 6

7 Retningslinjer for kontrollutvalget i Agdenes kommune 1 Formål Kontrollutvalget er kommunestyrets eget kontroll- og tilsynsorgan. Gjennom sitt arbeid skal kontrollutvalget bidra til at Agdenes kommune ivaretar sine oppgaver overfor innbyggerne i Agdenes på en best mulig måte ut fra hensynet til likebehandling, rettssikkerhet og en effektiv ressursutnyttelse sett i lys av brukernes særskilte behov. Utvalget skal gjennom sitt arbeid sørge for at innbyggerne og øvrig interessenter har tillit til Agdenes kommune, og at kommunen leverer sine tjenester på en effektiv og målrettet måte i henhold til lov, forskrifter, statlige føringer og i tråd med kommunestyret intensjoner og vedtak. 2 Organisering av kontroll- og tilsynsfunksjonen Kontrollutvalget i Agdenes kommune består av 5 medlemmer. Funksjonstiden følger valgperioden. Minst et av utvalgets medlemmer velges blant kommunestyrets medlemmer. Lederen bør velges fra ett av de partiene som ikke utgjør flertallskonstellasjonen i kommunestyret. Kontrollutvalgets varamedlemmer velges etter nummerering. Til å bistå seg i arbeidet har kontrollutvalget et uavhengig og sakkyndig sekretariat som forbereder saksbehandlingen i utvalget, ivaretar sekretariatsfunksjonen i utvalgets møter og følger opp saker på vegne av utvalget. Revisjonsfunksjonen for kommunen og eventuelt tilknyttede selskaper ivaretas av egen revisor / revisjonsselskap som kommunestyret velger etter innstilling fra kontrollutvalget. 3 Kontrollutvalgets oppgaver Kontrollutvalgets oppgaver er gitt i kommuneloven, men kommunestyret kan be utvalget utføre særskilte tilsynsoppgaver på sine vegne. Kontrollutvalgets hovedoppgave er å føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunen, og å påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget skal ifølge kommuneloven sørge for at følgende oppgaver blir utført: Regnskapsrevisjon; som omfatter bestilling av regnskapsrevisjon fra revisor og å påse at regnskapene blir revidert på en betryggende måte, avgi uttalelse om kommunes årsregnskap og å påse at revisors og kommunestyrets påpekninger til årsregnskapet blir fulgt opp. Forvaltningsrevisjon; som er systematiske vurderinger av kommunens økonomi, produktivitet og måloppnåelse ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet skal kontrollutvalget utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon som identifiserer behovet for og prioriterer forvaltningsrevisjonsarbeidet i kommunen. Videre skal utvalget bestille og følge opp forvaltningsrevisjon hos revisor. Kontrollutvalget rapporterer resultatene av gjennomførte forvaltningsrevisjoner til kommunestyret. Selskapskontroll; som innebærer å føre kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. Kontrollutvalget utarbeider en plan for gjennomføring av selskapskontroll og bestiller selskapskontroller i henhold til planen, og rapporterer til kommunestyret om gjennomført selskapskontroll. Side 2 7

8 Granskninger eller undersøkelser; kontrollutvalget kan enten på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret foreta granskninger eller undersøkelser av kommunens virksomhet. 4 Kontrollutvalgets ressurser og rammebetingelser Kontrollutvalget fremmer eget forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Agdenes kommune til kommunestyret. Utvalget må ha et ressursgrunnlag som er tilpasset utvalgets oppgaver og ansvarsområde og må sikres en sekretariatsordning som er tilpasset utvalgets behov. Kontrollutvalget legger opp til en revisjonsordning som er tilpasset kommunestyrets tilsynsbehov, behovet for oppfølging av særskilte vedtak, kompetansenivået i kommunen og kommunens egen organisering og internkontroll. 5 Saksbehandlingen i kontrollutvalget Kontrollutvalget treffer sine vedtak i møte, og det føres protokoll fra møtene. Utvalgets møter holdes for lukkede dører i henhold til vedtatt møteplan. Møteinnkalling, med sakliste og sakspapirer, sendes utvalgets medlemmer, varamedlemmer, ordføreren, rådmannen og revisor en uke før møtet finner sted. Ordfører og revisor har møte og talerett i kontrollutvalget. 6 Kontrollutvalgets arbeidsmåte Kontrollutvalget skal holde seg orientert om den administrative og politiske virksomheten i Agdenes kommune. Gjennom sitt arbeid skal utvalget legge vekt på samarbeid og opptre på en uavhengig og politisk nøytral måte. Kontrollutvalget vil særlig legge vekt på å følge opp kommunens beslutningssystemer, rutiner og organisasjonens egen kvalitetssikring. Gjennom en aktiv og synlig arbeidsmåte vil kontrollutvalget bidra til at feil og uregelmessigheter forebygges, men i den grad slike forhold skulle forekomme, vil utvalget påpeke dette. Kontrollutvalget skal arbeide for å sikre god kvalitet i kommunens tjenester å sikre god produktivitet og en effektiv ressursutnyttelse å ivareta innbyggernes rettsikkerhet i deres kontakt med den kommunale forvaltningen å sikre at politiske vedtak i Agdenes kommune følges opp. 7 Informasjon og rapportering Som et ledd i sitt forebyggende arbeid skal kontrollutvalget prioritere veiledning og informasjon. Utvalget skal legge vekt på å være løsningsorientert og bidra til læring i organisasjonen. Kontrollutvalget skal ha en aktiv og nær dialog med kommunestyret som kommunens øverste tilsynsorgan, og vil fremme aktuelle saker og rapportere til kommunestyret ved behov. Kontrollutvalget leder, eller den lederen måtte bemyndige, ivaretar kontakten med media. 8 Ikrafttredelse Retningslinjene for kontrollutvalget i Agdenes kommune trer i kraft etter vedtak i Agdenes kommunestyre den xx.xx Side 3 8

9 Kontrollutvalget Egen evaluering av arbeid og virke Valgperioden Side 1 9

10 Innholdsfortegnelse 1. INNLEDNING OM KONTROLLUTVALGET, MANDAT OG SAMMENSETNING KONTROLLUTVALGETS SAMMENSETNING I PERIODEN... 3 RAMMER FOR UTVALGETS ARBEID... 4 KONTROLLUTVALGETS RESSURSER ARBEID I UTVALGET MØTER... 6 SAKER... 6 DELTAKELSE I RELEVANTE FORA REGNSKAPSREVISJON FORVALTNINGSREVISJON GJENNOMFØRT FORVALTNINGSREVISJON... 9 GRANSKINGER ELLER UNDERSØKELSE SELSKAPSKONTROLL PÅSEANSVAR OVERFOR REVISJON ERFARINGER FRA ARBEIDET I DENNE VALGPERIODEN FORHOLDET TIL POLITISK LEDELSE FORHOLDET TIL ADMINISTRATIV LEDELSE OPPSUMMERING Side 2 10

11 1. Innledning Valgperioden nærmer seg slutten og et snart 4-årig virke for kontrollutvalget i Agdenes kommune er i ferd med å fullføres. For å kunne oppsummere egen virksomhet, for å kunne sette eget arbeid og resultater i et kritisk lys, og for å kunne gi det påtroppende kontrollutvalget en god innføring til sitt arbeid, ønsker kontrollutvalget å gi en evaluering av sitt eget arbeid i valgperioden. 2. Om kontrollutvalget, mandat og sammensetning Kontrollutvalget velges av kommunestyret og skal på vegne av kommunestyret føre det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen. Alle kommuner og fylkeskommuner er pliktig til å velge et kontrollutvalg. Kontrollutvalget skal minst bestå av tre medlemmer, der minst et av medlemmene utgår fra kommunestyret eller fylkestinget. Kommunestyret eller fylkestinget kan foreta nyvalg av kontrollutvalgets medlemmer, men da må hele utvalget velges på nytt. Kontrollutvalget skal ha sekretærbistand i sitt arbeid og kommunestyret skal i henhold til kommuneloven sørge for dette. 2.1 Kontrollutvalgets sammensetning i perioden Kontrollutvalget ble valgt i kommunestyrets sak 52/2007 på møte den Medlemmer Varamedlemmer Martin Vatn Leder Anne B. Jørgensen Johan A. Selven 1.vara for Talsnes, Brevik, Ølstøren 2.vara for Talsnes, Brevik, Ølstøren Line Ølstøren Ann Mari Talsnes Per Arne Brevik Knut Arne Selbekk Nestleder Medlem Medlem Medlem Heidi Tevik Nils O. Eriksen Elizabeth Meland Tangvik Ingrid Ysland Ove Meier Liv Randi Eidem Kristine H. Grønningen Willy Tøndel Irene Brevik 3.vara for Talsnes, Brevik, Ølstøren 4.vara for Talsnes, Brevik, Ølstøren 5.vara for Talsnes, Brevik, Ølstøren 1.vara for Vatn 2. vara for Vatn 3. vara for Vatn 1.vara for Selbekk 2.vara for Selbekk 3.vara for Selbekk Sammensetningen av kontrollutvalget i Agdenes kommune er ikke i tråd med kommunelovens Minst ett av utvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyrets eller fylkestingets medlemmer.. Agdenes kommune ble gjort oppmerksom på dette i brev av fra KonSek Midt-Norge IKS. Kommunestyret behandlet brevet i sak 5/2008 Sammensetning av kontrollutvalget i Agdenes behov for omvalg, følgende vedtak ble fattet: Kommunestyrets vedtak i sak 52/2007 den opprettholdes. Side 3 11

12 Fylkesmannen ba i brev av Agdenes kommune om å foreta nyvalg av kontrollutvalget. Agdenes kommunestyre foretok nyvalg av kontrollutvalget i sak 12/2010, på sitt møte Kontrollutvalgets sammensetning oppfyller etter dette kommunelovens Kontrollutvalget har følgende sammensetning fra og med : Medlemmer Varamedlemmer Martin Vatn Leder Line Ølstøren Ann Mari Talsnes Per Arne Brevik Knut Arne Selbekk Alf Lystad Nestleder Medlem Medlem Medlem Medlem 2.2 Anne B. Jørgensen Johan A. Selven Heidi Tevik Nils O. Eriksen Elizabeth Meland Tangvik Ingrid Ysland Ove Meier Liv Randi Eidem Kristine H. Grønningen Willy Tøndel Irene Brevik 1.vara for Talsnes, Brevik, Ølstøren 2.vara for Talsnes, Brevik, Ølstøren 3.vara for Talsnes, Brevik, Ølstøren 4.vara for Talsnes, Brevik, Ølstøren 5.vara for Talsnes, Brevik, Ølstøren 1.vara for Vatn, Lystad 2. vara for Vatn, Lystad 3. vara for Vatn, Lystad 1.vara for Selbekk 2.vara for Selbekk 3.vara for Selbekk Rammer for utvalgets arbeid Kontrollutvalget er et lovpålagt organ, hvis mandat har grunnlag i kommunelovens bestemmelser om internt tilsyn og kontroll 77: 4. Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). 5. Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalgets oppgaver er i utgangspunktet gitt i kommunelovens 77, og i forskrift om kontrollutvalg av , men kommunestyret kan konkret be utvalget utføre særskilte tilsynsoppgaver på sine vegne. Kontrollutvalgets hovedoppgave er å føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret og påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget skal ifølge kommuneloven sørge for at følgende oppgaver blir utført: Regnskapsrevisjon påse at kommunens regnskaper revideres på at betryggende måte, avgi uttalelse om årsregnskapet og påse at revisors påpekninger til årsregnskapet blir fulgt opp. Side 4 12

13 Forvaltningsrevisjon utarbeide plan for forvaltningsrevisjon, basert på en overordnet analyse, følger og rapporterer resultatene fra forvaltningsrevisjonsprosjekter til kommunestyret. Gransking eller undersøkelser på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret, ta tak i forhold som kan oppfattes som uønskede eller i strid med mål om en effektiv og forsvarlig forvaltning av kommunens ressurser. Selskapskontroll utarbeide plan for selskapskontroll og føre kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. Valg av revisjonsordning kontrollutvalget avgir innstilling om valg av revisjonsordning til kommunestyret og eventuelt innstiller på valg av revisor. Budsjett utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen Innen disse rammene skal kontrollutvalget utøve tilsynsrollen på vegne av kommunestyret, for å bidra til god tjenestekvalitet, effektiv ressursutnyttelse og å sikre at politiske vedtak blir fulgt opp. Reglement for kontrollutvalget Utover de lovpålagte bestemmelsene har kommunestyret vedtatt egne retningslinjer for kontrollutvalget, retningslinjene ble vedtatt i sak 47/2006 på møte den Reglementet gir retningslinjer for sammensetning av utvalget, saksbehandling, ressurser og oppgaver. Det pekes her på at kontrollutvalget skal arbeide for: 2.3 å sikre god kvalitet i kommunens tjenester å sikre god produktivitet og effektiv ressursutnyttelse å ivareta innbyggernes rettssikkerhet i deres kontakt med den kommunale forvaltningen å sikre at politiske vedtak i Klæbu kommune følges opp. Kontrollutvalgets ressurser Sekretariat Reglement for kontrollutvalget fastslår at utvalget skal ha sekretariatsbistand tilpasset deres behov, med kompetanse på alle kontrollutvalgets funksjonsområder. Kontrollutvalget har sekretariatsbistand fra KonSek Midt-Norge IKS. Selskapet ble etablert i 2005 og har siden da levert tjenester til Agdenes kommunes kontrollutvalg og kontrollutvalgene i 14 kommuner/fylkeskommunen i Sør-Trøndelag. Tidsressursene i selskapet fordeles proporsjonalt med de årlige honorarene hver deltakerkommune betaler. Sekretariatet skriver saksframstillinger, bistår kontrollutvalget i praktisk tilrettelegging og oppfølging av møter, utarbeider forslag til plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, samt vedtaksoppfølging. I det løpende arbeidet er sekretariatet bindeledd mellom utvalg og revisjonsselskap, og utfører oppgaver på vegne av kontrollutvalget. Agdenes kommune har i perioden fått tilført timeressurser til sekretariatsbistand for kontrollutvalget ut over de budsjetterte timer. På bakgrunn av dette har KonSek Midt-Norge IKS vært i dialog med Agdenes kommune for å gi informasjon om behovet for å sikre at kontrollutvalget får de nødvendige ressurser og bistand. I budsjettet for 2009 til kontroll og tilsyn i Agdenes kommune, ble det foreslått en reell økning i honoraret til kjøp av sekretariatstjenester, dette ble ikke innvilget av Agdenes kommune. Side 5 13

14 Revisjon Revisjonsordningen skal være tilpasset kommunestyrets tilsynsbehov, behov for oppfølging av særskilte vedtak, kompetansenivået i kommunen og kommunens egen organisering og internkontroll. Agdenes kommune er medeier i og har avtale om levering av revisjonstjenester med Revisjon MidtNorge IKS. Selskapet ble etablert i 2005 og leverer revisjonstjenester til Agdenes kommune og 14 kommuner/fylkeskommunen i Sør-Trøndelag. Revisjonsselskapet fordeler ressursene sine i forhold til årlige honorarer som betales av eierkommunene. Selskapet utfører regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for kommunen. Til regnskapsrevisjon benyttes det timetallet selskapet hvert år finner nødvendig for å kunne bekrefte kommunens årsregnskap. Ressursene til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll brukes på bakgrunn av kontrollutvalgets bestillinger av prosjekter, basert på plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll. Økonomi For å utøve sin funksjon på en god måte har kontrollutvalget lagt vekt på å be kommunestyret om økonomiske rammer som muliggjør en god nok aktivitet. Kontrollutvalget er i henhold til kommuneloven pålagt å utarbeide budsjettforslag for kontroll- og tilsynsvirksomheten i kommunen. Mens den samlede kontroll- og tilsynsvirksomheten i 2007 hadde et budsjett på kroner er tilsvarende for 2011 kroner Av dette utgjør i 2011 ca 68 % honorar til Revisjon Midt-Norge IKS, 21 % honorar til KonSek Midt-Norge IKS og 11 % benyttes til aktivitet i kontrollutvalget (inkl lønn). 3. Arbeid i utvalget 3.1 Møter Det har gjennom hele perioden vært avholdt ca 5 møter pr år. En slik møtefrekvens viser seg passende i forhold til omfanget av saker som behandles i utvalget, møtene er lagt til rådhuset. Utvalget har vært opptatt av å være en synlig del av organisasjonen og å holde seg oppdatert på hva som rører seg innen ulike virksomhetsområder. Ved mange av kontrollutvalgets møter har det vært gitt orienteringer fra administrasjonen på forskjellige virksomhetsområder i kommunen. Informasjon fra de som jobber i kommunen og som kjenner forholdene best er vurdert som spesielt viktig for kontrollutvalget. På den måten har de fått første hånds kunnskap og forutsetninger for å gjøre jobben de er satt til. 3.2 Saker En stor del av kontrollutvalgets saksbehandling omfatter forhold de er pålagte å arbeide med, gjennom kravene i kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg. Hvilket fokus som velges i de ulike arbeidsoppgavene er det i stor grad opp til utvalget å definere selv. Gjennom forvaltningsrevisjoner er det barn og oppvekst i kommunen som peker seg ut som det området som har fått størst oppmerksomhet, se eget avsnitt om gjennomførte forvaltningsrevisjoner i perioden. Kontrollutvalget har i tillegg hatt fokus på Fylkesmannens tilsynsrapporter og kommunens oppfølging av disse. Side 6 14

15 KRD nedsatte i 2009 en arbeidsgruppe for å se på mulighetene for å styrke den kommunale egenkontrollen. Gruppens arbeid munnet ut i en rapport i desember 2009, med 85 anbefalinger for styrket egenkontroll. Det pekes i rapporten på at alle aktørene i den kommunale egenkontrollen har et ansvar for å være bevisst egne og andres roller rådmannen gjennom sin internkontroll, kommunestyret gjennom sitt overordnede ansvar, kontrollutvalget som på vegne av kommunestyret utøver tilsynsfunksjonen og revisjonen som utfører revisjonsoppgavene. Tiltakene som er foreslått i rapporten er drøftet i ulike sammenhenger, blant annet med ordfører og rådmann, for å se nærmere på om det er forhold i Agdenes kommune som kan bedres for å få en styrket egenkontroll. Kontrollutvalgets saksbehandling er ikke sammenfattet i noe årshjul, men det er likevel et visst mønster fra år til år i hvilke saker som kommer opp til ulike tider. I tillegg til de kjente saksområdene hender det utvalget får henvendelser fra innbyggere, som berører områder som kan være innenfor kontrollutvalgets myndighetsområde. Slike henvendelser behandles seriøst uavhengig om det er et forhold som blir undersøkt videre eller at kontrollutvalget finner at dette ikke er en sak som hører til deres funksjon å se på. Kontrollutvalgets leder mottok på vegne av kontrollutvalget den 3. september et brev fra en innbygger vedr. utbygging på fellesområdet for brukene på 103 Melandsøra. Kontrollutvalget behandlet henvendelse i flere møter og gjorde til slutt følgende vedtak i sak 11/2010: Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret for en eventuell videre behandling. Agdenes kommune v/varaordfører har gitt tilbakemelding til kontrollutvalget, i brev av , om at saken ikke fremmes for behandling i kommunestyret. Kontrollutvalget har gjennom valgperioden gått gjennom store deler av kommunens virksomhet og behandlet 30 saker i 2007, 27 saker i 2008, 29 saker i 2009, 36 saker i 2010 og 19 saker så langt i 2011 (siste møte for det sittende kontrollutvalget er 20.juni) 3.3 Deltakelse i relevante fora For å holde seg oppdatert om informasjon som er aktuell for utvalgets oppgaveløsing deltar medlemmene på konferanser og samlinger, når det vurderes som relevant og mulig. Av faste arrangement utvalget har vært representert på i perioden er: KonSek-samling. Årlig arrangement for kontrollutvalgene i de 15 kommunene KonSek er sekretariat for Nasjonal konferanse for kontrollutvalg i regi av Norges Kommunerevisorforbund. Nasjonal konferanse i regi av Forum for Kontroll og Tilsyn Kontrollutvalget er medlem i forum for Kontroll og Tilsyn, og deltar også på årsmøtene der. Disse arrangeres i tilknytning til den nevnte konferansen. Side 7 15

16 4. Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte,( ) Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Når revisor påpeker forhold i årsregnskapet, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4, skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 4 Kontrollutvalget behandler saker om regnskapsrevisjon på flere måter gjennom året. Det er etablert rutiner for orienteringer fra oppdragsansvarlig revisor, i forbindelse med avleggelse av revisjonsberetning, rapportering om enhetsbesøk og for informasjon om planlegging og status. Revisjon av årsregnskapene Kontrollutvalget har avgitt uttalelse til kommunens regnskaper i valgperioden som er fremlagt for formannskapet og som har inngått som beslutningsgrunnlag når kommunestyret har vurdert om kommunens regnskap skal godkjennes eller ikke. Kontrollutvalget har avgitt følgende uttalelser til regnskapet for Agdenes kommune i valgperioden: 2007: Sak 10/2008: Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å godkjenne regnskapet for : Sak 8/2009: Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å godkjenne regnskapet for : Sak 9/2010: Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å godkjenne regnskapet for Kontrollutvalget ga en merknad om at årsregnskapet ikke var avlagt innen lovens frister. 2010: Sak 10/2011: Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å godkjenne regnskapet for Kontrollutvalget har anbefalt kommunestyret å godkjenne kommunens regnskaper i alle de 4 årene. 5. Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets eller fylkestingets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 5 Side 8 16

17 Kontrollutvalget skal utrede behovet for, planlegge og bestille forvaltningsrevisjoner i kommunen og resultatene fra arbeidet skal rapporteres til kommunestyret. Arbeidet med forvaltningsrevisjon har vært høyt prioritert i hele utvalgsperioden. Kontrollutvalget har gjort mange vurderinger og hatt drøftinger for å finne gode arbeidsmetoder både i prioritering av prosjekter, samarbeid med revisjonsselskapet og i tilknytning til behandling av avlagte rapporter. Frekvensen for utarbeidelse av planer for forvaltningsrevisjon skal i henhold til kommuneloven være minimum èn gang i hver valgperiode. Helt fram til 2010 har Agdenes kommune hatt rutiner for årlig utarbeidelse av slike planer. Erfaringene med så vidt kortvarige planer var blandet, spesielt i forhold til ressursene brukt til utarbeidelse av planene og til muligheten for fleksibilitet over tid. Aktualitet var nok det argumentet som ble framhevet som fordelaktig i forhold til ettårige planer. Etter en del avveininger ble det fra 2010 vedtatt å innføre toårige planer for forvaltningsrevisjon. Dette kontrollutvalget har dermed hatt ansvar for utarbeidelse av tre planer; 2008, 2009 samt 2010/2011planene. Kontrollutvalget har hatt dialog med politisk og administrativ ledelse underveis i prosessen med utformingen av plan for forvaltningsrevisjon og tatt med seg innspill til planleggingen av forvaltningsrevisjonsarbeidet. Revisjon Midt-Norge IKS har påpekt til Agdenes kommune at de bruker for mye tid på kommunen i forhold til kommunens økonomiske tilskudd. Agdenes kommunestyre tok dette til etterretning, og vedtok følgende i sak 14/2010 (i møte den ): Kommunestyret godkjenner kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon for Det foretas ingen forvaltningsrevisjon i 2010 og fokusområdene vurderes på nytt i På bakgrunn av vedtaket i kommunestyret ble det ikke bestilt noen forvaltningsrevisjon i Ved bestilling av de enkelte forvaltningsrevisjonsprosjektene har utvalget lagt mye arbeid i å få innrettet bestillingene slik at de skal ha fokus på de forholdene utvalget mener er viktig. Samarbeidet og dialogen med revisor har vært av stor betydning. Alle forvaltningsrevisjoner legges systematisk fram for kontrollutvalget etter hvert som de avlegges. Samtlige rapporter er sendt videre til kommunestyret. Etter kommunestyrets behandling og vedtak er rapportene fulgt opp med henblikk på å se til at vedtakene blir realisert og arbeidet videre med i administrasjonen. 5.1 Gjennomført forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget har i valgperioden behandlet 3 forvaltningsrevisjonsprosjekter: Sak 4/2008: Offentlige anskaffelser følges regelverket? Sak 13/2009: Omfanget av spesialundervisning i Agdenes kommune Sak 18/2010: Kompetanse, samarbeid og frister i barnevernstjenesten Side 9 17

18 Det er utarbeidet en egen rapport om forvaltningsrevisjonene, se vedlegg. Det redegjøres her for problemstillinger, politisk behandling og vedtak, samt hvordan vedtakene er fulgt opp av administrasjonen. Utvalget mener å ha satt fokus på viktige områder i sine prosjekter, men vil samtidig understreke betydningen av å gjennomføre relevante forvaltningsrevisjoner i alle deler av kommunens virksomhet. Kontrollutvalgets rolle som bestiller er svært viktig i denne sammenhengen, særlig i forhold til å velge riktig tidspunkt for undersøkelsene og ikke minst være konkret i forhold til hva som skal undersøkes og hva man ønsker svar på. Dette er en oppgave som det påtroppende kontrollutvalget anbefales å gi høy prioritet. 5.2 Granskinger eller undersøkelse Kontrollutvalget kan på eget initiativ eller etter anmodning fra kommunestyret gjennomføre granskninger eller undersøkelser. Dette har ikke vært en sentral del av utvalgets virksomhet i valgperioden, da de fleste større undersøkelser er organisert som ordinære og planmessige forvaltningsrevisjoner. Slike undersøkelser kan også føre til senere forvaltningsrevisjoner. 6. Selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 6 Plan for selskapskontroll for inneværende periode ble vedtatt av kommunestyret i sak 81/2008 på møte den I henhold til planen skal det minimum en gang pr år legges fram sak og vurderes om det er behov for å iverksette kontroller i noen selskap. Agdenes kommune har utarbeidet en eierskapsmelding som ble vedtatt på kommunestyrets møte 13. oktober 2010 i sak 44/2010. Samtidig ble en eierstrategi for HAMOS Forvaltning IKS også vedtatt. Kontrollutvalget har ikke bestilt noen selskapskontroller i inneværende valgperiode. Kontrollutvalget har involvert seg i forarbeidet til ny plan for selskapskontroll som skal vedtas av nytt kontrollutvalg og nytt kommunestyre. Aktuelle saker har vært: Sak 27/2009: Kontrollutvalgets oppfølging av selskaper hvor Agdenes kommune har eierinteresser Sak 33/2010: Kontrollutvalgets arbeid med selskapskontroll Sak 15/2011 Vesentlighetsanalyse selskapskontroll Side 10 18

19 Kontrollutvalget har gjennom disse sakene startet på arbeidet med utarbeidelsen av ny plan for selskapskontroll for valgperioden Påseansvar overfor revisjon Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 3 Med bakgrunn i å være folkevalgte lekfolk, uten noen revisjonsfaglig bakgrunn, oppleves det utfordrende å ha ansvar for at kommunen har en god revisjonsordning. Når det gjelder regnskapsrevisjonen gir kontrollutvalgsforskriften mer innhold til hva som ligger i begrepet forsvarlig revisjonsordning: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Forskrift om kontrollutvalg 6 For forvaltningsrevisjon og selskapskontroll sier ikke kontrollutvalgsforskriften noe bestemt om hvilke kvalitetskrav som skal ligge til grunn for arbeidet. Forskrift om revisjon peker imidlertid på at Gjennomføring og rapportering av forvaltningsrevisjon skal skje i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området, og det skal etableres revisjonskriterier for det enkelte prosjekt Forskrift om revisjon 7 Det er i forskriftene gitt en del bestemmelser om formelle krav som skal stilles til valgt revisor, herunder krav til utdanning, vandel, uavhengighet og objektivitet. Disse forholdene hviler det et ansvar på revisor å dokumentere, og det er etablert rutiner for at dette skjer. Det som oppleves som en større utfordring er å følge med på at innholdet i revisjonsarbeidet skjer på en tilfredsstillende måte, og finne gode ordninger for hvordan utvalget løpende kan være oppdatert og ha en trygghet for at revisjonsordningen er tilfredsstillende. Fra januar 2011 har Revisjon Midt-Norge IKS inngått årlige avtaler med hver kommunes/fylkeskommunens kontrollutvalg, for henholdsvis regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Avtalene spesifiserer ressurser, rammer for samarbeidet og kommunikasjon mellom revisjonsselskap og kontrollutvalg. Avtalene stedfester også hvilke dokumenter som skal framlegges for kontrollutvalget. Dette er forhold som har stor betydning for kontrollutvalgets mulighet til å ha tilstrekelig informasjon om hvordan revisjonsordningen fungerer, og dermed for kontrollutvalgets oppfølging av sitt påse-ansvar. Avtalene vil forhåpentligvis bli en god ramme for forholdet mellom utvalg og revisjonsselskap. Side 11 19

20 For å følge opp sitt ansvar slik det framgår av formelle krav i forskriftene og i de omtalte avtalene har kontrollutvalget lagt vekt på en god dialog med revisor, og informasjon om det løpende revisjonsarbeidet og enkeltprosjekter. For regnskapsrevisjon er det innarbeidet rutine med at oppdragsansvarlig revisor orienterer på noen møter, for å gi informasjon om planer, status i arbeidet og områder det arbeides spesielt med. For forvaltningsrevisjon foregår dialogen i hovedsak knyttet til prosjekter og til forberedelser til planer for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget har lagt stor vekt på at kommunikasjon med revisor må bidra til at undersøkelsene får det fokus utvalget ønsker. Utover planlegging og framleggelse av prosjektrapporter deltar forvaltningsrevisor i møter på forespørsel fra utvalget. Kontrollutvalget mener å ha funnet gode samarbeidsordninger og etablert rutiner som setter dem i stand til å ha nødvendig informasjon om revisjonsarbeidet til å ha trygghet for at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. 8. Erfaringer fra arbeidet i denne valgperioden 8.1 Forholdet til politisk ledelse Kontrollutvalget utfører tilsynsfunksjonen på vegne kommunestyret, som har det overordnede ansvaret for kontroll og tilsyn. Utvalget har gjennom hele perioden vært opptatt av å ha god dialog med politisk ledelse og oppdatert kjennskap til hva som til enhver tid er kommunestyrets behov. Saker fra kontrollutvalget legges løpende fram for kommunestyret, enten det er rapporter fra gjennomførte forvaltningsrevisjoner, årsmeldinger eller planer for selskapskontroll eller forvaltningsrevisjon. I forbindelse med utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon har kontrollutvalget invitert kommunepolitikerne til å komme med innspill til hvilke områder de mener er mest nyttige med tanke på forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget har ikke fått respons på sin invitasjon, og utvalget vil derfor oppfordre det nye kontrollutvalget til å jobbe videre med å få til en god dialog med kommunepolitikerne i Agdenes kommune i kommende valgperiode. En slik dialog bidrar til å forankre arbeidet med forvaltningsrevisjon i kommunestyret. 8.2 Forholdet til administrativ ledelse Kontrollutvalget opplever å ha gode relasjoner til administrativ ledelse og stor nytte av positiv dialog om generelle forhold i kommunen og i forbindelse med konkrete prosjekter og oppgaver. Administrasjonen gir informasjon og deltar i møter når kontrollutvalget ber om deres tilstedeværelse, og gir uttrykk for en forståelse for kontrollutvalgets rolle og arbeid. Utvalget har lagt vekt på å lytte til signaler fra administrasjonen blant annet ved å ha samtaler og åpne for innspill i arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon. På den måten har det framkommet viktig kunnskap fra de som kjenner organisasjonen best og en har hatt mulighet til å avstemme oppfatninger rundt utfordringer og risiko i organisasjonen. Denne informasjonen har vært nyttig i kontrollutvalgets utvelgelse av prosjekter, når de har lagt vekt på å gjøre prioriteringer ut fra mest mulig tilgjengelig informasjon. Når det gjelder kommunikasjonen i forbindelse med de enkelte prosjektene eller revisjonsarbeidet for øvrig er det revisorenes område, og ikke noe kontrollutvalget involverer seg i. Side 12 20

21 Kontrollutvalget har ansvar for oppfølgingen av kommunestyrets vedtak i kontroll- og tilsynssaker. I de tilfellene der vedtakene gir krav til administrasjonens oppfølging overholdes frister for oppfølging og rapportering. Administrasjonen synes å ha lojalitet til vedtakene. 9. Oppsummering Med bakgrunn i sitt mandat og det arbeidet som kontrollutvalget har gjort for Agdenes kommune i valgperioden , er utvalgets medlemmer av den oppfatning at kontrollutvalget har en viktig rolle i en lærende organisasjon i stadig utvikling. Kontrollutvalget har i valgperioden hatt viktige og spennende oppgaver der man har belyst mange av kommunens tjenesteområder. Kontrollutvalget ser at det er et forbedringspotensiale når det gjelder forståelse for kontrollorganenes rolle og funksjon i kommunen, noe som er avgjørende for at utvalget skal kunne gjøre en god jobb. Utvalget vil derfor oppfordre det nye kontrollutvalget til å jobbe videre med å få til en god dialog med kommunepolitikerne i Agdenes kommune i kommende valgperiode. Kontrollutvalget har i valgperioden fått laget nødvendige plandokumenter: plan for selskapskontroll og plan for forvaltningsrevisjon, som er blitt rullert årlig. Planverket er således på plass og gjennomføringen foretatt i henhold til målsettingene som er satt. Kontrollutvalget mener ut fra den foregående redegjørelsen å ha oppfylt sine pålagte oppgaver i kommuneloven på en fornuftig og god måte. Målet om å være uavhengig i sitt arbeide anser kontrollutvalget at de har ivaretatt på en god måte. I utvalgsmøtene er det tilsynsperspektivet som styrer diskusjoner og vedtak, mens partipolitiske hensyn legges tilbake. Sakene som er behandlet i utvalget bærer ikke preg av å være politiske omkamper eller ha partipolitiske agendaer. Utvalget har vært bevisst på problemstillinger knyttet til uavhengigheten og satt denne høyt i sitt arbeid. Avslutningsvis vil kontrollutvalget takke kommunestyret og administrasjonen i Agdenes kommune for samarbeidet i valgperioden. Kontrollutvalget vil med dette ønske det påtroppende kontrollutvalget lykke til i den neste valgperioden der nye interessante og krevende oppgaver venter. Lensvik Martin Vatn Line Ølstøren Ann Mari Talsnes Per Arne Brevik Knut Arne Selbekk Alf Lystad Side 13 21

22 Rapportering på gjennomført forvaltningsrevisjon i Agdenes kommune i valgperioden

23 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKTER POLITISK BEHANDLET Offentlige anskaffelser følges regelverket? 2. Omfanget av spesialundervisning i Agdenes kommune 3. Kompetanse, samarbeid og frister i barnevernstjenesten 2 23

24 Offentlige anskaffelser, følges regelverket? Rapport avlevert: 2008 Problemstilling: Hovedproblemstilling i prosjektet er: Følger Agdenes kommune regelverket for offentlige innkjøp og blir inngåtte innkjøpsavtaler fulgt i henhold til avtalevilkår? Problemstillingen belyses ved hjelp av 7 delproblemstillinger: 1. Hvordan vil organiseringen av innkjøpsfunksjonen ha betydning for anskaffelsesreglene? 2. Følges regelverket med tanke på terskelverdier? 3. Følges egne lokale bestemmelser? 4. Hvordan registreres innkomne tilbud i anbudssaker (tilbudsåpning)? 5. Journalføres dokumenter i anskaffelsesprosessen? 6. Følges regelverket ved inngåelse av rammeavtaler? 7. Foretas det innkjøp i samsvar med rammeavtalene? RAPPORTENS KONKLUSJON Hovedproblemstillingen for prosjektet har vært å undersøke om kommunen følger regelverket for offentlige innkjøp og om innkjøpsavtaler blir fulgt iht. avtalevilkår? Anskaffelsesregelverkets intensjon er å sikre konkurranse, etterprøvbarhet og åpenhet ved offentlige anskaffelser. Agdenes kommune ivaretar kravene om lov og forskrift om offentlige anskaffelser på en del områder, men det er også konstatert mangler i rutinene og brudd på regelverket. Kommunen er relativt lojal i forhold til inngåtte rammeavtaler, men for enkelte varegrupper kan lojaliteten bli bedre. Kontroll av prosedyren rundt inngåelse av rammeavtaler utført av Sør-Trøndelag fylkeskommune, viser at Agdenes kommunes bruk av enkelte av disse avtalene vil bli vurdert som en ulovlig direkteanskaffelse. REVISORS ANBEFALINGER Kommunen må utarbeide maler for anskaffelsesprotokoll som er i samsvar med vedlegg 3 og 4 i forskriften. Malene benyttes for alle fremtidige anskaffelser over terskelverdiene. Vi anbefaler videre at malene legges inn blant de øvrige malene som kommunen har i saksbehandlingssystemet og at fremtidige anskaffelsesprotokoller skrives direkte i saksbehandlingssystemet i Kontor Kommunen må sikre at det blir inngått skriftlig kontrakt med leverandørene. Kommunen må sørge for ha gode nok rutiner som sikrer at anskaffelser som skal kunngjøres blir kunngjort iht. lov og forskrift om offentlige anskaffelser. 3 24

25 Kommunen bør sørge for at sentrale dokumenter i anskaffelsesprosesser blir journalført særskilt. Kommunen bør gjennomgå de funn som undersøkelsen viser på om det foretas innkjøp i samsvar med rammeavtalene, med sikte på å øke lojaliteten til de rammeavtalene. Når kontraktsformen rammeavtaler skal benyttes må kommunen som oppdragsgiver sikre seg at anskaffelsesregelverket følges. POLITISK BEHANDLING Kontrollutvalgets vedtak, sak 4/2008: Kontrollutvalget har i møte fattet slikt vedtak: Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Offentlige anskaffelser følges regelverket? - til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av august Kommunestyrets vedtak, sak KS-11/2008 Kommunestyret har i møte fattet slikt vedtak: 1. Forvaltningsrevisjonsrapport Offentlige anskaffelser følges regelverket? tas til orientering. 2. Rådmannen bes følge opp anbefalingene i rapportens pkt 12.2, med unntak av siste kulepunkt som tas ut. 3. Rådmannen bes gi kontrollutvalget tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av august ADMINISTRATIV OPPFØLGING I brev av har rådmannen gitt tilbakemelding på revisjonens anbefalinger i pkt i rapporten. I møte i kommuneledelsen den var innkjøp på dagsorden. Det ble presisert at regelverket for offentlige innkjøp skal følges (det er forutsatt at kommunlederne videreformidler "budskapet" over til sine sektorer/avdelinger, - spesielt til de ansatte som har ansvar i praktiseringen av regelverket). Forvaltningsrevisjonsrapporten ble gjennomgått i møte i kommuneledelsen (like etter kommunestyrets behandling), - med fokus på at anbefalingene i rapportens pkt 12.2 skal følges opp. Igjen innskjerping relatert til lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Dokumenthåndtering :Høsten 2007 (uavhengig av forvaltningsrevisjonsprosjektet) hadde vi en gjennomgang, kvalitetssikring og oppdatering av kommunens regelverk ad. postjournal-)og arkivrutiner, samt utarbeidet en arkivplan (k-sak 44/07). I dette også en skjerpelse og pålegg om at rutiner og regelverket skal følges. 4 25

26 Dokumenthåndteringsrutinene ble igjen tatt opp i møte i kommuneledelsen den med fokus på praktiseringen/etterlevelse. I forvaltningsrevisjonsprosjektet ble det gjort funn- regelbrudd - relatert til rammeavtaler inngått som en del av Sør-Trøndelag fylkeskommunes innkjøpsavtaler (Agdenes kommune er som kjent tilknyttet STFK's innkjøpsordning), kommunen har henvendt seg direkte til Sør-Trøndelag fylkeskommune i form at brev, datert Henvendelsen er besvart fra Sør-Trøndelag fylkeskommune sin side den Brevene ligger vedlagt rådmannens tilbakemelding til kontrollutvalget (se kontrollutvalgets sak 16/2008). Kulepunkt 1 : Mal for anskaffelsesprotokoll er utarbeidet og lagt inn i Kontor Kulepunkt 2: Det er en selvfølge at når kontrakter inngås med leverandører, så skal disse være skriftelige. I mitt høringssvar til revisjonsrapporten (datert ) har jeg anført følgende: I pkt Kontrakt, hevder revisor at det ikke er skrevet kontrakt med noen av partene, som vil si at alle prosjektene er tildelt muntlig. Dette medfører ikke riktighet, jeg vil her henvise til arkivsaksnr 06/663, utgående dokument nr 3 som er registrert i vårt journalsystem (brevet er for øvrig datert samme dag). Etter min oppfatning var det m.a.o. ingen funn i forvaltningsrevisjonsprosjektet som tilsa at inngåtte kontrakter med leverandører ikke var skriftelige. Forbedring av dokumenthåndtering i saksbehandlingsssystemet Kontor 2000: E-post skal behandles (journalføres/arkiveres) som et ordinært brev. Vi har nå anskaffet epostmodulen i Kontor 2000, som innebærer at saksbehandlerne "automatisk" kan journalføre e-post (mot dagens opplegg med scanning og journalføring i Fellestjenesten). Dokumenthåndtering av e-post blir dermed lettere og sikrere. E-postmodulen vil bli installert og tatt i bruk i høst. 5 26

27 Omfanget av spesialundervisning i Agdenes kommune Rapport avlagt: 2009 Problemstilling: 1. Er kvaliteten på Agdenes kommunes rapportering til og analyse av KOSTRA-data tilfredsstillende? 2. Er omfanget av spesialundervisning i samsvar med behovene i forhold til tilpasset opplæring innenfor ordinær opplæring? RAPPORTENS KONKLUSJON Revisor konkluderer generelt med at tallene som er rapportert i KOSTRA for Agdenes er reelle, og gir et riktig bilde av situasjonen. I samsvar med tilbakemeldinger fra nøkkelpersoner i kommunen og rapport fra NTNU kan det generelt konkluderes med at Agdenes kommune har en høy andel elever med multifunksjonshemminger og behov for omfattende tilrettelegging av undervisning. Dette forklarer mye av den høye andelen spesialundervisning. Resultat framkommet i elevundersøkelsene og intervju med nøkkelpersoner i kommunen gir revisor grunn til å anta at det er et potensial for å forbedre den tilpassa ordinære opplæringen, ved i større grad å ta i bruk varierte arbeidsformer, planer og vurderingsformer. Revisor ser dessuten at dialogen mellom elever og lærere kan bli bedre. Dette er tiltak som kan bidra til å styrke den generelle opplæringen i Agdenes kommune, og i neste fase kan det bidra til å redusere behovene for spesialundervisning. REVISORS ANBEFALINGER: Revisor anbefaler at rådmannen legger til rette for at opplæringsledelsen på alle nivå i kommunen (herunder PP-tjenesten) går sammen og drøfter hvordan ressursene til opplæring i større grad kan komme alle elevene til gode. Og at det i forbindelse med arbeidet med system for tilpasset opplæring vurderes hvordan ulike arbeids- og vurderingsformer i større grad kan tas i bruk, for å tilpasse opplæringen til hele spekteret av elever. Revisor har videre anbefalt at rådmannen legger til rette for større grad av elevmedvirkning i læringsarbeidet. POLITISK BEHANDLING Kontrollutvalgets vedtak, sak 13/2009: Kontrollutvalget har i møte fattet slikt vedtak: Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Omfang av spesialundervisning - til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av februar

28 Kommunestyrets vedtak, sak 25/2009: Kommunestyret har i møte fattet slikt vedtak: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Omfang av spesialundervisning - til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av februar ADMINISTRATIV OPPFØLGING I brev av har rådmannen gitt tilbakemelding på revisjonens anbefalinger i pkt. 6.2 i rapporten. Det vises til kommunestyrets vedtak i sak 25/09 den , og forutsetningene om oppfølging av anbefalingene i rapportens pkt 6.2, - slik tilbakemelding gis herved: Hvordan ressursene til opplæring i større grad kan komme alle elevene til gode er tatt opp og drøftet på alle nivå (drøfting av ressursutnyttelse har vært og er nærmest en kontinuering prosess i grunnskolen, -uavhenging av angjeldende forvaltningsrevisjonsprosjekt). Videre oppfølging kan sammenfattes slik: Skoleeiernivå: Ferdigstillelse og implementering av "Skoleeiers forsvarlige system" i hht opplæringslovens 13-1 O (k-sak 44/09 den ). Rektor/skoleledernivå: Utarbeid nye prosedyrer og saksgang i hht ny Veileder (ny forskrift) Generelt arbeid mellom lærere og teamarbeid Revidering av målark og ukesluttprøver Elevmedvirkning som tema i skolen Tilpasset undervisningsverktøy til dagens elevers interesse og behov God "pc-tetthet" på begge skolene (få elever pr datamaskin) PPT: Utarbeidet nye prosedyrer og saksgang i hht ny Veileder (ny forskrift) 7 28

29 Kompetanse, samarbeid og frister i barnevernstjenesten Rapport avlagt: 2010 Målet med prosjektet: Hovedproblemstilling i prosjektet er: Yter barneverntjenesten tjenester i henhold til lov og regelverk? Problemstillingen belyses ved hjelp av 3 delproblemstillinger: 1. Har barneverntjenesten tilstrekkelig kompetanse? 2. Samarbeider barneverntjenesten med andre i Agdenes kommune? 3. Overholder barneverntjenesten tidsfrister i barnevernloven? RAPPORTENS KONKLUSJON Hovedproblemstillingen for undersøkelsen er om barneverntjenesten yter tjenester i henhold til lov og regelverk. Revisors hovedkonklusjon er at barneverntjenesten på de områder som de har undersøkt, gjør det. Undersøkelsen tyder på at situasjonen for barnevernet er i stadig utvikling, og at tendensen går i retning av flere, tunge saker og dermed økende behov for ressurser. Fordi barnevern er et uforutsigbart økonomisk område, er det viktig at kommunen har kontinuerlig fokus på den økonomiske utviklingen, slik at de nødvendige ressurser kan stilles til rådighet for å drive et forsvarlig barnevern. Delproblemstilling 1: Har barneverntjenesten tilstrekkelig kompetanse? Undersøkelsen tyder på at barneverntjenesten har tilstrekkelig kompetanse til å utføre sine oppgaver på en forsvarlig måte. Barneverntjenesten er en tverrfaglig gruppe med god formell kompetanse og en positiv kultur for internt samarbeid og kompetanseutvikling. Datamaterialet viser imidlertid at barneverntjenesten behandler mange saker i forhold til antall ansatte, og at dette medfører en hektisk arbeidshverdag Delproblemstilling 2: Samarbeider barneverntjenesten med andre i Agdenes kommune? Barneverntjenesten jobber aktivt for å etablere samarbeid med andre i Agdenes kommune, men har fremdeles et stykke igjen. Revisors inntrykk er at dette skyldes vel så mye andre ansatte i Agdenes, som barneverntjenesten. Et godt samarbeid krever at begge parter jobber for å oppnå det. Revisor må likevel ta høyde for at mye av dette fremdeles kan være oppstartsproblemer, og at samarbeidet vil bedre seg over tid. Flere opplever barnevernet som mindre tilgjengelige i dag enn før Agdenes ble tilknyttet den felles barneverntjenesten. Dette er en naturlig konsekvens av at barnevernet har flyttet vekk fra rådhuset i Agdenes. Revisor tror likevel at mye ligger til rette for at samarbeidet kan ta seg opp igjen, om man bare får skapt nye relasjoner og etablert nye rutiner. Det er bare én barnehage som per i dag har etablert tverrfaglig team. Den barnehagen er til gjengjeld veldig fornøyd med hvordan team-samarbeidet fungerer. Den andre barnehagen og skolene har av ulike grunner ikke prioritert å opprette teamsamarbeid. Revisors inntrykk er at dette først og fremst skyldes forhold hos skolene og barnehagen, ikke barneverntjenesten. 8 29

30 Rådmannen i Agdenes har det øverste administrative ansvaret for barnevernloven i Agdenes kommune. I dette ligger også et ansvar for å legge tilrette for at barnevernet kan samarbeide med andre både i det forebyggende arbeidet og i konkrete saker. Hvis avstanden mellom barnevern og andre oppleves for stor, kan det medføre at barnevernet ikke får beskjed om saker så tidlig som de kunne ha gjort med tettere samarbeid. Det er derfor av stor betydning at alle jobber for å etablere et godt og tett samarbeid mellom barnevernstjenesten og de ansatte i Agdenes kommune. Delproblemstilling 3: Overholder barneverntjenesten tidsfrister i barnevernloven? Statistikk og intervju tyder på at barneverntjenesten prioriterer å holde fristene, at de har gode rutiner for å sikre dette, og at de holder fristene i de aller fleste tilfeller. REVISORS ANBEFALINGER: Revisor anbefaler rådmannen i Agdenes å jobbe aktivt for at alle aktuelle ansatte i kommunen skal ha et godt og aktivt samarbeid med den felles barneverntjenesten. POLITISK BEHANDLING Kontrollutvalgets vedtak, sak 18/2010: Kontrollutvalget har i møte fattet slikt vedtak: Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Kompetanse, samarbeid og frister i barnevernstjenesten til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingen i rapportens pkt Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget en tilbakemelding om hvordan anbefalingen er fulgt opp på kontrollutvalgets første møte i Kommunestyrets vedtak, sak 23/2011: Kommunestyret har i møte fattet slikt vedtak: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Kompetanse, samarbeid og frister i barnevernstjenesten til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingen i rapportens pkt Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget en tilbakemelding om hvordan anbefalingen er fulgt opp på kontrollutvalgets første møte i ADMINISTRATIV OPPFØLGING Rådmannen har i e-post av gitt beskjed om at tilbakemelding til kontrollutvalget vil skje muntlig i kontrollutvalgets møte den 7. mars Kontrollutvalget fikk en muntlig orientering fra John Ola Selbekk, rådmann, og Line W Raustein, kommuneleder Oppvekst og levekår, vedr. oppfølgingen av revisors anbefaling i rapportens pkt Kontrollutvalget anser anbefalingen fra revisor som fulgt opp. 9 30

31 31 t/ Agdenes kommune Etat/styre/rd: Termin (evt. fra - Personnummer: Adresse: Reiseregning folkevalgte til) Fra (etternavn/fornavn: Postnr./sted: Skattekommune: Detaljer om reisen angis p Tabell: Prosent: Bankkonto: baksiden. M I Kode Antall Sats I MK Beløp I KILOMETERGODTGJØRELSE Egen bil Art IFunksjoni Ansvar , ,65 00 * , i 240, , , kr 2.692,- * [ ] 1 Antall km med passasjer j ULEGIMITERT TAPT ARBEIDSFORT3ENESTE Til og med 4 timer 4037 Til og med 4 timer 4037 Over 4 timer 4037 * Over 4 timer 4037 LEGITIMERT TAPT ARBEIDSFORT JENESTE Etter dokumentasjon 4036 Maksimum pr dag kr 2.385,Maksimum rrda MØTEGODTGJØRELSE Kommunestyret og komm. utvalg 4030 * Kommunestyret og komm. utvalg 4030 Varamedlemmer Varamedlemmer 4030 til FMS 4030 til FMS * 4030 * 4030 Varaordfører 4030 Fungerende møteleder ved leders forfall Fungerende møteleder ved leders forfall FAST ÅRLIG MØTEGODTGJØRELSE , , ,00 00 * * 4030 Formannskapets medlemmer Ledere av hovedutvalgene, adm-utvalget, kontrollutvalget Leder av forliksrådet * , , , , , , DIVR Sum legitimert utlegg C mva lav sats 21 DIV 00 DIVU Sum legitimert utlegg A ingen mva Sum legitimert utlegg B mva høy sats * 4030 Andre kommunale utvalg DIVERSE UTLEGG I FØLGE BILAG * , , L Utbetales p lønnssystemet UNDERSKRIFT/ATTESTASJON Dato/signatur folkevalgt Dato/signatur Signert reiseregning kvartalsvis * = attestatør Dato/signatu r anvisende myndighet skal leveres fellestienesten den 15. mars, 15. juni, 15. september Ny sats pr og 15. desember Reiseregningfolkevalgte gjeldendefra

32 kt Reise fra - ji til - retur pføres Reisens formål reiseregningen. Alle utlegg som det kreves refusjon for Navn p alle passasjerer Dato Ankomst til hjemmet Reisespesifikasjon kl Avreise fra hjemmet Dato Passasjer: Dokumentasjonskrav: o Navn pa pa ssa sier vedlegges. Ulegitimet tapt Legitime rt arb.fortjeneste tapt (kryss av) arb.fortj. T.o.m. Over 4 Anfør beløp 4 timer timer Ved kurs skal kursprogram Passasjer Bilgocitgjørelse i km Egen dokumenteres. Kryss av Møtegodtgjørelse Art Diverse utlegg ifølge bilag Beløp 32

33 TAUSHETSERKLÆRING FOR KONTROLLUTVALGETS MEDLEMMER Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven). 13. (taushetsplikt). Enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan, plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det han i forbindelse med tjenesten eller arbeidet får vite om: 1) noens personlige forhold, eller 2) tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår. Som personlige forhold regnes ikke fødested, fødselsdato og personnummer, statsborgerforhold, sivilstand, yrke, bopel og arbeidssted, med mindre slike opplysninger røper et klientforhold eller andre forhold som må anses som personlige. Kongen kan ellers gi nærmere forskrifter om hvilke opplysninger som skal reknes som personlige, om hvilke organer som kan gi privatpersoner opplysninger som nevnt i punktumet foran og opplysninger om den enkeltes personlige status for øvrig, samt om vilkårene for å gi slike opplysninger. Taushetsplikten gjelder også etter at vedkommende har avsluttet tjenesten eller arbeidet. Han kan heller ikke utnytte opplysninger som nevnt i denne paragraf i egen virksomhet eller i tjeneste eller arbeid for andre. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. 19. Saksbehandling. Møte- og talerett i kontrollutvalgets møter Kontrollutvalgets møter holdes for lukkede dører dersom ikke utvalget selv har bestemt noe annet. Dersom møtet holdes for åpne dører, skal dørene likevel lukkes dersom utvalget skal behandle opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. Kommuneloven 31 nr. 3 siste punktum gjelder tilsvarende. Jeg er kjent med lov og forskrift som angår taushetsplikt for medlemmer i kontrollutvalg. Dato, sted Underskrift 33