Risiko- Handlingsplan vurdering. Arkeologisk museum Det åpne museum. Arkeologisk museum. November 2011

Transkript

1 Handlingsplan Arkeologisk museum Det åpne museum Arkeologisk museum Risiko- vurdering 2 Årsmelding for 2009 Arkeologisk museum November 2011

2 1. Risikovurdering av handlingsplan AM I tråd med universitetsstyret sitt vedtak er det utarbeid risikovurdering av museets Handlingsplan for Handlingsplan for AM ble utarbeidet i perioden april til oktober med sluttbehandling i museets styre 5. oktober 2011, samt i ledermøtet og LHAU Følgende risikovurdering av handlingsplan for museet baseres på mal for risikovurdering utarbeidet ved UiS. 2. Hovedmål strategiplan UiS og delmål handlingsplan AM I tillegg til hovedmålene i handlingsplan for universitetet i Stavanger inneholder Handlingsplan for AM også virksomhetsområdet Forvaltning og bevaring. Dette dekker de museale oppgavene ved Arkeologisk museum, jfr. sektormål 5. I handlingsplan 2012 til 2014 er følgende delmål satt for AM under universitetet sine hovedmål: Utdanning og læringsmiljø Mål: Samarbeide med institutter internt og eksternt om utdanning Mål: Utvikle nye undervisningstilbud Forskning og nyskapning Mål: Arkeologisk museum skal produsere forskning på høyt nivå ved å styrke kompetansen til egne forskere og gjennom rekruttering Mål: Skaffe til veie flere midler til forskning Mål: Det skal publiseres minst 1 poeng pr. UFF-stilling Mål: Styrke forvaltnings- og samlingsbasert forskning Formidling og kommunikasjon Mål: AM skal være et foregangsmuseum innen formidling Mål: AM skal gjøre museumsbesøk attraktivt for nye grupper Mål: AM skal utvikle et nytt innhold på formidlingssiden Mål: AM skal videreutvikle utleievirksomheten, butikk- og kafédriften Mål: Øke tilgangen på ekstern finansiering av formidlingsprosjekter Mål: Videreutvikle Jernaldergarden som formidlingsarena Forvaltning og bevaring Mål: Tilrettelegge samlingene for forskning, formidling og forvaltning gjennom kvalitetssikring og digitalisering Mål: Forberede flytting av de kultur- og naturhistoriske samlingene til nye magasin Mål: Styrke fagkompetansen innen samlingsforvaltning og bevaring samt sikre bedre tilgang til utstyr Mål: Sikre god gjennomføring av forvaltningsprosjekt med vekt på vitenskapelige prioriteringer og optimal utnyttelse av prosjektressurser Mål: Synliggjøre og bearbeide resultater fra forvaltningsprosjekt 2

3 Organisasjon og ressurser Mål: AM skal ha en organisering tilpasset prioriterte oppgaver som gir best mulig effekt av disponible ressurser Mål: Arbeide for at ansatte skal ha arbeidsoppgaver som gir muligheter til faglig og personlig utvikling Mål: AM skal ha en personalpolitikk og et godt fysisk og psykososialt arbeidsmiljø som gjør museet til en attraktiv arbeidsplass Mål: AM skal vektlegge kompetanseheving for medarbeiderne Strategiske allianser og internasjonalisering Mål: Nytt magasin- og formidlingsbygg skal realiseres ved AM Mål: AM skal fortsette å ha faglig innflytelse og styrke nasjonalt og internasjonalt samarbeid i forhold til museets satsingsområder Mål: AM vil utvikle nettverksbyggingen og videreutvikle prosjektsamarbeid med regionale, nasjonale og internasjonale museer og forskningsinstitusjoner 3. Kritiske suksessfaktorer Kritiske suksessfaktorer (KS) for museet er satt som følgende i tråd med universitetets risikovurdering av strategiplan for Universitetet: 1) Tilstrekkelig økonomi til å oppnå målsetninger om nyskapning 2) Tilstrekkelige personalressurser med god fagkompetanse 3) God infrastruktur 4) Gode samarbeidsrelasjoner internt og eksternt 5) Godt arbeidsmiljø 4. Risikovurderinger Nedenfor er det utarbeidet risikovurdering for hovedmålene samlet hvor det totalt er 24 delmål fordelt på de 6 hovedmålene. 3

4 Mål: Utdanning og læringsmiljø Ev.delmål: Mål: Samarbeide med institutter internt og eksternt om utdanning Mål: Utvikle nye undervisningstilbud Kritiske 2)Tilstrekkelig personalressurser med god fagkompetanse suksessfaktorer 4) Gode samarbeidsrelasjoner internt og eksternt # Identifisere risiko (trusler) 2) Problematisk å omfordele personalressurser pga andre prioriterte arbeidsoppgaver 4) AM klarer ikke å etablere god dialog og god fremdrift i prosjekt med samarbeidspartnere Sannsynlighet (Usikkerhet) Risikovurdering Konsekvens (Hva står på spill) Akseptabelt Risikonivå Foreliggende risikonivå L M M LM L M L LM Risikoreduserende tiltak (redusere konsekvens og/eller sannsynlighet) Omfanget av museets undervisning må vurderes og prioriteres Tydelig organisering og ansvarsdeling internt Plan med milepæler utarbeides 4

5 Mål: Forskning og nyskapning Ev.delmål: Mål: Arkeologisk museum skal produsere forskning på høyt nivå ved å styrke kompetansen til egne forskere og gjennom rekruttering Mål: Skaffe til veie flere midler til forskning Mål: Det skal publiseres minst 1 poeng pr. UFF-stilling Mål: Styrke forvaltnings- og samlingsbasert forskning Kritiske suksessfaktorer # 1) Tilstrekkelig økonomi til å oppnå målsetninger om nyskapning 2) Tilstrekkelige personalressurser med god fagkompetanse Identifisere risiko (trusler) 1a) Museets økonomi gir ikke rom for ansettelse og rekruttering av tilstrekkelig personale for å produsere forskning på høyt nivå 1 b) Museets økonomi gir ikke tilstrekkelig tid til å produsere forskning på høyt nivå 2a) Museet klarer ikke å skaffe flere midler og stipendier til museet 2b) Museet klarer ikke å skape forskning på samlingene Sannsynlighet (Usikkerhet) Risikovurdering Konsekvens (Hva står på spill) Akseptabelt Risikonivå Foreliggende risikonivå M S L MS M M L MM M M M MM L M M MM Risikoreduserende tiltak (redusere konsekvens og/eller sannsynlighet) Museet har fokus på økning i bevilgning til stipendier og post doc Oppfordre til vikarstipendsøknad Museet har fokus på implementering av retningslinjer for arbeidsplanlegning for undervisnings- og forskningstillinger Museet har fokus på implementering av forskningsstrategisk plan Vurdere omprioritering av arbeidsoppgaver Utvikle forskningsadministrativ kompetanse Utvikle godt samarbeid med UiS sentral forskningsledelse Vektlegge gjennomføring av NFR satsningen på universitetsmuseene 5

6 Mål: Formidling og kommunikasjon Ev.delmål: Mål: AM skal være et foregangsmuseum innen formidling Mål: AM skal gjøre museumsbesøk attraktivt for nye grupper Mål: AM skal utvikle et nytt innhold på formidlingssiden Mål: AM skal videreutvikle utleievirksomheten, butikk- og kafédriften Mål: Øke tilgangen på ekstern finansiering av formidlingsprosjekter Mål: Videreutvikle Jernaldergarden som formidlingsarena Kritiske suksessfaktorer 1) Tilstrekkelig økonomi til å oppnå målsetninger om nyskapning 2) Tilstrekkelige personalressurser med god fagkompetanse 3) God infrastruktur 4) Gode samarbeidsrelasjoner internt og eksternt Identifisere risiko (trusler) 1a) Det er ikke tilstrekkelig økonomi og personalressurser til at AM kan bli et foregangsmuseum Sannsynlighet (Usikkerhet) Risikovurdering Konsekvens (Hva står på spill) 6 Akseptabelt Risikonivå Foreliggend e risikonivå M L L M ML 1b) Det er for årlig økonomi til at museet kan utvikle et nytt innhold på formidlingssiden M S S MS 1d, 4a) Ekstern finansiering av formidlingsprosjekt fra det offentlige og private er blitt mer problematisk S M M SM Risikoreduserende tiltak (redusere konsekvens og/eller sannsynlighet) Formidlingsområdet må sannsynligvis styrkes økonomisk Det må bli større vekt på markedsføring, særlig overfor cruiserederiene og seniorene Økonomien står i veien for en fornying av basisutstillingen og midler må skaffes fra KD Driftsmidler må skaffes til veie slik at det kan foregå en planlegging mot åpningen av formidlingsbygget Det må settes inn tiltak og gjøres initiativ for å øke støtten fra næringslivet. En bør samarbeid tettere med SKA Intensivere arbeidet med å forbedre våre søknadsrutiner

7 1f, 4b) Manglende ressurser hindrer ny utvikling av Jernaldergarden 2b, 4c) Mangelfulle personalressurser og for dårlige samarbeids-relasjoner til at museumsbesøk kan gjøres attraktiv for nye grupper 2c, 4d) Satsingen på digitalisering og forbedret hjemmeside står i fare 3a) Det blir vanskelig å videreutvikle utleievirksomheten og kafédriften 3b) Plasseringen av butikken og bemanningssituasjonen gir få muligheter til å utvikle denne delen av virksomheten 4e) Det blir lite samarbeid mellom museet og de øvrige fakultetene ved UiS S M M SM L S L L M M M M M L L M L S L L S L M M L M M Satse mer bevisst på å bygge opp kompetanse på hvilke henvendelser som skal gå til hvilke mål En ekstern aktør må inn for å finansiere et mottaksbygg og oppgradere generell infrastruktur På sikt må en tilbake til den opprinnelige visjonen at Jernaldergarden skal være en arena for eksperimentell arkeologi Formidlingsavdelingen må ha ressurser til å kunne være i kontakt med brukergrupper Det er behov for økt bemanning og økt kompetanse på disse feltene Museet kan leve med en forsiktig økning i omfaget av utleievirksomheten, men en satsing på bemanningssiden vil kunne gi økt omsetning og økte inntekter Forholdene er for dårlige i dag, men en grundig planlegging av butikken fram mot åpningen av formidlingsbygget vil gi muligheter for en helt annen profilering og inntjening Det er behov for at den faglige og administrative ledelsen ved museet og 7

8 8 universitetet lager, basert på innspill fra museet og fakultetene, og gjennomfører et opplegg for hvordan museet kan fungere som universitetets vindu mot byen og allmennheten

9 Mål: Forvaltning og bevaring Ev.delmål: Mål: Tilrettelegge samlingene for forskning, formidling og forvaltning gjennom kvalitetssikring og digitalisering Mål: Forberede flytting av samlingene til nye magasin Mål: Styrke fagkompetansen innen samling og bevaring Mål: Styrke vitenskapelig gjennomføring av forvaltningsprosjekt med vekt på faglige prioriteringer og optimal utnyttelse av prosjektressurser Mål: Synliggjøre og bearbeide resultater fra forvaltningsprosjekt Kritiske suksessfaktorer # 1) Tilstrekkelig økonomi til å oppnå målsetninger om nyskapning 2) Tilstrekkelige personalressurser med god fagkompetanse 3) God infrastruktur 4) Gode samarbeidsrelasjoner internt og eksternt Identifisere risiko (trusler) 1a) Museets økonomi gir ikke rom for å fornye utstyrsparken Sannsynlighet (Usikkerhet) Risikovurdering Konsekvens (Hva står på spill) Akseptabelt Risikonivå Foreliggende risikonivå M M M MM Risikoreduserende tiltak (redusere konsekvens og/eller sannsynlighet) Videreutvikle samarbeidet med UiS for å sikre tilgang til vitenskapelig utstyr Prioritere innenfor budsjettrammen og skaffe eksterne midler 1b), 4a) Museets økonomi gir ikke rom for å fullføre Kildesikringsprosjekt i henhold til prosjektplan 2 a) Museet klarer ikke å rekruttere ansatte med høy faglig kompetanse M M M MM M S M M S 9 Søke flere eksterne midler (departement, Forskningsråd m.fl.) Sikre gode relasjoner til sentrale aktører (politiske og administrative) Være en faglig attraktiv arbeidsplass Skape gode betingelser for forskning og faglig utvikling Arbeide for at stillingstitler og avlønning står i forhold til ansvar og utdanning

10 1c), 3a) Museets medarbeidere har ikke mulighet til å holde seg faglig oppdatert M S M M S 3 b) Museet anvender dokumentasjonsmetoder som ikke er tilstrekkelig standardisert og oppdaterte M S L M S 4b) Samarbeidsrelasjonene med RFK, RA og MUSIT er dårlige M M M MM 2a), 3c), 4c) Museet klarer ikke å gjennomføre og utnytte potensialet i forvaltningsundersøkelsene L S M L S Oppfordre ansatte til å holde seg oppdatert på metodeutvikling Tilrettelegge deltakelse på seminarer og konferanser Videreutvikle maler, standarder og instrukser for forsknings- og feltundersøkelse Arrangere flere fellesmøter Arbeide for felles forståelse av fagområdet og utfordringer Tilrettelegge for kurs i prosjektstyring Iverksette nytt prosjektstyringsprogram ved UiS 10

11 Mål: Organisasjon og ressurser Ev.delmål: Mål: AM skal ha en organisering tilpasset prioriterte oppgaver som gir best mulig effekt av disponible ressurser Mål: Arbeide for at ansatte skal ha arbeidsoppgaver som gir muligheter til faglig og personlig utvikling Mål: AM skal ha en personalpolitikk og et godt fysisk og psykososialt arbeidsmiljø som gjør museet til en attraktiv arbeidsplass Mål: AM skal vektlegge kompetanseheving for medarbeiderne Kritiske suksessfaktorer # 1) 1) Tilstrekkelig økonomi til å oppnå målsetninger om nyskapning 2) Tilstrekkelige personalressurser med god fagkompetanse 3) God infrastruktur 4) Gode samarbeidsrelasjoner internt og eksternt 5) Godt arbeidsmiljø Identifisere risiko (trusler) Museets økonomi gir ikke rom for ansettelse av tilstrekkelig personale for å skape et nyskapende arbeidsmiljø Sannsynlighet (Usikkerhet) Risikovurdering Konsekvens (Hva står på spill) Akseptabelt Risikonivå Foreliggende risikonivå M M M MM Risikoreduserende tiltak (redusere konsekvens og/eller sannsynlighet) Museet arbeider systematisk for økning i rammebevilgning Sette i verk tiltak for å øke inntjeningsgrunnlaget Vurdere omprioritering av arbeidsoppgaver 2) Museets økonomi gir ikke rom for avsetning av ressurser til tilstrekkelig kompetanse-utvikling av personale 3) Manglende infrastruktur (arealer og utstyr) vanskeliggjør god organisering og fremmer ikke personlig, faglig utvikling av ansatte 4) Den interne organiseringen er lite effektiv og M M M M M M M L M M M M L M M 11 Arbeide systematisk med eksterne finansieringskilder for kompetanseutvikling Museet arbeider for økt tilskudd fra eksterne finansieringskilder Tiltak for å bedre arealutnyttelse og organisering vurderes og gjennomføres Prioritering av nødvendig utstyr foretas Bedre delegering og ansvarliggjøring av ansatte

12 medarbeiderne jobber ikke mot samme mål, og prioriteringene spriker i alle retninger 5a) Museet klarer ikke å opprettholde et godt arbeidsmiljø på grunn av stram økonomi, arbeidspress og uklar organisering 5b) Museet klarer ikke å håndtere personalkonflikter M M L M M M S L M S Åpne beslutningsprosesser God styring av prosjekter Museet arbeider for økning i rammebevilgning Tiltak for å bedre organisering og delegering vurderes og gjennomføres Tiltak i handlingsplan fra medarbeiderundersøkelsen fra 2011 følges systematisk opp Ledelse og ansatte har spesiell fokus på utvikling av arbeidsmiljø og setter i verk tiltak for dette 12

13 Mål: Strategiske allianser og internasjonalisering Ev.delmål: Mål: Nytt magasin- og formidlingsbygg skal realiseres ved AM Mål: AM skal fortsette å ha faglig innflytelse og styrke nasjonalt og internasjonalt samarbeid i forhold til museets satsingsområder Mål: AM vil utvikle nettverksbyggingen og videreutvikle prosjektsamarbeid med regionale, nasjonale og internasjonale museer og forskningsinstitusjoner Kritiske suksessfaktorer # 1) Tilstrekkelig økonomi til å oppnå målsetninger om nyskapning 2) Tilstrekkelige personalressurser med god fagkompetanse Identifisere risiko (trusler) 1a) Museet får ikke gjennomslag for prosjekt nybygg i KD 1 b) Museet klarer ikke å utvikle godt samarbeid med partnere i byggprosjektet 1 c) Museet klarer ikke å sette av tid til å følge opp prosjektering av bygg 2 a) Museet klarer ikke å etablere godt samarbeid med partnere i eksternt nettverk av forskere og forskningsinstitusjoner 2 a) Museet klarer ikke å bygge egne FoU prosjekt på en god måte Sannsynlighet (Usikkerhet) Risikovurdering Konsekvens (Hva står på spill) Akseptabelt Risikonivå Foreliggende risikonivå M S M MS L S L L S L S M L S M M L M M M M L M M Risikoreduserende tiltak (redusere konsekvens og/eller sannsynlighet) Tilstrekkelig ressurser settes av til lobby-arbeid Innkjøp av ekstern kompetanse vurderes Museets samlede kompetanse må brukes på en god måte Museet har fokus på gjensidig samarbeid Tydelig oppgavefordeling Tilstrekkelig ressurser settes av i årsplan Tiltak for å stimulere til nettverksarbeid vurderes og iverksettes Det stimuleres til nettverksmøter, arbeidsseminarer og møter på AM NFR satsning følges opp Aktivisere AM forskningsråd til å gi råd, stimulere til etablering og gjennomføring av FoU-prosjekt. 13

14 14