Andre oppgaver som tillegger fagområdet kan tilkomme oppdraget.

Transkript

1 VEDLEGG 3 AVTALEVILKÅR 1 AVTALENS OMFANG Avtalen omfatter bistand knyttet til: Mindre utredningsoppdrag. Beregning av selskapets ståsted når det gjelder klimabelastning knyttet til innsamling og behandling av avfall (selskapets klimafotavtrykk). Revisjon av kommunenes renovasjonsforskrifter. Gjennomføring eller bistand i forbindelse med gjennomføring av anbudsprosesser. Herunder bistand til fastsettelse av miljøkriterier og evaluering av innkomne tilbud. Avfallsteknisk norm Utarbeidelse av hovedplan for virksomheten, herunder avfallsplan. Andre oppgaver som tillegger fagområdet kan tilkomme oppdraget. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til der det vurderes som hensiktsmessig, å kunngjøre oppdrag som egne konkurranser og da åpent i markedet eller som en tilbudsinnbydelse til et mindre antall leverandører. 2 DEFINISJONER Oppdragsgiver er i det følgende omtalt som RiG eller oppdragsgiver. Tilbyder er i det etterfølgende omtalt som leverandør. Leverandørens ansatt er omtalt som konsulent. 3 AVTALENS VARIGHET Avtalen er inngått for en periode på 2 år. Avtalen gjelder for (*) og frem til (*). Oppdrag kan tildeles i hele rammeavtalens periode. Ved opphør plikter leverandøren å videreføre og sluttføre de tildelte oppdrag. Rammeavtalens bestemmelser vil gjelde frem til oppdraget er avsluttet. 4 AVTALEDOKUMENTER Følgende dokumenter inngår i avtalen: 1) Avtaledokument 2) Avtalevilkår 3) Referat/resultat av forhandlinger 4) Oppdragsgivers konkurransegrunnlag 5) Leverandørens tilbud Inneholder avtalen bestemmelser som strider mot hverandre, skal de gjelde i den rekkefølge som er angitt under dette punkt. For øvrig gjelder yngre bestemmelser foran eldre bestemmelser. Spesielle bestemmelser gjelder foran generelle. 1

2 5 TILDELING AV OPPDRAG ETTER RAMMEAVTALE RiG tildeler alle oppdrag som egne avrop. Rammeavtalen gjelder oppdrag som ikke utføres i egen regi, eller som ikke konkurranseutsettes som egne oppdrag. 6 ANSVAR Leverandør er ansvarlig for at tjenesten med referanse til denne kontrakt blir levert i overensstemmelse med de vilkår som er beskrevet her. Leverandøren er ansvarlig for at tjenesten som tilbys holder de kvalitetskrav som spesifisert i denne avtale med tilhørende dokumenter som angitt i pkt PARTENES SAMARBEID 7.1 Samarbeid ved avtalegjennomføring Partene skal lojalt samarbeide og medvirke til at rammeavtalen oppfylles. Henvendelser fra den annen part skal besvares så raskt som mulig. Partene skal uten ugrunnet opphold varsle om forhold de forstår kan få betydning for rammeavtalens gjennomføring. 7.2 Samarbeid under utføring av det enkelte oppdraget Utførelsen av det enkelte oppdraget skal skje i et nært og aktivt samarbeid mellom leverandøren og oppdragsgiver. Partene skal så langt mulig sikre gjensidig kompetanseoverføring under utførelse av oppdraget. Oppdragsgiver skal holdes løpende orientert om oppdragets utførelse. Spørsmål av betydning for oppdragets gjennomføring skal forelegges oppdragsgiver så tidlig som mulig. 7.3 Evaluering av utført konsulentoppdrag RiG vil søke regelmessig å evaluere leverandørens gjennomføring av oppdraget. Formålet er å dokumentere samarbeidet mellom partene og gi leverandøren mulighet til å bedre samarbeidsforholdet. RiGs erfaring med den måte leverandøren utfører det enkelte oppdrag på som faglig dyktighet, forberedelser før møter, opptreden i møter, samarbeidsevne, tilgjengelighet, skriftlig fremstillingsevne, overholdelse av frister mv vil være av betydning for RiGs vurdering av kompetanse og erfaring med nye avrop på rammeavtalen. 8 LEVERANDØRENS TILBUD AV KONSULENT Leverandøren kan kun tilby konsulenter som er godkjent av RiG. Unntaktsvis kan RiG tillate at oppdrag utføres av en konsulent som ikke er godkjent. De konsulenter som er godkjent ved inngåelse av rammeavtalen, fremgår av denne avtale. 9 KOMMERSIELLE BETINGELSER 9.1 Indeksregulering Timeprisene reguleres en gang per år og første gang 1. juni 2016, basert på indeks for foregående måned/eventuelt siste tilgjengelige indeks. Prisene holdes deretter fast i ett år. Til grunn for indeksreguleringen legges konsumprisindeksen fra SSB. Grunnindeks for all regulering vil være juli Side 2 av 14

3 9.2 Betalingsbetingelser - fakturering Alle priser skal oppgis i norske kroner (NOK), eks. merverdiavgift. Alle kostnader forbundet med gjennomføring av tjenesten skal være inkludert (faktureringsomkostninger mv.). Betalingsbetingelsene er: Fri leveringsmåned + 30 dager. Betalingstiden regnes fra fakturadato på korrekt faktura. Rentefaktura aksepteres ikke dersom sen innbetaling fra oppdragsgiver skyldes mangelfull, eller uoverensstemmende dokumentasjon, faktura etc. fra leverandøren. Gebyr og andre former for tillegg aksepteres ikke såfremt det ikke er avtalt på forhånd. Dersom forfalne beløp ikke betales i rett tid, betales gjeldende morarente i henhold til "lov om renter ved forsinket betaling m.m." av 17.desember Fakturaen skal inneholde en referanse til oppdragsgivers bestilling, bestillers navn, og bestillernummer. Leverandørens fakturaer skal spesifiseres og dokumenteres slik at de kan kontrolleres av RiG. 10 EIENDOMSRETT Arbeid som leveres etter denne avtale blir RiGs eiendom fra og med betalingstidspunktet. 11 GJENNOMFØRINGSTID Leverandøren er forpliktet til å skaffe de arbeider som denne avtale omfatter innenfor den avtalte leveringstid. 12 OPPSIGELSE AV RAMMEAVTALEN Rammeavtalen inngås for 2 år og kan ikke sies opp av leverandøren. RiG kan si opp rammeavtalen helt eller delvis med 6 måneders varsel dersom antall godkjente konsulenter reduseres vesentlig, og dette medfører en betydelig forringelse av den tilbudt kompetansen. Før slik oppsigelse skal det vurderes å gjennomføre forhandlinger med sikte på mulig godkjenning av nye konsulenter. 13 KRAV TIL LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR 13.1 Krav til leverandør og eventuelle underleverandører a) På områder som er dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale, skal leverandøren sørge for at ansatte 1 hos leverandøren og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle denne kontrakten har lønns- og arbeidsvilkår i henhold til gjeldende forskrifter 2. b) På områder som ikke er dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale, skal leverandøren sørge for at de samme ansatte har lønns- og arbeidsvilkår i henhold til gjeldende landsomfattende 1 Her inkluderer begrepet ansatte også innleide og utsendte arbeidstakere. 2 Per november 2013 er det allmenngjorte tariffavtaler innen følgende områder: - Byggeplasser - Skips- og verftsindustrien - Jordbruks- og gartnerinæringene - Renhold For mer informasjon, se Arbeidstilsynets sider: 3

4 tariffavtale 3 for den aktuelle bransje. Med lønns- og arbeidsvilkår menes bestemmelser om minste arbeidstid, lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, og dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtalen. c) Leverandøren skal ha samme forpliktelser avtalefestet i alle avtaler som omfatter ansatte hos underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle denne kontrakten Administrative bestemmelser og sanksjoner a) Leverandøren skal innen én måned gjøre rede for hvordan virksomheten ivaretar kravene i 1 a) c) i henhold til malen for egenrapportering4. Egenrapporteringen skal sendes til oppdragsgiver innen én måned etter kontrakten har startet, med mindre annet er avtalt. Egenrapportering kan kreves flere ganger i løpet av kontraktsperioden. b) Leverandøren skal på forespørsel og innen tidsfristen satt av oppdragsgiver kunne dokumentere5 at kravene til lønns- og arbeidsvilkår blir overholdt i egen virksomhet og hos eventuelle underleverandører. Dokumentasjonen 4 kontrolleres av oppdragsgiver eller ekstern kontrollør engasjert av oppdragsgiver. Dokumentasjonen kan inkludere, men er ikke begrenset til, komplett liste med navn på egne og eventuelle underleverandørers ansatte som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, oversikt over allmenngjorte og/eller landsomfattende tariffavtaler som legges til grunn for de samme ansatte, innsyn i leverandørens avtalte lønns- og arbeidsvilkår med eventuelle underleverandører, timelister, arbeidsavtaler, lønnslipper og avtaler om kost og losji. c) Oppdragsgiver, samt eksterne kontrollører engasjert av oppdragsgiver, har rett til å foreta annonserte og uannonserte stedlige kontroller hos leverandøren, eventuelle underleverandører og ved lokasjonen hvor tjenesten utføres. En stedlig kontroll vil kunne inkludere innsyn i lønnsog personalsystemer. d) Oppdragsgiver og eventuell ekstern kontrollør som mottar opplysningene, har taushetsplikt om opplysningene 5. e) Hvis leverandør eller underleverandør får pålegg fra Arbeidstilsynet som gjelder lønns- og/eller arbeidsvilkår, skal leverandøren uten opphold informere oppdragsgiver ved kopi av pålegget. Hvis leverandøren eller underleverandøren ikke utbedrer forholdene i pålegget innen Arbeidstilsynets frister, vil dette bli ansett som mislighold av kontrakten, som vil medføre plikt til å betale dagbøter8 inntil forholdet er rettet. Dagboten påløper automatisk. f) Hvis brudd på punkt 1 a)-c) oppdages av oppdragsgiver eller av tredjepart engasjert av oppdragsgiver, skal leverandøren rette forholdet innen den frist oppdragsgiver fastsetter. Der leverandøren selv oppdager slikt brudd gjennom internkontroll eller egen oppfølging av underleverandører, skal leverandøren uten opphold opplyse oppdragsgiver om forholdene og utbedre forholdene innen frist fastsatt av oppdragsgiver. Oppdragsgiver kan kreve at leverandøren skal utarbeide en plan for forbedringer som skal godkjennes av oppdragsgiver. Hvis forholdene ikke utbedres innen fastsatt frist, vil dette bli ansett som mislighold av kontrakten som vil medføre plikt til å betale dagbøter inntil forholdet er rettet, jf. pkt («Dagmulkt»). Dagboten påløper automatisk. Ved alvorlige brudd som medfører fare for ansattes liv og helse, ved gjentatte brudd eller ved avtalt maksimal periode med dagbøter, anses det som vesentlig mislighold som gir oppdragsgiver rett til å heve kontrakten. 3 Tariffavtaler inngått mellom hovedsammenslutningene, fagforbundene og arbeidsgiverforeningene i norsk arbeidsliv, og som ikke er geografisk avgrenset eller avgrenset til enkeltvirksomheter, vil i utgangspunktet være landsomfattende. 4 Dokumentasjonen må være i en slik form og på et slikt språk som gjør den egnet til at oppdragsgiver kan forsikre seg om at kravene til lønns- og arbeidsvilkår er oppfylt. Det er leverandøren som har ansvaret for at en eventuell oversettelse er korrekt. 5 Taushetsplikten gjelder ikke overfor Arbeidstilsynet eller Petroleumstilsynet, ei heller overfor ansatte eller interne eller eksterne rådgivere som er nødvendige for å få språklig, økonomisk, juridisk eller annen faglig bistand. Taushetsplikten gjelder også for rådgiverne. Side 4 av 14

5 14 MISLIGHOLD Ved mangler av vesentlig betydning for RiG hvor avhjelp ikke kan skje uten at RiG påføres vesentlig kostnad kan RiG heve det enkelte oppdrag. Ved vesentlig mislighold av rammeavtalen kan RiG heve avtalen helt eller delvis. Ved betalingsmislighold har leverandøren krav på rente av det beløp som er forfalt til betaling, jf. Lov om renter ved forsinket betaling (forsinkelsesrenteloven) 3 første ledd. Dette gjelder ikke der forsinkelsen skyldes feil eller mangler fra leverandørens side. 15 LOV OG TVISTER Norsk lov gjelder for avtalen og forhold som ikke er nevnt i den. Dersom det oppstår tvist i forbindelse med avtalen skal tvisten forsøkes løst ved forhandlinger. Fører forhandlingene ikke frem, skal tvisten løses ved de alminnelige domstoler. Verneting er Nedre Telemark Tingrett. Alle avvik/endringer i denne avtalen må foreligge i skriftlig form og undertegnet av partene for å være gyldig. 5

6

7 A. PROSEDYRE FOR TILDELING AV OPPDRAG INNENFOR RAMMEAVTALEN RiG ønsker å inngå rammeavtale med minst tre likestilte leverandører. I det følgende beskrives prosedyre for tildeling av oppdrag innenfor rammeavtalen ut fra at det er inngått avtale med minst to leverandører. Avrop vil skje direkte, uten ytterligere konkurranse. RiG vil ved avrop vurdere tildelingskriteriene på følgende måte: RiG vil primært vurdere kompetansen og erfaringen til de tilbudte leverandørene ut i fra tilbudene og egne erfaringer fra leveranser under rammeavtalen. Den leverandøren som har den eller de best egnede konsulenter etter denne vurdering, vil få tilbudet om det konkrete oppdraget og et anslag over hvilken kapasitet som må forventes belagt i perioden. Dersom det konkrete avropet forutsetter tilstedeværelse hos RiG, vil RiG, dersom det viser seg å være forskjeller av betydning mellom leverandørene, vurdere kompetanse sammen med pris/kostnad, herunder reiseutgifter og oppholdskostnader. Dersom den utvalgte leverandør ikke kan tilby de(n) valgte konsulent med det oppgitte kapasitet innenfor den angitte tidsperioden, vil RiG vurdere tildelingen på nytt, uten den leverandør som ikke kunne utføre oppdraget, med mindre det finnes andre aktuelle konsulenter hos leverandøren. Den aktuelle prosedyren gjentas til det er valgt de mest erfarne og kompetente konsulentene for oppdraget som er tilgjengelig. Det gis ingen garanti for at leverandør som omfattes av rammeavtalen i praksis blir tildelt oppdrag gjennom avropsprosedyren. Forespørsler fra RiG skal skje skriftlig per e-post. Leverandøren må akseptere oppdraget skriftlig innen fem virkedager etter at forespørselen er sendt han med mindre annen frist er satt i forespørselen. Aksept av oppdraget kan sendes RiG per e-post og anses som innkommet når e- posten er mottatt av RiG. Saker som springer ut av samme sakskompleks: For saken som springer ut av samme sakskompleks som andre saker der konsulentoppdraget utføres eller er utført av konsulent hos en leverandør, kan RiG tildele oppdraget til den leverandøren som tidligere har fått tildelt oppdrag i sakskomplekset. 1 Prosedyre for tildeling av oppdrag innenfor rammeavtalen

8

9 B. AVROPSKONTRAKT RAMMEAVTALE KONSULENTTJENESTER INNEN AVFALLSSEKTOREN Partene Oppdragsgiver: Renovasjon i Grenland IKS Organisasjonsnummer: Leverandør: Organisasjonsnummer: Avropsdetaljer/leveransedetaljer Beskrivelse av oppdraget: Valgt(e) konsulent(er): Eventuell frist for levering: Spesielle vilkår/andre forhold: Vedlegg: Fakturering og betalingsinformasjon Fakturaadresse: Faktura skal merkes: Renovasjon i Grenland IKS Postboks Skien eller faktura@rig.no Bestillernummer: Kontaktinformasjon Kontaktperson(er) hos RiG: Kontaktperson(er) hos leverandør: Denne avropskontrakt er undertegnet i to (2) eksemplarer, ett (1) til hver part. Sted og dato Sted og dato RiGs signatur Leverandørs signatur Avropskontrakt 1

10

11 C. GODKJENTE KONSULENTER VED AVTALEINNGÅELSE På tidspunkt for avtaleinngåelsen er følgende av leverandørens konsulenter godkjent av RiG: Navn Saksområde Godkjente konsulenter ved avtaleinngåelse 1

12

13 D. EGENRAPPORTERING AV LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR Krav til lønns- og arbeidsvilkår er omtalt i 13 i avtalevilkårene. Denne egenrapporteringen er en del av oppfølgingen som beskrevet. Den skal sendes til oppdragsgiver innen én måned etter kontraktsperioden har startet, med mindre annet er avtalt, og kan kreves flere ganger i løpet av avtaletiden. Alle spørsmålene skal besvares med utgangspunkt i de ansatte, innleide og utsendte arbeidstakerne som direkte medvirker, eller etter planen skal direkte medvirke til å oppfylle kontrakten hos dere som leverandør eller hos underleverandører. Dersom dere har underleverandører, skal de også fylle ut samme skjema som skal sendes inn sammen med denne rapporteringen. Leverandør: Kontrakts-/avtalenummer: Svarfrist: 1. Lønns- og arbeidsvilkår i egen virksomhet Svar utfyllende på følgende spørsmål: a) Beskriv virksomheten i korte trekk. Inkluder informasjon om eierstruktur, organisasjonsform, omsetning, stiftelsesdato og organisasjonsnummer, evt. legg ved lenke til nettside med denne informasjonen. b) Hvordan sørger dere for at deres egne ansatte som utfører arbeid på denne kontrakten får lønns- og arbeidsvilkår i henhold til kontraktsvilkårene? Beskriv systemer og rutiner for hvordan dette skal vedlikeholdes i kontraktsperioden. c) Hvilke allmenngjorte og/eller landsomfattende tariffavtaler legges til grunn for arbeid utført på denne kontrakten? Legg ved lenker. d) Benytter dere innleid og/eller utsendt arbeidskraft? Beskriv i så fall hvordan dere ivaretar deres lønns- og arbeidsvilkår i kontraktsperioden. 2. Ansatte i egen virksomhet Svar kort på følgende spørsmål: a) Hvor mange ansatte har virksomheten? b) Hvilke fagområder arbeider de ansatte med? c) Finnes det særregler og/eller avtaler som regulerer arbeidstiden utover de alminnelige bestemmelsene i arbeidsmiljøloven og evt. tariffavtaler? Legg i så fall ved lenke til eller kopi av avtale. Egenrapportering av lønns- og arbeidsvilkår 1

14 d) Har det vært utskifting av personalet i løpet av det siste året? Angi ca. prosentandel. e) Omtrent hvor stor andel er utenlandske arbeidstakere? f) Dekker virksomheten kost og losji? g) Har de ansatte en eller flere tillitsvalgte i bedriften å henvende seg til? Legg i så fall ved kontaktinfo til vedkommende. h) Har de ansatte en eller flere verneombud i bedriften eller et regionalt verneombud de kan henvende seg til? Legg ved kontaktinfo til vedkommende. 3. Underleverandører a) List opp eventuelle underleverandører, inkludert bemanningsbyråer, som utfører, eller etter planen skal utføre arbeider i Norge under denne kontrakten. Listen skal omfatte fullstendig organisasjonsnavn, organisasjonsnummer og nasjonalitet til underleverandøren. b) Er kravene til lønns- og arbeidsforhold inkludert i deres kontrakter med eventuelle underleverandører? Legg ved eksempel på formuleringene dere bruker i kontraktene. c) Hvordan følger dere opp lønns- og arbeidsvilkår hos eventuelle underleverandører?..... Navn, daglig leder Sted/Dato... Signert Egenrapportering av lønns- og arbeidsvilkår