Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Hitra kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Hitra kommune Arkivsak: 12/194 Møtedato/tid: , kl. 13:00 16:00 Møtested: Rådhuset, kommunestyresalen Møtedeltakere: Tom Skare, leder Lindis Heggvik Aune Johannes Håvik Gunnar Andresen Bjørg Reitan Bjørgvik Forfall: Andre møtende: Rådmann Kopi: Ordfører, 1.vara, rådmann, Revisjon Midt-Norge IKS Sakliste 001/13 002/13 003/13 004/13 005/13 006/13 007/13 008/13 009/13 Orientering fra rådmannen 25.min Selskapskontroll DalPro AS Prosjektplan 10.min Bestilling selskapskontroll Trønderenergi 10.min Utvalgets spørretime/aktuelt fra komiteene 15.min Årsmelding Kontrollutvalget i Hitra kommune min Oppfølging av politiske vedtak 15.min Referatsaker 10.min Omdømmeundersøkelsen av KonSek 10.min Godkjenning av protokoll 15.min Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kontrollutvalgets vedtak, med mindre utvalget vedtar annet for den enkelte sak. Eventuelle forfall eller spørsmål vedrørende habilitet meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Jan-Åge Sneve Gundersen på telefon , eller e-post: jan.age.gundersen@konsek.no så snart som mulig. Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Tom Skare (sign.) Leder av kontrollutvalget Jan-Åge Sneve Gundersen Rådgiver, Konsek

2 Orientering fra rådmannen Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Hitra kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 001/13 Jan-Åge Sneve Gundersen /5-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar saken til orientering. Saksutredning Kontrollutvalget kom til i sitt siste møte i desember 2012 til følgende vedtak i sak 044/12: Kontrollutvalget ber om at rådmannen kommer tilbake til utvalget med informasjon om status for kommunens satsning i organisasjonen MOT og tiltak rundt rus og mobbing i ungdomsmiljøet. 1

3 Selskapskontroll DalPro AS - Prosjektplan Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Hitra kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 002/13 Jan-Åge Sneve Gundersen 216, &58 12/103-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar framlagt prosjektplan til orientering. Vedlegg Prosjektplan ekstern oversendelsesbrev prosjektplan Oversendelse av prosjektplan for eierskapskontroll i Hitra kommune med fokus på Dalpro AS! Saksutredning Kontrollutvalget bestilte i sak 033/12 den en selskapskontroll i DalPro AS sammen med Frøya kommune. Etter nærmere dialog med Revisjon Midt-Norge IKS ble det ferdigstilt en prosjektplan for kontrollen som går inn i Prosjektplan ble mottatt av sekretariatet dagen etter forrige kontrollutvalgsmøte i Hitra kommune den Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å ta prosjektplanen til orientering. 2

4 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN Kommune: Frøya og Hitra Prosjekt: Selskapskontroll 2012 Oppdragsansvarlig: Arve Gausen Prosjektnr.: 3515 og 3525 Styringsgruppe, dato: Eierskapskontroll for Frøya og Hitra kommune med fokus på Dalpro AS 1. BAKGRUNN Brev av fra Konsek, med bestilling av selskapskontroll for Dalpro AS. Dette er en felles bestilling og brevet henviser til KU-vedtak i både Frøya kommune og Hitra kommune. Det vil utarbeides egne rapporter for kommunene, i og med at formål med eierskapene og oppfølgingen av selskapene forventes å være ulik. Den delen av rapportene som omhandler Dalpro AS særskilt, vil være lik for begge rapportene. Kontrollutvalget i Frøya fattet følgende vedtak i sak 32/2012 følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget i Frøya kommune bestiller selskapskontroll for selskapet DalPro AS under forutsetning av at dette blir ett felles prosjekt for Hitra og Frøya kommune. 2. Selskapskontrollen gjennomføres innenfor en ressursramme fra Frøya kommune på inntil 100 timer. Dato for levering av rapport fastsettes i prosjektplanen, men senest i løpet av mars Kontrollutvalget i Hitra fattet følgende vedtak i sak 33/2012 følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget i Hitra kommune bestiller selskapskontroll for selskapet DalPro AS under forutsetning av at dette blir ett felles prosjekt for Hitra og Frøya kommune. 2. Selskapskontrollen gjennomføres innenfor en ressursramme fra Hitra kommune på inntil 100 timer. Dato for levering av rapport fastsettes i prosjektplanen, men senest i løpet av mars I saksutredning (lik for begge kommunene) fra Konsek står det om aktuelle problemstillinger: Eierskapskontroll skal i utgangspunktet være en kontroll med hvordan en kommune ivaretar sine interesser som eier. Det er ikke i første rekke selskapets drift som skal kontrolleres, men denne kan være en faktor i den samlede vurdering av hvorvidt det er rimelig å anta at selskapet er i stand til å oppfylle kommunens intensjoner.. 3 side 1 av 5

5 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN Kommune: Frøya og Hitra Prosjekt: Selskapskontroll 2012 Oppdragsansvarlig: Arve Gausen Prosjektnr.: 3515 og 3525 Styringsgruppe, dato: En kontroll opp mot ett av selskapene kommunene har et relativt omfattende eierskap i, kan være god læring å gi innspill til de prosessene som går i kommunene med tanke på forvaltning av kommunenes eierinteresser. Både Frøya kommune og Hitra kommune har alene eller sammen med andre eierinteresser i en rekke selskaper. Disse er i hovedsak organisert som aksjeselskap (AS) og interkommunale selskap (IKS). Frøya kommunens anleggsmidler er regnskapsført i balansen med 821 mill., hvorav aksjer og andeler utgjør 9,7 mill.1 Hitra kommunens anleggsmidler er regnskapsført i balansen med 930 mill., hvorav aksjer og andeler utgjør 8,8 mill.1 Dette betyr at eierinteressene er av økonomisk verdi for kommunene. Frøya kommunestyre har vedtatt at det skal utarbeides et system for eierstyring, men dette har så langt ikke kommet på plass. Hitra kommune har vedtatt et system for eierstyring, og det er satt ned et utvalgt for å gjennomgå kommunens eierskap ytterligere for å forankre kommunens eierskap i strategi og mål ved eierskapene. Dalpro AS skriver følgende på første side av hjemmesiden ( Noen i Norge faller utenfor det alminnelige velferdsbildet for kortere eller lengre tid. Dette er mennesker som fellesskapet har ansvar for å hjelpe til en meningsfylt tilværelse. Dalpro AS er en vekstbedrift beliggende i Hitra og Frøya kommuner. Vi har ca 65 deltakere og 19 ordinært ansatte. Hovedavdelingen ligger i Hammerstaddalen på Hitra. Her har vi spennende arenaer for deltakerne med gård med hjorteoppdrett, villsauhold og vedproduksjon, gårdsmat, gartneri/vedlikehold Fillan og småindustri. I tillegg tilbys også arbeid/arbeidsutprøving ved kontor (merkantilt arbeid) og kantine. På Siholmen på Frøya har vi eget vaskeri godt tilpasset hver deltaker. Dalpro tilbyr en rekke tiltak for mennesker som har behov for støtte for å komme ut i arbeidslivet. Vi han også tilby en rekke produkter av høy kvalitet som våre deltakere har vært med å produsere sammen våre ordinært ansatte. Sammen med NAV tilbyr vi ulik rehabilitering: Varig tilrettelagt arbeid(vta), Arbeidsutprøving (APS), Arbeid med bistand (AB), Avklaring i skjermet virksomhet, Vilje Viser Vei (VVV), Arbeidsrettet rehabilitering og annen avklaring. For Hitra kommune har vi et eget aktivitetstilbud og deltakerne er knyttet tett opp mot småindustri. Vi har i vårt konsept overfor våre deltakere lagt vekt på fysisk trening og riktig kosthold. Vi har eget trimrom, fantastiske turområder og en egen kantine. Vi har også ulike programmer vi kjører for å hjelpe våre deltakere til vekst og til økt livskvalitet. 1 Regnskapfor side 2 av 5

6 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN Kommune: Frøya og Hitra Prosjekt: Selskapskontroll 2012 Oppdragsansvarlig: Arve Gausen Prosjektnr.: 3515 og 3525 Styringsgruppe, dato: AVGRENSING OG PROBLEMSTILLING Kontrollen er en del av selskapskontrollen i Frøya kommune og Hitra kommune. Det er mest naturlig å betegne den som en eierskapskontroll med elementer av forvaltningsrevisjon, som retter seg mot Dalpro AS. Kontrollen vil rette seg mot: Formål: Har kommunene tilstrekkelig tydelige formål med sitt eierskap. Rutiner: Har kommunene et system for eierstyring. Forvaltes kommunenes eierskap i tråd med disse rutinene. Økonomi og organisering: Synes Dalpro AS s sin økonomi, organisering og de oppgaver som utføres å være i tråd med selskapets formål? Problemstilling 1. Har Frøya/Hitra kommune tydelige målsetninger med sine eierskap i selskaper? 2. Har Frøya/Hitra kommune rutiner for å følge opp sine eierskap, i tråd med aktuelle lover og normer for godt eierskap? Forvalter Frøya/Hitra kommune sine eierskap i utvalgte selskaper i tråd med disse rutinene, selskapslovgivningen og normer for godt eierskap Er økonomi, organisering og de oppgaver som utføres i Dalpro AS, i samsvar med selskapets formål. Problemstilling 1 vil baseres på gjennomgang av kommunens dokumenter (eventuelle selskapsstrategier, eller vedtak i kommunen) og vedtekter for de enkelte selskaper. Målet med problemstillingen er å undersøke om kommunen har vedtatt tydelige formål med sine eierskap, slik KS anbefaler. I problemstilling 2 vil vi se på kommunens evt. rutiner for eierskapsforvaltning. KS anbefaler at kommunene skal ha slike rutiner. Vi vil undersøke om rutinene inneholder retningslinjer for de sentrale prosessene i eierutøvelsen, særlig kommunikasjonen mellom kommunen og selskapet. I problemstilling 3 vil vi se på kommunens eierskapsforvaltning i praksis. Kontrollen vil basere seg på intervju med eierrepresentant i selskapet, og gjennomgang av referat fra generalforsamling i selskapet. 5 side 3 av 5

7 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN Kommune: Frøya og Hitra Prosjekt: Selskapskontroll 2012 Oppdragsansvarlig: Arve Gausen Prosjektnr.: 3515 og 3525 Styringsgruppe, dato: I problemstilling 4 kontrollerer vi selskapet Dalpro AS særskilt. Kontrollen vil basere seg på gjennomgang av økonomidata fra regnskapene i perioden 2008 til 2011, vedtekter, regler og forskrifter, og intervju med daglig leder i Dalpro AS. Dette er en felles bestilling fra KU i Frøya kommune og Hitra kommune, men det skal leveres 2 separate rapporter. Rapportene vil være ulike for problemstillingene fra 1, 2 og 3, og lik for problemstilling REVISJONSKRITERIER 3.1 LOV, FORSKRIFT Kommuneloven bestemmer at der kommunen har eierandel i selskaper, er kommunestyret eier.2den som skal representere kommunestyret i eierorgan i selskap, må ha fullmakt fra kommunestyret.3i juridisk teori er det noe uenighet om dette også gjelder ordfører. 4 5 Aksjeloven bestemmer at eiere utøver sin myndighet gjennom generalforsamling. Det innebæ- rer at kommunen som eier må styre gjennom generalforsamlingen, ikke gjennom andre linjer. 3.2 NASJONALE FØRINGER OG ANBEFALINGER KS Eierforum har utarbeidet en rekke anbefalinger for aktivt eierskap i kommunesektoren.6anbefalingene har relevans som kriterier for å vurdere kommunens arbeid med eierskap. Det gjelder anbefalinger for: Obligatorisk opplæring av og informasjon til folkevalgte Utarbeidelse av eierskapsmeldinger Sammensetning og funksjon til eierorgan Eiers krav til profesjonelle styrer i kommunal sektor Kommuneloven 6 Aksjeloven 4 Noen mener at det ligger til ordførers rolle som rettslig representant å representere kommunestyret i selskap Den rådende oppfatningen er likevel at det det ikke ligger noen materiell kompetanse til rollen som rettslig repr sentant det er kun en prosessuell kompetanse, for eksempel ved rettsaker. Vi vil ikke gjøre noe nummer ut av dette i denne kontrollen. 5 Aksjeloven Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak, KS Eier siste versjon februar side 4 av 5

8 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN Kommune: Frøya og Hitra Prosjekt: Selskapskontroll 2012 Oppdragsansvarlig: Arve Gausen Prosjektnr.: 3515 og 3525 Styringsgruppe, dato: Valgkomité for styreutnevnelse i aksjeselskap og interkommunale selskaper Rutiner for kompetansevurdering av selskapsstyrene Anbefalingene er til dels konkrete og dermed godt egnet som kriterier for å vurdere kommunens eierskapsforvaltning. 4. METODE Databehovet for å besvare problemstillingene vil være: kommunens vedtekter om selskapene intervju med kommunens eierrepresentant for selskapene (ordfører) vedtekter for Dalpro AS regnskap for Dalpro AS protokoll fra generalforsamling for Dalpro AS intervju med daglig leder i Dalpro AS Analyse av kommunens dokumenter vil gi informasjon om kommunens formål med eierskap. Gjennomgang av protokoller fra generalforsamling vil bidra til å gi svar på om kommunen utøver sitt eierskap i riktig fora, og om representanten opptrer i tråd med kommunens vedtak og retningslinjer. Intervju vil gi grunnlag for å vurdere eierrepresentantenes praksis for eierutøvelse, men også bevissthet om eierrollen og rolleforståelse. Gjennomgang av dokumenter for Dalpro AS og intervju med daglig leder vil gi grunnlag for å vurdere om økonomi, organisering og drift, er i samsvar med selskapets formål. 5. RESSURS OG TIDSHORISONT. Prosjektet for Hitra og Frøya kommune gjennomføres av oppdragsansvarlig og medarbeider samt styringsgruppe til 100 timer for hver kommune, totalt 200 timer og oversendes innen Det leveres separate rapporter til hver kommune. 7 side 5 av 5

9 8

10 Fra: Gausen Arve Sendt: Til: Jan-Åge Sneve Gundersen Kopi: Husås Ann Mari Emne: Oversendelse av prosjektplan for eierskapskontroll i Hitra kommune med fokus på Dalpro AS! Hei! Viser til tidligere dialog om undersøkelsen og oversender prosjektplanen for gjennomføringen. Det er utarbeidet felles prosjektplan for Hitra og Frøya kommune vedrørende denne bestillingen. Med vennlig hilsen Arve Gausen Revisjon Midt-Norge IKS Sandenveien Orkanger. Telefon

11 Bestilling selskapskontroll Trønderenergi Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Hitra kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 003/13 Jan-Åge Sneve Gundersen 037, &58 13/22-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget bestiller selskapskontroll rettet mot Trønderenergi. Revisjon Midt-Norge IKS bes gjennomføre prosjektet i tråd med fremlagt prosjektskisse, med en ressursinnsats for Hitra kommune anslått til 24 timer og levering innen Ved behov for større endringer i prosjektet gis kontrollutvalgets sekretariat fullmakt til å godkjenne disse innenfor angitt ressursramme. Vedlegg Prosjektskisse Trønderenergi Anslått ressursbehov med fordeling Trønderenergi Saksutredning Kommunestyret vedtok i sak 65/12 Plan for selskapskontroll , der eierstyring og nettvirksomhet i Trønderenergi er gitt prioritet. DalPro AS, Trønderenergi og Hamos Forvaltning IKS er selskaper som er satt opp som aktuelle i planen. Da svært mange kommuner ønsker selskapskontroll av Trønderenergi nå er det naturlig og rasjonelt at også kontrollutvalget på Hitra bestiller dette prosjektet. Samtlige 13 kommuner i KonSek-samarbeidet som har eierandeler i Trønderenergi har signalisert at de ønsker kontroll inn mot Trønderenergi. Disse har en eierandel på til sammen 54,85 %. I tillegg har kontrollkomiteen i Trondheim kommune (10 %) gitt sin tilslutning til igangsetting av slik kontroll. Kommunestyrene i Oppdal (3,25 %) og Holtålen (1,49 %) har uttrykt ønske om å delta, under visse forutsetninger. Eierkommuner på Fosen (til sammen 23,79 %) er inne i prosessen med å vurdere dette og fatte vedtak, men kontrollutvalgssekretariatet for Fosen har gitt positive tilbakemeldinger og vært innvolvert i prosessen med å utarbeide prosjektskissen. Med bakgrunn i vedtak i andre eierkommuner, har Revisjon Midt-Norge og Trondheim kommunerevisjon, i samarbeid med KonSek utarbeidet en prosjektskisse. I forslaget er det tatt høyde for de diskusjoner og ønsker som er registrert fra øvrige eiere så langt det har latt seg gjøre. Innretning på prosjektet Det er skissert en todelt innretning på prosjektet: 1. Eierstyring 2. Funksjonelt skille mellom monopol- og øvrig virksomhet. 10

12 Vurdering av kommunenes eierstyring er den lovpålagte delen av selskapskontrollen, og vurderes som svært sentral i denne sammenhengen. Etter som selskapet har en lang rekke kommuner som eiere vil det ikke være naturlig å gå i dybden på den enkelte kommunes eierstyring, men å vurdere dette på et noe overordnet nivå. Blant de sentrale problemstillingene er hvor tydelige målsettinger kommunene har, om forvaltningen er i tråd med retningslinjer for offentlig eierskap, om selskapets strategier er forankret i eierkommunene, hvorvidt selskapet tar det samfunnsansvar som forventes av et offentlig eid selskap og hvorvidt selskapets styringssystemer er tilstrekkelige. Et funksjonelt skille mellom monopol- og øvrig virksomhet, i dette tilfellet nettvirksomheten og konkurranseutsatt virksomhet (herunder blant annet kraftproduksjon, kraftsalg og bredbåndsvirksomhet). Dette er sentralt i energilovgivningen for å sikre at en monopolsituasjon ikke utnyttes til å skaffe seg fordeler i kraftmarkedet og dermed skape ineffektive markeder som kan skade forbrukernes interesser. NVE har kommet med alvorlig kritikk av selskapets praksis på dette området, og ilagt selskapet bot for lovbrudd. Sentrale problemstillinger skissert på dette området er om NVEs pålegg og anbefalinger er fulgt opp av selskapet, hvilken innsats selskapet gjør for å ivareta kravene til funksjonelt skille og nøytralitet og hvordan selskapet kan dokumentere at ikke nettselskapet feilbelastes kostnader som skulle vært dekket av øvrige deler av konsernet. Organsiering og ressurser I prosjektskissen anslås det et ressursbehov på timer til gjennomføring av prosjektet. Dette er en relativt omfattende ressursramme, men det legges opp til et omfattende prosjekt, der en lang rekke kommuner er innvolvert og med behov for koordinering mellom flere revisjonsenheter. Kontrollkomiteen i Trondheim kommune har signalisert en vilje til å bidra med en større andel av ressursene enn eierandelen skulle tilsi. Det forutsettes at øvrige kommuner som deltar dekker resterende ressursbehov proporsjonalt etter eierandel. For Hitra kommune er dette anslått til 24 timer av en samlet ressurs til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll på 260 timer i Prosjektledelsen legges til Revisjon Midt-Norge IKS. Trondheim kommune deltar med ressurser i form av arbeidsinnsats fra Trondheim kommunerevisjon, mens øvrige kommuner deltar enten med kjøp av ressurser, egen arbeidsinnsats eller en kombinasjon av disse. Leveringsfrist er skissert til Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgssekretariatet anbefaler kontrollutvalget å vedta bestilling av prosjektet slik skissert i prosjektskissen. Utvalget må være oppmerksom på at det vil være noe mindre rom for hver enkelt kommunes kontrollutvalg til å påvirke gjennomføringen av prosjektet, men utvalget oppfordres til å komme med eventuelle innspill som vil bli vurdert av styringsgruppen for prosjektet. 11

13 2013 PROSJEKTSKISSE Kommune: - Prosjekt: Trønderenergi Oppdragsansvarlig: Frode Singstad Prosjektnr.: 3145 Styringsgruppe, dato: Selskapskontroll i Trønderenergi 1. INNLEDNING Denne prosjektskissen er utarbeidet i samarbeid mellom Revisjon Midt-Norge IKS og Trondheim kommunerevisjon, med gode bidrag fra KonSek (Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS). Skissen danner grunnlag for bestillinger av selskapskontroll i Trønderenergi. Kontrollutvalgene inviteres på dette grunnlaget til å gi sin tilslutning til innretningen, eventuelt å komme med andre innspill til den. De skisserte problemstillingene er foreløpige, og har til hensikt å tegne en hovedretning for prosjektet. Problemstillingene vil med andre ord kunne bli gjenstand for endringer senere i planleggingsfasen, uten at det vil påvirke hovedretningen med prosjektet. 2. PROSJEKTETS FORMÅL Formålet med prosjektet er todelt: - Vurdere hvordan eierkommunene følger opp sitt ansvar som eiere av selskapet - Skaffe eierkommunene innsikt i konsernets virksomhet og styring, og hvordan konsernet følger opp de lovkrav som er stilt til det av offentlige myndigheter(særlig vedrørende krav til skille og nøytralitet for nettselskapet etter energiloven) 3. BAKGRUNN FOR PROSJEKTET OG PROSJEKTETS AKTUALITET Bakgrunnen for prosjektet er at TrønderEnergi er et offentlig eid selskap av flere kommuner i Trøndelagsregionen, og det påhviler de kommunale kontrollutvalgene å påse at det utføres kontroll med kommunalt eide selskaper. Herunder påse at den som utøver eierinteressene i selskapet gjør dette i samsvar med de forventer og føringer som eierne har satt for selskapet. I tillegg kan selskapskontroll også omfatte forvaltningsrevisjon. Dette innebærer også kontroll av om selskapets økonomiske styring og måloppnåelse er i samsvar med eiernes forventinger og føringer, og om selskapet drives i samsvar med lover og regler for virksomheten. Konsernet TrønderEnergi består i dag av 11 selskap som er organisert i fire forretningsområder. Disse er forretningsområde a) Energi, b) Nett, c) Marked og d) IKT. 12 side 1 av 6

14 2013 PROSJEKTSKISSE Kommune: - Prosjekt: Trønderenergi Oppdragsansvarlig: Frode Singstad Prosjektnr.: 3145 Styringsgruppe, dato: Forretningsområdet Nett drives ikke i konkurranse med andre aktører og er å anse som en monopolvirksomhet. Virksomheten er underlagt energiloven der det er krav om funksjonelt skille mellom nettvirksomheten og den øvrige delen av konsernet. Nettvirksomheten til TrønderEnergi har over kunder, og er underlagt særskilte krav til funksjonelt skille etter loven om produksjon, omforming, overføring, omsetning, fordeling og bruk av energi (energiloven, lov nr 50). Det forhold at selskapet ble ilagt en bot av tilsynsmyndighetene, NVE, på 1 million kroner for brudd på energiloven, aktualiserer også at selskapskontrollen gjennomføres som en utvidet kontroll, det vil si forvaltningsrevisjon. I følge tilsynsmyndighetene hadde selskapet i 2012 følgende avvik: 1. Brudd på kravet om funksjonelt skille knyttet til at konsernet ga stoppordre for MAFI-prosjektet. Konsernledelsen instruerte dermed nettselskapet til å ta avgjørelser som fremmet konsernets interesser og ikke nettselskapets interesser 2. Brudd på kravet om funksjonelt skille knyttet til avdeling Merke. Avdeling Merke hadde en uklar rolle i organisasjonen og har gitt konkrete innspill til informasjon fra nettselskapet til nettselskapets kunder. 3. TrønderEnergi Nett hadde brutt omsetningskonsesjonens vilkår 3.6, jf. forskriften om måling, avregning og samordnet opptreden ved kraftomsetning og fakturering av nettjenester. 4. TrønderEnergi Nett har brutt kravet til nettselskapets nøytralitet, ved samfakturering med enkelte kraftleverandører og at nettselskapet ikke tillater samfakturering med alle kraftleverandører. Tilsynsmyndighetene har vurdert bruddene til å omhandle tre ulike typer forhold: Krav til funksjonelt skille Krav til nettselskapets nøytralalitet Krav til rutiner og program for overvåking av nettselskapets nøytralitet Dette gir grunnlag for å undersøke nærmere hvilke tiltak selskapet har iverksatt for at virksomheten skal drives i tråd med energiloven og hvilke tiltak som iverksettes for å sikre at virksomheten også frem i tid er i tråd med gjeldende regelverket. De kommunene som har eierandeler i Trønderenergi, har på sin side et visst ansvar for oppfølging av selskapet. Prinsipper for god eierstyring tilsier at eierne har en klar og tydelig målsetting med sitt eierskap i selskapet. Videre er det sentralt at disse målsettingene ligger til grunn for hvordan eierkommunen 13 side 2 av 6

15 2013 PROSJEKTSKISSE Kommune: - Prosjekt: Trønderenergi Oppdragsansvarlig: Frode Singstad Prosjektnr.: 3145 Styringsgruppe, dato: utøver sitt eierskap, og at eierrepresentantene er kjent med de styringssystemene som gjelder for den aktuelle selskapsformen. Eierutøvelsen skal skje i rette fora, formell generalforsamling og uformelle eiermøter, og ikke ved påvirkning av styremedlemmer. Offentlige eiere kan sies å ha et særlig ansvar for å påse at selskapet ivaretar sitt samfunnsansvar, og at selskapene har et bevisst forhold til etiske problemstillinger i driften. Dette er forhold vi vil belyse ved intervju med eierrepresentanter og selskapets ledelse, og gjennomgang av protokoller og dokumentasjon. Konsernet har også vært inne i en sterk ekspansjon på en rekke områder. Dette gjelder både i forhold til utvidelse av nettdelen av virksomheten og at man har bygd opp aktiviteten i nye virksomhetsområder. Et relevant spørsmål er om denne ekspansjonen er forankret hos eierne, og på hvilket beslutningsgrunnlag ekspansjonsstrategiene er vedtatt. Har eierkommunene tatt aktivt stilling til om de ønsker denne utviklingen for selskapet? Har ekspansjonen gått ut over selskapets avkastning, og er i så fall det i forståelse med eierne? Ved overtakelse av nettet er det blant annet for Trondheimregionen sagt at dette ikke skal føre til høyere nettleie, fordi selskapet med større nettmarkedet vil få syneregieffekter. Dette er svært viktig for kundene i Trondheimsregionen, og har fra politisk hold blitt framsatt som en forutsetning for ekspansjon og overtakelse av nett. Det er derfor interessant å belyse hvilke synergieffekter dette har gitt. Endelig er det sentralt å vurdere om Trønderenergi har etablert de nødvendige styringssystemene for å sikre at konsernets aktivitet er hensiktsmessig for å nå de kravene og forventningene eierne stiller til selskapet. 4. PROBLEMSTILLINGER Redegjørelsen over innebærer at prosjektet vil ha en todelt innretning. Den første delen retter seg i hovedsak mot eierne og eierstyringen. Den andre delen retter seg mot selskapet, og har som formål å redegjøre hvordan konsernet og nettselskapet ivaretar kravene til funksjonelt skille og nøytralitet etter energiloven. EIERSTYRING Følgende problemstillinger beskriver innretningen av den delen av undersøkelsen som retter seg mot eierstyringen. Problemstillingene vil kunne endres i løpet av prosjektfasen. 14 side 3 av 6

16 2013 PROSJEKTSKISSE Kommune: - 1. Prosjekt: Trønderenergi Prosjektnr.: 3145 Styringsgruppe, dato: Har eierkommunene tydelige målsettinger med sitt eierskap i Trønderenergi? - 2. Oppdragsansvarlig: Frode Singstad Avkastningskrav krav til lønnsomhet. Utøver eierkommunene sitt eierskap i tråd med aksjelovens prinsipper og øvrige prinsipper for godt eierskap? 3. Hvordan sørger eierne og selskapet for at virksomheten ivaretar sitt samfunnsansvar(etikk)? - Rettferdig konkurranse (bør et offentlig eid selskap bidra til å ivareta et velfungerende marked?) 4. Bidrar eierkommunene til å utvikle selskapets strategier, og har selskapets strategier reell forankring hos eierkommunene? 5. - Ekspansjon - (oppkjøp av nett) - Er beslutningsgrunnlaget godt nok? - Hvor ligger synergieffektene? - Konsekvenser for nåværende eiere Er det etablert styringssystemer som sikrer at konsernet aktivitet er hensiktsmessig i forhold til de krav og forventinger som er stilt til selskapet, og hvordan er etterlevelsen av disse? (økonomistyring, rapportering, internkontroll) SELSKAPET FUNKSJONELT SKILLE Følgende problemstillinger beskriver innretningen av den delen av undersøkelsen som retter seg mot selskapet. Problemstillingene vil kunne endres i løpet av prosjektfasen. 1. Hva gjør selskapet for å lukke de avvikene som NVE har påpekt.? 2. Hvordan sikrer selskapet seg fremover at kravene til funksjonelt skille og nøytralitet blir ivaretatt? 3. Hvordan kan selskapet dokumentere at nettselskapet ikke blir feilbelastet kostnader som berører andre deler av virksomheten? Hvordan fordeles felleskostnader? 15 side 4 av 6

17 2013 PROSJEKTSKISSE Kommune: - 5. Prosjekt: Trønderenergi Oppdragsansvarlig: Frode Singstad Prosjektnr.: 3145 Styringsgruppe, dato: AVGRENSNINGER Vi vil fokusere på utvalgte deler av TrønderEnergi sin virksomhet. Prosjektteamet vil foreta nærmere diskusjoner med tilsynsmyndighetene(nve) for å avklare hvilke utfordringer som eksisterer på området og hvilke områder som de mener kan være mest aktuelle at vi gjennomgår. Nærmere avgrensning av forvaltningsrevisjonen vil bli gjort i samarbeid med styringsgruppen for prosjektet. 6. RESSURSER, ORGANISERING OG FRAMDRIFT RESSURSER Selskapskontrollen vil ha et totalt ressursbehov på anslagsvis 1200 timer. Eierkommuner som vil delta i selskapskontrollen deltar med et timetall beregnet ut fra eierandelen i Trønderenergi (se fordeling i vedlegg). Det innebærer at bidragene blir fra én time til flere hundre timer. Trondheim kommune bidrar med sin andel ved personellressurser fra Trondheim kommunerevisjon. Kommuner som er del av KonSek -samarbeidet bidrar med sin andel ved timer fra Revisjon Midt-Norge IKS, på vanlig måte. Andre kommuner (i praksis fra Fosenregionen og fjellregionen) tilbys å bidra med: 1. kjøp av deres andel av totalressursen fra Revisjon Midt-Norge IKS 2. (for Fosen-kommunene) timer/personellressurser fra Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS eller Fosen kommunerevisjon IKS 3. (for Fosen-kommunene) en kombinasjon av disse alternativene PROSJEKTORGANISERING Prosjektet gjennomføres i samarbeid mellom Revisjon Midt-Norge IKS og Trondheim kommunerevisjon. Det kan også være aktuelt at revisjon eller sekretariat på Fosen bidrar ved utførelsen. Det vil avklares så snart Fosenkommunene tar stilling til sin deltagelse i prosjektet. Felles prosjektleder er Frode Singstad, Revisjon Midt-Norge IKS. Frode Singstad blir oppdragsansvarlig for kommunene i KonSek-samarbeidet og Fosenregionen og fjellregionen, og håndterer kontakten med disse kontrollutvalgene. Resten av prosjektgruppa blir satt sammen av ansatte i de deltagende selskapene. Det kan bli aktuelt å innhente ekstern kompetanse. 16 side 5 av 6

18 2013 PROSJEKTSKISSE Kommune: - Prosjekt: Trønderenergi Oppdragsansvarlig: Frode Singstad Prosjektnr.: 3145 Styringsgruppe, dato: Prosjektgruppa rapporterer til en styringsgruppe, bestående av Per Olav Nilsen, Trondheim kommunerevisjon, Inge Storås, Revisjon Midt-Norge IKS og eventuelt ansatte fra Fosen revisjon. Per Olav Nilsen er leder av styringsgruppa. FRAMDRIFT Kontrollutvalgene skal i løpet av februar og mars fatte vedtak om bestilling. Prosjektgruppa vil ikke kontakte Trønderenergi og begynne datainnhenting før et tilstrekkelig antall kontrollutvalg har fattet slikt vedtak. Endelig rapport overleveres sekretariatene i løpet av året, senest side 6 av 6

19 Navn Trondheim kommunerevisjon Trondheim Kommune Ant aksjer Eierandel Innsats timer Innsats kroner % 10 % ,85 % 14,77 % 11,99 % 0,10 % 1,34 % 1,18 % 2,54 % 2,43 % 1,58 % 4,98 % 4,97 % 3,51 % 2,75 % 2,71 % Fosen revisjon Åfjord Kommune Ørland Kommune Rissa Kommune Bjugn Kommune Roan Kommune Osen Kommune ,79 % 4,27 % 2,79 % 8,93 % 5,73 % 1,05 % 1,02 % Revisjon Fjell Oppdal Kommune Holtålen Kommune ,74 % 3,25 % 1,49 % Nordmøre Energiverk AS Trønderenergi AS ,99 % 2,63 % Revisjon Midt-Norge Melhus Kommune Orkdal Kommune Klæbu Kommune Snillfjord Kommune Agdenes Kommune Hitra Kommune Skaun Kommune Selbu Kommune Hemne Kommune Meldal Kommune Midtre Gauldal Kommune Frøya Kommune Malvik Kommune Sum timer Anslått timebehov Timepris kr kr kr kr kr kr , , , , , , kr 3 kr 5.100, , kr , kr 850,00 18

20 Utvalgets spørretime/aktuelt fra komiteene Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Hitra kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 004/13 Jan-Åge Sneve Gundersen /194-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling. Saksutredning De enkelte utvalgsmedlemmers anledning til å ta opp aktuelle saker, samt tema og spørsmål fra sine ansvarsområder. 19

21 Årsmelding Kontrollutvalget i Hitra kommune 2012 Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Hitra kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 005/13 Jan-Åge Sneve Gundersen 033, &17 13/17-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget godkjenner årsmeldingen for Sekretariatet gis fullmakt til å fylle inn regnskapstall når disse foreligger før oversendelse til kommunestyret. Årsmeldingen legges fram for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2012 til orientering. Vedlegg Hitra-Årsmelding 2012_Utkast Saksutredning I henhold til kommuneloven 77-6 skal kontrollutvalget rapportere til kommunestyret på resultatene av sitt arbeid. Kontrollutvalget rapporterer løpende gjennom året saker til kommunestyret ved orvaltningsrevisjonsrapporter og andre forhold kommunestyret bør ta stilling til. I tillegg er det vanlig praksis at kontrollutvalget oppsummerer sitt arbeid i en årsmelding. Sekretariatet har utarbeidet utkast til årsmelding for Denne behandles av kontrollutvalget og legges deretter frem for kommunestyret. Det har imidlertid ikke kommet regnskapstall for utvalgets økonomi ut året, så dette er derfor ikke lagt inn i dokumentet. Men det er ikke forventet at det skal være et overforbruk fra rammen, ut ifra den budsjettkontroll som ble foretatt i sent på høsten Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon På bakgrunn av foreliggende utkast utarbeider kontrollutvalget sin endelige årsmelding for virksomheten i 2012 i møtet. Sekretariatet foreslår at årsmeldingen legges frem for kommunestyret med innstilling om at den tas til orientering. Sekretariatet ber om fullmakt til å sette inn regnskapstall i årsmeldingen før denne oversendes til kommunestyret fra utvalget. 20

22 ÅRSMELDING FOR KONTROLLUTVALGET 2012 Hitra kommune 21

23 1 Innledning Kontrollutvalget velges av kommunestyret og skal på vegne av kommunestyret føre det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen. Kontrollutvalget har i 2012 gjennomført nok et aktivt år, der mange saker og problemstillinger har vært tatt opp til behandling. Gjennom kontakt med politikere og ansatte ønsker kontrollutvalget å være synlig og tilgjengelig slik at saker løses raskt og effektivt. Slik kan innbyggere og brukere ha trygghet for at Hitra kommune har en god og aktiv egenkontroll i egen organisasjon. Kontrollutvalget har i 2012 hatt følgende sammensetning: Tom Skare Lindis Aune Heggvik Gunnar Andresen Bjørg Reitan Bjørgvik Johannes Håvik Leder Nestleder Medlem Medlem Medlem 1. Roy Prol / 2. Reidar M. Skaget / 3. Marit Løfald 1. Roy Oldervik / 2. Egil O. Nygaard / 3. Leif Arne Westrum 1. Roy Oldervik / 2. Egil O. Nygaard / 3. Leif Arne Westrum 1. Roy Prol / 2. Reidar M. Skaget / 3. Marit Løfald 1. Unni Selvåg Ulvan / 2. Tor Johan Sagøy / 3. Kåre Rømuld I henhold til bestemmelser i kommuneloven skal minst et av medlemmene utgå fra kommunestyret. I Hitra kommune er leder av kontrollutvalget fast medlem av kommunestyret. 1.1 Likestilling Kontrollutvalget bes tår av 2 kvinner og 3 menn, som det også gjorde før valget i

24 2 Kontrollutvalgets funksjon Kontrollutvalget skal være et aktivt organ som fremstår med integritet og respekt i den kommunale forvaltningen. Utvalget skal sikre at kommunen ivaretar sine oppgaver på en formålstjenlig og effektiv måte i henhold til lov og kommunestyrets forventninger. Kontrollutvalget utøver således sin funksjon på vegne av kommunestyret. Et velfungerende kontrollutvalg er en del av det kommunale selvstyret og en viktig bestanddel i lokaldemokratiet. 2.1 Resultater og saksbehandling Kontrollutvalget har i 2012 avholdt 5 møter og behandlet 49 saker Regnskapsrevisjon (finansiell revisjon) Kontrollutvalget har behandlet årsregnskapet for Hitra kommune for 2011 der utvalget, basert på revisjonsberetningen, anbefalte kommunestyret å godkjenne kommunens regnskap slik det var avlagt. Utvalget gav også en uttalelse til regnskapet for Hitra Storkjøkken KF. Kontrollutvalget var tilfreds med at de formelle dokumenter for 2011 ble avlagt innen gitte frister. Med stor lånegjeld og høye kostnader til renter og avdrag, må Hitra kommune fortsatt ha et sterkt fokus på nøkternhet, økonomistyring og budsjettdisiplin i årene som kommer, selv om kommunen fortsatt har nødvendig handlefrihet. Kontrollutvalget mener at regnskapet, sammen med årsberetningen, gir brukerne god informasjon om den økonomiske virksomheten i Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget har i 2012 behandlet en forvaltningsrevisjonsrapport knyttet til offentlige anskaffelser følges regelverket? Rapporten er fremlagt for kommunestyret. Hovedkonklusjon i rapporten var at Hitra kommune hadde forbedringspotensial på flere punkt. For noen av sakene som var undersøkt ble ikke all dokumentasjon funnet, for enkelte tjenester var det ikke gjennomført konkurranse, manglende journalføring og at kommunen ikke har en anskaffelsesprotokoll etter kravene i forskriften for offentlige anskaffelser. Samt en varierende lojalitet til rammeavtaler som ligger inne i kommunens avtale med Sør-Trøndelag fylkeskommune. Derimot ble det slått fast at kommunen har gode rutiner knyttet til mottak, registrering og tilbudsåpning av mottatte anbud. Revisor pekte på viktigheten journalføring ovenfor etterprøvbarhet og gjennomsiktighet i anskaffelsesprosessen, spesielt med henblikk til anskaffelsesloven 5. Kommunestyret kom til i vedtak i sak PS 48/12 enstemmig etter innstilling fra kontrollutvalget: 1. Kommunestyret tar rapporten Offentlige anskaffelser Følges regelverket? til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp revisors anbefalinger og få implementert rutiner, slik at Hitra kommune oppfyller kravene i lov og forskrift om offentlige anskaffelser i sine anskaffelser. 3. Kommunestyret ber rådmannen utarbeide en mal for anskaffelsesprotokoll som oppfyller kravene i forskrift om offentlige anskaffelser. 4. Kommunestyret ber rådmannen sørge for en kontinuerlig og presis arkivføring for alle sentrale dokumenter i anskaffelsesprosessen. 23

25 5. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget en skriftlig tilbakemelding innen utgangen av 2012, om hvordan pkt 2 til 4 i vedtaket er fulgt opp. Ved utgangen av 2012 har Kontrollutvalget ikke mottatt noen skriftlig tilbakemelding fra rådmannen angående vedtak PS 48/ Selskapskontroll Kontrollutvalget er i henhold til kommuneloven 77 nr. 5, 80 pålagt å føre tilsyn med hvordan kommunen ivaretar sine eierinteresser i utenforliggende selskaper og følger opp at selskapene drives i henhold til formålet og kommunestyrets vedtak og intensjoner. Jo større kommunens eierandel er, jo større er kontrollutvalgets fokus for å følge opp selskapene. Arbeidet med selskapskontroll er hjemlet i en egen plan som er vedtatt av kommunestyret. Kontrollutvalget har også i 2012 hatt fokus på at kommunestyrets vedtak fra 2007, om at rådmannen skal utarbeide rutiner eller en eierstrategi for forvaltning og oppfølging av kommunens eierinteresser. Dette arbeidet er enda ikke sluttført og har vært fulgt opp av kontrollutvalget i hele denne tidsperioden. Kontrollutvalget fremmet i oktober 2010 en egen sak til kommunestyret om Forarbeid til gjennomføring av selskapskontroll. I saken pekes det på at det er viktig at kommunestyret har en eierstrategi som klargjør formålet og hensikten med eierskapet i de ulike selskapene. Kommunestyret ba rådmannen om at arbeidet med utarbeidelse av eierstrategi/eierskapsmelding gis prioritet. Eierskapsmelding/eierstrategi som inneholder generelle retningslinjer for eierstyring og formål med det enkelte eierskap skulle vært fremmet for kommunestyret innen utgangen av forrige kommunestyreperiode, men er først behandlet i inneværende periode Andre saker til behandling i kontrollutvalget Kontrollutvalget kan etter anmodning fra kommunestyret, etter innspill eller på eget initiativ ta opp forhold ved kommunes virksomhet som kan knyttes til utvalgets tilsynsarbeid. Kontrollutvalget har satt særlig fokus på oppfølging og gjennomføring av politiske vedtak i kommunen. Rådmannen tok i bruk kommunens saksbehandlingssystem til dette fra , og har rapportert tilbake til kontrollutvalget, men kontrollutvalget har valgt å holde fokus på denne saken da de enda ikke kom til at det var et tilfredsstillende system for vedtaksoppfølging i Rådmannen redegjorde for det samme systemet i februar 2012 for kontrollutvalget. Utvalget har videre fulgt opp tilsynsrapport fra Fylkesmannen i Sør-Trøndelag, samt holdt dialogen med Fylkesmannen igjennom sekretariatet også for 2012 som tidligere år, men ikke behandlet noen rapporter som har opprinnelse fra Utvalget har også bedt administrasjonen orientere om en rekke forskjellige områder i kommunen etter kontrollutvalgets ønsker. Kontrollutvalget har i 2012 mottatt flere brev fra innbyggere med anmodning om å se nærmere på enkeltsaker. Disse har blitt tatt opp i utvalget og vurdert for behandling. Dette har vært enkeltsaker av en slik art at Kontrollutvalget har kommet til at dette har ikke ligget innenfor utvalgets arbeidsområde. Kontrollutvalget tok derimot opp saken angående valgoppgjøret av formannskapet etter valget i 2011 og Fylkesmannen i Sør-Trøndelags beslutning om og ugyldiggjøre valget. Kontrollutvalget har vært representert ved Norsk kommunerevisors forenings kontrollutvalgskonferanse i februar 2012 og ved samling for kontrollutvalgene i Sør-Trøndelag i november 2012 i regi av Kontrollutvalgssekretariatet Midt-Norge. 24

26 3 Kontrollutvalgets ressurser og økonomi 3.1 Økonomi Regnskap 2011 Budsjett 2012 Regnskap 2012 Godtgjørelser og sosiale utgifter Driftsutgifter, kurs og reiser Kjøp fra IKS Kontrollutvalgets sekretariat Kjøp fra IKS Revisjon Midt-Norge IKS SUM Til tross for et relativt stramt budsjett viser kontrollutvalgets regnskap et mindreforbruk. Utvalget har således drevet sin virksomhet innenfor de rammer som kommunestyret har satt for utvalgets virksomhet. 3.2 Sekretariat Kontrollutvalget har sekretariatsbistand fra KonSek Midt-Norge IKS. Selskapet ble etablert i 2005 og har siden da levert tjenester til Hitra kommunes kontrollutvalg og kontrollutvalgene i 14 kommuner/fylkeskommunen i Sør-Trøndelag. Sekretariatet skriver saksframstillinger, bistår kontrollutvalget i praktisk tilrettelegging og oppfølging av møter, utarbeider forslag til plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, samt vedtaksoppfølging. I det løpende arbeidet er sekretariatet bindeledd mellom utvalg og revisjonsselskap, og utfører oppgaver på vegne av kontrollutvalget. Ressursbruk per kommune i siste 3-årsperiode rapporteres til representantskapet i KonSek årlig. Kontrollutvalget i Hitra kommune fikk levert 131 % flere timer enn budsjettert til sekretariatsarbeid i perioden For 2012 var merforbruket på 152 % (118 timer). Merforbruket har så langt ikke medført økte kostnader for Hitra kommune. Styret og daglig leder har gjennom vedtak i representantskapet fullmakt til å ta opp ressursfordelingen med kommuner som over år avviker mye i forhold til budsjettert timeforbruk. Kontrollutvalget må prioritere ressursbruken ytterligere, dersom kommunestyret ikke signaliserer økte rammer gjennom fremtidige budsjetter. 3.3 Revisjon Hitra kommune er medeier i, og har avtale om levering av revisjonstjenester med Revisjon MidtNorge IKS. Selskapet ble etablert i 2005 og leverer revisjonstjenester til Hitra kommune og 14 kommuner/fylkeskommunen i Sør-Trøndelag. Selskapet utfører regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for kommunen. Revisjonsarbeidet gjøres innenfor tildelte ressursrammer. 25

27 4 Avslutning I tillegg til en oppsummering av årets virksomhet anser kontrollutvalget årsmeldingen som et dokument for å informere om eget arbeid har vært preget av mange saker og problemstillinger som spenner over et vidt område av kommunens virksomhet. Kurs og opplæring har vært fokus for utvalget også i år og har derfor deltatt på ulike samlinger. I tillegg har det vært med ekstra ressurser fra sekretariatet i en periode på grunn av avvikling av permisjoner. Overforbruket av sekretariatstimer har ikke fått økonomiske konsekvenser for Hitra, men representantskapet i Kontrollutvalgssekretariatet Midt-Norge IKS har vedtatt at ressursbruken, over tid, skal tilsvare det den enkelte kommune betaler inn til selskapet. Kontrollutvalgets arbeid krever at medlemmene er aktive og setter seg inn i til dels kompliserte saker som kan favne hele virksomhetsområdet som Hitra kommune er beskjeftiget med. Kontrollutvalgets arbeid krever et nært og godt samarbeid med kommunestyret og administrasjonen i Hitra kommune. Utvalget takker for samarbeidet i året som har gått og ser frem til et godt samarbeid i året som kommer. På denne måten kan kontrollutvalget bidra til en velfungerende forvaltning, til beste for kommunen og den enkelte innbygger i Hitra kommune. Hitra 26.februar 2013 Tom Skare Kontrollutvalgets leder 26

28 Oppfølging av politiske vedtak Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Hitra kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 006/13 Jan-Åge Sneve Gundersen /4-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar framlagte liste til orientering og ber sekretariatet følge opp videre. Vedlegg Saker for videre oppfølging per februar 2013 MI KS Hitra MI KS Hitra Saksutredning I henhold til bestemmelsene om kontroll og tilsyn i kommuneloven skal kontrollutvalget føre tilsyn med den kommunale forvaltningen på kommunestyrets vegne. Videre går det i forskrift om kontrollutvalg klart frem at kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av regnskapet, revisjonsberetningen eller forvaltningsrevisjonsrapporter blir fulgt opp. Ansvaret for iverksettelse av vedtak fattet av folkevalgte organer ligger i utgangspunktet til rådmannen. Dette fremgår av kommuneloven 23, 2. ledd. Selv om ansvaret for oppfølgingen ligger til rådmannen, vil kontrollutvalget også ha en oppgave i å påse at vedtak blir iverksatt. Dette ligger i kontrollutvalgets generelle tilsynsansvar. Kontrollutvalget har i de siste årene hatt en egen oppfølging av politiske vedtak. Oppfølging av politiske vedtak har vært en løpende sak i alle møter gjennom flere år. Kontrollutvalget har hatt som målsetting at utvalgets tilsynsansvar i hovedsak kan gjennomføres gjennom å påse at kommunen har gode rutiner for vedtaksoppfølging. Denne saken har følgende historikk: På bakgrunn av rådmannens ansvar for å gjennomføre politiske vedtak, vedtok kontrollutvalget følgende i sak 32/10: 1. Kontrollutvalget ber rådmannen om en orientering om administrasjonens rutiner og praktisk oppfølging av politiske vedtak i Hitra kommune i kontrollutvalgets oktobermøte Dette ble lagt frem som sak 39/10 i møte og følgende ble vedtatt: 1. Kontrollutvalget tar tilbakemeldingen om dagens rutiner til orientering. 2. Kontrollutvalget er tilfreds med at administrasjonen vil ta i bruk nye og bedre rutiner for oppfølging av politiske vedtak i løpet av Kontrollutvalget ber rådmannen om en skriftlig tilbakemelding om status på vedtak og en vurdering av praktiseringen av rutinene, innen 1. juni

29 Kontrollutvalget fikk i møte den utdelt rådmannens manuelle oversikt over saker/vedtak som står til rest. I tilknytning til saken orienterte rådmannen om det interne arbeidet som har pågått en tid for å kunne ta i bruk mer rasjonelle rutiner for administrasjonens egen oppfølging av politiske vedtak. Rådmannen opplyste at han ville orientere kontrollutvalget når det administrative systemet for oppfølging endres. Kontrollutvalget valgte og forsette med vedtaksoppfølgingen som gjøres gjennom kontrollutvalgssekretariatet. Da kontrollutvalget gikk igjennom oppfølgingslisten for vedtaksoppfølging på sitt møte den 13.desember 2011 ble følgende omforente forslag i møtet vedtatt i sak 038/11: Kontrollutvalget ber rådmannen orientere om status for oppfølging av sak 3/2009 Saksbehandling og etikk for oppfølging av politiske vedtak, og ber rådmannen komme med frist for ferdigstilling innen våren Kontrollutvalget ber om at rådmann deltar under oppfølging av politiske vedtak i neste møte, og holde dialogen med komiteen. I kontrollutvalgets møte den 13.februar 2012 la rådmannen fram sine manuelle oversikter slik det ble gjort i tidligere møter for kontrollutvalget, angående saker/vedtak som står til rest, oppfølging eller som er planlagt behandlet. Rådmannen orienterte om utfordringene rundt bruk av ephorte som vedtaksoppfølgingssystem samt de tre manuelle skjemaene som oppdateres kontinuerlig. Kontrollutvalget sa seg fornøyd med rådmannens oversikt over vedtak som står til rest samt den manuelle oversikten over hvilke saker som kommer. Kontrollutvalget ønsket derfor å ta denne saken ut av videre oppfølging, forutsatt at kontrollutvalget ble gitt månedlige oppdaterte oversikter, ifølge vedtak i sak KU-005/12: Kontrollutvalget ser seg svært fornøyd med rådmannens orientering ang saken etikk og saksbehandling og det systemet som er etablert for vedtaksoppfølging i kommunen. Kontrollutvalget ber om å få oversendt månedlige oversikter på vedtaksoppfølging. I kontrollutvalgets møte den ble følgende forslag vedtatt i sak 20/12: Kontrollutvalget etterlyser månedlige oversikter fra rådmannen på vedtaksstatus som kontrollutvalget ba om i sitt møte den 13.februar 2012, og ber om at dette følges opp for ettertiden. Rådmannen signaliserte i møtet den at kontrollutvalgets medlemmer og sekretariatet blir satt på distribusjonslisten for utsendelse av vedtaksoppfølging. Tidligere saker til oppfølging Fra tidligere møter i kontrollutvalget står en del saker til oppfølging, selv om saker tas ut fortløpende når de er avklart. Listen inneholder kun kommunestyresaker, eller saker som går videre til kommunestyret. Sekretariatet 28

30 supplerer listen med aktuelle kommentarer og ajourføring, mens utkvittering og innspill tas i møtet. Det kan være hensiktsmessig å ta inn også vedtak fra kontrollutvalget og andre utvalg på denne oversikten. Jf saker som eventuelt tas opp gjennom saken Kontrollutvalgets spørretime. Saker til oppfølging i perioden Saker som krever særskilt oppføling fra kontrollutvalget er saker av prinsipiell karakter, saker der rådmannen gis særskilte pålegg eller saker som har betydning fir kommunenes fremtidige tjenestetilbud, stilling eller omdømme. Kontrollutvalgets sekretariat har gått igjennom sakene fra kommunestyret 13.desember 2012 og sakene 1-10 fra kommunestyret 24.januar 2013 siden sist møte i kontrollutvalget. Oversikt over saker ligger med som vedlegg. Møteinnkallinger og protokoller fra møtene ligger på Hitra kommunes hjemmesider. Kontrollutvalget gjennomgår tidligere og nye saker og avklarer hvilke saker som skal følges opp videre. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Oversikt over saker gjennomgås med henblikk på videre oppfølging. 29

31 Saker for videre oppfølging: Oversikten nedenfor inneholder i hovedsak saker som kontrollutvalget tidligere har satt opp på oppfølgingslisten og som ikke er avklart. På bakgrunn av gjennomgang av aktuelle saker foreslår kontrollutvalget eller sekretariat nye saker settes til oppfølging. Eventuelle nye saker tas inn på denne oppfølgingslisten etter en diskusjon i kontrollutvalgets møte. Kontrollutvalget i Hitra kommune saker til oppfølging: Sak KS 42/10 Tittel Forvaltningsrevisjonsr apport - Oppfølging av byggeprosjekt i Hitra kommune Kommentar Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om oppfølging av byggeprosjekt i Hitra kommune til etterretning og vil med henvisning til revisjonsrapporten understreke at Hitra kommunes økonomireglement skal følges ved gjennomføring av alle investeringsprosjekter. Kommunestyret merker seg at økonomireglementet mangler rutiner for oppfølging av leverandørenes garantiansvar i større byggeprosjekter og ber rådmannen ta initiativ til at en rutine for oppfølging av garantier tas inn i økonomireglementet. Til oppfølging Følges opp. Arbeidet med oppdatering er på gang iflg økonomisjefen. Rådmannen orienterte 13.2 om at garantiansvar for entreprenører er bla innarbeidet og at øk.reglement skal komme opp i k.styre. Rådmannen vil gi KU tilbakemelding på saken. Økonomireglement står på planen for å komme til kom.styre. PS 84/10 Disponering av overskudd/underskud d - modell 1. Hitra kommunestyre slutter seg til at disponering av rammeområdenes/enhetenes resultat skjer i forhold til de modeller som er skissert i sakspremissene. 2. Bestemmelsene/modellene innarbeides i økonomireglementet. Enstemmig. PS 54/12 Regnskap 2011 Endring øk.reglement følges opp. Det gjenstår noen endringer av øk.reglement. Omtalt i årsmeldingen til KU Modell er innarbeidet i budsjett 2011, jf pkt 5 i sak 151/10. Rådmann orienterte 13.2 om at innarbeidelser i øk.reglement og at det skal komme til k.styret. Rådmannen vil gi KU tilbakemelding på saken. Avventer utkvittering til behandlet i k.styret JF kommentarer under sak 54/12 nedenfor. I pkt 4 i vedtaket gjengis: Punktet må følges opp, jf sak 84/10, som fortsatt står åpen. Kommunestyret merker seg at rådmannen ikke har oppfylt kommunestyrets vedtak vedrørende enhetenes ansvar knyttet til over/underskudd. 30

32 Kontrollutvalget i Hitra kommune saker til oppfølging: Sak Tittel PS Forarbeid til 143/10 gjennomføring av selskapskontroll KU 73/11 KU 83/11 Kommunalt eierskap Kommunalt eierskap PS Energi- og klimaplan for Hitra kommune / Kommentar Til oppfølging Behandling: Følges opp i første møte etter valgperiodens utløp Kommunalt eierskap- årsmeldinger og regnskap behandlet som sak 73 i KS og utsatt til neste møte i KS som sak 83. Utsatt også i dette møtet til neste møte. Kontrollutvalgets innstilling ble enstemmig vedtatt. Vedtak (143/10) Kommunestyret ber rådmannen om at arbeidet med utarbeidelse av eierstrategi/eierskapsmelding gis prioritet. Saken er vedtatt og politisk utvalg nedsettes etter k.møte Vedtatt i k.styremøte Politisk utvalg settes ned. Eierskapsmelding/eierstrategi inneholdende generelle retningslinjer for eierstyring og formål med det enkelte eierskap fremmes for kommunestyret innen utgangen av inneværende kommunestyreperiode. Avventer utkvittering til saken er ferdigbehandlet av k.styret. Satt opp til kommunestyret i desember Formannskapet anbefaler at Energi- og Klimaplan for Hitra kommune vedtas. Til oppfølging jan 2013, eller at saken kommer på rådmannens oppfølgingsliste. 2. Rådmannen bes prioritere 3-5 tiltak (av de foreslåtte 71) for gjennomføring innen utgangen av Benevnelsen Folkeversjon endres til Kortversjon. Rådmann orienterte i møte at saken kommer til k.styret i oktober 12. -Saken er utsatt til Kom.styre desember 12. Enstemmig PS 12/11 Evaluering av legevaktsordningen i øyregionen 1. Evalueringen av legevaktsamarbeidet mellom Hitra og Frøya (LHF) og kommunene i Orkdalsregionen (LIO) viser at vaktsamarbeidet fungerer godt, både med hensyn til kvalitet på legevaktarbeidet, fastlegenes arbeidsbetingelser og økonomi. Samarbeidet sikrer også befolkningens behov for øyeblikkelig hjelp hele døgnet i tråd med lov og forskrift. 2. Kommunestyret i Hitra kommune vedtar å fortsette i denne egevaktsordningen,dersom kommunestyret i Frøya kommune gjør samme vedtak. Følges opp i Dette området bør ikke prioriteres i FR, men KU kan se på rapporten som kommer i Pkt 3 Foreslås lagt på oppfølgingslisten Rådmann orienterte om at evaluering kommer ila 2012, ant. november. Se også 3. Legevaktsamarbeidet ble iverksatt med virkning fra og evalueres på nytt etter 3 års drift. Som et ledd i denne evalueringen i 2012 bør det foretas enbrukerundersøkelse som både omfatter 31

33 Kontrollutvalget i Hitra kommune saker til oppfølging: Sak Tittel Kommentar Til oppfølging akuttmedisinsk hjelp og legekontorenes ordinære helsetilbud til publikum i øyregionen. PS 71/11 KST 48/12 Forvaltningsrevisjonsrap port kostnadsutvikling innen helse- og omsorg kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret Forvaltningsrevisjon off anskaffelser 1. Kommunestyret tar rapporten Kostnadsutviklingen innen helse og omsorg til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp revisors anbefalinger knyttet til rammeområde Kommunestyret ber rådmannen fortsette pågående prosess internt i kommunen for å sikre gode rutiner for budsjettering og rapportering, herunder praktisk oppfølging. Utarbeide og implementere rutiner samt bedret arkivering ifb anskaffelser og anbud Saksprotokoll i Kommunestyret Behandling: Vedtak: 1. Kommunestyret tar rapporten Offentlige anskaffelser Følges regelverket? Til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp revisors anbefalinger og få implementert rutiner, slik at Hitra kommune oppfyller kravene i lov og forskrift om offentlige anskaffelser i sine anskaffelser. 3. Kommunestyret ber rådmannen utarbeide en mal for anskaffelsesprotokoll som oppfyller kravene i forskrift om offentlige anskaffelser. 4. Kommunestyret ber rådmannen sørge for en kontinuerlig og presis arkivføring for alle sentrale dokumenter i anskaffelsesprosessen. 5. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget en skriftlig tilbakemelding innen utgangen av 2012, om hvordan pkt 2 til 4 i vedtaket er fulgt opp. Enstemmig. Følges opp, tillagt av KU i møte ! Rådmannen orienterte i møte Rådmannen oversender liste på nærværstiltak til KU, utkvittering avventes til så har skjedd. Ikke mottatt pr.des 12. Ikke fristsatt i oppfølgingsplan fra rådmannen. Frist KS satt var utgangen Rådmann purret januar Foreløpig svar mottatt. 32

34 HITRA KOMMUNE Fillan den: Medlemmer og varamedlemmer av Kommunestyret Innkalling til møte i Kommunestyret Medlemmene kalles med dette inn til møte i Hitra Rådhus - Kommunestyresalen Kl 13:00 Varamedlemmer som mottar denne innkalling skal ikke møte uten nærmere varsel. Evt. forfall bes omgående meldt til Hitra kommune tlf.: eller postmottak@hitra.kommune.no Spørsmål meldes rådmannen. E-postadresse: postmottak@hitra.kommune.no Postadresse: Telefon: Hitra kommune Postmottak Hitra E-post: postmottak@hitra.kommune.no Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Internett: 33

35 Saksliste Utvalgssaksnr. Sakstittel / Innhold PS 134/12 Godkjenning av protokoll fra møte den PS 135/12 Etiske retningslinjer PS 136/12 Retningslinjer for bruk av sosiale medier PS 137/12 Energi- og klimaplan for Hitra kommune Mål og tiltak for kommunen PS 138/12 Strategisk kompetanseplan for Helse og omsorgstjenestene i Hitra kommune PS 139/12 Kystkulturveien AS - Avtale om vertskapstjeneste og markedsføring innen turisme PS 140/12 Samarbeidsavtale om skatteoppkreverfunksjonen i Orkdalsregionen PS 141/12 Valg av overskattetakstnemnd for perioden PS 142/12 Hitra Storkjøkken KF - valg av styre PS 143/12 Budsjettjustering 2012 PS 144/12 Møteplan 1. halvår 2013 Lukket 34

36 HITRA KOMMUNE Fillan den: Medlemmer og varamedlemmer av Kommunestyret Innkalling til møte i Kommunestyret Medlemmene kalles med dette inn til møte i Hitra Rådhus - Kommunestyresalen Kl 13:00 Varamedlemmer som mottar denne innkalling skal ikke møte uten nærmere varsel. Evt. forfall bes omgående meldt til Hitra kommune tlf.: eller postmottak@hitra.kommune.no Spørsmål meldes rådmannen. E-postadresse: postmottak@hitra.kommune.no Postadresse: Telefon: Hitra kommune Postmottak Hitra E-post: postmottak@hitra.kommune.no Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Internett: 35

37 Saksliste Utvalgssaksnr. Sakstittel / Innhold PS 1/13 Godkjenning av protokoll fra møte den PS 2/13 Søknad om støtte - Hitra Sogns Forsamlingshus (ny sak) PS 3/13 Statutter for Hitra Island Games Association PS 4/13 IKA Trøndelag - godkjenning av selskapsavtale PS 5/13 Regionrådet Orkdalsregionen - valg av medlem PS 6/13 Hitra Kysthavn - igangsetting og finansiering PS 7/13 Melding - Hitra kysthavn - intensjonsavtale PS 8/13 Melding - Samarbeidsavtale mellom Hitra Idrettsråd og Hitra kommune PS 9/13 Melding - Søknad om etablering av asylmottak - Hitra Fjordhotell PS 10/13 Melding - Protokoll fra møte i Kontrollutvalget den Lukket 36

38 Referatsaker Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Hitra kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 007/13 Jan-Åge Sneve Gundersen /194-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Vedlegg Åpne møter i kontrollutvalg og kommunale foretak Klager på IKS må behandles av kommunen Fylkesmannen i Østfold - Ulovlig valg av Kontrollutvalg Årsrapport Kemnerkontoret 2012 En av seks fikk varsel om korrupsjon Må anmelde korrupsjon Ikke tvang mot kontrollutvalgene Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: Åpne møter i kontrollutvalg og kommunale foretak Klager på IKS må behandles i kommunen Ulovlig valg av kontrollutvalg - fritaksgrunner Øvrige saker til utvalgets orientering 37

39 Kommunal- og regionaldepartementet Pressemelding, Opne møte i kontrollutval og kommunale føretak Frå 1. juli 2013 skal det vere opne møte i kontrollutval og kommunale føretak. - Lovendringa vil gje innbyggjarar og media betre innsyn i kommunal verksemd, seier statsråd Liv Signe Navarsete. Lovendringane er eit resultat av arbeidet i Kommunal- og regionaldepartementet for ein endå betre eigenkontroll i kommunane. Det er òg ei oppfølging av arbeidsgrupperapporten 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane. - Kontrollutvalet er kontrollorganet til kommunestyret. Dei handsamar viktige saker som handlar om kommunale tenester, økonomi og måloppnåing. Eg meiner det er viktig og rett at desse møta som hovudregel er opne, seier Navarsete. Også styremøta i kommunale føretak skal som hovudregel vere opne. - Kommunale føretak er ein del av kommunen. Dei bør i stor grad vere opne for innsyn, seier Navarsete. Kommunelova er samstundes endra slik at kontrollutvala og revisorane får rett til innsyn i alle interkommunale samarbeid etter kommunelova 27 og i alle aksjeselskap som direkte eller indirekte er eigde av kommunen. - Styrkt eigenkontroll er viktig for å sikre tilliten innbyggjarane har til kommunen. Det sikrar også effektiv og rett ressursbruk i kommunen, seier Navarsete. Statsråden peiker òg på samanhengen mellom eigenkontrollen og statleg tilsyn. - Eg ser det slik at i kommunar med aktiv forvaltningsrevisjon og eigenkontroll bør statlege tilsynsetatar ta omsyn til det og redusere tilsynet sitt, seier Navarsete. 38

40 Klager på IKS må behandles av kommunen Styret i et interkommunalt selskap kan ikke være klageinstans for vedtak fattet av selskapet, fastslår Kommunaldepartementet. Av Vegard Venli 11. februar 2013 Det er i forbindelse med en klagesak hos Sivilombudsmannen at Kommunaldepartementet drøfter hvordan interkommunale selskap skal behandle klagesaker. Bakgrunnen for saken er en klage på to vedtak fattet av et interkommunalt brannvesen, om "registrering av brannobjekter", hjemlet i brann og eksplosjonsvernloven. Vedtakene ble fattet av en daglig leder i et interkommunalt selskap i førsteinstans, mens vedtakene ble opprettholdt av selskapets styre som klageinstans. Kommunal- og regionaldepartementet slår nå fast at selskapets framgangsmåte ikke var etter boka. Departementets syn er at det bør opprettes egne klagenemnder for klager over enkeltvedtak fattet av et interkommunalt selskap. Eventuelt kan klagesaker behandles av kommunestyret, formannskapet eller en egen klagenemnd i den kommunen som hadde fattet vedtaket, dersom tjenesten ikke var organisert gjennom et interkommunalt samarbeid. «Slik KRD ser det, er det neppe rettslig grunnlag for at styret i et IKS er klageorgan for enkeltvedtak fattet av daglig leder i selskapet. Styret er, til tross for overordningsforholdet internt i selskapet, nært knyttet til selskapets daglige leder. Styret har også andre oppgaver enn klagebehandling. Etter KRDs syn bør heller ikke selskapets representantskap benyttes som klageorgan», skriver departementet i sitt brev til Sivilombudsmannen. 39

41 40

42 41

43 42

44 43

45 44

46 45

47 46

48 47

49 48

50 49

51 50

52 51

53 52

54 53

55 54

56 55

57 56

58 57

59 58

60 59

61 60

62 En av seks fikk varsel om korrupsjon 16 prosent av kontrollutvalgslederne som deltar på en konferanse på Gardermoen, har fått varsel om mulige korrupsjonssaker de siste to årene. Et høyt tall, mener Transparency International Norge. Av Vegard Venli (Oppdatert: 8. februar 2013 NKRFs kontrollutvalgskonferanse Av drøyt 130 kontrollutvalgsledere oppgir 16 prosent at kommunen har mottatt varsel om mulige korrupsjonssaker de siste to årene. Det kommer fram på NKRFs (Norges kommunerevisorforbund) kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen i dag. - Vi vet jo ikke noe mer enn at kontrollutvalgslederne har oppgitt dette i en enkel spørreundersøkelse. Tallet høres høyt ut, men om det er representativt er vanskelig å si, mener spesialrådgiver Tor Dølvik i Transparency International Norge (TI Norge). Høres mye ut TI Norge mener imidlertid det er av stor viktighet at kontrollutvalgene tar alle slike varsler på alvor, slik at mistanker kan ryddes av veien. Hvis tallet er representativt, står vi overfor et fenomen som har et omfang som ytterligere understreker at vi må ta korrupsjon som problem alvorlig, sier Tor Dølvik. I sitt foredrag på konferansen minnet han om kommunelovens formålsparagraf, der det blant annet framgår at loven skal legge til rette for en tillitskapende forvaltning som bygger på en høy etisk standard. Kommuner og fylkeskommuner er avhengig av tillit når de forvalter store verdier på vegne av fellesskapet. Tillit må bygges gjennom gode handlinger, mener Dølvik. Oppfordrer til kritiske spørsmål Dølvik påpekte at en rekke korrupsjonssaker ikke er avdekket av kommunens kontrollsystemer, men for eksempel gjennom tips eller som følge av at journalister begynner å grave. Han forklarer det slik: 61

63 En hypotetisk forklaring kan være at kommunens regnskapsrevisjon ikke er tilstrekkelig egnet til å avdekke korrupsjon. Ved Nedre Romerike vannverk var det for eksempel ikke noe galt med regnskapene, og ingen i revisjonen som stilte kritiske spørsmål. Her måtte man hatt en annen type kontrollvirksomhet for å avdekket saken. Hva kan kontrollutvalgene gjøre for å avdekke flere korrupsjonssaker? De kan engasjere seg i korrupsjonsrisiko, og være aktive i sin oppfølging av dette. Hva har rådmannen iverksatt av tiltak og aktiviteter for å styrke internkontrollen? Dette er ett av flere vesentlige spørsmål kontrollutvalget kan stille for å forsikre seg om at kommunenes systemer etterleves. Mener opposisjonen bør lede Kommunal Rapport har gjennom flere artikler belyst problematikken rundt politisk representasjon i kontrollutvalgene. Tor Dølvik mener kontrollutvalg som ledes av en politiker fra ordførerens eller flertallskoalisjonens parti må være ekstra bevisste. Hvis kontrollutvalget er en del av det samme flertallet som fatter beslutningene, hvilke kontrollmekanismer har vi da for å stille kritiske spørsmål til det som det politiske flertallet står for? Fungerer kontrollutvalgets funksjon i slike situasjoner? Dølvik er klar over at dagens bestemmelser i kommuneloven ikke forbyr at kontrollutvalgets leder kommer fra flertallet. Hans anbefaling er likevel klar: Jeg tror nok det er en fordel om lederen av kontrollutvalget ikke har samme partitilhørighet som flertallet. Det vil bidra til å skape større uavhengighet og tillit til kontrollutvalget. 62

64 Må anmelde korrupsjon (NKRF 24. januar 2013) NRK og mange andre har i det siste satt fokus på korrupsjon i kommunene. Det er bra at dette temaet settes på dagsorden. Norge Kommunerevisorforbund konstaterer at de sakene som er presentert i det siste er kjent fra før, og etter vår oppfatning er det ikke grunnlag for å påstå at korrupsjonen i kommunene øker. Tilliten til forvaltningen av samfunnets verdier forutsetter null-toleranse for korrupsjon. Et tilfelle er ett for mye. Det sentrale blir derfor å finne tiltak som kan forhindre at korrupsjon skjer. Som på mange områder er det heller ikke her en enkel oppskrift for hvordan dette uvesenet skal forhindres eller avdekkes. Tilliten til forvaltningen av samfunnets verdier forutsetter null-toleranse for korrupsjon. Et tilfelle er ett for mye. Korrupsjon kan skje på mange områder i kommunen. Det kan være ved tildeling av kontrakter, plass på sykehjem, byggetillatelser mm. Korrupsjon handler også om noe mer en «penger i en brun konvolutt». Det kan like gjerne handle om at det tilbys eller forlanges andre fordeler. Mangfoldet i former for korrupsjon krever også et mangfold av virkemidler. En må ha verktøy som forebygger, forhindrer og avslører. En god start er bevissthet og klare holdninger. Økt bevissthet vil gi grunnlag for å identifisere risiko for at korrupsjon oppstår, og mulighet for å styrke den interne kontrollen. Intern kontroll dekker alt fra holdningsskapende arbeid, identifisering av risikoområder, iverksetting av motvirkende tiltak og oppfølging av utviklingen. Det er politisk og administrativ ledelse som har ansvaret for at kommunen drives med betryggende kontroll. Det er følgelig også ledelsens ansvar å forebygge korrupsjon. Og det er svært viktig at kommunene reagerer konsekvent med politianmeldelse når det foreligger begrunnet mistanke om korrupsjon. Vel så viktig som det strafferettslige er det forebyggende. Her gjør mange kommuner en god jobb, og det er svært positivt at KS har etablert et nettverk for å styrke arbeidet med intern kontrollen i kommunene. Kommunene har et tilsynsapparat i form av kontrollutvalg og revisjon. Kontrollutvalg og revisor kan gjennom sitt arbeid påse at kommunens eget kontrollsystem er tilstrekkelig og fungerer, og på den måten sette søkelyset på mangler i kommunen og bidra til å forebygge korrupsjon. Kommunens rådmann er pålagt å rapportere særskilt til kommunestyret om kommunens interne kontroll, og det er naturlig at denne rapporteringen også inkluderer kommunens antikorrupsjonsarbeid. Det vil bidra til økt oppmerksomhet om dette viktige arbeidet i den politiske og administrative ledelsen. Kommunenes kontrollutvalg og revisjon må også gis handlingsrom til å prioritere revisjon rettet mot kommunens egne kontrolltiltak på dette området. I en trang kommuneøkonomi kan det være fristende å kutte i budsjettposten til kontroll og tilsyn, men det blir fort dyrt dersom korrupsjon og økonomiske misligheter ikke blir avslørt. [Dette innlegget sto også på trykk i Kommunal Rapport nr. 2 den 24. januar 2013] 63

65 Ikke tvang mot kontrollutvalgene Kommunaldepartementet har ingen planer om å lovfeste regler om at lederen av kontrollutvalget må komme fra mindretallet, opplyser politisk rådgiver Anja Hjelseth (Sp). Av Vegard Venli 12. februar :41 (Oppdatert: 12. februar :59) Kommunal Rapport har i det siste belyst hvor ulikt kontrollutvalgene er sammensatt. I fire av ti kommuner sitter flertallet med makten i kontrollutvalget, viser vår kartlegging. Blant dem som besvarte kartleggingen, oppga 11 prosent at kontrollutvalgslederen tilhører flertallet. På Norges kommunerevisorforbunds kontrollutvalgskonferanse var anbefalingen fra Trancparency International Norge klar: Jeg tror nok det er en fordel om lederen av kontrollutvalget ikke har samme partitilhørighet som flertallet. Det vil bidra til å skape større uavhengighet og tillit til kontrollutvalget, uttalte spesialrådgiver Tor Dølvik. Også kommunalminister Liv Signe Navarsete har tidligere stilt seg kritisk til at flertallet i kommunestyret også har lederen i kontrollutvalget. Departementet og regjeringen vurderte å lovfeste at opposisjonen skal lede kontrollutvalget da den foreslo endringer i kommuneloven i fjor, men valgte ikke å gjøre det. Denne vurderingen står fast, selv om posisjonen styrer kontrollutvalgene mer enn før, ifølge vår undersøkelse. Ble drøftet i fjor Politisk rådgiver Anja Hjelseth forteller at det er flere faktorer som gjorde det komplisert å innføre slike krav. For det første kan det være vanskelig å definere hvem som utgjør flertallet. Mange kommuner styres gjennom samarbeidsavtaler, og hva som utgjør posisjonen kan variere fra sak til sak. I tillegg inneholder ikke loven noe krav om at kontrollutvalgets medlemmer må tilhøre noe politisk parti, sier hun. I lovforslaget som ble fremmet gikk departementet derfor tilbake på sitt opprinnelige standpunkt. 64

66 Det var ingen av høringsinstansene som uttalte seg positivt til en slik lovregulering. Vi valgte derfor å la dette området være uregulert, og har tillit til at kommunene organiserer kontrollutvalgene på den måten som egner seg best lokalt, sier Hjelseth. Hun understreker viktigheten av at kommunestyret velger et kontrollutvalg som har legitimitet og tillit både blant politikere og innbyggere. Fra 1. juli vil alle kontrollutvalgsmøter som hovedregel gå for åpne dører. Jeg mener dette vil bidra til å skape legitimitet omkring kontrollutvalgets virksomhet, sier Hjelseth. Støtter departementets syn Norges kommunerevisorforbund (NKRF), som er en interesseorganisasjon blant annet for ansatte i kontrollutvalgenes sekretariater, er enige med departementet at det ikke er behov for særskilt lovregulering. Daglig leder Ole Kristian Rogndokken viser også til at grensene mellom hva som er posisjon og opposisjon ikke alltid er krystallklare. - Det foregår mye valgteknisk samarbeid som kompliserer bildet. Det er imidlertid viktig at kontrollutvalget ikke blir oppfattet som kommunestyreflertallets organ, sier Rogndokken. Han viser til at en rapport fra Nordlandsforskning konkluderte med at de fleste kontrollutvalgsvedtak er flertallige. 65

67 Omdømmeundersøkelsen av KonSek Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Hitra kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 008/13 Jan-Åge Sneve Gundersen / Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar undersøkelsen til orientering. Vedlegg Rapport omdømmeundersøkelse KonSek desember 2012 Saksutredning Som ledd i strategiarbeidet for Konsek har Norfakta gjennomført en omdømmeog brukerundersøkelse blant nåværende og tidligere kontrollutvalgsmedlemmer, ordførere og rådmenn hos selskapets kunder. Fokus har vært på omdømme og utførelsen av oppdraget som sekretariat. Undersøkelsen ble gjennomført som en elektronisk spørreskjemaundersøkelse i november og desember Av totalt 146 utsendte skjema kom det inn 90 svar, noe som utgjør en svarprosent på 62. Deltagelsen var høyest blant nåværende KU-medlemmer og KU-ledere med henholdsvis 78 og 80 %, noe lavere hos tidligere medlemmer og ledere (40 og 43 %) og hos ordførere og rådmenn (60 og 40 %). Særlig blant rådmenn er antallet besvarelser så lavt, totalt 6, at det er vanskelig å trekke generelle konklusjoner ut fra tallene. Tilsvarende er det bare 3 respondenter som utgjør tidligere KU-ledere, så det gir også liten mening å analysere denne gruppen alene. Hovedinntrykket av undersøkelsen er at de spurte er svært positivt innstillt til Konsek. Med unntak av en person svarer alle nåværende og tidligere KU-ledere og medlemmer, i tillegg til ordførere overveiende positivt på de alle fleste spørsmål. Blant rådmenn er inntrykket ikke like entydig positivt. Her må det imidlertid understrekes at det bare er 6 respondenter, derav 4 er klart positive og 2 skiller seg ut som generelt noe mer kritiske, noe som gir stort utslag på de enkelte faktorer. 66

68 Samlet tilfredshet med Konsek (i prosent) Norfakta rapporterer at det er uvanlig at flere respondenter svarer meget fornøyd enn ganske fornøyd, så dette må anses å være svært gode tall. Omdømme For å måle omdømme har det blitt stilt 15 spørsmål. Enkelte av disse korresponderer direkte med punkter i Konseks handlingsplan det har vært interessant å måle, mens enkelte er basert på det vi ellers anser som essensielt i arbeidet. Alle grupper har fått alle spørsmål, med unntak av dialog-spørsmålene som kun har blitt stilt til de som er eller har vært part i dialogen. 67

69 Omdømmefaktorer (tall i prosent). Hovedinntrykket er svært positivt. I følge Norfakta scorer Konsek uvanlig høyt for denne type spørsmål. Fire områder skiller seg ut som ikke like positive som de andre, men også her gis det en svært høy score. Det første området med noe lavere score er oppfatningen av kjennskapen til Konsek blant politikere og ansatte i kommunene. Dette er ikke spesielt overraskende, og sekretariatet hadde på forhånd en forventning om at kjennskapen muligens var noe dårligere enn dette, som tross alt fortsatt er overveiende positivt. Det kan også stilles spørsmål ved hvor viktig kjennskap til Konsek er kontra kjennskap til kontrollutvalget. Det andre området som skiller seg ut er om Konsek bidrar til effektiv drift i tråd med regelverk og det tredje om Konsek bidrar til å hindre uønskede hendelser for enkeltinnbyggere. Dette kan henge sammen med at Konseks bidrag i disse sammenehengene nok kan være litt diffust. I tillegg kan det spille inn at å i vareta enkeltinnbyggerens rettssikkerhet i utgangspunktet ligger til andre organer enn kontrollutvalget. 68

70 Det siste området er kontakten med rådmannen. Dette spørsmålet ble kun stilt til rådmennene. Her er det som kjent få respondenter, og to som utmerker seg som mer kritiske (disse utgjør 33 %). Disse trekker ned helhetsinntrykket, men man kan merke seg at de ikke sier seg direkte uenig, selv om de ikke gir et bekreftende positivt svar. På spørsmålet om Konsek er et ledende fagmiljø nasjonalt er det naturlig nok en stor andel vet ikke -svar, da det er en stor andel av respondentene som ikke har noen forutsetning til å vite noe om dette. Blant de som har svart er imidlertid inntrykket svært positivt også der. Tilfredshet med Konseks arbeid Det er i tillegg stilt 12 spørsmål som går mer direkte på Konseks arbeidsoppgaver og hvordan disse utføres. Inntrykket her er tilsvarende positivt som i den første seksjonen, og det er ikke unaturlig at de henger sammen. Det er gjennomgående kun ett kontrollutvalgsmedlem og to rådmenn som er direkte negative på noen av punktene. Tilfredshet med Konseks arbeid, enkeltelementer og totalt (tall i prosent) 69