Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Frøya kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Frøya kommune Arkivsak: 13/12 Møtedato/tid: , kl. 09:00 Møtested: Kommunestyresalen, rådhuset Møtedeltakere: Johan G. Foss, leder Jarl Arthur Dyrvik, nestleder Lars ø. Nordgård Johan Eldar Wingan Kirsten Dragsnes Forfall: Andre møtende: Rådmann, KonSek v/a. Hanssen Kopi: Sakliste Ordfører, revisor, rådmann og vararepresentanter 001/13 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte Ny orientering knyttet til oppfølging av opplæringsloven i Frøya kommune Oppfølging av kommunestyrevedtak etter behandling av forvaltningsrevisjonsrapport - Plan-, delings- og byggesaksbehandling Bestilling av selskapskontroll Trønderenergi Nytt fra utvalgene - orienteringer fra KU-medlemmer i møtet Helhetlig innsats overfor barn og unge Kontrollutvalgets årsmelding for Frøya kommune Avtaler finansiell revisjon og forvaltningsrevisjon Referatsaker til kontrollutvalgets møte Orientering om brukerundersøkelse desember KonSek Eventuelt 002/13 003/13 004/13 005/13 006/13 007/13 008/13 009/13 010/13 011/13 Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kontrollutvalgets vedtak, med mindre utvalget vedtar annet for den enkelte sak. Eventuelle forfall eller spørsmål vedrørende habailitet meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Jan-Åge Sneve Gundersen på telefon , eller e-post: jan.age.gundersen@konsek.no snarest mulig. Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Johan G. Foss (sign.) Leder av kontrollutvalget Jan-Åge Sneve Gundersen Rådgiver, Konsek

2

3 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Frøya kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 001/13 Arvid Hanssen /12-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes. Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. Protokollen er tidligere distribuert til utvalget og ligger på KonSek sine hjemmesider.

4 Ny orientering knyttet til oppfølging av opplæringsloven i Frøya kommune Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Frøya kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 002/13 Arvid Hanssen /118-8 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken tas til orientering. Saksutredning Kontrollutvalgetbehandlet 2 saker, som begge hadde bakgrunn i henvendelse per brev fra klubben ved Sistranda skole, i sitt møte den Dette gjelder sak 21/12 Orientering knyttet til oppfølging av opplæring i Frøya kommune og sak 22/12 Henvendelse vedrørende manglende svar på brev til Frøya kommune. Saksfremlegg, vedlegg og protokoller ligger på kontrollutvalgene/frøya møte Denne saken omhandler kun oppfølging av vedtak i sak 21/12 i kontrollutvalget. Rådmannen, rektor ved Sistranda skole, hovedtillitsvalgt for utdanningsforbudet og verneombudet ved Sistranda skole orienterte i møtet om hvordan de følger opp formelle lovkrav, hovedsakelig med utgangspunkt i forholdende ved Sistranda skole. Kontrollutvalget stilte spørsmål som ble besvart og kommentert. Ut fra en grundig diskusjon konkluderte kontrollutvalget med at det var nødvendig med mer systematisk dokumentasjon for å kunne fastslå om opplæringsloven følges fullt ut i Frøya kommune. Kontrollutvalget ønsket å følge opp saken videre, med spesiell vekt på at elevene får den spesialundervisning de har krav på etter vedtak. Dette må dokumenteres ihht gjeldende krav for rapportering. Følgende omforente forslag ble fremmet og vedtatt i sak 22/12: Kontrollutvalget ber om en ny orientering knyttet til oppfølging av opplæringsloven (spesialundervisning) i Frøya kommune i første møte i KonSek har i e-post til rådmannen bedt om en ny orientering i kontrollutvalgets møte den Sekretariatet er gjennom kopi av epost fra rådmann til rektorer kjent med at det tas sikte på å gi en statusrapport fra alle skoler. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalget må på bakgrunn av tilbakemeldingen som blir gitt i møtet vurdere om utvalget ønsker å følge opp samnen videre.

5

6 Oppfølging av kommunestyrevedtak etter behandling av forvaltningsrevisjonsrapport - Plan-, delings- og byggesaksbehandling Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Frøya kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 003/13 Jan-Åge Sneve Gundersen 216, &58 11/ Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling. Saksutredning Oppfølging av gjennomføring av vedtak knyttet til saker som kontrollutvalget legger frem for kommunestyret er en viktig oppgave. Mye av hensikten med forvaltningsrevisjon er at den skal bidra positivt i videreutviklingen av rutiner, til beste for kommunen og innbyggerne. Kommunestyret behandlet forvaltningsrevisjonsrapporten i sak 81/12 den Vedtaket gjengis: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget en skriftlig redegjørelse, innen utgangen av 2012, om hvordan alle anbefalingene i rapporten er fulgt opp. 3. Kvalitetssikring av rutiner og praktisk gjennomføring av tilsyn med byggesaker prioriteres. Fysisk kontroll må gjennomføres i løpet av høsten 2012 og rapporteres senest sammen med oppfølgingen av øvrige anbefalinger innen utgangen av året. Rapporten og saksfremlegget for kontrollutvalget og senere kommunestyret finnes på møtedato , sak 11/12. KonSek har i brev av bedt om tilbakemelding. Svar fra rådmannen er ikke mottatt per 4.februar. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet har ikke mottatt tilbakemelding i henhold til kommunestyrevedtaket for rapportering til kontrollutvalget, og heller ikke på oppfordring i purring per 14.januar til fungerende rådmann. Kontrollutvalget bør etterspørre denne redgjørelsen, eventuelt viderebringe mangelfunn oppfyllelse av vedtaket til kommunestyret ut fra sin vurdering av informasjon som tilkommer i møtet.

7 Bestilling av selskapskontroll Trønderenergi Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Frøya kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 004/13 Arvid Hanssen /211-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget bestiller selskapskontroll rettet mot Trønderenergi. Revisjon Midt-Norge IKS bes gjennomføre prosjektet i tråd med fremlagt prosjektskisse, med en ressursinnsats for Frøya kommune anslått til 26 timer og levering innen Ved behov for større endringer i prosjektet gis kontrollutvalgets sekretariat fullmakt til å godkjenne disse innenfor angitt ressursramme. Vedlegg Prosjektskisse Trønderenergi Anslått ressursbehov med fordeling Trønderenergi Saksutredning Kommunestyret vedtok i sak 119/12 Plan for selskapskontroll , der eierstyring og nettvirksomhet i Trønderenergi er gitt 3. prioritet. DalPro AS ble prioritert nummer 1 og prosjekt er bestilt tidligere. Hamos Forvaltning IKS er prioritert nummer 2, før kontroll i forhold til Trønderenergi. Da svært mange kommuner ønsker selskapskontroll av Trønderenergi nå er det naturlig og rasjonelt at også kontrollutvalget på Frøya bestiller dette prosjektet. Samtlige 13 kommuner i KonSek-samarbeidet som har eierandeler i Trønderenergi har signalisert at de ønsker kontroll inn mot Trønderenergi. Disse har en eierandel på til sammen 54,85 %. I tillegg har kontrollkomiteen i Trondheim kommune (10 %) gitt sin tilslutning til igangsetting av slik kontroll. Kommunestyrene i Oppdal (3,25 %) og Holtålen (1,49 %) har uttrykt ønske om å delta, under visse forutsetninger. Eierkommuner på Fosen (til sammen 23,79 %) er inne i prosessen med å vurdere dette og fatte vedtak, men kontrollutvalgssekretariatet for Fosen har gitt positive tilbakemeldinger og vært innvolvert i prosessen med å utarbeide prosjektskissen. Med bakgrunn i vedtak i andre eierkommuner, har Revisjon Midt-Norge og Trondheim kommunerevisjon, i samarbeid med KonSek utarbeidet en prosjektskisse. I forslaget er det tatt høyde for de diskusjoner og ønsker som er registrert fra øvrige eiere så langt det har latt seg gjøre. Innretning på prosjektet Det er skissert en todelt innretning på prosjektet:

8 1. Eierstyring 2. Funksjonelt skille mellom monopol- og øvrig virksomhet. Vurdering av kommunenes eierstyring er den lovpålagte delen av selskapskontrollen, og vurderes som svært sentral i denne sammenhengen. Etter som selskapet har en lang rekke kommuner som eiere vil det ikke være naturlig å gå i dybden på den enkelte kommunes eierstyring, men å vurdere dette på et noe overordnet nivå. Blant de sentrale problemstillingene er hvor tydelige målsettinger kommunene har, om forvaltningen er i tråd med retningslinjer for offentlig eierskap, om selskapets strategier er forankret i eierkommunene, hvorvidt selskapet tar det samfunnsansvar som forventes av et offentlig eid selskap og hvorvidt selskapets styringssystemer er tilstrekkelige. Et funksjonelt skille mellom monopol- og øvrig virksomhet, i dette tilfellet nettvirksomheten og konkurranseutsatt virksomhet (herunder blant annet kraftproduksjon, kraftsalg og bredbåndsvirksomhet). Dette er sentralt i energilovgivningen for å sikre at en monopolsituasjon ikke utnyttes til å skaffe seg fordeler i kraftmarkedet og dermed skape ineffektive markeder som kan skade forbrukernes interesser. NVE har kommet med alvorlig kritikk av selskapets praksis på dette området, og ilagt selskapet bot for lovbrudd. Sentrale problemstillinger skissert på dette området er om NVEs pålegg og anbefalinger er fulgt opp av selskapet, hvilken innsats selskapet gjør for å ivareta kravene til funksjonelt skille og nøytralitet og hvordan selskapet kan dokumentere at ikke nettselskapet feilbelastes kostnader som skulle vært dekket av øvrige deler av konsernet. Organsiering og ressurser I prosjektskissen anslås det et ressursbehov på timer til gjennomføring av prosjektet. Dette er en relativt omfattende ressursramme, men det legges opp til et omfattende prosjekt, der en lang rekke kommuner er innvolvert og med behov for koordinering mellom flere revisjonsenheter. Kontrollkomiteen i Trondheim kommune har signalisert en vilje til å bidra med en større andel av ressursene enn eierandelen skulle tilsi. Det forutsettes at øvrige kommuner som deltar dekker resterende ressursbehov proporsjonalt etter eierandel. For Frøya kommune er dette anslått til 26 timer av en samlet ressurs til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll på 280 timer i Prosjektledelsen legges til Revisjon Midt-Norge IKS. Trondheim kommune deltar med ressurser i form av arbeidsinnsats fra Trondheim kommunerevisjon, mens øvrige kommuner deltar enten med kjøp av ressurser, egen arbeidsinnsats eller en kombinasjon av disse. Leveringsfrist er skissert til Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgssekretariatet anbefaler kontrollutvalget å vedta bestilling av prosjektet slik skissert i prosjektskissen. Utvalget må være oppmerksom på at det vil være noe mindre rom for hver enkelt kommunes kontrollutvalg til å påvirke gjennomføringen av prosjektet, men utvalget oppfordres til å komme med eventuelle innspill som vil bli vurdert av styringsgruppen for prosjektet.

9 2013 PROSJEKTSKISSE Kommune: - Prosjekt: Trønderenergi Oppdragsansvarlig: Frode Singstad Prosjektnr.: 3145 Styringsgruppe, dato: Selskapskontroll i Trønderenergi 1. INNLEDNING Denne prosjektskissen er utarbeidet i samarbeid mellom Revisjon Midt-Norge IKS og Trondheim kommunerevisjon, med gode bidrag fra KonSek (Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS). Skissen danner grunnlag for bestillinger av selskapskontroll i Trønderenergi. Kontrollutvalgene inviteres på dette grunnlaget til å gi sin tilslutning til innretningen, eventuelt å komme med andre innspill til den. De skisserte problemstillingene er foreløpige, og har til hensikt å tegne en hovedretning for prosjektet. Problemstillingene vil med andre ord kunne bli gjenstand for endringer senere i planleggingsfasen, uten at det vil påvirke hovedretningen med prosjektet. 2. PROSJEKTETS FORMÅL Formålet med prosjektet er todelt: - Vurdere hvordan eierkommunene følger opp sitt ansvar som eiere av selskapet - Skaffe eierkommunene innsikt i konsernets virksomhet og styring, og hvordan konsernet følger opp de lovkrav som er stilt til det av offentlige myndigheter(særlig vedrørende krav til skille og nøytralitet for nettselskapet etter energiloven) 3. BAKGRUNN FOR PROSJEKTET OG PROSJEKTETS AKTUALITET Bakgrunnen for prosjektet er at TrønderEnergi er et offentlig eid selskap av flere kommuner i Trøndelagsregionen, og det påhviler de kommunale kontrollutvalgene å påse at det utføres kontroll med kommunalt eide selskaper. Herunder påse at den som utøver eierinteressene i selskapet gjør dette i samsvar med de forventer og føringer som eierne har satt for selskapet. I tillegg kan selskapskontroll også omfatte forvaltningsrevisjon. Dette innebærer også kontroll av om selskapets økonomiske styring og måloppnåelse er i samsvar med eiernes forventinger og føringer, og om selskapet drives i samsvar med lover og regler for virksomheten. Konsernet TrønderEnergi består i dag av 11 selskap som er organisert i fire forretningsområder. Disse er forretningsområde a) Energi, b) Nett, c) Marked og d) IKT. side 1 av 6

10 2013 PROSJEKTSKISSE Kommune: - Prosjekt: Trønderenergi Oppdragsansvarlig: Frode Singstad Prosjektnr.: 3145 Styringsgruppe, dato: Forretningsområdet Nett drives ikke i konkurranse med andre aktører og er å anse som en monopolvirksomhet. Virksomheten er underlagt energiloven der det er krav om funksjonelt skille mellom nettvirksomheten og den øvrige delen av konsernet. Nettvirksomheten til TrønderEnergi har over kunder, og er underlagt særskilte krav til funksjonelt skille etter loven om produksjon, omforming, overføring, omsetning, fordeling og bruk av energi (energiloven, lov nr 50). Det forhold at selskapet ble ilagt en bot av tilsynsmyndighetene, NVE, på 1 million kroner for brudd på energiloven, aktualiserer også at selskapskontrollen gjennomføres som en utvidet kontroll, det vil si forvaltningsrevisjon. I følge tilsynsmyndighetene hadde selskapet i 2012 følgende avvik: 1. Brudd på kravet om funksjonelt skille knyttet til at konsernet ga stoppordre for MAFI-prosjektet. Konsernledelsen instruerte dermed nettselskapet til å ta avgjørelser som fremmet konsernets interesser og ikke nettselskapets interesser 2. Brudd på kravet om funksjonelt skille knyttet til avdeling Merke. Avdeling Merke hadde en uklar rolle i organisasjonen og har gitt konkrete innspill til informasjon fra nettselskapet til nettselskapets kunder. 3. TrønderEnergi Nett hadde brutt omsetningskonsesjonens vilkår 3.6, jf. forskriften om måling, avregning og samordnet opptreden ved kraftomsetning og fakturering av nettjenester. 4. TrønderEnergi Nett har brutt kravet til nettselskapets nøytralitet, ved samfakturering med enkelte kraftleverandører og at nettselskapet ikke tillater samfakturering med alle kraftleverandører. Tilsynsmyndighetene har vurdert bruddene til å omhandle tre ulike typer forhold: Krav til funksjonelt skille Krav til nettselskapets nøytralalitet Krav til rutiner og program for overvåking av nettselskapets nøytralitet Dette gir grunnlag for å undersøke nærmere hvilke tiltak selskapet har iverksatt for at virksomheten skal drives i tråd med energiloven og hvilke tiltak som iverksettes for å sikre at virksomheten også frem i tid er i tråd med gjeldende regelverket. De kommunene som har eierandeler i Trønderenergi, har på sin side et visst ansvar for oppfølging av selskapet. Prinsipper for god eierstyring tilsier at eierne har en klar og tydelig målsetting med sitt eierskap i selskapet. Videre er det sentralt at disse målsettingene ligger til grunn for hvordan eierkommunen side 2 av 6

11 2013 PROSJEKTSKISSE Kommune: - Prosjekt: Trønderenergi Oppdragsansvarlig: Frode Singstad Prosjektnr.: 3145 Styringsgruppe, dato: utøver sitt eierskap, og at eierrepresentantene er kjent med de styringssystemene som gjelder for den aktuelle selskapsformen. Eierutøvelsen skal skje i rette fora, formell generalforsamling og uformelle eiermøter, og ikke ved påvirkning av styremedlemmer. Offentlige eiere kan sies å ha et særlig ansvar for å påse at selskapet ivaretar sitt samfunnsansvar, og at selskapene har et bevisst forhold til etiske problemstillinger i driften. Dette er forhold vi vil belyse ved intervju med eierrepresentanter og selskapets ledelse, og gjennomgang av protokoller og dokumentasjon. Konsernet har også vært inne i en sterk ekspansjon på en rekke områder. Dette gjelder både i forhold til utvidelse av nettdelen av virksomheten og at man har bygd opp aktiviteten i nye virksomhetsområder. Et relevant spørsmål er om denne ekspansjonen er forankret hos eierne, og på hvilket beslutningsgrunnlag ekspansjonsstrategiene er vedtatt. Har eierkommunene tatt aktivt stilling til om de ønsker denne utviklingen for selskapet? Har ekspansjonen gått ut over selskapets avkastning, og er i så fall det i forståelse med eierne? Ved overtakelse av nettet er det blant annet for Trondheimregionen sagt at dette ikke skal føre til høyere nettleie, fordi selskapet med større nettmarkedet vil få syneregieffekter. Dette er svært viktig for kundene i Trondheimsregionen, og har fra politisk hold blitt framsatt som en forutsetning for ekspansjon og overtakelse av nett. Det er derfor interessant å belyse hvilke synergieffekter dette har gitt. Endelig er det sentralt å vurdere om Trønderenergi har etablert de nødvendige styringssystemene for å sikre at konsernets aktivitet er hensiktsmessig for å nå de kravene og forventningene eierne stiller til selskapet. 4. PROBLEMSTILLINGER Redegjørelsen over innebærer at prosjektet vil ha en todelt innretning. Den første delen retter seg i hovedsak mot eierne og eierstyringen. Den andre delen retter seg mot selskapet, og har som formål å redegjøre hvordan konsernet og nettselskapet ivaretar kravene til funksjonelt skille og nøytralitet etter energiloven. EIERSTYRING Følgende problemstillinger beskriver innretningen av den delen av undersøkelsen som retter seg mot eierstyringen. Problemstillingene vil kunne endres i løpet av prosjektfasen. side 3 av 6

12 2013 PROSJEKTSKISSE Kommune: - 1. Prosjekt: Trønderenergi Prosjektnr.: 3145 Styringsgruppe, dato: Har eierkommunene tydelige målsettinger med sitt eierskap i Trønderenergi? - 2. Oppdragsansvarlig: Frode Singstad Avkastningskrav krav til lønnsomhet. Utøver eierkommunene sitt eierskap i tråd med aksjelovens prinsipper og øvrige prinsipper for godt eierskap? 3. Hvordan sørger eierne og selskapet for at virksomheten ivaretar sitt samfunnsansvar(etikk)? - Rettferdig konkurranse (bør et offentlig eid selskap bidra til å ivareta et velfungerende marked?) 4. Bidrar eierkommunene til å utvikle selskapets strategier, og har selskapets strategier reell forankring hos eierkommunene? 5. - Ekspansjon - (oppkjøp av nett) - Er beslutningsgrunnlaget godt nok? - Hvor ligger synergieffektene? - Konsekvenser for nåværende eiere Er det etablert styringssystemer som sikrer at konsernet aktivitet er hensiktsmessig i forhold til de krav og forventinger som er stilt til selskapet, og hvordan er etterlevelsen av disse? (økonomistyring, rapportering, internkontroll) SELSKAPET FUNKSJONELT SKILLE Følgende problemstillinger beskriver innretningen av den delen av undersøkelsen som retter seg mot selskapet. Problemstillingene vil kunne endres i løpet av prosjektfasen. 1. Hva gjør selskapet for å lukke de avvikene som NVE har påpekt.? 2. Hvordan sikrer selskapet seg fremover at kravene til funksjonelt skille og nøytralitet blir ivaretatt? 3. Hvordan kan selskapet dokumentere at nettselskapet ikke blir feilbelastet kostnader som berører andre deler av virksomheten? Hvordan fordeles felleskostnader? side 4 av 6

13 2013 PROSJEKTSKISSE Kommune: - 5. Prosjekt: Trønderenergi Oppdragsansvarlig: Frode Singstad Prosjektnr.: 3145 Styringsgruppe, dato: AVGRENSNINGER Vi vil fokusere på utvalgte deler av TrønderEnergi sin virksomhet. Prosjektteamet vil foreta nærmere diskusjoner med tilsynsmyndighetene(nve) for å avklare hvilke utfordringer som eksisterer på området og hvilke områder som de mener kan være mest aktuelle at vi gjennomgår. Nærmere avgrensning av forvaltningsrevisjonen vil bli gjort i samarbeid med styringsgruppen for prosjektet. 6. RESSURSER, ORGANISERING OG FRAMDRIFT RESSURSER Selskapskontrollen vil ha et totalt ressursbehov på anslagsvis 1200 timer. Eierkommuner som vil delta i selskapskontrollen deltar med et timetall beregnet ut fra eierandelen i Trønderenergi (se fordeling i vedlegg). Det innebærer at bidragene blir fra én time til flere hundre timer. Trondheim kommune bidrar med sin andel ved personellressurser fra Trondheim kommunerevisjon. Kommuner som er del av KonSek -samarbeidet bidrar med sin andel ved timer fra Revisjon Midt-Norge IKS, på vanlig måte. Andre kommuner (i praksis fra Fosenregionen og fjellregionen) tilbys å bidra med: 1. kjøp av deres andel av totalressursen fra Revisjon Midt-Norge IKS 2. (for Fosen-kommunene) timer/personellressurser fra Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS eller Fosen kommunerevisjon IKS 3. (for Fosen-kommunene) en kombinasjon av disse alternativene PROSJEKTORGANISERING Prosjektet gjennomføres i samarbeid mellom Revisjon Midt-Norge IKS og Trondheim kommunerevisjon. Det kan også være aktuelt at revisjon eller sekretariat på Fosen bidrar ved utførelsen. Det vil avklares så snart Fosenkommunene tar stilling til sin deltagelse i prosjektet. Felles prosjektleder er Frode Singstad, Revisjon Midt-Norge IKS. Frode Singstad blir oppdragsansvarlig for kommunene i KonSek-samarbeidet og Fosenregionen og fjellregionen, og håndterer kontakten med disse kontrollutvalgene. Resten av prosjektgruppa blir satt sammen av ansatte i de deltagende selskapene. Det kan bli aktuelt å innhente ekstern kompetanse. side 5 av 6

14 2013 PROSJEKTSKISSE Kommune: - Prosjekt: Trønderenergi Oppdragsansvarlig: Frode Singstad Prosjektnr.: 3145 Styringsgruppe, dato: Prosjektgruppa rapporterer til en styringsgruppe, bestående av Per Olav Nilsen, Trondheim kommunerevisjon, Inge Storås, Revisjon Midt-Norge IKS og eventuelt ansatte fra Fosen revisjon. Per Olav Nilsen er leder av styringsgruppa. FRAMDRIFT Kontrollutvalgene skal i løpet av februar og mars fatte vedtak om bestilling. Prosjektgruppa vil ikke kontakte Trønderenergi og begynne datainnhenting før et tilstrekkelig antall kontrollutvalg har fattet slikt vedtak. Endelig rapport overleveres sekretariatene i løpet av året, senest side 6 av 6

15 Navn Trondheim kommunerevisjon Trondheim Kommune Ant aksjer Eierandel Innsats timer Innsats kroner % 10 % ,85 % 14,77 % 11,99 % 0,10 % 1,34 % 1,18 % 2,54 % 2,43 % 1,58 % 4,98 % 4,97 % 3,51 % 2,75 % 2,71 % Fosen revisjon Åfjord Kommune Ørland Kommune Rissa Kommune Bjugn Kommune Roan Kommune Osen Kommune ,79 % 4,27 % 2,79 % 8,93 % 5,73 % 1,05 % 1,02 % Revisjon Fjell Oppdal Kommune Holtålen Kommune ,74 % 3,25 % 1,49 % Nordmøre Energiverk AS Trønderenergi AS ,99 % 2,63 % Revisjon Midt-Norge Melhus Kommune Orkdal Kommune Klæbu Kommune Snillfjord Kommune Agdenes Kommune Hitra Kommune Skaun Kommune Selbu Kommune Hemne Kommune Meldal Kommune Midtre Gauldal Kommune Frøya Kommune Malvik Kommune Sum timer Anslått timebehov Timepris kr kr kr kr kr kr , , , , , , kr 3 kr 5.100, , kr , kr 850,00

16 Nytt fra utvalgene - orienteringer fra KU-medlemmer i møtet Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Frøya kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 005/13 Arvid Hanssen /93-5 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken tas til orientering. Saksutredning Under sak 8/12 Kontrollutvalgets arbeidsform foreløpig drøfting, som ble behandlet i møte den , ble kontrollutvalget enige om å fordele ansvaret for å se gjennom saksdokumentene for øvrige politiske utvalg i Frøya kommune. Følgende fordeling ble foretatt: Kommunestyret: Formannskap: Driftsutvalg: Forvaltningsutvalg: Jarl Arthur Dyrvik og Lars Nordgård Johan G. Foss Kirsten Dragsnes Johan E. Wingan Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets medlemmer orienterer. Utvalget vurderer om det er behov for videre oppfølging av enkeltsaker.

17 Helhetlig innsats overfor barn og unge Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Frøya kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 006/13 Arvid Hanssen, 13/15-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på helhetlig innsats overfor barn og unge. Utvalget ber om at prosjektet gjennomføres ved bruk av resterende revisjonsressurser til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for 2013, samt storparten av ressursene for Kontrollutvalget ber om at revisjonen skisserer mulige innretninger på prosjektet i kontrollutvalgets neste møte. Saksutredning Plan for forvaltningsrevisjon ble vedtatt av kommunestyret i sak 184/12 den I denne planen er området Helhetlig innsats overfor barn og unge gitt første prioritet. Prosjektet er gitt følgende omtale i planen: Kommunen har en viktig rolle i å skape et godt oppvekstmiljø. Frøya kommune har innflytting og en økende andel barn og ungdom, noe som bidrar til et økende behov for en god og målrettet innsats. Det er viktig å se på sammenhengen mellom ulike tiltak, og at disse til sammen dekker de nødvendige behovene. Aktuelle tjenester å inkludere er: Fritidstilbud, PPtjeneste, tiltak i skole og barnehage, rusforebyggende tiltak, barnevern og psykisk helsetjeneste. Det kan også være aktuelt å se på samspillet med organisasjoner og andre aktører utenfor det kommunale tjenestetilbudet. Det er kontrollutvalget som står ansvarlig for oppfølgingen av plan for forvaltningsrevisjon. I tråd med selskapsavtalen for det interkommunale selskapet Revisjon Midt-Norge IKS er det dette selskapet som gjennomfører revisjon for Frøya kommune. Tema for prosjektet Helhetlig innsats overfor barn og unge er en rimelig åpen ramme for et prosjekt. Det er behov for at kontrollutvalget konkretiserer hvilken retning man ønsker på et slikt prosjekt, selv om momenter er nevnt i planen. I planen er det skissert at følgende tjenester er aktuelle å inkludere: - Fritidstilbud PP-tjeneste Skole Barnehage

18 - Rusforebyggende tiltak Barnevern Psykisk helsetjeneste Frivillige organisasjoner og andre aktører utenfor kommunen Dette er ikke nødvendigvis en uttømmende liste av relevante aktører og tjenester. Dersom rus og kriminalitetsforebygging blir et aktuelt tema kan for eksempel politiet være en aktuell aktør. I kommuneloven 77 nr. 4 defineres forvaltningsrevisjon som systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger.. Etterlevelse av offentlig regelverk tolkes også i denne sammenhengen inn i denne definisjonen, da man må anta at dette er kommunestyrets intensjon. Det er også et premiss at det er kommunens arbeid den skal rette seg mot. En utfordring er at et forvaltningsrevisjonsprosjekt må kunne ta utgangspunkt i objektive kriterier eller standarder, for eksempel lovverk eller kommunens egne vedtak om planer og mål. For kontrollutvalget i Bergen kommune har kommunerevisjonen i Bergen gjennomført et prosjekt som tar utgangspunkt i FNs barnekonvensjon, som er inkorporert i norsk lov gjennom menneskerettighetsloven. Konvensjonen pålegger kommunen et selvstendig ansvar for å sørge for å legge forholdene til rette for barns fysiske, psykiske, åndelige, moralske, psykologiske og sosiale utvikling. Særlover for de enkelte lovpålagte tjenester, deriblant barnevernloven, opplæringslova og barnehageloven har egne bestemmelser om kommunens ansvar for forebyggende arbeid og bestemmelser om samarbeid med andre tjenester. Et forvaltningsrevisjonsprosjekt om tjenester til barn og unge i Fredrikstad kommune tar utgangspunkt i en lang rekke slike bestemmelser i lov og forskrifter. I Melhus kommune ble det i 2011 gjennomført et prosjekt rettet mot forebyggende arbeid for barn og unge på kulturområdet. Skaun kommune har bestilt et prosjekt hvor en ser på om det er lagt til rette for å sette i verk tiltak tidlig i barnehage og skole for å gi barn og elever tilfredsstillende utbytte av barnehage og opplæring. Sekretariatet har i egen e-post til rådmannen bedt om innspill i forhold til hva som gjøres internt i kommunen overfor barn og unge og aktuelle dokumenter som kan være av interesse å se på i en bestillingsfase. Rådmannen har signalisert at dette er tatt opp i ledergruppen og at signaler vil bli gitt tilbake til kontrollutvalget eller sekretariatet. Ressurser I tråd med avtale om forvaltningsrevisjon mellom kontrollutvalget og Revisjon Midt-Norge har kontrollutvalget 280 timer forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i Av dette vil trolig ca 100 timer gå med til selskapskontroll i DalPro AS og Trønderenergi. Dette betyr at 180 timer er disponibel til prosjektet

19 i Dersom leveringsdato strekkes ut i 2014 er det mulig å forbruke resterende timer for 2013 og hele eller deler av timene for 2014 til prosjektet. Forvaltningsrevisjonsprosjekter ligger normalt et sted mellom timer i omfang. Erfaring tilsier at det oftest er i de noe større prosjektene at resultatene blir mest interessante. Temaet som er lagt opp for dette prosjektet er også ganske omfattende, så dersom kontrollutvalget ønsker å ha en bred tilnærming vil det være nødvendig å avsette en rimelig stor ramme. Alternativet er å innsnevre prosjektet mot enkelte aspekter av innsatsen. Dersom en betydelig andel av timeressurs for 2014 disponeres til dette prosjektet vil dette få den konsekvens at gjennomføring av et ytterligere prosjekt fra plan for forvaltningsrevisjon enten må få et begrenset omfang eller trekkes ut i Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet anbefaler at det bestilles et forvaltningsrevisjonsprosjekt om helhetlig innsats overfor barn og unge. Da igangsetting ikke trenger å skje umiddelbart kan utvalget gjennom diskusjoner og impulser i møtet skaffe seg et bredere grunnlag for å vinkle prosjektet. Sekretariatet mener det kan være hensiktsmessig å sette av inntil 400 timer til prosjektet og at levering av rapport skjer i løpet av 1.halvår 2014.

20 Kontrollutvalgets årsmelding for Frøya kommune Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Frøya kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 007/13 Arvid Hanssen 033, &14, 11/32-5 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget vedtar årsmelding for Saken legges frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2012 til orientering. Vedlegg Årsmelding 2012 for kontrollutvalget i Frøya kommune. Saksutredning Kommunelovens bestemmelser om tilsyn og kontroll gir kommunestyret og kontrollutvalget betydelig ansvar og det er derfor viktig med en dialog mellom kontrollutvalget og kommunestyret. Kontrollutvalget er kommunestyrets eget kontroll- og tilsynsorgan og skal forestå det løpende tilsynet med kommunen og kommunens virksomhet på vegne av kommunestyret. Utvalget rapporterer sine saker til kommunestyret løpende gjennom året. For å oppsummere foregående års aktivitet og for å gi kommunestyret et innblikk i virksomheten, utarbeider kontrollutvalget likevel sin egen årsmelding som legges frem for kommunestyret til orientering. Kontrollutvalgets sekretariat viser til vedlagte årsmelding for kontrollutvalget for Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å oversende saken til kommunestyret og innstille på at årsmeldingen tas til orientering. Kommunestyret kan likevel komme med innspill og tanker knyttet til kontrollutvalgets virksomhet i tilknytning til behandlingen i kommunestyret.

21 ÅRSMELDING 2012 KONTROLLUTVALGET I FRØYA KOMMUNE Utkast til kontrollutvalgets møte

22 Innholdsfortegnelse 1. OM KONTROLLUTVALGET, MANDAT OG SAMMENSETNING KONTROLLUTVALGETS SAMMENSETNING... 3 RAMMER FOR UTVALGETS ARBEID... 3 KONTROLLUTVALGETS RESSURSER Sekretariat... 4 Revisjon... 4 Økonomi ARBEID I UTVALGET MØTER... 5 SAKER... 5 DELTAKELSE I RELEVANTE FORA REVISJON REGNSKAPSREVISJON... 6 FORVALTNINGSREVISJON... 7 GRANSKINGER ELLER UNDERSØKELSER... 7 SELSKAPSKONTROLL PÅSEANSVAR OVERFOR REVISJON ETISK STANDARD AVSLUTNING

23 1. Om kontrollutvalget, mandat og sammensetning Kontrollutvalget velges av kommunestyret og skal på vegne av kommunestyret føre det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen. Alle kommuner og fylkeskommuner er pliktig til å velge et kontrollutvalg. Kontrollutvalget skal minst bestå av tre medlemmer, der minst et av medlemmene utgår fra kommunestyret eller fylkestinget. Kommunestyret eller fylkestinget kan foreta nyvalg av kontrollutvalgets medlemmer, men da må hele utvalget velges på nytt. Kontrollutvalget skal ha sekretærbistand i sitt arbeid og kommunestyret skal i henhold til kommuneloven sørge for dette. 1.1 Kontrollutvalgets sammensetning Kontrollutvalget fikk etter valget høsten 2011 følgende sammensetning: Medlemmer Johan G. Foss Jarl Arthur Dyrvik Johan Eldar Wingan Kirsten Dragsnes Lars Ø. Nordgård Varamedlemmer Leder Nestleder Medlem Medlem Medlem Ingrid Skjærsten Johansen Lisa Fillingsnes Grytvik Harry Osvald Hansen Torill Pettersen Helge Stranden Utvalget størrelse, sammensetning og representasjon i kommunestyret er i henhold til kravene i kommuneloven. I henhold til nye bestemmelser i kommuneloven skal minst ett av medlemmene utgå fra kommunestyret, dette kravet er oppfylt. 1.2 Rammer for utvalgets arbeid Kontrollutvalget er et lovpålagt organ, hvis mandat har grunnlag i kommunelovens bestemmelser om internt tilsyn og kontroll 77: 4. Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). 5. Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. 3

24 Kontrollutvalgets oppgaver er i utgangspunktet gitt i kommunelovens 77, og i forskrift om kontrollutvalg av , men kommunestyret kan konkret be utvalget utføre særskilte tilsynsoppgaver på sine vegne. Kontrollutvalgets hovedoppgave er å føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret og påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget skal ifølge kommuneloven sørge mange oppgaver som vil fremgå av kapittel 3 nedenfor. 1.3 Kontrollutvalgets ressurser Sekretariat Kontrollutvalget har sekretariatsbistand fra KonSek Midt-Norge IKS. Selskapet ble etablert i 2005 og har siden da levert tjenester til Frøya kommunes kontrollutvalg og kontrollutvalgene i 14 kommuner/fylkeskommunen i Sør-Trøndelag. Sekretariatet skriver saksframstillinger, bistår kontrollutvalget i praktisk tilrettelegging og oppfølging av møter, utarbeider forslag til plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, samt vedtaksoppfølging. I det løpende arbeidet er sekretariatet bindeledd mellom utvalg og revisjonsselskap, og utfører oppgaver på vegne av kontrollutvalget. Ressursbruk per kommune i siste 3-årsperiode rapporteres til representantskapet i KonSek årlig. Kontrollutvalget i Frøya kommune fikk levert 19 % flere timer enn budsjettert til sekretariatsarbeid i perioden For 2012 var merforbruket på 30 % (68 timer). Merforbruket har så langt ikke medført økte kostnader for Frøya kommune. Styret og daglig leder har gjennom vedtak i representantskapet fullmakt til å ta opp ressursfordelingen med kommuner som over år avviker mye i forhold til budsjettert timeforbruk. Kontrollutvalget må prioritere ressursbruken ytterligere, dersom kommunestyret ikke signaliserer økte rammer gjennom fremtidige budsjetter Revisjon Frøya kommune er medeier i, og har avtale om levering av revisjonstjenester med Revisjon MidtNorge IKS. Selskapet ble etablert i 2005 og leverer revisjonstjenester til Frøya kommune og 14 kommuner/fylkeskommunen i Sør-Trøndelag. Selskapet utfører regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for kommunen. Revisjonsarbeidet gjøres innenfor tildelte ressursrammer Økonomi For å utøve sin funksjon på en god måte har kontrollutvalget lagt vekt på å be kommunestyret om økonomiske rammer som muliggjør en god nok aktivitet. Kontrollutvalget er i henhold til kommuneloven pålagt å utarbeide budsjettforslag for kontroll- og tilsynsvirksomheten i kommunen. Selv om regnskapet for 2012 ikke er avlagt når kontrollutvalget avgir årsmeldingen for 2012, vil utvalget som for tidligere år, holde seg innenfor gjeldende budsjettrammer. Kontrollutvalget hadde i 2012 kroner til disposisjon. Av dette utgjør ca 64 % honorar til Revisjon Midt-Norge IKS, 21 % honorar til KonSek Midt-Norge IKS og 15 % benyttes til aktivitet (inklusive honorar) i kontrollutvalget. 4

25 2. Arbeid i utvalget 2.1 Møter Kontrollutvalget i Frøya kommune har i 2012 avholdt 5 møter og behandlet 44 saker: Protokoller fra kontrollutvalgets møter oversendes kommunestyret som trykt referatsak. Kommunestyret får dermed løpende oversikt over virksomheten til kontrollutvalget. Utvalget har et ønske om å ha oppdatert informasjon om kommunens virksomhet, og samtidig gjøre egen funksjon mer kjent. Utvalget vedtok derfor på eget initiativ å åpne sine møter for presse og publikum fra og med februar Ved mange av kontrollutvalgets møter har det vært gitt orienteringer fra administrasjonen på forskjellige virksomhetsområder i kommunen. Informasjon fra de som jobber i kommunen og som kjenner forholdene best er vurdert som spesielt viktig for kontrollutvalget. På den måten har utvalget fått første hånds kunnskap og forutsetninger for å gjøre jobben de er satt til. Ordfører og /eller rådmann har deltatt på noen av utvalgets møter, noe kontrollutvalget oppfatter som en styrke i sitt arbeid. 2.2 Saker En stor del av kontrollutvalgets saksbehandling omfatter forhold utvalget er pålagt å arbeide med, gjennom kravene i kommuneloven 77 og forskrift om kontrollutvalg. Hvilket fokus som velges i de ulike arbeidsoppgavene er det i stor grad opp til utvalget å definere selv. Kontrollutvalget kan etter anmodning fra kommunestyret, etter innspill fra innbyggere eller på eget initiativ ta opp forhold ved kommunens virksomhet, og som kan knyttes til utvalgets tilsynsarbeid. Henvendelser behandles seriøst uavhengig om det er et forhold som blir undersøkt videre eller at kontrollutvalget finner at dette ikke er en sak som hører til deres funksjon å se på. Det er positivt at kontrollutvalget er blitt bedre kjent de siste år. Samtidig setter det krav til prioriteringer i kontrollutvalgets arbeid. Flere forhold som er brakt inn i kontrollutvalget er avsluttet gjennom enkle undersøkelser fra sekretariatets side eller kontakt med administrasjonen. Rådmannen har også gjennom deltakelse på møter i kontrollutvalget avklart spørsmål som er reist. I en del tilfeller har kontrollutvalget også i 2012 pekt på at det tar lang tid før administrasjonen i kommunen besvarer henvendelser. Eksempler på områder som har vært berørt i møter i 2012, utenom de faste ordinære saker knyttet til lovpålagte oppgaver: - Kontrollutvalgets egen arbeidsform, herunder åpne eller lukkede møter - Årsrapporter knyttet til skatteoppkreverfunksjonen. - Rapporter/referat fra representantskap og generalforsamlinger, hvor Frøya kommune er medeier av interkommunale selskap og aksjeselskap. - Orientering om lederutviklingsprosjektet i Frøya kommune. - Retningslinjer for kontrollutvalget i Frøya kommune. - Orienteringer knyttet til oppfølging av opplæringsloven i Frøya kommune - Henvendelse vedrørende manglende svar på brev til Frøya kommune - Orientering om eiendomsforvaltningen i Frøya kommune - Orientering om bruken av tilskuddsmidler til næringsutvikling på Frøya. 5

26 - 2.3 Orientering om miljøsatsningen i Frøya kommune. Orientering om kommunes implementering, praktisk oppfølging og vitalisering av Frøya kommunes etiske retningslinjer. Forespørsel vedrørende praksis for lukking av politiske møter i Frøya kommune. Deltakelse i relevante fora Alle medlemmer i kontrollutvalget er invitert til bl.a. samlinger i regi av KonSek Midt-Norge IKS, Norges kommunerevisorforbund (NKRF) og Forum for Kontroll og Tilsyn. (FKT) For å holde seg oppdatert om informasjon som er aktuell for utvalgets oppgaveløsing deltar medlemmene på konferanser og samlinger, når det vurderes som relevant og mulig innenfor gitte rammer. 3. Revisjon 3.1 Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte,( ) Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Når revisor påpeker forhold i årsregnskapet, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4, skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 4 Kontrollutvalget behandler saker om regnskapsrevisjon på flere måter gjennom året. Kontrollutvalget avgir hvert år uttalelse til kommunens årsregnskap. Uttalelsen vedlegges regnskapssaken til kommunestyret. Formannskapet får kopi av uttalelsen før de gir sin innstilling til kommunestyret. Informasjon fra oppdragsansvarlig revisor og rådmannen er sterkt vektlagt, slik at kontrollutvalget gis relevant og nødvendig kunnskap for å avgi uttalelsen. Det er i tillegg etablert rutiner for orienteringer fra oppdragsansvarlig revisor om planlegging og status i arbeidet med regnskapsrevisjon. Regnskapet og årsberetningen for 2011 ble avlagt rettidig. Kontrollutvalget har tidligere påpekt at dette er viktig i forhold til omdømme, og kanskje særlig av hensyn til at viktige styringsdokumenter er nødvendig å få frem så tidlig som mulig. Revisor tok i sin beretning for 2011 forbehold i forhold til om den interne kontrollen i kommunen fungerer og også i forhold til betydelige balanseposter. Forbehold av denne type er relativt sterke signaler fra revisor som kontrollutvalget ba rådmannen opp. Kontrollutvalget pekte spesielt på at revisor ikke har fått tilbakemelding på alle kartleggingsskjemaer som er sendt ut. I tillegg til usikkerhet knyttet til tallmaterialet, vil mangler av denne type kunne føre til mer behov for kontroll og dermed vil regnskapsrevisjonsarbeidet ta en større andel av kontrollutvalgets budsjett. Kontrollutvalget påpekte også i sin uttalelse til regnskapet 2011 at Frøya kommune fortsatt må ha et sterkt fokus på nøkternhet, økonomistyring og budsjettdisiplin. 6

27 3.2 Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets eller fylkestingets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 5 Kontrollutvalget skal utrede behovet for, planlegge og bestille forvaltningsrevisjoner i kommunen og resultatene fra arbeidet skal rapporteres til kommunestyret. Frekvensen for utarbeidelse av planer for forvaltningsrevisjon skal i henhold til kommuneloven være minimum èn gang i hver valgperiode. Kontrollutvalget utarbeider nå 2-årlige planer. Kommunestyret vedtok plan for i desember Alle forvaltningsrapporter legges fram for kontrollutvalget etter hvert som de avlegges og revisor foretar en gjennomgang av revisjonsarbeidet og konklusjonene. Samtlige rapporter sendes videre til kommunestyret. Et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på Plan- delings- og byggesaksbehandling ble lagt frem i kontrollutvalget i mai 2012 og sluttbehandlet i kommunestyret i juni Rådmannen skal gi kontrollutvalget tilbakemelding om oppfølging av anbefalingene i rapporten i første møte i Resultatet av oppfølgingen vil fremgå av protokoll fra kontrollutvalget. Videre har kontrollutvalget i februar 2012 etterspurt rådmannens tilbakemelding på oppfølging av kommunestyrets vedtak i tilknytning til fra behandlingen av forvaltningsrevisjonsrapport fra 2011 om Offentlige anskaffelser følges regelverket. Skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget er ikke gitt i 2012, men vil iflg rådmannen foreligge til kontrollutvalgets møte 8.mai Granskinger eller undersøkelser Kontrollutvalget kan på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret, ta tak i forhold som kan oppfattes som uønskede eller i strid med mål om en effektiv og forsvarlig forvaltning av kommunens ressurser. Slike undersøkelser kan også føre til senere forvaltningsrevisjoner. Det har ikke vært gjennomført granskinger i Selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 6 7

28 Kontrollutvalg har 2012 fått utarbeidet ny plan for selskapskontroll for Den endelige planen, hvor det er gjort prioriteringer er vedtatt av kommunestyret. Kontrollutvalget bestilte i 2012 selskapskontroll i forhold til Dalpro AS. Tilsvarende kontroll er bestilt av kontrollutvalget ihitra kommune. Det vil bli levert separate rapporter til kommunene, da revisjonen også ser på hvordan den enkelte kommune følger opp sine eierskap. Rapport vil bli behandlet i kontrollutvalget i mai 2013 og deretter fremlagt for kommunestyret. Videre har kontrollutvalget signalisert at de vil delta sammen med flere eierkommuner i en selskapskontroll inn mot Trønderenergi AS. Utvalget tar endelig stilling til dette med det aller første. Kontrollutvalget har i flere år hatt fokus på at Frøya kommune må få på plass en eierstrategi/eierskapsmelding. Kontrollutvalget la frem en sak rundt forarbeid til selskapskontroll i kommunestyret i januar 2011 og følgende ble vedtatt: Kommunestyret ber rådmannen om at arbeidet med utarbeidelse av eierstrategi/eierskapsmelding gis prioritet. Eierskapsmelding/eierstrategi inneholdende generelle retningslinjer for eierstyring og formål med det enkelte eierskap fremmes for kommunestyret innen utgangen av inneværende kommunestyreperiode. En viktig faktor for å kunne føre kontroll med om kommunens formål med eierskap blir ivaretatt, er at dette er tilstrekkelig klarlagt fra kommunen sin side. I tillegg er det nødvendig for å føre kontroll med måten eierskapet forvaltes på, at rutiner for eierstyring er skriftlig nedfelt. Frøya kommune jobber fortsatt med å få på plass en eierskapsmelding/eierskapstrategi. Kommunestyrevedtaket fra januar 2011, 2 år tilbake, er dermed ikke fulgt opp. Rådmannen opplyser at arbeidet er i gang. 4. Påseansvar overfor revisjon Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 3 Det er i forskriftene gitt en del bestemmelser om formelle krav som skal stilles til valgt revisor, herunder krav til utdanning, vandel, uavhengighet og objektivitet. Disse forholdene hviler det et ansvar på revisor å dokumentere, og det er etablert rutiner for at dette skjer. 5. Etisk standard I juni 2009 ble kommuneloven endret og 1, Lovens formål, fikk tillagt en ny setning: Loven skal også legge til rette for en tillitskapende forvaltning som bygger på en høy etisk standard. Endringen trådte i kraft 1. juli

29 Rådmannen orienterte om kommunes implementering, praktisk oppfølging og vitalisering av Frøya kommunes etiske retningslinjer i et kontrollutvalgsmøte i Ellers er etikk berørt i tilknytning til forvaltningsrevisjonsrapport som omhandler saksbehandling innen teknisk etat. 6. Avslutning I tillegg til en oppsummering av årets virksomhet anser kontrollutvalget årsmeldingen som et dokument for å informere om utvalget og dets virksomhet. Kontrollutvalgets saker ligger åpent på sekretariatets hjemmesider: kontrollutvalgene/frøya. Målet om å være uavhengig i sitt arbeide anser kontrollutvalget at de har ivaretatt på en god måte. I utvalgsmøtene er det tilsynsperspektivet som styrer diskusjoner og vedtak, mens partipolitiske hensyn legges tilbake. Sakene som er behandlet i utvalget bærer ikke preg av å være politiske omkamper eller ha partipolitiske agendaer. Utvalget har vært bevisst på problemstillinger knyttet til uavhengigheten og satt denne høyt i sitt arbeid. Utvalget ser at det er utfordringer knyttet til i hvor stor grad en skal engasjere seg i enkelthenvendelser som oversendes utvalget. Dette gjelder både i forhold til innhold, men også i forhold til prioritering av ressursene kontrollutvalget har. Det kan ikke påregnes at et ressursforbruk av sekretariatstjenester på 20 % over budsjettet, slik det har vært i siste 3-årsperiode, kan forsette, uten at dette for innvirkning på fremtidig kostnadsfordelingsnøkkel. Representantskapet har pålagt KonSek Midt-Norge IKS å fordele ressursene ut fra hva den enkelte kommune over tid - betaler. Kontrollutvalgets arbeid krever at medlemmene er aktive og setter seg inn i til dels kompliserte saker som kan favne hele virksomhetsområdet som Frøya kommune er beskjeftiget med. Kontrollutvalgets arbeid krever et nært og godt samarbeid med kommunestyret og administrasjonen i Frøya kommune. Utvalget takker for samarbeidet som har vært i året som har gått og ser frem til et nært og godt samarbeid i året som kommer. På denne måten kan kontrollutvalget på sin måte bidra til en velfungerende forvaltning og størst mulig tillit til kommunen, til beste for kommunen og den enkelte innbygger i Frøya kommune. Frøya 13. februar 2013 Johan G. Foss Kontrollutvalgets leder 9

30 Avtaler finansiell revisjon og forvaltningsrevisjon Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Frøya kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 008/13 Arvid Hanssen /176-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget slutter seg til forslagene til avtaler om forvaltningsrevisjon og finansiell revisjon for Kontrollutvalgets leder gis fullmakt til å signere avtalene. Vedlegg Avtale forvaltningsrevisjon Frøya Avtale finansiell revisjon Frøya Saksutredning I 2011 ble det innført en ny praksis der kontrollutvalget inngår årlige avtaler om leveranse av revisjonstjenester med Revisjon Midt-Norge IKS. Avtalene er ment å skulle spesifisere hvilket omfang av revisjonstjenester kontrollutvalget kan forvente i inneværende år, og nærmere regulere samarbeidet mellom kontrollutvalget og revisjonen. Disse avtalene er et supplement til selskapsavtalen for Revisjon Midt-Norge IKS som setter rammene for selskapets virksomhet og styring, og deltakernes bidrag til dette. Avtalene er også en del av oppfølgingen av det ansvaret som ligger på kontrollutvalget for å påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning, slik det fremgår av kapittel 4 og 5 i kontrollutvalgsforskriften. Vedrørende regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens årsregnskap og kommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Mer om dette finnes i kontrollutvalgsboken side 122. Vedrørende forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget skal utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret. Kommunestyret kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget initierer de enkelte prosjekt gjennom egne saker i kontrollutvalget. Den videre oppfølging skjer i stor grad via kontrollutvalgets sekretariat.

31 Mer om dette finnes i kontrollutvalgsboken side 92. Avtaler med Revisjon Midt-Norge IKS Kommunens kontrollutvalg er opptatt av dialogen mellom utvalg og revisjonsselskap. Avtalene angir hvilke dokumenter som skal oversendes kontrollutvalget stor frihet for kontrollutvalget til å be om opplysninger i møter gjennom året. Det er etter møtet i kontrollutvalget den , hvor avtalene for 2012 ble signert, lagt et godt grunnlag for dialog og samarbeid. For kontrollutvalget er det viktig å forsikre seg om at de har tilstrekkelig informasjonsgrunnlag til å utføre sitt arbeid på en god måte, herunder å påse at kommunens revisjonsordning fungerer på en tilfredsstillende måte. Timetall for 2013 For 2013 er ramme til regnskapsrevisjon satt til 370 timer, som er en økning på 40 timer fra Samlet ramme til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 2013 er satt til 280 timer, en økning 34 timer fra Det legges opp til et revisjonsomfang som samlet er 74 timer eller 11% mer enn for Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Avtalene er i tråd med de som kontrollutvalget gav sin tilslutning til for Kontrollutvalget oppfordres til å godkjenne avtalene for 2013.

32

33

34

35

36 Referatsaker til kontrollutvalgets møte Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Frøya kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 009/13 Jan-Åge Sneve Gundersen /12-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Vedlegg Medlemsbrev Frøya - Tilbakemelding til Bjørn Tuvnes Henvendelse fra Arne Jektvik til KU - januar Tilsyn Tidlig innsats Frøya kommune - Sistranda skole helsetilsynet.no Tilsyn Tilsynsrapporter Frøya Avlastning 2012 Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Kommunestyrets behandling av sak 184/12 Plan for forvaltningsrevisjon i møtet Kort orientering fra kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen Nestleder Jarl Arthur Dyrvik deltok fra kontrollutvalget. 3. E-post, datert fra Hege Stordahl-Bekken til folkevalgte, herunder kontrollutvalget, vedrørende språkbruk blant politikere. E-posten er utsendt til kontrollutvalgets medlemmer. 4. Medlemsbrev fra Forum for Kontroll og Tilsyn, FKT (Vedlagt) Kontrollutvalget i Frøya kommune er medlem av FKT. 5. Brev fra KonSek til Bjørn Tuvnes datert (Vedlagt) Brevet er svar på e-post til kontrollutvalget datert , hvor Tuvnes etterlyser svar på flere henvendelser til Frøya kommune. 6. Oppfølging av vedtak i sak 22/12 i kontrollutvalget , manglende tilbakemelding til på brev fra Utdanningsforbundet. 7. Fax til kontrollutvalget mottatt og fra Arne Jektvik. (Vedlagt)Rådmannen vil orientere kontrollutvalget om sitt syn på saken, før kontrollutvalget tar stilling til eventuell videre behandling av henvendelsen. 8. Fylkesmannens tilsyn ved Sistranda skole høsten Helestilsynets tilsyn i Frøya kommune Avlastning til voksne

37 En møteplass for kommunale og fylkeskommunale kontrollutvalg, og deres sekretariat Medlemsbrev nr. 2 / Dato: 5. desember 2012 ORGANISASJON & INFORMASJON. Konferanser fra FKT i 2013: KONTROLLUTVALGENES EGEN FAGKONFERANSE MED ÅRSMØTE HOLDES JUNI Gardermoen (Clarion Hotel Oslo Airport) Juni er en fin årstid, og vi vil for 4. år på rad ha en sosial aktivitet integrert i opplegget. Arbeid med program og sosial ramme pågår. Program blir sendt ut i mars Viser ellers til hjemmesiden Målgruppe: Kontrollutvalgene, deres sekretariater og andre med interesse for arbeidsfeltet. SEKRETARIATSKONFERANSE HOLDES 20. MARS Oslo (Thon Hotel Opera) Målgruppe er hovedsakelig kontrollutvalgenes sekretariater. Program blir sendt ut i månedsskiftet jan./febr PROP. 119 L ( ). HVOR STÅR SAKEN NÅ? Omhandler endringer i kommuneloven mm. Det er denne stortingsproposisjonen som bl.a. har forslag om åpne møter i kontrollutvalgene. Her var det høring i Stortingets kommunal- og regionalkomitè i november. Innstilling fra komiteen og første behandling i Stortinget er begge planlagt til desember NYE ENDRINGER I KOMMUNELOVEN? FKT har fått tilsendt en høringssak fra KRD med forslag til endringer i kommuneloven og offentleglova (innbyggerinitiativ, revisors taushetsplikt, utsatt offentlighet). Link: Styret vil gi en uttalelse til deler av den innen høringsfristen 26. febr SAMARBEID MED ANDRE ORGANISASJONER. FKT inviterer til kontaktmøte med Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) 10. januar Her deltar styreleder, daglig leder og et styremedlem fra hver av organisasjon. OG FORØVRIG så vil FKT ønske våre medlemmer en fin adventstid, God Jul og et Godt Nyttår! Med hilsen Per Rune Vereide (s) Styreleiar i FKT Sekretariat: FKT Pb. 7900, 5020 Bergen fkt@fkt.no Hogne Haktorson Kontrollsjef / dagleg leiar Telefon dir.: / Mobil: / Fax: Hjemmeside: Bank: Org. nr

38

39

40

41

42

43 TILSYNSRAPPORT TIDLIG INNSATS OPPLÆRINGSLOVEN 1-3 ANDRE LEDD FRØYA KOMMUNE SISTRANDA SKOLE 1

44 1.Tema for tilsynet 1.1 Innledning Tilsyn skal kontrollere at lovgivers vilje realiseres slik denne er uttrykt i lov eller i medhold av lov. Dersom pliktene ikke overholdes, skal tilsynsmyndigheten pålegge endringer i praksisen hos skoleeier og/eller hos skoleledelsen. Tema for dette tilsynet er tidlig innsats og reguleres av opplæringsloven 1-3 andre ledd. Bestemmelsen er i lovens ordlyd nedfelt som en plikt for kommunen til å sørge for en tilpasset opplæring på årstrinn som særlig skal rettes mot elever med svake ferdigheter i regning og lesing. Fylkesmannen har den oppfatning at tidlig innsats for å sikre gode ferdigheter i lesing og regning, er vesentlig for å sikre en god undervisning og opplæringssituasjon. Tilsyn på området kan være et viktig bidrag til å realisere intensjonene bak bestemmelsen i opplæringsloven 1-3 andre ledd. 1.2 Kommunens ansvar Selv om opplæringsloven legger ansvaret på skoleledelsen og det pedagogiske personalet for den daglige gjennomføringen og etterlevelsen av de kontrollerte reglene, vil det være kommunen som har det overordnede ansvaret. Dette påpekes gjennom opplæringsloven om forsvarlig system for vurdering og oppfølging av om lovkravene blir fulgt opp. Selv om skolen har det daglige ansvaret for at lovkravene relatert til lokalt arbeid med tidlig innsats blir etterlevd og oppfylt, er det kommunen som er ansvarlig for at elevenes rettigheter blir oppfylt og som derfor er adressat for eventuelle pålegg om endring. Tilsynet er ikke i hovedsak rettet mot kommunens system for å kontrollere og følge opp om bestemmelsene på området blir oppfylt, men i større grad mot arbeidet på skolen. Kommunen som skoleeier skal også som en del av oppfølgingen vurdere sine rutiner med bakgrunn i de konklusjoner Fylkesmannen har foretatt i tilsynet. 1.3 Overordnet formål med tilsynet Tilpasset opplæring og tidlig innsats innebærer for skoleeier og skole at forpliktelsen om å gi tilpasset opplæring er gitt egne bestemmelser for årstrinn og for noen av fagene og de grunnleggende ferdigheter. Innholdet i plikten medfører at det skal settes inn en ekstra innsats mot elever med svake ferdigheter i lesing og regning på de aktuelle årstrinnene. Tilsynet skal gi innsyn i hvordan lokale instanser ivaretar sine oppgaver og plikter i arbeidet med å planlegge, organisere, undervise og evaluere ut fra bestemmelsen om tilpasset opplæring og tidlig innsats som referanseramme. Hovedformålet med tilsynet er å sikre at elevene får en likeverdig og tilfredsstillende opplæring i tråd med bestemmelsene om tilpasset opplæring og tidlig innsats på årstrinn. 2

45 1.4 Avgrensning av tilsynet Tilsynsrapporten gir ikke en helhetsvurdering av skolen og skolens virksomhet. Rapporten omhandler bare resultat fra tilsynet på det temaet som her er valgt gjennomført. Tilsynsmetoden er ikke designet for å vurdere alle rutiner og planer for undervisningen ved skolen. Tilsynet avgrenser seg derfor til å vurdere regeletterlevelsen på det oppgitte området. Det er opp til den enkelte kommune og skole å bestemme hvordan opplæringen skal utformes, så lenge det er innenfor rammen av lov og forskrift. 2. Gjennomføring av tilsynet 2.1 Rettslig grunnlag for tilsynet Etter opplæringsloven 14-1 har Fylkesmannen hjemmel til å føre tilsyn med offentlige skoler. Tilsynsmyndigheten skal ha tilgang til skoleanlegg og dokumentasjon. Kommuneloven har likelydende bestemmelser, jf. kommuneloven kap 10A. 2.2 Tilsynsmetoden Tilsynet består av: i) Undersøkelse av praksis (hos tilsynsobjektet) ii) Eventuelt pålegg om korreksjon av lovstridige forhold. Fylkesmannen utarbeider en tilsynsrapport for hver skole som er gjenstand for undersøkelser/kontroll i tilsynet. Tilsynet har vært gjennomført ved å hente inn og vurdere dokumentasjon, skriftlige redegjørelser og muntlige opplysninger gitt i intervjuer. Fylkesmannens konklusjoner er omtalt som lovstridig praksis eller ikke. I tillegg opererer Fylkesmannen med anbefalinger. Pålegg er rettslig bindende krav til skoleeier om å gjøre visse endringer for å gjenopprette lovlig praksis.. Anbefalinger er råd fra fylkesmannen som skoleeier ikke er rettslig forpliktet til å følge. Fylkesmannens anbefalinger gjelder endringer som etter vår vurdering vil styrke skolens arbeid for å sikre elevenes rettssikkerhet. 2.3 Gangen i tilsynet Varsel om tilsyn med pålegg til kommunen og skolen om å sende inn redegjørelse og dokumentasjon datert Mottak av dokumentasjon og utredning fra kommunen og skolen per Åpningsmøte og intervju i kommunens lokaler

46 Varsel om vedtak og foreløpig rapport datert Frist for tilbakemelding på foreløpig rapport er satt til senest Endelig rapport med datering Hva er kontrollert i tilsynet 3.1 Skoleeiers plikter i forbindelse med tidlig innsats Kommunen skal, etter opplæringsloven andre ledd, etablere et forsvarlig system som sikrer at alle lovens krav oppfylles. I forarbeidene1 legges følgende føringer for skoleeiers system: Systemet skal være egnet til å avdekke eventuelle forhold som er i strid med lov og forskrift. Det forutsetter jevnlig resultatoppfølging og vurdering av om lovverket etterleves. Systemet skal sikre at det blir satt i verk adekvate tiltak for å gjenopprette lovlig tilstand dersom lovbrudd avdekkes. Skoleeier står fritt til å utforme sitt eget system som er tilpasset lokale forhold. Følgende krav kan knyttes til kommunens system for å sikre tidlig innsats: Innhente informasjon om skolenes arbeid med tidlig innsats på årstrinn. Vurdere informasjon og sette i verk tiltak der arbeidet ikke er i samsvar med lovverket Skoleeiers system for å sikre tidlig innsats på årstrinn Skoleeier har ansvar for at skolene lager og arbeider etter planer og rutiner som ivaretar oppfølging av bestemmelsen. Skoleeier må derfor ha et system som sikrer at det utvikles planer på skolene for tidlig innsats i opplæringen, og at disse er i tråd med bestemmelsen, jf. opplæringsloven annet ledd. I det ligger at skoleeier bør ha et system som sikrer at det utvikles rutiner på skolene som igjen sikrer at skolens plikt til å arbeide med tidlig innsats på årstrinn blir ivaretatt. Skoleeier bør videre ha rutiner for å innhente informasjon/dokumentasjon slik at skoleeier kan vurdere skolenes arbeid med tidlig innsats, samt ha rutiner for å følge opp eventuelle mangler i arbeidet med tidlig innsats på skolene. 1 Ot.prp.nr. 55 ( ) 4

47 Rettslige krav Skoleeier skal innhente dokumentasjon fra skolen som gjør skoleeier i stand til å bedømme om planene/rutinene om tidlig innsats tilfredsstiller kravene i lovverket samt at skolene anvender planene i praksis. Skoleeier skal ha et system for iverksette tiltak når skolene ikke oppfyller kravet om tidlig innsats på årstrinn. Dokumentasjon fra kommunen og tilsynmyndighets vurdering Frøya kommune har gjennom kommunestyrevedtak i handlingsplanen for fastsatt slik føring: Styrke oppvekstsektoren ved tidlig innsats, flere faglærte lærere og kompetanseheving, kr. 1.5 mill årlig ut perioden. Bruken av midlene følges opp av hovedutvalg for drift. Det er utformet en egen plan for tidlig innsats i oppvekstsektoren i kommunen hvor det er angitt føringer fra skoleeier. Her er anført at virksomhetene skal analysere, drøfte og følge opp ulike resultat og undersøkelser. Videre er det utformet målrettede tiltak knyttet til stasjonsundervisning, veiledet lesing og kompetanseheving for alle skolene i kommunen. Det er etablert digital lesestue og kommunen har besluttet å ta bruk Vokal ved sine skoler for registrering av resultater på elevundersøkelser og kartleggingsprøver. Frøya kommune har med bakgrunn i bestemmelsene i opplæringsloven andre ledd laget et styringsdokument kalt Kunnskapsløft Frøya. Det er fastsatt utviklingsmål fra skoleeier, og den enkelte skole utarbeider delmål og indikatorer som settes inn i dokumentet. Frøya kommune har, samsvar med lovverket, fastsatt at det utarbeides en årlig tilstandsrapport til kommunestyret og at den enkelte skoles utfyllende planer i styringsdokumentet Kunnskapsløft Frøya, er et supplement til tilstandsrapporten. Videre legges det vekt på rådmannens styringsdialog som gjennomføres med den enkelte virksomhetsleder. Denne etterfølges av en medarbeidersamtale. Det lages et referat fra styringsdialogen hvor virksomhetsleder lager en oppsummering. Styringsdokumentet for utvikling og kvalitetssikring, Kunnskapsløft Frøya, skal så tilføres eiers føringer for utvikling og kvalitetssikring. Fylkesmannen har ikke fått fremlagt en tilstandsrapporter utarbeidet etter dette planverket. Dette kan ha sin årsak i at Kunnskapsløft Frøya er av relativ ny dato og at kommunen er inne i det første året med gjennomføring av disse rutinene. Intervjuer ved Sistranda skole fremviser at skolen så langt ikke har erfaring med rådmannens styringsdialog, da dette er rutiner som er inne i en oppstartfase. For tilsynsmyndighet er det derfor noe vanskelig å vurdere effekten av kommunens samlede planverk og elementer i kvalitetsutviklingssystemet. 5

48 I planverket er inntatt flere målformuleringer knyttet til tidlig innsats og nasjonale prøver i lesing og regning, eksempelvis på femte årstrinn. Tilsynsmyndigheten har gjennomgått resultatene for de siste fem årene og finner resultatene bekymringsfulle med hensyn til det faktum at mange elever befinner seg på mestringsnivå 1 på 5. årstrinn. Det erkjennes i intervjuer at dette nok ikke har hatt nok fokus tidligere eller vært kommentert utdypende i rapporteringer til skoleeier. Frøya kommune gir skolene øremerkede midler til arbeidet med tidlig innsats og også eksplisitte føringer med hensyn til tidlig innsats. Det er gitt føringer for bruk av kartleggingsprøver og mål knyttet til elevenes ferdigheter i lesing og regning. I intervju framkommer det at også skoleeier for fremtiden vil ha tilgang til oppsummeringer og rapportering knyttet til nevnte områder. Dette er blant annet muliggjort gjennom å ta bruk registreringssystemet Vokal. Frøya kommune har ikke gitt opplysninger om organisert forskriftsfestet leksehjelp er organisert med tanke på å styrke arbeidet med tidlig innsats på årstrinn. Av dokumentasjonen fremgår at kommunen har et kvalitetsutviklingssystem hvor tilpasset opplæring og rutiner knyttet til tidlig innsats inngår. Fylkesmannens konklusjon Frøya kommune har etablert rutiner som gir skolene føringer for at skolenes arbeid med tidlig innsats på trinn kan ivaretas i henhold til opplæringsloven 1-3, andre ledd. Frøya kommune har etablert ordninger/rutiner for vurdering av om kravene knyttet til tidlig innsats blir oppfylt, men på tilsynstidspunktet foreligger det ikke opplysninger gjennom dokumentasjon og/eller intervjuer på at dette er implementert og fungerer etter sin hensikt. Frøya kommune har etablert rutiner for oppfølging av vurderingene; styringsdialog med referat, medarbeidersamtale, lederavtale og eget punkt i styringsdokumentet Kunnskapsløft Frøya for den enkelte skole. På tilsynstidspunktet foreligger det ikke opplysninger gjennom dokumentasjon og intervjuer som viser at rutinene er implementert og fungerer etter sin hensikt. Dokumenter fra Sistranda skole og opplysninger i intervjuer, sier at dette er nye planer/rutiner som vil bli iverksatt i høst. Skolen har allerede fått fastsatt dato for høstens styringsdialog. På tilsynstidspunktet foreligger det dermed et planverk/rutiner som ikke er satt i verk hva angår skoleeiers evaluering og tilbakemelding slik dette er fastsatt i opplæringsloven andre ledd. Tilsynsmyndighet finner at planverket og rutinene hos skoleeier er på plass, men at dette ikke er implementert i organisasjonen. Det er gjort et grundig og dedikert arbeid med etablering av planverk på kommunenivå, og det er følgelig ikke grunnlag for å gi pålegg knyttet til skoleeiers planer. 6

49 Fylkesmannen vil imidlertid sterkt fremheve at Frøya kommune, med det planverk som er etablert, har en stor oppgave med å sørge for at dette blir implementert i organisasjonen, og at skoleeier nå følger opp sine egne rutiner. Fylkesmannen har over tid fulgt med på resultatene på nasjonale prøver i lesing og regning på 5. årstrinn og gjort sine evalueringer. Kommunen bør nå følge nøye med på utviklingen og se om planverket knyttet til tidlig innsats legger grunnlag for den positive utviklingen som tilsynsmyndighet og sikkert også skoleeier nå forventer Skolens plikter i forbindelse med arbeidet med tidlig innsats på årstrinn Skolen er pålagt en rekke oppgaver i opplæringslov inklusive forskrifter. Skoleeier har et overordnet ansvar for at skolene utfører sine lovpålagte plikter, jf. opplæringsloven første ledd. Rettslige krav Temaet for dette tilsynet er tidlig innsats, og reguleres av opplæringsloven 1-3 andre ledd. Paragrafen i sin helhet lyder som følger: 1-3. Tilpassa opplæring og tidleg innsats Opplæringa skal tilpassast evnene og føresetnadene hjå den enkelte eleven, lærlingen og lærekandidaten. På 1. til 4. årstrinn skal kommunen sørgje for at den tilpassa opplæringa i norsk eller samisk og matematikk mellom anna inneber særleg høg lærartettleik, og er særleg retta mot elevar med svak dugleik i lesing og rekning. Bestemmelsens første ledd omhandler det generelle prinsipp om at opplæringen skal tilpasses evnene og forutsetningene til den enkelte eleven. Prinsippet gjelder for all opplæring som blir gitt med hjemmel i opplæringsloven, og skal anvendes overfor elever med både svake og gode ferdigheter i opplæringen. Første ledd er ikke direkte gjeldende for dette tilsynet, men som generelt prinsipp har det nær sammenheng med bestemmelsens andre ledd om tidlig innsats. Det framkommer i Ot.prp.nr.55 ( ) pkt. 2.4 at plikten til tidlig innsats lovfestes som et ledd i paragrafen som inneheld føresegnene om den generelle plikta til å gi tilpassa opplæring. Innhaldet i plikta bør vere som foreslått i høringsnotatet, det vil seie ei form for tilpassa opplæring som krev at det blir sett inn ein ekstra innsats retta mot elevar med svake dugleikar i lesing og rekning på dei aktuelle årstrinna. Bestemmelsens andre ledd er i lovens ordlyd nedfelt som en plikt for kommunen til å sørge for en tilpasset opplæring på årstrinn som særlig skal rettes mot elever med svake ferdigheter i regning og lesing. Imidlertid gir ikke bestemmelsen noen individuell rettighet til den enkelte elev. Dette innebærer at kommunen ikke trenger å treffe enkeltvedtak etter denne bestemmelsen. Når bestemmelsen legger til grunn at den tidlige innsatsen på årstrinn skal rettes mot elevar med svak dugleik i lesing og rekning, er det disse elevene 7

50 som er målgruppen for tiltakene. Dersom bestemmelsen skal virke etter sin hensikt, er det viktig at skolen kjenner til ferdighetene og kunnskapsnivået til elevene. Skoleeier sammen med skolens ledelse og pedagogisk personale må derfor kunne identifisere elevene som har svake ferdigheter i lesing og regning. I forarbeidene nevnes at informasjon ved elevvurdering, kartleggingsprøver og annet kartleggingsmateriell vil være til hjelp i dette arbeidet. Etter forskrift til opplæringsloven 2-4 første ledd, framkommer det at departementet kan fastsette at elever skal delta i prøver, utvalgsprøver og andre undersøkelser, hvor skoleeier sørger for gjennomføringen. Det er en skjønnsmessig vurdering hvorvidt ferdighetsnivået til vedkommende elev i lesing og regning er av en slik karakter at det blir nødvendig å iverksette særlige tiltak etter denne bestemmelsen. I forarbeidene er det uttalt at terskelen ikke skal være høy. Lovbestemmelsen legger videre til grunn at den tidlige innsatsen på årstrinn, blant annet skal innebære særleg høg lærartettleik. Det pekes på i lovens forarbeider at den mest sentrale måten å styrke lese- og regneopplæringen til elevene på, er at flere lærere er til stede, men at det ikke kan fastsettes eksakte tall på antall lærere per elev. Det foreligger krav om at elevgruppen skal organiseres forsvarlig, jf. opplæringsloven 8-2. Begrepet særlig høy lærertetthet er et aktuelt tiltak som skoleeier, ut i fra behovet som foreligger ved skolen, skal vurdere for å kunne oppfylle plikten til tidlig innsats. Bestemmelsen krever at man bruker målrettede tiltak for å bedre ferdighetene i lesing og regning. Skulle skoleeier/skole velge alternative tiltak for å ivareta plikten til tidlig innsats enn å øke lærertettheten, må skoleeier/skole således kunne påpeke hvilke konkrete tiltak som er satt inn. Det er videre naturlig å vurdere en tilknytning av tilsynet til forskriften til opplæringsloven 2-1 (Skolebasert vurdering) og 2-4 (Prøver, utvalgsprøver og andre undersøkelser). Utdanningsdirektoratet har, med hjemmel i forskriften 2-4, fastsatt følgende kartleggingsprøver for trinn i grunnskolen: Oversikt over obligatoriske kartleggingsprøver på 1., 2. og 3. trinn Trinn 1. trinn 2. trinn 2. trinn 3. trinn Prøve Leseferdighet Leseferdighet Tallforståelse og regneferdighet Leseferdighet Ellers er tilgjengelig: Frivillig kartleggingsprøve tall/regneforståelse på 3. trinn. Nasjonale prøver på 5. trinn bør i stor grad benyttes i evalueringsarbeidet ved skolen. 8

51 Resultatene fra kartleggingsprøvene skal ikke rapporteres til Utdanningsdirektoratet. Bruk av kartleggingsmateriellet kan gi læreren og skolen mulighet til å avdekke elever med svake ferdigheter for å kunne iverksette tiltak for de elevene som trenger ekstra oppfølging. En kartleggingsprøve har en levetid på rundt fem år før den revideres. Det er derfor de samme prøvene inneværende år som tidligere år. For at prøvene skal benyttes etter hensikten, er det viktig at skolene ikke bruker kartleggingsprøver fra tidligere år til å forberede elevene. Fylkesmannen legger til grunn i tilsynet at skolen skal ha rutiner/planer for å: - Gjennomføre kartleggingsprøver i lesing og regning Analysere resultater fra kartleggingsprøver og konkludere Sette i verk tiltak ut fra resultatet av kartleggingene Evaluere tiltakene som iverksettes. Kartleggingstiltak ved skolen oversendt dokumentasjon og inntrykk fra intervjuer Sistranda skole gjennomfører de forskriftsmessige/frivillige kartleggingsprøvene i lesing og regning på barnetrinnet. I tillegg er det rutiner for at skolen kan benytte andre kartleggingsprøver, blant annet Carlstens prøver. Det opplyses at det er utviklet egne kartleggingsprøver for digital lesestue. Opplysninger i dokumentasjon og intervjuer fremviser at det er utarbeidet en plan for gjennomføring, hvem som skal gjøre det og når det skal gjøres. Det vises her til faglige prioriteringer for teamene for 2012/13 som ble oversendt i forkant av tilsynet. Den enkelte kontaktlærer sammen med spesialpedagogisk koordinator er sentral i gjennomføringen av kartleggingsprøvene og ved registrering i Vokal. Skolen har rutiner for å motta en del kartlegging og informasjon fra barnehagene som benyttes ved skolen i arbeidet med nybegynnerne, blant annet TRASkartlegging. Disse kartleggingene blir også knyttet til arbeidet med å vurdere behovet for spesialundervisning. Det foreligger rutiner for samarbeid i overgangen mellom barnehage og skole. Analysearbeid ved skolen oversendt dokumentasjon og inntrykk fra intervjuer Registreringssystemet Vokal er fastsatt som redskap for å registrere og for at personale og ledelse skal kunne gå inn i resultatet av kartleggingsprøvene. Det opplyses i intervjuer at alle trinn setter av tid til å diskutere resultatet av prøvene, men inntrykk fra intervjuer fremviser at det hersker noe usikkerhet om det foreligger skriftlige rutiner for dette arbeidet. Ved skolen har det ikke vært til grundig diskusjon en felles forståelse av hvor svake ferdighetene må være for å utløse skolens plikt i henhold til bestemmelsen. Intervjuene viser ellers at det er varierende synspunkter knyttet til om skolen har rutiner. Det hevdes også at vurderingsarbeidet i stor grad er opp til den enkelte lærer å gjennomføre og da i 9

52 samarbeid med koordinator for spesialundervisningen. Av rutinene fremgår, og det bekreftes også i intervjuer, at resultat av kartleggingene tas opp til diskusjon og vurdering sammen med rektor. Bekymringsgrensene som framkommer i veiledningen til de forskriftsfestede kartleggingsprøvene i lesing og regning, benyttes i stor grad i analysearbeidet. Dette vil være naturlig, men det fremstår noe generelt og for enkelt når også mål ved tiltak ensidig knyttes opp mot prestasjoner/resultater på kartleggingsprøvene. For tilsynsmyndighet fremstår det som uklart hva angår kartleggingen forut for deltakelse i digital lesestue. Det opplyses i intervjuer at det gjennomføres egne kartlegginger her, uten at kartleggingen og vurderingen er satt inn i en helhetlig sammenheng med øvrige kartleggingsprøver og diskusjoner/evalueringer knyttet til tidlig innsats på årstrinn. Det er opplyses at prøveresultat fra kartlegginger, eller nasjonale prøver, så langt ikke har vært til grundig diskusjon i fora der lærere fra flere trinn er representert. Dette gjelder spesielt evalueringer over tid av resultater på nasjonale prøver for 5. trinn i lesing og regning sett i sammenheng med tiltak eller mangelfulle tiltak i begynneropplæringen tidligere. Iverksetting av tiltak ved skolen oversendt dokumentasjon og inntrykk fra intervjuer I samsvar med føringer fra skoleeier, er det ved Sistranda skole fra våren 2012 og fra skolestart høsten 2012, etablert og iverksatt flere felles tiltak/ endret metodikk for leseopplæringen. Når det gjelder regneopplæringen, synes den å være noe tilsidesatt i skoleeiers føringer og spesielt i Sistranda skoles tiltaksrekke. Valg av ulike metoder/tiltak i regneopplæringen synes i stor grad å være opp til den enkelte lærer å avgjøre. Kommunen/skolen har satset på tiltak og kompetanseheving innen veiledet lesing, stasjonsundervisning, lesekurs, digital lesestue, innkjøp av undervisningsmateriell og pedagogisk programvare. Det er videre positivt at det er besluttet å benytte Vokal som verktøy også i arbeidet med tidlig innsats. Ikke alle lærere har fått god nok innføring i Vokal. Satsingen rundt veiledet lesing og stasjonsundervisning, oppfatter lærerne som viktig for leseopplæringen. Regneopplæringen synes ikke å ha fått slik fokus. Ved Sistranda skole legges det opp til endringer gjennom tiltak knyttet til struktur og organisering i klasserommet, det settes også inn konkrete tiltak for enkeltelever. Det er blant annet økte tilgjengelige ressurser for større lærertetthet, samt midler til materiell. Det kan imidlertid synes noe uklart hvilke planer og rutiner som er lagt for disponering av ekstra ressurs på 40 % stilling, og de samlete ressurser knyttet til digital lesestue. 10

53 Evalueringsarbeidet ved skolen oversendt dokumentasjon og inntrykk fra intervjuer Sistranda skole har noe mangelfulle rutiner for å kunne sikre at resultater fra kartleggingsprøvene over tid blir sammenholdt med resultater fra de nasjonale prøvene i regning og lesing. Resultater fra de nasjonale prøvene på 5. trinn i lesing og regning er inntil nå i liten grad blitt analysert og sammenstilt med kartleggingsprøver og tiltak som er iverksatt. Resultater fra de nasjonale prøvene på 5. trinn er i seg selv én indikator på det jevnlige arbeidet med lesing og regning, samt tiltak med tidlig innsats i småskolen. Ut fra dokumentasjon og inntrykk fra intervjuene synes det som skolen nå vil arbeide bevisst med slike analyser og mer jevnlige evalueringer av tiltak knyttet til tidlig innsats. Av dokumentasjon og intervjuer fremgår at skolen har rutiner for å evaluere resultatene på kartleggingsprøvene. Fylkesmannens konklusjon Fylkesmannen har gjennomgått nasjonale prøver i lesing og regning de siste årene for 5. årstrinn for Sistranda skole. Et relativt stort antall elever har ved en del av prøvene befunnet seg på mestringsnivå 1. For tilsynsmyndigheten framstår det som urovekkende samtidig som det i tilsynet ikke kan vises til at det tidligere har vært foretatt grundige evalueringer og analyser av årsakene til disse prøveresultatene. Det fremkommer imidlertid i tilsynet informasjon som viser et klart initiativ hos såvel skoleeier og skole gjennom målrettede tiltak for å rette på dette. Dokumentasjon og intervjuer viser også at bestemmelsen om tidlig innsats for å gi godt opplæringstilbud til elever med svake ferdigheter i lesing og regning, har vært til diskusjon i Skoleeier har nå lagt føringer og Sistranda skole har utarbeidet rutiner for å ivareta lovverkets krav. Det er også påbegynt et arbeid med å utforme og implementere adekvate rutiner ved Sistranda skole. Utnyttelse av tilgjengelige ressurser ved skolen gir rom for organisatoriske tiltak målrettet gjennom for eksempel tidlig innsats. Det foreligger planer og rutiner for gjennom ressursbruken å sette i verk adekvate tiltak knyttet opp til bestemmelsene om tidlig innsats. Skolen har nå deltatt i og har planer om å videreføre kompetanseutviklingstiltak innen leseopplæringen. Regneopplæringen har mindre fokus. Sistranda skole har påbegynt og kommet et godt stykke på vei med arbeidet i etablering av rutiner og et målrettet arbeid på området. Gjennom tilsynet, ved dokumentasjon og informasjon gjennom intervjuer, framkommer at det fremdeles er en del variasjoner med en grundig kjennskap hos personalet til bestemmelsen og intensjonen bak bestemmelsen. Fylkesmannen registrerer gjennom tilsynet at det er etablert planer og rutiner for å kvalitetssikre arbeidet knyttet til tidlig innsats ved Sistranda skole. Planene 11

54 fremstår som ganske ferske og det ligger et relativt stort arbeid for skolen å implementere planene/rutinene i skolen. De planene som foreligger for tilsynsmyndighet gir et godt grunnlag for å imøtekomme kravet om tidlig innsats på årstrinn ved Sistranda skole. Fylkesmannen vil som tilsynsmyndighet sterkt fremheve at skolens ledelse sammen med personalet, nå har en stor oppgave med å få snudd den utviklingen som resultatet på nasjonale prøver over år har fremvist. Når planene/rutinene nå er etablert ved skolen, gjenstår det aktivitet med å fylle kravene til tidlig innsats, videreutvikle skolens tiltak og spesielt den skolebaserte vurderingen knyttet til grunnleggende ferdigheter i lesing og regning. 4. Pålegg om endring På bakgrunn av det som går frem av rapportens kapittel 3, konkluderer Fylkesmannen slik: Skoleeiers plikter i forbindelse med det lokale arbeidet med tidlig innsats Fylkesmannen finner ikke grunnlag for å gi pålegg. Skolens plikter i forbindelse med arbeidet med tidlig innsats Fylkesmannen finner ikke grunnlag for å gi pålegg. 5. Anbefalinger Frøya kommune og Sistranda skole gis følgende anbefalinger: Skoleeier bør evaluere om gjennomføring og oppfølging av lederavtalen, styringsdialogen og medarbeidersamtalen som sentrale deler i kommunens rutiner, sikrer kravene i bestemmelsene i opplæringsloven annet ledd. Rutinene er etablert men ikke helt gjennomført på tilsynstidspunktet. Regneopplæringen bør gis større fokus innenfor begynneropplæringen ved at det utbygges planer/rutiner innenfor innsatsområdet tidlig innsats på årstrinn på samme måte som for leseopplæringen. Sistranda skole bør videreføre arbeidet med planene/rutinene for tidlig innsats på årstrinn, og da særlig ved tiltak for å implementere rutinene og planene i hele personalet. Sistranda skole bør etablere langsiktige rutiner for å evaluere arbeidet med grunnleggende ferdigheter i lesing og regning med bakgrunn i analyser av resultater ved nasjonale prøver for 5. årstrinn. Sistranda skole bør innarbeide digital lesestue i en helhetlig satsing på leseopplæring ved skolen. 12

55 6. Oppfølging av tilsynsresultat Skoleeier og skole er innenfor fristen gitt anledning til å komme med kommentarer/ tilbakemeldinger til foreløpig rapport. Det foreligger ingen tilbakemeldinger fra skoleeier/skole. Dato for utforming av den endelige rapporten er gjeldende som vedtakstidspunkt. Tilsynsmyndighet har konkludert med at det ikke er grunnlag for pålegg til Frøya kommune. Med mindre det fremsettes klage, anses tilsynet som avsluttet. 7. Klage Tilsynsrapporten er et enkeltvedtak etter forvaltningsloven 2 bokstav b, og kan påklages til Utdanningsdirektoratet. En eventuell klage skal sendes til Fylkesmannen innen tre uker fra det tidspunktet tilsynsrapporten er kommet frem til kommunen som skoleeier, jf. forvaltningsloven 28 og 29. Om utforming av klage vises det til forvaltningsloven 32. Trondheim Aslak Olsen /s/ tilsynsleder/seniorrådgiver Helen Bargel /s/ seniorrådgiver 13

56 Vedlegg: 1. Oversikt over innsendt dokumentasjon 2. Navn på de intervjuede Vedlegg 1 Oversikt over innsendt dokumentasjon fra skoleeier: - Plan for tidlig innsats oppvekstsektoren - Frøya kommune Kunnskapsløft Frøya For utvikling og kvalitetssikring av det kommunale tjenestetilbudet Oversikt over innsendt dokumentasjon fra skolen: - Redegjørelse fra rektor ved Sistranda skole Rutiner for arbeidet med tidlig innsats trinn ved Sistranda skole Rutiner for kartlegging og innsetting av tiltak overfor elever på trinn med svake resultater Faglige prioriteringer for teamene 12/13, trinn Pedagogisk plattform Medarbeiderundersøkelsen 2011 Kunnskapsløft Frøya Utviklingsplan 2012 for Sistranda skole Kartleggingsprøver for årstrinn resultater siste skoleår Rutiner for kartleggingsprøver ved Sistranda skole 12/13 I tillegg har Fylkesmannen innhentet opplysninger om nasjonale prøver i lesing og regning på 5. årstrinn for de fem siste årene for Sistranda skole. Vedlegg 2 Navn på de intervjuede fra Skolen: - Rektor Sissel Jorid Skoran Lærer Anita Midtsian Lærer Marit Ervik Lærer Ellen Ervik Lærer Lisa Marie Krogstadnes Lærer Anita Hoel Lærer Ola Grønskag 14

57 Page 1 of 9 Frøya kommune avlastning Helsetilsynet Rapport fra tilsyn med avlastning til voksne etter lov om kommunale helse- og omsorgstjenester ved Frøya kommune 2012 Virksomhetens adresse: 7261 Sistranda Tidsrom for tilsynet: Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Sammendrag 1. Innledning 2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold 3. Gjennomføring 4. Hva tilsynet omfattet 5. Funn 6. Regelverk 7. Dokumentunderlag 8. Vurdering av styringssystemet 9. Deltakere ved tilsynet

58 Frøya kommune avlastning Helsetilsynet Page 2 of 9 Sammendrag Tilsynet inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet for Fylkesmannen i Sør -Trøndelag i inneværende år. Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder: Om kommunen sikrer en forsvarlig tildeling av avlastning til voksne. Tilsynet hadde spesiell oppmerksomhet på følgende undertema: Om kommunen sikrer at aktuelle søkere får relevant informasjon i forkant av søknaden Om kommunen sikrer at avlastningstjenester tildeles uavhengig av diagnose og alder Om kommunen sikrer at det skjer en relevant utredning av alle søkere Om kommunen sikrer at alle søkere vurderes individuelt Om kommunen sikrer at det ikke kreves vederlag for avlastning Om kommunen sikrer at vedtak iverksettes snarest mulig og tjenesten utføres i samsvar med vedtaket Om kommunen sikrer at midlertidige tiltak vurderes der vedtaket ikke kan oppfylles og/eller at alternative tiltak iverksettes ved akutte behov Tilsynet avdekket ett avvik: Frøya kommune sikrer ikke forsvarlig saksbehandling av avlastningstiltak til voksne etter lov om kommunale helse- og omsorgstjenester. Tilsynet viser at organisering av enheten, ansvar og myndighet i virksomheten er kjent. Det foreligger derimot lite skriftlig dokumentasjon som blant annet viser søknader og utredning av behov. De fleste henvendelser skjer muntlig og lite blir dokumentert. Innhenting av opplysninger baseres mye på kunnskap om de enkelte brukerne, og saksbehandlingen baseres i stor grad på muntlig informasjon. Vedtak på tjenesten fattes i hovedsak etter at avlastningen er påbegynt eller gjennomført. Det foreligger derfor en risiko for svikt for at brukere av tjenesten ikke får vurdert sin søknad ut i fra behov, omfang og ivaretatt sin klagerett

59 Page 3 of 9 Frøya kommune avlastning Helsetilsynet Merete Olufsen Bondø Jannicke Evjen Olsen revisjonsleder revisor 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Frøya kommune i perioden Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år. Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunen etter lov om kommunale helse- og omsorgstjenester Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om: hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring 2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold Frøya kommune har i overkant av 4000 innbyggere. Frøya ligger ute i havet vest for innløpet til Trondheimsfjorden, og omfatter den største øya Frøya og flere tusen mindre øyer og holmer. Det er også bosetting på de noen av de mindre øyene som Sula, Bogøyvær og Mausundvær

60 Frøya kommune avlastning Helsetilsynet Page 4 of 9 Kommunen er organisert som en to-nivå modell med virksomheter med virksomhetsledere. Pleie- og omsorgstjenesten er under omorganisering og ny organisering skulle være på plass Tilsynet foregikk derfor i en periode hvor organisasjonen bar preg av dette. Virksomhetsleder Pleie- og omsorg har ansvar for hjemmesykepleie, praktisk bistand i hjemmet, trygghetsalarmer, avlastning, dagsenter, korttidsplasser og langtidsplass sykehjemmet. Søknader om tjenester som avlastning og korttidsopphold bringes inn for kommunens Inntaksteam hvor lege, gruppeleder hjemmebasert omsorg, sykepleier hjemmebasert omsorg, sykepleier fra sykehjemmet, faglig leder, fysioterapeut og virksomhetsleder deltar. Inntaksteamet har ukentlige møter og avgjørelsesmyndighet er lagt til virksomhetsleder. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag gjennomførte i 2011 tilsyn med avlastning til eldre i form av et stikkprøvetilsyn med kommunens saksbehandling. På bakgrunn av de funn som ble gjort samt at tilsynet ikke var avsluttet, ble det besluttet å gjennomføre et nytt tilsyn på det samme området i Gjennomføring Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter: Revisjonsvarsel ble utsendt Åpningsmøte ble avholdt Intervjuer 7 personer ble intervjuet. Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Sluttmøte ble avholdt Hva tilsynet omfattet Om Frøya kommune sikrer en forsvarlig tildeling av avlastning til voksne. Det vil si om kommunen etterlever myndighetskravene til utredning, tildeling og iverksettelse av avlastning til voksne

61 Frøya kommune avlastning Helsetilsynet Page 5 of 9 5. Funn Informasjon om kommunens tjenester foreligger på kommunens nettside, og det fremstår som klart og kjent hvor man kan henvende seg for å søke om tjenester. Hjemmetjenesten informerer også sine brukere om kommunens tjenester, og oppfordrer i det enkelte tilfelle til at det søkes om avlastning. Det foreligger søknadsskjema hvor avlastning er et alternativ det kan søkes om. Det har vært lite opplæring i regelverk for ansatte, og det fremkommer uklarheter om skillet mellom avlastning og korttidsopphold. Dette skillet kan også fremstå som uklart for brukerne av tjenestene ved at det søkes om både avlastning og korttidsopphold i samme skjema. Gjennomgang av saker og av intervju viser at praksis for tildeling av avlastning har endret seg siden gjennomføring av stikkprøvetilsynet, ved at det nå tildeles mer avlastning. Tjenesten begrenses ikke til grupper med bestemte diagnoser eller alder m.m. når det gjelder eldre, og tildeling av avlastning baseres på søkers individuelle behov. Det foreligger lite skriftlige rutiner for saksbehandling og utredning av behov. Det er varierende bruk av søknadsskjema og om muntlige henvendelser dokumenteres. Det beskrives en praksis for at kommunen er liten og de ansatte har god oversikt og kjennskap til sine brukere, og at dette bringes inn til Inntaksteam. Det brukes IPLOS, men denne er ikke alltid oppdatert. Søkerne informeres i stor grad muntlig om beslutningen som er gjort i inntaksteam. Vedtak på tjenesten skriftliggjøres i hovedsak etter at avlastningen er påbegynt eller gjennomført. Det foreligger lite skriftlig dokumentasjon på utredning av behov og begrunnelse for vedtak. Avlastning innvilges i sykehjemmet og det foreligger ikke standarder for tildeling. Det kreves ikke vederlag for tjenesten. Saksbehandlingstiden er kort og det beskrives en praksis for at vedtak om avlastning iverksettes i rett tid og gjennomføres i samsvar med vedtaket. Vedtakene mangler henvisning til klageinstans

62 Frøya kommune avlastning Helsetilsynet Page 6 of 9 Avvik: Frøya kommune sikrer ikke forsvarlig saksbehandling av avlastningstiltak til voksne etter lov om kommunale helse- og omsorgstjenester. Avvik fra følgende myndighetskrav: Helse- og omsorgstjenesteloven 3-1 og 3-2 Helse- og omsorgstjenesteloven 3-3 første ledd og forvaltningsloven 11 Forvaltningslovens 27 Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten 4 Avviket bygger på følgende observasjoner: Det fremkommer at det er uklarheter om skillet mellom avlastning og korttidsopphold. Det opplyses også at dette skillet kan fremstå som uklart for brukerne av tjenestene. Det fremkommer at det har vært lite opplæring i relevant regelverk for ansatte Saksbehandlingen baseres i stor grad på muntlig informasjon, og lite av dette blir dokumenter. Vedtak med klagerett blir i stor grad skriftliggjort og sendt brukerne etter at avlastningsoppholdet er påbegynt eller gjennomført. Vedtakene inneholder ikke opplysninger om at Fylkesmannen er klageinstans. Tilsynsmyndigheten har for øvrig merket seg: Tilsynet får en forståelse av at kommunen strekker seg langt for å imøtekomme søkernes individuelle behov, og er opptatt av å gi gode tjenester. Tjenesten fremstår som fleksibel og det beskrives en god praksis for å håndtere akutte behov. Det innhentes opplysninger om både omsorgsyter og omsorgsmottakers behov, men det foreligger lite skriftlige dokumentasjon på dette. Det beskrives en praksis for at det settes inn midlertidige tiltak om vedtak om avlastning eller korttidsopphold ikke kan oppfylles straks. 6. Regelverk Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester

63 Frøya kommune avlastning Helsetilsynet Page 7 of 9 Lov om pasient- og brukerrettigheter Forvaltningsloven Forskrift om internkontroll 7. Dokumentunderlag Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen: Organisasjonskart Oversikt over innvilget avlastningstjenester i 2012 Delegasjonsreglement administrative fullmakter Søknadsskjema Kopi av 9 vedtak Beskrivelse av Inntaksteam Pleie og omsorgstjenesten Vedtaksmal innvilgelse Vedtaksmal avslag Møteprotokoll inntaksteam Prosjektrapport Interkommunale forvaltningskontor Redegjørelse for stikkprøvetilsynet 2011 Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket: Perm som inneholder søknader/henvendelser og diverse lister. Gjennomgang av journaler m.m. på kommunens fagprogram Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen: Varsel om tilsyn av Diverse e-poster om praktisk gjennomføring av tilsynet. Brev av med oversendelse av program for tilsynet. 8. Vurdering av enhetens styringssystem Virksomheten har en lovfestet plikt til å ha styring og kontroll med sine helse- og omsorgstjenester, jf. forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten. Gjennom

64 Page 8 of 9 Frøya kommune avlastning Helsetilsynet styringssystemet skal virksomheten sikre at oppgaver og tjenester utføres i samsvar med lovkrav slik at det ikke blir tilfeldig om lovbestemmelser etterleves. Hvilke funksjoner styringssystemet skal ivareta i form av internkontroll er nærmere beskrevet i forskrift om internkontroll. Det er et lederansvar å følge med på at den daglige driften fungerer som forutsatt. Frøya kommunes styringssystem omfatter blant annet lederavtale mellom Rådmannen og virksomhetsleder. Virksomhetsleder har delegasjon til å fatte vedtak om tjenester. Søknader om avlastning vurderes i Inntaksteam men avgjørelsene fattes av virksomhetsleder. Det fremkommer at det er klart og kjent hvor man kan henvende seg for å søke om tjenester. Hjemmetjenesten informerer og oppfordrer også brukere til å søke om tjenester. Det foreligger søknadsskjema men dette brukes i varierende grad, og det foreligger lite skriftlig dokumentasjon fra henvendelsene som blant annet omfanget av tjenester det søkes om. Det mangler videre dokumentasjon fra kartlegginger og utredninger. Søknader som bringes inn til Inntaksteam baseres derfor i stor grad på muntlig kunnskap. Ved fravær ved enheten blir derfor dette svært sårbart. Kommunen fatter skriftlige vedtak i etterkant av at avlastningsoppholdet er avsluttet. På grunn av at mye skjer muntlig og at brukerne får vedtaket etter at avlastningsoppholdet er påstartet/gjennomført, er det vanskelig for tilsynet å etterprøve om brukerne får svar på de tjenestene det er søkt om, særlig med tanke på omfang. Brukerne sikres heller ikke en reel klagemulighet. Fylkesmannen finner derfor at Frøya kommune ikke sikrer forsvarlig saksbehandling av avlastningstiltak etter lov om kommunale helse- og omsorgstjenester. 9. Deltakere ved tilsynet I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet. Navn Funksjon / stilling Mattis Aune Virksomhetsleder Ann Kristin Fagleder Sandvik Ann Karin Sæther Avdelingsleder sykehjemmet Åpningsmøte Intervju Sluttmøte X X X X X X X

65 Page 9 of 9 Frøya kommune avlastning Helsetilsynet Heidi H. Skarsvåg Hjelpepleier X Kristin Grønskog Sykepleier X Oddrun Norheim Sykepleier X Ann Iren Sandvik Merkantil X X X Maren Dyrvik X X X Gruppeleder Fra tilsynsmyndighetene deltok: Revisjonsleder Merete Olufsen Bondø Revisor Jannicke Evjen Olsen

66 Orientering om brukerundersøkelse desember KonSek Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Frøya kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 010/13 Arvid Hanssen / Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Vedlegg Rapport omdømmeundersøkelse KonSek desember 2012 Saksutredning Som ledd i strategiarbeidet for KonSek har Norfakta gjennomført en omdømmeog brukerundersøkelse blant nåværende og tidligere kontrollutvalgsmedlemmer, ordførere og rådmenn hos selskapets kunder. Fokus har vært på omdømme og utførelsen av oppdraget som sekretariat. Undersøkelsen ble gjennomført som en elektronisk spørreskjemaundersøkelse i november og desember Av totalt 146 utsendte skjema kom det inn 90 svar, noe som utgjør en svarprosent på 62. Deltagelsen var høyest blant nåværende KU-medlemmer og KU-ledere med henholdsvis 78 og 80 %, noe lavere hos tidligere medlemmer og ledere (40 og 43 %) og hos ordførere og rådmenn (60 og 40 %). Særlig blant rådmenn er antallet besvarelser så lavt, totalt 6, at det er vanskelig å trekke generelle konklusjoner ut fra tallene. Tilsvarende er det bare 3 respondenter som utgjør tidligere KU-ledere, så det gir også liten mening å analysere denne gruppen alene. Hovedinntrykket av undersøkelsen er at de spurte er svært positivt innstillt til KonSek. Med unntak av en person svarer alle nåværende og tidligere KU-ledere og medlemmer, i tillegg til ordførere overveiende positivt på de alle fleste spørsmål. Blant rådmenn er inntrykket ikke like entydig positivt. Her må det imidlertid understrekes at det bare er 6 respondenter, derav 4 er klart positive og 2 skiller seg ut som generelt noe mer kritiske, noe som gir stort utslag på de enkelte faktorer.

67 Samlet tilfredshet med Konsek (i prosent) Norfakta rapporterer at det er uvanlig at flere respondenter svarer meget fornøyd enn ganske fornøyd, så dette må anses å være svært gode tall. Omdømme For å måle omdømme har det blitt stilt 15 spørsmål. Enkelte av disse korresponderer direkte med punkter i KonSeks handlingsplan det har vært interessant å måle, mens enkelte er basert på det vi ellers anser som essensielt i arbeidet. Alle grupper har fått alle spørsmål, med unntak av dialog-spørsmålene som kun har blitt stilt til de som er eller har vært part i dialogen.

68 Omdømmefaktorer (tall i prosent). Hovedinntrykket er svært positivt. I følge Norfakta scorer KonSek uvanlig høyt for denne type spørsmål. Fire områder skiller seg ut som ikke like positive som de andre, men også her gis det en svært høy score. Det første er om KonSek er godt kjent blant politikere og ansatte i kommunene. Dette kommer ikke spesielt overraskende. Sekretariatet forventet at kjennskapen skulle være noe dårligere enn dette, da resultatet tross alt fortsatt er overveiende positivt. Det kan også stilles spørsmål ved hvor viktig kjennskap til KonSek er kontra kjennskap til kontrollutvalget. Det andre området som skiller seg ut er om KonSek bidrar til effektiv drift i tråd med regelverk og det tredje om KonSek bidrar til å hindre uønskede hendelser for enkeltinnbyggere. Dette kan henge sammen med at KonSeks bidrag i disse sammenehengene nok kan være litt diffust. I tillegg kan det spille inn at å i vareta enkeltinnbyggerens rettssikkerhet i utgangspunktet ligger til andre organer enn kontrollutvalget.

69 Det siste området er kontakten med rådmannen. Her er det som kjent få respondenter, og to som utmerker seg som mer kritiske (disse utgjør 33 %). Disse trekker ned helhetsinntrykket, men man kan merke seg at de ikke sier seg direkte uenig, selv om de ikke gir et bekreftende positivt svar. På spørsmålet om KonSek er et ledende fagmiljø nasjonalt er det naturlig nok en stor andel vet ikke -svar, da det er en stor andel av respondentene som ikke har noen forutsetning til å vite noe om dette. Blant de som har svart er imidlertid inntrykket svært positivt også der. Tilfredshet med KonSeks arbeid Det er i tillegg stilt 12 spørsmål som går mer direkte på KonSeks arbeidsoppgaver og hvordan disse utføres. Inntrykket her er tilsvarende positivt som i den første seksjonen, og det er ikke unaturlig at de henger sammen. Det er gjennomgående kun ett kontrollutvalgsmedlem og to rådmenn som er direkte negative på noen av punktene. Tilfredshet med Konseks arbeid, enkeltelementer og totalt (tall i prosent)

70 Av oversikten over ser vi at tilfredsheten jevnt over er veldig god, men at utarbeidelsen av planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll utpeker seg som områder der tilfredsheten er noe lavere. Fortsatt er imidlertid ca. 90 % også her ganske eller meget fornøyd. Også på området bruk av elektroniske sakspapirer er vurderingene mer positive enn sekretariatet på forhånd hadde forventet. Dette kan kanskje tolkes dithen at kundene heller tilskriver eventuelle problemer til egen innsats enn til KonSek. Norfakta har pekt ut to variabler som de som gir størst utslag i kundetilfredshet, altså de faktorene som er mest avgjørende for fornøyde kunder. Dette er oppfølgingen av vedtak i KU og lesbarhet og språk i sakspapirer. Norfaktas modell anslår at ca. 81 % av variasjonen i tilfredshet kan forklares gjennom variasjonen i disse to faktorene. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet vil benytte resultatene fra undersøkelsen videre i strategiarbeidet i selskapet, og i kontinuerlig forbedringsarbeid overfor kontrollutvalgene som kunder. Sekretariatet imøtekommer gjerne ytterligere innspill fra kontrollutvalgets medlemmer i møtet.

71 OMDØMMEUNDERSØKELSE GJENNOMFØRT GJENNOMFØRT AVAV

72 OM UNDERSØKELSEN BAKGRUNN Kontrollutvalgssekretariatet for Midt-Norge IKS (KonSek) er et interkommunalt selskap som ivaretar sekretariatsfunksjonen til kontrollutvalgene i 14 kommuner i Sør-Trøndelag, samt i Sør-Trøndelag fylkeskommune. Følgende arbeidsoppgaver er sakset fra KonSek sine hjemmesider: - Ivareta praktiske sekretariatsfunksjoner - Forberede saker til behandling i kontrollutvalgene - Oppfølging av vedtak i kommunestyre/fylkesting - Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll - Utrede bestillingsbehov, iverksette bestillinger og følge opp oppdrag - Bistå i valg av revisjonsordning KonSek har besluttet å gjennomføre en undersøkelse blant sine kunder med ønske om å måle kundetilfredshet og evt. innspill på forbedringspotensial på ulike områder. I den forbindelse ble Norfakta Markedsanalyse AS valgt som utfører av undersøkelsen. METODE Datainnsamlingen ble gjennomført med web-intervju, ved at vi sendte en e-post med lenke til undersøkelsen til hver enkelt på respondentlisten vi mottok fra KonSek. Norfakta har gjennomført 3 elektroniske purringer i form av e-post til respondenter vi ikke har registrert respons fra. I tillegg har også KonSek foretatt egne påminnelser til enkelte respondenter. For å sikre god svarrespons på undersøkelsen ble det sendt en informasjons e-post fra KonSek om at de ville motta en e-post fra Norfakta. GJENNOMFØRING Datainnsamlingen ble gjennomført i perioden uke i november/desember Undersøkelsen ble sendt ut tirsdag 20. november og avsluttet fredag 7. desember. Ansvarlig for undersøkelsen i Norfakta Markedsanalyse AS er Jarle Gulbrandsen

73 OM UNDERSØKELSEN UTVALG OG RESPONS Norfakta mottok et register med 146 respondenter påført e-postadresse fra KonSek. Tabellene under viser brutto antall vi sendte ut og antall svar innen hver gruppe av respondenter: KU-medlem KU-leder Eks. KUmedlem Eks. KUleder Ordfører Rådmann Totalt Brutto Antall svar Svarrespons (%) Totalt sett er en svarrespons på 62% en normalt god respons på en slik undersøkelse. Responsen fra KU-medlemmer og KU-ledere er meget god, mens responsen fra ordførere og rådmenn er lavere enn forventet. Responsen fra tidligere KU-medlemmer og tidligere KU-ledere er på linje med det som var forventet.

74 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK % base n=90 Helt uenig Noe uenig Verken eller 0% Noe enig 10 % Godt kjent blant politikere og ansatte % 30 % Helt enig 40 % % Vet ikke 60 % 70 % 37 God dialog KonSek og KU-leder % % 100 % 7 93 God dialog KonSek og rådmann 0 33 God dialog KonSek og ordfører Bidrar til info\rammebet.\arb.forhold Bidrar til god rev.ordning Bidrar til eff. drift ift regelverk Hindrer uønskede hendelser ift innb Bidrar godt til å følge opp forv.rev Bidrar til god oppf. av regn.rev Har god fagkomp Ledende fagmiljø Godt oppdatert på min kommune Bidrar til god oppf. av sel.kontroll 012 Bidrar til å gjøre KU bedre Det dominerende inntrykket er at de spurte i denne undersøkelsen er svært positivt innstilt til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS. Den aller beste skåren på disse omdømmeelementene er vurderingen av dialogen mellom KonSek og KU-leder. Det er grunn til å understreke at det kun er 3 respondenter som er grunnlag. 39% av respondentene har ikke tatt stilling til utsagnet om at KonSek er et ledende fagmiljø i Norge som tiltrekker seg motiverte og kompetente medarbeidere. Men blant de som svarer er det positive tilbakemeldinger. Utsagnet som flest er uenig i er at KonSek bidrar til at uønskede hendelser ikke oppstår eller fører til urimelig konsekvenser for den enkelte innbygger. Det er også 4 respondenter som uenig i at KonSek bidrar til at kommunen driver sin virksomhet effektivt og målrettet i tråd med regelverk og vedtak.

75 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK Gjennomsnitt 0-100, base n=90 Godt kjent blant politikere og ansatte Totalt 74 KU-medlem 73 KU-leder Eks. KU-medlem 100 Nåværende KU-ledere er de som i minst grad er enige i at KonSek er godt kjent blant politikere og administrativt ansatte Eks. KU-leder 100 Ordfører Rådmann

76 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK Gjennomsnitt 0-100, base n=15 (KU-ledere) God dialog KonSek og KU-leder 0 20 Totalt KU-medlem Både nåværende og tidligere KU-ledere er skjønt enige i at det er en god dialog mellom KonSek og KU-leder. 0 KU-leder Eks. KU-medlem Eks. KU-leder 100 Ordfører 0 Rådmann 0

77 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK Gjennomsnitt 0-100, base n=90 Bidrar til info\rammebet.\arb.forhold Totalt KU-medlem De fleste målgruppene er godt fornøyd med hva KonSek bidrar med når det gjelder tilfredsstillende informasjonstilfang, rammebetingelser og arbeidsforhold. Rådmenn er imidlertid betydelig mer avmålt enn de andre målgruppene. 90 KU-leder 94 Eks. KU-medlem 91 Eks. KU-leder 100 Ordfører Rådmann

78 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK Gjennomsnitt 0-100, base n=90 Bidrar til god rev.ordning Totalt KU-medlem Det er stor enighet i fleste målgruppene om at KonSek bidrar til at kommunene har en velfungerende revisjonsordning. Imidlertid er rådmenn som målgruppe igjen lagt mer avmålt på dette elementet. 91 KU-leder 93 Eks. KU-medlem 91 Eks. KU-leder 100 Ordfører Rådmann

79 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK Gjennomsnitt 0-100, base n=90 Bidrar til eff. drift ift regelverk Totalt KU-medlem 80 KU-leder 81 Eks. KU-medlem Det er tilfredsstillende enighet i de fleste målgruppene om at KonSek bidrar til at kommunene driver sin virksomhet effektivt og i tråd med regelverk og vedtak. Imidlertid er ikke rådmenn særlig enige i dette utsagnet. 86 Eks. KU-leder 100 Ordfører Rådmann

80 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK Gjennomsnitt 0-100, base n=90 Hindrer uønskede hendelser ift innb Totalt KU-medlem Det er også her tilfredsstillende enighet i fleste målgruppene om at KonSek bidrar til at uønskede hendelser ikke oppstår eller fører til urimelige konsekvenser for den enkelte innbygger. Imidlertid er heller ikke rådmenn særlig enige i dette utsagnet. 74 KU-leder 78 Eks. KU-medlem 83 Eks. KU-leder 83 Ordfører Rådmann 75 50

81 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK Gjennomsnitt 0-100, base n=90 Bidrar godt til å følge opp forv.rev Totalt KU-medlem Det er bred enighet i fleste målgruppene om at KonSek bidrar til at KU kan følge opp forvaltningsrevisjonen på en god måte. Igjen ser vi at rådmenn avviker fra de andre målgruppene. 91 KU-leder 94 Eks. KU-medlem 93 Eks. KU-leder 100 Ordfører Rådmann

82 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK Gjennomsnitt 0-100, base n=90 Bidrar til god oppf. av sel.kontroll Totalt KU-medlem 93 KU-leder 93 Eks. KU-medlem 92 Eks. KU-leder 92 Ordfører Rådmann Det er også meget bred enighet i fleste målgruppene om at KonSek bidrar til at KU kan følge opp selskapskontrollen på en god måte. Atter igjen ser vi at rådmenn avviker fra de andre målgruppene.

83 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK Gjennomsnitt 0-100, base n=90 Har god fagkomp Totalt KU-medlem Det er også meget bred enighet i fleste målgruppene om at KonSek har god fagkompetanse på relevante lover og regelverk. Atter igjen ser vi at rådmenn avviker fra de andre målgruppene. 92 KU-leder 94 Eks. KU-medlem 96 Eks. KU-leder 100 Ordfører Rådmann

84 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK Gjennomsnitt 0-100, base n=90 Ledende fagmiljø Totalt 84 KU-medlem Det er tilfredsstillende enighet i fleste målgruppene om at KonSek er et ledende fagmiljø i Norge som tiltrekker seg motiverte og kompetente medarbeidere. Atter igjen ser vi at rådmenn avviker svært mye fra de andre målgruppene. 80 KU-leder 92 Eks. KU-medlem 90 Eks. KU-leder 100 Ordfører Rådmann

85 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK Gjennomsnitt 0-100, base n=90 Godt oppdatert på min kommune Totalt KU-medlem 89 KU-leder 90 Eks. KU-medlem 83 Eks. KU-leder 92 Ordfører Rådmann De fleste målgruppene mener at KonSek i rimelig stor grad er oppdatert på det som skjer i den enkelte kommune. På dette punktet er også rådmennene avvikende fra de andre målgruppene, men i mindre grad enn for de andre omdømmeelementene vi har sett på så langt.

86 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK Gjennomsnitt 0-100, base n=90 Bidrar til å gjøre KU bedre Totalt KU-medlem Om vi ser bort fra et par rådmenn og et par KU-medlemmer, er stort sett alle i denne undersøkelsen helt eller delvis enige i at KonSek bidrar til å gjøre KU bedre. 92 KU-leder 94 Eks. KU-medlem 95 Eks. KU-leder 100 Ordfører Rådmann

87 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TILFREDSHET MED KONSEK PÅ ENKELTELEMENTER OG TOTALT % base n=90 Meget misfornøyd Ganske misfornøyd Verken eller Ganske fornøyd Meget fornøyd Vet ikke 0% 10 % Punktlighet ved utsending 103 Punktlighet ved tilbakemeld. 102 Grundighet i saksforbered % 30 % % 70 % Utarb. av plan for selsk.kontr Utarb. av plan for forv.rev Det årlige fagseminaret % Opplæring av medl. i KU % 3 27 Bruk av elektr. sakspapirer % 69 Fagkomp. innen komm. sektor 10 7 KTI KonSek % 69 Lesbarhet og språk Oppfølging av vedtak i KU % % av de spurte er meget eller ganske fornøyd med KonSek totalt sett. Dette er en svært gode tall og er et nivå som vi svært sjelden registrerer. Det årlige fagseminaret er elementet som oppnår lavest vurdering.

88 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TILFREDSHET MED KONSEK PÅ ENKELTELEMENTER Gjennomsnitt 0-100, jo høyere jo bedre, base n=90 Punktlighet ved utsending Totalt 91 KU-medlem 90 KU-leder De som har besvart på denne undersøkelsen er svært godt fornøyde med KonSek når det gjelder punktlighet i forhold til utsending av saksdokumenter. En skåre på 91 bekrefter dette. På samme måte som for omdømmeelementene er rådmenn mer avdempet enn de andre. 96 Eks. KU-medlem 91 Eks. KU-leder 100 Ordfører Rådmann

89 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TILFREDSHET MED KONSEK PÅ ENKELTELEMENTER Gjennomsnitt 0-100, jo høyere jo bedre, base n=90 Punktlighet ved tilbakemeld Totalt 91 KU-medlem 91 KU-leder 98 Eks. KU-medlem 88 Eks. KU-leder 100 Ordfører Rådmann De som har besvart på denne undersøkelsen er også svært godt fornøyde med KonSek når det gjelder punktlighet i forhold til tilbakemeldinger/svar på henvendelser. Også her er rådmenn mer avdempet, men i mindre grad enn på en del andre elementer.

90 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TILFREDSHET MED KONSEK PÅ ENKELTELEMENTER Gjennomsnitt 0-100, jo høyere jo bedre, base n=90 Grundighet i saksforbered Totalt 91 KU-medlem 90 KU-leder Også her er kundene svært godt fornøyde med KonSek når det gjelder grundighet i saksforberedelser. Her er rådmenn betydelig mindre tilfredse enn gjennomsnittet. 96 Eks. KU-medlem 93 Eks. KU-leder 100 Ordfører Rådmann

91 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TILFREDSHET MED KONSEK PÅ ENKELTELEMENTER Gjennomsnitt 0-100, jo høyere jo bedre, base n=90 Lesbarhet og språk Totalt 86 KU-medlem 85 KU-leder 85 Eks. KU-medlem Respondentene er godt fornøyde med lesbarheten og språket i saksdokumentene som KonSek utarbeider. Også her er rådmenn betydelig mindre tilfredse enn gjennomsnittet. 93 Eks. KU-leder 100 Ordfører Rådmann

92 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TILFREDSHET MED KONSEK PÅ ENKELTELEMENTER Gjennomsnitt 0-100, jo høyere jo bedre, base n=90 Fagkomp. innen komm. sektor Totalt KU-medlem 88 KU-leder 95 Eks. KU-medlem 95 Eks. KU-leder 92 Ordfører Rådmann Respondentene vurderer KonSeks fagkompetanse innen tilsyn med kommunal sektor og kommunal forvaltning som meget god. Men også her er rådmenn betydelig mindre tilfredse enn gjennomsnittet.

93 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TILFREDSHET MED KONSEK PÅ ENKELTELEMENTER Gjennomsnitt 0-100, jo høyere jo bedre, base n=90 Utarb. av plan for forv.rev Totalt 84 KU-medlem Respondentene er godt fornøyde med prosessen med utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon. Men som på alle elementer er rådmenn betydelig mindre tilfredse enn gjennomsnittet. 85 KU-leder 88 Eks. KU-medlem 86 Eks. KU-leder 92 Ordfører Rådmann

94 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TILFREDSHET MED KONSEK PÅ ENKELTELEMENTER Gjennomsnitt 0-100, jo høyere jo bedre, base n=90 Utarb. av plan for selsk.kontr Totalt KU-medlem 86 KU-leder 90 Eks. KU-medlem 88 Eks. KU-leder 92 Ordfører Rådmann Respondentene er godt fornøyde med prosessen med utarbeidelse av plan for selskapskontroll. Men som på alle elementer er rådmenn betydelig mindre tilfredse enn gjennomsnittet.

95 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TILFREDSHET MED KONSEK PÅ ENKELTELEMENTER Gjennomsnitt 0-100, jo høyere jo bedre, base n=90 Oppfølging av vedtak i KU Totalt 90 KU-medlem 90 KU-leder Respondentene er svært godt fornøyde med prosessen KonSeks oppfølging av vedtak i KU. På dette elementet er rådmenn også mindre tilfredse enn gjennomsnittet, men i langt mindre grad enn på mange av de andre elementene. 96 Eks. KU-medlem 93 Eks. KU-leder 100 Ordfører Rådmann

96 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TILFREDSHET MED KONSEK PÅ ENKELTELEMENTER Gjennomsnitt 0-100, jo høyere jo bedre, base n=90 Bruk av elektr. sakspapirer Totalt 87 KU-medlem 87 KU-leder Ordfører Rådmann Respondentene er godt fornøyde med KonSeks bruk av elektroniske sakspapirer. På dette punktet er rådmenn nesten på linje med gjennomsnittet! 85 Eks. KU-medlem Eks. KU-leder

97 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TILFREDSHET MED KONSEK PÅ ENKELTELEMENTER Gjennomsnitt 0-100, jo høyere jo bedre, base n=90 Opplæring av medl. i KU Totalt KU-medlem 86 KU-leder 85 Eks. KU-medlem 86 Eks. KU-leder 83 Ordfører Rådmann Respondentene er rimelig fornøyde med KonSeks opplæring av medlemmer i KU. Svarfordelingen gir likevel grunn til å kanskje revidere planen for opplæringen. Ordførere og rådmenn har i liten grad besvart dette spørsmålet.

98 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TILFREDSHET MED KONSEK PÅ ENKELTELEMENTER Gjennomsnitt 0-100, jo høyere jo bedre, base n=75 (ikke rådmenn og ordførere) Det årlige fagseminaret 0 Totalt KU-medlem 80 KU-leder 81 Eks. KU-medlem Eks. KU-leder Ordfører Rådmann 120 I forhold til mange av de andre elementene i denne undersøkelsen er respondentene kun moderat fornøyde med det årlige fagseminaret. Kanskje det er på tide med en revisjon også på dette punktet

99 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TOTAL TILFREDSHET MED KONSEK %, base n=90 0 Meget misfornøyd Totalt KU-medlem KU-leder Eks. KU-medlem Eks. KU-leder Ordfører 1 Ganske misfornøyd Rådmann Verken eller Ganske fornøyd Meget fornøyd Totalt setter er dette svært gode resultater for KonSek. Det vanlige bildet er at det er flere respondenter på ganske fornøyd enn på meget fornøyd. I dette tilfellet er det omvendt. Totalt sett er det ett KU-medlem som har svart meget misfornøyd på dette spørsmålet. I tillegg er det en rådmann som har svart ganske misfornøyd på spørsmålet.

100 Kundetilfredshet Kundetilfredshet -- regresjonsanalyseregresjonsana Kundetilfredshet regresjonsanalyse Før vi presenterer regresjonsmodellen - som identifiserer hvilke områder som har størst betydning for kundenes totale tilfredshet - skal vi forklare noen begreper som brukes i denne sammenheng. R2 (modellens forklaringskraft) Dette er en indikator på hvor mye de uavhengige variablene (som «priser», «service» etc.) forklarer av variasjonen i den avhengige variabelen (tilfredshet totalt). Hvis R2eksempelvis er lik 0,65 betyr dette at de uavhengige variablene til sammen forklarer 65% av variasjonen i den avhengige variabelen. Dette betyr igjen at omlag 35% av variasjonen i den avhengige variabelen forklares av andre faktorer (variabler) enn de som inngår i undersøkelsen (modellen). Med andre ord: en modell med en forklaringskraft på 0,65 viser at det er andre faktorer, i tillegg til de som inngår i modellen, som også forklarer hva som bestemmer (eller innvirker på) kundenes totale tilfredshet - i og med at de ulike faktorene i modellen forklarer i underkant av halvparten av kundenes totale tilfredshet med selskapet. Stigningstall (b-koeffisient) Forklarer den enkelte uavhengige variabels innvirkning på den avhengige variabelen i modellen - forutsatt at de andre uavhengige variablene i modellen holdes konstant. Med andre ord: Hvis tilfredshetsskåren på en uavhengig variabel øker med 1 poeng, øker tilfredshetsskåren totalt tilsvarende stigningstallets verdi.

101 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK TOTAL TILFREDSHET, Base n=90 Oppfølging av vedtak i KU KTI=90 0,64 KTI=92 Total KTI 0,36 Denne kjøringen viser at det er oppfølging av vedtak i KU som er den viktigste driveren til fortsatt god kundetilfredshet med KonSek. Kjøringen viser også at å sette fokus på lesbarhet og språk i saksdokumentene er hensiktsmessig for KonSek. Lesbarhet og språk KTI=86 Modellestyrke: 81