Våre arbeidsprinsipper

Transkript

1 Våre arbeidsprinsipper

2 Kesko omfatter Kesko Oyj og dets datterselskaper

3 INNHOLD Våre driftsprinsipper Felles prinsipper som gjelder for alle landene vi er til stede i Ansvaret vårt er globalt Ansvar i det daglige arbeidet Jeg overholder lover og regler Jeg unngår interessekonflikter Jeg tar verken i mot eller tilbyr bestikkelser Jeg bidrar til å skape et godt arbeidsfellesskap Jeg sørger for sikker drift uten avbrudd Jeg holder forretningshemmeligheter konfidensielle Jeg holder kundeopplysninger konfidensielle Jeg skaper tillit gjennom positiv dialog og kommunikasjon Jeg hjelper kundene med å ta smarte valg Hjelp og tips - 3 -

4 Våre driftsprinsipper "Vi tar kollektivt ansvar" er én av Keskos fire kjerneverdier. Det å ta ansvar innebærer å ta bærekraftige valg. Formålet med dette dokumentet er å hjelpe deg med å ta smarte valg i arbeidssammenheng. Som en ledende handels- og detaljsalgsvirksomhet og et attraktivt børsnotert selskap er ansvar en del av vårt daglige arbeid. Det er også en nøkkelfaktor for bærekraftige og solide økonomiske resultater. Vi forplikter oss til å overholde ansvarsprinsippene og praksisen som er beskrevet i dette dokumentet, og vi forventer også en ansvarlig drift av våre samarbeidspartnere. Ansvar er grunnleggende for å skape tillit mellom Kesko, K-konsernforhandlerne, våre kunder og samarbeidspartnere. Vi overvåker fremdriften i og resultatene av det ansvarsrelaterte arbeidet vårt i samsvar med beste internasjonale praksis

5 Vi overgår kundenes forventninger Vi er den beste aktøren i handelssektoren Vi skaper et godt arbeidsfellesskap Vi tar kollektivt ansvar KESKOS VERDIER Felles prinsipper som gjelder for alle landene vi er til stede i Vårt arbeid og vår drift følger felles retningslinjer og prinsipper. Disse danner grunnlaget for virksomheten vår i alle landene vi er til stede i. Keskos hovedretningslinjer og -prinsipper er oppført nedenfor. Den komplette oversikten finnes elektronisk på Eierstyring Personalpolitikk Innkjøpsprinsipper Retningslinjer for risikostyring Prinsipper for internkontroll Prinsipper for sponsing Retningslinjer for informasjonssikkerhet Sikkerhetsretningslinjer Kommunikasjonsretningslinjer Retningslinjer for avsløring og rapportering av svindel Generelle prinsipper for kollektivt ansvar Miljøpolitikk Ansvaret vårt er globalt Som selskap er Kesko både finsk og globalt. Mange internasjonale konvensjoner og retningslinjer har innvirkning på driften av Kesko og K-konsernet som helhet. Våre hovedforpliktelser er beskrevet i de generelle prinsippene for kollektivt ansvar. Den komplette oversikten finnes på Menneskerettighetserklæringen og FNs konvensjon om barns rettigheter Viktige dokument fra Den internasjonale arbeidsorganisasjonen (ILO) som gjelder grunnleggende rettigheter i arbeidslivet FNs Global Compact-initiativ for støtte av menneskerettigheter, rettigheter i arbeidslivet, miljøvern og korrupsjonsbekjempelse OECD-retningslinjer for multinasjonale virksomheter Det internasjonale handelskammeret (ICC) sine virksomhetsretningslinjer for bærekraftig utvikling og ICCs regelverk for bekjempelse av utpressing og bestikkelser Business Social Compliance Initiative (BSCI) sine innkjøpsprinsipper Den internasjonale ISO standarden for sosialt ansvar Det internasjonale COSO ERM-rammeverket og ISO standarden for risikostyring - 5 -

6 Ansvar i det daglige arbeidet Gjennomgang og diskusjon av dokumentet "Våre arbeidsprinsipper" inngår i opplæring av nye medarbeidere. Ledere skal gjennomgå spørsmålene som tas opp i dette dokumentet med hver av medarbeiderne, og forsikre seg om at innholdet blir forstått. Alle Kesko-medarbeidere skal overholde selskapets arbeidsprinsipper og de felles tilnærmingene og støtte dem aktivt i det daglige arbeidet. På de neste sidene tar vi opp spørsmål angående ansvarlig drift og hvordan vi håndterer ulike situasjoner. Jeg overholder lover og regler Som Kesko-medarbeider overholder jeg til alltid gjeldende lover og regler samt virksomhetens ansvarsprinsipper når jeg utfører arbeidsoppgavene mine. Sentrale lover og Keskos internasjonale forpliktelser på dette området omfatter medarbeiderrettigheter, likestilling, respekt for individet, bekjempelse av bestikkelser og korrupsjon, konkurranse- og forbrukervern, sikkerhet i arbeidssammenheng samt miljøhensyn og produkttrygghet. Som et børsnotert selskap er Kesko også underlagt regler som gjelder verdipapirmarkedet, samt regler og retningslinjer for eierstyring. Jeg forplikter meg til å overholde lover, regler og Keskos arbeidsprinsipper, og jeg forventer det samme av mine samarbeidspartnere. Jeg vil ikke be en samarbeidspartner eller en annen part om å gjøre noe jeg selv ikke ville gjort tatt i betraktning gjeldende lover, Keskos forpliktelser, retningslinjer og prinsipper

7 Går du med på dette forslaget? eksempel Du er leder for et hypermarked i en liten by, og ved hjelp av aggressive kampanjer konkurrerer dere med en annen butikk om de samme kundene. Konkurrenten begynner å bli urolig for de stadig dårligere marginene og foreslår at dere slutter å selge et populært produkt under en bestemt pris. Går du med på dette forslaget? Nei, det gjør jeg ikke. Prissamarbeidet som konkurrenten foreslår, er ulovlig. Et samarbeid kan føre til bøter og skadeerstatningsansvar for begge parter. Jeg avslår umiddelbart forslaget fra konkurrenten

8 eksempel Du inviterer til anbud på en leverandørkontrakt, og blant anbudsgiverne er det et selskap eid av en venn av familien. Du vet at denne familievennen er pålitelig, men anbudet fra et annet selskap vil være mer lønnsomt for arbeidsgiveren. Hvilket anbud godtar du? Jeg tar en avgjørelse til beste for min arbeidsgiver og lar ikke personlige forbindelser påvirke avgjørelsen. Siden jeg kan være inhabil i saken, ber jeg min overordnede om å ta avgjørelsen for meg. Avgjørelsen tas til beste for min arbeidsgiver på grunnlag av de innkomne anbudene. Jeg unngår interessekonflikter Avgjørelser hos Kesko tas alltid til beste for arbeidsgiveren. Jeg unngår situasjoner der mine personlige interesser kommer i konflikt med arbeidsgiverens. Det er ikke akseptabelt å fremme egne interesser i jobbsammenheng. Personlige forbindelser eller forbindelser som venner eller familie har til forretningspartnere, påvirker ikke avgjørelsene mine. I forretningssammenheng behandler jeg venner og familie som enhver annen forretningspartner. Jeg deltar ikke i aktiviteter som kan være konkurransevridende. Jeg tar verken i mot eller tilbyr bestikkelser Vi fordømmer alle former for bestikkelser. Jeg kan gi eller motta en personlig gave, men bare hvis verdien er symbolsk. Det samme gjelder for forretningsrelatert gjestfrihet. Jeg gir heller ikke lovnad om eller betaler bestikkelser, tilbyr ikke smøring eller annen ulovlig ytelse til myndigheter eller andre parter for å fremme eller sikre forretningsaktivitetene våre. Gjestfrihet eller en gave er akseptabel hvis den er umotivert og ikke innebærer uttalte eller underforståtte forpliktelser for noen av partene eller skaper forventninger om gjenytelse. En akseptabel gave eller gjestfrihet tilbys alltid i åpenhet og i henhold til retningslinjer som mottakeren skal overholde med hensyn til aksept av gaver eller gjestfrihet. I visse situasjoner kan en ellers akseptabel gave eller gjestfrihet være uakseptabel, for eksempel under kontraktforhandlinger med en leverandør. Avgjørelser som gjelder Kesko-konsernets pengegavemidler, tas på den årlige generalforsamlingen til Kesko Oyj. Det er styret som gjør vedtak angående tildeling av pengegaver i tråd med mandatet gitt av generalforsamlingen. Ut over dette gir vi ikke pengegaver. Vi gir ikke økonomisk støtte til politiske partier

9 Deltar du på seminaret? eksempel En leverandør inviterer deg til et helgeseminar utenlands på leverandørens regning. Tanken er at dere også skal diskutere fremtiden for samarbeidet dere imellom. Forhandlingene om nye årskontrakter starter om et par uker. Deltar du på seminaret? Nei, jeg deltar ikke på seminaret. Det at samarbeidspartnerens tilbud faller sammen med forestående anbudsrunder eller kontraktforhandlinger er en god begrunnelse for ikke å delta

10 eksempel En leverandørrepresentant ber selskapet om å sponse rallylaget hans. Hva bør jeg gjøre? Alle sponsoravtaler skal innrettes mot bestemte forretningsmål. Vårt navn og varemerke skal bare knyttes til formål som bygger og styrker vårt omdømme og planlagte forretningsdrift. Samarbeid med en leverandør gir ikke uten videre grunn for sponsing. Det er ledelsen i Kesko Oyj som vedtar prinsippene for sponsing. Jeg bidrar til å skape et godt arbeidsfellesskap Jeg tar ansvar for mine handlinger i arbeidssammenheng. Dette betyr at jeg tar fullt ansvar for mine handlinger og avgjørelser og for å utføre arbeidsoppgavene mine effektivt og redelig. Jeg bidrar også til å skape og opprettholde en god atmosfære på arbeidsplassen. En god og velfungerende arbeidsplass der alle trives, skapes gjennom gjensidig tillit, respekt for den enkelte, ekte omsorg, villighet til å hjelpe og oppriktig lagånd. Likestilling, likebehandling og rettferdighet er hovedprinsipper for rekruttering, ansettelse og andre personalanliggender i Kesko og K-konsernet. Jeg vurderer enkeltpersoner ut fra kompetanse, ferdigheter og resultater. Jeg verdsetter en proaktiv tilnærming, initiativ, samarbeidsegenskaper og ansvarlig oppnådde resultater. Det er lederens ansvar å fremme en direkte, åpen og konstruktiv dialog i arbeidsrelaterte saker. Lederen skal oppmuntre medarbeiderne til å stille spørsmål, foreslå forbedringer og komme med eventuelle klager. Lederen er ansvarlig for opplæringen av nye medarbeidere og gripe inn hvis ting ikke fungerer som de skal. Han eller hun skal forsikre seg om at alle i enheten er kjent med vår ansvarlige praksis og felles prinsipper. Lederen skal gå foran som et eksempel for ansvarlige handlemåter og skal ikke presentere mål som bare kan oppnås ved å sette de felles prinsippene på spill. Mobbing på arbeidsplassen, diskriminering og andre former for uakseptabel atferd er strengt forbudt. Det er opp til den enkelte å velge å bli med i en fagforening eller en lignende organisasjon. Arbeidsplassen skal være partipolitisk nøytral

11 Hvilken avgjørelse eksempel tar du? Som leder er det din oppgave å ansette en ny medarbeider. Det står i siste runde mellom to gode kandidater. Én av kandidatene er av et annet kjønn enn majoriteten på teamet ditt. Hvilken avgjørelse tar du? Enhver stilling skal besettes med den som er best kvalifisert, og som har det største potensialet. Vedkommendes alder, kjønn, trosretning eller etnisitet skal ikke telle med på noe trinn i ansettelsesprosessen

12 eksempel Du skal lansere en viktig kampanje i butikken. Viktige kampanjeelementer skal være synlige på et lett tilgjengelig sted, og du må flytte på ting for å få dette til. Det begynner å bli trangt om plassen, men du ser at det vil være rom for flere produkter ved nødutgangen. Bredden på passasjen og døråpningen vil bli halvert, men det vil likevel være tilgang til brannslukkeren bak det lette stativet av kartong. Flytter du produktene til området rundt nødutgangen? Nei, det gjør jeg ikke. Jeg lar nødutgangen være fri og uten hindringer. De lovpålagte kravene til minimumsbredde skal overholdes. Jeg må også sørge for at brannslukkerne er godt synlige og umiddelbart tilgjengelige. Jeg sørger for sikker drift uten avbrudd Sikker og uavbrutt drift sørger for forretningsmessig kontinuitet. Jeg holder meg også oppdatert om trusler og risikoer som til daglig finnes på arbeidsplassen. Jeg tar sikkerhetsmessige forholdsregler i den daglige driften. Overholdelse av instruksjoner ivaretar min egen sikkerhet og sikkerheten til alle medarbeidere, kunder og samarbeidspartnere i tillegg til at det beskytter eiendom, informasjon, omdømme og miljøet. Det er leders plikt å sørge for at medarbeiderne er kjent med gode arbeidsmåter og sikkerhetsrutiner i enheten. Dette arbeidet omfatter innføring i arbeidsoppgaver, sikre arbeidsrutiner, redningsplan og internkontroll. Jeg holder forretningshemmeligheter konfidensielle Jeg overholder taushetsplikten for konfidensiell informasjon som er gitt meg i arbeidssammenheng knyttet til selskapets drift, medarbeidere, kunder og forretningsforbindelser, og jeg avslører eller videreformidler ikke slik informasjon til uvedkommende. Konfidensiell informasjon omfatter forhold som gjelder sikkerhetsforanstaltninger, for eksempel pengehåndtering, datasikkerhet, alarmsystemer og nødberedskapsplaner. Jeg bruker informasjonssystemer og -programvare i samsvar med avtaler og brukerrettigheter. Jeg sørger alltid for at konfidensiell eller viktig informasjon ikke går tapt eller videreformidles til tredjeparter. Jeg behandler det elektroniske utstyret med forsiktighet. Når jeg forlater kontoret, ligger det ikke konfidensiell informasjon eller mapper med konfidensiell informasjon på skrivebordet mitt

13 Forteller du hvordan det går med din butikk? eksempel Du arbeider ved et av våre hypermarkeder. En kveld du er med din sønn på fotballtrening, blir du spurt av en ansatt i en konkurrerende butikk i byen om hvordan de siste salgstrendene ser ut for din butikk. Forteller du denne personen hvordan det går med din butikk? Nei, det gjør jeg ikke. Informasjonen om butikkens drift er konfidensiell, og jeg formidler ikke denne til tredjeparter

14 eksempel Jeg skal sende julekort til venner og slektninger, men har mistet adresseboken min. Jeg vet imidlertid at mange av dem er kunder hos min arbeidsgiver, og jeg kan derfor hente de adressene jeg trenger fra selskapets kundearkiv. Det kan du ikke! Lokale lover og regler, forsvarlig praksis for håndtering av personlige opplysninger samt virksomhetens prinsipper sier at arkivene med personlige opplysninger i konsernets selskaper, ikke skal brukes til private formål. Jeg holder kundeopplysninger konfidensielle I K-konsernet følger vi forsvarlig praksis for håndtering og beskyttelse av personlige opplysninger og overholder aktuelle lover og regler. Gjennom riktig håndtering av personlige opplysninger beholder vi kundenes tillit og gjør driften mer effektiv. Vi overholder hovedprinsippene for håndtering av personlige opplysninger. Vi samler bare inn informasjon som er relevant for formålet. Vi passer på at opplysningene i dataarkivet er riktige, og sørger for at håndteringen av opplysningene ikke setter personvernet til den enkelte på spill. Vi informerer den enkelte om at deres opplysninger finnes i arkivet. Alle som er registrert med opplysninger i arkivet, har på forespørsel rett til å få tilgang til sine opplysninger. Medarbeiderne som håndterer konfidensielle opplysninger kan ikke formidle personlige opplysninger de har tilgang til, til uvedkommende

15 Vanskelig? spørsmål

16 eksempel Vet du hva du skal gjøre hvis en journalist ringer og stiller et vanskelig spørsmål? Media er en viktig aktør i kommunikasjonen utad. Finn ut hvem som er ansvarlig i ditt selskap, og hjelp media med å komme i kontakt med denne personen. Vi ønsker hele tiden å besvare spørsmål fra media med den høyeste graden av ekspertise. Jeg skaper tillit gjennom positiv dialog og kommunikasjon Utveksling av informasjon og en åpen dialog er viktig for å bygge og opprettholde tillit og for å oppnå resultater for alle parter. Kesko er et børsnotert selskap, og som medarbeider er jeg forpliktet til å tenke over regler for innsideinformasjon og forretningshemmeligheter som ikke skal videreformidles. Jeg avstår også fra å kommentere konkurrenters aktivitet. Vi forplikter oss til å presentere produkter, tjenester, priser og andre detaljer på en tydelig og helhetlig måte i vår markedsføring og avstår fra å bruke uttrykk som kan feiltolkes. Vi respekterer prinsippene for varemerkebeskyttelse og forventer at andre også gjør det. Virksomheten forholder seg til media i henhold til avtalte roller. Alle skal være klar over det ansvaret de har i selskapet de er ansatt i og kunne hjelpe journalister med å få tak i riktig person i organisasjonen. Keskos nettikette og anbefalinger for de vanligste applikasjonene finnes på selskapets intranett, Keskonet. Kommunikasjon er alltid toveis, og hver av oss bidrar til å ivareta Keskos omdømme gjennom våre handlinger og atferd. Jeg hjelper kundene med å ta smarte valg Jeg har som målsetning å overgå kundenes forventninger. Jeg prøver alltid å skape positive relasjoner og behandler alle kunder og forretningspartnere med respekt. Jeg gjør det jeg kan for at kundene skal stole på kvaliteten og sikkerheten til våre produkter hver dag. I møte med kundene vet jeg at et smil og noen vennlig ord kan gjøre dagen bedre for alle. I sosiale medier overholder vi de samme prinsippene for konfidensialitet og nøyaktighet som i forbindelse med annen type kommunikasjon og interaksjon. Vi har fastsatt generelle retningslinjer for kommunikasjon i sosiale medier. Disse retningslinjene fungerer som hjelp og veiledning for kommunikasjon i sosiale medier, både som privatperson og som medarbeider

17 I møte med kundene et smil & bedre for alle. skal du huske at noen vennlige ord gjør dagen

18 Hjelp tips Vi opptrer alle i tråd med Keskos verdier og arbeidsprinsipper på arbeidsplassen. Du kan imidlertid komme ut for vanskelige situasjoner eller konflikter eller oppleve at noen ikke følger arbeidsprinsippene våre. I en slik situasjon skal du først vurdere om aktiviteten er lovlig og om den er i samsvar med Keskos verdier og prinsipper for ansvarlig arbeidspraksis. Hvis du vil gi tilbakemelding på eller har spørsmål til Keskos arbeidsprinsipper, kan du bruke tilbakemeldingsfunksjonen på Keskonet. Spørsmål som postes, og svarene som blir gitt, publiseres på Keskonet. Hvis du stiller et spørsmål under eget navn, mottar du også svaret direkte på e-post. På Keskonet kan du også gi tilbakemelding på arbeidsprinsippene til Keskos administrerende direktør. Det er viktig at du stiller spørsmål og diskuterer arbeidsprinsippene, siden dette bidrar til en kontinuerlig utvikling av driften vår. Lederen din er den første du skal rådføre deg med på arbeidsplassen. Hvis lederen din ikke er til stede, kan du kontakte Keskos internrevision på e-post: IA@kesko.fi Hvis saken gjelder HMS-forhold, kontakter du personalavdelingen i selskapet ditt

19 - 19 -

20 Våre arbeidsprinsipper/norsk Kesko Corporation Satamakatu 3, Helsinki, FI KESKO Telefon Firmanummer Dette dokumentet er oversatt til de offisielle språkene i de landene Kesko er til stede i.