Innkalling til Formannskapet

Transkript

1 Innkalling til Formannskapet Møtedato: Møtestad: Flora samfunnshus Møtetid: 12:00 - Den som har lovleg forfall, eller er ugild i nokon av sakene, må melde frå så snart råd er, tlf , slik at varamedlem kan bli innkalla. Varamedlemar møter etter nærare innkalling. Flora kommune Bengt Solheim-Olsen leiar Ester Frøyen sekretær

2 Saknr. Tittel Sakliste 058/14 Godkjenning av møtebok 059/14 Refererte skriv og meldingar Inntektssystemet kriterie barn 1 år utan kontantstøtte Midtvegen 615 AS - emisjon og møteprotokoll 060/14 Auke av driftstilskudd 061/14 Balansere fondsavsetting VAR-sektoren knytt til avløp 062/14 REFORM 063/14 Eigarmelding /14 Florø sjukehus - nytt mandat for arbeidsgruppa 065/14 Økonomirapportering 2. tertial 2014 (NB: Saka vert lagt fram i møtet) Orienteringssak: Florø parkering AS

3 Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 058/14 Formannskapet PS Sakshandsamar Arkiv ArkivsakID Arne Schei MØTE - nummer 14/60 Godkjenning av møtebok Framlegg til vedtak: Møteboka vert godkjent slik den ligg føre.

4 Saksopplysningar:

5 Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 059/14 Formannskapet PS Sakshandsamar Arkiv ArkivsakID Arne Schei MØTE - nummer 14/60 Refererte skriv og meldingar Underliggande saker: Saksnummer Tittel Inntektssystemet kriterie barn 1 år utan kontantstøtte Midtvegen 615 AS - emisjon og møteprotokoll Framlegg til vedtak: Refererte skriv og meldingar vert tekne til etterretning slik dei ligg føre.

6 Saksopplysningar:

7 Fra: Lunde Marit Sendt: 25. oktober :42 Til: Asphjell Linda Nipen Kopi: Træen Kåre Emne: SV: Statsbudsjett 2014, rammetilskot, kriterie Barn 1 år uten kontantstøtte Hei igjen! No har vi fått tilbakemelding frå KRD, som du finn nedanfor. Håpar dette er avklarande. Ta kontakt med Kåre Træen om du har ytterligare spørsmål til dette. Karen Byrhagen i KRD har vore i kontakt med statistikkavdelinga i NAV, og kjem med følgjande svar: Antagelsen om at det dreier seg om arbeidsinnvandrere ser ut til å stemme. Mange av barna var polske, og var registrert med adresse i Flora kommune. En stikkprøvekontroll NAV foretok viste at barna også hadde folkeregisteradresse i Flora. Det er mulig disse da var flyttet ut igjen av kommunen på telletidspunktet for antall innbyggere i kommunen (1.7.13), og at nedgangen skyldes dette. NAV skriver videre at det at antallet øker gjennom året følger variasjonen for alle kommuner gjennom kalenderåret, dvs. middels høyt i mars (20 385), økning til juni (26 955), lavt i sept (12 547) pga barnehageinntak og økning til desember (15 785). Flora kommune Antall barn 1 år i Flora kommune er 140, fratrukket barn med full og delvis kontantstøtte blir det 43 barn 1 år uten kontantstøtte. Det er dette som er brukt i beregningene videre. Nedgangen i indeks for Flora kommune i 2014 skyldes en kombinasjon av at antall 1-åringer totalt har gått ned fra 2013 og at antallet barn med full kontantstøtte har gått opp. Mvh Marit Lunde Fra: Asphjell Linda Nipen [mailto:lindanipen.asphjell@flora.kommune.no] Sendt: 17. oktober :28 Til: Lunde Marit Emne: SV: Statsbudsjett 2014, rammetilskot, kriterie Barn 1 år uten kontantstøtte Hei! Takk for tilbakemelding. I kriteriedataene ligg det tal på barn 1 år i tillegg til barn 0-1 år. Dette talet er 162 pr og 140 pr Eg er i grunn mest trygg på at tala frå SSB er korrekt, dvs. at vi har ein faktisk nedgang på 22 barn. Det er tala frå NAV eg stiller et spørsmål til. Vert det her rapportert inn barn 1 år med kontantstøtte som ikkje er folkeregistrert i Flora? I så tilfelle kjem vi heilt feil ut, når ein trekk tala frå NAV ut av tala frå SSB (som eg reknar med er barn 1 år som er registret bosett i Flora).

8 Denne problemstillinga var tema på både polistisk dag i går og kommunedag i dag. Vi er mange som venter svar på dette Vedlagte ligg relevante sider frå presentasjonen. Med helsing Flora kommune Linda Nipen Asphjell Kommunalsjef økonomi Mobil: Telefon: e-post: linda.asphjell@flora.kommune.no Fra: Lunde Marit [mailto:fmsfmlu@fylkesmannen.no] Sendt: 17. oktober :15 Til: Asphjell Linda Nipen Emne: SV: Statsbudsjett 2014, rammetilskot, kriterie Barn 1 år uten kontantstøtte Hei! Vi har sett på problemstillinga du stiller rundt kriteriet Barn 1 år utan kontantstøtte. I grønt hefte finn vi at tal barn (0-1 år) i kommunen er 266. I forklaringa til kriteriet, Tabell F-k, kolonne 36, står det at vi må trekke frå barn med full og delvis kontantstøtte = 167. Trekker vi så frå dei som er registrert som ikkje får støtte blir dette: = 124. Betyr dette då at det er 124 barn under 1 år som kriteriet ikkje tek hensyn til? Vi er, slik som du, usikre på tolkinga her og har sendt e-post til KRD for å få ein uttale på korleis det er rett å tolke dette. Skal komme tilbake til deg med svar så fort vi høyrer frå dei, men dei er nok litt opptekne med utskiftingar og omorganisering i desse dagar! Du høyrer frå oss! Mvh Marit Lunde Fra: Asphjell Linda Nipen [mailto:lindanipen.asphjell@flora.kommune.no] Sendt: 15. oktober :07 Til: Træen Kåre; Lunde Marit Kopi: Heggheim Terje Emne: Statsbudsjett 2014, rammetilskot, kriterie Barn 1 år uten kontantstøtte Hei,

9 Viser til statsbudsjettet for Flora kommune kjem særs dårleg ut knytt til utgiftsutjamninga og kriteriet Barn 1 år utan kontantstøtte. Dersom ein legg til grunn same kriterieindeks som i 2013 (0,9932) i staden for kriterieindeksen i 2014 (0,4657), og alt anna likt, får vi ein illustrert reduksjon i inntekta på vel 8,5 mill kr. Eg er kjent med at vi får kompensert noko av redusert inntekt over INGAR, men har behov for å få innsikt i utrekninga av kriteriet Barn 1 år utan kontantstøtte. For 2013 var talet på Barn 1 år utan kontantstøtte 96 (162 barn 1 år 64 barn med full kontantstøtte - sum 2 delvis kontantstøtte) For 2014 er talet på Barn 1 år utan kontantstøtte 43 (140 barn 1 år 96 barn med full kontantstøtte - sum 1 delvis kontantstøtte) Samtidig som talet på barn 1 år går ned med 22, aukar barn med full kontantstøtte med 32. NAV Sogn og Fjordane peikar på at arbeidsinnvandring kan vere årsaka til auken barn med kontantstøtte i Flora kommune, jf. e-posten nedafor. Spørsmålet mitt er: Tar utrekninga av kriteriet Barn 1 år utan kontantstøtte omsyn til utbetaling av kontantstøtte til barn som ikkje er folkeregistrert i Flora kommune? Eg vil jo tru at det skjer, men vil gjerne ha det stadfesta. Med helsing Flora kommune Linda Nipen Asphjell Kommunalsjef økonomi Mobil: Telefon: e-post: linda.asphjell@flora.kommune.no Fra: Furnes, Unni [mailto:unni.furnes@nav.no] Sendt: 15. oktober :05 Til: Asphjell Linda Nipen Emne: VS: Kontantstøtte Fra: Haugen, Jan Sigurd Sendt: 15. oktober :20 Til: Furnes, Unni Emne: Kontantstøtte Hei. Har leita litt rundt i vårt system Tall og analyse på nav.no.

10 Der er eit oppsett på tal barn med kontantstøtte pr mars 2013 og juni For Flora er tala høvesvis 88 og 116 ein auke på 30 på 3 mnd. Tala for september er klare den Kor dei «nye» i Flora kjem frå finn eg ikkje ut, men 67 % av dei som får kontantstøtte i Norge kjem frå Polen, 9 % frå Latvia, 8 % frå Sverige Norge knappe 5 %. Ut frå dette vil eg tru at det er arbeidsinnvandring som er auken i Flora. Eg var innom SSB (Statistisk Sentralbyrå) sine sider, men nettet var ikkje samarbeidsvillig så der fann eg ikkje noko spesielt. Det kan vere viss du vil gå litt djupare inn i det at nav.statistikk@nav.no kan svare deg på direkte spørsmål. ( ) Med helsing Jan Sigurd Haugen Rådgjevar // Tenesteutvikling NAV Sogn og Fjordane : // :jan.sigurd.haugen@nav.no

11 Fra: Steffensen Sølve Monica Sendt: 27. mai :10 Til: Ole Petter Pedersen Kopi: Asphjell Linda Nipen Emne: SV: Paneldebatt kommuneøkonomidagene Hei dere, Kommunenes verdier på de ulike kriteriene i utgiftsutjevningen vil svinge fra år til år, blant annet på grunn av endringer i folketallet og befolkningssammensetningen. Slike endringer vil påvirke indeksen for utgiftsbehovet til den enkelte kommune, og dermed også tillegget/trekket i utgiftsutjevningen. Det ble ikke gjort endringer i inntektssystemet i 2014, slik at endringene i indeks skyldes endringer i grunnlagstallene. Når det gjelder det konkrete utslaget for Flora kommune må vi se nærmere på tallene, i samarbeid med NAV, og vil gi kommunen en svar på dette i etterkant. Dette er derfor ikke noe vi kan gi et konkret svar på i paneldebatten i morgen. Jeg foreslår derfor at vi ikke tar opp dette under debatten i morgen. Mvh Sølve Fra: Ole Petter Pedersen [mailto:ole.petter.pedersen@kommunal-rapport.no] Sendt: 27. mai :32 Til: Steffensen Sølve Monica Kopi: LindaNipen.Asphjell@flora.kommune.no Emne: VS: Paneldebatt kommuneøkonomidagene Hei! Jeg ser du fikk denne e-posten. Det ville være veldig interessant hvis KMD kan se på nettopp utslaget for Flora i forkant av debatten og derforklare hvorfor det blir en så kraftig endring hva gjelder barn 1 år uten kontantstøtte for kommunen. Her tror jeg det vil være veldig bra om dere klarer å være helt konkrete, steg for steg. Jeg oppfatter dette som et veldig godt eksempel på endringer som ikke blir forstått ute i Kommune-Norge selv om de kanskje har en for departementet helt logisk forklaring :-) Ser fram til et godt ordskifte! Med vennlig hilsen Ole Petter Pedersen Nyhetsredaktør, Kommunal Rapport Tlf: Fra: Asphjell Linda Nipen [mailto:lindanipen.asphjell@flora.kommune.no] Sendt: 26. mai :16 Til: 'Steffensen Sølve Monica' Kopi: Håvard Moe; elin.teigmoen@sel.kommune.no; randi.sandli@asker.kommune.no; Ole Petter Pedersen Emne: SV: Paneldebatt kommuneøkonomidagene Hei!

12 Jeg kommer muligens til å stille spørsmål knyttet til hvordan ett av kriteriene blir beregnet. Tar utgangspunkt i kostnadsnøkkelen til Flora kommune, om viser en samlet reduksjon i behovet fra 1,0529 i 2013 til 1,03195 i Fra ett år til neste er vi altså blitt en mye «rimeligere» kommune å drifte. Hvis man så går inn i kostnadsnøkkelen finner man at kriteriet Barn 1 år uten kontantstøtte ga Flora kommune kriterieindeks på 0,9932 i 2013 men kun 0,4657 i 2014,og vi fikk med det en vesentlig reduksjon i utgiftsutjevningen (før INGAR). Vi kjenner oss ikke igjen i dette reduserte utgiftsbehovet, da nettopp nye barnehageplasser har vært et satsingsområde. Utregningen av kriterieindeksen Barn 1 år uten kontantstøtte består av et regnestykke der man først teller antall barn 1 år, for så å trekke fra antall barn med kontantstøtte. Så langt har jeg fått et svar som tyder på at telletidspunktet for antall barn 1 år er 1.7. året før ( ), mens telletidspunktet for barn med kontantstøtte er et snitt for to år tilbake (2012). Ulike telletidspunkt ser ut til å slå svært uheldig ut for Flora kommune. Hvorfor bruker man ikke samme telletidspunkt? Flora kommune har en god del arbeidsinnvandring fra bla. Polen, som sannsynligvis påvirker dette bildet. I så måte er likt telletidspunkt viktig. Men jeg har også følgende spørsmål: Foreldre med barn bosatt i f.eks Polen kan ha krav på kontantstøtte. Er barn som ikke er folkeregistrert i Flora kommune, men som mottar kontantstøtte, med i statistikken antall barn 1 år med kontantstøtte fra NAV? I så tilfelle slår regnestykket antall barn 1 år minus antall barn 1 år med kontantstøtte helt feil ut i inntektssystemet. Ser uansett frem til å få et svar på disse spørsmålene. Jeg har prøvd å få svar via både NAV og via Fylkesmannen i Sogn og Fjordane uten å ha lyktes fullt ut. Får ellers håpe at kriteriene for 2015 snur dette bildet til vår fordel igjen. Med vennlig hilsen Flora kommune Linda Nipen Asphjell kommunalsjef for økonomi Mobil: Telefon: e-post: linda.asphjell@flora.kommune.no Fra: Steffensen Sølve Monica [mailto:solve-monica.steffensen@kmd.dep.no] Sendt: 20. mai :12 Til: Ole Petter Pedersen Kopi: Håvard Moe; elin.teigmoen@sel.kommune.no; Asphjell Linda Nipen; randi.sandli@asker.kommune.no Emne: SV: Paneldebatt kommuneøkonomidagene Hei, Takk for informasjon om hvordan du ser for deg opplegget. Du har nok rett i at det blir begrenset med politiske vurderinger fra departementets side, men jeg vil uansett kunne si mer om jeg er forberedt på

13 hva dere tar opp enn om jeg er uforberedt. Til dere andre som skal delta i debatten er det derfor fint om også jeg får innspillene dere sender debattleder. Mvh Sølve Monica Steffensen Ekspedisjonssjef Kommunalavdelingen Kommunal- og moderniseringsdepartementet Fra: Ole Petter Pedersen [mailto:ole.petter.pedersen@kommunal-rapport.no] Sendt: 19. mai :59 Til: elin.teigmoen@sel.kommune.no; linda.asphjell@flora.kommune.no; randi.sandli@asker.kommune.no; Steffensen Sølve Monica Kopi: Håvard Moe Emne: Paneldebatt kommuneøkonomidagene Hei, jeg er spurt om å være debattleder under sesjonen "Konsekvenser av Kommuneproposisjonen for ulike kommunegrupper". Helge Eide holder en innledning før det blir diskusjon. Litt avhengig av hvor lenge han holder på, har vi en knapp time til disposisjon. Vi går rett på diskusjonen, men jeg tenkte å gi de tre kommunerepresentantene et spørsmål først: Hva er det viktigste i kommuneproposisjonen for DIN kommune? Dernest: Hva savner du mest? Dette blir en KORT innledning for hver av dere og KMD får avslutte runden med noen kommentarer. KMD stiller ikke med noen fra politisk ledelse i denne diskusjonen, noe som jeg forstår begrenser muligheten til å gi seg ut på politiske vurderinger men det er likevel viktig at departementet også er godt med i debatten :-) Vi skal nok i alle fall innom disse fire punktene etterpå kom gjerne med innspill til andre punkter dere mener bør belyses i debatten: * Tilskuddet til private barnehager og de fraværende signalene fra regjeringen om hva som vil skje hvis det viser seg at det faktisk blir flere toåringer i barnehage, og ikke færre som antatt. Hvordan er effekten for deres kommuner, og kan KMD si noe mer om hvorfor det ikke er mulig å signalisere at merutgiftene faktisk blir dekket? * Kommuneøkonomien 2014 og Regjeringen senker skatteanslaget for inneværende år, men mener utgiftene blir tilsvarende lavere. Hvordan ser året ut i deres kommuner? 2015: Vekst i såkalt frie inntekter på 4,5-5 mrd. 400 mill skal gå til helsedelen hvis kommunene gjør som staten forventer, 300 mill (ca) er forbeholdt vekstkommunene, 3,1 eller 3,6 mrd (avhengig om man tror på staten eller KS) går til større og eldre befolkning). Hvordan blir handlingsrommet i din kommune? * Inntektssystemet framover. Regjeringen har varslet at selskapsskatten antakelig vil komme inn igjen fra 2016 (dette kommer i proppen om ett år), men at endringer for kommunene i hovedsak vil bli sett i sammenheng med kommunereformen. Hva er de viktigste utfordringene i inntektssystemet for DIN kommune?

14 * Kommunereform. Nå blir det godkjenning av låneopptak og høyt tempo fram til sammenslåing. Hva tenker deltakerne i panelet om dette? Hvordan påvirker det kommuneøkonomien, og hvordan BØR en reform påvirke inntektsfordeling mellom kommunene? Som nevnt kom gjerne med andre innspill til tema! Det er vi som er på scenen som sammen må ta ansvar for at dette blir en interessant og god opplevelse for alle de som sitter i salen :-) Med vennlig hilsen Ole Petter Pedersen Nyhetsredaktør, Kommunal Rapport Tlf:

15 Fra: Byrhagen Karen Nystad Sendt: 26. september :37 Til: Asphjell Linda Nipen Kopi: Lilleschulstad Grete; Steffensen Sølve Monica Emne: SV: Flora kommune - barn 1 år uten kontantstøtte i inntektssystemet Vedlegg: Barn 1 år uten kontantstøtte_flora.docx Hei, Vedlagt er en gjennomgang av beregningen av kriteriet barn 1 år uten kontantstøtte, der jeg har inkludert tallene som legges til grunn i rammetilskuddet i Tallene som lå til grunn i 2014 er kontrollert opp mot NAV sine tall, og NAV bekrefter at tallene er korrekte. Tallene for 2015 ligger i samme størrelsesorden som tallene for Bare ta kontakt hvis noe er uklart, eller du har flere spørsmål! Med vennlig hilsen Karen N. Byrhagen Seniorrådgiver Kommunalavdelingen, Kommunal- og moderniseringsdepartementet Tlf E-post karen-nystad.byrhagen@kmd.dep.no Fra: Asphjell Linda Nipen [mailto:lindanipen.asphjell@flora.kommune.no] Sendt: 23. september :48 Til: Byrhagen Karen Nystad Emne: SV: Flora kommune - barn 1 år uten kontantstøtte i inntektssystemet Hei Karen. Hvordan går det med de nyeste tallene og det endelige notatet? Med vennlig hilsen Flora kommune Linda Nipen Asphjell kommunalsjef for økonomi Mobil:

16 Telefon: e-post: Fra: Byrhagen Karen Nystad Sendt: 3. september :27 Til: Asphjell Linda Nipen Emne: SV: Flora kommune - barn 1 år uten kontantstøtte i inntektssystemet Ja, beregningen ser ut til å være rett for Årsaken til at indeksen for 2014 er så lav ser ut til å være de ulike telletidspunktene som benyttes for antall barn og antall barn med kontantstøtte. Jeg legger ved en foreløpig utgave av notatet jeg tenkte å sende deg (når vi får de nyeste tallene tenkte jeg å ta med det også i notatet), der er dette forklart nærmere. Du kan jo se på dette, og hvis du ønsker å komme innom her den 15.9 kan du gjerne det så kan vi se på det sammen. Jeg tror jeg er ledig nesten hele dagen. Mvh Karen Fra: Asphjell Linda Nipen [mailto:lindanipen.asphjell@flora.kommune.no] Sendt: 3. september :16 Til: Byrhagen Karen Nystad Emne: SV: Flora kommune - barn 1 år uten kontantstøtte i inntektssystemet Hei. Takk for tilbakemelding! Betyr det at beregningen var rett for rammetilskuddet 2014? Jeg stusser jo veldig på at kriterier kan slå ut med 0,4657 for vår kommune, og er spent på om kontantstøtte til barn som bor i andre land (og ikke er folkeregistrert i Flora) er medregnet. Ser frem til en prat. Kan også eventuelt komme innom KMD, da jeg er i Oslo mandag 15. september. Med vennlig hilsen Flora kommune Linda Nipen Asphjell kommunalsjef for økonomi Mobil: Telefon: e-post: linda.asphjell@flora.kommune.no

17

18 Flora kommune kriteriet barn 1 år uten kontantstøtte I beregningen av rammetilskuddet for 2014 benyttes et gjennomsnitt av antall mottakere av kontantstøtte i Dette sammenstilles med tall på antall barn per Tabellen under viser tallene som lå til grunn for beregningene av rammetilskuddet i 2013 og 2014, samt tallene som legges til grunn i Grønt hefte 2013 Grønt hefte 2014 Grønt hefte 2015 Antall barn 1-år Antall barn 1 år med full kontantstøtte Antall barn 1 år med redusert kontantstøtte Antall barn 1 år uten kontantstøtte Den store økningen i antall barn med kontantstøtte fra 2013 til 2014 (dvs. mottakere av kontantstøtte i 2011 og 2012) skyldes blant annet arbeidsinnvandring, mange av de registrerte barna var polske. Tallene kan tyde på at disse bodde i Flora i 2012, men at de hadde flyttet ut igjen fra kommunen på telletidspunktet for antall innbyggere i kommunen (1.7.13). De ble trolig talt med i innbyggertallene som ble benyttet i Grønt hefte 2013, så det kan delvis forklare nedgangen i antall 1-åringer fra 2013 til Antall 1-åringer går ytterligere ned til 130 per Antall barn 1-år Den store nedgangen på kriteriet antall barn uten kontantstøtte fra 2013 til 2014 skyldes en kombinasjon av disse to elementene, nedgangen i antall barn per og økningen i antall barn med full kontantstøtte. På grunn av at kontantstøttetallene og innbyggertallene er fra ulike tidspunkt gir dette et uheldig utslag for Flora i 2014, mens det i 2013 fikk motsatt virkning. Indeksen for 2013 ble derfor høyere enn den ville vært hvis vi hadde benyttet innbyggere fra samme år som antall kontantstøttemottakere, mens indeksen for 2014 ble lavere på grunn av dette. I grønt hefte 2014 var indeksen til Flora kommune på dette kriteriet 0,4657. Hvis antall 1- åringer hadde vært det samme som året før (162) ville indeksen økt til 0,7112. Hvis antall barn med kontantstøtte hadde vært det samme som året før (64) ville indeksen økt til 0,8215. I rammetilskuddet for 2015 er Flora registrert med 50 1-åringer uten kontantstøtte. 80 barn (1- åringer) er registrert med kontantstøtte i 2013 (gjennomsnitt for året), og disse trekkes fra det totale antallet på åringer. Kommunens nivå på indeksen blir dermed noe høyere i 2015 enn i 2014, relativt til utviklingen på landsbasis. Indekser på kriteriene i inntektssystemet vil kunne variere fra år til år. Siden beregningene av utgiftsutjevningen er gjennomsnittsbetraktninger er det ikke alltid slik at nedgang på et kriterium for en kommune motsvares direkte av en nedgang i utgifter. For andre kriterier kan det være motsatt, at verdien går opp uten at utgiftene øker tilsvarende. Telletidspunktene i kriteriet barn 1 år uten kontantstøtte ble vurdert når kriteriet ble innført, og vi har også vurdert muligheten for å benytte samme telletidspunkt for barn med kontantstøtte og antall barn. For

19 barn med kontantstøtte benyttes et gjennomsnitt over antall barn med kontantstøtte gjennom året, siden det er betydelige variasjoner fra måned til måned. Siste tilgjengelige hele år er dermed tall for 2012 til bruk i Skulle man benyttet samme telletidspunkt for antall barn i kommunen ville man benyttet relativt gamle tall, og vi ville ikke fått med oss kommuner som har vekst i barnetallet. Derfor ble dagens løsning valgt. Generelt er det slik at enkelte kriterier kan slå uheldig ut for noen kommuner, mens andre kriterier slår uheldig ut for andre kommuner. Siden inntektssystemet ikke er en refusjonsordning vil det være variasjoner, og situasjoner der kriteriene ikke treffer 100 % for den enkelte kommune. Vi skal nå foreta en helhetlig gjennomgang av inntektssystemet fram mot våren 2016, og da vil vi vurdere alle kostnadsnøkler og kriterier i utgiftsutjevningen Kontantstøtte - utvikling gjennom året

20 Org. nr v/ Olav Klungre, 6829 HYEN Flora kommune Markegata FLORØ Midtvegen 615 AS emisjon teikning av nye aksjar i selskapet Under generalforsamlinga i Midtvegen 615 AS vart det samrøystes vedteke å arbeide for å utvide aksjekapitalen i selskapet. Endelig vedtak om kjøp av nye aksjar vert vedteke på neste ordinære generalforsamling, truleg i april Sannsynleg betalingsfrist for nye aksjar vert då 1 mnd. etter vedtak i generalforsamlinga. Ved emisjon (auking av aksjekapital) har eksisterande aksjonærar forkjøpsrett til kjøp av nye aksjar, men det er sjølvsagt frivillig om ein vil nytte denne forkjøpsretten. Noverande aksjonærar får ein frist til 15.november 2014 til å førehandsteikne nye aksjar. I perioden frå 15.november 2014 til neste ordinære generalforsamling (april 2015)vert det arbeidd med å få med heilt nye aksjonærar. Flora og Gloppen kommunar er dei to største aksjonærane i selskapet med 50 aksjar (16,67% av aksjane) kvar. Om aksjekapitalen skulle bli dobla må kvar enkelt aksjonær også teikne like mange aksjar som ved opprettinga av selskapet for å oppretthalde sin prosentvise eigardel i selskapet. Om Flora og/eller Gloppen kommunar ynskjer å auke sin eigardel utover dagens 16,67% vil det truleg bli godt mottatt av generalforsamlinga. I så fall er det naturleg at ein ser nærare på samanhengen mellom eigardel og tal styremedlemer. Status pr. primo oktober 2014: 8.plass på prioritert marginalliste (RTP desember 2013) Kommunedelplan fv. 615: Her er det så langt Gloppen kommune som er mest positiv til å få dette utført. Flora kommune gjekk ikkje inn for dette ved siste rullering av kommunal planstrategi. Våre tre på topp over utbetringar: Rassikring: Gang- og sykkelveg: Mindre utbetring: Hopsstranda Vonheim Bukta (nær Sandane sentrum) Høgemuren ( ca. 14 km syd for Hyen sentrum)

21 Org. nr v/ Olav Klungre, 6829 HYEN Standarden på fylkesveg 615 er dessverre så dårleg at det framleis er grunnlag for vidare drift av vegselskapet. Vi ynskjer lykke til med handsaminga og vonar Flora kommune vil teikne nye aksjar i selskapet. Med venleg helsing Olav Klungre Midtvegen 615 AS

22

23

24 Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 060/14 Formannskapet PS Bystyret PS Sakshandsamar Arkiv ArkivsakID Norunn Stavø K2 - H43, K2 - F70 11/414 Auke av driftstilskudd Framlegg til vedtak: Flora kommune kommune vedtar å bidra til drift av Smiso SF senter mot incest og seksuelle overgrep i Sogn og Fjordane med kr. 5,- pr. innbyggar frå 2015 i samsvar med tabell innteken i saka.

25 Saksopplysningar: Kva saka gjeld: Smiso SF- senter mot incest og seksuelle overgrep i Sogn og Fjordane ber om auke i tilskotet til drifta av senteret. Pågangen til senteret er så stor at det er behov for auka bemanning for å oppretthalde eit tilsvarande tilbod som i dag. 25 av 26 kommunar i fylket bidreg i dag med kr. 4,- pr. innbyggar til drift av senteret. Styret av senteret ber no om ein auke på kr.1 pr.innbyggar. Innleiing: Flora kommune vedtok i sak 11/414 å løyve tilskot til SMISO SF med kr 4,- pr innbyggar. Fylkesstyret og rådmannsutvalet i KS Sogn og Fjordane har etter handsaming i møte 17. september og 28. august gjort slikt likelydande vedtak: «Fylkesstyret/rådmannsutvalet tilrår at kommunane i fylket aukar støtta til Smiso SF (senter mot incest og seksuelle overgrep i Sogn og Fjordane) frå kr. 4,- til kr. 5,- pr. innbyggar frå 2015.» Vurdering: Senter mot incest og seksuelle overgrep Sogn Fjordane (Smiso SF) har vore i drift sidan oktober I etableringsfasen har det vore lagt ned stor innsats for å gjere senteret kjend i fylket, og det har i løpet av kort tid etablert seg godt. Det er stor pågang frå brukarar, hjelpeapparatet og fagmiljøet i fylket. Heilt sidan oppstarten i 2012 har det i snitt komen til ein ny sak/brukar i veka. Forsking viser at kvar 7. jente og kvar 14. gut har vore utsett for alvorlege seksuelle krenkingar før fylte 18 år (Nova 2007). Undersøkingar viser også at halvparten av alle vaksne med psykiske lidingar har vore utsette for seksuelle overgrep eller vald som barn. Smiso driv aktivt med førebyggjande arbeid. Eitt av prosjekta er undervisning til 6.klassingar i fylket. Undervisninga er eit helsefremmande og førebyggjande tiltak, der vanskelege tema som incest og seksuelle overgrep, rus og vald i heimen, skilsmisse og psykisk sjuke føresette vert teken opp. Undervisninga er gratis for skulane. Helsesøster og lærarar er med på undervisninga, og tilbakemeldingane er udelt positive. Mange barn tek kontakt etter undervisninga for å fortelje om vonde og vanskelege opplevingar og forhold dei lev i eller har hatt. Målet er at senteret i løpet av 2014 skal ha vore innom alle bidragskommunar med undervisningsprosjektet. Smiso er opptekne av å vere eit tilbod til alle innbyggjarane i fylket, og dette krev mykje ressursar. Senteret opererer med ein finansieringsmodell der 80 % av driftsmidlane er statstilskot medan 20 % er lokale tilskot frå kommunar, helseføretak og fylkeskommune. 25 av 26 kommunar i fylket bidreg i dag med kr. 4,- pr. innbyggar til drift av senteret. Styret i Smiso SF har gjort vedtak om å be om auka stønad pr. innbyggjar frå kommunane i fylket. Pågangen på senteret er så stor at det er behov for auka bemanning for å oppretthalde eit tilsvarande tilbod som i dag.

26 Ei auke på 1 kr pr. innbyggar vil gje rom for å auke bemanninga med ei 100% stilling. Det er pr. i dag tre stillingsheimlar ved senteret. Få kroner pr. kommune vil for Smiso og ikkje minst brukarane frå kommunane i fylket utgjere ein stor skilnad. Smiso utgjer eit rimeleg og viktig tilskot til tenestetilbodet i fylket. Det er ei billeg investering for å auke folkehelsa i kommunane. Det er fleire døme på brukarar som sjølv seier at hjelpen dei har fått har ført til eit betre og rikare liv. Det er uføretrygda som har komen seg ut i jobb igjen, som har fått trua på seg sjølv og ser sine eigne ressursar. Smiso er eit tilbod som gjev kommunane tilgang til spisskompetanse og lågterskeltilbod innanfor eit utfordrande felt. Tabellen under syner ei oversikt over kva ei auke på kr 1 vil utgjere for kvar kommune, og kva det vil utløyse totalt av midlar for Smiso SF. Kommune Innbyggartal pr Noverande tilskot ved kr. 4,- pr. innbyggar Tilskot frå 2015 ved kr. 5,- pr. innbyggar Askvoll Aurland Balestrand Bremanger Eid Fjaler Flora Førde Gaular Gloppen Gulen Hornindal Hyllestad Høyanger Jølster Leikanger Luster Lærdal Naustdal Selje Sogndal Solund Stryn Vik

27 Vågsøy Årdal TOTALT: Ekstra tilskot til Smiso ved auke på 1 kr. pr. innbyggar: Ekstra tilskot frå staten som følgje av auka kommunetilskot: Total auke: Økonomiske konsekvensar: For Flora kommune vil auken i driftstilskot til SMISO med 1 kr.pr innbyggar føre til ei auka utgift på kr.11779,- Aktuelle lover, forskrifter, avtalar mm:

28 Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 061/14 Formannskapet PS Sakshandsamar Arkiv ArkivsakID Linda Nipen Asphjell K1-242, K2 - M30 14/2585 Balansere fondsavsetting VAR-sektoren knytt til avløp Framlegg til vedtak: Kommunalt gebyr knytt til avløpsdelen vert å redusere i budsjett 2015 og gebyrregulativet for Reduksjonen i gebyret vert å gjennomføre prosentvis likt for heile 2015.

29 Saksopplysningar: Kva saka gjeld: I samband med handsaming av budsjettet for 2014 i bystyresak 182/13 vedtok Flora bystyre slikt verbalpunkt nr 11: "Det vert fremja sak til Flora formannskap, som får fullmakt til å ta avgjerd om gebyrfrie terminar for å balansere fondsavsetting i VAR-sektoren (Bunde driftsfond nr Fondsavsetting kloakk)." Denne saka er ei oppfølgjing av dette vedtaket. Innleiing: VAR-rekneskapen består av Vann, Avløp og Renovasjon. VAR-rekneskapen er sjølvfinansierande på den måten at driftsutgiftene vert dekka av dei kommunale avgiftene, som innbyggjarane betaler kvartalsvis. Vidare har ein separate rekneskap for dei tre områda Vann, Avløp og Renovasjon. Et av omåda kan ikkje kryss-subsidiere et av dei andre. Overskot i VAR-rekneskapen kan heller ikkje finansiere noko av den andre kommunale drifta, som til dømes skule eller omsorg. Ein kan dessutan ikkje nytte et driftsoverskot et år til å finansiere investeringar i investeringsrekneskapen innan same område. Et årsoverskot i driftsrekneskapen vert difor sett av til et bunde driftsfond i balanserekneskapen til kommunen, og midlane er ein del av bankinnskotet til kommunen. Som vist i tabellen nedafor har det bunde fondet knytt til avløpsdelen auka i perioden Per var fondet på 13,4 mill kr. I 2014 er det budsjettert å bruke 1,3 mill kr av fondet for å balansere driftsrekneskapen for avløp. Det er behov for å justere fondet ytterligare ned, enten ved auke i driftsutgiftene eller reduksjon i inntektene (kommunalt gebyr avløp). Vurdering: Teoretisk sett kan ein velje å gjennomføre gebyrfrie terminar for å balansere fondsavsettinga. Etter ei nærare drøfting med dei tilsette som skal gjennomføre sjølve jobben, vurderer rådmannen det slik at den mest rasjonelle metoden vil vere å redusere det kommunale gebyret prosentvis likt for heile Førebels er det stipulert ein reduksjon på 10% i kommunalt gebyr avløp. Det vert å kome attende til dette i samband med handsaming av budsjettet og gebyrregulativet for 2015, då også gebyra for vatn og renovasjon skal handsamast. Førebels ser det ut som desse to andre gebyra må aukast opp. I tillegg til å vere den mest rasjonelle metoden er det rådmannen si vurdering at ein prosentvis reduksjon for heile 2015 vil slå meir likt og rettferdig ut ovanfor innbyggjarane enn ein enkeltgebyrfri termin, som kan slå meir tilfeldig ut samla sett. Førebels ser det ut som at auka utgifter, samt ein

30 reduksjon i gebyret på 10%, vil gje et restfond på størrelsen om lag 7,5 mill kr ved utgongen av Ein bør vere varsom med å senke gebyret meir enn 10%, då det vil kunne medføre behov for å auke gebyret for raskt att. Økonomiske konsekvensar: Ingen økonomiske konsekvensar for Flora kommune sin ordinære driftsrekneskap, då dette fondet er et bunde fond som ikkje kan nyttast i den ordinære kommunale drifta. Miljømessige konsekvensar: Ingen eksplisitte miljømessige konsekvensar. Aktuelle lover, forskrifter, avtalar mm: Lov om kommuner og fylkeskommuner (Kommunelova) Forskrift om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner) Forskrift om årsbudsjett (for kommuner og fylkeskommuner) KRS Kommunale rekneskapsstandardar "Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester" (KMD sin reviderte rettleiar av feb 2014)

31 Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 062/14 Formannskapet PS Bystyret PS Sakshandsamar Arkiv ArkivsakID Terje Heggheim K /2546 REFORM Framlegg til vedtak: Flora bystyre godkjenner vedlagte dokument "Mandat og spelereglar til kommunereform i Sunnfjord"

32 Saksopplysningar: Kva saka gjeld: Stortinget har vedtatt å gjennomføre ein kommunereform. Vi må ta stilling til kva vi vil ha utgreidd. Formannskapa i Sunnfjord hadde ei fellessamling 23 og 24 september i år. Resultatet av samlinga er eit mandat som kvart enkelt kommunestyre må ta stilling til. Også formannskapet i Flora slutta seg til å ta del i dette arbeidet. I møte signaliserte fleire representantar frå Flora at det også vil vere naudsynt å greie ut ei eller anna form for ein større kystkommune. Vi har fått spørsmål frå Vågsøy om å ta del i ei utgreiing der kommunane Vågsøy, Selje, Vanylven, Bremanger, Eid og Flora ser på ei samanslåing. Flora har ikkje svart på denne førespurnaden. Det vil skje etter at saka no har vore i bystyret. Innleiing: Vurdering: Brev frå Kommunale og moderniseringsministeren 27. august 2014: "Kommunal- og forvaltningskomiteen la 12. juni frem sin innstilling (Innst. 300 S ( )) om kommuneproposisjonen Saken ble behandlet i Stortinget 18. juni. Stortingets behandling viser at det er flertall på Stortinget for en reform. Det er også bred politisk tilslutning til at det er behov for endringer i kommunestrukturen, målene for reformen, og at prosessene skal starte opp til høsten. Kommunal- og moderniseringsdepartementet utvikler nå verktøy som vil være et alternativ til de lokale utredningene som vanligvis gjennomføres når kommuner ønsker å vurdere sammenslåing. Kommunene vil få dekket kr til utgifter knyttet til informasjon og folkehøring, jf. inndelingslova 10. Loven setter ikke krav til hvordan innbyggerne skal høres, så hvert kommunestyre må selv ta stilling til hvordan dette skal skje. Fylkesmennene har fått ansvar for å følge kommunene i hvert fylke ". Mål og premiss for kommunereforma Kommunereforma skal legge til rette for at fleire slår seg samen til større og meir robuste kommunar. Færre og større kommunar skal gi betre kapasitet til å ivareta og vidareutvikle lovpålagte oppgåver, gi betre mogelegheiter til å utvikle bærekraftige og gode lokalsamfunn, samt ivareta viktige frivillige oppgåver.

33 Generalistkommuneprinsippet (det at alle kommunar skal løyse dei same oppgåvene) er utgangspunkt for reforma. Som eit generelt prinsipp skal reforma legge eit grunnlag for at alle kommunar kan løyse sine lovpålagte oppgåver sjølve. Kommunestrukturen skal legge til rette for ei einskapleg og oversiktelig forvaltning. Regjeringa har følgjande mål for reforma: Gode og likeverdige tenester til innbyggarane Heilskapleg og samordna samfunnsutvikling Bærekraftige og økonomisk robuste kommunar Styrka lokaldemokrati For å gjennomføre kommunereforma vert det lagt opp til økonomiske verkemiddel. Vi kan dele dei inn slik: Dekking av eingangskostnader Reformstønad Inndelingstilkskot I tillegg har regjeringa varsla ein ny generell gjennomgang av kommunane sitt inntektssystem. Den vil då gjelde frå den nye kommunestrukturen er etablert. Dekking av eingangskostnader Dette er ein standardmodell som blir tildelt utan søknad. Den skiller på tal kommunar og tal innbyggarar i ny struktur. Kommunar/innbyggarar samanslåinga i Over kommunar 20 mill kr 25 mill kr 30 mill kr 35 mill kr 3 kommunar 30 mill kr 35 mill kr 40 mill kr 45 mill kr 4 kommunar 40 mill kr 45 mill kr 50 mill kr 55 mill kr 5 og fleire kommunar 50 mill kr 55 mill kr 60 mill kr 65 mill kr

34 Reformstønad Dette er også etter ein standardmodell utan søknad. Den blir utbetalt på tidspunktet for samanslåinga. Tal innbyggarar Reformstønad Uklart Over Inndelingstilskotet Tilskotet blir vidareført som i dag i reformperioden. Det blir gjeve kompensasjon for bortfall av basistilskotet og nedgangen i dei regionalpolitiske tilskota. Denne kompensasjonen vil kommunar som slår seg saman halde på i 15 år og ytterlegare i fem år til, men då etter ein nedtrappingsplan. Framdrift Regjeringa legg opp til ein stram tidsplan. I møtet 23 og 24 september vart framdrifta illustrert slik:

35 I Sogn og Fjordane har fylkesmannen lagt opp til ei slik faseinndeling: Fasar/milepælar reformprosessen i Innhald Avklaring av reforma sitt innhald etter vedtak i Stortinget, oppdragsbrev til Fylkesmannen og brev til kommunane frå Statsråden. Oppstartfase fram til 1. okt 2014 Etablering av referansegruppe i fylket (forum for kommunereforma) Prosjektplan for fylket Samarbeidsavtale mellom Fylkesmannen og KS Regionvise oppstartmøte Kvar kommune etablerer ei hensiktsmessig organisering for reformarbeidet innan Avklaringar av geografiske retningsval på grunnlag av

36 Avklaringsfase frå oktober 2014 til 1. mar 2015 Utgreiings- og utviklingsfase fram til vedtak haust 2015/vår 2016 tilrettelagt kunnskapsgrunnlag og prosessar i enkeltkommunar og mellom kommunar vedtak i kommunestyra innan Avklare om ein vil satse på ferdig prosess og vedtak innan desember 2015 eller juni 2016 vedtak i kommunestyra innan Søknadsfrist for skjønsmidlar til utgreiing Gjennomføring av utgreiingar Gjennomføre lokale informasjons- og dialogmøte om reforma Gjennomføre ei innbyggarundersøking Avgjerdsfase i kommunane Sak til kommunestyra om kommunesamanslåing med vedtak seinast juni 2016 haust eller vår 2016 I tillegg til denne planen meiner rådmannen det vil vere behov for folkemøter om reforma tidlegare enn slik det er planlagd i tabellen ovanfor. I så måte bør vi halde eit informasjonsmøte om reforma sitt innhald og framdrift før jula Samarbeidsforum i Sunnfjord felles utgreiing I denne omgang vil det ikkje vere mogeleg å gå inn i ei drøfting på kva Flora kommune vil vere best tent med. Det er det utgreiingar som må svare på. Kjernen i spørsmålet er difor om Flora vil ta del i ei utgreiing som handlar om ein Sunnfjordkommune. Framdriftsplanen ovanfor stadfestar eit stramt løp. Dersom vi ikkje skulle lukkast med ei utgreiing om ein større kystkommune vil det bli vanskelegare for Flora å tre inn i ei eventuell forhandling med dei andre i Sunnfjord. I alle fall om vi eventuelt har vald å ikkje vere del av ei slik utgreiing. Rådmannen meiner difor at det beste vil vere å godkjenne mandatet frå SiS, sjå kva ei slik utgreiing klargjer, for deretter å ta stilling til eventuell samanslåing. Å seie ja til ei utgreiing om ein Sunnfjordkommune vil ikkje kome i konflikt med at det samstundes blir utgreidd eit alternativ om ein større kystkommune. Utfordringa ligg i kva alternativ som er

37 aktuelle. Førespurnaden frå Vågsøy inneheld eit utvida område som dekker meir enn det kanskje fleire legg i omgrepet "kystkommune". Eit alternativ kan vere at Flora kommune på eige initiativ tar kontakt med kommunar som vi ønskjer å sondere ei samanslåing med. I så fall må det kome som resultat av den politiske handsaminga av denne saka og noko ordførar og rådmann må følgje opp. I denne omgang ber rådmannen bystyret ta stilling til om vi skal vere med dei andre Sunnfjordkommunane om ei felles utgreiing. Utover dette viser rådmannen til vedlagte mandat frå SiS-møte. Økonomiske konsekvensar: Vil avhenge av kva vi mottar av stønad. Det er rimeleg grunn til å tru at ei fellesutgreiing vil få noko stønad av skjønsmidlane frå Fylkesmannen. Ei utgreiing av kystkommune vil sjølvsagt kunne søke på dei same midlane. Uansett må kommunen rekne med å sette av midlar til denne type utgreiingsarbeid i 2015 og Rådmannen vil kome attende til dette i budsjettarbeidet. Miljømessige konsekvensar: Aktuelle lover, forskrifter, avtalar mm: Vedlegg: Mandat og spelereglar Sunnfjord Kommunereforma - opplegg for arbeidet i Sogn og Fjordane Prosjektplan for gjennomføring av kommunereforma i Sogn og Fjordane

38 1 MANDAT - REFORM I SUNNFJORD 1. Mål Kommunane skal gjennomføre ein prosess mot ei eventuell større eining og førebu ei samanslåing. 2. Kven Kommunane Flora, Naustdal, Førde, Gaular og Jølster er samde om å gjennomføre prosessen så langt som mogeleg. Eventuelle andre kommunar som ønskjer å vere med, har frist til Fellesskapet vil ta stilling til kven som eventuelt deltek innan Kva Lage utfordringsbilete for eigen kommune og regionen Nytte rettleiaren i frå KMD med støtte av Fylkesmannen Standardiserte faktaoppsett (KMD) a. Befolkningsutvikling b. Behov for arbeidskraft c. Pendling d. Nøkkeltall økonomi og tjenester (KOSTRA) Innbyggjarundersøking - medverknad Inntektssystemet (KS-reknemodell) Kapasitet og kompetanse på ulike områder Arealbruk og behov Oversikt over interkommunale samarbeid

39 2 Vurdering av kva oppgåver den nye kommunen kan arbeide med 4. Korleis Styringsgruppa koordinerer og tek ansvar for felles utgreiingar og samansying. Kvar kommune har ansvar for: Utfordringsbilete, faktagrunnlag og oppgåver som bør leggjast til den nye kommunen. Drøfting i eigne kommunar både blant folkevalde og innbyggarane, felles formannskapsmøte og felles innbyggjarhøyring. 5. Styring Kommunestyra i kvar kommune eig prosessen. Ordførarane er styringsgruppa og leiar prosessen. Leiar i styringsgruppa bør vere SiS leiar. Rådmennene og to tillitsvalde er prosjektgruppe og står for gjennomføringa. Formannskapa i kommunane og tillitsvalde, i samsvar med gjeldande avtalar og reglar, er referansegruppe. 6. Økonomi Prosessen skal ha eige budsjett. Kommunane dekker kostnadane i fellesskap. Ved eventuell eigendel, vert halvparten dekt likt og den andre etter innbyggartal. Kvar kommune dekker arbeid og kostnader i eigen kommune eventuelt også reise og opphald. Dette gjeld og tilskot og kostnadar til å høyre innbyggarane. Eventuelle nye kommunar som kjem inn, skal dekke sine kostnader for heile prosessen. Dersom ein kommune går ut, får dei ikkje med seg noko av fellestilskotta.

40 3 7. Framdrift Innbyggjarhøyring 15. oktober 2014: Kommunestyra skal ha gjort vedtak om: Dei ønskjer å gå med i ein prosess med sikte på samanslåing Ta stilling til eit framlegg til mandat 31. januar 2015: Kommunestyra skal ha gjort vedtak om: Dei ønskjer å gå vidare med prosessen med dei andre i samarbeidet Andre kommunar skal få delta i samanslåingsprosessen Drøfte kva oppgåver dei vil at ein ny storkommune skal ha 1. juli 2015: Kvar kommune skal ha laga: Ein analyse som syner utfordringsbilete for seg og aktuelle samanslåingskandidatar og drøfte dette Føre opp alle samarbeidstiltak som dei har med andre kommunar Kommunestyra skal ha gjort vedtak om: Kva oppgåver dei meiner det er naturleg å ta med seg inn i ein ny kommunestruktur Kva kommunar dei eventuelt ønskjer å slå seg saman med 1. november 2015:

41 4 Felles formannsskapsmøte i dei kommunane som tek sikte på å gå vidare for å: Drøfte grunnlaget for ei felles innbyggjarhøyring. Bli samde om dato og gjennomføring 1. januar 2016: Kommunestyra skal ha gjort vedtak om: Grunnlaget for felles innbyggjarhøyring. Dato og gjennomføring 1. juli 2016: Kommunestyra vedtek kven dei ønskjer å slå seg saman med. Dette er det endelege vedtaket om samanslåing før det blir sendt vidare til departementet.

42 5 8. Vedlegg Roller og ansvar Rolle Organisasjon/Person Hovudansvarsområde Oppdragsgjevar KMD Premissar A Eigar B Kommunestyra i Gaular, Jølster, Naustdal, Florø og Førde Fylkesmannen, KS Deltakarar Flora, Naustdal, Gaular, Jølster og Førde Vedtek Styringsgruppe Ordførarane i kommunane Styrer Prosjektgruppe Rådmennene i kommunane Gjennomfører Referansegruppe Formannskapa i kommunane, tillitsvalde Blir høyrt 9. Nasjonal prosess

43 Sakshandsamar: Kåre Træen Vår dato Vår referanse Telefon: / E-post: Dykkar dato Dykkar referanse Kommunane i Sogn og Fjordane v/ ordførarar og rådmenn Kommunereforma opplegg for arbeidet i Sogn og Fjordane Bakgrunn Stortinget har gitt tilslutning til å gjennomføre ei kommunereform. Alle landets kommunar er inviterte til å delta i prosessar med sikte på å vurdere og å avklare om det er aktuelt å slå seg saman med nabokommunar. Fylkesmannen, i samarbeid med KS, bidreg til å gjennomføre dei regionale prosessane. Organisering og gjennomføring Fylkesmannen har frå Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) fått i oppdrag å vere tilretteleggar, koordinator og rettleiar for regionale- og lokale prosessar i Sogn og Fjordane. Oppdraget skal gjennomførast i samarbeid med KS lokalt. Til dette arbeidet har Fylkesmannen og KS i samarbeid utarbeidd ein prosjektplan for gjennomføring av kommunereforma i Sogn og Fjordane (vedlagt). Innan juni 2016 skal det gjerast kommunale vedtak om samanslåing av kommunar. Prosjektplanen skal sikre at kommunane aktivt deltek i reformarbeidet, og vere til hjelp for kommunane i arbeidet med å lage sine eigne framdriftsplanar. Lokale framdriftsplanar for ein eller fleire kommunar bør og innehalde ein plan for kommunikasjonsarbeidet. Kommunane i fylket v/ regionråda, KS, Fylkesmannen, fylkeskommunen og Distriktssenteret etablerte i februar eit felles forum (referansegruppa) for å følgje kommunereforma. Føremålet med forumet er å drøfte oppgåver, føresetnader og utfordringar i kommunereforma sikre informasjon og kunnskapsdeling om reforma mellom kommunar og regionale etatar i fylket. Forumet har jamlege møte, og på nettsida til Fylkesmannen om kommunereforma blir det lagt ut referat og presentasjonar. Fylkesmannen har dessutan jamleg dialog med fylkesmennene i nabofylka og Distriktssenteret. I september vart det gjennomført fire regionvise møte mellom formannskapa i kommunane, Fylkesmannen, KS og Distriktssenteret. Inntrykket vårt etter desse møta er at kommunane er godt i gang med arbeidet for reforma. For at kommunane skal halde framdriftsplanen til Stortinget, legg vi opp til at kommunane skal peike ut moglege samanslåingsalternativ innan 31. januar Samanslåingsalternativa skal vere realistiske for nærare utgreiingar, og kommunane kan søkje om skjønsmidlar til å gjere utgreiingane. Vårt råd til kommunane er å vere nøkterne med omsyn til kor mange samanslåingsalternativ de vel ut. Informasjon om tildeling av skjønsmidlar kjem i løpet av januar 2015, og søknadsfristen blir 1. mars Hovudkontor Landbruksavdelinga E-post: Njøsavegen 2, 6863 Leikanger Fjellvegen 11, 6800 Førde fmsfpost@fylkesmannen.no Telefon: Postboks 14, 6801 Førde Internett: Telefaks: Telefon: Org.nr Telefaks:

44 FYLKESMANNEN I SOGN OG FJORDANE 2/2 Rettleiar og verktøy frå KMD Som kjent har departementet oppretta ei temaside med informasjon om reforma. Her er det no lagt inn verktøyet for samanslåing av kommunar NY, og ein rettleiar for utgreiing og prosess. Departementet legg også ut relevante spørsmål og svar til kommunereforma. Verktøya skal vere til hjelp i kommunane sitt arbeid fram til kommunale vedtak innan juni Forventningar til kommunane Våre forventningar til kommunane er: Lokalt eigarskap og aktivt leiarskap At kvar kommune etablerer ei hensiktsmessig organisering med eigen kontaktperson At kvar kommune sikrar samarbeid med nabokommunar og fylkesprosjektet At prosessen kjem ut av rådhuset; god dialog med innbyggjarane, organisasjonar, næringsliv, medarbeidarar og tillitsvalde At de avgrensar dykk til å utgreie dei mest realistiske alternativa med vedtak på alternativ innan 31. januar 2015 At de held lokale og nasjonale fristar i prosessen med reformarbeidet. Hjelp frå Fylkesmannen og KS Fylkesmannen og KS ønskjer å rettleie kommunane om reforma, og å vere oppdaterte på prosessane ute i kommunane. Til no har om lag ein tredel av kommunane i fylket invitert Fylkesmannen og KS til temamøte i kommunestyra. Dersom det er fleire kommunar som ønskjer at vi skal orientere på temamøte i kommunestyra, ber vi om at de tek kontakt. Vi ønskjer lukke til med dette viktige reformarbeidet, og de må gjerne ta kontakt dersom de har spørsmål. Med helsing Anne Karin Hamre Kåre Træen seniorrådgjevar Brevet er godkjent elektronisk og har derfor ikkje underskrift. Kopi pr. e-post: - KS Sogn og Fjordane - Distriktssenteret - Fylkeskommunen Vedlegg: - Prosjektplan for gjennomføring av kommunereforma i Sogn og Fjordane

45 Versjon pr PROSJEKTPLAN FOR GJENNOMFØRING AV REFORMA I SOGN OG FJORDANE Bakgrunn Regjeringa la 14. mai 2014 fram kommuneproposisjonen for 2015 med ein meldingsdel for ei kommunereform. Meldinga vart handsama av Stortinget 18. juni, der det gjennom eit fleirtal vart gitt politisk tilslutning for at det er behov for endringar i kommunestrukturen, og målsetjingar og gjennomføring av reforma med økonomiske verkemidlar. 1.1 Mandat Oppdragsbrevet frå Kommunal- og moderniseringsdepartementet vart sendt til fylkesmennene 24. juni, og i eige brev 3. juli vart KS invitert til å delta i prosessane regionalt (sjå vedlegg). Fylkesmannen har fått i oppdrag å vere tilretteleggar, koordinator og rettleiar for regionale- og lokale prosessar i Sogn og Fjordane. Oppdraget skal gjennomførast i samarbeid med KS lokalt. Fylkesmannen skal lage ei oppsummering av prosjektet med vurdering til KMD i løpet av hausten Formål Prosjektplanen viser kva rammer som reforma i Sogn og Fjordane skal følgje. Planen skal legge til rette for gode og lokalt forankra prosessar gjennom handsaming og vedtak i KS-fylkesstyre, informasjon og presentasjon i regionråda og kommunane og konferansar/samlingar/nettverk. Planen er basert på at det er kommunane som sjølve har ansvar for lokale prosessar. Gjennom samarbeidet mellom Fylkesmannen og KS blir det gjort fleire tiltak (lokalt, regionalt og med nabofylke) for å oppnå heilskaplege og formålstenlege prosessar og resultat av reforma. 2. Mål og rammer 2.1 Mål Reforma skal legge til rette for at fleire kommunar slår seg saman til større og meir robuste kommunar. Følgjande overordna mål er fastsette for reforma: Gode og likeverdige tenester for innbyggjarane Heilskapleg og samordna samfunnsutvikling Berekraftige og økonomisk robuste kommunar Styrka lokaldemokrati 1

46 Versjon pr Overordna rammer Sett frå eit nasjonalt perspektiv består kommunereforma av fire ulike delreformer: Oppgåvereform det blir sett på moglegheiter for flytting av oppgåver til kommunane. Strukturreform det er både inndelinga av kommunar og regionalt (fylke) nivå som er til utgreiing. Styringsreform det skal sjåast på både modellar og regelverk for intern organisering og statleg styring av kommunane, rammene for styring av kommunal forvaltning (kommunelova og særlover) og oppgåver til fylkeskommunen og staten. Finansieringsreform inntektssystemet skal gjennomgåast i sin heilskap, med endringar gjeldande frå 2017, og det er lagt inn verkemiddel for omstilling og kompensasjon av utgifter knytt til gjennomføring av reforma. Følgjande prinsipp er viktige rammer for prosjektet : Krav til tidsplan og milepælar er fastlagt i mandatet etter vedtak i Stortinget. Økonomiske verkemiddel for gjennomføring av reforma er/blir fastlagt av Stortinget. Fylkesmannen og KS skal samarbeide om gjennomføring av prosessen i Sogn og Fjordane. Fylkesmannen og KS må sette inn nødvendige ressursar i form av økonomi og personalressursar. Departementet vil legge til rette for standardiserte faktaoppsett som kommunane kan bruke, og vil elles tilby andre verktøy (prosessrettleiar, spørjeskjema til innbyggjarane) til bruk for å oppnå gode prosessar. Andre viktige prinsipp som ligg til grunn for kommunereforma: Det er ønskjeleg med sterke og funksjonelle kommunar i alle deler av fylket. Avstandsulemper kan sikrast gjennom lokalstyre, lokale servicekontor og andre interne organisasjonsordningar. For å finne gode løysingar må det takast omsyn til spreidd busetnad, reiseavstandar, etablerte identitetsområde og langvarig interkommunalt samarbeid. 3. Omfang og avgrensingar Prosjektet skal bidra til at alle kommunar gjennomfører utgreiingar etter Stortingets vedtak, og fattar vedtak innan våren I tillegg til samanslåing av kommunar, kan grensejusteringar og oppdeling av kommunar vere aktuelt. Stortinget har også opna for at fylkesgrensene kan vurderast. Prosjektet vil danne grunnlaget for Fylkesmannen si oppsummering og vurdering til KMD i løpet av hausten Perioden blir fasen for gjennomføring av sjølve samanslåingane, og det vil truleg krevje eit eige prosjektarbeid. 2

47 Versjon pr Organisering og roller Fylkesprosjektet tilrår at kvar kommune etablerer ei hensiktsmessig organisering for reformarbeidet som tek i vare prosessen i eigen kommune, og sikrar samarbeid med nabokommunar og fylkesprosjektet. Fylkesprosjektet kommunereforma i Sogn og Fjordane har Fylkesmannen som prosjekteigar, og har følgjande organisering og roller: Oppdragsgjevar: Regjeringa v/ Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) o Prosjektmandat til fylkesmennene, jf. brev av o Støtte opp om fylkesmennene og kommunane sitt arbeid med reforama. o Motta undervegsrapportering og sluttrapport frå fylkesmennene og lage ei oppsummering gjennom ei melding til Stortinget. o Ansvar for følgjeevaluering av reforma. Styringsgruppe: Fylkesmann Anne Karin Hamre og KS-leiar Jenny Følling. Prosjektansvarleg (PA): Fylkesmann Anne Karin Hamre o Fagleg og økonomisk ansvar for gjennomføring etter mandat og oppdrag frå KMD. o At det er samsvar mellom framdrift og prosjektplan. o Leiar av referansegruppa. o Ansvar for informasjon og kommunikasjon om prosjektet. o At det er klare rammer (oppgåver og ansvar) for prosjektgruppa. o Ansvarleg for prosjektets oppsummering og endeleg vurdering til KMD. Prosjektgruppe: Fylkesmannen v/ Kåre Træen (prosjektleiar), Gunnar O. Hæreid, Christian Rekkedal, Anne Kristin Eitungjerde. KS v/ Jan Ryste. o Ansvar for oppfølging av prosjektplan, gjennom prosess og aktivitetar i utvikling og gjennomføring av prosjektet. o Delta i møte med kommunane og referansegruppa, med førebuing, innlegg, rettleiing og oppfølging. o Ansvar for at PA får eit kvalitetssikra underlag ved avgjerder, og møte i referansegruppa. o Oppfølging av risikohendingar i prosjektet, undervegs vurdere og sette inn nødvendige tiltak. o Prosjektgruppa kan supplerast etter behov frå samarbeidspartane. Det blir utarbeidd eit prinsippansvarsmatrise som nærare viser ansvars- og arbeidsfordeling i prosjektgruppa med koordinering av oppgåver og ansvar til prosjektansvarleg og styringsgruppa. Referansegruppe: Forum for kommunereforma i Sogn og Fjordane o Samansett av Fylkesmannen, KS, regionrådsleiarane (Sogn regionråd, HAFS, SIS og Nordfjordrådet) Kompetansesenteret for distriktsutvikling og fylkeskommunen. o Blir leia av fylkesmann Anne Karin Hamre, og er ei rådgjevande gruppe. o Gruppa har eit mandat som er avklart med kommunane. 3

48 Versjon pr o o Gruppa skal bidra til å koordinere interesser og koordinere/samkøyre prosessar fram mot Gruppa skal ha støtte av prosjektgruppa (sekretariatet) med møteinnkalling og møtereferat. Arbeidsgrupper o Faggrupper hjå Fylkesmannen (etter behov). Andre bidragsytarar o Regjeringa har lagt til grunn at Distriktssenteret (KDU) skal kunne gje støtte til prosjekt, både om erfaringar frå tidlegare prosessar for samanslåing og gje råd omgjennomføring av dei lokale prosessane. 5. Milepælar Stortinget har slutta seg til følgjande tidsplan etter framlegg frå regjeringa: Disse milepælane gjev rammer for prosessane i Sogn og Fjordane. 5.1 Fasar i prosessane i Sogn og Fjordane: Fasar/milepælar i kommunestrukturprosessen 1. Oppstartfase fram til 1. oktober Avklaringsfase frå oktober 2014 til 1. mars 2015 Innhald Avklaring av reformas innhald etter vedtak i Stortinget, oppdragsbrev til Fylkesmannen og brev til kommunane frå Statsråden Etablering av referansegruppe i fylket (forum for kommunereforma) Prosjektplan for i fylket Samarbeidsavtale mellom Fylkesmannen og KS Regionvise oppstartmøte Kvar kommune etablerer ei hensiktsmessig organisering for reformarbeidet innan

49 Versjon pr Fasar/milepælar i kommunestrukturprosessen Innhald Avklaringar av geografiske retningsval på bakgrunn av tilrettelagt kunnskapsgrunnlag og prosessar i enkeltkommunar og mellom kommunar - vedtak i kommunestyra innan Avklare om ein vil satse på ferdig prosess og vedtak innan desember 2015 eller juli vedtak i kommunestyra innan Søknadsfrist for skjønnsmidlar til utgreiing: Utgreiings- og utviklingsfase fram til vedtak haust 2015/vår Avgjerdsfase i kommunane haust eller vår 2016 Gjennomføring av utgreiingar Gjennomføre lokale informasjons- og dialogmøte om reforma Gjennomføre ei innbyggarundersøking Sak til kommunestyret om kommunesamanslåing med vedtak seinast juni Etter vedtak i kommunane innan våren 2016 skjer følgjande: a) Oppsummering av Fylkesmannen og nasjonale vedtak i Stortinget innan våren b) Gjennomføring- og iverksetting i perioden etter gjeldande lover om kommunesamanslåingar og grensejusteringar. 6. Kunnskapsgrunnlag og kriterier for vurderingar Det er nødvendig å ha eit kunnskapsgrunnlag, både for å sjå utfordringsbilete og vurdere ulike alternativ for samanslåing. Følgjande kjelder som er vist i vedlegg 3 er aktuelle (bli utarbeidd seinare). Desse kan vurderast opp mot ekspertutvalets kritrier for god kommunestruktur. a) Kriteria for kommunane: 1. Tilstrekkeleg kapasitet 2. Relevant kompetanse 3. Tilstrekkeleg distanse 4. Effektiv tenesteproduksjon 5. Økonomisk soliditet 6. Valfriheit 7. Funksjonelle område for samfunnsutvikling 8. Høg politisk deltaking 9. Lokal politisk styring 10. Lokal identitet a) Kriteria for staten: 1. Brei oppgåveportefølgje 2. Statleg rammestyring Kriteria er utdjupa i ekspertutvalets delrapport frå mars

50 Versjon pr Aktivitetar i prosjektet Fase 1: Oppstartfase fram til Aktivitet Aktivitetsnamn Frist Ansvar Etablere fylkesprosjekt Etablere referansegruppa med mandat FM Avklare roller etter oppdragsbrev frå KMD FM Etablere prosjektorganisasjon og prosjektplan PA/PG Kunnskapsgrunnlag (faktaoppsett m.m.) tilgjengeleg for kommunane Etablere dialog med nabofylke om samordning av prosessar Forankring hjå kommunane/ks, samarbeidsavtale Fylkesmannen - KS PG PA/PG PG Oppstart i regionane Regionvise møte: o HAFS, 1. september o Sogn regionråd, 5. september o Nordfjordrådet, 11. september o SIS, 23. og 24. september Forventningsbrev til Konkretisere oppdraget og forventningar kommunane Omtale og legge ved prosjektplan på fylkesnivå milepælar og framdrift Klargjere tilbod om støtte frå fylkesnivået til kunnskapsgrunnlag og prosess Dialog med Delta på førespurnad frå kommunar, kommunane og regionråd og andre aktuelle regionale regionråd organisasjonar PG og regionane PG/PA prosjektperioden PA/PG/KS Fase 2: Avklaring av geografisk retningsval for utgreiing Aktivitet Frist Ansvar Etablere lokale/regionale Etablere hensiktsmessig organisering i kvar enkelt kommune PG oppfølging prosessar Prosessar som skal ende ut i kommunestyrevedtak om geografiske retningsval for utgreiing «Informasjon og Lage ein plan for informasjon og PG kommunikasjon kommunikasjon. Referansegruppa Møte PG Oppfølging Status og framdrift i kvart prosjektmøte prosjektperioden PG Støtte til kommunane Delta på førespurnad frå kommunar, regionråd og andre aktuelle regionale organisasjonar prosjektperioden PA / PG Fase 3: Utgreiings- og utviklingsfase Aktivitet Aktivitetsnamn Frist Ansvar Avklaring av oppgåver for kommunane Avklaring gjennom rapport frå ekspertutvalet i desember 2014 og framlegg frå regjeringa PG - oppfølging Utgreiingsarbeid lokalt og regionalt til Stortinget mai 2015 Gjennomføre analysar og utgreiingar etter kommunanes avgjerd om geografisk samarbeidsretning, samt problemstillingar som er region- og fylkesdekkande Tilrår at kommunane legg fram ei sak til kommunestyra om status i utgreiingane. Sak til kommunestyra for kommunar som 6 Våren PG oppfølging «

51 Versjon pr ønskjer å gjere vedtak om samanslåing «hausten Referansegruppa Møte PG Oppfølging Status og framdrift i kvart prosjektmøte prosjekt- PG perioden Støtte til kommunane Delta på førespurnad frå kommunar, regionråd og andre aktuelle regionale organisasjonar prosjektperioden PA / PG Fase 4: Vedtaksfase Aktivitet Aktivitetsnamn Frist Ansvar Nytt kommunestyre - Innføring til nye folkevalde gjennom PG folkevaldopplæring folkevaldopplæring med særleg vekt på kommunereforma og utfordringsbilete Vedtak i kommunestyra Vedtak for kommunar etter løp 1 (kongeleg resolusjon våren 2016) PG - oppfølging Vedtak i kommunestyra Sak til alle kommunestyra med framlegg til framtidig kommunestruktur. Då det kan bli PG - oppfølging behov for fleire rundar i k-styra, er det viktig at det er nok tid å gå på fram til endeleg vedtak Innsending av vedtak til Fylkesmannen Kommunane sender inn sine vedtak om samanslåing PG - oppfølging Fylkesmannen si vurdering til KMD Fylkesmannen skal på sjølvstendig grunnlag gjere ei vurdering av dei samla kommunestyrevedtaka, der det skal leggast vekt på heilskapen i regionen og fylket. I Fylkesmannen si tilbakemelding til KMD blir det og gjort ei vurdering om vedtaka til kommunane er i tråd med hovudmåla for reforma FM Referansegruppa Møte Oppfølging Status og framdrift i kvart prosjektmøte prosjektperioden Støtte til kommunane Delta på førespurnad frå kommunar, regionråd og andre aktuelle regionale organisasjonar prosjektperioden PG PG PA / PG FM: Fylkesmannen / KS: KS Sogn og Fjordane / PA: Prosjektansvarleg / PG: Prosjektgruppa 7. Risikoanalyse Formålet med risikoanalyse er å identifisere kritiske suksessfaktorar som er viktige for å nå måla i prosjektet. I dette prosjektet vil det vere både interne og eksterne faktorar som vil påverke resultatet av prosjektet. Kritiske suksessfaktorar som er viktige for å nå målet: Interne: Intern prioritering og frigjering av ressursar innanfor intern drift (Fylkesmannen og KS) Forankring i leiargruppa og KS 7

52 Versjon pr Samarbeidet mellom Fylkesmannen og KS må fungere godt for lukkast med prosjektet Samhandling prosjektansvarleg prosjektleiing prosjektmedarbeidarar Oppfølging av kommunane o vi må vere tilstade ute i kommunane og i regionråda med informasjon og rettleiing o jamleg tilbakemelding frå kommunane på framdrift (saker og vedtak i prosessen) Lojalitet til prosjektet Eksterne: Tilgjengeleg kapasitet/ressursar og kompetanse i kommunane Oppslutning og forankring i kommunane politikarar og administrasjon Godt samarbeid mellom kommunar Vilje til prosjektet i kommunane Oppfølging og rettleiing frå departementet Involvere næringsliv og andre viktige samfunnsaktørar regionalt og kommunalt For kvar kritisk suksessfaktor definere risikofaktorar, dvs. hendingar som kan medverke til at faktoren slår til. Dette blir gjort ei eigen matrise (vedlegg) ved å beskrive risikofaktor, sannsyn og konsekvens. 8. Oppfølging av prosjektet Oppfølging av kommunane gjennom møte, samlingar, konferansar og direkte kontakt med kommunane. Kommunane sender under reformarbeidet sine saker med vedtak til Fylkesmannen. Sluttrapport frå Fylkesmannen hausten Økonomi og ressursar Fylkesmannen får i prosjektperioden tilført midlar frå KMD til ein prosessrettleiar. Fylkesmannen i Sogn og Fjordane organiserer reformarbeidet gjennom ei prosjektgruppe, og midlane vil bli brukt til arbeidet i prosjektgruppa. Regjeringa har sett av nasjonale midlar til kommunereforma, som KS kan søkje på. Fylkesmannen kan be Kompetansesenteret for distriktsutvikling om støtte til rettleiing i reformprosessen. Planen kan reviderast undervegs i prosjektet. 8

53 Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 063/14 Formannskapet PS Bystyret PS Sakshandsamar Arkiv ArkivsakID Terje Heggheim 14/2586 Eigarmelding 2014 Framlegg til vedtak: Saka vert lagt fram til drøfting om korleis ein skal arbeide vidare med eigarmeldinga.

54 Saksopplysningar: Kva saka gjeld: I budsjett og handlingsprogram 2014 punkt 28 vedtok bystyret: Rådmannen får i oppgåve å utarbeide ei årleg eigarmelding. Meldinga skal innehalde minimum følgjande: namn på selskap Generalforsamling Styresamansetting Selskapet, føretaket eller stiftinga sitt vedtekstfesta føremål Eigarmeldinga skal politisk handsamast kvar haust, første gong hausten 2014 Innleiing: Denne utgåva er å sjå som arbeidsutkast og bystyret må ta stilling til korleis vi skal arbeide vidare. Meldinga bygger på materiale frå KS og andre eigarmeldingar (spesielt Ås kommune). Aktuelle kjelder og referansar står til slutt i meldinga. Rådmannen ønskjer å gi eit bakteppe for ulike spørsmål og problemstillingar om selskapsorganisering og eigarstyring. Det som er aktuelt for oss. Ikkje om ulike selskapsformer og kva som passar best ulike føremål. Det kan vi gjere i ei oppdatering. Vurdering: Kvifor eigne selskap? Det er fleire grunnar til å etablere eigne selskap og interkommunale samarbeidstiltak: Auke den forretningsmessige kompetansen i verksemda og i styringa av den Avgrense den økonomiske resultatorienteringa frå anna kommunal drift Avgrense økonomisk ansvar eller effektar av samarbeid med andre Etablere kompetanseeiningar og attraktive arbeidsplassar Heve kvaliteten på tenesta, drive meir effektivt og oppnå fordelar av større drift. Bystyret som eigar treng oversyn for å kunne ta eigaransvaret. Eigarmeldinga skal seie noko om kva strategi og politikk vi legg til grunn.

55 Eigarmeldinga skal vere eit grunnlag for: Å bevisstgjere bystyret om eigarskapen og ansvar Selskapa til å drive verksemda si i tråd med strategiane frå eigar Selskapa og for eigar i vurdering, val og viktige avgjersler. Kvifor eigarmelding? Kommunane utarbeidar eigarmelding. Ei melding skal handle om delegering av bystyret sitt eigarmynde og kva reglar som gjeld for styresamansetting, generalforsamling, representantskap, krav til kompetanse og honorar. Selskapa si drift og tenesteproduksjon blir kopla til kommunen som eigar. Det skjer i media og næringslivet så vel som blant innbyggarane. Då er det viktig at verksemdene blir drivne på ein god og ryddig måte. Dei valde styrerepresentantane og dagleg leiar er dei næraste til å gi selskapa den ønska samfunnsnyttige posisjon og plass i lokalsamfunnet. Med eigarskapen kan kommunen sikre styring og kontroll av selskapa. Det er fleire døme der verksemder gir utfordringar som påverkar omdømet til kommunen. Nedre Romerike Vannverk er eitt. Selskapa har eit sjølvstendig ansvar for eige omdøme og såleis indirekte kommunen sitt. Føremålet med eigarskapen Kommunen si eigarstyring må skje innanfor lovverket. Kommunen skal sjå til at eigarskapen skjer i samanheng med den totale tenesteproduksjonen. Då må kommunen ha nokre prinsipp på plass. Prinsippa eller køyrereglane må vere tydelege, enkle og tilgjengelege. Det må gå klart fram kva som er kjerneverksemda og føremålet med selskapet. Eigarskapspolitikk og eigarskapsstrategi Det kan vere tenleg å skilje mellom desse omgrepa.

56 Med eigarskapspolitikk meiner vi dei overordna premiss som kommunen legg til grunn for forvaltinga av selskapa og eigardelane sine. Kva system, retningsliner og rutinar har vi for utøving av eigarskapen? Politikken handlar om vurderingar før val av korleis vi organiserer selskapa, premiss for val til styrande organ og liknande. Slik utgjer eigarskapspolitikken det praktiske rammeverket for kommunen si eigarstyring. Med eigarskapsstrategi meiner vi dei føringane kommunen legg til grunn overfor dei ulike selskapa. Føringar som sikrar at selskapa følgjer målsettingane til eigarane. Det gjer vi ved å fastsette vedtekter og føremål med verksemda. Vi kan oppnå det same ved å gi rammevilkår som er førande for kvalitet og utvikling av selskapet. Utfordringar med eigarstyring Kommunen sine styringsorgan, leiarstruktur og styringsstruktur er tilpassa ordinær kommunal drift og ordinære politiske administrative styringssystem. Selskapsorganisering og eigarstyring kan gi oss utfordringar, politisk og administrativt. Selskapsorganisering av kommunale tenester inneber at kommunestyret delegerer mynde og fullmakter til selskapa. Det betyr at makt blir flytta frå bystyret til selskapa sine styrande organ. Gjennom eigarstyring bør bystyret ta ei aktiv eigarrolle. Organisering av kommunale tilbod og tenester Organisering av kommunale tenester i selskap inneber ei fristilling frå styringa med rådmannen som leiar. Når vi organiserer kommunale tilbod og tenester i selskap må vi legitimere grunnlaget i politiske vedtak. I den ordinære tenesteproduksjonen styrer vi i tråd med politiske vedtak og føringar. Rådmannen har ansvaret. Når vi organiserer tenester som selskap kan bystyret påverke drift og kva tenester selskapa skal levere. Bystyret kan gjere det gjennom handlingsprogram, men har fleire virkemiddel; fastsetting av føremål/vedtekter

57 selskapsavtalar val og utskifting av styremedlemer resultatdisponering finansiering av verksemda. Budsjettprosessar og krav om effektivisering I selskap set andre krav. Når kommunen sine økonomiske vilkår blir endra kan vi skjerpe krava eller redusere rammene for tenestene. Det kan vi ikkje overfor selskapa. Styret i selskapet kan. Då er det viktig med kommunikasjon mellom bystyret og selskapa. Kompetanse Selskapsorganisering krev kompetanse. Spesielt når verksemda er utsatt for konkurranse. Eigarstyring av marknadsorienterte selskap krev næringslivskompetanse. Når kommunen er eigar blir det ofte kravd at den daglege leiaren og styreleiaren har næringslivskompetanse i tillegg til kompetanse om offentleg styring. Representantar for næringslivet, politikarar og leiarar i det offentlege kan ha ulike forventingar om til dømes handlefridom, resultatoppfølging og godtgjersle. I utveljing av styremedlemer kan vi legge vekt på: God økonomisk og juridisk forståing Erfaring frå næringsverksemd Bransjekunnskap Styreerfaring Politisk/samfunnsmessig erfaring Flora kommune bør fokusere meir på kva eigarrepresentantane si rolle i selskapa skal vere. Det same gjeld kva interesser dei skal ta vare på. Dei må også ha god kjennskap til kva kommunen vil med eigarskapen sin (eigarmelding). Korleis skal dei rapportere tilbake til eigaren? Flora kommune bør vurdere korleis styreopplæring kan gjennomførast for folkevalde og styremedlemer i selskapa. Kommunen sine ulike roller

58 Bystyret Kommunelova regulerer kommunestyrets sin funksjon, rolle og ansvar som kommunen sitt øvste organ. Bystyret er forplikta til å etterleve legalitetsprinsippet som i kortform betyr at vedtaka skal vere i samsvar med norsk lov. Det er bystyret som kompetent, kollegialt organ som gjer vedtak som eigar og korleis styringa skal skje. Flora kommune bør med jamne mellomrom ta initiativet til å evaluere selskapa/verksemdene, både i eigne selskap og der vi er medeigarar. Ei eigarmelding kan vere ein god reiskap for det arbeidet Bystyret kan vidare påverke og kontrollere verksemder med å: Etablere og legge ned/gå ut av verksemder når det er føremålstenleg Fastsette mål og retningsliner gjennom vedtekter og selskapsavtalar Fastsette mål og rammer i samband med budsjettarbeidet Gå gjennom rekneskap og årsmelding for selskapa Ta stilling til strategiar og saker om vidare utvikling av selskapa Spørje etter informasjon gjennom spøtsmål og interpellasjonar. Formannskapet Formannskapet førebur økonomisaker for bystyret. Dei har også mynde til å innstille i samband med årsbudsjett og økonomiplan. Bystyret kan delegere meir mynde til formannskapet i eigarskapssaker. Ordførar I utgangspunktet har ikkje ordføraren ei formell rolle når det gjeld kommunen sin eigarskap, med mindre bystyret har gjort spesielt vedtak om det (generalforsamling i enkelte høve). Den einskilde folkevalde Den folkevalde har som medlem av bystyret ei eigarrolle. Som enkeltperson har ho ikkje det. Den folkevalde har eit sjølvstendig og personleg ansvar for å sette seg inn i alle aktuelle saker

59 som blir lagt fram for bystyret. Det gjeld også saker som handlar om kommunen sine eigartilhøve og styring. Rådmannen Etter kommunelova har rådmannen ansvar for at alle saker som skal til politisk førehaving er forsvarleg utgreidd. Det gjeld også saker som handlar om kommunen sine eigartilhøve og styring. Då må rådmannen ha tilgang til selskapa sine planar, budsjett og rekneskap. Tillitsvalde Aksjeselskap og interkommunale selskap er eigne juridiske einingar og må ha eige medlemskap i eit tariffområde for å være omfatta av tariffavtale. Døme på eit tariffområde er KS Bedrift. Medlemskap i KS Bedrift vil forplikte selskapa på dei tariffavtalane som gjeld i KS bedriftsområde. Hovudtillitsvalde i kommunen kan vere hovudtillitsvald for dei tilsette i dei kommunale føretaka. Eit godt samarbeid med dei tillitsvalde vil sikre medverknad og er frå kommunen si side ønskeleg for å sikre ei felles forståing av den tenesteproduksjonen som er organisert utanom den ordinære, kommunale forvaltinga Rollekonflikt Folkevalde og politiske organ skal ivareta mange roller. Det kan vere motstridande interesser, forventingar, verdiar og mål knytt til de ulike rollene. Dei politiske organa skal styre samfunnsutvikling, kommuneorganisasjonen, nivået/kvaliteten på kommunen sine tenester gjennom den økonomi og de mogelegheiter som er tilgjengeleg. Dei skal ivareta innbyggarperspektivet gjennom omsynet til borgarane, brukarane, dei tilsette og selskapa. Gjennom politiske vedtak er dei overordna bestillarar og overordna utførarar. Dei tar omsyn til både kundar og leverandørar. Dei skal sikre demokratiske avgjerder og offentleg innsyn, og samtidig sikre raske avgjerder, effektiv ressursutnytting og marknadstilpassing. Dei folkevalde skal vere partipolitikarar og eigarar. Rolla som eigar i selskapa blir utøvd i spennet mellom samfunnsmessige og bedrifts-økonomiske mål og verdiar.

60 Vi kan framstille det slik: OPPGÅVER ADM STYRE EIGARAR Forretningside F A Grunnverdiar F A Overordna mål F F A Visjon og verdigrunnlag F A Strategi F A Delmål F A Hovudtiltak (strategisk nivå) F A Årsbudsjett F A Iverksetting A Løpande rapportering A Vurdering, ettersyn A Årsrapport A Årsrapport vurdering F A ADM er administrasjonen i selskapet (F=Framlegg, A=Avgjerd) Overordna styringsprinsipp Styret har det overordna ansvaret for forvaltinga av eit selskap. Styret si arbeidsform må vere forsvarleg, slik at det i størst mogeleg grad treff godt funderte avgjerder. Vi kan dele styre sine hovudoppgåver inn i fire kategoriar: Kategori Ansvar og hovudoppgåver Forretningsidé: Gi uttrykk for dei behov verksemda skal dekke. Strategi Visjon: Gi eit framtidsbilete av kva verksemda skal bli eller oppnå Verdigrunnlag: Uttrykke den ønska kvalitative og moralske plattform for verksemda si drift. Verdigrunnlaget må vere oversiktleg og lett tilgjengeleg Strategiske mål og handlingsplaner: Avdekke dei strategiske hovudutfordringane og etablere mål for framtida.

61 Kontroll Løpande kontroll gjennom lovpålagt rapportering frå administrasjonen, sikre at selskapet er på rett kurs og sørgje for korrigerande tiltak om naudsynt, ryddig protokollføring, sikre god økonomisk styring, sjå opp for faresignal, gjennomføre risikoanalyser med påfølgande strategi- og tiltaksplan, der det er mogeleg at ulovlege og irregulære handlingar kan skje. Organisering Eigen Sørgje for at verksemda er rett organisert og har dei naudsynte ressursar for å kunne gjennomføre dei oppgåver dei har og nå dei mål som er satt. Definere oppgåver og rammer for dagleg leiar, tilsette og eventuelt seie opp dagleg leiar, overvake det fysiske og psykososiale arbeidsmiljøet. Sikre rutinar for oppfølging av regelverk som gjeld særskilt offentleg forvaltning, lov om offentleg anskaffelser, offentliglova, sjølvkostreglar m m. Medverke til at styret er samansett og organisert på ein slik måte at det best mogeleg måte kan utføre arbeidsoppgåvene, og at arbeidet blir basert på openheit, tillit og fagleg kompetanse. Aksjelova set rammer for ei rekke sakshandsamingsreglar som styret må følgje. Styrerepresentasjon og ugildskap Utnemning og skifte av personar til styret og fastsetting av vedtekter er dei viktigaste styringsreiskapar eigar har. Eigar sitt ansvar i samband med styreoppnemning er særleg å sikre kompetanse i styret. Både i aksjeselskap og interkommunale selskap er det selskapet sine eigarorgan som utnemner styre. Bystyret kan før generalforsamlinga/representantskapsmøte treffe vedtak som bind røystinga til sin(e) representantar. I vedtektene kan bystyret få rett til å kome med framlegg. I kommunale føretak er det bystyret som vel styre. Fagkompetanse må vurderast i høve den politiske- og forvaltningsmessige kompetansen, særleg der selskapet driv verksemd knytt til velferd og kommunale kjernetenester. For verksemder som driv tenester opp til eller i lenginga av kommunal tenesteproduksjon, er det ønskjeleg med ein administrativ representant i styra med innsikt i fagfeltet.

62 Etter endring i Forvaltningslova 6 blir styremedlemer og leiarar i offentleg eigde selskap ugilde når dei som folkevalde i kommunen deltar i handsaminga av ei sak der selskapet er part. Tilsvarande blir styremedlemer som er tilsett i kommunen ugilde og kan ikkje førebu saker frå selskap dei er styremedlemer i. Offentlege tenestemenn og folkevalde må då gå frå når avgjerda «rettar seg mot» eller saka gjeld direkte selskapet. Før val av bystyretyremedlemer til kommunale selskap bør vi sjå på om dei vil vere ugilde når saker frå vedkomande selskap kjem til førehaving i bystyret. Regelen inneber vidare at rådmannen, leiarar av kommunal forvaltingsgrein og andre offentlege tenestemenn ikkje lenger bør veljast som medlemer i selskapsstyre. I slike tilfelle vil både dei sjølve og dei underordna bli ugilde. Medarbeidarar vil likevel kunne førebu saker for politiske organ. Styrehonorar og løn til dagleg leiar Styret fastset løn til dagleg leiar. Som eigar bør kommunen ha ein heilskapleg politikk for slike saker. Denne politikken kan selskapsstyra legge til grunn. Honorar og løn bør utformast slik at dei: Fremmar måloppnåing i selskapet Framstår som rimelege i høve ansvar, arbeidsbyrde og kompetanse. I Flora kommune fastset vi styrehonorar i samband med rullering av godtgjersleregulativet. I samband med revidering av regulativet kan dei folkevalde drøfte godtgjerslenivå i føretaka og kommunale AS. Det vil vere naturlig og fordelaktig å vere i kontakt med rådmannen før løn til dagleg

63 leiar blir fastsett. Regulering av løn til dagleg leiar og styrehonorar bør skje årleg. Styre sitt tilhøve til dagleg leiar Ei viktig oppgåve for styre, er å føre kontroll med dagleg leiar. Denne kontrollen går ut på å ha system som sikrar kontroll i høve fullmaktstrukturar, instruks for dagleg leiar, internkontrollsystem, økonomiske tilhøve og kommunikasjon med dei tilsette. Styra skal ha tilstrekkeleg og korrekt informasjon om selskapets si drift. Evaluering av styret og dagleg leiar Styret i det enkelte selskap skal gjennomføre ei årleg evaluering av arbeidet sitt. Evalueringa skal skje på ein grundig, tillitsfull og open måte. Styret og dagleg leiar skal i forkant av evalueringa vere samde om føremålet med evalueringa og korleis resultata skal nyttast i ettertid. Noko av det vi kan evaluere: Val av styret Styret sine oppgåver Planlegging av styrearbeidet Styrepapira og kvaliteten på dei Styret si kommunikasjonsform Styreleiar, samarbeid, leiing o l. Styremøta Tilhøve til dagleg leiar Melding til føretaksregisteret Val av nye styremedlemer vert å melde Foretaksregisteret. Meldinga må underteiknast av samtlege styremedlemer. Stadfesta kopi av protokoll frå generalforsamlinga eller representantskapsmøte må følgje som vedlegg til meldinga. Det same gjeld for val av

64 styremedlemer og varamedlemer vald av dei tilsette. Valkomite Valnemnda i Flora kommune fungerer som valkomite. Her må bystyret vurdere modell og gjennomføring. Informasjonstryggleik Styret sine oppgåver knytt til IT-tryggleik er definert i aksjelova Styret må vere kjend med lovgjevinga knytt til offentleglova og personvernlova. Det er ein føresetnad at dette vert gått gjennom i det enkelte styre. Helse, miljø og tryggleik Styra i dei ulike selskapa, skal som ansvarleg for verksemda, sørge for systematisk oppfølgjing av gjeldande krav fastsatt i lov knytt til helse, miljø og tryggleik. I forskrift om systematisk helse, miljø og tryggleiksarbeid (internkontrollforskriften) står det om styret sitt ansvar. Dagleg leiar sine oppgåver og ansvar Dagleg leiar har ei rekke leiaroppgåver i høve dei tilsette. Det er dagleg leiar sitt ansvar å legge til rette for eit arbeidsmiljø som sikrar openheit. Slik kan det bli skapt eit miljø og ein tryggleik der det er legitimt å varsle om uheldige tilhøve i verksemda. Daglig leder kan pådra seg erstatningsansvar for tap selskapet har fått som følgje av mangelfull utøving av stillinga si. Dagleg leiar sitt tilhøve til dei tilsette Dagleg leiar har ei rekke forpliktingar overfor dei tilsette. Det må leggast til rette slik at dei tilsette kan: Få tilstrekkeleg tid og mogelegheit til å arbeide med HMS og verneombodsfunksjonen Bidra med å legge til rette for ein velfungerande organisasjon Bli tilbydd plass i styret

65 Dagleg leiar sitt ansvar for rekneskapsføring og forvalting av formue Dagleg leiar har hovudansvaret for at selskapet si rekneskapsføring blir lovmessig utført. I samband med dette er styret pålagt tilsynsplikt. Dette ansvaret inneber at dagleg leiar har hovudansvaret for at selskapets sine rekneskap er i samsvar med lov og forskrift. Då må dagleg leiar etablere: Rutinar og krav i samband med inngåing av kontraktar Rutinar i høve arbeidsdeling, fullmakt til økonomiske disposisjonar, attestasjon og tilvising Rekneskapsføring herunder prosjektrekneskap Budsjettering og klargjering av budsjettføresetnader, vurdering av risiko Klare rutinar som sikrar korrekt bokføring i tilpassa rekneskapssystem Rutinar for føring av rekneskap, kontroll av inngåande fakturaer og føring i samsvar med kontoplan. Dagleg leiar si plikt til å orientere Det er særs viktig at styret til ei kvar tid er informert i høve utviklinga i kommunen sine selskap. Denne plikta til å rapportere gjeld uavhengig av selskapsform. Etter kommunelova 80 skal kommunen sin revisor eller kontrollutvalet bli varsla før generalforsamling. For å sikre at informasjonen om selskapet kjem til eigarkommunen direkte, skal selskapet sende rådmannen kopiar av alle innkallingar, protokollar, årsrapportar og årsrekneskap Samfunnsansvar og etiske retningsliner Flora kommune forvalta fellesressursar og prioriterer og vurderer innanfor ramma som lovverk og økonomi gjev. Difor er kommunen avhengig av ålmenta sin tillit og eit godt omdøme. Difor er det naudsynt å vere medvitne om etiske spørsmål i alt arbeid. Det vil såleis ikkje vere nok at den enkelte tilsette eller folkevalde kjenner reglane i lovene og kommunen sine etiske retningsliner. Det er ein føresetnad at alle forstår følgjene av eigne handlingar. Flora kommune forventar at selskap vi har eigarinteresser i har verdiar og haldningar som underbygger god forretningsskikk, og at dei følgjer kommunen sine etiske retningsliner og at dei er medvitne sitt samfunnsansvar.

66 KS sitt styrevervregister Kommunar er avhengig av allmenn tillit. Èin måte å styrke kommunesektoren sitt omdøme på er å vere open om kva rolle enkeltpersonar har. Det gjeld tilsette, folkevalde, tilsette og styrerepresentantar i selskap kommunen har eigarskap i. Flora kommune har vedtak på at tilsette og folkevalde blir oppmoda om å registrere seg i KS sitt styrevervregister. Det er ei frivillig avgjerd om du vil registrere deg eller ikkje. Varsling av kritikkverdige tilhøve i verksemda Reglane lovfestar retten til å varsle om kritikkverdige tilhøve i verksemda. Arbeidstakaren er verna mot straff i slike tilfelle. Flora kommune ønskjer at det vert utarbeidd gode rutinar for varsling. Rutinane må vere tilpassa den enkelte verksemd der kommunen har eigarinteresser. Varslings- og oppfølgingsrutinar skal vere i samsvar med arbeidsmiljølova sine reglar og må ha legitimitet i organisasjonen. Kontroll og rapportering Generelt Revisor skal vurdere om opplysningar i årsmeldinga og årsrekneskapen, føresetnaden for fortsatt drift og framlegg til bruk av overskot eller dekking av tap, er i samsvar med lov og forskrift. Revisor skal også vurdere om opplysningane er i samsvar årsrekneskapen. Revisor skal sjå etter at den revisjonspliktige har ordna forvaltinga av formuen på ein trygg måte og med forsvarleg kontroll. Gjennom revisjonen skal revisor bidra til å førebygge og avdekke misleghald og feil. Revisor skal utføre arbeidet sitt i samsvar med god revisjonsskikk. Revisor sitt tilhøve til revisorklient Revisor skal kvart år i samband med sine innleiande revisjonshandlingar vurdere sin eigen uavhengigheit, herunder generelle krav til uavhengigheit og objektivitet. Revisor må sjå til at han ikkje har tilknyting til revisjonsklienten sin som kan svekke revisor sin integritet og profesjonelle skjøn.

67 Kontrollutvalet Selskapskontroll er ei pålagt oppgåve for kontrollutvalet og er eit viktig virkemiddel for å sikre at selskapa blir underlagt demokratisk styring og kontroll. Kontrollutvalet har ansvar for at funn i selskapskontrollen blir følgd opp. Det medfører blant anna at kontrollutvalet og/eller revisor har rett til å hente inn opplysningar frå selskapa sine organ og vere til stades representantskapsmøte/generalforsamling. Rapportering Den løpande rapporteringa gjennom året skjer gjennom styra i selskapa og frå eigar si side gjennom handsaming av årsmelding og budsjett. For IKS og samarbeidstiltak etter kommunelova blir desse dokumenta å legge fram årleg. Dersom eiga ønskjer å ta ein større eigarskap gjennom styring og føringar for selskapa, kan bystyret auke graden av rutinar for rapportering. Dette vil likevel ikkje vere tenleg når drifta går på ein normal måte. Når selskap/samarbeidstiltak planlegg større omleggingar vil det vere normalt at den som representerer kommunen i representantskapen (ordførar), informerer formannskapet så tidleg som råd. Bystyret kan hente inn ytterlegare informasjon gjennom spørsmål og interpellasjonar. Med unntak av AS er som regel styredokument tilgjengelege på verksemdene sine nettsider. Arbeidsgjevar sin styringsrett Ei viktig ramme for styret sitt tilhøve til dagleg leiar og selskapet sine tilsette i sak som Gjeld arbeidsgjevar sine plikter og disposisjonar, er styringsretten. Styret må kjenne til omgrepet og ha kunnskap om kva mogelegheiter og avgrensingar dagleg leiar har til å leie og drive selskapet - for at dei skal kunne stille krav til leiaren. Kjelder og litteratur

68 Lov om interkommunale selskaper av 29. januar 1999 nr. 6 (IKS-loven) Lov om aksjeselskaper av 13. juni 1997 nr. 44 (aksjeloven) Lov om allmennaksjeselskap av 13. juni 1997 nr. 45 (allmennaksjeloven) Lov om likestilling av 9. juni 1978 nr. 45 (likestillingsloven) Lov om stiftelser av 15. juni 2001 nr. 59 (stiftelsesloven) Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 nr. 107 (kommuneloven) Lov om revisjon og revisorer av 30. juni 2006 nr. 38 (revisorloven) Lov om offentlighet i forvaltningen av 14. januar 2005 nr. 6 (offentlighetsloven) Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern av 21. desember 2005 Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av 15. juni 2004 nr. 905 (kontrollutvalgsforskriften). Forskrift av 29. august 2006 nr om ansattes rett til representasjon i styrer for interkommunale selskaper Eiermelding Steinkjer kommune Eiermelding Vestby kommune Eiermelding Ås kommune Selskapsorganisering Laastad NKRF NAMN eigardel bokført verdi generalforsamling styresamansetting Sogn og Fjordane Energi AS (SFE) 4,51 % Eigarar av A og B aksjer (også ved fullmakt) Per Atle Kjøllesdal, styreleiar Birger H Cotta Schønberg, Bengt Solheim-Olsen, Kristin Linnerud, Arvid Bjarne Lillehauge, Olin Johanne Henden, Kjell Asle Bakkebø (t), Geir Magne Evebø (t), Oddmund Årdal (t),

69 vedtektsfesta føremål (120609) Selskapet sitt føremål er produksjon, omsetning og overføring av elektrisk energi, samt anna verksemd knytt til desse områda. Selskapet kan bygge ut anlegg, drive, kjøpe og selje anlegg og selskap i samband med dette. Verksemda kan også drivast i samarbeid med eller ved deltaking i andre selskap med tilsvarande formål. Selskapet kan også engasjere seg i andre forretningsområde og selskap når dette er eigna til å styrke hovudføremålet eller fører til meir rasjonell utnytting av selskapet sine ressursar. Selskapet skal drivast på forretningsmessig basis med vekt på langsiktig verdiskaping for eigarane. flora kommune sitt føremål med eigarskapen

70 NAMN Kommunal landspensjonskasse eigardel bokført verdi generalforsamling styresamansetting Valgte representantar for selskapet sine eigarar (fylkesvis) Liv Kari Eskeland, styreleiar, Egil Johansen, Trond Michael Andersen, Anita Krohn Traaseth, Jan Helge Gulbransen, Freddy Larsen (t), Susanne Torp-Hansen (t) vedtektsfesta føremål flora kommune sitt føremål med eigarskapen NAMN eigardel bokført verdi Firda Billag AS 14,47 %

71 generalforsamling styresamansetting Aksjonærar Agnar Ståle Strømsnes, leiar Rita Arlen Lilletvedt, Inger Johanne Bergstad Osland, Christina Maria Kvamme, Petter Sortland, Gunvor Beate Bjordal Solvik, Jostein Magne Gjermundstad, Elin Løseth Vie vedtektsfesta føremål Transportverksemd og tenesteyting i samband med personog godstransport, samt reisebyrå. Selskapet kan i tillegg eige og forvalte fast eigedom. Selskapet kan også eige eller delta i andre selskap som har liknande verksemd flora kommune sitt føremål med eigarskapen NAMN eigardel bokført verdi generalforsamling styresamansetting Flora næringseigedom AS (FNAS) 100 % Flora formannskap Jan Henrik Nygård, leiar Vidar Grønnevik, Nina Eren Hovland Liseth vedtektsfesta føremål Erverv, utvikling, sal, drift og utleige av næringsareal og eigedomar i Flora kommune, samt anna verksemd som

72 naturleg fell under dette. flora kommune sitt føremål med eigarskapen NAMN eigardel bokført verdi generalforsamling styresamansetting Sogn og Fjordane Gjenvinning AS Selskapet er under avvikling Odd Sigfred Husebø, leiar Bente Frøyen Steindal, Jan Henrik Nygård vedtektsfesta føremål Bidra til gjenvinning av avfallsprodukt ved sortering m m, og skape sysselsetting av yrkeshemma og eventuelt andre som har behov for sysselsetting. Selskapet har som formål og skape nye ordinære arbeidsplassar. flora kommune sitt føremål med eigarskapen

73 NAMN eigardel bokført verdi generalforsamling styresamansetting Firdavegen 1 AS (SMS) 6,25 % Aksjonærar Kjartan Aarstad Olafsson, styreleiar Jan Helge Dale, Odd Sigfred Husebø, Trond Melvær, Hanne Eva Husebø Kristensen vedtektsfesta føremål Eie og drive fast eigedom, samt delta i andre aksjeselskaper med tilsvarende formål flora kommune sitt føremål med eigarskapen NAMN eigardel bokført verdi generalforsamling styresamansetting Kystvegen Måløy-Florø AS 18,41 % Aksjonærar Karl Vidar Førde, leiar Bengt Solheim Olsen, Morten Andreas Hagen, Jorunn Petrine

74 Frøyen, Janne Midtbø vedtektsfesta føremål Finansiere og gjennomføre utbetring og innkorting av vegen frå Florø via Svelgen til Måløy i samsvar med intensjoneni samarbeidsprosjektet "45 min region". flora kommune sitt føremål med eigarskapen NAMN eigardel bokført verdi generalforsamling styresamansetting Fram Flora AS 11,43 % Aksjonærar Gustav Johan Nydal, leiar Harald Normann Ynnesdal, Oddvar Inge Aaberg, Bengt

75 Solheim-Olsen, Benedikt Henriksen, Ingrid Kassen vedtektsfesta føremål Selskapet sin virksomhet skal være å drive rådgjeving og alt som naturlig knyttast med slike aktivitetar. Selskapet skal gjennom aktiv bruk av kompetanse, ressursar og nettverk bidra til nyskaping, bedriftsetablering, utvikling av eksisterande næringsliv og vekst i regionen. Selskapet kan erverve aksjar og andelar i andre selskap og organisasjonar etter retningslinjer gitt av styret. flora kommune sitt føremål med eigarskapen NAMN eigardel bokført verdi generalforsamling styresamansetting Grovastøylen AS 20 % Aksjonærar Frank Willy Pedersen Djuvik, leiar Hallgeir Johan Helland, Helge Magne Langeland, John Ulriksen, Steinar Otto Tonheim, Jarle Svein Jakobsen, Anne Lise Norstrand vedtektsfesta føremål Bygge og drive et skyte og aktivitetssenter på Grov i Flora kommune, samt delta i selskap med lignende formål. flora kommune sitt føremål med eigarskapen

76 NAMN eigardel bokført verdi generalforsamling styresamansetting Origod AS 32,3 % Aksjonærar Siv Merete Stadheim, leiar Heidi Grande Røys, Rune Magnar Bortne, Knut Banken Broberg, vedtektsfesta føremål Drive industri og handelsvirksomhet for å sysselsette yrkesvalghemmede flora kommune sitt føremål med eigarskapen NAMN eigardel Sunnlab AS 10 %

77 bokført verdi generalforsamling styresamansetting Aksjonærar (eventuelt med fullmakt) Wilhem Edward Sandal, leiar Johannes Lundekvam, Anne Berit Garnes, Torleif Standal, Wenche Ness Gabrielsen vedtektsfesta føremål Levere laboratorietenester til offentlege og private kundar med hovudvekt på testing av vatn, kjøt og fisk, konsulentverksemd og anna verksemd med tilknyting til det, her medrekna deltaking i andre selskap med liknande verksemd. flora kommune sitt føremål med eigarskapen NAMN eigardel bokført verdi generalforsamling Botnaneset industriselskap AS 0,62 % Aksjonærar

78 styresamansetting Kjartan Longva, leiar Oddgeir Ragnar Igland, Åse Johanne Høivik Kjelsnes, Karen Marie Hjelmeseter, Bengt Solheim-Olsen, Bente Frøyen Steindal, Nils Sandal, Odd Sigfred Husebø, Per Arvid Nødset, Per Ytrehus vedtektsfesta føremål Å legge til rette for næringslivet på sunt økonomisk grunnlag i regionen og spesielt bidra til å legge forholdene til rette for en videreutvikling av den olje- og gassrettede virksomheten i regionen, blant annet gjennom deltakelse i høringsrunder og politiske prosesser. Dessuten kan selskapet være med i andre selskap med lignende formål. flora kommune sitt føremål med eigarskapen NAMN eigardel bokført verdi generalforsamling styresamansetting Nærtenesten AS Flora formannskap v/ordfører Vidar Grønnevik, styreleiar Vigdis Bøyum Riste, Marie Kronen Tveranger, Magnus Andreas Frøyen, Snorre Seim vedtektsfesta føremål Gjennom oppgåver i offentleg verksemd å betre livskvalitet og skape sysselsetting for utsette grupper av yrkeshemma og mindre arbeidsføre.

79 flora kommune sitt føremål med eigarskapen NAMN eigardel bokført verdi generalforsamling styresamansetting Florø parkering AS Flora formannskap Hallgeir Johan Helland, leiar Åge Arne Larsen, Hallgerd Frøyen vedtektsfesta føremål Iverksette Flora kommune sin til ei kvar tid vedtekne parkeringspolitikk og fungere som fagleg instans innen parkeringsfaglege spørsmål. Planlegge og bygge ut offentleg parkeringsareal. Leige av privat parkeringsareal til bruk som offentleg parkeringsareal. Oppføre og drive parkeringsanlegg. Delta i privat utbygging av parkeringsareal. Drift av all offentleg parkeringsareal i Flora kommune. flora kommune sitt føremål med eigarskapen

80 NAMN eigardel bokført verdi generalforsamling styresamansetting Visit fjordkysten AS 15 % Aksjonærar Ørjan Sandnes, leiar Linda Hovland, Jan Tore Bø, Tom Erling Bahus, Britt Hansen, Møyfrid Kristin Høyvik Ellingsund, Marit Kristine Hjortung, Jorunn Petrine Frøyen, Bente Iren Nesse vedtektsfesta føremål Marknadsføre, informere om, posisjonere og kvalitetskontrollere kysten sitt reiselivstilbod på vegne av initiativtakarane Stiftinga Jensbua, Sunnfjord 2020 og Bremanger Hamn og næring, reiselivsnæringa i dei tilhøyrande kommunane Gulen, Solund, Hyllestad, Fjaler, Askvoll, Flora og Bremanger. Selskapet skal ha eit tett samarbeid med dei lokale resisemål/næringsselskapa med felles årlige planleggings- og evalueringsmøter. Selskapet skal ha ansvaret for felles forhandlingar om rammetilskott frå fylkeskommunen på vegne av dei lokale/næringsselskapa. Selskapet skal og motta slike tilskott samla og fordele disse ut igjen til dei lokale resisemåls/næringsselskapa etter kriteria for bruk av tilskottsmidlane. Rapportere bruken av tilskottsmidlane samla på vegne av dei reisemålselskap langs kysten om felles marknadsføringstiltak for kysten gjennom varemerket Fjordkysten. Selskapet kan også delta i andre selskap med relevant verksemd. flora kommune sitt føremål med eigarskapen

81 NAMN eigardel bokført verdi generalforsamling styresamansetting Midtvegen 615 AS Ukjent pr d d Aksjonærar Olav Klungre, leiar Ole Bernt Søreide, Steinar Kvame, Sølvi Anne Espeland Hope, Hanna Ommedal Aa, Frank Willy Pedersen Djuvik vedtektsfesta føremål Arbeide for utbygging og standardheving av fylkesveg 615 i Sogn og Fjordane fylke. Selskapet kan samarbeide med andre vegselskap for å delta i ein større samferdslepakke. Selskapet sitt overskot/underskot skal disponerast etter aksjelov og vedtekter. Det skal ikkje betalast utbytte til aksjonærane. flora kommune sitt føremål med eigarskapen

82 NAMN eigardel bokført verdi generalforsamling styresamansetting Florø brygge AS Flora formannskap Bengt Solheim-Olsen, leiar Jan Henrik Nygård, Solveig Bergljot Eliasson Willis vedtektsfesta føremål Erverve og utvikle fast eiendom i samarbeid med andre aktører flora kommune sitt føremål med eigarskapen NAMN eigardel Alarmsentralen i Sogn og Fjordane IKS Ansvarsrett 10,95 % bokført verdi generalforsamling Representantskapen

83 styresamansetting Gerd Jofrid Aud Dvergsdal, leiar Anita Solheim Stenseth, Gaute Johnsgaard, Morten Andreas Hagen, Frode Bengt Korneliussen vedtektsfesta føremål Sentralen er underlagt lov om brannvern med gjeldande føreskrifter: (Ref: Forskrift for organisering og dimensjonering av brannvesen ), 4-5 Naudmeldemottak. Kommunane innafor ein region skal vere tilslutta alarmsentral - brann. Alarmsentralen Sogn og Fjordane IKS, heretter kalla alarmsentralen skal til eikvar tid kunne ta imot meldingar som brannar og andre ulykker frå heile regionen den dekkjer. Sentralen skal ha fast bemanning av kvalifisert personale og vere utrusta slik at melding blir forsvarlig mottatt og registrert og ved behov samordna med andre naudetatar. 4-6 Utkalling av innsatsstyrke og etablering av samband Alarmsentralen er ansvarlig for alarmering og utkalling av tilstrekkelig innsatsstyrke og for alarmering av brannsjef eller overordna vakt. Personell som ikkje oppheld seg på brannstasjon skal alarmerast over personsøkjar eller tilsvarande. Alarmsentralen skal til eikvar tid kunne opprette direkte kontakt til politiets og helsevesenets alarmsentralar. 4-7 Samband Alarmsentralen skal opprette samband med utrykkingsleiar i innsatsstyrken og med brannsjef eller overordna vakt, samt hjelpe til under innsatsen. Røyk- og kjemikaliedykkarar skal ha radiosamband med personell utanfor det området kor anderettsvern er påkravd, når dette er nødvendig for innsats og tryggleik. Vidare skal drifta ivareta tryggleik for dei tilsette og drivast mest mogleg lønsam. Budsjett, handlingsprogram og årlig rapport skal dokumentere resultatkrav og resultat flora kommune sitt føremål med eigarskapen

84 Økonomiske konsekvensar: Miljømessige konsekvensar: Aktuelle lover, forskrifter, avtalar mm:

85 Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 064/14 Formannskapet PS Sakshandsamar Arkiv ArkivsakID Terje Heggheim K1-614, K3 - &50 09/1411 Florø sjukehus - nytt mandat for arbeidsgruppa Framlegg til vedtak: 1. Formannskapet ber arbeidsgruppa arbeide vidare med korleis austre/yngste del av anlegget kan realiserast til omsorgsføremål, herunder organisering, finansiering og driftsmessige konsekvenser. 2. Arbeidsgruppa leverer sin rapport til rådmannen innan 15 januar Rådmannen fremmer deretter eiga sak til politisk førehaving. Rådmannen bistår arbeidsgruppa etter avtale med leiar 3. Arbeidsgruppa skal vidare kome med framlegg til korleis resterande del av anlegget kan nyttast til kontor,- og/eller andre føremålk. I denne delen av utgreiinga må kommunal bruk av anlegget bli avklart. Frist 1. mai Arbeidsgruppa kan nytte ekstern bistand

86 Saksopplysningar: Kva saka gjeld: Arbeidsgruppa presenterte sin rapport for bystyret i juni. Denne saka legg opp til eit nytt mandat for vidare arbeid. Innleiing: Rådmannen legg opp til at arbeidsgruppa ser vidare på dei tilhøve som vert dekka av vedtaket. Vurdering: Det er ikkje grunnlag for rådmannen å kome med ei sjølvstendig vurdering av framtidig bruk av anlegget no. Arbeidsgruppa sin rapport (som følgjer vedlagt) vert lagt til grunn for det vidare arbeidet. Under presentasjonen til bystyret vart det lagt fram ei tilråding frå leiaren av gruppa som samsvarer med vedtaket i denne saka. Rådmannen legg til grunn at arbeidsgruppa har same samansetting. Det avgjer formannskapet. Økonomiske konsekvensar: Arbeidsgruppa bør få midlar til disposisjon. Rådmannen vil fange dette opp i det ordinære budsjettarbeidet. Miljømessige konsekvensar: Aktuelle lover, forskrifter, avtalar mm: Vedlegg: Utvikling av Sjukehuskvartalet rev gjn

87 Tilbakeføring og utvikling av Sjukehuskvartalet Innleiing ved Gustav Johan Nydal. Signalbygg og Skisser v. Kjell Hareide Teknisk tilstand og kostnadsalternativ Organisering og Økonomi førebels konklusjon

88 Utvikling av Sjukehuskvartalet Presentasjon for bystyret i Flora 17.juni 2014 Arbeidsgruppa for framtidig bruk av Florø sjukehus, oppnevnt av formannskapet hausten 2013: Gustav Johan Nydal (leiar) Halvor Halvorsen, Arlene Vågene, Odd Husebø, Åge Larsen, samt kommunale ressursar og ekstern medlem av gruppa: Terje Heggheim, Vidar Vårdal og Kolbjørn Nesje Nybø Gruppa har nytta ekstern kompetanse og kapasitet: ivest, Arkitekt Kjell Hareide og DDC Gulbranson Mandatet; Vurdere alternative bruksområder for sjukehuset og området rundt, på kort og lang sikt.

89 Utvikling av Sjukehuskvartalet Arbeidsgruppa har hatt 5 møter, og i tillegg har det vore fleire separate møter mellom leiar, kommunal repr, arkitekt og konsulent inkl synfaring på sjukehuset Arbeidsgruppa konkluderte fort at før ein startar utgreiing av riving og fullstendig ny bruk av arealet, måtte vi få fram både den kulturhistoriske verdien i bygget samt kva kostnad det ville medføre å rehabilitere bygget og «kvartalet» til ulik bruk. Arbeidsgruppa har etter sitt arbeid skrinlagt ideen om riving av heile eller delar av bygget. Arbeidsgruppa presenterer difor ulike bruksområder for bygget og ser på bygget som eit kvartal i Florø sentrum som kan utviklast og foredlast

90 Historikk Utdrag frå Kolbjørn Nybø sin rapport Byvedtaket fra 16.mai 1860 Byplanlegging etter bygningslova av 6.september 1845 Birger Hjelms byplan Strandgata aksen fylkeskaia til Storevatnet Byplanen frå 1921 Folkeskolen og sjukehuset forut for sin tid. Singer skulle finansiere og trakk midlane attende innbyggjarane i Florø betalte sjølv! Plasseringa i byplanane spanande muligheit i eit urbant fellesområde.

91 Bygget, størrelse og utvikling av sjukehuskvartalet Siv Ark Kjell Hareide Areal: 3 plan a 1750 BRA + plan 4 på 800m2 BRA = 6.050m2 BRA Regulert «Offentlig og privat tenesteyting». Her er det vanlige friarealskrav og krav om planarbeid til annen bruk. Universell Utforming. Bygget er godt tilrettelagt for alle brukere. Parkering. Ved bruksendring vil dagens parkeringskrav gjelde. Nytt parkeringskrav er ca 60 plasser, 35 plasser mer enn i dag. Bygget er så stort at det i Florø-målestokk utgjør en hel kvartalbebyggelse. Det er derfor fornuftig å dele opp bygget i mindre enheter. Med oppdelingen følger også behov for flere innganger til bygget. Oppdelingen vil derfor kunne tilføre gatene rundt bygget mer liv. Tilbakeføring av tidligere innganger gjør bygget mindre «lukket» enn i dag. Det vil bli vesentlig mer åpent både funksjonelt og arkitektonisk.

92 Bruk av bygget og utvikling av sjukehuskvartalet Arkitektur: Tilbakeføring av fasader til sin opprinnelige stil er viktig for å gi bygget et korrekt historiskuttrykk. Det gjelder vindu, dører, bygningsdetaljer, dekor og farger. Florø by trenger historiskkorrekte bygningsmiljø for å skape en by som gir positiv stedsopplevelse. Den gode stedsopplevelsen er en absolutt nødvendighet for at byen vår skal generere vekst. Identitet. Skal bygget få brukere er det helt nødvendig at prosjektet på sjukehuset gir leietagerne «godfølelsen». De må få lyst til å flytte inn og til å bli identifisert med bygget. En godt gjennomført rehabilitering av bygget er derfor en forutsetning for suksess.

93 Plan Et.0

94 Plan Et.1

95 Plan Et.2

96 Plan Et.3

97 Omsorgsbolig Et.1

98 Omsorgsbolig Et.1

99 Omsorgsbolig Et.2

100 Omsorgsbolig Et.2

101 Grunninvesteringer, for hele bygget. Sammendrag av ivest sin rapport Murbygget utvendig, fløy nord og vest: kr Nytt historisk trapperom mot sørvest: kr Betongelementbygg utvendig, fløy øst: kr Elkraft, tele og signal: kr Varmesentral: kr Parkering: kr kr Plan 0 som før. kr. 0 Plan 3 fløy vest, som før. kr. 0 Yttertak: som før. kr. 0 Alle summer inkl. mva.

102 Kostnad for ombygging til ulik bruk. Inklusiv grunninvesteringane Omsorgsboliger og kontorer: kr stk. omsorgsboliger ca 40m2, i østre fløy. (46 MNOK) 70 stk. kontorer i nordre og vestre fløy (28 MNOK) Beregnet kostnad omsorgsbolig per m2: kr Beregnet kostnad kontorer per m2: kr Kontorer: kr stk. kontorer i østre, vestre og nordre fløy. Beregnet kostnad kontorer per m2: kr Areala som er ombygde her er ca 3600 m2 av totalt ca 6000 m2

103 Organisering og økonomi Kvartalet så stort at det bør driftes som egen enhet. Dersom mest brukt av kommunen f.eks % - kommunalt foretak Dersom utleie over 50 % - aksjeselskap eller sameie Kommunal bruk: Erstatning for kommunalt leide administrasjonsareal, Hans Blom gt og Strandgata 43 Boliger for eldre med høyt omsorgsbehov Ungdoms førstegangsboliger

104 Vidare arbeid Ta imot kommentarar og innspel etter denne presentasjonen. Avklare kommunalt behov Avklare finansiering av dei ulike alternativa. Det er behov for å kalkulere / estimere: Driftskostnad for heile kvartalet Husleige for kvar omsorgsbustad Husleige for kontorareal Husleige for anna areal Avklare vidare arbeidsmetode, arbeidsgruppe/mandat i neste formannskapsmøte. Utarbeide komplett grunnlag for politisk beslutning hausten 2014.

105 Vidareutvikling av ein spennande eigedom i sentrum av Florø!