MØTEINNKALLING. Innledningsvis vil det bli gitt en orientering om Hovli omsorgssenter. SAKSLISTE

Transkript

1 side 1 MØTEINNKALLING Utvalg: Kommunestyret Møtested: Kommunestyresalen, Rådhuset Møtedato: Tid: 17:00-00:00 Medlemmene innkalles med dette til overnevnte møte. Eventuelt forfall meldes til servicetorget, tlf snarest mulig. Varamedlemmer møter bare etter nærmere innkalling. Innledningsvis vil det bli gitt en orientering om Hovli omsorgssenter. I tillegg til sakslisten er det kommet inn interpellasjon og grunngitt spørsmål fra Søndre Land Venstre som følger vedlagt. Ordførerens svar vil bli presentert i møtet. Det vil bli gjennomført komitémøter fra kl 1300 hvor det blir sendt ut egne innkallinger/saksliste. I forlengelsen av komitémøtene vil det bli matservering i kantina fra kl SAKSLISTE Utvalgssakstype/nr. Arkivsaksnr. Tittel 45/16 16/945 HANDLINGS- OG ØKONOMIPLAN OG BUDSJETT /16 16/363 KOMMUNAL PLANSTRATEGI FOR SØNDRE LAND /16 16/1279 REVIDERING AV EIERSKAPSPOLITIKK 48/16 16/1186 OFFENTLIGE ANSKAFFELSER OG INNFØRING AV TELEMARKSMODELLEN 49/16 16/985 SAMARBEIDSPROSJEKT MELLOM OFFENTLIG OG PRIVAT SEKTOR OM VELFERDSTJENESTER ( CONNECTED LIVING ) Hovsbakken 1, 2860 Hov Telefon: E-post: epost@sondre-land.kommune.no Bankgiro: Org. nr.:

2 2 50/16 16/1386 REFERATSAKER TIL KOMMUNESTYREMØTET Hov, den Terje Odden ordfører Knut Viset kontorsjef Side 2 av 26

3 Sak 45/16 HANDLINGS- OG ØKONOMIPLAN OG BUDSJETT 2017 Saksbehandler: Terje Lindalen Arkiv: 200 Arkivsaksnr.: 16/945 Saksnr.: Utvalg Møtedato 43/16 Kommunestyret /16 Formannskapet /16 Kommunestyret Innstilling: Kommunestyret tar den framlagte informasjonen til orientering. Behandling/vedtak i Formannskapet den sak 116/16 Behandling: Samfunnsplanlegger Line Bøe presenterte innledningsvis oppsummeringen fra gruppearbeidet fra kommunestyrets økonomi- og strategidag Deretter oppsummerte hun strategier og tiltak for de aktuelle fokusområdene som ligger til grunn for del 1 i handlings- og økonomiplandokumentet som ble behandlet i kommunestyremøtet som sak 43/16. Økonomisjef Terje Lindalen presenterte følgende økonomiske oversikter: Årsprognose per for de respektive kommunalområdene (det ble det gitt en nærmere redegjørelse fra de respektive kommunalsjefene), samt på inntektssiden. Investeringsnivå Framskrevet budsjett 2017 Konsekvensjustert økonomiplan Budsjett og økonomiplan oppsummering Avslutningsvis presenterte Lindalen forslag til videre framdrift og involvering. Presentasjonene som ble vist i møtet blir utsendt/distribuert sammen med protokollen fra møtet. Deretter gjorde rådmannen nærmere rede for konsekvensene av de økonomiske utfordringene relatert til prognostisert merforbruk innen driften i Denne situasjonen krever oppfølging, tilpasninger og stram budsjettstyring resten av året noe som vil bli fulgt opp administrativt innen organisasjonen. Foreløpig avventer likevel rådmannen med å fremme forslag om å innføre kuttetiltak i form av ansettelses- og innkjøpsstopp da dette bl.a. vil kunne ha utilsiktede og vilkårlige konsekvenser. Rådmannen ga imidlertid uttrykk for viktigheten av å ha fokus på og økt satsing på effektivisering av arbeidsprosesser, samt utviklings- og innovasjonsarbeid. Side 3 av 26

4 Sak 45/16 I den påfølgende debatten ble det kommentert og diskutert nærmere om årsakene til merforbruket og hvilke muligheter en har til å bedre den økonomiske situasjonen uten at det ble fremmet konkrete forslag. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kommunestyret tar den framlagte informasjonen til orientering. Behandling/vedtak i Kommunestyret den sak 43/16 Behandling: Rådmannen redegjorde nærmere for det foreslåtte opplegget og strukturen i det ettersendte budsjettdokumentet, herunder sammenhengen mellom kommuneplanen samfunnsdelen og budsjettdokumentets del I med fokus på å se hele økonomiplanens del I i et lengre tidsperspektiv (4 år) og på et overordnet nivå. Kommunalsjef for Lokalsamfunn/stab, Pål Rønningen, introduserte da gruppearbeid med følgende oppgave: Hvilke hovedprioriteringer/satsningsområder bør gjennomføres for å nå målene i kommuneplanens samfunnsdel innenfor fokusområdene: Samfunn Brukere Medarbeidere Økonomi Kommunestyrets medlemmer ble inndelt i 5 grupper og det ble da en pause i møtet mens gruppearbeidet pågikk. Etter gruppearbeidet, ble det foretatt en presentasjon av arbeidet i gruppene med påfølgende diskusjon i plenum. Oppsummeringen fra gruppearbeidet vil bli utsendt i tilknytning til det videre arbeidet med budsjettet i det utvidete formannskapsmøte i august. Etter presentasjonen av gruppearbeidene og plenumsdiskusjonen, ble det foretatt en presentasjon av den videre framdriften i budsjettprosessen. Presentasjonen ettersendes sammen med utsending/distribuering av protokollen. Det fremkom ingen innvendinger eller endringsforslag og innstillingen ble enstemmig vedtatt. Side 4 av 26

5 Sak 45/16 Vedtak: Kommestyret vedtar at budsjettdokument del I legges til grunn i det videre arbeidet i budsjettprosessen for Behandling/vedtak i Formannskapet den sak 105/16 Behandling: Kommunalsjef Pål Rønningen møtte og presenterte saken. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kommestyret vedtar at budsjettdokument del I legges til grunn i det videre arbeidet i budsjettprosessen for Vedlegg: Presentasjon fra utvidet formannskapsmøte Øvrige presentasjoner vil bli fremført i møtet Bakgrunn: I kommunestyret 20. juni 2016 ble det vedtatt at det framlagte Budsjettdokument del I skal legges til grunn for det videre budsjettarbeidet. Det ble i møtet gjennomført et gruppearbeid, der medlemmene i kommunestyret ble delt inn i 5 grupper, og gruppene la fram forslag til hovedprioriteringer/satsningsområder innenfor følgende fokusområder: Samfunn Brukere Medarbeidere Økonomi Oppsummering av gruppearbeidet skal danne grunnlag for videre arbeid med Handlings- og økonomiplan og budsjett Vurdering: Resultatet av gruppearbeidet kan oppsummeres slik for de 4 fokusområdene: Samfunn: Satsing på næringsutvikling Tilrettelegging for økt bosetting Side 5 av 26

6 Sak 45/16 Integrering av flyktninger Fremme stolthet blant innbyggerne Brukere Satsing på skole og barnehage Bygging av nytt omsorgssenter Satsing på generell høy kvalitet på kommunale tjenester Satsing på velferdsteknologi Medarbeidere Arbeide aktivt for å øke jobbnærvær Ha fokus på klar og tydelig ledelse Ha fokus på medarbeiderundersøkelser, og øke svarprosenten blant medarbeiderne Arbeide for å få gode fagmiljøer Økonomi: Lage realistiske budsjetter Ha fokus på budsjettdisiplin Ha god og langsiktig økonomistyring Aktuelle tiltak for å nå disse målene drøftes på møtet. I tillegg til oppsummeringen av gruppearbeidet vil følgende bli gått gjennom og drøftet på møtet: 1. Oppdatert vurdering av årsprognosen for Investeringsnivå for Framskrevet og konsekvensjustert økonomiplan for Framdrift og prosess for budsjettarbeidet. Side 6 av 26

7 Sak 46/16 KOMMUNAL PLANSTRATEGI FOR SØNDRE LAND Saksbehandler: Line Bøe Arkiv: 141 Arkivsaksnr.: 16/363 Saksnr.: Utvalg Møtedato 87/16 Formannskapet /16 Formannskapet /16 Kommunestyret Innstilling: Kommunestyret vedtar kommunal planstrategi som legges til grunn for kommunens planlegging i kommunestyreperioden. Behandling/vedtak i Formannskapet den sak 117/16 Behandling: Ordføreren gjorde innledningsvis nærmere rede for bakgrunnen for saken. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kommunestyret vedtar kommunal planstrategi som legges til grunn for kommunens planlegging i kommunestyreperioden. Behandling/vedtak i Formannskapet den sak 87/16 Behandling: Samfunnsplanlegger Line Bøe var til stede for å svare på eventuelle spørsmål. Rådmannen foreslo å tilføye utarbeidelse av næringsplan i planstrategien, med ferdigstillelse Innstillingen med tilføyelse ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Formannskapet vedtar å legge kommunal planstrategi ut til offentlig ettersyn og sende den på høring til berørte høringsinstanser. Side 7 av 26

8 Sak 46/16 Vedlegg: Kommunal planstrategi for Søndre Land , Uttalelse fra Oppland fylkeskommune, Uttalelse fra Fylkesmannen i Oppland, Uttalelse fra Statens vegvesen, Uttalelse fra Jernbaneverket, Uttalelse fra Norges vassdrags- og energidirektorat, Sammendrag Kommunal planstrategi drøfter kommunens utfordringer, gir uttrykk for viktige utviklingstrekk og hvilket planbehov dette utløser i perioden. Planstrategien er et hjelpemiddel for å styrke den politiske styringen av hvilke planoppgaver som skal prioriteres. Det er viktig at planer og strategidokumenter er oppdaterte, godt politisk forankret og koblet mot handlings- og økonomiplanen. På den måten følges de opp både politisk og administrativt og får god gjennomføringsevne. Et effektivt plansystem er avhengig av at antallet temaplaner er tilpasset kommunens behov og ikke blir for omfattende. I en del tilfeller er det kanskje en utredning som trengs og ikke en plan. For å sikre planer med god gjennomføringsevne må det tas hensyn til; omfanget av deltagelse og involvering, politisk eierskap, avklarte økonomiske konsekvenser og administrativ ansvarsplassering. Bakgrunn Kommunestyret skal i løpet av sitt første år behandle og vedta kommunal planstrategi for kommunestyreperioden. Plan- og byggningsloven sier bl.a: Planstrategien bør omfatte en drøfting av kommunens strategiske valg knyttet til samfunnsutvikling, herunder langsiktig arealbruk, miljøutfordringer, sektorenes virksomhet og en vurdering av kommunens planbehov i valgperioden. Planstrategien bør inneholde en beskrivelse av utviklingstrekk og utfordringer kommunen står overfor, både som samfunn og organisasjon, i de kommende årene. Kommunen skal i arbeidet med kommunal planstrategi innhente synspunkter fra statlige og regionale organer og nabokommuner. Kommunen bør også legge opp til bred medvirkning og allmenn debatt som grunnlag for behandlingen. Forslag til vedtak i kommunestyret skal gjøres offentlig minst 30 dager før kommunestyrets behandling. Ved behandlingen skal kommunestyret ta stilling til om gjeldende kommuneplan eller deler av denne skal revideres, eller om planen skal videreføres uten endringer. Kommunestyret kan herunder ta stilling til om det er behov for å igangsette arbeid med nye arealplaner i valgperioden, eller om gjeldende planer bør revideres eller oppheves. Side 8 av 26

9 Sak 46/16 Tidligere saksbehandling Formannskapet tok gjennom behandling av sak 40/ rammene og grunnlaget for arbeidet med kommunal planstrategi til orientering og sluttet seg til følgende planprosess: 13.04: formannskapet drøfter planendrings- og planbehovet 09.05: komiteene inviteres til å drøfte foreløpig planstrategiskisse 22.06: formannskapet behandler forslag til planstrategi og legger ut til høring 12.09: kommunestyret behandler og vedtar planstrategi Som vedlegg til saken fulgte en rekke underlagsdokumenter som er naturlig å legge til grunn for planstrategivurderingene. Formannskapet fikk i sak 59/ forelagt seg et første utkast til prioriterte planoppgaver for perioden og drøftet planendrings- og planbehovet. Komiteene drøftet samme tema i sine møter Formannskapet vedtok i sak 87/ å legge forlaget til plantstrategi ut til offentlig ettesyn og sende den på høring til nabokommuner, regionale og stalige myndigheter. Denne behandlingen I denne saken fremmes endelig forslag til planstrategi for Søndre Land I tillegg til planstrategiforslaget, vedlegges mottatte uttalelser fra Oppland fylkeskommune, Fylkesmannen i Oppland, Statens vegvesen, Jernbaneverket og Norges vassdrags- og energidirektorat. Innspillene fra Oppland fylkeskommune og Fylkesmannen i Oppland om innvandring, skogbruk og regionalt sammarbeid kommenteres. Innvandring Oppland Fylkeskommune skriver: Migrasjon er en av fremtidige utfordringer som er nevnt i planstrategien, men det er ikke sagt hvilken strategi kommunen har lagt for hvordan dette skal håndteres. Dette gjelder også for integrering. Det er imidlertid mulig at dette inngår i flyktningeplanen som står opplistet i oversikten over nye strategidokument og temaplaner. Fylkesmannen i Oppland skriver: Da kommunen løfter innvandring som en viktig faktor for befolkningsveksten vil det være en fordel for kommunen å si noe om hvordan integrering av innvandrere skal gjennomføres og hvordan personer med flerkulturell bakgrunn skal integreres i lokalsamfunnet på en god måte. Innvandrergruppa omhandler langt flere enn flyktninger. Kommentar og forslag til endring i planstrategien: Flyktningeplanen som står opplistet i oversikten over nye strategier og temaplaner er den muntlige betegnelsen på en plan som heter Plan for bosetting og kvalifisering av innvandrere. Begrepet flyktningeplan er misvisende, da planen også omhandler innvandring. Navnet på planen endres derfor i planstrategien. Side 9 av 26

10 Sak 46/16 Om hvordan personer med flerkulturell bakgrunn kan integreres i lokalsamfunnet på en god måte, sier planen blant annet: Å bli integrert i et fremmed land er ikke lett. Du må begynne på nytt og på nytt, og det krever stor egeninnsats. Det blir oppturer og nedturer, til du endelig lykkes. Vi andre kan gjøre veien lettere å gå. Tidligere innvandrere i Søndre Land kommune legger vekt på at nyankomne innvandrere får en kontaktperson, blir møtt med vennlighet, et smil eller invitert på en kopp kaffe/te (det mest internasjonale språket). Ingenting trumfer nærmiljøet. Gode minner formidlet av tidligere innvandrere er de mange frivillige fra lokalsamfunnet som kom innom. De snakket med oss, hjalp oss, skaffet oss små jobber og hjalp oss å lære norsk. Det gjorde mottakstilværelsen enklere, hverdagen ble mer meningsfylt og vi fikk kontakt med mennesker fra nærmiljøet. Det er også gjennom slik kontakt vi får hjelp til å forstå brev fra skole og barnehage, blir med på aktiviteter og dugnader. Frivilligheten kan gjøre en stor forskjell i flyktningers liv. Næringsliv Fylkesmannen i Oppland skriver: Søndre Land har et betydelig produktivt skogareal. Fylkesmannen mener derfor det bør ligge til rette for økt satsing på trebruk og utnyttelse av bioenergi. Vi ser positivt på at kommunen skal utvikle muligheter innen jord-, skog- og utmarksnæring og ber kommunen vurdere om det bør utarbeides en landbruksplan. Samlet oversikt i pkt. 4 viser til at ny næringsplan skal være ferdig utarbeidet i Dersom det ikke utarbeides egen landbruksplan, bør landbruket omhandles i ny næringsplan. Kommentar: For å få et effektivt plansystem og for å sikre planer med god gjennomføringsevne er kommunen avhengig av at antallet temaplaner er tilpasset kommunens behov og at planene ikke blir for omfattende. Det anses som naturlig at kommunens store skogressurser blir et tema i den nye næringsplanen. Regionale utviklingstrekk og føringer Fylkesmannen i Oppland skriver: Høringsutkastets pkt. 2.4 omhandler regionale utviklingstrekk og føringer. Regional planstrategi for Oppland og Strategisk plan for Gjøvikregionen blir spesielt nevnt. Fylkesmannen mener at nylig vedtatt Regional plan for attraktive byer og tettsteder i Oppland også burde vært nevnt. I nevnte plan er Hov fastsatt som områdesenter og det er forutsatt at kommunen avklarer sentrumsavgrensing og gir bestemmelser om bl.a. varehandelsetablering i videre planarbeid. Kommentar og forslag til endring i planstrategien: Regional plan for attraktive byer og tettsteder i Oppland burde vært nevnt. At Hov er fastsatt som områdesenter er kommunen godt fornøyd med og planen for tettstedsutvikling i Hov, med oppstart i 2016 og ferdigstilling i 2017, vil omfatte vurderinger av sentrumsavgrensningene med tanke på blant annet fremtidige varehandelsetableringer. Et avsnitt om Regional plan for attraktive byer og tettsteder i Oppland tas inn i pkt Vurdering: Kommunal planstrategi er et verktøy for kommunestyret til å vurdere, og ta stilling til, hvilke planoppgaver det er viktig å prioritere i perioden. Det er et omfattende underlagsmateriale og mange vurderinger som ligger til grunn for det foreliggende forslaget til planstrategi for Søndre Land Side 10 av 26

11 Sak 46/16 Det er lagt vekt på å lage et kortfattet og oversiktlig planstrategidokument. Dokumentet er konsentrert om de utviklingstrekk og planbehov som sees på som viktigst å forholde seg til i kommunestyreperioden. I planoversikten er det nødvendig at det er et realistisk perspektiv på når de ulike planene prioriteres. Kommunen kan revidere planstrategien dersom det blir behov for det. Rådmannen vil i så fall legge vekt på at det først og fremst er større utfordringer og ressurskrevende planarbeid som utløser en revisjon. I kommuneplanens samfunnsdel tas de strategiske valgene for utviklingen av kommunesamfunnet og kommunen som organisasjon. Det er viktig å forsterke sammenhengen mellom kommuneplanens samfunnsdel og dens handlingsdel (Handlings- og økonomiplanen med 4-årig budsjett). Rådmannen finner det naturlig at planoversikten (planstrategiens kapitel 4) blir en del av Handlings- og økonomiplanen og at oversikten der oppdatertes årlig. Side 11 av 26

12 Sak 47/16 REVIDERING AV EIERSKAPSPOLITIKK Saksbehandler: Terje Lindalen Arkiv: 037 Arkivsaksnr.: 16/1279 Saksnr.: Utvalg Møtedato 118/16 Formannskapet /16 Kommunestyret Innstilling: Kommunestyret i Søndre Land kommune slutter seg til de forslag til eierskapspolitikk som framgår av det reviderte dokumentet. Behandling/vedtak i Formannskapet den sak 118/16 Behandling: Rådmannen gjorde innledningsvis nærmere rede for saken. I den påfølgende debatten ble det bl.a. reist spørsmål og drøftet om hvordan en bedre kan ivareta kommunikasjonen/dialog med valgte styrerepresentanter. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kommunestyret i Søndre Land kommune slutter seg til de forslag til eierskapspolitikk som framgår av det reviderte dokumentet. Vedlegg: Utkast til revidert eierskapspolitikk juni 2016: «Eierskapspolitikk for kommunene i Gjøvikregionen.» Utrykte vedlegg: KS sine anbefalinger til eierstyring, selskapsledelse og kontroll ( Bakgrunn: Revidering av felles eierskapspolitikk for kommunene i Gjøvikregionen er en videreføring av eksisterende eierskapspolitikk som ble opprettet i Utkast til revidert eierskapspolitikk er vedlagt saken. Rådmennene i kommunene i Gjøvikregionen har i fellesskap utarbeidet dette forslaget til revidert eierskapspolitikk. Det er imidlertid ikke til hinder for at den enkelte kommune kan ha Side 12 av 26

13 Sak 47/16 egne bestemmelser som utfyller eller innskjerper den eierskapspolitikken som gjelder i alle kommunene. Vurdering: Hovedformålet med eierskapsforvaltningen skal sikre en god utvikling for selskapene, langsiktig verdiskaping, god og forutsigbar styring, samt sørge for å følge opp vedtatt eierskapspolitikk og eierstrategier. Løpende eierskapsforvaltning innebærer regelmessig og formalisert kontakt mellom kommunen og selskapene/foretakene, sikre god rapportering på mål og forventninger, sikre gode prosesser ved gjennomføring av valg, strategiendringer med videre. Revideringen legger opp til: Klarere skille mellom kommunal forvaltning og konkurransebasert, økonomisk virksomhet. Dette for å møte EØS-regelverk i.f.t. offentlig støtte, unngå kryssubsidiering og mulig strengere lovverk i fremtiden. Tydeligere ansvar, krav og forventninger til styremedlemmer og valgkomite. Forslag til de fleste endringer foreligger allerede i lovverk og ulike anbefalinger. Klarere og felles eierstrategier med bl.a. klarere målsettinger for selskapene samt felles eierstrategimaler. Dette for å møte enkelte anbefalinger i revisjonsrapporten fra Innlandet IKS. KS har 21 anbefalinger om kommunenes eierstyring, selskapsledelse og kontroll. I tabellen under viser i hvilken grad revisjonsutkastet følger opp disse anbefalingene: Nr Anbefaling Henvisning i revidert eierskapspolitikk Obligatorisk opplæring av og informasjon til de folkevalgte Vurdering og valg av selskapsform Fysisk skille mellom monopol og konkurransevirksomhet Utarbeidelse av eierskapsmeldinger Utarbeidelse og revidering av styringsdokumenter Kap. 3, prinsipp nr. 9 Kap «Valg av selskapsform» Kap. 3, prinsipp nr. 13 Kap. 1.1, 3 (prinsipp nr. 15), 8, 9 Kap. 9 «Oppfølging» Følges KS? 6 Eiermøter Kap. 3 (prinsipp nr. 4), 6.2, 8. Ja 7 Eierorganets sammensetning og funksjon Kap. 1.2, 2 og 8. Ja 8 Gjennomføring av generalforsamlinger og representantskapsmøter Kap. 2, 3 (prinsipp nr. 2, 7), 6, 8. Ja Ja Ja Ja Ja Ja Side 13 av 26

14 Sak 47/16 9 Sammensetningen av styret Kap. 3 (prinsipp nr. 6 og 14), 6.3 «Valg av styrer» Ja 10 Valgkomite og styreutnevnelser Kap. 3 (prinsipp nr. 6 og 14), 6.3, 6.4 Ja 11 Kjønnsmessig balanse i styrene Kap Ja 12 Rutiner for å sikre riktig kompetanse i Kap. 3 (prinsipp nr. 4), 6.3. Ja selskapsstyrene 13 Styresammensetning i konsernmodell Nei 14 Oppnevnelse av vararepresentanter Nei 15 Habilitetsvurderinger Kap. 3 (prinsipp nr. 6), 6.2. Delvis 16 Godgjøring av styreverv Kap. 6.5 Ja 17 Registrering av styreverv Kap. 6.2 Ja 18 Arbeidsgivertilhørighet i selvstendige rettssubjekter Nei 19 Utarbeidelse av etiske retningslinjer Kap. 6.2, 7 Ja 20 Særlig om administrasjonssjefens rolle Ikke aktuelt for Søndre Land I/A i kommunale foretak 21 Utøvelse av tilsyn og kontroll Kap. 3 (prinsipp nr. 15), 8 og 9 Ja Følgende anbefalinger fra KS er delvis eller ikke fulgt opp i revisjonsutkastet: Anbefaling nr. 13. anbefales at styremedlemmer i morselskap bør ikke sitte i styret til datterselskap. Konserndirektøren kan være representert i datterselskapenes styrer. Revisjonsutkastet har i hovedsak her forholdt seg til morselskapene. Arbeidsgruppa har ikke vurdert denne anbefalingen. Anbefaling nr. 14 er at det bør utpekes varamedlemmer til styret med numerisk vara fremfor personlige vara for å sikre kontinuitet og kompetanse. Det anbefales i tillegg at 1. varamedlem blir invitert til styremøtene for på den måten å sikre best mulig kompetanse og kontinuitet. Arbeidsgruppa har ikke vurdert denne anbefalingen. Anbefaling nr. 15 ber om at styrene etablerer faste rutiner for å håndtere mulige habilitetskonflikter. Ordfører og rådmann bør ikke sitte i styrer i selskaper, noe som ikke er tatt stilling til i revisjonsutkastet. Rådmannen mener prinsipielt at anbefalingen fra KS bør følges opp. Det fremmes imidlertid ikke noe konkret forslag i denne runden. Anbefaling nr. 18 ber om at selskapene søker medlemskap i en arbeidsgiverorganisasjon. KS Bedrift vil være et naturlig valg for mange av disse Side 14 av 26

15 Sak 47/16 selskapene. Ved utskilling av virksomhet i selvstendige rettssubjekter er det aktuelle selskapet ikke lenger tilknyttet kommunens lønns- og avtaleforhold gjennom det kommunale systemet. Svært mange selskaper fortsetter å benytte det kommunale avtaleverket uten at de egentlig har et partsforhold i det. Så fremt ingen av partene ser dette som problematisk vil utfordringen først komme opp for arbeidsgiver dersom det oppstår konflikt eller det vil være behov for juridisk bistand eller bistand i forbindelse med forhandlinger. Revisjonsutkastet har ikke et eksplisitt krav om et slikt medlemskap, men inneholder krav om arbeidsgiverpolitikk i kapittel 7. Anbefaling nr. 21 ber om at kommunestyrene ved opprettelse av kommunale foretak diskuterer administrasjonssjefens rolle og handlingsmuligheter overfor daglig leder. Dette er en problemstilling som ikke er aktuell for Søndre Land kommunes nåværende eierstyring, da kommunen ikke har kommunale foretak pr dags dato. Innlandet revisjon IKS har gjennomført en selskapskontroll i.f.t. etterlevelsen av felles eierskapspolitikk i Gjøvik-regionen. Anbefalingene fra selskapskontrollen knytter seg til: 1. I henhold til den felles eierskapspolitikken bør kommunene sammen vurdere om det er behov for å inngå en eieravtale/aksjonæravtale i GLT-Avfall og Topro. Når det gjelder Topro er det en prosess på gang for å utarbeide forslag til en aksjonæravtale. 2. I selskaper som ikke har etablert valgkomité, bør en slik komité komme på plass. Alle valgkomitéer bør ha skriftlige retningslinjer som de arbeider etter. 3. For Industribygg (gjelder Gjøvik kommune) bør praksis mht utbetaling av utbytte nedfelles skriftlig fra kommunens side, f.eks ved at den innlemmes i en evt eierstrategi for selskapet. 4. Det bør etableres utbyttepolitikk for den konkurranseutsatte delen av GLT-Avfall. 5. I selskaper der det utnevnes politikere til styrene er det viktig at dette gjøres ut fra en vurdering av selskapenes kompetansebehov. Viktig i denne sammenhengen er at det er/blir opprettet en valgkomité som kan foreta denne vurderingen. Det er en fordel om det er fastsatt retningslinjer for denne komitéen, der behovet for relevant kompetanse i styret kommer tydelig fram. 6. Industribygg og Topro bør gjennomføre en nærmere vurdering av om selskapene er unntatt fra offentlighetslovens regelverk, jf 2 i loven. Side 15 av 26

16 Sak 47/16 7. Eierne bør ta initiativ til at det utarbeides styreinstruks i Topro AS. 8. Styrene i alle selskapene bør innføre rutiner slik at det sikrer at det settes opp en årlig plan for styrets arbeid herunder evaluering av seg selv og daglig leder. Samtidig bør styret sende en tilbakemelding til valgkomiteen, hvor det framgår hvilken kompetanse det er behov for i styret. Utkast til revidert eierskapspolitikk har ingen vesentlige endringer som gjør revisjonens anbefalinger mindre valide. Revisjonsutkastet bidrar derimot til å tydeliggjøre nødvendigheten av bl.a. eierstrategier. Eieravtaler/aksjonæravtaler og eierstrategier er forhold som det må jobbes videre med når revidert eierskapspolitikk er vedtatt. Kommunens eierskapsforvaltning er avhengig av å ha gode rutiner for hvordan kommunen som eier skal følge opp signaler til selskapene på. Kommunestyret, formannskapet som kommunens eierorgan og rådmannen har i den sammenheng viktige og ulike roller: Styringslinjen overfor de kommunale selskapene går direkte fra kommunestyret/formannskap til selskapet gjennom generalforsamling/representantskap. Rådmannen har ingen direkte eller utførende rolle i eierskapsstyringen, men er en «fasilitator» i begrenset forstand. Revisjonsutkastet viderefører tidligere eierskapspolitikk og sikrer derved nødvendig langsiktighet og forutsigbarhet. Endringene vurderes å ha liten økonomisk konsekvens for kommunene. Rådmannen ser et potensial for bedre eierstyring utover den klargjøring av ansvar og de forbedrede rutiner som følger av denne saken. Potensialet ligger først og fremst i å avsette økte administrative ressurser og øke den administrative kompetansen til å følge opp Side 16 av 26

17 Sak 47/16 selskapene tettere og mer profesjonelt, f.eks. gjennom opprettelse av et «eierskapssekretariat» i kommunen. Rådmannen foreslår ikke i denne saken noe utvidet ambisjonsnivå. Dette skyldes den generelle restriktive holdningen kommunen har til bruk av administrative ressurser. Dette er imidlertid et spørsmål om prioritering, og kan tas opp til ny vurdering i kommende budsjettbehandling. Rådmannen anbefaler at kommunestyret slutter seg til de forslag til eierskapspolitikk som framgår av det reviderte dokumentet. Side 17 av 26

18 Sak 48/16 OFFENTLIGE ANSKAFFELSER OG INNFØRING AV TELEMARKSMODELLEN Saksbehandler: Terje Lindalen Arkiv: 601 Arkivsaksnr.: 16/1186 Saksnr.: Utvalg Møtedato 119/16 Formannskapet /16 Kommunestyret Innstilling: Kommunestyret vedtar følgende: 1. Søndre Land kommune innfører Telemarksmodellen i anskaffelsesreglene nå. 2. Etter at ny lov og forskrift er trådt i kraft foretas en samordning med disse ved at forhold i Telemarksmodellen som ikke er dekket gjennom de nasjonale bestemmelsene, formuleres i et eget tillegg med lokale bestemmelser. Behandling/vedtak i Formannskapet den sak 119/16 Behandling: Ordfører og rådmann gjorde nærmere rede for saken. I den påfølgende debatten ble det reist spørsmål og diskutert konsekvensene av at både Gjøvik kommune og Vestre Toten har gjort vedtak om å innføre Telemarksmodellen. Ordføreren fremmet forslag om at Søndre Land innfører Telemarksmodellen nå i samsvar med vedtaket i Gjøvik kommune som er referert i saksutredningen (relatert til pkt. 1 og 2). Ordførerens endringsforslag ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kommunestyret vedtar følgende: 1. Søndre Land kommune innfører Telemarksmodellen i anskaffelsesreglene nå. 2. Etter at ny lov og forskrift er trådt i kraft foretas en samordning med disse ved at forhold i Telemarksmodellen som ikke er dekket gjennom de nasjonale bestemmelsene, formuleres i et eget tillegg med lokale bestemmelser. Vedlegg: 1. Beskrivelse av Telemarksmodellen 2. Stortingets vedtak om endringer i lov om offentlige anskaffelser: Side 18 av 26

19 Sak 48/16 Bakgrunn: Etter initiativ fra ordføreren (i Gjøvik) behandlet kommunestyret i Gjøvik 16. juni sak om innføring av Telemarksmodellen i Gjøvik kommune. Kommunestyret fattet følgende vedtak: 1. Gjøvik kommune innfører Telemarksmodellen i anskaffelsesreglene nå. 2. Etter at ny lov og forskrift er trådt i kraft foretas en samordning med disse ved at forhold i Telemarksmodellen som ikke er dekket gjennom de nasjonale bestemmelsene, formuleres i et eget tillegg med lokale bestemmelser. 3. Gjøvik kommune tar initiativ til at våre nabokommuner i innkjøpssamarbeidet vedtar tilsvarende bestemmelser. 4. Nødvendige økonomiske konsekvenser innarbeides i arbeidet med økonomiplanen for neste økonomiplanperiode. Under henvisning til punkt 3 i vedtaket fra kommunestyret i Gjøvik, legger rådmannen saken fram til politisk behandling også i Søndre Land. Sakframlegget er så godt som i sin helhet en gjengivelse av saksframlegget til den politiske behandlingen i Gjøvik kommune. Rådmannen gjør i den forbindelse oppmerksom på at vedtaket i kommunestyret i Gjøvik avviker fra det som var rådmannens innstilling i saken. Når saken nå fremmes for behandling i Søndre Land, er innstillingen i tråd med den innstillingen som ble fremmet av rådmannen i Gjøvik. Telemarksmodellen er Telemark fylkeskommune sitt vedtak om innstramminger i innkjøpspolitikken utover lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Det er et innkjøpspolitisk verktøy for å motvirke sosial dumping og svart arbeid ved kommunale anskaffelser. Kommunale innkjøp er regulert i lov om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser. De delene som omhandler bestemmelser knyttet til sosial dumping og svart arbeid eller lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter knyttet tjeneste-, bygg- og anleggskontrakter, er det åpnet for å fastsette gjennom forskrift. Bestemmelsen er knyttet til det å innta klausuler i kontrakter. I forskrift om offentlige anskaffelser er klausuleringen innført gjennom krav til leverandøren som skal dokumentere innbetalt skatt og avgift på kontrakter større enn kroner eks mva på tilbudstidpunktet. Det er satt er grense på at dokumentasjonen ikke skal være eldre enn 6 måneder. Tidligere var den beløpsmessige grensen kroner, men dette ble endret i Med hjemmel i lov om offentlige anskaffelser ble det i 2008 fastsatt ytterligere bestemmelser knyttet til gjengs lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter gjennom egen forskrift for kontrakter større enn 1,6 mill. kroner eks mva. Formålet var å sikre at leverandører som utfører tjeneste-, bygg- eller anleggsarbeider for kommunen ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn landsomfattende tariffavtaler. Bestemmelsen skal inntas i kontrakten og dokumenteres ved egenerklæring på tilbudstidspunktet. Forskriften omfatter også bestemmelse knyttet til kontroll og tilsyn. Kommunen har ikke bare gjennom denne forskriften en plikt til å følge opp kontraktsforpliktelsen, men også en selvstendig plikt til å sikre etterlevelse av lønns- og arbeidsvilkår gjennom forskrift om Side 19 av 26

20 Sak 48/16 informasjons- og påseplikt og innsynsrett, «påseforskriften». Formålet er også her å bidra til at lønns- og arbeidsvilkår som følger av allmenngjøringsforskriften etterleves. Tidligere var det også krav til leverandøren om å bekrefte at man følger forskrifter knyttet til helse, miljø og sikkerhet (HMS) gjennom å levere en egenerklæring sammen med tilbudet. Krav til egenerklæringen ble opphevet i 2010 under den begrunnelse at dette er forhold knyttet til internkontrollen, som skal være implementert hos leverandøren gjennom å være et lovlig foretak. Kontroll og tilsyn er tillagt Arbeidstilsynet og ikke kommunen. Når kommunen opptrer som byggherre inntreffer også bestemmelser og forhold knyttet til byggherreforskriften, som regulerer sikkerhet, helse- og arbeidsmiljø, hvor kravet tilligger kommunen som byggherre. Når kommunen kjøper ytelser knyttet til tilvirkning av offentlige byggeoppdrag skal forholdene reguleres i kontrakten og følges opp. Videre har kommunen selv utover alle bestemmelser gjennom lov og forskrift vedtatt ILO konvensjonen nr 94 om arbeidsklausuler i offentlige arbeidskontrakter og vedtak om bruk av lærlinger ved ellers like vilkår. Vedtakene regulerer de kontraktuelle sidene av arbeidsmessige forhold ved anskaffelser til kommunen. Lov og forskrift om offentlige anskaffelser har de seinere årene vært under revisjon og Stortingsproposisjon L 51 om ny lov, som er fremmet, inntar en del bestemmelser som øker krav og kontroll knyttet til gjengs lønns- og arbeidsmessige vilkår, og som er likt med mange av de samme forhold Telemarksmodellen omfatter. Planen var at proposisjonen skulle fremmes til høsten, men Næringskomitéen fremmet proposisjonen for Stortinget den 2. juni 2016, og den ble behandlet i Stortinget 9. juni Av forhold som samsvarer med Telemarksmodellen er det inntatt forhold i loven knyttet til: Miljø, menneskerettigheter og andre samfunnshensyn ved at oppdragsgiverne skal ha egnede rutiner for å fremme respekt for grunnleggende menneskerettigheter ved offentlige anskaffelser der det er en risiko for brudd på slike rettigheter. Oppdragsgiveren kan stille krav slik at offentlige kontrakter gjennomføres på en måte som fremmer hensyn til arbeidsforhold og sosiale forhold, forutsatt at kravene og kriteriene har tilknytning til leveransen med egnede krav og kriterier knyttet til ulike trinn i anskaffelsesprosessen, herunder også krav til antall ledd i leverandørkjeden. Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter gjennom at kommunale myndigheter kan ta inn klausuler i tjeneste- og bygge- og anleggskontrakter som skal sikre lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende forskrifter om allmenngjorte tariffavtaler eller landsomfattende tariffavtaler. Krav om bruk av lærlinger gjennom det å stille krav om at leverandører er tilknyttet en lærlingordning, og at en eller flere lærlinger deltar i arbeidet med gjennomføringen av kontrakten. Det legges opp til at de konkrete bestemmelser nedfelles i en revidert forskrift om offentlige anskaffelser, som kommer etter at loven er vedtatt. Side 20 av 26

21 Sak 48/16 Vurdering: Rådmannen vurderer at intensjonene med Telemarksmodellen å bekjempe sosial dumping og svart arbeid er gode. Mange av bestemmelsene om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter samsvarer med Telemarksmodellen. Likevel er bestemmelsene slik de er regulert gjennom lov og forskrift ikke like enkelt tilgjengelige, og de regulerer ulikt fasene i en anskaffelsesprosess fra det å sette kontraktsvilkår til det å følge opp, kontrollere og sanksjonere ved avvik. Det å innta ytterligere kommunale reguleringer nå samtidig med at ny lov kommer, kan gjøre bildet enda mer komplisert. Når ny lov er vedtatt og nye forskrifter er på plass vil det være mer oversiktlig å kunne vurdere om det er forhold ved lønns- og arbeidsvilkår som ikke har fått den samme regulering som Telemarksmodellen. Saken kan da eventuelt fremmes på nytt. Å håndtere særskilte regler for Søndre Land kommune i kontrakter vil medføre økt bruk av administrative ressurser både ved konkurranser men også ved kontraktsoppfølgingen. I tillegg vil særskilte regler vanskeliggjøre innføring av standardiserte og digitaliserte innkjøpsløsninger i kommunen. Rådmannen har ingen anslag på kostnaden av slike særskilte tilpasninger. Dess mer alle offentlige oppdragsgivere kan forholde seg til lov og forskrift, dess enklere er det også for næringslivet. Det understøtter standardisering av vilkår og prosess, ikke minst ift digitale løsninger i næringslivet. Dette vil ha en kostnad for kommunen i form av dårligere betingelser i kontraktene eller færre tilbydere. Det er ikke mulig å anslå denne kostnaden på en presis måte. Konklusjon: Selv om intensjonene ved Telemarksmodellen er gode, vil en innføring medføre både ulemper og kostnader for Søndre Land kommune og for næringslivet. Ettersom det nå skjer endringer i både lov og forskrift om offentlige anskaffelser mener rådmannen at vurdering av innføring av Telemarksmodellen bør avvente til disse endringene har trådt i kraft. Side 21 av 26

22 Sak 49/16 SAMARBEIDSPROSJEKT MELLOM OFFENTLIG OG PRIVAT SEKTOR OM VELFERDSTJENESTER ( CONNECTED LIVING ) Saksbehandler: Line Bøe Arkiv: 026 &63 Arkivsaksnr.: 16/985 Saksnr.: Utvalg Møtedato 121/16 Formannskapet /16 Kommunestyret Innstilling: Kommunestyret støtter at det settes i gang et toårig prosjekt om samarbeid mellom offentlig og privat sektor om velferdstjenester som tar sikte på å redusere presset på offentlige tjenester. Behandling/vedtak i Formannskapet den sak 121/16 Behandling: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kommunestyret støtter at det settes i gang et toårig prosjekt om samarbeid mellom offentlig og privat sektor om velferdstjenester som tar sikte på å redusere presset på offentlige tjenester. Vedlegg: 1. Forprosjektrapport om samarbeid mellom offentlig og privat sektor om velferdstenester (Connected Living) 2. Hovudprosjekt om offentleg og privat samarbeid om velferdstenester (Connected Living) utkast til prosjektplan Bakgrunn: I forbindelse med oppstart av kommunereformarbeidet i Oppland tok fylkesmannen initiativet til etablering av en nasjonal pilot. Bakgrunn for piloten var å nytte kompetanse og erfaring fra næringsliv og forskingsmiljø i reformarbeidet. Piloten ble organisert i fire delprosjekter der det ene var i Gjøvikregionen. I delprosjektet i Gjøvikregionen ble målsetningene for Connected Living tatt inn. Det er en velferdspilot som handler om kommunale velferdstjenester. Utgangspunktet for prosjektet Connected Living er de store demografiske utfordringene i vårt land. De eldste aldersgruppene øker kraftig mens de yngre er mer stabile. For Gjøvikregionen viser framskriving av folketallet at gruppa 80 år og eldre langt på veg dobler seg fram til 2040 Side 22 av 26

23 Sak 49/16 mens veksten i gruppa yrkesaktive år derimot er svært beskjeden. I 2015 er det 3,5 yrkesaktive (20-66 år) pr eldre (67 år +) og i 2040 er forholdet redusert til 2,3. Samtidig skjer det ei sentralisering som forsterker «underbemanningen» i distriktene. Når vi holder dette opp mot ei generell svakere økonomisk utvikling og store pensjonsutbetalinger, kan kommunesektorens evne til å løse nye oppgaver bli krevende. Connected Living peker på at det må utvikles løsninger som reduserer presset på de offentlige tjenestene. Nye løsninger er ikke bare et ansvar for offentlig sektor, men handler like mye om hvordan markedet kan utvikle boligløsninger og produkter så folk kan være selvhjulpne og bo lengst mulig hjemme. Løsningene må derfor utvikles i et tett samarbeid mellom næringsliv og offentlig sektor, og både eksisterende og ny kunnskap på tvers av mange fagområder må nyttes. Det er gjennomført et forprosjekt som ble avsluttet i mai/juni Forprosjektet hadde tre delmål: a) Foreslå samarbeidsmodell mellom kommune(-er), næringsliv og forsking for å sikre kompetanse i samfunnsplanlegginga i regionen. b) Identifisere/ finne 1 3 «skarpe case» eller eksempel på helse- og trivselsskapende løsninger der folk kan greie seg selv lengst mulig med egen hjelp. c) Initiere og utvikle ei næringsklynge i regionen. Kommunene har gitt uttrykk for at det vil være mest naturlig å knytte en samarbeidsmodell opp mot eksempel/ case i egen kommune. Dermed er det framdrifta i disse eksemplene som legger føring for etablering av samarbeidsmodellene. Mange vil nok meine at kommunene, som lokalsamfunnsutvikler, likevel har ansvar for slikt samarbeid. Følgende «skarpe case» eller eksempel er spilt inn fra kommunene i forprosjektet: - Sentrumsområde i Raufoss - Klinikken i Hov - Kapp bu- og servicesenter - Farverikvartalet i Gjøvik - Velferdsteknologi i Nordre Land Alle eksemplene passer inn i Connected Living-tankegangen, men viser at alle «skarpe case» krever videre planlegging før eventuell oppstart. Sentrumsområde i Raufoss og Klinikken i Hov er de to eksemplene som det ved avslutningen av forprosjektet var mest aktivitet rundt. Det generelle inntrykket var at det kunne vært sterkere engasjement rundt eksemplene. Kommunene har store utfordringer med å møte den kommende eldrebølga. Kanskje kan grupper med venner, familier og naboer engasjeres til å komme med spennende løsninger? Side 23 av 26

24 Sak 49/16 Det har ikke vært noe engasjement for å dra i gang utviklingsarbeid om nye boformer og boligløsninger. Dermed er det heller ikke grunnlag for etablering av næringsklynger før problemstillingene rundt eldrebølga kommer høyere på den kommunalpolitiske dagsorden. I forprosjektrapporten ble det trukket følgende konklusjon: Utfordringane med eldrebølgja som ventar oss om ti års tid er store. Det kan derfor vera grunn til å stille spørsmål om vi er godt nok førebudd til å møte denne utfordringa? Mykje tyder på at vi ikke er det vi har det så greitt i dag! Kva gjer vi når vi blir 50 % fleire eldre samtidig som kommuneøkonomien kanskje er redusert med 10 %? Skal vi møte denne utfordringa må vi byrje å førebu oss i dag. Det handlar om å utvikle gode bumiljø i en framtidsretta samfunnsstruktur. Da bør nettopp trekantsamarbeidet kommune, næringsliv og forsking vera interessant og opne for nye, spennande løysingar. Styringsgruppa for forprosjektet har foreslått at en går videre med arbeidet i et hovedprosjekt. Dette er også støtta av fylkesmannen (som finansierer arbeidet), ordførerne og rådmennene i regionen. I vedlagt utkast til prosjektplan foreslås et hovedprosjekt for en toårs periode. Visjonen for hovedprosjektet er at kommunene i Gjøvikregionen skal framstå som foregangskommuner gjennom god samfunnsplanlegging og utvikling av gode bomiljø der folk er selvhjulpne. Visjonen skal være nedfelt i kommunenes planstrategier og aktuelle planer, og det skal etableres et plansamarbeid mellom næringsliv, forskningsmiljø, kommune og andre offentlige instanser. Hovedmålet er å utvikle god folkehelse gjennom nye løsninger for gode lokalsamfunn og bomiljø med boligtyper og produkter der generasjonene bor om hverandre, har gode møteplasser og greier seg selv lengst mulig i sine egne hjem og på den måten reduserer presset på offentlige tjenester. Prosjektet skal være modelldannende og overførbart. Det er satt opp flere delmål: - lage en modell for Gjøvikregionen som skal beskrive elementer og prosess som må være på plass for å realisere hovedmålet - etablere en felles planleggingsgruppe for regionen - bruke eksemplene fra forprosjektet som referanseprosjekt - identifisere om lov- og regelverk eller finansiering skaper vansker for løsninger - etablere en næringsklynge - identifisere behovet for ny kunnskap Prosjektplanen understreker kommunenes aktive deltagelse i prosjektet. Hver kommune skal bl.a. definere en konkret stillingsressurs til arbeidet. Som suksessfaktorer pekes det på at deltagerne engasjerer seg i arbeidet og at det blir laga en god operativ planleggingsmodell Side 24 av 26

25 Sak 49/16 som blir testa ut i første rekke av referanseprosjekta i kommunene. Det er tilsatt prosjektleder i 50 % stilling. Styringsgruppe og planleggingsgruppe er under etablering. Vurdering: På bakgrunn av dagens press på de offentlige velferdstjenestene og de utfordringer som venter, mener rådmannen at samarbeidsprosjektet bør støttes. Side 25 av 26

26 Sak 50/16 REFERATSAKER TIL KOMMUNESTYREMØTET Saksbehandler: Knut Viset Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 16/1386 Saksnr.: Utvalg Møtedato 50/16 Kommunestyret Innstilling: Kommunestyret tar referatsakene til etterretning. Vedlegg: Protokoll fra kommunestyrets møte (finnes på ipad og kommunens hjemmeside) Bakgrunn: Det fremmes følgende referatsaker til behandling: 1. Protokoll fra kommunestyrets møte Vurdering: Rådmannen har ingen tilføyelser. Side 26 av 26