MØTEINNKALLING KONTROLLUTVALGET I TOLGA KOMMUNE SAKSLISTE

Transkript

1 MØTEINNKALLING KONTROLLUTVALGET I TOLGA KOMMUNE Kontrollutvalgets møter holdes for åpne dører i henhold til Kommuneloven 31. MØTEDATO: Mandag 15. februar 2016 KL.: 13:30 STED: Storstua, Tolga kommunehus SAKSLISTE SAK NR. INNHOLD 01/2016 Godkjenning av saksliste og innkalling 02/2016 Godkjenning av protokoll fra møte /2016 Årsmelding 2015 for kontrollutvalget 04/2016 Bestilling av overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon /2016 Bestilling av overordnet analyse og plan for selskapskontroll /2016 Vurdering av revisors uavhengighet 07/2016 Initiering av virksomhetsbesøk i /2016 Forvaltningsrevisjonsrapport Oppfølging og etterlevelse av klima- og energiplanen 09/2016 Rådmann orienterer om internkontrollsystem i kommunen og kommunens rutiner for innkreving av eiendomsskatt 10/2016 Orienteringssaker 11/2016 Eventuelt 1. Vara får tilsendt saksdokumenter, men møter kun etter nærmere avtale. Vær oppmerksom på at den enkelte representant selv er ansvarlig for å følge med på eventuelle inhabilitetsproblematikk i den enkelte sak. Den enkelte representant må selv kontrollere om det foreligger inhabilitet i noen saker og eventuelt varsle om dette til møtesekretæren, uavhengig av om det har vært inhabilitet ved tidligere behandlinger av saken(e). Fredag 5. februar 2016 For Marit Gilleberg, leder i kontrollutvalget Torill Bakken Torill Bakken Kontrollutvalg Fjell IKS, Sekretariat for kontrollutvalget Kopi sendt: Ordfører i Tolga kommune, Revisjon Fjell IKS, Rådmann i Tolga, Ekspedisjonen for off. gjennomsyn, kommunens hjemmeside, 1. vara Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalg Fjell IKS, Torill Bakken tlf.:

2 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /16 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 01/16 Kontrollutvalget Godkjenning av innkalling og saksliste Saksdokumenter: - Saksliste til møte Saksframlegg: Saken er obligatorisk i alle møtene i utvalget. Sakslisten er fastsatt i samråd med utvalgsleder. Sekretariatets forslag til vedtak: Innkalling og saksliste til møte godkjennes. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Tolga kommune Sak nr. 01/2016

3 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /16 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 02/16 Kontrollutvalget Møteprotokoll fra møte Saksdokumenter: - Møteprotokoll fra møte (vedlagt) Saksframlegg: Saken er obligatorisk på alle møter i kontrollutvalget. Protokollen ble sendt ut til medlemmene pr. e-post Sekretariatet har ikke mottatt forslag til endring på utsendt protokoll. Sekretariatets forslag til vedtak: Den vedlagte møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Tolga kommune Sak nr. 02/2016

4 vedlegg Tolga kommune MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget Møtested: Storstua, Tolga kommunehus Møtedato: Mandag 16. november 2015 Tid: Kl. 12:00 Saknr Til stede på møtet: Marit Gilleberg - leder Audun Holte - nestleder Anne Buttingsrud Per Gunnar Bakken Forfall: Toril Eva Steien Varamedlem: Embret Rønning Andre: Fra Kontrollutvalg Fjell IKS: Fra Revisjon Fjell IKS: Torill Bakken Norvald Veland Merknader: Det ble gitt en kort innføring til nye kontrollutvalgsmedlemmer. Presentasjon av sekretariat og revisjon. Kort gjennomgang av kontrollutvalgets viktigste oppgaver, samt regnskapsrevisjon. Varamedlemmer var invitert til å delta under møtets første del. Møtet ble avsluttet kl. 14:00 Mandag, 16. november 2015 Torill Bakken T. Bakken møtesekretær Neste møte: mandag 15. februar 2016 Kontrollutvalget i Tolga kommune Møteprotokoll, møte Side 1 av 3

5 23/2015 Godkjenning av saksliste og innkalling vedlegg Sekretariatets forslag til vedtak: Vedlagte møteprotokoll fra møte tas til orientering. Behandling: Sekretariatets forslag vedtas. Kontrollutvalgets vedtak: Vedlagte møteprotokoll fra møte tas til orientering. 24/2015 Møteprotokoll fra til orientering Sekretariatets forslag til vedtak: Saksliste og innkalling til møte godkjennes. Behandling: Sekretariatets forslag vedtas. Kontrollutvalgets vedtak: Saksliste og innkalling til møte godkjennes. 25/2015 Budsjett 2016 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Tolga kommune Sekretariatets forslag til innstilling: Kontrollutvalget vedtar det framlagte forslag til budsjett for Saken oversendes kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret vedtar det fremlagte forslag til budsjett 2016 kontroll- og tilsynsfunksjonen i Tolga kommune med en ramme på kr Behandling: Utvalget diskuterte budsjettet. Utvalget mener det er viktig at alle medlemmene får god opplæring første året i ny valgperiode. Budsjettposten for kurs og tapt arbeidsfortjeneste økes i forhold til tidligere år. Kontrollutvalgets innstilling: Kontrollutvalget vedtar det framlagte forslag til budsjett for Saken oversendes kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret vedtar det fremlagte forslag til budsjett 2016 kontroll- og tilsynsfunksjonen i Tolga kommune med en ramme på kr Kontrollutvalget i Tolga kommune Møteprotokoll, møte Side 2 av 3

6 26/2015 Årsplan og møteplan for 2016 vedlegg Sekretariatets forslag til vedtak: Årsplan for 2016 vedtas. Møtene starter til vanlig kl. 12:00 Møtestedet er til vanlig Tolga Kommunehus, fortrinnsvis Storstua. Møtedatoene er: o Mandag o Mandag o Mandag (virksomhetsbesøk) o Mandag o Mandag Behandling: Utvalget gikk igjennom datoene og årsplanen. Møtene starter 13:30. Dersom det er mange og tidkrevende saker kan møtene starte tidligere. Utvalget ønsker å fokusere på kommunens internkontroll og starter med å innkalle rådmannen for å få en orientering på overordnet nivå. Møteplan og årsplan for 2016, med endringer foretatt i møtet, godkjennes. Kontrollutvalgets vedtak: Årsplan for 2016 vedtas. Møtene starter til vanlig kl. 13:30 Møtestedet er til vanlig Tolga Kommunehus, fortrinnsvis Storstua. Møtedatoene er: o Mandag o Mandag o Mandag (virksomhetsbesøk) o Mandag o Mandag /2015 Orienteringssaker Sekretariatets forslag til vedtak: Sakene tas til orientering. Kontrollutvalgets behandling og vedtak: De framlagte saker tas til orientering. Revisor orienterte i tillegg om at arbeidet med påbegynt forvaltningsrevisjon har blitt forsinket på grunn av at svar i fra kommunen ikke er mottatt i henhold til fristen. Arbeidet med forvaltningsrevisjonen vil fortsette så snart svarbrev i fra kommunen foreligger. 28/2015 Eventuelt Kontrollutvalgets behandling og vedtak: Ingen saker til behandling. Kontrollutvalget i Tolga kommune Møteprotokoll, møte Side 3 av 3

7 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /16 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 15/16 Kontrollutvalget Kommunestyret Årsmelding for kontrollutvalgets virksomhet i 2015 Saksdokumenter: - Utkast til årsmelding for kontrollutvalgets virksomhet i 2015 (følger som eget vedlegg) Saksframlegg: Kontrollutvalget skal rapportere resultatet av sitt arbeid til kommunestyret. Rapporteringen skjer dels løpende ved at rapporter sendes til kommunestyret for sluttbehandling, samt at meldinger om oppfølging av rapporter oversendes kommunestyret til orientering. Som et ledd i rapporteringen vil årsmeldingen være et nyttig dokument. Sekretariatet har laget en oppsummering over kontrollutvalgets aktivitet i Sekretariatets forslag til vedtak: Årsmeldingen vedtas og legges fram for kommunestyret. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Tolga kommune Sak nr. 03/2016

8 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /16 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 09/16 Kontrollutvalget Bestilling av overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon - ny valgperiode Saksdokumenter: Ingen Saksframlegg: I henhold til Forskrift om kontrollutvalg, 10, skal kontrollutvalget utarbeide plan for forvaltningsrevisjon, som endelig vedtas av kommunestyret. Planene skal utarbeides minimum en gang i løpet av valgperioden, og senest i løpet av første året i valgperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Formålet er at forvaltningsrevisjonsprosjekter gjennomføres innenfor de kommunale tjenesteområdene der forbedringspotensialet er størst eller på områder der det er svært viktig at kommunen lykkes i sitt arbeid, altså områder som er vesentlige for kommunens virksomhet, tjenesteproduksjon og omdømme. Kontrollutvalget står fritt med hensyn til hvem som skal utføre analysen. Ifølge kommentarer til forskriftene kan analysen bestilles fra både kontrollutvalgets sekretariat, kommunens revisor eller andre. Saksvurdering: Det må vedtas en plan for forvaltningsrevisjon for valgperioden. Planen skal gjelde til fra år 2016 til og med Å gjennomføre en overordnet analyse av kommunen krever god kjennskap til organisasjonen samt kompetanse innen risiko- og vesentlighetsvurderinger. Revisjon Fjell IKS har den ønskede kompetanse og god kjennskap til kommunens virksomhet. Dette arbeidet har tidligere gått inn i arbeidet til revisjonen som en del av deltakerkommunenes ramme for revisjon. Det vil derfor være naturlig at utvalget ber Revisjon Fjell om å utarbeide en overordnet analyse og forslag til plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon på bakgrunn av analysen. Sekretariatets forslag til vedtak: Kontrollutvalget ber Revisjon Fjell IKS om å utarbeide forslag til plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen baseres på en overordnet analyse av Tolga kommunes virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Kontrollutvalget i Tolga kommune Sak nr. 04/2016

9 MØTEBOK Analyse med forslag til plan ønskes ferdigstilt innen Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Tolga kommune Sak nr. 04/2016

10 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /16 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 05/16 Kontrollutvalget Bestilling av overordnet analyse og plan for selskapskontroll - ny valgperiode Saksdokumenter: Ingen Saksframlegg: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.m., jfr. kommuneloven 77 nr. 5 og forskrift om kontrollutvalg 13. Etter kommuneloven 80 omfatter selskapskontrollen interkommunale selskaper og aksjeselskaper der kommunen alene eller sammen med andre kommuner eier alle aksjene og heleide datterselskaper til slike selskaper. Den obligatoriske delen av selskapskontrollen er eierskapskontroll. Det dreier seg primært om å kontrollere at den som forvalter kommunens eierskap utøver myndigheten på den måte som er fastsatt i lov og forskrift. Det omfatter også en vurdering av om den som utøver eierinteressene gjør dette i samsvar med eiers vedtak og forutsetninger for forvaltningen av eierinteressene. Selskapskontrollen kan også utvides til å omfatte forvaltningsrevisjon i selskaper. Dersom flere eierkommuner ønsker å gjennomføre selskapskontroll i samme selskap, kan det være hensiktsmessig at slik kontroll eller revisjon koordineres mellom selskapets eiere. Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. Planen skal vedtas av kommunestyret. Fristen for å vedta en slik plan i inneværende valgperiode er Saksvurdering: Selskapskontroll er en lovpålagt oppgave, og det er kontrollutvalgets ansvar å utarbeide en plan for gjennomføring av slik kontroll. Saken legges fram for kontrollutvalget med forslag om å be revisor om å starte arbeidet med en overordnet analyse av kommunens eierskap og utarbeidelse av plan. Kontrollutvalget står fritt til å velge hvem de vil bestille denne planen fra. Siden dette arbeidet allerede inngår som en del av Tolga kommunes avtale om revisjonsarbeid med Kontrollutvalget i Tolga kommune Sak nr. 05/2016

11 MØTEBOK Revisjon Fjell IKS, kan ikke sekretariatet se noen grunn til å benytte noen andre til dette oppdraget. Revisjon Fjell utarbeidet også planen i forrige valgperiode. Sekretariatets forslag til vedtak: Kontrollutvalget ber Revisjon Fjell IKS om å utarbeide forslag til plan for gjennomføring av selskapskontroll i Tolga kommune. Planen baseres på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Analyse med forslag til plan ønskes ferdigstilt innen Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Tolga kommune Sak nr. 05/2016

12 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /16 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 06/16 Kontrollutvalget Egenvurdering av revisors uavhengighet i henhold til forskrift om revisjon Saksdokumenter: - Skriv fra Revisjon Fjell IKS med egenvurdering av uavhengighet av Saksframlegg: Både kommuneloven ( 79) og forskrift om revisjon (kap.6) setter krav til revisors uavhengighet. Kontrollutvalget skal påse at kommunens årsregnskap og kommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte. En del av dette påseansvaret ligger i det å sikre at revisor er uavhengig. I følge forskrift om revisjon 15 skal oppdragsansvarlig revisor hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Oppdragsansvarlig revisor og revisors medarbeidere på oppdraget skal være uavhengige. De kan ikke ha en tilknytning til kommunen som svekker deres uavhengighet eller objektivitet i gjennomføringen av revisjonen. Dette innebærer blant annet at de ikke kan: inneha andre stillinger, eller være medlem av styrende organer, hos kommunen eller virksomhet som kommunen har økonomisk interesse i «delta i eller ha funksjoner i» annen virksomhet dersom dette er i konflikt med rollen som revisor for kommunen Det er også relevant for vurderingen av uavhengighet om revisors nærstående eller revisors medarbeidere har tilknytning til kommunen. Det er videre lagt begrensninger på hvilke andre tjenester revisor kan levere til kommunen. Dette gjelder: rådgivningstjenester, dersom disse er egnet til å reise tvil om revisors uavhengighet tjenester som hører inn under ledelses- og kontrolloppgavene i kommunen å opptre som fullmektig for kommunen De som utfører revisjon for kommunen skal selv vurdere sin uavhengighet fortløpende. Sakvurdering: Kontrollutvalget har mottatt egenvurdering av uavhengighet fra oppdragsansvarlig revisor for Tolga kommune Svein Magne Evavold, Revisjon Fjell IKS. Vurderingen er datert 10. november Kontrollutvalget i Tolga kommune Sak nr. 06/2016

13 MØTEBOK De fremlagte erklæringer dokumenterer at det ikke foreligger noen trussel i forhold til revisors uavhengighet. Revisor er tilstede under behandling av saken og kan svare på eventuelle spørsmål i fra utvalget. Sekretariatets forslag til vedtak: Kontrollutvalget godkjenner oppdragsansvarlig revisors uavhengighetserklæring datert 10. november Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Tolga kommune Sak nr. 06/2016

14 vedlegg

15 vedlegg

16 vedlegg

17 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /16 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 07/16 Kontrollutvalget Virksomhetsbesøk i 2016 Planlegging/utvelgelse Saksdokumenter: Prosedyrer for virksomhetsbesøk, vedtatt Saksframlegg: Tolga kontrollutvalg vedtok den prosedyrer for virksomhetsbesøk. Prosedyrene er vedlagt saken. I vedtatt møteplan for 2016 er det foreslått virksomhetsbesøk mandag 6. juni. Sekretariatet ser det som en fordel at utvalget tidlig på året tar stilling til hvilken virksomhet som skal besøkes i 2016, tidspunkt og omfang. Prosedyrenes punkt 1: Utvelgelse av virksomheter/enheter som skal besøkes skjer i diskusjon i kontrollutvalget i forkant, fortrinnsvis i årets første kontrollutvalgsmøte. Kontrollutvalget kan be om å få en presentasjon fra virksomhetsleder hvor det legges vekt på muligheter og utfordringer, samt en omvisning. Ved å invitere en representant fra de ansatte kan utvalget få et bredere bilde av virksomheten. Dersom det er mulig å legge til rette for bruk av et møterom i virksomheten kan utvalget avholde ordinært møte etter omvisning og presentasjon. Etter at utvalget har definert hvem, når og hvordan vil neste skritt bli: Gjøre avtale med rådmannen (få navn på kontaktpersoner ved enheten) Gjøre avtaler med enheten og de som det er ønskelig å møte under besøket (styrer/rektor, ansatte, pårørendeforening/fau, brukere/elever..) Forberede ev. spørsmål til besøket dersom utvalget ønsker det. Innhente eventuell dokumentasjon Prosedyrenes punkt om forberedelse: Sekretariatet tar skriftlig kontakt med rådmann, og avtaler tidspunkt for besøket. Det gjøres avtale med enheten og de det er ønskelig å møte under besøket, eks. styrer, rektor, ansatte, pårørende, brukere, elever. Eventuell dokumentasjon utvalget ønsker å få tilsendt på forhånd innhentes. Det forberedes eventuelle spørsmål til besøket. Sekretariatet utarbeider en plan for virksomhetsbesøket på bakgrunn av utvalgets vedtak og innhenter nødvendig dokumentasjon. Kontrollutvalget i Tolga kommune Sak nr. 07/2016

18 MØTEBOK Kontrollutvalget godkjenner planen for virksomhetsbesøket. Sekretariatet utarbeider en plan for besøket på bakgrunn av utvalgets behandling i denne saken. Sekretariatet foreslår at plan for besøket godkjennes i kontrollutvalgets planlagte møte Sekretariatets forslag til vedtak: Virksomhetsbesøk gjennomføres ved juni Sekretariatet forbereder besøk i henhold til prosedyrenes punkt Plan for gjennomføring av besøket godkjennes i kontrollutvalgets neste møte. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Tolga kommune Sak nr. 07/2016

19 Prosedyrer for virksomhetsbesøk vedlegg 1. Hensikt Virksomhetsbesøk skal gjøre kontrollutvalget bedre kjent med den kommunale virksomheten, og ansatte i kommunen skal bli kjent med kontrollutvalgets arbeid. Et virksomhetsbesøk er et møte mellom kontrollutvalget og en besøkt virksomhet/enhet i kommunen. Deltakere fra virksomheten orienterer om sin virksomhet og kontrollutvalgets medlemmer stiller spørsmål underveis hvis ønskelig. Det vil være normalt at kontrollutvalget tas med på en omvisning i kontorlokaler og eventuelt øvrig anlegg som den besøkte virksomheten disponerer. Kontrollutvalgets formål med virksomhetsbesøk er å gjøre seg kjent med og skaffe seg kunnskap om hvordan kommunens virksomheter drives. Hjemmelen for kontrollutvalgets virksomhetsbesøk er fastsatt i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 4: Kontrollutvalget skal føre tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Utvelgelse av virksomheter/enheter som skal besøkes skjer i diskusjon i kontrollutvalget i forkant, fortrinnsvis i årets første kontrollutvalgsmøte. Virksomheter som ikke er besøkt tidligere er aktuelle, og dersom det er opprettet en ny avdeling/virksomhet vil denne framstå som interessant for besøk. Tidligere besøk i en virksomhet kan være bakgrunn for at denne besøkes på nytt. Tid som er gått siden virksomheten sist fikk besøk av kontrollutvalget er avgjørende. Forhold som ble tatt opp ved tidligere virksomhetsbesøk kan fortsatt være relevante for kontrollutvalget. Prosedyrene kan også inkludere kommunale foretak og selskap. Under besøket kan kontrollutvalget bli kjent med virksomheten, og å gjøre kontrollutvalgsarbeidet kjent i kommunen undersøke generelt om krav til internkontroll er kjent i virksomheten, og om sentrale føringer knyttet til for eksempel etikk er kommunisert sjekke utvalgte områder som for eksempel HMS, offentlige anskaffelser og lignende ved å få orientering om og innsyn i system og rutiner få innspill til kontrollutvalgets risikoanalyse og planarbeid 2. Omfang Prosedyren gjelder for virksomhetsbesøk initiert av kontrollutvalget i Tolga kommune. 3. Ansvar Kontrollutvalget har ansvaret for å følge prosedyren. Vedtatt i kontrollutvalgsmøte i Tolga 30. april 2013 sak 11/13 Side 1

20 4. Framgangsmåte vedlegg 4.1 Planlegging Kontrollutvalget framsetter i samråd med sekretariatet forslag til virksomheter/enheter som er aktuelle for virksomhetsbesøk gjerne i årets første kontrollutvalgsmøte eller ved behov. Det skal framgå hvilke enheter som skal besøkes og forslag til tidspunkt for virksomhetsbesøkene. 4.2 Gjennomføring Virksomhetsbesøk har flere faser: 1. Initiering 2. Forberedelse 3. Virksomhetsbesøket 4. Etterarbeid Initiering Kontrollutvalget vurderer virksomhetsbesøk fortrinnsvis i årets første møte eller ved behov, og prioriterer hvilke virksomheter som skal besøkes, samt tidspunkt og omfang. Rådmannen inviteres under behandling av saken Forberedelse Sekretariatet tar skriftlig kontakt med rådmann, og avtaler tidspunkt for besøket. Det gjøres avtale med enheten og de det er ønskelig å møte under besøket, eks. styrer, rektor, ansatte, pårørende, brukere, elever. Eventuell dokumentasjon utvalget ønsker å få tilsendt på forhånd innhentes. Det forberedes eventuelle spørsmål til besøket. Sekretariatet utarbeider en plan for virksomhetsbesøket på bakgrunn av utvalgets vedtak og innhenter nødvendig dokumentasjon. Kontrollutvalget godkjenner planen for virksomhetsbesøket Virksomhetsbesøket Leder i kontrollutvalget leder og avvikler besøket. Besøket innledes ved å orientere om kontrollutvalgets arbeid og hensikten med besøket. Virksomhetsleder/enhetsleder og andre aktuelle medarbeider deltar og orienterer om virksomheten Kontrollutvalget stiller ev. spørsmål underveis. Det gis en sammenfatning/ oppsummering av besøket tilslutt Etterarbeid Etter møtet lager sekretariatet et oppsummerende notat til kontrollutvalget. Notatet behandles av utvalget og videresendes til kommunestyret til orientering. Kopi sendes rådmann og enheten som er besøkt. Dersom utvalget utarbeider en uttalelse, sendes denne på høring til rådmannen først. 5. Registrering og arkivering All framlagt dokumentasjon fra besøket oppbevares hos sekretariatet i 10 år. Referater og oversikter fra gjennomførte virksomhetsbesøk arkiveres også hos sekretariatet. Vedtatt i kontrollutvalgsmøte i Tolga 30. april 2013 sak 11/13 Side 2

21 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /2016 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 08/16 Kontrollutvalget Kommunestyret Forvaltningsrevisjonsrapport Oppfølging og etterlevelse av klima- og energiplanen Saksdokumenter: - Forvaltningsrevisjonsrapport av utarbeidet av Revisjon Fjell IKS Bakgrunn: Kontrollutvalgets plan for forvaltningsrevisjon for perioden som ble behandlet av kontrollutvalget i sak 25/2012 og av kommunestyret i sak 82/2012, har miljøspørsmål som tema for undersøkelse i Formål: Kommunens klima- og energiplan gir målsettinger som skal nås innen Det innebærer at det i 2015 kan være for tidlig å evaluere om det kan måles noen effekt av planen. Mer sentralt vil det være å følge opp hvilke interne tiltak kommunen har iverksatt for å møte de utfordringene som ligger i planen. Problemstillinger: For enhver forvaltningsrevisjon utarbeides det problemstillinger. Hovedproblemstillingen for denne forvaltningsrevisjonen er: Har kommunen iverksatt tiltak for å møte utfordringene som ligger i klima- og energiplanen? Spørsmålet kan konkretiseres nærmere i følgende problemstillinger: 1. Har Tolga kommune etablert et internkontrollsystem for oppfølging og rapportering av mål og tiltak som er fastsatt i klima- og energiplanen? 2. Arbeider Tolga kommune aktivt med tiltak for å oppfylle mål i klima- og energiplanen? Avgrensning: Undersøkelsen avgrenses til å omhandle hva kommunen gjør i forhold til oppfølging og rapportering av de mål og tiltak som er fastsatt i klima- og energiplanen. Kontrollutvalget i Tolga kommune Sak nr. 08/2016

22 MØTEBOK Rådmannens uttalelse: Rapporten ble oversendt til rådmannen for uttalelse Rådmannen har avgitt uttalelse til rapporten Uttalelsen er i sin helhet vedlagt rapporten. Revisors konklusjon: Revisor konkluderer slik: 1. Har Tolga kommune etablert et internkontrollsystem for oppfølging og rapportering av mål og tiltak som er fastsatt i klima- og energiplanen? Kommunestyret har gjennom klima- og energiplanen satt målsettinger med tilhørende tiltak for å redusere klimautslipp, redusere energibruk og øke produksjonen av fornybar energi. For å kunne ha oversikt over hvor langt man har kommet og til slutt kunne nå de fastsatte målsettingene, mener revisor at det er nødvendig å etablere et internkontrollsystem for oppfølging og rapportering. En evaluering av måloppnåelse for planen kan tidligst komme høsten Revisor mener at det er for sent i forhold til å kunne sikre en god gjennomføring. Kommunen har oversikt over noen tiltak som er gjennomført, men revisor mener at det også er behov for å dokumentere hvilke resultater som er oppnådd. 2. Arbeider Tolga kommune aktivt med tiltak for å oppfylle mål i klima- og energiplanen? Revisjonen mener at kommunen kunne arbeidet mer aktivt med tiltak for å oppfylle målene som er satt i klima- og energiplanen. En del tiltak har likevel blitt gjennomført og Revisjonen mener at kommunen har hatt en god oppfølging når det gjelder investeringer i ENØK tiltak. Revisjonen mener at de økonomiske konsekvensene av tiltak i planen i for liten grad er utredet og at planen burde vært fulgt opp bedre i handlingsplaner og budsjett. Deler av planen bygger på rammebetingelser og forutsetninger som er endret siden planen ble vedtatt. Energiproduksjon basert på biogass og skogvirke har ikke rammebetingelser som gir økonomisk lønnsomhet og målestokken for klimautslipp har forsvunnet. Dette berører sentrale målsettinger i planen og det vil ikke være forhold som kommunen selv har styring med. Miljøsertifisering av kommunens virksomheter framheves som et viktig virkemiddel i planen. Etter vår mening er det ikke tilfredsstillende at kommunen ikke har gjort noe i forhold til å oppfylle dette. Revisjonen mener at det er viktig at planen er oppdatert og kan fungere som et godt verktøy for kommunens arbeid med klima- og energispørsmål. Det har skjedd store endringer i forutsetningene som planen bygger på. Det gjelder både i forhold til rammebetingelser som kommunen ikke kan påvirke og i forhold til kommunens egen risiko- og sårbarhetsanalyse og overordnede planverk. Revisjonen mener derfor at deler av klima- og energiplanen er utdatert og trenger en revisjon. Revisjonen mener også at det er viktig at planen legger premisser for kommuneplanens arealdel. Kontrollutvalget i Tolga kommune Sak nr. 08/2016

23 MØTEBOK Revisors anbefalinger: Med bakgrunn i sine funn og vurderinger vil revisor anbefale at: Klima- og energiplanen bør revideres så snart som mulig. Tolga kommune bør etablere et system for oppfølging og rapportering av planlagte tiltak, samt evaluere og dokumentere de resultatene som oppnås. Saksvurdering: Sekretariatet er av den oppfatning at Revisjon Fjell IKS har avgitt en rapport i tråd med vedtatt prosjektbeskrivelse, samt kontrollutvalgets forutsetninger. Sekretariatet vil tilrå at kontrollutvalget slutter seg til revisors anbefaling. Sekretariatets forslag til innstilling: Forvaltningsrevisjonsrapporten "Oppfølging og etterlevelse av klima- og energiplan" tas til etterretning. Tolga kommune følger revisors anbefaling. Rådmannen bes revidere klima- og energiplanen innen 30.juni 2016 Rådmannen bes etablere et system for oppfølging og rapportering av planlagte tiltak, samt evaluere og dokumentere de resultatene som oppnås. Rådmannen bes rapportere til kontrollutvalget om iverksatte tiltak innen Behandling: Kontrollutvalgets innstilling: Kommunestyrets vedtak: Kontrollutvalget i Tolga kommune Sak nr. 08/2016

24 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /16 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 09/16 Kontrollutvalget Rådmann orienterer om internkontrollsystem i kommunen og kommunens rutiner for innkreving av eiendomsskatt Saksdokumenter: Ingen Saksframlegg: Kontrollutvalget ytret i forrige møte ønske om en orientering angående kommunens bruk av internkontrollsystemet. I tillegg ønsker utvalget en orientering om kommunens rutiner for innkreving av eiendomsskatt. Rådmannen er innkalt for å gi en redegjørelse og svare på spørsmål i fra utvalget. Sekretariatets forslag til vedtak: Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Tolga kommune Sak nr. 09/2016

25 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /16 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 10/16 Kontrollutvalget Orienteringssaker Det orienteres om følgende saker for kontrollutvalget:! Orienteringssak 1 Einfo 15/5 Tolkning av kommuneloven 80: Kommunaldepartementet har i et brev til Telemark kommunerevisjon uttalt seg nærmere om forståelsen av innsynsretten etter kommuneloven 80. E-info er vedlagt saken. Vedlegg.! Orienteringssak 2 Kontrollutvalgskonferansen 2016: To av kontrollutvalgets medlemmer har deltatt på årets kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen. Utvalgsmedlemmene oppfordres til å drøfte nytten av konferansen.! Orienteringssak 3 Melding om vedtak i kommunestyret: Kommunestyret i Tolga behandlet den 10/12-15 budsjett 2016 for kontroll og tilsyn. Kontrollutvalgets forslag var en ramme på kr Den vedtatte rammen for kontroll og tilsyn er på kr , altså en reduksjon i forhold til utvalgets forslag på kr Vedlegg.! Orienteringssak 4 Melding om vedtak i kommunestyret 4/16: Vannforsyning finansiering. Kommunestyret fattet den 28. januar følgende vedtak: "Tolga kommune tar opp lån pålydende kr for å finansiere overtakelse av Tolga vannforsyning SA." Saken legges fram for utvalget for diskusjon. Vedlegg. Sekretariatets forslag til vedtak: Sakene tas til orientering. Kontrollutvalgets behandling og vedtak: Kontrollutvalget i Tolga kommune Sak nr. 10/2016

26 vedlegg orienteringssak 1 einfo 15/5 Innsynsrett etter kommuneloven 80 I brev 28. august 2015 til Telemark kommunerevisjon IKS har Kommunaldepartementet uttalt seg om den nærmere forståelsen av innsynsretten etter kommuneloven 80: Innsynsretten omfatter kun de typer selskaper som er uttrykkelig nevnt i paragrafen, nemlig IKS er, 27-styrer og aksjeselskap. Det understrekes spesielt at ansvarlig selskap altså ikke omfattes av innsynsretten. Uttrykket «heleid», som er brukt i forarbeidene til loven, forstås på samme måte som følgende uttrykk som er brukt i loven: «der en kommune eller fylkeskommune alene eller sammen med andre (vår understreking) kommuner, fylkeskommuner eller interkommunale selskaper direkte eller indirekte eier alle aksjer» Kopi av departementets brev legges ved. Oslo, 6. oktober 2015 Bernt Frydenberg Juridisk rådgiver Norges Kommunerevisorforbund på vakt for fellesskapets verdier Postadresse: Besøksadresse: Telefon: Org.nr.: Postboks 1417 Vika Munkedamsveien 3B, 3. etg. E-post: post@nkrf.no Kontonr.: OSLO Web:

27 vedlegg orienteringssak 1 Telemark kommunerevisjon Deres ref Vår ref Dato 15/ Tolkning av kommuneloven 80 - innsynsrett i selskap Vi viser til e-post 19. januar 2015, med spørsmål om tolkning av kommuneloven 80. Vi beklager den lange saksbehandlingstiden. I brevet reises det to problemstillinger. Departementet tar med dette ikke konkret stilling til saken som henvendelsen dreier seg om. Vi vil likevel redegjøre for vår generelle forståelse av kommuneloven 80. Kan det kreves innsyn i ansvarlig selskap (ANS) i medhold av kommuneloven 80? Kommuneloven 80 første ledd nevner tre ulike organisasjonsformer som det på visse vilkår kan kreves innsyn i. Disse er interkommunale selskaper (jf. IKS-loven), interkommunale styrer (jf. kommuneloven 27), og aksjeselskaper (etter aksjeloven). Departementet legger til grunn at 80 uttømmende regulerer hvilke type selskaper som det kan kreves innsyn i, jf. Prop. 119 L ( ) s. 16. Departementet antar derfor at det ikke er innsynsrett i organisasjons- eller selskapsformer som ikke er nevnt i bestemmelsen (for eksempel ansvarlige selskap). Dette underbygges av andre uttalelser i samme proposisjon: Postadresse Kontoradresse Telefon* Kommunalavdelingen Saksbehandler Postboks 8112 Dep Akersg Erland Aamodt NO-0032 Oslo Org no postmottak@kmd.dep.no

28 Føremålet til departementet var såleis at alle aksjeselskap som er heilåtte av kommunen/fylkeskommunen eller kommunar/fylkeskommunar, anten direkte eller indirekte gjennom dotterselskap i eitt eller fleire ledd, skal vere omfatta av føresegna. Det same gjeld aksjeselskap som er indirekte åtte gjennom eit interkommunalt selskap. (s. 17) Formålet med lovendringen tyder altså på at det kun er datterselskap som er organisert som aksjeselskap det kan kreves innsyn i. Ansvarlige selskap er ikke nevnt i det hele tatt i forarbeidene, noe som også underbygger at dette er en selskapsform det ikke kan kreves innsyn i. Hva ligger det i uttrykket "heleid" som benyttes i lovforarbeidene? vedlegg orienteringssak 1 Departementet legger til grunn at uttrykket heleid i Prop. 119 L ( ) svarer til uttrykket "eier alle aksjer" som vi finner i 80 første ledd. Vi viser her også til at uttrykket "heleid" sto i lovteksten før endringen i Etter departementets oppfatning har disse to uttrykkene identisk meningsinnhold. I "heleid" ligger det først og fremst en avgrensning mot andre type eiere, som private eller staten. Se nærmere om bakgrunnen for dette i Prop. 119 L ( ) s. 16 med videre henvisninger. Departementet mener at bestemmelsen nokså klart ikke stiller krav om at selskapet er heleid av én kommune eller ett heleid kommunalt aksjeselskap. For eksempel vil et aksjeselskap som er eid av to kommuner være omfattet av innsynsretten etter kommuneloven 80. Et annet eksempel kan være et aksjeselskap som er eid av to kommunalt heleide aksjeselskaper. Med hilsen Siri Halvorsen (e.f.) avdelingsdirektør Erland Aamodt seniorrådgiver Dette dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur. Side 2

29 vedlegg orienteringssak 3

30 vedlegg orienteringssak 3

31 vedlegg orienteringssak 3

32 vedlegg orienteringssak 3

33 Side 1 av 5 vedlegg orienteringssak 4 SÆRUTSKRIFT- VANNFORSYNING FINANSIERING. Arkivsak: 13/352 Saksnr. Utvalg Møtedato 6/14 Kommunestyret /14 Kommunestyret /14 Kommunestyret /16 Formannskapet /16 Kommunestyret Utskrift sendes til: Tolga vannforsyning SA Andre dokumenter i saken: VS: TOLGA VANNFORSYNING SA SVAR PÅ SØKNAD OM KOMMUNAL OVERTAKELSE AV TOLGA VANNFORSYNING SA MELDING OM POLITISK VEDTAK - UTREDNING - KOMMUNAL OVERTAKELSE AV TOLGA VANNFORSYNING SA MELDING OM KOMMUNALT VEDTAK Saksopplysninger: Tolga kommunestyre vedtok i k-sak 73/14 å ta over Tolga vannforsyning SA under følgende forutsetninger: 1. Rådmannen anbefaler kommunestyret at Tolga kommune overtar Tolga Vannforsyning under forutsetning av at en ekstraordinær generalforsamling i Tolga vannforsyning SA i tråd med selskapets vedtekter godtar kommunal overtakelse med de forutsetningene som ligger til grunn 2. Overtakelse innebærer at man overtar eksisterende anlegg og ledningsnett tilhørende Tolga Vannforsyning SA. 3. Tolga kommune overtar alle anlegg, løsøre og rettigheter vederlagsfritt fra Tolga Vannforsyning SA. Bankinnskudd, kontantbeholdning og andre fordringer, samt evt. gjeld tilhørende Tolga Vannforsyning SA, overdras også til kommunen ved overtakelse i tråd med revidert regnskap på overtakelsestidspunktet. 4. Det settes også som krav at vedlagte overtakelsesavtale legges til grunn og underskrives før avtalen settes i verk. 5. Det forutsettes at den utarbeidede rapporten fra Solvang og Fredheim vil danne grunnlaget for framtidig utbedring og utbygging av vannverket, og at dette legges inn i kommunens økonomiplan i de nærmeste årene. 6. Tolga kommune tar ansvar for å sikre innbyggerne som tilhører vannverket til en hver tid tilstrekkelig vann av godkjent kvalitet. 7. Andelskapital og eventuell avkastning av denne skal ikke tilbakebetales andelseierne

34 Side 2 av 5 8. Før eventuell overdragelse til kommunen forutsettes at Tolga vannforsyning SA kan bekrefte/dokumentere skriftlige avtaler med grunneiere i forhold til drikkevannskilden. Som en del av saken ble det utarbeidet et utkast til overtakelsesavtale. Saksvurdering: Tolga vannforsyning SA avholdt sin generalforsamling den Til generalforsamlingen ble det laget et notat som vedlegg til innkallingen, der det ble orientert om hva en kommunal overtakelse ville innebære for den enkelte abonnent. Vedtaket på generalforsamlingen innebar at Tolga kommune sine betingelser for overtakelse av anlegget ble akseptert. Her ble det presisert at andelskapital og eventuell avkastning av denne ikke tilbakebetales andelseierne. Overtakelsesavtale signeres når regnskap for 2015 er ferdig og før selskapet oppløses juridisk. Eksisterende anlegg og ledningsnett tilhørende Tolga Vannforsyning SA overtas fra samme tidspunkt, men Tolga kommune tar fullt ansvar for drift fra Tolga kommune overtar alle anlegg, løsøre og rettigheter vederlagsfritt fra Tolga Vannforsyning SA. Bankinnskudd, kontantbeholdning og andre fordringer, samt evt. gjeld tilhørende Tolga Vannforsyning SA, overdras også til kommunen ved overtakelse i tråd med revidert regnskap på overtakelsestidspunktet. Regnskapet pr er ikke ferdigstilt, og denne oversikten inneholder derfor estimerte tall. Leverandørgjeld er estimert til kr ,- Kundefordringer er estimert til kr ,- En oversikt over saldo på lån og konti pr : Det er brukt kr av kassekreditt. Lån er på kr vedlegg orienteringssak 4 Det vil si Tolga kommune trenger et lån på kr for å finansiere denne investeringen. Når budsjett for 2016 ble lagt, ble verdiene i selskapet satt lik lånegjeld, og det ble beregnet kapitalkostnad ut fra dette. Rapporten fra Solvang og Fredheim danner grunnlaget for framtidig utbedring og utbygging av vannverket, og dette legges inn i kommunens økonomiplan i de nærmeste årene. Det er arbeidet med å bekrefte/dokumentere skriftlige avtaler med grunneiere i forhold til drikkevannskilden og ledningsnettet. Mange avtaler er på plass, også juridisk. Men, det mangler tinglysing av noen avtaler av nyere dato (siste 10 år). Det arbeides med å få dette på plass.

35 Side 3 av 5 vedlegg orienteringssak 4 Innstilling: Tolga kommune tar opp lån pålydende kr for å finansiere overtakelse av Tolga vannforsyning SA. Kommunestyret behandlet saken i møte : Tilleggsforslag fra Jo Esten Trøan, SP: Tillegg pkt.1: «Andre driftsmodeller for vannforsyningen i Tolga skal vurderes.» Avstemning: Pkt 1: Rådmannens innstilling; Enstemmig vedtatt Tilleggsforslag Jo Esten Trøan, pkt 1: Vedtatt med 9 mot 6 stemmer Pkt 2., 3 og 4: Rådmannens innstilling: Enstemmig vedtatt. Vedtak i Kommunestyret : 1. Det iverksettes utredningsprosjekt for mulig kommunale overtakelse av Tolga vannforsyning SA. Andre driftsmodeller for vannforsyningen i Tolga skal vurderes 2. Prosjektgruppas sammensetning og innholdet i utredningen vedtas slik det fremgår av vedlegg Utredningsoppgaven med videre forslag til prosess legges fram for politisk behandling i april Tolga kommune setter som vilkår at alle investeringer i Tolga Vannforsyning SA fryses inntil utredningsrapporten foreligger. Det samme er gjeldende for alt vedlikehold utover det helt prekært nødvendige. Tolga kommune skal tas med på en vurdering av hvilket vedlikehold som eventuelt må gjennomføres. Kommunestyret behandlet saken i møte : Saken utsatt til neste møte Vedtak i Kommunestyret : Saken utsatt til neste møte Kommunestyret behandlet saken i møte : Forslag fra Jo Esten Trøan, SP: «Saken utsettes. 1. Det skal vurderes alternativer til kommunal overtagelse. Følgende må berøres i ny saksutredning: A) drives som eget selskap som i dag B) drives som eget selskap som i dag, men vannverkene får tilbud om kjøp av driftskompetanse/ tjenester av kommunen.

36 C) drives som eget selskap som i dag, men vannverkene får tilbud om kjøp av driftskompetanse/ tjenester av kommunen. I tillegg bistår kommunen selskapene med; sikkerhetsanalyser, behovsutredninger og vannprøver mm for å sikre kvalitet og forsyningssikkerheten. 2. Usikkerhet i forhold til fremtidige investeringer og selvkostkalkylen skal avklares. 3. Tolga kommune bistår ytterligere utredning mot et vederlag» Avstemning; Utsettelsesforslag fra Jo Esten Trøan; falt med 9 mot 6 stemmer. Forslag fra Per Gunnar Bakken, AP; «Stryke pkt 8 i rådmannens innstilling» Avstemning; Rådmannens innstilling, pkt 1 til og med pkt 7: Vedtatt med 10 mot 5 stemmer Pkt 8: Rådmannens innstilling vedtatt med 10 mot 5 stemmer. Side 4 av 5 vedlegg orienteringssak 4 Vedtak i Kommunestyret : 1. Rådmannen anbefaler kommunestyret at Tolga kommune overtar Tolga Vannforsyning SA under forutsetning av at et ekstraordinær generalforsamling i Tolga Vannforsyning SA i tråd med selskapets vedtekter godtar kommunal overtakelse med de forutsetninger som ligger til grunn. 2. Overtakelse innebærer at man overtar eksisterende anlegg og ledningsnett tilhørende Tolga Vannforsyning SA. 3. Tolga kommune overtar alle anlegg, løsøre og rettigheter vederlagsfritt fra Tolga Vannforsyning SA. Bankinnskudd, kontantbeholdning og andre fordringer, samt evt. gjeld tilhørende Tolga Vannforsyning SA, overdras også til kommunen ved overtakelse i tråd med revidert regnskap på overtakelsestidspunktet. 4. Det settes også som krav at vedlagte overtakelsesavtale legges til grunn og underskrives før avtalen settes i verk. 5. Det forutsettes at den utarbeidede rapporten fra Solvang og Fredheim vil danne grunnlaget for framtidig utbedring og utbygging av vannverket, og at dette legges inn i kommunens økonomiplan i de nærmeste årene. 6. Tolga kommune tar ansvar for å sikre innbyggerne som tilhører vannverket til en hver tid tilstrekkelig vann av godkjent kvalitet. 7. Andelskapital og evt. avkastning av denne skal ikke tilbakebetales andelseierne. 8. Før en eventuell overdragelse til kommunen forutsettes at Tolga Vannforsyning SA kan bekrefte/dokumentere skriftlige avtaler med grunneierne i forhold til drikkevannskilden.

37 Side 5 av 5 vedlegg orienteringssak 4 Formannskapet behandlet saken i møte : Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak i Formannskapet : Kommunestyret behandlet saken i møte : Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak i Kommunestyret : Tolga kommune tar opp lån pålydende kr for å finansiere overtakelse av Tolga vannforsyning SA.

38 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /16 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 10/16 Kontrollutvalget Eventuelt Saksdokumenter: -Ingen Saksutredning: Kontrollutvalget vedtok i møte å sette saken Eventuelt på sakslista for hvert møte. Hensikten er at utvalgets medlemmer kan drøfte og fremme innspill til saker og forhold som kontrollutvalget bør/kan/må ta tak i. På grunn av sakens karakter, kan det være mulig at møtet må lukkes dersom det skal behandles taushetsbelagte opplysninger, jf Offentlighetslovens 13. Kontrollutvalgets behandling og vedtak: Kontrollutvalget i Tolga kommune Sak nr. 10/2016