Møteinnkalling og saksliste til styremøte onsdag 28. august 2013

Transkript

1 Styret i Sykehuset Telemark HF Vår dato: 21. august 2013 Observatør fra brukerutvalget leder Knut Bjaaland Observatør fra brukerutvalget nestleder Birgit Lia Administrerende direktør, Bess M. Frøyshov Kopi til: Styrets sekretær, Tone Pedersen Revisor Hans Christian Berger, PWC Varamedlemmer Direktørens stab og klinikksjefer Helse Sør-Øst RHF Innkalling og saksdokumenter sendes elektronisk og per post til styret, med unntak av til de medlemmer som kun ønsker elektronisk forsendelse. Mottakere som skal ha kopi av saksdokumenter får dette kun elektronisk. Møteinnkalling og saksliste til styremøte onsdag 28. august 2013 Møtested: Direktørens møterom Sykehuset Telemark i Skien Tidsplan: Kl Saksliste: Ad s orientering Beslutningssaker Sak Godkjenning av innkalling og saksliste Sak Godkjenning av protokoll fra styremøte i Sykehuset Telemark 22. mai 2013 Sak Ambulansestruktur i Telemark Sak Møteplan 2014 Orienteringssaker Sak Status kostnadsreduksjonsprogram 2013 Sak Virksomhetsrapport per juli 2013 Sak Budsjettforutsetninger og målsetninger for 2014 Sak Fremdrift og status i arbeidet med utviklingsplanen Sak Årsplan styresaker 2013 Sak Eventuelt Side 1 av 2

2 Andre orienteringer Tilleggsopplysninger til årlig melding 2012 Protokoll fra foretaksmøte STHF 17. juni 2013 Vedtekter STHF etter endring i foretaksmøte 17. juni 2013 Foreløpig protokoll fra møte i Brukerutvalget 6. juni 2013 Protokoll fra styremøte i Helse Sør-Øst 23. mai 2013 Foreløpig protokoll fra styremøte i Helse Sør-Øst 20. juni 2013 Foreløpig protokoll fra ekstraordinært styremøte i Helse Sør-Øst 20. august 2013 Restanse styresaker Tema Live presentasjon av DIPS ved Benedicte Børge-Ask Vararepresentanter møter kun etter særskilt innkalling. Dersom du er forhindret fra å møte, vennligst gi beskjed til: Tone Pedersen telefon , mobil eller e-post tone.pedersen@sthf.no Med vennlig hilsen Tom Jørgensen (sign.) Styreleder Vedlegg: Sakspapirer Side 2 av 2

3 PROTOKOLL FRA STYREMØTE I SYKEHUSET TELEMARK HF Dato og tid: Onsdag 22. mai 2013 kl Sted: Direktørens møterom STHF Skien Tilstede: Tom Jørgensen Elisabeth A. Nilsen Thor Helge Gundersen Berit Stormoen Tor Severinsen Thorleif Fluer Vikre Ellen Årøen Åse Himle Ann Iserid Vik-Johansen (fra kl fra sak 45-13) Barthold Vonen Styreleder Nestleder Observatører fra Brukerutvalget: Knut H. Bjaaland, nestleder brukerutvalget Fra administrasjonen: Adm. dir. Bess M. Frøyshov Tone Pedersen, spesialkonsulent (referent) Forfall: Mari-Anne Sannes Birgit Lia, leder brukerutvalget Dessuten møtte: Karl Ingar Lekman, controller (sak , sak og sak ) Frank Hvaal, prosjektleder Utviklingsplan (sak ) Benedikte Børge-Ask, prosjektleder DIPS (sak og sak ) Svein Tore Valsø, jurist HR-enheten (sak ), Anne May Mauritzen, seksjonsleder Kirurgisk klinikk og Einar Ramsli eiendomssjef (temaomvisning Nordfløyen) Side 1 av 5

4 Sak nr Godkjenning av innkalling og saksliste Styrets enstemmige vedtak: Innkalling og saksliste ble godkjent. Sak nr Godkjenning av protokoll fra styremøte i Sykehuset Telemark 3. april 2013 Styrets enstemmige vedtak: Styret godkjente protokoll fra styremøte i Sykehuset Telemark 3. april Sak nr Valg av medlemmer til brukerutvalget ved Sykehuset Telemark HF Styrets enstemmige vedtak: 1. Styret tar brukerutvalgets sammensetning til etterretning. Sak nr Økonomisk langtidsplan (2030) Styrets enstemmige vedtak: 1. Styret godkjenner økonomisk langtidsplan for perioden Styret ber administrerende direktør arbeide for å realisere økonomisk langtidsplan og at neste års budsjett utarbeides med dette som utgangspunkt. Protokolltilførsel fra de ansatte valgte styremedlemmene: ST får tilført forholdsvis mindre ressurser i planperioden og må omstille virksomheten. Utviklingsplanen vil kunne gi økonomiske effekter i og overskuddene må derfor planlegges i denne fasen. Å presse fram overskudd tidligere vil gi stor risiko for pasientbehandlingen, kvaliteten og arbeidsmiljøet. Sak nr Fremdriftsplan og budsjett for arbeidet med Utviklingsplanen Styrets enstemmige vedtak: Styret beslutter fremdriftsplan og budsjett for Utviklingsplanen slik det fremgår av vedlagte prosjektplan av 13. mai Side 2 av 5

5 Sak nr Igangsetting av forprosjekt for DIPS fase 2 Styrets enstemmige vedtak: 1. Styret erkjenner behovet for videreføring av DIPS investeringen i en Fase Som underlag for en endelig beslutning ber styret administrasjonen iverksette planleggingsarbeidet slik at et endelig beslutningsgrunnlag kan fremlegges for styret 25. september Sak nr Status oppstart DIPS Styrets enstemmige vedtak: 1. Styret vil berømme prosjektet for implementering i henhold til plan. 2. Styret tar orienteringen til etterretning. Sak nr Status kostnadsreduksjonsprogram 2013 Styrets enstemmige vedtak: Styret tar den fremlagte oversikten over status kostnadsreduksjonsprogram 2013 til orientering. Sak nr Virksomhetsrapport per april 2013 Styrets enstemmige vedtak: 1. Styret er bekymret for de negative avvikene etter april Styret forutsetter at administrasjonen arbeider aktivt med kostnadsreduserende og kvalitetshevende tiltak for å oppnå et resultat i balanse i Sak nr Lovkrav i tilknytning til AML-brudd Styrets enstemmige vedtak: 1. Sykehuset Telemark HF jobber kontinuerlig med å skape gode og forsvarlige arbeidstidsordninger innen rammene av lov- og avtaleverk. 2. Styret tar saken om lovkrav i tilknytning til AML-brudd til orientering. Sak nr Årsplan styresaker 2013 Styrets enstemmige vedtak: Årsplan styresaker 2013 tas til orientering. Side 3 av 5

6 Sak nr Eventuelt Det ble reist sak om avtaleutkast mellom Kragerø kommune og Sykehuset Telemark vedrørende prisen for leie av lokaler ved Kragerø sykehus. Administrerende direktør forhandler med Kragerø kommune innen sine fullmakter. ANDRE ORIENTERINGSSAKER 1. Driftsorienteringer fra administrerende direktør Felles sengeenhet medisin og kirurgi på Notodden. Direktøren redegjorde for tiltakene som er iverksatt ved enheten. Møte med formannskapet i Kragerø 21. mai Den 7. juni 2013 får Kragerø sykehus statsrådsbesøk. Det er ikke meldt om problemer for fremkommeligheten for ambulansene i forbindelse med flomsituasjonen i Telemark Fylkesmannen i Telemark har innkalt til telefonmøte vedrørende flomsituasjonen i Telemark på ettermiddagen 22. mai Prehospital - overføring av ambulansestasjonene på Notodden og Rjukan. Saken settes opp på agendaen til styremøte den 19. juni Kragerø båtforening har anket dommen fra tingretten. Saken kommer opp for lagmannsretten 28. mai Status rekrutteringssituasjon i økonomi enheten. 2. Foreløpig protokoll fra møte i brukerutvalget 8. mai Protokoll fra styremøte i Helse Sør-Øst 14. mars Foreløpig protokoll fra styremøte i Helse Sør-Øst 25. april Restanse styresaker Styrets enstemmige vedtak: Styret tar administrerende direktør sin orientering og øvrige orienteringssaker til etterretning. TEMASAK Omvisning v/anne May Mauritzen, seksjonsleder Kirurgisk klinikk, og Einar Ramsli, Eiendomssjef, av sengeposter i Nordfløyen Neste ordinære styremøte: Onsdag 19. juni 2013 i Direktørens møterom på Sykehuset Telemark fra kl til kl Etter styremøtet avholdes styreseminar frem til kl Side 4 av 5

7 Sykehuset Telemark, 22. mai 2013 Tom Jørgensen Elisabeth A. Nilsen Barthold Vonen Styreleder Nestleder Thor Helge Gundersen Åse Himle Berit Stormoen Mari-Anne Sannes Ann Iserid Vik Johansen Thorleif Fluer Vikre Sett Ellen Årøen Tor Severinsen Tone Pedersen (referent) Side 5 av 5

8 Saksframlegg til styret ved Sykehuset Telemark HF Sakstittel: Ambulansestruktur i Telemark Sak nr. Saksbehandler Sakstype Møtedato Jørgen Einerkjær, klinikksjef Beslutningssak Prehospital klinikk Trykte vedlegg: Utrykte vedlegg: Sluttrapport ambulansestruktur Telemark Ingress: Sykehuset Telemark, i samarbeid med helseforetakene Vestre Viken og Sykehuset Sørlandet, har fått i oppdrag av Helse Sør-Øst å utrede faglige og økonomiske konsekvenser knyttet til en eventuell endret organisering av prehospitale tjenester i Vestfold og Telemark. Oppdraget er gitt i brev fra HSØ av 4/ Brevet ligger som vedlegg i sluttrapporten. Det skal legges frem en innstilling innen 1. september 2013, som deretter skal behandles av styret i Helse Sør-Øst. Etter en gjennomgang av pasientstrømmer og beredskapssituasjon i Telemark, anbefaler de involverte foretakene, Sykehuset Telemark HF i samarbeid med Vestre Viken HF, Sørlandet Sykehus HF at Sørlandet Sykehus fortsatt skal ha ansvaret for ambulansetjenesten i kommunene Fyresdal og Nissedal, mens ansvaret for tjenesten i Tinn, Hjartdal og Notodden overføres til Sykehuset Telemark. Anbefalingen er forankret i kommunehelsetjenesten i de aktuelle kommunene, og endringen kan være klar fra 1/ Overføringen medfører engangskostnader til utstyr, omkobling av nødmeldetjenesten, til opplæring og ny husleie. Kostnadene er av Sykehuset Telemark HF beregnet til ca. 6,7 MNOK, og disse kostnadene vil bli søkt dekket fra Helse Sør-Øst i påvente av ny inntektsmodell. Forslag til vedtak: 1. Styret ved Sykehuset Telemark HF anbefaler i tråd med innstillingen i rapporten overfor styret i Helse Sør Øst at Sykehuset Telemark HF ved Prehospital klinikk overtar ansvaret for ambulansetjenesten på Rjukan og Notodden gjennom en virksomhetsoverdragelse og at Sørlandet sykehus fortsatt skal ha ansvaret for ambulansetjenesten i kommunene Fyresdal og Nissedal. 2. Administrasjonen sender søknad om finansiering av dokumenterte ekstrakostnader vedrørende virksomhetsoverdragelsen til Helse Sør-Øst når kostnadene er kartlagt. 3. Styret får til behandling en sak med avtale om overføring av virksomhet når styret i Helse Sør-Øst har tatt sin beslutning, og etter at virksomhetsgjennomgang er gjennomført. Skien, 20. august 2013 Bess Margrethe Frøyshov Adm. direktør Side 1 av 3

9 Bakgrunn AMK-sentralene, som både tar imot nødsamtaler og styrer ambulansene, er en svært viktig del av den akuttmedisinske kjeden. Sentralt står også ansvaret for beredskap, f.eks. ved å holde igjen ambulanser eller flytte ambulanser mellom ulike områder. Telemark, som i dag dekkes av tre AMK-sentraler, henholdsvis i Drammen (Hjartdal, Tinn, Notodden), Lillesand (Fyresdal, Nissedal) og Tønsberg (de 13 resterende kommunene). Sykehuset Telemark ved Prehospital klinikk har fått i oppdrag av Helse Sør-Øst å vurdere om nåværende ambulansestruktur er hensiktsmessig, eller om den bør justeres i henhold til sykehusområdet. Prinsippet om å organisere virksomheten til sykehusområdet er, med få unntak, gjeldende i Helse Sør-Øst. Det er laget en rapport som ivaretar pasientstrømmer, responstider og beredskapsstyring. Innstillingen skal leveres til Helse Sør-Øst innen 1/9, og de tre virksomhetene har samarbeidet om en anbefaling samtidig som egne sykehus og helsetjenesten i de ulike kommunene har vært involvert underveis. Underlag for anbefaling Sørlandet Sykehus har ansvaret for ambulansestasjonene i Fyresdal og Nissedal, og pasientene fra disse kommunene går i hovedsak til Arendal der også legevakten er lokalisert. Det er full enighet om at Sørlandet fortsatt bør ha ansvaret for denne tjenesten, både ut fra pasientstrømmene og fordi virksomhetene beredskapsmessig ikke er naturlig integrert med vårt geografiske område. Når det gjelder kommunene Tinn, Hjartdal og Notodden med to ambulansestasjoner, henholdsvis på Rjukan med én døgnvaktsbil og på Notodden med to døgnvaktsbiler, er situasjonen en annen. Det alt vesentlige av pasienter leveres på våre sykehus, med unntak av de som skal til høyere omsorgsnivå for hjertebehandling med PCI eller ved alvorlige traumer. Ved en overføring av driftsansvaret til AMK i Tønsberg, vil vi bedre responstiden i enkelte områder og samtidig kunne utnytte flåten til bedre styring av beredskap. Det har i lengre tid vært et ønske fra både sykehus og kommunehelsetjenesten om å få til en overføring, og også Vestre Viken HF og de ansatte på ambulansestasjonene er innstilt på dette. Det anbefales derfor overfor Helse Sør-Øst at Sykehuset Telemark HF ved Prehospital klinikk fra årsskiftet overtar ansvaret for ambulansetjenesten på Rjukan og Notodden gjennom en virksomhetsoverdragelse. Selv om den grunnleggende tjenesten er likeartet, er det enkelte ulikheter i driften innenfor de involverte virksomhetene, både når det gjelder behandlings- og overvåkningsutstyr og når det gjelder arbeidsrutiner. Det er derfor knyttet noen engangskostnader til overføringen, både til utstyr, til omkoding av radiosamband og til opplæring, totalt beregnet til 2,2 MNOK. Vi får også en betydelig økning i husleie fordi det nå gjennomføres oppgradering og nybygging av ambulansestasjonene på Notodden og Rjukan etter pålegg fra Arbeidstilsynet. Dette er kostnader som Vestre Viken HF ikke har hatt. I tillegg har bilene som antagelig blir tilbudt oss, en kjørelengde som tilsier at vi må gjøre bytter relativt snart, både av hensyn til sikkerhet og driftsstabilitet og for å inngi tillit overfor ansatte at vi driver en forsvarlig virksomhet. Ny bil koster ca. 1,5 MNOK, og vi tror det er nødvendig å bytte to. Denne avklaringen vil bli en del av virksomhetsgjennomgang. Det er mange oppgaver som må løses før Prehospital klinikk kan overta det operative ansvaret, og planleggingsarbeidet er allerede startet i samarbeid med ledere og ansatte i Vestre Viken. Vi avventer tiltak som har økonomiske konsekvenser inntil formell beslutning om overdragelse er tatt. side 2

10 Fra 2015 vil etter planen ny inntektsmodell for prehospitale tjenester i Helse Sør-Øst være på plass, og da fordeles midler på nytt etter mer objektive kriterier. I påvente av denne fordelingsmodellen ønsker vi å søke Helse Sør-Øst om dekning av engangskostnader samt kostnader til husleie første driftsåret. Engangskostnadene, inklusiv én ambulanse, er anslått til 5,2 MNOK, og husleien kan samlet bli 1,5 MNOK, avhengig av tilbudene som kommer inn i løpet av høsten. side 3

11 Avklaring av ansvar og organisering av prehospitalee tjenester i deler av sykehusområdet for Sykehuse et Telemark HF Etter en gjennomgang av pasientstrømmer og beredskapssituasjon i Telemark, anbefaler de involverte foretakene, Vestre Viken HF, Sørlandet Sykehus HF og Sykehuset Telemark HF, at Sørlandet Sykehus fortsatt skal ha ansvaret for ambulansetjenesten i kommunene Fyresdal og Nissedal, mens ansvaret for tjenesten i Tinn, Hjartdal og Notodden overføres til Sykehuset Telemark. Anbefalingen er forankret i kommunehelsetjenesten i de aktuelle kommunene, og endringenn kan være klar fra 1/ Overføringen medfører engangskostnader til utstyr, omkobling av nødmeldetjenesten, til opplæring og ny husleie er av Sykehuset Telemark beregnet til ca 6,7 MNOK, og disse kostnadene vil bli søkt dekket fra Helse Sør Øst i påvente av ny inntektsmodell. 1

12 Innhold Bakgrunn for saken... 3 Beskrivelse av arbeidsgruppens sammensetning og prosess... 3 Beskrivelse av dagens situasjon... 3 Introduksjon... 3 Demografiske data... 4 Medisinske tilbud i de ulike sykehusenee... 4 Medisinsktekniske løsninger i ambulansetjenesten... 4 Driftsdata i ambulansetjenesten... 5 Drift av AMK sentralene... 8 Beredskapsvurderinger... 9 Tekniske problemstillinger knyttet til nødmeldetjenesten Forslag til endringer Anbefaling Mulige effekter for pasientbehandlingenn Økonomiske konsekvenser Utviklingstrekk for ambulansetjenesten ogg AMK Forslag til gjennomføringsplann Risikoanalyse Vedlegg

13 Bakgrunn for saken De prehospitale tjenestene består av ambulansetjenesten, akuttmedisinsk koordineringssentral, AMK, samt Pasientreiser. Fagrådet for prehospitale tjenester og akuttmottak fikkk i oppdrag av Helse Sør Øst å vurdere en hensiktsmessig organisering av de prehospitale tjenestene i regionen (Faglig innspill til regional plan for prehospitale tjenester juni 2010). Fagrådet anbefalte å holde de tre virksomhetsområdene samlet og organisere dem til det enkelte sykehusområde. Bakgrunnenn var at nærmeree 90 % av virksomheten er lokal, og at samspillet med akuttmottakene, andre sykehusavdelinger og ikke minst primærhelsetjenesten, er av avgjørende betydning for prehospital verdiskapning. Fagrådet påpektee også en dell oppgaver som vil nyte godt g av tettere samhandling mellom de ulike tjenestene (fagutvikling, transport på tvers av sykehusområdene, styring av luftambulansene, IKT etc.). Disse oppgavene blir ivaretatt gjennom ulike initiativer i regi av Helse Sør Øst. Endringene som ble gjort i enkelte sykehusområder i forbindelse med den såkaltee hovedstadsprosessen (styresak Omstillingsprogrammet), medførte att ambulansestrukturen ikke fulgte de nye sykehusområdene fullt ut, og det er nå igangsatt to prosjekter som skal vurdere eventuelle behov for endringer i ansvarsforholdene. Dette gjelder Asker og Bærum som hører til Vestre Viken sykehusområde, men der ambulansetjenesten sortererr til OUS, samt Telemark som er delt på tre ambulansevirksomheter. Beskrivelse av arbeidsgruppens sammensetning ogg prosess Vestfold og Telemark fikk ansvaret for å gjennomføre vurderingen avv ambulansestrukturen i Telemark, vedlegg 1. Det er etablert en styringsgruppe med deltagere fra de tre involverte foretakene, og en egen arbeidsgruppe med deltagere fra Vestre Viken, se vedlegg 2. Det er avholdt møter med de involverte kommunene Hjartdal og Notodden, mens kommunikasjk jonen med Tinn, Nissedal og Fyresdal har gått over telefon ogg e post. Prosjektet er delt i to faser der den første er å komme frem til en anbefaling av eventuelle nye ansvarsområder. Fase to er når selve s overføringen settess i verk, og her er det satt opp et eget prosjekt med en rekke fagområder involvert,, vedlegg 3. I fase to blir også de ansatte sterkeree involvert. Beskrivelse av dagens situasjon Introduksjon Ambulansetjenestenn er knyttet til t én spesifikk AMK sentral som styrer virksomheten, og i Telemark er det derfor tre AMK sentraler som s er involvert, Vestre Viken i Drammen, Tønsberg for Vestfold og Telemark samt Lillesand for Sørlandet. I Helse Sør Øst er de prehospitale tjenestene organisert til de enkelte sykehusområdene, men det er noen unntak fra dette prinsippet, delvis ut fra historikk og delvis ut fra hvor de naturlige pasientstrømmene går. Da Blefjell sykehus HF ble avviklet i 2009, fikkk Vestre Viken HF ansvaret for Kongsberg sykehus, mens sykehusene på Notodden og Rjukan ble overført til Sykehuset Telemark HF. Ambulansetjenesten i 3

14 disse kommunene ble imidlertid videreført som en del av Vestre Viken. Ut fra ovennevnte prinsipp om sykehusområder, samt pasientstrømmene for de aktuelle kommunene, har Helse Sør Østt bedt de involverte partene vurdere hvor ambulansetjenesten bør organiseres. Sørlandet Sykehus HF har ansvaret for ambulansetjenestenn i Fyresdal og Nissedal, og for å sikree en helhetligg innfallsvinkel for sykehusområdet Vestfold og Telemark, blir også disse Telemarkskommunene tatt med i vurderingene, se vedlagte mandat. Demografiske dataa Befolkningen i de aktuelle kommunene har falt med i underkant av 2 % de siste ti årene, og det er særlig utviklingen i Tinn som er negativ, tabell 1. Utviklingstrekkene har h ingen betydning for hvem som har ansvaret for ambulansetjenesten, men vil kunne påvirke beredskapsløsningene overr tid. Hjartdall Notodden Tinn Areal (km²) Folketall 1/ Fyresdal Nissedal Tabell 1 Folketall 1/ / Folketall endring Bruken av ambulanser er nært knyttet til aldersfordeling i kommunene samt avstanden til aktuelle behandlingssteder, ref. arbeidet med inntektsmodell for de prehospitale tjenestene (T. Hagen, Ø. Røed, Helse Sør Øst) ). Samtidig betyr lokalisering av legevakt og lokal kultur også sitt for omfanget i bruk av ambulanse, se tabell 2 over ambulanseforbruk i de aktuelle kommunenek % vis endring -2,3 % 1,1 % -8,0 % 0,5 % -0,7 % Folketall Hjartdall Notodden Tinn Fyresdal Nissedal Tabell 2 Ambulanse oppdrag Oppdrag pr innbyggere Medisinske tilbud i de ulike sykehusene e Pasientene fra Notodden, Hjartdal og Tinn får dekket sine behov for akutt hjelp i Telemark, med unntak av alvorlige traumer og PCI som går direkte til OUS. Det er legevakttjenester på Rjukan for Tinn og på Notodden for innbyggere i Hjartdal og Notodden. Pasienter fra Fyresdal og Nissedal får dekket sine akutte behov i Arendal der også legevakten holder til. Unntak er slagtilfeller og annen nevrologi som går til Skien samt alvorlige traumer som går til OUS. Medisinsktekniske løsninger i ambulansetjenestenn De tre involverte ambulansetjenestene har samme rammeverk for sin tjeneste, men det er også noen ulikheter som kan skape noen vanskeligheter der flere virksomheter opererer i samme område, ref leveranser til akuttmottakene på Notodden og Rjukan. 4

15 Vestre Viken Mobimed brukes som behandlings og overvåkningsutstyr, og man er i ferd med å innføre et journalsystem som er knyttet til Mobimed. Sykehuset i Skien har så langt ikke hatt mottaksmuligheter for EKG, og data må sendes på faks. Vestre Viken innfører IT verktøyet Ambustat for å registrere driftsdata, og kombinert medd det nye, elektroniske journalsystemet, vil dettee danne grunnlagg for et helhetlig styringssystem for ambulansetjenesten Vestfold og Telemark LP15 er nylig innført som behandlings og overvåkningsutstyr, og Notodden sykehus må ha mottaksutstyr både for Mobimed og LP15. Mottak av data fra LP15 er e webbasert, og både Arendal og Oslo mottar EKG elektronisk. Vestfold og Telemark har også hjertekompresjonsutstyr om bord i alle biler. Triageringssystemet RETTS er innført for den akuttmedisinske kjeden k (ambulanser og akuttmottak) i beggee fylker, men siden Vestre Viken ikke bruker RETTS, har Notodden sykehus nå ulike rutiner å forholde seg til. Vestfold og Telemark bruker elektronisk journal i det akuttmedisinske informasjonssystemet AMiS slik at driftsdataa og medisinske data er integrert siden Sørlandet LP12 brukes som behandlings og overvåkningsutstyr, og siden hjertepasientene i Fyresdal og Nissedal bringes til Arendal, har dette ingen betydning for hjerteavdelingene i Telemark. Sørlandet benytter Ambustat for registrering av driftsdata og medisinske data. Data fra Sørlandet kan derfor ikke uten videre integreres med databasen for AMiS. Triageringssystemet RETTS benyttes i akuttmottakene, men så langt ikke i ambulansetjenesten. Driftsdata i ambulansetjenesten Pasientstrømmer i Notodden, Tinn og Hjartdal For å sikre bedre forståelse og synliggjøring av aktiviteten i ambulansetjenesten, har vi tatt i bruk nye verktøy, såkalte heatmaps, som viser hendelsene plassert i kart og med m synliggjøring av hvor aktiviteten er størst, se fig. 1 5

16 Fig. 1 I 2009 ble Blefjell sykehus HF avviklet og Sykehuset Telemark overtokk ansvaret for sykehusene på Notodden og Rjukan. En kartlegging av pasientstrømmene i 2008 og i 2012, se tabell 3, viser moderate endringer, og den mest signifikante er at pasienter som tidligere gikk til Kongsberg, nå går til Skien. En overføring av ansvaret for ambulansetjenesten vil derfor ikke gjøre store endringer i pasientstrømmene. Avstander og kjøretid er heller ingenn avgjørende faktor, se tabell 4. Leveringskommune År Hentekommune Totalt Ikke leveringssted Arendal Drammen Eidsvoll Hjartdal Kongsberg Kragerø Notodden Oslo Porsgrunn Skien Tinn Tønsberg Udefinert kommune 2008 Hjartdal Notodden Tinn Totalt Hjartdal Notodden Tinn Totalt Endret antall Endring i % 83 3 % % % 64 % 12 Tabell 3. 6

17 Avstander Drammen Notodden 61 Rjukan 81 Tabell 4 Skien Oslo Arendal Drammen (min) Skien (Km) Oslo Arendal Pasientstrømmer i Fyresdal og Nissedal Tabellene 5 og 6 viser at det er små endringer i pasientstrømmene i Nissedal N og Fyresdal fra år til år, og siden legevakten er lokalisert til Arendal, vil en endring av ansvaret for ambulansetjenesten ikke gjøre store endringer i dette bildet. Det er også noe kortere kjøreavstand til Arendal som gjør dagens løsning fordelaktig, tabell 7. Sykehuset Sørlandet har sin nevrologiavdeling i Kristiansand, og det er i hovedsak denne pasientgruppenn som går til Skien i dag. Fra Fyresdal Til Arendal Til Skien Til Skien Tabell 5 Fra Nissedal Til Arendal Til Skien Til Skien Tabell 6 39 % 244 % 22 % 166 % % % Arendal Kristiansand Skienn (min) Fyresdal Nissedal Tabell Arendal Kristiansan (Km) d Skien* * Høydeforskjellene er meter vedd kjøring til Skien og meter ved kjøring til Arendal, noee som forsterke fordelen ved å kjøre til Arendal Aktivitet i ambulansetjenesten Det er store forskjeller på arbeidsbelastningen i ambulansetjenesten, og dette err knyttet til grisgrendt kontra tettbygd strøk samt avstand til de medisinske tilbudene. Tabellen viser aktiviteten på alle ambulansestasjonene i Telemark, og en endring av ansvarsforhold vil ikkee påvirke aktiviteten i særlig grad, se tabell 8 som viserr % oppdragstid pr. ambulanse. Her er e andre arbeidsoppgaver som klargjøring, journalarbeid etc. ikke tatt med. 7

18 Vestre Viken Telemark Kongsberg* Veggli Notodden* Rjukan 28 % 19 % 36 % 15 % Kragerø Porsgrunn* Skienn Nomee 28 % 42 % 36 % 19 % Bø 24 % Seljord* 19 % Vinje 15 % Tokkee 14 % Tabell 8 * Gjennomsnitt der det er fleree biler Organisering og bemanning av ambulansetjenesten Ambulansetjenestenn er svært krevende å organisere og å lede. Dettee er bl.a. knyttet til at ambulansearbeiderne utfører sine krevende oppgaver uten å bli observert og få veiledning i det daglige. Det er store geografiske avstander mellom de enkelte enhetene, og vaktordningene gir få fremmøter for den enkelte, og det er vanskelig for lederne å være i dialog d med sine medarbeidere. Alle de aktuelle ambulansestasjonene har såkalte døgnvakter, dvs. att de ansatte jobber 7 8 døgn i måneden hvorav to helger, og på dagtid er de stort sett ute og kjører. På grunn av lav aktivitet, har Fyresdal og Nissedal i tillegg hjemmevakt, dvs. de er ikke tilknyttet noen fysisk ambulansestasjon. Med utgangspunkt i ovenstående utfordringer, er det ingen entydig riktig r måte å organisere tjenesten på, og de tre involvertee virksomhetene har da også valgt ulike ledelsesmodeller ut fra erfaring og tilgang på personell. Dersom det gis tilslutning til at Sykehuset Telemark overtar ansvaret for driften av tjenestene på Notodden og Rjukan, vil organiseringen bli b et resultatt av dialog med både ansatte og potensielle ledere. Bemanningen ellers vil ikke noe sted bli påvirket avv hvem som har ansvaret for driften. Drift av AMK sentralene Aktivitet AMK sentralene, som både tar imot nødsamtaler og styrer ambulansene, er en svært viktig del av den akuttmedisinskee kjeden. Sentralt står også ansvaret for beredskap, f.eks. vedd å holde igjen ambulanser eller flytte ambulanser mellom ulike områder. Telemark dekkes i dagg av tre AMK sentraler, henholdsvis i Drammen (Hjartdal, Tinn, Notodden), Lillesand (Fyresdal,, Nissedal) og Tønsberg (de 14 resterende kommunene). Arbeidsbelastningen for de d tre sentralene er relativt lik i dag, se tabell 9 med befolkningstall der tallene i parentes viser konsekvensene avv anbefalingen. Dersom Asker og Bærum overføres til AMK Vestre Viken, vil aktiviteten her øke vesentlig. AMK sentral Vestre Viken Tønsberg Lillesand Tabell 9 Innbyggere ( ) ( ) Befolkningstetthet/km Antall ambulanser 29 (26) 29 (32) 31 8

19 Selv om sentralene har tilgang til å se hverandres ressurser, er det avgjørende at hvert enkeltt område har kontroll på egne ambulanserr for å sikre beredskap. Unntak er vedd akutte hendelser der AMK sentralene har mulighet for å benytte nærmeste bil etter dialog mellom sentralene. Bemanning i AMK AMK sentralene er en av de mest krevende organisasjonene å bemanne, og årsaken er krav til t spesialkompetanse kombinert med kontinuerlig drift og ekstra stor belastning b påå ugunstige tidspunkter som helger og høytider. Det er klare stordriftsfordeler med hensyn til teknologi og bemanning, men dette må sees i sammenheng med verdien av lokalkunnskap både mht. geografi og de ulike aktørene i helsetjenestene, dvs. kommunehelsetjenesten, legevaktene og spesialisthelsetjenesten. Det er tidligere t anslått at AMK sentralene bør b ha et nedslagsfelt på minimumm innbyggere (Brustadutvalget, mars 2009, side 90), og alle de involverte sentralene har derfor kritisk masse inntil eventuelle nyee føringer blir lagt. Det er usikkert i hvilken grad en endring i ansvarsområder vil kunne ha h innvirkning på bemanningen i AMK Vestre Viken, og denne problemstillingen må sees i sammenheng med en eventuell overføring av ansvaret for Asker og Bærum.. Det er mulig AMK Tønsberg må oppbemannes på enkelte kritiske tidspunkter med særlig høy belastning, men ny inntektsmodell vil nøytralisere eventuelle skjevheter som måtte oppstå ved en overføring, og 2014 kan sees som et unntaksår. Beredskapsvurderinger Det er opp til den enkelte virksomhet å sørgee for å leveree en forsvarlig tjeneste, og dette er knyttet både til det medisinske tilbudet og til å gi pasienten rask hjelp. Det medisinske m tilbudet ivaretas gjennom sertifisering av den enkelte ansattee etter et settt med arbeidsprosedyrer, og i hovedtrekk er retningslinjene like, men med noen tilpasninger ut fra utstyr og lokale forhold. Akutte hendelser står for mellomm 30 og 40 % av oppdragene i ambulansetjenesten, og responstid er et av de få kvalitetskriteriene som er etablertt for denne virksomhete n. Myndighetene har anbefalt at 90 % av pasientene skal være nådd innen 12 minutter i tettbygde strøk og innen 25 minutter i grisgrendte strøk. Dette oppnås ved å ha sattt inn tilstrekkelig antall ambulanser a som så styres slik at det til enhver tid er ressurser tilgjengelig for akutte oppdrag. I praksis benytter man da ambulanser fra nærliggende områder eller flytter biler for å sikre beredskapen i et e område som ikke har dekning i øyeblikket. Ingen av de tre tjenestene har i dag presise verktøy som gjør g det mulig å styre ambulanseflåten optimalt, og oppgaven løses gjennom å bruke noen enkle retningslinjer, trene personellet og overlate til operatøren å gjøree løpende vurderinger. Så lengee pasientene i Fyresdal og Nissedal i hovedsak går mot Arendal og at antall oppdrag totalt sett er relativt lite, er det uproblematisk at sentralen i Lillesand dekker deler av Telemark. Avstanden mellom ambulansestasjonene i denne delen av Telemark gjør det litee aktuelt å flytte beredskap mellom de to ansvarsområdene. I påkommende tilfeller hender det at a man ber hverandre om hjelp, men det foregår i så fall på telefon på en enkel og formålstjenlig måte. Denne dialogen kan bli bedre enn den er i dag. AMK sentralen i Vestre Viken styrer Telemarksambulanser som i hovedsak leverer på Sykehuset Telemarks virksomheter på Rjukan, Notodden og i Grenland, se tabell 3. Det vil alltid være god 9

20 tilgang på ambulanser i nærheten av et akuttmottak. Utnyttelsen blirr imidlertid vanskeliggjort når to sentraler har ansvaret i samme område, og særlig Notodden vil væree preget av denne situasjonen. Rekvirentene av tjenestene må også forholdee seg til to sentraler medd noe ulik arbeidsmetodikk og med to administrative enheter til behandlingg av eventuelle feil og avvik. I forbindelse med vurderingen av ambulansestrukturen er driftsdataa samlet inn, og vi har tatt i bruk nye verktøy for å synliggjøre problemstillingene med beredskapsstyring og for å identifisere de viktigste utfordringene, se fig. 2. Dette er første gang vi har kunnet presentere responstider (fra( AMK mottar melding på 113 til ambulansen er fremme hos pasient) på tvers av to AMK områder. Det fremkommer tydelig at det er problemer med responstider i grensesnittet mellomm ansvarsområdene, f.eks. Seljord/Hjartdal og Notodden/Sauherad. Responstider akutte oppdrag < 12 min < 25min < 40min > 40min 10

21 Figur 2 Dersom ansvaret for ambulansetjenesten overføres til Vestfold og Telemark, vil disse områdene bli bedre håndtert, og det er ikke grunn til å tro at det oppstår nye, kritiske grensesnitt. Når ambulansene i ett område er ute på oppdrag, vil AMK ofte flytte biler for å sikre den totale beredskapen innen ansvarsområdet. Dette er en noe omstridt løsning, men de fleste virksomhetene flytter beredskap i større eller mindre grad. Den fysiske avstanden til Fyresdal og Nissedal gjør det lite relevant å involvere disse bilene i den ordinære beredskapsvurderingen i Telemark, men AMK sentralene er e i dialog nårr særskilte behov oppstår. Vestre Viken har benyttet biler på Kongsbergg og Veggli for å dekke opp for Notodden og Rjukan, se vedlegg 5, mens mange av bilenee som hører til Telemark i dag, leverer pasienter både til Notodden og Rjukan, se vedlegg 6. Siden disse områdene styres fra AMK sentralen i Vestre Viken i Drammen, kan bilene ikke utnyttes i den totale beredskapen. Det samme gjelder når biler fra Notodden eller Rjukan opererer innenfor det området som styres fra AMK sentralen for Vestfoldd og Telemark i Tønsberg. Beredskapsmessig er det derfor enn klar fordel om ambulansetjenestenn i Notodden og Rjukan overføres til Sykehuset Telemark. Som tidligere nevnt, har vi ikke presise verktøy for å styre beredskap, men det err grunn til å tro t at en endring av ansvarsforholdene vill gi bedre beredskap ennn tilfellet er i dag. Tekniske problemstillinger knyttet til nødmeldetjenesten Nødmeldetjenesten står for driften av radiosambandet i de ulike områdene, og det gamle helseradionettet skal erstattes med nytt, digitalt nødnettt i løpet av måneder. Det er kostnader knyttet til å endre mottaksstasjonene i radiosambandet, og inntil allee tilknyttede områder, f.eks. Rogaland, er i drift på digitalt nødnett, må nytt og gammelt utstyr brukes parallelt. Dette har imidlertid ingen avgjørende betydning for driftsansvaret for ambulansetjenesten. Forslag til endringer Anbefaling Etter en gjennomgang av ambulansestrukturen i Telemark, anbefalerr arbeidsgruppen at Sykehuset Sørlandet fortsatt skal ha ansvaret for ambulansetjenesten i Fyresdal og Nissedal. Dette er basert på at de viktigste pasientstrømmene går til Arendal der også legevaktenn for de to kommunene er lokalisert. Dette er i tråd med ønsket fra de to kommunene, representert ved rådmennene. Den eneste ulempen som er identifisert, er at de andre nødetatene i Telemark, dvs. brannvesen og politi, fortsatt må forholde seg til to AMK sentraler. Når det gjelder kommunene Tinn, Hjartdal ogg Notodden, anbefaler arbeidsgruppen en overføring av ansvaret for ambulansetjenestenn fra Vestre Viken til Prehospital klinikk ved Sykehuset i Vestfold og Sykehuset Telemark. Dette er basert på at pasientstrømmen fra dissee kommunene i altoverveiende grad går til Sykehuset Telemark, se tabell 3, og at den totale beredskap i områdett i så fall forventes å bli bedre, ref avsnittet om beredskapsvurderinger, side 9. Den anbefalte løsningen er ønsket både av 11

22 sykehusene på Notodden og Rjukan og fra kommuneoverlegene i de tre kommunene. De pasientene som skal til høyere omsorgsnivå,, vil fortsatt gå til OUS, dvs. nær 150 transporter i året. Mulige effekter for pasientbehandlingenn Anbefalingen er basert på at samhandlingen i det aktuelle området, både med primær og spesialisthelsetjenesten, forenkles gjennom å synkronisere ambulansetjenesten til å passe med sykehusområdet. Dette har også betydning ved eventuelle endringerr i struktur innad i et ansvarsområde som ofte resulterer i at ambulansetjenesten må styrkes som følge av f.eks. sentralisering eller funksjonsdeling. Det er tro på at pasienttilbudet blir b mer enhetlig og at det blir enklere å forholde seg til én AMK sentral forr kommuner som har egne sykehus. Ut fra analysene av responstider i dagens grenseområder, ser vi et tydelig forbedringspotensial ved en overføring, dvs. når nærmeste bil enklere kan benyttes, se fig. 2. Saken er behandlet i styret for Sykehuset Telemark HF som gir sin tilslutning til anbefalingen,, vedlegg 8. Økonomiske konsekvenser En overføring av ansvaret for Tinn, Hjartdal og Notodden fra Vestre Viken V til Sykehuset Telemark, vil ha moderate økonomiske konsekvenser medd hensyn til løpende drift. Det er ikkee aktuelt å gjennomføre noen reduksjon av antall biler i de kommunene som blir påvirket avv ansvarsendringen, og det er heller ikke nødvendig å øke kapasiteten. Det vil derfor væree samme behov for ambulansestasjoner, bemanning og bilpark uavhengig av hvem som driver d tjenesten. Beregninger som Sykehuset Telemark har gjort ut i fra dagens situasjon med hensyn til utstyr, biler og lokaler, vil generere en del engangskostnader i form av nytt utstyr, utskifting av biler, økt husleie og opplæring av personell. De tre bilene som er tilknyttet Notodden og Rjukan, har en gjennomsnittlig kjørelengde på km. og vil passere anbefalt kjørelengde k på i løpet av inneværende år. Det må derfor investeres umiddelbart i to ambulanser á NOK samt at alle bilene, inklusiv reservebiler, må ha nytt IT utstyr til Sykehuset Telemarkk vil måtte utruste tre ambulanser med overvåkningsutstyret LP 155 til en kostnad på drøyt NOK N samt med hjertekompresjonsbrett til drøyt NOK For å trene de aktuelle medarbeiderne på nytt utstyr og nye rutiner, f.eks.. triageringssystemet RETTS og nytt journalsystem, vil det medgå timeverk som tilsvarer ca. et halvt årsverk høsten 2013 og med mye av tiden på 1000 % overtid. Opplæringskostnadene er beregnet til NOK Det vil også være noen engangskostnader knyttet til teknisk overføring av nødmeldetjenesten, og dette er beregnet til NOK De totale engangskostnadene anslås dermed til ca. 5,2 MNOK, se nedenstående tabell. Kostnadselement Ambulanser Transmobil LP15 (montert) Autopulse Omkobling av radionett Opplæring av personell Engangskostnader Kostnad (NOK) Antall Sum

23 Dersom beslutning om overføring blir tatt, vil det være nødvendig med en grundigere analyse knyttet til økning av aktiviteten for AMK Tønsberg, og kanskje vil praktisk erfaring tilsi at bemanningen bør økes i enkelte perioder. Det vil imidlertid være tale om små justeringer, mens bemanningen i Vestre Viken må sees i sammenheng med hvor ansvaret for Asker og Bærumm blir lagt. Når ny inntektsmodell er på plass, vil de økonomiske rammene være definert, og det vil være opp til den enkelte virksomhet å styre ressursene innenfor disse rammene. Det er ikke gjort beregninger av hva en overtagelse av Nissedal og Fyresdal eventuelt ville kostet, men engangskostnadene vil bli i samme størrelsesorden. Dersom anbefalingen tas til følge om å overdra ansvaret for Tinn, Hjartdal og Rjukan til Vestfold og Telemark, vil det formelt bli en virksomhetso overdragelse. Det vil da bli b gjennomført en due diligence som bl.a. vil berøre de økonomiske forutsetningene ved en overdragelse. Vestre Viken har frem til nå hatt små utgifter til ambulansestasjonene påå Notodden og Rjukan, men m det er kommet pålegg fra Arbeidstilsynet om utbedringer som s i praksiss medfører bygging av nye stasjoner der prosessen er igangsatt. Dette vil gi Vestfold og Telemark vesentlig økte leiekostnader fra førstee dag, anslått til NOK Helse Sør Øst arbeider med en inntektsmodell for prehospitale tjenester som vil gi objektive kriterier for driftstilskuddenee for de enkelte sykehusområdene. Modellen er basert b på demografiske forhold f på kommunenivå samt avstand til t sykehus, inkludert behandlingsnivå. Dette vil nøytralisere en diskusjon om økonomiske betingelser for de ulike foretakene og i praksis forenkle overtagelsesprosessen. Prehospital klinikk i Vestfold og Telemark finner det naturlig at Helse Sør Øst dekker engangskostnadene ved overtagelsen n samt leiekostnader for nye ambulansestasjoner frem til inntektsmodellen er implementert, anslått samlet til 6,7 MNOK. Dette vil bli fremmet i egen sak når due diligence er gjennomført og detaljene err klarlagt. Utviklingstrekkk for ambulansetjenesten og AMK Det forventes at veksten i antall ambulanseoppdrag vil fortsette, både som følge av eldrebølgen, se vedlegg 7, og som følge av at spesialiseringenn innen helsevesenet fortsetter medd lengre transporter som resultat. Dette stiller krav til at ambulansetjenesten tilpasser kapasitet og transportløsninger slik at dennee veksten kan ivaretas på en forsvarlig måte. Det blir derfor viktig v at ansvaret for tjenesten legges på en måte som ivaretar de naturlige pasientstrømmene slik det d legges opp til i anbefalingen. Den endelige funksjonsdelingen innenfor Sykehuset Sørlandet er ikkee lagt, og dersom funksjoner overføres fra Arendal til Kristiansand, kan det være aktuelt å gjøre enn ny vurdering av ambulansetjenestenn i Fyresdal og Nissedal siden reiseavstandene da øker, se tabell 5. Samhandlingsreformen inneholder forventninger knyttett til et tydeligere ansvar for kommunene, også til øyeblikkelig hjelp og døgnplasser. Det er anbefalt at antall legevakter skal reduseres ( er( hjelpa nærmest. Forslag til handlingsplan forr legevakt, 2009), og i tillegg til at de prehospitalee virksomhetene må sørge for innflytelse i disse prosessene, kan en endring av legevaktstrukturen gjøre det aktuelt å revurdere ansvarsforholdene for ambulansetjenesten. 13

24 Det kan også komme større, strukturelle endringer innenn nødmeldetjenesten, ogg både felles nødnummer og en reduksjon av antall AMK sentraler vil kunne komme til ny vurdering. Selv om de involverte partene i dette arbeidet stiller segg tvilende til om større AMK områdett er formålstjenlig i Norge, vil anbefalingene til endringer for Telemark være så moderatee at de ikke medfører noe hinder for eventuelle fremtidige endringer i AMK områder eller endret organisering av ambulansetjenesten. Forslag til gjennomføringsplan Grunnlaget for anbefalingen er gitt ut fra pasientstrømmer, responstider og beredskapsstyring, og de ansatte har vært med i vurderingen av hvilkee parameteree som må inngå i beslutningsunderlaget. I den praktiske gjennomføringen av virksomhetsoverdragelsen er det viktig v å involvere de ansatte, både når det gjelder de formelle aspektene og i planlegging og gjennomføring avv opplæring og sertifisering. Vestfold og Telemark vil også være lydhøre når det gjelder den praksis man har hatt for videreutdanning samt for eventuelle andre praktiske forhold som opptar de tidligere Vestre Viken ansatte. Her vil det bli en kombinasjon av å videreføre dagens løsninger og en gradvis synkronisering med eksisterende ordninger i Vestfold og Telemark Virksomhetsoverdragelsen bør formelt settes til 1/1 2014, men det er e ønskelig å overføre driften litt ut i januar for å kunne ha tekniskk beredskap tilgjengelig. Det er mange forhold som skal på plass, og arbeidet med de praktiske forberedelsene err allerede igangsatt. Dette kan gjøress uten at det utløser særlige kostnader, og en detaljert plan er gitt i vedlegg 3. Det vil bli etablert arbeidsgrupper for de viktigste oppgavene, og Vestfold og Telemark har utnevnt en rutinert prosjektleder til å lede arbeidet, se vedlegg 3. Risikoanalyse Endringen gjennomføres for å kunne oppfyllee den strategiske målsettingen rundtt ansvarsforhold og organisering av prehospitale tjenester i HSØ; ; «Det skal sikres effektive og trygge prehospitalee tjenester med høy kvalitet og tilstrekkelige kapasitet, som understøtter den funksjonsfordeling som etableres innenfor det enkelte sykehusområde og i regionen som helhet». Rapporten beskriver nettopp de risiki som ligger til grunn for anbefalingen om å overføre driftsansvaret for kommunene Notodden, Hjartdal og Tinn. Det er gjennomført en risikoanalyse for selve overføringen, tabell 10, og her er de viktigste risikoelementene forsøkt identifisert og vurdert. Som det fremgår, ser arbeidsgruppen relativt liten risiko knyttet til prosjektet. God planlegging og opplæring reduserer risikoen ytterligere for at uønskede hendelser oppstår. Område Sannsynlighet Beredskap 2 Kvalitet på tjenestenn 2 Nytt medisinsk utstyr 2 Teknisk omlegging 2 Konsekvens Risiko Tiltak 8 Bruke driftsdata i planleggingen Grundig opplæring i AMK 8 Basiskunnskapp er på plass.. Grundig opplæring i det som er nytt 8 Innkjøp i god tid Grundig opplæring 8 Bestillinger gjøres i tide Tidlig testing 14

25 Økonomi Tabell Due diligence Pragmatisk tilnærming 15

26 Vedlegg Vedlegg 1 16

27 17

28 Vedlegg 2 Bemanning av prosjektet for å komme frem til anbefaling Prosjektdeltagere Prosjekteier Styringsgruppe Prosjektleder Analyser Prosjektgruppe STHF Jørgen Einerkjær Torbjørn Lia Hovedverneombud Marit Skau Tillitsvalgt Arild Paulsen Jørgen Einerkjær Trond Thoresen Peter Fiskerstrand Leif Røsholt Arild Paulsen (TV) Vestre Viken Inger Lise Hallgren (ILH) Arne Aas Karlsen Bjørn Trygve Hammer Thomas Fuglerud Oddbjørn Hagen Espen Skjellaugg Sørlandet Helge Abrahamsen 18

29 Vedlegg 3 Bemanning i overføringsprosjektet Prosjektdeltagere Prosjekteier Styringsgruppe Prosjektleder Organisering og HR Ambulanse AMK Økonomi Beredskap Opplæring Nødmeldetjenesten STHF Vestre Viken Jørgen Einerkjær Torbjørn Lia Inger Lise Hallgren (ILH) Hovedverneombud Marit Skau Tillitsvalgt Arild Paulsen Leif Røsholt (LR) NN Einar Vik Andersen Torbjørn Lia (TL) Trond Ivar Carlson (TIC) Lise Mette Lindland Johanness Matthes (JM) Toril Hvila Trond Ivar Carlson (TIC) Helge Olsen (HO) Helge Sandstå (HS) Sørlandet Helge Abrahamsen 19

30 Vedlegg 4 Fremdriftsplan for overføring av driftsansvar for ambulansestasjonen på Notodden og Rjukan Organisering Det er mange forhold som må håndteres parallelt, og det er derfor identifisert enn rekke fagfelt som må involveres. Prosjektleder samler relevante fagpersoner underveiss i arbeidet, og ellers vil mye av arbeidet foregå skriftlig og i telefonmøter, dee involverte er listet i vedlegg 3. Fremdriftsplan Planen vil bli ytterligere detaljertt Oppgave Legge plan for riktig bruk ambulanseflåten Utvikling av ledelsesmodell (kortt og mellomlang sikt) Ansettelsesforhold og betingelser må avstemmes Avstemme standard på bilpark og eventuellee behov for oppgradering Kartlegge og avstemme økonomiske konsekvenser og praktisk løsning Beslutte lokalisering og prosess rundt r ny ambulansestasjon på Notodden (og Rjukan) Struktur for beredskapsstyring med ny ambulansestruktur Plan for opplæring i AMK og ambulansetjenesten Opplæring og sertifisering i ambulansetjenesten (LP15, Autopulse, RETTS, metodebøker, journalsystem) Opplæring av AMK personell Utvikle effektiv samhandlingsmodell for de too AMK sentralene Tekniskee tilpasninger Kartlegging av behov for endringer (SIKT, kvalitet på kartpcer, konsekvenser nødnett etc.) Omprogrammering av radiosamband og kartpcer Bestille omkobling av 113 Omkobling av 113 Innbygging av fester for LP15 i ambulansene Frist Ansvarlig TIC TL LR LR LR ILH TIC HO HO TIC TIC HS HS HS HS HS 20

31 Vedlegg 5 Oppdrag utført i Telemark av Vestre Vikens biler som er stasjonert i Buskerud Ambulansestasjon Drammen Hokksund Kongsberg Notodden Rjukan Rødberg Sigdal Veggli Totaltt Antall oppdrag Timer forbrukt

32 Vedlegg 6 Ambulansene fra Telemark leverer ofte på Notodden og Rjukan og vil kunne styrke beredskapen 22

33 Vedlegg 7 Det er den eldste delen av befolkningen som bruker mest ambulanse Antall oppdrag

34 Saksframlegg til styrett ved Sykehuset Telemar k HF Sakstittel: Ambulansestruktur i Telemark Sak nr. Saksbehandler Sakstype Jørgen Einerkjær, klinikksjef Beslutningssak Prehospital klinikk Møtedato Trykte vedlegg: Utrykte vedlegg: Sluttrapport ambulansestruktur Telemark Ingress: Sykehuset Telemark, i samarbeid med helseforetakene Vestre Viken og Sykehuset Sørlandet,, har fått i oppdrag av Helse Sør Øst å utrede faglige og økonomiske konsekvenser knyttet til en eventuell endret organisering av prehospitale tjenester i Vestfold og Telemark.. Oppdraget er gitt i brev fra HSØ av 4/ Brevet ligger som vedlegg i sluttrapporten. Det skal legges frem en innstilling innen 1. september 2013, som deretter skal behandles av styret i Helse Sør Øst. Etter en gjennomgang av pasientstrømmer og beredskapssituasjon i Telemark, anbefaler de involverte foretakene, Sykehusett Telemark HF i samarbeid med Vestre Viken HF, Sørlandet Sykehus HF at Sørlandet Sykehus fortsatt skal ha ansvaret for ambulansetjenesten i kommunene Fyresdal og Nissedal, mens ansvaret for tjenesten i Tinn, Hjartdal og Notodden overføres til Sykehuset Telemark. Anbefalingen er forankret i kommunehelsetjenesten i de aktuelle kommunene, og endringenn kan være klar fra 1/ Overføringen medfører engangskostnader til utstyr, omkobling av nødmeldetjenesten, til opplæring og ny husleie. Kostnadene er av Sykehuset Telemark HF beregnet til ca. 6,7 MNOK, og disse kostnadene vil bli søkt dekket fra Helse Sør Øst i påvente av ny inntektsmodell. Forslag til vedtak: 1. Styret ved Sykehuset Telemark HF anbefaler i tråd med innstillingen i rapporten overfor styret i Helsee Sør Øst at Sykehuset Telemark HF ved Prehospital klinikk overtar ansvaret for ambulansetjenesten på Rjukan og Notodden gjennom en virksomhetsoverdragelse og at Sørlandet sykehus fortsatt skal ha ansvaret for ambulansetjenesten i kommunene Fyresdal og Nissedal. 2. Administrasjonen senderr søknad om finansiering av dokumenterte ekstrakostnader vedrørende virksomhetsoverdragelsen til Helse Sør Øst når kostnadene k er kartlagt. 3. Styret får til behandling en sak med avtale om overføring av virksomhet v når styret i Helse Sør Øst har tatt sin beslutning, og etter at virksomhetsgjennomgang er gjennomført. Skien, 20. august 2013 Bess Margrethe Frøyshov Adm. direktør 24

35 Bakgrunn AMK sentralene, som både tar imot nødsamtaler og styrer ambulansene, er en svært viktig del av den akuttmedisinskee kjeden. Sentralt står også ansvaret for beredskap, f.eks. vedd å holde igjen ambulanser eller flytte ambulanser mellom ulike områder. Telemark,, som i dag dekkes av tre AMK sentraler, henholdsvis i Drammen (Hjartdal, Tinn, Notodden), Lillesand (Fyresdal,, Nissedal) og Tønsberg (de 13 resterende kommunene). Sykehuset Telemark ved Prehospital klinikk har fått i oppdrag av Helse Sør Øst å vurdere om nåværende ambulansestruktur er hensiktsmessig, eller om den bør justeres i henhold til sykehusområdet. Prinsippet om å organiseree virksomheten til sykehusområdet er, med få unntak, gjeldende i Helse Sør Øst. Det err laget en rapport som ivaretar pasientstrømmer,, responstider og beredskapsstyring. Innstillingen skal s leveres til Helse Sør Øsegne sykehus og helsetjenesten i dee ulike kommunene har vært involvert underveis. innen 1/9, og de tree virksomhetene har samarbeidet om en anbefaling samtidig som Underlag for anbefaling Sørlandet Sykehus har ansvaret for f ambulansestasjonenee i Fyresdal og o Nissedal, og pasientene fra disse kommunene går i hovedsak til Arendal der også legevakten er lokalisert. Det er full enighet om at Sørlandet fortsattt bør ha ansvaret for denne tjenesten, både ut fraa pasientstrømmene og fordi f virksomhetene beredskapsmessig ikke er naturlig integrert med vårt geografiske område. Når det gjelder kommunene Tinn, Hjartdal ogg Notodden med to ambulansestasjoner, henholdsvis på Rjukan med én døgnvaktsbil og på Notoddenn med to døgnvaktsbiler, er situasjonen en annen. Det alt vesentlige av pasienter leveres på våre sykehus, med unntak av de som skal til høyere omsorgsnivå for hjertebehandling med PCI eller ved alvorlige traumer. Ved en overføring av driftsansvarett til AMK i Tønsberg, vil vi bedre responstiden i enkeltee områder og samtidig kunne utnyttee flåten til bedre styring av beredskap. Det har i lengre tid vært et ønske fra både sykehus og kommunehelsetjenesten om å få til en overføring, og også Vestre Viken HF og de ansatte på ambulansestasjonene er innstilt på dette. Det anbefales derfor overfor Helse Sør Øst at Sykehuset Telemark HF ved Prehospital klinikk fra årsskiftet overtar ansvaret for ambulansetjenesten på Rjukan og Notodden gjennom en virksomhetsoverdragelse. Selv om den grunnleggende tjenesten er likeartet, er det enkelte ulikheter i driften innenfor de involverte virksomhetene, både når det gjelder behandlings og overvåkningsutstyr og når det gjelder arbeidsrutiner. Det er derfor knyttet noen engangskostnader til overføringen, både til utstyr,, til omkoding av radiosamband og til opplæring,, totalt beregnet til 2,2 MNOK. M Vi får også en betydelig økning i husleie fordi det nå gjennomføres oppgradering og nybygging av ambulansestasjonene på Notodden og Rjukan etter påleggg fra Arbeidstilsynet. Dette er kostnader som Vestre Viken HF ikke har hatt. I tillegg har bilene som antagelig blir tilbudt oss, en kjørelengde som tilsier at vi må gjøre bytter relativt snart, både av hensyn til sikkerhet og driftsstabilitet ogg for å inngi tillit overfor ansatte at vi driver en forsvarlig virksomhet. Ny bil koster ca. 1,5 MNOK, og vi v tror det er nødvendig å bytte to. Denne avklaringen vil bli en del av virksomhetsgjennomgang. 25

36 Det er mange oppgaver som må løses før Prehospital klinikk kan overta det operative ansvaret, og planleggingsarbeidet er allerede startet i samarbeid med ledere og ansatte i Vestre Viken. Vi avventer tiltak som har økonomiske konsekvenser inntil formell beslutning om overdragelse er tatt. Fra 2015 vil etter planen ny inntektsmodell for prehospitale tjenester i Helse Sør Øsav denne fordelingsmodellen ønsker vi å søke Helse Sør Øst om dekning avv engangskostnader samt kostnader til husleie første driftsåret. Engangskostnadene, inklusiv én ambulanse, er anslått til 5,25 MNOK, ogg husleien kan samlet bli 1,5 MNOK, avhengig av tilbudene som kommer inn i løpet av være på plass, og da fordeles midler på nytt etter mer objektive kriterier. I påvente høsten. 26

37 Saksframlegg til styret ved Sykehuset Telemark HF Sakstittel: Møteplan 2014 Sak nr. Saksbehandler Sakstype Møtedato Bess M. Frøyshov, adm.dir. Beslutningssak Sammendrag: Møteplanen er lagt opp med 8 ordinære styremøter og 4 styreseminar i Fast møtested er direktørens møterom, Skien. Møtestedet kan endres i forbindelse med spesielle temaer og omvisninger. Møtene avholdes på onsdager, starter kl og estimert møteslutt settes til kl for alle møtene. Styreseminarene starter kl og avsluttes kl Forslag til vedtak: Styret vedtar følgende møteplan for 2014: Onsdag 26. februar kl (Styreseminar kl ) Onsdag 2. april kl Onsdag 21. mai kl Onsdag 18. juni kl (Styreseminar kl ) Onsdag 24. september kl (Styreseminar kl ) Onsdag 29. oktober kl Onsdag 26. november kl Onsdag 17. desember kl (Styreseminar kl ) Skien, den 13. august 2013 Bess Margrethe Frøyshov Adm. direktør Side 1 av 1

38 Saksframlegg til styret ved Sykehuset Telemark HF Sakstittel: Status kostnadsreduserende tiltak 2013 Sak nr. Saksbehandler Sakstype Møtedato Bess M. Frøyshov, Orienteringssak administrerende direktør Ingress: Det vises til punkt 2 i vedtaket i sak nr ; Budsjett 2013, status innsparingstiltak og klinikkvise budsjetter i styremøte den 4. mars 2013, hvor styret ba administrerende direktør revidere kostnadstilpasningene slik at sikkerheten for å nå det budsjetterte resultatet i 2013 blir tilfredsstillende. Sykehuset Telemark HF må redusere kostnadsnivået med totalt 90 millioner kroner i Av innsparingskravet er 61 millioner kroner fordelt på klinikkene, mens 29 millioner kroner er en felles utfordring. På bakgrunn av revidering av innsparingstiltak 2013 per 7 måneder vises det til at opprinnelig plan på totalt 90 millioner kroner ikke oppnås. Klinikkene rapporterer en forventet reduksjon i kostnader tilsvarende 36 millioner kroner. Felles avdelingene ved sykehuset opprettholder målet tilsvarende 29 millioner kroner. Differansen fra opprinnelig plan tilsvarer 25 millioner kroner for klinikkene. I saken har klinikksjefene rapportert status på måloppnåelse på fremdrift og forventet års konsekvens mot plan. Tiltakene følges opp hver måned i dialogmøter med administrerende direktør og i direktørens ledermøte. Forslag til vedtak: 1. Status for kostnadsreduksjonsprogram 2013 tas til orientering. 2. Styret ber STHF å ha et kontinuerlig fokus på kostnadsreduserende tiltak høsten 2013 for å nå det budsjetterte resultatet. Skien, den 16. august 2013 Bess Margrethe Frøyshov Adm. direktør Side 1 av 7

39 Tabellen nedenfor viser summasjon av alle tiltak og forventet effekt fordelt per kvartal i Effekt Effekt Effekt Effekt Effekt Innsparingstiltak 2013 Status årsverk Q1 13 Q2 13 Q3 13 Q4 13 Sum Kirurgisk klinikk Medisinsk klinikk 2, Klinikk Notodden/Rjukan 5, Serviceklinikken 2, Psykiatrisk klinikk 7, Prehospital Barne og ungdomsklinikken 1, Medisinsk serviceklinikk 1, Felles Sum 21, Tabellene nedenfor viser innsparingstiltak for 2013 per klinikk og Felles per måned og totalt: Kirurgisk klinikk Status jan.13 feb.13 mar.13 apr.13 mai.13 jun.13 jul.13 aug.13 sep.13 okt.13 nov.13 des.13 Sum 1. Endringer i ledelsen i Kirurgisk klinikk Jordmor prosjekt "jordmor der mor bor", medfinansiering kommuner Sommeravvikling intermediær senger / intensiv 4. Fraværsprosjekt kir. klinikk Kutt 2 operasjonsteam, utvidelse 1 team til kveldstid Endring vaktordninger legegruppen Reduksjon overlegestillinger med 1 årsverk Fødelaken tilbake til vanlige laken Reduksjon variabel lønn akuttmottak/intensiv pga oppbemanning faste årsverk 10. Nedgang stillinger pensjonister (ikke besatt på nytt) Bortfall assistens stillinger operasjon/anestesi Reduksjon vare og andre driftskostnader på dagsykehuset Porsgrunn (1%) Porsgrunn DagP reduksjon 1 team Reduksjon pleiefaktor sykepleiefaglig seksjon Varekostnader/bruk av medikamenter 16. Prosjekt "bruk av intensivsenger i forhold til behandlingsbehov" 17. Optimalisering turnusplaner etter flytting sengepostene Sum Kirurgisk Klinikk kommentarer: 3. Sommeravvikling intermediær senger / intensiv. Planlagt 2,0 millioner kroner; prognose 0 Rød Ønske om å holde intermediærsenger oppe i medisinsk klinikk ved kompetanseoverføring ikke mulig å realisere. 5. Kutte 2 operasjonsteam, utvidelse 1 team til kveldstid. Planlagt 0,75 millioner kroner; prognose 0,3 MILLIONER KRONER Gul Har ikke helårseffekt, derfor realistisk kun fra Endring vaktordninger legegruppen Side 2 av 7

40 Planlagt 2,0 millioner kroner; prognose 1,0 millioner kroner Gul HR avsluttet kartlegging før sommerferien. Ikke helårseffekt virkning fra Fødelaken - tilbake til vanlige laken Planlagt 2,0 millioner kroner; prognose 1,0 millioner kroner Gul Ikke helårseffekt (sluttet april). Samtidig krever noen fødesenger nye fødelaken 9. Reduksjon variabel lønn akuttmottak/intensiv p.g.a. oppbemanning faste årsverk. Planlagt 2,5 millioner kroner; prognose 0 Rød Virker ikke realiserbart - Akutt/Intensiv leverer samme faktiske kostnader som Reduksjon i variabel lønn er ikke større enn økning i fastlønn og det er ingen konkrete aktiviteter. Vurderes på nytt for evt. implementering i Prosjekt "bruk av intensivsenger i forhold til behandlingsbehov" Planlagt 2,0 millioner kroner; prognose 0 Rød Akutt/Intensiv leverer samme faktiske kostnader som Vurderes på nytt for evt. implementering i Optimalisering turnusplaner etter flytting sengepostene Planlagt 0,5 millioner kroner; prognose 0 Rød Utsatt til årsskiftet; bygningsmessige endringer ikke ferdigstilt i.h.t. plan Medisinsk klinikk Status jan.13 feb.13 mar.13 apr.13 mai.13 jun.13 jul.13 aug.13 sep.13 okt.13 nov.13 des.13 Sum 1. Nyrevakt erstattes av arbeidsplan Redusert stillingsbrøk AB 25% (klinikkledelsen) "innsparingen" har ligget i tallgrunnlaget i hele fjor og i år påvirker ikke prognosen for Fysioterapeut AFP 30 % stilling halvårsvirkning % reduksjon diabetespol spesialsykepleier % sykepleier diabetes Nedtak 1 LIS lege (ikke vakt) a. TRS (30% spes.fysioterapeut + 10% renhold + 10% kokk fra 1/7) b. TRS (overvektspoliklinikk økt aktivitet fra juni '13 ventelister) ISF / egenandeler (ISF føres på felles avdeling, egenandeler på klinikkregnskapet) c. TRS (endring turnus renholdere, kjøkken og pleiepersonell fra 5/8) lø/sø/kv/natt LMS (spleiselag med kommunene) reduserte stillinger (alt overføres til Notodden) "innsparingen" har ligget i tallgrunnlaget i hele fjor og i år påvirker ikke prognosen for Vikarsenteret reduseres med 1 administrativ stilling % idrettspedagog Sum Medisinsk klinikk kommentarer Opprinnelige tiltak opprettholdes og oppnås, planlagt 1,6 millioner kroner; prognose 1,6 millioner kroner Side 3 av 7

41 Klinikk Notodden Rjukan Status jan.13 feb.13 mar.13 apr.13 mai.13 jun.13 jul.13 aug.13 sep.13 okt.13 nov.13 des.13 Sum Medisinsk Kirurgisk sengeenhet Notodden felles overvåkning, Brasse prosjekt Medisinsk seksjon Notodden avtaleoppsigelse onkolog Kirurgisk sengeenhet Rjukan redusere med 2 årsverk fra og med sommeren Kirurgisk og medisinsk sengeenhet Rjukan, Brasse prosjekt styring av innleie Fysioterapienhet Rjukan overføre 0,5 årsverk hjelpepleier til sengeenhet DPS Notodden Seljord, Terapeut ledig Totalt Klinikk Rjukan-Notodden kommentarer Sengepost Notodden 2 millioner kroner.: Rød: Fortsatt overforbruk på variabel lønn og innleie. Brasseprosjektet sliter med å få til effekt her, men det er ukentlige oppfølgingsmøter for å komme videre med innsparingsforslag. Hovedproblemet er at det er for mange ansatte som har fått større stillingsprosent, slik at det er for få hoder på helger. Det vil ta tid å justere dette inn. 2,25 årsverk vakante stillinger skal fryses med øyeblikkelig virkning, og ny turnus skal være i bruk fra uke 40. Den nye turnusplanen bygger på bemanning som samsvarer med stillingsbudsjettet. Lederstrukturen på sengeposten er i endring, og det forventes effekt pr Sengepost Rjukan, 0,8 millioner kroner: Gul: Fortsatt høyt forbruk av overtid og ekstrahjelp. Lite bruk av innleie fra byrå. Brasseprosjektet ser ut til å ha større effekt her enn på Notodden foreløpig, men vi er ikke helt i mål. For begge sparetiltakene gjelder at seksjonslederne kontaktes med beskjed om ytterligere påtrykk. Konkret blir det viktig å følge opp at tiltakene som er iverksatt får den ønskede effekt, og at det ikke popper opp nye kostnader på innleie og variabel lønn. De andre sparetiltakene er iverksatt. Serviceklinikken Status jan.13 feb.13 mar.13 apr.13 mai.13 jun.13 jul.13 aug.13 sep.13 okt.13 nov.13 des.13 Sum Reduserte avtalekostnader, vaskeri og oksygen Økt inntektskrav B&E Øker med 4,6 st pga aktivitetsvekst, og kutter med 6,2 st på nedleggelse/effektiviseringer av tilbud Sparepakke 2 lagt på ledelsen Sum Service klinikken kommentar Side 4 av 7

42 Opprinnelige tiltak opprettholdes og oppnås, planlagt 3,1 millioner kroner; prognose 3,1 millioner kroner Psykiatrisk klinikk Status jan.13 feb.13 mar.13 apr.13 mai.13 jun.13 jul.13 aug.13 sep.13 okt.13 nov.13 des.13 Sum 1. Døgn til dag nedleggelse av sengepost Vakant bemanning i påvente av rekruttering 3. Utsatt innleie lege, intern omrokkering Sparepakke 2 lagt på ledelsen Vakant bemanning i påvente av rekruttering Sum Psykiatrisk klinikk kommentar Opprinnelige tiltak opprettholdes og oppnås, planlagt 10,9 millioner kroner; prognose 10,9 millioner, 15 senger blir redusert fra 1. desember Prehospital Status jan.13 feb.13 mar.13 apr.13 mai.13 jun.13 jul.13 aug.13 sep.13 okt.13 nov.13 des.13 Sum Aktivt oppfølging enkeltoppgjør pasientreiser Samkjøring direkteoppgjør hovedkrav Lønnsforhandling privat ambulanse Effektivisering pasienttransport direkte oppgjør Sum Prehospital klinikk kommentarer Opprinnelige tiltak opprettholdes og oppnås, planlagt 3,3 millioner kroner; prognose 3,3 millioner Side 5 av 7

43 Barne og ungdomsklinikken Status jan.13 feb.13 mar.13 apr.13 mai.13 jun.13 jul.13 aug.13 sep.13 okt.13 nov.13 des.13 Sum Øke lege, sykepleie og psykologkonsultajsoner BUMS Økte egenandeler på grunn av økt aktivitet BUMS Økt poliklinisk aktivitet og økt refusjonsberettigede stillinger rapportert BUPS Reduksjon stilling HABU Reduksjon stilling BUPS utsette ansettelser Sykepleier HABU Økt inntekt bups poliklinikk utover budsjett Sum Barne- og ungdomsklinikken kommentar Kommentar per juli Forventet 0,71 millioner kroner: Rød Prognose: 0,4 millioner kroner Aktivitet BUMS polikliniske konsultasjoner er lavere enn budsjett grunnet DIPS og naturlige svingninger i sammensetningen i pasientgruppen. 3,8 % lavere enn ved samme tid i fjor akk. 210' mindreinntekt poliklinikk per juli barne- og ungdomsmedisin Forventet 0,32 millioner kroner: Gul Prognose: 0,1 millioner kroner Antall polikliniske konsultasjoner ligger noe bak periodisert budsjett, men hoveddelen av dette er telefonkonsultasjoner. Aktiviteten er på nivå med fjoråret. Polikliniske inntekter bups er i balanse per juli. Det er stor usikkerhet knyttet til registrering og uferdige konsultasjoner ifht DIPS, og det er nøkternt avsatt for dette. Det vil si at det er mulig inntekten blir høyere etter kvalitetsikring av registreringen. Side 6 av 7

44 Medisinsk serviceklinikk Status jan.13 feb.13 mar.13 apr.13 mai.13 jun.13 jul.13 aug.13 sep.13 okt.13 nov.13 des.13 Sum Økt aktivitet rad og lab + økte inntekter salg til HSØ Stilling radiologi (fra juni) Diverse innsparing lab Reduksjon 1 bioingeniørstilling Endring av turnus reduksjon i utrykningskostnader lab Endret turnusordning radiologer og radiografer Sum Medisinsk serviceklinikk kommentar Kommentar juli: Forventet 2,6 millioner kroner: Gul Prognose: 2,0 millioner kroner Inntekt for aktivitet lab er i balanse. Det er lagt opp til en merinntekt på genetikk, men denne er ikke oppnådd. Dette skyldes underestimering av hvor arbeidskrevende vurderingen av analysene var. Det ligger et stort potensial her. Radiologi ligger etter budsjett på inntekt. Det har vært lavere aktivitet og lavere refusjon enn forventet. Det jobbes med kvalitetssikring av registrering. Forventet 0,25 millioner kroner: Gul Prognose: 0,15 millioner kroner Reduksjoner i stillinger innen radiologi er i rute, men det er totalt et merforbruk på lønn ved denne seksjonen. Dette skyldes i hovedsak utfordringer vedrørende pålagt lis aktivitet som ikke er budsjettert. Felles, DIPS, adm/øvrig Status jan.13 feb.13 mar.13 apr.13 mai.13 jun.13 jul.13 aug.13 sep.13 okt.13 nov.13 des.13 Sum Redusert vedlikehold Inntektsføring av fondsmidler Sum Felles STHF kommentar Opprinnelige tiltak opprettholdes og oppnås, planlagt 29 millioner kroner; prognose 29 millioner Side 7 av 7

45 Saksframlegg til styret ved Sykehuset Telemark HF Virksomhetsrapport per juli 2013 Sak nr. Saksbehandler Sakstype Møtedato Bess M. Frøyshov, Orienteringssak administrerende direktør Trykte vedlegg: Utvidede kommentarer per juli Ingress: Saken presenterer resultater per juli Forslag til vedtak: Styret forutsetter at administrasjonen fortsetter å arbeide aktivt med kostnadsreduserende tiltak for å oppnå et resultat i balanse i Skien, den 19. august 2013 Bess Margrethe Frøyshov Administrerende direktør 1

46 Virksomhetsrapport Juli

47 Innhold 1. Oppsummering 2. Hovedmål 3. Pasient 4. Bemanning 5. Aktivitet 6. Økonomi 7. Klinikker 3

48 Sammendrag Sykehuset Telemark HF Faktisk juli Budsjett juli Budsjettavvik juli Budsjettavvik % Faktisk HiÅ Budsjett hiå Budsjettavvik HiÅ Faktisk HiÅ 2012 Avvik % Årsestimat 2013 Årsbudsjett 2013 Budsjettavvik årsetimat 2013 Kvalitet Ventetid ordinært avviklet ,6 % 60 Fristbrudd andel 11,5 % 0,0 % 4,5 % 0,0 % 3,2 % 0,0 % Aktivitet DRG-poeng "Sørge-for" (dag,døgn,pol.,biologiske) (274) -9,7 % (1 187) ,5 % ,3 % "Sørge-for" (dag,døgn,pol.) (272) -9,9 % (1 144) ,0 % ,4 % Herav kommunal medfinansiering ,7 % (949) ,7 % ,1 % Andel kommunal medfinansiering 81 % 59 % 59 % 60 % 60 % 58 % 60 % Utført i eget foretak (dag, døgn, pol.) (290) -10,6 % (1 223) ,5 % ,4 % Polikliniske konsultasjoner Somatikk (687) -8,5 % (5 402) ,3 % ,0 % VoP (198) -6,8 % (3 754) ,5 % ,0 % BUP (642) -45,0 % (925) ,4 % ,0 % TSB ,3 % (2 330) ,4 % ,0 % Bemanning Brutto månedsverk (+avvik = merforbruk) ,1 % ,9 % ,8 % Fast Variabel Sykefravær (forrige måned) 5,9 6,6 7,1 Langtidsfravær 4,3 4,6 5,1 Korttidsfravær 1,6 2,0 2,1 Innleid arbeidskraft (tall i 1000 kr) ,4 % ,4 % ,6 % Overtid og ekstrahjelp (tall i 1000 kr) (579) -5,7 % ,1 % ,8 % Økonomi Driftsinntekter (tall i 1000 kr) ,4 % ,4 % Driftskostnader (tall i 1000 kr) ,7 % (7 699) ,3 % Netto finansresultat (tall i 1000 kr) ,5 % ,0 % Pensjonskostnader (tall i 1000 kr) (1 882) (13 649) Resultat (tall i 1000 kr) (3 562) (12 314) (7 933) (16 011) (25 000) - 4

49 Hovedmål Hovedmål Gjennomsnitt ventetid somatikk redusert til 60 dager. Ordinært avviklede pasienter. Utvikling siste Status Resultat 12 mnd 2012 jul Pasienten opplever ikke fristbrudd (4%) Mål (11,4%) Pasienten får bekreftelse og tidspunkt for behandling i samme brev Det er skapt økonomisk handlingsrom som sikrer nødvendige investeringer 100% 70 % 78 % 51 % Årsresultat Budsjettavvik 90 % 50 % 100,00 (100,00) 106 mill. 69 mill - -16,0 mill. Sykehusinfeksjoner er redusert til under 3% 3% Neste måling september ,9 % 7,0 % Alle medarbeider involveres i oppfølging av medarbeider-undersøkelsen med etablering av forbedringstiltak for egen enhet 100% Neste måling høst % ingen ny måling 5

50 3. Pasient Gjennomsnittlig ventetid skal reduseres til 60 dager Pasienter med og uten rett til helsehjelp avviklede Dager jul.12 aug.12 sep.12 okt.12 nov.12 des.12 jan.13 feb.13 mar.13 apr.13 mai.13 jun.13 jul.13 Somatikk Psykiatri - voksen Psykiatri - barn- og ungdom TSB

51 3. Pasient Gjennomsnittlig ventetid skal reduseres til 60 dager Pasienter med og uten rett til helsehjelp avviklede Somatikk jan.13 feb.13 mar.13 apr.13 mai.13 jun.13 jul.13 Snitt pr. måned Snitt siste 12 mnd. Mål 60 dager 7

52 3. Pasient 18% Pasientene opplever ikke fristbrudd 16% 14% 12% 10% 8% 6% 4% 2% 0% jul.12 aug.12 sep.12 okt.12 nov.12 des.12 jan.13 feb.13 mar.13 apr.13 mai.13 jun.13 jul.13 Somatikk 5,9 % 6,1 % 5,9 % 4,4 % 2,3 % 2,2 % 2,4 % 1,7 % 2,4 % 2,8 % 8,4 % 7,9 % 11,9 % Psykiatri - voksen 0,0 % 0,4 % 0,0 % 0,0 % 0,3 % 0,0 % 0,0 % 0,0 % 0,0 % 0,3 % 4,1 % 2,7 % 0,9 % Psykiatri - barn- og ungdom 0,0 % 0,0 % 1,1 % 0,0 % 0,0 % 1,7 % 1,0 % 0,0 % 1,4 % 1,2 % 16,3 % 0,0 % 14,3 % TSB 0,0 % 0,0 % 0,0 % 0,0 % 0,0 % 2,9 % 1,4 % 0,0 % 0,0 % 2,2 % 0,0 % 0,0 % 0,0 % 8

53 3. Pasient Pasientene får bekreftelse og tidspunkt for behandling i samme brev Klinikk Januar Februar Mars April Mai Juni Juli Kirurgisk klinikk 64 % 64 % 66 % 66 % 41 % 41 % 48 % Medisinsk klinikk 90 % 87 % 87 % 87 % 63 % 53 % 60 % Barne og ungdomsklinikken 58 % 64 % 63 % 45 % 42 % 14 % 28 % Klinikk N/R 92 % 93 % 93 % 92 % 68 % 41 % 56 % Medisinsk serviceklinikk 100 % 100 % 100 % 100 % 90 % 53 % 63 % Psykiatrisk klinikk 100 % 98 % 98 % 100 % 85 % 74 % 54 % STHF 80 % 78 % 79 % 78 % 55 % 45 % 51 % 9

54 3. Pasient Prevalens av sykehusinfeksjoner % 10,00 9,00 8,00 7,00 6,00 5,00 4,00 3,00 2,00 1,00 STHF Mål Mai 12 Sep 12 Nov 12 Feb 13 Mai 13 10

55 3. Pasient Andel korridorpasienter somatikk 6,0 % 5,0 % 4,0 % 3,0 % 2,0 % 1,0 % 0,0 % jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des Somatikk ,5 % 3,5 % 3,4 % 3,5 % 3,5 % 2,1 % 3,2 % Somatikk ,60% 4,63% 4,03% 3,59% 5,49% 4,07% 4,40% 3,54% 3,37% 2,75% 3,04% 3,78% 11

56 3. Pasient Gjennomsnittstid (døgn) fra mottak av henvisning for utredning til vurdering av henvisningen er fullført. Gjennomsnittstid (døgn) fra mottak av henvisning til vurdering av henvisning er fullført. jan feb mar apr mai juni juli HiÅ 2013 Kirurgisk klinikk 1,59 1,82 2,25 1,79 1,85 Klinikk for medisin 1,71 2,17 2,27 2,12 2,06 Barne og ungdomsklinikken 2,48 3,26 8,73 3,38 4,66 Klinikk Rjukan/Notodden 2,51 2,56 2,76 2,89 2,67 Medisinsk serviceklinikk 0,74 0,26 0,50 1,00 0,67 Psykiatrisk klinikk 5,40 4,92 5,52 5,33 5,28 STHF 1,92 2,20 2,65 2,19 4,11 4,95 4,15 3, Datafangst foreløpig kun på STHF nivå 12

57 3. Pasient Antall henvisninger for utredning vurdert 2013 Antall henvisninger vurdert. jan feb mar apr mai juni juli HiÅ 2013 Kirurgisk klinikk Klinikk for medisin Barne og ungdomsklinikken Klinikk Rjukan/Notodden Medisinsk serviceklinikk Psykiatrisk klinikk STHF Datafangst foreløpig kun på STHF nivå 13

58 3. Kvalitet Åpne dokumenter i EPJ 8b - Antall åpne dokumenter i EPJ som er mer enn 14 dager gamle jan feb mar apr mai juni juli HiÅ 2013 Totalt antall dokumenter som er mer 14 dager gamle (uansett tidspunkt for opprettelse) Herav: antall legedokumenter som er mer enn 14 dager gamle (uansett tidspunkt for opprettelse) Herav: antall sykepleiedokumenter som er mer enn 14 dager gamle (uansett tidspunkt for opprettelse) Antall dokumenter som det normalt tar mer enn 14 dager å få ferdigstilt c - Antall pasienter med åpen henvisningsperiode, uten ny kontakt. jan feb mar apr mai juni juli HiÅ 2013 Antall psaienter med åpen henvisningsperiode, uten ny kontakt Ledelsesrapport - februar 14

59 4. Bemanning Utvikling i antall årsverk ved STHF Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Faktisk Faktisk Faktisk

60 4. Bemanning Lønnskostnader budsjettavvik Bemanning Budsjettavvik fastlønn og variabellønn hittil pr måned Budsjettavvik fastlønn og variabellønn jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des Budsjettavvik fastlønn hittil pr måned Budsjettavvik variabellønn hittil pr måned Fatlønn og variabellønn Fastlønn hittil i år Variabellønn hittil i år Faktisk Budsjett Avvik Avvik i % Faktisk Budsjett Avvik Avvik i % Kirurgisk klinikk % % Klinikk for medisin % % Barne og ungdomsklinikken % % Klinikk Rjukan/Notodden % % Medisinsk Serviceklinikk % % Psykiatrisk klinikk % % Prehospital klinikk % % Serviceklinikken % % Administrasjon % % Felles - øvrig % STHF totalt % % 16

61 4. Bemanning Bemanning budsjettavvik. Bemanning Budsjettavvik fastlønn og totale lønnskostnader eks pensjonskostnader hittil pr mnd Budsjettavvik fastlønn og totale lønnskostnader eks pensjonskostnader jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des Budsjettavvik lønnskostnader eks pensjon Budsjettavvik fastlønn hittil pr måned Fastlønn og totale Lønnskostnad hittil i år eks pensjonskostnad Fastlønn hittil i år lønnskostnader eks pensjonskostnader Faktisk Budsjett Avvik Avvik i % Faktisk Budsjett Avvik Avvik i % Kirurgisk klinikk % % Klinikk for medisin % % Barne og ungdomsklinikken % % Klinikk Rjukan/Notodden % % Medisinsk Serviceklinikk % % Psykiatrisk klinikk % % Prehospital klinikk % % Serviceklinikken % % Administrasjon % % Felles - øvrig % % STHF totalt % % 17

62 4. Bemanning Bemanning Budsjettavvik innleie fra byrå hittil pr måned Bemanning budsjettavvik. Budsjettavvik innleie fra vikarbyrå 0 jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des Budsjettavvik innleiekostnader fra byrå hittil pr måned Innleie fra vikarbyrå Innleie fra vikarbyrå hittil i år Faktisk Budsjett Avvik Avvik i % Kirurgisk klinikk % Klinikk for medisin % Barne og ungdomsklinikken 0 Klinikk Rjukan/Notodden % Medisinsk Serviceklinikk 0 Psykiatrisk klinikk % Prehospital klinikk Serviceklinikken Administrasjon Felles - øvrig STHF totalt % 18

63 4. Bemanning Sykefravær Korttid langtid og glidende 12 mnd gjennomsnitt Sykefravær Korttid langttid og glidende 12 mnd gjennomsnitt 6,0 % 5,0 % 4,0 % Aksetittel 3,0 % 2,0 % Korttid Langtid 12 mnd glidende langtid 12 mnd glidende korttid 1,0 % 0,0 % jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des 19

64 4. Bemanning Sykefravær lang/kort Sykefravær jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des Hittil Korttid 2,7 % 2,5 % 1,9 % 1,8 % 1,5 % 1,6 % 2,0 % 2,1 % Langtid 4,7 % 5,0 % 4,9 % 4,4 % 4,3 % 4,3 % 4,6 % 4,9 % 12 mnd glidende korttid 2,1 % 2,1 % 2,0 % 2,0 % 2,0 % 2,0 % 12 mnd glidende langtid 4,8 % 4,8 % 4,8 % 4,7 % 4,6 % 4,6 % Kirurgisk klinikk Korttid 2,3 % 2,6 % 2,0 % 2,1 % 1,4 % 1,2 % 1,9 % 2,0 Langtid 3,2 % 3,6 % 3,3 % 4,1 % 3,9 % 4,5 % 3,7 % 4,0 Medisinsk klinikk Korttid 2,9 % 2,6 % 2,2 % 1,6 % 1,4 % 1,8 % 2,1 % 2,0 Langtid 5,5 % 4,9 % 4,8 % 4,5 % 4,4 % 4,3 % 4,7 % 4,4 Barne og ungdomsklinikken Korttid 3,4 % 2,3 % 1,8 % 1,7 % 1,2 % 1,5 % 2,0 % 2,2 Langtid 2,4 % 3,4 % 4,1 % 3,7 % 4,0 % 3,8 % 3,6 % 4,0 Klinikk Rjukan/Notodden Korttid 2,6 % 2,0 % 1,6 % 1,6 % 1,4 % 1,5 % 1,8 % 1,8 Langtid 4,1 % 4,8 % 4,5 % 4,5 % 4,9 % 3,9 % 4,5 % 5,4 Medisinsk serviceklinikk Korttid 3,2 % 3,0 % 1,9 % 2,3 % 1,8 % 1,5 % 2,3 % 2,2 Langtid 3,9 % 4,4 % 5,3 % 4,7 % 4,2 % 3,6 % 4,4 % 3,7 Psykiatrisk klinikk Korttid 2,8 % 2,6 % 1,7 % 1,8 % 2,2 % 2,1 % 2,2 % 2,4 Langtid 5,0 % 5,9 % 5,9 % 3,7 % 4,5 % 4,8 % 4,9 % 5,9 Prehospital Korttid 2,4 % 2,6 % 2,5 % 2,5 % 2,0 % 2,4 % 2,4 % 2,9 Langtid 4,4 % 3,1 % 4,3 % 3,1 % 2,3 % 2,6 % 3,3 % 2,2 Serviceklinikken Korttid 2,6 % 2,0 % 2,1 % 1,5 % 1,2 % 1,5 % 1,8 % 2,1 Langtid 8,6 % 9,1 % 8,5 % 7,2 % 6,4 % 5,9 % 7,6 % 7,6 Administrasjonen Korttid 2,5 % 1,9 % 1,4 % 1,0 % 0,9 % 1,6 % 1,5 % 1,3 Langtid 5,4 % 5,8 % 3,7 % 3,1 % 2,1 % 2,7 % 3,7 % 4,9 20

65 4. Bemanning AML brudd 21

66 4. Bemanning Deltid denne periode fast ansatte Klinikk Totalt antall Deltid - Fast ansatte Gj.snittlig juridisk Korrigert Gj.snittlig korr.stillings fast ansatte Herav deltid Andel stillings- andel deltid prosent KIR % 85 % 41 % 89 % MED % 82 % 50 % 86 % BUK % 86 % 32 % 89 % N/R % 94 % 33 % 95 % MSK % 96 % 14 % 99 % PK % 86 % 32 % 88 % PREHOSP % 92 % 14 % 93 % SK % 93 % 30 % 94 % ADM % 95 % 11 % 97 % STHF % 89 % 34 % 91 % Kolonnen korrigert andel deltid viser andel deltidsansatte fratrukket de som arbeider deltid på grunn av ulike individuelle forhold som det ikke er aktuelt å endre for eksempel rettighetspermisjoner, delvis uførepensjon og godkjente bierverv ved høgskole /universitet. Denne indikatoren gir derfor uttrykk for potensialet for reduksjon av det samlede deltidsomfanget 22

67 5. Aktivitet DRG poeng «sørge for» (Uten biologiske) DRG poeng jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des DRG poeng, budsjett 2013 DRG poeng, faktisk 2013 DRG poeng, faktisk 2011 DRG poeng, faktisk

68 5. Aktivitet Somatikk Denne måned DRG poeng utført i eget HF (eks. biologiske) Hittil i år DRG poeng Faktisk Budsjett Avvik Avvik% Faktisk Budsjett Avvik Avvik% Faktisk 2012 Gyn. enhet % % 661 Anestesi enhet % % 21 Endokrinologi % % 286 Gastroenterologi % % Ortopedi % % Plastikkirurgi % % Urologi % % 857 ØNH % % 683 Føde/barsel % % 738 Dagsykehuset Porsgrunn % % 5 Fertilitetsklinikken Sør % % 399 Kirurgisk klinikk % % Felles % % 332 A (hjerte, nyre, hormon) % % B (lunge og geriatri) % % C (blod,infeksjon,kreft,mage,tarm) % % Kragerø sykehus % % Rehabilitering, nevrologi,slag % % Telemark rehabilitering, Nordagutu 2 2 #DIV/0! % 13 Medisinsk klinikk % % BUK % % Medisin, Rjukan % % 640 Kirurgi, Rjukan % % 646 Medisin, Notodden % % Kirurgi, Notodden % % 185 Klinikk R/N % % MSK % % 6 Felles 20 (4) STHF % %

69 5. Aktivitet Aktivitet psykiatri Denne Periode Hittil Denne Periode i fjor Hittil i fjor Polikliniske konsultasjoner psykisk helsevern Faktisk Budsjett Avvik Avvik % Faktisk Budsjett Avvik Avvik % Faktisk Avvik % Faktisk Avvik % (801) Seksjon for alderspsykiatri ,0 % ,4 % ,3 % ,1 % (804) Seksjon for Psyk. Rehabilitering ,2 % ,8 % ,1 % ,7 % (901) DPS Nedre Telemark ,5 % ,5 % ,4 % ,4 % (505) Seksjon for voksenpsykiatri ,7 % ,1 % ,5 % ,2 % Psykiatri - voksen/tsb ,7 % ,6 % ,8 % ,3 % Psykiatri - barn og ungdom ,0 % ,7 % ,0 % ,2 % STHF ,1 % ,8 % ,7 % ,7 % 25

70 5. Aktivitet Aktivitet døgn, dag og poliklinikk (Alle tjenesteområder) Hittil i år Endring Estimat for året DRG-poeng utført i eget HF (uten biologiske) Faktisk Budsjett Avvik Avvik % Faktisk 2012 Avvik % E2013 B2013 Avvik % Døgnbehandling (893) -4,9 % ,5 % ,9 % Dagbehandling (323) -12,6 % ,5 % ,0 % Poliklinisk behandling (8) -0,3 % ,3 % ,0 % SUM aktivitet utført i eget HF (1 224) -5,1 % ,1 % ,4 % Hittil i år Endring Estimat for året Antall behandlinger Faktisk Budsjett Avvik Avvik % Faktisk 2012 Avvik % E2013 B2013 Avvik % Siste 12 m. Somatikk Antall utskrevne pasienter døgnbehandling ,8 % ,4 % ,0 % Antall liggedøgn døgnbehandling ,7 % ,0 % ,4 % Antall dagbehandling ,0 % ,8 % ,6 % Antall polikliniske konsultasjoner ,2 % ,3 % ,0 % Psykiatri - voksen Antall utskrevne pasienter døgnbehandling ,6 % ,5 % ,0 % Antall liggedøgn døgnbehandling ,4 % ,5 % ,0 % Antall dagbehandling Antall polikliniske konsultasjoner ,8 % ,5 % ,0 % Psykiatri - barn og ungdom Antall utskrevne pasienter døgnbehandling ,3 % 32-12,5 % ,4 % 50 Antall liggedøgn døgnbehandling ,1 % ,9 % ,0 % Antall dagbehandling Antall polikliniske konsultasjoner ,3 % ,4 % ,0 % Tverrfaglig spes.behandling for rusmiddelavh. Antall utskrevne pasienter døgnbehandling ,0 % ,0 % ,3 % 43 Antall liggedøgn døgnbehandling ,0 % ,0 % ,0 % 980 Antall dagbehandling Antall polikliniske konsultasjoner ,1 % ,4 % ,0 %

71 5. Aktivitet DRG produktivitet 2,5 2,0 1,5 1,0 0,5 0,0 jun12 jul12 aug12 sep12 okt12 nov12 des12 jan 13 feb13 mars13 apr13 mai13 jun13 jul13 DRG-poeng per brutto m.verk - faktisk Brutto månedsverk somatikk - budsjett 27

72 6. Økonomi Kontantstrøm Kontantstrøm fra drift Resultat per juli 2013 Estimat for året Årsbudsjett Avvik årsestimat - årsbudsjett Netto kontantstrømmer fra operasjonelle aktiviteter Forskjell mellom kostnadsført pensjon og inn/utbetalinger i pensjonsordningen Pensjonskostnad inkl AGA Pensjonspremie inklusiv AGA Likviditetsstrøm fra drift Kontantstrøm fra investeringsaktivitet Resultat per juli 2013 Estimat for året Årsbudsjett Avvik årsestimat - årsbudsjett Likviditetsstrøm fra investeringer Kontantstrøm fra finansieringsaktivitet Resultat per juli 2013 Estimat for året Årsbudsjett Avvik årsestimat - årsbudsjett Likviditetsstrøm fra finansiering Sum investering og finansiering Akkumulert endring likviditet IB lik viditetsbeholdning Utgående likviditetsbeholdning Opptrukket driftskreditt 0 0 Ubenyttet trekkramme RHF Endring kredittramme pensjon 15 Innvilget kredittramme Likviditetsreserve

73 6. Økonomi Resultat foretak og klinikker i 000 NOK jan. 11 feb. 11 mar. 11 apr. 11 mai. 11 jun. 11 jul. 11 aug. 11 sep. 11 okt. 11 nov. 11 des. 11 jan. 12 feb. 12 Avvik i forhold til styringsmål - akkumulert mar. 12 Resultat korrigert for ekstraordinære pensjonskostnader - akkumulert apr. 12 mai. 12 jun. 12 jul. 12 aug. 12 sep. 12 okt. 12 nov. 12 des. 12 jan. 13 feb. 13 mar. 13 apr. 13 mai. 13 jun. 13 jul. 13 Juli, tall i 1000 Denne periode Forrige periode Hittil i år Hele året Budsjett Budsjett Budsjett Resultat Resultat Resultat Resultat avvik avvik avvik Budsjett Prognose Kirurgisk klinikk Klinikk for medisin Barne og ungdomsklinikken Klinikk Rjukan/Notodden Medisinsk Serviceklinikk Psykiatrisk klinikk Prehospital klinikk Serviceklinikken Felles - øvrig Totalt STHF

74 6. Økonomi Budsjettavvik per klinikk Avvik bud. Årsprognose 7 m 13 7 m 13 7 m Inntekter Kostnader Årsresultat Inntekter Kostnader Årsresultat Kirurgisk klinikk Medisinsk klinikk Barne og ungdomsklinikken Rjukan/Notodden Medisinsk serviceklinikk Psykiatrisk klinikk Prehospital Serviceklinikken Administrasjonen Gjestepasienter Felles,korreksjoner STHF Reduserte pensjonskostnader Korrigert resultat

75 6. Økonomi STHF Periode: Juli 2013 Resultatregnskap Denne periode Denne periode Denne periode Hele året Hele året Hittil faktisk Hittil budsjett Hittil avvik Avvik budsjett faktisk budsjett Avvik estimat budsjett Basisramme ISF-refusjon dag- og døgnbehandling ISF somatisk poliklinisk aktivitet ISF-refusjon kommunal medfinansiering ISF-inntekt kostnadskrevende legemidler UTENFOR sykehus Utskrivningsklare pasienter Gjestepasienter Konserninterne gjestepasientinntekter Polikliniske inntekter Øremerket tilskudd "Raskere tilbake Andre øremerkede tilskudd Andre driftsinntekter SUM DRIFTSINNTEKTER Kjøp av offentlige helsetjenester Kjøp av private helsetjenester Varekostnader knyttet til aktiviteten i foretaksgruppen Innleid arbeidskraft - del av kto Konserninterne gjestepasientkostnader Lønn til fast ansatte Overtid og ekstrahjelp Pensjon inkl arbeidsgiveravgift Offentlige tilskudd og refusjoner vedr arbeidskraft Annen lønn Avskrivninger Nedskrivninger Andre driftskostnader SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT Finansinntekter Finanskostnader FINANSRESULTAT (ÅRS)RESULTAT Endrede pensjonskostnader ift budsjett RESULTAT

76 6. Økonomi Kirurgisk klinikk Periode: Juli 2013 Resultatregnskap Denne periode Denne periode Denne periode Hele året Hele året Hittil faktisk Hittil budsjett Hittil avvik Avvik budsjett faktisk budsjett Avvik estimat budsjett Basisramme ISF-refusjon dag- og døgnbehandling ISF somatisk poliklinisk aktivitet ISF-refusjon kommunal medfinansiering ISF-inntekt kostnadskrevende legemidler UTENFOR sykehus Utskrivningsklare pasienter Gjestepasienter Konserninterne gjestepasientinntekter Polikliniske inntekter Øremerket tilskudd "Raskere tilbake Andre øremerkede tilskudd Andre driftsinntekter Interne overføringer (inntekter) SUM DRIFTSINNTEKTER Kjøp av offentlige helsetjenester Kjøp av private helsetjenester Varekostnader knyttet til aktiviteten i foretaksgruppen Innleid arbeidskraft - del av kto Konserninterne gjestepasientkostnader Lønn til fast ansatte Overtid og ekstrahjelp Pensjon inkl arbeidsgiveravgift Offentlige tilskudd og refusjoner vedr arbeidskraft Annen lønn Avskrivninger Nedskrivninger Andre driftskostnader Interne overføringer (kostnader) SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT Finansinntekter Finanskostnader FINANSRESULTAT (ÅRS)RESULTAT Endrede pensjonskostnader ift budsjett RESULTAT

77 6. Økonomi Medisinsk klinikk Periode: Juli 2013 Resultatregnskap Denne periode Denne periode Denne periode Hele året Hele året Hittil faktisk Hittil budsjett Hittil avvik Avvik budsjett faktisk budsjett Avvik estimat budsjett Basisramme ISF-refusjon dag- og døgnbehandling ISF somatisk poliklinisk aktivitet ISF-refusjon kommunal medfinansiering ISF-inntekt kostnadskrevende legemidler UTENFOR sykehus Utskrivningsklare pasienter Gjestepasienter Konserninterne gjestepasientinntekter Polikliniske inntekter Øremerket tilskudd "Raskere tilbake Andre øremerkede tilskudd Andre driftsinntekter Interne overføringer (inntekter) SUM DRIFTSINNTEKTER Kjøp av offentlige helsetjenester Kjøp av private helsetjenester Varekostnader knyttet til aktiviteten i foretaksgruppen Innleid arbeidskraft - del av kto Konserninterne gjestepasientkostnader Lønn til fast ansatte Overtid og ekstrahjelp Pensjon inkl arbeidsgiveravgift Offentlige tilskudd og refusjoner vedr arbeidskraft Annen lønn Avskrivninger Nedskrivninger Andre driftskostnader Interne overføringer (kostnader) SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT Finansinntekter Finanskostnader FINANSRESULTAT (ÅRS)RESULTAT Endrede pensjonskostnader ift budsjett RESULTAT

78 6. Økonomi Barne og ungdomsklinikken Periode: Juli 2013 Resultatregnskap Denne periode Denne periode Denne periode Hele året Hele året Hittil faktisk Hittil budsjett Hittil avvik Avvik budsjett faktisk budsjett Avvik estimat budsjett Basisramme ISF-refusjon dag- og døgnbehandling ISF somatisk poliklinisk aktivitet ISF-refusjon kommunal medfinansiering ISF-inntekt kostnadskrevende legemidler UTENFOR sykehus Utskrivningsklare pasienter Gjestepasienter Konserninterne gjestepasientinntekter Polikliniske inntekter Øremerket tilskudd "Raskere tilbake Andre øremerkede tilskudd Andre driftsinntekter Interne overføringer (inntekter) SUM DRIFTSINNTEKTER Kjøp av offentlige helsetjenester Kjøp av private helsetjenester Varekostnader knyttet til aktiviteten i foretaksgruppen Innleid arbeidskraft - del av kto Konserninterne gjestepasientkostnader Lønn til fast ansatte Overtid og ekstrahjelp Pensjon inkl arbeidsgiveravgift Offentlige tilskudd og refusjoner vedr arbeidskraft Annen lønn Avskrivninger Nedskrivninger Andre driftskostnader Interne overføringer (kostnader) SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT Finansinntekter Finanskostnader FINANSRESULTAT (ÅRS)RESULTAT Endrede pensjonskostnader ift budsjett RESULTAT

79 6. Økonomi Klinikken Rjukan/Notodden Periode: Juli 2013 Resultatregnskap Denne periode Denne periode Denne periode Hele året Hele året Hittil faktisk Hittil budsjett Hittil avvik Avvik budsjett faktisk budsjett Avvik estimat budsjett Basisramme ISF-refusjon dag- og døgnbehandling ISF somatisk poliklinisk aktivitet ISF-refusjon kommunal medfinansiering ISF-inntekt kostnadskrevende legemidler UTENFOR sykehus Utskrivningsklare pasienter Gjestepasienter Konserninterne gjestepasientinntekter Polikliniske inntekter Øremerket tilskudd "Raskere tilbake Andre øremerkede tilskudd Andre driftsinntekter Interne overføringer (inntekter) SUM DRIFTSINNTEKTER Kjøp av offentlige helsetjenester Kjøp av private helsetjenester Varekostnader knyttet til aktiviteten i foretaksgruppen Innleid arbeidskraft - del av kto Konserninterne gjestepasientkostnader Lønn til fast ansatte Overtid og ekstrahjelp Pensjon inkl arbeidsgiveravgift Offentlige tilskudd og refusjoner vedr arbeidskraft Annen lønn Avskrivninger Nedskrivninger Andre driftskostnader Interne overføringer (kostnader) SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT Finansinntekter Finanskostnader FINANSRESULTAT (ÅRS)RESULTAT Endrede pensjonskostnader ift budsjett RESULTAT

80 6. Økonomi Medisinsk serviceklinikk Periode: Juli 2013 Resultatregnskap Denne periode Denne periode Denne periode Hele året Hele året Hittil faktisk Hittil budsjett Hittil avvik Avvik budsjett faktisk budsjett Avvik estimat budsjett Basisramme ISF-refusjon dag- og døgnbehandling ISF somatisk poliklinisk aktivitet ISF-refusjon kommunal medfinansiering ISF-inntekt kostnadskrevende legemidler UTENFOR sykehus Utskrivningsklare pasienter Gjestepasienter Konserninterne gjestepasientinntekter Polikliniske inntekter Øremerket tilskudd "Raskere tilbake Andre øremerkede tilskudd Andre driftsinntekter Interne overføringer (inntekter) SUM DRIFTSINNTEKTER Kjøp av offentlige helsetjenester Kjøp av private helsetjenester Varekostnader knyttet til aktiviteten i foretaksgruppen Innleid arbeidskraft - del av kto Konserninterne gjestepasientkostnader Lønn til fast ansatte Overtid og ekstrahjelp Pensjon inkl arbeidsgiveravgift Offentlige tilskudd og refusjoner vedr arbeidskraft Annen lønn Avskrivninger Nedskrivninger Andre driftskostnader Interne overføringer (kostnader) SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT Finansinntekter Finanskostnader FINANSRESULTAT (ÅRS)RESULTAT Endrede pensjonskostnader ift budsjett RESULTAT

81 6. Økonomi Psykiatrisk klinikk Periode: Juli 2013 Resultatregnskap Denne periode Denne periode Denne periode Hele året Hele året Hittil faktisk Hittil budsjett Hittil avvik Avvik budsjett faktisk budsjett Avvik estimat budsjett Basisramme ISF-refusjon dag- og døgnbehandling ISF somatisk poliklinisk aktivitet ISF-refusjon kommunal medfinansiering ISF-inntekt kostnadskrevende legemidler UTENFOR sykehus Utskrivningsklare pasienter Gjestepasienter Konserninterne gjestepasientinntekter Polikliniske inntekter Øremerket tilskudd "Raskere tilbake Andre øremerkede tilskudd Andre driftsinntekter Interne overføringer (inntekter) SUM DRIFTSINNTEKTER Kjøp av offentlige helsetjenester Kjøp av private helsetjenester Varekostnader knyttet til aktiviteten i foretaksgruppen Innleid arbeidskraft - del av kto Konserninterne gjestepasientkostnader Lønn til fast ansatte Overtid og ekstrahjelp Pensjon inkl arbeidsgiveravgift Offentlige tilskudd og refusjoner vedr arbeidskraft Annen lønn Avskrivninger Nedskrivninger Andre driftskostnader Interne overføringer (kostnader) SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT Finansinntekter Finanskostnader FINANSRESULTAT (ÅRS)RESULTAT Endrede pensjonskostnader ift budsjett RESULTAT

82 6. Økonomi Prehospital klinikk Periode: Juli 2013 Resultatregnskap Denne periode Denne periode Denne periode Hele året Hele året Hittil faktisk Hittil budsjett Hittil avvik Avvik budsjett faktisk budsjett Avvik estimat budsjett Basisramme ISF-refusjon dag- og døgnbehandling ISF somatisk poliklinisk aktivitet ISF-refusjon kommunal medfinansiering ISF-inntekt kostnadskrevende legemidler UTENFOR sykehus Utskrivningsklare pasienter Gjestepasienter Konserninterne gjestepasientinntekter Polikliniske inntekter Øremerket tilskudd "Raskere tilbake Andre øremerkede tilskudd Andre driftsinntekter Interne overføringer (inntekter) SUM DRIFTSINNTEKTER Kjøp av offentlige helsetjenester Kjøp av private helsetjenester Varekostnader knyttet til aktiviteten i foretaksgruppen Innleid arbeidskraft - del av kto Konserninterne gjestepasientkostnader Lønn til fast ansatte Overtid og ekstrahjelp Pensjon inkl arbeidsgiveravgift Offentlige tilskudd og refusjoner vedr arbeidskraft Annen lønn Avskrivninger Nedskrivninger Andre driftskostnader Interne overføringer (kostnader) SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT Finansinntekter Finanskostnader FINANSRESULTAT (ÅRS)RESULTAT Endrede pensjonskostnader ift budsjett RESULTAT

83 6. Økonomi Serviceklinikken Periode: Juli 2013 Resultatregnskap Denne periode Denne periode Denne periode Hele året Hele året Hittil faktisk Hittil budsjett Hittil avvik Avvik budsjett faktisk budsjett Avvik estimat budsjett Basisramme ISF-refusjon dag- og døgnbehandling ISF somatisk poliklinisk aktivitet ISF-refusjon kommunal medfinansiering ISF-inntekt kostnadskrevende legemidler UTENFOR sykehus Utskrivningsklare pasienter Gjestepasienter Konserninterne gjestepasientinntekter Polikliniske inntekter Øremerket tilskudd "Raskere tilbake Andre øremerkede tilskudd Andre driftsinntekter Interne overføringer (inntekter) SUM DRIFTSINNTEKTER Kjøp av offentlige helsetjenester Kjøp av private helsetjenester Varekostnader knyttet til aktiviteten i foretaksgruppen Innleid arbeidskraft - del av kto Konserninterne gjestepasientkostnader Lønn til fast ansatte Overtid og ekstrahjelp Pensjon inkl arbeidsgiveravgift Offentlige tilskudd og refusjoner vedr arbeidskraft Annen lønn Avskrivninger Nedskrivninger Andre driftskostnader Interne overføringer (kostnader) SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT Finansinntekter Finanskostnader FINANSRESULTAT (ÅRS)RESULTAT Endrede pensjonskostnader ift budsjett RESULTAT

84 6. Økonomi Likviditet og investeringer jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des Tall i Budsjett Investeringer Regn.HiÅ E 2013 B 2013 SAMBA-bygget Øvrig bygg & anlegg MTU Annet utstyr, biler m.m SUM

85 Sykehuset Telemark HF juli 2013: 1. Hovedmål 1.1. Gjennomsnittlig ventetid avviklede skal reduseres til 60 dager Gjennomsnittlig ventetid avviklede var 58 dager innen somatikk dette følger en jevn trend siste 12 måneder. Psykiatri voksen hadde ventetid på 34 dager og TSB hadde ventetid på 16 dager. Dette er en betydelig reduksjon i forhold til tidligere måneder. Gjennomsnittlig ventetid avviklede innen barne og ungdomspsykiatri var 46 dager. Gjennomsnitt for STHF var for juli 57,2 dager. Gjennomsnitt for siste 12 måneder STHF var på 59,7 dager Pasienten opplever ikke fristbrudd Målet er ikke innfridd. Det er 302 pasienter som ikke har fått behandling innen fristen i juli, dette er en tredobling i forhold til antallet som ble rapportert forrige periode. Av disse er 298 innen somatikk. Størst antall fristbrudd registreres innen spesialitetene urologi og ØNH. Det arbeides med tiltak som blant annet administrativ oppfølging av pasienter som har frist påfølgende måned og pasienter som har inn innen dato etter fristdato Sykehusinfeksjoner er redusert til under 3 % Måling 29. mai viser en andel sykehusinfeksjoner på 7,0 %. Neste måling er 4. september Det legges spesielt vekt på håndhygiene, rett antibiotikaprofylakse samt holdningsskapende tiltak. Tiltak er iverksatt og følges opp innenfor keisersnitt, hofteproteser og plastikkirurgi. Infeksjonsforebyggende arbeid vedrørende tarminngrep intensiveres.

86 1.4. Pasienten får bekreftelse og tidspunkt for behandling i samme brev Uttrekk fra DIPS gir en andel direkte time for sykehuset på 51 % for juli. Sykehuset har fokus på registreringspraksis. Det arbeides med administrative tiltak som blant annet lengre tjenesteplaner for leger Det er skapt økonomisk handlingsrom som sikrer nødvendige investeringer Dette kommenteres under drifts og finansposter nedenfor. 2. Andre styringsparametre (status og tiltak): pst av epikrisene skal være sendt ut innen 7 dager etter utskrivning I juli 2013 ble 77,5 % av epikrisene sendt ut innen 7 dager Det skal normalt ikke være korridorpasienter Andel korridorpasienter ligger i overkant av 3 % hiå, og for juli er andelen 3,2 % Øvrige styringsparameter Antall/andel utskrivningsklare pasienter innen både somatikk, psykisk helsevern voksne og TSB Innen somatikk er antall utskrivningsklare pasienter stabilt med små variasjoner. I juli rapporteres 30 utskrivningsklare pasienter. Psykiatri og TSB er uendret. Det forventes at kommunene vil iverksette tiltak for å bedre mottaket av pasienter. Sykehuset har likevel en inntektsprognose som er høyere enn budsjett Antall åpne dokumenter i EPJ som er mer enn 14 dager gamle Rapport fra DIPS viser åpne dokumenter som er mer enn 14 dager gamle. DISP forvaltning arbeider med å se på konvertering og kvalitetssjekk av datagrunnlag Antall pasienter med åpen henvisningsperiode uten ny kontakt Rapport fra DIPS viser med åpen henvisningsperiode uten ny kontakt. DISP forvaltning arbeider med å se på konvertering og kvalitetssjekk av datagrunnlag

87 3. Driftsposter 3.1. Økonomiske forhold Regnskapsresultatet etter juli viser 7,9 millioner kroner, som er 16 millioner kroner svakere enn periodisert budsjett. Budsjettavviket i juli måned viser +8,8 millioner kroner. Dette inkluderer inntektsføring av tilbakebetalte ø hjelpsmidler på 6,0 millioner kroner. Det er per juli ikke avsatt eventuelt tilhørende kostnader for dette. Andre poster som påvirker juli resultatet er blant annet inntektsføring av balanseførte midler på 1 millioner kroner, lavere ISF inntekter på 4,5 millioner kroner og utsatt vedlikehold 3,8 millioner kroner. Budsjettavvik for lønnskostnader i juli viser en forbedring. Dette skyldes imidlertid en for god periodisering av budsjett for overtid og ekstrahjelp. Korrigert for dette ligger budsjettavviket for lønnspostene på samme nivå som mai. Realisering av planlagte innsparingstiltak gir noe effekt i perioden, men det er fortsatt et betydelig etterslep. Dette vises ved at faktiske månedlige lønnskostnader videreføres på omtrent samme nivå som ved utgangen av Det bekreftes at foreløpige beregnede effekter av lønnsoppgjøret for 2013 er hensyntatt både per juli og i årsestimatet. For lønnsoppgjøret 2013 vil budsjettavsetningen dekke kostnadene. Per juli er avsatt kostnader på 14,2 millioner kroner. Årsbudsjettet er på 51 millioner kroner. Avviket innen andre driftskostnader forbedres i juli som følge av lavere gjennomført vedlikehold enn planlagt. ISF inntektene per syv måneder er lavere enn budsjettert. Dette som følge av lavere behandlingsvolum på enkelte av sengepostene og lavere drift i implementeringsperioden av DIPS. Klinikkene rapporterer imidlertid om et betydelig etterslep i kvalitetssikringen av koding for hele perioden mai juli. Dette er ikke hensyntatt i regnskapet. Prognosen for året opprettholdes med et underskudd på 25 millioner kroner. Bakgrunn for dette er blant annet usikkerhet i forbindelse med kostnader tilknyttet ø hjelp plasser i kommunene og iktkostnader vedrørende DIPS innføring Aktivitet Somatikk DRG poeng: Per 7 måneder rapporteres det 833 poeng ( 4 %) lavere enn budsjettert vedrørende døgnbehandling. Antall DRG poeng knyttet til dagbehandling og poliklinikk har vært 310 poeng ( 5 %) lavere enn periodisert budsjett. Til sammen rapporteres DRG poeng (døgn, dag, poliklinikk i h.h.t. sørge for ansvaret) under periodisert budsjett, som tilsvarer 4,7 %. Sammenlignet med fjorårets resultater, ligger DRG aktiviteten per 7 måneder i h.h.t. sørge for ansvaret poeng ( 7 %) lavere. DRG indeksen for døgnpasienter er lavere i annet tertial enn i første tertial. Samtlige klinikker rapporterer om betydelig etterslep i kvalitetssikringsarbeidet vedrørende pasientdataene for 2. tertial. Antall sykehusopphold per 7 måneder er 6 % lavere enn samme periode i fjor. Størst nedgang registreres ved de indremedisinske sengepostene i Skien som har hatt færre utskrivninger enn i samme periode i fjor. Tendensen til en noe lavere belegg ved de medisinske sengepostene har vart siden i fjor sommer, og kan ha en viss sammenheng med effektene av samhandlingsreformen. Også

88 de kirurgiske avdelingene ( 5 %) og barneavdelingen ( 11 %) har hatt færre utskrevne pasienter enn i fjor. Antall dagbehandlinger per 7 måneder er 400 ( 4 %) lavere enn i fjor. Spesielt har det vært lavere dagaktivitet innen plastikkirurgi og ved Cytostatika poliklinikken antall kjemoterapi kurer har vært færre enn ved samme tid i fjor. Særlig har det vært en del færre utførte dagkirurgiske inngrep i mai og juni måned i forbindelse med innføring /opplæring i nytt pasientsystem. Antall dagbehandlinger i juli var imidlertid på nivå med juli i fjor. Antall polikliniske konsultasjoner er per 7 måneder ( 8 %) lavere enn i samme periode i fjor. Antall polikliniske konsultasjoner i mai og juni måned var færre enn i samme måned i fjor, og må for en stor del tilskrives perioden med innføring av nytt pasientsystem og opplæring i dette. Antall polikliniske konsultasjoner i juli var imidlertid omtrent på samme nivå som juli i fjor. Psykiatri / Tverrfaglig spesialisert rusbehandling (TSB) Oppnådd poliklinisk aktivitet hittil i år viser 13,6 % lavere behandlingsvolum enn periodisert budsjett. Aktiviteten hittil i år målt mot samme periode i fjor viser en nedgang på 9,3 %. Størst avvik rapporteres innen TSB med en endring på 24,0 % fra i fjor til i år, voksenpsykiatri har en endring på 4,5 % fra i fjor til i år. Endringen fra i fjor til i år skyldes vakanser og turnover i terapeutstillinger samt nedgang i produktivitet per terapeut per dag innen begge fagområder. Det er tatt i bruk nye muligheter i DIPS, som avtalebok for alle terapeuter hvor aktivitet styres sentralt. Det er et stort fokus på den enkelte terapeuts aktivitet og planlegging av arbeidsdagen. Barne og ungdomspsykiatri Akkumulert antall polikliniske konsultasjoner per juli ligger 5,3 % lavere enn forventet, men på sammen nivå som fjoråret etter samme periode. Det har vært en nedgang i aktivitet i forhold til tidligere måneder og dette skyldes i stor grad registreringsutfordringer i forhold til DIPS. Produktiviteten har gått noe ned de siste periodene sammenliknet med samme perioder i fjor, og ligger nå på 2,13 konsultasjoner per fagbehandler per dag mot 2,25 i fjor akkumulerte tall. Underregistreringen har også her effekt, så produktiviteten kan være noe høyere Bemanning Antall månedsverk hittil i år ligger over tilsvarende periode i fjor med 0,9 % tilsvarende 27 brutto månedsverk, her inngår imidlertid 12 DIPS relaterte månedsverk som ikke er budsjettert. Deler av disse tilhører leveranseprosjektet i DIPS som blir refundert fra Sykehuspartner. Forbruk bruttomånedsverk i juli er 16 høyere enn juli Internt arbeid for å redusere variabellønn er i fokus og vi ser en nedgang i variable månedsverk på 8,8 % hittil i år sammenlignet med samme periode i fjor. Det forventes ytterligere effekter i regnskapet i påfølgende perioder.

89 4. Finansposter 4.1. Samlet likviditetsutvikling Likviditetsbeholdningen per var på 128,9 millioner kroner noe som er 17,8 millioner kroner høyere enn budsjettet. De største avvikspostene er: - Utsatt kjøp av SAMBA bygget, +59,5 millioner kroner - Øvrig etterslep på investeringene, +4,8 millioner kroner - Pensjonspremie for 3. kvartal forfalt i juli og ikke august som budsjettert, 54,4 millioner kroner - Negativt driftsresultat, 16 millioner kroner - Negativt budsjettavvik ISF inntekter, +18,7 millioner kroner (gjøres opp i 2014) - Reduserte avskrivninger, 2 millioner kroner (resultatpost uten kontanteffekt) - Inntektsføring av tilskudd balanseført per , 8 millioner kroner (resultatpost uten kontanteffekt) - Tilbakebetalte ø hjelpsmidler som ikke er inntektsført per juli, + 4,3 millioner kroner - Øvrig avvik skyldes diverse endringer i omløpsmidler og kortsiktig gjeld i forhold til periodisert budsjett. Den estimerte likviditetsbeholdningen per er 26,7 millioner kroner lavere enn budsjettert og skyldes hovedsakelig det negative resultatestimatet. Det forutsetter at investeringene blir som budsjettert, inkl. kjøp av SAMBA bygget. Med bakgrunn i at det nå er åpnet for at helseforetakene kan inngå langsiktige leieavtaler med kommuner i forbindelse med samhandlingstiltak, vil det i løpet av august bli lagt fram en sak for styret vedrørende håndteringen av SAMBA bygget. Konklusjonen kan da bli at Sykehuset Telemark ikke kjøper dette bygget av Skien kommune, men fortsetter leieforholdet Investeringer Investeringene ligger 64,3 millioner kroner lavere enn periodisert budsjett, hvorav 59,5 millioner kroner gjelder SAMBA bygget. Årsestimatet opprettholdes på 124,5 millioner kroner Salg Ingen salg av betydning 4.4. Øvrige poster Pensjonspremie på 54,4 millioner kroner forfalt i juli og ikke august som budsjettert. Forøvrig er det ingen vesentlige endringer i øvrige poster i forhold til budsjett per juli. Årsestimatet på ekstern kortsiktig gjeld er redusert med 15 millioner kroner som følge av planlagt inntektsføring av balanseførte tilskudd.

90 5.0. Klinikkommentarer Medisinsk klinikk Resultatet per 7 måneder 2013 viser et positivt budsjettavvik på 2,3 millioner kroner. Juli regnskapet viser et moderat økonomisk budsjettoverskudd på 0,5 millioner kroner, noe som skyldes innsparinger vedrørende lønnskostnader og andre driftskostnader. Klinikken rapporterer innsparinger vedrørende varekostnader på til sammen 3,1 millioner kroner per 7 måneder. En stor del av disse innsparingene registreres ved Cytostatika poliklinikken. Aktiviteten her har vært lavere enn budsjettert og lavere enn i fjor. Samlede lønnskostnadene har overskredet budsjettet med 1,7 millioner kroner ( 1 %). Avviket oppstår hovedsakelig ved de indremedisinske sengepostene, dialysen og klinikkledelsen (sparekrav 2013). Aktiviteten ved de indremedisinske sengepostene, målt i antall døgnopphold viser en fortsatt nedadgående tendens. Antall døgnopphold i juli var 137 lavere enn juli i fjor. Antall utskrevne døgnpasienter var 5 % lavere enn budsjettert per 7 måneder, og 9 % lavere enn samme periode i fjor. Beleggsprosenten ved enkelte av de indremedisinske sengepostene har også vært lavere enn vanlig, for eksempel Medisin 2 (93,8 % hittil i år). Antall polikliniske konsultasjoner per 7 måneder er lavere enn periodisert budsjett ( 11 %) og lavere enn i fjor. Aktiviteten var spesielt lav i mai og juni, noe som i all hovedsak må tilskrives innføring/opplæring i nytt pasientsystem. Aktiviteten i juli var omtrent på fjorårsnivå. Antall DRG poeng per 7 måneder er 548 lavere enn budsjettert ( 6 %). Klinikken rapporterer om et betydelig etterslep i arbeidet med å kvalitetssikre pasientdataene for 2. tertial, men har en plan for hvordan dette skal håndteres innen fristen for lukking av pasientdataene 24. september. Antall brutto månedsverk per 7 måneder er 509. Dette er 9 årsverk høyere enn i fjor. Økningene er blant annet knyttet til Kreftprosjektet, utvidelser ved Cytostatikapoliklinikken, samt etablering av vikarsenteret (betjener både Kirurgisk klinikk og Medisinsk klinikk, men avlønnes i sin helhet ved sistnevnte). Klinikken har identifisert kostnadsreduserende tiltak for inneværende år på i størrelsesorden 2,1 millioner kroner. Som en følge av disse innsparingstiltakene forventes årsprognosen for 2013 å bli tilnærmet 0 (økonomisk driftsbalanse), forutsatt at varekostnadsforbruket vedvarer på nivå som hittil i år. Kirurgisk klinikk Resultatet per juli 2013 viser et negativt budsjettavvik på 8,15 millioner kroner. Juni/ juli måned har en økonomisk forbedring på ca 1,2 millioner kroner, noe som skyldes lavere lønnskostnader på 1,5 millioner kroner og lavere varekostnader på 1,5 millioner kroner i sommermånedene spesielt i juli. Klinikken rapporterer innsparinger vedrørende varekostnader på til sammen 3,2 millioner kroner per 7 måneder. Største del derfra utgjør medikamenter og gjestepasienter. Aktiviteten her har vært lavere enn budsjettert og lavere enn i fjor, både målt i DRG og døgnopphold / dagopphold / polikliniske konsultasjoner.

91 Samlede lønnskostnadene har overskredet budsjettet med 7,7 millioner kroner (2,7 %). Avviket oppstår hovedsakelig ved medisinskfaglig seksjon, akuttmottak/intensiv og klinikkledelsen (merverdikrav 2). Antall utskrevne døgnpasienter var 4,4 % lavere enn budsjettert per 7 måneder, og 4,9 % lavere enn i samme periode i fjor. Antall polikliniske konsultasjoner per 7 måneder er ( 5,6 %) lavere enn periodisert budsjett og lavere enn i fjor ( 10,8 %). Antall DRG poeng per 7 måneder er 517 lavere enn budsjettert ( 5,7 %). Antall brutto månedsverk per 5 måneder er 685. Dette er 9 årsverk mer enn budsjett. Nedgangen er spesiell innenfor sykepleiefaglig seksjon. Klinikken har identifisert kostnadsreduserende tiltak hittil i år på størrelsesorden 19,3 millioner kroner. Barne og ungdomsklinikken Klinikken har et akkumulert budsjettavvik på 1,5 millioner kroner, en endring på +0,1 millioner kroner fra juni og +0,65 fra mai. Akkumulert avvik skyldes i hovedsak merforbruk lønn ved barne og ungdomsmedisinsk seksjon. Det jobbes tett med oppfølging av variabel lønn. Det innarbeides rutiner for rapportering og kontroll på innleie. Dette arbeidet har hatt positiv effekt i sommermånedene og seksjonen kan rapportere en sommeravvikling nogenlunde i balanse. Klinikkens innsparingstiltak er avklart og iverksatt og for store deler i rute. Aktivitetsøkning i barneog ungdomsmedisin er imidlertid lavere enn forventet og det samme ser vi for barne og ungdomspsykiatri. Risiko for at klinikken ikke vil nå balanse vurderes fortsatt som stor og klinikken har en prognose for året på 2,5 million kroner etter juli. Aktivitet målt i drg poeng er akkumulert per juli 274 poeng under budsjett. Dette tilsvarer 16,2 %. I forhold til fjoråret etter samme periode er aktiviteten 19,8 % lavere. Det har vært en kraftig reduksjon i drg vekten de siste fire måneder i hovedsak på enhet nyfødt intensiv. Naturlige svingninger i pasientgrunnlaget er hovedforklaringen på avviket. Poliklinisk aktivitet somatikk ligger også fremdeles etter planen og det har vært en forverring denne siste perioden. Akkumulert avvik er 15,5 %. Det jobbes med tiltak for å øke aktivitet på poliklinikk, og disse vil få effekt annet halvår For barne og ungdomspsykiatri er akkumulert antall polikliniske konsultasjoner per juli noe lavere enn forventet, men aktiviteten er høyere enn fjoråret etter samme periode. Dette viser en nedgang de siste periodene som kan forklares med registreringsutfordringer i forhold til DIPS. Produktiviteten er noe redusert dette året sammenliknet med samme periode i fjor. Bemanning i klinikken i sommermånedene har vært lavere enn tidligere i år, mens vi ser en liten økning tilbake til snitt i august. Dette vises tilsvarende i budsjettavvik kroner. Kostnadsreduserende tiltak inkluderer bemanningsreduksjon og dette viser en positiv trend. Full effekt av disse kommer i siste halvår. De resterende kostnadsreduserende tiltakene er i rute per juli med unntak av aktivitet. Klinikken vurderer tiltakene som ok ved årets slutt, men med usikkerhet knyttet til aktivitet. Klinikk Rjukan Notodden

92 Klinikken har et akkumulert budsjettavvik på 6,6 millioner kroner, en endring på 0,1 millioner kroner fra juni. Akkumulert avvik skyldes i hovedsak overforbruk på overtid og innleie fra byrå. Det jobbes med rekruttering av fast personell for å redusere dette overforbruket. BRASSE prosjektet er godt i gang, og det er forventet god effekt av dette på sikt. Varekostnader eksklusiv innleie fra byrå viser en positiv utvikling, men kjøp av helsetjenester følges fortsatt nøye. Polikliniske inntekter har et akkumulert budsjettavvik på 0,6 millioner kroner, en endring på 0,2 millioner kroner fra juni. Dette skyldes delvis lavere aktivitet på grunn av DIPS innføringen, og delvis en del uferdige registreringer. Det estimeres et årsresultat på 7 millioner kroner i Poliklinisk aktivitet somatikk er 1,5 % lavere enn budsjett, og 2,4 % lavere enn samme periode i fjor. DRG poeng viser 45 poeng høyere enn budsjett, og 124 poeng lavere enn samme periode i fjor. Voksenpsykiatri har en poliklinisk aktivitet på 5,1 % i forhold til budsjett, og 0,2 % i forhold til samme periode i fjor. TSB har en poliklinisk aktivitet på 23,9 % i forhold til budsjett, og 9,3 % i forhold til samme periode i fjor. BUP har en poliklinisk aktivitet på 12,9 % i forhold til budsjett, og 8,1 % i forhold til samme periode i fjor. Brutto månedsverk i juli er 381, mot 386 i juni. I juli i fjor var forbruket på 386 årsverk. For august er det brukt 386 årsverk. Det forventes fortsatt nedgang i bruk av innleie fra byrå. De fleste tiltakene er iverksatt, og det er en plan for å iverksette resten. Medisinsk Serviceklinikk Klinikken har et akkumulert budsjettavvik på 0,8 millioner kroner, en endring på 0,09 millioner kroner i fra juni og 0,43 i fra mai. Akkumulert avvik skyldes mindreinntekt på radiologi som følge av dels lavere aktivitet og dels utfordringer med registrering og nytt kodeverk. Det forventes fremdeles et inntektsresultat i balanse ved årets slutt totalt i klinikken. Merkostnad lønn også i radiologisk seksjon har også betydelig negativt avvik. Deler av merforbruket av lønn i radiologisk seksjon er også engangsforhold, samt krav om økt tilstedeværelse for radiologer som følge av utdanningskapasitet. Det er fremdeles stram fokus på lønn i seksjonene. Klinikken opprettholder prognose for året på minus 1 million kroner. Aktivitet i seksjonene, med unntak av patologi, er noe lavere enn forventet denne perioden. Dette er imidlertid inneliggende som viser størst avvik, noe som er en ønskelig trend. Bemanningsutviklingen har vært stigende i juli og august. Det er variabellønn som har økt i denne perioden og dette henger sammen med ekstrabemanning i forholdt sommeravvikling. Kostnadsreduserende tiltak er omtrent i rute og vil få effekt i hovedsak siste halvår.

93 Psykiatrisk klinikk Psykiatrisk klinikken har et akkumulert budsjettavvik på 4,8 millioner kroner, en endring på + 0,4 millioner kroner fra juni. Budsjettavvik for lønnskostnader i juli viser en forbedring. Dette skyldes imidlertid en for god periodisering av budsjett for overtid og ekstrahjelp (konto 5160) tilsvarende budsjett avvik på +0,6 millioner kroner. I tillegg er klinikken kompensert for DIPS opplæring for instruktører +0,2 millioner kroner. Korrigert for dette ligger budsjettavviket for lønnspostene på samme nivå som tidligere perioder. Utover dette har klinikken lavere polikliniske inntekter 1,3 millioner kroner. På bakgrunn av vakanser viser lønnskostnader +5,9 millioner kroner. Oppnådd poliklinisk aktivitet hittil i år viser 20 % lavere behandlingsvolum enn periodisert budsjett. Aktiviteten hittil i år målt mot samme periode i fjor viser en nedgang på 14 %, som skyldes vakanser og turnover i terapeutstillinger, samt nedgang i produktivitet per terapeut per dag. Etter innføring av DIPS er det tatt i bruk avtalebok for alle terapeuter. Klinikken har et jevnt bemanningsforbruk hittil i år på 525 årsverk og ligger 3 årsverk lavere enn i fjor. August hittil i år viser 529 årsverk som er 5 årsverk lavere enn i fjor. Reduksjonen vises innen variabellønnede årsverk. Klinikken arbeider med å realisere effektivitetskrav, kravet innfris innen utgangen av året. Prehospital klinikk Resultatet per 7 måneder 2013 viser et negativt budsjettavvik på 2 millioner kroner. Dette er en forverring i forhold til forrige måned. Lønnskostnader har en betydelig forbedring. Selv om sommeravviklingen ikke er helt avsluttet enda kan det være en trend som holder ut året. Samlede lønnskostnadene har et pluss på rund 0,5 millioner kroner. Avviket oppstår hovedsakelig ved ambulanseseksjonen og AMK. Budsjettavvik per juli kommer nesten i sin helhet fra pasientreiser, og her spesielt enkeltoppgjør som har en kostnadssøkning over sommeren. Klinikken har identifisert kostnadsreduserende i forhold til budsjett (1,5 millioner kroner, innarbeidet i budsjett). Merverdikrav 2 realiseres ved enkeltoppgjør / pasientreiser mot slutten av året. Serviceklinikken Klinikken har et akkumulert budsjettavvik på 3,7 millioner kroner, en endring på 1,7 millioner kroner fra juni. Akkumulert avvik skyldes i hovedsak lavere lønns og driftskostnader hittil i år, men store deler av driftskostnadene innenfor bygg og eiendom kommer sporadisk i løpet av året. Høyt sykefravær på enkelte enheter og dette fører til høye innleiekostnader. Prognosen for året er justert opp til 2,5 millioner kroner i positiv budsjettavvik. Noe usikkerhet i prognosen, da energibudsjettet utgjør 1 million av dagens positive resultat. Dette kan raskt endres. Bemanningsforbruket er lavere enn budsjettert. Forbruket har falt med 14 stillinger fra 287 til 273 hittil i år sammenliknet med samme tid i fjor. En dreining til ekstern innleie ved sykdom er noe av forklaringen. Klinikkens innsparingstiltak er avklart og iverksatt, innarbeidet i budsjett og har løpende effekt.

94 6.0. AML rapport Det er fortsatt noe økning av AML brudd. Dette kan nok i stor grad skyldes sommerferieavvikling. Hjelpeplaner på sommeren innebærer ofte en viss fortetting av arbeid, så ansatte som tar på seg ekstra jobb vil fort komme til å bryte en AML regel. Avviksveksten kommer særlig ved at det er flere brudd på planlagte timer per uke, noe som tilsier at en planlegger med for mange timer i løpet av en uke. Dette er en trend vi ser fortsetter også i juni. Tallene isolert for juli viser derimot en viss nedgang. Her kan det være en fare for at alt ikke er registrert i GAT og at en derfor kan få en justering i verdiene når en er ferdig med å etterregistrere ekstravakter og merarbeid i GAT. Dette kommer til å bli fulgt opp ved neste rapportering i september. Legene er skilt ut i tallene for juni og juli. Legene representerer ca 30 % av det totale antallet brudd. Fokus fremover må være gode rutiner for å få etablert og fulgt opp avtaler og dispensasjoner i GAT, da en del av bruddene mulig er avtalte unntak.

95 Saksframlegg til styret ved Sykehuset Telemark k HF Sakstittel: Fremdrift og status i arbeidet med utviklingsplanen Sak nr. Sak Saksbehandler Frank Hvaal, prosjektleder Sakstype Orienteringssak Møtedato Trykte vedlegg: Utrykte vedlegg: ingen ingen Ingress: Frank Hvaal, prosjektleder for utviklingsplanen, orienterer styret i møtet om fremdrift og status i arbeidet med utviklingsplanen. Forslag til konklusjon: Ledergruppen tar presentasjonen til orientering. Side 1 av 1

96 Saksframlegg til styret ved Sykehuset Telemark HF Sakstittel: Årsplan for styret 2013 Sak nr. Saksbehandler Sakstype Møtedato Bess M. Frøyshov, adm.dir. Orienteringssak Trykte vedlegg: Årsplan for styret 2013 Utrykte vedlegg: Ingen Ingress: Årsplan for styret for 2013 legges frem til orientering. Oversikten rommer de viktigste kjente sakene i løpet av året. Det vil bli lagt frem oppdatert årsplan i hvert styremøte. Forslag til vedtak: Styret tar årsplan for styret 2013 til orientering. Skien, den 13. august 2013 Bess Margrethe Frøyshov Administrerende direktør Side 1 av 1

97 ÅRSPLAN STYRESAKER Styremøte 29. januar Kl Dir.møterom Skien 4. mars Kl Dir.møterom Skien 3. april Kl Dir.møterom Skien Styreseminar med HSØ ledelsen Kl Beslutningssakerr Innkalling og saksliste Protokoll fra styremøte ST 14. desember 2012 Mandat utviklingsplan Innkalling og saksliste Protokoll fra styremøte ST 29. januar 2013 Årlig melding 2012 Oppdrag og bestilling 2013 Erklæring om ledernes ansettelsesvilkår Innkalling og saksliste Protokoll fra styremøte ST 4. mars 2013 Årsberetning og årsregnskap 2012 Igangsetting av DIPSS 13. mai 2013 Orienteringssaker/Til etterretning AD driftsorienteringer. Status og kritiske faktorer DIPS prosjektet Aktivitets og øk.rapport per desember 2012 Årsoppgjør 2012 fremdriftsplan Status på tiltak og plan budsjett 2013 Virksomhetsstyring og intern kontroll rapport etter interimrevisjonen Oppfølging av 30 dagers overlevelse etter hjerte ved infarkt og hjerneslag STHF Avtale for jordmor Nissedal og Fyresdal Etablering av ø hjelps plasser i kommunene beredskap i kommunene Årsplan styresaker 2013 AD driftsorienteringer Status og kritiske faktorer DIPS prosjektet Budsjett 2013, status nnsparingstiltak og klinikk Ledelsesrapport per jan. Vise budsjetter 2013 Risikovurdering 3. tertial 2012 Pasientsikkerhetskampanjenn Eksterne tilsyn og revisjonerr AML brudd 2012 Årsplan styresaker 2013 AD driftsorienteringer Ledelsesrapport per feb.2013 Status tiltak 2013 effektivisering Budsjettprosess 2014 utfordringer, regionale føringer og fremdriftsplan Interne revisjoner 2012 og revisjonstema 2013 Overordnet HMS plan Øvrige orienteringer Protokoll brukerutvalgsmøte Protokoll styret HSØØ Strategidokument HSØØ Restanse styresaker STHF Protokoll styret HSØØ Protokoll foretaksmøte 11. februar 2013 Vedtekter STHF sist endret i foretaksmøte 11. februar 2013 Årsmelding brukerutvalget Årsmelding pasient og brukerombud Restanse styresaker STHF Brevv fra HSØ og svarbrev til HSØ på fristbrudd, ventetider og langtidsventende Protokoll brukerutvalgsmøte 28. februar og 14. marss 2013 Protokoll styret HSØØ Tema Samhandling med kommunene v/hege Holmern Presentasjon av BUPS v/klinikksjef G. Gausel Presentasjon av FOU v/forsknings sjef Tom Bernklev Presentasjon av Medisinsk Serviceklinikk v/klinikksjef Henrik Høyvik Side 1 av 3

98 ÅRSPLAN STYRESAKER mai Kl Dir.møterom Skien 28. august Kl Dir.møterom Skien Styreseminar Kl Tema: Medisinske satsnings 25. september områder Kl Dir.møterom Skien Styreseminar Kl Innkalling og saksliste Protokoll fra styremøte ST 3. april 2013 Representanter til brukerutvalget mai 2013 mai 2015 Økonomisk langtidsplan Fremdriftsplan og budsjett for arbeidet med Utviklingsplanen Igangsetting av forprosjekt for DIPSS fase 2 Innkalling og saksliste Protokoll fra styremøte ST 22. mai 2013 Ambulansestruktur i Telemark Møteplan 2014 Innkalling og saksliste Protokoll fra styremøte ST 19. juni 2013 DIPS fase 2 Administrerende direktørs lønns og arbeidsvilkår lukket møte Tilleggsavtale jordmor j beredskap for Seljord, Kviteseid, Tokke og Vinje Avtaler om øyeblikkelig hjelp døgnopphold i kommunenee mellom STHF og Vinje, Tokke, Seljord og Kviteseid Årsplan styresaker 2013 AD driftsorienteringer Status oppstart DIPS Status kostnadsreduksjons per april 2013 Lovkrav i tilknytning til AML brudd Årsplan styresaker 2013 program 2013 Virksomhetsrapport AD driftsorienteringer Status kostnadsreduksjons per juli program 2013 Virksomhetsrapport 2013 Budsjettforutsetninger og målsetninger for 2014 Status utviklingsplan Årsplan styresaker 2013 AD driftsorienteringer Status kostnadsreduksjons per 2. program 2013 Virksomhetsrapport tertial 2013 og risiko Pasientsikkerhetskampanjenn vurdering Status utviklingsplan Restanse styresaker STHF Foreløpig protokoll brukerutvalgsmøte 8. mai.2013 Protokoll styret HSØØ 14.mars.13 Foreløpig protokoll styret HSØ 25. aprill 2013 Restanse styresaker STHF Tilleggsopplysningg er till årlig meldingg Protokoll foretaksmøte Vedtekter etter endring i foretaksmøte Foreløpig protokoll brukerutvalgsmøte 6. juni 2013 Protokoll styret HSØØ Foreløpig protokoll styret HSØ Foreløpig protokoll fra ekstraordinært styremøte i HSØ Restanse styresaker STHF Protokoll brukerutvalgsmøte Protokoll styret HSØØ Restanse styresaker STHF Omvisning Nordfløyen v/seksj.leder Anne May Mauritzen Sykepleie Faglig seksjon Kirurgisk klinikk Live presentasjon DIPS Tema klinikksjef Side 2 av 3

99 ÅRSPLAN STYRESAKER Tema: Akuttfunk- sjoner Langsiktige leiekontrakter Resultat av internrevisjon avv tverrgående prosesser og pasientkontor Pasientreiser ANS Hvordan skal styret involveres i get the boards on board Årsplan styresaker november Kl Dir.møterom Skien 19. november Styreseminar Kl Farris Bad Tema: Alternative utviklings- scenarioer Innkalling og saksliste Protokoll fra styremøte ST 25. september 2013 Virksomhets overdragelse ambulansestasjoner på Notodden og Rjukan AD driftsorienteringer Status kostnadsreduksjons per program 2013 Virksomhetsrapport oktober 2013 Status utviklingsplan Orientering om status for budsjettprosess 2014 Virksomhetsstyring Årsplan styresaker 2013 Protokoll brukerutvalgsmøte Protokoll styret HSØØ Restanse styresaker STHF Tema klinikksjef 17. desember Kl Dir.møterom Skien Styreseminar Kl Tema: Styrets evaluering av egen virksomhet Innkalling og saksliste Protokoll fra styremøte ST 20. november 2013 Budsjett 2014 AD driftsorienteringer Status kostnadsreduksjons per program 2013 Virksomhetsrapport november 2013 Status utviklingsplan Årsplan styresaker 2013 Protokoll brukerutvalgsmøte Protokoll styret HSØØ Restanse styresaker STHF Tema klinikksjef Side 3 av 3

100 Saksframlegg til styret ved Sykehuset Telemark HF Sakstittel: Eventuelt Sak nr. Saksbehandler Sakstype Møtedato Bess M. Frøyshov, adm.dir. Orienteringssak Trykte vedlegg: Utrykte vedlegg: ingen ingen Ingress: Det foreligger ved utsendelse ingen saker til eventuelt. Forslag til vedtak: Det foreligger ingen saker til vedtak. Skien, den 13. august 2013 Bess Margrethe Frøyshov Adm. direktør Side 1 av 1

101 Helse Sør-Øst RHF Postboks Hamar Telefon: Telefaks: Org.nr Sykehuset Telemark HF Ulefossveien 3710 Skien Vår referanse: Deres referanse: 12/ Saksbehandler: Jostein F. Jensen, Dato: Årlig melding 2012 Sykehuset Telemark HF - innhenting av tilleggsopplysninger i forbindelse med godkjenning Det vises til årlig melding 2012 fra Sykehuset Telemark HF. Den årlige å meldingen er godkjent i helseforetakets styre og oversendt Helse Sør-Øst RHF innen fristen 1. mars 2013 i henhold til krav i oppdrag og bestilling I henhold til vedtekter for Sykehuset Telemark HF 6 skal det avholdes foretaksmøte innen utgangenn av juni måned hvert år for behandling av årsregnskap, årsberetning og årlig melding. I dette møtet blir den årlige meldingen endelig godkjent. Meldingen er gjennomgått i Helse Sør-Øst RHF og vurdert opp mot m de krav som er stilt til helseforetaket gjennom oppdrag og bestilling Det konkluderes med at godkjenning av den årlige meldingen er avhengig av at helseforetaket gir noen tilleggsopplysningerr i form av at nedenstående tilleggsspørsmål besvares. Tilleggsspørsmål til Sykehuset Telemark HF Med bakgrunn i Helse Sør-Øst RHFs vurdering av årlig melding fra Sykehuset Telemark HF, bes det om at helseforetaket gir kortfattede utfyllende/supplerende opplysninger om oppfølgingen av nedenstående målkrav forr 2012 (utdrag fra rapporteringen i årlig melding er tatt inn under hvert punkt). 1. Det fremkommer i årlig melding at helseforetaket styre i 2012 ikke i er forelagt en samlet gjennomgang av tilstanden i helseforetaket. Med bakgrunn i at dette er et viktig tiltak for f å sikre god styring og intern kontroll av virksomheten, ser Helse Sør-Øst RHF alvorlig på at dettee styringskravet ikke er oppfylt. Dett bes om en mer utfyllende redegjørelse for hvordan helseforetaket skal sikre at dette kravet uten unntak imøtekommes i 2013 og videre fremover. Minimum én gang per årr skal styret ha en samlet gjennomgang av tilstanden i helseforetakett med hensyn til risikovurdering, oppfølging avv internkontrollen og tiltak for å følge opp avvik. Helse Sør-Øst er den statlige helseforetaksgruppen som har ansvar for spesialisthelsetjenestene i Østfold, Akershus, Oslo, Hedmark, Oppland, Buskerud, Vestfold, Telemark, Aust-Agder og Vest-Agder. Virksomheten er organisert i ett morselskap, Helse Sør-Øst RHF, og 10 datterselskap. I tillegg leveres sykehustjenester i regionenn av privateide sykehus, etter avtale med Helse Sør-Øst RHF.

102 Dette er ikke utført i 2012, men planlegges for I årlig melding angir helseforetaket at alle utgifter til reise og opphold i forbindelse med etterog videreutdanning dekkes av arbeidsgiver eller de nasjonale utdanningsfond, og ikke av legemiddelindustrien. Det anføres videre at ordinære spesialiseringsløp for leger og psykologer ikke betraktes som etter- og videreutdanning, og at dekning av slike kostnader følger av reguleringer i overenskomster. Med bakgrunn i dette bes helseforetaket klargjøre om det eventuelt finnes andre leverandører enn legemiddelindustrien som dekker utgifter til reise og opphold i forbindelse med etter- og videreutdanning ved helseforetaket. Tilsvarende om utgifter til reise og opphold ved leger og psykologers etter- og videreutdanning dekkes av legemiddelindustrien eller andre leverandører. Helseforetaket skal sørge for at ansatte til enhver tid får tilstrekkelig opplæring til å sikre et kvalitativt godt og faglig forsvarlig tjenestetilbud. Alle utgifter til reise og opphold i forbindelse med etter- og videreutdanning dekkes av arbeidsgiver eller de nasjonale utdanningsfond, jf. Helse Sør-Østs etiske retningslinjer for innkjøp og leverandørkontakt, pkt Unntak skal ikke lenger forekomme. Foretaket følger HSØs etiske retningslinjer for innkjøp og leverandørkontakt. Alle utgifter til reise og opphold i forbindelse med etter- og videreutdanning dekkes av arbeidsgiver eller de nasjonale utdanningsfond, og ikke av legemiddelindustrien. Ordinære spesialiseringsløp for leger og psykologer er ikke etter- og videreutdanning, og dekning av slike kostnader følger av reguleringer i overenskomster. 3. I forhold til å redusere uønsket deltid ved helseforetaket beskrives hovedsakelig tiltak for å gi fast ansatte midlertidige tilsettingsforhold i tillegg til den faste stillingsbrøken. Det bes om en kortfattet tilbakemelding i forhold til helseforetakets arbeid for å redusere bruk av deltid. Helseforetaket skal videreføre det systematiske arbeidet for å redusere andelen deltidsansatte i tråd med foretakets vedtatte handlingsplan. Dette forutsetter at foretaket har hensiktsmessige prosedyrer i forhold til fortrinnsrett samt at permisjonsreglement og permisjonspraksis ikke medfører unødige deltidsstillinger. For øvrig må det arbeides aktivt med planlagte tiltak tilpasset de lokale årsaks bilder og forutsetninger. I februar mars 2012 ble det gjennomført kartlegging blant deltidsansatte for å identifisere alle med uønsket og ønsket deltid. Oversikter over personell med uønsket deltid er overført til de respektive linjeledere for videre oppfølging. I tillegg har vårt eget Vikarsenter fått disse oversiktene, slik at ansatte med uønsket deltid kan få tilbud om vikaroppdrag for å øke stillingsbrøken. Det er fremdeles store utfordringer for å nå dette målet. Foretaket har egne prosedyrer som ivaretar håndtering av fortrinnsrett og permisjon. Linjeledere har ansvar for å påse at permisjoner ikke forsterker deltidsutfordringen. 4. Felles nasjonal rapporteringsmatrise er innarbeidet i Helse Sør-Øst RHFs rapporteringspakke som skal benyttes av helseforetakene. Tilbakemeldingen i årlig melding kan oppfattes som at helseforetaket ikke rapporterer månedlig på disse parametrene som forutsatt. Det bes om en avklaring av dette. Foretaket skal dokumentere det løpende arbeidet ved månedlig rapportering basert på den felles nasjonale rapporteringsmatrise og de nye regionale rapporteringsrutiner som ble etablert i HSØ har ikke etablert rutiner for å følge opp felles nasjonale rapporteringsmatrise og de nye regionale rapporteringsrutiner, som ble etablert i Det er ikke forespurt månedlig rapportering på redusert bruk av deltid i Side 2 av 3

103 Det bes om at helseforetaket gir kortfattede besvarelser av tilleggsspørsmålene til Helse Sør-Øst RHF seinest 22. mai Vi ber om at svaret sendes på e-post til I foretaksmøtet i juni 2013 vil Helse Sør-Øst RHF godkjenne årlig melding, inkludert tilleggsopplysningene. Protokoll fra foretaksmøtet vil inneholde kommentarer og presiseringer fra Helse Sør-Øst RHF i forhold til helseforetakets arbeid med oppdragene for Med vennlig hilsen Helse Sør-Øst RHF Tore Robertsen direktør styre- og eieroppfølging Side 3 av 3

104 Direktøren Helse Sør-Øst RHF Postboks Hamar Postadresse: Sentralbord: Direkte linje: Telefaks: E-post: Deres ref.: 12/ Vår ref.: 2012/1929 Dato: 21. mai 2013 Årlig melding 2012 Sykehuset Telemark HF tilleggsopplysninger i forbindelse med godkjenning Sykehuset Telemark HF viser til Deres brev av 30. april 2013, hvor Helse Sør-Øst har gjennomgått den årlige meldingen og vurdert denne opp mot de krav som er stilt til helseforetaket gjennom oppdrag og bestilling I forbindelsen med gjennomgang av årlig melding har Helse Sør-Øst bedt om tilleggsopplysninger i form av besvarelse av fire tilleggsspørsmål, som Sykehuset Telemark HF har besvart nedenfor; 1. Det fremkommer i årlig melding at helseforetaket styre i 2012 ikke er forelagt en samlet gjennomgang av tilstanden i helseforetaket. Med bakgrunn i at dette er et viktig tiltak for å sikre god styring og intern kontroll av virksomheten, ser Helse Sør-Øst RHF alvorlig på at dette styringskravet ikke er oppfylt. Det bes om en mer utfyllende redegjørelse for hvordan helseforetaket skal sikre at dette kravet uten unntak imøtekommes i 2013 og videre fremover. Tilsyn og revisjoner er en viktig bærebjelke i sykehusets systematiske forbedringsarbeid og risikovurdering og det nedlegges et betydelig arbeid i forberedelser, gjennomføring og oppfølging av disse. Resultater av og tiltak etter eksterne tilsyn og revisjoner fremlegges og følges opp halvårlig av styret. Interne revisjoner følges opp tilsvarende, men en gang per år. Risikovurdering fremlegges for styret etter hvert tertial. Ledelsens gjennomgang (LGG) skal forelegges styret i Sykehuset Telemark HF minimum én årlig, første gang i Direktøren, i samarbeid med klinikksjefene og øvrig sykehusledelse skal risikovurdere status vedr. Oppdrag og bestilling 2013, herunder klinikksjefenes lederavtaler, i den hensikt å etablere tiltak for å sikre at oppdraget blir gjennomført. Det vil bli foretatt en vurdering av eksterne og interne tilsyn og omdømme, avvikssystemet og eventuelt andre forhold som utgjør en del av risikobildet. Handlingsplaner knyttet til de risikoområder som avdekkes vil utarbeides og følges opp. Ledelsens gjennomgang er en gjennomgang av den totale virksomheten og skal foretas på alle ledelsesnivåer i foretaket for å sikre at det er etablert tilstrekkelige systemer for god virksomhetsstyring. Det er et kontinuerlig arbeid å implementere styringssystemene og oppnå effekt av iverksatte korrigerende og forebyggende Sykehuset Telemark HF er en del av foretaksgruppen

105 tiltak i hele virksomheten. Oppdateringer av risikobildet vil skje i månedlige dialogmøter med administrerende direktør og klinikksjefer og i månedlig møte med øvrig sykehusledelse. Tilsvarende vil oppdatering i den enkelte klinikk foretas månedlig i dialogmøter med klinikksjef og seksjonsledere og seksjonsledere og enhetsledere. LGG skal synliggjøre overfor styret de områder som på foretaksnivå vurderes å kreve særskilt oppfølging for å redusere risiko og/eller konsekvens. Det vil i tillegg bli gitt en gjennomgang av status på en del utvalgte områder. 2. I årlig melding angir helseforetaket at alle utgifter til reise og opphold i forbindelse med etterog videreutdanning dekkes av arbeidsgiver eller de nasjonale utdanningsfond, og ikke av legemiddelindustrien. Det anføres videre at ordinære spesialiseringsløp for leger og psykologer ikke betraktes som etter- og videreutdanning, og at dekning av slike kostnader følger av reguleringer i overenskomster. Med bakgrunn i dette bes helseforetaket klargjøre om det eventuelt finnes andre leverandører enn legemiddelindustrien som dekker utgifter til reise og opphold i forbindelse med etter- og videreutdanning ved helseforetaket. Tilsvarende om utgifter til reise og opphold ved leger og psykologers etter- og videreutdanning dekkes av legemiddelindustrien eller andre leverandører. Foretaket følger HSØs etiske retningslinjer for innkjøp og leverandørkontakt. Alle utgifter til reise og opphold i forbindelse med etter- og videreutdanning dekkes av arbeidsgiver eller de nasjonale utdanningsfond, og ikke av legemiddelindustrien. Ordinære spesialiseringsløp for leger og psykologer er ikke etter- og videreutdanning, og dekning av slike kostnader følger av reguleringer i overenskomster, og dermed dekkes dette enten av foretaket eller av den enkelte faggruppes fagorganisasjon. Verken legemiddelindustrien eller andre leverandører dekker utgifter til reise og opphold eller kursavgift ved videre og etterutdanning. 3. I forhold til å redusere uønsket deltid ved helseforetaket beskrives hovedsakelig tiltak for å gi fast ansatte midlertidige tilsettingsforhold i tillegg til den faste stillingsbrøken. Det bes om en kortfattet tilbakemelding i forhold til helseforetakets arbeid for å redusere bruk av deltid. I februar mars 2012 ble det gjennomført kartlegging blant deltidsansatte for å identifisere alle med uønsket og ønsket deltid. Oversikter over personell med uønsket deltid er overført til de respektive linjeledere for videre oppfølging. STHF har opprettet mulighet i Personalportalen for at ansatte som ønsker større stillingsbrøk kan registrere seg. Den enkelt ansatte må sørge for at opplysningene er à jour. Det er et linjeansvar å følge opp egne ansatte med rapportert uønsket deltid. Det er derfor linjelederne som primært sørger for å tilby egne ansatte (fast ansatte eller midlertidig ansatte) med uønsket deltid en høyere stillingsprosent. I tillegg har vårt eget Vikarsenter fått disse oversiktene. Her kan ansatte med uønsket deltid få tilbud om vikaroppdrag for å øke stillingsbrøken. Dermed får ansatte med uønsket deltid tilbud om økt stillingsbrøk, fast eller midlertidig. Dette betyr at mange blir ansatt som fast ansatt intern vikar (altså fast stilling). Dette bidrar til at personer med uønsket deltid får høyere stillingsprosent. Det har vært jevnlig dialogmøter med sykehusets tillitsvalgte for å høyne stillingsprosenten. Foretaket har egne prosedyrer som ivaretar håndtering av fortrinnsrett og permisjon. Linjeledere har ansvar for å påse at permisjoner ikke forsterker deltidsutfordringen. 4. Felles nasjonal rapporteringsmatrise er innarbeidet i Helse Sør-Øst RHFs rapporteringspakke som skal benyttes av helseforetakene. Tilbakemeldingen i årlig melding kan oppfattes som at Side 2 av 3

106 helseforetaket ikke rapporterer månedlig på disse parameterne som forutsatt. Det bes om en avklaring av dette. Sykehuset Telemark HF vil presisere at felles nasjonal rapporteringsmatrise, som er innarbeidet i Helse Sør-Øst RHFs rapporteringspakke benyttes av helseforetaket. Foretaket fyller hver måned ut parameterne i rapporteringspakken, som rapporteres til Helse Sør-Øst innen gjeldende frist. Samtidig med innsendelse av utfylt rapporteringspakke sendes også overordnede kommentarer. Dagen etter innsendelse av rapporteringspakken, den 8 virkedag, sender helseforetaket utfyllende kommentarer i henhold til månedlig rapporteringsmal til Helse Sør-Øst. I tillegg til månedlig rapportering foretas det tertialrapportering av noen normtall samt risikovurdering. Med vennlig hilsen Bess Margrethe Frøyshov Administrerende direktør Elektronisk kopi per e-post sendes til: Jostein Jensen, spesialrådgiver, Helse Sør-Øst RHF Tom Jørgensen, styreleder Sykehuset Telemark HF Side 3 av 3

107

108

109

110

111

112