Konkurransegrunnlag - Leie og drift av drikkeautomater og levering av råvarer

Transkript

1 Konkurransegrunnlag - Leie og drift av drikkeautomater og levering av råvarer Vedlegg: - Utfyllingsskjema

2 1 Innledning Stiftelsen Nasjonalmuseet for kunst (heretter kalt Nasjonalmuseet) ønsker med dette å invitere til konkurranse om leie og drift av kaffe/drikkeautomater og levering av kaffe, te og andre produkter. 1.1 Generell beskrivelse av oppdragsgiver Stiftelsen Nasjonalmuseet for kunst (org. nr ) er Norges største museum for kunst, arkitektur og design. Det ble etablert 28. april 2003 ved fusjon av de to statlige museer Nasjonalgalleriet og Museet for Samtidskunst samt de to privateide museer Kunstindustrimuseet og Arkitekturmuseet. Den ble Riksutstillinger integrert i Nasjonalmuseet. Nasjonalmuseet er 90 % finansiert over statsbudsjettet, eier ikke egne samlinger, men forvalter statens kunstsamlinger samt samlingene til Stiftelsen Kunstindustrimuseet i Oslo og Stiftelsen Arkitekturmuseet. Museet forvalter, samler, bevarer, stiller ut og formidler samlingene. Museet har et omfattende utstillingsprogram som også inkluderer vandreutstillinger i inn- og utland. Over besøker årlig Nasjonalmuseets utstillinger i Oslo, mens nesten besøker våre utstillinger andre steder i landet. 2 Administrativ informasjon i fbm konkurransen 2.1 Tilleggsopplysninger Oppdragsgivers kontaktperson Ved spørsmål kontakt Nasjonalmuseet ved: Ole Henrik Brinchmann-Hansen, ole.henrik.b-hansen@nasjonalmuseet.no 2.2 Regler for konkurransen Denne anskaffelsen følger prosedyren konkurranse med forhandling i hht forskrift om offentlige anskaffelser del II. 3 Krav til leverandøren 3.1 Innbetalte skatter og avgifter Leverandøren skal ha ordnede forhold mht innbetaling av skatter og avgifter. Dette skal dokumenteres med attest for merverdiavgift og skatt utstedt av kemner/kommunekasserer i kommunen der leverandøren har sitt hovedkontor. Attestene skal foreligge innen tilbudsfristens utløp, og de skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. 3.2 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Det kreves god leveringssikkerhet. Dette dokumenteres med: Konkurransegrunnlag Kaffe/drikkeautomater 2

3 1) En generell beskrivelse av leverandøren med antall ansatte, størrelse og beliggenhet til hovedkontor og filialer. 2) Oversikt over oppdrag av tilsvarende karakter fra de siste 3 årene. Oversikten skal inneholde en kort beskrivelse av leveransen og navn på oppdragsgiver. 3) Eventuell annen dokumentasjon eller beskrivelse som synliggjør hvordan leveringssikkerheten ivaretas. 4 Krav til tilbudet 4.1 Tilbudets utforming og levering 1. Tilbudet skal være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som skal være datert og undertegnet 2. Tilbudet skal være merket: TILBUD Kaffemaskiner 3. Tilbudet skal oversendes i lukket forsendelse 4. Tilbudet og all dokumentasjon skal leveres på norsk 5. Tilbudet kan leveres direkte til leveringsadressen eller sendes med post. 4.2 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er torsdag 7. mai kl Tilbudet skal være oppdragsgiveren i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. 4.3 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet i 3 måneder fra tilbudsfristen 4.4 Leveringsadresse Postadresse: Nasjonalmuseet for kunst, arkitektur og design Postboks 7014, St. Olavs plass 0130 Oslo Leveringsadresse: Kristian Augusts gate 23, Oslo 4.5 Komplett tilbud skal bestå av: - Tilbudsbrev, datert og signert - Dokumentasjon på kvalifikasjoner, se punkt 3 - Komplett utfylt tilbudsskjema, vedlegg 1 5 Tildelingskriterier Tildelingen skjer på grunnlag av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier, ikke satt opp i prioritert rekkefølge: - Pris - Kvalitet på drikken. Det vil være aktuelt med smaksprøver. - Service, funksjonalitet og estetiske kvaliteter Konkurransegrunnlag Kaffe/drikkeautomater 3

4 6 Beskrivelse av ønsket leveranse 6.1 Generell beskrivelse Nasjonalmuseet ønsker å inngå avtale for leie og drift av kaffe/drikkeautomater og vannautomater, samt levering av kaffe, te, sukker mm. Automatene skal utplasseres i Nasjonalmuseets administrasjonsbygg i Kristian Augusts gate 23 og i Nasjonalgalleriet, Kunstindustrimuseet, Arkitekturmuseet og Museet for samtidskunst. Automatene kobles til vanntilførsel. Automatene skal benyttes internt for Nasjonalmuseets ansatte og ikke for museenes publikum. 6.2 Plassering Alle lokalitetene er i Oslo sentrum. På alle stedene er det umiddelbar tilgang til vanntilførsel og strøm. Kaffe/drikkeautomater skal utplasseres på følgende steder: Administrasjonsbygg, Kristian Augusts gate 23 Én automat for kaffe og te og kaldt vann (fortrinnsvis i en og samme maskin) skal plasseres i hver av etasjene: 1. etasje 2. etasje 3. etasje 4. etasje 5. etasje 6. etasje I 8. etasje vurderer vi en maskin med flere drikkevalg i tillegg til kaffe og te: espresso, americano, cappuccino, kakao og ønsker tilbud som opsjon på dette. I 8. etasje ønsker vi en separat kaldtvannsautomat. Automatene i Kristian Augusts gate 23 skal plasseres på kjøkkenbenker Kunstindustrimuseet, St. Olavs gate 1 Én automat for kaffe og te og kaldt vann (fortrinnsvis i en og samme maskin). Må leveres med sokkel for plassering på gulv Nasjonalgalleriet, Universitetsgata 13 Én automat for kaffe og te og kaldt vann (fortrinnsvis i en og samme maskin). Må leveres med sokkel for plassering på gulv. 2 stk kaldtvannsautomater. Må leveres med sokkel for plassering på gulv Museet for samtidskunst, Bankplassen 4 Én automat for kaffe og te og kaldt vann (fortrinnsvis i en og samme maskin). Må leveres med sokkel for plassering på gulv. Konkurransegrunnlag Kaffe/drikkeautomater 4

5 6.2.5 Arkitekturmuseet, Bankplassen 3 Én automat for kaffe og te og kaldt vann (fortrinnsvis i en og samme maskin). Må leveres med sokkel for plassering på gulv. 6.3 Smak, funksjonalitet og estetiske egenskaper Spesielt om kaffe Kaffen skal ha god kvalitet og smak. Det er ønskelig med nymalt kaffe (maskin med kaffekvern) og hver kopp bør brygges for seg. Det skal ikke være pulverkaffe eller lignende Spesielt om te Te kan lages med teposer. Leveres med forskjellige smaker i stativ eller boks Vannautomat Kaldt vann fra automatene (separate automater og integrerte vannkjølere) må kunne levere kaldt vann med temperatur på under 4 grader Betjening Bruker skal kunne trykke på knapp for 1 kopp av ønsket drikk. Beskriv om det gis mulighet for regulering av styrke på kaffen og temperatur Øvrig funksjonalitet Følgende momenter beskrives av tilbyder og vil bli vurdert: - Er det enkelt å fylle på kaffe og andre råvarer? - Tid det tar for å lage en kaffekopp - Plass til krus og glass - Avløp for søl - Kapasitet, antall kopper pr time (hvor hurtig vannet varmes opp til kaffe/te) - Kjølekapasitet på kaldt vann - Støynivå - Antall kopper før det må foretas rens/vedlikehold. Løsning for selvrensing. - Strømforbruk, timer, dvalemodus - Brannsikkerhet Flere av maskinene vil være plassert i nærheten av kontorplasser. Støynivå er derfor et viktig moment i vurderingen av funksjonalitet Estetiske kvaliteter Maskinene bør ikke være veldig visuelt dominerende. De bør være relativt kompakte i størrelse. De bør være utført i materiale som gir et godt inntrykk av kvalitet. 6.4 Levering, montering og opplæring Leverandør skal stå for levering, montering og klargjøring til bruk for alle maskinene. Dette inkluderer tilkobling til vanntilførsel og eventuelle elektriske arbeider. Konkurransegrunnlag Kaffe/drikkeautomater 5

6 Leverandør gir nødvendig opplæring i bruk og vedlikehold/ettersyn. Ved avslutning av avtalen eller avvikling av enkeltmaskiner skal leverandøren sørge for nedkobling, henting og avhending. 6.5 Drift og vedlikehold Nasjonalmuseet ønsker en drifts- og vedlikeholdsavtale som gir minimalt med arbeidsinnsats for kunden og som innebærer at leverandør foretar ettersyn, renhold og service med de intervaller som kreves for å sikre stabil drift og god kvalitet på drikken. Tilbyder angir besøksfrekvens og legger ved beskrivelse av serviceavtalens innhold. Besøksfrekvens må kunne endres i avtaleperioden dersom det viser seg nødvendig. Kunden skal signere for hvert servicebesøk. Drifts- og vedlikeholdsavtalen skal gi leverandør fullt ansvar for at maskinene til enhver tid fungerer etter forutsetningene i avtaleperioden og leverandør må kunne tilby rask utbedring av feil, dvs samme dag som melding blir gitt eller senest påfølgende dag. Feilretting som ikke påviselig skyldes uaktsomme brukerfeil inngår i drifts- og vedlikeholdsavtalen og skal ikke faktureres ekstra. Serviceavtalen inkluderer nødvendig reisetid, arbeidstid og slitedeler, rensemidler mm og eventuelle andre tilhørende kostnader for å opprettholde maskinens forutsatte funksjonalitet i avtaleperioden. Reparasjoner som utføres etter skader som følge av kundens feil bruk av maskinen faktureres etter medgått tid og materiell. Leverandør angir timepris ved utførelse av reparasjon etter skade hvor kunden har ansvaret. Oppgaver som Nasjonalmuseets egne ansatte nødvendigvis må påta seg beskrives (påfyll av kaffe, enklere rengjøringsoperasjoner). 6.6 Forsikring Inngår i egen forsikring. 6.7 Levering av kaffe og andre råvarer Leverandør sørger for at det til enhver tid er kaffe og andre råvarer tilgjengelig. Det er begrenset med lagringsplass lokalt, så det må påregnes hyppig besøk for å se over lager og fylle på varer (ukentlig?). Varer er fritt levert. Kunden skal signere pakkseddel ved mottak. 6.8 Statistikk Leverandøren skal vederlagsfritt utarbeide periodisk statistikk i excel-format, minimum hver sjette måned, over forbruk. Statistikken skal som minimum inneholde: - Levert produkt - Kvantum - Pris Konkurransegrunnlag Kaffe/drikkeautomater 6

7 6.9 Fakturering Nasjonalmuseet ønsker 1 faktura pr kvartal etterskuddsvis for leie og service/vedlikehold. Kjøp av kaffe, te og andre råvarer kan faktureres én gang pr måned. Faktura skal spesifiseres tilstrekkelig og det skal tydelig fremgå hva som er faste kostnader for hhv leie og drift/vedlikehold og hva som er variable kostnader (kjøp av kaffe/råvarer). Kunden har rett til å returnere fakturaer som ikke tilfredsstiller krav til merking. Det skal ikke beregnes noen former for gebyrer Varighet Nasjonalmuseet skal flytte til nytt bygg i 2019 og vi tar sikte på at avtalen skal gjelde frem til flytting. Kunden skal ha mulighet til å si opp hele eller deler av avtalen før dette. 7 Kontraktsbetingelser 7.1 Priser og prisendringer Kunden betaler ikke for ytelser og kvanta utover det bestillingen omfatter uten at disse og prisen for dem er på forhånd skriftlig godkjent av kjøperen. Tilbud som Leverandøren gir i avtaleperioden og som er gunstigere enn de vilkårene som er avtalt i denne Kontrakten, skal automatisk gjelde for Kjøper. Leverandøren plikter å gjøre slike tilbud kjent for Kjøper. Leverandør kan påberope seg årlige prisjusteringer basert på forandringer i konsumprisindeksens totalindeks. Utgangspunkt skal være utviklingen de siste tolv måneder. Prisjustering kan skje årlig, første gang et år etter kontraktsinngåelsen. Leverandør skal sende skriftlig varsel minst en måned i forveien, og plikter å dokumentere grunnlaget for beregnet prisjustering. Manglende overholdelse av krav til korrekt varsel og varslingsfrist, vil ha som virkning at prisjustering ikke kan gjøres gjeldende før begge er overholdt. Endres skatte- og avgiftsbestemmelser på en måte som innvirker på prisen, skal denne endres tilsvarende. Kjøper har rett til å kreve revisjon av kontrakten dersom vilkårene i kontrakten i løpet av avtaleperioden ikke er i takt med tilsvarende vilkår for konkurrerende produkt i markedet. 7.2 Betalingsbetingelser Betaling skal skje innen 30 dager etter at korrekt faktura er mottatt. Ved forsinket betaling skal Kunden svare forsinkelsesrente av det forfalte beløp i henhold til lov om renter ved forsinket betaling m.m. av 17. desember 1976 nr Mangler Leverandør er ansvarlig for enhver mangel ved leveransen og gjennomføringen av denne, så fremt mangelen ikke skyldes kunden eller forhold kunden svarer for. Kunden skal reklamere skriftlig innen rimelig tid etter at mangel er oppdaget. Reklamasjonsvarselet skal inneholde beskrivelse av mangelen. Konkurransegrunnlag Kaffe/drikkeautomater 7

8 7.4 Virkninger av mangler Dersom kunden reklamerer skal leverandør starte utbedring av mangelen omgående. Utbedring skal gjennomføres uten kostnader for kunden, og uten at kundens ordinære virksomhet påføres ulempe i større grad en det som er rimelig. Utbedringen skal gjennomføres der hvor leveransen befinner seg, med mindre annet er avtalt mellom partene. I den grad materiellet sendes til leverandør for utbedring eller omlevering svarer leverandør for kostnader knyttet til dette. Kunden kan kreve erstatning for tap han lider som følge av mangel. Slik erstatning er begrenset til direkte tap, med mindre leverandør eller noen han svarer for har utvist grov uaktsomhet eller forsett. Kunden kan heve kontrakten dersom mangelen medfører vesentlig kontraktsbrudd. I slike tilfeller kan kunden motsette seg leverandørs tilbud om utbedring. 7.5 Vesentlig kontraktsbrudd Leverandørs konkurs, insolvens, brudd på andre vesentlige økonomiske forutsetninger, gjentatte brudd på instrukser eller brudd på offentlige lover og regler, svik, forsømmelse eller andre forhold som bryter med tillitsforholdet til kunden, eller forsinkelse eller mangler som medfører at kundens formål med kontrakten ikke oppnås, utgjør alltid et vesentlig kontraktsbrudd. Opplisting i nærværende punkt er ikke å anse som uttømmende i forhold til vurderingen av hva som utgjør et vesentlig kontraktsbrudd. 7.6 Force majeure Partene skal ikke holdes ansvarlig for forsinkelser eller mangler dersom det godtgjøres at disse skyldes en hindring utenfor partenes kontroll, og som de ikke med rimelighet kunne ventes å ha tatt i betraktning på avtaletiden eller unngått eller overvunnet følgene av. Dersom force majeure situasjonen varer lenger enn 60 dager har partene rett til å heve kontrakten ved å melde dette skriftlig til motparten. 7.7 Overdragelse av kontrakten Leverandøren kan ikke overdra kontrakten uten kundens samtykke. Slikt samtykke skal ikke nektes uten saklig grunn. 7.8 Lovvalg og tvisteløsning Kontrakten skal i alle henseender reguleres av norsk lovgivning, og rettstvister vedrørende kontrakten skal løses etter norske rettergangsregler. Tvist mellom partene skal søkes løst gjennom forhandlinger. Oppnås ikke en løsning, skal saken henvises til ordinær domstolsbehandling. Rett verneting er kundens verneting. Konkurransegrunnlag Kaffe/drikkeautomater 8