Retningslinjer for styret i FeFo

Transkript

1 Retningslinjer for styret i FeFo Vedtatt av styret i FeFo Tilslutning gitt av kontrollkomitéen xx.xx.2017

2 1. Retningslinjenes hensikt Disse retningslinjer skal sikre at styret i FeFo etterlever bestemmelser gitt i lov eller med hjemmel i lov, og at styret opptrer profesjonelt og i samsvar med god styrepraksis. Retningslinjene skal gi trygghet for korrekt og effektivt styrearbeid, og samtidig legge til rette for et mulighetsfokusert og verdiskapende styre som optimerer ressursforvaltning og virksomhetsutvikling i samsvar med FeFo s formål. 2. Styrets oppgave Styrets oppgave er gitt i Finnmarkslovens 6: «Finnmarkseiendommen (Finnmárkkuopmodat) er et eget rettssubjekt med sete i Finnmark som skal forvalte grunn og naturressurser m.v. som den eier i samsvar med lovens formål og reglene i loven for øvrig.» Formålet er gitt i Finnmarkslovens 1: «Lovens formål er å legge til rette for at grunn og naturressurser i Finnmark fylke forvaltes på en balansert og økologisk bærekraftig måte til beste for innbyggerne i fylket og særlig som grunnlag for samisk kultur, reindrift, utmarksbruk, næringsutøvelse og samfunnsliv.» Styret i FeFo legger til grunn at godt styrearbeid skal resultere i en positiv, balansert utvikling langs alle dimensjonene angitt i formålsparagrafen, og at god ressursforvaltning og virksomhetsutvikling skal skje parallelt og på en balansert og bærekraftig måte som gir optimale løsninger. 3. Styret som kollegium Det er styret som kollegium som utgjør øverste ledelse i FeFo. Det enkelte styremedlem har ingen myndighet utenfor styrerommet ut over spesifikke fullmakter som evt. er gitt fra styret. Styremedlemmene har hver for seg ansvar for å bidra til at styret løser sin oppgave optimalt i samsvar med formålet angitt foran. Styremedlemmene har på denne bakgrunn felles mål om å sikre optimal forvaltning og utvikling av FeFo s ressurser og FeFo som organ, men vil samtidig kunne ha meningsforskjeller om veivalg, prioriteringer og virkemiddelbruk for på beste måte å nå målene.

3 Ingen styremedlemmer er ombud for enkeltinteressersærinteresser, men skal sikre optimalitet for de samlede interesser Ingen styremedlemmer stiller med noe særskilt mandat fra grupperinger, men skal bruke sin egen kompetanse for å sikre de beste løsninger. Variert politisk kompetanse og kompetanse fra kulturer og næringer er sammen med bredde i faglig og erfaringsmessig bakgrunn viktig kompetanse for å sikre et velkvalifisert styre Det er bare styret i fellesskap som treffer beslutninger og legger rammer for virksomheten. Et enkelt styremedlem har ingen annen styringsmekanisme overfor virksomheten enn å reise sak i styremøte Styreleder er rådgiver og samtalepart for direktøren utenom styremøtene (i forhold innenfor direktørens fullmakter, og i forberedelse til kommende styremøte). Styreleder tar ikke beslutninger på vegne av styret, unntatt der styret har gitt spesifikke fullmakter til å ta slik beslutning 4. Grunnleggende styrende dokumenter for styret i FeFo For styrets arbeid, og for samspillet mellom styre og administrasjon, vil følgende grunnleggende dokumenter spesielt være styrende: Finnmarksloven Aksjeloven (legges til grunn i relevante forhold for foretaksstyring som ikke er regulert i Finnmarksloven) Andre relevante lover (arbeidsmiljøloven, regnskapsloven, revisorloven, offentlighetsloven, forvaltningsloven m.fl.) Sametingets retningslinjer for endret bruk av utmark Reglement for Finnmarkseiendommen (jfr. styreinstruks, instruks for daglig leder og fullmaktsfordeling mellom styre og daglig leder) Taushetserklæring for medlemmer av styret i FeFo Etiske retningslinjer for FeFo Varslingsrutiner for FeFo Der finnmarksloven ikke har spesielle bestemmelser om styrets virke, eller om samspillet mellom styre og daglig ledelse, legges aksjelovens bestemmelser til grunn. På samme måte som at aksjeloven krever likebehandling av sine aksjonærer, legges det til grunn en likebehandling av innbyggerne i Finnmark som interessenter i f.t. FeFo i samsvar med formålsparagrafen i finnmarksloven 5. Styrende dokumenter for FeFo som løpende revideres av styret I styrets arbeid vil systematisk rullering av følgende dokumenter inngå: Strategisk plan for FeFo (rulleres/revideres ved behov)

4 Foretaksplan for FeFo (rulleres/revideres årlig med noen års horisont) Budsjett for FeFo (vedtas for hvert år) Årsplan for styrets arbeid (vedtas for hvert år) 6. Hva vi forventer av hverandre som styremedlemmer Som styremedlem i FeFo har den enkelte et stort ansvar. Vår gjensidige forventning til hverandre er: At det enkelte styremedlem aktivt forholder seg til retningslinjene gitt i dette dokumentet At det enkelte styremedlem har satt seg godt inn i de grunnleggende styrende dokumenter som er relevante for styrets arbeid At det enkelte styremedlem alltid arbeider ut fra hva som tjener formålet i finnnmarksloven og Finnmarkseiendommen best At det enkelte styremedlem forbereder seg godt til det enkelte styremøtet At det enkelte styremedlem bidrar aktivt med viktige innspill i drøftingene At det enkelte styremedlem bidrar til at vi treffer riktige beslutninger i alle saker, og at det tilstrebes konsensus i de saker der dette er mulig At det enkelte styremedlem opptrer med en grunnleggende positiv innstilling, og med en gjensidig respekt og konstruktiv relasjon i forhold til hverandre At det enkelte styremedlem aksepterer og forholder seg lojalt til alle beslutninger som styret fatter At det enkelte styremedlem bidrar til at styremøtene blir effektive At det enkelte styremedlem bidrar til at de rette saker blir løftet fram for styrets behandling At det enkelte styremedlem gir anerkjennelse og støtte til daglig leder, men også korreksjoner og kritikk når dette er berettiget 7. Hvordan vi vil ha relasjonen til ansattevalgt representant i styret I samsvar med finnmarksloven skal det velges en representant av og blant de ansatte i FeFo, som har tale- og forslagsrett i saker som angår de ansattes arbeidssituasjon eller rettsstilling. Vi legger til grunn: At ansattevalgt representant møter som observatør i alle styremøter unntatt for de saker som gjelder arbeidsgivers forberedelse til forhandling med arbeidstakere, arbeidskonflikter, rettstvister med arbeidstakerorganisasjoner eller oppsigelse av tariffavtaler At ansattevalgt representant har satt seg godt inn i de saker som fremmes for styret At ansattevalgt representant i det generelle har anledning til å gi relevante innspill som er av betydning for styrets behandling av den enkelte sak At ansattevalgt representant i saker som angår de ansattes arbeidssituasjon eller rettsstilling også har rett til å fremme forslag

5 At ansattevalgt representant har respekt for forskjellen mellom det å ha rolle som styremedlem og det å ha rolle som ansattevalgt representant i h.h.t. loven

6 8. Hvordan vi vil ha styremøtene våre Våre styremøter skal gjennomføres på en måte som sikrer at enhver sak behandles på forsvarlig måte og med effektiv bruk av styrets samlede kompetanse. Ordinære styremøter gjennomføres i det normale som fysiske møter, i samsvar med følgende: Planlagte styremøter berammes i styrets årsplan med datoer for et år av gangen, med angivelse av planlagte saker på de respektive møter. Styremøter avholdes for øvrig etter behov, og endringer i forhold til årsplan foretas ved behov Vi skal ha en ryddig agenda for det enkelte styremøte. Faste poster først på agendaen er godkjenning av innkalling og saksliste, samt godkjenning av protokoll fra siste styremøte. Deretter ordinære styresaker og til slutt eventuelt-punkt. Under eventuelt-punktet foretas normalt ingen realitetsbehandling av saker, men det kan gis orienteringer og det kan gjennomføres innledende drøftinger som oppspill til senere styresak Vi skal ha en tydelig styreledelse som styrer ordskiftet og framdriften, og som sikrer involvering og tydelige vedtak Vi skal ha aktivt deltakende styremedlemmer, som tydelig bringer inn sine betraktninger og synspunkter, og som samtidig viser disiplin i forhold til tidsbruk Vi skal ha fullt opplyste saker fra administrasjonen, med nødvendige fakta og faglig veiledning Vi skal fra administrasjonen få rettledning dersom styret i sin behandling tar utgangspunkt i feilaktig grunnlag Dersom flere fra administrasjonen er tilstede, er det direktørens ansvar at administrasjonen opptrer samlet og korrekt overfor styret 9. Hvordan vi vil ha styresaker presentert Ordinære styresaker skal normalt være bygget opp med basis i standard mal for styresaker i FeFo:

7 Administrasjonen skal normalt gi entydig innstilling i den enkelte sak Selve styresaken skal normalt være på 1-4 sider, med relevante vedlegg i tillegg (og/eller relevante lenker i elektronisk presenterte dokumenter) Nødvendig underlag skal følge den aktuelle styresaken, og det skal ikke forutsettes at styrets medlemmer selv trenger å hente inn annen dokumentasjon, som tidligere behandlede saker e.l. 10. Hvordan vi vil ha våre styreprotokoller Styrets protokoller skal angi entydige vedtak i alle saker som er behandlet. Der det er hensiktsmessig, kan protokollene angi momenter fra styrets behandling som underbygger vedtaket, eller som gir signaler i forhold til oppfølging, senere styresak m.m. Styrets protokoller skal normalt ikke henvise til enkeltmedlemmers syn eller innspill Det skal utarbeides en samlet protokoll fra det enkelte styremøte, der både saker som er offentlige og saker unntatt offentlighet protokollføres. Saker unntatt offentlighet skal sladdes i utgave av protokollen som skal være offentlig. Der det er aktuelt, kan bare de deler som unntas offentlighet sladdes Ved avstemming skal det angis hvem som stemte h.h.v. for og mot vedtaket, og den som har stemt mot vedtaket, kan få protokolltilførsel. Direktør kan også få protokolltilførsel ved uenighet i f.t. styrets vedtak Utkast til protokoll sendes styrets medlemmer snarlig etter styremøtet Styrets protokoll godkjennes i første påfølgende styremøte, og samtlige av styrets medlemmer tilstede på det aktuelle møtet signerer protokollen 11. Hvordan vi som styre vil opptre utad FeFo er én virksomhet med én ledelse og ett styre. Vi har et overordnet ansvar for å sikre at dette kommer til uttrykk gjennom vår egen agering: Vi er som styremedlemmer ambassadører for FeFo, og taler FeFo sin sak Vi kan aktivt hente inn informasjon fra relevante kilder og rådgivere i forkant av styrets behandling av en sak, men svarer ikke overfor noen eksterne organer, miljøer eller enkeltinteresser for de synspunkter og den behandling som det enkelte styremedlem bringer inn i styremøtet Vi er lojale og står sammen om de beslutninger og vedtak som er fattet av styret dette gjelder også for styremedlem som stemte mot det aktuelle vedtaket Det er styrets leder som uttaler seg om saker på vegne av styret. Dersom styrets leder er forhindret, er det styrets nestleder som uttaler seg. I saker som gjelder den daglige ledelse, er det direktør som uttaler seg utad Det enkelte styremedlem kan utad forklare sitt standpunkt i saker der styremedlemmet har stemt mot vedtak som er fattet. I andre sammenhenger vises til styrets leder som den rette til å uttale seg

8

9 12. Hva vi forventer av administrasjonen Styret er avhengig av en velfungerende administrasjon som har fullmakter i balanse med sitt ansvar og sine oppgaver. Forventningene er: At den daglige ledelse av FeFo løpende utøves profesjonelt, og at det herunder er full styring og kontroll innenfor det ansvar som er lagt til daglig leder At den daglige ledelsen ikke bare utøver solid forvaltning, men også er våken for utviklingsområder og en dynamisk posisjonering av FeFo innenfor virksomhetens formål At alle saker av uvanlig art eller stor viktighet, og generelt saker som ligger utenfor administrasjonens fullmakter, blir lagt fram for styret uten unødige forsinkelser At styret blir holdt oppdatert om alle viktige forhold som berører eller kan berøre foretaket At ingen informasjon holdes tilbake at styret får innblikk i alt som det er naturlig at styret kjenner til At styresaker bygges opp og presenteres på enhetlig måte (jfr. mal), og at alle saker er fullt opplyste for at forsvarlig saksbehandling kan skje At sakene er faglig underbygget på en slik måte at styrets behandling er forsvarlig At sakene er komplette basert på prinsippet om at styret er historieløst At administrasjonen har respekt for at det er styret som styrer, men at administrasjonen samtidig bidrar på en slik måte at styret gis de beste forutsetninger for å utøve sin funksjon i det generelle og i behandlingen av den enkelte sak At alle saker behandlet av styret følges opp på en effektiv måte At alle saker initiert eller bestilt fra styret bringes fram for styret til rett tid 13. Hvordan vi vil sikre et strategisk styringsfokus Styret utgjør den øverste og strategiske ledelse av FeFo. Det er viktig at styret sikrer seg nødvendige forutsetninger for å utøve strategisk ledelse: Operative saker skal ikke dominere på en slik måte at disse fjerner rommet for styrets fokus på det strategiske Styret skal sammen med administrasjonen utvikle og årlig rullere en foretaksplan med hensiktsmessig tidshorisont i tillegg til overordnet strategisk plan Styret skal sammen med administrasjonen utvikle et hensiktsmessig målstyringssystem med tilhørende rapportering som grunnlag for drøfting av strategisk fokus i retning av ønskede resultater og ønsket utvikling Styreseminar skal brukes som arbeidsform når dette er hensiktsmessig for å bringe styre og administrasjon sammen i mer omfattende drøftinger med strategisk innhold

10 14. Hvordan vi vil følge opp daglig leder Styret i FeFo har alene arbeidsgiveransvar og oppfølgingsansvar overfor direktøren som daglig leder i FeFo. Vår oppfølging av daglig leder tar utgangspunkt i følgende holdepunkter: Med basis i en hensiktsmessig målstruktur skal vi ha statusorientering for virksomheten som ordinær post på styrets møter, og vi skal gi relevante tilbakemeldinger og styringssignaler i forbindelse med dette. Løpende anerkjennelse og korreksjon i f.t. administrasjonen skal være en naturlig del av dette Vi skal årlig i forbindelse med at årsregnskap og samlede årsresultater fra foregående år foreligger ha en helhetlig evaluering av de oppnådde resultater I forlengelsen av årlig evaluering av resultater oppnådd for virksomheten, skal styret evaluere daglig leder. Evalueringen skal vektlegge virksomhetens utvikling og daglig leders personlige utvikling i forhold til avtalte mål Evalueringen av daglig leder foretas av styret samlet. Styrets leder sammenfatter styrets tilbakemeldinger til daglig leder, og kommuniserer disse i egen medarbeidersamtale Styret justerer daglig leders lønn og øvrige betingelser som del av den årlige evalueringen Styrets leder er kontaktpunkt for daglig leder i arbeidsgiverspørsmål. I saker av praktisk art har styrets leder fullmakt til å avgjøre (ferietidspunkt, egenutviklingstiltak for daglig leder m.m.). Styrets leder gjennomfører medarbeidersamtaler på vegne av styret 15. Hvordan vi som styre vil forholde oss til FeFo som organisasjon Det er direktøren som ivaretar den daglige ledelse av FeFo, og som har ansvaret for organisasjonen som sådan. Styret ser bare direktøren som representant for virksomheten, og vil innrette seg deretter. Styret eller styremedlem fører ingen dialog med annen ansatt om styring av virksomheten Styret forholder seg ikke til tillitsvalgte i virksomheten, ut over ansattevalgt representant som møter i styret. Tillitsvalgte fører sin dialog med direktør. Unntaket gjelder evt. varslingssak som vedrører direktør Evt. henvendelse fra ansatt/tillitsvalgt direkte rettet til styret (og som ikke har karakter av varsling), kanaliseres til direktør Styret går ikke inn i saker som ligger innenfor administrasjonens fullmakter, uten at direktøren spesielt ber om dette Direktøren vil ut fra hensiktsmessighet kunne møte med andre nøkkelpersoner fra administrasjonen i styremøter. Hensikten er å sikre at styret har direkte tilgang til fagressurser når ulike tema drøftes i styremøtet Det er direktørens ansvar at det som andre ansatte bidrar med i styremøter er i samsvar med direktørens budskap til styret Styret, eller representanter fra styret kan inviteres til å delta på allmøter med de ansatte o.l., for å gi orienteringer m.m. Slik kommunikasjon med ansatte i

11 virksomheten må foregå på en måte som ikke griper inn i relasjonen mellom ansatte og virksomhetens daglige ledelse. Styret vil kunne være med å bringe inn en ekstra tyngde i budskap overfor de ansatte. 16. Hvordan vi vil sikre styrets kontinuerlige utvikling Styret vil ha høy bevissthet omkring styrets rolle og utøvelsen av styrets arbeid. Dette betinger at styreutvikling jevnlig settes på dagsorden. Som del av dette legger vi til grunn: Ved hver inntreden av nytt styremedlem eller nye styremedlemmer gjennomføres en styreinnføring som omfatter det samlede styret (etablerte og nye styremedlemmer) Styret vil årjevnlig foreta systematisk styreevaluering for å evaluere egen opptreden og samspillet med administrasjonen Styrende dokumenter vedtatt av styret rulleres og/eller regodkjennes jevnlig på bakgrunn av hensiktsmessige prosesser i styret Styret vil aktivt bruke styreseminar som arbeidsform i hensiktsmessig omfang for å skape rom for en bredere involvering og felles kompetanseutvikling innenfor områder som er sentrale for virksomheten og for styret Styret vil vektlegge kontinuitet i styreledelse i forbindelse med valg av styreleder, for å unngå for hyppig skifte av styreleder Styret vil tilstrebe å gi objektiv informasjon til oppnevningsorganene som grunnlag for deres vektlegging av kvalifikasjoner ved oppnevning av nye styremedlemmer. Resultater fra styreevalueringer kan være del av dette