Representantskapsmøte. i Nedre Romerike Vannverk IKS. Innkalling og saksdokumenter

Transkript

1 Representantskapsmøte i Nedre Romerike Vannverk IKS tirsdag 8 juni kl Innkalling og saksdokumenter

2 Representantskapets medlemmer Innkalling til representantskapsmøte 2010 Med dette oversendes saksdokumenter til representantskapsmøte i Nedre Romerike Vannverk IKS. Tidspunkt for møte: Tirsdag 8 juni kl Sted: Selskapets lokaler i Strandveien 22, Strømmen Saksliste: Sak 04/10 Budsjett 2011 og økonomiplan Sak 05/10 Sak 06/10 Sak 07/10 Endring av låneramme og godkjenning av opptak av lån Styrets vurdering av sin virksomhet i hht. styreinnstruks Endring av selskapsavtalen Eventuelle forfall bes meldt til Sissel Ringerike på tlf: snarest, slik at varamedlem kan innkalles. Hilde Thorkildsen Representantskapets leder Kopi: Skedsmo, Lørenskog, Rælingen, Fet, Sørum og Nittedal kommune

3 SAK 04/10 BUDSJETT 2011 OG ØKONOMIPLAN SAKSDOKUMENTER: Fremlagt forslag til budsjett 2011 og økonomiplan for INNSTILLING: Representantskapet i NRV IKS vedtar styrets fremlagte forslag til budsjett for 2011 og økonomiplan for

4 1 Budsjett 2011 for NRV IKS Økonomiplan for Innledning Selskapet har utarbeidet økonomiplan for årene og et detaljbudsjett for Selskapets formål Selskapets formål er å sørge for vannforsyning til eierkommunene på engrosnivå. Selskapet skal planlegge, bygge og drive vannforsyningsanlegg med tilhørende behandlingsanlegg, høydebassenger, pumpestasjoner og hovedledningsanlegg fram til nærmere definerte leveringspunkter i eierkommunene. Selskapet har også ansvar for reservekildene. Rammebetingelser Forskrift om vannforsyning og drikkevann (Drikkevannsforskriften) av ligger til grunn for Fylkesmannens godkjenning av NRV s vannverk. Forskriften bestemmer bl.a. hvilken kvalitet vannet må ha, og hvilke kontrollrutiner som må være etablert. Det stilles dessuten krav om at det skal være forberedt og utarbeidet planer for å sikre levering av tilstrekkelige mengder drikkevann også under kriser, katastrofer og ved krig. Prisen på tjenestene til eierkommunene skal reflektere selskapets selvkost, som bygger på Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester, som ble utarbeidet av Kommunal- og regionaldepartementet i Selskapet følger kommunale regnskapssystemer, som det er tatt hensyn til i budsjettoppsettet. Avregning av kostnader til den enkelte kommune baseres på tidligere års system med registrering av vannleveranse over vannmålere. Utfordringer, strategier og tiltak NRV utarbeidet i 2008 en hovedplan, som er behandlet i eierkommunene og vedtatt av representantskapet. Planen legger opp til at de viktigste investeringstiltakene gjennomføres i perioden Som det framgår av vedlagte prosjektoversikt er investeringsperioden noe forlenget. Selskapet erfarer fra de to siste årene at det ikke vil være mulig å gjennomføre alle tiltak så raskt som hovedplanen legger opp til.

5 2 Forsyningssikkerhet og kvalitet De fleste større vannverk har inngått avtaler med andre godkjente vannverk om gjensidig reservevannsforsyning, eller planlegger å gjøre det for å ha tilstrekkelig sikkerhet ved avbrudd i den ordinære forsyningen. Kravene til kvalitet på reservevann følger de samme kravene som for den ordinære vannforsyningen. Det stilles bl.a. krav til 2 uavhengige hygieniske barrierer. I Hauglifjell vil det i den forbindelse bli etablert et UV-behandlingsanlegg. Før UV-anlegget kommer på plass har vannbehandlingsanlegget allerede en god hygienisk sikkerhetsbarriere mot bakterier, virus og parasitter, men oppfyller likevel ikke fullt ut Drikkevannsforskriftens betingelser mhp parasitter. Ingen av NRV s reserveforsyningsanlegg har hygienisk barriere mot parasitter, og de har kun en barriere mot bakterier og virus. I hovedplanen er det tatt høyde for at selskapet inngår avtaler med andre godkjente vannverk om gjensidig reservevann, men det vil ta noe tid å få alle sammenknytningene på plass. Ullensaker kommune har forsert planene om å bygge et nytt vannbehandlingsanlegg med Hurdalsjøen som drikkevannskilde, og har i den forbindelse henvendt seg til NRV med ønske om å knytte til seg reservevann fra år Arbeidet med reservevannsledningen var planlagt med oppstart i 2010, men det synes nå å være en midlertidig stopp i de videre planene om etableringen av vannverket, og en avtale om gjensidig reservevann er skjøvet ut i tid. En oversikt over planene for sikring av en tilstrekkelig mengde reservevann fra andre godkjente vannverk er vist senere i dokumentet. Nødvendig vedlikehold av gammelt anlegg Arbeidet med rehabilitering av de gamle filterbassengene i Hauglifjell pågår for fullt. I tiden framover vil det bli et større fokus på sikring av tunnelsystemene. I Leiratunnelen er det flere soner med aktive ras, som truer hovedvannledningen ut fra Hauglifjell. Situasjonen med stadig nye ras er såpass alvorlig at selskapet har iverksatt hastetiltak med sikring av tunnelen mot nye ras. Situasjonen er en påminnelse om hvor viktig det er å få etablert en ny ledningstrase ut fra vannverket parallelt med tunnelen. Hoveddelen av dette ledningsanlegget ble lagt i 2009, men det gjenstår ca 250 meter av traseen opp til det nye planlagte høydebassenget (rentvannsmagasinet), som for tiden inngår i en reguleringsplan for Hauglifjell. Forhåpentligvis vil et endelig reguleringsvedtak bli fattet på vårparten inneværende år, men prosessen har tatt lengre tid enn forventet og planlagte investeringer vil bli tilsvarende forskjøvet i tid. I råvannstunnelen, hvor det også er aktive ras, vil det bli iverksatt arbeider i 2011 for å sikre at vannet kan ledes i rør forbi eller gjennom rasområdene. Selskapets låneramme Selskapet har anledning til å ta opp lån innenfor en øvre ramme på 250 mill kr. Beløpet er fastlagt i selskapsavtalen og er basert på et tidlig estimat av verdien på eiendeler som skulle overføres fra NRV AS til NRV IKS, og på foreløpige anslag på investeringsbehov for Først pr var verdien på eiendelene endelig kjent, og ved behandlingen av hovedplanen våren 2008 ble det videre investeringsbehovet klarlagt. Det synes av ovenstående grunner rimelig at en på et gitt tidspunkt må vurdere behovet for en økt

6 3 låneramme. Ved framlegg av budsjettet for 2010, ble representantskapet varslet om at lånerammen ville bli overskredet i Dette er fortsatt tilfelle. Forsinkelser I hovedsak vil selskapet i årets framlegg til økonomiplan videreføre planene fra fjorårets økonomiplan, men framdriften på enkelte prosjekter er forsinket. Dette gjelder bl.a.: Det nye høydebassenget B2 i Hauglifjell, som opprinnelig var planlagt med vesentlige investeringsmidler allerede i 2009, men som først vil komme igang høsten UV-behandlingsanlegget, som er styrt av framdriften på høydebassenget. Reservevannforsyningen fra Oslo mot hhv. Nittedal og Karihaugen, hvor det gjenstår inngåelse av formelle avtaler før arbeidene kan iverksettes. Nytt høydebasseng i Rælingen. Med bakgrunn i finanskrisen ble utviklingen av et tomteområde i Rælingen utsatt i nær 2 år. Regulering av området, som innbefatter tomt og adkomstveg til høydebassenget, er tilsvarende forsinket. Det skal også sies at NRVs egen kapasitet til å administrere prosjektene har vært en begrensende faktor for mulighetene til å realisere alle prosjekter som planlagt, uavhengig av ytre faktorer. Reservevannsløsninger Det ble i fjorårets budsjettframlegg vist til eierkommunenes samordnede syn på den langsiktige reservevanns løsningen for NRV: Gjensidig reserveløsning for operative vannverk i: -vest (Oslo VAV), fra hhv. Skullerud vannverk via Lørenskog og Oset vannverk i Nittedal - nord (Øvre Romerike), fra fremtidig vannverk med Hurdalsjøen som kilde - øst (Aurskog-Høland), fra Store Langsjø vannverk via Sørum, evt. også fra Årnes vannverk via Sørum Driftsavtale mellom disse vannverkene, som sikrer regelmessig test av prosedyrer og utstyr. Når tilstrekkelig reservevann fra ovennevnte vannverk er på plass, kan nåværende reservevannkilder nedklassifiseres til krisevannkilder eller utfases. Ovennevnte vurderinger er fortsatt ivaretatt i selskapets investeringsprogram. Nedenfor følger en mer detaljert oversikt over planene for sikring av reservevann.

7 4 Tabell 1 Fremtidig behov for sikring av reservevann Kilde/vannverk Kapasitet I dag Fremtidig Tiltaksbeskrivel se Investering (mill kr) Ferdigstillelse (År) Oslo VAV, via Gjelleråsen 20l/s 75 l/s Ny pumpestasjon + diverse mindre tiltak 3, Oslo VAV, via Karihaugen 30l/s 150 l/s Dubblering av ledning + trykkforsterker Ullensaker Hurdalsjøen (fra Kløfta) l/s Ledningsanlegg * Årnes Vannverk, via Rånåsfoss 0 30 l/s Ventil- og målekum 0, Aurskog-Høland 0 60 l/s Ledningsanlegg og 2 pumpestasjoner 37 (8)** 2016 (2011) Sum 50l/s 595 l/s *Ledningen bygges i 2011/2012 (usikkert tidsperspektiv), og NRV IKS kan om ønskelig supplere Ullensaker kommune med noe vann i en overgangsperiode etter en egen avtale, hvis de har behov for dette før deres nye vannverk er i drift fra ca år En slike avtale forutsetter vedtak i representantskapet. **Prosjektet delfinansieres i år 2011, men fullføres først i år Tabellen viser at NRV sikres reservevann fra andre godkjente vannverk med en kapasitet på ca 595 l/s i løpet av På samme tidspunkt forventes gjennomsnittlig vannforbruk i NRV-området å ha økt til ca 530 l/s (forutsatt 1,5 % befolkningsvekst). Dette innebærer at det planlagte tiltaket i hovedplanen for å hente ut ytterligere vann fra VAV (gjennom etablering av ledning gjennom Haneborgåsen) kan utsettes til et langt senere tidspunkt. Dette tiltaket, som er kostnadsberegnet til ca 40 mill kr, er derfor tatt ut av investeringsplanen. Det bør samtidig nevnes at vannsalget har økt betraktelig det siste halve året, som trolig har sammenheng med et økt omfang av kommunale og private vannbrudd/lekkasjer som følge av en spesielt kald vinter.

8 5 Finansiering av investeringsprosjekter Alle planlagte investeringer finansieres fullt ut gjennom låneopptak. I samsvar med retningslinjene for selvkost budsjetteres kostnadene med en kalkulatorisk rente tilsvarende forventet rente på norske statsobligasjoner med 3 års gjenstående løpetid, pluss 1 %. Det innebærer at det er lagt inn 5,0 % rente for år Investeringene avskrives i samsvar med retningslinjene for God kommunal regnskapsskikk, som bl.a. innebærer følgende avskrivningsperioder: Ledningsanlegg: 40 år Tekniske installasjoner, anlegg og bygg: år Avskrivning av maskiner og biler følger en mer individuell vurdering, men hovedprinsippet er at slike investeringer avskrives over 5-10 år. Nye investeringsobjekter avskrives med lineære avskrivninger, dvs. at de avskrives med et likt årlig kronebeløp i hele avskrivningstiden. Som en følge av dette finansieres investeringene med serielån, slik at avdragene på lån følger avskrivningene. Selskapet har et Niborbasert rentenivå etter avtale med Kommunalbanken. Selskapet vil i størst mulig grad tilpasse avdragstider på nye lån til budsjettert avskrivningstid. I tillegg til investeringsprosjekter har selskapet fortsatt et etterslep på vedlikehold. I avgrensningen mellom vedlikeholds- og investeringsprosjekter har selskapet lagt til grunn at investeringer omfatter nye tekniske installasjoner eller kjøp med levetid over 3 år. Rehabiliteringstiltak behandles som investeringer hvis tiltaket fører anlegget til en annen stand eller gir en høyere standard. Utskifting av gammelt ledningsanlegg behandles som en investering. Prosjekter som inngår i budsjettet for 2011 og økonomiplanperioden I vedlegg 1 følger en oppdatert prosjektliste for budsjettåret 2011 og økonomiplanperioden I tabellen er det referert til hovedplanens tiltaksnummerering. I tillegg følger også noen nye tiltak, som av ulike grunner har vært nødvendig å ta med i en revisjon. Noen av disse er tidligere uteglemt, andre er med som følge av nye behov eller omprioriteringer. Planlagte prosjekter som belastes driftsbudsjettet står først i oppstillingen. Deretter følger prosjekter som forutsettes finansiert av låneopptak. Investeringsbehovet etter år 2014 forventes å bli fallende, som en følge av at det vesentligste av planlagte tiltak i hovedplanen vil være avsluttet på det tidspunktet. Uten å foregripe hva en revidering av hovedplanen vil bringe av evt. nye prioriteringer, vil selskapet tro at investeringsbehovet ikke vil overstige den årlige avskrivningskostnaden.

9 6 Investeringsbudsjett for 2011 og økonomiplanperioden Tabell 2. Tall i hele 1000 Regnskap Budsjett Budsjett Økonomiplan Investeringer: Investeringer i anleggsmidler Utlån og forskutteringer Avdrag på lån Avsetninger Årets finansieringsbehov Finansiert slik: Bruk av lånemidler Inntekter fra salg av anleggsmidler Tilskudd til investeringer Mottatte avdrag på utlån og refusjoner Andre inntekter Sum ekstern finansiering: Overført fra driftsdelen Bruk av avsetninger Sum finansiering: Udekket/udisponert Kommentarer til budsjettåret 2010: Det forventes at investeringer for 2010 blir på ca 45,4 mill.kr og ikke 86,6 mill som vist i vedtatt budsjett i tabellen ovenfor. Årsaken er forsinkelser i gjennomføring av tiltak, som er nærmere omtalt i kapittel om Utfordringer, strategier og tiltak.

10 7 Driftsbudsjett for 2011 og økonomiplanperioden Hovedposter i budsjettet for 2011 og økonomiplanperioden er vist i tabell 3 på neste side. Forklaring til hovedpostene: Andre salgs- og leieinntekter omfatter i realiteten alle selskapets inntekter. De viktigste er inntekter fra vannsalg og inntekter fra salg av analysetjenester. Lønn inkl. sosiale utgifter omfatter bruttolønn og honorarer til styre og representantskap, samt personalkostnader som arbeidsgiveravgift, pensjonskostnader og forsikringer. Nedre Romerike Avløpsselskap IKS har samarbeidsavtale med Nedre Romerike Vannverk IKS om felles bruk av personale. Deres lønn og sosiale utgifter fordeles etter registrert arbeidstid på hvert av selskapene. I budsjettet for 2011 er kostnadene fordelt med 53 % på NRV IKS og 47 % på NRA IKS, og denne fordelingen er lagt til grunn for budsjetteringen. Kjøp av varer og tjenester som inngår i foretakets tjenesteproduksjon omfatter bl.a. innsatsmidler (strøm, kjemikalier mm) og andre kostnader som er nødvendig for å holde anleggene i normal drift, herunder også løpende vedlikehold og planlagte vedlikeholdsprosjekter. Videre inkluderer det kontorrelaterte utgifter, IT, telefon, kurs, samt revisjon og rådgivning, forsikring, drift av biler og annet mobilt utstyr og maskiner, annonsering og profilering.

11 8 Tabell 4 Driftsbudsjett for år 2011 og økonomiplanperioden Regnskap Budsjett Budsjett Økonomiplan Driftsinntekter: Andre salgs- og leieinntekter Overføringer med krav til motytelse Overføringer uten krav til motytelse Sum driftsinntekter Driftsutgifter: Lønn inkl. sosiale utgifter Kjøp av varer og tj som inngår i foretakets tj.pro Kjøp av tjenester som erstatter foretakets tj.prod Avskrivninger Sum utgifter Brutto driftsresultat: Finansposter: Renteinntekter og utbytte Mottatte avdrag på lån Sum eksterne finansinntekter Renteutgifter og låneomkostninger Avdrag på lån Sum eksterne finansutgifter Resultat eksterne finanstransaksjoner: Motpost avskrivninger Netto driftsresultat: Interne finansieringstransaksjoner: Bruk av tidligere års regnskapsmessig mindreforbru Sum bruk av avsetninger Avsatt til dekning av tidligere års regnskapsmessi Sum avsetninger Regnskapsmessig merforbruk/mindreforbruk

12 9 Kommentarer til regnskapstall for 2009 og budsjett 2010: Alle kostnader og inntekter som berører kjøp av strøm for videresalg til Nedre Romerike Avløpsselskap IKS og Norsk Fjernvarme er inkludert i regnskapet, men ikke tatt med i budsjettet for verken 2009, 2010 eller Det foreligger nå en ny avtale om strømleveranse som innebærer at det ikke vil bli foretatt innkjøp for videresalg etter mars Budsjett 2010 ble vedtatt i et annet oppsett, og er omarbeidet for å tilpasses talloppsettet som tilfredsstiller kravene i kommunale regnskapsprinsipper. Budsjett 2010 er ikke endret for å hensynta verken Regnskapsmessig mindreforbruk 2009 eller et eventuelt selvkostfond da dette ikke er vedtatt av representantskapet. Budsjett 2010 ble vedtatt uten å synliggjøre avdrag på lån i talloppsettet, og revisor har påpekt at avdrag skal synliggjøres i 2011 i følge kommunale regnskapsprinsipper. Tilsvarende gjelder føring av motpost for avskrivinger. Budsjettforutsetninger for 2011: Det er kun mindre budsjettjusteringer fra 2010 til Nettleien for strøm er økt med 10 % etter signaler om dette fra nettleverandør. Strømprisen er budsjettert med 40 øre som i inneværende år. Avdragskostnader på lån er noe høyere. Dette gjelder også beregnet avskrivningskostnad som benyttes i selvkostgrunnlaget (se neste side). Rentekostnadene er budsjettert noe høyere som følge av utviklingen i markedet. En tilsvarende økning er det også for kalkulatorisk rente (se neste side). Under lønnsutgifter er det kalkulert med en driftsoperatørstilling (vakant stilling) og en stilling som operatør med rørleggerbakgrunn. Sistnevnte kompenserer for at dagens rørlegger har gått over til delvis AFP, og bidrar til en nødvendig oppbemanning av driftsorganisasjonen. Det er lagt til grunn en generell lønnsvekst på 3,3 %. Kalkulatorisk rente er budsjettert med 5,0 % (som svarer til forventet rente på norske statsobligasjoner med 3 års gjenstående løpetid, pluss 1 %). Også for 2010 er det tatt høyde for at personell i fellesavdelinger utfører egenproduksjon i tilknytning til planlagte investeringsprosjekter. Det innebærer at en andel av lønnskostnadene er trukket ut av driftsbudsjettet og overført til investeringsbudsjettet. Kommentarer til økonomiplanperioden: I økonomiplanperioden er avdrag på lån og renteutgifter beregnet ut fra dagens gitte forutsetninger. Kjøp av varer og tjenester er justert for omfanget av planlagte driftsprosjekter i økonomiplanperioden (se vedlagte prosjektoversikt).

13 10 Aktivitetsnivået forventes å bli opprettholdt på omtrent samme nivå som i budsjettåret 2011, og det er ikke foretatt justeringer for lønns- og prisutvikling i perioden (alle tall er oppgitt i 2011-kroner). Inntektene er justert for en forventet økning i vannsalget. Selvkostbudsjett for 2011 Tabell 5 Omregning fra driftsbudsjett til selvkostbudsjett (tall i hele 1000 kr): Sum utgifter fra Driftsbudsjett Pluss (økt kostnad) kalkulatoriske renter Pluss (økt kostnad) andel av fordelte avskrivinger fra NRA Sum utgifter Selvkostbudsjett Inntekter utenom vannsalg Salg av analyser - Noranalyse Renteinntekter Drift av PV Salgsinntekter kantine Sum inntekter utenom vannsalg Selvkost til fordeling (int fra kommunene) Selvkostandel 100 % 100 % 100 % 100 % Budsjettert vannsalg i mill m3: 15,7 15,9 16,1 16,3 Buddsjettert vannpris kr pr m3 4,83 5,05 5,28 5,24 Vannsalget i 2009 var på ca 15,6 mill m3, som var en svært stor økning fra året før. Budsjettert vannpris for år 2011: 4,83 kr/m3 Vannpris tidligere år: 2009: 4,90 kr/m3, 2010: 4,89 kr/m3 Tabell 6 Oppstilling for selskapets to selvkostområder Selvkost Selvkost Selvkost Budsjett 2011 Hele NRV Vann Noranalyse Direkte kostnader Indirekte kostnader Netto kapitalkostnader Sum kostnader Selvkost til fordeling Selvkostandel 100 % 100 % 100 %

14 11 Beløpet i "Direkte kostnader" er redusert med de inntekter som ikke kommer fra vannsalg, bortsett fra renteinntekter. Lånesituasjonen i selskapet Tabellen og figuren nedenfor viser at selskapet med sine budsjetterte investeringsbehov vil overstige lånerammen på 250 mill kr i Lånerammen bør derfor heves. Det foreslås at styret innstiller overfor representantskapet å heve rammen til 350 mill kr. Utregningene forutsetter at man med låneramme mener opptatte lån minus betalte avdrag. Det legges til grunn at det er resterende gjeld som må være innenfor lånerammen. Endring av lånerammen forutsetter vedtak i representantskapet om å endre selskapsavtalen på dette punktet. Tabellen og figuren nedenfor viser at selskapet med sine budsjetterte investeringsbehov vil overstige lånerammen på 250 mill kr i Inngående balanse Sum Avdrag Opptak lån Utgående balanse Låneramme

15 Prosjektliste for NRV IKS, oppdatert ved budsjettframlegg for 2011 Alle tall er oppgitt i hele 1000 kr. Tiltak i Driftsprosjekter er merket gult 2011 Økonomiplan HP Navn på tiltak i hovedplanen Budsjett Sum 5.1 Rehab. pumpestasjoner Maskin, bygg PV Rehabilitering ventil-/målekummer Rassikring i råvannstunnel a Upesifisert vedlikehold Reservekilder I Damrehabilitering En bloc vedlikehold fra år Klausulering av Nordbysjøen b Nytt lagerrom Hauglifjell b Nytt sanitærrom Hauglifjell a Rehab/oppgrad. Sand- og kullfilter Ledning filterhall-b2 inklusive UV Høydebasseng B2 Hauglifjell anlegg Reservevann fra Oslo mot Nittedal PV Rehab. Pumpestasjoner elektro/motor PV Ledning B2 - K100 anlegg Reservevann fra Ullensaker Rotnes - Strøm Bru utskifting av ledning Innkjøp av kjøretøy/maskiner IKT-base i Hauglifjell b Rehab klorkontaktbasseng Ombygging til råvannsbasseng Spylevannsbasseng Hauglifjell Dublering Fetledning Dublering elvekryssing Rælingen Dublering elvekryssing Hvam Reservevann fra Oslo mot Lørenskog Nytt sentralt høydebasseng (Rælingen) En bloc investering fra år Reservevann fra Aurskog-Høland Kjøp av kull Nytt doseringsrom for Lut og Klor Nytt ventillasjonsanlegg i adkomsttunnel Tildekking av utstyr i filterhall Kommunikasjon og IT - diverse Tildekking av dryppsoner i adkomsttunnel Sum driftprosjekter Sum investeringer Total sum prosjekter

16 SAK 05/10 ENDRING AV LÅNERAMME OG GODKJENNING AV LÅNEOPPTAK 1 SAKSDOKUMENTER: Gjeldende selskapsavtale SAKSFRAMLEGG: Endret låneramme Som det er redegjort for i sak vil planlagte investeringstiltak i 2011 føre til at selskapets låneramme overskrides. Det fremmes derfor en sak om endring av lånerammen gjennom vedtak på endring av selskapsavtalen på dette punkt. Til punkt 7.1 i selskapsavtalen foreslås følgende endring: Selskapet kan ta opp lån til investeringer og drift innenfor en samlet ramme for låneforpliktelser på 350 mill kr. Låneopptak skal godkjennes av departementet. Opptak av lån Representantskapet har godkjent opptak av lån to ganger tidligere siden NRV IKS ble opprettet: Vedtak i sak 08/07, 18 desember 2007: Representantskapet godkjenner låneopptak for 2008 innenfor en ramme på 200 mill kr. Styret gis fullmakt til å fremforhandle lånebetingelser og inngå avtale om opptak av hhv kortsiktig og langsiktig lån innenfor vedtatt ramme. Kommentar: Det ble tatt opp kortsiktige lån fra NRV AS, som senere ble innfridd og konvertert til langsiktige lån i Kommunalbanken. Vedtak i sak 02/08, 19 juni 2008: Styret gis fullmakt til å inngå avtaler om opptak av lån innenfor rammene av vedtatte budsjetter og innenfor selskapsavtalens rammer på 250 mill kr. Vedtaket bygger på selskapets oppfatning av at det ikke er nødvendig å be om representantskapets fullmakt til opptak av lån, så lenge det ikke medfører at lånerammen overskrides. Fylkesmannen som i siste innstans godkjenner opptakene av lån har signalisert at de ikke vil gi godkjenning uten at representantskapet gjør spesifikke vedtak om opptak av lån i tilknytning til budsjettbehandlingen. I lys av Fylkesmannens syn om at vedtak på opptak av lån skal knyttes til budsjettvedtak, er det nødvendig å gjøre en ny vurdering.

17 SAK 05/10 ENDRING AV LÅNERAMME OG GODKJENNING AV LÅNEOPPTAK 2 Selskapets totale lånebehov (siden selskapets opptart) Investeringer i 2008 (inkl. overdragelse av eiendeler fra NRV AS): Investeringer i 2009: Investeringsbehov i 2010: Investeringsbehov i 2011: Sum lånebehov Hittil innvilget lånebeløp: Nytt lånebehov (tom budsjettåret 2011): 162,6 mill kr 17,6 mill kr 45,5 mill kr 82,6 mill kr 308,3 mill kr 200,0 mill kr 108,3 mill kr INNSTILLING: Styret innstiller på følgende vedtak: Representantskapet godkjenner en endring av lånerammen til 350 mill kr, slik at tredje avsnitt under pkt.7.1 i selskapsavtalen framstår med følgende ordlyd: Selskapet kan ta opp lån til investeringer og drift innenfor en samlet ramme for låneforpliktelser på 350 mill kr. Låneopptak skal godkjennes av departementet. Representantskapet godkjenner opptak av lån til planlagte investeringer i år 2010 og 2011 innenfor en ramme på 108,3 mill kr. Styret gis fullmakt til å fremforhandle lånebetingelser og inngå avtale om opptak av lån, etter en forutgående godkjenning av Fylkesmannen i Oslo og Akershus.

18 Selskapsavtale Nedre Romerike Vannverk IKS 1 Om selskapet 1.1 Selskapets navn og deltakere Nedre Romerike Vannverk IKS er et interkommunalt selskap i medhold av Lov om interkommunale selskaper. Deltakere i selskapet er kommunene Skedsmo, Lørenskog, Rælingen, Nittedal, Fet og Sørum. 1.2 Rettslig status Selskapet er et eget rettssubjekt og skal registreres i foretaksregisteret 1.3 Hovedkontor Selskapets hovedkontor er i Rælingen kommune 2 Selskapets formål Selskapet har ikke erverv til formål - det skal drives i overensstemmelse med det lovfestede selvkostprinsipp slik at eventuelt overskudd kommer kundene i eierkommunene til gode. Selskapets formål er å sørge for vannforsyning til eierkommunene på engrosnivå. Selskapet skal planlegge, bygge og drive vannforsyningsanlegg med tilhørende renseanlegg, tunneler, reservevannkilder, høydebassenger, pumpestasjoner og hovedledningsanlegg fram til nærmere definerte leveringspunkter eierkommunene ( tyngdepunkter ), i samsvar med myndighetenes bestemmelser og pålegg samt vedtak i eierkommunene sanksjonert av representantskapet. Selskapets ansvar omfatter alle anlegg som er nødvendige for å levere vann en gros til de definerte tyngdepunktene, herunder reservevannkilder. Disse anleggene skal eies av selskapet og overdras til selskapet fra Nedre Romerike Vannverk AS. Selskapet har ansvar for å vedlikeholde og videreutvikle disse anleggene slik at leveringssikkerhet, beredskap og kapasitet blir ivaretatt. Selskapet kan levere vann til andre kommuner enn eierkommunene. Vedtak om dette forutsetter forutgående behandling gjennom hovedplanarbeidet og enstemmighet i representantskapet i hvert enkelt tilfelle. Slike leveringsavtaler skal være tidsbegrenset. Selskapet kan ikke drive annen virksomhet enn levering av vann en gros, og annen virksomhet som er nødvendig for disse tjenestene. Selskapet kan ikke levere tjenester direkte til enkeltabonnenter, slike abonnenter skal få sine tjenester levert fra den kommunen abonnenten ligger i. Eventuelle vedtak om eierskap i andre selskaper eller aktiviteter utover selskapets kjernevirksomhet forutsetter enstemmighet i representantskapet i hvert enkelt tilfelle, og skal behandles som en endring av selskapsavtalen.

19 3 Deltakernes eierandel og ansvarsandel Eierkommunene eier og har økonomisk ansvar for selskapet i samme forhold som de finansierer selskapets virksomhet gjennom betaling for vannleveringen fra selskapet. Ved etableringen av selskapet er dette forholdet slik: Skedsmo 34,7 % Lørenskog 23,7 % Rælingen 14,3 % Nittedal 17,4 % Fet 4,5 % Sørum 5,5 % Eierbrøken / ansvarsbrøken skal revurderes hvert 4. år og baseres på fordelingen av vannkjøpet de foregående 4 årene. Brøken skal også revurderes oftere dersom en endring i det innbyrdes finansieringsforholdet (betaling for vannleveringen) mellom kommunene tilsier dette og minst en av eierkommunene krever det. 4 Deltakernes og selskapets rettigheter og forpliktelser når det gjelder eierkommunenes kjøp og selskapets levering av vann Selskapet har plikt til å levere eierkommunene det vannet de har behov for. Eierkommunene har plikt til å kjøpe alt sitt engrosvann fra selskapet. Vannprisen skal reflektere selskapets selvkost og fastsettes av representantskapet etter forutgående drøftinger med kommunene. Det skal inngås avtaler med hver enkelt av eierkommunene om selskapets levering av vann til kommunen. Disse avtalene skal gi nærmere bestemmelser om selskapets og kommunenes plikter og rettigheter knyttet til denne tjenesteleveringen. Selskapet skal ha et samarbeid med eierkommunene om planlegging av nødvendige investerings-, utbedrings- og driftstiltak (hovedplaner). Hovedplansamarbeidet skal omfatte både selskapets anlegg og viktige anlegg som eies av eierkommunene. 5 Deltakernes innskuddsplikt Deltakerkommunene skal ikke skyte inn kapital i selskapet. 2

20 6 Selskapets styrende organer 6.1 Representantskapet Representantskapets sammensetning Representantskapet er selskapets øverste organ. Det består av 12 medlemmer med personlige varamedlemmer - 2 fra hver av eierkommunene. Eierkommunene oppnevner selv sine representanter til representantskapet og har instruksjonsrett overfor sine representanter. Representantene velges for 4 år om gangen. Eierkommunene har en og bare en stemme hver i representantskapet. Kommunen fastsetter selv ved oppnevningen av representanter hvilken representant som forvalter kommunens stemmerett, og i hvilken rekkefølge representantene og vararepresentantene forvalter stemmeretten i tilfelle den som i utgangspunktet forvalter stemmerette har forfall til representantskapets møter. Representantskapet velger selv sin leder og nestleder Representantskapets oppgaver og myndighet Representantskapet skal velge selskapets revisor og fastsette dennes godtgjørelse velge selskapets styre vedta styreinstruks etter forslag fra styret fastsette godtgjørelse for representantskapets og styrets medlemmer behandle styrets forslag til hovedplan behandle styrets forslag til økonomiplan og årsbudsjett behandle styrets forslag til årsberetning, regnskap og disponering av regnskapsresultatet behandle styrets vurdering av sin virksomhet ihht styreinstruksen gjøre vedtak om fullmakt til opptak av lån innenfor de rammer selskapsavtalen setter gjøre vedtak i andre saker som styret forelegger representantskapet, eller som representantskapet tar opp på eget initiativ Representantskapet har instruksjons- og omgjøringsmyndighet overfor styret. Representantskapet kan delegere til styret myndighet i de saker der loven eller selskapsavtalen ikke er til hinder for dette Representantskapets møter Representantskapets leder innkaller til møter når det er nødvendig, og når styret, revisor eller minst en av deltakerkommunene eller 1/3 av representantene krever det. Representantskapet er beslutningsdyktig når alle eierkommunene er representert med stemmefullmakter. Styrets leder og daglig leder deltar i representantskapets møter så sant ikke representantskapet bestemmer noe annet. Møtelederen skal sørge for at det blir ført protokoll fra møtet. Protokollen skal underskrives av alle medlemmene i representantskapet. Styrets leder og daglig leder har rett til å få ført sitt syn på en sak inn i protokollen. 3

21 Møteinnkalling og saksliste skal sendes eierkommunene v/rådmannen samtidig med innkallingen, og protokoll skal sendes til eierkommunene v/rådmannen så snart den er undertegnet. Skriftlig beslutningsgrunnlag i saker som skal behandles skal normalt foreligge minst 6 uker før møtet. Det skal avholdes ordinært representantskapsmøte for behandling av regnskap og årsmelding og forslag til økonomiplan og budsjett for neste år innen utgangen av juni hvert år. 6.2 Styret Styrets sammensetning Styret velges av representantskapet og består av 5 medlemmer pluss 1 medlem valgt av og blant selskapets ansatte. Reglene i IKS-loven 10 om representasjon av begge kjønn i styret gjelder. Før styrevalget skal representantskapet oppnevne en valgkomite som skal forberede representantskapets valg av styre Styrets oppgaver og myndighet Styret har ansvar for selskapets forvaltning og resultat og utøver all myndighet som ikke er tillagt representantskapet, herunder ansette daglig leder og utferdige stillingsinstruks for denne føre tilsyn med at selskapet drives i samsvar med selskapets formål, selskapsavtalen, årsbudsjett og andre vedtak og retningslinjer fra representantskapet, samt sørge for at selskapets økonomiske forvaltning og HMS-forhold er under betryggende kontroll legge fram for representantskapet forslag til økonomiplan, årsbudsjett, årsmelding og regnskap legge fram for representantskapet forslag til hovedplan og andre saker som krever representantskapets behandling vedta opptak av lån innenfor rammer gitt i selskapsavtalen og av representantskapet De ansattes representanter i styret har de rettigheter som framgår av bestemmelsene om dette i Lov om interkommunale selskaper. Styret kan delegere til daglig leder myndighet i de saker der loven eller selskapsavtalen ikke er til hinder for dette. Styret skal legge fram forslag til styreinstruks for representantskapet, og evaluere sin virksomhet ihht denne instruksen i selskapets årsmelding Styrets møter Styrets leder innkaller til møte så ofte som nødvendig - og når minst ett styremedlem eller daglig leder krever det. Innkallingen skal skje med rimelig varsel og skal inneholde saksliste. Daglig leders saksutredninger og forslag til vedtak skal følge innkallingen. 4

22 Styret er beslutningsdyktig når minst halvparten av medlemmene er til stede. Møtene ledes av styreleder, eller i dennes fravær nestleder. Dersom ingen av disse er til stede velges en møteleder. Vedtak gjøres med alminnelig flertall. Ved stemmelikhet har møteleder dobbeltstemme. Daglig leder deltar i styrets møter uten stemmerett. Møteleder skal sørge for at det føres protokoll fra møtet. Protokollen skal underskrives av samtlige tilstedeværende styremedlemmer. Styremedlem eller daglig leder har rett til å få ført sitt syn på en sak inn i protokollen. Møteinnkalling og saksliste skal sendes eierkommunene v/rådmannen og representantskapets medlemmer. Eierkommunene v/rådmannen skal også ha tilsendt saksdokumenter. Protokoll skal sendes til eierkommunene v/rådmannen og representantskapets medlemmer så snart den er undertegnet. Selskapet forpliktes ved underskrift av styreleder (nestleder ved fravær) og daglig leder (ett styremedlem ved fravær) i fellesskap. 6.3 Daglig leder Daglig leder ansettes av styret og er direkte ansvarlig overfor styret. Daglig leder forestår og har ansvar for den daglige ledelse av selskapet og skal følge de retningslinjer og pålegg styret gir samt sørge for at virksomheten er under betryggende kontroll. Daglig leder har myndighet til økonomiske og andre disposisjoner innenfor rammen av vedtatte budsjetter og rammer fastsatt av styret. Daglig leders myndighet omfatter ikke saker som etter selskapets forhold er av uvanlig art eller stor betydning. Slike saker kan daglig leder bare avgjøre når styret i den enkelte sak har gitt daglig leder myndighet til det, eller når styrets beslutning ikke kan avventes uten vesentlig ulempe for selskapets virksomhet. Daglig leder representerer selskapet utad i saker som faller inn under daglig leders myndighet. Innenfor selskapets budsjettrammer og eventuelle retningslinjer vedtatt av styret har daglig leder myndighet til å organisere virksomheten, herunder opprette og legge ned stillinger, ansette personale og fastsette deres lønn samt treffe avgjørelser i andre personalsaker. Daglig leder skal holde styret løpende orientert om alle forhold av betydning for virksomheten, herunder økonomi- og personalforhold. Styret bestemmer selv på hvilken måte og hvor ofte det skal ha slik informasjon. Daglig leder har møte- og talerett i styre og representantskap. Styret og representantskapet kan likevel vedta at daglig leder skal fratre møtet i enkeltsaker. 6.4 Revisjon Selskapets revisor oppnevnes av representantskapet. Hvert 5 år skal det tas opp til vurdering om det skal velges ny revisor. 5

23 7 Selskapets økonomistyring og økonomiforvaltning 7.1 Finansiering Selskapet skal finansieres med basis i prinsippet om betaling for tjenestene til selvkost. Det innebærer at selskapets investeringer og drift skal finansieres ved låneopptak og at selskapets lån forrentes og nedbetales gjennom eierkommunenes og andre kunders betaling for selskapets tjenester. Selskapet kan ikke legge opp egne fonds, men det kan ha et selvkostfond som styres etter bestemmelsene om slike fond på samme måte som tilsvarende fond i kommunene. Vedtak om å legge opp et slikt fond forutsetter enstemmighet i representantskapet. Selskapet kan ta opp lån til investeringer og drift innenfor en samlet ramme for låneforpliktelser på 250 mill kroner. Låneopptak skal godkjennes av departementet. 7.2 Regnskap Selskapet skal føre regnskap etter kommunelovens regnskapsprinsipper. 7.3 Behandling av hovedplan, økonomiplan, budsjett og regnskap Selskapets virksomhet skal planlegges og styres gjennom vedtak i representantskapet om hovedplan, økonomiplan og årsbudsjett. Hovedplanen skal omfatte investerings-, utbedrings- og driftstiltak både i NRV IKS og i viktige anlegg som eies av kommunene. NRV IKS skal være sekretariat for dette hovedplanarbeidet. Arbeidet skal gjøres i nært samspill med eierkommunene. Samordnet hovedplan legges frem for det enkelte kommunestyre til behandling forut for representantskapsmøtet i NRV IKS. Eventuell uenighet kommunene imellom avklares gjennom flertallsvedtak i representantskapsmøtet på områder der det ikke er krav om enstemmighet. Økonomiplanen skal inneholde en oversikt over drift og investeringer de neste fire år og skal normalt vedtas av representant-skapet på det ordinære representantskapsmøtet i juni. Planen skal inneholde en oversikt over selskapets samlete gjeldsbyrde og utgifter til renter og avdrag i planperioden. Årsbudsjettet skal bygge på økonomiplanen og vedtas i representantskapet. Budsjettet skal inneholde en oversikt over forventet salg av tjenester til eierkommunene og andre, med tilhørende priser og priskalkyler. Selskapet skal drøfte forslag til økonomiplan, budsjett og regnskap med eierkommunene før behandlingen i representantskapet. Eierkommunene skal gis fullt innsyn i kalkylegrunnlaget i disse dokumentene. 6

24 8 Endringer i selskapets formelle forhold 8.1 Endringer i selskapsavtalen Endringer i denne selskapsavtalen forutsetter enstemmighet i representantskapet. 8.2 Opptak av nye deltakere Opptak av nye deltakerkommuner skal behandles som en endring av selskapsavtalen. 8.3 Uttreden av selskapet En deltakerkommune kan med 2 års skriftlig varsel tre ut av selskapet. Det skal ved uttredelsen foretas et økonomisk oppgjør og inngås avtaler som sikrer at den uttredende kommune får utbetalt sin andel av eventuelle nettoverdier i selskapet på uttredelsestidspunktet, eventuelt innbetaler sin andel av eventuell negativ verdi at den uttredende kommune hefter for sin andel av gjenværende lån i selskapet etter uttredelsen at den uttredende kommune har krav på en andel av eierskapet til verdier som ligger latent i selskapet ved uttredelsen og som måtte framkomme innen 10 år etter uttredelsen av selskapet pga en endring av selvkostregimet eller andre rammebetingelser, men slik at det gjøres fradrag for verdier selskapet har opparbeidet etter at kommunen trådte ut og for eventuelle utbetalinger kommunen fikk ved uttredelsen. For øvrig vises til bestemmelsene om uttreden i lov om IKS. 8.4 Oppløsning av selskapet Selskapet kan oppløses dersom deltakerne er enige om det. Vedtak om oppløsning skal gjøres av kommunestyret i hver enkelt deltakerkommune. For øvrig vises til bestemmelsene om oppløsning i lov om IKS. 9 Tvister Tvist om forståelsen av denne selskapsavtalen avgjøres med bindende virkning ved voldgift etter voldgiftslovens bestemmelser. 10 Etablering og ikrafttreden Denne selskapsavtalen trer i kraft så snart den er vedtatt av de seks eierkommunenes kommunestyrer. Fram til virksomheten overtas fra Nedre Romerike Vannverk AS fra 1. januar 2008 gjelder bare de bestemmelser som styrer forberedelsene til denne overtakelsen. 7

25 SAK STYRETS VURDERING AV SIN VIRKSOMHET I HHT. STYREINSTRUKSEN 1 SAKSDOKUMENTER: Styreinstruks for Nedre Romerike Vannverk SAKSFRAMLEGG: Bakgrunn for saken I tråd med selskapsavtalens bestemmelser er det vedtatt en styreinstruks for selskapet (i representantskapets møte 19 juni 2008). Formålet med instruksen er å fastsette styrets funksjon, oppgaver og ansvar, samt regler for innkalling og møtebehandling. I følge selskapsavtalen skal representantskapet også behandle styrets vurdering av sin virksomhet ihht. instruksen. Nedenfor følger en slik vurdering fra styrets side for årene 2008 og Vurderingene er gjort med henvisning til de ulike punktene i instruksen. 2 Styrets oppgaver og myndighet Daglig leder fulgte med som en del av virksomhetsoverdragelsen fra NRV IKS Daglig leder er formelt ansatt i NRA IKS, men 50 % av stillingen er knyttet til daglig ledelse av NRV IKS i en avtale mellom selskapene. Selskapene har vedtatt en felles styreinstruks for daglig leder. Daglig leder avgir en økonomirapport til styret hvert kvartal. Rapporten er bygget opp med sikte på å dekke styrets informasjonsbehov for å kunne ha tilstrekkelig oversikt over driften, selskapets stilling og for å kunne utføre en tilfredsstillende kontroll. Alle innkjøp foretas i tråd med offentlige anskaffelser, innenfor de ulike terskelverdier. I den forbindelse fastsatte styret i 2008 et delegeringsreglement som regulerer hvilke anskaffelser som skal behandles av styret i forhold til beløpsstørrelser. Styret har valgt å innføre et kvalitetssystem for virksomheten, hvor bl.a. økonomiske og administrative prosedyrer inngår, som et ledd i å sikre at beslutninger om, og godkjennelse av innkjøp involverer flere ledd i organisasjonen. Her inngår også kvalitetsprosedyrer for produksjonen av drikkevann, som et ledd i å sikre overholdelse av myndighetskrav og konsesjoner. Informasjonssaker er et fast punkt på dagsorden til hvert styremøte, hvor daglig leder gir informasjon om forhold som gir styret innblikk i den daglige driften, herunder også HMS-relaterte forhold. Selskapets hovedplan, som ble vedtatt av representantskapet 19 juni 2008, er retningsgivende for selskapets strategiske utvikling. Det årlige arbeidet med budsjett- og økonomiplanlegging bygger på hovedplanen. Arbeidet med en større revidering av hovedplanen vil starte opp i Parallelt bør det etter styrets oppfatning gjennomføres en prosess med sikte på å utarbeide en ny strategiplan for selskapet. Dagens strategiplan ble vedtatt av NRV IKS i 2007.

26 SAK STYRETS VURDERING AV SIN VIRKSOMHET I HHT. STYREINSTRUKSEN 2 3 Styrets forhold til revisor Styret har hatt årlige møter med revisor, der revisor har fremlagt en plan for sin gjennomføring av revisorarbeidet. Styret har ikke hatt møter med revisor uten daglig leder til stede. Styret vil sikre at dette blir ivaretatt i år Revisor avgir nummererte brev, som sendes direkte til styreleder. Brevene kommenterer forhold som avdekkes gjennom revisors kontroll av selskapets rutiner. Styret inngikk avtale med en ny revisor fom regnskapsår 2009 etter vedtak i representantskapet 16. desember Styrets forhold til representantskapet Det har vært avholdt to møter i representantskapet hvert av de to siste årene. Alle aktuelle saker har vært forberedt og innstilt av styret. Styrets leder og daglig leder har vært til stede på samtlige møter. 5 Styrets møter Det er avholdt 8 ordinære styremøter i 2008 og 9 ordinære møter i Alle styrerepresentantene har i tillegg deltatt på et eget seminar om styrerollen (i 2009). Til alle møter er det sendt skriftlig innkalling. Agenda og sakspapirer har normalt blitt sendt ut 5-6 dager før hvert møte, og unntaksvis en hel uke før møtet. Innkalling og saksdokumenter sendes ut pr e-post. Møteplanen ble fastlagt for et halvt år om gangen i 2008 og For 2010 er det laget en plan for hele året. Det er også laget et årshjul som synliggjør når faste saker skal behandles. Det har ikke vært grunnlag for avlysning av møter på grunn av manglende beslutningsdyktighet. Det foreligger kun en sak hvor ett av styremedlemmene har stemt i mot et vedtak. I alle andre saker som har vært oppe til behandling er vedtakene besluttet med enstemmighet. Styreinstruksen for føring av protokoll har vært fulgt. 6 Inhabilitet Habilitet står oppført som sak på dagsorden ved alle styremøter. Det har kun vært meldt inhabilitet i en sak, som gjelder inngåelse av samarbeidsavtale mellom NRV IKS og NRA IKS. Dette skyldes at vedkommende er styrerepresentant i begge selskaper. Det har ikke vært registrert særinteresser knyttet til behandling av saker. 7 Årsplan for styret Det vises til styrets redegjørelse i pkt.5. 8 Styrets egenevaluering I selskapets årsmelding følger styrets beretning. Styret har fokus på egenevaluering, men har ikke avsatt tid til å utarbeide skriftlig dokumentasjon fra slik evaluering.

27 SAK STYRETS VURDERING AV SIN VIRKSOMHET I HHT. STYREINSTRUKSEN 3 9 Informasjon fra styremøter/saksbehandling Styrets medlemmer er inneforstått med styreinstruksen på dette punkt. 10 Stillingsinstruks for Daglig leder Styret vedtok stillingsinstruks for daglig leder i sitt møte 21 januar INNSTILLING: Styrets innstilling til vedtak: Styrets vurdering av sin virksomhet i hht. styreinstruksen for årene 2008 og 2009 tas til orientering.

28 STYREINSTRUKS FOR NEDRE ROMERIKE VANNVERK IKS 1 Formål Formålet med denne styreinstruks er å fastsette styrets funksjon, oppgaver og ansvar, samt regler for innkalling og møtebehandling. Instruksen refererer til Stillingsinstruks for Daglig leder. Denne instruks gjelder for styret i NRV IKS. For å sikre at instruksen til enhver tid er tilpasset selskapets virksomhet, skal den gjennomgås årlig eller ved behov. Styreleder skal ved hvert enkelt styremedlems tiltredelse påse at vedkommende styremedlem gjør seg kjent med gjeldende styreinstruks. Som bekreftelse på dette skal styremedlemmet undertegne ett eksemplar av instruksen. Daglig leder oppretter et arkiv for undertegnede styreinstrukser. 2 Styrets oppgaver og myndighet Styret har ansvar for selskapets forvaltning og resultat og utøver all myndighet som ikke er tillagt representantskapet, herunder ansette eller engasjere daglig leder og utferdige stillingsinstruks for vedkommende føre tilsyn med at selskapet drives i samsvar med selskapets formål, selskapsavtalen, årsbudsjett og andre vedtak og retningslinjer fra representantskapet, samt sørge for at selskapets økonomiske forvaltning og HMS-forhold er under betryggende kontroll legge fram for representantskapet forslag til økonomiplan, årsbudsjett, årsmelding og regnskap legge fram for representantskapet forslag til hovedplan og andre saker som krever representantskapets behandling vedta eventuelle opptak av lån innenfor rammer gitt i selskapsavtalen og av representantskapet De ansattes representanter i styret har de rettigheter som framgår av bestemmelsene om dette i lov om interkommunale selskaper. Styret kan delegere til daglig leder myndighet i de saker der loven eller selskapsavtalen ikke er til hinder for dette. Styret skal legge fram forslag til styreinstruks for representantskapet, og evaluere sin virksomhet iht denne instruksen i selskapets årsmelding. Side 1 av 4

29 3 Styrets forhold til revisor Styret skal sørge for at: 3.1 Revisor årlig fremlegger for styret hovedtrekkene i en plan for gjennomføring av revisjonsarbeidet. 3.2 Revisor gjennomgår med styret minst én gang i året selskapets interne kontroll, herunder identifiserte svakheter og forslag til forbedringer. Revisor og styret skal ha minst ett møte i året, uten at daglig leder eller andre fra den daglige ledelsen er til stede. 3.3 Revisor deltar i styremøter som behandler årsregnskapet. 3.4 Styret beslutter om revisor skal benyttes til andre tjenester enn revisjon. Revisor skal årlig gi styret en oversikt over eventuelle andre tjenester enn revisjon som er levert til selskapet. 3.5 Ved fornyelse av selskapets avtale med revisor, skal spørsmålet om valg av og godtgjørelse til revisor behandles av styret før spørsmålet avgjøres av representantskapet. Styret inngår kontrakten med revisor på vegne av selskapet. 4 Styrets forhold til representantskapet 4.1 Styret skal forberede saker til møte i representantskapet minst 2 ganger per år. 4.2 Styrets leder og daglig leder skal være til stede under møter i representantskapet. Styrets øvrige medlemmer bør være til stede. 5 Styrets møter 5.1 Innkalling og krav om behandling Styrets leder innkaller til møte så ofte som nødvendig og når minst ett styremedlem eller daglig leder krever det. Innkallingen skal skje med rimelig varsel og skal innholde saksliste. Daglig leders saksutredninger og forslag til vedtak skal følge innkallingen. Innkalling til styremøter gjøres på e-post. Styret skal behandle saker i møte, med mindre styrets leder finner at saken kan forelegges skriftlig eller behandles på annen betryggende måte. Årsregnskap og årsberetning skal behandles i møte. Styrets leder skal sørge for at styremedlemmene så vidt mulig kan delta i en samlet behandling av saker som behandles uten møte. Ett enkelt styremedlem eller daglig leder kan kreve at styret behandler bestemte saker. Møtene ledes av styrelederen, eller i dennes fravær, nestleder. Deltar verken styrelederen eller nestlederen, velger styret en leder for styrebehandlingen. Side 2 av 4