Prosjekt nr Prosjekt Renovasjon i Harstad havn. Innsamling, mottak og behandling av avfallsfraksjoner og farlig avfall.

Transkript

1 Prosjekt nr Prosjekt Renovasjon i Harstad havn Innsamling, mottak og behandling av avfallsfraksjoner og farlig avfall side 1/10

2 INNHOLD INNHOLD ORIENTERING OM OPPDRAGETS OMFANG INNLEDNING KUNNGJØRING TILBUDETS OMFANG FREMDRIFTSPLAN FOR ANSKAFFELSESPROSESSEN OG EVT OPSJONER PÅ FORLENGELSE AVTALEPERIODE KONTRAKTSBESTEMMELSER TILLEGGSOPPLYSNINGER RETTING OG SUPPLERING AV KONKURRANSEGRUNNLAG HENTESTEDER DAGENS RENOVASJONSORDNING BESVARELSENS SAMMENSETNING KONKURRANSEREGLER PROSEDYRE TILBUDSFRIST INNLEVERING AV TILBUD VEDSTÅELSESFRIST DELTILBUD OG OPSJONER ALTERNATIVE TILBUD TILBUDSBEFARING OPPLYSNINGSPLIKT OFFENTLIGHET TAUSHETSPLIKT UTELUKKELSE AV LEVERANDØRER FORBEHOLD KRAV TIL LEVERANDØREN OG TIL UTFØRELSEN AV OPPDRAGET OM KVALIFIKASJONSKRAV OBLIGATORISKE OG UFRAVIKELIGE KRAV ØVRIGE KVALIFIKASJONSKRAV BEHANDLING AV TILBUDENE REGISTRERING OG TILBUDSÅPNING TILDELINGSKRITERIER TILDELING AV KONTRAKT VEDLEGG side 2/10

3 1. Orientering om oppdragets omfang 1.1 Innledning Harstad Havn KF, også kalt Oppdragsgiver, inviterer herved til anbudskonkurranse på innsamling, mottak og behandling av avfallsfraksjoner og farlig avfall fra skip, havneterminaler og småbåthavner, samt tilsluttete private havner i Harstad Havn KFs havnedistrikt. Harstad Havn KFs formål er å sørge for en effektiv og rasjonell havnedrift og tilrettelegge for effektiv sjøtransport, samt forvalte havnens eiendommer på en forsvarlig måte. Harstad Havn KF eies av Harstad kommune. Oppdragsgiver skal ha tilbud på komplette tjenester under ett og vil inngå avtale med en kontraktspartner. Dersom to selskap samarbeider om tilbudet skal kun et av disse være tilbyder. Oppdragsgivers kontaktperson i forhold til dette anbudet: Navn: Andreas Larsen Telefon / Epost: andreas.larsen@harstad.kommune.no Postadresse c/o Postmottak, Postboks 1000, 9479 Harstad Web: Alle spørsmål til anbudet og henvendelser vedr anbudet skal rettes til oppdragsgivers kontaktperson. 1.2 Kunngjøring. Konkurransen er kunngjort i DOFFIN, se Tilbudets omfang. Tilbudet skal omfatte renovasjon av alle Harstad Havn KFs havneanlegg (skip med behov for avhending av større mengder avfall), terminaler og eide småbåthavner. Se Harstad Havns avfallsplan vedlegg 7. Tilbudet skal gjelde for dagens og for framtidige hentesteder, basert på enhetspriser som er spesifisert i vedlegg 3. I leveransen skal alle ytelser som er nødvendig for gjennomføring av arbeidet knyttet til innsamling, transport og behandling av avfall iht. tilbudsgrunnlagets beskrivelse inngå. side 3/10

4 1.4 Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen og evt opsjoner på forlengelse Planlagt dato Aktivitet Kunngjøring av konkurranse Frist for å stille spørsmål om tilbudet kl. 13:00 Tilbudsfrist kl. 14:00 Tilbudsåpning Utsendelse av tildelingsbrev Klagefrist Kontraktsinngåelse Oppstart av kontraktarbeidet Frist for tildeling av opsjon på forlengelse til Frist for tildeling av opsjon på forlengelse til Avtaleperiode. Avtaleperiode skal være 3 år fra og med 01. februar 2017, med rettighet for oppdragsgiver til å forlenge avtalen med år. Tildeling av opsjon skal skje senest 3 mnd. før utløp av avtaleperiode. 1.6 Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet blir regulert av Vedlegg 2 Kontraktsbestemmelser. 1.7 Tilleggsopplysninger Hvis tilbudsgrunnlagets opplysninger ikke er tilstrekkelige eller man oppdager feil i grunnlaget, kan tilbydere be om tilleggsopplysninger fra kontaktperson jfr. pkt 1.1. Alle spørsmål vil bli anonymisert og svar bli distribuert til alle tilbydere. 1.8 Retting og supplering av konkurransegrunnlag Oppdragsgiver har rett til å rette, endre og gjøre tillegg i konkurransegrunnlaget. Rettinger, endringer og tillegg vil bli sendt tilbydere som har registrert seg samt lagt ut på DOFFIN. 1.9 Hentesteder. Det skal inngås avtale på håndtering av avfall og farlig avfall fra alle Harstad Havn KF sine anlegg. Hentestedene og adressene står i Vedlegg 6. I tillegg vil det bli etablert egne avtaler med de private havnene som er med på samarbeidet og dekket av avfallsplanen. side 4/10

5 1.10 Dagens renovasjonsordning. Dagens renovasjonsordning omfatter generelt innsamling av: - Farlig avfall via miljøstasjoner (se egen tabell i vedlegg 1) - Restavfall (til forbrenning) - Papp/papir (Høy andel papp) - Trevirke, behandlet (ikke impregnert) - EE-avfall - Matavfall/organisk avfall fra skip utenfor EU/EØS-området (forbrenning). Det benyttes forskjellig typer oppsamlingsenheter med forskjellig volum; 2 og 4-hjuls beholdere i plast, UWS (underground waste systems planlegges oppført ila 2017), kombicontainere, liftcontainere og krokcontainere. For miljøstasjonene benyttes lagercontainere for farlig avfall. For ytterligere informasjon om dagens løsning vises til vedlegg 1 Kravspesifikasjon med oversikt over de forskjellige områdene og oversikt over totale mengder Besvarelsens sammensetning. Tilbudet skal sammenstilles i henhold følgende oppsett, satt inn i en A-4 ringperm med inndeling som under. Tilbudsbrev, signert av person som forplikter leverandøren, navn, telefon nr. og epostadresse til leverandørens kontaktperson i kontraktsperioden. Evt. forbehold skal klart fremgå av brevet og med henvisning til sidetall og punkt i anbudet. Skatteattester (en attest for skatt, utstedt av kemner/kommunekasserer) og en for MVA utstedt av skattefogden, se pkt. 3.2 HMS-egenerklæring se vedlegg 4 Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling, se pkt. 3.3 Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner, se pkt. 3.3 Dokumentasjon på leverandørens faglige og tekniske kvalifikasjoner, se pkt. 3.3 Leverandørens besvarelse av kravspesifikasjonen, vedlegg 1. Dokumentasjon ihht tildelingskriteriene vedlegg 3 og vedlegg 6. Fullstendig utfylt prisskjema (vedlegg 3) for de forespurte tjenestene. I tilbudets priser skal alle utgifter være inkludert. Tilbyder kan ikke påberope seg noen tillegg ut over det som inngår i forespørselen. Sladdet utgave av tilbudet 2. Konkurranseregler. 2.1 Prosedyre. Denne konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999, nr 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om innkjøpsregler i forsyningssektoren av 7. April 2006 nr. 403, samt det som står i konkurransegrunnlaget. side 5/10

6 Dette er en åpen anbudskonkurranse etter forskrift om innkjøp i forsyningssektorene del I og II. Det betyr at alle interesserte tilbydere kan gi anbud og det er ikke tillatt å gjennomføre forhandlinger. Oppdragsgiver har i henhold til ovennevnte regler rett til å foreta avklaringer med tilbyderne. 2.2 Tilbudsfrist. Siste frist for innlevering av tilbud er: kl. 13:00. Tilbudet må være oppdragsgiver i hende før tilbudsfristen løper ut. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 2.3 Innlevering av tilbud. Tilbudet skal være skrevet på norsk og undertegnet av person som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Tilbudet i 1 eksemplar samt 1 elektronisk versjon - skal leveres i lukket forsendelse og være merket: Harstad Havn KF, tilbud på renovasjon Den elektroniske versjonen skal leveres som 1 samlet PFD fil på minnepinne. Dersom tilbyder har informasjon i tilbudet som anses for å være forretningshemmeligheter kan man i tillegg levere en tilsvarende elektronisk versjon som er sladdet. Oppdragsgiver fører liste over mottatte tilbud med tidspunkt for mottak etter hvert som de kommer inn. Leverandøren har krav på en kvittering på innlevert tilbud. Tilbudsåpning skjer ihht pkt 1.4. Tilbudsåpningen er lukket og leverandørene får ikke være tilstede Tilbudet skal leveres: Harstad Havn KF co/postmottak Postboks Harstad 2.4 Vedståelsesfrist. Leverandøren må vedstå seg tilbudet i 60 dager etter tilbudsfristen 2.5 Deltilbud og opsjoner Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget. Opsjoner kan bli tildelt til leverandør eller andre tilbydere. 2.6 Alternative tilbud. Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud. 2.7 Tilbudsbefaring. Avholdes ved behov. 2.8 Opplysningsplikt. Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom et tilbud eller en eller flere leverandører blir forkastet, eller dersom konkurransen avlyses. Leverandør kan side 6/10

7 kreve skriftlig begrunnelse for avlysning, avvisning eller forkastelse. Oppdragsgiver plikter å svare på henvendelsen innen 15 dager etter at den er mottatt. 2.9 Offentlighet. Ihht pkt 2.3 skal leverandøren levere en utgave av tilbudet der det som anses som forretningshemmeligheter er sladdet. Dersom det begjæres innsyn i tilbudet vil oppdragsgiver på selvstendig grunnlag vurdere hvorvidt opplysningene som er sladdet er av en slik karakter at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet Taushetsplikt. Oppdragsgiver og oppdragsgivers ansatte plikter i henhold til forvaltningslovens 13 å hindre at andre får kjennskap til eller adgang til opplysninger eller informasjon om tekniske innretninger, arbeidsmetoder, drifts eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde Utelukkelse av leverandører. Dersom en leverandør har gitt råd ved utarbeidelsen av spesifikasjonene til dette konkurransegrunnlaget, vil det utelukke vedkommende fra å delta. Dersom leverandøren har nære personlige eller familiære bånd til oppdragsgivers innkjøps- eller driftsansvarlige for dette oppdraget, må dette meldes til oppdragsgivers representant før tilbudet leveres slik at inhabilitet unngås Forbehold. Tilbyder må selv skaffe seg kjennskap til henteområdene og forholdene ved den enkelte adresse om det er behov for det. Det blir ikke avholdt tilbudsbefaring. Forbehold til tilbudet skal klart fremgå av tilbudet. Tilbyder kan ikke påberope seg forbehold for forhold som var kjent, burde være kjent eller avklart ved spørsmål ved innlevering av tilbudet. Det er ikke anledning til å ta forbehold mot vesentlige elementer i konkurransegrunnlaget. Tilbud som inneholder slike forbehold blir avvist. Eventuelle forbehold skal være entydige, presise og prissatt. Oppdragsgiver skal kunne vurdere disse uten å kontakte leverandøren. Forbehold skal tydelig beskrives i tilbudsbrevet med henvisning til hvilken del av oppdraget det gjelder. Tilbud som ikke kan sammenlignes med andre tilbud pga forbehold, vil bli avvist. Leverandørens henvisning til standardiserte kontraktsbestemmelser eller leveringsvilkår vil bli betraktet som forbehold om de avviker fra oppdragsgivers bestemmelser på dette feltet. side 7/10

8 3. Krav til leverandøren og til utførelsen av oppdraget. 3.1 Om kvalifikasjonskrav. Oppdragsgiver stiller krav om tekniske og økonomiske kvalifikasjoner til leverandørene. Leverandørene blir vurdert ut i fra de kvalifikasjoner som legges fram som dokumentasjon. Leverandører som blir funnet å være kvalifisert, vil få sine tilbud evaluert. 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav. Oppfyllelse av kravene under er en forutsetning for deltagelse i konkurransen. KRAV DOKUMENTASJON Leverandøren skal ha ordnete Skatteattest (attest for betalt skatt på skjema RF forhold med myndighetene 1244) fra kemner/kommunekasserer. Attesten med hensyn til skatt- og skal ikke være eldre enn 6 mnd målt fra merverdiavgiftsinnbetaling tilbudsfristen. Merverdiavgiftsattest (attest for betalt MVA på skjema RF 1244) fra skattefogden/skatteetaten. Attesten skal ikke være eldre enn 6 mnd målt fra tilbudsfristen. Leverandører som ikke er norske firmaer skal fremlegge tilsvarende attester fra det land selskapet er registrert i. Leverandøren skal fremlegge Vedlegg 4 i utfylt stand HMS-egenerklæring Oppdragsgiver kan gi leverandører en kort frist på å ettersende ovennevnte dokumentasjon, dersom denne har blitt forsinket fra utsteder eller dersom dokumentasjonen er eldre enn angitt. Leverandørene har ikke krav på slik frist. 3.3 Øvrige kvalifikasjonskrav. Oppfyllelse av kravene under er en forutsetning for deltagelse i konkurransen. Krav om dokumentasjon av leverandørens organisatoriske og juridiske stilling. KRAV DOKUMENTASJON Leverandøren skal være et Norske selskaper: Firmaattest fra lovlig etablert foretak Brønnøysundregisteret. Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Krav om dokumentasjon av leverandørens økonomiske og finansielle stilling. KRAV DOKUMENTASJON God soliditet Ingen krav om dokumentasjon. Oppdragsgiver vil sjekke leverandør mot Experian. Leverandøren må minimum være kredittverdig ved innlevering av tilbudet. side 8/10

9 Dersom leverandøren ikke kan fremlegge den dokumentasjon som oppdragsgiver krever, kan det legges fram annen dokumentasjon som dokumenterer kvalifikasjonskravet. Krav om dokumentasjon av leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner. KRAV DOKUMENTASJON Det kreves god gjennomføringsevne Det kreves et godt og velfungerende internkontroll- og kvalitetssikringssystem Oversikt over personell og ressurser, herunder ansvarlig kontaktperson i kontraktsperioden. Oversikt over de viktigste av leverandørens kunder innenfor de virksomhetsområder som oppdragsgiver er engasjert i. Nødvendige tillatelser vedr. farlig avfall Redegjørelse for foretakets internkontroll og kvalitetssikring (QM), evt. sertifikat fra sertifiseringsorgan ISO 9001 eller tilsvarende. Leveringstider og oppdragsforståelse. Egenerklæringsskjema utfylt, vedlegg 6 Leverandøren skal forholde seg til krav i forhold til renovatør, slik de er beskrevet i avfallsplanen 4. Behandling av tilbudene 4.1 Registrering og tilbudsåpning Oppdragsgiver skal påføre tilbudene tidspunkt for mottak etter hvert som de kommer inn. Leverandøren har krav på en kvittering på innlevert tilbud. Tilbud som er innlevert etter tidsfristen angitt i pkt 1.4 vil bli returnert uåpnet. Tilbudsåpning skjer ihht pkt 1.4. Tilbudsåpningen er lukket og leverandørene får ikke være tilstede. 4.2 Tildelingskriterier Tildeling av oppdraget vil skje på basis av hva som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på flg. kriterier: KRITERIUM VEKTING DOKUMENTASJON Pris 60% Utfylt prisskjema. Totalkostnad beregnet ut i fra antatt volum. HMS, Kvalitet og oppdragsforståelse 40% Utfylt egenerklæringsskjema vedlegg 5 side 9/10

10 4.3 Tildeling av kontrakt Leverandørene som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil tildele kontrakten til, samt en begrunnelse for valget. I pkt 1.4 er forventet svarfrist og tilhørende klagefrist oppgitt. 5. Vedlegg 1. Kravspesifikasjon 2. Kontraktsbestemmelser 3. Prisskjema 4. HMS-egenerklæring 1 5. HMS-egenerklæring 2 6. Kart hentesteder 7. Avfallsplan Harstad Havn KF 8. Felles avfallsplan for småbåthavnene 9. Containeroversikt Harstad Havn KF side 10/10