Høgskolen i Innlandet - interimsstyret

Transkript

1 Høgskolen i Innlandet - interimsstyret Lillehammer, 12. desember 2016 Innkalling til møte i Interimsstyret 19. desember 2016 Til: Styremedlemmer Kopi: Varamedlemmer, dekaner og seksjonsledere, hovedtillitsvalgte og hovedverneombud, Studentsamskipnadene og studentorganisasjonene Tid og sted: Mandag 19. desember kl Elverum, Terningen Arena, klasserom 4 Det vil bli servert lunsj kl , og kaffe med biteti underveis i møtet Meldt forfall: Styremedlem Marit Engen vara Yvonne Fritze deltar Styremedlem Kim Nicolay Branstad ingen vara Med vennlig hilsen Anna Ottosen Rektor Høgskolen i Hedmark Kathrine Skretting Rektor Høgskolen i Lillehammer Vedlagt saksliste Høgskolen i Lillehammer, postboks 952, 2604 Lillehammer. Telefon: Faks E-post: post@hil.no

2 Saksliste Godkjenning av innkalling og saksliste 2. Referatsaker 09/16 a Brev fra KD av med oversendelse av protokoll omstillingsavtale Høgskolen i Lillehammer og Høgskolen i Hedmark b Brev fra KD av med invitasjon til seminar om utviklingsavtaler c Brev fra KD av vedr. fastsettelse av styregodtgjørelse HINN 3. Beslutningssaker 10/16 Nødvendige delegasjoner fra /16 Fusjonsprosjekt for Høgskolen i Innlandet 12/16 Budsjett 2017 ettersendes 13/16 Sammensetning og mandat Læringsmiljøutvalg (LMU) ved Høgskolen i Innlandet 14/16 Skikkethetsnemnd for Høgskolen i Innlandet 15/16 Oppnevning av medlemmer til klagenemnd for Høgskolen i Innlandet 16/16 Logo og hovedfarge for Høgskolen i Innlandet 17/16 Tilsettingsmyndighet og tilsettingsordninger ved Høgskolen i Innlandet i /16 Overordnet beskrivelse av Høgskolens kvalitetssystem 4. Orienteringssaker 19/16 Prosjekt faglig profil og strategi ettersendes 20/16 Innføring av utvalgsmodul muntlig orientering 21/16 Akademisk kalender for Eventuelt 22/16 Eventuelt

3 Møtedato Saksansvarlig Rektorutvalget Saksbehandler KK Arkivreferanse - 09/16: Referatsaker 09/16 Side a Brev fra KD av med oversendelse av protokoll omstillingsavtale 2-9 Høgskolen i Lillehammer og Høgskolen i Hedmark b Brev fra KD av med invitasjon til seminar om utviklingsavtaler c Brev fra KD av vedr. fastsettelse av styregodtgjørelse 2017 Høgskolen i Innlandet 13-14

4 09/16 a) I f ø lg e lis te D e r e s r e f V å r r e f D a to 1 6 / O v e r s e n d e ls e a v p r o t o k o ll - o m s t illin g s a v t a le - H ø g s k o le n i L ille h a m m e r o g H ø g s k o le n i H e d m a r k 4. n o v e m b e r b le d e t in n g å tt o m s tillin g s a v ta le m e llo m K u n n s k a p s d e p a r te m e n te t o g b e r ø r te o r g a n is a s jo n e r i f o r b in d e ls e m e d s a m m e n s lå in g a v H ø g s k o le n i H e d m a r k o g H ø g s k o le n i L ille h a m m e r. V e d la g t f ø lg e r k o p i a v p r o to k o lle n. V i b e r o m a t a v ta le n b lir iv e r k s a tt. M e d h ils e n L a r s V a s b o tte n ( e.f.) a v d e lin g s d ir e k tø r K a s p e r A u n a n r å d g iv e r D o k u m e n te t e r e le k tr o n is k s ig n e r t o g h a r d e r fo r ik k e h å n d s k r e v n e s ig n a tu r e r. P o s ta d r e s s e K o n to r a d r e s s e T e le f o n * U n iv e r s ite ts - og S a k s b e h a n d le r P o s tb o k s D e p K ir k e g * h ø y s k o le a v d e lin g e n K a s p e r A u n a n O s lo O r g n o. p o s tm o tta k d.d e p.n o h ttp ://w w w.k d.d e p.n o /

5 3

6 4

7 5

8 6

9 7

10 8

11 9

12 09/16 b) Ifølge liste Deres ref Vår ref Dato 16/ Invitasjon til seminar om utviklingsavtaler 18. januar 2017 Vi viser til tidligere dialog om utviklingsavtaler og omtalen i Prop. 1 S ( ). Kunnskapsdepartementet inviterer fem nye institusjoner til å delta i prøveordningen med utviklingsavtaler: Nord universitet, Universitet i Tromsø Norges arktiske universitet, Høgskulen på Vestlandet, Universitet i Bergen og Høgskolen i Innlandet. Departementet vil anmode institusjonene om å levere et første utkast til utviklingsavtale innen 15. mars Nedenfor følger hva som sto i tildelingsbrevene for 2016 til de fem første institusjonene i prøveordningen. "Departementet vil starte en prosess med utvikling av flerårige utviklingsavtaler mellom departementet og den enkelte institusjonen, jf. Prop. 1 S ( ). Innholdet i avtalen skal i hovedsak utarbeides etter initiativ fra institusjonen, men departementet kan også ta initiativ til at enkelte forhold drøftes. Intensjonen er at avtalen skal inneholde mål departementet og institusjonen er enige om på prioriterte utviklingsområder. Departementet ønsker at utviklingsavtalene skal bidra til tydeligere profil på institusjonene og bedre arbeidsdeling i sektoren. Det vil i første omgang ikke bli knyttet midler til avtalene. Departementet har besluttet å starte prosessen i 2016 med Universitetet i Oslo, Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet, Universitetet i Stavanger, Høgskolen i Sørøst-Norge og Høgskolen i Østfold, med sikte på at utviklingsavtalene for disse institusjonene kan inngå i tildelingsbrevene for Det tas sikte på å ha en tilsvarende prosess med resten av institusjonene i 2017/2018 etter en vurdering av prosessen i Departementet tar sikte på at avtalene skal ha en varighet på 3-4 år og at Postadresse Kontoradresse Telefon* Universitets- og Saksbehandler Postboks 8119 Dep Kirkeg * høyskoleavdelingen Christoffer Wiig 0032 Oslo Org no postmottak@kd.dep.no

13 vurderingen av resultatene vil skje gjennom måleparametre eller på annen måte, som institusjonen og departementet er blitt enige om som del av avtalen". Departementet vil med dette invitere styreleder og rektor/direktør ved de utvalgte institusjonene til et seminar om utviklingsavtaler 18. januar 2017 kl i Kunnskapsdepartementets lokaler i Kirkegaten 18. Hver institusjon har også anledning til å ha med en saksbehandler. På seminaret vil departementet orientere nærmere om formål, rammer og prosess, og gi rom for spørsmål fra og dialog med institusjonene. Statssekretær Bjørn Haugstad vil delta på seminaret. Rektor ved NTNU, Gunnar Bovim, vil fortelle om deres erfaringer med prosessen med utviklingsavtaler i Seminaret avsluttes med felles lunsj. Vi oppfordrer institusjonene til å bringe inn spørsmål og dele temaer som kan være aktuelle som mål for deres institusjon. Vi ser frem til dialogen på seminaret og ber om snarlig tilbakemelding på deltakelse. Vedlagt er foreløpig program. Påmelding kan sendes til christoffer.wiig@kd.dep.no. Med hilsen Toril Johansson (e.f.) ekspedisjonssjef Christoffer Wiig seniorrådgiver Dokumentet er elektronisk signert og har derfor ikke håndskrevne signaturer. Adresseliste Høgskulen på Vestlandet Postboks BERGEN Høgskolen i Innlandet Høgskolen i Hedmark Postboks ELVERUM Høgskolen i Lillehammer Postboks LILLEHAMMER Nord universitet Postboks BODØ Tage Båtsvik Universitetet i Bergen Universitetet i Tromsø Norges arktiske universitet Side 2 11

14 Tentativt program for halvdags seminar om utviklingsavtaler for fem nye pilotinstitusjoner 18. januar 2017 Møteleder Toril Johansson 0830 Frokost og mingling 0900 Møtestart Statssekretær Bjørn Haugstad ønsker velkommen og forteller om sine forventninger til dialogen i 2017 med de fem nye pilotinstitusjonene: formålet og intensjonen med prøveordningen oppdraget til institusjonene 1000 Pause Mulighet for spørsmål og kommentarer 1015 NTNU forteller om deres erfaringer med arbeidet med utviklingsavtaler i 2016 ved rektor Gunnar Bovim 1035 Spørsmål/kommentarer/tanker fra pilotinstitusjonene 1115 KD orienterer om planlagt prosess for Oppsummering ved Bjørn Haugstad 1200 Lunsj 12

15 09/16 c) Ifølge liste Deres ref Vår ref Dato 16/ Fastsettelse av styregodtgjørelse HINN Kunnskapsdepartementet skal fastsette statlige høyere utdanningsinstitusjoners styregodtgjørelse, se universitets- og høyskoleloven (uhl.) 9-3 femte ledd. Universiteter og høyskoler har et stort og viktig samfunnsoppdrag. Departementet mener at dette ansvaret bør gjenspeiles i nivået på styrets godtgjørelse. Departementet har lagt vekt på at godtgjørelsen til styremedlemmene i utgangspunktet ikke bør variere stort fra institusjon til institusjon. Godtgjørelsen bør samtidig reflektere styrets tidsbruk og virksomhetens kompleksitet. Styreleder oppnevnt av departementet får særskilt godtgjørelse i tråd med det større omfang av oppgaver som normalt ligger til dette vervet. Øvrige styremedlemmer får samme godtgjørelse. Samlet styregodtgjørelse Departementet har lagt til grunn at den samlede godtgjørelsen skal bestå av en årlig grunngodtgjørelse og en godtgjørelse pr. møte. Godtgjørelsen skal dekke styrearbeidet, herunder deltagelse i styremøter og forberedelser til disse. Departementet fastsetter følgende godtgjørelse for Høgskolen i Innlandet (HINN), jf. uhl. 9-3 femte ledd: Styreleder får kr i årlig grunngodtgjørelse. I tillegg får styreleder kr pr. styremøte inntil fire timer og kr pr. styremøte over fire timer. Postadresse Kontoradresse Telefon* Universitets- og Saksbehandler Postboks 8119 Dep Kirkeg * høyskoleavdelingen Kasper Aunan 0032 Oslo Org no. postmottak@kd.dep.no

16 Styremedlemmer får kr i årlig grunngodtgjørelse. I tillegg får styremedlemmer kr pr. styremøte inntil fire timer og kr pr. styremøte over fire timer. Varamedlemmer får kr pr. styremøte inntil fire timer og kr pr. styremøte over fire timer. Satsene gjelder fra 1. januar Det gis normalt ikke egen godtgjørelse for møter avholdt på ekstraordinært vis, for eksempel telefon- eller skriftlig møte. Deltagelse i og forberedelse til slike møter forutsettes dekket av grunngodtgjørelsen. Det samme gjelder i utgangspunktet deltakelse på andre arrangementer eller kortere møter i egenskap av å være styremedlem. HINN kan selv bestemme om det skal gis godtgjørelse etter de fastsatt satsene for deltakelse på andre arrangementer enn styremøter og seminarer. Særlige ordninger HINN kan selv bestemme om styremedlemmer valgt blant de ansatte skal kunne bruke arbeidstiden til styrearbeid. HINN kan også selv vurdere egne ordninger for styremedlemmer valgt av studenter og midlertidig ansatte i undervisnings- og forskerstillinger. Departementet har registrert at institusjonene har ulike løsninger for fast og midlertidig ansatte og studenter i styret. Departementet legger til grunn at slike ordninger er en sak mellom institusjonen og det enkelte styremedlemmet, og at institusjonen selv tar stilling til eventuell videreføring eller innføring av slike ordninger i tillegg til den ordinære godtgjørelsen. Studenter er valgt for ett år. De studenter som sitter i styret med særskilte godtgjørelser eller lignende pr. 1. januar 2017 skal beholde ordningen ut inneværende valgperiode. Regulering av styregodtgjørelsene Forutsatt at rammene for styrevervet ikke endrer seg vesentlig, tar departementet sikte på at nivået på godtgjørelsen bør være stabilt over tid. Det vil si at det normalt bør reguleres for lønns- og prisvekst. Departementet vil evt. komme tilbake til regulering av godtgjørelsen for Departementet vil legge en samlet oversikt over godtgjørelsene til styremedlemmer ved samtlige statlige universiteter og høyskoler på departementets nettsider på Med hilsen Toril Johansson (e.f.) ekspedisjonssjef Kasper Aunan rådgiver Side 2 14

17 Møtedato Saksansvarlig Rektorutvalget Saksbehandler HPN/KII Arkivreferanse xx 10/16: Nødvendige delegasjoner fra Forslag til vedtak 1. Styret vedtar forslaget til Instruks for den daglige ledelse 2. Styret vedtar forslaget til Midlertidig delegasjonsreglement for Høgskolen i Innlandet gjeldende fra Styret vedtar forslaget til Hovedregler for økonomiforvaltningen for Høgskolen i Innlandet gjeldende fra a) Styrets leder og ett styremedlem (navn) tildeles signaturrett i fellesskap. Alternativt: Styrets leder og to styremedlemmer (navn) tildeles signaturrett i fellesskap. b) Rektor Anna L. Ottosen, stedfortredende rektor Kathrine Skretting, direktør Pål Dietrichs og direktør HiL tildeles prokura. 2. Saksframlegg Styret er det øverste organ ved Høgskolen i Innlandet, og har ansvar og myndighet for at den faglige virksomheten holder høy kvalitet, og at institusjonen drives effektivt og i overensstemmelse med de lover, forskrifter og regler som gjelder, og de rammer og mål som gis av overordnet myndighet av jf. uhl 9-1 (1) Styret kan, og bør, delegere sin avgjørelsesmyndighet til andre ved institusjonen, der det ikke følger av uhl at styret selv skal treffe vedtak, eller det er andre særlige begrensninger i adgangen til å delegere (uhl 9-1 (2)). Styret blir i denne saken bedt om å foreta de overordnede vedtak om delegering fra og inntil videre. Vedtakene gjelder ulike områder av høgskolens virksomhet, men det er vurdert som hensiktsmessig at de samles i en sak for styret.

18 3. Bakgrunn Instruks for den daglige ledelse Styret blir innledningsvis bedt om å beslutte «instruks for den daglige ledelse», jf. universitets- og høyskolelovens 9-2 (3). Med den valgte styringsmodellen for Høgskolen i Innlandet er den «daglige ledelse» å forstå som rektor alene. Forslaget til instruks er innholdsmessig i det alt vesentlige lik tilsvarende instrukser i sektoren. Midlertidig delegasjonsreglement for Høgskolen i Innlandet Det foreslåtte reglementet har som overordnet prinsipp at styret delegerer sin myndighet ett trinn ned, dvs. til rektor og til evt. utvalg og nemnder. Videre delegeringer forutsettes foretatt der dette er hensiktsmessig og tillatt. Reglementet gjelder fra og inntil videre. Hovedregler for økonomiforvaltning Det utarbeidede forslag til Hovedregler for økonomiforvaltningen for Høgskolen i Innlandet erstatter fra de fusjonerte høgskolenes tidligere hovedregler for økonomiforvaltningen. Forslaget er blant annet utarbeidet med bakgrunn i reglementet for økonomistyring i staten og Kunnskapsdepartementets hovedinstruks om økonomiforvaltningen ved universiteter og høgskoler. I utformingen av hovedreglene er det lagt opp til å gjøre disse mest mulig generelle og med utgangspunkt i best praksis ved de to høgskolene. I de tilfellene det har vært forskjellig praksis, er det jobbet fram til løsninger med utgangspunkt i virksomhetens egenart og hva som er den mest mulig effektive løsningen. I KDs hovedinstruks benyttes formuleringen Styret skal og Styret har ansvaret for. I arbeidet med hovedreglene er det lagt til grunn at dette åpner for at styret kan delegere til rektor. Dette er også en praksis som har vært gjeldende ved de to fusjonerte høgskolene tidligere. I forslaget er det gjennomgående at det å gjennomføre bestemmelsene i hovedreglene delegeres til rektor. I tilknytning til gjennomføringen av bestemmelsene i hovedreglene, vil det ligge til grunn flere underliggende dokumenter, rutiner og retningslinjer. På noen områder vil det bli utarbeidet felles rutiner og retningslinjer allerede fra 2017, mens på andre områder vil det være de tidligere rutiner og retningslinjer som vil være gjeldende fram til ny organisering innføres fra Tildeling av signaturrett og prokura Signaturrett innebærer rett til å opptre og underskrive på vegne av virksomheten i forretningsforhold. Det er virksomhetens samlede styre som kan bestemme hvem som skal ha signaturrett. Hvis signaturretten skal utøves av styrets leder og ett eller flere av styremedlemmene, kan styret eksplisitt bestemme hvem det/de styremedlemmene skal

19 være eller at styrets leder avklarer dette i hvert enkelt sak. Hvem som skal ha signaturrett, alene eller sammen, skal fremgå av registeringen i Brønnøysund. Den løsningen som velges må avveie den rett signaturretten innebærer og det som er praktisk. Det tilrås at signaturretten utøves av styrets leder sammen med ett evt to av de eksterne styremedlemmene. Videre tilrås det at styret bestemmer hvem det/de styremedlemmene skal være. Prokura innebærer, med noen unntak, rett til å opptre på vegne av virksomheten i alt som hører til driften av denne. Unntak gjelder for salg og beheftelse (f.eks. pantsettelse) av fast eiendom. Det er i dag kun rektor Anna Ottesen som har prokura for Høgskolen i Innlandet. Prokura innebærer rett til å forplikte virksomheten i forbindelse med signering av kontrakter, innlevere anbud mv, hvor det kan være korte frister for signering. Erfaringene tilsier at det bør være mer enn en som har prokura og for å få en mest mulig effektiv løsning at det de med prokura har tilstedeværelse både på Hedmark og Lillehammer. På denne bakgrunn tilrås det at prokura tildeles rektor, stedfortredende rektor og direktørene ved tidligere HH og HiL. 4. Vedlegg a) Instruks for den daglige ledelse b) Midlertidig delegasjonsreglement for Høgskolen i Innlandet c) Hovedregler for økonomiforvaltningen ved Høgskolen i Innlandet

20 Vedlegg a) Instruks for den daglige ledelse Instruks for den daglige ledelse ved Høgskolen i Innlandet (rektor) 1.Innledning I instruksen er universitets- og høyskoleloven forkortet til UHL. Lovsitater er satt i kursiv. Instruksen er fastsatt i medhold av UHL 9-2 (3): Styret skal føre tilsyn med den daglige ledelse av virksomheten. Styret skal fastsette instruks for institusjonens daglige ledelse. 2. Virksomhetsstyring 2.1 Overordnede rammer: UHL 9-1: Ansvar for institusjonens virksomhet (1) Styret er det øverste organet ved institusjonen. Det har ansvar for at den faglige virksomheten holder høy kvalitet og for at institusjonene drives effektivt og i overensstemmelse med de lover, forskrifter og regler som gjelder, og de rammer og mål som gis av overordnet myndighet. (2) Alle beslutninger ved institusjonen truffet av andre enn styret, treffes etter delegasjon fra styret og på styrets ansvar. Styret kan delegere sin avgjørelsesmyndighet til andre ved institusjonen i den utstrekning det ikke følger av denne lov at styret selv skal treffe vedtak, eller det er andre særlige begrensninger i adgangen til å delegere. UHL 9-2: Styrets oppgaver (1) Styret skal trekke opp strategien for institusjonens utdannings- og forskningsvirksomhet og annen faglig virksomhet og legge planer for den faglige utvikling i samsvar med de mål som er gitt av overordnet myndighet for sektoren og institusjonen. (2) Styret skal fastsette mål og resultatkrav og har ansvaret for at institusjonens økonomiske ressurser og eiendom disponeres i overensstemmelse med bestemmelser om dette gitt av overordnet myndighet, og etter forutsetninger for tildelte bevilgninger eller andre bindende vedtak. (3) Styret skal føre tilsyn med den daglige ledelse av virksomheten. Styret skal fastsette instruks for institusjonens daglige ledelse. 1

21 (4) Styret selv fastsetter virksomhetens interne organisering på alle nivåer. Organiseringen må sikre at studentene og de ansatte blir hørt. (5) Styret skal hvert år, etter nærmere retningslinjer gitt av departementet, avgi årsregnskap med redegjørelse for resultatene av virksomheten og legge frem forslag til budsjett for kommende år. (6) Det skal i størst mulig grad være åpenhet om styrets arbeid. 3. Rektors funksjon/rolle 3.1 Overordnede rammer UHL 10-4: Ansettelse av rektor (1) Styret kan vedta at rektor skal ansettes på åremål. Slikt vedtak må treffes med tilslutning av minst to tredeler av styrets medlemmer. Styret selv foretar utlysing og ansettelse av rektor. Ansettelsesprosessen må sikre at rektor har faglig og ledelsesmessig legitimitet, og at studentene og de ansatte blir hørt. Styret bestemmer om det skal foretas innstilling og hvem som skal innstille. Vedtak om at rektor skal ansettes på åremål kan omgjøres gjennom vedtak med tilslutning av minst to tredeler av styrets medlemmer. (2) Ansatt rektor er daglig leder for institusjonens faglige og administrative virksomhet i samsvar med de rammer og pålegg som styret fastsetter. (3) Ansatt rektor er sekretær for styret og skal, i samråd med styrets leder, forberede og gi tilråding i de faglige og administrative saker som legges frem for dette. Ansatt rektor har rett til å delta i møter i alle institusjonens styrer, råd og utvalg. (4) Ansatt rektor er ansvarlig for iverksetting av de faglige og administrative vedtak som treffes i styret, og for disponering av ressurser og eiendom i samsvar med de vedtak som er truffet av styret. (5) Ansatt rektor skal på styrets vegne påse at den samlede økonomi- og formuesforvaltning skjer i samsvar med departementets generelle bestemmelser om økonomiforvaltningen og forutsetninger for tildeling av bevilgninger. (6) Ansatt rektor utarbeider og legger frem for styret budsjettforslag og årsregnskap og holder styret løpende orientert om regnskapets stilling i forhold til budsjettet og om andre forhold av betydning for institusjonens virksomhet. UHL 12-1 (2): Rektor er institusjonens rettslige representant, lovlig stedfortreder og institusjonens 2

22 talsperson overfor offentlige myndigheter og allmennheten. I den enkelte sak kan rektor oppnevne stedfortreder i sitt sted. 3.2 Rektors oppgaver Rektor er høgskolens øverste leder, og skal lede høgskolens virksomhet. Rektor har det overordnede ansvar for høgskolens daglige ledelse på alle områder der myndighet ikke ligger hos styret, eller hos andre i kraft av lov eller delegasjon. Rektor skal på vegne av styret særlig bidra til å ivareta styrets ansvar for at den faglige virksomheten holder høy kvalitet, jf. lovens 9-1 (1). Rektor skal utøve ledelse i forhold til den faglige og vitenskapelige virksomheten, blant annet ved å fungere som inspirator, kulturbygger og initiativtaker. Rektor skal være høgskolens fremste representant utad. Han/hun skal ved det bidra til at det utvikles godt samarbeid med aktører utenfor høgskolen, som sykehus, næringsliv, andre utdanningsinstitusjoner, offentlige virksomheter m.v. Rektor skal ivareta høgskolens interesser, bl.a. overfor nasjonale og lokale myndigheter, og skal i denne sammenheng lede og utvikle arbeidet med samfunnskontakt og relasjonsbygging. Rektor skal sørge for å opprettholde en god, løpende dialog med representanter for studentene. Rektor skal ivareta regelmessig kontakt og dialog med linjeorganisasjonen om viktige løpende saker, om temaer av overordnet og strategisk karakter og for å sørge for høy kvalitet på den faglige virksomheten. Rektor leder også den samlede administrasjon, og skal sørge for håndtering av løpende saker, saksbehandling, drift og utvikling av administrasjonen. Rektor er på styrets vegne ansvarlig for den løpende økonomi- og formuesforvaltning ved høgskolen. Rektor har generell anvisningsmyndighet og utferdiger bindende dokument om institusjonenes eiendommer, jf. 12-3, så langt ikke annet følger av lov eller fremgår av vedkommende hjemmelsdokument. Styret gir rektor fullmakt til å godkjenne tertialregnskap i tråd med føringene fra departementet. Rektor skal forberede og legge til rette for styrets arbeid. Hun/han skal sørge for at det foreligger et godt opplyst saksframlegg som grunnlag for beslutninger og vurderinger i styret og andre styringsorganer, herunder saker der styrets leder fatter beslutninger etter fullmakt fra styret. Rektor har ansvar for å iverksette styrets beslutninger. 3

23 Rektor skal sørge for gode samarbeidsrelasjoner med tjenestemannsorganisasjoner og ivareta et godt samarbeid med Studentsamskipnaden i Innlandet. Rektor har et selvstendig ansvar for å bidra til god, løpende dialog med studentene, å utvikle samarbeidet med aktører utenfor høgskolen og for å ivareta høgskolens interesser. Rektor holder styreleder løpende informert om saker og aktivitet i administrasjonen som kan kreve styrets oppmerksomhet. Rektor skal ivareta regelmessig kontakt og dialog med linjeorganisasjonen som ledd i den løpende drift av høgskolen, og for å forberede og gjennomføre beslutninger. 4

24 Vedlegg b) Midlertidig delegasjonsreglement for Høgskolen i Innlandet for Innledning Dette delegasjonsreglementet for Høgskolen vil gjelde for 2017, eller til et nytt reglementet er vedtatt. Et endelig delegasjonsreglement vil bli utarbeidet når ny organisering er fastsatt. 2. Styringsmodell Kongen i statsråd vedtok ved kongelig resolusjon av å opprette Høgskolen i Innlandet fra ledet av et felles styre, med ekstern styreleder og tilsatt rektor i tråd med universitets- og høyskolelovens (uhl) 9-3 og Vedtaket viser til at den fremforhandlede fusjonsplattformen mellom partene skal legges til grunn i denne etableringen. Det er utarbeidet en egen instruks for den daglige ledelse (dvs. rektor) ved Høgskolen i Innlandet Styret Styret er det øverste organ ved Høgskolen i Innlandet, og har ansvar og myndighet for at den faglige virksomheten holder høy kvalitet, og at institusjonen drives effektivt og i overensstemmelse med de lover, forskrifter og regler som gjelder, og de rammer og mål som gis av overordnet myndighet av jf. uhl 9-1 (1) Styret kan, og bør, delegere sin avgjørelsesmyndighet til andre ved institusjonen, der det ikke følger av uhl at styret selv skal treffe vedtak, eller det er andre særlige begrensninger i adgangen til å delegere (uhl 9-1 (2)) 2.2 Beslutninger som skal treffes av styret selv Styret er det øverste organ ved institusjonen. Alle beslutninger ved institusjonen truffet av andre enn styret, treffes etter delegasjon fra styret og på styrets ansvar. Beslutninger som loven bestemmer skal treffes av styret selv, og som ikke kan videredelegeres, er: 1. Virksomhetens interne organisering på alle nivå (jf. 9-2 nr. 4) 2. Vedtak om sammensetning av styret (jf. 9-3 nr. 3 og 4) 3. Vedtak av valgreglement for valg til styret (jf. 9-4 nr. 10) 4. Utlysing og ansettelse av rektor ( 10-1 nr.1) 5. Vedtak om at personer i visse stillinger ikke skal være valgbare til institusjonens styre (jf. 9-4 nr. 7) 6. Vedtak om at prorektor overtar hvis rektor har forfall eller må fratre sitt verv i løpet av det siste året av funksjonstiden ( 10-4 (2)) 7. Styret må selv treffe vedtak om sammensetningen av ansettelsesutvalg som foretar ansettelse i undervisnings- og forskerstillinger, jf. uhl 6-3 nr. 1 andre punktum, samt fastsette regler om innstilling og bestemme hvem som kan innstille mm, jf. uhl 6-3 nr Vedtak om generelle bestemmelser om avleggelse av og gjennomføring av eksamen ( 3-9 nr. 7) 9. Unntak fra lovens regler om at sensur skal foreligge innen tre uker etter eksamen ( 3-9 nr. 4 andre og tredje punktum, jf. første punktum) 1

25 10. Utnevnelse av medlemmer til skikkethetsnemnd, jf. forskrift om skikkethetsvurdering Adgangsbegrensning til studier jf. 3-7 (5) 12. Andre funksjoner nevnt i 9-2: a. Vedtak om institusjonens budsjett og b. overordnede strategiske beslutninger vedrørende utdanning og forskning, c. utøve det overordnede tilsynet med økonomi- og eiendomsforvaltningen ved institusjonen. 13. Vedtak om å avhende fast eiendom, jf. uhl (1) 2.3 Rammer for delegering Delegasjonsreglementet beslutter hvem som får overført myndighet fra styret, og omfanget av delegeringen. Ved beslutningen om delegering er det lagt til grunn at det, med mindre noe annet fremkommer i det enkelte tilfelle, er anledning til videredelegering dersom dette er til fordel for den daglige ledelse av høgskolen. Videredelegering kan skje til ansatte med ulike roller i høgskolen. Det kan også videredelegeres ulike utvalg, nemnder, råd osv., men disse kan ikke videredelegere sin myndighet. 2.4 Læringsmiljø Etter uhl 4-3 (1) er det styret som har det overordnede ansvar for studentenes læringsmiljø. Det skal etter uhl 4-3 (3) være et læringsmiljøutvalg ved institusjonen. Styret kan også tillegge utvalget andre oppgaver enn de som er nevnt i loven. Læringsmiljøutvalget rapporterer direkte til styret. 2.5 Klagenemnd Flere bestemmelser i UH-loven viser til at ulike vedtak enten må treffes av styret selv eller institusjonens klagenemnd. Styret delegerer til klagenemnda å fatte vedtak etter uhl 3-7 (8), , samt til å fatte vedtak i andre klagesaker vedrørende studenter, jf. Uhl 5-1 (1) og 5-2 (5). Klagenemndas leder og medlemmer oppnevnes av styret Rektor Rektor ved Høgskolen i Innlandet er ansatt og er daglig leder for institusjonens faglige og administrative virksomhet, jf. uhl Rektor er ifølge loven sekretær for styret og forbereder saker og gir tilrådninger i faglige og administrative saker for styret i samråd med styreleder, og er på styrets vegne ansvarlig for drift av eiendom, samt økonomi og formuesforvaltning. Styret delegerer til rektor beslutningsmyndighet så fremt delegering ikke er begrenset av uh- loven eller andre bestemmelse, eller følger av styrets delegasjonsvedtak. Rektor avgjør, i samråd med styrets leder, saker i det omfang disse ikke kan utsettes til styret kan komme sammen i møte. Rektor kan også gis fullmakt til å avgjøre løpende saker som bør avgjøres før det neste styremøte, og som ikke kan anses som viktige nok til at ekstraordinært møte innkalles. I sak 2

26 om avskjed eller suspensjon kan rektor bare beslutte kortvarig suspensjon i tjenesten i påvente av styrets behandling Stedfortrederfunksjon Rektor skal ha en fast stedfortreder som trer i funksjon med tilsvarende fullmakter og myndighet som den leder man fungerer for. Rektor utpeker selv sin stedfortreder. 2.8 Konstituert rektor og stedfortredende rektor I henhold til fusjonsplattformen, vedtatt i høgskolestyrene , konstitueres rektor ved HH i stillingen som rektor inntil ny rektor kan tiltre, mens rektor ved HiL konstitueres som stedfortredende rektor. 2.9 Øvrig ledelse Det er utarbeidet en egen instruks for den daglige ledelse ved Høgskolen i Innlandet. Av fusjonsplattformen fremgår det også at det etter er «lagt til grunn at man utad opptrer som en felles institusjon, men at man må bruke hele 2017 før en ny organisasjon er på plass fra Det innebærer at dagens organisasjoner i stor grad fortsetter sin aktivitet som i dag.» Dette innebærer at eksisterende lederinstrukser midlertidig videreføres inn i ny organisasjon fra Dette er «Instrukser for lederstillinger ved Høgskolen i Hedmark» (fastsatt av rektor ) og dokumentet «Organisering, styring og ledelse» ved Høgskolen i Lillehammer. Disse instruksene og fullmaktene videreføres så fremt ikke delegasjon av fullmakt/myndighet er begrenset av eller bestemt endret i lov, fusjonsplattform, ny instruks, eller ny delegasjon av fullmakt for Høgskolen i Innlandet. 3. Myndighet og fullmakter knyttet til funksjonsområder Av fusjonsplattformen fremgår det at det etter er «lagt til grunn at man utad opptrer som en felles institusjon, men at man må bruke hele 2017 før en ny organisasjon er på plass fra Det innebærer at dagens organisasjoner i stor grad fortsetter sin aktivitet som i dag.» Av dette følger at det for noen funksjonsområder vil være flere som ivaretar et utøvende ansvar Påtalefullmakt ved lovbrudd Det vises til Hovedregler for økonomiforvaltningen for Høgskolen i Innlandet gjeldende fra Styret delegerer til rektor selv å begjære påtale for lovbrudd. Styret delegerer til rektor å anmelde straffbare forhold, samt uttale seg om hvorvidt allmenne hensyn foreligger til påtalemyndigheten Erstatningsansvar Det vises til Hovedregler for økonomiforvaltningen for Høgskolen i Innlandet gjeldende fra Styret gir rektor fullmakt til å inngå forlik eller innrømme erstatningsansvar og utbetale erstatning, innen rammen av særskilt fullmakt gitt av Kunnskapsdepartementet. Fullmakten gjelder de saker der Høgskolen i Innlandet selv skal dekke beløpet innenfor egne budsjettrammer. I saker som gjelder erstatning over det angitte nivået i fullmaktsdokumentet, skal saken legges fram for Kunnskapsdepartementet til avgjørelse. Nærmere vilkår og bruk av fullmakten er presisert i særskilt vedlegg til tildelingsbrevet. 3

27 3.3. Studier og utdanning Styret vil gjennom fastsettelse av nye studieforskrift delegere myndighet til rektor. Det er utarbeidet utkast til ny Forskrift om opptak, studier og eksamen ved Høgskolen i Innlandet. Denne har høringsfrist 5. januar 2017, og vil bli lagt frem for styret 26. januar 2017, med virkning fra 1. februar Rektor delegeres myndighet til å gjøre vedtak i henhold til uhl. 3-5 (1),(2),(3),(4) og (6), 3-6 (1),(2) og (7), 3-8, 3-9, andre og tredje ledd, 3-10 (2), 4-3 (2),(4) og (5), og 4-6. Rektor delegeres myndighet til fastsette studieplaner etter uhl 3-3 (3). Rektor delegeres også myndighet til å fatte vedtak i henhold til uhl. 3-3 (2) for studier med varighet på ett år og mindre. Rektor delegeres myndighet til å fatte vedtak i alle saker i forlengelsen av eksamensforskrift for Høgskolen i Innlandet, og øvrige regler for gjennomføring av eksamen, jf. uhl 3-9, som det ikke etter loven ligger til styret selv å avgjøre. Studieforskriften vedtas imidlertid først 26. januar, og rektor gis frem til det, myndighet til å fatte vedtak i disse sakene basert på gjeldende forskrifter ved begge institusjoner (ettersom disse vil gjelde ut studieåret 2016/17). Eksisterende Ph.d.-forskrifter ved HiL og HH vil videreføres inntil ny felles forskrift er utarbeidet (senest 30. juni 2017). Disse forskriftene er: Forskrift for graden philosophiae doctor (ph.d.) ved Høgskolen i Lillehammer Forskrift for graden philosophiae doctor (ph.d.) ved Høgskolen i Hedmark 3.4. Økonomi Det vises til Hovedregler for økonomiforvaltningen for Høgskolen i Innlandet gjeldende fra Dokumentet erstatter de fusjonerte høgskolenes tidligere hovedregler for økonomiforvaltningen Budsjettdisponeringsmyndighet Det vises til Hovedregler for økonomiforvaltningen for Høgskolen i Innlandet gjeldende fra Alle disposisjoner som medfører økonomiske forpliktelser for virksomheten skal bekreftes av en som har budsjettdisponeringsmyndighet. Styret delegerer budsjettdisponeringsmyndighet til rektor. Rektor kan delegere budsjettdisponeringsmyndigheten helt eller delvis videre. Alle delegasjoner skal være skriftlig. Styret delegerer til rektor fastsettelse av retningslinjer for kontroll med hvordan budsjettdisponeringsmyndighet utøves Eksternt finansiert aktivitet (BOA) Styret gir Rektor ansvar og fullmakt til å inngå avtaler/kontrakter med eksterne finansieringskilder. Rektor kan delegere fullmakten helt eller delvis videre. Alle delegasjoner skal være skriftlig. Rektor er ansvarlig for at den nødvendige faglige og økonomiske oppfølgingen av BOA prosjektene blir ivaretatt, samt at BOA-virksomheten oppfyller kravene i Reglement F Jf også Hovedregler for økonomiforvaltning for Høgskolen i Innlandet. 4

28 EU- finansierte prosjekter For prosjekter finansiert av EU-programmer og Norsk forskingsråd skal søknader kvalitetssikres iht. fastsatte rutiner og retningslinjer. Søknadene skal underskrives av rektor eller den rektor bemyndiger. Rektor kan delegere myndigheten til å signere søknader og avtaler videre. Det vil bli utarbeidet et eget delegasjonsskriv for dette Forvaltning av Høgskolen i Innlandet sine eierinteresser Det vises til styresak om delegasjoner for 2017 der det fattes vedtak om tildeling av signaturrett og prokura Generalforsamlingsfullmakt Styret delegerer generalforsamlingsfullmakten til rektor. Rektor gis fullmakt til å representere Høgskolen i Innlandet på ordinær eller ekstraordinær generalforsamling i de selskaper Høgskolen i Innlandet har eierinteresser i Inntreden i rettssubjekter, aksjekjøp og salg Styret selv vedtar opprettelse av eller inntreden i egne rettssubjekter, herunder kapitalinnskudd, og strategisk salg av aksjer. Styret skal kunne godtgjøre at eierskapet er av faglig interesse. Styret delegerer til rektor å selge aksjer, hvor salget ikke er av strategisk karakter. Det forutsettes at styret holdes orientert ved salg Erverv og avhending av fast eiendom, og eiendomsforvaltning Styret selv foretar erverv og avhending av fast eiendom. Styret delegerer til rektor myndighet til å utøve den daglige eiendomsforvaltning. Styret gir rektor fullmakt til å inngå avtaler om leie og bortleie av grunn, stiftelse og forvaltning av servitutter og bruksrettigheter som ikke påvirker Høgskolen i Innlandet sin bruk av egne eiendommer og arealer i nevneverdig grad og som ikke er av prinsipiell art. Rektor kan videredelegere denne myndigheten og fullmakten Personal Arbeidsgiveransvaret Styret gir rektor fullmakt til å utøve og videredelegere arbeidsgiveransvaret i virksomheten. Delegasjonen gjelder arbeidsgiveransvaret ut over styrets egne oppgaver. Delegasjonen gjelder arbeidsgiveransvaret ut over styrets og rektors egne oppgaver. Arbeidsgiveransvaret kan delegeres videre til respektive underordnede ledere med personalansvar innen de rammer som følger av styringsreglement, tilsettingsordning og personalreglement Arbeidsgiverpart etter Hovedavtalen/Hovedtariffavtalen i Staten Partsforholdene i omstillingsprosessen er beskrevet i Omstillingsavtale, inngått mellom Kunnskapsdepartementet og de forhandlingsberettigete tjenestemannsorganisasjonene Høgskolen i Innlandets øverste partssammensatte organ i henhold til Hovedavtalen i staten er IDFmøtet. Styret gir rektor fullmakt til å opptre som arbeidsgiverpart i henhold til Hovedavtalen/ Hovedtariffavtalen i Staten. 5

29 3.8. Helse, miljø og sikkerhet Styret delegerer til rektor ansvaret for oppfølgingen av helse, miljø og sikkerhet,- og beredskapsarbeidet. Dette innebærer at rektor gis myndighet til å sørge for at lovens krav til vernetjeneste (verneombud og AMU) og bedriftshelsetjeneste, samt internkontrollsystem og beredskapssystemer og planer, er på plass Informasjonssikkerhet Rektor er øverste ansvarlig for informasjonssikkerhet på styrets vegne. Rektor kan videredelegere det daglige behandleransvaret for personopplysninger. 6

30 Vedlegg c) Høgskolen i Innlandet Hovedregler for økonomiforvaltningen Med virkning fra 1. januar 2017 Innhold 1. Innledning Myndighets-, oppgave- og ansvarsfordeling Interne regler og retningslinjer Økonomiforvaltningsansvar Delegering av budsjettdisponeringsmyndighet og planlegging Budsjettdisponeringsmyndighet Generelle bestemmelser om intern disponering Gjennomføring og oppfølging Langsiktig plan og budsjett Årsplan Disponeringsplan Økonomiforvaltning Generelt om økonomiforvaltning Regler for behandling av utgifter Lønn og oppgavepliktige ytelser Kjøp av varer og tjenester Attestasjon og bekreftelse av utbetalinger Betalingsformidling og regnskapsføring Konsernkontoordningen Regnskapsføring Håndkasse, betalingskort og sjekk Inntekter Regnskapsføring og rapportering Regnskapsføring og økonomisystem Kontoplan Arkivering av regnskapsmateriell og regnskapsdokumentasjon

31 5.3 Rapport til statsregnskapet Virksomhetsregnskap Årsrapport og delårsrapporter (tertialrapporter) Kontroll og resultatoppfølging Resultatoppfølging og evaluering Intern kontroll Forvaltning av verdipapirer og andre eiendeler Behandling av verdipost og verdipapirer Forvaltning av eiendeler Forvaltning av eierinteresser Generelle bestemmelser om forvaltning av eierinteresser Særskilte bestemmelser i selskaper der staten har dominerende innflytelse Statlige fond Forvaltning av finansielle eiendeler og midler Eksternt finansiert aktivitet Samarbeid med stiftelser og selskap Andre forhold Erstatningsansvar Påtalebegjæring

32 1. Innledning (UHL 9-1, 10-2 og 10-3) Dette dokumentet er vedtatt i høgskolestyret den 19. desember 2016 med virkning fra fusjonstidspunkt for Høgskolen i Innlandet 1. januar Dokumentet erstatter med det de fusjonerte høgskolenes tidligere hovedregler for økonomiforvaltning. Styret er det øverste organet ved Høgskolen i Innlandet og har ansvaret for at høgskolen drives i samsvar med gjeldende regler og rammeverk. Økonomiforvaltningen ved høgskolen skal følge: Lov om universiteter og høyskoler av 1. april 2005 nr. 15 (UHL) Reglement for økonomistyring i staten, fastsatt 12. desember 2003 med endringer, senest 18. september 2013 «Reglementet» (R) Bestemmelser for økonomistyring i staten, fastsatt 12. desember 2003 med endringer, senest 18. september 2013 «Bestemmelsene» (B) Hovedinstruks fra Kunnskapsdepartementet om økonomiforvaltningen ved universiteter og høgskoler, fastsatt 10. juli 2014 (HI) Lov og instruks om Riksrevisjonen (RR) Lov om offentlig anskaffelse m.m. av 16. juli 1999 nr. 69 med tilhørende forskrifter Lovhenvisninger i dette dokumentet er ikke uttømmende. Dette dokumentet er et supplement til sentrale lover, bestemmelser, reglement og instrukser nevnt ovenfor, samt lokale rutiner gjeldende økonomiforvaltningen ved Høgskolen i Innlandet. 2. Myndighets-, oppgave- og ansvarsfordeling 2.1 Interne regler og retningslinjer Henvisninger: (UHL 9) (R 3) (B 2) (HI 2.1) Innenfor lover og regler og de rammer og retningslinjer som er trukket opp av Kunnskapsdepartementet, fastsetter styret i dette reglementet hovedregler for økonomiforvaltningen ved høgskolen, og regler om ansvarsforhold og delegering av myndighet. Den interne organiseringen og ansvarsfordelingen er nærmere beskrevet i høgskolens interne dokumenter for ledelse og styring. 2.2 Økonomiforvaltningsansvar Henvisninger: (UHL 9-2 og 10-3) (R 4,7,8,9,12,14,15,16,17 og 18) (B 2 og 4.5.1) (HI 2.2) Styret fastsetter høgskolens interne organisering på alle nivåer, og har det overordnede ansvaret for høgskolens økonomiforvaltning. Styret har ansvaret for at den samlede økonomi- og formuesforvaltning skjer i samsvar med forutsetningene for tildeling av bevilgning og departementets generelle bestemmelser om økonomiforvaltningen ved de statlige universitetene og høgskolene. Styret delegerer til rektor ansvaret for den løpende økonomi- og formuesforvaltning ved høgskolen. Henvisninger: (R 14) (B 1.2, 2.2, 2.4) (HI 2.2) 3

33 Styret delegerer til rektor fastsettelse av interne kontrollrutiner innenfor alle systemer som benyttes i høgskolens økonomiforvaltning, og at høgskolens interne kontroll er dokumentert og tilpasset risiko og vesentlighet, og forhindrer styringssvikt, feil og mangler. 3. Delegering av budsjettdisponeringsmyndighet og planlegging 3.1 Budsjettdisponeringsmyndighet Generelle bestemmelser om intern disponering Henvisninger: (B ) (HI 3.1) Budsjettdisponeringsmyndighet (BDM) innebærer myndighet til å gjøre disposisjoner som medfører økonomiske forpliktelser. Enhver person med BDM har fullmakt til å godkjenne/anvise bestillinger og utbetalinger. Styret har BDM og kan delegere denne helt eller delvis til ansatte ved høgskolen. Delegeringsvedtak og vedtak om disponeringer skal dokumenteres skriftlig. Styret delegerer full BDM til rektor. Delegert BDM kan delegeres helt eller delvis videre. Styret delegerer til rektor fastsettelse av retningslinjer for kontroll med hvordan BDM utøves. Den som har BDM kan ikke godkjenne godtgjørelser eller andre utbetalinger til seg selv. Det skal til enhver tid finnes en oversikt over hvem som innehar BDM og andre fullmakter i en egen fullmakts- og rollematrise. Signaturprøver skal avgis for enhver medarbeider med fullmakt eller myndighet som kan medføre godkjenning i form av fysisk signatur. Delegering av fullmakter og myndighet skal gjøres skriftlig og dokumenteres i høgskolens arkivsystem. Den fullstendige oversikten over fullmakter oppdateres fortløpende på bakgrunn av vedtak og innmelding om endringer Gjennomføring og oppfølging Henvisninger: (R 9) (B 2.3.2) (HI 3.1.2) Mål og resultatkrav fastsatt i tildelingsbrev, andre føringer fra Kunnskapsdepartementet og interne styringsdokumenter skal følges opp og gjennomføres innenfor rammen av tildelte ressurser. Styret delegerer til rektor fastsettelse av høgskolens rutiner for rapportering og kontroll av resultater. 3.2 Langsiktig plan og budsjett Henvisninger: (R 9) (B 2.2, 2.3.1) (HI 3.2) Styret skal planlegge med ettårig og flerårig perspektiv tilpasset høgskolens egenart. Styret fastsetter en langsiktig plan (høgskolens strategiske plan), og planperiodens lengde. Det skal utarbeides 3-årige budsjetter på avdelings- og institusjonsnivå. 4

34 3.3 Årsplan Henvisninger: (R 9) (B 2.2, 2.3.1) (HI 3.3) Styret skal hvert år fastsette en årsplan for høgskolen. En slik plan skal inneholde hovedprioriteringer og mål innenfor realistiske rammer, strategi for måloppnåelse i planperioden og en vurdering av behovet for endringer. Rektor fastsetter hvordan arbeidet skal organiseres og utformer retningslinjer for arbeidet. Årsplan skal sluttbehandles og vedtas av styret. 3.4 Disponeringsplan - Årsbudsjett Henvisninger: (R 9) (B 2.3) (HI 3.4) I tilknytning til årsplanen skal styret vedta en disponeringsplan (årsbudsjett). Rektor fastsetter organisering av budsjettarbeidet og retningslinjer vedrørende dette. Høgskolens avdelinger skal budsjetteres hver for seg innenfor tildelte rammer i høgskolens finansieringsmodell. Ved inngangen til hvert budsjettår blir det utarbeidet et disponeringsskriv som viser høgskolens og de underliggende enhetenes planlagte disponeringer for året, med utgangspunkt i tildelingsbrev fra Kunnskapsdepartementet og enhetenes detaljbudsjetter. 4. Økonomiforvaltning 4.1 Generelt om økonomiforvaltning Henvisninger: (HI 4.1) Beslutninger i økonomiske og administrative saker skal være skriftlig dokumentert. Dersom det etter omstendighetene er nødvendig med en muntlig beslutning skal dette snarest mulig etterfølges av en skriftlig bekreftelse. Høgskolens midler og øvrige eiendeler skal forvaltes i samsvar med de retningslinjer Kunnskapsdepartementet fastsetter. 4.2 Regler for behandling av utgifter Lønn og oppgavepliktige ytelser Henvisninger: (R 17 og 18) (B 2.5, 4.3, 5.2) (HI 4.2.1) Styret har ansvaret for at arbeidet med lønn og oppgavepliktige ytelser er organisert og gjennomføres i samsvar med gjeldende regelverk og retningslinjer. Styret avgjør om høgskolen selv skal forestå alle deler av arbeidet knyttet til lønn og oppgavepliktige ytelser, eller om høgskolen skal nytte Direktoratet for økonomistyring eller annen tjenesteyter godkjent av Finansdepartementet. Ved valg av ekstern tjenesteyter skal styret inngå skriftlig avtale med tjenesteyter, som presiserer hvilke funksjoner som skal utføres av høgskolen og hvilke funksjoner som skal utføres av vedkommende tjenesteyter. Styret delegerer denne oppgaven til rektor. Styret delegerer til rektor fastsettelse av retningslinjer og rutiner for utbetaling av lønn og andre innog utbetalinger som vedrører de tilsatte ved høgskolen. Henvisninger: (B 5.2.4) (HI 4.2.1) 5

35 Styret skal sørge for at høgskolen har tilgang til elektroniske systemer med tilfredsstillende funksjonalitet for beregning, utbetaling, regnskapsføring og rapportering av lønns- og personalkostnader. Styret delegerer denne oppgaven til rektor. Henvisninger: (B 2.5.2, 5.2.2, 5.2.4) (HI 4.2.1) Styret skal sørge for at det til enhver tid foreligger en ajourført oversikt ved høgskolen over hvem som har myndighet til å attestere lønnsberegningsbekreftelsen og disse tjenestemenns signaturprøve. Styret delegerer denne oppgaven til rektor. Henvisninger: (B 5.2.4) (HI 4.2.1) Styret delegerer til rektor fastsettelse av rutiner som sikrer at det senest ved tiltredelse registreres informasjon som er nødvendig for å kunne foreta korrekt lønnsberegning og utbetaling, samt rapportering til Statens sentrale tjenesteregister. Styret delegerer også til rektor fastsettelse av rutiner som sikrer at det regelmessig foretas avstemming av lønns- eller lønnsrelaterte utgiftskonti i virksomhetsregnskapet mot tilsvarende registeringer i lønnssystemet. Oppgaver over oppgavepliktige ytelser skal hvert år sendes vedkommende myndighet, også når lønnsberegning og annet praktisk arbeid på lønnsområdet utføres av en ekstern tjenesteyter. Skriftlig dokumentasjon av økonomisk-administrative saker, herunder arbeidet med lønn og oppgavepliktige ytelser er i all hovedsak ivaretatt gjennom bruk av systemer med elektronisk godkjenning iht. gjeldende fullmaktsstruktur. Dette er med på å sikre at arbeidet gjennomføres i tråd med regelverk og retningslinjer. Eventuelle saker/bilag som ikke godkjennes i elektronisk flyt godkjennes skriftlig iht. samme fullmaktsstruktur. Dette blir manuelt kontrollert før saken/bilaget blir effektuert Kjøp av varer og tjenester Henvisninger: (B 5.3) (HI 4.2.2) Innkjøpsvirksomheten skal gjennomføres i samsvar med lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr.69 med tilhørende forskrifter. Høgskolen skal ha et innkjøpsreglement som nærmere angir hvordan kjøpsprosessen skal gjennomføres og kontrolleres. I tillegg skal høgskolen påse at eventuelle forpliktende rammeavtaler følges. Styret delegerer til rektor myndighet til å fastsette retningslinjer og etablere kontrollfunksjoner som sikrer effektiv og forsvarlig gjennomføring av kjøp av varer og tjenester. Styret delegerer også til rektor myndighet til å fastsette innkjøpsreglement for høgskolen. 4.3 Attestasjon og bekreftelse av utbetalinger (B 2.5, 4.3.1, 5.3.3, , 5.3.6) (HI 4.3) Attestasjonsfullmakt og bestillingsfullmakt delegeres videre fra innehaver av BDM. Begge disse rollene utøver i prinsippet attestasjonskontroll, men bestillingsrollen er avgrenset til bestilling og mottak av varer og tjenester i bestillingssystemet. Attestasjonsrollen og ansvaret derunder er nærmere beskrevet i Bestemmelsene og i økonomihåndboken. Styret delegerer til rektor fastsettelsen av retningslinjer som sikrer at alle utbetalinger fra høgskolen er attestert, bekreftet og bokført i samsvar med reglene om dette, og etablere rutiner som sikrer forsvarlig transaksjonskontroll. 6

36 Alle utbetalinger ved høgskolen blir forhåndsgodkjent (attestert og anvist) iht. gjeldende fullmaktsstruktur. Det benyttes unntaksvis ett-trinns godkjenning i tilfeller hvor regelverket åpner for det (attestasjon og anvisning i ett forutsetter BDM). Elektroniske systemer er med på å sikre at kravene til transaksjonskontroll og bokføringskontroll blir ivaretatt. Ikke-elektroniske bilag blir kontrollert manuelt. 4.4 Betalingsformidling og regnskapsføring Henvisninger: (R 17) (B 3.8, 4.4, 5.4.6) Konsernkontoordningen Henvisninger: (HI 4.4.1) Styret fastsetter hvilken kontofører institusjonen skal benytte og anmoder via Kunnskapsdepartementet om oppgjørskonti i Norges Bank i henhold til Finansdepartementets retningslinjer for konsernkontoordningen. Styret delegerer til rektor fastsettelse av hvilke tjenestemenn som kan opprette arbeidskonti hos kontofører. Styret delegerer til rektor fastsettelse av retningslinjer for behandling og kontroll av avregningsretur og betalingsoppdrag. Styret delegerer til rektor også fastsettelse av hvilke tjenestemenn som har myndighet til å autorisere/godkjenne betalingsoppdrag og skal sørge for at det til enhver tid foreligger en ajourført oversikt hos kontofører og ved høgskolen over hvem som har autorisasjonsmyndighet. Høgskolen benytter de statlige regnskapsstandardene samt reglementet og bestemmelsene for økonomistyring i staten som en rettesnor når det gjelder både regnskapsføring og håndtering av avregningsretur og betalingsoppdrag. Elektronisk godkjenning sikrer at autorisasjon av betalingsoppdrag kun kan utføres av de som formelt har fått tildelt slik myndighet Regnskapsføring Henvisninger: (HI 4.4.2) Regnskapsføringen skal være innrettet i samsvar med gjeldene regler og retningslinjer for virksomhetsregnskap Håndkasse, betalingskort og sjekk Henvisninger: (B ) (HI 4.4.3) Styret delegerer til rektor ansvar for fastsettelse av retningslinjer for kontroll med og rutiner for bruk av håndkasse, betalingskort og sjekk. Høgskolen skal ikke benytte håndkasse. Rutine for bruk av betalingskort og sjekk finnes i økonomihåndboken. 4.5 Inntekter Henvisninger: (R 14) (B 2.5 og 5.4) (HI 4.5) Styret delegerer til rektor fastsettelse av innfordrings- og kontrollrutiner for inntekter. Styret delegerer til rektor fastsettelse av retningslinjer og rutiner for behandling av inntekter og inntektskrav. 7

37 Styret delegerer til rektor fastsettelse av retningslinjer og rutiner for oppfølging av krav som ikke er oppgjort der innkreving stilles i bero. Styret delegerer til rektor også fastsettelse av retningslinjer for behandlingen av saker som gjelder beslutning om å unnlate å avbryte en foreldelsesfrist. Rektor avgjør hvem som har fullmakt til å ta en slik beslutning og hvordan beslutningen skal dokumenteres. Styret delegerer til rektor fastsettelse av retningslinjer og etablering av rutiner for behandlingen av saker som gjelder ettergivelse av krav som krever stortingsvedtak eller samtykke fra departementet. Høgskolen har i tråd med HI basert seg på B 2.5 og 5.4 ved utarbeidelse av rutiner tilknyttet håndtering og transaksjonskontroll av inntekter. Dette er omtalt nærmere i økonomihåndboken. 5. Regnskapsføring og rapportering Henvisninger: (R 12,17,18) (B og 3.2.3) 5.1 Regnskapsføring og økonomisystem Henvisninger: (R 17 (B 3 og B 4) (HI 5.1) Høgskolen skal ha et økonomisystem med en funksjonalitet som ivaretar de oppgavene høgskolen er pålagt i henhold til økonomiregelverket og andre lover og regler. Økonomisystemet skal ha funksjonalitet som sikrer forsvarlig økonomistyring og har et sikkerhetsnivå som er tilpasset risiko og vesentlighet. Økonomisystemet som høgskolen benytter er et fellessystem for de fleste av institusjonene i sektoren. Systemet ivaretar både pålagte oppgaver og forsvarlig økonomistyring på en sikker måte. Styret delegerer til rektor fastsettelse av retningslinjer for høgskolens regnskapsarbeid og hvordan økonomioppgavene skal organiseres. Styret avgjør om høgskolen skal forestå alle deler av regnskapsarbeidet, eller om deler av regnskapsarbeidet skal utføres av annen tjenesteyter godkjent av Finansdepartementet. Dersom deler av regnskapsarbeidet skal utføres av en ekstern tjenesteyter, skal styret inngå en skriftlig avtale med tjenesteyteren som presiserer hvilke funksjoner som skal utføres av høgskolen og hvilke som skal utføres av vedkommende tjenesteyter. Selv om høgskolen velger en løsning der deler av regnskapsarbeidet settes ut til andre, skal oppgavene a) d) under Bestemmelsenes pkt allikevel alltid utføres av tilsatte ved høgskolen. Styret har ansvaret for at regnskapsføringen foregår på en betryggende måte og i samsvar med de til enhver tid gjeldende bestemmelser om regnskapsføring fastsatt av Finansdepartementet og Kunnskapsdepartementet. Styret delegerer til rektor fastsettelse av nærmere regler for høgskolens regnskapsarbeid. Når høgskolen planlegger å ta i bruk nye systemer eller gjøre vesentlige endringer i eksisterende systemer, skal styret på et tidlig stadium i planleggingen orientere Riksrevisjonen og konsultere Kunnskapsdepartementet. All regnskapsføring gjøres av høgskolen selv, med bakgrunn i Reglementet, Bestemmelsene og de statlige regnskapsstandardene. De detaljerte rutinene for regnskapsarbeidet er nærmere beskrevet i økonomihåndboken. 8

38 5.1.2 Kontoplan Henvisninger: (B.3.3.3) (HI 5.1) Styret skal fastsette kontoplan for økonomisystemet i samsvar med Finansdepartementets retningslinjer. Styret delegerer til rektor fastsettelse av retningslinjer for bruk av kontoplanen i virksomhetsregnskapet og utforme den slik at den også ivaretar de krav til rapportering Kunnskapsdepartementet fastsetter og slik at det kan lages rapporter som gir den informasjon som er nødvendig for å styre høgskolen effektivt. Finansdepartementet har fastsatt standard kontoplan for statlige virksomheter på tresiffernivå, jf. Finansdepartementets rundskriv R-102. Institusjonene skal bokføre på artskontoene i standard kontoplan. Høgskolen benytter er en standardisert kontoplan på firesiffernivå utviklet av og for UH-sektoren i samarbeid med Kunnskapsdepartementet. Denne er igjen basert på FInansdepartementets standard tresifferkontoplan. 5.2 Arkivering av regnskapsmateriell og regnskapsdokumentasjon Henvisninger: (B 4.4.9, ) (HI 5.2) Regnskapsmateriale skal arkiveres i henhold til gjeldende regler. Styret delegerer til rektor fastsettelse av hvem som skal forestå arkiveringen. Oppbevaring skal skje på en betryggende måte som muliggjør etterkontroll så lenge regnskapsmaterialet skal oppbevares. 5.3 Rapport til statsregnskapet Henvisninger: (B 3.5) (HI 5.3) Styret er ansvarlig for høgskolens rapportering til statsregnskapet. Styret delegerer til rektor fastsettelse av retningslinjer som sikrer at det rapporteres korrekte regnskapsbeløp til Direktoratet for økonomistyring og Kunnskapsdepartementet i henhold til Finansdepartementets retningslinjer. Rektor skal sørge for at rutinene for rapportering, avstemminger og kontroll er skriftlig dokumentert. 5.4 Virksomhetsregnskap Henvisninger: (R 12 og 17) (B 3.4.4) (HI 5.4) Virksomhetsregnskapet skal føres etter periodiseringsprinsippet og i henhold til de anbefalte statlige regnskapsstandardene (SRS). Delårsregnskap skal sendes inn i samsvar med Kunnskapsdepartementets krav til oppstilling og presentasjon innen de frister departementet fastsetter. Delårsregnskapene med tilhørende regnskapsmateriale skal være tilgjengelig for Riksrevisjonen. Styret skal avlegge årsregnskap med det innhold og i samsvar med de krav til oppstilling og presentasjon og innen den frist Kunnskapsdepartementet fastsetter. Styret må påse at årsregnskapet er fullstendig, pålitelig og gir et rettvisende bilde av institusjonenes økonomiske stilling. Årsregnskapet skal undertegnes av styrets medlemmer. Årsregnskapet og tilhørende regnskapsmaterialer skal legges frem for revisjon innen den frist Riksrevisjon fastsetter. 9

39 All føring, arkivering og rapportering av regnskapsdata etterstrebes gjort i tråd med de føringer som er lagt gjennom de statlige regnskapsstadardene, Reglementet og Bestemmelsene. Mer utfyllende om rutiner tilknyttet regnskapsarbeidet finnes i økonomihåndboken. 5.5 Årsrapport og delårsrapporter (tertialrapporter) Henvisninger: (R 9) (B 1.5.1) (HI 5.5) Årsrapport og delårsrapporter skal sendes til den instans, med det innhold og innen de frister som Kunnskapsdepartementet fastsetter. Årsrapporten skal undertegnes av styrets medlemmer. 6. Kontroll og resultatoppfølging 6.1 Resultatoppfølging og evaluering Henvisninger: (R 9 og 16) (B 2.2, 2.6) (HI 6.1) Styret har ansvar for at høgskolen oppfyller de mål og resultatkravene som er fastsatt i tildelingsbrevet, og skal informere departementet om vesentlige avvik i forhold til tildelingsbrevet, eller planlagt forbruk straks det får kjennskap til slike avvik. Det skal gjennomføres evalueringer for å få informasjon om effektivitet, måloppnåelse og resultater ved høgskolen. Styret tar stilling til frekvens og omfang ut fra risiko og vesentlighet. 6.2 Intern kontroll Henvisninger: (R 14) (B 1.2, 2.2, 2.4) (HI 6.2) Styret har ansvar for at høgskolen har effektive og hensiktsmessige styrings- og kontrollsystemer slik at fastsatte mål og resultatkrav kan følges opp, og at ressursbruken er effektiv og høgskolen drives i samsvar med gjeldende lover og regler. Styret delegerer til rektor etablering av internkontroll og fastsettelse av rutiner som sikrer at tilfredsstillende internkontroll er innebygd i hele høgskolens interne styring. 7. Forvaltning av verdipapirer og andre eiendeler 7.1 Behandling av verdipost og verdipapirer Henvisninger: (B 5) (HI 7.1) Styret delegerer til rektor fastsettelse av rutiner og retningslinjer for mottak og behandling av postsendinger med betalingsmidler og andre verdier. Rektor skal påse at det er etablert rutiner og retningslinjer for behandling av transport av verdipost, sjekker og andre betalingsmidler som kommer til høgskolen. 7.2 Forvaltning av eiendeler Henvisninger: (R 14) (B 5.3.7) (HI 7.2) Forvaltningen av verdipapirer i form av aksjebrev, obligasjoner etc. skal være lagt opp i samsvar med gjeldende regelverk. 10

40 Høgskolen skal ha etablert tilfredsstillende oversikt over og rutiner for forvaltning og registrering av høgskolens eiendeler og føre kontroll med at alle eiendeler blir forsvarlig forvaltet. Forvaltning av eiendeler er nærmere omtalt i økonomihåndboken. 7.3 Forvaltning av eierinteresser Henvisninger: (R 10) (Rundskriv F kapittel 4) (Instruks om Riksrevisjonens virksomhet av 11. mars 2004, 5) Generelle bestemmelser om forvaltning av eierinteresser Henvisninger: (HI 7.3.1) Styret ved høgskolen som etter særskilt fullmakt fra Kunnskapsdepartementet forvalter statens eierinteresser i selskaper mv., skal fastsette retningslinjer for hvordan styrings- og kontrollmyndigheten skal utøves. Styret skal umiddelbart orientere departementet om saker av viktighet i selskaper der institusjonen forvalter statens eierinteresser. Styret ved høgskolen som forvalter statens eierinteresser skal så tidlig som mulig orientere departementet om tidspunkt for ordinære og ekstraordinære generalforsamlinger. Styret har ansvaret for å utarbeide grunnlagsmaterialet for innrapportering av selskapsinteresser til statens kapitalregnskap i samsvar med de retningslinjer og innen de frister Kunnskapsdepartementet fastsetter. Styret skal innen 1 måned etter ordinær generalforsamling sende årsregnskap, årsmelding, protokoll og revisors beretning til departementet. Dersom det avholdes ekstraordinær generalforsamling i selskap der institusjonen forvalter statens eierinteresser, skal styret påse at protokoll og annen relevant dokumentasjon sendes departementet innen 1 måned etter at ekstraordinær generalforsamling er avholdt Særskilte bestemmelser i selskaper der staten har dominerende innflytelse Henvisninger: (HI 7.3.2) I selskap der staten eier så mange aksjer at de representerer 50 prosent eller mer av stemmene, eller hvor staten på grunn av eierposisjon eller ved statlig kontroll av selskapsinteresser m.v. har dominerende innflytelse, skal styret likevel innen 14 dager etter ordinær generalforsamling sende årsregnskap, årsmelding, protokoll og revisors beretning, samt utkast til beretning til Riksrevisjonen til departementet. Dersom det avholdes ekstraordinær generalforsamling i selskap der staten på grunn av aksjeeie eller andre forhold har dominerende innflytelse, skal styret likevel sende protokoll og annen relevant dokumentasjon departementet innen 14 dager etter at ekstraordinær generalforsamling er avholdt. 7.4 Statlige fond Henvisninger: (B 3) (HI 7.4) Styret ved høgskoler som forvalter statlige fond skal sørge for at forvaltning og rapportering er innrettet i samsvar med gjeldene regelverk. 7.5 Forvaltning av finansielle eiendeler og midler Henvisninger: (UHL 9-2 nr. 2) (B 3.7) (HI 7.5) Styret delegerer til rektor fastsettelse av regler for forvaltning av finansielle eiendeler og midler i samsvar med de bestemmelser Kunnskapsdepartementet fastsetter. 11

41 8. Eksternt finansiert aktivitet Henvisninger: (Rundskriv F-07-13) (HI 8) Styret har ansvaret for at eksternt finansiert aktivitet regnskapsføres i samsvar med Kunnskapsdepartementets retningslinjer. Det skal foreligge retningslinjer for den eksternt finansierte aktiviteten ved høgskolen. Styret delegerer til rektor fastsettelse av retningslinjer for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet ved høgskolen. Alle direkte og indirekte utgifter i forbindelse med oppdragsaktivitet skal dekkes av oppdragsgiver, og den ekstern finansierte aktiviteten ved høgskolen skal være organisert i samsvar med Kunnskapsdepartementets reglement om statlige universiteter og høyskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer. Egne ansatte kan ikke engasjeres som næringsdrivende. Styret vedtar disponering av fjorårets overskudd fra eksternt finansiert aktivitet. 9. Samarbeid med stiftelser og selskap Henvisninger: (Rundskriv F-07-13) (HI 9) Styret delegerer til rektor ansvaret for samarbeidet med stiftelser eller selskap. Samarbeidet med stiftelser eller selskap skal være organisert i samsvar med de retningslinjer Kunnskapsdepartementet fastsetter. 10 Andre forhold 10.1 Erstatningsansvar Henvisninger: (HI 10.1) Styret kan inngå forlik eller innrømme erstatningsansvar og utbetale erstatning etter særskilt fullmakt fra departementet Påtalebegjæring Henvisninger: (HI 10.2) Styret kan etter fullmakt fra Kunnskapsdepartementet begjære påtale i saker som gjelder økonomiske misligheter ved høgskolen. 12

42 Møtedato Saksansvarlig Rektorutvalget Saksbehandler KII/HPN Arkivreferanse - 11/16: Fusjonsprosjekt for Høgskolen i Innlandet 1. Forslag til vedtak Interimsstyret godkjenner framlagte endringer i mandater og leveranser for prosjektene i Plan for fusjonsprosjekt for Høgskolen i Innlandet. Øvrige justeringer og endringer i prosjektgrupper, oppnevning til referansegrupper foretatt av rektorutvalget samt vedlagte prosjektplaner/prosjektrapporter og plan for risikovurdering tas til orientering. Rektorutvalget/rektor gis fullmakt til utforme mandat for delprosjekt ekstern finansiering/samfunnskontakt og til å foreta nødvendige justeringer i planen i det videre arbeidet. 2. Sammendrag Denne styresaken er en oppfølging av sak 06/16 fra møte i interimsstyret Det er foretatt noen endringer i mandatet for prosjektene som legges fram for styret. Videre er det gjort noen mindre justeringer i planen og det vedlegges prosjektplaner/statusrapporter samt et opplegg for risikoanalyse til orientering. 3. Saksframlegg/sammendrag av prosjektplan Bakgrunn: Det vises til styresak 06/16 der interimsstyret vedtok følgende: Interimsstyret tar plan for fusjonsprosjekt for Høgskolen i Innlandet til etterretning og ber om at eventuelle vesentlige endringer/revisjoner av planen m.h.t. mandater og/eller organisering blir framlagt for interimsstyret i desember. Rektorutvalget gis fullmakt til å foreta nødvendige justeringer i planen i det videre arbeidet med prosjektplaner for hvert prosjekt. Det har i tiden siden siste møte vært jobbet med plattformen på bakgrunn av innspill i interimsstyremøtet, plenumsmøter, samrådsmøte (prosjektlederne og HR) samt drøftinger i rektorutvalget. Det er i liten grad kommet fram behov for endringer i mandat og leveranser i prosjektene og det er kun gjort mindre endringer/presiseringer i mandat eller leveranser i 2 av prosjektene. Det redegjøres for disse i det følgende. Det er også gjort justeringer i planen hvor vi til orientering her redegjør for de viktigste av disse. Rektorutvalget har supplert en av delprosjektgruppene med et medlem og oppnevnt referansegrupper på 3 av prosjektene. Når det gjelder risikoanalyse er det utviklet et opplegg/matrise for overordnet risikovurdering og det arbeides med risikovurdering i forhold til HMS. Vesentlige endringer i mandat og leveranser 1. Endring i leveranse 1 ( ) for delprosjekt Ledelse og faglig organisering (kap Her er det lagt inn et tredje kulepunkt i leveransebeskrivelsen som lyder slik: Vurdere muligheten (i samråd med rektorutvalget) for å legge fram 2-3 forslag til fakultetsstruktur bygd på modellene og prinsippene over. Både i prosjektgruppa og i møter med dekanene har det fra flere hold vært argumentert for at det er ønskelig å avklare fakultetsstrukturen på et tidligere tidspunkt. Dette må avveies 1

43 mot at det er ønskelig å ha en god prosess på prinsipper og modeller i forkant av prosessen med konkret vurdering av fakultetsstruktur. Rektorutvalget ønsker derfor å legge inn en åpning for at prosjektet i samråd med rektorutvalget kan legge fram 2-3 forslag til fakultetsstruktur hvis prosessuelle hensyn samtidig kan ivaretas. Dette kan også åpne muligheten for at fakultetsstruktur eventuelt kan avklares på styremøte i april. 2. Mandat for Prosjekt Universitetsakkreditering (kap. 2.4) Her er det lagt inn et 3. avsnitt i mandatet som lyder slik: Prosjektet skal også utrede og legge fram forslag til framtidig Phd-portefølje på lengre sikt (etter oppnådd universitetsakkreditering), jfr. bl.a. fusjonsplattformens formulering om å «arbeide for å inkludere folkehelse i PhD-satsingen». I forrige utgave av prosjektplanen var mandatet knyttet til arbeid med utforming av søknad om Universitetsakkreditering. Det er rektorutvalgets vurdering at det ikke er aktuelt å endre Phd-porteføljen i forkant av en slik søknad. Imidlertid kan dette være aktuelt på noe lengre sikt og fusjonsplattformens formulering om å inkludere folkehelse i Phd-satsingen er en viktig bakgrunn for dette. Prosjektet har derfor fått utvidet sitt mandat til også å omfatte en slik utredning. Gjenstående mandat Det arbeides fortsatt med utforming av mandat for delprosjekt Ekstern finansiering (kap.2.3.3) og den reviderte prosjektplanen inneholder derfor ikke forslag på dette punktet. Etter drøftinger i rektorutvalget og med prosjektleder vurderes det om delprosjektet i tillegg til eksternfinansiert virksomhet også bør omfatte organisering av samfunnskontakt og samarbeid om utdanning og FOU i regionen. Imidlertid er det ønskelig å involvere blant annet ledergruppene ved de 2 institusjonene før endelig mandat utformes. Rektorutvalget legger derfor ikke fram forslag til mandat i denne omfang, men ber om at rektorutvalget får fullmakt til å utforme mandatet. Oppnevning til delprosjektgrupper og referansegruppe-til orientering Delprosjektgruppe ledelse og faglig organisering (kap ) Avdeling for økonomi og organisasjonsvitenskap var ikke representert i hverken prosjekt- eller delprosjektgrupper i den opprinnelige utgaven av prosjektplanen. Dette er en relativt stor avdeling og rektorutvalget vurderer det som hensiktsmessig at avdelingen er representert. Delprosjektgruppa er derfor supplert med påtroppende dekan ( ) Aksel Hagen. Oppnevning av referansegrupper Rektorutvalget har oppnevnt referansegrupper til 3 av prosjektene og det framgår av planen hvem som er oppnevnt. I tillegg til rektorutvalgets oppnevning skal tjenestemannsorganisasjonene oppnevne 2 representanter til hver av de referansegruppe og studentorganisasjonene skal oppnevne 2 representanter ril prosjektene Faglig profil og strategi og Faglig og administrativ organisering. Når dette skrives er endelig oppnevning fra tjenestemannsorganisasjonene og studentene ikke mottatt. I utvelgelsen har rektorutvalget foretatt en helhetlig vurdering og blant annet vektlagt faglig og strategisk kompetanse og bredde i representasjon fra fagmiljøer/enheter samt sett dette i sammenheng med representasjon prosjektgruppene på de respektive prosjektene. Det har vært dialog/samarbeid med dekanene om rekruttering og oppnevning. Øvrige endringer/justeringer i prosjektplanen - til orientering I tillegg til språklige justeringer/presiseringer er det gjort følgende endringer: Referansegrupper: I punktet om referansegrupper er det tatt inn utvidete formuleringer om representasjon fra tjenestemannsorganisasjonene og fra studentene. Etter ønske fra tjenestemannsorganisasjonene oppnevner de nå 2 representanter til hver av de 3 2

44 referansegruppene, mens studentorganisasjonene oppnevner 2 representanter til 2 referansegruppe. Deltakere i samrådsmøtene er i revidert plan utvidet til også å omfatte HR-direktørene. Samarbeidet mellom fusjonssekretariatet og prosjektlederne er viktig for å sikre gode prosesser i prosjektarbeidet og samrådsmøtene vurderes som egnede fora for å bidra til dette. IDF-møter: IDF-møtene er viktige fora for samarbeid med de tillitsvalgte, jfr. også inngått omstillingsavtale. Det er hensiktsmessig at disse møtene også beskrives og inngår som et eget punkt i prosjektplanen Kontaktmøter med studentorganisasjonen er tatt inn som et eget punkt og skal være møter mellom rektorutvalg/rektor og ledelsen i studentorganisasjonen/e som skal gjennomføres jevnlig. Samarbeid med arbeids- og samfunnsliv er tatt inn som et eget punkt. Her legges det opp til felles møter for de 2 RSA-ene (Råd for samarbeid med arbeidslivet) i 2017 og det er planlagt 2 slike møter i tilknytting til høringsperiodene våren Videre legges det opp til at det skal lages tiltaksplaner for kommunikasjon med samfunns- og arbeidsliv. Framdriftsplanen er justert på noen områder I perioden uke 1-7 er det lagt inn planlagte høringsmøter for Prosjekt faglig profil og strategi i forbindelse med prosjektets leveranse 1 Det er lagt inn 2 felles RSA-møter rett i etterkant av høringsperiodene I perioden uke er det tatt høyde for mulig behandling av fakultetsstruktur på styremøte 25/4 jfr. tidligere omtalt endring av leveranse 1 i prosjekt Ledelse og faglig organisering Under mandat for Prosjekt faglig og administrativ organisering er det henvist til relevante punkter fra fusjonsplattformen. Her er plattformpunktet om å «Videreutvikle de eksisterende PhD-utdanningene» også tatt med på dette prosjektet. Prosjektplaner/rapporter fra prosjektene Det er utarbeidet prosjektplaner for Prosjekt Sikker drift (forprosjekt Administrative tjenester), Prosjekt faglig profil og strategi og for Prosjekt faglig og administrativ organisering. Disse vedlegges saken som vedlegg til orientering. For prosjekt Universitetsakkreditering er det enda ikke utarbeidet prosjektplan, men her vedlegges en rapport fra prosjektleder. Det arbeides nå med å utvikle budsjett på prosjektene. Risikoanalyser Arbeidet med å forberede risikoanalyser er i gang. Vedlagt følger et opplegg/matrise for overordnet risikovurdering av fusjonsprosjektets arbeid med å nå målene som er beskrevet i den overordnede prosjektplanen. Videre arbeides det nå med å forberede ROS-analyser på HMS-området i tilknytting til omstillingsprosessen. Dett arbeidet foregår nå i regi av HR-enhetene og er en sak som skal behandles i Arbeidsmiljøutvalgene. Styret vil bli fortløpende orientert om dette arbeidet. Vedlegg: Vedlegg 1: Fusjonsprosjekt, revidert prosjektplan s. 5 Vedlegg 2: Prosjektplan Sikker drift s. 23 Vedlegg 3: Prosjektplan Faglig profil og strategi - s. 39 Vedlegg 4: Prosjektplan Faglig og administrativ organisering s. 43 Vedlegg 5: Statusrapport prosjekt Universitetsakkreditering s.47 Vedlegg 6: Overordnet risikovurdering s.49 3

45 VEDLEGG 1: FUSJONSPROSJEKT FOR HØGSKOLEN I INNLANDET PROSJEKTPLAN MED ORGANISERING OG MANDATER 4

46 Innhold 1. BAKGRUNN OG ORGANISERING Bakgrunn Mål Omfang og avgrensning Økonomiske rammer for fusjonsprosjektet Prinsipper for organisering av fusjonsprosjektet Organisering av fusjonsprosjektet Ansvar og beslutningsmyndighet i fusjonsprosjektet... 9 Rektorutvalget/rektor... 9 Fusjonssekretariatet... 9 Prosjekt, prosjektledelse og prosjektgrupper Referansegruppe/r Samrådsmøte Høringsmøter Framdriftsplan for interims-/utviklingsfasen Risiko- og suksessfaktorer Overordnet mandat og rammer for prosjektene Prosjekt Faglig profil og strategi Mandat Prosjektleder og prosjektgruppe Referansegruppe Prosjekt faglig og administrativ organisering Overordnet mandat Prosjektleder og prosjektgruppe Referansegruppe: Delprosjekt Ledelse og faglig organisering Mandat for Delprosjekt Ledelse og faglig organisering Delprosjektleder og delprosjektgruppe: Delprosjekt Administrativ organisering Mandat for Delprosjekt Administrativ organisering Delprosjektleder og delprosjektgruppe: Delprosjekt Eksternfinansiert virksomhet Prosjekt Administrative tjenester/sikker drift Overordnet mandat: Prosjektleder og prosjektgruppe: Forprosjekt Sikker Drift Administrative tjenester

47 2.4 Prosjekt Universitetsakkreditering Mandat Prosjektledelse/prosjektgruppe: Referansegruppe:

48 1. BAKGRUNN OG ORGANISERING 1.1. Bakgrunn Etter forhandlinger mellom Høgskolen i Lillehammer og Høgskolen i Hedmark mellom juni og september 2016 fattet de 2 høgskolestyrene på møter følgende likelydende vedtak: «1.Styret godkjenner fusjonsplattformen og ber om at det sendes søknad til Kunnskapsdepartementet om at Høgskolen i Lillehammer og Høgskolen i Hedmark organiseres som én institusjon fra basert på fusjonsplattformens innhold. Styret anbefaler at navnet på den nye institusjonen blir Høgskolen i Innlandet.» I statsråd ble følgende kongelige resolusjon vedtatt: «Høgskolen i Lillehammer og Høgskolen i Hedmark blir fra 1. januar 2017 organisert som èn høgskole under navnet Høgskolen i Innlandet.» Som det framgår ovenfor er grunnlaget for styrenes vedtak fusjonsplattformen (vedlagt). Innholdet i plattformen danner utgangspunktet for fusjonsprosjektet. I fusjonsplattformens kapittel Prosessen videre/aktuelle prosjekt heter det: Det etableres et prosjektsekretariat som skal lede fusjonsprosjektet fra vedtaket om fusjon er fattet. Prosjektsekretariatet har sin virkeperiode fram til og med juni 2017 med mulighet for forlengelse. Prosjektsekretariatet oppnevnes av og rapporterer til rektorutvalget i interimsperioden og til rektor fra fusjonstidspunktet. Det etableres også en prosjektgruppe som består av prosjektsekretariatet og lederne for de prosjektene som blir igangsatt. Prosjektet har ansvar for alle sider ved etableringen av den nye institusjonen innenfor rammer trukket opp av gjeldende regelverk, fusjonsplattformen, andre inngåtte avtaler, kongelig resolusjon om etablering av den nye institusjonen samt vedtak fattet i styrende organer. Prosjektet avgrenses mot styrenes, rektorenes og direktørenes ansvar for løpende drift av de to høgskolene fram til fusjonstidspunkt og i den fusjonerte organisasjonen i resten av prosjektperioden. Interimsstyret vedtar plan for prosjektet. Av hensyn til framdriften i prosjektet gis rektorutvalget myndighet å fatte nødvendige beslutninger i interimsperioden. Interimsstyret skal holdes orientert om slike beslutninger. I gjennomføringen av prosjektet skal nødvendig utøvelse av medbestemmelse sikres i tråd med 1 nr. 6 i Hovedavtalen i staten Følgende prosjekt vil bli iverksatt så snart som mulig etter fusjonsvedtak: Faglig profil og strategi Faglig og administrativ organisering Universitetsakkreditering Administrative tjenester, -sikker drift defineres som forprosjekt Denne prosjektplanen er en oppfølging og konkretisering av disse føringene i fusjonsplattformen 1.2. Mål Målet med fusjonsprosjektet er å planlegge virksomheten i Høgskolen i Innlandet i samsvar med målsettinger og føringer som er gitt i fusjonsplattformen, kongelig resolusjon og gjeldende regelverk Omfang og avgrensning Fusjonsprosjektet tidsavgrenses til perioden fra høgskolestyrenes vedtak om fusjon og kongelig resolusjon av fram til Fusjonsprosjektet gjennomføres i 3 faser: Interimsfasen (fram til ), Utviklingsfasen ( til ) og Implementeringsfasen ( til ) I interimsfasen er det de sittende styrene som er ansvarlige for driften av de to institusjonene. Interimsstyret er ansvarlig for vedtak som gjelder den nye institusjonen herunder virksomheten i fusjonsprosjektet. Prosjektorganisasjonen rapporterer i denne fasen til rektorutvalget (RU) som har 7

49 innstillingsmyndighet overfor interimsstyret. For at den nye institusjonen kan etableres som en juridisk enhet fra , er det først og fremst administrative funksjoner, prosesser og system som må samordnes (sikker drift). Samtidig må det i denne fasen utvikles mandat, oppnevnes prosjektledere og prosjektgrupper og utvikles prosjektplaner for delprosjektene. Videre bør arbeidet i de fleste delprosjektene være igangsatt. I utviklingsfasen (og iverksettelsesfasen) er fellesstyret ansvarlig både for driften av den nye institusjonen og for virksomheten i fusjonsprosjektet. Prosjektorganisasjonen rapporterer i denne fasen til rektor ved Høgskolen i Innlandet. I denne perioden skal faglig profil og strategi, faglig og administrativ organisering og administrative tjenester utredes og legges fram for vedtak i fellesstyret innen juni Videre skal det arbeides med å utvikle en strategi for og en konkret søknad om Universitetsakkreditering. I implementeringsfasen høsten 2017 skal nødvendige prosesser for å forberede etablering av en ny organisasjon fra gjennomføres, herunder tilsetting/innplassering av ledere og medarbeidere m.v. Disse fasene må ikke oppfattes som absolutte, men skisserer hovedfokus i de aktuelle periodene. Det vil bl.a. være aktuelt at utviklingsarbeid innenfor Administrative tjenester vil foregå høsten Økonomiske rammer for fusjonsprosjektet Det skal utarbeides budsjett for prosjektene og et samlet budsjett for hele fusjonsprogrammet som skal legges fram for interimsstyret og styrene ved de to institusjonene. Kostnadene til fusjonsprosjektet skal så langt som mulig dekkes av SAKS-midler. Prosjektet skal etableres med fokus på kostnadseffektivitet Prinsipper for organisering av fusjonsprosjektet Begge institusjonene skal være representert i prosjektene og det skal være balanse mellom institusjonene med hensyn til ledelse av prosjekter og delprosjekter. Sammensetning av de ulike gruppene skal skje ut fra kompetanse på de respektive områdene for å bidra til god framdrift og kvalitet i arbeidet. I de prosjektene der det etableres referansegrupper skal dette bidra til å sikre en bredere involvering av ledere, tillitsvalgte og studenter. Deltakelse i ulike grupper eller ledelse av prosjekter gir ingen fortrinn i forhold til framtidige tilsettinger/innplasseringer i den nye organisasjonen Organisering av fusjonsprosjektet Programmet organiseres med følgende prosjekt 1. Prosjekt Faglig profil og strategi a. Eventuelle delprosjekt 2. Prosjekt Faglig og administrativ organisering a. Delprosjekt Ledelse og faglig organisering b. Delprosjekt Administrativ organisering c. Delprosjekt ekstern finansiering d. Eventuelle andre delprosjekt 3. Prosjekt Administrative tjenester a. Forprosjekt sikker drift b. Eventuelle delprosjekt 4. Universitetsakkreditering a. Eventuelle delprosjekt Under de ulike prosjektene/delprosjektene kan det etableres arbeidsgrupper etter behov. Antallet arbeidsgrupper vil kunne variere mellom prosjektene på grunn av ulikhet i omfang. Prosjektene 1, 3 og 4 ledes og driftes av interne ressurspersoner ved de 2 høgskolene. Prosjekt 2 vil bli ledet av ekstern tilsatt prosjektleder. 8

50 1.6.1 Ansvar og beslutningsmyndighet i fusjonsprosjektet Interimsstyret/fellesstyret Interimsstyret (fram til )/fellesstyret (fra ) er prosjekteier og har øverste beslutningsmyndighet i prosjektorganisasjonen. Interimsstyret/fellesstyret vedtar rammer for prosjektarbeidet og skal fatte vedtak på bakgrunn av prosjektarbeidet i de respektive prosjektene. I oppnevningsbrevet fra Kunnskapsdepartementet slås det fast at interimsstyrets/fellesstyrets oppgaver er: «Treffe beslutninger om mål og strategier for den nye høyskolens samlede virksomhet. Treffe beslutninger om styring, ledelse, organisering, infrastruktur og driftsmodeller for den nye høyskolen. Fremme fellesskap og samarbeid på tvers av de to høyskolene og utarbeide opplegg for nødvendige omstillingsvedtak.» Rektorutvalget/rektor I interimsfasen er rektorutvalget øverste daglige ledelse i fusjonsprosjektet og har innstillingsmyndighet overfor interimsstyret. Rektorutvalget består av rektorene ved de to høgskolene. Prosjektorganisasjonen skal rapportere til rektorutvalget. Fra fusjonstidspunktet ivaretas daglig ledelse av fusjonsprosjektet og innstillingsmyndigheten overfor fellesstyret av rektor for den nye høgskolen. Fusjonssekretariatet Består av en representant fra hver av de 2 høgskolene og fungerer som støtteapparat/sekretariat for rektorutvalgets/rektors ledelse av prosjektet. Sekretariatet skal bistå rektorutvalget/rektor i saksforberedelse for interimsstyret/fellesstyret og i koordinering av fusjonsprosjektet. Sekretariatet skal bl.a. ivareta følgende koordinerende arbeidsoppgaver: Samordne tilbakemeldinger fra de ulike prosjektene, sørge for koordinering av aktiviteter i henhold til fullmakter gitt av rektorutvalget/rektor og framdriftsplan i prosjektet. Bidra til godt samarbeid og koordinering mellom prosjektgruppene Bistå prosjektlederne i rekruttering av medlemmer til delprosjektgrupper og arbeidsgrupper Ivareta løpende kontakt med prosjektlederne og på bakgrunn av dette forberede saker til drøfting i rektorutvalget 9

51 Samordne informasjon og sørge for god internkommunikasjon i samsvar med kommunikasjonsplan i samarbeid med kommunikasjonsmedarbeiderne. Forberede og innkalle til samrådsmøter (prosjektledere, delprosjektledere, fusjonssekretariatet samt rektorutvalget/rektor etter behov). Forberede og innkalle til høringsmøter felles for prosjektene og bistå prosjektlederne med avvikling av eventuelle høringsmøter på enkeltprosjekter. Samarbeide med direktører og HR-direktører om saksforberedelse til felles IDF-møter. Tilrettelegge formelle høringsrunder. NB! I fusjonsplattformen er fusjonssekretariatet omtalt som «prosjektsekretariat». For å unngå sammenblanding med sekretariatsfunksjoner på det enkelte prosjekt brukes «fusjonssekretariat» i denne planen. Prosjekt, prosjektledelse og prosjektgrupper Alle prosjektene har prosjektgrupper. Noen prosjekt blir organisert med delprosjekt. Både prosjekt og delprosjekt kan videre organiseres med arbeidsgrupper der dette er hensiktsmessig. Hvordan dette skal organiseres vil gå fram av prosjektenes prosjektplaner. Disse skal utformes av prosjektleder/prosjektgruppen og legges fram for godkjenning i interimsstyret i desember Prosjektene får et overordnet mandat som kan bearbeides og konkretiseres av prosjektleder/prosjektgruppe i samarbeid med rektorutvalget/fusjonssekretariatet og eventuelt legges fram for interimsstyret for godkjenning i desember Prosjektledelsen skal: Utarbeide overordnet prosjektplan og eventuelle delprosjektplaner Ha ansvar for styring, framdrift og leveranser i prosjektet Kvalitetssikre det endelige resultatet i prosjektet/delprosjektene i forhold til målsettinger/føringer i fusjonsplattformen. Samordne informasjon og koordinere arbeidet på tvers av eventuelle delprosjekt, samt sørge for nødvendig informasjon og koordinering på tvers av prosjekt Sikre tilgang til nøkkelpersonell og kompetanse innenfor de felt prosjektet omfatter, og oppnevne eventuelle delprosjekt- og arbeidsgrupper Være knutepunkt for nødvendig informasjons- og kommunikasjonsflyt mellom prosjektet og linjeorganisasjonene Holde rektorutvalget/prosjektsekretariatet informert om status og framdrift i prosjektet Holde møter i prosjektgruppa, samt delta i samrådsmøte Være ansvarlig for gjennomføring av høringsmøter i forbindelse med delleveranser fra prosjektet, eventuelt samarbeide med prosjektsekretariatet om felles høringsmøter på tvers av prosjektene. Utforme delrapporter, samt endelig, sammenfattet rapport fra prosjektet inkl. rapporter fra eventuelle delprosjekt Prosjektledere og delprosjektledere/evt. arbeidsgruppeledere har ansvar for å avklare en god arbeids- og ansvarsfordeling i prosjektarbeidet. Hvert av prosjektene skal ha tilgang på sekretærressurs etter behov. Referansegruppe/r Det etableres referansegrupper på tre av prosjektene. Referansegruppene skal være rådgivende for prosjektledelsen og fungere som forum for informasjon, involvering og drøfting av relevante problemstillinger i prosjektarbeidet. Tjenestemannsorganisasjonene og studentorganisasjonene deltar også med 2 representanter hver i referansegruppene for Prosjekt faglig profil og strategi og Prosjekt faglig og administrativ organisering. Tjenestemannsorganisasjonene deltar også med 2 representanter i referansegruppe på prosjekt Universitetsakkreditering. 10

52 Samrådsmøte Samrådsmøtet er en drøftingsarena som skal ivareta behovet for informasjonsutveksling, kommunikasjon og koordinering mellom prosjektene og mellom prosjektene og prosjektsekretariatet/rektorutvalget/rektor. I samrådsmøtene møter prosjektlederne, HR-direktørene og fusjonssekretariatet. Rektorutvalget/rektor deltar etter behov. Høringsmøter Det legges opp til bruk av høringsmøter gjennom prosjektprosessen for å informere og involvere ansatte og studenter. Slike høringsmøter vil kunne gjennomføres både i regi av det enkelte prosjekt og i fellesskap for hele prosjektet. Høringsmøtene avvikles desentralt etter nærmere avtale med dekaner, se for øvrig framdriftsplan nedenfor. I tilknytting til møtene kan det også avtales møtepunkter som fusjonskafe m.v. Informasjons-, drøftings- og forhandlingsmøter (IDF) I henhold til inngått omstillingsavtale vil det bli det bli avholdt jevnlige felles IDF-møter hvor de tillitsvalgte blir løpende informert og inviteres til aktuelle drøftinger. I tillegg deltar tjenestemannsorganisasjonene med 2 representanter til referansegrupper på 3 av prosjektene. Kontaktmøter med studentorganisasjonen Det vil bli gjennomført jevnlige møter mellom rektorutvalget/rektor og ledelsen i studentorganisasjonen/e for å bidra til informasjonsutveksling og involvering av studentene. Studentorganisasjonen/e inviteres til å oppnevne 2 representanter til 2 av referansegruppene. Samarbeid med arbeids- og samfunnsliv Høgskolen i Lillehammer og Høgskolen i Hedmark har begge etablert Råd for samarbeid med arbeidslivet (RSA). I 2017 vil det bli gjennomført felles møter for disse hvor fusjonsprosjektet vil bli hovedtema. Våren 2017 er det planlagt 2 slike møter i tilknytting til høringsperiodene som er skissert i framdriftsplanen. Det vil bli utviklet tiltaksplaner for øvrige tiltak for kommunikasjon med samfunns- og arbeidsliv. Framdriftsplan for interims-/utviklingsfasen For å kunne forberede og planlegge medvirkning fra avdelinger, enheter m.v. skisseres her en overordnet framdriftsplan med høringsperioder (inkludert høringsmøter). Denne planen er særlig tilpasset nødvendig framdrift i prosjekt Faglig og administrativ organisering, men øvrige prosjekter oppfordres til å tilpasse delleveranser/problemstillinger til denne planen. Dette vil muliggjøre effektiv avvikling av høringsmøter på tvers av prosjektene. Samtidig åpnes det for at prosjekt kan avvikle høringsmøter m.v. utenfor oppsatte høringsperioder. Dette kan for eksempel være aktuelt for Prosjekt faglig profil og strategi som skal ha en tidlig delleveranse som grunnlag for arbeidet i andre prosjekter. Framdriftsplan: Periode: Uke Uke 1-7 Uke 8-10 Aktiviteter: Administrative tjenester/sikker drift: Ferdigstille delleveranse/forprosjekt for virksomhetskritiske saker pr Forberede og starte opp arbeidet med administrative tjenester som skal foregå i Øvrige prosjekter: utarbeidelse av prosjektplaner og budsjetter, oppstart prosjektarbeid, evt. møte i referansegrupper i henhold til prosjektplan Samrådsmøte medio november og desember Interimsstyre 19/12: Rapportering av status, revisjon av prosjektplan Prosjektarbeid alle prosjekter. Ferdigstilling av delleveranse/høringsnotat/problemstillinger (avklares i prosjektplan) til drøfting i høringsperiode. Møter i referansegrupper i slutten av perioden. Samrådsmøter etter behov. NB! Egen høringsrunde med møter på avdelinger i uke 3 og 4 for prosjekt Faglig profil og strategi på prosjektets delleveranse 1. Høringsperiode. Avdelinger og enheter får utsendt delleveranser på prosjekter der dette er aktuelt med mulighet for skriftlig tilbakemelding. Høringsmøter åpne for alle ansatte og for studenter gjennomføres desentralt. Prosjektarbeid foregår parallelt. 11

53 Uke Fellesmøte RSA Forberede møte i fellesstyret v/sekretariat og prosjektledelse Møte i fellesstyret i uke 12 hvor fellesstyret drøfter og kan angi retninger på prosjektene på bakgrunn av delleveranser fra prosjektene og orientering fra høringsmøter. Prosjektarbeid foregår parallelt. Uke Prosjektarbeid alle prosjekter. Ferdigstilling av delleveranse/leveranse for neste høringsperiode. Møter i referansegrupper i slutten av perioden. Samrådsmøter etter behov. Styremøte i uke 17: Avhengig av framdrift i prosjekt faglig og administrativ organisering kan det være aktuelt å behandle fakultetsorganisering på dette møtet, jfr. delleveranse 1 på dette prosjektet. Uke Høringsperiode. Gjennomføres som høringsperiode uke 8-10 Uke 21- halve 22 Uke 22(fra 2/6)-26 Fellesmøte RSA. Prosjektene ferdigstiller rapporter og forslag oversendes prosjektsekretariat/rektor innen 2/6. Styresaker utredes og innstilling til fellesstyret utarbeides for utsending uke 24. Fellesstyret i uke 26 behandler følgende saker: Faglig profil og strategi, Faglig og administrativ organisering samt saker som kan avklares fra prosjekt Administrative tjenester Risiko- og suksessfaktorer Forskningsprosjektet «Sunne omstillingsprosesser» ved NTNU 1 peker på viktige faktorer for vellykket omstilling, som vårt fusjonsprosjekt bør ta hensyn til. Bevissthet om lokale normer og å ta hensyn til mangfold er blant de viktigste faktorene for god endring i organisasjoner. Det har vært gjennomført en rekke møter på tvers av fagmiljøer og administrative enheter som har bidratt til å bli kjent som igjen kan bidra til felles forståelse, godt samarbeid og trivsel. Det er viktig at denne typer møter også videreføres i tiden framover og at det tilrettelegges for denne typer møteplasser også for prosjektmedarbeiderne. Samtidig bør det legges opp til bruk av teknologiske hjelpemiddel i form av møter på skype, bruk av samskrivingsverktøy m.v. for å bidra til effektivitet og framdrift i prosjektet. Det er viktig at nærmeste leder er tilgjengelig for medarbeiderne i omstillingsprosessen. Løpende informasjon fra nærmeste leder er viktig for å skape trygghet hos medarbeiderne. I prosjektfasen er det først og fremst administrativt tilsette og ledere som vil få økt arbeidsbelastning. Det blir dermed viktig å tilrettelegge for at ledere også har mulighet til å være tilstede og dele informasjon med egne medarbeidere. Gode informasjonskanaler fra prosjektet og ut til ledere er viktig for å oppnå dette. Andre faktorer som spiller inn i omstillingsprosesser er evne til konstruktiv konflikthåndtering med fokus på sak og løsninger samt tidlig rolleavklaring. Endelig rolleavklaringa må vente til den nye organiseringa er på plass fra januar 2018, men videreføring av de 2 linjeorganisasjonene gjennom 2017 vil sannsynligvis bidra til å dempe usikkerhet til dette. Ikke minst gjelder dette i forhold til medarbeideransvar. Samtidig stiller dette krav til samarbeidsevne og evne til problemløsning hos ledere med samme ansvarsområder i de 2 organisasjonene De ovenstående risiko- og suksessfaktorene gjelder for omstillinger generelt. For å ivareta denne type hensyn i vår eget fusjonsprosjekt vil vi gjennomføre ROS-analyser og utvikle konkrete risikoreduserende tiltak på aktuelle områder. Områder som vil bli analysert er bl.a.: Sunne omstillingsprosesser forebyggende ledelse Ressurstilgang og kompetanse i prosjektorganisasjonen

54 Sammenhengen i fusjonsprosjektet Arbeidsmiljø og vilkår Tillit til beslutninger Analysene vil danne grunnlag for utvikling av en risikomatrise som vil bli lagt fram for interimsstyret på et senere tidspunkt. 2. Overordnet mandat og rammer for prosjektene Prosjektene skal med utgangspunkt i dette dokumentet selv utarbeide prosjektplaner og budsjett samt vurdere innspill til endringer i mandatet som i så fall legges fram for godkjenning i interimsstyret i desember Prosjekt Faglig profil og strategi Mandat Målet for prosjektet er å foreslå visjon, faglig profil og prioriteringer for den nye høgskolen. Prosjektet skal utrede mulighetene for strategisk faglig utvikling og utarbeide prinsipper og retningslinjer for utvikling av den faglige virksomheten ved høgskolen og samordning av utdanning. Leveransene i prosjektet vil blant annet danne grunnlag for videre arbeid med strategisk plan for Høgskolen i Innlandet for perioden Fusjonsplattformen danner grunnlaget for prosjektarbeidet. Fusjonsavtalen fastslår følgende mål og ambisjoner for den nye høgskolen: Bygge sterkere og mer solide fag- og forskningsmiljøer som setter spor etter seg regionalt, nasjonalt og internasjonalt. Utvikle en ny og bedre institusjon med høy faglig og pedagogisk kvalitet og bredde i alle studietilbud samt tydelige faglige spisser. Oppnå universitetsakkreditering innen Videreutvikle de eksisterende PhD-utdanningene (Barn- og unges deltakelse og kompetanseutvikling (HiL), Innovasjon i tjenesteyting (HiL), Profesjonsrettede lærerutdanningsfag (HH) og Anvendt økologi (HH)) for å bygge opp under målet om universitetsakkreditering. I tillegg skal det arbeides for å inkludere folkehelse i PhD-satsingen (jfr. også NIFU-rapportens anbefalinger) og for å utvikle en handelshøgskole på tvers av nåværende institusjoner. PhD-utdanningene skal gjenspeile institusjonens sentrale fagområder, holde høy kvalitet, ha god rekruttering og høy gjennomstrømming. Være en attraktiv institusjon både for studenter og for nåværende og framtidige medarbeidere. Videreutvikle den regionale forankringen og markere oss som en betydelig regional samarbeidspartner og kunnskapsleverandør, slik at vi bidrar til å styrke vekstkraften i Innlandet og gjøre regionen mer attraktiv som bosted og arbeidssted. Arbeidet skal videre legge vekt på innspill om faglige muligheter og synergier som framkom i rektorinitierte faglige samarbeidsmøter på tvers av avdelinger og fagmiljøer høsten Profilen for den nye høgskolen skal sette rammer for, og beskrive kjernevirksomheten ved den nye høgskolen innenfor utdanning, forsking og formidling. Profilen skal, sammen med visjonen, uttrykke den nye høgskolens identitet og viktigeste kjennetegn. Prosjektet skal: 13

55 1. Beskrive hovedområder for utdanning og forskning i den nye høgskolen. 2. Beskrive gjennomgående trekk ved utdanningsprogrammene og forskningsvirksomheten. 3. Beskrive den nye høgskolens egenart og kjerneverdier. 4. Drøfte og foreslå prinsipper som skal ligge til grunn for strategisk faglig utvikling og samordning av utdanning. 5. Foreslå faglig visjon, mål og hoved prioriteringer for den nye høgskolen i perioden fram til Foreslå områder hvor den nye høgskolen kan være nasjonalt ledende. 7. Identifisere og foreslå områder hvor den nye høgskolen har særlige muligheter for å markere seg internasjonalt. 8. Samarbeide med prosjekt Universitetsakkreditering om plan for realisering av universitetsambisjonen i den nye høgskolen. Leveranse 1 (innen ): Legge fram kortfattet forslag til faglig profil, gjennomgående utdanningsog forskningsområder og strategier bygd på fusjonsplattformens prinsipper. Dette dokumentet skal kunne brukes i arbeidet med faglig organisering. Leveranse 2 (innen )): Legge fram helhetlig forslag til visjon, kjerneverdier, mål og prioriteringer for den nye høgskolen, samt forslag til prinsipp for strategisk utvikling og samkjøring av utdanningsløp. Det bør legges opp til bred medvirkning og muligheter for innspill fra ansatte gjennom høringsmøter jfr. egen plan for dette. Prosjektleder og prosjektgruppe Jens Uwe Korten (HiL), prosjektleder, Morten Ørbeck (HH), nestleder, Randi Bredvold (HiL), navn (HH) Prosjektleder/prosjektgruppa skal utarbeide forslag til prosjektplan, organisering av prosjektet og budsjett. Prosjektledelsen skal vurdere behov for å etablere delprosjekt og/eller arbeidsgrupper. Dersom det etableres delprosjekt bør medlemmer i den koordinerende prosjektgruppa gå inn som delprosjektledere. Prosjektet må gjennomføres i tett samarbeid med øvrige prosjekter. Særlig gjelder dette samarbeid med prosjekt Faglig og administrativ organisering. Prosjektgruppa vurderer behov for sekretærressurs i forbindelse med utarbeidelse av prosjektplan Referansegruppe Randi Bredvold (HiL/Økorg), Harald Thuen (HiL/APS), Stian Ellefsen (HIL/ASV), Mette Villand Reichelt (HiL/ SeLL), Anne Oline Hugen (HH/ØLR), Robert Wilson (HH/LUNA), Else B. Steinseth (HH/FH), Ragnhild Narum (HH/LUNA). I tillegg oppnevner tjenestemannsorganisasjonene og studentorganisasjonene 2 representanter hver Prosjekt faglig og administrativ organisering Overordnet mandat Prosjektet skal foreslå struktur og funksjonsområder for faglig og administrativ ledelse på nivå 1 og organisering og ledelse av faglig og administrativ virksomhet på nivå 2 og 3. Prosjektet skal utrede og foreslå ulike modeller for slik organisering som bygger på prinsippene i fusjonsplattformen. Prosjektet har tre delprosjekt: Ledelse og faglig organisering, Administrativ organisering og Eksternfinansiert virksomhet. Fusjonsavtalen fastslår følgende prinsipp som er relevante for organisering av den nye høgskolen: Ledelse: 14

56 Den nye høgskolen skal ha normalmodellen for ledelse etter universitets- og høgskoleloven. Dette innebærer tilsatt rektor og ekstern styreleder. Den nye høgskolen skal ha enhetlig og gjennomgående ledelse på alle nivå Sentraladministrasjonen ved de to høgskolene er i dag lokalisert på Lillehammer og i Elverum. Dette videreføres i den fusjonerte institusjonen. Rektor skal ha kontorplass på Elverum og Lillehammer og fordeler sin kontortid mellom disse to kontorstedene. Antallet pro-/viserektor må utredes nærmere. Kontorsted for disse stillingene fordeles mellom Elverum og Lillehammer Medarbeiderne skal i størst mulig grad ha nærhet til personalansvarlig leder Faglig organisering: Den faglige og administrative organiseringen under nivå 1 skal utformes slik at den på best mulig måte bidrar til styrket faglig utvikling og realisering av et nytt universitet i regionen. I denne utformingen skal det vektlegges en struktur der fakultetsledelsen fordeles på eksisterende studiesteder Videreutvikle de eksisterende PhD-utdanningene (Barn- og unges deltakelse og kompetanseutvikling (HiL), Innovasjon i tjenesteyting (HiL), Profesjonsrettede lærerutdanningsfag (HH) og Anvendt økologi (HH)) for å bygge opp under målet om universitetsakkreditering. I tillegg skal det arbeides for å inkludere folkehelse i PhD-satsingen (jfr. også NIFU-rapportens anbefalinger) og for å utvikle en handelshøgskole på tvers av nåværende institusjoner. PhD-utdanningene skal gjenspeile institusjonens sentrale fagområder, holde høy kvalitet, ha god rekruttering og høy gjennomstrømming. Dagens studiesteder (Lillehammer, Hamar, Elverum, Rena og Evenstad/Blæstad) skal videreføres og videreutvikles i den nye institusjonen. Kongsvinger og Oslo videreføres som desentraliserte studiesteder. For fakulteter som organiseres på tvers av studiesteder skal hvert studiested ha nødvendige administrative ressurser. Dekan skal ha kontorplass på begge studiesteder og fordele sin kontortid mellom disse Det skal være tilbud om utdanning på masternivå på alle studiestedene. Administrativ organisering: Administrative løsninger skal støtte opp under kjernevirksomheten, ivareta prinsipper for god forvaltning og sikre kvalitet og effektiv ressursbruk. Jfr. også kulepunkt 2 og 3 under faglig organisering over. Prosjektleder og prosjektgruppe Torunn Lauvdal (prosjektleder), Ingrid Guldvik (HiL), Marit Roland Udnæs (HiL), Svein Inge Sunde (HH), Peer Jakob Svenkerud (HH) Prosjektleder/prosjektgruppa skal utarbeide forslag til prosjektplan, organisering av prosjektet og budsjett. Prosjektledelsen skal vurdere behov for å etablere øvrige delprosjekt og/eller arbeidsgrupper. Dersom det etableres delprosjekt bør medlemmer i den koordinerende prosjektgruppa gå inn som delprosjektledere. Prosjektet må gjennomføres i tett samarbeid med øvrige prosjekter. Særlig gjelder dette samarbeid med prosjekt Faglig profil og strategi, jfr. Fusjonsplattformens punkter om prinsipper for faglig og administrativ organisering. Prosjektgruppa vurderer behov for sekretærressurs i forbindelse med utarbeidelse av prosjektplan. Referansegruppe: Jon Helge Lesjø (HiL/Økorg), Geir Stenseth (HiL/ASV), Jo Sondre Moseng (HIL/ASV), Maria Bang (HiL/DnF), Sidsel Karlsen (HH/LUNA), Bård Tronvoll (HH/ØLR), Bente O. Skogvang (HH/FH), Kristin Gangås HH/AØL). I tillegg oppnevner tjenestemannsorganisasjonene og studentorganisasjonene 2 representanter hver Delprosjekt Ledelse og faglig organisering Mandat for Delprosjekt Ledelse og faglig organisering Delprosjektet skal utarbeide forslag til lederstruktur (faglig og administrativ) og organisering av den faglige virksomheten ved høgskolen. Arbeidet skal bygge på prinsippene for ledelse og faglig organisering som er nedfelt i fusjonsplattformen. 15

57 Lederstrukturen skal legge til rette for en tydelig og effektiv organisasjon med god rolleavklaring. Lederstrukturen skal videre vektlegge felles struktur i hele organisasjonen og samsvar mellom ansvar og myndighet. Delprosjektet utarbeider forslag til: 1. Lederstruktur og funksjonsområde for ledelse på nivå Lederstruktur for nivå 2 og nivå 3. I forslaget skal det også inngå en vurdering av behovet for understrukturer på nivå ulike modeller for organisering av den faglige virksomheten. Modellene skal inneholde vurderinger av: Organisering i fakultet og institutt samt evt. supplerende bruk av «schools»/program/forskingssenter på nivå 2/3. Oppgaver/arbeidsdeling mellom ulike nivå og enheter Ressursbehov og muligheter for robuste miljø Råd- og utvalgsstruktur Eventuelle styringsorgan på nivå 2 Leveranse 1 ( ) : Delprosjektet utarbeider et diskusjonsgrunnlag som inneholder: Forslag til lederstruktur for nivå 1 og 2 og 3 Beskrivelse av ulike aktuelle modeller og prinsipp for organisering av den faglige virksomheten ved den nye høgskolen, samt vurdering av styrker og svakheter ved disse. Vurdere muligheten (i samråd med rektorutvalget) for å legge fram 2-3 forslag til fakultetsstruktur bygd på modellene og prinsippene over. Diskusjonsgrunnlaget behandles i referansegruppa og i samrådsmøte. Det skal også legges opp til bred medvirkning og muligheter for innspill fra ansatte gjennom høringsmøter, jfr. også framdriftsplan presentert innledningsvis i prosjektplanen. Diskusjonsgrunnlaget går også som drøftingssak til fellesstyret, som kan foreta vegvalg for det videre arbeidet i delprosjektet. Leveranse 2 ( ): Må ses i sammenheng med leveranse 1 når det gjelder forslag til fakultetsstruktur. Med bakgrunn i diskusjonsgrunnlaget og fellesstyret sin behandling skal delprosjektet utarbeide minst 2 konkrete alternativ til framtidig organisering, inkludert lederstruktur. Forslaget sendes på formell høring i avdelinger/enheter og revideres før det legges fram for styret for endelig vedtak, jfr. felles framdriftsplan. Delprosjektleder og delprosjektgruppe: Torunn Lauvdal (delprosjektleder), Ingrid Guldvik (HiL), Ola Dahl (HiL), Peer Jakob Svenkerud (HH), Morten Ørbech (HH), Aksel Hagen (HiL) Delprosjekt Administrativ organisering Mandat for Delprosjekt Administrativ organisering Delprosjektet skal utarbeide forslag til organisering av den administrative virksomheten ved høgskolen. Arbeidet skal bygge på prinsippene for administrativ organisering som er fastslått i fusjonsavtalen, og skal samordnes med arbeidet med organisering av den faglige virksomheten. Delprosjektet skal vektlegge at administrasjonen skal utøve gode og rasjonelle støttefunksjoner for kjernevirksomheten utdanning, forsking og formidling. Videre skal prosjektet bidra til god forvalting og virksomhetsstyring i en effektiv, kompetent og profesjonell administrasjon. Delprosjektet skal utrede: 16

58 1. Prinsipper for organisering av den administrative virksomheten Hvilke oppgaver bør ivaretas på institusjonelt nivå som fellestjenester? Hvilke oppgaver bør ivaretas på fakultetsnivå og instituttnivå, eventuelt ved annen faglig enhet? Hvilke oppgaver bør ivaretas på studiestednivå? ulike modeller for organisering av den administrative virksomheten. Modellene skal inneholde vurderinger av: Oppgave-/arbeidsdeling mellom ulike nivå og enheter Ressurs- og kompetansebehov, samt utvikling av robuste miljø Leveranse 1 ( ): Delprosjektet utarbeider et diskusjonsgrunnlag som inneholder: Forslag til prinsipper for organisering av den administrative virksomheten Beskrivelse av ulike modeller for organisering av den administrative virksomheten ved den nye høgskolen, samt vurdering av styrker og svakheter ved disse Diskusjonsgrunnlaget behandles i referansegruppa og i samrådsmøte. Det legges opp til bred medvirkning og muligheter for innspill fra ansatte gjennom høringsmøter. Jfr. felles framdriftsplan. Diskusjonsgrunnlaget går som drøftingssak til fellesstyret, som kan foreta vegvalg for det videre arbeidet i delprosjektet. Leveranse 2 ( ): Med bakgrunn i diskusjonsgrunnlaget og interimsstyrets behandling skal delprosjektet utarbeide minst 2 konkrete alternativ til framtidig organisering. Forslaget drøftes på høringsmøter, sendes på formell høring i avdelinger og enheter og revideres før det legges fram for styret for endelig vedtak. Delprosjektleder og delprosjektgruppe: Svein Inge Sunde (HH), delprosjektleder, Marita Stok (HiL), Arne Moe (HiL), Christine Nybakk (HH) Delprosjekt Eksternfinansiert virksomhet Nærmere beskrivelse av mandat, prosjektgruppe m.v. utarbeides senere 2.3. Prosjekt Administrative tjenester/sikker drift Overordnet mandat: Målet med prosjektet er å utvikle enhetlige, koordinerte og rasjonelle administrative tjenester ved Høgskolen i Innlandet. Det skal legges vekt på utvikling av samordnede rutiner, prosesser, retningslinjer og regelverk. Prosjektet skal og sørge for forsvarlig drift i overgangen fra to høgskoler til etableringen av Høgskolen i Innlandet fra , og prosjektet har allerede startet med forprosjektet Sikker Drift som startet i september Forprosjektet skal identifisere og sikre administrative virksomhetskritiske funksjoner som må være på plass på fusjonstidspunktet fungerer fra Fra fusjonstidspunktet skal arbeidet videreføres med utvikling av felles administrative funksjoner, tjenester og prosesser som må samordnes i fasen fram til ny organisasjon skal være på plass I denne fasen videreføres utviklingsarbeidet som ble påbegynt i interimsfasen. Prosjektleder og prosjektgruppe: Pål Dietrichs (HH), prosjektleder, Geir Bergkastet (HiL), nestleder. Prosjektet vil bli organisert med arbeidsgrupper på områder skissert nedenfor. Det vil bli gjennomført koordineringsmøter med lederne av disse. 17

59 2.3.1 Forprosjekt Sikker Drift Målet med forprosjektet er å sørge for forsvarlig drift i overgangen fra to høgskoler til den nye høgskolen er etablert og i drift. Prosjektet skal sikre at administrative funksjoner og tjenester som er kritiske for virksomheten, er på plass og fungerer med ansvarsdefinisjoner og styringslinjer fra og med Forprosjektet skal videre sikre at virksomheten ved høgskolen skal gå mest mulig som normalt i overgangsåret 2017 med fokus på studiekvalitet og arbeidsvilkår. Forprosjektet ble startet opp i september 2016 og vil utføre sitt arbeid i interimsfasen fram til etableringa av Høgskolen i Innlandet Forprosjekt Sikker Drift skal utrede og levere følgende: Kartlegging av funksjoner, systemer, retningslinjer, avtaler, kontrakter, rutiner og tjenester som defineres som virksomhetskritiske Utarbeide forslag til tiltak for å få på plass de virksomhetskritiske funksjonene m.m. som må være på plass fra fusjonstidspunktet Forprosjektet organiseres i arbeidsgrupper som gjennomfører kartlegginga og de påfølgende tiltakene. Disse arbeidsgruppene er: Studieadministrasjon Forskningsadministrasjon IT Økonomi og innkjøp Personal og organisasjon/hr Bibliotek Arkiv Kommunikasjon og markedsføring Eiendom, samfunnssikkerhet og beredskap Internasjonalisering Studentorganisasjon: Studentdemokrati og velferd Administrative tjenester Prosjektet bygger på kartleggingene som ble gjennomført i forprosjektet Sikker Drift. Prosjektet omfatter gjennomgang av funksjoner, tjenester, prosesser, rutiner m.m. som ikke ble definert som virksomhetskritiske pr Prosjektet skal samordne og utvikle disse slik at de støtter opp om prinsippene i fusjonsplattformen. Dette innebærer gjennomgang av administrative prosesser og avtaler, forskrifter, regler og rutiner på alle områder innen administrasjon, i samsvar med krav til høy kvalitet, effektiv drift og god forvalting. Prosjektet vil bygge videre på kartlegging gjort i forprosjekt Sikker drift og vil i utgangspunktet arbeide på de samme arbeidsområder som skissert i beskrivelsen av forprosjektet. Prosjektet skal utrede/legge fram forslag på følgende områder: 1. Identifisere og kartlegge administrative funksjoner og prosesser, inkludert ressursbruk og oversikt over rutiner, prosedyrer, avtaler, regelverk, forskrifter m.m. som må samordnes i forbindelse med etablering av helhetlige administrative tjenester ved Høgskolen i Innlandet. 2. Utarbeide forslag til framtidige felles funksjoner og prosesser innenfor de administrative funksjonsområdene, inkludert utarbeiding av felles rutiner, avtaler, regelverk og forskrifter. Forslagene må ta hensyn til behovet for god arbeidsflyt og effektiv drift, samt krav til høy leveransekvalitet og god forvaltningsskikk. De foreslåtte funksjonene og prosessene må utarbeides med utgangspunkt i vedtatt organisering av de administrative tjenestene etter forslag fra Prosjekt Faglig og administrativ organisering. Dette vil innebære at deler av arbeidet må gjennomføres høsten Leveranse: Forslag til nye felles prosesser som beskrevet i pkt. 2 over. Nærmere tidsplan for ulike leveranser utarbeides i prosjektplan 18

60 2.4 Prosjekt Universitetsakkreditering Mandat. Målet for prosjektet er å utforme søknad om akkreditering som universitet for den sammenslåtte institusjonen, i tråd med gitte krav til søknaden. Søknaden skal behandles av fellesstyret for Høgskolen i Innlandet. Prosjektet skal vurdere hvilke kvalitative og kvantitative data som skal innhentes/bestilles fra fakulteter, administrasjon og evt. eksterne instanser. Prosjektet skal også vurdere og legge fram forslag til framtidig Phd-portefølje på lengre sikt (etter oppnådd universitetsakkreditering), jfr. bl.a. fusjonsplattformens formulering om å «arbeide for å inkludere folkehelse i PhD-satsingen». Følgende punkter i fusjonsplattformen er et viktig grunnlag for arbeidet i prosjektet: Oppnå universitetsakkreditering innen Videreutvikle de eksisterende PhD-utdanningene (Barn- og unges deltakelse og kompetanseutvikling (HiL), Innovasjon i tjenesteyting (HiL), Profesjonsrettede lærerutdanningsfag (HH) og Anvendt økologi (HH)) for å bygge opp under målet om universitetsakkreditering. I tillegg skal det arbeides for å inkludere folkehelse i PhD-satsingen (jfr. også NIFU-rapportens anbefalinger) og for å utvikle en handelshøgskole på tvers av nåværende institusjoner. PhD-utdanningene skal gjenspeile institusjonens sentrale fagområder, holde høy kvalitet, ha god rekruttering og høy gjennomstrømming. Bygge sterkere og mer solide fag- og forskningsmiljøer som setter spor etter seg regionalt, nasjonalt og internasjonalt. Utvikle en ny og bedre institusjon med høy faglig og pedagogisk kvalitet og bredde i alle studietilbud samt tydelige faglige spisser. Arbeidet skal ta utgangspunkt i lovverk og forskrifter som regulerer akkreditering som universitet. NOKUT har utarbeidet en veiledning om akkreditering som universitet som ligger til grunn for prosjektgruppens arbeid. Prosjektgruppen beslutter selv eventuelle arbeidsgrupper og undergrupper som skal organiseres under prosjektet. Mandat, ledelse og bemanning av arbeidsgruppene fastsettes av prosjektgruppen. Prosjektgruppen skal utarbeide en prosjektplan med milepæler og etablering av eventuelle arbeidsgrupper samt en vurdering av om høringsperiodene i felles framdriftsplan kan integreres i gruppas arbeid. Framdriftsplanen skal også inneholde plan for møter i referansegruppen. Videre skal prosjektet involvere øvrig faglig og administrativ ledelse i utformingen av søknaden på relevante tidspunkt i arbeidsprosessen og på områder der dette er relevant. Tidsfrister for leveranser i prosjektet må for øvrig avklares nærmere og blant annet tilpasses ny forskrift om Universitetsakkreditering far NOKUT som forventes i vårsemesteret Prosjektgruppen utarbeider forslag til budsjett for delprosjektet. Prosjektledelse/prosjektgruppe: Prorektor Jørgen Klein (HH), prosjektleder, Viserektor Eva Bakøy (HiL), nestleder, Sigbjørn Hernes (HiL), Bente Giseth (HH) Referansegruppe: Martin Rønningen (HiL/Økorg), Mari Rysst (HiL/APS), Yngve Nordkvelle (HiL/APS), Petter Dyndahl (HH/ LUNA), Harry Andreassen (HH/AØL), Eivind Skille (HH/FH), Jens Petter Madsbu (HH/ØLR). I tillegg oppnevner tjenestemannsorganisasjonene 2 representanter. I tillegg vil det bli oppnevnt 1 PhD-student/stipendiat fra hver av institusjonene. For å bidra til bedre kjønnsbalanse i referansegruppen vil det bli oppnevnt 2 kvinner. 19

61 VEDLEGG 2: Arkivsak-dok. Saksbehandler Dokumentnummer Pål Einar Dietrichs Saksgang Møtedato Høgskolestyret PROSJEKTPLAN OG LEVERANSER SIKKER DRIFT Forslag til vedtak/innstilling: Styret tar status beskrivelsen for fusjonsprospektet Sikker drift til orientering. Saksfremstilling Definisjon av Sikker drift I prosjektet er det benyttet følgende definisjon på Sikker drift: At alle virksomhetskritiske administrative systemer, funksjoner, prosesser og rutiner er operative og fungerer fra hhv og Det skal differensieres mellom hva som må være på plass innen 1. jan 2017, innen 1. juni 2017 og innen 1. januar Felles metodikk for prosjektene under Sikker drift (SD) I fusjonsplattformen er det lagt opp til fire hovedprosjekter: Faglig profil og strategi Faglig og administrativ organisering Universitetsakkreditering Administrative tjenester o sikker drift defineres som forprosjekt. Det er i SD-prosjektene lagt til grunn en «målrettet prosjektstyring» metodikk (Andersen, Grude og Haug, 2016). I dette ligger det blant annet en særlig vektlegging på formåls- og målbeskrivelser, milepælsstyring, beskrivelse av ansvarskart og roller, interessent kartlegging og involvering. 20

62 Arbeidet med prosjektplaner og oppgave- og ansvarsmatriser er blitt vektlagt siden styrevedtaket (ref HS 53/16) om å søke fusjon av de to høgskolene. Dette både for å sikre et nødvendig analysegrunnlag for SD prosjektene og fordi arbeidet i SD anses som grunnleggende for de senere leveransene av «Administrative tjenester» og deretter «Administrativ organisering». Organiseringen av Sikker drift Prosjektet Sikker drift er organisert på 3 nivåer med en sentral prosjektledelse og med 11 underlagte administrative områder. Under hvert av de 11 områdene er det opprettet en rekke delprosjekter. Se vedlegg for detaljert organisering. Generelt mandat for alle Sikker drift prosjektene Alle prosjektene under Sikker drift har hatt følgende mandat å forholde seg til: Identifiser de systemene, prosessene og rutinene som må være på plass og felles for de to høgskolene/den fusjonerte virksomheten pr Beskriv kritiske avhengigheter til andre administrative områder/funksjoner/systemer som må være på plass for å oppnå Sikker drift (SD) innen Beskriv tids- og milepælene frem til o Benytt flytdiagram Beskriv tids- og milepælene frem til: og o Benytt flytdiagram Foreslå hvilke arbeidsgrupper som skal opprettes innunder hvert av de definerte administrative områdene. o Beskriv mandat for hver av undergruppene. o Definér tidslinjen for deres arbeid frem til: , og Beskriv i hovedtrekk hvilke avveininger/prioriteringer som må gjøres opp imot daglig drifts aktivitetene for å kunne gjennomføre SD innen tidsfasene: , og Vurdere systemkritiske avtaler, kontrakter e.l. som er inngått for de ulike virksomhetsområdene Foreslå hvordan slike avtaler bør håndteres i fusjonsprosessen (reforhandles/videreføres/ kanselleres) Kartlegge hvilke kostnader som vil påløpe for å implementere løsningene og gjennomføre tiltakene (og foreslå finansiering). Innholdet i prosjektplanene under Sikker drift Gitt det generelle mandatet for Sikker drift, har alle prosjektene utarbeidet egne prosjektplaner, der følgende punkter inngår: Prosjektets mandat o Beskrivelse av prosjektets fundament Prosjektets formål o Beskrivelse av fremtidig ønsket/påkrevet situasjon o Formålsbeskrivelsen er gjort på flere nivåer, med delformål under hovedformål 21

63 Prosjektets mål o De konkrete leveransene som prosjektet (ene) skal gi er beskrevet o Leveransene er formulert på en måte som gjør at man kan svare «Ja» eller «Nei» på om de er nådd Ikke formuleres som aktiviteter, men som ønskede resultatene som skal oppnås o Målene er beskrevet i form av milepæler (eks: «når arkivbasene er slått sammen») Milepælene beskriver en «tilstand»; der prosjektet skal være på et bestemt stadium (eks: «når kontrakt med leverandør er signert») Maks milepæler er definert pr prosjekt Aktivitetsbeskrivelse o Aktivitetene som må gjennomføres for å realisere milepælene er beskrevet i prosjektplanene Ansvarsprinsippkart er beskrevet for alle prosjekter Arbeids- og ansvarsfordelingen mellom prosjektet og basisorganisasjonen er beskrevet så langt man er i stand til dette Ansvarsforholdene internt i prosjektene er beskrevet. Alle prosjektplanene. under Sikker drift. ligger på «Fusjoninnlandet.no». Oppfølging av SD-prosjektene SD prosjektene er blitt fulgt opp etter følgende mal: Hvor er prosjektet i forhold til milepælsplanen? Er ansvarskartet fulgt? Vil prosjektet kunne sluttføres på planlagt tid? Hvilke problemer har prosjektet eventuelt møtt på? o Forslag til løsning på hvordan komme videre? Det ble i forkant av fusjonsvedtakene gjennomført en samling ( ) med 11 administrative områder der vi definerte at Sikker drift måtte sikres. Vi har definert Sikker drift perioden til å kunne vare frem til 1. juli Perioden er definert såpass lang da vi så langt har fått tilbakemelding fra FSAT om at de ikke vil være i stand til å fusjonere FS-basene for HiL og HH før i mars Flere andre IT-systemer er avhengige av at FS-basene er koblet sammen (blant annet Bibsys og Cristin). Derfor holdes muligheten åpen for at SD-prosjekter kan opprettholdes frem til 1. juli Det vil imidlertid bli tilstrebet at SDperioden gjøres kortere. Ideelt sett bør SD-perioden kunne avsluttes innen De 4 fasene av Sikker drift prosjektet, er således definert til å være: Fase 1: Fase 2: Fase 3: Evt Fase 4: Det har etter fusjonsvedtaket blitt lagt opp til 4 status rapporteringer før nyttår:

64 Alle planlagte status rapporteringer er gjennomført pr dato. «Fase 1» prosjektene må være ferdigstilt innen ansatte kommer på jobb, 2. januar Rapporteringsmetodikk Dokumentasjons- og rapporteringsmetodikken for SD-prosjektene er lagt opp på følgende måte: Alle SD prosjektene utvikler prosjektplaner Prosjektplanene gjøres tilgjengelig for alle interessenter på «fusjoninnlandet.no» Prosjektplanene beskriver de faktiske leveransene som skal på plass i Fase 1 og for de fleste prosjektene også for Fase 2 og Fase 3 (dvs de prosjektene man pr dato er kjent med at må gjennomføres i 2017) De løpende oppdateringene på ny status i prosjektene - etter hvert som disse går fremover legges inn i prosjektplanene (under «fusjoninnlandet.no»). Forankring og beslutningslinjer Sikker drift prosjektet innbefatter en omfattende prosjektportefølje, med prosjekter på flere nivåer. Gitt dette har det vært lagt vekt på at prosjektstyringslinjene har blitt fulgt. Et hovedprinsipp har vært at beslutninger skal fattes på lavest mulig nivå i prosjektorganisasjonen. Likevel slik at alle beslutninger av noen vesentlighet kvalitetssikres av prosjektlederne på nivå 2. Beslutninger som Prosjektledere på nivå 2 har vurdert til ikke å kunne ta selv og/eller der Prosjektledere mener at saken har karakter av en styresaksbeslutning er blitt løftes opp til prosjektledelsen på nivå 1. Overgangen fra Sikker drift til Administrative tjenester Som vist til over ble det ved etableringen av Sikker drift definert at dette skulle kunne omfatte perioden fra 28.sept 2016 og potensielt helt frem til 1. juli 2018 (grunnet at fusjoneringen av IKT-systemer vil kunne pågå frem til dette tidspunktet). Gjennom arbeidet med metodikk og begrepsapparat høsten 2016 er dette blitt endret som følger: Alle leveranser av administrative tjenester som ikke måtte ferdigstilles innen , defineres fra 1. jan 2017 av som «Administrative tjenester». Alle leveranser som skal gjennomføres under prosjektet Administrative tjenester bygger imidlertid på kartleggingene som ble gjennomført i forprosjektet Sikker Drift ( ). Prosjektet Administrative tjenester omfatter derved gjennomgang av: - administrative prosesser og avtaler, forskrifter, regler og rutiner på alle områder innen administrasjon, i samsvar med krav til høy kvalitet, effektiv drift og god forvalting og som ikke ble definert som virksomhetskritiske pr

65 Figur: Overgangen fra «Sikker drift» til «administrative tjenester» Leveranser som er fullført eller vil være på plass innen Følgende leveranser er fullført eller vil være på plass innen : Organisasjon Høgskolen i Innlandet (HINN) vedtatt Inland Norway University of Applied Sciences vedtatt «inn.no» etablert Felles sentralbord etablert Velkomstmelding, ventemeldinger og kø-meldinger er satt opp på nytt med Høgskolen i Innlandet Sentralbord, opptak, servicetorg og IT-brukerstøtte kan betjenes fra både Elverum og Lillehammer, basert på nye kø-valg Felles telefonnummer betjening fra både Elverum og Lillehammer etablert beholdes på Elverum dirigeres til Elverum, hvor Felles postadresse etablert Høgskolen i Innlandet, Postboks Elverum Elektronisk post: postmottak@inn.no Internpost tjeneste som går mellom alle campus Felles epost adresser fornavn.etternavn@inn.no) på plass Sending og mottak av epost med adresser Felles arkivbase etablert Felles rutiner for dokumentforvaltning etablert Felles maler for brevark etablert Høgskolen i Innlandet er opprettet med organisasjonsnummer Gjeldende organisasjonsnummer beholdes gjennom 2017, med nye navn: Høgskolen i Innlandet Hedmark Høgskolen i Innlandet Lillehammer Omstillingsavtale forhandlet mellom Kunnskapsdepartementet og arbeidstakerorganisasjonene Omstillingshåndbok versjon 01 på plass 24

66 Tilsettingsmyndighet og tilsettingsrutiner fra avklart Felles Internkommunikasjon etablert Kommunikasjon og rekruttering Prosjekt «Felles rekrutteringskampanje 2017» på plass - kampanjestart 2. januar 2017 Utvikling av midlertidig felles nettside ferdig operativ fra 2. januar Utvikling av midlertidig visuell profil utviklet og levert av Ferskvann Til bruk i rekrutteringskampanje og lansering av ny institusjon Styresak 19.12: behandle spørsmålet om midlertid visuell profil og logo kan vedtas å gjelde frem til en universitetsakkreditering Felles studiekatalog på plass Plan for felles messedeltakelse og skolebesøk utviklet Plan for felles annonsering og profilering etablert Prosjekt «Koordinering av omprofilering og videreutvikling av grafisk profil» etablert Nytt prosjekt / i oppstart behov for koordinering og prioritering av hva som skal omprofileres - når og hvordan Den nye institusjonen må/bør ha på plass maler for brevark og konvolutter, felles vitnemål, stempler, lysbildemaler, skilting av bygninger, innvendig skilting og dekor, adgangskort for ansatte og studenter Felles mal for stillingsutlysninger på plass. Økonomi Felles regnskapsrapportering på plass Felles periodeavslutningsplan for hele 2017 er etablert, og hver periodeavslutning følger de samme kontrollpunktene og tidsfristene. Dagens konteringsstreng er tilstrekkelig ensartet til å kunne rapportere et konsolidert regnskap for 2017 Felles kontoplan og konteringsstrenger på plass Kontoplanene for begge høgskolene er gjennomgått og begge høgskolene har tilpasset seg det som er vurdert som beste praksis. Høgskolen i Innlandet vil operere med felles kontoplan fra Beskrivelse av kritiske systemer, prosesser og rutiner innen regnskapsområdet er gjennomført Felles budsjett for Høgskolen i Innlandet etablert, basert på en sammenstilling av budsjettene for HiL og HH Hovedinstruks for økonomiforvaltning etablert Fullmaktsmatrise ferdigstilt Omfatter nesten 200 medarbeidere med roller/fullmakter Utbetaling av separate bevilgninger for 2017 for gamle HiL og HH avklart. Dette som grunnlag for å oppfylle fusjonsplattformens bestemmelser om at: Fusjonsprosessen skal i seg selv ikke ha en omfordelende effekt mellom institusjonene Dagens bevilgninger til HiL og HH, inkludert tildeling av studieplasser og rekrutteringsstillinger, skal legges til grunn for fordeling fram til ny fordelingsmodell for den fusjonerte høgskolen er vedtatt. Innkjøp Alle forhold rundt gjeldende rammeavtaler, på alle områder, avklart 25

67 Informasjon til alle avtalepartnere om fusjon er gitt. Studieadministrasjon Felles studieforskrift (forskrift om opptak, studier og eksamen ved Høgskolen i Innlandet) etablert Felles rutiner og retningslinjer for opptak etablert Oppstartsmøte med FSAT gjennomført Felles vitnemål etablert Felles Semesteravgift ordning etablert Felles Klagenemd, med felles ny leder etablert Skikkethetsnemnder videreføres og ny nemnd oppnevnes tidlig på nyåret Felles Læringsmiljøutvalg etablert Forprosjekt kvalitetssystem En overordnet beskrivelsen av kvalitetssystemet på plass Publisert på institusjonens websider Kartlegging Høgskolepedagogikk Bibliotek Identifisert hvilke delprosjekter som må settes i gang Skissert plan for fremdrift og identifisert interessenter. Felles web side etablert. Internasjonalisering Felles engelsk fusjons web («fusjoninnlandet.no») etablert Informasjon om fusjon til internasjonale partneruniversiteter gitt Ny felles Erasmus+ Charter for Høgskolen i Innlandet etablert Innhold engelsk web/promosjon av utvekslingsmuligheter for studentene ved HINN beskrevet. Samfunns sikkerhet og beredskap Midlertidig organisering av kriseledelsen i perioden etablert Felles hjemmeside for samfunnssikkerhet og beredskap etablert Samlet varslingsliste for Høgskolen i Innlandet etablert. Studentorganisasjonene Navn på ny organisasjon vedtatt Arbeid med logo/nettside i gang Interrims-parlament på plass Interrims-arbeidsutvalg på plass Én felles ledelse på tvers av gamle StorHk og LisT etablert Deling av lederrollen X blir politisk leder 26

68 Y blir organisatorisk leder. Budsjett for fusjonsarbeidet Samlet for fusjonen har Kunnskapsdepartementet så langt bevilget kr 8,5 mill til fusjonen av den nye Høgskolen i Innlandet («SAKS» midler). HH og HiL har i tillegg selv avsatt kr 10 mill + 10 mill. Samlet innebærer dette at HINN så langt har kr 28,5 mill til disposisjon for fusjonen (det forventes at KD vil øke sin bevilgning til fusjonen enten i endelig tildelingsbrev for 2017 eller i revidert nasjonalbudsjett). Det er besluttet at fusjonsmidlene i HINN skal fordeles av høgskolestyret, basert på budsjetter fra fusjonsprospektene. Under Sikker drift prosjektet, som fra 1. jan 2017 går over i ny fase (Fase 2) vil endre navn til «Administrative tjenester», er følgende mal for budsjettering lagt til grunn: Sikker drift og Administrative tjenester: Område Budsjett i kr Fase 1 Fase 2 Fase 3 Sum Overtid - Frikjøp - Sum lønnskostnader Konsulenter - Lisenser/programvare - Systemkostnader - Områdespesifikt annet - Områdespesifikt annet - Områdespesifikt annet - Områdespesifikt annet - Sum driftskostnader Sum fusjonskostnader Pr dato har vi under Sikker drift/administrative tjenester ikke kommet i mål med budsjetteringen av fusjonen for De fleste SD/Administrative tjenester områder har imidlertid utviklet en første versjon av budsjettforslaget for Administrative tjenester for 2017, så langt man pr i dag kjenner til planlagte prosjekter/aktiviteter. Overordnet gjelder dette prosjekter/aktiviteter knyttet til: profilering, midlertidige web sider og visuell profil, hovedprosjektet for nye web sider for HINN, utviklingskostnader knyttet til etableringen av ny web for HINN, systemkostnader (HW og SW) på alle teknisk/administrative områder, databaser og tidsskrifts serier knyttet til bibliotek, frikjøp av hovedtillitsvalgte, ekstern prosjektledelse for fusjonering av våre IKT systemer, rektor tilsetting, frikjøp av ansatte og gjennomføring av samlinger for ansatte og studenter gjennom Det er foreløpig ikke lagt inn midler til økt overtidsbruk for ansatte under de definerte 11 administrative tjeneste områdene. 27

69 Samlet sett ligger nåværende budsjett innspill fra de administrative tjenesteområdene på kr mill. Den store majoriteten av kostnadene er knyttet til nødvendige hardware og Software anskaffelser, med tilhørende utvikling og samkjøring av disse mellom de to høgskolene. Inkludert i dette ligger det behov for betydelig innkjøp av ekstern konsulent bistand. Vedlegg: Oppgave- og ansvarsmatrise Sikker drift frem til 1. jan 2017 Vedlegg 1 Oppgave- og ansvarsmatrise Sikker drift frem til 1. jan 2017 Nivå 1 organiseringen Sikker drift Prosjektleder: Pål Einar Dietrichs Nestleder: Geir Bergkastet Lederstøtte: Anne Christel Johnsgaard internkommunikasjon (fusjoninnlandet.no). Nivå 2 organisering Sikker drift Administrativt område Studie- Administrasjon Leveranser som skal være på plass til 1. jan 2017 eller påbegynt innen 1. jan 2017 Ferdigstilt innen Felles opptaks- og studieforskrift Lovpålagte nemder & utvalg (LMU, Klagenemd, Skikkehetsnemd) og felles overbygning for Utdanningsutvalg (HH) og studienemd (HiL) Vitnemål felles mal og prosedyrer Overordnet beskrivelse av kvalitetssystemet Igangsatt innen Ha kommet i gang med felles FS database (smb med FSAT) Identifisert del- og underprosjekter Prosjektleder(e) for området samlet (nivå 2) PL: Jens Uwe Korten og Stine Grønvold Rapporterer samlet til PL Delprosjekter (nivå 3) 5 underprosjekter: Studieforvaltning Utvalg og Nemnder Kvalitetssystemet Høgskolepedagogikk Studieportefølje Forsknings- Administrasjon Ferdigstilt innen Ingen identifiserte akutte behov. Igangsatt innen Felles forsknings server Felles «konto» i Participant Portal og felles PIC-kode ved H2020 søknader PL: Eva Bakøy og Jørgen Klein 4 underprosjekter: Felles forsknings server Ansvarlig: Anne Sofie Lofthus (HIL) Felles «konto» i Participant Portal og 28

70 Felles personvernombud for forskning og felles konto i NSD Meldingsarkivet Felles forskrift for Phd-utdanning. felles PIC-kode ved H2020 søknader Ansvarlig: Stian Torjussen (HH) IT Ferdigstilt innen Sikre nytt felles domenenavn Endring av ansattes epost adresser knyttet til nytt felles domenenavn Igangsatt innen Midlertidig felles nettverksarkitektur Designe permanent felles nettverksarkitektur Økonomi Ferdigstilt innen Regnskap Verifisere balanseposter Samordne regnskapsprinsipper og kontoplan Felles periodeavslutningsplan Håndtere organisasjonsnummer og ekstern informasjon Økonomistyring og økonomisystemer PL: Brigt Birkeland PL for Regnskap: Ellen Anne Kjenstadbakk PL for Økonomistyring og Felles personvernombud for forskning og felles «konto» i NSD Meldingsarkivet Ansvarlig: Anne Sofie Lofthus (HIL) Felles forskrift for Phdutdanning Ansvarlig: Stian Torjussen (HH) og Johanne Servold (HIL) 5 underprosjekter: Anvendt IT; leder Bjørnulf Hafstad (HiL), nestleder Tore Litleré Rydgren (HH) Brukerservice; leder Morten Skei Bekken (HH), nestleder Magrete Rundtom (HiL) Nettverk: leder Kai Gjessing (HiL), nestleder Eivind Larsen (HH) Server og Applikasjoner; leder André Dufseth Vangen (HH), nestleder Christian Gunstad (HiL) Styring og ledelse; leder Gunnar Toftegaard (HiL), nestleder Brigt Birkeland (HH) Fylles ut av PL nivå 2 29

71 Felles budsjettsammenstilling for HiL og HH til interimsstyret Samordne budsjettprinsipper System for prosjektoppfølging Verifisere langsiktige forpliktelser Felles økonomireglement Systemtilganger og roller Samordne økonomiske fullmakter og disponeringsskriv Igangsatt innen Regnskap Etablere åpningsbalanse Konsolidert regnskaps-rapportering Økonomistyring og økonomisystemer Felles modell for økonomisk styring intern og ekstern rapportering Felles systemløsninger og anvendelse av økonomi systemer herunder digitalisering System for økonomihåndbok HR Ferdigstilt innen Omstillingsavtale Klargjøring av roller ift innstillingsog tilsettingsmyndighet Avklare bruk av organisasjonsnummer i dialog med andre administrative områder Avklare organiseringen av AMU og vernetjenesten Midlertidig organisering av administrativ toppledelse og enhetsledelse Felles mal for stillingsutlysning Igangsatt innen Omstillingshåndbok Komme i gang med felles SAP base (i samarbeid med DFØ) Bibliotek Ferdigstilt innen Felles web side Igangsatt innen Sammenslåing av databaser (Alma, Brage, Cristin) FS og Bibsys sine systemer bør slås sammen i takt o For at basen i Cristin kan slåes sammen, må den økonomisystemer: Jan Aasen PL for Regnskap: Ellen Anne Kjenstadbakk PL for Økonomistyring og økonomisystemer: Jan Aasen PL: Lars Petter Mathisrud PL: Sigbjørn Hernes og Anna Løken HR har løst ansvarsfordelingen ved at det utpekes enkeltpersoner innenfor definerte tiltaksområder. HR vil ikke utpeke personer som delprosjektledere på nivå 2. Fylles ut av PL nivå 2 30

72 faglige organisering være på plass Felles retningslinjer for deponering av forskningsartikler i institusjonsarkiv Felles retningslinjer for arkivering Beslutningen om hvilke publikasjonsserier som ønskes videreført og tilgjengeliggjøring av studentarbeider i Brage Inntil bibliotekbaser er sammenslått, må studentene forholde seg til søkemotor for sin egen høgskole Arkiv Ferdigstilt innen Felles arkivbase Felles rutiner for dokumentforvaltning Felles adresse for fysisk post og ett felles postmottak Etablert internpost tjeneste som går mellom alle campus Nødvendig informasjon og opplæring om endrede/nye rutiner Implementert løsning for utsendelse fra Høgskolen i Innlandet til digitale postkasser Igangsatt innen Felles arkivplan Konvertering av nåværende baser til historisk miljø PL: Marit Hellum 5 underprosjekter Felles rutiner for dokumenthåndtering Informasjon og opplæring Etablering av felles arkivbase Digital arbeidsflyt Utvalgsbehandling Kommunikasjon & markedsføring Ferdigstilt innen Felles rekrutteringskampanje 2017 o Felles kampanjenettside markedsføring av studier samt midlertidig felles nettside inn.no o Midlertidig visuell profil rekrutteringskampanje samt midlertidig profilering o Plan for felles deltakelse på messer og skolebesøk o o Felles studiekatalog Plan for felles annonsering og profilering PL: Linn Kohmann Prosjektgruppe bestående av markedsrådgivere i HH og medarbeidere i HiLs studieadm. Ansvar for ulike delprosjekter fordelt Felles fusjonsweb fusjoninnlandet.no PL: Anne Christel Johnsgaard Kommunikasjon bistår HR med utvikling og drift av fusjoninnlandet.no, 31

73 Koordinering av omprofilering midlertidig visuell profil Rigging av hovedprosjekt web oppstart januar Igangsatt innen Intern kommunikasjon o sammen med HR. Lederstøtte Endelig visuell/grafisk profil Internasjonalisering: engelske hjemmesider med info til studenter og ansatte Engelsk studiekatalog PL: Frode Skår Kommunikasjonsplan internkommunikasjon utvikles i samarbeid Nytt prosjekt Arbeidsgruppe m Sigrun og Lars (SeLL) fra HiL og Frode og Knut fra HH. Koordinere og prioritere behov for omprofilering Forberede oppstart av hovedprosjekt web januar Etablere prosjektorganisasjon som møter Norse Digital Eiendom og innkjøp Eiendom, ferdigstilt Ett felles sentralbord på plass Eiendom, igangsatt innen Sikre kontinuitet i pågående byggeprosjekter Oppfølging av løpende husleieavtaler Skallsikring En integrasjon av adgangskontroll og kortproduksjon PL for Eiendom: Jan Aasen og Kari Gjør 3 undergrupper: Renhold Servicesenteret Drift Innkjøp, ferdigstilt innen Avklare forhold rundt gjeldende rammeavtaler. Informasjon til avtalepartnere om fusjon PL for Innkjøp: Kjell Helge Smehus/Kari Gjør Innkjøp, igangsatt innen Fylles ut av PL, nivå 2 Samfunnssikkerhet og beredskap Samfunnssikkerhet og beredskap: ferdigstilt innen Midlertidig organisering av kriseledelses-organisasjon PL: Kari Kjærnet Samfunnssikkerhet og beredskap: igangsatt innen Fylles ut av PL, nivå 2 32

74 Internasjonalisering Ferdigstilt innen Felles engelsk fusjonsweb («fusjoninnlandet.no») rådgivende funksjon i samarbeid med kommunikasjon og markedsføring PL: Lucrezia Gorini og Gunnar F. Klinge med rådgivende funksjon i samarbeid med kommunikasjon og markedsføring Informasjon om fusjon til internasjonale partneruniversiteter LG/GFK skriver felles brev med lenker til nye engelske nettsider Sendes straks ny eng. web er på plass, før Ny Erasmus+ Charter for Høgskolen i Innlandet LG/GFK sender søknad til Brussel Sendes når nytt org. nummer, ny adresse og ny eng. web er oppe, før Innhold engelsk web/promosjon av utvekslingsmuligheter for norske studenter LG/GFK rådgivende funksjon i samarbeid med kommunikasjon og markedsføring Tilpassing web og eksisterende brosjyrer, felles overordnet info., innen Igangsatt innen Felles forståelse av høy internasjonal kvalitet i utdanning og forskning Felles forståelse av hva vi vil oppnå med internasjonaliseringen Felles plan for å nå målene (tiltak, ressursbehov, tidslinje) for Fase 2 og 3 Student organisasjonene: Student demokrati og studentvelferd Ferdigstilt innen Én felles ledelse på tvers av gamle StorHk og LisT Igangsatt innen Én felles gjennomgående studentorganisasjon o Herunder vurderingen av hvorvidt studentdemokrati og studentvelferd skal være én samlet organisasjon (ref HiLmodellen) eller hvorvidt dette skal være separate organisasjoner (ref HHmodellen) PL: Oliver Korssjøen (HH) og Henrik Wangberg (HiL) Fylles ut av PL nivå 2 33

75 VEDLEGG 3: Prosjektplan Faglig profil og strategi Pr , versjon 1.2 Mandat Målet for prosjektet er å foreslå visjon, faglig profil og prioriteringer for den nye høgskolen. Prosjektet skal utrede mulighetene for strategisk faglig utvikling og utarbeide prinsipper og retningslinjer for utvikling av den faglige virksomheten ved høgskolen og samordning av utdanning. Leveransene i prosjektet vil blant annet danne grunnlag for videre arbeid med strategisk plan for Høgskolen i Innlandet i perioden etter at ny organisasjon er på plass og frem mot Prosjektet er nærmere beskrevet her: Arbeidsgruppen består av: Jens Uwe Korten, leder Prorektor HiL Stine Grønvold Prorektor Utdanning HH Sekretær for gruppen Anders Lindstad Oppgaveforståelse Mandat og forventet leveranse gir retning for gruppas arbeid. Arbeidet er strukturert i følgende seks punkter: 34

76 1) Visjon 2) Egenart/verdigrunnlag 3) Faglig profil 4) Mål og ambisjoner 5) Prioritering 6) Prinsipper for samordning og for utvikling av faglig virksomhet. Gruppen har sin første leveranse , som er beskrevet slik i oppdraget: «Legge fram kortfattet forslag til faglig profil, gjennomgående utdannings- og forskningsområder og strategier bygd på fusjonsplattformens prinsipper. Dette dokumentet skal kunne brukes i arbeidet med faglig organisering.» Med dette som føring, vil gruppen konsentrere innholdet i den første leveransen om Pkt. 3) Faglig profil pkt. 4) Mål og ambisjoner og pkt. 2) egenart/verdigrunnlag Den andre leveransen som omfatter de resterende punkter (visjon, prioritering og prinsipper for samordning og for utvikling av faglig virksomhet) skal presenteres som en skisse til styremøte 24. mars og som et ferdig forslag på styremøte 27. juni. Involvering, forankring, kommunikasjon En god involvering av ansatte og studenter er avgjørende for legitimiteten i forslaget av faglig profil og strategi. Det vil være en fordel om også eksterne miljøer har hatt anledning til å gi innspill til denne prosessen. Prosjektet ønsker å praktisere en aktiv kommunikasjon, både internt på høgskolen og eksternt. Så langt er det planlagt følgende tiltak: 1)Faglig profil, mål og ambisjoner, egenart/verdigrunnlag a) Det inviteres utvalgte ressurspersoner til å gi skriftlige innspill i stikkordsform til den første skissen av faglig profil, mål og ambisjoner og egenart/verdigrunnlag. b) En første skisse drøftes på møte i interimsstyre c) Det gjennomføres høringsmøter på alle studiesteder (Hamar/Blæstad, Elverum, Evenstad, Rena, Lillehammer) medio januar Høringsmøtene er åpne for henholdsvis ansatte og studenter. I tillegg arrangeres det drøftingsmøter med avdelingenes ledere, med seksjonsledere i fellesadministrasjonen og med lederne av studentforeningene. d) RSA-medlemmene inviteres til å gi direkte innspill til denne skissen i løpet av januar. e) Det etableres en kanal for innspill fra medio januar som er åpen for alle studenter og ansatte. 2) Visjon, prioritering, prinsipper for samordning og for utvikling av faglig virksomhet a) En ny skisse om visjon, prioritering og prinsipper for samordning og for utvikling av faglig virksomhet legges fram for styret på møte den b) Den åpne kanalen tar imot innspill innen temaene visjon, prioritering og prinsipper for samordning og for utvikling av faglig virksomhet fram til midten av mai. 35

77 c) Det gjennomføres en nye runde med høringsmøter i begynnelsen av mai 2017, tilsvarende den første runden i medio januar. d) Forslaget til faglig strategi, visjon og prioriteringen for den nye høgskolen sendes på en formell høring internt i organisasjonen og eksternt. Frist for innspill og kommentarer er 1. juni e) Endelig forslag sendes til styrebehandling Referansegruppe Det etableres en referansegruppe bestående av tolv personer, med henholdsvis tre faglig ansatte en teknisk-administrativ ansatt fra HIL og fra HH, en student fra hver institusjon og to personer oppnevnt av fagorganisasjonene (1 fra Hil og 1 fra HH). Referansegruppen utfordres på konkrete tilbakemeldinger på planer og leveranser, samt på prosessen fram mot leveransene. Gruppen møtes med jevnlige mellomrom, første gang Ekstern veileder Det undersøkes mulighet for å engasjere en ekstern veileder for prosjektet som har som hovedmål å sikre dokumentets tekst, og dens perspektiver utover høgskolens egne ansatte og studenter. Berøringspunkt med andre prosjekter Prosjektet Faglig profil og strategi har berøringspunkter med noen av de andre hovedprosjektene, særlig med prosjektene Faglig og Administrativ Organisering, og med prosjektet Universitetsakkreditering. I tillegg til samrådsmøtene gjennomføres det dedikerte enkeltmøter med hvert av prosjektene etter behov Budsjett Det utarbeides et eget budsjett for prosjektet. Tentativ tidsplan Dato Aktivitet Sted Deltakere Ansvar Status Første møte i Lhmr Stine, Jens Uwe JU utført gruppen og Anders ASAP Etablere rektorutvalget i prosess frist? referansegruppe Invitasjon Innspill fra e-post Ledere Phdprogram, JU i prosess til innspill fagmiljøene: Ber om sendes innspill på epost dekaner, andre vedr faglig profil og ressurspersoner med mål/ambisjoner for svarfrist satsingsområder / 36

78 Forslag budsjett A Innspill til Arbeidsgruppen JU+S styremøtet klart Kl Møte i referansegruppa JU+S Hamar, møterom Reitan Referansegruppe + Stine, Jens Uwe og Anders 17. jan Lansere innspillskanal Web 17. jan Høringsmøter Hamar, Elverum og Blæstad Interne og eksterne Dekan- /ledergruppe Ansatte (allmøte), Studenter A S+JU; A Møterom bestilt, innkalling ikke sendt Snakk m Marte G 18. jan Høringsmøter Evenstad og Rena 24. og 25. januar Høringsmøter Innspill til Styremøte I løpet av uke ( ) 2. høringsrunde Samme prosedyre som 1. høringsrunde Fellesadm ledergruppe (Elverum) Dekan- /ledergruppe Ansatte (allmøte), Studenter Lillehammer Dekan- /ledergruppe Ansatte (allmøte), Studenter Fellesadm ledergruppe TBC Bearbeidet versjon av leveranse 1 Stikkord og utkast til leveranse 2 S+JU; A S+JU; A S+JU; A S+JU Innspill til styremøte TBC Endelig leveranse S+JU Endringslogg. Dato Ver. Endring utført av (navn) Endring (Stor/liten/hva) Anders Stor / start Jens Uwe Struktur på dokumentet 37

79 VEDLEGG 4: Prosjektplan fusjons-prosjekt Høgskolen i Innlandet: Faglig og administrativ organisering Prosjektets forankring og fundament Prosjektet er forankret i Interimstyrets beslutning i sak 06/16 Fusjonsprosjekt for Høgskolen i Innlandet Grunnlag: Fusjonsplattform mellom Høgskolen i Lillehammer og Høgskolen i Hedmark Fusjonsprosjekt for Høgskolen i Innlandet. Prosjektplan med organisering og mandater Mandat, mål og milepæler Overordnet mandat Prosjektet skal foreslå struktur og funksjonsområder for faglig og administrativ ledelse på nivå 1 og organisering og ledelse av faglig og administrativ virksomhet på nivå 2 og 3. Prosjektet skal utrede og foreslå ulike modeller for slik organisering som bygger på prinsippene i fusjonsplattformen. Prinsipper for organisering innbygget i mandatet/fusjonsplattformen Den nye høgskolen skal ha normalmodellen for ledelse etter universitets- og høgskoleloven. Dette innebærer tilsatt rektor og ekstern styreleder. Den nye høgskolen skal ha enhetlig og gjennomgående ledelse på alle nivå. Sentraladministrasjonen ved de to høgskolene er i dag lokalisert på Lillehammer og i Elverum. Dette videreføres i den fusjonerte institusjonen. Rektor skal ha kontorplass på Elverum og Lillehammer og fordeler sin kontortid mellom disse to kontorstedene. Antallet pro-/viserektor må utredes nærmere. Kontorsted for disse stillingene fordeles mellom Elverum og Lillehammer. Medarbeiderne skal i størst mulig grad ha nærhet til personalansvarlig leder. Faglig organisering: Den faglige og administrative organiseringen under nivå 1 skal utformes slik at den på best mulig måte bidrar til styrket faglig utvikling og realisering av et nytt universitet i regionen. I denne utformingen skal det vektlegges en struktur der fakultetsledelsen fordeles på eksisterende studiesteder. Dagens studiesteder (Lillehammer, Hamar, Elverum, Rena og Evenstad/Blæstad) skal videreføres og videreutvikles i den nye institusjonen. Kongsvinger og Oslo videreføres som desentraliserte studiesteder. For fakulteter som organiseres på tvers av studiesteder skal hvert studiested ha nødvendige administrative ressurser. Dekan skal ha kontorplass på begge studiesteder og fordele sin kontortid mellom disse. 38

80 Det skal være tilbud om utdanning på masternivå på alle studiestedene. Administrativ organisering: Administrative løsninger skal støtte opp under kjernevirksomheten, ivareta prinsipper for god forvaltning og sikre kvalitet og effektiv ressursbruk. Mål Målet for prosjektet er i henhold til mandatet, å levere to forslag til henholdsvis faglig og administrativ organisering for Høgskolen i Innlandet. Disse skal være gjennomarbeidet, begrunnet og forankret blant ansatte og studenter ved Høgskolen. Milepæler 1. Etablert felles forståelse av plattform og mandat i hele gruppen 2. Lagt fram skisser til leveranse 1 for referansegruppe 3. Utkast til leveranse 1: Diskusjonsgrunnlag sendt på høring 4. Bearbeidet leveranse 1 etter høringsrunden sendt til fusjonssekretariat/rektor 5. Utkast leveranse 2 presentert for referansegruppe 6. Revidert utkast leveranse 2 sendt på høring 7. Endelig leveranse 2 sendt fusjonssekretariat Organisering, deltakere og roller Organisering Prosjektet har tre delprosjekt: Ledelse og faglig organisering, Administrativ organisering og Eksternfinansiert virksomhet. Det er her produksjonen finner sted. Hovedgruppen i prosjektet har som oppgave å koordinere arbeidet og sørge for at forslag blir samordnet. Deltakere Prosjektgruppe prosjekt faglig og administrativ organisering Torunn Lauvdal, prosjektleder, Ingrid Guldvik, dekan, Marit Roland Udnæs, dekan, Sven Inge Sunde, dekan, Peer Jacob Svenkerud, dekan Delprosjekt Ledelse og faglig organisering Torunn Lauvdal, prosjektleder, Ingrid Guldvik, dekan, Hege Michelsen, dekan, Peer Jacob Svenkerud, dekan, Morten Ørbech, dekan Delprosjekt Administrativ organisering Sven Inge Sunde, dekan (leder), Marita Stok, personalrådgiver, Arne Moe, kontorsjef, Christine Nybakk, seniorrådgiver Delprosjekt Eksternfinansiert virksomhet Prosjektgruppe etableres Roller Prosjektleder for hovedprosjektet har hovedansvaret for gjennomføring av prosjektet, oppfyllelse av mandatet, for framdrift i henhold til framdriftsplan og milepælbeskrivelser, for 39

81 godt samarbeid i gruppene, for samarbeid med andre for høringer og god kommunikasjon og dialog ut i organisasjonen(e). Gruppedeltakerne har ansvar for å arbeide med relevante referanser og analyser, delta aktivt i arbeidet i gruppa, sørge for godt samarbeid og delta aktivt i skrivearbeidet. Referansegruppen skal gi prosjektgruppene tilbakemelding underveis i arbeidsprosessen Utvalget engasjerer en sekretær som sammen med prosjektlederne har ansvar for research: innhenting av data, litteratur, planlegging: framdriftsplaner, møteplanlegging etc skriving av referater, sammenskriving av rapport kommunikasjon: Legge ut informasjon, referater, framdriftsplan på fusjoninnlandet.no Ressursinnsats Ansatteressurs Gruppeleder 8 mnd 70% stilling Delprosjektleder Gruppedeltakere Ressursinnsats fra andre ansatte ut fra spesielle behov Sekretær 50% av stilling i 7 mnd Foredragsholdere, innspill fra andre høgskoler og universiteter. Reiser, honorar, Reiseutgifter deltakere Reiseutgifter gruppedeltakere og referansegruppedeltakere I forbindelse med utarbeidelse av budsjett for hele fusjonsprosjektet, vil det bli utarbeidet et budsjett for dette delprosjektet. Framdriftsplan/møteplan Uke 48 Felles møte alle gruppene Uke 50 Arbeidsmøter delgruppene Uke 3 Arbeidsmøter delgruppene Uke 6 Møte med referansegruppa (hovedprosjektgruppa har ansvaret) Uke 7 Felles møte alle gruppene, ferdiggjøring av høringsutkast Uke 8-10 Høringsperiode Uke 10 Arbeidsmøter i delgruppene, hovedgruppa ferdiggjør sak til rektorene/fellesstyret Uke 12 Møte i Fellesstyret 40

82 Uke Arbeidsmøter i delprosjektgruppene Uke 16 Møte med referansegruppa Uke 17 Møte i hovedgruppa: Ferdiggjøring av del-leveranse; høringsnotat Uke Høringsperiode Uke 24 Hovedprosjektgruppa ferdigstiller forslag til prosjektsekretariat/rektor innen 2/6 Uke 25 Møte i Fellesstyret uke 25 Rapportering Det utarbeides en rapport som beskriver de ulike leveransene i delprosjektet 41

83 VEDLEGG 5: Status prosjekt universitetsakkreditering v/prosjektleder Jørgen Klein Målet for prosjektet er å utforme søknad om akkreditering som universitet for den sammenslåtte institusjonen, i tråd med gitte krav til søknaden. Prosjektet skal vurdere hvilke kvalitative og kvantitative data som skal innhentes/bestilles fra fakulteter, administrasjon og evt. eksterne instanser. Prosjektledelse/prosjektgruppe: Prorektor Jørgen Klein (HH) prosjektleder, Viserektor Eva Bakøy (HiL) nestleder, Sigbjørn Hernes (HiL), Bente Giset (HH) sekretær. Referansegruppe: Professor og phd-leder Martin Rønningen, Førsteamanuensis Mari Rysst, Professor Yngve Nordkvelle, Professsor og phd-leder Petter Dyndahl, Dekan, professor og phd-leder Harry Andreassen, Professor Eivind Skille, Førsteamanuensis Jens Petter Madsbu Prosjektet er i oppstartsfasen og vil utarbeide en detaljert prosjektplan til styremøtet i Januar Prosjektet vil samarbeide tett med de andre delprosjektene og også være i tett dialog med NOKUT. Et viktig grunnlagsdokument for prosjektet er ny studietilsynsforskrift som skal komme fra NOKUT i begynnelsen av Februar Her vil de nye kravene til universitetsakkreditering bli beskrevet. I tidligere forskrift var det kun FoU-virksomheten for universitetene som var regulert; den skulle ha høy kvalitet. I den nye studiekvalitetsforskriften (KD) er det også inkorporert at utdanningen ved institusjonene skal ha høy internasjonal kvalitet. Det er forventet fra KD at NOKUT i forskrifts form skal utdype hva høy internasjonal kvalitet er, og følgelig utforme konkrete akkrediteringskrav for høy internasjonal kvalitet. I følge høringsutkastet til NOKUT skal høy internasjonal kvalitet knyttes til de faglige områdene under doktorgradsprogrammene som utgjør grunnlaget for opprykk som universitet. Det vil i praksis si alle BA og MA studier som bygger opp under våre fire ph.d.-programmer. I forskrift om kvalitetssikring og kvalitetsutvikling i høyere utdanning og fagskoleutdanning (studiekvalitetsforskriften) skriver KD at etter at forskriften har trådt i kraft, vil høyskoler som ønsker å bli universitet bli vurdert etter de nye kriteriene. Disse innebærer blant annet at: Institusjonene må tilby fire doktorgradsprogrammer alene for å kunne bli universitet. Doktorgradsprogrammene skal være godt dekkende for institusjonens faglige profil. Institusjonene må dokumentere at de tar opp minst 15 doktorgradsstudenter per program over tid for å bli akkreditert som universitet. Institusjonene må dokumentere at de uteksaminerer i snitt minst fem kandidater i året over en treårsperiode i minst to av doktorgradsprogrammene for å bli universitet. Frem til utgangen av 2018, blir det en overgangsordning hvor NOKUT og Kunnskapsdepartementet vil legge til rette for en fleksibel søknadsprosess. I overgangsperioden vil beregningen av antallet disputaser følge egne kriterier. Ved beregningen av antall disputaser kan institusjonens kandidater som har avlagt eller vil avlegge grad ved en annen institusjon telles med. Dette forutsetter at kandidatens doktorgradsarbeid er innenfor et av institusjonens doktorgradsstudier. Med bakgrunn i dette vil vi jobbe mot å søke om universitetsakkreditering innen utgangen av Dette for å bli vurdert under det som KD omtaler som overgangsordning med en fleksibel søkeprosess. 42

84 VEDLEGG 6: Risikovurdering Fusjonsprosjekt for etableringen av Høgskolen i Innlandet Endringskontroll Dokumentinformasjon Når det er gjort endringer i dokumentet, skal det beskrives i tabellen under. Tabellen benyttes av de som er ansvarlige for å oppdatere dokumentet. DATO VERSJON UTFØRT AV KOMMENTARER Hans Petter Nyberg Opprettet dokument Overordnet risikovurdering av fusjonsprosjektet Høgskolen i Innlandet Dette dokumentet inneholder en overordnet risikovurdering av fusjonsprosjektets arbeid med å nå målene som er beskrevet i den overordnede prosjektplanen. Ansvarlige for risikovurderingen Fusjonssekretariatet, etter diskusjoner med rektorutvalget. Risikovurderingen gjennomføres av Hans Petter Nyberg og Kjell-Ivar Iversen. Beskrivelse av behovet for en risikovurdering I prosjektplanen legges det til grunn at man for det samlede fusjonsprosjektet vil benytte risikovurderinger som virkemiddel for å kunne avdekke områder der det bør iverksette risikoreduserende tiltak. Planen legger opp til at man blant annet vil vurdere: Sunne omstillingsprosesser forebyggende ledelse Ressurstilgang og kompetanse i prosjektorganisasjonen Sammenhengen i fusjonsprosjektet Arbeidsmiljø og vilkår Tillit til beslutninger Omfang og avgrensning Denne ROS-en er av overordnet karakter, og beskriver det man legger til grunn er de mest kritiske suksessfaktorene for gjennomføringen av fusjonsonsprosjektet. Selve omstillingen av organisasjonene, som en følge av forslagene fra fusjonsprosjektet, er en del av arbeidet med HMS, og det vil være egne ROSvurderinger for dette området. 43

85 Risikoakseptansekriterier Risiko er en funksjon av sannsynligheten for at en hendelse inntreffer og konsekvensen av skaden en hendelse kan forårsake. Matrisen under visualiser tre nivåer av risiko, og behovet for eventuelt å iverksette tiltak for å redusere denne til et akseptabelt nivå. Risiko i grønn sone krever ingen videre tiltak. Ved risiko i gul sone må tiltak vurderes, og ved risiko i rød sone er tiltak påkrevet. GRAD AV SANNSYNLIGHET Svært sannsynlig Sannsynlig Lite sannsynlig KONSEKVENS Liten Moderat Alvorlig Beskrivelse av sannsynlighet I denne ROS en er det brukt tre sannsynlighetsgrader for å beskrive sannsynligheten for at man ikke lykkes med de kritiske suksessfaktorene : svært sannsynlig, sannsynlig og lite sannsynlig Beskrivelse av konsekvens Vekt Grad Betydning for fremdrift Betydning for kvalitet 1 Liten Ingen eller kortvarig Ubetydelige eller svært reduksjon i fremdrift begrenset reduksjon i 2 Moderat Prosjektet har svekket fremdrift, og det kan bli forsinkelser i forhold til milepæler på mer enn 14 dager 3 Alvorlig Prosjektets samlede fremdrift er alvorlig svekket, og hovedmålet vil nås mer enn 1 måned etter plan kvalitet på leveranser Kvaliteten på leveranser er betydelig svekket Prosjektets samlede leveranse er ikke i tråd med kravene i prosjektplanen Risikovurdering Dette kapitelet inneholder en oversikt over de faktorer prosjektledelsen så langt har definert som kritiske for om prosjektet når sine overordnede mål (Kritiske suksessfaktorer). Listen kan bli utvidet senere: 44

86 Nr Kritisk suksessfaktor Ressurser Kompetanse Involvering og medvirkning Kommunikasjon Samordning Informasjon Sårbarhet/svakhet Tilgang på ressurser i prosjekt/ delprosjekt Tilgang på tilstrekkelig og riktig kompetanse i prosjekt/ delprosjekt Tilstrekkelig involvering og medvirkning slik at prosjekt/ delprosjekt får de innspill og tilbakemeldinger de trenger får å nå sine mål Ineffektiv kommunikasjon internt, i og mellom (del-) prosjektene Manglende samordning mellom de ulike prosjektene Ineffektiv informasjon til prosjektets omgivelser om arbeidet som pågår. Eksisterende tiltak Vurdering S x K = R Forslag til tiltak Akseptere risiko? Risikoreduserende tiltak Dette kapitelet inneholder oversikt over tiltak som kan påvirke risikoen beskrevet over. Konklusjon og anbefaling 45

87 Møtedato Saksansvarlig Saksbehandler Arkivreferanse Rektorutvalget TTL, JUK, SG - 13/16: Sammensetning og mandat Læringsmiljøutvalg ved Høgskolen i Innlandet Forslag til vedtak - Det opprettes Læringsmiljøutvalg (LMU) for Høgskolen i Innlandet for perioden til LMU består i perioden av 12 faste medlemmer, 6 ansatte og 6 studenter. LMU har i perioden lik representasjon fra hver de to tidligere høgskolene. Alle studiesteder skal være representert. - Utvelgelsen av representanter med personlig vara skjer etter tilråding fra rektor - Det gis møte- og talerett til de organer som har denne statusen pr. i dag. - De Læringsmiljøutvalgene som er opprettet ved henholdsvis HiL og Hihm omdøpes til Arbeidsutvalg (AU) for perioden. - 3 ansatte- og 3 studentrepresentanter fra hvert av de lokale arbeidsutvalgene sitter i LMU i perioden. - LMU ledes fra januar 2017 av studentrepresentant fra tidligere Høgskolen i Hedmark med studentrepresentant fra Lillehammer som nestleder. - Sammensetning og mandat for LMU fra 2018 utarbeides i løpet av Saksframlegg Iht Lov om universiteter og høyskoler 4-3 skal alle institusjoner ha et Læringsmiljøutvalg (LMU). Fra skal det derfor være et felles LMU for Høgskolen i Innlandet. Det foreslås at LMU i perioden består av 12 medlemmer, 6 fra hver av de to tidligere høgskolene. I en slik modell er begge høgskolene representert med like mange medlemmer, og alle studiesteder er representert. Studentene og ansatte har like mange representanter i utvalget. LMU skal ha representanter fra alle studiesteder ved Høgskolen i Innlandet. Fra Høgskolen i Hedmark er studentrådsledere/ledere av studentutvalg ved ulike studiested faste studentrepresentanter i LMU. Avdelings- og ledelsesforankring er sikret gjennom at stabsledere fra avdelinger er faste medlemmer av utvalget, jf. styresak 57/15 ved Høgskolen i Hedmark. Ved Høgskolen i Lillehammer er studentrepresentantene valgt av Studentorganisasjonen på studentforeningens årsmøte eller urnevalg for to år av gangen. Ansatte har representanter fra avdeling og fra ledelse. Utvelgelsen av representanter med personlig vara skjer etter tilråding fra rektor. De forslås at de nåværende Læringsmiljøutvalgene ved HiL og HH omdøpes til Arbeidsutvalg (AU) for perioden og har de samme representanter som dagens LMU. 3 ansatte- og 3 studentrepresentanter fra hvert av de lokale arbeidsutvalgene sitter i det felles LMU for perioden

88 Det gis møte- og talerett til de organene/representanter som er gitt dette i de nåværende LMU på begge høgskoler. Ved begge institusjoner er det studenter som har ledervervet for LMU (Arbeidsutvalg) fra , og det foreslås at leder av felles LMU i 2017 skal være en student. Det foreslås at LMU ved oppstart ledes av student fra Høgskolen i Hedmark, da denne studenten ble valgt som leder av Høgskolen i Hedmarks LMU høsten 2016, mens HiLs leder tiltrer Institusjonene har hatt ulike inndelinger av funksjonsperioder. Fra og med foreslås det at periodene følger kalenderåret. Det foreslås videre at det knyttes en sekretærfunksjon til hvert av de lokale AU-ene, som sammen utgjør sekretariat for det felles LMU for perioden. Det utpekes en hovedsekretær. Det foreslås at LMU tar opp læringsmiljøsaker på overordnet nivå og rapporterer til styret, mens arbeidsutvalgene (AU) skal ivareta læringsmiljøsaker ved de respektive studiestedene. Det utarbeides et mandat for LMU for AU arbeider ut i fra dette mandatet, med spesielt ansvar for oppfølging på de respektive studiesteder. AU rapporterer til LMU. Det er behov for mer tid på å utarbeide grenseoppganger mellom sentralt LMU og arbeidsutvalg, og å klargjøre hvilke type saker og problemstillinger som bør drøftes av LMU og hva som bør drøftes i arbeidsutvalget. Videre struktur, mandat og sammensetning for LMU fra vil følge av fremtidig organisering av høgskolen. Det vil derfor bli laget en ny styresak om fremtidig organisering av LMU i løpet av 2017, ut ifra hvordan organisasjonen vedtas i juni Forslaget til struktur og sammensetning er drøftet i LMU-møter ved hhv. Høgskolen i Lillehammer og Høgskolen i Hedmark 24. november Begge utvalgene ga sin støtte til forslaget. Bakgrunn Iht. Lov om universiteter og høyskoler 4-3 skal alle institusjoner ha et Læringsmiljøutvalg (LMU). Læringsmiljøutvalgets oppdrag er hjemlet i Lov om universiteter og høyskoler 4-3. Ved institusjonen skal det være et læringsmiljøutvalg som skal bidra til å legge forholdene til rette for et godt studiemiljø og arbeide for å bedre studentvelferden på lærestedet. Læringsmiljøutvalget skal bidra til at læringsmiljøet på institusjonen, herunder det fysiske og psykiske arbeidsmiljø, er fullt forsvarlig ut fra en samlet vurdering av hensynet til studentenes helse, sikkerhet og velferd. Læringsmiljøutvalget rapporterer direkte til styret, og skal hvert år avgi rapport om institusjonens arbeid med læringsmiljø. Iht. universitets- og høgskolelovens 4-3 skal studentene og institusjonen ha like mange representanter hver i utvalget. Utvalget velger hvert år leder vekselvis blant institusjonens og studentenes representanter. Utover dette er det ingen lovpålagte krav til sammensetning. Med bakgrunn i dette skal det fra være et felles LMU for Høgskolen i Innlandet. Vedlegg Forslag til sammensetning og mandat LMU 2017

89 Vedlegg Forslag til mandat Læringsmiljøutvalget Høgskolen i Innlandet i perioden Iht. Lov om universiteter og høyskoler 4-3 skal alle institusjoner ha et Læringsmiljøutvalg (LMU). Fra skal det derfor være et felles LMU for Høgskolen i Innlandet som skal bidra til å legge forholdene til rette for et godt studiemiljø og arbeide for å bedre studentvelferden på lærestedet. Læringsmiljøutvalget skal bidra til at læringsmiljøet på institusjonen, herunder det fysiske og psykiske arbeidsmiljø, er fullt forsvarlig ut fra en samlet vurdering av hensynet til studentenes helse, sikkerhet og velferd. Læringsmiljøutvalgets lovpålagte oppgaver er angitt i uhl 4-3 tredje ledd: Læringsmiljøutvalget skal delta i planleggingen av tiltak vedrørende læringsmiljø, og nøye følge utviklingen i spørsmål vedrørende studentenes velferd og sikkerhet Læringsmiljøutvalget skal rapportere til høgskolestyret, og årlig avgi rapport om institusjonens arbeid med læringsmiljøet Læringsmiljøet skal holdes orientert om klager som institusjonen mottar fra studenter vedrørende læringsmiljøet. Læringsmiljøutvalget kan gi uttalelser om disse forholdene. Læringsmiljøet skal kjenne til pålegg og andre enkeltvedtak som Arbeidstilsynet treffer Utvalgets overordnede oppgave er å være et rådgivende og et koordinerende organ for å tilrettelegge og sikre studenter ved Høgskolen i Innlandet et fullt ut forsvarlig og inspirerende læringsmiljø gjennom god studiekvalitet, godt studiemiljø og studentvelferd. Begrepet læringsmiljø forstås som alle lærestedsrelaterte forhold som påvirker studentenes studiesituasjon. Utvalget skal ta opp saker som angår studentenes helhetlige læringsmiljø. De enkelte deler av virksomheten, enkeltstudenter og ansatte kan be om å få tatt opp slike saker i utvalget. Læringsmiljøutvalget skal ta initiativ til tiltak som kan fremme studiekvalitetsarbeidet generelt ved høgskolen. LMU tar opp læringsmiljøsaker på overordnet og prinsipielt nivå. Læringsmiljøutvalget har et særlig ansvar for å bidra i arbeidet med å sikre studentenes læringsmiljø på følgende områder: - Undervisningsforhold - Psykososiale forhold med relevans til læringsmiljøet - Fysiske forhold - Velferds- og studentsosiale forhold Lokale arbeidsutvalg Det sentrale læringsmiljøutvalget skal ha to arbeidsutvalg. Ett ved tidligere Høgskolen i Lillehammer, og ett ved tidligere Høgskolen i Hedmark. Arbeidsutvalgene ved de ulike studiestedene skal: - lvareta studenter ved studiestedene - Sikre kontakt mellom studenter og lokal ledelse for å følge opp læringsmiljørelaterte oppgaver og bidra til at lokale tiltak blir iverksatt. - Dokumentere utvalgets arbeid og rapportere til LMU og lokal ledelse. - AU arbeider ut i fra mandat for LMU, med spesielt ansvar for oppfølging på de respektive studiesteder

90 Sammensetning Vedlegg Læringsmiljøutvalget LMU ved Høgskolen i Innlandet består i 2017 av 12 faste medlemmer, hvorav seks representanter fra studentene og seks fra ansatte. Utvalget velger hvert år leder vekselvis blant ansattes og studentenes representanter. LMU konstituerer seg selv ved første møte i januar 2017, og utpeker leder blant de to lederne av de lokale arbeidsutvalgene. Ansattes representanter oppnevnes etter tilråding fra rektor, med personlige vararepresentanter Ved tidligere Høgskolen i Lillehammer velges studentrepresentantene av Studentorganisasjonen på studentforeningens årsmøte eller urnevalg for to år av gangen. Fra Høgskolen i Hedmark er det studentrådsleder/leder av studentutvalg fra ulike studiested faste representanter i LMU og lokalt AU, jf. styresak 57/15. LMU skal ha representanter fra alle studiesteder ved Høgskolen i Innlandet. Fra Høgskolen i Hedmark er stabsledere fra avdelinger faste medlemmer av utvalget og lokalt AU, jf. styresak 57/15 ved Høgskolen i Hedmark. 3 ansatte- og 3 studentrepresentanter fra hvert av de lokale arbeidsutvalgene sitter i det felles LMU. Følgende har møte- og talerett: - Studiestedenes hovedverneombud - Biblioteket, Lillehammer - Seksjon for forskning, bibliotek og internasjonalisering, Hedmark - Økonomi- og driftsavdelingen, Lillehammer - Eiendoms- og innkjøpsseksjonen, Hedmark - Økonomiseksjonen, Hedmark - Personal- og organisasjonsseksjonen, Lillehammer - Personal- og organisasjonsseksjonen, Hedmark - IT-avdelingen, Lillehammer - IT-seksjonen, Hedmark - Studieadministrasjonen, Lillehammer - Studiesjef, Hedmark - Studentrepresentanter i avdelingsstyrene - Dekaner - Styret i Studentorganisasjonen Innlandet - Studentsamskipnaden i Innlandet - Funksjonshemmedes fellesorganisasjon i Oppland og Hedmark - Statsbygg - Arbeidsmiljøutvalg (AMU) - Høgskoledirektør Arbeidsutvalg De nåværende Læringsmiljøutvalgene ved Høgskolen i Lillehammer og Høgskolen i Hedmark omdøpes til Arbeidsutvalg (AU) for AU Lillehammer har 6 faste medlemmer, 3 studenter og 3 ansatte. AU Hedmark har 10 faste medlemmer, 5 studenter og 5 ansatte. 3 ansatte- og 3 studentrepresentanter fra hvert av de lokale arbeidsutvalgene sitter i det felles LMU for perioden. Organer som er gitt møte- og talerett i LMU, har også møte- og talerett i de respektive arbeidsutvalgene.

91 Vedlegg Sekretariatsfunksjon Det knyttes en sekretærfunksjon til hvert av de lokale AU-ene, som sammen utgjør sekretariat for det felles LMU i De lokale sekretariatene samarbeider om saksforberedelser til LMU-møter, sammen med leder av LMU. Det utpekes en hovedsekretær som har overordnet ansvar. Begge sekretærer er med på møter. Sekretærfunksjon for AU Hedmark ivaretas av Seksjon for forskning, bibliotek og internasjonalisering, og av studieadministrasjonen ved AU Lillehammer. Arbeidsform LMU har 4 møter i 2017, 2 i høstsemesteret og 2 i vårsemesteret. De lokale arbeidsutvalgene har faste møter i forkant av LMU-møtene. Arbeidsutvalgene har ansvar for å melde inn saker ved behov til sentralt LMU i god tid. Orientering fra arbeidsutvalg er fast post på hvert LMU-møte. Møter i LMU legges til de forskjellige campus. Læringsmiljøutvalg ved Høgskolen i Innlandet Studentene og institusjonen skal ha like mange representanter hver i utvalget. Utvalget velger hvert år leder vekselvis blant institusjonens og studentenes representanter. For perioden til foreslås følgende sammensetning av LMU: Fra tidligere Høgskolen i Hedmark: Representant Student Ruben Bøtun (Evenstad) Student Henning Falldalen (Elverum) Student Kristian Rindal (Blæstad) Stine Grønvold, Prorektor for utdanning (Høgskoleadministrasjonen) Turid Kårhus, Stabsleder Avdeling for lærerutdanning og naturvitenskap (Hamar) Astrid Botillen, Stabsleder Avdeling for Økonomi og ledelsesfag (Rena) Vara Jenny Hoff Halvorsen Mathilde Handal Bruvik Oda Verdal Astrid Sandvoll, studiesjef Kari Finsås, seniorrådgiver Trond Scheistrøen, instituttleder Institutt for økonomifag Fra tidligere Høgskolen i Lillehammer: Representant Student Ibrar A. Manzoor Student Kristin Aldridge Student Celina Rinde Faaberg Jens Uwe Korten, prorektor for utdanning Jan Aasen, økonomi- og driftsdirektør Ingrid Tvete, høgskolelektor/studiekoordinator pedagogikk APS Vara Charlotte K. Giddi Synnøve Vindenes Student Lillehammer Hege Michelsen, dekan TVF Iben Kardel, studiedirektør Sveinung Berild, amanuensis organisasjon og ledelse ØKORG

92 Vedlegg Utvalget vil med denne sammensetningen i perioden bestå av 3 studenter og 3 ansatte fra henholdsvis tidligere Høgskolen i Lillehammer og Høgskolen i Hedmark. Rektorutvalget bes ta stilling til forslag til oppnevning av utvalget med mandatet som er foreslått. Elverum/Lillehammer, Stine Grønvold Prorektor for utdanning Jens Uwe Korten prorektor

93 Møtedato Saksansvarlig Rektorutvalget Saksbehandler SG Arkivreferanse - 14/16: Skikkethetsnemnd for Høgskolen i Innlandet 1. Forslag til vedtak Nåværende skikkethetsnemnder ved Høgskolen i Hedmark og Høgskolen i Lillehammer videreføres med funksjonstid frem til Saksframlegg Høgskolen i Hedmark oppnevnte medlemmer til skikkethetsnemnd i styresak 2014/18 av Medlemmene ble oppnevnt med funksjonstid fra til I styresak 60/15 av ble to nye medlemmer oppnevnt. Studentrepresentanter oppnevnes for ett år. Høgskolen i Lillehammer oppnevnte medlemmer til skikkethetsnemnda i styresak 56/14 av Medlemmene ble oppnevnt for 3 år, med funksjonstid fra til Studentrepresentanter oppnevnes for ett år. Nye representanter ble oppnevnt i styresak 76/16 for studieåret 2016/17. Faglig leder for avdeling eller fakultet eller tilsvarende funksjon, er nemndas leder. Fra høsten 2015 ble det utnevnt ny leder av nemnda, som følge av skifte av dekan ved Avdeling for pedagogikk og sosialfag. 3. Bakgrunn Høgskolen er, etter lov om universiteter og høyskoler 4-10, pålagt å vurdere om den enkelte student er skikket for yrket. Dette gjelder enkelte utdanninger som er regulert i forskrift om skikkethetsvurdering i høyere utdanning. Høgskolen i Innlandet er pr. i dag pålagt å foreta skikkethetsvurdering av studenter ved følgende utdanninger: - Barnehage- og førskolelærerutdanning - Barnevernspedagog - Sosionom - Pedagogiske utdanninger som tilfredsstiller kravene til å bli tilsatt i undervisningsstilling i grunn- eller videregående skole - Sykepleier - Tannpleier - Vernepleier - Utdanninger i spesialpedagogikk Det er institusjonens klagenemnd som kan vedta at en student ikke er skikket for yrket, jf 4-10 tredje ledd samt egen sak om delegasjon fra styret. Slikt vedtak treffes etter innstilling fra egen skikkethetsnemnd.

94 Forskrift om skikkethetsvurdering i høyere utdanning fastsetter hvordan arbeidet med skikkethetsvurdering skal organiseres og utføres. Arbeidet skal bl.a. fordeles mellom institusjonsansvarlige og skikkethetsnemnda. For den nye høgskolen er det behov for å ha en helhetlig gjennomgang av hvordan dette arbeidet bør organiseres. Det er derfor tilrådelig at eksisterende nemnder videreføres inntil dette arbeidet er gjennomført, og en ny felles skikkethetsnemnd kan oppnevnes. Det tas sikte på at sak om oppnevning av nye medlemmer til høgskolens skikkethetsnemnd fremmes for styret i mars Frem til ny skikkethetsnemnd utnevnes vil de to nemndenes virkeområde være utdanningene de i dag har ansvar for. Omfanget av saker er svært begrenset for begge nemnder.

95 Møtedato Saksansvarlig Rektorutvalget Saksbehandler SG Arkivreferanse xx 15/16: Oppnevning av medlemmer til klagenemnd for Høgskolen i Innlandet 1. Forslag til vedtak Styret oppnevner følgende medlemmer av klagenemnd for Høgskolen i Innlandet, med funksjonsperiode fra og med til og med : Medlemmer: Nils Dalseide, sorenskriver Sør-Østerdal tingrett, leder Sevald Høye, Avdeling for folkehelsefag Tina Billbo, Avdeling for pedagogikk og sosialfag Øystein Gjengset, studentrepresentant (HH) Eli Bernhardt, studentrepresentant (HiL) Varamedlemmer: Tor Kolden, advokat i Advokatfirmaet Alver Ylva Langaas, Avdeling for lærerutdanning og naturvitenskap Sveinung Berild, Avdeling for økonomi og organisasjonsvitenskap (p.t. ingen vara valgt) Vebjørn Bjørlo, (studentvara HiL) 2. Saksframlegg I henhold til universitets- og høyskolelovens (univl.) 5-1 første ledd skal alle institusjoner opprette en klagenemnd som skal behandle klager over enkeltvedtak og, etter styrets bestemmelse, andre klagesaker for kandidatene. Fire år er den vanlige funksjonstiden for organer av denne typen, og det foreslås derfor at den nye nemnda også oppnevnes for fire år. For å skape kontinuitet i klagenemdas arbeid, er det viktig at ikke alle medlemmene skiftes ut samtidig. Det er også av betydning at medlemmene representerer ulike fagmiljøer og avdelinger. Forslaget til vedtak innebærer derfor at sittende leder av klagenemnd for Høgskolen i Hedmark utnevnes til leder for den nye klagenemnda for Høgskolen i Innlandet, og at det videreføres ett medlem fra hver institusjon, med vararepresentanter, inn i nemnda jf. univl. 5-1 andre ledd. Nemnda skal ha to studentrepresentanter, og disse har en funksjonstid på ett år. Det er studentenes eget organ som oppnevner studentrepresentantene. 3. Bakgrunn Klagenemnda er et lovpålagt organ. Leder (og dennes vara) skal fylle de lovbestemte krav for lagdommere, og skal ikke være ansatt ved Høgskolen i Innlandet. Representanter for

96 institusjonens eier eller medlem av institusjonens styre kan ikke være medlem av klagenemnda. Delegering av vedtakskompetanse fra styret til klagenemnda skjer i egen sak.

97 Møtedato Saksansvarlig Rektorutvalget Saksbehandler FRS/HPN Arkivreferanse - 16/16: Logo og hovedfarge for Høgskolen i Innlandet 1. Forslag til vedtak Interimsstyret beslutter at logoen (norsk og engelsk versjon) for den nye Høgskolen i Innlandet, slik den er beskrevet i saksframlegget, gis status som høgskolens offisielle logo inntil videre. Logoen, og den blå hovedfargen, legges inntil videre til grunn for videre utvikling av visuell profil og profilhåndbok for Høgskolen i Innlandet. 2. Saksframlegg Rektorutvalget har tidligere besluttet at det skal utvikles en midlertidig visuell profil for Høgskolen i Innlandet. Dette vedtaket ble fattet etter innspill fra et av delprosjektene i Sikker drift «felles rekrutteringskampanje 2017». Denne profilen skal være klar til bruk i den felles rekrutteringskampanjen for studieopptaket 2017, med kampanjestart 1. januar Kampanjen omfatter blant annet nettsider og annonser, studiekatalog og deltakelse på utdanningsmesser. Her skal man presentere det samlede studietilbudet ved Høgskolen i Innlandet på en ryddig, enhetlig og helhetlig måte overfor studiesøkere. Det har derfor har vært lagt til grunn at en felles visuell profil for dette arbeidet er nødvendig allerede fra fusjonstidspunktet, og det selv om endelig faglig profil og strategi for den nye institusjonen ikke er klare. I tiden som har gått har man fått mer oversikt over behovet for å ha en profil også for andre deler av den nye høgskolens aktiviteter. Rektorutvalget legger til grunn at beslutningen om eventuelt å gi profilen, som er utviklet i rekrutteringssammenheng et større anvendelsesområde, er en strategisk beslutning som styret bør fatte. Styret blir derfor i denne saken bedt om å gi sin tilslutning til at elementer fra den midlertidige visuelle profilen benyttes i utviklingen av en visuell profil for alle Høgskolen i Innlandets aktiviteter inntil videre. 3. Bakgrunn Behovet for å ha på plass en visuell profil allerede fra fusjonstidspunktet Prosjektene som skal utarbeide faglig profil og strategi for Høgskolen i Innlandet, samt faglig og administrativ organisering for denne, skal som kjent jobbe med dette i hele Resultatene fra disse prosjektene vil kunne legge føringer for institusjonens endelige visuelle profil. Innledningsvis er behovet for å ha på plass en visuell profil allerede fra

98 fusjonstidspunktet beskrevet, og man har derfor ikke kunnet avvente profil og strategiarbeidet når denne ble utformet. Også for andre formål enn studentrekruttering er det definert et behov for raskt å kunne fremstå med en felles visuell profil allerede fra fusjonstidspunktet. For omverdenen vil det være Høgskolen i Innlandet man vil forholde seg til også i 2017, selv om vi i vår fusjonsprosess har lagt til grunn at de gamle organisasjonene i størst mulig grad skal bestå gjennom dette året. Den nye institusjonen må ha på plass maler for brevark og konvolutter, felles vitnemål (på sikkerhetsark), stempler, lysbildemaler, skilting av bygninger, innvendig skilting og dekor, adgangskort for ansatte og studenter, for å nevne noe. I tillegg til de mer konkrete behovene, har omprofilering til felles maler og utseende på tvers av de gamle institusjonene også en viktig kulturbyggende effekt for både ansatte og studenter ved den nye høgskolen. Utvikling og innhold i den midlertidige visuelle profilen utarbeidet Etter en vurdering av høgskolenes egen kompetanse og tilgjengelige ressurser, ble det besluttet å innhente ekstern hjelp til utviklingen av felles midlertidig visuell profil. Byrået Ferskvann ble, etter konkurranse i tråd med innkjøpsregelverket, valgt ut til å bistå høgskolene med å utvikle en midlertidig visuell profil. Mandatet til byrået var blant annet å lage en profil som i minst mulig grad forskutterer resultatene fra prosjektene faglig profil og strategi, og faglig og administrativ organisering. Byrået ble i utgangspunktet utfordret på om dette kunne løses uten at det ble laget en formell logo. Underveis i arbeidet ble det klart at dette ville bli vanskelig en markedskampanje for en ny høgskole må inneholde et grafisk element med navnet på den nye høgskolen. Med en gang man setter opp navnet til den nye høgskolen på en grafisk måte (font, en farget bakgrunn, osv) blir det raskt oppfattet som en logo. Når man kombinerer det med andre grafiske elementer, forsterkes dette. Kampanjeprofilen som Ferskvann har utarbeidet inneholder blant annet en grafisk utformet sammenstilling av navnetrekket Høgskolen i Innlandet og en blå firkant med bokstavene INN i seg. Til sammen utgjør dette for alle praktiske formål en logo. Navnetrekket er skrevet i en spesiell font der deler av noen bokstaver mangler. Dette er gjort for å skape en dynamikk som tiltrekker seg blikket og skaper stoppeffekt, og for å sette i gang kognitive prosesser hos leseren som gjør at navnet fester seg. Den blå firkanten med de skråstilte bokstavene INN som sprenger seg ut av rammene viser til domenet inn.no. Det blir adressen for den nye høgskolens webside, og det blir også «etternavnet» i e-postadressene. INN er som kjent også første stavelse i Innlandet.

99 Det er videre utviklet en engelsk logo der navnet Inland Norway University of Applied Sciences er kombinert med den blå INN-firkanten. På grunn av lengden på engelsk institusjonsnavn er teksten fordelt på tre linjer, med University som uthevet ord. Et viktig element i profilen er den valgte blåfargen. Begge høgskoler har i dag blått i sine visuelle profiler, og derfor har man lagt opp til at en ny blåfarge danner hovedtonen i den visuelle profilen for Høgskolen i Innlandet inntil videre. Vurdering av den visuelle profilens kvalitet, bruksområde og periode. Rektorutvalget vurderer innholdet i den midlertidige visuelle profilen til å ha en slik kvalitet at deler av den kan benyttes i utviklingen av en mer varig visuell profil. Dette gjelder logoene (engelsk og norsk) og den blå hovedfargen. Innholdselementene vil kunne fungere godt også utenfor rammene for rekrutteringskampanjen. Selv om arbeidet med å utarbeide endelige faglig profil og visjon for Høgskolen i Innlandet akkurat har startet opp, er det rektorutvalgets vurdering at den midlertidige visuelle profilen ikke vil legge unødig bindende føringer for dette arbeidet. Inntil det foreligger forhold som gjør det nødvendig å skifte logo og/eller visuell profil, anbefaler rektorutvalget at den midlertidige profilen benyttes. Det kan for eksempel være nødvendig dersom høgskolen blir universitet.