Version 1.1. Readiris 14 Windows. Brukerveiledning. 10/29/2012 I.R.I.S. Products & Technologies dgi

Transkript

1 Version 1.1 Readiris 14 Windows Brukerveiledning 10/29/2012 I.R.I.S. Products & Technologies dgi

2 Innholdsfortegnelse Innledning... 1 Nyheter i Readiris Juridiske merknader... 7 Del 1: Installasjon og aktivering... 9 Systemkrav... 9 Installere Readiris... 9 Aktivere Readiris Programvareregistrering Se etter oppdateringer Avinstallere Readiris Teknisk støtte Del 2: Komme i gang Bruke Readiris for første gang Utforske grensesnittet Tilpasse grensesnittet Endre språk på brukergrensesnittet Konfigurere skanneren Del 3: Grunnleggende dokumentbehandling Grunnleggende dokumentbehandling Behandle dokumenter iii

3 Innholdsfortegnelse Lagre behandlingsinnstillingene Laste inn innstillinger: Gjenopprette fabrikkinnstillinger: Bruke veiviseren Bruke SmartTasks Del 4: Velge konfigurasjonsalternativer Konfigurasjonsalternativer Rotasjonsalternativer Sideoppretting Sideanalyse Endre alternativene for sidekonfigurasjon Del 5: Velge gjenkjenningsalternativer Gjenkjenningsalternativer Det primære språket Andre gjenkjenningsalternativer (Readiris Pro + Corporate) Andre gjenkjenningsalternativer (bare Readiris Corporate) Avanserte gjenkjenningsalternativer Del 6: Skanne og åpne dokumenter Skanne dokumenter Velge skannerinnstillinger Skanne dokumentgrupper Åpne bildefiler iv

4 Alternativer for åpning av bildefiler Andre måter å åpne bildefiler på Behandle bildefilgrupper Del 7: Justere bildekvaliteten Del 8: Redigere gjenkjenningssonene Innledning Tilpasse den automatiske sideanalysen Redigerings- og oppsettsalternativene Bruke sonemaler Del 9: Lagre dokumenter Lagre dokumenter Legge til dokumentegenskaper Lagre skannede dokumenter som bildefiler Velge formateringsalternativer Oppsettsalternativer Generelle alternativer Alternativer for SpreadsheetML Papirstørrelse Grafikk Velge PDF-alternativer PDF-alternativer v

5 Innholdsfortegnelse Komprimere PDF-dokumenter Passordbeskytte PDF-dokumenter Signere PDF-dokumenter digitalt Velge XPS-alternativer XPS-alternativer Komprimere XPS-dokumenter Del 10: Sende dokumenter til skyen Sende indekserte dokumenter til skyen Slik gjør du Slik konfigurerer du skanneren i Readiris Slik forbedrer du gjenkjenningsresultatene Slik skanner du flere dokumenter Slik behandler du bilder fra digitalkameraer Tips om hvordan du tar bilder med digitalkamera: Slik gjenkjenner du strekkoder Gjenkjenne en bestemt strekkode Slik separerer du dokumentgrupper Slik separerer du papirdokumenter Gjenkjenningsalternativer Indekseringsalternativer Slik separerer du bildefilgrupper vi

6 Slik gjenkjenner du skjemaer Slik behandler du bilder med lav oppløsning vii

7

8 RI_14_dgi_ _03 Velkommen til Readiris-dokumentasjonen. Formålet med denne dokumentasjonen er å gi deg en innføring i hvordan du bruker Readiris. Den dekker installasjon og konfigurasjon av Readiris, fremgangsmåten for grunnleggende behandling og programmets kommandoer og arbeidsområder. På slutten av dokumentasjonen finner du en Slik gjør du-del med svar på bestemte spørsmål om hvordan du bruker programmet. Fremgangsmåtene som beskrives i denne dokumentasjonen, er basert på operativsystemet Windows 7. Dokumentasjonen tar utgangspunkt i at du kan bruke et Microsoft Windows-miljø. Se eventuelt Windows-dokumentasjonen hvis du ikke er kjent med menykommandoer, dialogbokser, rullegardinlister, forankringsvinduer og så videre. Informasjonen i denne dokumentasjon kan endres uten forvarsel. INNLEDNING Readiris er I.R.I.S.' flaggskipprogramvare for dokumentgjenkjenning. Med Readiris kan du skanne papirdokumenter og åpne bildefiler og bilder fra digitalkameraer og konvertere dem til fullt redigerbare tekstdokumenter og PDFdokumenter med søkbar tekst. Disse dokumentene kan du lagre, dele med andre og sende til skyen (Internett). Readiris støtter en rekke utdataformater, der de viktigste er Microsoft Word, Microsoft Excel og PDF. Dokumentene som genereres med Readiris, kan du enten lagre på datamaskinen, sende direkte på e-post eller eksportere til skyprogrammer som Evernote, Dropbox, GoogleDocs og box. Med 1

9 Innledning Readiris Corporate kan du også sende dokumentene til Microsoft SharePoint og Therefore. Readiris kan gjenkjenne dokumenter på 137 språk. Alle amerikanske og europeiske språk støttes, inklusive sentraleuropeiske, baltiske og kyrilliske språk så vel som gresk og tyrkisk. Readiris kan også gjenkjenne arabisk, farsi, hebraisk og fire asiatiske språk: japansk, forenklet og tradisjonell kinesisk, og koreansk. I tillegg til tekstgjenkjenning har Readiris også avanserte komprimeringsfunksjoner for PDF- og XPS-filer, takket være I.R.I.S.' komprimeringsteknologi ihqc (intelligent høykvalitetskomprimering). 2

10 NYHETER I READIRIS 14 Helt nytt grensesnitt Ny OCR-motor Ny ihqc-motor Flertrådsbehandling DOCX og XLSX utdataformater Eksport til skyen Praktisk nettvisning av PDF-filer Helt nytt grensesnitt Hvis du har brukt tidligere versjoner av Readiris, vil du med en gang legge merke til at grensesnittet i Readiris 14 ser helt annerledes ut. Menyene og verktøylinjene er blitt erstattet med et bånd. På båndet finnes alle kommandoene du trenger for å behandle dokumenter og fullføre OCR-oppgaver. Kommandoene er delt inn i grupper. Gruppene er igjen samlet i kategorier. Hver enkelt kategori er beregnet på én type aktivitet, for eksempel skanne dokumenter eller eksportere dokumenter. Tips: Hvis du vil ha mer informasjon om det nye grensesnittet, kan du se emnet Utforske grensesnittet. 3

11 Innledning Ny OCR-motor I Readiris 14 brukes I.R.I.S.' nye OCR-motor DRS 15, som gir bedre nøyaktighet. Ny ihqc-motor Den nye ihqc-motoren (intelligent høykvalitetskomprimering) som brukes i Readiris 14, er nå kompatibel med forhåndsvisningsprogrammet i Apple ios og Mac OS Flertrådsbehandling Readiris gjør nå bruk av flertrådsbehandling, hvis datamaskinen har en flerkjerneprosessor. Takket være flertrådsarkitekturen i Readiris har behandlingshastigheten blitt betydelig forbedret. Hvordan fungerer flertrådsbehandling i Readiris? Når du åpner eller skanner et dokument, utføres en rekke konverteringsoppgaver, eller "tråder", for at dokumentet skal gjenkjennes. Antallet tråder som programmet er i stand til å utføre samtidig, avhenger av antallet kjerner i prosessoren på 4

12 datamaskinen. Sett at datamaskinen er utstyrt med en firekjerneprosessor. Da vil det kunne utføres fire tråder på fire ulike sider av dokumentet. Så snart en tråd er ferdig på en side, begynner behandlingen av neste side. DOCX og XLSX utdataformater Readiris støtter nå det nye standardformatet for Microsoft Word, DOCX, og det nye standardformatet for Microsoft Excel, XLSX, som utdataformat. Eksport til skyen Dokumentene du behandler i Readiris, kan sendes til en rekke skyprogrammer. Med Readiris Pro kan du sende dokumenter til skyprogrammene Evernote, Dropbox GoogleDocs og box. Med Readiris Corporate kan du også sende dokumenter til Microsoft SharePoint 2011, SharePoint Online, Therefore 2011 og Therefore Online. 5

13 Innledning Praktisk nettvisning av PDF-filer Det kan nå genereres lineariserte PDF-filer, som gjør det mulig med hurtigere nettvisning. Denne funksjonen er spesielt nyttig hvis du skal åpne dokumenter lagret på en Internett-server. 6

14 JURIDISKE MERKNADER Opphavsrett Opphavsrett I.R.I.S. Med enerett. I.R.I.S. eier opphavsretten til Readiris-programvaren, til den elektroniske hjelpen og til denne publikasjonen. Informasjonen i dette dokumentet er I.R.I.S.' eiendom. Innholdet i dokumentet kan endres uten forvarsel og utgjør ingen forpliktelse for I.R.I.S.' vedkommende. Programvaren beskrevet i dette dokumentet leveres i henhold til en lisensavtale som inneholder vilkårene for bruk av dette produktet. Programvaren kan bare brukes eller kopieres i samsvar med vilkårene i denne avtalen. Ingen deler av denne publikasjonen må reproduseres, sendes, lagres i et lagringssystem eller oversettes til et annet språk uten at skriftlig tillatelse først er innhentet fra I.R.I.S. I denne dokumentasjonen er det brukt fiktive navn. Eventuelle referanser til virkelige personer, selskaper eller organisasjoner er tilfeldig. Varemerker Readiris-logoen og Readiris er varemerker for Image Recognition Integrated Systems S.A. OCR (optisk tegngjenkjenning)- og strekkodeteknologi levert av I.R.I.S. AutoFormat- og lingvistikkteknologi levert av I.R.I.S. BCR (visittkortgjenkjenning)- og feltanalyseteknologi levert av I.R.I.S. ihqc komprimeringsteknologi levert av I.R.I.S. 7

15 Innledning Windows er et registrert varemerke for Microsoft Corporation i USA og andre land. Alle andre produkter det refereres til i denne brukerveiledningen, er varemerker eller registrerte varemerker for sine respektive eiere. Patenter ihqc TM er patentbeskyttet. Patentnr. (USA) 8,068,684. 8

16 DEL 1: INSTALLASJON OG AKTIVERING SYSTEMKRAV Minimum systemkrav for å installere og kjøre Readiris: 1 GHz prosessor eller høyere. Flerkjerneprosessor anbefales. Merk: Hvis datamaskinen har flerkjerneprosessor, brukes alle kjernene for raskere behandling. 1 GB RAM. 2 GB RAM anbefales. 200 MB ledig diskplass. 1 GB ledig diskplass anbefales. Microsoft Windows XP (Service Pack 2 og høyere), Windows Vista (32- og 64-bit), Windows 7 (32- og 64-bit) operativsystem. INSTALLERE READIRIS Før du installerer Readiris, må du kontrollere at du har administratorrettigheter til å installere programmer på datamaskinen. Slik installerer du Readiris: Sett inn Readiris CD-ROMen i CD-ROM-stasjonen på datamaskinen. 9

17 Del 1: Installasjon og aktivering Når Autokjør-vinduet vises, klikker du Readiris for å starte installasjonsveiviseren. Hvis Autokjør-vinduet ikke vises (avhenger av Windowsinnstillingene), gjør du følgende: o Gå til Datamaskin > CD-ROM-stasjon. o Dobbeltklikk ikonet for DVD-stasjonen og deretter setup.exe for å starte installasjonsveiviseren. Velg installasjonsspråk, og klikk OK. Godta vilkårene i lisensavtalen. Du får mulighet til å utføre en fullstendig installasjon. Hvis du er en erfaren bruker, kan du også velge tilpasset installasjon og bare installere komponentene du trenger. Klikk Neste, og følg instruksjonene på skjermen. Klikk Fullfør for å fullføre installasjonen. Undermenyen I.R.I.S. > Readiris i listen over Windowsprogrammer opprettes automatisk. Det opprettes også en snarvei til Readiris-programmet på skrivebordet. 10

18 AKTIVERE READIRIS Etter at du har installert Readiris, må du aktivere programmet. Eksemplarer som ikke er aktivert, kan bare brukes i ti dager. Slik aktiverer du Readiris: Dobbeltklikk Readiris-snarveien på skrivebordet for å starte programmet. Du blir nå bedt om å aktivere programmet. Klikk Ja for å gjøre dette. Du trenger en Internett-tilkobling for å aktivere Readiris. Skriv inn aktiveringskoden du finner på innsiden av DVDboksen. Merk: Hvis du har lastet ned en ESD-versjon, ble aktiveringskoden sendt deg på e-post. Klikk deretter OK for å avslutte aktiveringen. Tips: Hvis det oppstår en feil under aktiveringen, kan du også aktivere programmet manuelt. Hvis feilen vedvarer, må du kanskje deaktivere brannmuren og prøve på nytt. Trenger du hjelp, kan du se Windows-hjelpen. Du får frem Windows-hjelpen ved å trykke F1 på tastaturet når du viser skrivebordet i Windows. 11

19 Del 1: Installasjon og aktivering PROGRAMVAREREGISTRERING Etter at du har aktivert programvaren, kan du også registrere den. Du må registrere programvaren for å få teknisk støtte. Det gir også andre fordeler, for eksempel gratis oppdateringer, nedlasting av gratis prøveversjoner, videoopplæring, rabatt på nye produkter og så videre. Slik registrerer du Readiris: Klikk Readiris-knappen i øverste venstre hjørne av grensesnittet, og klikk deretter Registrering av Readiris. Fyll ut registreringsskjemaet, og klikk Registrer nå. Du trenger en Internett-tilkobling for å registrere Readiris. 12

20 SE ETTER OPPDATERINGER Når du registrerer ditt Readiris-eksemplar, har du krav på gratis oppdateringer av programvaren. Slik ser du om det finnes tilgjengelige oppdateringer: Klikk Readiris-knappen i øverste venstre hjørne av grensesnittet. Klikk Se etter oppdateringer. Merk: Programmet ser automatisk etter oppdateringer hver 30. dag. 13

21 Del 1: Installasjon og aktivering AVINSTALLERE READIRIS Hvis du vil fjerne Readiris fra datamaskinen, følger du fremgangsmåten nedenfor. Slik avinstallerer du programmet: Lukk Readiris. Åpne Start-menyen i Windows, og gå til Kontrollpanel. Klikk Programmer og funksjoner. Velg Readiris fra listen, og klikk Avinstaller. TEKNISK STØTTE Hvis du registrerer ditt Readiris-eksemplar, har du krav på gratis teknisk støtte. I delen Teknisk støtte på nettsidene våre, finner du svar på vanlige spørsmål, videoopplæring og mye annen informasjon om hvordan du løser vanlige utfordringer. 14

22 Hvis du ikke finner svar på ditt spørsmål, kan du klikke Technical Support Contact (kontakt teknisk støtte) og fylle ut kontaktskjemaet Web Contact Form. Tips: Se også delen User Guides (brukerveiledninger) på nettstedet for å kontrollere at du har den nyeste versjonen av denne brukerveiledningen. 15

23 DEL 2: KOMME I GANG BRUKE READIRIS FOR FØRSTE GANG Slik kjører du Readiris: Dobbeltklikk Readiris-ikonet på skrivebordet. Eller start Readiris fra Programmer-listen i Windows: Klikk Start > Alle programmer > IRIS > Readiris. 16

24 UTFORSKE GRENSESNITTET Det nye Readiris-grensesnittet ser slik ut: Grensesnittet består av følgende komponenter og paneler: 1. Båndet Båndet er det viktigste verktøyet i Readiris. Her finner du alle kommandoene du trenger for å behandle dokumenter. Kommandoene er delt inn i grupper. Gruppene er igjen samlet i kategorier. Tallene på båndet angir rekkefølgen på trinnene du må utføre. 1. Skann et dokument, eller åpne et bilde fra fil. 17

25 Del 2: Komme i gang 2. Velg utdataformat og mål. Tips: Det lønner seg å angi innstillingene Språk og Konfigurasjon før du skanner eller åpner dokumenter. Tips: Plasser markøren over de ulike kommandoene for å vise verktøytips. Verktøytipset gir en beskrivelse av hva kommandoen brukes til. 2. Sider-panelet Hver enkelt side du skanner eller åpner i Readiris, får et eget miniatyrbilde som vises i Sider-panelet. Sidene behandles fra øverst til nederst. Hvis du vil endre rekkefølgen på sidene, drar du siden fra en plassering til en annen. Du kan også flytte sidene opp og ned eller slette dem ved å høyreklikke dem og velge den relevante handlingen. 18

26 3. Aktiviteter-panelet Aktivitet-panelet viser oppgavene som utføres. Hvert av feltene viser en beskrivelse av oppgaven og hvor på siden oppgaven utføres. Merk: Jo flere kjerner prosessoren på datamaskinen har, desto raskere går behandlingen. 4. Egenskaper-panelet Egenskaper-panelet viser informasjon om egenskapene til hver av sidene, for eksempel skannetid, OCR-tid, skanneoppløsning osv. 5. SmartTasks / Skannet bilde Når ingen bilder har blitt skannet eller åpnet i Readiris, vises SmartTask-kontrollpanelet. SmartTasks brukes til å utføre de vanligste skanne- og konverteringsoppgavene i Readiris. 19

27 Del 2: Komme i gang Se emnet Bruke SmartTasks for informasjon om hvordan du endrer standardkonfigurasjonen. Når et dokument skannes eller åpnes i Readiris, vises bildet av det i grensesnittet. I tillegg vises de ulike gjenkjenningssonene. Hvis du vil lære hvordan du endrer gjenkjenningssonene, kan du se emnet Redigere gjenkjenningssonene. 20

28 Utseendet på komponentene og panelene beskrevet over kan tilpasses slik du måtte ønske. TILPASSE GRENSESNITTET Grensesnittet kan tilpasses på flere måter: Sider-panelet kan ikke skjules eller flyttes på. Skjule panelene automatisk Panelene kan skjules automatisk for å spare plass i Readirisgrensesnittet. Klikk Skjul automatisk-ikonet (tegnestift) i panelet for å skjule det. Når panelet er skjult, vises navnet loddrett i det venstre eller høyre sidepanelet. Plasser markøren over navnet for å vise panelet. Hvis du vil deaktivere Skjul automatisk-funksjonen, klikker du Skjul automatisk-ikonet på nytt. 21

29 Del 2: Komme i gang Skjule paneler Slik skjuler du panelene helt: Klikk Visning-menyen. Fjern merket for panelene du vil skjule. Flytte på panelene Panelene har ikke faste plasser. De kan plasseres hvor som helst i grensesnittet. Slik flytter du et panel: Dobbeltklikk tittellinjen på panelet. Panelet vises i en mindre utgave midt i grensesnittet. 22

30 Nå kan du dra panelet til en annen plassering og utvide det. Minimere båndet Hvis du vil sette panelet tilbake i den opprinnelige plasseringen, dobbeltklikker du tittellinjen på nytt. Båndet kan minimeres for å spare plass i Readirisgrensesnittet. Du minimerer båndet ved å høyreklikke i båndet og deretter klikke Minimer. 23

31 Del 2: Komme i gang Båndet vil deretter se slik ut: Klikk en kategori for å vise alternativene. ENDRE SPRÅK PÅ BRUKERGRENSESNITTET Grensesnittet er på engelsk som standard. Slik endrer du språk på grensesnittet: Klikk Readiris-knappen i øverste venstre hjørne, og velg Språk på grensesnitt. I Språk-vinduet som åpnes, velger du språk og klikker deretter OK. 24

32 Merk: Hvis du tilfeldigvis velger feil språk, kan du klikke Ctrl+U i Readiris. Dialogboksen Språk åpnes, og du kan velge et annet språk fra listen. KONFIGURERE SKANNEREN Skanneren må være konfigurert riktig for at dokumentene skal skannes. Før du konfigurerer skanneren i Readiris: 1. Kontroller at skanneren er tilkoblet datamaskinen og slått på. Merk: Skanneren må være fysisk tilkoblet datamaskinen med en USB-kabel. En Ethernet-kabel eller trådløs tilkobling kan også brukes hvis Twain-driveren som leveres av produsenten, har denne funksjonaliteten. 2. Kontroller at den nyeste Twain-driveren for skanneren er installert. Drivere finner du vanligvis på nettsidene til skannerprodusenten. De leveres ikke av I.R.I.S. Vær oppmerksom på at enkelte skannerdrivere kanskje ikke fungerer med de siste versjonene av Windows. Se i dokumentasjonen som fulgte med skanneren, for informasjon om hvilke plattformer som støttes. Kontakt eventuelt skannerprodusenten. 25

33 Del 2: Komme i gang Konfigurasjon Klikk pilen under Skann på båndet. Klikk deretter Innstillinger. Første gang du gjør dette, vises Skannermodell-listen automatisk. Velg skannerprofil fra denne listen. Skannerprofilene gir tilgang til funksjoner som gjelder spesielt for din skanner, for eksempel tosidig skanning. Det er ikke noe problem hvis ikke skanneren din står oppført på listen. Ikke alle skannere har skannerprofiler. Viktig: Hvis du ikke finner en skannerprofil som samsvarer nøyaktig med din skanner, må du ikke velge en profil som ligner. Velg en universell Twain-profil i stedet. Ulike Twainprofiler er tilgjengelig: Velg <Twain><OTHER MODELS> hvis du bruker en vanlig planskanner. Velg <Twain><OTHER MODELS>(Brukergrensesnitt) hvis du bruker skannergrensesnittet til å skanne dokumenter i stedet for Readiris. Velg <Twain><OTHER MODELS with duplex feeder> hvis du bruker en tosidig skanner, som skanner både forsiden og baksiden på et ark. 26

34 Når du har valgt skannermodell, må du konfigurere skannerdriveren. Klikk Konfigurer for å velge skannerdriver. Hvis ikke skanneren står oppført i vinduet Velg kilde, er ikke skannerdriveren installert riktig. Installer skannerdriveren på nytt før du konfigurerer den i Readiris. Skannerdriveren finner du vanligvis på nettsidene til skannerprodusenten. Når skanneren er konfigurert, kan du starte skanningen og bruke standardinnstillingene. Hvis du vil ha mer informasjon om de ulike skannerinnstillingene og hvordan du endrer dem, kan du se emnet Velge skannerinnstillinger. 27

35

36 DEL 3: GRUNNLEGGENDE DOKUMENTBEHANDLING GRUNNLEGGENDE DOKUMENTBEHANDLING Behandling av dokumenter i Readiris er forholdsvis ukomplisert når du bruker en grunnleggende konfigurasjon. Her kan du lese om hvordan du lager en grunnleggende konfigurasjon. Hvis du vil ha mer informasjon om alle konfigurasjonstrinnene, kan du se del 4 til 10. Før du begynner: 1. Velg det primære dokumentspråket i kategorien Språk. Skal du oppnå gode gjenkjenningsresultater, er det helt avgjørende å velge riktig dokumentspråk. Standardspråket er språket du valgte under installasjonen. Merk: Du kan alltid endre dokumentspråket etter at du har åpnet dokumentet, men gjenkjenningen må gjøres på nytt for hele dokumentet. Dette gjør naturligvis at behandlingen tar lengre tid. 2. Velg alternativer for sidekonfigurasjon i kategorien Konfigurasjon: 29

37 Del 3: Grunnleggende dokumentbehandling Sideanalyse er merket av som standard. Når det er merket av for dette alternativet, deles dokumentet inn i gjenkjenningssoner. Uten gjenkjenningssoner kan ikke programmet behandle dokumentene. Hvis du deaktiverer denne funksjonen, må du tegne gjenkjenningssoner i dokumentene manuelt. Det er også mulig å rette opp og rotere dokumentene du åpner. Behandle dokumenter Trinn 1: Skann eller åpne dokumentene Klikk Skann for å skanne papirdokumenter. Skanneren må være konfigurert riktig for at dokumentene skal skannes. Se eventuelt delen Konfigurere skanneren. eller Klikk Fra fil for å åpne eksisterende bildefiler. Bildene vises i grensesnittet. Du kan endre gjenkjenningssonene etter behov. Se delen Redigere gjenkjenningssonene hvis du vil ha mer informasjon. 30

38 Trinn 2: Velg utdataformat og mål. Klikk listen over utdataformater. Velg utdataformat fra listen. Du kan for eksempel lagre dokumentene som Worddokumenter, for tekstbehandling, eller som PDF-dokumenter, for lagring. Hvis du vil ha mer informasjon om ulike utdataformater og formateringsalternativer, kan du se delen Lagre dokumenter og Velge formateringsalternativer. 31

39 Del 3: Grunnleggende dokumentbehandling I den andre listen velger du dokumentenes mål: o Velg Lagre som fil for å lagre dokumentene lokalt på datamaskinen eller på en bærbar lagringsenhet. o Velg E-post for å sende dokumentene på e-post. o Eller velg et skyprogram for å sende dokumentene til skyen. Tilkoblingen til skyprogrammene må være riktig konfigurert for at du skal kunne eksportere dokumentene. Se delen Sende dokumenter til skyen for informasjon om hvordan du gjør dette. Når du har vært igjennom disse trinnene, klikker du Send for å starte behandlingen av dokumentene. Tips: Hvis du vil ha mer veiledning når du konfigurerer Readiris, kan du bruke veiviseren. Veiviseren tar deg gjennom konfigurasjonsprosessen trinn for trinn. Se delen Bruke veiviseren hvis du vil ha mer informasjon om hvert enkelt trinn. 32

40 En annen måte å få raske resultater på, er å bruke SmartTasks. Dette er forhåndskonfigurerte kommandoer som gjør at du kan behandle dokumentene med noen få klikk. Se delen Bruke SmartTasks hvis du vil ha mer informasjon. Lagre behandlingsinnstillingene Behandlingsinnstillingene lagres automatisk når Readiris lukkes. Neste gang du starter programmet, brukes de samme innstillingene. Slik lagrer du innstillingene i en bestemt innstillingsprofil: Klikk Readiris-knappen. Klikk deretter Lagre innstillinger, og gi innstillingsfilen et navn. Laste inn innstillinger: Klikk Readiris-knappen. Klikk deretter Last inn innstillinger, og velg innstillingsfilen du har lagret. Gjenopprette fabrikkinnstillinger: Klikk Readiris-knappen. Klikk deretter Gjenopprett innstillinger. 33

41 Del 3: Grunnleggende dokumentbehandling BRUKE VEIVISEREN Veiviseren leder deg gjennom konfigurasjonsprosessen trinn for trinn. Når du har vært gjennom trinnene, klikker du Kjør for å starte den automatiske Readiris-prosessen. Slik starter du veiviseren: Klikk Readiris-knappen og deretter Veiviser. Trinn i veiviseren Trinn 1: Velg bildekilden Du kan bruke skanneren til å skanne dokumenter, eller du kan åpne bildefiler du har fra før på datamaskinen. I dette første trinnet kan du også ta i bruk rotasjonsalternativer. Velg Sideoppretting hvis dokumentene er skannet skjevt og du vil rette dem opp. 34

42 Figur Trinn 1 Trinn 2: Velg skanner (Merk: Hvis du valgte bildefiler i forrige trinn, går du til trinn 3.) Hvis du allerede har konfigurert skanneren, vises skannermodellen her. Hvis ikke vises Skannermodell-listen. Velg nøyaktig samme skannermodell som du har, og klikk deretter Konfigurer for å konfigurere driveren. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du konfigurerer skanneren, kan du se Konfigurere skanneren. Hvis du vil ha mer informasjon om skannerinnstillingene, kan du se Velge skannerinnstillinger. Figur Trinn 2 35

43 Del 3: Grunnleggende dokumentbehandling Trinn 3: Velg dokumentspråk for dokumentene. Standardspråket for dokumentet er språket du valgte under installasjonen. Klikk Endre for å velge et annet språk. Merk: Det er svært viktig å velge riktig språk for å oppnå gode gjenkjenningsresultater. Figur Trinn 3 Trinn 4: Velg utdataformat og (sky)mål. Dokumentene lagres som standard som Microsoft Word-filer. Klikk Endre for å velge et annet utdataformat eller målprogram. Hvis du vil ha mer informasjon om ulike utdataformater og alternativer, kan du se delen Lagre dokumenter og Velge formateringsalternativer. Figur Trinn 4 36

44 Når du har valgt innstillinger, klikker du Nesteog deretter Kjør for å behandle dokumentene. BRUKE SMARTTASKS SmartTask-kontrollpanelet er den raskeste måten å bruke Readiris på. SmartTask-kontrollpanelet har forhåndskonfigurerte kommandoer som gjør at du kan skanne, behandle og sende dokumentene med noen få museklikk. Hvis skanneren er konfigurert riktig i Readiris, kan du klikke en av SmartTask-oppgavene for å behandle dokumenter med standardinnstillinger. Hvis du likevel trenger å konfigurere skanneren, kan du se emnet Konfigurere skanneren først. Slik endrer du standardinnstillingene i SmartTasks: Høyreklikk eller dobbeltklikk et SmartTask-ikon. Velg Skanner hvis du vil skanne papirdokumenter, eller velg Bildefiler for å laste inn eksisterende bildefiler på datamaskinen. Klikk deretter Konfigurer for å angi utdataformat, formateringsalternativer og eventuelle skymål. Hvilke formater og alternativer som er tilgjengelig, avhenger av hvilken SmartTask-oppgave du bruker. Du finner mer informasjon om de ulike utdataformatene og formateringsalternativene i delen Lagre dokumenter, Velge formateringsalternativer og Sende dokumenter til skyen. 37

45 Del 3: Grunnleggende dokumentbehandling Når du har konfigurert SmartTask-oppgaven, klikker du den for å behandle dokumentene. Hvis du valgte Skanner, skannes dokumentene. Hvis du valgte Bildefiler, åpnes et vindu der du kan velge bildefiler. Når behandlingen av dokumentene er ferdig, åpnes vinduet Utdatafil. Gi utdatafilen et navn, og velg hvor du vil lagre den. 38

46 Hvis du bruker SmartTask-oppgaven Send til e-post, åpnes e- postprogrammet du bruker som standard. Hvis du bruker SmartTask-oppgaven Send til sky, sendes dokumentene til det konfigurerte skyprogrammet. Hvis du vil ha informasjon om SmartTask-oppgaven Dokumentseparering, kan du se delen Slik separerer du dokumentgrupper. 39

47

48 DEL 4: VELGE KONFIGURASJONSALTERNATIVER KONFIGURASJONSALTERNATIVER Før du skanner eller åpner dokumenter i Readiris, kan du angi en rekke konfigurasjonsalternativer. Disse alternativene brukes til å forbedre gjenkjenningsresultatene og utføres når dokumentene skannes eller åpnes. Konfigurasjonsalternativene finner du i kategorien Konfigurasjon. Rotasjonsalternativer Dokumentene kan roteres 90 grader mot høyre, 180 grader og 90 grader mot venstre. Når du behandler flere dokumenter som ikke har samme retning, velger du Automatisk. Dette gjør at dokumentene roteres automatisk i riktig retning. 41

49 Del 4: Velge konfigurasjonsalternativer Merk: Kontroller at teksten på dokumentene vender mot skanneflaten. Ellers kan ikke dokumentene roteres. Sideoppretting Velg dette alternativet hvis du trenger å rette opp dokumenter som er skannet skjevt. Sideanalyse Dette alternativet er aktivert som standard. Det brukes til å dele opp hver av sidene i gjenkjenningssoner. Hele siden analyseres, og deretter angis det hvilke soner som inneholder tekst, bilder og tabeller. Disse gjenkjenningssonene er nødvendige for at dokumentene skal behandles. Hvis dokumentene ikke inneholder gjenkjenningssoner, kan ikke dokumentene behandles. Se delen Redigere gjenkjenningssonene for mer informasjon om gjenkjenningssonene og hvordan du eventuelt endrer dem. 42

50 Neste trinn Når du har valgt alternativene, klikker du Skann for å skanne dokumentene, eller Fra fil for å åpne eksisterende filer. Klikk miniatyrbildene i Sider-panelet, og kontroller om alternativene har gitt tilfredsstillende resultater. Hvis de ikke har det, kan du endre dem manuelt via kategorien Side på båndet. 43

51 Del 4: Velge konfigurasjonsalternativer Endre alternativene for sidekonfigurasjon Hvis alternativene for sidekonfigurasjon du valgte, ikke gir tilfredsstillende resultater, kan du endre dem manuelt etter at du har skannet eller åpnet dokumentene. Slik endrer du alternativene: I Sider-panelet velger du siden du vil endre. Deretter klikker du kategorien Side. Her kan du ta i bruk alternativer for sideoppretting og rotasjon på nytt. Bruk pilene i Organiser-gruppen for bytte til andre sider. Tips: Hvis du vil endre gjenkjenningssonene, klikker du kategorien Soner. Se emnet Redigere gjenkjenningssonene hvis du vil ha mer informasjon. 44

52 DEL 5: VELGE GJENKJENNINGSALTERNATIVER GJENKJENNINGSALTERNATIVER PDF-filer, bildefiler og skannede bilder konverteres til redigerbare tekstdokumenter og PDF-dokumenter med søkbar tekst. For at tekst i bildene skal gjenkjennes, må du aktivere riktige gjenkjenningsalternativer. Tips: Du bør angi alternativene for dokumentgjenkjenning før du skanner eller åpner dokumenter i Readiris. Grunnen til dette er at dokumentgjenkjenningen skjer samtidig med at programmet åpner eller skanner flere sider. Gjenkjenningsalternativene finner du i Språk-gruppen. Avanserte gjenkjenningsalternativer er tilgjengelig ved å klikke utvidelsespilen i Konfigurasjon-gruppen. Under finner du en oversikt over de ulike alternativene. Det primære språket Det primære språket er desidert det viktigste gjenkjenningsalternativet. Kvaliteten på dokumentgjenkjenningen 45

53 Del 5: Velge gjenkjenningsalternativer avhenger i stor grad av at du velger riktig gjenkjenningsspråk. Gjenkjenningsspråket er satt til språket du valgte under installasjonen. Slik velger du et annet språk: Klikk pilen til høyre for Primær-listen, og velg språk. Andre gjenkjenningsalternativer (Readiris Pro + Corporate) Gjenkjenne numeriske dokumenter Når du behandler dokumenter som inneholder tall og nesten ikke tekst, bør du velge alternativet Numerisk. Når dette alternativet er valgt, gjenkjennes bare tall fra 0 til 9 og følgende symboler: + * / %, plusstegn stjerne skråstrek prosenttegn komma. ( ) - = punktum venstreparentes høyreparentes bindestrek likhetstegn $ dollartegn pundtegn eurotegn yentegn 46

54 Gjenkjenne vestlige ord i kyrilliske, slaviske og greske dokumenter Når du behandler kyrilliske, slaviske eller greske dokumenter som også inneholder "vestlige" ord skrevet med latinske bokstaver, for eksempel egennavn, bør du velge et av de tilgjengelige språkparene. Språkpar kombineres alltid med engelsk og er tilgjengelig for russisk, hviterussisk, ukrainsk, serbisk, makedonsk, bulgarsk og gresk. Slik velger du et språkpar: Klikk pilen til høyre for Primær-listen. Velg deretter det aktuelle språkparet. Eksempel Hastighet kontra nøyaktighet I Readiris Corporate kan du velge om hastighet skal prioriteres fremfor nøyaktighet under gjenkjenningen eller omvendt. Tips: Når du skal behandle bilder med lav kvalitet, bør du velge nøyaktighet. Dette gir betydelig bedre resultater. Slik åpner du alternativet Hastighet kontra nøyaktighet: Klikk utvidelsespilen i Språk-gruppen. 47

55 Del 5: Velge gjenkjenningsalternativer Flytt glidebryteren mot Hastighet for raskere behandling. Eller flytt glidebryteren mot Nøyaktighet for bedre gjenkjenningsresultater. Andre gjenkjenningsalternativer (bare Readiris Corporate) Gjenkjenne sekundære språk i samme dokument Når dokumentene inneholder tekst på flere språk, bør du velge et primært gjenkjenningsspråk i tillegg til flere sekundære språk. Du kan velge opptil fire sekundære språk: Klikk pilen til høyre for Sekundær-listen, og merk av for de aktuelle språkene. Sekundære språk som ikke er tilgjengelige for det valgte primære språket, er nedtonet. 48

56 Gjenkjenne arabiske dokumenter Når du skal gjenkjenne arabiske dokumenter i Readiris Corporate, kan du velge gjenkjenningsmotoren som skal brukes: omniskrift (skriftuavhengig) eller multiskrift (skriftavhengig). Som standard brukes omniskriftmotoren, som gjenkjenner alle typer skrifter. Det er imidlertid anbefalt å bruke multiskriftmotoren for å oppnå best resultater. Dermed kan du angi skriftene som brukes i dokumentet. Klikk utvidelsespilen i Språk-gruppen. Velg deretter Arabisk fra Primær-listen. Skrifter-knappen vises. Klikk Skrifter-knappen, og velg deretter Bruk multiskriftmotor. Velg skriftene du vil skal gjenkjennes, i venstre kolonne, og flytt dem til høyre kolonne ved å klikke høyrepilen. 49

57 Del 5: Velge gjenkjenningsalternativer Tips: Hvis gjenkjenningsresultatene ikke er tilfredsstillende selv om du har valgt riktige gjenkjenningsalternativer, er det antakelig bildekvaliteten på dokumentene som ikke er god nok. Se delen Justere bildekvaliteten for å løse dette problemet. AVANSERTE GJENKJENNINGSALTERNATIVER I tillegg til dokumentspråket spiller også andre dokumentegenskaper som skrifttype og tegnavstand en viktig rolle i behandlingen av dokumenter. Du får tilgang til disse egenskapene ved å klikke utvidelsespilen i Konfigurasjon-gruppen eller via Readiris-knappen > Avanserte innstillinger. 50

58 Skrifttype Readiris skiller mellom "vanlige" dokumenter og dokumenter skrevet ut på matriseskriver. Matriseskrivere skriver ut dokumenter der teksten består av atskilte punkter. Det kreves spesielle oppdelings- og gjenkjenningsteknikker for å gjenkjenne dokumenter med matriseskrift, og disse teknikkene må aktiveres. Slik velger du skrifttype: Klikk Readiris-knappen og deretter Avanserte innstillinger. Klikk kategorien Skrifttype. Skrifttypen er satt til Automatisk som standard. Dette gjør at det kan gjenkjennes matriseutskrifter av typen 24-nålers eller nær brevkvalitet (NLQ Near Letter Quality) eller andre "vanlige" utskrifter. Hvis du vil gjenkjenne dokumenter skrevet ut på matriseskriver, klikker du Matriseskrift. Readiris gjenkjenner matriseutskrifter av typen "utkast" eller 9-nålers. Tegnavstand Tegnavstanden er antall tegn per tomme i en bestemt skrift. Tegnavstanden kan enten være fast, der alle tegnene har samme avstand, eller proporsjonal, der tegnene har ulik bredde. Slik velger du tegnavstand: Klikk Readiris-knappen og deretter Avanserte innstillinger. 51

59 Del 5: Velge gjenkjenningsalternativer Klikk kategorien Skrifttype. Tegnavstanden er satt til Automatisk som standard. Klikk Fast hvis alle tegnene i skriften har samme bredde. Dette er gjerne tilfelle med dokumenter skrevet på eldre skrivemaskiner. Klikk Proporsjonal hvis tegnene i skriften har ulik bredde. Så godt som alle skrifter i aviser, tidsskrifter og bøker er proporsjonale. Viktig: Disse dokumentegenskapene gjelder ikke asiatiske, hebraiske eller arabiske dokumenter. 52

60 DEL 6: SKANNE OG ÅPNE DOKUMENTER SKANNE DOKUMENTER Før du begynner: Kontroller at skanneren er tilkoblet datamaskinen og konfigurert riktig. Se eventuelt emnet Konfigurere skanneren. Readiris er TWAIN-kompatibelt. Readiris støtter nesten alle tilgjengelige planskannere og arkmateskannere, multifunksjonsenheter, digitalkameraer og skannere. Se emnet Velge skannerinnstillinger for mer informasjon om tilgjengelige skannerinnstillinger i Readiris. Viktig: Med Readiris Pro kan du skanne 50 sider samtidig. Det er ikke mulig å skanne eller åpne mer enn 50 sider i et og samme Readiris-prosjekt. Med Readiris Corporate kan du åpne et ubegrenset antall sider i samme prosjekt. Velge skannerinnstillinger Denne delen gir en oversikt over alle tilgjengelige skannerinnstillinger i Readiris. Slik åpner du skanneralternativene: Klikk pilen under Skann-knappen, og velg deretter Innstillinger. 53

61 Del 6: Skanne og åpne dokumenter Skanner-vinduet vises. Under finner du en oversikt over alle tilgjengelige skannerinnstillinger. Skannermodell Klikk Skannermodell for å velge skannerprofil fra listen. Skannerprofilen gir tilgang til funksjoner som gjelder spesielt for din skanner, for eksempel tosidig skanning (ADM). Innstillinger som ikke er tilgjengelig for din skanner, vises ikke eller vises som nedtonet. Det er ikke noe problem hvis ikke skanneren din står oppført på listen. Ikke alle skannere har skannerprofiler. 54

62 Hvis du ikke finner akkurat din skanner i listen, må du ikke velge en profil som ligner. Velg en universell Twain-profil i stedet. Ulike Twain-profiler er tilgjengelig: Velg <Twain><OTHER MODELS> hvis du bruker en vanlig planskanner. Velg <Twain><OTHER MODELS>(Brukergrensesnitt) hvis du bruker skannergrensesnittet til å skanne dokumenter i stedet for Readiris. Velg <Twain><OTHER MODELS with duplex feeder> hvis du bruker en tosidig skanner, som skanner både forsiden og baksiden på et ark. Konfigurer Klikk Konfigurer for å velge skannerdriver. Det er nødvendig å velge riktig skannerdriver for at Readiris skal kunne kommunisere med skanneren. Hvis ikke skanneren står oppført i vinduet Velg kilde, er ikke skannerdriveren installert riktig. Installer skannerdriveren på nytt før du konfigurerer den i Readiris. Skannerdriveren finner du vanligvis på nettsidene til skannerprodusenten. 55

63 Del 6: Skanne og åpne dokumenter Kontrast Når du skanner dokumenter med lav kvalitet, må du av og til justere kontrastnivået for å oppnå optimalt skanneresultat. Flytt Kontrast-glidebryteren mot høyre for å øke kontrasten mellom bakgrunnen og teksten. Flytt den mot venstre for å redusere kontrasten. Merk: Når alternativet Automatisk eksponering er valgt, er Kontrast-glidebryteren ikke tilgjengelig. Kontrastinnstillingene justeres dermed automatisk. Lysstyrke Når du skanner mørke, uskarpe bilder eller svært lyse bilder, kan det være nødvendig å justere lysstyrken. Flytt Lysstyrke-glidebryteren mot høyre for å øke lysstyrken på de skannede dokumentene. Flytt den mot venstre for å redusere lysstyrken. Merk: Når alternativet Automatisk eksponering er valgt, er Lysstyrke-glidebryteren ikke tilgjengelig. Lysstyrkeinnstillingene justeres dermed automatisk. 56

64 Optimaliser oppløsning for OCR Ved å bruke dette alternativet justeres oppløsningen på bilder som ble skannet med for stor detaljdybde (mer enn 600 ppt). Når dette alternativet er aktivert, reduseres oppløsningen til et egnet nivå. Du kan ikke bruke dette alternativet til å øke oppløsningen på bilder som er skannet med for liten detaljdybde. Skann en side til etter Dette alternativet er nyttig når du skanner flere sider med en planskanner. Du kan også bruke det til å angi hvor mange sekunder det skal ta før neste side skannes. Dermed får du tid til å legge på et nytt ark før neste side skannes automatisk. Du slipper å gå tilbake til programmet og klikke Skann-knappen for å skanne en ny side. Bruk opp- og nedpilen til å angi hvor mange sekunder det skal ta før neste side skannes. Format Klikk Format-listen for å angi størrelsen på dokumentene du skanner. Tips: I USA er Letter og Legal de to vanligste formatene. A4 er den internasjonale standarden. Oppløsning Velg oppløsningen bildene skal skannes med. Det er anbefalt å bruke 300 ppt (punkter per tomme). Når du skanner svært liten skrift eller asiatiske språk, bør du bruke 400 ppt. Fargemodus Readiris kan skanne dokumenter i farger, svart-hvitt og gråtoner. 57

65 Del 6: Skanne og åpne dokumenter Gråtone- og fargebilder gir best OCR-resultater. Liggende Velg alternativet Liggende når du skal skanne dokumenter med liggende retning i stedet for stående retning. Når dette alternativet er valgt, vises dokumentene som liggende i grensesnittet. Automatisk eksponering Ved bruk av enkelte skannere er alternativet Automatisk eksponering valgt som standard. Når dette alternativet er valgt, justeres kontrast- og lysstyrkeinnstillingene automatisk. God kontrast er nødvendig for å oppnå optimale gjenkjenningsresultater. Merk: Når dette alternativet er valgt, er Kontrast- og Lysstyrkeglidebryterne ikke tilgjengelig. ADM ADM står for Automatisk dokumentmater. Dette alternativet er tilgjengelig hvis skanneren er utstyrt med automatisk dokumentmater. Velg dette alternativet når du skal skanne bunker med dokumenter samtidig. 58

66 Inverter Twain-skannere viser av og til hvit tekst på svart bakgrunn ved skanning i svart-hvitt. Du kan reversere fargen på dokumentenes tekst/bakgrunn ved å velge alternativet Inverter. Digitalkamera Hvis du bruker et Twain-kompatibelt digitalkamera, kan du bruke kameraet som en skannekilde. Du gjør dette ved å velge alternativet Digitalkamera. Readiris bruker spesielle gjenkjenningsrutiner for å behandle bilder fra digitalkameraer. Se delen Slik behandler du bilder fra digitalkameraer for tips om hvordan du bruker et kamera som skannekilde. Behandle som 300 ppt Velg alternativet Behandle som 300 ppt når du skal behandle bilder med feil eller ukjent oppløsning. Bildene blir behandlet som om de har en oppløsning på 300 ppt. Jevn ut fargebilder Dette alternativet er valgt som standard. Ved å bruke dette alternativet forbedres farge- og gråtonebilder i dokumentene. Merk: Med enkelte skannere må du bruke utjevning for å oppnå gode resultater ved gjenkjenning av farge- og gråtonebilder. Tosidig Når du bruker en tosidig skanner, en skanner som kan skanne både forsiden og baksiden av dokumentene, er skannealternativet Tosidig tilgjengelig. Velg dette alternativet, slik at både forsiden og baksiden av dokumentene skannes. 59

67 Del 6: Skanne og åpne dokumenter Hurtig binærisering (Bare Readiris Corporate) Hvis du bruker en høyhastighetsskanner, bør du aktivere alternativet Hurtig binærisering. Ved å velge dette alternativet utføres prosessen betydelig raskere. Tips: Du bør unngå å bruke dette alternativet når du skal skanne dokumenter med svært lav kvalitet. SKANNE DOKUMENTGRUPPER (Denne delen gjelder bare Readiris Corporate) IMPORTANT NOTE: see the separate Technical Note for information on the new Watched Folders features. This note can be found in the installation folder. By default, the installation folder is C:\Program Files\Readiris Corporate 14\Manual. Or C:\Program Files (x86)\readiris Corporate 14\Manual. Hvis du trenger å skanne grupper med dokumenter, kan du bruke Overvåket mappe-funksjonen. Dermed kan du skanne alle dokumentene til en bestemt mappe som overvåkes av Readiris. Når programmet oppdager et nytt dokument i den overvåkede mappen, behandles dokumentet og sendes til en utdatamappe. Viktig: Når du bruker Overvåket mappe-funksjonen, er det ikke mulig å bruke Readiris som skanneprogram samtidig. Slik angir du en overvåket mappe: Klikk pilen under Fra fil-knappen. 60

68 Klikk deretter Overvåket mappe. Alternativet Overvåket mappe er bare tilgjengelig hvis ingen dokumenter er åpne. Bla til inndatamappen du vil skanne dokumentene til. Hvis du vil behandle mapper som ligger i den overvåkede mappen, velger du Behandle undermapper. Bla deretter til utdatamappen der de behandlede dokumentene lagres. Viktig: Ikke velg en utdatamappe som også brukes som overvåket mappe. Klikk knappen Velg utdataformat for å velge utdataformat og formateringsalternativer. Tips: Se emnet Lagre dokumenter og Velge formateringsalternativer for mer informasjon. 61

69 Del 6: Skanne og åpne dokumenter Når du har valgt alternativer, klikker du OK for å begynne overvåking av den overvåkede mappen. Bilder som oppdages i mappen, blir behandlet. Slik legger du til dokumenter i mappen som overvåkes: Skann dokumenter ved hjelp av grensesnittet på skanneren, eller Flytt eksisterende bildefiler til den overvåkede mappen. 62

70 ÅPNE BILDEFILER I tillegg til å skanne dokumenter kan du også åpne bildefiler og PDF-filer med Readiris. Viktig: I Readiris Pro kan du åpne bilder på opptil 50 sider. Det er ikke mulig å åpne mer enn 50 sider i et og samme Readiris-prosjekt. Hvis du trenger å behandle flere sider enn dette i ett prosjekt, må du bruke Readiris Corporate. Readiris støtter følgende bildefilformater: Bildefilformat Adobe PDF DCX-faks DjVu-bilder JPEG-bilder JPEG 2000-bilder Portable Network Graphics Filtype *.pdf *.dcx *.djv, *.djvu *.jpg, *.jpeg *.j2c, *.j2k, *.jp2 *.png 63

71 Del 6: Skanne og åpne dokumenter (Komprimerte og flersidige) TIFF-bilder *.tif, *.tiff Ukomprimert og LZW-, PackBits-, Group 3-, Group 4- og JPEG-komprimert Windows punktgrafikk ZSoft Paintbrush-bilder *.bmp *.pcx Slik åpner du eksisterende bildefiler: Klikk Fra fil-knappen. Velg deretter bildefilene du vil behandle, og klikk Åpne. 64

72 Merk: Hvis bildefilen har blitt skannet med lav eller ukjent oppløsning, vises følgende advarsel: Klikk Åpne likevel for å fortsette med bildet. Tips: Klikk Hjelpknappen for tips om hvordan du kan oppnå best mulige resultater med bilder med lav oppløsning. 65

73 Del 6: Skanne og åpne dokumenter Alternativer for åpning av bildefiler Når du åpner bildefiler, kan du velge flere alternativer: Last inn PDF-dokumenter i farger Dette alternativet brukes til å åpne PDF-dokumenter i farger. Deaktiver dette alternativet hvis du vil åpne PDF-dokumenter i svart-hvitt og dermed åpne filene raskere. Jevn ut fargebilder Dette alternativet er valgt som standard. Ved å bruke dette alternativet forbedres farge- og gråtonebilder i dokumentene. Merk: Med enkelte skannere må du bruke utjevning for å oppnå gode resultater ved gjenkjenning av farge- og gråtonebilder. Behandle som 300 ppt Velg alternativet Behandle som 300 ppt når du skal behandle bilder med feil eller ukjent oppløsning. Bildene blir behandlet som om de har en oppløsning på 300 ppt. Hurtig binærisering (Readiris Corporate) Når du åpner mange bildefiler samtidig, bør du aktivere alternativet Hurtig binærisering. Ved å velge dette alternativet utføres prosessen betydelig raskere. Tips: Du bør unngå å bruke dette alternativet når du skal skanne dokumenter med svært lav kvalitet. 66

74 Sideområde Bruk dette alternativet når du vil åpne bare en bestemt del av flersidige TIFF- eller PDF-filer. Velg Alle sider for å åpne hele dokumentet (opptil 50 sider Readiris Pro). Eller velg Sider, og angi sideområdet. Andre måter å åpne bildefiler på I tillegg til å bruke Fra fil-knappen kan du også åpne bildefiler ved å dra dem inn i Readiris-grensesnittet. BEHANDLE BILDEFILGRUPPER (Denne delen gjelder bare Readiris Corporate) Når du behandler grupper med bildefiler, kan du bruke Gruppe- OCR-mappen. Klikk pilen under Fra fil-knappen. Klikk deretter Gruppe-OCR. Alternativet Gruppe-OCR er bare tilgjengelig hvis ingen dokumenter er åpne. 67

75 Del 6: Skanne og åpne dokumenter Bla til inndatamappen der bildefilene er lagret. Bla deretter til utdatamappen der de behandlede dokumentene lagres. Deretter velger du behandlingsalternativer: o Ved å bruke alternativet Behandle undermapper behandles mapper som ligger i inndatamappen. o Ved å bruke alternativet Overskriv utdatafiler overskrives eksisterende utdatafiler med samme navn i utdatamappen. o Ved å bruke alternativet Slett skanninger etter gjenkjenning slettes de opprinnelige inndatabildene når de er behandlet. Klikk knappen Velg utdataformat for å velge utdataformat og formateringsalternativer. Tips: Se emnet Lagre dokumenter og Velge formateringsalternativer for mer informasjon. Når du har valgt alternativer, klikker du OK for å starte behandlingen av dokumentene. 68

76 DEL 7: JUSTERE BILDEKVALITETEN Gjenkjenningsresultatene avhenger i stor grad av bildekvaliteten på dokumentene. Hvis du skanner dokumenter med svært dårlig kvalitet, kan de ikke gjenkjennes riktig. Grunnen til dette er at bilder med teksttegn konverteres til faktiske teksttegn. Hvis dokumentene er for mørke, glir tegnene i hverandre og danner svarte flekker. Hvis dokumentene er for lyse, kan teksttegnene bli usammenhengende. De vil derfor ikke kunne gjenkjennes. Eksempel 1: Teksten er for mørk I dette eksemplet flyter bokstavformen utover og blir utydelig. Bokstaver som a, e og o er nesten helt uskarpe. 69

77 Del 7: Justere bildekvaliteten Eksempel 2: Teksten er for lys I dette eksemplet begynner formen på tegnene å bli usammenhengende. Slik forbedrer du gjenkjenningsresultatene: Åpne Skannerinnstillinger, og kontroller at dokumentene har blitt skannet med en oppløsning på 300 ppt og i gråtoner. Se eventuelt delen Velge skannerinnstillinger. Hvis du ikke har brukt disse innstillingene, skanner du dokumentene på nytt med disse innstillingene. Åpne deretter alternativene for bildejustering: Klikk kategorien Visning. Fjern merket for Vis dokumentet i farger. Klikk deretter Størrelse > 100 %. 70

78 Dette forstørrer bildet, slik at du kan kontrollere teksttegnene. Tegnene skal ikke berøre hverandre, være flytt utover, være utvisket eller være usammenhengende. Klikk så kategorien Side og deretter Juster for å justere bildet. 71

79 Del 7: Justere bildekvaliteten Jevn ut fargebilde Dette alternativet er valgt som standard. Dette alternativet brukes til å jevne ut ulike intensitetsnivåer, slik at kontrasten mellom teksten og bakgrunnen blir større. Av og til er utjevning den eneste måten å skille tekst fra en farget bakgrunn på. Lysstyrke Flytt glidebryteren for å øke eller minske lysstyrken på dokumentene. Eksempel 1: Bildet er for mørkt Bildet nedenfor er for mørkt og fører til et svart bilde. Det vises ingen tekst som kan gjenkjennes. I slike tilfeller må du gjøre bildet lysere for at teksten skal vises. 72

80 Eksempel 2: Bildet er for lyst Bildet nedenfor er for lyst og fører til usammenhengende teksttegn. Teksten er knapt leselig. I slike tilfeller må du gjøre bildet mørkere for å oppnå tilfredsstillende resultater. Kontrast Flytt glidebryteren for å øke eller minske kontrasten mellom teksten og bakgrunnen. Eksempel Bildet nedenfor fører til usammenhengende teksttegn. 73

81 Del 7: Justere bildekvaliteten I slike tilfeller må du øke kontrasten for å oppnå tilfredsstillende resultater. Punktforbedring Av og til inneholder dokumentene mye "støy", det vil si små svarte flekker som oppstår når du skanner dokumenter med lav kvalitet eller du bruker ugunstige skannerinnstillinger. Bruk glidebryteren for punktforbedring for å fjerne disse svarte små flekkene. Jo lenger du flytter den mot høyre, desto større flekker blir fjernet. Når du har justert bildekvaliteten, gjør du følgende: Klikk Bruk for å forhåndsvise resultatene. Hvis du er fornøyd, klikker du OK. Hvis ikke, endrer du innstillingene. 74

82 DEL 8: REDIGERE GJENKJENNINGSSONENE Innledning Når du skanner et dokument eller åpner en bildefil i Readiris, deles hver enkelt side automatisk inn i gjenkjenningssoner. Disse sonene brukes til å avgjøre hvordan hver enkelt del av dokumentene skal konverteres. Hvis dokumentet ikke inneholder noen soner, kan det ikke gjenkjennes. I Readiris Pro er det tre typer gjenkjenningssoner: tekstsoner, bildesoner og tabellsoner. I Readiris Corporate er det også en fjerde type, strekkodesoner. Hver sonetype har en egen farge. Tekstsoner Bildesoner Tabellsoner *Strekkodesoner *Bare Readiris Corporate Oransje Lilla Rosa Grønn Sonene er også nummererte. Tallet står i øverste venstre hjørne på sonene. Tallene går fra øverst til nederst og fra venstre til høyre*. Tallene angir rekkefølgen sonene gjenkjennes i. *Merk: Når du behandler dokumenter på arabisk, går tallene fra høyre mot venstre hvis du velger arabisk som primærspråk. 75

83 Del 8: Redigere gjenkjenningssonene Eksempel på gjenkjenningssoner Tilpasse den automatiske sideanalysen Sonene vi nevnte ovenfor, opprettes automatisk ved hjelp av alternativet Sideanalyse. Denne automatiske sideanalysen er langt fra låst. Den kan tilpasses på flere måter. Du kan for eksempel manuelt opprette nye soner, endre eksisterende soner, utvide og redusere sonestørrelsen, endre sorteringsrekkefølgen og så videre. Det er imidlertid ikke mulig å redigere tekst i Readiris. Tekstredigering må gjøres i målprogrammet, for eksempel Microsoft Word, Excel og så videre. 76

84 Slik åpner du redigerings- og oppsettsalternativene: Skann eller åpne et dokument i Readiris. Klikk kategorien Soner. Redigerings- og oppsettsalternativene Under finner du en oversikt over redigerings- og oppsettsalternativene i Readiris. Merk: Når du endrer oppsettet, utføres gjenkjenningen av hele siden på nytt. Tegne soner manuelt Hvis enkelte gjenkjenningssoner ikke ble opprettet, kan du tegne dem manuelt. Strekkodesoner må alltid tegnes manuelt. De opprettes ikke automatisk ved hjelp av Sideanalyse-funksjonen. Slik tegner du soner: I Redigering-gruppen klikker du sonetypen du vil opprette. 77

85 Del 8: Redigere gjenkjenningssonene Klikk deretter og hold nede venstre museknapp, og tegn en ramme rundt delen du vil skal gjenkjennes. I bildet under har vi tegnet en ny tabellsone (den rosa rammen) manuelt. Endre sonetype Hvis du skanner dokumenter med lav kvalitet, kan det hende at sonetypene ikke blir angitt riktig. Hvis det skjer, kan du endre sonetype manuelt. Høyreklikk sonen du vil endre. Pek på Sone > Type, og velg deretter sonetypen du vil bruke. Viktig: Hvis du behandler bilder med lav kvalitet, vil programmet få problemer med å gjenkjenne dem riktig. Se delen Justere bildekvaliteten for informasjon om hvordan du unngår slike problemer. 78

86 Endre sonetype for flere soner samtidig Hvis du skanner dokumenter med lav kvalitet, kan det hende at sonetypene ikke blir angitt riktig. Hvis det skjer, kan du endre sonetype manuelt. Klikk Velg sone i Redigering-gruppen. Trykk og holde nede Shift-tasten mens du klikker sonene du vil endre. Deretter mens du holder nede Shift-tasten, høyreklikker du i en valgt sone, peker på Sone > Type og velger sonetypen du vil bruke. Viktig: Hvis du behandler bilder med lav kvalitet, vil programmet få problemer med å gjenkjenne dem riktig. Se delen Justere bildekvaliteten for informasjon om hvordan du unngår slike problemer. Utvide eller redusere soner Klikk Velg sone i Redigering-gruppen. 79

87 Del 8: Redigere gjenkjenningssonene Klikk i sonen du vil redusere eller utvide. Klikk og hold et punktene på rammene, og dra deretter rammen i retningen du vil utvide eller redusere sonen. Endre sorteringsrekkefølgen for soner Rekkefølgen som sonene er nummerert i, bestemmer i hvilken rekkefølge de blir inkludert i utdatadokumentene. Slik endrer du rekkefølgen: Klikk Velg sone i Redigering-gruppen. Deretter klikker du Sorter-knappen. Tallene på sonene vises ikke lenger. Deretter klikker du sonene en etter en i rekkefølgen de skal sorteres. Flytte soner Klikk Velg sone i Redigering-gruppen. 80

88 Klikk i sonen du vil flytte, holde ned venstre museknapp, og dra rammen dit du vil plassere den. Koble soner Sett at det er to tekstsoner som hører sammen, og som du vil gjøre om til én tekstsone. Det gjør du slik: Velg Tekst i Redigering-gruppen. Tegn en tekstsone mellom de to sonene for å koble dem sammen. 81

89 Del 8: Redigere gjenkjenningssonene De to sonene er nå gjort om til én. Det er bare soner av samme type som kan kobles sammen. Slette soner Slik utelater du soner fra gjenkjenningen: Klikk Velg sone i Redigering-gruppen. Trykk og holde nede Shift-tasten, og velg sonene du vil slette. Høyreklikk en av de valgte sonene, pek på Sone, og klikk Slett. 82

90 Slette små soner Av og til inneholder dokumentene mye "støy", det vil si små svarte flekker som oppstår når du skanner dokumenter med lav kvalitet eller du bruker ugunstige skannerinnstillinger. I slike tilfeller merkes de som gjenkjenningssoner, selv om de ikke har nyttig innhold. Slik utelater du disse sonene fra gjenkjenning: Klikk alternativet Slett små soner. Ved å bruke dette alternativet slettes vinduer som er mindre enn 0,5 tommer, og de gjenværende sonene sorteres på nytt. Ignorere soner på kantlinjer Når skanneren genererer svarte kantlinjer rundt dokumentene, merkes de ofte som gjenkjenningssoner, selv om de ikke har nyttig innhold. I slike tilfeller bør du bruke alternativet Ignorer soner på kantlinjer. På den måten utelates sonene fra gjenkjenningen. 83

91 Del 8: Redigere gjenkjenningssonene Ignorere en bestemt sone Hvis dokumentet bare har innhold i et bestemt område på siden, kan du bruke alternativet Ignorer til å utelate resten av siden fra gjenkjenningen. Klikk Ignorer i Oppsett-gruppen. Deretter tegner du en ramme rundt delen som inneholder informasjon. Alt utenfor rammen blir ignorert. Merk: Du kan også bruke dette alternativet til å opprette sonemaler, som er nyttig når alle dokumentene har lignende oppsett. Se delen Bruke sonemaler. Gjenkjenne innholdet i en bestemt sone Hvis du vil at bare innholdet i en bestemt sone skal gjenkjennes og du ikke trenger et fullstendig konvertert utdatadokument, kan du bruk alternativet Kopier som tekst. Høyreklikk tekstsonen som skal gjenkjennes. Klikk deretter Kopier som tekst. Resultatene kopieres til utklippstavlen som kontinuerlig tekst. Du kan nå lime inn teksten i andre programmer. 84

92 Utføre sideanalysen på nytt Hvis du ikke er fornøyd med endringene du gjorde, kan du alltid utføre den automatiske sideanalysen på nytt. Klikk Analyser-kommandoen for å gjøre dette. Slik deaktiverer du den automatiske sideanalysen fullstendig: Klikk kategorien Hjem. Fjern merket for Sideanalyse. Dette gjør at du må angi gjenkjenningssonene manuelt. Hvis dokumentet ikke inneholder noen gjenkjenningssoner, kan det ikke gjenkjennes. BRUKE SONEMALER Når du vil skanne mange lignende dokumenter, kan det lønne seg å bruke sonemaler i stedet for å redigere gjenkjenningssonene hver gang. I sonemaler angir du hvordan dokumentene ser ut, og hvor tekst-, bilde- og tabellsonene er plassert. Dermed kontrolleres bare de angitte områdene, og du sparer masse tid. 85

93 Del 8: Redigere gjenkjenningssonene Slik oppretter du en sonemal: Skann det første dokumentet. Klikk kategorien Soner for å redigere sonene slik du ønsker. Se Redigere gjenkjenningssonene hvis du vil ha mer informasjon. Deretter klikker du Lagre for å lagre sonemalen. Slik bruker du en sonemal: Først deaktiverer du Sideanalyse i kategorien Konfigurasjon. Deretter skanner eller åpner du dokumenter i Readiris. I kategorien Soner klikker du Åpne. Du blir bedt om å laste inn sonemalen for den gjeldende siden eller for sidene som allerede er åpnet. 86

94 DEL 9: LAGRE DOKUMENTER LAGRE DOKUMENTER Dokumentene du behandler med Readiris, kan lagres i en rekke utdataformater, fra rene tekstfiler til Word- og Excel-filer med fullstendig oppsett. I tillegg kan de lagres som PDF- og XPS-filer. Med Readiris kan du også konvertere bilde-pdf-filer, der du ikke kan velge eller kopiere tekst, til PDF-dokumenter med fullt søkbar tekst. Det samme gjelder XPS-dokumenter. Under finner du en oversikt over utdataformatene som støttes. PDF PDF står for Portable Document Format. Dette er et format utviklet av Adobe Systems Inc. beregnet på utveksling av dokumenter. PDF-filer er ikke avhengige av utstyr eller oppløsning og kan åpnes på alle operativsystemer (Windows, Mac OS, ios, Android osv.). PDF-filer brukes hovedsakelig til lagringsformål. Innholdet i PDFfiler kan ikke så enkelt redigeres. Med Readiris kan du generere fire typer PDF-filer: PDF - bilde-tekst (= PDF - søkbart bilde). Dette er den vanligste typen. Den består av to lag: den gjenkjente teksten og det opprinnelige bildet oppå teksten. Dermed får du tilgang til den gjenkjente teksten, og du kan i tillegg se det opprinnelige bildet. 87

95 Del 9: Lagre dokumenter Merk: Siden bildet dekker teksten, vil ikke eventuelle gjenkjenningsfeil være synlige. PDF - tekst-bilde. Denne typen er den motsatte av PDF - bilde-tekst. I denne typen beholdes det opprinnelige bildet i bakgrunnen, mens den gjenkjente teksten ligger over bildet. Merk: Eventuelle gjenkjenningsfeil vil være synlige i dette formatet. PDF - tekst. Denne filtypen inneholder den gjenkjente teksten, men ikke det opprinnelige bildet av dokumentet. Eventuelle bilder i det opprinnelige dokumentet inkluderes som grafikk i PDF-filen. PDF - bilde. Når du velger denne filtypen, utføres ikke tekstgjenkjenning på dokumentet. PDF-filen vil ikke inneholde søkbar tekst, men bare bildet av det opprinnelige dokumentet. Merk: Det finnes mange alternativer for PDF-filer. Med Readiris kan du blant annet generere hyperkomprimerte PDF-filer, passordbeskyttede PDF-filer og PDF/Akompatible PDF-filer. Se delen Velge PDF-alternativer hvis du vil ha mer informasjon. Tips: Med Readiris kan du også konvertere bilde-pdf-filer til PDF-filer med søkbar tekst. XPS XPS står for XML Paper Specification. XPS er et format for fast dokumentoppsett utviklet av Microsoft Inc. beregnet på å bevare det opprinnelige dokumentet. På samme måte som med PDF-filer brukes XPS-filer hovedsakelig til lagringsformål. Innholdet i XPSfiler kan ikke så enkelt redigeres. Med Readiris kan du generere fire typer XPS-filer: 88

96 RTF XPS - bilde-tekst. Dette er den vanligste typen. Den består av to lag: den gjenkjente teksten og det opprinnelige bildet oppå teksten. Dermed får du tilgang til den gjenkjente teksten, og du kan i tillegg se det opprinnelige bildet. Merk: Siden bildet dekker teksten, vil ikke eventuelle gjenkjenningsfeil være synlige. XPS - tekst-bilde. Denne typen er den motsatte av XPS - bilde-tekst. I denne typen beholdes det opprinnelige bildet i bakgrunnen, mens den gjenkjente teksten ligger over bildet. Merk: Eventuelle gjenkjenningsfeil vil være synlige i dette formatet. XPS - tekst. Denne filtypen inneholder den gjenkjente teksten, men ikke det opprinnelige bildet av dokumentet. Eventuelle bilder i det opprinnelige dokumentet inkluderes som grafikk i XPS-filen. XPS - bilde. Når du velger denne filtypen, utføres ikke tekstgjenkjenning på dokumentet. XPS-filen vil ikke inneholde søkbar tekst, men bare bildet av det opprinnelige dokumentet. Merk: Med Readiris kan du også generere hyperkomprimerte XPS-dokumenter. Se delen Velge XPSalternativer hvis du vil ha mer informasjon. RTF står for Rich Text Formatting. Dette er et gratis dokumentfilformat utviklet av Microsoft Inc. beregnet på utveksling av dokumenter. De fleste tekstbehandlingsprogrammer kan lese og lagre RTF-dokumenter. Eksempler på slike programmer er Microsoft Word 97, 2000, 2002,

97 Del 9: Lagre dokumenter Det er mange oppsettsnivåer tilgjengelig. Se delen Velge formateringsalternativer hvis du vil ha mer informasjon. DOCX DOCX er det nye standardformatet for tekstbehandling i Microsoft Word 2007 og Dette filformatet er basert på XML-formatet (extensible Markup Language). Samme oppsettsalternativer er tilgjengelig for DOCX som for DOC og RTF. Se delen Velge formateringsalternativer hvis du vil ha mer informasjon. DOC DOC er standardformatet som ble brukt i Microsoft Word 97, 2000, 2002 og Det er et av standardformatene for tekstbehandling. Det er mange oppsettsnivåer tilgjengelig for DOC-dokumenter. Se delen Velge formateringsalternativer hvis du vil ha mer informasjon. Microsoft Word må være installert på datamaskinen for å kunne generere DOC-filer. ODT ODT står for OpenDocument Text. Dette er et åpent filformat. ODT-filer kan åpnes med et OpenOffice-kompatibelt tekstbehandlingsprogram. Se delen Velge formateringsalternativer hvis du vil ha mer informasjon om hvilke oppsettsalternativer som er tilgjengelig. Spreadsheet ML (XML) SpreadsheetML er et XML-format utviklet av Microsoft Inc. Det er det standard regnearkformatet i Microsoft Excel Dette 90

98 formatet er nyttig når du skal behandle dokumenter med store mengde tabeller og tall. Det finnes bestemte oppsettsalternativer for SpreadsheetML. Se delen Alternativer for SpreadsheetML hvis du vil ha mer informasjon. XLSX XLSX er det nye standard regnearkformatet i Microsoft Word 2007 og XLSX-filer opprettes ved å bruke Open XML-standarden. Hver enkelt celle i en XLSX-fil kan ha ulik formatering. Se delen Velge formateringsalternativer hvis du vil ha mer informasjon om hvilke oppsettsalternativer som er tilgjengelig. CSV CSV står for Comma Separated Value. Dette er et tekstformat for lagring av tabulatordelte data. I CSV-filer brukes kommaer til å skille verdier. Dette formatet er normalt tilknyttet Microsoft Excel på Windows-datamaskiner. TXT En TXT-fil er et standard tekstdokument som inneholder uformatert tekst. TXT-filer kan åpnes i alle typer tekstredigerings- eller tekstbehandlingsprogrammer. Det finnes ingen oppsettsalternativer for TXT-filer. HTML HTML står for Hypertext Markup Language. Det er det vanligste kodespråket ("markup language") for nettsider. Det gjør det mulig å beskrive strukturen og formateringen på tekstbasert informasjon i et dokument. Dette filformatet kan åpnes i Microsoft Excel, i nettlesere som Internet Explorer og i redigeringsprogrammer for nettsider, for eksempel Adobe Dreamweaver. 91

99 Del 9: Lagre dokumenter Se delen Velge formateringsalternativer hvis du vil ha mer informasjon om oppsettsalternativer. TIF TIF står for Tagged Image File. Dette er et høykvalitetsformat for grafikk og som ofte brukes til lagring av bilder med mange farger. Velg dette formatet hvis du vil at dokumentene skal konverteres til bildefiler. Det utføres ingen tekstgjenkjenning på dokumentene. Merk: En rekke eldre filformater støttes også. Merk: RTF-filer som opprettes i Readiris, kan også åpnes i de nettbaserte kontorstøtteprogrammene AjaxWrite, ThinkFree, Zoho Writer og Google Writely. Når du bruker et av disse programmene, må du huske å velge oppsettsalternativet Behold ord- og avsnittsformatering. Slik lagrer du dokumenter: Klikk utvidelsespilen i Utdata-gruppen. Utdata-vinduet åpnes. Velg formatet du vil bruke, fra den første rullegardinlisten. Velg Åpne etter lagring hvis du vil at det tilknyttede programmet skal åpnes når dokumentet er ferdigbehandlet i Readiris. 92

100 Det aktuelle programmet må være installert på datamaskinen for at dette alternativet skal fungere. La Lagre som fil være valgt i den andre rullegardinlisten. Velg eventuelt andre formateringsalternativer. Se delen Velge formateringsalternativer hvis du vil ha mer informasjon. Klikk OK for å lukke Utdata-vinduet. Klikk deretter Send for å konvertere og lagre dokumentene. Når behandlingen er ferdig, åpnes Utdatafil-vinduet. Gi utdatafilen et navn. Merk: Alle filene lagres sammen i én utdatafil som standard. Hvis du vil generere én fil per side, velger du Opprett én fil per side. 93

101 Del 9: Lagre dokumenter Merk: Når du har lagret dokumentene, fjernes de ikke automatisk fra Readiris-grensesnittet. Dette gjør det mulig å eventuelt endre innstillingene og lagre dokumentene i andre formater også. Slik oppretter du et nytt prosjekt i Readiris: Klikk søppelkassen nederst på Sider-panelet. Ved å bruke denne kommandoen slettes dokumentet fra Readiris, slik at du kan opprette et nytt. 94

102 LEGGE TIL DOKUMENTEGENSKAPER Når du behandler dokumenter, kan du legge til egenskaper. Det vil si at du kan tilføye koder til dokumentene, for eksempel forfatter, dokumenttype, skannedato osv. Dette gjør det enklere å hente frem dokumentene etter at du har lagret dem. Slik legger du til dokumentegenskaper: Skann eller åpne dokumenter i Readiris. Velg ønsket utdataformat, og kontroller at alternativet Lagre som fil er valgt. Klikk Send for å lagre dokumentene. I Lagre som-vinduet som vises, klikker du Egenskaper for å legge til dokumentegenskaper. 95

103 Del 9: Lagre dokumenter Skriv inn egenskapene, og klikk deretter OK for å lagre dem. LAGRE SKANNEDE DOKUMENTER SOM BILDEFILER Dokumentene du skanner, må ikke nødvendigvis konverteres til tekstfiler. Du kan også lagre dem som optimaliserte bildefiler. Slik gjør du: Skann eller åpne dokumenter i Readiris. Velg eventuelt alternativer for sidekonfigurasjon, for eksempel for oppretting og rotasjon. 96

104 Deretter klikker du kategorien Side: o Klikk Lagre grafikk for å lagre bare grafikksonene til en bildefil. o Klikk Lagre hele siden som bilde for å lagre den gjeldende siden som en bildefil. o Klikk Lagre alle sider som bilde for å lagre alle sidene i Readiris som en eller flere bildefiler. Merk: Ved å bruke det tredje alternativet kan du lagre alle sidene i flersidige bildefiler eller lagre hver enkelt side i separate bildefiler. Gi dokumentet et navn, og velg hva slags bildetype du vil lagre det som. 97

105 Del 9: Lagre dokumenter Avhengig av hva slags bildeformat du velger, kan det vises en glidebryter for JPEG-kvalitet. Med denne glidebryteren kan du angi kvaliteten på bildefilene. VELGE FORMATERINGSALTERNATIVER Avhengig av utdataformatet du velger i Utdata-vinduet, vil ulike formateringsalternativer være tilgjengelig. Under finner du en kort beskrivelse av hver enkelt gruppe med alternativer. Se de tilknyttede delene under for mer informasjon. 98

106 Oppsettsalternativer Oppsettsalternativene spiller en viktig rolle ved generering av tekstbehandlingsdokumenter, regnearkdokumenter og nettsidedokumenter. Disse innstillingene påvirker i stor grad hvordan de endelige dokumentene blir seende ut. Generelle alternativer De generelle alternativene er tilgjengelig for alle utdataformatene som det kan utføres gjenkjenning på. Hvis du velger et bildeutdataformat, for eksempel PDF - bilde eller TIF, er ikke de generelle alternativene tilgjengelig. De generelle alternativene utfyller oppsettsalternativene og brukes blant annet til å angi om farger og grafikk skal beholdes i utdatadokumentene. Alternativer for SpreadsheetML Når du genererer SpreadsheetML-dokumenter for Microsoft Excel (2002, 2003, 2007 og 2010), er bestemte alternativer for SpreadsheetML tilgjengelig i tillegg til oppsettsalternativene og de generelle alternativene. 99

107 Del 9: Lagre dokumenter Alternativene for SpreadsheetML brukes til å angi hvordan regnearkene skal formateres i Excel-dokumentet. PDF-alternativer Når du genererer PDF-dokumenter er bare bestemte PDFalternativer tilgjengelig. Disse alternativene omfatter bokmerking, ihqc-komprimering, passordbeskyttelse og digital signering. XPS-alternativer Når du genererer XPS-dokumenter er bare bestemte XPSalternativer tilgjengelig. Disse alternativene omfatter bokmerking og ihqc-komprimering. Papirstørrelse Ved å bruke alternativene for papirstørrelse kan du angi papirstørrelsen (f.eks. A4, Letter, Legal) som utdatadokumentene skal genereres med. Disse alternativene er tilgjengelig for de fleste RTF-utdataformater. Grafikk Ved å bruke grafikkalternativene kan du angi hvordan bilder vises i utdatadokumentene, for eksempel i svart-hvitt eller farge. Du kan også angi oppløsningen. Merk: Når du velger utdataformat eller program som ikke støtter bilder, er ikke grafikkalternativene tilgjengelig i Readiris. 100

108 OPPSETTSALTERNATIVER Oppsettsalternativene spiller en viktig rolle ved generering av tekstbehandlingsdokumenter (.doc,.docx,.rtf,.odt), regnearkdokumenter (.xml,.xlsx) og nettsidedokumenter (.htm). Disse innstillingene påvirker i stor grad hvordan de endelige dokumentene blir seende ut. Under finner du en beskrivelse av hva hvert oppsettsalternativ brukes til, og eksempler på reelle dokumenter. Legg også merke til miniatyrbildet på høyre side av vinduet. Det gir et generelt bilde av dokumentoppsettet basert på oppsettsalternativet du velger. Merk: Kategorien Oppsettsalternativer er ikke tilgjengelig hvis du velger PDF, XPS eller TIF som utdataformat. PDF og XPS er formater med fast oppsett og brukes som standard til å gjenskape det opprinnelige oppsettet til dokumentet. TIF er et bildeformat, som det ikke utføres gjenkjenning på. Merk: Hvis et oppsettsalternativ ikke er tilgjengelig for utdataformatet du har valgt, betyr det at det aktuelle alternativet ikke støttes. Ved å bruke alternativet Opprett kontinuerlig tekst opprettes en kontinuerlig, løpende linje med tekst. Resultatet er et 101

109 Del 9: Lagre dokumenter dokument uten formatering. Formateringen må gjøres manuelt av brukeren. Eksempel på kontinuerlig tekst Ved å bruke alternativet Behold ord- og avsnittsformatering beholdes den generelle formatstrukturen til det skannede dokumentet. Skrifttypen, -størrelsen og -stilen beholdes under gjenkjenningen. Tabulatorene til og justeringen av hver enkelt blokk gjenskapes. Tekstblokker og spalter gjenskapes ikke. Avsnittene følger bare etter hverandre. Tabeller gjenskapes riktig. Grafikk fanges ikke. Eksempel på ord- og avsnittsformatering 102

110 Ved å bruke alternativet Gjenskap kildedokument opprettes det et dokument der oppsettet er så nært det opprinnelige oppsettet som mulig. Tekstblokker, tabeller og grafikk gjenskapes på samme sted som i det opprinnelige dokumentet. Ord- og avsnittsformateringen beholdes. Hyperkoblinger gjenskapes også. Eksempel på gjenskapt kildedokument Ved å bruke alternativet Bruk spalter i stedet for rammer opprettes det spalter i stedet for tekstrammer for å plassere informasjonen på siden. Tekst i spalter er enklere å redigere enn dokumenter med flere rammer: Teksten flyter naturlig fra en spalte til den neste. Merk: Hvis ikke spaltene i kildedokumentet kan registreres, blir rammene likevel brukt som en reserveløsning. 103

111 Del 9: Lagre dokumenter Tips: Bruk dette alternativet når du skal generere Word-dokumenter. Ved å bruke alternativet Sett inn spalteskift settes det inn hardt spalteskift i slutten av hver enkelt spalte, slik at tekstformatet beholdes. All tekst du redigerer, legger til eller fjerner, beholdes i den tilhørende spalten. Tekst flyter ikke automatisk over et spalteskift. Tips: Deaktiver dette alternativet (Sett inn spalteskift) når du har kontinuerlig tekst som inneholder spalter. Dette gjør at teksten flyter naturlig fra en spalte til den neste. Ved å bruke alternativet Legg til bilde som sidebakgrunn plasseres det skannede bildet som bakgrunn under den gjenkjente teksten. Merk: Dette gjør at størrelsen på utdatafilene blir betydelig større. Bruk av formatet PDF - tekst-bilde endrer PDF-filer på samme måte. Du kan unngå økningen i filstørrelsen nevnt over, ved å velge alternativet Behold bakgrunnsfarger i kategorien Alternativer. Dette gir et lignende, men mindre drastisk og mer kompakt alternativ. GENERELLE ALTERNATIVER De generelle alternativene er tilgjengelig for alle utdataformatene som det kan utføres gjenkjenning på. Hvis du velger et bildeutdataformat, for eksempel PDF - bilde eller TIF, er ikke de generelle alternativene tilgjengelig. De generelle alternativene utfyller andre alternativer, som for eksempel for oppsett og SpreadsheetML. Det kan imidlertid hende at enkelte alternativer ikke er tilgjengelig på grunn av andre formateringsalternativer du velger. 104

112 Under finner du en beskrivelse av hva hvert alternativ brukes til, og eksempler på reelle dokumenter. Ved å bruke alternativet Slå sammen linjer til avsnitt aktiveres automatisk avsnittsregistrering. Den gjenkjente teksten brytes inntil et nytt avsnitt starter, og ord på slutten av en linje som er delt med bindestrek, "limes sammen". Ved å bruke alternativet Inkluder grafikk inkluderes bilder i utdatadokumentene. Fjern merket for dette alternativet hvis du bare trenger tekst. Ved å bruke alternativet Behold tekstfarger beholdes den opprinnelige fargen på teksten under gjenkjenningen. Ved å bruke alternativet Behold bakgrunnsfarger gjenskapes bakgrunnsfargen til hvert enkelt dokument. Merk: Ved behandling av regneark gjenskapes bakgrunnsfargen til hver enkelt celle. 105

113 Del 9: Lagre dokumenter ALTERNATIVER FOR SPREADSHEETML Når du velger Microsoft Excel 2002, 2003, 2007, 2010 (SpreadsheetML) som utdataformat, er bestemte alternativer for SpreadsheetML tilgjengelig. Under finner du en beskrivelse av hva hvert alternativ brukes til, og eksempler på reelle dokumenter. Ved å bruke alternativet Ignorer all tekst utenfor tabellene lagres tabellene, og alle andre gjenkjenningsresultater ignoreres. Bare data i tabellene gjenskapes. Eksempelbilde Ved å bruke alternativet Konverter tall til sifre kodes gjenkjente tall som sifre. 106

114 Dette gjør at du kan bruke disse cellene i regneoperasjoner. Tekstcellene (i alle tabeller) beholdes som tekst. Bare tall i tabeller kodes som sifre. Ved å bruke alternativet Opprett ett regneark pr. side opprettes det ett regneark pr. skannede side. Hvis en side inneholder tabeller og tekst, plasseres alt i samme regneark. Ved å bruke alternativet Opprett ett regneark pr. tabell plasseres hver tabell i egne regneark, og den gjenkjente teksten (utenfor tabellene) plasseres i et annet regneark. Hvis dokumentet som behandles, består av mer enn én side, behandles alle sidene på lik måte. Dette alternativet er nyttig når du behandler tabeller med ulik størrelse og ulike overskrifter. PAPIRSTØRRELSE Ved å bruke alternativene for papirstørrelse kan du angi papirstørrelsen (f.eks. A4, Letter, Legal) som utdatadokumentene skal genereres med. Disse alternativene er tilgjengelig for de fleste RTF-utdataformater. 107

115 Del 9: Lagre dokumenter Klikk kategorien Papirstørrelse, og bruk pilknappene til å ta i bruk og utelate papirstørrelser. De aktive papirstørrelsene gjennomgås av programmet i den angitte rekkefølgen, og den første papirstørrelsen som er stor nok for det skannede dokumentet, velges. Merk: Hva som er standard papirstørrelse, avhenger av operativsystemet du bruker. GRAFIKK Ved å bruke grafikkalternativene kan du angi hvordan bilder vises i utdatadokumentene, for eksempel i svart-hvitt eller farge. Du kan også angi oppløsningen. Merk: Når du velger utdataformat eller program som ikke støtter bilder, er ikke grafikkalternativene tilgjengelig i Readiris. Under finner du en beskrivelse av hva hvert alternativ brukes til. 108

116 Svart-hvitt-bilder Bildene lagres som standard i farger. Velg dette alternativet for å generere svart-hvitt-bilder. Du kan likevel beholde fargene på teksten i dokumentet. Behold skanneoppløsning Dette alternativet er aktivert som standard. Det genereres utdatadokumenter i samme oppløsning som de skannede dokumentene. Se skannerinnstillingene for å kontrollere hvilken oppløsning dokumentene er skannet med. Du kan også se bildeegenskapene i grensesnittet. Reduser oppløsning til: Hvis du ikke vil beholde den opprinnelige skanneoppløsningen, velger du alternativet Reduser oppløsning til og angir oppløsningen du vil redusere bildene til. Merk: Du bør bruke en oppløsning på minst 72 ppt. JPEG-kvalitet Bilder i PDF-, XPS-, Word- og RTF-dokumenter lagres i JPEG format. Bruk glidebryteren til å justere JPEG-kvaliteten. JPEG 2000-komprimering Når du skal lagre filer i PDF- eller XPS-format, kan du bruke JPEG 2000-komprimering på farge-/gråtonebilder i disse filene. 109

117 Del 9: Lagre dokumenter VELGE PDF-ALTERNATIVER Dokumentene du behandler i Readiris, kan lagres som PDFdokumenter. Om PDF-dokumenter PDF står for Portable Document Format. Dette er et format utviklet av Adobe System Inc. beregnet på utveksling av dokumenter. PDFfiler er ikke avhengige av utstyr eller oppløsning og kan åpnes på alle operativsystemer (Windows, Mac OS, ios, Android osv.). PDF-filer brukes hovedsakelig til lagringsformål. Innholdet i PDFfiler kan ikke så enkelt redigeres. Slik lagrer du dokumenter som PDF-dokumenter: Klikk Format-knappen i Utdata-gruppen. Velg PDF-type fra rullegardinlisten: PDF - bilde-tekst (= PDF - søkbart bilde). Dette er den vanligste typen. Den består av to lag: den gjenkjente teksten og det opprinnelige bildet oppå teksten. Dermed får du tilgang til 110

118 den gjenkjente teksten, og du kan i tillegg se det opprinnelige bildet. Merk: Siden bildet dekker teksten, vil ikke eventuelle gjenkjenningsfeil være synlige. PDF - tekst-bilde. Denne typen er den motsatte av PDF - bildetekst. I denne typen beholdes det opprinnelige bildet i bakgrunnen, mens den gjenkjente teksten ligger over bildet. Merk: Eventuelle gjenkjenningsfeil vil være synlige i dette formatet. PDF - tekst. Denne filtypen inneholder den gjenkjente teksten, men ikke det opprinnelige bildet av dokumentet. Eventuelle bilder i det opprinnelige dokumentet inkluderes som grafikk i PDF-filen. PDF - bilde. Når du velger denne filtypen, utføres ikke tekstgjenkjenning på dokumentet. PDF-filen vil ikke inneholde søkbar tekst, men bare bildet av det opprinnelige dokumentet. PDF-alternativer 111

119 Del 9: Lagre dokumenter Opprett bokmerker Bokmerker er en type koblinger i PDF-dokumenter som inneholder informasjon om delen de er koblet til. Bokmerkene gir PDFdokumentene struktur. De er gruppert i Bokmerker-panelet i Navigasjon-ruten. Ved å bruke alternativet Opprett bokmerker opprettes et bokmerke for hver enkelt tekstsone, bildesone og tabellsone i en PDF-fil. Eksempel på bokmerker Lagre skrifter Ved å bruke alternativet Lagre skrifter lagres, eller inkluderes, skriftene som finnes i det opprinnelige dokumentet, i PDF-filen. Dermed kan andre brukere alltid se dokumentene med de opprinnelige skriftene på datamaskinen, selv om de ikke har skriften du brukte, installert på datamaskinen. Vær oppmerksom på at lagring av skrifter øker filstørrelsen på utdatadokumentene. 112

120 Opprett fullt PDF/A-kompatible filer (Readiris Corporate) Ved å bruke dette alternativet genereres PDF-filer som egner seg for langtidsarkivering. PDF/A står for Portable Document Format Archivable. PDF/A-filer inneholder bare det aller nødvendigste som kreves for å åpne og vise dem. Hurtig nettvisning Ved å bruke alternativet Hurtig nettvisning omstruktureres et PDFdokument slik at det lastes ned side for side fra Internett-servere. Dette alternativet er nyttig når brukere skal ha tilgang til dokumenter du sender til skyen. PDF-versjon I denne rullegardinlisten kan du velge hvilken PDF-versjon som skal genereres. Etter hver enkelt versjon står det hvilken Acrobatversjon som kreves for å åpne PDF-filen. PDF - intelligent høykvalitetskomprimering I Readiris kan du også komprimere PDF-dokumenter. Se delen Komprimere PDF-dokumenter for mer informasjon. Tips: Se også delen Passordbeskytte PDF-dokumenter og Signere PDFdokumenter digitalt. 113

121 Del 9: Lagre dokumenter KOMPRIMERE PDF-DOKUMENTER PDF-dokumentene du genererer med Readiris, kan komprimeres ved hjelp av ihqc. ihqc står for intelligent High-Quality Compression (intelligent høykvalitetskomprimering), som er I.R.I.S.' egen effektive komprimeringsteknologi. ihqc er for bilder det MP3 er for musikk og DivX er for film. Slik genererer du komprimerte PDF-dokumenter: Klikk Format-knappen i Utdata-gruppen. Velg PDF-type fra rullegardinlisten. ihqc-komprimering er ikke tilgjengelig for filer av typen PDF - tekst og PDF - tekst-bilde. Angi komprimeringsnivået: Det finnes tre komprimeringsnivåer. For hvert nivå finnes det to typer komprimering: bra størrelse og bra kvalitet. Bra størrelse gir best komprimering, men med 114

122 minimalt tap i bildekvaliteten. Bra kvalitet gir noe større utdatafiler, men bildekvaliteten er bedre. Merknader: I Readiris Pro kan du velge nivå I - bra størrelse og nivå I - bra kvalitet. I Readiris Corporate kan du velge alle ihqc-nivåer. Egendefinert komprimering (Readiris Corporate) I Readiris Corporate kan du også velge egendefinert komprimering. Når du velger dette alternativet, kan du selv bestemme forholdet mellom størrelse og kvalitet ved hjelp av en glidebryter. Alternativet Komprimer symboler er valgt som standard. Når det er merket av for dette alternativet, komprimeres tekst i dokumentet. Alternativet Wavelet-komprimering er også valgt som standard. Når det er merket av for dette alternativet, komprimeres bilder i dokumentet. 115

123 Del 9: Lagre dokumenter PASSORDBESKYTTE PDF-DOKUMENTER (Denne delen gjelder bare Readiris Corporate) PDF-dokumentene du genererer med Readiris, kan passordbeskyttes. Du kan angi et passord som må oppgis når dokumentene skal åpnes, og et passord som begrenser endringer i dokumentene. Slik passordbeskytter du PDF-dokumenter: Klikk Format-knappen i Utdata-gruppen. Velg PDF-type fra rullegardinlisten. Deretter klikker du kategorien Passord. 116

124 Når du angir et passord for å åpne et dokument, vil du bli bedt om å skrive inn dette passordet når du åpner PDFutdatadokumentet. Når du angir et passord for tillatelser, kan du bare utføre handlingene som er angitt i sikkerhetsinnstillingene. Hvis du vil endre disse innstillingene, må du angi passordet for tillatelser. Sikkerhetsinnstillingene i Readiris ligner standardfunksjonene for beskyttelse i Adobe Acrobat. Passordet for å åpne et dokument og passordet for tillatelser må være forskjellige. SIGNERE PDF-DOKUMENTER DIGITALT (Denne delen gjelder bare Readiris Corporate) PDF-dokumentene du genererer med Readiris, kan signeres digitalt. Digitale signaturer brukes til å identifisere personen som opprettet PDF-dokumentet, godkjenne identiteten til forfatteren, sertifisere dokumenter og bidra til å forhindre uønskede endringer i PDFdokumenter. Readiris genererer imidlertid ikke digitale signaturer. Du må ha tilgang til en digital signatur for å kunne generere signerte dokumenter med Readiris. Du kan opprette digitale signaturer med Adobe Acrobat eller få tak i en fra firmaer som VeriSign. Slik genererer du digitalt signerte dokumenter: Klikk Format-knappen på hovedverktøylinjen. Velg PDF-type fra rullegardinlisten. Klikk kategorien Signatur for å åpne alternativene for signering. 117

125 Del 9: Lagre dokumenter Velg Bruk denne signaturen, og bla deretter til signaturen du vil bruke. Tips: Hvis det ikke vises signaturer i listen, klikker du Behandle-knappen. Klikk deretter Importer, og følg instruksjonene i importveiviseren for sertifikat. Du kan også bruke alternativene som vises når du klikker Behandleknappen, til å redigere, fjerne eller eksportere digitale signaturer på PCen. Klikk Detaljer-knappen for å vise all tilgjengelig informasjon om den gjeldende signaturen. Se Adobe-dokumentasjonen for mer informasjon om sertifikater. Når du bruker en digital signatur, vises den i kategorien Signaturer i Adobe Acrobat og Adobe Reader. 118

126 VELGE XPS-ALTERNATIVER Dokumentene du behandler i Readiris, kan lagres som XPSdokumenter. Om XPS-dokumenter XPS står for XML Paper Specification. XPS er et format for fast dokumentoppsett utviklet av Microsoft Inc. beregnet på å bevare det opprinnelige dokumentet. På samme måte som med PDF-filer brukes XPS-filer hovedsakelig til lagringsformål. Innholdet i XPSfiler kan ikke så enkelt redigeres. Slik lagrer du dokumenter som XPS-dokumenter: Klikk Format-knappen i Utdata-gruppen. Velg XPS-type fra rullegardinlisten: 119

127 Del 9: Lagre dokumenter XPS - bilde-tekst. Dette er den vanligste typen. Den består av to lag: den gjenkjente teksten og det opprinnelige bildet oppå teksten. Dermed får du tilgang til den gjenkjente teksten, og du kan i tillegg se det opprinnelige bildet. Merk: Siden bildet dekker teksten, vil ikke eventuelle gjenkjenningsfeil være synlige. XPS - tekst-bilde. Denne typen er den motsatte av XPS - bildetekst. I denne typen beholdes det opprinnelige bildet i bakgrunnen, mens den gjenkjente teksten ligger over bildet. Merk: Eventuelle gjenkjenningsfeil vil være synlige i dette formatet. XPS - tekst. Denne filtypen inneholder den gjenkjente teksten, men ikke det opprinnelige bildet av dokumentet. Eventuelle bilder i det opprinnelige dokumentet inkluderes som grafikk i XPS-filen. XPS - bilde. Når du velger denne filtypen, utføres ikke tekstgjenkjenning på dokumentet. XPS-filen vil ikke inneholde søkbar tekst, men bare bildet av det opprinnelige dokumentet. XPS-alternativer 120

128 Opprett bokmerker Bokmerker er en type koblinger i XPS-dokumenter som inneholder informasjon om delen de er koblet til. Bokmerkene gir XPSdokumentene struktur. Ved å bruke alternativet Opprett bokmerker opprettes et bokmerke for hver enkelt tekstsone, bildesone og tabellsone i en XPS-fil. XPS - intelligent høykvalitetskomprimering I Readiris kan du også komprimere XPS-dokumenter. Se delen Komprimere XPS-dokumenter for mer informasjon. 121

129 Del 9: Lagre dokumenter KOMPRIMERE XPS-DOKUMENTER XPS-dokumentene du genererer med Readiris, kan komprimeres ved hjelp av ihqc. ihqc står for intelligent High-Quality Compression (intelligent høykvalitetskomprimering), som er I.R.I.S.' egen effektive komprimeringsteknologi. ihqc er for bilder det MP3 er for musikk og DivX er for film. Slik genererer du komprimerte XPS-dokumenter: Klikk Format-knappen i Utdata-gruppen. Velg XPS-type fra rullegardinlisten. ihqc-komprimering er ikke tilgjengelig for filer av typen XPS - tekst og XPS - tekst-bilde. Angi komprimeringsnivået: 122

130 For nivå I finnes det to typer komprimering: bra størrelse og bra kvalitet. Bra størrelse gir best komprimering, men med minimalt tap i bildekvaliteten. Bra kvalitet gir noe større utdatafiler, men bildekvaliteten er bedre. I Readiris Corporate kan du også velge egendefinert komprimering. Når du velger dette alternativet, kan du selv bestemme forholdet mellom størrelse og kvalitet ved hjelp av en glidebryter. 123

131

132 DEL 10: SENDE DOKUMENTER TIL SKYEN Dokumentene du behandler i Readiris, kan sendes til en rekke skyprogrammer. Med Readiris Pro kan du sende dokumenter til Evernote, Dropbox, GoogleDocs og box. Med Readiris Corporate kan du også sende dokumentene til Microsoft SharePoint og Therefore. Før du kan eksportere til skyen, må du konfigurere tilkoblingen. Viktig: Før du kan konfigurere en tilkobling, må du ha en gyldig konto for Dropbox, GoogleDocs, Evernote, box, SharePoint eller Therefore. Viktig (Readiris Corporate): Hvis du bruker Therefore, må en oppdatert Therefore-klient være installert og konfigurert riktig på datamaskinen. Slik konfigurerer du en tilkobling: Klikk kategorien Skyoppsett, og klikk deretter skyprogrammet du vil bruke. 125

133 Del 10: Sende dokumenter til skyen Skriv inn brukernavn og passord. Klikk eventuelt Bla gjennom for å velge en bestemt plassering i skysystemet. Klikk deretter OK for å fullføre konfigurasjonen. Slik sender du dokumenter til skyprogrammet: Skann eller åpne dokumentene, og velg behandlingsinnstillingene som skal brukes. Viktig: Vanlige GoogleDocs-brukere kan ikke eksportere bildefiler til kontoen. Derfor kan du ikke velge en bildefil som utdataformat i Readiris. Google Apps Premier-kunder kan laste opp alle typer dokumenter til kontoen. I Utdata-gruppen velger du skyprogammet du konfigurerte. 126

134 Klikk deretter Send for å sende dokumentene til skyen. Du får spørsmål om å angi hvor i skysystemet dokumentene skal eksporteres til. Angi plasseringen, og klikk OK. Tips: Fjern merket for alternativet Be om bekreftelse før eksport hvis du ikke vil angi plasseringen igjen siden. Du får deretter spørsmål om å gi dokumentet et navn. Gi dokumentet et navn, og klikk OK for å fullføre eksporten. 127

135 Del 10: Sende dokumenter til skyen SENDE INDEKSERTE DOKUMENTER TIL SKYEN (Denne delen gjelder bare Readiris Corporate) Når du sender dokumenter til Microsoft SharePoint eller Therefore, oppdages det automatisk om SharePoint- eller Therefore-systemet har eventuelle obligatoriske indeksfelt som må fylles ut. Eksempler på obligatoriske SharePoint-felt Slik sender du indekserte dokumenter: Konfigurer SharePoint- eller Therefore-koblingen. Deretter behandler du dokumentene ved hjelp av konfigurasjonen du ønsker å bruke. I Utdata-gruppen velger du Brukerindeks hvis du vil at alle indeksfeltene i SharePoint- eller Therefore-systemet skal vises når du sender dokumentene. 128

136 Hvis du ikke merker av for Brukerindeks, vises bare obligatoriske indeksfelt når du sender dokumentene. Klikk Send for å sende dokumentene. De (obligatoriske) indeksfeltene vises i kategorien Indeks. Du kan nå enten fylle ut indeksfeltene manuelt, eller Bruke funksjonen for dra-og-slipp-gjenkjenning til å fylle dem ut: o Klikk i et felt du vil fylle ut. o Klikk deretter Tekst-ikonet for å gjenkjenne tekstsoner, eller klikk Strekkode-ikonet for å gjenkjenne strekkodesoner. o Tegn en ramme rundt sonen du vil bruke som indeks. Når du slipper museknappen, fylles feltet ut med teksten. Klikk Send for å sende dokumentene, eller klikk Forkast for å begynne på nytt. 129

137

138 SLIK GJØR DU SLIK KONFIGURERER DU SKANNEREN I READIRIS Skanneren må være konfigurert riktig for at dokumentene skal skannes. Før du konfigurerer skanneren i Readiris: 1. Kontroller at skanneren er tilkoblet datamaskinen og slått på. Merk: Skanneren må være fysisk tilkoblet datamaskinen med en USB-kabel. En Ethernet-kabel eller trådløs tilkobling kan også brukes hvis Twain-driveren som leveres av produsenten, har denne funksjonaliteten. 2. Kontroller at den nyeste Twain-driveren for skanneren er installert. Drivere finner du vanligvis på nettsidene til skannerprodusenten. De leveres ikke av I.R.I.S. Vær oppmerksom på at enkelte skannerdrivere kanskje ikke fungerer med de siste versjonene av Windows. Se i dokumentasjonen som fulgte med skanneren, for informasjon om hvilke plattformer som støttes. Kontakt eventuelt skannerprodusenten. Konfigurasjon Klikk pilen under Skann på båndet. Klikk deretter Innstillinger. 131

139 Slik gjør du Første gang du gjør dette, vises Skannermodell-listen automatisk. Velg skannerprofil fra denne listen. Skannerprofilene gir tilgang til funksjoner som gjelder spesielt for din skanner, for eksempel tosidig skanning. Det er ikke noe problem hvis ikke skanneren din står oppført på listen. Ikke alle skannere har skannerprofiler. Viktig: Hvis du ikke finner en skannerprofil som samsvarer nøyaktig med din skanner, må du ikke velge en profil som ligner. Velg en universell Twain-profil i stedet. Ulike Twainprofiler er tilgjengelig: Velg <Twain><OTHER MODELS> hvis du bruker en vanlig planskanner. Velg <Twain><OTHER MODELS>(Brukergrensesnitt) hvis du bruker skannergrensesnittet til å skanne dokumenter i stedet for Readiris. Velg <Twain><OTHER MODELS with duplex feeder> hvis du bruker en tosidig skanner, som skanner både forsiden og baksiden på et ark. 132

140 Når du har valgt skannermodell, må du konfigurere skannerdriveren. Klikk Konfigurer for å velge skannerdriver. Hvis ikke skanneren står oppført i vinduet Velg kilde, er ikke skannerdriveren installert riktig. Installer skannerdriveren på nytt før du konfigurerer den i Readiris. Når skanneren er konfigurert, kan du starte skanningen og bruke standardinnstillingene. Hvis du vil ha mer informasjon om de ulike skannerinnstillingene og hvordan du endrer dem, kan du se emnet Velge skannerinnstillinger. 133

141 Slik gjør du SLIK FORBEDRER DU GJENKJENNINGSRESULTATENE Kvaliteten på gjenkjenningsresultatene avhenger av en rekke faktorer: dokumentspråket Pass på at du velger riktig språk i språklisten. Se delen Alternativer for dokumentgjenkjenning hvis du vil ha mer informasjon. kvaliteten på de skannede dokumentene Hvis de skannede dokumentene er for lyse eller for mørke, får programmet vanskeligheter med å gjenkjenne dem. Heldigvis har programmet en funksjon for å justere kvaliteten på de skannede dokumentene. Se delen Justere bildekvaliteten for informasjon om hvordan du gjør dette. skannerinnstillingene Hvis du bruker en skanner til å skanne dokumentene, avhenger bildekvaliteten også av skannerinnstillingene. Se delen Velge skannerinnstillinger for å kontrollere at du har valgt riktige innstillinger for skanneren. Kontroller at oppløsningen er satt til 300 ppt for vanlige dokumenter og til 400 ppt for dokumenter med liten skrift eller asiatiske språk. 134

142 SLIK SKANNER DU FLERE DOKUMENTER Readiris har en rekke funksjoner for skanning og behandling av flere dokumenter. Merk: I Readiris Pro kan du behandle maks. 50 sider i et og samme prosjekt. Skanne flere dokumenter med en planskanner Klikk pilen under Skann-knappen for å åpne skannerinnstillingene. I vinduet med skannerinnstillinger velger du Skann en side til etter og angir deretter hvor mange sekunder det skal ta før den neste siden skannes. Dermed slipper du å gå tilbake til datamaskinen og klikke Skannknappen i Readiris. Du legger på et nytt ark i ditt eget tempo, så starter skanningen av den neste siden automatisk. 135

143 Slik gjør du Skanne flere dokumenter med en skanner med dokumentmater Klikk pilen under Skann-knappen for å åpne skannerinnstillingene. I vinduet med skannerinnstillinger velger du ADM (automatisk dokumentmater). Dermed kan du skanne side etter side på skanneren, og programmet vil holde følge. SLIK BEHANDLER DU BILDER FRA DIGITALKAMERAER Readiris bruker spesielle gjenkjenningsrutiner for å behandle bilder fra digitalkameraer. Alternativet Digitalkamera må være aktivert når du skal behandle slike bilder. Slik aktiverer du alternativet Digitalkamera: Først slår du på digitalkameraet og kobler det til datamaskinen med en USB-kabel. Klikk pilen under Skann-knappen, og velg deretter Innstillinger. Klikk Skannermodell, og velg <Twain><Other models> fra listen. 136

144 Merk: Hvis driveren for kameraet ikke står oppført i Velg kilde-listen, betyr dette at driveren ikke er installert riktig, eller at kameraet ikke har en Twain-driver. Se eventuelt kameradokumentasjonen. Klikk deretter Konfigurer, og velg kameraets Twain-driver. Gå tilbake til vinduet Skannerinnstillinger, og velg alternativet Digitalkamera. Når du klikker Skann i Readiris, skannes det nå med kameraet. Tips om hvordan du tar bilder med digitalkamera: Kalibrer kameraet ved å ta bilde av et hvitt dokument (før du bruker det med Readiris). Velg alltid den høyeste bildeoppløsningen. Aktiver makromodus på kameraet for å ta nærbilder. Aktiver dokumentmodus på kameraet, hvis kameraet har dette. Bruk bare optisk zoom, ikke digital zoom. Hold kameraet rett over dokumentet. Unngå å ta bilde av dokumentene på skrå. Hold kameraet stille mens du tar bildet. Bruk stativ hvis nødvendig. Deaktiver blitsen når du tar bilde av glanset papir. Unngå å åpne komprimerte kamerabilder. Tilpass lysstyrke- og kontrastinnstillingene i Readiris etter omgivelsene (dagslys, lampelys, neonlys). Se Velge skannerinnstillinger. 137

145 Slik gjør du Velg farge eller gråtone som fargemodus i Readiris. Se også Velge skannerinnstillinger. SLIK GJENKJENNER DU STREKKODER (Denne delen gjelder bare Readiris Corporate) I Readiris Corporate kan du gjenkjenne strekkoder. Strekkoder kan brukes til å separere dokumenter i en gruppe. Merk: Readiris støtter de vanligste 2D-strekkoder. Readiris støtter strekkoder skrevet ut på laserskrivere og blekkskrivere. Slik angir du hvilke strekkoder som skal gjenkjennes: Klikk Readiris-knappen og deretter Avanserte innstillinger. Velg strekkodetypen som skal gjenkjennes. 138

146 Viktig: Strekkodene gjenkjennes automatisk for å separere dokumenter, men selve strekkodesonene gjenkjennes ikke som strekkoder. I de fleste tilfeller gjenkjennes de som bilder. Gjenkjenne strekkoder manuelt: Skann eller åpne dokumentet. Klikk kategorien Soner. Klikk Strekkode-ikonet, og tegn en ramme rundt strekkoden. 139

147 Slik gjør du ELLER høyreklikk strekkodesonene som feilaktig er gjenkjent som bilde, pek på Sone > Type, og velg Strekkode. Klikk deretter Send for å lagre eller sende dokumentet. Gjenkjenne en bestemt strekkode Slik gjør du hvis du trenger innholdet i en bestemt strekkode: Tegn en strekkodesone rundt strekkoden. Høyreklikk i sonen, og velg Kopier som data. Innholdet i sonen kopieres til utklippstavlen. Du kan nå lime inn innholdet i andre programmer. 140

148 SLIK SEPARERER DU DOKUMENTGRUPPER (Denne delen gjelder bare Readiris Corporate) Når du skanner bunker med papir, for eksempel med en skanner utstyrt med en dokumentmater, kan det lønne seg å angi hvor et dokument slutter, og hvor det neste begynner. På den måten kan det genereres en egen utdatafil for hvert dokument. Dermed slipper du å måtte skanne ett dokument om gangen. Eksempel Si du skal skanne en bunke på 30 sider. De første 10 sidene hører til dokument 1, side 11 til 20 hører til dokument 2, og side 21 til 30 hører til dokument 3. Hvis du angir at bunken faktisk består av tre dokumenter, genereres det tre separate utdatafiler. Slik separerer du papirdokumenter Det er to måter å separere papirdokumenter i Readiris på. Du kan gjøre dette ved hjelp av: tomme sider Du setter ganske enkelt inn en tom side mellom to ark for å angi hvor det nye dokumentet begynner. forsider med strekkode Du kan for eksempel feste en klistrelapp med en strekkode på første side av hvert av dokumentene. Slik åpner du alternativene for dokumentseparering: Klikk Readiris-knappen og deretter Avanserte innstillinger. 141

149 Slik gjør du Klikk kategorien Dokumentbehandling. Angi hva slags separeringsmetode du vil bruke: Registrer tomme sider eller Registrer forsider med strekkode. Når du bruker forsider med strekkoder, kan du angi hvor på siden strekkoden er plassert, ved hjelp av en lesesone. Når du har angitt lesesonen, søkes det bare etter strekkoder i det bestemte området. Tips: For å vite størrelsen på lesesonen kan du bruke Koordinaterfunksjonen: Klikk kategorien Soner, og velg Koordinater. 142