Agenda styringsgruppa 6. møte

Transkript

1 Agenda styringsgruppa 6. møte Dato: 20. april 2017 Vertskap: Stad: Ålesund kommune Tidsramme: Bordoppsett: Middelaldermuseet, Sunnmøre museum, Borgundgavlen - link (ikkje hovudbygningen/kafeen, men nytt hus ved vegen til Borgund kirke) Seks småbord + møteleiarbord Agenda: Møteleiar ynskjer velkomne. Godkjenning av møteinnkalling og møtereferat styringsgruppa Referat, presentasjonar og oppsummering gruppearbeid er vedlagt. 27/17 Referatsaker (15 min.) Orientering om status sidan sist styringsgruppemøte: 1. Haram kommunestyre vedtak om deltakargruppe: Ordførar Vebjørn Krogsæter med personleg varamedlem Guttorm Kjerstad Varaordførar Randi W. Frisvoll med personleg varamedlem Arnt Ove Tenfjord Emil Korsnes med personleg varamedlem Arne Otto Rogne Svein Harsjøen med personleg varamedlem Cine F. Austnes Ewa Hildre med personleg varamedlem Rolf Longva. 2. Proposisjon om endringar i kommunestrukturen framlagt 7.4. Link. 3. KS Midt-Norge og Fylkesmannen MR konferanse i Ålesund. Link til oppsummering. 4. KMD og KS dagssamling Gardermoen tema: «Eierskap, interkommunalt samarbeid og anskaffelser ved kommunesammenslåing». Link til oppsummering. 5. KMD og KS samling Lillestrøm og Flesland Link til program. 6. Mads Solberg tilsett som prosjektmedarbeidar demokrati og medverknad frå 3. april. Stillingsbeskriving er vedlagt. 7. Oppretting av tilsettingsutval for rekruttering av rådmann sak i alle kommunestyrer, ferdighandsama i Ålesund, Haram, Sandøy og Ørskog. Link til sak i ei av kommunane. (protokollane med vedtak frå dei fire kommunane er klare over påske). 8. Arbeidsutvalet hadde møte møtereferat ligg ved.

2 28/17 Prop. 96 S ( ) «Endringar i kommunestrukturen» framlagt av KMD 7.4. (15 min.) Kort innleiing v/leiar av styringsgruppa. 29/17 Informasjon om felles kommunestyremøte 21. juni (15 min.) Orientering v/styringsgruppeleiar etter planleggingsmøte mellom AU og fylkesmannen /17 Revisjon av intensjonsavtalen (1 time) Ordførarane har hatt innleiande møte om å gjere enkelte justeringar i avtalen. Her er også anna tekst i avtalen som bør oppdaterast. Gruppearbeid for innspel til revisjon av avtalen. Kl Omvisning på Middelaldermuseet «Byen ved havlandet» v/jarle Sulebust (1 time) Kl Lunch (45 min.) 31/17 Demokrati og medverknad (1 time sak 31 til 33) - Presentasjon v/mads Solberg. Summing i grupper med tilbakemeldingar til Mads. - Nye Ålesund deltek i KMDs prosjekt «Fornyelse av lokaldemokratiet» - link. Både styringsgruppa og dei fem kommunestyra må gjere vedtak om å delta. - Kva skal vere mandatet til delprosjektgruppene i sak 32 og 33, og skal vi ha ei felles eller to grupper? 32/17 Oppretting av delprosjekt: Demokrati og medverknad foreløpig mandat Mandat. Oppnemning av politiske representantar i gruppa. 33/17 Oppretting av delprosjekt: Politisk organisering foreløpig mandat Mandat. Oppnemning av politiske representantar i gruppa. Pause /17 Prosjektorganisering og delprosjekt (45 min.) Kort innleiing v/prosjektkoordinator. Gruppearbeid om mandata for delprosjekta. Forslag til mandat for gruppe 1 til 10 vert sendt dykk over påske. Pause /17 Oppretting av delprosjekt: Senter for offentleg innovasjon - nasjonal pilot i samarbeid med bl.a. ÅKP (30 min.) Presentasjon i møtet v/bente Glomset Vikhagen med diskusjon i grupper. 36/17 Info. om møte med fagforeiningane samarbeid og medverknad (15 min.) Kort informasjon v/prosjektkoordinator. Felles møte for alle hovudtillitsvalde og personalsjefane /17 Lansering av felles nettside for nye Ålesund (15 min.) Presentasjon i møtet v/anne Bente Skjellum. 38/17 Eventuelt Møtet ferdig seinast kl

3 Stillingsbeskriving Prosjektmedarbeidar demokratiutvikling i nye Ålesund kommune Formål Kommunane Haram, Sandøy, Skodje, Ørskog og Ålesund går saman om å skape nye Ålesund kommune i tråd med inngått intensjonsavtale. Ei viktig nasjonal målsetting med kommunereforma er å styrke lokaldemokratiet og nærdemokratiet. Intensjonsavtalen mellom kommunane set klare og ambisiøse mål for utvikling av modellar som sikrar brei og reell involvering, medverknad og samarbeid for å skape ein ny kommune. Etablering av nye Ålesund kommune er ei av de største samanslåingsprosjekta i kommunereforma. For å lukkast med dette, er det avgjerande at den nye kommunen etablerer eit demokratisk system som sikrar involvering av innbyggarar, organisasjonar osv. For å jobbe med å utvikle desse gode modellane, er det oppretta ei mellombels stilling som prosjektmedarbeidar for demokratiutvikling i nye Ålesund kommune, i første omgang til med mogleg for forlenging. Organisatorisk plassering og rapportering Styringsgruppa, seinare fellesnemnda, legg rammene for prosjektmedarbeidaren sitt arbeid. I det daglege arbeidet rapporterer han til arbeidsutvalet i nye Ålesund Kommune. Frå det tidspunkt ny rådmann/prosjektleiar er på plass, rapporterer medarbeidaren til prosjektleiaren. Prosjektmedarbeidaren for demokratiutvikling inngår i prosjektteamet/prosjektgruppa for nye Ålesund og skal samarbeide tett med prosjektkoordinatoren og kommunikasjonsansvarleg i prosjektet. Det er avgjerande at all informasjon om prosjektet er eintydig og ikkje sprikande. Noverande Ålesund kommune er prosjektmedarbeidaren sin formelle arbeidsgjevar. Personalsjefen i Ålesund blir kontaktpunktet i spørsmål knytt til løn, HMS og andre ting som gjeld forholdet mellom arbeidsgjevar og arbeidstakar og som er regulert i lov og avtaleverk. Ansvarsområde. Sentrale fokusområde Gjennomføre prosjektet «Innbyggjardeltaking i nye Ålesund kommune», jf. vedlegg. Økonomiansvar i prosjektet, herunder finne nye finansieringskjelder. Koordinere kommunane i nye Ålesund si deltaking i KMDs toårige prosjekt «Fornyelse og utvikling av lokaldemokratiet i kommuner som skal slå seg sammen» Koordinere kommunane i nye Ålesund si deltaking i KS sin lokaldemokratiundersøking 2017 og bruke resultatet i det vidare arbeidet.

4 Arbeidsoppgåver generelt Saman med styringsgruppa og arbeidsutvalet sjå til at målsetjingane i intensjonsavtalen for demokratiutvikling i nye Ålesund kommune vert lagt til grunn for prosessen. Arbeide for at prosessen vert opplevd som likeverdig og inkluderande for alle kommunane. Bidra til tillit og motivasjon for omstillinga gjennom å vere synleg tilstade i alle kommunane. Arbeide for god, koordinert kommunikasjon om prosjektet til innbyggjarar, politikarar og tilsette. Vere sekretariat for styringsgruppa, arbeidsutvalet og eventuelt nemnder og grupper det blir hensiktsmessig å opprette innan området demokratiutvikling. Styringsgruppa kan gi prosjektmedarbeidaren mandat til å leie arbeidsgrupper. Arbeidsoppgåver definerte i prosjektomtalen «Innbyggjardeltaking i nye Ålesund kommune» Etablere kontakt med forskningsinstitusjon for følgeforskning. Etablere kontakt med Distriktssenteret og andre aktuelle kommuner for å sikre kunnskapsdeling og læring. Utarbeide prosjektplan med detaljert framdriftsplan for prosjektet som skal vedtakast av styringsgruppa. Definere styrker og svakheiter med ordningane i dag. Involvere aktuelle aktørar for å få innspel til og prøve ut ulike alternative lokaldemokratiske modellar, herunder halde oppstartskonferanse for deltakarkommunane og lokale innspelskonferansar med næringsliv, frivillege organisasjonar m.fl. Beskrive og diskutere ulike modeller for innbyggerinvolvering med styringsgruppa/fellesnemnda, og evt. kommunestyra. Presentere prosjektet og erfaringer så langt i aktuelle fora lokalt, regionalt og nasjonalt. Utarbeide statusrapport med detaljert plan for prosjektperioden Utarbeide sluttrapport og forslag til videreføring etter prosjektperioden. Samarbeid Rådmennene i kommunane skal gi prosjektmedarbeidaren best mogleg rammevilkår for at han skal få innsyn i kommunane sin organisasjon. I dette ligg også at medarbeidaren må få høve til å oppnå kontakt med leiargruppene, mellomleiarar, institusjonar mv., i sitt arbeid. Endring av stillingsbeskrivinga Denne stillingsbeskrivinga er ikkje statisk. Arbeidsutvalet og prosjektmedarbeidaren kan kvar for seg ta opp spørsmålet om endring dersom noverande stillingsbeskriving vil vere til hinder eller lite hensiktsmessig for arbeidet med å skape den nye kommunen. Når ny rådmann/prosjektleiar vert tilsett kan stillingsbeskrivinga bli endra. ****

5 VEDLEGG 1: UTDRAG FRÅ PROSJEKTSØKNADEN SENDT FYLKESMANNEN OG SOM LIGG TIL GRUNN FOR TILDELING AV MIDLAR NYE ÅLESUND SKAL RAPPORTERE PÅ FRAMDRIFT OG MÅLOPPNÅING IHHT. DENNE OMTALEN Innleiing og bakgrunn «Prosjektet Innbyggerdeltakelse i regionkommunen Ålesund skal utvikle, prøve ut og implementere systemer for medvirkning i den nye kommunen Ålesund. ( ) Prosjektet skal bygge på forutsetningen om at beslutninger blir bedre gjennom medvirkning da dette tilfører beslutningsprosessen engasjement, informasjon og ny kunnskap, og bidrar til å gjøre beslutningene bedre forankret og mer gjennomførbare. Videre skal prosjektet fokusere på å ta i bruk de betydelige mulighetene som ligger i å ta i bruk ny teknologi.» «(Mange) uttrykker bekymring for at en sammenslåing av kommuner vil føre til færre politikere, større avstand mellom beslutningstakere og innbyggere med et svekket lokaldemokrati som resultat. ( ) Intensjonsavtalen setter klare og ambisiøse mål for utvikling av modeller som sikrer bred og reell involvering, medvirkning og samarbeid mellom offentlig, privat og frivillig sektor i arbeidet med å skape en ny kommune. Det er et mål at Ålesund skal sikre levande lokaldemokrati basert på ei vid forståing av demokratibegrepet gjennom utprøving av nye former for medverknad. Videre sier intensjonsavtalen at Den nye kommunen skal ha særleg fokus på digitale plattformer som hjelpemiddel i å la innbyggjarane medverke. Det skal utgreiast konkrete løysingar for e-demokrati i den nye kommunen.» Mål og målgruppe «Målet med prosjektet er å kartlegge, utvikle, og prøve ut modeller og systemer for medvirkning og innbyggerinvolvering. Videre er det et mål å involvere kommuner, næringsliv, frivillig sektor og innbyggere i arbeidet med å utvikle gode modeller for demokrati og medvirkning i den nye kommunen. Målgruppen for prosjektet vil være innbyggere, organisasjoner, næringsliv og politikere i regionkommunen Ålesund.» Gjennomføring og milepæler «Prosjektet er et utviklingsprosjekt som vil gå fra lokale vedtak om sammenslåing er fattet, til og med første år for den nye regionkommunen Ålesund altså 4,5 år. Det er således et relativt langsiktig utviklingsprosjekt der målet er å kartlegge, prøve ut og velge gode modeller for innbyggerinvolvering i den nye kommunen.» Framdriftsplan (Opprinnelig inndelt i år og måneder, men her gjengis teksten som kulepunktliste) Prosjektet har startet opp. Prosjektleder er ansatt og prosjektorganisasjon er etablert. Kontakt med forskningsinstitusjon for følgeforskning er etablert. Prosjektplan med detaljert framdriftsplan er vedtatt av styringsgruppen. Oppstartskonferanse for deltakerkommunene er gjennomført. Kontakt med Distriktssenteret og andre aktuelle kommuner er etablert for å sikre kunnskapsdeling og læring. Lokale innspillskonferanser med næringsliv, frivillige organisasjoner m.fl er gjennomført. Ulike modeller for innbyggerinvolvering er beskrevet og diskutert i kommunestyrene. Statusrapport med detaljert plan for prosjektperioden er utarbeidet. Prosjektet og erfaringer så langt er presentert i aktuelle fora lokalt, regionalt og nasjonalt. Sluttrapport er utarbeidet. Beslutning om videreføring etter prosjektperioden er tatt.

6 Overføringsverdi, videreføring og informasjonsspredning «Erfaringene som gjøres i prosjektet vil trolig ha stor overføringsverdi til andre kommunereformprosjekt både lokale og nasjonalt. For å dokumentere og analysere erfaringer gjennom prosjektperioden vil det tas sikte på å etablere kontakt med en forskningsinstitusjon for å koble på et følgeforskningsprosjekt. Det er også et mål å ha tett dialog med Distriktssenteret for gjensidig erfaringsutveksling og nettverksbygging. Det vil bli tatt sikte på å bruke media flittig gjennom hele prosjektperioden.» VEDLEGG 2: UTDRAG FRÅ KMDs OMTALE (jan. 2017) AV DET NASJONALE PROSJEKTET «Fornyelse og utvikling av lokaldemokratiet i kommuner som skal slå seg sammen». NYE ÅLESUND DELTEK I DETTE. «Kommunal- og moderniseringsdepartementet inviterte alle kommuner med gjensidig vedtak om å slå seg sammen, til å delta i et nytt prosjekt for å utvikle lokaldemokratiet i egen kommune. Kommunal- og moderniseringsdepartementet vil i prosjektet legge til rette for lokalt arbeid med å utvikle lokaldemokratiet i kommuner som skal i gang med å bygge en ny kommune på flere måter: Arrangere samlinger for politikere, prosjektledere og deltakere fra sivilsamfunnet en samling hvert år i to år. Tilby verktøy for å undersøke tilstanden for lokaldemokratiet i kommunene som skal slå seg sammen (jf. egen invitasjon fra KS) Tilby underveisevalueringer for bl.a. å vurdere lokale mål og ønsker for eget lokaldemokrati opp mot aktuelle tiltak (arbeids- og organisasjonsformer, måter å involvere innbyggerne på, nye digitale løsninger, etc) Tilskudd inntil kroner per "nye kommune" til å arbeide med lokaldemokratiet fra det andre prosjektåret, 2018 (med forbehold om at Stortinget godkjenner dette) Hovedtema på samlingene I prosjektet ønsker vi å legge til rette for gode diskusjoner og utviklingsarbeid i kommunene som handler om: Hvilket lokaldemokrati kommunene ønsker å utvikle for sine nye kommuner Hvordan organisere og utforme den politiske styringen i de nye kommunene slik at de folkevalgte blir satt best mulig istand til å ivareta mandatet velgerne har gitt dem Hvordan organisere et godt samspill mellom kommunen og innbyggerne i utforming og iverksetting av politiske vedtak På samlingene ønsker vi å trekke frem både kommuner i Norge og i andre land, som er foregangskommuner når det gjelder å utvikle lokaldemokratiet, og som har gjennomført ulike tiltak for å styrke lokaldemokratiet sitt.

7 Dato: 31. mars 2017 Tid: kl til Møteleiar: Eva Vinje Aurdal Stad: Ålesund rådhus 8. etg. Referat AU-møte Deltakarar: Eva Vinje Aurdal, Dag Olav Tennfjord, Knut Helge Harstad, Oddvar Myklebust, Vebjørn Krogsæter, Astrid Eidsvik, Bente Glomset Vikhagen, Synnøve Vasstrand Synnes, Turid Hanken, Anne Berit S. Emblem (koordinator), Anne Bente Skjellum (kom.ansvarleg), Mads Solberg (demokratirådg.). Forfall: Kim Andrè Breivik. 1. Velkomen til demokratirådgjevar Mads Solberg AU ønskte Mads Solberg velkomen som demokratirådgjevar i 100 % prosjektstilling i nye Ålesund. Han tek til i jobben 3. april og stillingsbeskriving er klar komande veke. AU vil at Mads Solberg presenterer seg sjølv, stillinga og demokratiprosjektet i styringsgruppemøtet Kort statusorientering frå koordinator Koordinator orienterte kort om framdrift/møter i veke 10 til 13. Det viktigaste er: Oppstart av delprosjekt, fleire informasjonsmøter gjennomført og planlagt, prosjektleiarsamling Møre og Romsdal, møte med Vigdis FMMR om søknader skjønnsmidlar, besøk i nye Asker, avtale med KMD og KS om deltaking demokratiutvikling. 3. Prosess for tilsetting av ny rådmann Leiar av delprosjekt 1 personal og omstilling Roar Reiten presenterte forslag til kommunestyresak for oppretting av tilsettingsutval for tilsetting av ny rådmann. AU var einige om at saka, slik den er framstilt, blir oversendt dei fem kommunestyra for handsaming så snart som råd. Det må føreligge vedtak i alle kommunestyra før tilsettingsutvalet kan starte arbeidet. 4. Oppsummering av gruppearbeid frå førre styringsgruppemøte. AU er oversendt oppsummeringa frå gruppearbeida, og vil ta dette med i det vidare arbeidet om mål, visjon og verdiar. Oppsummeringa er også oversendt delprosjekt kulturbygging og verdiar, som skal ta dette med i sitt arbeid. 5. Intensjonsavtalen Ordførar i Ørskog har innmeldt sak om at utfordringar med vegar i Ørskog kjem inn i intensjonsavtalen. Ordføraren i Haram har meldt at dei har forventning om at heile intensjonsavtalen vert drøfta. Den fem ordførarane vil samsnakkast i forkant av styringsgruppemøtet 20.4 om rammene for revisjon og fornying av intensjonsavtalen. 6. Informasjonsrunde i kommunestyremøta i april Prosjektteamet med koordinator, kommunikasjonsansvarleg og demokratirådgjevar vil halde

8 45 min. presentasjon i kommunestyremøta i Haram, Ålesund og Ørskog 6. april. Kommunestyra i Skodje og Sandøy får same presentasjon etter påske dager til markering? Denne veka er det 1000 dagar igjen til Av hensyn til situasjonen Haram kommune er i før stortingsbehandlinga, vil ikkje AU arrangere nokon større markering akkurat no. 8. Interkommunalt samarbeid kartlegging AU er tilsendt siste versjon av kartlegginga av interkommunale samarbeid. Gruppa leverer endeleg kartlegging til AU-møtet og styringsgruppemøtet i mai. AU er einige i framstillingsmåten av informasjonen. Det må nedsetjast eit nytt delprosjekt for å vurdere endringar og/eller vidareføringar av samarbeida. Her må det vere med ein politikar og ein frå administrasjonen frå kvar kommune. 9. E-kommune Sunnmøre og delprosjekt digitalisering og IKT Synnøve Vasstrand styreleiar e-kommune, og delpr.leiar Bente G. Vikhagen presenterte saka. Styret i e-kommune Sunnmøre har fatta vedtak om Kommunereforma, ekommune Sunnmøre si rolle (sak 7/17). Vedtaket inneber at vi ikkje kan køyre delprosjektet IKT og digitalisering i nye Ålesund kommune parallelt. Handsaming: «I tida fram mot kommunesamanslåingane, står eks foran to vegval: 1. Etablere eit eige delprosjekt for digitalisering og IKT (evt. skilje dette ut i to delprosjekt: a. IKT, og b. digitaliseringsstrategi) Dette krev ei stilling i prosjektorganisasjonen med ansvar for samordning av fagsystem og digitaliseringsstrategi. Dei nye kommunane kjem til å prioritere det som må på plass før ny kommune er etablert, og at IKT-drift må støtte opp om dette. 2. Oppnå samordning av fagsystem og digitaliseringsbehov gjennom ekommunesamarbeidet og dei styringsstrukturane vi har der. Dette krev ei styrking av strategi- og bestillerleddet. Dei andre deltakarkommunane må også her vere innforstått med dei «nye» kommunane sine behov for å kome i mål. Dersom dei andre kommunane ikkje ønskjer å delta i alle samordningsprosjekt framover vert det naturleg av nye Ålesund og ev Stordal og Norddal går inn med meir ressurs. Etter litt diskusjon om ulike alternativ, vil styret gå inn for at vi fortsatt ynskjer å arbeide innanfor det etablerte ekommune Sunnmøre, alternativ 2. Det må prioriterast å gjere kommunane mest mulig klar til Prioriteringar på dette, må ligge klart for styremøta i tida framover. Ein må også vere innforstått med at ekommune derfor blir litt introverte ei periode framover. Det er naturleg å invitere Stordal til å delta på neste styremøte. Vedtak: Styret ønskjer å arbeide vidare innafor rammene for ekommune, og søke å oppnå samordning av fagsystem og digitaliseringsbehov gjennom ekommune-samarbeidet og dei styringsstrukturane som er her. Styrking av strategi- og bestillerleddet er ein føresetnad. Dersom dei andre kommunane ikkje ønskjer å delta i alle samordningsprosjekt framover vert det naturleg av nye Ålesund og ev Stordal og Norddal går inn med meir ressurs.» 10. Oversikt delprosjekt AU er oversendt oversikt over av deltakarar i alle delprosjekta. Koordinator har sendt møteinnkallingar for alle delprosjekt ut juni. Mandatutkasta handsamast i styringsgruppa Behov for prosjektekretær og politisk sekretariat til fellesnemnda Koordinator har stilt to spørsmål som AU må ta opp igjen i neste AU-møte: - Korleis løyser vi arbeidsmengde ift. møteinnkallingar, møter og arrangement, referat m.v.? - Fellesnemnda skal ha sakssystem etter vanleg kommunestandard brukar vi ein frå administrasjonane (politisk sekretær) til dette?

9 12. Program/agenda for styringsgruppemøte 20.4., Ålesund Stad: Middelaldermuseet. Programmet sendast ut før påske, og godkjennast av AU via e-post. Hovudsaker i dette møtet vert intensjonsavtalen, demokratiprosjekt og delprosjekt. 13. Vidare arbeid med prosjektplan/overordna styringsdokument Nye Ålesund tar utgangspunkt i nye Asker sitt overordna styringsdokument (kapittelinndeling og framstilling). Vårt overordna styringsdokumentet kan heite «Slik bygger vi nye Ålesund kommune». Det må særleg jobbast med mål og visjonar som skal vere forankra intensjonsavtalen.

10 qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqw I ertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwer tyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui opasdfghjklzxcvbnmqwertyuiop Intensjonsavtale om nye Ålesund kommune asdfghjklzxcvbnmqwertyuiopas dfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdf ghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfgh Avtale inngått mellom forhandlingsnemndene i kommunane Haram, Sandøy, Skodje og Ålesund jklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjkl Endring av (tekst med strek over) og tillegg til (raud tekst) intensjonsavtale av om regionkommunen Ålesund zxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzx cvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcv bnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbn mqwertyuiopasdfghjklzxcvbnm qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqw

11 Innhald 1. Intensjonsavtale Overordna målsetting med intensjonsavtalen: Kommunenamn, symbol og målbruk Visjon Prinsipp for samanslåingsprosessen Organisering, arbeidsformer og digitalisering Mål Samfunnsutvikling Mål: Konkretisering Tenesteyting og utøving av mynde Mål Konkretisering Demokrati Mål: Konkretisering Økonomi Mål: Konkretisering Kommunen som arbeidsgjevar Mål: Konkretisering: Interkommunalt samarbeid Harmonisering Fellesnemnd Partsamansett utval Involvering og informasjon... 14

12 1. Intensjonsavtale Forhandlingsnemndene i kommunane Giske, Haram, Hareid, Sandøy, Skodje Stordal, Sula, Sykkylven, Ørskog og Ålesund har etter oppdrag frå kommunestyra utarbeidd forslag til intensjonsavtale om å skape ein ny, felles kommune i regionen. Avtale mellom Ålesund kommune, Haram kommune, Sandøy kommune og Skodje kommune Ålesund 15. juni 2016 Denne avtalen bygger på intensjonsavtalen for regionkommunen Ålesund, og har som formål å konkretisere denne. Der gjeldande avtaletekst i intensjonsavtalen for regionkommunen Ålesund står i konflikt med denne avtalen, vil teksten i denne avtalen vere gjeldande. Denne avtalen har rom for fleire deltakande kommunar. Der teksten er spesifikk på geografi, prosjekt og økonomi vil desse vere førande for dei gjeldande partane. Avtaleteksten elles skal kunne gjelde for fleire deltakarar, og dei må finne sin veg inn i avtaleverket eller den prosess som fellesnemnda bestemmer. Dersom ein av avtalepartane ikkje blir med i den framtidige kommunen vil avtalespesifikke forhold for denne kommunen ikkje bli gjeldande. Bakgrunnen for avtalen er at Stortinget har bedt kommunane tenke langsiktig, 30 år eller meir, og vurdere kommunestrukturen ut frå at det ikkje er samsvar mellom dagens kommunegrenser og den kvardagsregionen som innbyggarane er ein del av. Framtida vil sette sterkare krav til kommunane som samfunnsutviklar, tenesteprodusent og myndigheitsutøvar, og kommunane vil i åra framover få strammare økonomiske rammer for å utøve sine oppgåver. Avtalen vil bli lagt fram for kommunestyret i kvar av kommunane til endeleg behandling i juni Før vedtak blir gjort, skal innbyggarane få høve til å gi uttrykk for sitt syn på avtalen. 1.1Overordna målsetting med intensjonsavtalen: Søkje det beste for innbyggjarane og næringslivet Legge til rette for langsiktig samfunnsutvikling - 30 år eller meir Leggje strategiske føringar for fellesnemnda Sikring av gode og likeverdige tenester der folk bur, gitt av kompetente fagfolk Eit godt og vel fungerande lokaldemokrati, med lokalt engasjement og medverknad Samfunnsutvikling som tek heile kommunen i bruk, og realisere muligheitene for ein godt integrert bu- og arbeidsregion som gir konkurransekraft til næringslivet. Rettstryggleik og verdigheit i alle tenestene

13 2. Kommunenamn, symbol og målbruk Namnet på den nye kommunen blir Ålesund. Det blir laga nytt kommunevåpen og ordførarkjede. K o m m u n e v å p e n f o r a l l e d e l t a k a r k o m m u n a n e s k a l v i s e i g j e n i d e t n y e o r d f ø r a r k j e d e t. Dette er ikkje til hinder for at Ålesund som by kan halde fram med å bruke sitt våpenmerke. Kommunen skal ha nynorsk som målform i tråd med reglar for målbruk, slik dei går fram av vedlegg til denne intensjonsavtalen. l denne intensjonsavtalen vil den nye kommunen bli omtala som Regionkommunen Ålesund. 3. Visjon Regionkommunen Nye Ålesund kommune sin visjon er: nasjonal slagkraft, regional attraktivitet, og lokal identitet Lokal identitet er eit fundament for mangfald og skaparkraft. Mangfald og skaparkraft gir attraktivitet. Attraktivitet gir tiltrekkingskraft. Tiltrekkingskraft gir nasjonal slagkraft. Regionkommunen N y e Ålesund kommune vil vere sterkare motvekt mot sentralisering til dei store landsdelssentera (Oslo, Bergen, Trondheim mv.) drive meir heilskapleg og overordna planlegging få på plass framtidsretta løysingar for samferdsel som vil binde regionen saman ha større tyngde som pådrivar for å styrkje forskings- og utdanningsinstitusjonane arbeide strategisk som medspelar for å styrkje og utvikle næringslivet og nyskaping i regionen få større kapasitet til å vere innovativ og tenkje strategisk for nyskaping arbeide aktivt med å førebygge og handtere kriser og katastrofar ta ansvar for nye oppgåver som krev spisskompetanse utvikle kvaliteten på tenestene og servicen til innbyggarane styrkje og utvikle mangfaldet i kulturlivet Regionkommunen nye Ålesund kommune skal vere det urbane midtpunktet mellom Bergen

14 og Trondheim Vårt motto er: Det vi skal, skal vi vere gode til. Det vi vil, skal vi tore å gjere noko med 4. Prinsipp for samanslåingsprosessen Kommunane som vil byggje nye Ålesund kommune, er likeverdige. Ein heilt ny kommune skal etablerast, bli drifta og vidareutvikla med utgangspunkt i dei tidlegare kommunane sin styrkje og særtrekk. Samarbeidet om bygging av ein ny og framtidsreta kommune skal vere prega av likeverd, rausheit og forståing for kvarandre sin ståstad. Lokal identitet og nærdemokrati skal vere høgt prioritet. Berekraft og nyskaping skal ligge til grunn for utviklinga i den nye kommunen. Så snart kommunane har fatta vedtak om samanslåing, skal det setjast ned ei fellesnemnd med eige mandat. 5. Organisering, arbeidsformer og digitalisering Regionkommunen Nye Ålesund kommune må bygge på framtidas modellar for arbeidsdeling og samhandling. Dette føreset: Ein organisasjonsstruktur og arbeidsformer som balanserer strategiutvikling og operativt arbeid. Kommunen skal ha ein ny, effektiv og innovativ organisasjon. Dette skal styrker samhandling på tvers samtidig som ein tek vare på god forvaltningsskikk. For å lukkast med dette må vi ha eit godt og tillitsbasert samspel med innbyggjarar og frivillige, næringsliv, administrasjon, tillitsvalde og politikk. Utgreiing av modell som tek vare på dette skal starte så snart vedtak om samanslåing er fatta. Utvikling av ny politikarrolle og nye former for politikkutforming. Tverrfaglig og nettverksbasert organisering av administrasjon og tenester. Nettverk- og partnarskap med næringsliv og det frivillige. lnnbyggarmedverknad i periodar mellom val. Regionkommunen Nye Ålesund kommune skal vere ein føregangskommune knytt til digitalisering og teknologibasert utvikling av tenestene. Metodisk og systematisk bruk av ny teknologi som stimulerer til nye arbeidsformer, effektiviserer arbeidsmetodar, og intern så vel som ekstern kommunikasjon.

15 6. Mål 6.1 Samfunnsutvikling 6.1.1Mål: Regionkommunen nye Ålesund kommune skal sikre ei samordna planlegging for utvikling av både by og omland. Kommunen skal vere i stand til å posisjonere Ålesund som by og regionen som attraktiv kvardagsregion for dagens og framtidas innbyggjarar. Vi skal ha ein klar strategi for å utvikle alle geografiske områder i den nye kommunen. Det skal satsast både på urbanisering og byutvikling og generell tettstadutvikling i dei eksisterande sentra i den nye kommunen. Ålesund sentrum/moa og tettstadane Skodje, Brattvåg og Steinshamn skal utviklast som attraktive møteplassar for handel, kultur og service. Dei andre grendene i kommunen må ha høve til både fortetting og tilgang på større tomter for bustadar. Kommunen skal nå opp i nasjonale prioriteringar i samferdselsprosjekt og kollektivløysingar som vil knyte heile kommunen saman. Regionkommunen nye Ålesund kommune skal aktivt samarbeide med andre samfunnsaktørar ved å etablere ulike møteplassar og samarbeidsformer. Dette kan vere mellom offentleg sektor, næringsliv, frivillig sektor/sivilsamfunn og forskings- og utdanningsinstitusjonar for å gje gjennomslagskraft og byggje opp under næringsutvikling, verdiskaping og innovasjon. Regionkommune nye Ålesund kommune skal vere i stand til å møte dei store utfordringane i samfunnet. Klima og stor variasjon i demografi og levekår er døme på utfordringar kommunen vil måtte handtere. Med bakgrunn i dette skal Regionkommunen Ålesund prioritere følgjande strategiar: Miljøstrategi i samsvar med det grøne skiftet. Folkehelsestrategi i samsvar med dagens og framtida sine utfordringar om levekår. Tenesteutviklings- og innovasjonsstrategi som møter framtida sine demografiske utfordringar. Legge til rette for nyskaping i næringslivet Konkretisering Kommunane bak intensjonsavtalen har kvar sine prioriterte prosjekt for å betre infrastrukturen i den nye kommunen. Samferdselsprosjekt som medverkar til å binde saman den nye kommunen, utvidar bu- og arbeidsmarknadsregionen og som sikrar drikkevasskjeldene vil bli prioritert. Ein bypakke som knyter byen og omlandet sterkare saman med gode kollektivløysingar vert avgjerande for å styrkje bu- og arbeidsmarknaden i heile den nye kommunen. Ei nærare prioritering av dei enkelte prosjekta må gjerast når ein ser kva kommunar som vel å gå saman.

16 Desse sambanda skal prioriterast (uprioritert rekkefølgje): Borgundfjordkryssing med trace frå Mauseidvåg til Vedde, Hamnsundsambandet Storfjordsambandet som inkluderer ny trasé frå Digernes til Magerholm Nordøyvegen Bødalslina Hafast. Andre prioriteringar (uprioritert rekkefølgje): Etablere nasjonalhamn for marine og maritime næringar. Ålesund lufthamn Vigra skal sikrast posisjon som hovudflyplass mellom Bergen og Trondheim. Det skal utarbeidast ny og offensiv næringsplan for heile kommunen. Næringsklynger skal vidareutviklast og det skal leggast til rette for nye næringar. Ålesund sjukehus er viktig for å sikre ei god og framtidsretta spesialisthelseteneste for innbyggjarane i Regionkommunen Ålesund. Samstundes er sjukehuset ein stor kompetansearbeidsplass som må ivaretakast og vidareutviklast som det største sjukehuset i fylket. Campus Ålesund er eit sentralt kompetansemiljø for heile regionen og kommunen skal legge til rette for vidareutvikling. Det skal leggast til rette for digital infrastruktur i heile kommunen. Den nye kommunen skal ha ei tydeleg satsing på innovasjon og utvikling, og tydeleg næringspolitikk. Den nye kommunen skal ha ei tydeleg satsing på næringspolitikk: o o o Det skal utarbeidast ny og offensiv næringsplan for heile kommunen. Næringsklynger skal vidareutviklast og det skal leggast til rette for nye næringar. «Haramsmodellen» for næringsutvikling skal vidareførast med utgangspunkt i kompetansemiljøet knytt til Haram Næring og Innovasjonsforum Den nye kommunen skal ha ei tydeleg satsing på offentleg innovasjon og utvikling. o Det skal etablerast ei avdeling/fagmiljø for dette i Skodje. Avdelinga skal arbeide med å utvikle innovasjonskultur i heile den nye kommunen. Dette omfattar mellom anna å etablere ein kultur for samhandling mellom tenesteområde, mellom politikk og administrasjon, mellom kommune og næringsliv, og mellom kommune og frivillige. Avdelinga skal ta mål av seg til å vere eit nasjonalt ressurssenter for innovasjon i offentleg sektor. Den nye kommunen skal ha eit effektivt samarbeid med alle relevante utviklings-, forskingog fagmiljø Knutepunktstrategien som er omtalt i arealplanen i Ålesund kommunen skal også inkludere dei andre kommunane så snart som råd. Den nye kommunen bør prioritere å støtte utgreiing av eit bybaneprosjekt frå Ålesund

17 sentrum til Digernes. Det skal setjast konkrete mål for kollektivsatsing med milepelsplan. Denne intensjonsavtalen skal legge føringar for alle kommunane sitt arbeid med nye kommuneplanar. Det er viktig å vidareutvikle etablerte næringsområder, samstundes som plassering av nye næringar kan skje på nye næringsareal der dett er naturleg. Digerneset skal prioriterast som knutepunkt for arealkrevjande nærings- offentleg verksemd, logistikk, kommunikasjon. Kommunen skal ha ein aktiv næringspolitikk som også omfattar landbruket. Det betyr at vi skal arbeide for å sikre drivverdig landbruksjord med mål om å oppretthalde sjølvforsyninga av matproduksjon. I tillegg ønskjer kommunane ( i samarbeid med m.a. landbruket) å stimulere til utvikling av besøksgardar som kan nyttast i samspel med tenester t.d. innan oppvekst, omsorg og turisme. Det er viktig å utnytte kommunen sin strategiske posisjon på kysten og i etablerte næringscluster for t.d. turisme, maritim, marin og energinæring. Havrommet skal utviklast som ei større strategisk næring, der fagmiljø for havrommet og vindenergi etablerast i Sandøy, i nært samarbeid med forskingsinstitusjonar. Kommunen skal leggje til rette for eit breitt spekter av turismeverksemd, konseptet agroturisme skal ein legge til rette for i samspel med anna reiseliv. Den nye kommunen går inn for at vegtrasé for Møreaksen IKKJE skal gå gjennom Fylling og Svartløk-området då dette området delvis er verna våtmarksområde og skal avsettast til friluftsliv og rekreasjon for heile regionen. Den nye kommunen skal utfordre Fylkeskommunen til å opprette kollektivtilbod til flyplassen frå Digernes og Eidsvikeidet. Styrke etablerte samband for å utvikle ein felles bu- og arbeidsmarknad, samt realisere kommunikasjonsløysingar mot kommunesenteret, offentlege tenester og sørvisfunksjonar. Viktige servicefunksjonar skal vidareførast i Skodje, Haram og Sandøy, som t.d. i Sandøytunet i Steinshamn og Gomerhuset i Skodje. Folkebiblioteka skal vere lokale ressurs som sørvisorgan, folkeopplysnings-, demokrati- og debattarena. Miljø- og berekraftperspektivet må vere førande for alle store tiltak i den nye kommunen. Særskilt vil ein peike på arbeidet med bypakken der deltakande kommunar skal prioriterast med utvikling av kollektivtilbod, gang og sykkelvegar. Den nye kommunen vil stå samla om å påverke regionale og sentrale myndigheiter for å prioritere gang- og sykkelvegar langs fylkesvegar og riksvegar gjennom den nye kommunen. Vidare vil ein arbeide for betre utbygging av ladestasjonar for el-bil, og hydrogenstasjonar i den nye kommunen Etablere gode landstraumløysingar for skip som ligg til kai. Kommunen må sørgje for å gjere det enklare for innbyggjarane å ta omsyn til natur og miljø. Dette handlar om dei små og store vala vi tek kvar einaste dag om vi skal ta bil eller sykkel til jobb, kva slags mat vi skal ete og korleis vi varmar opp husa våre og handsamar avfallet vårt. Ålesund sentrum skal vidareutviklast som det urbane midtpunktet mellom Bergen og Trondheim, med blant anna ny «sørside».

18 6.2 Tenesteyting og utøving av mynde 6.2.1Mål Målet med Regionkommunen nye Ålesund kommune er å skape ein sterk organisasjon for å utvikle regionen - i samspel med næringslivet, frivillig sektor, forskings- og utdanningsinstitusjonar, og andre offentlege instansar- inn i framtida. Både tettstadar og bygder skal ta del og finne sin plass i ei heilskapleg utvikling. Kommunen vil vere ein stor arbeidsplass der dei aller fleste har sitt arbeid spreidd på ulike stadar som i dag. Dei kommunale tenestene og dermed arbeidsplassane skal vere nær brukarane, samtidig som dei tilsette vil vere del av eit større og meir robust fagmiljø med spesialiserte tenester tilgjengelege. Organiseringa av kommunen skal gje vinstar gjennom å arbeide effektivt. Det vi sparar her skal gå til å auke kvantiteten og kvaliteten i tenestene. Regionkommunen Nye Ålesund kommune skal arbeide aktivt for å få nye stat lege og andre offentlege kompetansearbeidsplassar. Regionkommunen Nye Ålesund kommune skal ta vare på innbyggjarane sin rettstryggleik med: kompetent og profesjonell sakshandsaming i alle tenester og i alle ledd tverrfagleg samhandling mellom fagprofesjonar som sikrar rett teneste til rett tid ei open og gjennomsiktig saksbehandling med høg etisk standard som tar vare på god forvaltningsskikk Konkretisering Rådhuset skal vere i Ålesund sentrum. Her skal den strategiske leiinga plasserast med ordførar, rådmann, overordna plan-, strategi- og utviklingsorgan, samt andre stabsfunksjonar som bør ligge nær ordføraren og rådmannen. Basistenestene skal i hovudsak vere lokalisert slik dei er i dag. ( t.d. skule, SFO, barnehage, institusjonsplass for eldre) Det er ei målsetjing om å kunne gi tilbod lokalt, eventuelt gjennom mobile løysingar, også innan tenester som t.d. jordmor og helsesøsterteneste, psykiatrisk helse, demens- og palliativ omsorg. Den nye kommunen skal fordele ansvaret for spesialiserte fagmiljø, som ikkje er stadbundne, mellom dei tidlegare kommunesentera. Dette bidreg til å samle dei enkelte fagmiljøa samstundes som alle kommunedelsentra får viktige kompetansearbeidsplassar og eit ansvar dei forvaltar for heile kommunen. Satsinga på digitale løysingar skal aukast for å gje innbyggjarane raskare og betre tilgang på tenester som ikkje krev nærleik. Eksisterande struktur i e-kommune skal vidareutviklast i møte med dette behovet.

19 Det må utarbeidast ein ny beredskapsplan som tek høgde for samfunnstryggleik og beredskapsorganisering. Det ligg naturleg til fellesnemnda, i samarbeid med prosjektleiar for den nye kommunen, å konkretisere dette nærare. 6.3 Demokrati Mål: Den politiske organiseringa i kommunen skal sikre både heilskapleg planlegging for regional slagkraft og lokal medverknad på kommunedelnivå. Regionkommunen Nye Ålesund kommune skal sikre levande lokaldemokrati basert på ei vid forståing av demokratiomgrepet og gjennom utprøving av nye former for medverknad. Den nye kommunen skal ha særleg fokus på digitale plattformer som hjelpemiddel i å la innbyggjarane medverke. Det skal utgreiast konkrete løysingar for e-demokrati i den nye kommunen Konkretisering Kommunestyret er det overordna politiske organet i kommunen og skal kan ha inntil 77 medlemer. Fellesnemnda skal gi innstilling om talet på representantar i det nye kommunestyret. medlemer. Talet kan justerast ned etter ein ideell faktor for heilskapen i prosjektet dersom nokre kommunar går ut av prosjektet seinare. Den nye kommunen skal vere organisert etter formannskapsmodellen. Intensjonsavtalen opnar for at det kan vere formålstenleg med hovudutval/komitear/utval på overordna politisk nivå som i hovudsak får gjennomgåande representasjon. Dette er fundamentert i tanken om å sikre likeverdige tenester og ei samordning av fagmiljø. Dersom vi skal ha hovudutval må dette organiserast på same måten som strukturen i den nye administrasjonen. Dette for å sikre god samordning mellom politikk og administrasjon. Dette er ei sak fellesnemnda får i oppgåve å utgreie nærare. For å styrke nærdemokratiet og mellomvalsmedverknad vil kommunen ha kommunedelutval med heimel i kommunelova 12. Utvala er folkevalde organ vald ved direkte val (kommunelova 12 nr. 2). Kvart utval kan ha inntil15 medlemer. Talet blir tilpassa innbyggartalet i kommunedelen. Kommunedelutvala må sikrast tilstrekkeleg administrasjon. Kvart utval dekkjer kvart sitt geografisk områder som i utgangspunktet svarar til dei gamle kommunegrensene, med unntak av Ålesund der det kan bli aktuelt med fleire utval. Fellesnemnda får mandat til å justere modellen basert på konkrete erfaringar frå andre kommunar og andre faglege innspel, med utgangspunkt i dei overordna prinsippa for nærdemokrati.

20 Fellesnemnda må og utarbeide framlegg til struktur for korleis eldreråd, ungdomsråd og råd for menneske med nedsett funksjonsevne skal organiserast på overordna nivå. Kommunedelutvala skal ha slik funksjon, oppgåver og mynde: Utvala skal vere spesielt retta mot lokalsamfunnsutvikling, i tillegg til å vere initierande og rådgjevande organ overfor kommunestyret. Det skal ha vedtaksmynde på definerte område som vedkjem det geografiske området som kommunedelutvalet representerer. o Utvala skal vere initierande og rådgjevande organ og ha vedtaksmynde på definerte område som vedkjem det geografiske området som kommunedelutvalet representerer. Utvala skal ha delegert mynde og budsjettansvar på avgrensa område som gjeld kommunedelen. Utvala skal ha rett til å gi tilråding til vedtak til overordna politiske organ (formannskap, kommunestyre og/eller eventuelt andre utval på kommunenivå) i plansaker og andre saker der vedtaksmynde ikkje er delegert til utvalet, men som vedkjem kommunedelen. Utvala skal ha uttalerett og vere høyringsinstans i plansaker, budsjett- og andre saker som vedkjem heile kommunen. Kommunedelutval bør minimum ha følgjande oppgåver: o Kultur o Idrett o Kulturpris og andre prisar o Innbyggjarinvolvering ved idédugnad og andre kreative metodar o Markering av lokale og nasjonale merkedagar og jubileum, t.d. 17. mai. o Kunne legge føringar for bruk av næringsfond Utvala skal ha som oppgåve å ta initiativ til utvikling av lokalmiljøet og medverknad i saker av interesse for kommunedelen. Kommunedelane skal sjølve etablere ulike lokale nærdemokratiordningar for dialog med innbyggjarane på område som ikkje er tatt vare på gjennom lovfesta organ (eldreråd, samarbeidsutval mm.). Fellesnemnda får i oppgåve å konkretisere korleis den folkevalde og administrativ organiseringa skal sikre lokaldemokratiet og dei lovbestemte rettane til medverknad, og korleis det kan bli lagt til rette for at politikarane får gode arbeidstilhøve for å sikre lokaldemokratiet. Det er løyvd prosjektmidlar frå Fylkesmannen til revitalisering og utvikling av lokaldemokratimodellar, og e-demokrati, der medverknad frå innbyggarar og næringsliv står sentral. Nye Ålesund kommune skal delta og bidra i dei to demokratiprosjekta som ressurs. Fellesnemnda får i oppgåve å vurdere etablering av eit bindeledd/koordinator mellom kommunedelutvala og kommuneleiinga, både politisk og administrativ. Det vil kunne vere ei viktig brikke i styrkinga av nærdemokratiet. 6.4 Økonomi

21 6.4.1Mål: Regionkommune Sunnmøre Nye Ålesund kommune skal ha ein robust og berekraftig økonomi. skal ha ein økonomi i balanse og framleis bli solid i eit langsiktig perspektiv. Kommunen må sikre seg eit forsvarlig økonomisk handlingsrom for å sikre gode tenester til innbyggarane. i framtida. Vinstane som vi får realisert i den nye kommunen skal gå til å styrke tenestene og realisere visjonen for den nye kommunen. Lånegjelda skal være på eit forsvarleg nivå og kommunen skal ha ei målsetting om å betale ned på gjeld i tråd med avskrivingar. Kommunen skal ha eit tilstrekkeleg stort disposisjonsfond for å kunne handtere uføresette utgifter Konkretisering Kommunane skal legge til rette for heilskapleg planlegging på økonomiområdet som tek omsyn til kommunale planer gjeldande frå 2017 til Alt frå hausten 2016 skal ein starte å nærme seg ein felles økonomiplanprosess med blikk for å bygge ein felles kommune. Investeringsprosjekt som allereie er innarbeida i dei tidligare kommunane sine økonomiplanar skal prioriterast i den nye kommunen sine budsjett- og økonomiplanar. Det er ein føresetnad at prosjekta er nøkterne og fullfinansierte i balansert budsjett eller økonomiplan. Prinsippet er «All in». at alle kommunane går inn med alle eigendelar og all gjeld. Samordninga nemnt ovanfor er eit ansvar som ligg til fellesnemnda å koordinere. Mål for økonomistyring i den nye kommunen innan 2024: o Brutto driftsresultat: 3 % o Lånegjeld: 75 % av brutto driftsinntekt o Disposisjonsfond: 6 % av brutto driftsinntekt o Investeringseigenfinansiering: 10% Arbeidet med å oppnå måla skal ha høg prioritet. Den samla økonomien i den nye kommunen må vere styrande for samla avgiftsnivå. Prinsipp for hamneavgifter i Sandøy blir vidareført for Sandøy kommunedel, på eksisterande kaier. Økonomisk stønad til reformprosjektet Reformstøtte utgjer 30 mill. NOK, tilskott til eingongskostnad 50 mill. NOK. I tillegg kjem midlar til ei prosjektstilling. Ein er einige om at eingongstilskottet skal brukast til følgjande investeringsformål: Eigenandel i ny Skodje barneskule: 15 mill. NOK Gang- og sykkelstiar og relevante anlegg på Steinshamn: 5 mill. NOK Bygge ut fiber til alle delar i den nye kommunen der dette ikkje er kommersielt lønnsamt: 10 mill. NOK Andre infrastrukturprosjekt: 20 mill. NOK

22 6.5 Kommunen som arbeidsgjevar 6.5.1Mål: Kommunen skal ha ein personalpolitikk som stimulerer til eit tillitsfullt samarbeid om å styrkje effektivitet, innovasjon og kvalitet i oppgåvene, og trivsel på arbeidsplassen gir kompetanseutvikling, fagleg og personleg, med vekt på å tenke og handle innovativt i samarbeid med andre for å bidra til auka effekt for innbyggarane og samfunnet legg vekt på utvikling av eit godt tre-partsamarbeid- eit tett samarbeid mellom politikarar, administrativ leiing og fagforeiningar, for å utvikle dei kommunale tenestene Konkretisering: Kommunesamanslåingsprosessen skal ta vare på dei tilsette på ein god måte. Kommunen har eit stort behov for arbeidskraft og kompetanse. Det skalleggjast til rette slik at tilsette ønskjer å fortsetje i den nye kommunen. l overgangen frå gamal til ny kommune vil følgjande gjelde: Alle tilsette sine noverande rettar vil vere sikra i samsvar med lov og avtaleverk. Ingen skal seiast opp som direkte konsekvens av kommunereforma. Alle tilsette vil få tilbod om stilling i tilsvarande storleik og tidsperiode som vedkomande alt har avtale om. Den som blir overtalig vil få tilbod om anna arbeid ein annan stad i kommunen, eller tilbod om tiltak som kan stimulere til alternative løysingar. Tilsette vil framleis vere sikra pensjonsordning. Lønsskilnader mellom dei gamle kommunane vil bli harmonisert overtid. Det blir oppretta eit partssamansett utval for handsaming av saker som gjeld forholdet mellom den nye kommunen som arbeidsgjevar og dei tilsette, jf. kommunelova 25, inndelingslova 26 og Hovudavtalen. 7 Interkommunalt samarbeid Eitt av måla med å gå saman om å etablere ein ny kommune er at den nye kommunen skal kunne ta på seg oppgåvene på eiga hand utan interkommunalt samarbeid. På den måten får kommunen betre styring over den enkelte tenesta og kan lettare drive samordning på tvers av tenestene. Overgangen til ein ny kommune krev at behovet for vidare interkommunalt samarbeid blir grundig vurdert. Det vil bli aktuelt å seie opp eller oppløyse eksisterande interkommunale samarbeidsordningar. Oppseiing inneber at kommunen trekkjer seg frå samarbeidet. l så fall må

23 dei andre kommunane inngå ny avtale som tek omsyn t il endringa i partsforholdet. Oppløysing inneber at heile samarbeidet blir avvikla. Fellesnemnda får i oppgåve å vurder kva samarbeid som bør bli sagt opp, kva som bør bli oppløyst og om det er ønskjeleg eller nødvendig å inngå interkommunalt samarbeid på nye områder. 8 Harmonisering Lokale forskrifter og vedtekter (f eks politivedtekter, opningstidsvedtekter, vedtekter for sal- og skjenketider etter alkohollova, vedtekter etter plan- og bygningslova, vedtak om hamneavgift, satsar for eigedomsskatt og andre betalings- og avgiftsregulativ, lokale fiske- og jaktforskrifter, og avfallsforskrifter) gjeld framleis for vedkomande område inntil dei blir endra av kommunestyret i den nye kommunen. Arealplanar som er vedtatt etter reglane i pan- og bygningslova vil framleis gjelde. For andre planvedtak kan departementet fastsette mellom anna fristar for revisjon av planvedtaka. Statlege avgiftssatsar som gjeld regionvis, f eks arbeidsgjevaravgift, vil gjelde som før inntil Stortinget eventuelt vedtar endringar. 9 Fellesnemnd Etter vedtak om kommunestruktur i juni 2016 skal det setjast ned ei fellesnemnd med 3 representantar med vara frå kvar kommune. Fellesnemnda får mandat og oppgåver forankra i 26 i inndelingslova. l tillegg får dei det formelle ansvaret med å førebu den nye kommunen i samsvar med føringane i intensjonsavtalen. Nemnda disponerer blant anna eingongsstønaden frå staten i samband med kommunereforma, og skal tilsette prosjektleiar for den nye kommunen. Det skal settast ned ei arbeidsgruppe beståande av rådmenn og ordførarar frå deltakarkommunane som får i oppdrag å utarbeide ein endringsstrategi for omstillingsprosessen med utgangspunkt i intensjonsavtalen. Dette inkluderer mandat til fellesnemnda. Dette arbeidet skal starte straks etter vedtak om ny struktur. Så snart vedtaka er gjort i kommunane skal ei fellesnemnd planlegge samanslåingsprosessen og organisere denne. Fellesnemnda skal starte arbeidet med å harmonisere dei kommunale planverka, i tillegg til punkta i intensjonsavtalen, til eit felles planverk.

24 Fellesnemnda skal vere styringsgruppe for utviklingsprosjekt som vert sett i verk som ein del av samanslåingsprosessen, t.d. demokrati, innovasjon, digitaliseringsprosjekt, generell organisasjonsutvikling osb. Utarbeide handlingsreglar for økonomistyring, samt uttale seg om investeringar, bruk av fond og låneopptak i kommunane. Fellesnemnda må ha mandat til å styre investeringar mot felles mål og bidra til felles økonomiske mål og samkøyre planprosessar. Kommentar: Dette må skje i overgangsfasen: Partsamansett utval Det skal etablerast eit partsamansett utval for samanslåingsprosessen med representantar frå tilsette og arbeidsgjevar frå kvar av kommunane. Arbeidsgjevar sine representantar i partsamansett utval for samanslåingsprosessen skal veljast blant fellesnemnda sine medlemmer, og skal utgjere eit fleirtal av medlemmane i det partsamansette utvalet. 11 Involvering og informasjon Fellesnemnda skal utarbeide ein kommunikasjonsstrategi for god informasjonsflyt til kommunestyra og innbyggarane. Denne skal innehalde informasjon om fellesnemnda sitt arbeid og korleis kommunestyra og innbyggarane kan involverast i arbeidet i tida fram mot den nye kommunen trer i kraft l. januar 2020.

25 Ålesund Haram kommune Sandøy kommune ordførar ordførar Skodje kommune Ålesund kommune ordførar ordførar

26 Til: Styringsgruppa for nye Ålesund Møtedato: 20. april 2017 Frå: Ørskog kommune ordførar Saksframleggar: Knut Helge Harstad Vedlegg til sak 30/17: Intensjonsavtalen sak frå ordførar i Ørskog Som eg har teke opp tidlegare. Eg ber om å få som eiga sak på dagsorden i fk styringsgruppemøte høve til å gje nærare informasjon om utfordringar med vegar i Ørskog, slik at det allereie no kan plasserast i intensjonsavtalen som eige punkt. Det er på gang drøfting med fylkeskommunen om fylkesvegar i Ørskog no, og det gjeld for oss å sjå kva styringsgruppa vel å gje av synspunkt og støtte for viktige tiltak. Det er viktig at framdrifta vert konkret nedfelt i intensjonsavtalen for vidare arbeid, og det kan berre skje ved at vegsaka kjem på dagsorden som framstilt ovanfor. I Ørskog er det no stor von om at styringsgruppa kan underbygge viktige, i dette høve, vegsaker medan viktige drøftingar vert gjennomført og planar vert utvikla, og medan vi venter på ytterlegare prosess i høve kommunesamanslåinga. For å få denne drøftinga før neste fastsette møte med fylkeskommunen må ovannemnde gjerast seinast i styringsgruppa den 20. april. Mvh Knut Helge Harstad

27 Til: Styringsgruppa for nye Ålesund Møtedato: 20. april 2017 Frå: AU og demokratirådgjevar Saksframleggar: Demokratirådgjevar Mads Solberg Sak 31/17: Demokrati og medverknad Bakgrunn for saka 1. Demokratiutvikling i nye Ålesund kommune Sjå stillingsbeskrivinga til prosjektmedarbeidaren for demokratiutvikling, jamfør referatsak 6. Det skal skivast ein eigen prosjektplan for demokratiutviklinga i nye Ålesund innan rammene for kva vi har fått skjønnsmidlar til frå FMMR. Det opprettast eit delprosjekt for Demokrati og medverknad som vert leia av Mads Solberg. Dette handsamast i sak 31/ KMDs prosjekt «Fornyelse av lokaldemokratiet i kommunar med vedtak om samanslåing» KMD har sendt ut invitasjon til alle kommunar som har fatta gjensidig vedtak om samanslåing til å delta i prosjektet «Fornyelse av lokaldemokratiet i kommunar med vedtak om samanslåing». Sjå vedlegg. Prosjektkoordiator har kontakta KMD innan fristen og nye Ålesund har fått stadfesting på at vi blir tatt med i prosjektet. For at nye Ålesund skal kunne delta i KMDs prosjekt må det fattast eit vedtak både i styringsgruppa og i kvart av kommunestyra som ettersendast til KMD. Prosjektet er toårig. Prosjektet er meint å være eit samhandlingsforum for diskusjon og utviklingsarbeid omkring lokaldemokrati, og virkemidlar for innbyggjarmedverknad. Gjennom samlingar, utvikling av verktøy for undersøking, samt underveis-evalueringar, skal det identifiserast «beste praksisar» med utgangspunkt i dei kommunane som har lukkast i slikt arbeid. Prosjektstart er juni 2017, og KMD vil koma tilbake med invitasjonsbrev. Det er ingen deltakaravgift, og overnatting vil bli dekka. Kvar kommunekonstellasjon kan delta med 7 personer. Kommunane må sjølve betale reisekostnad. Det gis tilskot på inntil per nye kommune frå 2018 (gitt at Stortinget godkjenn dette).

28 Seinare kjem det samlingar for politikarar og prosjektleiarar Merk at i tillegg til styringsgruppa, må kommunestyra også gjere likelydande vedtak om å delta i prosjektet, då det strekkjer seg ut over fleire år. 3. KS «Lokaldemokratiundersøkelse 2017» Styringsgruppa fatta positivt vedtak om å delta i sak 24/17: «Nye Ålesund melder vår interesse til KS for å delta i undersøking/måling om kor godt lokaldemokratiet fungerer i våre kommunar. Vi må samtidig informere KS om at Haram kommune etter kvart kan kome med i undersøkinga for nye Ålesund.» Vi har fått stadfesting frå KS at vi er tatt med. Kvart enkelt kommunestyre må også i tillegg ta stilling til om dei skal delta i KS sin «Lokaldemokratiundersøkelse 2017». Kostnader for å delta må dekkast av prosjektet nye Ålesund, ikkje av kvart enkelt kommune. Prosjekt 2 og 3 må sjåast i samanheng, og det er gode moglegheiter for å trekkje ut erfaringar som utfylgjer kvarandre frå begge prosjekta. Deltakinga vil òg kunne være ein god ressurs for arbeidet i delprosjektgruppene om lokaldemokrati og innbyggjarmedverknad, samt politisk organisering, jf. sak 32 og 33. Framlegg til vedtak Styringsgruppa for Nye Ålesund kommune vedtek å delta i prosjekt i regi av KMD på «Fornyelse av lokaldemokratiet».

29 Statsråden Til ordførere og rådmenn Deres ref Vår ref Dato 15/ Invitasjon til å delta i prosjektet: Fornyelse og utvikling av lokaldemokratiet i kommuner med vedtak om sammenslåing Kommunal- og moderniseringsdepartementet vil med dette invitere kommunene som arbeider med sammenslåing, til å delta i et nytt toårig prosjekt for å utvikle lokaldemokratiet. Invitasjonen går både til kommuner som har gjensidige vedtak om å slå seg sammen i hovedløpet i reformen, og til kommuner som allerede er vedtatt sammenslått ved kongelig resolusjon. Også andre kommuner der det eventuelt blir fattet vedtak om sammenslutning senere i vår, vil bli invitert til å delta i prosjektet. Departementet vil i prosjektet legge til rette for gode diskusjoner og utviklingsarbeid i kommunene på flere måter: Arrangere samlinger for politikere, prosjektledere og deltakere fra sivilsamfunnet Tilby verktøy for å undersøke tilstanden for lokaldemokratiet i sammenslåingskommunene (jf. egen invitasjon fra KS) Underveisevalueringer for bl.a. å vurdere løsningsalternativer og overføringsverdien til prosjektkommunene Tilskudd inntil kroner per "nye kommune" til å arbeide med lokaldemokratiet fra det andre prosjektåret, (med forbehold om at Stortinget godkjenner dette). Hovedtema på samlingene I prosjektet ønsker vi å legge til rette for gode diskusjoner og utviklingsarbeid i kommunene som handler om: Hvilket lokaldemokrati kommunene ønsker å utvikle for sine nye kommuner Postadresse: Postboks 8112 Dep, 0032 Oslo Kontoradresse: Akersg. 59 Telefon: Telefaks: Org. nr.:

30 Hvordan organisere og utforme den politiske styringen i de nye kommunene slik at de folkevalgte blir satt best mulig i stand til å ivareta mandatet velgerne har gitt dem Hvordan organisere et best mulig samspill mellom kommunen og innbyggerne i utforming og iverksetting av politiske tiltak. I dette prosjektet ønsker vi å trekke frem både kommuner i Norge og i andre land, som er foregangskommuner når det gjelder å utvikle lokaldemokratiet, og som har gjennomført tiltak for å styrke lokaldemokratiet sitt. Svarfrist om å delta i prosjektet Dersom kommunen vil delta i dette prosjektet, ønsker departementet at svarbrevet skal være behandlet i alle kommunestyrene som skal bli en ny kommune, og i Fellesnemnda for de som formelt har opprettet en (gjelder kommuner fra første pulje). Det er også ønskelig, men ikke et krav, at dere i svarbrevet til departementet, skriver kort om hvilke tema dere er særlig interessert i skal bli tatt opp på samlingene (eks. arbeids- og organisasjonsformer på politisk nivå, måter å involvere innbyggerne på, digitale løsninger, etc.) Ta gjerne også med egne ideer eller planer for lokaldemokratiet i den nye kommunen dere er i gang med å bygge. Svarfrist for om dere ønsker å delta er senest fredag 7. april d.å. til Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Oppstartsamlingen i juni Det vil senere bli sendt ut et eget invitasjonsbrev med påmeldingsfrist til oppstartsamlingen. Det vil ikke være deltakeravgift. Overnatting blir også dekket. Reisekostnader må kommunen selv dekke. Målgruppen er politikere og representant(er) fra administrasjonen i kommunen med ansvar for lokaldemokratiarbeidet. Kommunen kan også invitere med seg representanter fra sivilsamfunnet. Hver nye kommunekonstellasjon kan delta med til sammen 7 personer. Det vil i tillegg bli arrangert prosjektledersamlinger for ansvarlige fra administrasjonen. Det vil bli avholdt en politikersamling og en prosjektledersamling hvert år. Et verktøy for å sjekke lokaldemokratiet tilbud om KS lokaldemokratiundersøkelse 2017 Et sterkt og ansvarlig lokaldemokrati er en fornuftig investering for innbyggernes beste. Det kommer ikke av seg selv. Når den nye kommunen skal utformes, kan det være en fin anledning til å sjekke ut sterke og svake sider ved dagens lokaldemokrati. Hva trengs å jobbes med når dere skal utforme lokaldemokratiet i den nye kommunen? Og hva kan det bygges videre på? KS har allerede invitert dere til å delta i Lokaldemokratiundersøkelse 2017: Invitasjon KS Lokaldemokratiundersøkelse 2017 Påmelding skjer til KS, som har ansvar for Side 2

31 gjennomføringen. Kommunene kan altså allerede nå søke om å delta. Undersøkelsen kan være et godt verktøy, og gi et nyttig grunnlag for å arbeide med å utvikle lokaldemokratiet. Kommunal- og moderniseringsdepartementet vil, i samarbeid med KS, presentere oppsummeringer av resultatene fra denne undersøkelsen/behovsanalysen på samlingen vi skal arrangere, slik at dere kan dele erfaringer og kunnskap med andre kommuner og se dette i sammenheng med aktuelle løsningsalternativer (politiske organisasjonsformer og arbeidsmåter, medvirkningsordninger, digitale løsninger, m.m.). Vi vil samtidig understreke at dere vil ha stor nytte av å delta i prosjektet vi her inviterer til, uten å benytte dere av dette verktøyet/ gjennomføre KS Lokaldemokratiundersøkelse Vi håper dere vil delta i prosjektet "Fornyelse og utvikling av lokaldemokratiet i kommuner med vedtak om sammenslåing" og - på eget initiativ arbeide for å utvikle lokaldemokratiet i den nye kommunen. Videre håper vi dette toårige prosjektet vil være til hjelp og støtte, og til inspirasjon for diskusjoner og beslutninger lokalt. Kontaktperson er: Kommunal- og moderniseringsdepartementet ved Anne-Karin Ødegård Anne- Karin.odegard@kmd.dep.no Med hilsen Jan Tore Sanner Side 3

32 Adresseliste Agdenes kommune Rådhuset 7316 LENSVIK Asker kommune Postboks ASKER Askim kommune Postboks ASKIM Audnedal kommune Rådhuset 4525 KONSMO Aurskog-Høland kommune Rådhusveien BJØRKELANGEN Ballangen kommune Postboks BALLANGEN Bø kommune Postboks BØ I TELEMARK Drammen kommune Engene DRAMMEN Eid kommune Rådhusvegen NORDFJORDEID Eide kommune 6490 EIDE Finnøy kommune Rådhuset 4160 FINNØY Fjell kommune Postboks STRAUME Forsand kommune Kommunehuset 4110 FORSAND Fosnes kommune Servicekontoret 7856 JØA Fræna kommune Rådhuset 6440 ELNESVÅGEN Fusa kommune Postboks EIKELANDSOSEN Førde kommune Postboks FØRDE Gaular kommune 6973 SANDE I SUNNFJORD Granvin herad Postboks GRANVIN Halsa kommune Liabø 6683 VÅGLAND Hammerfest kommune Postboks HAMMERFEST Hemne kommune Trondheimsveien KYRKSÆTERØRA Hitra kommune Rådhuset 7240 HITRA Hobøl kommune Elvestadveien HOBØL Hof kommune Hofslundveien HOF Holmestrand kommune Postboks HOLMESTRAND Hornindal kommune Postboks HORNINDAL Hurum kommune Nordre Sætrevei SÆTRE Jondal kommune Kommunehuset 5627 JONDAL Jølster kommune Kommunehuset 6843 SKEI I JØLSTER Klæbu kommune Postboks KLÆBU Kvalsund kommune Rådhusv KVALSUND Lardal kommune Svarstadtunet SVARSTAD Larvik kommune Postboks LARVIK Leksvik kommune Kommunehuset 7120 LEKSVIK Lenvik kommune Postboks FINNSNES Lindås kommune Felles postmottak Kvernhusmyrane ISDALSTØ Lyngdal kommune Postboks LYNGDAL Meland kommune Postboks FREKHAUG Meldal kommune Kvamsveien MELDAL Midsund kommune Midsund 6475 MIDSUND Side 4

33 Adresseliste Molde kommune Rådhusplassen MOLDE Moss kommune Postboks MOSS Namdalseid kommune Gløttvegen NAMDALSEID Namsos kommune Postboks 333 Sentrum 7801 NAMSOS Narvik kommune Postmottak 8512 NARVIK Naustdal kommune Postboks NAUSTDAL Nedre Eiker kommune Postboks C 3051 MJØNDALEN Nesset kommune Kommunehuset 6460 EIDSVÅG I ROMSDAL Norddal kommune Postboks VALLDAL Nøtterøy kommune Postboks 250 Borgheim 3163 BORGHEIM Odda kommune Opheimsgata ODDA Oppegård kommune Postboks KOLBOTN Orkdal kommune Postboks ORKANGER Os kommune Postboks OS Radøy kommune Radøyvegen MANGER Re kommune Postboks REVETAL Rennesøy kommune Postboks RENNESØY Rissa kommune Rådhusveien RISSA Roan kommune 7180 ROAN Rygge kommune Larkollveien DILLING Rømskog kommune Kommunehuset 1950 RØMSKOG Røyken kommune Katrineåsveien RØYKEN Sande kommune Postboks SANDE I VESTFOLD Sandefjord kommune Postboks SANDEFJORD Sandnes kommune Postboks SANDNES Sandøy kommune Harneshaug 6487 HARØY Sauherad kommune Idunsvoll AKKERHAUGEN Selje kommune 6740 SELJE Ski kommune Postboks SKI Skodje kommune Rådhuset 6260 SKODJE Skånland kommune Postboks EVENSKJER Snillfjord kommune Krokstadøra 7257 SNILLFJORD Stavanger kommune Postboks STAVANGER Steinkjer kommune Postboks STEINKJER Stordal kommune Kommunehuset 6250 STORDAL Sund kommune Postboks SKOGSVÅG Svelvik kommune P.b SVELVIK Tjeldsund kommune Rådhuset 9444 HOL I TJELDSUND Tjøme kommune Rødsgata TJØME Tranøy kommune Kommunehuset 9304 VANGSVIK Trondheim kommune Postboks 2300 Sluppen 7004 TRONDHEIM Tysfjord kommune Postboks KJØPSVIK Tønsberg kommune Postboks TØNSBERG Side 5

34 Adresseliste Ullensvang herad 5780 KINSARVIK Verran kommune Liavegen MALM Volda kommune Stormyra VOLDA Voss kommune Postboks VOSS Ørskog kommune Rådhuset 6240 ØRSKOG Øygarden kommune Øygarden rådhus 5337 RONG Åfjord kommune Øvre Årnes ÅFJORD Ålesund kommune Postboks ÅLESUND Side 6

35 Oversikt deltakarar i prosjekt nye Ålesund kommune oppdatert Kommune Medlem i styringsgruppa Vara Rådmann Haram* Sandøy Skodje Ørskog Ålesund Vebjørn Krogsæter (ordførar) Randi W. Frisvoll (varaordførar) Emil Korsnes Svein Harsjøen Ewa Hildre Oddvar Myklebust (ordførar) Åse Kristin Ask Bakke (varaordf.) Espen Myklebust Hildegard Maier Jessica Gärtner Dag Olav Tennfjord (ordførar) Geir Ove Leite (varaordførar) Kari Grindvik Terje Vadset Modolf Hareide Knut Helge Harstad (ordførar) Geir Peter Aure (varaordførar) Ola Kjetil Sjøholt Arne Abelseth Gert Rietman Eva Vinje Aurdal (ordførar) Tore Johan Øvstebø (varaordf.) Øystein Tvedt Geir Stenseth Anne Kristin Bryne Guttorm Kjerstad Arnt Ove Tenfjord Arne Otto Rogne Cine F. Austnes Rolf Longva Sigmund Haugen Stein Inge Skogen Robert Coates Nils Magne Abelset 1.vara: Per Egil Håhjem, H. 2.vara: Karoline Stette, Sp 3.vara: Gunnar Hauge, Krf 4.vara: Karoline Huldal Hauglid, AP 5. vara: Erling Ostnes, Frp Frode Andresen Helene B. Fjørtoft Frode Andresen Torill Leganger Frode Dyrkorn Svein-Rune Johannessen Åse-Marie Myren Monica Molvær Anita Hjelvik Sætremyr Sindre Nakken Kommune Tillitsvald Vara Turid Hanken Kim Andrè Breivik (konstituert) Bente Glomset Vikhagen Synnøve Vasstrand Synnes Astrid Eidsvik Haram* Endre Hellandsvik - UDF/Unio Randi Otterlei Alvestad Fagforb./LO Sandøy Laila Alvestad - Fagforbundet/LO Ragnhild B. Heggdal - UDF/Unio Skodje Ramona Pilskog - Delta/YS Geir Lorentzen - UDF/Unio Ørskog Geir J. Skodje - UDF/Unio Michael Werner - Fagforbundet/LO Ålesund Lindis Dalebø - Fagforbundet/LO Regina Steinberger- Akademikerne Kommune Hovudverneombod Haram* Kristin Håvik Breivik Sandøy Janne Pedersen Skodje Stig Eivin Meisal Ørskog Michael Werner Ålesund Lars Marius Rindal Representerer alle i styringsgruppa Prosjektorganisasjon Prosjektleiar/prosjektrådmann (ny rådmann): Ikkje tilsett Prosjektkoordinator: Anne Berit Støyva Emblem Kommunikasjonsansvarleg for prosjektet: Anne Bente Skjellum Prosjektmedarbeidar demokrati og medverknad: Mads Solberg

36 DELPROSJEKT OVERSIKT oppdatert Har starta: Kommune Delprosjekt 1: Personal og omstilling Tittel Haram* Petter Sortevik Personalrådgjevar Sandøy Mariann Husøy Personalrådgjevar Skodje Malin Piegsa Personalsjef Ørskog Janette Steinvik Ass. rådmann Ålesund Roar Reiten (delprosjektleiar) Personalsjef Nye Ålesund Prosjektkoordinator tiltrer gruppa Har starta: Kommune Delprosjekt 2: Kommunikasjon Tittel Haram* Ragnhild Nordang Konsulent servicetorget Sandøy Kristina Røyset Naas Skodje Regine Bruteig Ørskog Ingrid Rekdal Hjelle Ålesund Anne Bente Skjellum (delprosjektleiar) Kommunikasjonssjef Fagforeiningsrepr. Nye Ålesund Har starta leverer innan mai 2017: Møtedatoar framover: 5.4 kl. 13 Ålesund, kl 10 Skodje, 9.5. kl Ålesund NB! Delprosjekt for vurdering av interkommunalt samarbeid nedsetjast i mai/juni. Dette delprosjektet skal ha politisk representasjon. Kommune Delprosjekt 3: Interkommunalt Tittel samarbeid kartlegging (til mai 2017) Haram* Per Langnes Leiar stab- støtte Sandøy Sally R. Bergtun Økonomirådgjevar Skodje Kristian Skålhavn Assisterande rådmann Ørskog Hilde Sørland Kommunalsjef Ålesund Ronny Frekhaug Kommunalsjef Fagforeiningsrepr. Nye Ålesund Anne Berit Støyva Emblem Tore Hals Prosjektkoordinator Møtedatoar: Hadde oppstartsmøte i medio mars, Bente Vikhagen innkallar dei komande møta. Grensesnitt til e- kommune Sunnmøre viktig i arbeidet framover. Kommune Delprosjekt 4: IKT og digitalisering Tittel Haram* Per Langnes Leiar stab- støtte Sandøy Frank Harneshaug IKT-rådgjevar Skodje Bente Glomset Vikhagen (delprosjektleiar) Rådmann Ørskog Åse Karin Gjære Stabsleiar Ålesund Ronny Frekhaug Kommunalsjef Fagforeiningsrepr. Andre i gruppa Øivind Hagen Are Staurset e-kommune Sunnmøre IKT drift

37 Andre tilknytt delprosjektet, men deltek ikkje i gruppa Tone Kirkhorn Arena for læring og velferdsteknologi Møtedatoar: Oppstart 6.4. kl.9.30 Skodje, 3.5. kl. 13 Ørskog, kl Ålesund Kommune Delprosjekt 5: Arkiv Tittel Haram* Oddny Krogsæter Løvik Arkivar Sandøy Annlaug Knardal Myklebust Fagleiar servicetorg og arkiv Skodje Rita Engeset Fagleiar sakshandsam. og arkiv Ørskog Bente Gravem Konsulent arkiv Ålesund Liv Grete Orvik (delpr.leiar første fase) V.leder servicetorg og dok.senter Fagforeiningsrepr. Andre tilknytt delprosjektet, men deltek ikkje i gruppa Geir Håvard Ellingsæter (geir.havard.ellingseter@ikamr.no ) Leiar Interkommunalt arkiv (IKA) Møtedatoar: Oppstart kl.10 Skodje, 9.5. kl Ålesund, kl 9.30 Haram, kl Ålesund. Kommune Delprosjekt 6: Økonomi Tittel Haram* Levi Lervik Økonomileiar Sandøy Sally Bergtun Økonomirådgjevar Skodje Lars Fylling Økonomisjef Ørskog Synnøve Vasstrand Synnes Magny Hauge Dyrkorn (frå sommar 17) Rådmann Økonomisjef Ålesund Ole Kristian Arntsen Økonomisjef Fagforeiningsrepr. Møtedatoar: kl Ålesund, kl Brattvåg, 7.6. kl Sjøholt. Kommune Delprosjekt 7: Innkjøp Tittel Haram* 1.Kjell Sindre Johansen Vara: Greta Søvik Einingsleiar eigedom og t.drift Økonomirådgjevar Sandøy 1.Sally Bergtun Økonomirådgjevar Eventuelt vara også? Skodje 1.Frode Helland Vara: Lars Fylling Teknisk sjef Økonomisjef Ørskog 1. Åse Karin Gjære Kommunalsjef Ålesund Fagforeiningsrepr. Vara: Jørn Johannesen 1. Jonny Rune Indrevåg Vara: Lyngve Skrede Teknisk sjef Leder Konserninnkjøp Controller i Konserninnkjøp Møtedatoar: Oppstartsmøte 4.4. kl Ålesund, kl. 13 Skodje, kl. 12 Ørskog, kl. 10 Sandøy. Kommune Delprosjekt 8: Matrikkel, kart, oppmåling Tittel Haram* Kjetil Grytten Konst. einingsleiar byggesak og geodata + kartansvarleg Sandøy Kim A. Breivik Konst. rådmann Skodje Sol Slinning Bent Leite Knut Berg Avd.ingeniør tekniske tenester Avd.ingeniør teknisk avd. Konsulent IT teknisk avd.

38 Ørskog Beate Furstrand Avd.ingeniør teknisk avd. Ålesund Per Anders Aure (delprosjektleiar) Knut Helge Skare Kart- og oppmålingssjef Overingeniør Fagforeiningsrepr. Møtedatoar: 5.5. kl. 9 Ålesund, kl Skodje, kl. 9 i Brattvåg. Kommune Delprosjekt 9: Plansamordning og planstrategi Tittel Haram* Hege Gjøsund Per Langnes Kommuneplanleggar Leiar stab - støtte Sandøy Sol Slinning Avd.ingeniør tekniske tenester Skodje Ingunn Stette Frode Helland Kommuneplanleggjar Teknisk sjef Ørskog Liv Marit Nystad Kommuneplanleggar Ålesund Anne Mette Liavaag Liv Kjersti Finholt Strategi- og utv.sjef Kommuneplanleggar Fagforeiningsrepr. Behov for undergruppe om teknisk planlegging? Kjetil Grytten? Tom Rian? Møtedatoar: Oppstartsmøte kl. 13 Sjøholt, 5. mai kl. 10 Ålesund, kl Skodje, kl Brattvåg Kommune Delprosjekt 10: Kulturbygging og Tittel verdiar Haram* Elin Moen Seksjonsleiar forvaltning Sandøy Kim Andre Brevik Fung. rådmann Skodje Malin Piegsa Personalsjef Ørskog Hilde Sørdal Kommunalsjef Ålesund Ingvild Vartdal Rådgjevar personalavd. Nye Ålesund Prosjektmedarb. demokrati tiltrer gruppa Fagforeiningsrepr. Lindis Dalebø HVO Lars Marius Rindal Politisk Haram* Ewa Hildre H Politisk Sandøy Hildegard Maier Politisk Skodje Dag Olav Tennfjord (vara: Kari Grindvik) H Politisk Ørskog Geir Peter Aure V Politisk Ålesund Tore Johan Øvstebø Krf Kommune Arbeidsgruppe m/skulefagleg repr. Tittel Etablering av Newton-rom Haram Guttorm Ulla Sandøy Espen Harnes einingsleiar oppvekst og kultur Skodje Trond Herje skulefagleg ansvarleg Ørskog Hilde Sørdal kommunalsjef Ålesund Bjørn Ivar Rødal kommunalsjef Andre Yngve Omenås rektor Fagerlia vgs. KOMANDE DELPROSJEKT Etablerast i mai 2017

39 Kommune Delprosjekt: Demokrati, medverknad Tittel Haram Sandøy Skodje Ørskog Ålesund Fagforeiningsrepr. Nye Ålesund Prosjektmedarb. demokrati leier gruppa? Politisk Politisk repr. Haram Politisk Politisk repr. Sandøy Politisk Politisk repr. Skodje Politisk Politisk repr. Ørskog Politisk Politisk repr. Ålesund Etablerast i mai 2017 Kommune Delprosjekt: Politisk organisering Tittel Haram Sandøy Skodje Ørskog Ålesund Fagforeiningsrepr. Nye Ålesund Prosjektmedarb. demokrati deltek i gruppa Politisk Politisk repr. Haram Politisk Politisk repr. Sandøy Politisk Politisk repr. Skodje Politisk Politisk repr. Ørskog Politisk Politisk repr. Ålesund Etablerast etter at ny rådmann er tilsett?: Kommune Delprosjekt: Overordna administrativ struktur Nye Ålesund Ny rådmann leier gruppa Prosjektkoordinator tiltrer gruppa Haram Sandøy Skodje Ørskog Ålesund Fagforeiningsrepr. Politisk Politisk repr. Haram Politisk Politisk repr. Sandøy Politisk Politisk repr. Skodje Politisk Politisk repr. Ørskog Politisk Politisk repr. Ålesund Tittel

40 Utkast til brev som skal drøftast 21.4: Informasjonsbrev 24. april 2017 Informasjon til tilsette i kommunane Ørskog, Sandøy, Haram, Skodje og Ålesund: Kva skjer med tilsette i samband med kommunereforma? I samband med Stortinget sin tilslutning til å gjennomføre ein kommunereform, er det avgjort at kommunane Ålesund, Ørskog, Sandøy og Skodje saman skal danne ein ny, felles kommune. Kommunal- og moderniseringsdepartementet innstiller på at også Haram kommune skal inn i den nye kommunen, jamfør Prop. 96 S ( ) «Endringar i kommunestrukturen» framlagt 5. april. Fylkesmannen i Møre og Romsdal innstiller også på dette. Stortinget tek si avgjerd i saka 7. juni. Den nye kommunen skal heite Ålesund kommune. Fram til samanslåinga blir kommunen kalla nye Ålesund kommune. Målet er at nye Ålesund kommune skal bli ein god og robust kommune med eit lokaldemokrati som ivaretek god velferd, verdiskaping og trivsel - for både tilsette og innbyggjarar. Samanslåinga av kommunane skal vere ferdig innan 1. januar Til saman vil nye Ålesund kommune, dersom alle fem kommunane er med, ha over tilsette. Overgangen frå dei fem kommunane og til ein ny kommune, er blant anna regulert gjennom arbeidsmiljølova sine bestemmingar om verksemdsoverdraging. Dette inneberer at alle tilsette vert overført til den nye kommunen. Lovverket sikrar rettigheitene til dei tilsette i ein slik omstillingsprosess. Her er ei oversikt over kva følgjer kommunesamanslåinga kan ha for deg som tilsett: Kva med jobben din når kommunane slår seg saman? - Ei kommunesamanslåing er ei verksemdsoverdraging etter arbeidsmiljølova sine reglar. Dei fem «gamle» kommunane opphøyrer, og det blir etablerert ein ny, felles kommune. Alle tilsette i dei tidlegare kommunane vil automatisk bli overført til den nye kommunen. Det vil seie at du -frå 1. januar 2020, vil vere tilsett i nye Ålesund kommune. Ingen vil bli sagt opp som ein direkte konsekvens av kommunesamanslåinga, men det kan vere at enkelte tilsette får endra sine oppgåver og arbeidsstad. I samband med kommunesamanslåinga vil stillingar i øvste leiing, «nøkkelstillingar» og

41 andre administrative stillingar kunne gje overtalligheit. Forslag til løysing på dette vil drøftast i samråd med tillitsvalde, og fellesnemnda vil velje løysing basert på drøftingane. Arbeidsmiljølova 16-3 gir tilsette høve til å reservere seg frå overdraginga og bli hos den tidlegare arbeidsgjevaren. Dette har lita hensikt ved kommunesamanslåingar, då den gamle kommunen vil opphøyre. Kvar skal du arbeide? - Dei fleste verksemdene vil etter kommunesamanslåinga vere om lag som i dag. Dette vil for eksempel gjelde tenester som skular, barnehagar og helsetenester. Det kan likevel skje endringar i slike tenester som følgjer naturleg av kommunen sine oppgåver og samfunnsansvar. Eventuelle rasjonaliseringstiltak skal drøftast med tillitsvalde, og tilsette vil i god tid få informasjon i samsvar med lov- og avtaleverk. Samanslåinga vil i nokre tilfelle også kunne innebere endring av arbeidsstad. Dette vil i første omgang vere tilfelle for tilsette i administrative stillingar. Får du andre oppgåver i den nye kommunen? - Dei tilsette skal inn i ein ny organisasjon frå I forkant vil arbeidsgjevar gjennomføre kartleggingar, og det skal utarbeidast omstillingsplan og bemanningsplan for den nye kommunen. Endringar av arbeidsoppgåver kan bli ein konsekvens av samanslåinga. På lik linje med endring av arbeidsstad, vil slike endringar vere ein naturleg følgje av omstillinga. Også dette vil i første omgang vere mest aktuelt for leiarar og for andre administrative stillingar. Partssamarbeidet skal ivaretakast. Saker skal drøftast med tillitsvalde, og tilsette vil bli informert i godt tid. Prosessen for korleis dette skal handhevast vil etter drøfting følgje naudsynte prosedyrar i lov- og avtaleverk. Kva blir dine løns-og arbeidsvilkår? - Overføring av ditt arbeidsforhold frå noverande kommune til ny kommune, vil ikkje medføre endringar i dine individuelle løns- og arbeidsvilkår. Dine retter og plikter som tilsett, følgjer lov- og avtaleverk som no. Etter kommunesamanslåinga kan ein oppleve at det vil vere ulik praksis i samband med lønsog arbeidsvilkår mellom tilsette frå dei gamle kommunane. Desse vil over tid bli harmoniserte. Dette arbeidet vil gjerast i samråd med dei tillitsvalde gjennom særskilte forhandlingar og via dei årlege lønsforhandlingane. Arbeidsgjevar vil i tida fram til kommunesamanslåinga vurdere dei ulike kommunane sine styringsdokument, arbeidsgjevarpolitiske retningsliner, særavtalar, løns- og stillingsbeskrivingar, systemverktøy og organisasjonsstruktur m.m. Alt no kan ein starte harmonisering rundt enkelte område, medan det på andre område vil vere naudsynt med underprosjekt/arbeidsgrupper, drøftingar og forhandlingar. Alle prosessar skal drøftast med tillitsvalde i samsvar med lov-og avtaleverk.

42 Pensjon - Pensjonsordningane er tariffesta og vil vidareførast også etter samanslåinga. Kven ivaretek dine interesser som tilsett i denne prosessen? - Reglane for dei tilsette si involvering følgjer av lov- og avtaleverket. Hovudtillitsvalde og vernetenesta vil vere dei tilsette sine representantar i prosessane som kommunesamanslåinga medfører, og desse vil ivareta dine interesser. Kvar vil du finne informasjon om prosessane om kommunereforma i nye Ålesund kommune? - Du vil finne informasjon om kommunereforma på kommunen din si heimeside. Etter kvart vil du finne ein link til ei samleside om arbeidet fram mot nye Ålesund kommune på hemesida. Sida er felles for tilsette og innbyggarar. Våre leiarar vil også jamnleg gi informasjon og svare på spørsmål. Våre Hovudtillitsvalde og hovedverneombod vil gje råd og veiledning om kommunereforma. Det er mange detaljar og spørsmål som ikkje er avklarte og som vil bli avklarte undervegs i prosessen. Gjennom heile prosessen vil hovudtillitsvalde/hovudverneombod (representantar for tilsette) vere involverte. Prosjektkoordinator nye Ålesund kommune: Anne Berit Støyva Emblem, tlf: epost: anne.emblem@alesund.kommune.no Personalsjef/personalansvarleg i kvar kommune: Roar Reiten, Ålesund kommune Janette Steinvik, Ørskog kommune Malin Piegsa, Skodje kommune Mariann Husøy, Sandøy kommune Petter Sortevik, Haram kommune

43 Kontaktinformasjon tillitsvalde og Hovudverneombod i styringsgruppa: Ørskog Geir Johan Skodje- UDF/Unio Tlf: epost: Geir.Skodje@orskog.kommune.no Michael Werner-Fagforbundet/LO (vara) Tlf: epost: Michael.Werner@orskog.kommune.no Skodje Ramona Pilskog Delta/YS Tlf: / (arb) epost: ramona.pilskog@skodje.kommune.no Geir Lorentzen UDF/Unio (vara) Tlf: epost: geir.lorentzen@skodje.kommune.no Sandøy Laila Alvestad (Fagforbundet/LO) Tlf: epost: htv_fagforbundet@sandoy.kommune.no Ragnhild Brevik Heggdal UDF/Unio (1 vara) Tlf: epost: ragnhild.heggdal@sandoy.kommune.no Linn Jenny Morsund NSF/Unio (2 vara) Tlf: epost: linn.jenny.morsund@sandoy.kommune.no Ålsesund Lindis Dalebø-Fagforbundet/LO Tlf: epost: Lindis.Dalebo@alesund.kommune.no Regina Steinberger-Akademikerene (vara) Tlf: epost: Regina.Steinberger@alesund.kommune.no Haram Endre Hellandsvik-UDF/Unio Tlf: epost: Endre.Hellandsvik@haram.kommune.no Randi Otterlei Alvestad fagforbundet/lo (vara) Tlf: epost: Randi.Alvestad@haram.kommune.no Hovudverneombod styringsgruppa (representerer alle hovudverneomboda): Lars Marius Rindal (repr.frå Ålesund) Tlf: : epost: Lars.Marius.Rindal@alesund.kommune.no

44 Til: Styringsgruppa for nye Ålesund Møtedato: 13. mars 2017 Frå: AU og prosjektkoordinator Saksframleggar: Prosjektkoordinator Sak 23/17: Gruppearbeid med visjon og verdiar for nye Ålesund kommune Bakgrunn for saka I intensjonsavtalen er det nedfelt ein visjon for nye Ålesund kommune: «Nasjonal slagkraft, regional attraktivitet og lokal identitet» Vidare vart det formulert ei t motto: «Det vi skal, skal vi vere gode til. Det vi vil skal vi tore å gjere noko med.» God styring av prosjektet nye Ålesund kommune krev ein tydeleg visjon, eit tydeleg verdigrunnlag og tydelege mål. Dette vil gje felles retning for dei ulike delprosjekta som skal setjast i gang. Det er sett ned ei arbeidsgruppe for delprosjektet «kultur og verdiar». Denne arbeidsgruppa vil få mandat til å setje i gang involverande prosessar på ulike nivå i organisasjonen for å forankre visjon, verdiar og mål for nye Ålesund kommune. Arbeidsøkta i styringsgruppemøte den 13. vil gje denne arbeidsgruppa eit materiale å arbeide vidare med. Prosessdesign for arbeidsøkta neste side:

45 Ytre ramme: Tidspunkt: 13.mars 2017 Tidsramme: 90 min. Prosessleiarar: Bente, Anne Mette, Anne Bente, Malin Overordna mål: Ei tydeleg visjon og kjennskap til kva handlingar som vil kunne bidra til å nå visjonen. Resultat mål: Deltakarar: Grupper: Møblering: Material: Skape eit materiale som delprosjektet for kultur og verdiar kan byggje vidare på. Arbeidsgruppa for dette delprosjektet samordnar materialet/ hentar ut essensen, og legg fram dette til neste styringsgruppemøte. Styringsgruppa (politikar +rådmann +tillitsvald frå kvar kommune). Prosjektkoordinator. Andre deltakarar. Fem grupper à 6-7 deltakarar på tvers av kommunar og roller. Kvar gruppe velger ordstyrer og sekretær, samt talsperson (som blir intervjua etterpå). Namn på gruppedeltakarar (liste) ved kvar flip-over. 7 stolar i halvsirkel framfor kvar flip-over. Ingen bord. Like mange flip-over (ark) som tal på grupper. Tusjar. Gule lappar. Penn. Prosess: 1. Innleiing v/bente (10 min.) 2. Scenario og informasjon til gruppene v/ Anne Mette (5 min.) 3. Plassering i grupper. Gruppa vel sekretær, ordstyrar og talsperson (5 min.) 4. Arbeid i grupper med utgangspunkt i spørsmålet: «Kva har kommunen gjort for å oppnå det gode resultatet?» Kvar enkelt skriv ned for seg sjølv alt ein kjem på (5 min.) Kvar enkelt presenterer sine innspel for gruppa mens sekretæren skriver stikkorda på flip-over-ark. NB! Vent med drøfting og diskusjonar til alle har fått presentert sine innspel (10 min.) Gruppa drøfter innspel/tiltak og lagar eit manus til den personen som skal verte intervjua av NRK (20 min) «Direktsend TV»- v/ Anne Bente Kvar gruppe ved talsperson får 5 min der journalist intervjuar og stiller spørsmålet «Kva har nye Ålesund kommune gjort for å oppnå det gode resultatet?» (35 min.) Framlegg til vedtak Delprosjekt for kulturbygging og verdiar tek med seg resultata frå gruppearbeida i sitt arbeid.

46 Referat styringsgruppa 6. møte Dato: 20. april 2017 Vertskap: Ålesund kommune Stad: Middelaldermuseet, Borgundgavlen Tid: Kl Deltakarar: Kommune Ordførarar og politikarar Rådmenn Tillitsvalde + HVO Haram Sandøy Skodje Ørskog Ålesund Forfall Vebjørn Krogsæter - ordførar Randi W. Frisvoll - varaordførar Ewa Hildre Arne Otto Rogne (vara for Korsnes) Cine F. Austnes (vara for Harsjøen) Oddvar Myklebust - ordførar Espen Myklebust Hildegard Maier Jessica Gärtner Dag Olav Tennfjord - ordførar Geir Ove Leite - varaordførar Kari Grindvik Terje Vadset Modolf Hareide Knut Helge Harstad - ordførar Geir Peter Aure - varaordførar Olav Kjetil Sjøholt Arne Abelseth Gert Rietman Eva Vinje Aurdal - ordførar Tore Johan Øvstebø - varaordførar Øystein Tvedt Anita H. Sætremyr (vara for Stenseth) Svein Harsjøen, Haram Emil Korsnes, Haram Åse Kristin Ask Bakke, Sandøy Anne Kristin Bryne, Ålesund Geir Stenseth, Ålesund Turid Hanken Kim Andrè Breivik (konstituert) Bente Glomset Vikhagen Synnøve Vasstrand Synnes Astrid Eidsvik Endre Hellandsvik - UDF/Unio Laila Alvestad - Fagforbundet/LO Ramona Pilskog - Delta/YS Geir J. Skodje - UDF/Unio Lindis Dalebø - Fagforbundet/LO Lars Marius Rindal - HVO Prosjektteamet Andre Prosjektkoordinator Anne Berit Støyva Emblem Kommunikasjonsansvarleg i prosjektet Anne Bente Skjellum Demokratirådgjevar Mads Solberg Frå vertskommunen Ålesund: Melina Brkan, politisk sekretariat Ålesund kommune Frå Sunnmøre museum (tilrettelegging og omvisning): Jarle Sulebust og Kari-Mette Aamelfot Tveit 1

47 Leiar av styringsgruppa Eva Vinje Aurdal ønskte alle velkomne. Møteinnkalling og møtereferat 5. styringsgruppemøte vart godkjend. Agenda vart godkjend med merknad frå Olav Kjetil Sjøholt; Sjøholt ba om at styringsgruppa også diskuterer prosess for utarbeiding av fellesnemndreglement, herunder erfaringane frå kommunestyrehandsaminga 6.4. om rekruttering av rådmann. Dette vert diskutert i sak 29/17. 27/17 Referatsaker Leiar av styringsgruppa orienterte om status sidan sist styringsgruppemøte: 1. Haram kommunestyre vedtok 6.4. følgjande deltakargruppe i styringsgruppa: Ordførar Vebjørn Krogsæter med personleg varamedlem Guttorm Kjerstad Varaordførar Randi W. Frisvoll med personleg varamedlem Arnt Ove Tenfjord Emil Korsnes med personleg varamedlem Arne Otto Rogne Svein Harsjøen med personleg varamedlem Cine F. Austnes Ewa Hildre med personleg varamedlem Rolf Longva 2. Proposisjon om endringar i kommunestrukturen var framlagt 5.4. Lenke. 3. KS Midt-Norge og Fylkesmannen MR konferanse i Ålesund. Lenke til oppsummering. 4. KMD og KS dagssamling Gardermoen tema: «Eierskap, interkommunalt samarbeid og anskaffelser ved kommunesammenslåing». Lenke til oppsummering. 5. KMD og KS samling Lillestrøm og Flesland Lenke til program. 6. Mads Solberg tilsett som prosjektmedarbeidar demokrati og medverknad frå 3. april. Stillingsbeskriving er vedlagt sakspapira. 7. Oppretting av tilsettingsutval for rekruttering av rådmann sak i alle kommunestyrer, ferdighandsama i Ålesund, Haram, Sandøy og Ørskog 6.4. og Skodje 19.4.: Link til sak og vedtak i Haram kommunestyre Link til sak og vedtak i Ålesund kommunestyre Link til sak og vedtak i Sandøy kommunestyre Link til sak og vedtak i Ørskog kommunestyre Link til sak og vedtak i Skodje kommunestyre 8. Arbeidsutvalet hadde møte møtereferat er utsendt. 28/17 Prop. 96 S ( ) «Endringar i kommunestrukturen» framlagt av KMD 5. april Styringsgruppeleiar orienterte kort om Prop. 96 S ( ) Endringer i kommunestrukturen - link. Tilråding frå KMD er: «Ålesund kommune, Sandøy kommune, Skodje kommune, Haram kommune og Ørskog kommune slås sammen fra 1. januar 2020». Proposisjonen er no til handsaming i kommunalkomiteen, og leggast fram for Stortinget 8. juni Ein kan følgje denne prosessen på stortinget.no/saker og publikasjonar - lenke Vedtak: Styringsgruppa for nye Ålesund tek saka til orientering. 2

48 29/17 Informasjon om felles kommunestyremøte 21. juni Styringsgruppeleiar og koordinator orienterte om nyleg gjennomført planleggingsmøte mellom AU og fylkesmannen 18. april. Fylkesmannen sender også ut INFO-skriv 2 om dette. Felles kommunestyremøte i regi av Fylkesmannen 21. juni Fylkesmannen innkallar dei fem kommunestyra til fellesmøte 21. juni, i alt 133 representantar: Kommunar Tal på kommunestyremedl. Haram kommune 27 Sandøy kommune 19 Skodje kommune 21 Ørskog kommune 17 Ålesund kommune 49 Kommunestyremedl. i alt 133 Dette er eit felles møte for å drøfte 25 i inndelingslova framfor vedtak i dei einskilde kommunestyra. Det skal ikkje fattast vedtak i det felles møtet som fylkesmannen innkallar til, (vedtak fattast i dei fem kommunestyra etterpå). 25 i inndelingslova har eit minstekrav til kva eit felles kommunestyre skal drøfte: forslag til namn på den nye kommunen talet på medlemmer i det nye kommunestyret kriterium for samansetjing av og funksjonar til fellesnemnd etter 26 i inndelingslova val av revisor for verksemda i fellesnemnda oppretting av eventuelle andre fellesorgan for å sikre gjennomføringa av samanslåinga Fem kommunestyremøter må fatte likelydande vedtak i etterkant 21. juni eller seinare På bakgrunn av drøftinga omtalt over, må kvart kommunestyre fatte likelydande vedtak. AU må avgjere om det skal arrangerast fem kommunestyremøter same ettermiddag på same stad når vi likevel er samla, eller om dette skal skje i kvar kommune i etterkant. Førebuande prosessar i kvart kommunestyre i mai AU må straks utarbeide eit utkast til reglement for fellesnemnda. Rådmennene førebur sak. Utkastet vert sendt til kvart kommune første veka i mai med frist for sakshandsaming ila. mai. Det er svært viktig at kommunestyra og formannskapa avset tilstrekkeleg tid til å diskutere både reglement for fellesnemnda og øvrige punkt vist over. Det må eventuelt kallast inn til ekstraordinære møter. Oversikt over faste formannskaps- og kommunestyremøter ligg ved. Reglement og øvrige saker må vere ferdig debattert og omforent når 133 kommunestyrerepresentantar møtast 21. juni. Styringsgruppa diskuterte erfaringane frå kommunestyrehandsamingane 6.4. om rekruttering av rådmann. Denne saka viser behovet for grundige prosessar for at fem kommunestyrer til slutt skal fatte likelydande vedtak. Vedtak: Styringsgruppa for nye Ålesund tek informasjonen til orientering. 30/17 Oppdatering av intensjonsavtalen Ordførarane presenterte først innhaldet kapittel 1 til 5 for styringsgruppa, etterfølgt av spørsmålsrunde og gruppearbeid. Deretter gjekk koordinator gjennom AU sine føringar for oppdateringsarbeidet. AU er einige om at avtalen treng å oppdaterast, dette er også fordi Haram kommune og Ørskog kommune ikkje har signert noværende avtale. 3

49 Felles føringar er: Vi må gjere nokre openbare redaksjonelle tilpassingar og språkvask. Her er nokre substansielle oppdateringar og presiseringar som bør inn forhold som har endra seg/er utdaterte sidan juni Overstrykingar gjort etter at Ørskog melde seg ut, må inn igjen. AU understreker at intensjonsavtalen kan ikkje endrast så mykje at avtalen må reforhandlast. Ny tekst eller fjerning av tekst som reelt endrar innhald skal vi vere svært varsame med. Ordførarane gjekk deretter gjennom felles forslag til oppdateringar i kapittel 6, etterfølgt av gruppearbeid, sjå vedlegg. Gruppene oversender innspela til koordinator. Vedtak: Styringsgruppa er einige i at intensjonsavtalen må oppdaterast. AU jobbar vidare med oppdateringsarbeidet 3. mai på bakgrunn av innspela frå styringsgruppa, og styringsgruppa handsamar saka 18. mai. 31/17 Demokrati og medverknad Demokratirådgjevar Mads Solberg hadde første presentasjon for styringsgruppa, jf. vedlegg. Saman med styringsgruppa/fellesnemnda og AU, skal demokratirådgjevaren sjå til at målsetjingane i intensjonsavtalen for demokratiutvikling i nye Ålesund kommune blir nådd. Han har ansvar for demokratiutvikling i samsvar med prosjektmidlar frå fylkesmannen, nye Ålesund si deltaking i KS-lokaldemokratiundersøking og KMD-prosjekt, samt koordinere delprosjekt som vert oppretta innan temaet. Demokratirådgjevar presenterte fyrst generelt bakgrunnsstoff, m.a. kva som meinast med lokaldemokrati og generelle perspektiv på forholdet mellom kommunestørrelse og lokal medverknad. Fleire studiar indikera at godt lokaldemokrati kan sikrast i både store og små kommunar, men at store og små kommunar har ulike demokratiske kvalitetar. Han tok også føre seg korleis intensjonsavtalen legg opp til demokratiutvikling. Det er m.a. bestemt at nærdemokratiske organ skal spele ei viktig rolle i nye Ålesund, ein viktig jobb framover er å utgreie kva slags mandat desse skal ha. Solberg tok vidare opp nokon erfaringar som er gjort frå KS og Distriktssenteret, det kan være behov for særlege medverknadstiltak i samanslåingsprosessen fram mot Han skisserte til slutt nokon saker som må avklarast i delprosjekt politisk organisasjon, demokrati og medverknad. Demokratiutvikling i nye Ålesund kommune Det er løyvd prosjektmidlar frå fylkesmannen til å kartlegge, utvikle, og prøve ut modellar og system for medverknad og innbyggjarinvolvering, jf. stillingsbeskrivinga til Mads Solberg. Kommunar, næringsliv, frivillig sektor og innbyggjarane skal involverast i arbeidet med å utvikle gode modeller for demokrati og medverknad i den nye kommunen. Det skal også etablerast kontakt med forskingsinstitusjonar for følgjeforsking og kunnskapsdeling. Ei viktig oppgåve blir å definere styrker og svakheitar med eksisterande ordningar, få innspel frå ulike aktørar om lokaldemokratiske modellar og arrangere oppstarts- og innspelskonferansar med næringsliv og organisasjonar. Det skal skivast ein eigen prosjektplan for dette innan rammene for kva vi har fått skjønnsmidlar til frå FMMR. KS «Lokaldemokratiundersøkelse 2017» Styringsgruppa har tidlegare i sak 24/17 fatta vedtak om å delta i KS si undersøking/måling om kor godt lokaldemokratiet fungerer i våre kommunar - lenke. Nye Ålesund har fått stadfesting frå KS at vi er tatt med. For at nye Ålesund skal delta, må det også fattast vedtak i kvart av dei fem kommunestyra. Nye Ålesund sender sak til kommunestyra i mai. Kostnader for å delta må dekkast av prosjektet nye Ålesund, ikkje av kvart enkelt kommune. Deltakinga vert ein god ressurs for arbeidet i delprosjektgruppe om politisk organisering, lokaldemokrati og innbyggjarmedverknad. 4

50 KMDs prosjekt «Fornyelse av lokaldemokratiet i kommunar med vedtak om samanslåing» KMD har invitert kommunane til å delta i prosjekt om fornying av lokaldemokratiet - lenke. Nye Ålesund har fått stadfesting frå KS at vi er tekne med. Prosjektet er toårig med oppstart juni For at nye Ålesund skal delta, må det fattast vedtak både i styringsgruppa og i kvart av dei fem kommunestyra. Nye Ålesund sender sak til kommunestyra i mai. Kvar kommunekonstellasjon kan i utgangspunktet delta med 7 personar, men vi vil spørje KMD om å få delta med 10 (2 frå kvar kommune), pluss demokratirådgjevar og fagforeiningsrepresentant, dvs. deltakarane i delprosjektgruppa, jf. sak 32 og 33. Prosjektet vert eit samhandlingsforum for diskusjon og utviklingsarbeid omkring lokaldemokrati, og virkemidlar for innbyggjarmedverknad. Gjennom samlingar, utvikling av verktøy for undersøking, samt underveis-evalueringar, skal det identifiserast «beste praksisar» med utgangspunkt i kommunar som har lukkast. Det er ingen deltakaravgift, KMD dekker overnatting, men reisekostnad må dekkast lokalt. KMD gjev tilskot på inntil per kommune frå 2018 (gitt at Stortinget godkjenner dette). Vedtak: Styringsgruppa tek presentasjonen til orientering. Styringsgruppa for nye Ålesund kommune vedtek å delta i prosjekt i regi av KMD «Fornyelse av lokaldemokratiet i kommunar med vedtak om samanslåing». 32/17 og 33/17 Oppretting av delprosjekt 11: Politisk organisering, demokrati og medverknad Mads Solberg innleia i sak 32 og 33 som vart handsama samla. Styringsgruppa var førelagd to alternativ til vedtak: 1. To delprosjekt; eitt for demokrati og medverknad og eitt for politisk organisering, med ein politisk og ein administrativ representant frå kvar kommune i begge. 2. Eitt felles delprosjekt for politisk organisering, demokrati og medverknad, med to politiske og ein administrativ representant frå kvar kommune. Styringsgruppa drøfta dette i grupper og deretter i fellesskap. Det vart avstemming med 9 stemmer for alternativ 1 og 12 stemmer for alternativ 2. Vedtak: Styringsgruppa for nye Ålesund kommune vedtek å opprette eitt felles delprosjekt 11: Politisk organisering, demokrati og medverknad. Delprosjektet skal ha ti politiske og fem administrative deltakarar: To politiske folkevalde representantar frå kvar kommune som dannar nye Ålesund Ein administrativ representant frå kvar kommune som dannar nye Ålesund Ein representant frå fagforeiningane Delprosjektet skal ha politisk leiar Demokratirådgjevar Mads Solberg koordinerer delprosjektet Ordførar og rådmann melder tilbake Mads Solberg kven som vert presentantar frå sin kommune. AU avgjer kven som skal vere leiar av dei politiske representantane. Mandatet til delprosjektet diskuterast og førebuast i gruppearbeid. Det endelege mandatet fastsetjast av fellesnemnda. Delprosjektet bør opprette underliggande arbeidsgrupper. 34/17 Prosjektorganisering og delprosjekt Saka vert utsett til neste møte. 5

51 35/17 Oppretting av delprosjekt: Senter for offentleg innovasjon - nasjonal pilot i samarbeid med bl.a. Ålesund kunnskapspark Rådmann i Skodje Bente Glomset Vikhagen presenterte i møtet, sjå vedlegg. Saka er forankra i intensjonsavtalen pkt åttande kulepunkt under andre prioriteringar: «Den nye kommunen skal ha ei tydeleg satsing på offentleg innovasjon og utvikling. Det skal etablerast ei avdeling/fagmiljø ( som) skal arbeide med å utvikle innovasjonskultur i heile den nye kommunen. Dette omfattar mellom anna å etablere ein kultur for samhandling mellom tenesteområde, mellom politikk og administrasjon, mellom kommune og næringsliv, og mellom kommune og frivillige. Avdelinga skal ta mål av seg til å vere eit nasjonalt ressurssenter for innovasjon i offentleg sektor.» Eit viktig mål for nye Ålesund kommune er bygging av ny kommune skal bere preg av innovasjon og fornying. Ny kommune skal skape noko nytt, etablere ein varig innovasjons- og utviklingskultur og innovasjonskapasitet. Aukande kompleksitet i oppgåveløysinga, demografiske utfordringar, teknologisk utvikling, samt endringar i nasjonal økonomi krev omstilling og innovasjonskraft. Eit tiltak for å få fart på innovasjon og fornying kan vere å etablere eit miljø og ein arena for å teste, simulere og visualisere. Ein arena der tilsette og politikarar kjem ut av våre faste fysiske miljø der testing og prøving vert oppmuntra og stimulert. På Sunnmøre har ÅKP AS (regionalt innovasjonsselskap Ålesund kunnskapspark), Ålesund kommune, Møre og Romsdal fylkeskommune, SIVA, NTNU i Ålesund og Offshore Simulator Centre har gått saman for å realisere framtidas innovasjonsarena i 3. etasje i det nye NMK-bygget som er under bygging på Campus Ålesund. ÅKP Blue Ocean Innovation Arena blir ei felles innovasjonsplattform for bedrifter som vil kommersialisere havrommet. Her kan ulike miljø samhandle for å utvikle neste generasjon sine teknologiske løysingar. Ein arbeider no med ein katapultsøknad for næringslivet med utgangspunkt i ÅKP Blue innovation Arena saman med store og små bedrifter, forsking og akademia, hjelparar og samarbeidande klynger. Nye Ålesund kommune bør utgreie mogelegheitene for å etablere eit pilotprosjekt «katapult for offentleg sektor» på denne arenaen. Den fysiske arenaen vil innby til unik og tverrsektoriell tenking der bedrifter, grunderar, forskerar og studentar. Å etablere oss på denne arenaen vil gje oss tilgang til ein fysisk infrastruktur, eit kompetansemiljø, og ein kultur for utvikling og innovasjon som kan vere av avgjerande viktigheit for evna til å løyse framtidas velferdsutfordringar. Ideen for nye Ålesund er enno i ein startfase. Vi bør ha ambisjon om å få statlege midlar til eit forsøksprosjekt. Dette krev politisk trykk frå nye Ålesund, det bør etter kvart opprettast eit delprosjekt av politisk og administrative leiarar som må samarbeide med eksterne partar for vidare konkretisering og framdrift i arbeidet. Vedtak: Styringsgruppa for nye Ålesund kommune opprettar delprosjekt for senter for offentleg innovasjon. For oppstartsfasen av prosjektet vert to ordførarar og to rådmenn utpeika: Ordførar Dag Olav Tennfjord og rådmann Bente Glomset Vikhagen, Skodje kommune Ordførar Vebjørn Krogsæter og rådmann Turid Hanken, Haram kommune 36/17 Informasjon om møte med fagforeiningane samarbeid og medverknad Koordinator orienterte kort om fellesmøte for alle hovudtillitsvalde og personalsjefane Agenda er informasjon om etablering av nye Ålesund og verksemdsoverdraging, drøfting av kommunikasjonsstrategi, drøfting av første informasjonsbrev til alle tilsette, og oppstart av drøfting medverknad. Det vert arrangerte fleire slike fellesmøter framover. Informasjonsbrev til alle tilsette vert etter planen utsendt 25. april. Vedtak: Styringsgruppa for nye Ålesund tek informasjonen til orientering. 6

52 37/17 Lansering av felles nettside for nye Ålesund Kommunikasjonsansvarleg Anne Bente Skjellum hadde første presentasjon av felles nettside for nye Ålesund. Denne vert lasert komande veke, og utviklast etter kvart. Prosjektet nye Ålesund har fått ei nettside der all informasjon er samla. Sida fungerer som intra- og internett. Nettsida er ein viktig arena for innbyggarar, tilsette, politikarar og media for å kunne sjå når det er møter, finne møtedokument, kontaktinformasjon til leiing og tillitsvalde og informasjon om arbeidsgrupper, delprosjekt og kvar vi er i bygginga av den nye kommunen. Nyealesund.no er eit supplement til kommunane sine eigne nettsider og intranett. Styringsgruppa viste stor interesse for den nye sida som samlar all informasjon for prosjektet. Vedtak: Styringsgruppa for nye Ålesund tek informasjonen til orientering. Styringsgruppa fekk også omvisning på Middelaldermuseet «Byen ved havlandet» v/jarle Sulebust Møtet ferdig kl Anne Berit S. Emblem referent Vedlegg til referatet powerpointpresentasjonar i møtet: Presentasjon i sak 29/17 Oversikt formannskaps- og kommunestyremøter i mai-juni 2017 Presentasjon i sak 30/17 Intensjonsavtalen v/ordførarane og koordinator Presentasjon i sak 31-33/17 Demokrati, medverknad og politisk organisering v/mads Solberg Presentasjon i sak 35/17 Senter for offentleg innovasjon v/bente Glomset Vikhagen 7

53 Møtedatoar kommunestyra våren 2017 Mandat/reglement for fellesnemnda må vere handsama i alle kommunestyra før 21. juni, Vi må ha ein tidsbuffer dersom dei fem vedtaka ikkje vert likelydande. Det må tuleg setjast opp ekstra formannskapsmøte og/eller kommunestyremøte i mai. Kommune Haram kommune Sandøy kommune Skodje kommune Ørskog kommune Ålesund kommune Nye Ålesund Kommunestyremøter Formannskapsmøter 18. mai 22. juni 11. mai 8. juni 10. mai 14. juni 11. mai 15. juni 11. mai 08. juni 25. april 11. mai 06. juni 2. mai 29. mai 26. april 31. mai 04. mai 31. mai 02. mai 30. mai 20. juni Styringsgruppemøter Arbeidsutvalmøter 20. april 18. mai 1. juni 03. mai 24. mai 20. juni

54 Tal på kommunestyremedlemmar Kommunar Tal på medlemmar i kommunestyret Haram kommune 27 Sandøy kommune 19 Skodje kommune 21 Ørskog kommune 17 Ålesund kommune 49 Kommunestyremedlemmar i alt 133

55 Intensjonsavtalen kapittel 1 til 5 Presentasjon 20. april 2017 v/dei fem ordførarane presenterer kvart sitt kapittel

56 1.1 Overordna målsetting med intensjonsavtalen Sikring av gode og likeverdige tenester der folk bur, gitt av kompetente fagfolk Rettstryggleik og verdigheit i alle tenestene Eit godt og vel fungerande lokaldemokrati, med lokalt engasjement og medverknad Samfunnsutvikling som tek heile kommunen i bruk, og realisere muligheitene for ein godt integrert bu- og arbeidsregion som gir konkurransekraft til næringslivet.

57 2. Kommunenamn, symbol og målbruk Namnet på den nye kommunen blir Ålesund. Det blir laga nytt kommunevåpen og ordførarkjede. Kommunevåpen for alle deltakarkommunane skal vise igjen i det nye ordførarkjedet. Dette er ikkje til hinder for at Ålesund som by kan halde fram med å bruke sitt våpenmerke. Kommunen skal ha nynorsk som målform i tråd med reglar for målbruk, slik dei går fram av vedlegg til denne intensjonsavtalen.

58 3. Visjon Nye Ålesund kommune sin visjon er: nasjonal slagkraft, regional attraktivitet, og lokal identitet Lokal identitet er eit fundament for mangfald og skaparkraft. Mangfald og skaparkraft gir attraktivitet. Attraktivitet gir tiltrekkingskraft. Tiltrekkingskraft gir nasjonal slagkraft. Vårt motto er: Det vi skal, skal vi vere gode til. Det vi vil, skal vi tore å gjere noko med.

59 3. Visjon nye Ålesund kommune vil vere sterkare motvekt mot sentralisering til dei store landsdelssentera (Oslo, Bergen, Trondheim mv.) drive meir heilskapleg og overordna planlegging få på plass framtidsretta løysingar for samferdsel som vil binde regionen saman ha større tyngde som pådrivar for å styrkje forskings- og utdanningsinstitusjonane arbeide strategisk som medspelar for å styrkje og utvikle næringslivet og nyskaping i regionen få større kapasitet til å vere innovativ og tenkje strategisk for nyskaping arbeide aktivt med å førebygge og handtere kriser og katastrofar ta ansvar for nye oppgåver som krev spisskompetanse utvikle kvaliteten på tenestene og servicen til innbyggarane styrkje og utvikle mangfaldet i kulturlivet nye Ålesund kommune skal vere det urbane midtpunktet mellom Bergen

60 4. Prinsipp for samanslåingsprosessen Kommunane som byggjer nye Ålesund kommune, er likeverdige. Ein heilt ny kommune skal etablerast, bli drifta og vidareutvikla med utgangspunkt i dei tidlegare kommunane sin styrkje og særtrekk. Samarbeidet om bygging av ein ny og framtidsretta kommune skal vere prega av likeverd, rausheit og forståing for kvarandre sin ståstad. Lokal identitet og nærdemokrati skal vere høgt prioritet. Berekraft og nyskaping skal ligge til grunn for utviklinga i den nye kommunen. Så snart kommunane har fatta vedtak om samanslåing, skal det setjast ned ei fellesnemnd med eige mandat.

61 5. Organisering, arbeidsformer og digitalisering Nye Ålesund må bygge på framtidas modellar for arbeidsdeling og samhandling: Kommunen skal ha ein ny, effektiv og innovativ organisasjon. Dette skal styrke samhandling på tvers samtidig som ein tek vare på god forvaltningsskikk. Utgreiing av modell startar så snart vedtak om samanslåing er fatta. For å lukkast må vi ha eit godt og tillitsbasert samspel med innbyggjarar og frivillige, næringsliv, administrasjon, tillitsvalde og politikk. Utvikling av ny politikarrolle og nye former for politikkutforming.

62 5. Organisering, arbeidsformer og digitalisering (forts.) Nye Ålesund må bygge på framtidas modellar for arbeidsdeling og samhandling: Tverrfagleg og nettverksbasert organisering av administrasjon og tenester. Nettverk- og partnarskap med næringsliv og det frivillige. lnnbyggarmedverknad i periodar mellom val. Nye Ålesund kommune skal vere ein føregangskommune knytt til digitalisering og teknologibasert utvikling av tenestene. Metodisk og systematisk bruk av ny teknologi som stimulerer til nye arbeidsformer, effektiviserer arbeidsmetodar, og intern og ekstern kommunikasjon.

63 Gruppearbeid i styringsgruppa om innhaldet i intensjonsavtalen 1. Kva betyr dette innhaldet for dykk? 2. Er det mindre justeringar og presiseringar som må til i kapittel 1 til 5?

64 Intensjonsavtalen oppdateringar og presiseringar Presentasjon 20. april 2017 Innleiande del til gruppearbeid

65 AU arbeidsmøte AU er einige om å gjere nokre oppdateringar og presiseringar. Dette er også fordi Haram kommune og Ørskog kommune ikkje har signert noværende avtale. 1. Vi må gjere nokre openbare redaksjonelle tilpassingar og språkvask. 2. Her er også nokre substansielle oppdateringar og presiseringar som bør inn forhold som har endra seg sidan juni Overstrykingar gjort etter at Ørskog melde seg ut, må inn igjen. 4. AU meiner samtidig at intensjonsavtalen ikkje kan endrast så mykje at avtalen må reforhandlast. Ny tekst eller fjerning av tekst som reelt endrar innhald skal vi vere svært varsame med.

66 Prosess for revisjon AU legg fram justeringar og presiseringar som dei meiner må inn. Gruppearbeid i styringsgruppa om andre justeringar og presiseringar. Presentasjon av gruppearbeida (skriftleg). Svar på eventuelle spørsmål. Diskusjon. AU mottek gruppeinnspela og reviderer teksten. Styringsgruppa vedtar revidert utgåve 18. mai. Signering av alle fem ordførarane.

67 Samfunnsutvikling - konkretisering Børdalslina inn igjen (fjerne overstyking) Nytt kulepunkt: Møreaksen Andre prioriteringar - åttande kulepunkt oppdatert tekst i eigen fotnote: Den nye kommunen skal ha ei tydeleg satsing på offentleg innovasjon og utvikling. o Det skal etablerast ei avdeling/fagmiljø for dette i Skodje. Avdelinga skal arbeide med å utvikle innovasjonskultur i heile den nye kommunen. Dette omfattar mellom anna å etablere ein kultur for samhandling mellom tenesteområde, mellom politikk og administrasjon, mellom kommune og næringsliv, og mellom kommune og frivillige. Avdelinga skal ta mål av seg til å vere eit nasjonalt ressurssenter for innovasjon i offentleg sektor. Ny fotnote med følgjande tekst: (Dag Olav)

68 Demokrati - konkretisering Andre setning: Fellesnemnda endrast til styringsgruppa, og får litt oppdatert tilleggstekst (i rødt): Fellesnemnda Styringsgruppa skal gi innstilling om talet på representantar i det nye kommunestyret, på bakgrunn av sakhandsaming i dei fem kommunestyra. Talet på representantar vedtakast i felles kommunestyre 21. juni 2017, jf. 25 i inndelingslova.

69 Demokrati - konkretisering Fjerde kulepunkt får eit tillegg om Haram: Kvart utval dekkjer kvart sitt geografisk områder som i utgangspunktet svarar til dei gamle kommunegrensene, med unntak av Ålesund, og eventuelt Haram, der det kan bli aktuelt med fleire utval.

70 Økonomisk stønad til reformprosjektet Første setning: tilskot til eingongskostnad 50 mill. endrast til 60 mill. (i og med at vi no er fem kommunar). Andre setning får litt oppdatert tilleggstekst: I tillegg kjem midlar til ei prosjektstilling, truleg regionsentertilskot, samt tilskot til infrastruktur o.a. etter søknad. Tredje setning: «Eingongstilskottet» endrast til «tilskota»

71 Økonomisk stønad til reformprosjektet Eigenandel i ny Skodje barneskule: 15 mill. NOK Gang- og sykkelstiar og relevante anlegg på Steinshamn: 5 mill. NOK Bygge ut fiber til alle delar i den nye kommunen der dette ikkje er kommersielt lønnsamt: 10 mill. NOK Andre infrastrukturprosjekt: 20 mill. NOK Følgjande presiseringar kjem i fotnote til første og andre kulepunkt: Dag Olav og Oddvar

72 Grensejustering Sandøy Det må setjast inn ei ny setning/nytt avsnitt om at nye Ålesund ikkje støttar grensejuseringar i Sandøy kommune, men vil at heile kommunen slik den er i dag inngår i nye Ålesund kommune. Forslag til tekst: Oddvar

73 Gruppearbeid i styringsgruppa om innhaldet i intensjonsavtalen Innspel til: 1. redaksjonelle tilpassingar og språkvask 2. substansielle oppdateringar og presiseringar som bør inn forhold som har endra seg sidan juni overstrykingar gjort etter at Ørskog melde seg ut, som må inn igjen. 4. ny tekst eller fjerning av tekst som reelt endrar innhald må vi vere svært varsame med har gruppa meinigar som fell inn under dette?

74 Lokaldemokrati og innbyggermedvirkning 6. møte i styringsgruppa for nye Ålesund kommune Middelaldermuseet,

75 Demokratiutvikling og innbyggermedvirkning Midler fra fylkesmannen til prosjektstilling. Målet med prosjektet er: å kartlegge, utvikle, og prøve ut modeller og systemer for medvirkning og innbyggerinvolvering. Videre er det et mål å involvere kommuner, næringsliv, frivillig sektor og innbyggere i arbeidet med å utvikle gode modeller for demokrati og medvirkning i den nye kommunen.

76 Ansvarsområdet Gjennomføre prosjektet «Innbyggjardeltaking i nye Ålesund kommune» (midler frå fylkesmannen). Økonomiansvar i prosjektet, herunder finne nye finansieringskilder til demokratiarbeidet. Koordinere kommunane i nye Ålesund si deltaking i KMDs toårige prosjekt «Fornyelse og utvikling av lokaldemokratiet i kommuner som skal slå seg sammen» Koordinere kommunane i nye Ålesund si deltaking i KS sin lokaldemokratiundersøking 2017 og bruke resultatet i det vidare arbeidet. 3

77 Arbeidsoppgaver Saman med styringsgruppa og arbeidsutvalet sjå til at målsetjingane i intensjonsavtalen for demokratiutvikling i nye Ålesund kommune. Arbeide for at prosessen vert opplevd som likeverdig og inkluderande. Bidra til tillit og motivasjon for omstillinga gjennom å vere synleg tilstade i alle kommunane. Arbeide for god, koordinert kommunikasjon om prosjektet til innbyggjarar, politikarar og tilsette. Vere sekretariat for styringsgruppa, arbeidsutvalet og eventuelt nemnder og grupper det blir hensiktsmessig å opprette innan området demokratiutvikling. Styringsgruppa kan gi prosjektmedarbeidaren mandat til å leie arbeidsgrupper.

78 Oppgåver definert i prosjektomtalen «Innbyggjardeltaking i nye Ålesund kommune» Etablere kontakt med forskningsinstitusjon for følgeforskning, distriktssenteret og andre aktuelle kommuner for å sikre kunnskapsdeling og læring. Utarbeide prosjektplan med detaljert framdriftsplan for prosjektet som skal vedtakast. Definere styrker og svakheiter med ordningane i dag. Involvere aktuelle aktørar for å få innspel til og prøve ut ulike alternative lokaldemokratiske modellar, herunder halde oppstartskonferanse for deltakarkommunane og lokal innspelskonferansar med næringsliv, organisasjonar etc. Beskrive og diskutere ulike modeller for innbyggerinvolvering med styringsgruppa/fellesnemnda, og evt. kommunestyra. Presentere prosjektet og erfaringer så langt i aktuelle fora. Utarbeide statusrapport med detaljert plan for prosjektperioden Utarbeide sluttrapport og forslag til videreføring etter prosjektperioden.

79 Lokaldemokrati Hva er det, hva skal vi med det, og hvordan gjør vi det? Mye bakgrunnsmateriale på temaet fra KMD, KS, forskning, etc. Lokaldemokratiet har bred forankring (juridisk, politisk)

80 Kort om demokrati-begrepet Direkte eller indirekte deltakelse i beslutninger Fri diskusjon, deltakelse, valgordninger, prosess rundt valg, styringsevne, informasjonstilgang, rettstrygghet, mindretalsretter etc. Medmakt (mellom valg), samråd (høring og folkemøter), innbyggerintiativ (behandling av forslag med 300/2% underskrifter). Generelt sett representativt demokrati, men på lokalt nivå i Norge har vi altså mulighet for innbyggerinitiativ (behandling i kommunestyre).

81 Eksempel på digitalt innbyggerinitiativ minsak.no (portal i regi av KMD)

82 To hovedperspektiv på forholdet mellom kommunestørrelse og lokaldemokrati:

83 PERSPEKTIV 1 "Demokrati og deltakelse er best ivaretatt i små, relativt homogene kommuner. Disse gir sterkerere opplevd identitet og tilhørighet. Tilgjengeligheten til beslutningstakerne er bedre i små kommuner."

84 PERSPEKTIV 2 "Lokaldemokratisk potensiale er bedre i store kommuner siden de har større handlingsrom og kapasitet. Dette vil stimulere interesse i politikk og valg. Større enheter gir også bedre betingelser for faglig utvikling og til alternative former for deltakelse som aksjonsdemokrati og bruker- og institusjonsdemokrati."

85 Et tredje perspektiv Ingen enkel forklaring på hvorfor lokaldemokratiet oppleves som godt eller dårlig; ingen oppskrift på å skape et godt system, uansett størrelse på kommunen. "Forenklet kan en si at nesten alle måter å organisere på fungerer i kommuner med høy grad av tillit, mens kommuner med høyt konfliktnivå og stor grad av mistillit vil kreve mer av kommunal organisering" (Winsvold 2013: 20)."

86 Tillitt er altså en sentral faktor for å lykkes med lokaldemokratiet. I prosessen rundt nye Ålesund kommune må vi unngå at lokaldemokrati blir et sekundærdemokrati. Både under sammenslåingen, og i kjølvannet av den.

87 Godt lokaldemokrati kan altså sikres både i store og små kommunar: «Det gjelder både ansvarlig styre (om innbyggerne kan kontrollere styret), borgernært styre (om innbyggerne blir hørt), pålitelig styre (om innbyggerne har tillit til styret) og effektivt styre (om hva innbyggerne får igjen av styret). Materialet peker imidlertid på at store og små kommuner har ulike typer demokratiske kvaliteter. Spørsmålet om hvor store kommunene bør være, er dermed til dels en avveining mellom ulike demokratiske kvaliteter» (KS 2014, 5).

88 Lokaldemokrati i intensjonsavtalen Eit godt og vel fungerande lokaldemokrati, med lokalt engasjement og medverknad Lokal identitet og nærdemokrati skal vere høgt prioritert Nye Ålesund kommune skal sikre levande lokaldemokrati basert på ei vid forståing av demokratiomgrepet og gjennom utprøving av nye former for medverknad Den nye kommunen skal ha særleg fokus på digitale plattformer som hjelpemiddel i å la innbyggjarane medverke. Det skal utgreiast konkrete løysingar for e-demokrati i den nye kommunen

89 Fornyelse og utvikling av lokaldemokratiet i kommuner med vedtak om sammenslåing (KMD) Samlinger, verktøy, underveisevalueringer og økonomisk tilskudd ( ,- per nye kommune) fra Utveksling av erfaringer mellom kommuner står sentralt. Vedtak om deltakelse både i styringsgruppa og i dei enkelte kommunestyra (se forslag sak 31).

90 Lokaldemokratiundersøkelsen 2017 i regi av KS Undersøkelsen har to deler - folkevalgtdel ( spørsmål, utføres av KS) - innbyggerdel (14 spørsmål, via gallupbyrå - telefon) Resultater tilgjengelig på bedrekommune.no

91

92 Distriktssenterets oppsummering av erfaringer rundt kommunesammenslåing fra 2014: "Innbyggarane vil vite kva dei har, kva dei får, og kva dei mister".

93 Andre erfaringer fra Distriktssenteret Åpenhet om prosess for alle aktører Lokal administrativ og politisk ledelse må være i førersetet Dette er også generelle demokratiske idealer

94 Delprosjekt for demokrati, medvirkning og politisk organisering En viktig beslutning, med to ulike alternativ skissert i saksfremlegga (sak 32/33): Demokrati og medvirkning Politisk organisering

95 Delprosjekt for demokrati og medvirkning (sak 32/17) Et av to mulige delprosjekt Kan ta for seg instrumentelle dimensjoner ved lokaldemokrati og innbyggermedvirkning? Avklare hva er de beste virkemidlene for å stimulere lokaldemokrati og innbyggerdeltakelse? Utrede fremlegg til struktur for ulike råd (eldre, ungdommer, innvandrere, nedsatt funksjonsevne) Velforeninger, beboerforeninger?

96 Særlige medvirkningstiltak under sammenslåingsprosessen? Man må vurdere hva slags grep som bør tas i forhold til å stimulere medvirkning og eierskap til under selve sammenslåingsfasen. Folkemøter, gjestebud/workshops, nettsider, informasjonsmateriell. Involvere bredt spekter av aktører.

97 Hva slags forventninger har innbyggerne til lokaldemokratiet i nye Ålesund kommune?

98 Hva slags forventninger har folkevalgte og administrasjon til lokaldemokratiet i nye Ålesund kommune? Varierer forventningene mellom ulike aktører, og fra kommune til kommune?

99 Eksempel: SAS-kommunene i Vestfold Sammenslåing av Stokke, Andebu og Sandefjord har blitt fremhold som å oppfylle inndelingslova på en god måte og ha en god prosess rundt sammenslåinga. En serie folkemøter med debatt og spørsmål Innbyggerhøring (allerede gjennomført her, men kan også brukes på andre spørsmål) Digitale virkemidler (omfattende opplysningsarbeid) Brosjyre til husstander

100 Delprosjekt for politisk organisering (sak 33/17) Et av to mulige delprosjekt (se sak 32/33 for utfyllende tekst). Tar for seg den nye politiske organiseringa i nye Ålesund kommune. Omfattende innhold som strekker seg fra generell politisk kultur til helt konkrete organisasjonsformer.

101 Nærdemokratiske organer Underkommunalt nivå - viktig del av ny politisk organisasjon "demokratiske institusjoner under kommunenivået som er nært knyttet til kommunen (men utan at de inngår som et formalisert nivå i kommunal organisasjon)" Omfatter både organer som springer ut av kommunen, og de som gror fram i sivilsamfunnet og handler på vegne av innbyggere. Frivillige organisasjoner med underkommunalt geografisk nedslag (velforeninger) Foreningsbasert lokalutvalgsmodell (kommunalt initiert) Organ med delegert beslutningskompetanse (kommunedel/bydel)***

102 Kommunedelutvalg Intensjonsavtalen fastslår at nye Ålesund kommune skal følge formannskapsmodellen. Det er også fastslått at at man skal ha en ordning med kommunedelsutvalg. En viktig oppgave for delprosjektene for demokrati og medvirkning, og for politisk organisering er å greie ut forhold rundt dette. En av de store lokaldemokratiske utfordringene Hvordan skal disse organiseres? Hva skal de ha slags mandat? Selv om dette avgjøres av fellesnemda er dette en sak å utrede for delprosjekt om Politisk organisasjon? 29

103 Forberedelse til lokalvalg i nye Ålesund 2019 Enten det blir ett eller to delprosjekt må det arbeides godt med forberedelser til valget Her får de politiske lokallagene en utfordring når det gjelder å tilpasse seg den nye politiske organisasjonen. I tillegg er det et stort arbeid rundt det å planlegge og administrere valgene i nye Ålesund kommune. 30

104 Summing i grupper Sak 32 og 33 heng nøye saman, derfor presenterer vi to alternativ til vedtak som styringsgruppa må velje mellom. Alternativ 1 inneber to delprosjekt, og alternativ 2 inneber eitt felles delprosjekt med likelydande vedtak i sak 32 og 33. Sjå saksfremlegga for detaljer.

105 Husk: Etableringen av en god politisk organisasjon er viktig for kvaliteten på de demokratiske institusjonene. Denne organisasjonen er viktig fordi den avgjør hva slags informasjon beveger seg, hvor den beveger seg, når den beveger seg, og til hvem den beveger seg. Det ligger ei stor makt (og ansvar) i utviklingen og forvaltningen av dette...

106 Debatthefte fra KMD Nyttig for å strukturere diskusjonenen i det videre arbeidet. Side 5-9 særs aktuelle for delprosjekt på Lokaldemokrati og medvirking. Side særs aktuelle for delprosjekt på Politisk organisering. 33

107 Nasjonal senter for offentleg innovasjon i nye Ålesund kommune Forsøk/pilot etter inspirasjon frå næringslivsprogram: «Katapult» for offentleg sektor

108 ÅKP Blu Innovation Arena Framtidas innovasjonsarena i 3. etasje i det nye NMK-bygget som er under bygging på Campus Ålesund. Felles innovasjonsplattform/arena for bedrifter som vil kommersialisere havrommet. Her kan ulike miljø samhandle for å utvikle neste generasjon sine teknologiske løysingar. Blue Ocean Innovation Arena vil innehalde mogeleggjerande teknologi som Virtuell Prototyping, Big Data og Industrielt Internet. Arenaen vil ha visualiseringsteknologi som knyt dette mot nye nytteområde.

109 Hovudrasjonalet bak arenaen: Arenaen skal vere ein møteplass som innbyr til sektorovergripande tenking, samarbeid, ideskaping og problemløysing Arenaen skal løfte «grundaren» ut av sitt vante miljø og inn i «testmiljøet» for å unngå dei naturlege motkreftene i kulturen. Arenaen skal gjennom sine teknologiske fasilitetar medverke til at informasjon kan visualiserast, testast og formidlast på nye måtar og dermed sikre betre og meir rasjonelle prosessar.

110 Med inspirasjon frå det Sunnmørske innovasjonsmiljøet i næringslive kan vi utvikle eit pilotprogram for offentleg sektor som: Er unikt, sikrar crossover frå privat næringsliv og akademia Gir oss tilgang til ein kultur og ein fysisk infrastruktur som stimulerer til innovasjon og fornying Kan bli ein nasjonal læringsarena for det offentlige som er plassert i ein av Norges mest innovative industriregionar

111 Førebelse tankar om bruksområde er: Alle typar planprosessar Byggjeprosjekt- visualisering av alternative løysingar Samanstilling og visualisering av informasjon på nye måtar som sikrar betre og meir rasjonelle prosessar. Beredskapssituasjonar- simulering av situasjonar for øving. Simulering eller etterlikning av ein verkeleg situasjon kan ved bruk av teknoloigi nyttast som læringsverktøy. Ein kan sjå føre seg fleire former for simulering, frå enkel ferdigheitstrening på individnivå til komplekse interaksjons- og beslutningstrening på teamnivå. Testing av digitale løysingar før implementering Visualisering av alternative «brukarreiser» og tenestedesign Undervisningsopplegg- Supplement til Newtonrom Kompetansearena med intensivkurs for tilsette med talent og interesse for entreprenørskap «Krasjkurs» i metodikk for designtenking, kreativitet og organisasjonsdesign.

112 Korleis kome videre: Fase 1: Forarbeid i samarbeid med ÅKP og Haram nærings- og innovasjonsforum: Utarbeide eit konsept som kvalifiserer for finansiering frå ulike kjelder Fase 2: Opprette delprosjekt for videre arbeid