Agenda styringsgruppa 7. møte

Transkript

1 Dato: 18. mai 2017 Vertskap: Stad: Haram kommune ID-huset, Brattvåg Tidsramme: Bordoppsett: Agenda: Agenda styringsgruppa 7. møte Seks småbord + møteleiarbord Møteleiar ynskjer velkomne. Godkjenning av møteinnkalling og møtereferat styringsgruppa Referat og presentasjonar er sendt ut lenke møtereferat. Referatet er også vedlagt. 39/17 Referatsaker (15 min.) Orientering om status sidan sist styringsgruppemøte: 1. Info-skriv 2 frå Fylkesmannen m.m lenke 2. KMD/KS-samling på Lillestrøm og Flesland veke 18 lenke presentasjonar 3. Første felles møte med fagforeiningane lenke møtereferat 4. Informasjonsbrev alle tilsette utsendt lenke 5. Felles nettside nyealesund.no lansert lenke nyheitssak 6. Tilsettingsutval for rekruttering av rådmann er konstituert aktuelle tilbydarar, eksterne rekrutteringsbyrå, presenterer seg for tilsettingsutvalet 24. mai. 7. Arbeidsutvalet hadde møte 3.5. lenke møtereferat. Referatet er også vedlagt. 40/17 Endeleg kartleggingsrapport interkommunale samarbeid (1 1/2 time) Presentasjon av kartleggingsresultat v/tore Hals. Kartleggingsrapport og tabell er publisert på nettsida lenke. Dei er også vedlagt. Summing i grupper tilbakemeldingar på kartleggingsresultatet. Pause til /17 Status delprosjekt 11: Politisk organisering, demokrati og medverknad (1/2 time) Statusorientering v/mads Solberg: Valde deltakarar i delprosjektet og komande oppstartsmøte KS-lokaldemokratiundersøking 2017: Opinion telefonintervju innbyggjarar i kvar kommune våren 2017 og spørjeundersøking (30 min.) av dei folkevalde i kommunestyremøta i aug KMD-demokratiprosjekt i kommunesamanslåing deltaking i KMD-samling Lillestrøm

2 42/17 Oppdatering av intensjonsavtalen ferdigstilling (1 time) Presentasjon av utkast til oppdatert utgåve v/styringsgruppeleiar. Dette er AU si innstilling på bakgrunn av gruppearbeida i styringsgruppa Utkast er vedlagt. Gruppearbeid for endeleg oppdatering av avtalen. Kl Lunch (45 min.) 43/17 Felles kommunestyremøte 21. juni - saker og arrangement (45min.) Innleiing v/synnøve Vasstrand Synnes og koordinator. Saksdokument som er sendt kommunane er vedlagt. Om prosessane i kvar av kommunane v/ordførarane. Kvar kommune avgjer sjølv korleis dei vil legge opp prosessen i sin kommune. Eksempel frå Ålesund kommune som har innkalla til ekstraordinære formannskap og kommunestyremøte 16. og 23. mai - lenke Pause /17 Utsatt sak frå Prosjektorganisering og delprosjekt (30 min.) Presesentasjon v/koordinator felles mal for mandat etter mal frå nye Asker. Styringsdokument/prosjektplan «Slik bygger vi nye Ålesund kommune». Innspel frå styringsgruppa. 44/17 Eventuelt Møtet ferdig seinast kl

3 Til: Styringsgruppa for nye Ålesund Møtedato: 18. mai 2017 Frå: Delprosjekt 3: Interkom. samarbeid kartlegging og prosjektkoordinator Saksframleggar: Tore Hals Sak 40/17: Endeleg kartleggingsrapport interkommunale samarbeid Bakgrunn for saka Styringsgruppa for nye Ålesund nedsette ei arbeidsgruppe for å kartlegge det interkommunale samarbeidet som finst i dag for kommunane som inngår i den nye kommunen. Arbeidsgruppa har bestått av ein administrativ representant frå kvar kommune, prosjektkoordinator og Tore Hals. Tore Hals har skrive rapporten på vegne av gruppa. Arbeidsgruppa hadde sitt første møte 4. februar. I slutten av mars slutta Haram seg til arbeidet. Arbeidsgruppa avslutta sitt arbeid 2. mai 2017 ved å sende arbeidsutvalet og styringsgruppa dokumentet «Hopehav kartleggingsrapport om interkommunalt samarbeid og eigarskap», med vedlegg av tabelloversikt i excel. Arbeidsgruppa har registrert samarbeidet i ulike kategoriar. Inndelinga i kategoriar er gjort ut frå det formelle grunnlaget samarbeida er etablert etter. Rapporten gir i innleiinga til kategoriane ei oversikt over rammene som gjeld for samarbeid etablert med heimel i lov. Arbeidsgruppa gir også ei vurdering av kva konsekvensar den nye kommunestrukturen vil kunne få for gjeldande samarbeid og peikar på problemstillingar fellesnemnda bør ha fokus på i det vidare arbeidet. Arbeidsgruppa legg fram ei samla vurdering der det blir peika på at nye kommunar vil gi ein ny situasjon for det interkommunale samarbeidet. Rapporten ser på høvet for styring og politisk kontroll ut frå kva type samarbeidsform som blir vald og nemner forhold omkring offentlegheit. Rapporten er avslutta med å trekkje fram ulike kriterier for å vurdere vidare interkommunalt samarbeid. Rapporten er altså ei kartlegging av eksisterande samarbeid, og ikkje ei vurdering av kvart enkelt samarbeid med tanke på kva som bør halde fram og kva som bør bli avslutta. «Hopehav» er eit verkty og oversikt som grunnlag for fellesnemnda si vurdering av framtidig samarbeid. Kartleggingsrapporten blir derfor lagt fram for styringsgruppa til orientering og ikkje til godkjenning, endring eller forkasting. Styringsgruppa avgjer sjølv om ho vil sende den over til fellesnemnda med eller utan kommentarar og om rapporten skal bli sendt over til samarbeidskommunane til nye Ålesund til orientering. Kartleggingsrapporten er offentleg tilgjengeleg på nettsida

4 Vedlegg «Hopehav - kartleggingsrapport om interkommunalt samarbeid og eigarskap for kommunane som inngår i nye Ålesund kommune» «Hopehav exceltabell over alle interkommunale samarbeid nye Ålesund» Framlegg til vedtak Styringsgruppa tek til orientering dokumentet «Hopehav kartleggingsrapport om interkommunalt samarbeid og eigarskap» slik det er lagt fram av arbeidsgruppa 2. mai Kartleggingsrapporten blir sendt over til fellesnemnda som grunnlag for vidare arbeid og til samarbeidskommunane til orientering.

5 Til: Styringsgruppa for nye Ålesund Møtedato: 18. mai 2017 Frå: Saksframleggar: Demokratirådgjevar Mads Solberg Sak 41/17: Status delprosjekt 11: Politisk organisering, demokrati og medverknad Bakgrunn for saka Styrkinga av lokaldemokratiet og medverknad spelar ei viktig rolle i intensjonsavtalen for nye Ålesund kommune. Styringsgruppa vedtok på førre møte ( ) å samle arbeidet med politisk organisering, demokrati og innbyggjarmedverknad i eit delprosjekt (delprosjekt 11). Dette delprosjektet skal ha ein politisk leiar og koordinerast av demokratirådgjevar Mads Solberg. Kvar kommune må i den samanhengen melde inn namna på to politiske og ein administrativ deltakar til demokratirådgjevar Solberg, som kan delta i vidare arbeid med delprosjektet. Det er ynskjeleg å koma i gang med delprosjektet så snart som mogleg. Målet er å få til eit oppstartsmøte 7. juni (til dømes frå 15:00-18:00). Det er sendt over felles sak til kvar av kommunestyra. Både Kommunal- og moderniseringsdepartementet og Kommunenes Sentralforbund (KS) har sendt kommunane invitasjon til å delta i demokratifremjande undersøkingar/prosjekt. Styringsgruppa for nye Ålesund har fatta vedtak om å delta i: KS «Lokaldemokratiundersøkelse 2017» (styringsgruppe nye Ålesund sak 31/17) KMDs prosjekt «Fornyelse av lokaldemokratiet i kommunar med vedtak om samanslåing» (styringsgruppe nye Ålesund sak 31/17). Dette kan ikkje styringsgruppa vedta åleine. Kvart av dei fem kommunestyra må derfor i tillegg fatte vedtak om å delta i desse to prosjekta. Det er derfor lagt fram likelydande sak i dei fem kommunestyra som skal bli del av nye Ålesund kommune om deltaking i prosjektet. Vedtaka fattast i kommunestyremøta som haldast i veke 19 og 20. Prosjektet for nye Ålesund kommune dekkjar utgifter til deltaking i begge prosjekta slik at den enkelte kommunebudsjett ikkje vert belasta for å vere med.

6 KS Lokaldemokratiundersøkelse 2017 KS-invitasjon om deltaking i «Lokaldemokratiundersøkelsen 2017» kan sjåast her ( Resultata frå tidligare undersøkingar er lagt ut på og det vil også dei nye resultata bli. Her kan ein samanlikne mellom kommunar, og sjå eigen utvikling over tid (gitt tidligare deltaking). Deltakinga vil gje ei viktig baselinje for tilstanden av lokaldemokratiet i nye Ålesund som skal styrkast i høve til intensjonsavtalen. Vi kan samanlikne mellom kommunane som inngår i nye Ålesund, og vi kan sjå utviklinga over tid dersom vi vel å gjenta undersøkinga nokre år fram i tid. Deltakinga vil òg kunne være ein god ressurs for arbeidet i delprosjekt 11 om politisk organisasjon, lokaldemokrati og innbyggjarmedverknad, jfr. Vedtak i sak 32 og 33/17. Undersøkinga har to komponentar, ein folkevalt-del og ein innbyggjar-del: 1. Folkevald-delen medfører at det må setjast av ca. 30 minutt til undersøkinga under kommunestyret i august. Dei faste folkevalte representantane vil få tilsendt ei lenkje via e- post i forkant av datoen som settast, og skal gå inn på denne og svare på dei same 14 spørsmåla som innbyggjarane, pluss 29 ekstra spørsmål om deira eiga rolle. 2. Innbyggjardelen inneber at innbyggjarane svarer på 14 spørsmål i telefonintervju (sjå vedlagt dokumentasjon). KS har inngått avtale med Opinion om gjennomføring av telefonintervju som skal gjennomførast i løpet av våren. Her må nye Ålesund i samarbeid med kvar enkelt kommune orientere innbyggjarane om at ein slik undersøking skal finne sted, slik dei som blir ringt er førebudd på deltaking. Demokratirådgjevar i nye Ålesund Mads Solberg har utarbeidd ein felles opplysningstekst som kan delast i sosiale mediar og publiserast på ulike nettsider. Anne-Bente Skjellum har formidla denne til kommunikasjonsansvarlege i dei enkelte kommunane, som publiserer infoen straks det er fatta vedtak om deltaking. Merknad: På grunn av ei serie misforståingar fekk prosjektgruppa opplyst at Norstat 1 hadde allereie i veke 18 starta å ringe rundt til innbyggjarane i dei fem kommunane med førespurnadar om deltaking i del 1 av undersøkinga. Dette var før dei hadde motteke endeleg stadfesting av vedtak for kvar av dei fem kommunane frå prosjektgruppa. Vi gav straks beskjed KS om at dei måtte stoppe undersøkinga til endeleg vedtak om deltaking er gjort, dessverre hadde dei allereie fullført undersøkinga av innbyggjarane i det vi fekk vite at dei hadde starta. KMD-prosjektet «Fornyelse av lokaldemokratiet i kommunar med vedtak om samanslåing» KMD har sendt ut invitasjon til alle kommunar som har fatta gjensidig vedtak om samanslåing til å delta i prosjektet «Fornyelse av lokaldemokratiet i kommunar med vedtak om samanslåing». 1 Datainnsamlar på vegne av Opinion Analyse, som igjen er engasjert av KS til å utføre undersøkinga.

7 Prosjektet er toårig. Prosjektet er meint å være eit samhandlingsforum for diskusjon og utviklingsarbeid omkring lokaldemokrati, og virkemidlar for innbyggjarmedverknad. Gjennom samlingar, utvikling av verktøy for undersøking, samt underveis-evalueringar, skal det identifiserast «beste praksisar» med utgangspunkt i dei kommunane som har lukkast i slikt arbeid. Dei tilbyr også underveisevalueringer for bl.a. å vurdere lokale mål og ynskjer for eige lokaldemokrati opp mot aktuelle tiltak.kvar nye kommune vil motta eit tilskudd inntil kroner per «nye kommune» til å arbeide med lokaldemokratiet frå 2018 (med forbehold om at Stortinget godkjenner dette)» Ein kan lese meir om prosjektet i denne lenka: Prosjektstart er juni 2017, og KMD har sendt ut invitasjonsbrev til oppstartskonferanse på Lillestrøm med påmeldingsfrist ( Det er særs viktig at dei to politiske representantane frå kvar kommune meldar seg på her innan fristen. KMD har stadfesta at vi får delta med 12 deltakarar. Merk at det kun er dei ti politiske representantane (i tillegg til demokratirådgjevar og hovudtillitsvalt) som er invitert. KMD dekkjar deltaking og opphald. Politikarane bestiller sjølv reisa gjennom sine eigne system, og får seinare refundert beløp frå prosjektmidlane til nye Ålesund. Framlegg til vedtak: Styringsgruppa for nye Ålesund tek saka til orientering.

8 Til: Styringsgruppa for nye Ålesund Møtedato: 18. mai 2017 Frå: AU og prosjektkoordinator Saksframleggar: Eva Vinje Aurdal og prosjektkoordinator Sak 42/17: Oppdatering av intensjonsavtalen - ferdigstilling Bakgrunn for saka Intensjonsavtalen som ligg til grunn for etablering av nye Ålesund kommune er inngått 15. juni 2016 mellom Ålesund kommune, Sandøy kommune og Skodje kommune. Denne avtalen bygger på intensjonsavtalen for regionkommunen Ålesund mars 2016, og har som formål å konkretisere denne. Kvifor oppdatering? 1. Hausten 2016 vedtok Ørskog kommunestyre om å inngå i den nye kommunen. I april 2017 innstilte Kommunal- og moderniseringsdepartementet på at også Haram kommune skal inngå i den nye kommunen, noko som mest sannsynleg vert vedteke av Stortingsfleirtalet 8. juni i år. Per i dag er det berre ordførarane i Ålesund, Sandøy og Skodje som har signert gjeldande intensjonsavtale, det er behov for ei avtale der alle fem kommunane har signert. 2. Avtalen frå 15. juni 2016 har no blitt eitt år gammal, og noko av tekst og tal i avtalen kan med fordel oppdaterast i samsvar med utvikling og nye opplysningar det siste året. 3. Vi har også sett behov for språkvask. Hensikta er at den avtalen som ligg til grunn for fellesnemnda sitt arbeid, og skal ligge på nettsida til nye Ålesund fram til 2020, inneheld minst mogleg utdatert eller uklar tekst og er signert alle fem ordførarane. Kva er gjort: På bakgrunn av dette har styringsgruppa i nye Ålesund starta arbeide med å oppdatere avtalen i styringsgruppemøtet Gruppearbeida frå dette styringsgruppemøtet vart handsama av arbeidsutvalet , som vart einige om eit oppdatert utkast. Vedlagt følgjer intensjonsavtalen der arbeidsutvalet sine forslag til oppdateringar er markerte med raud tekst (spor endringar). Vi understrekar at dette ikkje er ei reforhandling av avtalen, men ei oppdatering og språkvask. Kvar ordførar legg opp ein dialogprosess i forkant av 18. mai i eigen kommune. Hensikta er å få fram eventuelle merknader frå kommunestyra før styringsgruppa si sluttbehandling, ikkje etter. Kvar ordførar vel sjølv korleis han/ho vil legge dette opp i sin kommune.

9 Vidare prosess: Styringsgruppa ferdigstiller oppdateringsarbeidet i styringsgruppemøte 18. mai. Etter 18. mai får dei fem kommunestyra oversendt den ferdigstilte utgåva til vedtak. Målet er at alle ordførarane signerer ei oppdatert utgåve 1. juni Dersom alle kommunestyra har fatta vedtak innan 1. juni, kan ordførarane signere i vårt siste styringsgruppemøte! Vedlegg Arbeidsutvalet sitt utkast 3. mai 2017 til oppdatert utgåve av intensjonsavtale for etablering av nye Ålesund. Framlegg til vedtak Styringsgruppa for nye Ålesund kommune er einige om oppdatert utgåve av intensjonsavtalen, etter ferdigstilling i styringsgruppemøte Den oppdaterte utgåva sendast kvart kommunestyre for endeleg vedtak. Ordførarane har som mål å signere den oppdaterte avtalen 1. mai.

10 Intensjonsavtale om nye Ålesund kommune Avtale inngått mellom forhandlingsnemndene i kommunane Haram, Sandøy, Skodje, Ørskog og Ålesund kommune signert alle kommunane 1. juni 2017 Oppdatert utgåve av intensjonavtale inngått 15. juni 2016

11 Innhald 1. Intensjonsavtale Overordna målsetting med intensjonsavtalen: 3 2. Kommunenamn, symbol og målbruk 4 3. Visjon 4 4. Prinsipp for samanslåingsprosessen 5 5. Organisering, arbeidsformer og digitalisering 5 6. Mål Samfunnsutvikling Mål Konkretisering Tenesteyting og utøving av mynde Mål Konkretisering Demokrati Mål Konkretisering Økonomi Mål Konkretisering Økonomisk stønad til reformprosjektet Kommunen som arbeidsgjevar Mål Konkretisering 15 7 Interkommunalt samarbeid 16 8 Harmonisering 16 9 Fellesnemnd Partsamansett utval Involvering og informasjon 18 Intensjonsavtale om nye Ålesund kommune oppdatert utgåve Side 2

12 1. Intensjonsavtale Avtale mellom Ålesund kommune, Haram kommune, Sandøy kommune, Ørskog kommune og Skodje kommune er signert 1. juni Dette er ei oppdatert utgåve av intensjonsavtalen inngått 15. juni Denne avtalen bygger på intensjonsavtalen for regionkommunen Ålesund mars 2016, og har som formål å konkretisere denne. Der gjeldande avtaletekst i intensjonsavtalen for regionkommunen Ålesund står i konflikt med denne avtalen, vil teksten i denne avtalen vere gjeldande. Denne avtalen har rom for fleire deltakande kommunar. Der teksten er spesifikk på geografi, prosjekt og økonomi vil desse vere førande for dei gjeldande partane. Avtaleteksten elles skal kunne gjelde for fleire deltakarar, og dei må finne sin veg inn i avtaleverket eller den prosess som fellesnemnda bestemmer. Dersom ein av avtalepartane ikkje blir med i den framtidige kommunen vil avtalespesifikke forhold for denne kommunen ikkje bli gjeldande. Bakgrunnen for avtalen er at Stortinget har bedt kommunane tenke langsiktig, 30 år eller meir, og vurdere kommunestrukturen ut frå at det ikkje er samsvar mellom dagens kommunegrenser og den kvardagsregionen som innbyggarane er ein del av. Framtida vil sette sterkare krav til kommunane som samfunnsutviklar, tenesteprodusent og myndigheitsutøvar, og kommunane vil i åra framover få strammare økonomiske rammer for å utøve sine oppgåver. Avtalen vil bli vart lagt fram for kommunestyret i kvar av kommunane til endeleg behandling i juni 2016 og vart vedteken av Ålesund, Skodje og Sandøy. Etter oppdatering av tekst mai 2017 har alle fem kommunestyra behandla avtalen. 1.1 Overordna målsetting med intensjonsavtalen: Sikre gode og likeverdige tenester der folk bur, gitt av kompetente fagfolk. Eit godt og vel fungerande lokaldemokrati, med lokalt engasjement og medverknad. Samfunnsutvikling som tek heile kommunen i bruk, og som realiserer muligheitene for at heile ein godt integrert bu- og arbeidsregionen vert tatt i bruk, og som gir konkurransekraft til næringslivet. Rettstryggleik og verdigheit i alle tenestene. Intensjonsavtale om nye Ålesund kommune oppdatert utgåve Side 3

13 2. Kommunenamn, symbol og målbruk Namnet på den nye kommunen blir Ålesund. Det blir laga nytt kommunevåpen og ordførarkjede. Kommunevåpen for alle deltakarkommunane skal vise igjen i det nye ordførarkjedet. Dette er ikkje til hinder for at Ålesund som by kan halde fram med å bruke sitt våpenmerke. 1 Kommunen skal ha nynorsk som målform i tråd med reglar for målbruk, slik dei går fram av vedlegg til denne intensjonsavtalen. 3. Visjon Nye Ålesund kommune sin visjon er: nasjonal slagkraft, regional attraktivitet, og lokal identitet Lokal identitet er eit fundament for mangfald og skaparkraft. Mangfald og skaparkraft gir attraktivitet. Attraktivitet gir tiltrekkingskraft. Tiltrekkingskraft gir nasjonal slagkraft. Nye Ålesund kommune vil vere sterkare motvekt mot sentralisering til dei store landsdelssentera (Oslo, Bergen, Trondheim mv.) drive meir heilskapleg og overordna planlegging få på plass framtidsretta løysingar for samferdsel som vil binde regionen saman ha større tyngde som pådrivar for å styrkje forskings- og utdanningsinstitusjonane arbeide strategisk som medspelar for å styrkje og utvikle næringslivet og nyskaping i regionen få større kapasitet til å vere innovativ og tenkje strategisk for nyskaping arbeide aktivt med å førebygge og handtere kriser og katastrofar ta ansvar for nye oppgåver som krev spisskompetanse utvikle kvaliteten på tenestene og servicen til innbyggarane styrkje og utvikle mangfaldet i kulturlivet nye Ålesund by kommune skal vere det urbane midtpunktet mellom Bergen og Trondheim Vårt motto er: Det vi skal, skal vi vere gode til. Det vi vil, skal vi tore å gjere noko med 1 Det skal utformast eit eige reglement for bruk av Ålesund by sitt våpenmerke som fellesnemnda skal vedta. Intensjonsavtale om nye Ålesund kommune oppdatert utgåve Side 4

14 4. Prinsipp for samanslåingsprosessen Kommunane som vil byggje nye Ålesund kommune, er likeverdige. Ein heilt ny kommune skal etablerast, bli drifta og vidareutvikla med utgangspunkt i dei tidlegare kommunane sin styrkje og særtrekk. Samarbeidet om bygging av ein ny og framtidsreta kommune skal vere prega av likeverd, rausheit og forståing for kvarandre sin ståstad. Lokal identitet og nærdemokrati skal vere høgt prioritet. Berekraft og nyskaping skal ligge til grunn for utviklinga i den nye kommunen. Så snart kommunane Stortinget har fatta vedtak om samanslåing, skal det setjast ned ei fellesnemnd med eige mandat. 5. Organisering, arbeidsformer og digitalisering Nye Ålesund kommune må bygge på framtidas modellar for arbeidsdeling og samhandling. Dette føreset: Den nye kommunen skal ha ein ny, effektiv og innovativ organisasjon. Dette skal styrker samhandling på tvers samtidig som ein tek vare på god forvaltningsskikk. For å lukkast med dette må vi ha eit godt og tillitsbasert samspel med innbyggjarar og frivillige, næringsliv, administrasjon, tillitsvalde og politikk. Utgreie modell som tek vare på dette skal starte så snart vedtak om samanslåing er fatta. Utvikle ny politikarrolle og nye former for politikkutforming. Tverrfagleg og nettverksbasert organisering av administrasjon og tenester. Nettverk- og partnarskap med næringsliv og det frivillige. Innbyggjarmedverknad i periodar mellom val. Den nye kommunen skal vere ein føregangskommune i digitalisering og teknologibasert utvikling av tenestene. Metodisk og systematisk bruk av ny teknologi som stimulerer til nye arbeidsformer, effektiviserer arbeidsmetodar, og intern så vel som ekstern kommunikasjon. Intensjonsavtale om nye Ålesund kommune oppdatert utgåve Side 5

15 6. Mål 6.1 Samfunnsutvikling Mål Nye Ålesund kommune skal sikre ei samordna planlegging for utvikling av både by og omland. Kommunen skal vere i stand til å posisjonere Ålesund som by og regionen som attraktiv kvardagsregion for dagens og framtidas innbyggjarar. Vi skal ha ein klar strategi for å utvikle alle geografiske områder i den nye kommunen. Ålesund sentrum/moa og tettstadane Skodje, Sjøholt, Brattvåg og Steinshamn skal utviklast som attraktive møteplassar for handel, kultur og service. Dei andre grendene i kommunen må ha høve til både fortetting og tilgang på større tomter for bustadar. Den nye kommunen skal nå opp i nasjonale prioriteringar i samferdselsprosjekt og kollektivløysingar som vil knyte heile kommunen saman. Nye Ålesund kommune skal aktivt samarbeide med andre samfunnsaktørar ved å etablere ulike møteplassar og samarbeidsformer. Dette kan vere mellom offentleg sektor, næringsliv, frivillig sektor/sivilsamfunn og forskings- og utdanningsinstitusjonar for å gje gjennomslagskraft og byggje opp under næringsutvikling, verdiskaping og innovasjon. Den nye kommunen skal vere i stand til å møte dei store utfordringane i samfunnet. Klima og stor variasjon i demografi og levekår er døme på utfordringar kommunen vil måtte handtere. Med bakgrunn i dette skal Regionkommunen Ålesund prioritere følgjande strategiar: Miljøstrategi i samsvar med det grøne skiftet. Folkehelsestrategi i samsvar med dagens og framtida sine utfordringar om levekår. Tenesteutviklings- og innovasjonsstrategi som møter framtida sine demografiske utfordringar. Legge til rette for nyskaping i næringslivet Konkretisering Kommunane bak intensjonsavtalen har kvar sine prioriterte prosjekt for å betre infrastrukturen i den nye kommunen. Samferdselsprosjekt som medverkar til å binde saman den nye kommunen, utvidar bu- og arbeidsmarknadsregionen og som sikrar drikkevasskjeldene vil bli prioritert. Ein by-pakke som knyter byen og omlandet sterkare saman med gode kollektivløysingar vert avgjerande for å styrkje bu- og arbeidsmarknaden i heile den nye kommunen. Ei nærare prioritering av dei enkelte prosjekta må gjerast når ein ser kva kommunar som vel å gå saman. Intensjonsavtale om nye Ålesund kommune oppdatert utgåve Side 6

16 Desse sambanda skal prioriterast (uprioritert rekkefølgje): Hamnsundsambandet Storfjordsambandet som inkluderer ny trasé frå Digernes til Magerholm Nordøyvegen Børdalslina Børdalslina mellom Viset og Valgermo, som knyter Rv 650 saman med E39 / 136 på ein trafikksikker og tidsriktig måte Møreaksen, stekninga frå Vik i Vestnes til Ålesund sentrum Ingen grensejustering i Sandøy kommune: Intensjonsavtalen for nye Ålesund kommune bygger på at det ikkje vert grensejustering i tidlegare Sandøy kommune. Andre prioriteringar (uprioritert rekkefølgje): Etablere nasjonalhamn for marine og maritime næringar. Ålesund lufthamn Vigra skal sikrast posisjon som hovudflyplass mellom Bergen og Trondheim. Ålesund sjukehus er viktig for å sikre ei god og framtidsretta spesialisthelseteneste for innbyggjarane i Regionkommunen Ålesund. Samstundes er sjukehuset ein stor kompetansearbeidsplass som må ivaretakast og vidareutviklast som det største sjukehuset i fylket. Campus Ålesund er eit sentralt kompetansemiljø for heile regionen og kommunen skal legge til rette for vidareutvikling. Det skal leggast til rette for digital infrastruktur i heile kommunen. Den nye kommunen skal ha ei tydeleg satsing på innovasjon og utvikling, og tydeleg næringspolitikk. Den nye kommunen skal ha ei tydeleg satsing på næringspolitikk: o Det skal utarbeidast ny og offensiv næringsplan for heile kommunen. o Næringsklynger skal vidareutviklast og det skal leggast til rette for nye næringar. o «Haramsmodellen» for næringsutvikling skal vidareførast med utgangspunkt i kompetansemiljøet knytt til Haram Næring og Innovasjonsforum. Den nye kommunen skal ha ei tydeleg satsing på offentleg innovasjon og utvikling o Det skal etablerast ei avdeling/fagmiljø for dette i Skodje 2 i tilknyting til kunnskapsmiljøet på Norsk Maritimt kompetansesenter (NMK) og NTNU. Avdelinga 2 Det stod i opprinneleg tekst at avdelinga skulle etablerast på Skodje. Stad er no endra. Endringa er avhengig av at avdelinga vert tilknytta kunnskapsmiljøet på NMK og NTNU, og at tidlegare Skodje kommune skal vere lokaliseringsstad for andre fellesfunksjonar, jf. pkt Intensjonsavtale om nye Ålesund kommune oppdatert utgåve Side 7

17 skal arbeide med å utvikle innovasjonskultur i heile den nye kommunen. Dette omfattar mellom anna å etablere ein kultur for samhandling mellom tenesteområde, mellom politikk og administrasjon, mellom kommune og næringsliv, og mellom kommune og frivillige. Avdelinga skal ta mål av seg til å vere eit nasjonalt ressurssenter for innovasjon i offentleg sektor. Den nye kommunen skal ha eit effektivt samarbeid med alle relevante utviklings-, forskingog fagmiljø. Knutepunktstrategien som er omtalt i arealplanen i Ålesund kommunen skal også inkludere dei andre kommunane heile den nye kommunen så snart som råd. Den nye kommunen bør prioritere å støtte utgreiing av eit bybaneprosjekt frå Ålesund sentrum til Digernes. Det skal setjast konkrete mål for kollektivsatsing med milepelsplan. Denne intensjonsavtalen skal legge føringar for alle kommunane sitt arbeid med nye kommuneplanar. Det er viktig å vidareutvikle etablerte næringsområder, samstundes som plassering av nye næringar kan skje på nye næringsareal der dett er naturleg. Digerneset skal prioriterast som knutepunkt for arealkrevjande næringsverksemd, offentleg verksemd, logistikk, kommunikasjon. Kommunen skal ha ein aktiv næringspolitikk som også omfattar landbruket. Det betyr at vi skal arbeide for å sikre drivverdig landbruksjord med mål om å oppretthalde sjølvforsyninga av matproduksjon. I tillegg ønskjer kommunane (i samarbeid med m.a. landbruket) å stimulere til utvikling av besøksgardar som kan nyttast i samspel med tenester t.d. innan oppvekst, omsorg og turisme. Det er viktig å utnytte kommunen sin strategiske posisjon på kysten og i etablerte næringscluster for t.d. turisme, maritim, marin og energinæring. Havrommet skal utviklast som ei større strategisk næring, der fagmiljø for havrommet og vindenergi etablerast i Sandøy, i nært samarbeid med forskingsinstitusjonar. Kommunen skal leggje til rette for eit breitt spekter av turismeverksemd, konseptet agroturisme skal ein legge til rette for i samspel med anna reiseliv. Den nye kommunen går inn for at vegtrasé for Møreaksen IKKJE skal gå gjennom Fylling og Svartløk-området, som då dette området delvis er verna våtmarksområde, og skal avsettast til friluftsliv og rekreasjon for heile regionen. Den nye kommunen skal utfordre Fylkeskommunen til å opprette kollektivtilbod til flyplassen frå Digernes og Eidsvikeidet. Styrke etablerte samband for å utvikle ein felles bu- og arbeidsmarknad, samt realisere kommunikasjonsløysingar mot kommunesenteret, offentlege tenester og sørvisfunksjonar. Viktige servicefunksjonar skal vidareførast i Skodje, Ørskog, Haram og Sandøy, som t.d. i Sandøytunet i Steinshamn og Gomerhuset i Skodje. Folkebiblioteka skal vere lokale ressurs som sørvisorgan, folkeopplysnings-, demokrati- og debattarena. Miljø- og berekraftperspektivet må vere førande for alle store tiltak i den nye kommunen. Særskilt vil ein peike på arbeidet med bypakken der deltakande kommunar skal prioriterast med utvikling av kollektivtilbod, gang og sykkelvegar. Intensjonsavtale om nye Ålesund kommune oppdatert utgåve Side 8

18 Den nye kommunen vil stå samla om å påverke regionale og sentrale myndigheiter for å prioritere gang- og sykkelvegar langs fylkesvegar og riksvegar gjennom den nye kommunen. Vidare vil ein arbeide for betre utbygging av ladestasjonar for el-bil, og hydrogenstasjonar i den nye kommunen. Etablere gode landstraumløysingar for skip som ligg til kai. Kommunen må sørgje for å gjere det enklare for innbyggjarane å ta omsyn til natur og miljø. Dette handlar om dei små og store vala vi tek kvar einaste dag om vi skal ta bil eller sykkel til jobb, kva slags mat vi skal ete og korleis vi varmar opp husa våre og handsamar avfallet vårt. Ålesund sentrum skal vidareutviklast som det urbane midtpunktet mellom Bergen og Trondheim, med blant anna ny «sørside». Intensjonsavtale om nye Ålesund kommune oppdatert utgåve Side 9

19 6.2 Tenesteyting og utøving av mynde Mål Målet med nye Ålesund kommune er å skape ein sterk organisasjon for å utvikle regionen - i samspel med næringslivet, frivillig sektor, forskings- og utdanningsinstitusjonar, og andre offentlege instansar - inn i framtida. Både tettstadar og bygder skal ta del og finne sin plass i ei heilskapleg utvikling. Den nye kommunen vil vere ein stor arbeidsplass der dei aller fleste har sitt arbeid spreidd på ulike stadar som i dag. Dei kommunale tenestene og dermed arbeidsplassane skal vere nær brukarane, samtidig som dei tilsette vil vere del av eit større og meir robust fagmiljø med spesialiserte tenester tilgjengelege. Organiseringa av kommunen skal gje vinstar gjennom å arbeide effektivt. Det vi sparar her skal gå til å auke kvantiteten og kvaliteten i tenestene. Den nye kommunen skal arbeide aktivt for å få nye statlege og andre offentlege kompetansearbeidsplassar. Nye Ålesund kommune skal ta vare på innbyggjarane sin rettstryggleik med: Kompetent og profesjonell sakshandsaming i alle tenester og i alle ledd. Tverrfagleg samhandling mellom fagprofesjonar som sikrar rett teneste til rett tid. Ei open og gjennomsiktig saksbehandling med høg etisk standard som tar vare på god forvaltningsskikk Konkretisering Rådhuset skal vere i Ålesund sentrum. Her skal den strategiske leiinga plasserast med ordførar, rådmann, overordna plan-, strategi- og utviklingsorgan, samt andre stabsfunksjonar som bør ligge nær ordføraren og rådmannen. Basistenestene skal i hovudsak vere lokalisert slik dei er i dag ( t.d. skule, SFO, barnehage, institusjonsplass for eldre). Det er ei målsetjing om å kunne gi tilbod lokalt, eventuelt gjennom mobile løysingar, også innan tenester som t.d. jordmor og helsesøsterteneste, psykiatrisk helse, demens- og palliativ omsorg. Den nye kommunen skal fordele ansvaret for spesialiserte fagmiljø, som ikkje er stadbundne, mellom dei tidlegare kommunesentra. Dette bidreg til å samle dei enkelte fagmiljøa samstundes som alle kommunedelsentra får viktige kompetansearbeidsplassar og eit ansvar dei forvaltar for heile kommunen. Satsinga på digitale løysingar skal aukast for å gje innbyggjarane raskare og betre tilgang på tenester som ikkje krev nærleik. Eksisterande struktur i e-kommune skal vidareutviklast i møte med dette behovet. Det må utarbeidast ein ny beredskapsplan som tek høgde for samfunnstryggleik og beredskapsorganisering. Det ligg naturleg til fellesnemnda, i samarbeid med rådmann/prosjektleiar for den nye kommunen, å konkretisere dette nærare. Intensjonsavtale om nye Ålesund kommune oppdatert utgåve Side 10

20 6.3 Demokrati Mål Den politiske organiseringa i kommunen skal sikre både heilskapleg planlegging for regional slagkraft og lokal medverknad på kommunedelnivå. Nye Ålesund kommune skal sikre levande lokaldemokrati basert på ei vid forståing av demokratiomgrepet og gjennom utprøving av nye former for medverknad. Den nye kommunen skal ha særleg fokus på digitale plattformer som hjelpemiddel i å la innbyggjarane medverke. Det skal utgreiast konkrete løysingar for e-demokrati i den nye kommunen Konkretisering Kommunestyret er det overordna politiske organet i kommunen og kan ha inntil 77 medlemer. Styringsgruppa skal gi innstilling om talet på representantar i det nye kommunestyret på bakgrunn av sakhandsaming i dei fem kommunestyra. Talet på representantar vert drøfta i felles kommunestyre 21. juni 2017, jf. 25 i inndelingslova, og kommunestyra fattar deretter likelydande vedtak. Den nye kommunen skal vere organisert etter formannskapsmodellen. Intensjonsavtalen opnar for at det kan vere formålstenleg med hovudutval/komitear/utval på overordna politisk nivå som i hovudsak får gjennomgåande representasjon. Dette er fundamentert i tanken om å sikre likeverdige tenester og ei samordning av fagmiljø. Dersom vi skal ha hovudutval må dette organiserast på same måten som strukturen i den nye administrasjonen. Dette for å sikre god samordning mellom politikk og administrasjon. Dette er ei sak fellesnemnda får i oppgåve å utgreie nærare. For å styrke nærdemokratiet og mellomvalsmedverknad vil den nye kommunen ha kommunedelutval med heimel i kommunelova 12. Utvala er folkevalde organ vald ved direkte val (kommunelova 12 nr. 2). Kvart utval kan ha inntil 15 medlemer. Talet blir tilpassa innbyggartalet i kommunedelen. Kommunedelutvala må sikrast tilstrekkeleg administrasjon. Kvart utval dekkjer kvart sitt geografisk områder som i utgangspunktet svarar til dei gamle kommunegrensene, med unntak av Ålesund og Haram, der det kan bli aktuelt med fleire utval. Fellesnemnda får mandat til å justere modellen basert på konkrete erfaringar frå andre kommunar og andre faglege innspel, med utgangspunkt i dei overordna prinsippa for nærdemokrati. Intensjonsavtale om nye Ålesund kommune oppdatert utgåve Side 11

21 Fellesnemnda må og utarbeide framlegg til struktur for korleis eldreråd, ungdomsråd og råd for menneske med nedsett funksjonsevne skal organiserast på overordna nivå. Kommunedelutvala skal ha slik funksjon, oppgåver og mynde: Utvala skal vere spesielt retta mot lokalsamfunnsutvikling, i tillegg til å vere initierande og rådgjevande organ overfor kommunestyret. Det skal ha vedtaksmynde på definerte område som vedkjem det geografiske området som kommunedelutvalet representerer. Utvala skal ha delegert mynde og budsjettansvar på avgrensa område som gjeld kommunedelen. Utvala skal ha rett til å gi tilråding til vedtak til overordna politiske organ (formannskap, kommunestyre og/eller eventuelt andre utval på kommunenivå) i plansaker og andre saker der vedtaksmynde ikkje er delegert til utvalet, men som vedkjem kommunedelen. Utvala skal ha uttalerett og vere høyringsinstans i plansaker, budsjett- og andre saker som vedkjem heile kommunen. Kommunedelutval bør minimum ha følgjande oppgåver: o Kultur o Idrett o Kulturpris og andre prisar o Innbyggjarinvolvering ved idédugnad og andre kreative metodar o Markering av lokale og nasjonale merkedagar og jubileum, t.d. 17. mai. o Kunne legge føringar for bruk av næringsfond Utvala skal ha som oppgåve å ta initiativ til utvikling av lokalmiljøet og medverknad i saker av interesse for kommunedelen. Kommunedelane skal sjølve etablere ulike lokale nærdemokratiordningar for dialog med innbyggjarane på område som ikkje er tatt vare på gjennom lovfesta organ (eldreråd, samarbeidsutval mm.). Fellesnemnda får i oppgåve å konkretisere korleis den folkevalde og administrativ organiseringa skal sikre lokaldemokratiet og dei lovbestemte rettane til medverknad, og korleis det kan bli lagt til rette for at politikarane får gode arbeidstilhøve for å sikre lokaldemokratiet. Det er løyvd prosjektmidlar frå Fylkesmannen til revitalisering og utvikling av lokaldemokratimodellar, og e-demokrati, der medverknad frå innbyggarar og næringsliv står sentral. Nye Ålesund kommune skal delta og bidra i dei to demokratiprosjekta som ressurs. Fellesnemnda får i oppgåve å vurdere etablering av eit bindeledd/koordinator mellom kommunedelutvala og kommuneleiinga, både politisk og administrativ. Det vil kunne vere ei viktig brikke i styrkinga av nærdemokratiet. Intensjonsavtale om nye Ålesund kommune oppdatert utgåve Side 12

22 6.4 Økonomi Mål Nye Ålesund kommune skal ha ein robust og berekraftig økonomi. Kommunen må sikre seg eit forsvarlig økonomisk handlingsrom for å sikre gode tenester til innbyggarane. Vinstane som vi får realisert i den nye kommunen skal gå til å styrke tenestene og realisere visjonen for den nye kommunen. Lånegjelda skal være på eit forsvarleg nivå og kommunen skal ha ei målsetting om å betale ned på gjeld i tråd med avskrivingar. Kommunen skal ha eit tilstrekkeleg stort disposisjonsfond for å kunne handtere uføresette utgifter Konkretisering Kommunane skal legge til rette for heilskapleg planlegging på økonomiområdet som tek omsyn til kommunale planer gjeldande frå 2017 til Alt frå hausten 2017 skal ein starte å nærme seg ein felles økonomiplanprosess med blikk for å bygge ein felles kommune. Investeringsprosjekt som allereie er innarbeida i dei tidligare kommunane sine økonomiplanar skal prioriterast i den nye kommunen sine budsjett- og økonomiplanar. Det er ein føresetnad at prosjekta er nøkterne og fullfinansierte i balansert budsjett eller økonomiplan. Prinsippet er at alle kommunane går inn med alle eigendelar og all gjeld. Samordninga nemnt ovanfor er eit ansvar som ligg til fellesnemnda å koordinere. Mål for økonomistyring 3 i den nye kommunen innan 2024: o Brutto driftsresultat: 3 % o Lånegjeld: 75 % av brutto driftsinntekt o Disposisjonsfond: 6 % av brutto driftsinntekt o Investeringseigenfinansiering: 10% Arbeidet med å oppnå måla skal ha høg prioritet. Den samla økonomien i den nye kommunen må vere styrande for samla avgiftsnivå. Prinsipp for hamneavgifter i Sandøy blir vidareført for Sandøy kommunedel, på eksisterande kaier. 3 Intensjonsavtalen har lagt seg på anbefalt norm frå Kommunenes Sentralforbund knytt til god økonomiforvaltning. Det vidare arbeidet bør vere i samsvar med tilrådingane til KS. Intensjonsavtale om nye Ålesund kommune oppdatert utgåve Side 13

23 6.4.3 Økonomisk stønad til reformprosjektet Reformstøtte utgjer 30 mill. utbetalt i 2020, og tilskot til eingongskostnad 60 mill. (ved 5 kommunar) utbetalt i I tillegg kjem midlar til ei prosjektstilling, truleg regionsentertilskot, samt tilskot til infrastruktur og anna etter søknad. Ein er einige om at deler av eingongstilskotatet skal brukast til å bygge ut fiber 4 i alle delar av den nye kommunen der dette ikkje er kommersielt lønnsamt for inntil 30 mill.. Beløpet vert justert når ein har meir detaljert kostnadsoversikt. 5 Eigenandel i ny Skodje barneskule: 15 mill. NOK Gang- og sykkelstiar og relevante anlegg på Steinshamn: 5 mill. NOK Bygge ut fiber til alle delar i den nye kommunen der dette ikkje er kommersielt lønnsamt 10 mill. Andre infrastrukturprosjekt: 20 mill. NOK 4 I eit fåtal unntak breibandløysing. 5 I opprinneleg avtale stod to kulepunkt: Eigenandel i ny Skodje barneskule: 15 mill. NOK og Gang- og sykkelstiar og relevante anlegg på Steindshamn: 5 mill. NOK. Skodje kommune og Sandøy kommune kan akseptere at midlar sett av til investering til desse formåla kan disponerast til andre formål som ikkje kan lånefinansierast, på det vilkår at dei andre kommunane og fellesnemnda ikkje kjem med innvendingar mot at desse to kommunane gjennomfører desse investeringane. Intensjonsavtale om nye Ålesund kommune oppdatert utgåve Side 14

24 6.5 Kommunen som arbeidsgjevar Mål Kommunen skal ha ein personalpolitikk som stimulerer til eit tillitsfullt samarbeid om å styrkje effektivitet, innovasjon og kvalitet i oppgåvene, og trivsel på arbeidsplassen gir kompetanseutvikling, fagleg og personleg, med vekt på å tenke og handle innovativt i samarbeid med andre for å bidra til auka effekt for innbyggarane og samfunnet legg vekt på utvikling av eit godt tre-partsamarbeid- eit tett samarbeid mellom politikarar, administrativ leiing og fagforeiningar, for å utvikle dei kommunale tenestene Konkretisering Kommunesamanslåingsprosessen skal ta vare på dei tilsette på ein god måte. Kommunen har eit stort behov for arbeidskraft og kompetanse. Det skalleggjast til rette slik at tilsette ønskjer å fortsetje i den nye kommunen. l overgangen frå gamal til ny kommune vil følgjande gjelde: Alle tilsette sine noverande rettar vil vere sikra i samsvar med lov og avtaleverk. Ingen skal seiast opp som direkte konsekvens av kommunereforma. Alle tilsette vil få tilbod om stilling i tilsvarande storleik og tidsperiode som vedkomande alt har avtale om. Den som blir overtalig vil få tilbod om anna arbeid ein annan stad i kommunen, eller tilbod om tiltak som kan stimulere til alternative løysingar. Tilsette vil framleis vere sikra pensjonsordning. Lønsskilnader mellom dei gamle kommunane vil bli harmonisert overtid. Det blir oppretta eit partssamansett utval for handsaming av saker som gjeld forholdet mellom den nye kommunen som arbeidsgjevar og dei tilsette, jf. kommunelova 25, inndelingslova 26 og Hovudavtalen. Intensjonsavtale om nye Ålesund kommune oppdatert utgåve Side 15

25 7 Interkommunalt samarbeid Eitt av måla med å gå saman om å etablere ein ny kommune er at den nye kommunen skal kunne ta på seg oppgåvene på eiga hand utan interkommunalt samarbeid. På den måten får kommunen betre styring over den enkelte tenesta og kan lettare drive samordning på tvers av tenestene. Ein ny kommune blir ei ny juridisk eining, noverande kommunar opphøyrer som juridiske einingar. Dette betyr at inngåtte avtalar med noverande kommunar blir ugyldige frå det tidspunkt den nye kommunen blir operativ. Dette gjeld både interkommunale samarbeidsavtalar og innkjøpsavtalar. Dei interkommunale samarbeidsavtalane kan altså ikkje førast vidare slik dei er i dag, men må eventuelt inngåast på nytt med den nye kommunen. 6 Overgangen til ein ny kommune krev at behovet for vidare interkommunalt samarbeid blir grundig vurdert. Det vil bli aktuelt å seie opp eller oppløyse eksisterande interkommunale samarbeidsordningar. Oppseiing inneber at kommunen trekkjer seg frå samarbeidet. l så fall må dei andre kommunane inngå ny avtale som tek omsyn til endringa i partsforholdet. Oppløysing inneber at heile samarbeidet blir avvikla. Fellesnemnda får i oppgåve å vurdere kva samarbeid som bør bli sagt opp, kva som bør bli oppløyst og om det er ønskjeleg eller nødvendig for den nye kommunen å inngå i interkommunalt samarbeid på nye områder. 8 Harmonisering Lokale forskrifter og vedtekter (til dømes politivedtekter, opningstidsvedtekter, vedtekter for sal- og skjenketider etter alkohollova, vedtekter etter plan- og bygningslova, vedtak om hamneavgift, satsar for eigedomsskatt og andre betalings- og avgiftsregulativ, lokale fiske- og jaktforskrifter, og avfallsforskrifter) gjeld framleis for vedkomande område inntil dei blir endra av kommunestyret i den nye kommunen. Arealplanar som er vedtatt etter reglane i plan- og bygningslova vil framleis gjelde. For andre planvedtak kan departementet fastsette mellom anna fristar for revisjon av planvedtaka. Statlege avgiftssatsar som gjeld regionvis, f eks arbeidsgjevaravgift, vil gjelde som før inntil Stortinget eventuelt vedtar endringar. Teneste- og avgiftsnivået skal harmoniserast. Dette arbeidet må starte raskt. 6 Dette er omtalt i utgreiingsrapport frå KS advokatane mai 2016: «Selskaper og kommunereformen. Endringer i kommunestrukturen konsekvenser for selskaper med kommunalt eierskap, samvirkeforetak og stiftelser» Intensjonsavtale om nye Ålesund kommune oppdatert utgåve Side 16

26 9 Fellesnemnd Etter Stortingsvedtak om kommunestruktur i juni 2017 skal det setjast ned ei fellesnemnd med 5 representantar med vara frå kvar kommune. Mandat/reglement for fellesnemnda vert vedteke i kommunestyra i juni Fellesnemnda får mandat og oppgåver forankra i 26 i inndelingslova. l tillegg får dei det formelle ansvaret med å førebu den nye kommunen i samsvar med føringane i intensjonsavtalen. Nemnda disponerer blant anna eingongsstønaden frå staten i samband med kommunereforma, og skal tilsette rådmann/prosjektleiar for den nye kommunen. Det skal settast ned ei arbeidsgruppe beståande av rådmenn og ordførarar frå deltakarkommunane som får i oppdrag å utarbeide ein endringsstrategi for omstillingsprosessen med utgangspunkt i intensjonsavtalen. Dette inkluderer mandat til fellesnemnda. Dette arbeidet skal starte straks etter vedtak om ny struktur. Så snart vedtaka er gjort i kommunane skal ei fellesnemnd planlegge samanslåingsprosessen og organisere denne. Fellesnemnda skal starte arbeidet med å harmonisere dei kommunale planverka, i tillegg til punkta i intensjonsavtalen, til eit felles planverk. Fellesnemnda skal vere styringsgruppe for utviklingsprosjekt som vert sett i verk som ein del av samanslåingsprosessen, t.d. demokrati, innovasjon, digitaliseringsprosjekt, generell organisasjonsutvikling osb. Utarbeide handlingsreglar for økonomistyring, samt uttale seg om investeringar, bruk av fond og låneopptak i kommunane. Fellesnemnda må ha mandat til å styre investeringar mot felles mål og bidra til felles økonomiske mål og samkøyre planprosessar. Dette må skje i overgangsfasen: Partsamansett utval Det skal etablerast eit partsamansett utval for samanslåingsprosessen etter Inndelingslova 26, 2.ledd, med representantar frå tilsette og arbeidsgjevar frå kvar av kommunane. Arbeidsgjevar sine representantar i partsamansett utval for samanslåingsprosessen skal veljast blant fellesnemnda sine medlemmar, og skal utgjere eit fleirtal av medlemmane i utvalet. Tilsettrepresentantar vert valt av tillitsvalde i kommunane. 7 Ein representant for vernetenesta i kommunene møter med tale- og forslagsrett. Utvalet skal handsame saker som gjeld forholdet mellom den nye kommunen som arbeidsgjevar og tilsette, jamfør Kommunelova 25, Inndelingslova 26 og Hovudavtalen. Utvalet skal gi uttale i saker som vedkjem overordna personalpolitiske spørsmål, retningsliner og planar i samband med kommunesamanslåinga. 7 Kor mange tillitsvalde som skal inngå i partssamansatt utval må drøftast med dei tillitsvalde. Intensjonsavtale om nye Ålesund kommune oppdatert utgåve Side 17

27 11 Involvering og informasjon Fellesnemnda skal utarbeide skal vedta ein kommunikasjonsstrategi for god informasjonsflyt til kommunestyra, tilsette og innbyggarane. Denne skal innehalde informasjon om fellesnemnda sitt arbeid og korleis kommunestyra, tilsette og innbyggarane kan involverast i arbeidet i tida fram mot den nye kommunen trer i kraft l. januar Ålesund Ny stad 1. juni Haram kommune ordførar Sandøy kommune ordførar Skodje kommune Ørskog kommune Ålesund kommune ordførar ordførar ordførar Intensjonsavtale om nye Ålesund kommune oppdatert utgåve Side 18

28 Til: Styringsgruppa for nye Ålesund Møtedato: 18. mai 2017 Frå: AU og prosjektkoordinator Saksframleggar: Rådmann Synnøve Vasstrand Synnes og ordførarane Sak 43/17: Felles kommunestyremøte 21. juni saker og arrangement Bakgrunn for saka Stortinget fatta vedtak om samanslåing av nye Ålesund kommune den 8. juni 2017 ut i frå Prop. 96 S ( ) Endringer i kommunestrukturen. Fylkesmannen i Møre og Romsdal vil kalle inn til felles kommunestyremøte 21. juni 2017 for Ørskog, Skodje, Ålesund, Haram og Sandøy. Dette skal vere eit felles kommunestyremøte for å drøfte 25 i inndelingslova (sjå punkt under). Det skal ikkje treffast vedtak i felles kommunestyremøte. Møtet er av prosessleiande karakter. Drøftingspunkta i fylkesmannen sitt fellesmøte 21. juni må følgjast opp med vedtak i kvart enkelt kommunestyre like i etterkant. Det vert derfor gjennomført fem separate kommunestyremøter i forlenging av fellesmøtet 21. juni (same dag). Her skal kvart kommunestyre formelt handsame dei ulike drøftingssakene. Det er avgjerande at vedtaka i dei fem kommunestyra vert likelydande. Opplistinga under, jf. 25 i inndelingslova, er eit minstekrav til tema kommunane skal drøfte i fylkesmannens felles møte, for så å handsame dei formelt i kvart kommunestyre: 1. Forslag til namn på den nye kommunen 2. Talet på medlemmer i det nye kommunestyret 3. Kriterium for samansetjing av og funksjonar til fellesnemnd etter 26 i inndelingslova 4. Val av revisor for verksemda i fellesnemnda 1 5. Oppretting av eventuelle andre fellesorgan for å sikre gjennomføringa av samanslåinga 1 Inndelingslova ( 26, 5. ledd) sitt krav om kontrollutvalet si innstilling ved val av revisor og kontrollutvalsekretariat, gjeld for den nye kommunen. Tilsvarande krav gjeld ikkje for verksemda i fellesnemnda, men kontrollutvala vil likevel handsame denne saka. Saka er sendt til kontrollutvalsekretariatet.

29 Arbeidsutvalet har utarbeidd saksframlegg i desse sakene som er oversendt kvart av kommunestyra. Det er viktig med tidleg involvering. Ordførar og rådmann i kvar av kommunane er derfor bedt om å legge opp til ein dialogprosess om desse sakene i løpet av mai/juni Jamfør utheva tekst over skal det ikkje fattast formelt vedtak i desse sakene før 21. juni, men det er viktig at dei fem kommunestyra har hatt tilstrekkeleg tid til å ha dialog om/diskutere sakene, og er omforeinte om framlegg til vedtak innan 21. juni I styringsgruppemøtet Rådmann Synnøve Vasstrand Synnes presenterer innhaldet i saksframlegga. Kvar ordførar fortel om prosessen i sin kommune. Her er lenke til korleis Ålesund kommune har fremma sakene i ekstraordinørt formannskap og bystyre 16. og 23. mai - Koordinator orienterer om sjølve arrangementet. Denne figuren viser prosessen: Vedlegg Saker som er oversendt kvar av kommunane for dialogprosess jamfør pkt. 1 til 5. Framlegg til vedtak Styringsgruppa for nye Ålesund kommune tek presentasjonane til orientering. Styringsgruppa har følgjande forslag til endringar i saksframlegga:.