Protokoll Styremøte NMF Hordaland

Transkript

1 Protokoll Styremøte NMF Hordaland Møtenr 2/ mars 2017 Tid: Kl Sted: NMF Hordaland, Lars Hillesgate 20A, 5. etg. Til stede: Eivind H. Hermansen, Harald Borge, Kåre Stokke, Knut Johan Onarheim, Nils Arne Træland, Cecilie Kaarstad, Ruth Vihovde og Dagsorden Åpning ved styret Eivind H. Hermansen ønsket velkommen til møtet Godkjenning av innkalling Innkallingen ble godkjent Godkjenning av protokoll: Protokoll S1/2017 Protokollen ble godkjent via mail i uke 11 Godkjenning av saksliste Saklisten ble godkjent Saksliste vedtakssaker Saksnr. Sakstittel 05/2017 Representasjon Foreløpig ikke mottatt henvendelser for perioden 06/ / / / / /2017 Program Regiontinget 2017 VEDTAK: Programmet for regiontinget 2017 ble vedtatt Årsmelding 2016 Saken er utsatt Årsmelding 2016 sendes ut i løpet av uke 12 og styrebehandles via mail. Årsregnskap 2016 VEDTAK: Årsregnskapet for 2016 er godkjent. Overskuddet overføres til egenkapitalen. Budsjett 2017 og langtidsbudsjett 2018 og 2019 VEDTAK: Budsjett 2017 og langtidsbudsjett 2018 og 2019 er godkjent Vedtekter NMF Hordaland VEDTAK: Forslaget til vedtak fra forbundsstyret om NMFs vedtekter skal tas opp som sak på Regiontinget. Søknad fra Manger Skulemusikklag og Tertnes Skoles Musikkorps om støtte til EM brass VEDTAK: Manger Skulemusikklag og Tertnes Skoles Musikkorps får kr ,- i støtte hver til EM brass NMF Hordaland Regionstyret 23. mar side 1/11

2 12/ / / /2017 NMFs drillstrategi VEDTAK: NMFs drillstrategi er vedtatt. HordaAmatøren Forslag til gjennomføringsmodell ble gjennomgått på møtet. VEDTAK: Ny gjennomføringsmodell for HordaAmatøren 2017 ble vedtatt. Trekning av Korps på friluftstur Frist for påmelding 20.mars VEDTAK: Administrasjonen foretar trekning av korps som får delta i prosjektet etter kriterier gitt av Gjensidigestiftelsen. Hvem som får delta i prosjektet blir publisert i uke 13. Styreinstruks for regionstyrene VEDTAK: Styreinstruks for regionstyrene er vedtatt å gjelde for regionstyret til NMF Hordaland. De fremlagte vedlegg til styreinstruksen ble ikke behandlet og bestemt videresendt til nytt regionstyre Eventuelt Eivind H. Hermansen informerte om arbeidet til valgkomiteen var godt i gang og at valgkomiteen skal ha sitt siste møte søndag 26. mars og vil deretter legge frem sin innstilling. Styret i NMF Hordaland innstiller ny valgkomite. Følgende personer blir foreslått: Arne Henning Markhus Leder (Valgt inn fra Musikklaget Fjellklang) Endre Lindtner Jørgensen Medlem (Valgt inn fra Dragefjellets Musikkorps) Silje Villanger Setsaas Medlem (Valgt inn fra Radøy Brass) Thorgeir Thunestvedt Medlem (Valgt inn fra Manger Musikklag) Eivind H. Hermansen informerte om samtale med NMF Hordaland sin kontrollkomite. Arbeidet er godt i gang og de holder på med gjennomgang av protokollene fra styremøtene. informerte om personalsituasjonen ved kontoret. Styret ga sin tilslutning til at det ved behov kunne ansettes midlertidig hjelp. På sikt vil det bli lyst ut et vikariat i NMF Hordaland på 40% stilling ut Saksliste orienteringssaker Saksnr. 01/2017 Sakstittel Representasjoner Daglig leder deltok i paneldebatt på Bergen kommune sin innspillkonferanse til ny Amatørkulturplan. Eivind H. Hermansen var til stede på konferansen hele dagen. Ruth Vihovde var til stede på premieutdelingen under Vinterpokalen. Her delte hun ut blomster til teknisk arrangør. Cecilie Kaarstad besøkte Osterøy Janitsjar på en øving 28. februar i forbindelse med at korpset har hatt jubileum. Cecilie deltok også på avslutningskonserten til VinterPULSE fredag 3. mars. Økonomi Årsregnskapet viser at NMF Hordaland har fått et godt årsresultat. I forhold til årets budsjett er to av de største arrangementene allerede gjennomført; NM brass og Hordablæsten. Begge arrangementene ble gjennomført i henhold til budsjett. NMF Hordaland regionstyret 23. mar side 2/11

3 03/ / / / / / / / / /2017 Hordaland Ungdomskorps HUK skal ha regionkorpssamling på Sotra april. Fjell brass er teknisk arrangør. Det blir regionkorpstreff på Hamar april. HUK reiser med tog allerede torsdag morgen. Kåre Stokke og Beate G. Holmefjord blir med som reiseledere. Støtte til dirigentutvikling NMF Hordaland er tildelt kr ,- til programmet Ung dirigent i 2017/2018 fra Dextra Musica. Hordablæsten 2017 Hordablæsten 2017 ble gjennomført 18. og 19 februar. Det ble et flott arrangement, og det er kommet mange positive tilbakemeldinger. Manger Folkehøgskule spilte en strålende festkonsert. Solveig Borgund var konferansier på konserten og sto for resultatopplesingen. Eivind H. Hermansen, Harald Borge og Cecilie Kaarstad delte ut pokaler. Nils Arne Træland og Eivind H. Hermansen blir med på evalueringsmøte mandag 27. mars Årets miljøskaper 2016 Vegard Fosså fra Eikelandsosen Skulemusikklag ble tildelt prisen Årets miljøskaper i Prisen ble delt ut på festkonserten under Hordablæsten av styreleder Eivind H. Hermansen. Årstad Musikkorps sin solistpris Harald Borge delte ut prisen Årstad Musikkorps sin solistpris. Den gikk til Gunhild Rebnord som er årets vinner av eldste solistklasse. VinterPULSE VinterPULSE er et vinterferieseminar i regi av NMF Hordaland og PULSE, hvor barn og unge fra samarbeidskorps i Bergen får tilbud om å være med på en uke fylt med musikk, dans, rytme og spilleglede. Musikkinstruktørene kommer fra Sør-Afrika og er i Norge med utvekslingsprosjektet PULSE. Seminaret ble gjennomført med stor suksess på NyKrohnborg skole fra 27. februar til 3. mars. Totalt var 64 barn innom prosjektet. NM Brass - Evaluering NM brass 2017 ble gjennomført i 3. og 4. februar. Det ble et flott arrangement. Festkonserten ble spilt av Eikanger-Bjørsvik Musikklag under ledelse av dirigent Reid Gilje. Prosjektet har vært evaluert av de ansatte. Styret i NMF Hordaland evaluerte sine arbeidsoppgaver, og både styre og administrasjon er enig om at dugnadsoppgavene ble løst på en god måte. Det oppfordres derfor til å holde på samme modell videre. Ny fremside på musikkorps.no Nettsiden til NMF er oppdatert. Fokuset er nå mer rettet mot medlemstilbudet til korpsene, og mindre fokus på nyhetssaker. Fremover kommer nyhetsfokuset til å være i sosiale medier. Kongekorpset I år har tre skolekorps i Bergen fått i oppdrag å spille på kong Olav Vs plass i forkant av åpningen av Festspillene i Bergen onsdag 24. mai. Korpsene er Skjold Skoles Musikkorps, Midtun Skoles Musikkorps og Haukeland Kronstad Skolekorps. Hvert korps får kr ,- for oppdraget. Christian Breistein skal være dirigent. De tre skolekorpsene skal ha øving i Fana kulturhus mandag 22. mai. Landsfestivalen 2018 I forbindelse med Landsfestivalen 2018 og markeringen av Musikkorpsenes år er det et ønske fra NMF om at NMF Hordaland tar ansvar for prosjektet «100 trompetister på Fløyen» etter en ide fra Jan L. Jacobsen. Orienteringssakene tas til etterretning NMF Hordaland regionstyret 23. mar side 3/11

4 Program for Regiontinget /2017 Regiontinget 2017 gjennomføres lørdag 22. april på Grand Hotel Terminus. I tillegg til ordinære regiontingsaker blir det en uformell del. Hovedfokuset her blir Musikkorpsenes år i Saksutredning: PROGRAM - Regiontinget Registrering Musikkinnslag v/sofie Øian fra Tertnes Skoles Musikkorps Åpning ved Eivind H. Hermansen Konstituering Hilsen til regiontinget fra forbundsstyret ved visepresident i NMF Christian Børresen Status i NMF Hordaland ved regionleder i NMF Hordaland Eivind H. Hermansen Årsmøtesaker: - Årsmelding Årsregnskap Årsmelding Årsregnskap Pause Informasjon om TONO-registrering ved Thomas Wettergren fra Norsk Noteservice Informasjon om Musikkorpsenes år ved Berit Handegard (nasjonal produsent NMF) Lunsj Musikkinnslag NMFs handlingsplan ved daglig leder Hvordan skape engasjement rundt Musikkorpsenes år v/linn Mevold Skogheim + Gruppearbeid om Musikkorpsenes år m/oppsummering Årsmøtesaker - Budsjett Langtidsbudsjett Handlingsplan Valg Musikkinnslag Avslutning og vel hjem! Styret godkjenner programmet for Regiontinget VEDTAK: Programmet for Regiontinget 2017 er vedtatt. NMF Hordaland regionstyret 23. mar side 4/11

5 Årsregnskap /2017 NMF Hordaland har mottatt årsregnskap for Resultatet er på kr ,-. Dette er et godt resultat for regionen og kr ,- bedre enn budsjett. Saksutredning: Grunnen til at resultatet er bedre enn forventet skyldes økte inntekter på Hordablæsten, bedre resultat på NM brass og ekstra prosjektstøtte fra Bergen kommune. Regnskapet viser lavere inntekt enn det som var budsjettert. Dette skyldes hovedsakelig at prosjektet «Korps på friluftstur» ikke er ført som inntekt i regnskapet fordi det er direkte støtte til korpsene. Når det gjelder sommerkursene, så ble det et dårligere resultat enn forventet. Dette skyldes hovedsakelig økte priser på oppholdskostnader på Manger Folkehøgskule. Styret godkjenner årsregnskapet for VEDTAK: Årsregnskapet for 2016 er godkjent. Overskuddet overføres til egenkapitalen. NMF Hordaland regionstyret 23. mar side 5/11

6 Vedtekter NMF Hordaland 10/2017 Forbundsstyret ønsker at følgende tekst blir vedtatt på alle regiontingene i NMF: Forslag til vedtak på regiontinget 2017: Regiontinget vedtar at NMF Hordaland fra dags dato gjør NMFs vedtekter, vedtatt på NMFs landsmøte, til regionens gjeldende vedtekter. Regiontinget vedtar videre at frem til landsmøte 2018 gjøres følgende endring for vedtektenes 7.2.f; Daglig leder sammen med regionstyreleder tegner regionen. Regionstyret kan meddele prokura Styret vedtar at teksten om at forslaget til vedtak fra forbundsstyret om NMFs vedtekter tas opp som sak på Regiontinget VEDTAK: Forslaget til vedtak fra forbundsstyret om NMFs vedtekter skal tas opp som sak på Regiontinget. Søknad om støtte til EM brass 11/2017 Manger Skulemusikklag og Tertnes Skoles Musikkorps har søkt om støtte til deltakelse i EM for ungdomsbrassband i Oostende i Belgia i april. Saksutredning: I år er det tre korps fra Hordaland som skal delta i EM brass. Det er budsjettert med støtte til hvert korps på kr ,-. Styret vedtar at Manger Skulemusikklag og Tertnes Skolemusikklag mottar kr ,- hver til deltakelse i EM brass. NMF Hordaland regionstyret 23. mar side 6/11

7 VEDTAK: Manger Skulemusikklag og Tertnes Skoles Musikkorps får kr ,- hver i støtte til deltakelse i EM brass. NMFs drillstrategi 12/2017 Forbundsstyret har vedtatt ny drillstrategi og ønsker at strategien også skal tas opp til behandling i alle regionstyrene. Saksutredning: NMFs nye drillstrategi er vedlagt. Regionrådet tilrår at styret vedtar den nye drillstrategien til NMF slik den er. VEDLEGG I EGET DOKUMENT: NMFs drillstrategi VEDTAK: NMFs drillstrategi er vedtatt. Styreinstruks for regionstyrene 15/2017 Forslag til ny styreinstruks for regionstyrene ble behandlet på ledermøtet på Hell i januar. Videre har forbundsstyret vedtatt dokumentet. Styreinstruksen skal også behandles i alle regionstyrene i NMF. Saksutredning: Forslag til styreinstruks for regionstyret er vedlagt Styret vedtar forslaget til styreinstruks slik den foreligger. NMF Hordaland regionstyret 23. mar side 7/11

8 VEDTAK: Styreinstruks for regionstyrene er vedtatt å gjelde for regionstyret til NMF Hordaland. De fremlagte vedlegg til styreinstruksen ble ikke behandlet og bestemt videresendt til nytt regionstyre. VEDLEGG: Styreinstruks for regionstyrene STYREINSTRUKS FOR REGIONSTYRENE - NORGES MUSIKKORPS FORBUND (NMF) Forslag justert etter drøfting i ledermøtet 15. januar Innledning Denne instruks har til formål å regulere regionstyrets arbeid, oppgaver og saksbehandling, herunder regionstyrets ansvar overfor Regiontinget. Regionstyret kan unntaksvis vedta å fravike instruksen. Dette skal protokollføres i den respektive sak. 2. Styrearbeidet 2.1 Grunnlaget for regionstyrets arbeid For alt arbeid i NMFs regionstyrer ligger NMFs formålsparagraf, visjon og verdier til grunn, ref. NMFs vedtekter. 2.2 Demokrati Regionstyret er valgt av regionens øverste organ, regiontinget, hvor korpsenes delegerte møter som representanter for NMFs medlemskorps i regionen. Medlemsdemokratiet er et særtrekk for en organisasjon som NMF, og betyr at regionstyret i sitt arbeid skal legge avgjørende vekt på korpsenes interesser og legge dette til grunn for sine vedtak. 2.3 Kollegialt organ Styret er et kollegialt organ. Alle styremedlemmer rangerer likt i styrearbeidet. Regionstyreleder er valgt av regiontinget til å lede styrets arbeid og til å innta lederrollen med tilhørende ansvar i regionen. Hvert styremedlem har et selvstendig ansvar for å vise initiativ, engasjement, være kritisk utfordrende og ta ansvar for regionens utvikling. 2.4 Åpenhet og takhøyde I en organisasjon basert på frivillighet er det særlig viktig å tilstrebe en organisasjonskultur og rutiner for saksbehandling, prosess og diskusjon preget av åpenhet og «stor takhøyde». 3. Styrets ansvar, myndighet og oppgaver 3.1 Styreansvar Regionstyret har ansvaret for forvaltningen av regionen, innenfor rammene av at regionen er en del av Norges Musikkorps Forbund og samtidig har status som selvstendig rettssubjekt. 3.2 Generelle plikter Styret er ansvarlig for ledelsen av regionen i henhold til gjeldende lovverk, vedtekter og vedtak gjort av NMFs landsmøte og regionens regionting. Virksomheten skal utføres i overensstemmelse med NMFs vedtektsfestede formål, visjon, handlingsplan basert på NMFs overordnede handlingsplan, regionens budsjett og andre retningslinjer gitt av medlemmene gjennom vedtak på landsmøte og/eller regionting. Vedtakene må etisk stå seg i offentlighetens skarpe søkelys. 3.3 Styrets tilsyns- og forvaltningsoppgaver Styret skal, i tråd med vedtekter og i samarbeid og etter føringer fra forbundsstyret, føre tilsyn med den daglige ledelsen og regionens virksomhet for øvrig, og skal påse at regionen driver sin virksomhet forsvarlig og i samsvar med gjeldende lover og retningslinjer. NMF Hordaland regionstyret 23. mar side 8/11

9 Forvaltningen av organisasjonen er styrets ansvar. Styret skal ta ansvar for forsvarlig organisering av regionens del av NMFs samlede virksomhet Styret skal i nødvendig utstrekning fastsette planer og budsjetter for regionens virksomhet. Styret skal holde seg orientert om regionens økonomiske stilling. Styret plikter, i samarbeid med NMFs forbundsstyre, å påse at regionens virksomhet, regnskap og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll Styret iverksetter de undersøkelser det finner nødvendig for å kunne utføre sine oppgaver. Styret skal iverksette slike undersøkelser dersom dette kreves av ett eller flere av styremedlemmene Styreleder sammen med daglig leder tegner regionen. Styret kan meddele prokura 3.4 Styrets beslutningsdyktighet Regionstyret er beslutningsdyktig når mer enn halvparten av styremedlemmene er til stede Møteleder avgjør ved stemmelikhet i styret. (ref. vedtekter 7.3.b) Styret kan likevel ikke treffe beslutning uten at alle styremedlemmene så vidt mulig er gitt anledning til å delta i behandlingen av saken. 3.5 Følgende saker skal styrebehandles Strategi- og handlingsplaner, i henhold til av overordnede planer Økonomioppfølging og årsbudsjetter Regiontingssaker som årsregnskap, herunder disponering av overskudd, evt. inndekning av underskudd, årsberetning, revisjonsberetning, og andre saker som naturlig hører inn under regiontingets behandling. Valgkomiteens forslag og innsendte saker fra korpsene fremlegges for regiontinget Saker av uvanlig art eller av stor betydning. Dette innbefatter investeringer av betydelig omfang i forhold til regionens ressurser eller omlegging av driften som vil medføre større endring eller omdisponering. Det vises her til fullmaktsmatrise for regionen Orientering fra administrasjonen; status for regionens drift 4. Møteplan, innkalling og møtebehandling 4.1 Møteplan Styreleder sammen med daglig leder skal sette opp forslag til møteplan for styremøtene i perioden. 4.2 Innkalling Styreleder har ansvar for at det sendes skriftlig innkalling til styremøte med minst 1 ukes varsel. Sakslisten utarbeides av styreleder og daglig leder i fellesskap, og skal angi tid og sted for møte og saksnummer/sakstittel. Utsendelse av saksdokumenter skal følge innkalling med saksliste. Det skal fremgå av møteinnkallingen om saksdokumenter/saksfremlegg, med dokumentasjon til saker ført opp på sakslisten, må ettersendes. Regionstyret innkalles når lederen eller et flertall av styrets medlemmer finner det nødvendig. (ref. vedtekter 7.3.a) 4.3 Saksbehandling Styret skal behandle saker i møte, med mindre styret finner at saken kan forelegges skriftlig eller behandles på annen betryggende måte. Årsregnskap og årsberetning skal alltid behandles i møte. Styreleder eller den han/hun peker ut skal stå for presentasjonen av den enkelte styresak. Ved valg anses den valgt som får flest stemmer. Styret kan på forhånd bestemme at det skal holdes ny avstemming dersom ingen får flertall av de avgitte stemmer. NMF Hordaland regionstyret 23. mar side 9/11

10 5. Protokoll Styreleder har ansvar for at det føres protokoll fra styremøtene. Protokollen skal minst angi tid og sted, deltakere, behandlingsmåten og regionstyrets vedtak. som ikke er enig i en beslutning, kan kreve sin oppfatning innført i protokollen. Protokollen skal sendes regionstyrets medlemmer og varamedlemmer senest 1 en -uke etter at styremøtet er avholdt. Disse har da 1- en - ukes frist til å komme med merknader til styrereferenten om forhold som kreves endret eller inntatt i protokollen. Etter eventuell oppretting skal godkjent protokoll gjøres tilgjengelig for regionstyrets medlemmer, varamedlemmer, generalsekretær og forbundsstyret, regionenes administrasjon og den regionale kontrollkomiteens medlemmer. Protokollen legges ut på NMFs hjemmeside innen 3 tre - uker etter møtedato. Konfidensielle saker føres i egen B-protokoll som sendes kontrollkomiteen. (ref. vedtekter 7.3.c og d) 6. Habilitet I enkeltsaker kan et styremedlem bli vurdert av styret til å være inhabil, dersom styremedlemmet må anses for å ha framtredende personlig interesse i en sak. Et styremedlem må ikke delta i behandlingen eller avgjørelsen av spørsmål som har slik betydning for egen del eller for noen nærstående at medlemmet anses for å være part i saken eller ha økonomisk interesse i saken. Et styremedlem må heller ikke delta i en sak om lån eller annen kreditt til seg selv eller om sikkerhetsstillelse for egen gjeld. Det påhviler det enkelte styremedlem å fortløpende vurdere om det foreligger forhold som objektivt sett er egnet til å svekke den allmenne tillit til styremedlemmets habilitet, eller som kan åpne for interessekonflikter i forbindelse med styrets saksbehandling. Forhold som nevnt skal uten opphold tas opp med styreleder. Beslutning om habilitet fattes av styret. 7. Taushetsplikt Det enkelte styremedlem er pålagt en generell taushetsplikt. Det skal kunne føres en åpen god debatt i styremøtene. Argumentasjon og synspunkt fremført i styrerommet skal ikke bringes videre til tredjeperson. Det forventes at styremedlemmene er lojale mot fattede vedtak. Informasjon og opplysninger som fremkommer i behandling av B-saker er konfidensielle. (ref. vedtekter 5.3.c) 8. Forhold til daglig leder Regionstyret kan delegere oppgaver til administrasjonen. Daglig leder er regionens administrative leder, og leder regionens daglige virksomhet i samsvar med vedtak, retningslinjer og gjeldende instrukser. Daglig leder har møteplikt, samt tale- og forslagsrett i regionstyret, og har ansvar for at det foreligger saksutredning og forslag til vedtak i alle saker regionstyret skal behandle. Forbundsstyret har det overordnede juridiske arbeidsgiveransvar for samtlige ansatte i NMF, dvs. ansatte ved nasjonalt kontor og ansatte ved NMFs regionkontor. På vegne av forbundsstyret utøves de alminnelige arbeidsgiverfunksjonene av generalsekretær. Generalsekretær er således nærmeste foresatte for daglig leder i regionen. For andre ansatte i regionen delegerer generalsekretær arbeidsgiverfunksjoner til daglig leder i regionen. Det vises til stillingsbeskrivelse for generalsekretær. (ref. vedtekter 7.2.d.e og f) 9. Forhold til forbundsstyret Regionstyret skal underrette forbundsstyret om forhold som kan ha betydning for NMF som helhet. Forbundsstyret skal på sin side underrette regionstyrene om beslutninger som kan ha betydning for regionene, før endelig beslutning treffes. NMF Hordaland regionstyret 23. mar side 10/11

11 Punktet ovenfor harmonerer med forbundsstyrets forventning om at regionene gir forbundsstyret tilstrekkelige opplysninger for, til enhver tid, å kunne vurdere NMFs stilling og samlede resultat av NMFs virksomhet. Styreprotokollene fra regionstyrene legges frem for forbundsstyret som orienteringssaker. På samme måte legges protokoller fra forbundsstyret frem for regionstyret. (ref. vedtekter 5.3.c og 7.3.c) 10. Forhold til ledermøtet Regionstyret kan, med bakgrunn i landsmøtevedtak og fortløpende vurdering, fremme saker som naturlig bør drøftes i NMFs ledermøte. Forbundsstyret og regionstyret skal følge opp saker som blir løftet frem i ledermøtet. (ref. vedtekter 8) 11. Styreutvalg Regionstyret oppretter egne styreutvalg i den utstrekning styret finner dette hensiktsmessig for sin saksbehandling og for å nå de mål som landsmøtet og regiontinget har vedtatt. (ref. vedtekter 7.2.b) 12. Egenevaluering Regionstyret skal minimum én gang i perioden evaluere sitt eget arbeid. I forbindelse med evalueringen vurderes behov for justering av styreinstruksen, og evt. å ta initiativ til vurdering av om slik justering bør gjøres for alle regionene. Styreinstruksen er vedtatt av regionstyret, NMF Hordaland, i møte. Eivind H. Hermansen (sign.) Styreleder Kåre Stokke (sign.) Knut Johan Onarheim (sign.) Sandra Sognnes (Sign.) Ruth Vihovde (Sign.) Harald Borge (sign.) Nestleder Cecilie Kaarstad (sign.) Solveig Borgund (sign.) Nils-Arne Træland (sign) (sign) Daglig leder NMF Hordaland regionstyret 23. mar side 11/11