REINDRIFTSFORVALTNINGEN

Transkript

1 KONKURANSEGRUNNLAG REINDRIFTSFORVALTNINGEN ANBUD på nytt saksbehandlingssystem SBS Innholdsfortegnelse: INVITASJON MED KONKURRANSEREGLER: Tilbudsinnbydelse Omfang Konkurranseregler Utvelgelse og tildeling Kontraktens form og innhold Gjennomføring av avtale VEDLEGG SOM INNGÅR I AVTALEN: I Avtalens omfang (beskrevet som konkurransegrunnlag pr med nødvendige vedlegg som skjemaer og figurer) II Kontraktsutkast Oppdragsavtalen III HMS-erklæring

2 1. Tilbudsinnbydelse 1.1 Avtale om konsulentbistand nytt saksbehandlingssystem SBS. Reindriftsforvaltningen ønsker derfor å inngå avtale på konsulentbistand innenfor området IT. 1.2 Lovhjemmel og konkurranseform Anskaffelsen er omfattet av Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og Forskrift om offentlige anskaffelser av 15. juni 2001 nr 616 med endring av 24. november 2006 nr Lov, forskrift og veileder finnes på fornyings- og administrasjonsdepartementet (FAD) internettsider og lovdata med følgende adresser: Loven: Forskriften: Veileder: e_offentlige_anskaffelser_rev.pdf Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse. Konkurransen er kunngjort i databasen DOFFIN- databasen og TED-basen. Se Om Konkurransegrunnlaget: Dokumenter som inngår Som grunnlag for konkurransen gjelder denne forespørsel. I tillegg inngår eventuelle tilleggsopplysninger som blir gitt skriftlig i egne brev eller på e-post til deltakerne inntil 5 arbeidsdager før tilbudsfristens utløp. Konkurransegrunnlaget består av følgende hoveddeler: Invitasjon med konkurranseregler inklusive vedlegg I om konkurransens omfang. Samt vedleggene II, III Kontraktsutkast Vedlegg II er kontraktsutkast, som er basert på Direktoratet for forvaltning og IKT (DIFI) sin standardkontrakt (tidligere Statskonsult): Oppdragsavtalen. 2

3 Antall eksemplarer Konkurransegrunnlaget sendes ut i ett eksemplar. Distribusjon av anbudsdokumenter vil fortrinnsvis skje som vedlegg til e-post. Standardkontrakten oppdragsavtalen sendes ikke ut herfra, men tilbyder må selv laste dem ned fra følgende nettadresse: Ved to eller færre tilbud, vil Reindriftsforvaltningen forbeholde seg retten til å avlyse konkurransen og utlyse konkurransen på nytt. Dette for en best mulig konkurranse i henhold til regelverket om offentlige anskaffelser. 2. Konkurransens omfang: Se vedlegg 1 3

4 3. Konkurranseregler (kvalifikasjonskriterier for deltakelse i konkurransen) 3.1 Utforming av tilbudet Språket i tilbudet skal være på norsk og leveres på papir. I tillegg skal ett eksemplar leveres elektronisk på fysisk medium. Tilbudet skal bestå av følgende dokumentasjon for å være med i konkurransen (tilbud som ikke er ihht pkt 3 i konkurransegrunnlaget avvises i medhold av lov og forskrift om offentlige anskaffelser): 1. Tilbud skal innleveres i henhold til alle krav i konkurransegrunnlaget 2. HMS-erklæring 3. Skatteattester (både for mva og for skatt) 4. Det skal oppgis fastpris for hele leveransen, inklusive testing (estimater og/eller timepriser godtas ikke). Endringsordrer skal fastprises. Kostnader for reisetid, reisekostnader, møtegodtgjørelse og eventuelt forberedelse må spesifiseres. 5. Beskrivelse av tilbyders eierforhold - dokumenteres med firmaattest 6. Årsregnskap eller utdrag av dette for de 2 siste år eller beskrivelse av firmaets soliditet (se pkt 4.2). 7. Relevante referanser for lignende oppdrag må oppgis 8. Det skal oppgis referanser og CV èr for de personer som skal bemanne oppdraget. 9. Reelt tidsperspektiv for gjennomføring av oppdraget inklusive testing. Tilbyder står fritt mht. å legge ved et tilbuds-/følgebrev og/eller annen informasjon han mener er relevant for tilbudet. 3.2 Forbehold til konkurransegrunnlaget - annet Forbehold til dette dokumentet, utkast til kontrakt, kontraktsstandard eller annet skal anføres i tilbudet. Forbehold som ikke kan prisfastsettes kan medføre avvisning. Se også kap 5 om kontraktens form og innhold. Alternative tilbud godtas ikke. 3.3 Adresse for tilbud Tilbud sendes signert og datert i lukket konvolutt merket "Tilbud på nytt saksbehandlingssystem SBS" til postadresse: Reindriftsforvaltningen Postboks Alta 4

5 eller leveres til besøksadresse: Reindriftsforvaltningen Markveien 14, Alta (apotekergården) Merk at tilbud og dokumentasjon skal leveres på papir med brevpost eller bud, - og ikke pr. telefaks eller e-post. Tilbud levert pr. telefaks eller e-post avvises. 3.4 Svarfrist og tilbudsåpning Frist for mottak av tilbud vil være Onsdag 16. juli 2008, kl 11:00, heretter kalt fristdato. Tilbud skal være oppdragsgiver i hende innen fristen og for sent ankomne tilbud vil ikke bli åpnet. Tilbud som blir avvist eller forkastet på grunn av formelle feil eller mangler returneres ikke. Det vil ikke være offentlig åpning av tilbud. Dato for åpning av tilbud fremkommer i kunngjøringen i doffin.no. Tilbud og referat fra tilbudsåpning vil være unntatt offentligheten. 3.5 Vedståelsesfrist Evaluering vil ta lenger tid enn normalt pga. avvikling av ferie og tilbyder må derfor være bundet av sitt tilbud i 60 dager (til og med. 15. september). 3.6 Henvendelser Dersom det er uklarheter i konkurransegrunnlaget eller andre forhold ved konkurransen, rett henvendelser skriftlig til Reindriftsforvaltningen ved Bjørn Christian Eriksen. e-post: Bjorn.Christian.Eriksen@reindrift.no innen fredag 4. juli Fristdato her er innført fordi det på grunn av krav til likebehandling av alle tilbydere. Svar på spørsmål skal meddeles alle interesserte før de har sendt inn sine tilbud. Spørsmål som stilles etter denne dato kan ikke påregnes å bli besvart. 4. Utvelgelse og tildeling 4.1 Prosess Oppdragsgivers valg vil skje i to trinn basert på mottatt tilbud: Kvalifikasjonskrav: Gjennomgang av kvalifikasjonskrav (se pkt. 4.2 nedenfor jf pkt 3.1 overfor) vil innebære kontroll av at dokumentasjon som skal følge tilbudet. Alle tilbydere som tilfredsstiller kvalifikasjonskravene blir vurdert i en etterfølgende evaluering. 5

6 Evaluering av tilbud/tilbydere Evaluering av tilbudene blir basert på tildelingskriterier spesifisert i pkt De totaløkonomisk mest fordelaktige tilbud (jfr. pkt. 4.4) velges. 4.2 Dokumentasjon av kvalifikasjon Dokumentasjon spesifisert nedenfor må fremlegges for å verifisere kvalifikasjonskravene: Tilbud: Tilbud må leveres ferdig i henhold til konkurransegrunnlaget og påført dato og tilbyders signatur HMS-erklæring: Egenerklæring i samsvar med Forskrift om offentlig anskaffelse som dokumentasjon på at leverandøren oppfyller, eller ved eventuell tildeling av kontrakt vil oppfylle, krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet som er lovbestemt. HMS-erklæring for utfylling er vedlagt (Vedlegg III) Skatteattester: Skatteattester som dokumentasjon på at skatter og avgifter er betalt. (RF Fastsatt av skattedirektoratet). Vær oppmerksom på at det skal leveres 2 skatteattester, - skatteattest utstedt av kemner/ kommunekasserer (forskuddsskatt) der leverandøren har sitt hovedkontor og skatteattest utstedt av skattefogden/fylkesskattekontor (mva.) i vedkommende fylke. Skatteattestene må ikke være eldre enn 6 måneder, regnet fra den dag attestene skal være oppdragsgiver i hende Generell informasjon om eierforhold: Det skal oppgis hvordan firmaet er eid og om firmaet har eierskap i andre firmaer Økonomi: Offisielt årsregnskap eller utdrag av disse for årene 2006 og 2007 som minimum kan dokumentere at Egenkapital er høyere enn Aksjekapital, eller dokumentere/redegjøre for firmaets soliditet Firmareferanser fra tilsvarende oppdrag: Referanser bør oppgi firma, kontaktperson og oppdragets art. Relevansen i referanser vil bli kvalitetsvurdert i evalueringen Oversikt over bemanning og kompetanse: Vi ønsker en oversikt over antall, utdanningsnivå og erfaring for de personer som blir satt til oppdraget. I evalueringen vil en vektlegge om kompetanse og erfaring vil være relevant i forhold til Reindriftsforvaltningens oppdrag Bemanningskategorier og kapasitet: Gi videre en oversikt over gjennomsnittlig belegg i neste 6 måneder 6

7 4.3 Tildelingskriterier Generelt Evaluering baseres på mottatte tilbud. Oppdragsgiver vil tildele avtale til den tilbyder som etter en helhetsvurdering har framkommet med det/de økonomisk mest fordelaktige tilbud. Nærmere beskrivelse av kriterier som legges til grunn for evalueringen er beskrevet nedenfor Gjennomføringskompetanse: Beskrivelse av spesiell kompetanse for oppdrager som tilbys: Dokumentert gjennomføringsevne hos tilbyder (referanser til aktuelle kunder og oppdrag). Det legges vekt på best kompetanse til de personer som tilbys i oppdraget. I dette vektlegges også referanser fra lignende oppdrag for de aktuelle personer. Best kompetanse for oppdrag og personlige kvalifikasjoner/kompetanse vektlegges mest. Oppdragsforståelse Utviklingsmetodikk i samsvar med det som betraktes som god utvikling av programvare (design, arkitektur og programmering) og bruk av beste praksis. Kapasitet som stilles til rådighet. Tidsperspektiv for oppdraget. Om tilbudet er innenfor Reindriftsforvaltningens tidsramme. Vurdering av leverandørens gjennomføringsevne Vederlag Fastpris for hele tilbudet (saksbehandlersystemet SBS ) inklusive testing, inkl. mva. Lavest pris vektlegges. 4.4 Gjennomføring av evaluering og innstilling Gjennomføringskompetanse vil samlet telle 60 %. Vederlag vil telle 40 %. Kun ressurspersoner med faglig relevant bakgrunn for tjenestekategorien vil telle med i evalueringen, ikke støttepersonell. Evaluering av de enkelte kriterier skjer etter karakterskala 1-5 der 5 er beste karakter med 3 som et gjennomsnitt. Videre vil vekt multipliseres med karakter som gir poengsum. Tilbudene vil bli evaluert separat for det enkelte tjenesteområde. Evaluering og innstilling til valg av leverandør utføres av oppdragsgiver, Reindriftsforvaltningen. Brev med begrunnet melding om valg av leverandør vil bli tilsendt de andre tilbyderne før kontrakt blir inngått. 5. Kontraktens form og innhold 5.1 Kontrakts standard: En eventuell kontrakt vil kunne være basert på vilkår i DIFI (tidligere Statskonsult) sine standardkontrakter. 7

8 6. Gjennomføring av avtale 6.1. Generelt: Arbeidsspråk vil være norsk, dvs at all kommunikasjon mellom oppdragsgiver og leverandør og at dokumentasjon som utarbeides, skal være på norsk Endringer i personell/eierstruktur: Følgende forhold kan gi oppdragsgiver rett til å revurdere avtaleforholdet; Ved vesentlig frafall av kompetansepersoner som tilbys Endringer i eierstruktur hos leverandøren i avtaleperioden, dersom slik endring kan gi utilsiktet virkning i forhold til leverandørsammensetning og/eller tjenesteområder Eventuelle konsekvenser kan være oppsigelse av avtale. 8