FELLES LEDELSESSYSTEM

Transkript

1 FELLES LEDELSESSYSTEM Prosessnavn: Pro-434 Behandling av avviksmeldinger fra renovatør i Komtek Felles/ Resultatenhet /Tjenesteområde: Kommunalteknisk avdeling Faggruppe Gjenvinning Sist endret/erstatter: / Prosesseier/sist endret av (e-postadresse): Sven.moe.bjornson@asker.kommune.no 1. HENSIKT Hensikten er å beskrive hvordan ansatte på faggruppen, fortrinnsvis den som har avviksvakt (se rutine Pro- 433 Prosedyre for avviksvakt renovasjon.doc), tar i mot og behandler avviksmeldinger fra renovatør. Primært omfatter dette meldinger som kommer inn fra systemet for elektronisk tømmeregistrering (GTC/RFID) via kundesystemet Komtek. 2. GRUNNLAG Forskrift for husholdningsavfall i Asker kommune av Kontrakt «Innsamling av husholdningsavfall i Asker » mellom Asker kommune og Ragn-Sells. Det henvises også til følgende prosedyrer: Pro- 433 Prosedyre for avviksvakt renovasjon.doc Pro- 435 Behandling av avviksmeldinger fra Servicetorget etc..doc Pro- 426 Nedgravde avfallsløsninger.doc Pro- 436 Abonnenter.doc 3. ANSVAR OG MYNDIGHET Faggruppeleder Gjenvinning har overordnet ansvar for prosedyren, og at den følges i operativ drift. 4. DEFINISJONER Elektronisk tømmeregistrering er systemet som sørger for ved alle tømminger å lese av brikker med ID-merking som er festet på alle avfallsbeholdere for mat-, rest- og PPD 1 -avfall i Asker. Systemet vi benytter kalles GTC og leveres av det danske firmaet Poul Tarp AS. Systemet er basert på RFIDteknologi (Radio Frequency Identification) og består bl.a. av avleserantenner på løftebommen på renovasjonsbilene og en dataskjerm i førerhuset. Bak på bilen er også montert et display der renovatørene kan velge mellom et antall standardmeldinger for å angi årsaken til ulike typer avvik ved utførelsen av renovasjon. Meldingene fra bilene blir kontinuerlig videresendt til en GTC-server og inn i Komtek der de bl.a. kommer fram som avviksmeldinger under «Ikke startet». Avviksmeldinger fra bilene vil være 1 PPD = Papir, papp og drikkekartong Side 1 av 6

2 merket med «Avvik registrert ved tømming». I tillegg vil alle meldinger om utførte tømminger - med og uten avvik - ligge under fanen «Tømminger» i Komtek. Der oppsamlingsenheter RFID-registreres med håndholdt skanner vil avviksmeldingene sendes via mobil-app en «Min renovasjon» som en såkalt «Innbyggermelding». Komtek er systemet Asker kommune benytter for å administrere alle avfallsabonnenter, avviksmeldinger m.m. 5. BEHANDLING AV AVVIK MELDT INN FRA RENOVATØR Ved de fleste typer avvik beskrevet i denne rutinen henger renovatør igjen en lapp med melding om avvikets art. Nedenfor beskrives hvordan de ulike standardmeldinger i GTC 2 behandles videre: 1. «Trinn/bratt bakke» Denne meldingstypen skal først verifiseres av kjøreleder hos renovatør. Renovatørene henger derfor ikke igjen lapp om dette avviket, men legger bare avvik inn i Komtek via RFID-systemet. Kjøreleder endrer saksbehandler til «Ragn-Sells» i meldingen inntil saken er verifisert. Når han gjennom befaring har brakt på det rene om det er snakk om trinn eller bakke som er i strid med avfallsforskriftens bestemmelser, henger han lapp om dette på beholderen, legger inn en nærmere beskrivelse av problemet i Komtek og skriver stikkord i emnefeltet. Avviket setter han med blankt i saksbehandlerfeltet (fortsatt med status «Ikke startet») eller som «Fullført» hvis alt er i orden likevel. Alle på faggruppa må følge med i «Ikke startet» om det er gjort en vurdering fra kjøreleder av noen avvik fra «sin» uke. Om det anses som nødvendig foretar avviksvakten deretter en befaring på hentedag der en gjerne kan ta bilder til evt. senere bruk. Dersom dette er en enkel sak med en enkelthusstand, kan saken først forsøkes løst enkelt: Abonnent kan kontaktes, enten på stedet om de er hjemme, eller pr. telefon. Hva som avtales samt navn og tlf.nr til kontaktperson noteres i Komtek. Ved kompliserte saker skal det sendes brev evt. e-post som arkiveres i ESA på Gnr/Bnr med beskrivelse av problemet, henvisning til aktuelle lovparagrafer, vedtak med frist for utbedring, beskrivelse av konsekvenser dersom forholdet ikke utbedres samt opplysninger om klagerett. Er det samarbeids- eller fellesløsninger, kan det ringes til styreleder eller kontaktperson. Er det ikk helt klart at denne kan svare på vegne av alle beboere, bør det skrives brev for å unngå uklarheter mellom kommunen og beboerne samt mellom beboerne. Både ved muntlig og skriftlig kontakt må det gjøres klart at avfallsforskriftens krav gjelder, også kravet om at beholdere/standplass skal plasseres inne på egen eiendom med mindre annet er avtalt med berørte grunneiere. 2 Bortsett fra meldingstype 6 som normalt kommer fra kjøreleder hos renovatør når det er en spesiell grunn til at man ikke har tømt eller fra Servicetorget (som regel basert på henvendelse fra kunde, se prosedyre Pro-435) Side 2 av 6

3 Dersom pålegget ikke er fulgt opp ved tidsfristens utløp og nye avviksmeldinger kommer inn, skal avviksvakten, evt. i samarbeid med brevets saksbehandler eller faggruppeleder, sørge for gjennomføring av de konsekvenser som er omtalt i brevet. Ved for høye trinn bør kjøreleder hos renovatør få beskjed, og det skal noteres i Komtek at beholdere som ikke er satt ned/fram for tømming ikke skal tømmes. Hvis abonnenten forplikter seg til å løfte beholderne ned fra trinn eller sette dem fram til tømmedag, skal dette angis i Komtek ved å skrive inn «Triller frem» 3, se prosedyre for dette under pkt. 5. Når en avtale er gjort om å trille fram eller løfte ned beholdere til tømmedag, merker renovatørene beholderne med et sirkulært klistremerke med bilde av en avfallsbeholder. 2. «Beholder overfylt» Dersom dette er første gang avviket oppstår, kan avviket normalt lukkes hvis det ikke er gitt noen tilleggsopplysninger eller spesielle forhold i historikken tilsier at det bør følges opp omgående. Hvis avviket har gjentatt seg, for eksempel med bare noen uker/måneder siden sist, bør abonnent kontaktes og evt. endring av beholderstørrelse eller andre tiltak foreslås. Konsekvenser av at avviket gjentar seg bør klargjøres, og evt. konsekvenser for eksempel at man ikke tømmer beholdere med avvik bør avtales med kjøreleder hos renovatør. Hvis dette gjentar seg f.eks. 3 ganger i løpet av et halvår, bør det få konsekvenser. Om det er aktuelt med sanksjoner bør det skrives brev. Se omtale av dette under pkt «Defekt beholder» Som regel er dette en sak for de ansvarlige for beholderdrift (pt. Modus) som får beskjed ved at Modus settes som saksbehandler i meldingen. Skriv gjerne i Emnefeltet hva det gjelder. Hvis skaden vurderes av avviksvakten som oppstått pga. unødvendig hardhendt behandling av renovatører, påkjørsel eller lignende skal saken tas opp med kjøreleder hos renovatør. 4. «Feilsortering» Samme prosedyre som pkt. 2. Normalt skal ikke feilsortert avfall tas med, og renovatør skal henge igjen en lapp som forklarer hva som er årsaken til at det ikke er tømt. Avviksvakt skriver inn i emnefeltet i Komtek hvilken fraksjon meldingen gjelder. Om nødvendig skrives brev, evt. vedlagt brosjyremateriell. Se omtale av brev under pkt EE-avfall/farlig avfall i restavfallet Samme prosedyre som pkt. 2, men her skal det ringes første gang siden dette er alvorlig. 3 Bruk alltid teksten «Triller frem» selv om det er å sette ned til bakkeplan e.l. som er mest presist. Vi vil ha muligheten til å søke opp alle abonnenter med slike avtaler, og da er en standardtekst nødvendig. Side 3 av 6

4 Normalt skal ikke feilsortert avfall tas med, og renovatør skal henge igjen en lapp som forklarer hva som er årsaken til at det ikke er tømt. Om nødvendig skrives brev, evt. vedlagt brosjyremateriell. Se omtale av brev under pkt «Ikke satt fram» Brukes fortrinnsvis der hvor det er angitt abonnenten triller frem eller setter ned fra høyt trinn - beholderne til tømmedag (se nedenfor). Samme prosedyre som pkt. 2, men med følgende forskjell: Prosedyre for å legge inn merknad om «Triller frem» 3 under «Utstyr» i en avtale i Komtek er som følger: - I ruten «Standplasser» høyreklikkes på linjen under Avtale: Nr. xx/xxx der henteavstand er angitt (som regel «0» [meter]) - Velg «Endre standplass» - Skriv inn «Triller frem» i feltet «Beskrivelse» og trykk på «Lagre» - «Triller frem» vil da stå i samme linje som adressen under «Standplasser» Beholdere som er merket med klistremerke for «Triller fram», skal ikke tømmes i de tilfeller beholderne ikke er satt fram eller løftet ned, ref. pkt «Matavfall/restavfall/papir/plast ikke hentet» Ved slike avvik fra renovatør skal det være angitt årsak, for eksempel at PPD ikke er tømt pga. feilsortering, og skriftlig melding (hengelapp) til abonnent skal være gitt fra renovatør. Dersom oppgitt grunn er rimelig, kan avviket lukkes gjerne med årsak skrevet i emnefeltet slik at Servicetorget kan se det ved henvendelser. Hvis dette er en henvendelse fra abonnenten («tømmeavvik»), se prosedyre: Pro- 435 Behandling av avviksmeldinger fra Servicetorget etc..doc. 8. «Plassert for langt fra vei» Denne meldingstypen skal først verifiseres av kjøreleder hos renovatør. Renovatørene henger derfor ikke igjen lapp om dette avviket, men legger bare avvik inn i Komtek via RFID-systemet. Kjøreleder endrer saksbehandler til «Ragn-Sells» i meldingen inntil saken er verifisert. Når han gjennom befaring har brakt på det rene om det er snakk om henteavstand som er i strid med avfallsforskriftens bestemmelser eller hva det betales for, henger han lapp om dette på beholderen, legger inn en nærmere beskrivelse av problemet (f.eks , eller > 30 meters avstand) i Komtek og skriver stikkord i emnefeltet. Kjøreleder må også klargjøre at ingen biler kjører/rygger inn. Avviket setter han med blankt i saksbehandlerfeltet (fortsatt med status «Ikke startet») eller som «Fullført» hvis alt er i orden likevel. Før en går videre må det sjekkes om det her betales for henteavstand (se fanen «Gebyrer» og sjekk om noen av beholderne har klistremerke som beskrevet i pkt. 1) samt meldingshistorikken for evt. tidligere verifiseringer av hvorvidt aktuell henteavstand er overskredet. Om det anses som Side 4 av 6

5 nødvendig foretar avviksvakten en egen befaring på hentedag der en gjerne kan ta bilder til evt. senere bruk. Når det er slått fast at det er snakk om henteavstand utover det det betales for, skal avviket følges opp ved å kontakte abonnent og skrive brev/e-post, tilsvarende som for avvikstype 1 (Trinn/Bratt bakke). Både ved muntlig og skriftlig kontakt må det gjøres klart at avfallsforskriftens krav gjelder, også kravet om at beholdere/standplass skal plasseres inne på egen eiendom. Dersom forholdet ikke er rettet opp innen fristen, legges det inn ekstragebyr for henteavstand på abonnementet. Abonnent bør om nødvendig orienteres, enten pr. telefon eller med brev/e-post. Inntil saken er avgjort skal beholdere som er plassert for langt fra vei tømmes. Beholdere som det er betalt for henteavstand for, merker renovatørene med et klistremerke med en stor «H» (på den beholderen som er nærmest veien). Lister over abonnenter som betaler for henteavstand sendes jevnlig over til renovatørfirmaets kjøreleder. 9. «TAG mangler/defekt» Meldinger om dette legges til beholderdrift (pt. Modus), se pkt. 3. Dersom feilen ikke skyldes feil ved RFID-brikken, må det vurderes om det kan være annen årsak som bør følges opp. 10. «Ikke måkt/strødd» Dersom det ikke er utført tømming pga. dette, kan en som regel anta at innbygger vil forstå årsaken (forutsatt at det er lagt melding fra renovatør) og få beskjed dersom Servicetorget kontaktes normalt vil abonnenten måtte betale for ekstratømming om det skal tømmes etter at forholdet er rettet opp. Dersom det er tømt, skal det likevel være lagt igjen melding fra renovatør. Hvis dette avviket gjentar seg, skal abonnent kontaktes og få beskjed om konsekvensen dersom det ikke strøs/måkes, nemlig at vi ikke tømmer på stedet ved senere avvik. Dette må evt. følges opp ovenfor renovatør. I perioder med mye snø bør det vurderes å annonsere at innbyggerne må måke og strø. Hvis melding fra renovatør om at en hel vei ikke er renovert pga. for mye snø eller dårlig strødd vei, skal denne meldingen formidles til Servicetorget slik at evt. innringere kan få beskjed, f.eks. om at renovasjon vil bli utført når vi har fått melding om at det er strødd/ryddet for snø. 11. «Sperret av biler» Ved eneboliger og samarbeidsløsninger for fire eller færre abonnenter kan avviket lukkes da en kan regne med at melding fra renovatør er lagt og/eller abonnenten får beskjed dersom de kontakter kommunen. Ved fellesløsninger: Her skal kjøreleder hos renovatør søke å få tak i bileier eller kontaktperson for nedgravd løsning (se prosedyre Pro- 426 Nedgravde avfallsløsninger.doc ) og gjøre avtale om flytting og ny tømming. Dersom det ikke oppnås kontakt med denne på tømmedagen, skal Side 5 av 6

6 avviksvakt ringe kontaktperson og forklare situasjonen. Eventuell ekstratømming, som normalt skal betales av abonnentene, kan da avtales. Her kan det også være lurt å sjekke kontrakten med renovatør for å fastslå om renovatør har oppfylt sine plikter, f.eks. forsøkt å få tak i kontaktperson, før abonnenten belastes med ekstrautgifter eller andre ulemper. 12. Vei ikke kvistet Denne meldingstypen skal først verifiseres av kjøreleder hos renovatør som skal bringe på det rene om det er et reelt problem og på hvilken eiendom vegetasjonen befinner seg. Kjøreleder henger på avvikslapp med avkrysning for «Adkomstvei må kvistes..» og legger inn en nærmere beskrivelse av problemet og skriver stikkord i emnefeltet og lar meldingen stå under «Ikke startet» dersom det anses som nødvendig med videre handling fra kommunens side. Hvis dette er ved kommunal vei, skal beskjed gis til faggruppe Samferdsel ved KTA. Er det privat vei eller eiendom, skal aktuelle eiere/beboere kontaktes og få beskjed. Saken følges om nødvendig opp med brev som lagres i ESA dersom forholdet ikke blir rettet. 13. «Tom beholder» Meldingen settes normalt i «Fullført». Gjelder dette en av flere beholdere for samme avfallstype i en fellesløsning bør imidlertid kontaktperson kontaktes hvis dette gjentar seg ofte. Kanskje kan det være hensiktsmessig å redusere antall beholdere. 14. «Plastsekk ikke satt fram» Meldingen settes i Fullført. Hensikten med meldingen er at Servicetorget etc. kan se hvorfor plast ikke har blitt tømt. 15. «Feilsortering i plastsekk» Det påføres i emnefeltet at «Renovatør ikke tatt med sekk grunnet feilsortering» slik at Servicetorget kan se hvorfor sekken ikke er tatt med om abonnenten ringer. Meldingen settes i Fullført. Side 6 av 6