REFERAT FRA MØTE I HOVEDSTYRET I BÆKKELAGETS SPORTSKLUB (BSK)

Transkript

1 REFERAT FRA MØTE I HOVEDSTYRET I BÆKKELAGETS SPORTSKLUB (BSK) Tid: Tirsdag 15. november 2016 Sted: BSKs kontorer Oslo, Til stede: Øystein R. Sundelin, Wenche Aale Hægermark, Ove Hobbesland, Ragnhild Storheill, Paal Karstensen, Unn Doknæs, Marianne Brynildsen, Rolf Fjeld, Tom Vestby, Svein Yngvar Willassen og Frederic Ottesen. Fra administrasjonen: Tony Isaksen og Tord Bakke Arvesen (sak 6). BSK HE: Hanne Bøvold. Forfall: Ivar Brennhovd, Gunnar Kvarme, Kristian Ruud og Knut-Erik Jacobsen. 1. Godkjenning av innkallelse og dagsorden Innkallelse og dagsorden ble godkjent etter en påpekning fra Fredrik om at saksdokumentene til diskusjonen rundt HE ble sendt ut for sent. HS vedtok at saksdokumenter må sendes ut senest en uke i forkant, slik at det finnes mulighet til å diskutere disse i gruppestyrene. I dagsorden bør det også spesifiseres hva som er saker til orientering og vedtak. 2. Godkjenning av referat fra møtet 6. september Utsettes til neste møte. 3. Sportsrunden: Ski Det syder hos oss. Vi har med en fin gjeng i sesongoppkjøringen på Beitostølen i helgen. Snøkanonen står ved campingen og har allerede produsert årets første kunstsnø. Løypemaskin er på plass ved enden av Ekebergsletta. Kunstsnøbanen blir i år på sørsiden av Ekeberg camping. Innebandy Godt tilsig av spillere til nystartede lag. Har ennå ikke fått startet med jentelag. Stort forfall blant ungdom i alderen år. Veteranlaget var på turnering i Praha. Det gikk ikke så veldig bra sportslig, men det var veldig gøy. Herrelaget topper førstedivisjon, og har ikke avgitt poeng til nå. Spiller mot Lillestrøm på søndag i Bækkelagshallen. Det blir en tøff kamp. Håndball Syv gutter på regionalt landslag. Lerøy G18 spilles i Bækkelagshallen kommende helg. Lerøy J18 gikk dessverre ikke videre. På landslagene G96 og G98 har vi med spillere. I yngre årganger har vi mange gode spillere og lag. Fotball: J2001 Tine Celine scoret i landskamp. Dette laget går nå antagelig i oppløsning. Noen går til Vålerenga og noen til Lyn. Har forsøkt samarbeid med A-laget og med Kåffa. Ingen av disse forsøkene har fungert spesielt godt.

2 Vi har dermed kun fire jentelag igjen. A-laget Herrer rykker muligens ned til 6. divisjon med nytt seriespilloppsett. Målet før sesongstart var opprykk. Dommere: To av våre dommere skal være med å dømme i cupfinalene. Wenche Kleven ble i helgen kåret til Årets dommer i Oslo fotballkrets. Espen Eskås er utnevnt til FIFA-dommer for sesongen I helgen ble herrelaget i futsal Norgesmestere. De skal representere Norge i Italia til våren. Håndball Elite: Herrelaget har hatt en fantastisk sesongstart. Ligger på sølvplass. Noen dyktige juniorer har tatt plassen etter at vi mistet vår toppscorer før sesongstart. Damelaget ligger på fjerdeplass etter en god borterunde. 4. Informasjon a) Administrasjonen Trond Eriksen går av med pensjon over nyttår. Martin Andersson er ansatt fra 2. januar Ulrik Rød er student på HiM (Høyskolen i Molde) og vil ha praksisplass i administrasjonen fra januar til juni i 50% stilling. Det er gjennomført et trenerseminar med godt oppmøte. Sharepointstrukturen er ryddet opp i og oppdatert og passordet trenger bare oppdateres en gang per år. Utkast til årshjul vil snart sendes ut. Restrukturering av administrasjonen samt av Norway Cup-organisasjonen. Presentasjon av Tony med organisasjonskart både for NC/TL og administrasjonen - Flere TL-funksjoner (turneringsledelsen) vil ivaretas av faste ansatte. - I administrasjonen blir det fem avdelinger: Sportslig (5,4 årsverk), Kommersiell (3 årsverk), NC (2,8 årsverk), Økonomi (1 årsverk), Anlegg og drift (2 årsverk) - De ansatte får tid til å komme med innspill på organisasjonsplanen deretter kan organisasjonskartet formidles videre i klubben. Den nye organisasjonen skal fungere operativt fra Den kommersielle avdelingen skal også kunne ta seg av innkjøp/reiser/bookinger gruppene trenger. Når det gjelder markedsavtaler er det noen avtaler må fornyes og reforhandles. Alle aktører vil være med videre. b) NC: Evalueringsprosess med TL. Har sett på hva som bør forbedres og endres. En masterplan/prosjektplan ned på hvert enkelt TL-område er utviklet. Strategiprosess er kjørt siste halvår og vel så det. Til neste HS presenteres en ramme for hva NC skal videreutvikle de neste fem årene. Satsingsområdet 2017: - IT/teknisk: Involvere flere unge, hotellbooking, WiFi, Streaming, Rfid, mannskapsportal - Få flere utenlandske lag med i NC - Verdiprosjekter

3 5. Evaluering Klubbseminar Sundvolden Presentasjon av tilbakemeldinger sendt ut i forkant av møtet. Jevnt over er tilbakemeldingene fra QuestBack-undersøkelsen gode. 79 prosent mener klubbseminaret er et godt initiativ. Klubbseminar vil gjennomføres også i 2017, omtrent samme helg. 6. Sportsplan Sendt ut i forkant av dagens HS. Hovedpunkter presentert av Tord Bakke Arvesen. Planen er bygd på tanken om at vi er en klubb som drar i en retning. Det er utarbeidet en helhetlig sportsplan for klubben, et styringsdokument som skaper kontinuitet. I tillegg til denne overgripende sportsplanen vil det være en sportsplan for hver enkelt gruppe. Dette er et levende dokument der endringer gjøres ved behov. Trenerseminarene vil være et naturlig sted å hente innspill på tilbakemeldinger, utdanningsutvalget likeså. Det vil også opprettes et eget trenerutvalg. Planen skal innom HS til revidering/gjennomgang minst en gang per år. Det vil finnes en forenklet versjon av dokumentet. Sportsplan ble vedtatt. 7. Status, økonomi a. Presentasjon sendt ut i forkant NC: Matland og parkering under budsjett. Kiosksalget over budsjett. NC-shopen nådde budsjettet. Påmeldinger har positive avvik. Spesielt flere solgte A-kort enn budsjettert. Naturlige merkostnader som følge av flere deltakere enn budsjettert. Resultatet er estimert til ca. 6 MNOK over budsjett. BSK Estimerte merkostnader på ca. 1 MNOK i forhold til budsjett. Resultatet er estimert til i underkant av 6 MNOK, mot et budsjett på 1,3 MNOK. b. Budsjett Det innstilles på budsjett 2017 på neste HS. Gjennomgang i gruppestyrene gjøres i forkant av dette. Budsjettet for deltakerantall i NC2017 er et gjennomsnitt av de siste fem årene. Det blir små endringer i budsjettoppsettet, men noen sekkeposter vil deles opp ytterligere. Satsingsområder til NC er utenlandske lag, IT og aktiviteter på sletta. Øvrige viktige områder: Bedre kostnadsstyring, rehabilitering av Sporten, anleggsutvikling og felles aktivitetsavgift økes fra 12 til 14 år. Vedtak om endringer i alderstrinnet for aktivitetsavgift gjøres eventuelt på neste HS. Det ble fastsatt at det er ok for gruppene å budsjettere med underskudd såfremt dette dekkes av eksisterende egen kapital og soliditeten er god. Det trengs klare rutiner for hvilken frihetsgrad skal de ulike gruppene har til å gjøre dette. Dette er et dilemma som bør diskuteres fortløpende. I administrasjonshåndboken kan det være

4 på sin plass med prinsipper på hvor stort over-/underskudd hver enkelt gruppe kan budsjettere med. Basisgruppen må inn i budsjettet. c. Felles aktivitetsavgift: Forslaget er at det innstilles om utvidet felles aktivitetsavgift til neste HS. Erfaringer med felles aktivitetsavgift så langt viser at ordningen kan bli bedre kjent, det har gitt økt tilstrømning fra omkringliggende klubber, ordningen er omtalt positivt, men vi sliter med å få ut informasjon om dette. Totalt blir det høyere inntekter på aktivitetsavgift i år enn i fjor. Vi må klare å beskrive konsekvensene av ordningen vi har i dag. Det er ønskelig at gruppene er involvert i denne prosessen. Med felles aktivitetsavgift blir det enda viktigere å sørge for at treninger i de ulike gruppene ikke kolliderer. d) Innstilling om vedtak fra AU vedrørende finansiering og organisering av HE. Det er grunn til å tydeliggjøre hva som er den reelle summen for en elitesatsing i håndball. Kostnadene er kuttet så langt ned det er mulig å komme så lenge vi har både herre- og damelag. I dag gis det administrativ støtte til HE på 1 MNOK. Det foreslås å bevilge ca 3MNOK til HE i 2017, hvorav ca 1MNOK går til å dekke de administrative tjenestene. HS gir Håndballgruppen støtte til å gi BSK HE nødvendig økonomisk bistand i regnskapsåret HS ber AU, BSK HB og BSK HE enes om en innstilling på administrativt, sportslig og økonomisk arbeidsfordeling til neste møte i HS. e) Forvaltningsrevisjon Hovedpunktene fra forvaltningsrapporten og oppfølgningen av disse ble presentert av revisor. 8. Kommende voldgiftsak med Dagbladet Sammen med våre advokater i Selmer er vi i dialog med Dagbladet. HS vil holdes løpende orientert. 9. Status anlegg Bystyret har saken om områdeprogram for Ekeberg på sitt sakskart imorgen. Resultatet er fremdeles ukjent, da forhandlingene om saken ikke er avsluttet. 10. Oppfølging av vedtak på siste HS-møte Intet øvrig til oppfølgning. 11. Tidspunkt for årsmøte Årsmøte for BSK settes til 28.mars 2017.

5 12. Eventuelt Intet til eventuelt. Møte hevet kl 21:30. Øystein R. Sundelin /s/ Leder Wenche Aale Hægermark /s/ Sekretær