REFERAT FRA MØTE I HOVEDSTYRET I BÆKKELAGETS SPORTSKLUB (BSK) Tid: Tirsdag 6. september 2016 Sted: BSKs kontorer

Transkript

1 REFERAT FRA MØTE I HOVEDSTYRET I BÆKKELAGETS SPORTSKLUB (BSK) Tid: Tirsdag 6. september 2016 Sted: BSKs kontorer Oslo, Til stede: Øystein R. Sundelin, Wenche Aale Hægermark, Ove Hobbesland, Ragnhild Storheill, Gunnar Kvarme, Ove Hobbeslund, Unn Doknæs, Marianne Brynhildsen, Rolf Fjeld, Kristian Ruud, Tom Westby, Svein Yngvar Willassen, Kjersti Rynning Borander og Terje Lund, Frederic Ottesen (kom kl ) Fra administrasjonen: Tony Isaksen HE: Hanne Bøvold Forfall: Ivar Brennhovd 1. Godkjenning av innkallelse og dagsorden Innkallelse og dagsorden ble godkjent etter rettinger rundt tilstedeværelse 2. Godkjenning av referat fra møtet 14. juni Referat godkjent 3. Sportsrunden: Ski Ikke så mye å melde. Hopp i plastbakke Sommer Grand Prix i hopp i japanske Hakuba. Joakim Hauer tok en 2. plass Innebandy Ikke så stor aktivitet for tiden. Friidrett: Nettopp deltatt på UM i Sandnes. Syv medaljer totalt. Iben Carnhed tok tre av disse. Kristina ny klubbrekord i spyd. Jostein (80) tok europarekord på 200 meter hekk i veteranklassen. Fotball: Ebba og Tine J2001, er tatt ut til privatlandskamp mot Sverige. Orientering: VM: Karl løp førsteetappen på stafettlaget, tok ledelsen og tok gull sammen med resten av stafettlaget, og femteplass på langdistanse. Start NM der Karl håper på å vinne kongepokalen. Håndball Elite: I ferd med å starte sesongen. Damene vant sin første kamp. Stallen på damesiden er per i dag solid, først og fremst fordi god trener er på plass. Målsetning er å bli blant topp 3. Herrene har første kamp i morgen, hjemmekamp mot Elverum. 4. Informasjon a) Administrasjonen

2 Infoheftet skal være sendt ut til alle, men ikke nådd frem til alle adresser ennå. Det skyldes at Posten har slitt med distribusjonen. I administrasjonen er målet å få utnyttet ressursene bedre enn hva som gjøres p.t. Vi har et oppsummerende sponsormøte i slutten av september med hovedfokus på evaluering av Norway Cup 2016 og målsettinger for Norway Cup Vi vil ha et nytt sponsormøte medio oktober (Trygve fasiliterer), hvor samtlige av klubbens samarbeidspartnere inviteres. Vi vurderer i disse dager hvilke markedsmessige prioriteringer vi skal sette for neste år. NFF og Kaffeavtalen går ut og må reforhandles. Større fakturaer skal ut på anbud, ser også på om det finnes en totalleverandør der vi kan få til en Barter-avtale. b) NC: Skal se på mulighetene til å få flere utenlandske lag med i NC Det ble gjennomført ca 6000 kamper. Det var en disiplinær hendelse (det russiske laget). Det var også noen andre hendelser, noe bråk og tasking. Stor medieinteresse, også i SoMe. Politiet er meget godt fornøyd. Deres tilbakemelding: en roligere NC enn normalt. Rekord i antall lag: 2199, rekord i antall frivillige over 1600 personer, fra alderen fra seks til 94 år. Arbeidet er i gang med å lage en NC-håndbok om hvordan turneringen skal driftes. Svært gode tall på antall besøkende på hjemmesiden, og antall nedlastinger av appen. På disse områdene finnes det uutnyttede kommersielle muligheter. 3v3-turneringen ga ekstra folk på sletta siste helgen. Turneringen må integreres bedre med resten av NC. Fokus på ytterligere utbygging av WiFi på sletta for å nå den yngre målgruppen viralt. Mannskapsportalen fortsatt ikke bra nok, skal se på alternative løsninger. Målet er at minst mulig data gjøres av administrasjonen og mest mulig av bestiller/frivillige. Gjelder bl.a. hotellbooking, registrering m.m. Se på hva mer som kan gjøres i forkant slik at innsjekkingskøen blir kortere. 1. Status, økonomi NC: 2170 påmeldte lag av disse 3v3 433, budsjettet var 1700 lag. D-kort budsjett 8000, A-kort budsjett H-kort som budsjettert. Positivt avvik omsetningen med ca. 5 millioner. NC-shoppen: Gikk pluss med ca ,- I tillegg er det gjort gode erfaringer på hvilke produkter som er lettsolgte og hvilke som er uinteressante. Merkostnader for Hibas, sikkerhet/politi og skilter, fotografi og IT: totalt ca over budsjett. Det gjenstår fortsatt en del kostnader som ikke er registret. Pusher for å få alle kostnader i løpet av september. Estimert resultat for årets Norway Cup virker å ligge rundt 3 millioner kroner bedre enn budsjettert resultat. Dette vil tydeliggjøre seg i slutten av september. Grupperegnskap er mottatt og avstemt pr. juli. Aktivitetsavgiften er sendt ut, og det er mange positive tilbakemeldinger på felles aktivitetsavgift.

3 Forvaltningsrevisjonen vil bli gjennomgått på neste HS. Revisor kommer til dette møtet. Her vil rapporten gås gjennom nærmere på neste HS. Mange av fristene er satt til siste september. Det må gjøres et valg på hvor omfattende man skal gjøre kassesystemet. Sjekker med VisitOslo hvor mye vi bidrar med i samfunnet, skal også være klart innen siste september. Har ikke hørt noe fra Dagbladet siden i sommer. Avventer utspill fra Dagbladet. Det kan dukke opp noe når som helst. Dagbladets representant i NC-styret var ikke tilstede under NC. Dagbladet skrev heller ikke noe om de sportslige aktivitetene under turneringen. Hovedstyret vedtar budsjettet for neste år på siste HS før jul. Budsjettmal sendes ut fra administrasjonen denne uka. Gruppenes budsjettinnspill (inkl behov for investeringer og nye prosjekter) sendes snarest og innen utgangen av oktober til Lise. Fordelingsgrunnlaget for NC-innsats 2016 utbetales i Fordelingen av dette sendes ut av mannskapssjef NC så snart det er klart. Utbetaling for innsats i 2015 skjer denne uka. 2. Status, HE Se punkt Status anlegg a. Det er kommet et forslag fra byrådet om hvordan Ekebergssletta skal se ut i fremtiden. Kartet som er sendt med saken er feil. I det reelle forslaget ligger det an til at vi kan få bygge innenfor atrietområdet og KFUM får godkjent sine planer. Resten av sletta skal vernes. Også Ekeberghallen kan utvides på fotavtrykket, men høyden er satt til maks 12 meter. Dette er problematisk for oss. Vi vil ikke kunne å bygge ut i tråd med hva vi ønsker. Forslaget er sendt til byutviklingskomiteen. Vi har meldt om å få presentere saken vår for de ulike komiteene og partiene. Planen er at det vedtas i bystyret i oktober. Byrådet må ha støtte av andre partier for å få dette igjennom. Rødt har sagt at de ikke vil støtte dette, ei heller Venstre. De trenger dermed støtte av enten Høyre eller Fremskrittspartiet. Vi ønsker at området som er avmerket på det første kartet skal være det det blir mulig å få bygget ut. Et tenkt scenario er at det blir bedt om å få en ny sak, dermed vil det drøye med vedtaket i Bystyret. I løpet av de neste seks ukene vil Tony, Øystein og prosjektleder bruke en del tid på dette arbeidet. b. Flerbrukshallen: Denne saken må heves til det politiske nivået, slik at også dette blir en bystyresak. Vi kommer til å vente med å ta tak i dette til avklaringene rundt Ekebergsletta er klare. 4. Klubbseminar Arrangeres september på Sundvollen. Tidsplan og forberedelsesskjema er sendt ut til de ulike gruppene. Viktig at gruppen gjør sine forberedelser slik at diskusjonene og samlingen blir best mulig. Dokumentene ligger også på SharePoint.

4 5. BSK-dag Målet er at BSK skal være synlige og tilstede i lokalmiljøet, og gjennom dagen tiltrekke en hel del folk. Under NC hadde vi BSK-standen der blant annet skigruppa hadde en hoppbakke der over 500 personer prøvde å hoppe. En BSK-dag forutsetter at gruppene har tid til å stille opp og finne på aktiviteter for å markedsføre sin gruppe. Det kom innspill om at aktiviteten arrangeres på vårparten, kanskje rundt påske. Øystein sammen med administrasjonen finner en aktuell dato. De lager en prosjektplan for dagen. Følgende gjøres for rekruttering p.t. BAKS samarbeider spesielt godt med Bekkelaget skole: FAU på Bekkelaget skole har initiert Friday Fun, der barneskoleelever får være med på ulike aktiviteter. Det har vært Friday Fun på Sportsplassen. Det har vært en aktivitet i Bunnefjorden og det planlegges en aktivitet i Ekeberghallen. Det som tas veldig godt imot er aktiviteter der foreldre og barn gjør ting sammen. 6. Oppfølging av vedtak på siste HS-møte Aktuelt spørsmål: Hvor bør HE ligge organisasjonsmessig? Bør det ligge inn under hovedstyret eller bør forbli i egen klubb? Det trengs et vedtak på at AU kan jobbe videre med hvordan dette skal bli, og det trengs en egen generalforsamling for å gjøre de aktuelle lovendringene. HS gir AU mandat til å forberede nødvendige lovendringer og fremme disse til ekstraordinært årsmøte i BSK. HS ber samtidig AU gjøre nødvendige oppdateringer av administrasjonshåndboken for å ivareta nødvendig struktur, kontroll og styring ved en eventuell overtagelse av BSK HE. HS forutsetter at AU, BSK HE og Håndballgruppen er enig om ansvarsfordeling, oppgavefordeling og plassering av beslutningsmyndighet før et eventuelt ekstraordinært årsmøte gjennomfører nødvendige lovendringer. Eventuelle tilleggsbevilgninger må vedtas et ekstraordinært årsmøte.» Håndball Bredde vil gjerne ha HE, og er villige til å strekke seg langt for å få dette til. Det må også vedtas om det er hensiktsmessig å fortsette en satsing både på herre- og damesiden. Vi må også bli enige om hvilken satsing vi egentlig vil ha. Herresatsingen har vist at en elitesatsing gir gode effekter nedad i bredde. Øvrige punkter til ekstra ordinært årsmøte: - Det ønskes å etablere en turngruppe i klubben. Dette må i så fall vedtas på årsmøte at vi melder oss inn i Norges Turn/Gymnastikkforbund. - NC-Styret: Terje er inne på sitt siste år, og for å sette i gang arbeidet med strategien med NC må årsmøte godkjenne den nye lederen for NC-styret. Møte hevet Øystein R. Sundelin /s/ Leder Wenche Aale Hægermark /s/ Sekretær

5