Det vert med dette kalla inn til / gjort kjent med møte i Formannskapet

Transkript

1 Tokke kommune Møteinnkalling Til medlemene i Formannskapet Det vert med dette kalla inn til / gjort kjent med møte i Formannskapet Møtestad: Kommunestyresalen, Tokke kommunehus Dato: Tid: 11:00 Dersom du ikkje kan møte, ber ein om at du melder frå til sentralbordet snarast råd. Vararepresentantane møter berre etter nærare innkalling. Hilde A. Vågslid Ordførar Liv Ellen Beck Konsulent

2

3 Saksliste Utvalssaksnr RS 13/9 RS 13/10 RS 13/11 RS 13/12 RS 13/13 RS 13/14 RS 13/15 PS 13/69 PS 13/70 PS 13/71 PS 13/72 Innhald Referatsaker 30/6 - Løyve til riving av eksisterande og oppføring av ny garasje 123/81 - Løyve til tilbygg på hytte 102/1 - Løyve til bygging av driftsbygning 72/17 - Løyve til påbygg av bod samt utviding av terrasse 123/56/53 - Løyve til terrenginngrep 128/3 - Ferdigattest for garasje 19/22 - Løyve til tilbygg av bustad Politiske saker til behandling 138/4 - Storleiken på anneks, dispensasjonssøknad. Koordinerande eining/tildelingskontor Etiske retningsliner for Tokke kommune Kommunikasjonsplan for Tokke kommune Lukka

4 Referatsaker RS13/930/6-Løyvetilrivingaveksisterandeogoppføringavnygarasje RS13/10123/81-Løyvetiltilbyggpåhytte RS13/11102/1-Løyvetilbyggingavdriftsbygning RS13/1272/17-Løyvetilpåbyggavbodsamtutvidingavterrasse RS13/13123/56/53-Løyvetilterrenginngrep RS13/14128/3-Ferdigattestforgarasje RS13/1519/22-Løyvetiltilbyggavbustad

5 Politiskesakertilbehandling

6 Politiskesakertilbehandling

7 Tokke kommune Arkiv: 138/4 Saksnr.: 2013/ Saksbeh.: Tove Bringsvær Direkte tlf.: Dato: Saksframlegg Utval Utvalssak Møtedato Formannskapet 13/ /4 - Storleiken på anneks, dispensasjonssøknad. Vedlegg: 1 Reguleringsføresegner 2 Dispsøknad Larsen 3 Dispsøknad Odden 4 Teikning Larsen 5 Teikning Odden Saksutgreiing: Reguleringsplanen for Fjøddhommen/Hylebu vart vedteken i april 2013, men i ettertid har grunneigar kome med innspel om moglege endringar i planen. Endringane inneber permanent veg inn i feltet, fortetting/fleire hyttetomter samt nokre mindre endringar i føresegnene når det gjeld bygningar bla. auke tillete storleik på anneks til 30 m2 BRA, noko som er i samsvar med arealdelen i kommuneplanen. 3 av kjøparane til dei 6 selde hyttetomtene har levera søknad om dispensasjon frå føresegnene for storleiken på anneks grunna tidsaspektet i ei ny reguleringssak. Dei ynskjer å føre opp anneks på ca. 25 m2 BYA i staden for 20 m2 BYA som det er høve til jf. eksisterande føresegnene.

8 Morten Solberg Stian Odden Erik Larsen Tomtekjøparane skal framleis halde seg innanfor grensa med total BYA 150 m2 på tomtene, auka storleik i anneks fører til mindre areal på hovudhytte. Dei ynskjer større anneks enn tillete fordi annekset skal brukast som opphald og lager under oppføring av hovudhytta. Alle søkjarane har nokre timars reiseveg. Ein av tomtekjøparane Stan Odden - søkjer også dispensasjon frå føresegnene om gesimshøgd. Omsøkt høgde er 290 cm mot tillete 250 cm, mønehøgda vil bli 420 cm mot tillete 450 cm. Dette medfører ein takvinkel på ca 18 grader mot tillete grader. Ein av kommunens oppgåver i byggjesaka er å vurdere estetikken i tiltaket dette jf. Pbl 29-2 : Ethvert tiltak etter kapittel 20 skal prosjekteres og utføres slik at det etter kommunens skjønn innehar gode visuelle kvaliteter både i seg selv og i forhold til dets funksjon og dets bygde og naturlige omgivelser og plassering. Når ein vurderar søknader om ulike bygningar på same tomta er det bl.a.vanleg å krevje at det skal vere tilnærma lik takvinkel på dei ulike bygga for at gruppa av bygningar skal framstå harmonisk. I dette tilfellet vil ein då måtte krevje at hovudhytta også har ein takvinkel på ca 18 grader. Tak med 18 graders vinkel gjev inntrykk av mykje veggflate og tilsvarande lite takflate, ut frå sakshandsamars vurdering vert det estetisk uttrykket lite tilfredsstillande. Bygningane på denne tomta vil også skilje seg ut frå dei andre bygningane i feltet. Tillete gesimshøgde på hovudhytta er 3 meter, gesimsen på det omsøkte annekset vert dermed om lag like høg som på hovudhytta. Eit anneks/uthus skal vere klart underordna hovudhytte, men dersom dei to bygga framstår om lag like høge, blir det ikkje det inntrykket ein får her.

9 Å gje løyve til oppføring av anneks på ca 25 m2 BYA i høve tillete 20 m2 BYA er uproblematisk arealdelen til kommuneplanen tillet 30 m2 og det er planar om å endre eksisterande føresegner frå 20 m2 BYA til 25/30 m2 BYA. Unnataket vil ikkje føre til at omsynet bak føresegna det vert dispensert frå, vert vesentleg sett til side. Fordelane ved å gje dispensasjon er her vurdert som større enn ulempene, og ingen interesser vert skadelidande som følgje av ein slik dispensasjon. Grunnlaget for å gje dispensasjon etter Pbl 19 ligg då føre. Rådmannen si tilråding: I medhald av Pbl 19 vert det gjeve dispensasjon frå reguleringsføresegnene 2.6 i reguleringsplanen for Fjøddhommen/Hylebu vedkomande storleik på anneks. Det vil bli tillete å føre opp anneks med BYA inntil 30 m2. I medhald av Pbl 19 vert det gjeve avslag på søknad om dispensasjon frå føresegnene 2-11 og 2-12 vedkomande gesimshøgd og takvinkel for søknad frå Stian Odden. Kommunen ynskjer ei harmonisk gruppe med bygningar på dei ulike tomtene i feltet, der bl.a. uthus og anneks er klart underorna hovudbygningen. Ved å tillate gesimshøgde på annekset som er om lag like stor som hovudhytta får ein ikkje dette uttrykket.

10 REGULERINGSPLAN FOR FJØDDHOMMEN/HYLEBU, DEL AV GNR. 138 BNR. 4 I TOKKE KOMMUNE 1 Reguleringsføresegner for Fjøddhommen/Hylebu, gnr.138 bnr. 4 i Tokke vedtatt PlanID Føresegnene gjeld for område innanfor planavgrensing i plankartet. Føresegnene er gjevne i medhald av Plan- og bygningslova Reguleringsføremål (PBL. 25) PBL 12-5,1 PBL 12-5, 2 PBL 12-5, 5 PBL 12-6 Bygningar og anlegg - Fritidsbusetnad Samferdselsanlegg og teknisk infrastruktur - Køyreveg - Parkeringsplasser Landbruks-, natur- og friluftslivformål - LNF generelt Hensynssoner - Friluftsliv - Bevaring kulturmiljø 1 Fellesføresegner 1.1. Saman med byggjesøknad skal det liggje ved situasjonskart som syner plassering av bygningar på tomta saman med tilkomst og parkeringsareal. I tillegg skal det leggjast ved snitt/ profilar som syner byggjets plassering i terrenget med alle høgder og mål (jfr. TEK kap IV) I dei tilfelle der det må sprengast for å plassere hovudhytte, må det dokumentrast radonstråling frå grunnen og/eller leggjast fram førebyggjande byggjetekniske tiltak mot radonstråling (t.d. radonsperre) Renovasjonsordning skal fylgje det som til ei kvar tid er gjeldande for kommunen Det kan etablerast vasspostar innan planområdet. I samband med etablering av drikkevasskjelder, skal det vurderast sikringstiltak som inngjerding, brønnhus e.l Naturlege vegetasjonssoner langs vatn og vassdrag skal søkjast ivaretatt. Hogst i områda skal gjerast skånsamt. Gamle tre skal ivaretakast. At Plan as, 3870 Fyresdal

11 REGULERINGSPLAN FOR FJØDDHOMMEN/HYLEBU, DEL AV GNR. 138 BNR. 4 I TOKKE KOMMUNE All graving og sprenging i terrenget skal utførast skånsamt. Område som ikkje skal nyttast veg, parkering og byggjegrunn, skal førast attende til opphavleg utsjånad. Vegetasjon frå staden skal så langt råd er nyttast til revegetering Det er ikkje høve til å setje opp gjerde/ hekk eller flaggstenger innanfor området Etter at planen er godkjend er det ikkje høve til å etablere private avtaler i strid med planen Dersom ein ved tiltak i marka støyter på automatisk freda kulturminne, må ein straks stanse arbeidet og varsle den regionale kulturminneforvaltninga, jf 8, 2. ledd i kulturminnelova av 9. juni Bygningar og anlegg 2.1. Innanfor reguleringsplanen sin avgrensing kan det oppførast 15 fritidsbustader. Hyttene skal tilpassast terrenget, og eksisterande terreng og vegetasjon skal ein ta vare på i størst mogeleg grad Ikkje bygde delar av tomta skal gjevast ei tiltalande utforming Bygningane skal harmonere med omgjevnadane når det gjeld utforming, materialval og fargeval. Bygningar på same tomt skal harmonere ilag Synleg del av grunnmur skal ikkje overstige 0,8 meter. Plassering av bygningar på tomta skal ikkje medføre planering av terreng på over 1 meter Punkt der hyttene skal plasserast er vist med påle i marka og symbol for bygning på plankartet. Pålen skal liggje innanfor byggets ytterveggar Samla bygd areal (BYA) for kvar tomt skal ikkje overstige 150 m 2. Parkering inngår ikkje i dette. BYA kan delast på to bygg, med anneks/uthus på inntil 20 m I tillegg til samla tillete BYA kan det førast opp uisolert uthus på inntil 15 m Bygningane skal leggjast slik at dei til saman dannar eit tun Alle bygg skal målast eller beisast i mørk-/ naturtilpassa farge og skal ha taktekking fortrinnsvis av torv alternativt mørk taktekking som ikkje reflekterar Fritidsbustadane skal ha ei maksimal gesimshøgde på 3 m og maksimal mønehøgde på 5,5 m Uthus og anneks kan ha ei maksimal gesimshøgde på 2,5 m og mønehøgd på maks 4,5 m Alle bygningar skal ha saltak, takvinkelen skal vere mellom grader Mellom pilarane skal det stengjast av med material av tre eller stein, for å hindre mot vilt og beitedyr. At Plan as, 3870 Fyresdal

12 REGULERINGSPLAN FOR FJØDDHOMMEN/HYLEBU, DEL AV GNR. 138 BNR. 4 I TOKKE KOMMUNE 3 3 Samferdselsanlegg og teknisk infrastruktur 3.1. Opparbeiding av private vegar i området er søknadspliktig Hyttene må nytte regulerte parkeringsplassar 4 Landbruks-, natur- og friluftsområde LNF 4.1. Fjerning av vegetasjon i området skal gjerast skånsamt og i samband med skjøtsel eller tilrettelegging som fremjar friluftslivet og bruken av området til rekreasjon. 5 Hensynssoner 5.1. Hensynssone friluftsliv 5.2. Det kan tilretteleggast for friluftsliv i friluftsområde. All tilrettelegging må avklarast med grunneigar 5.3. Hensynssone bevaring kulturmiljø Området inneheld kulturminne som er automatisk freda etter kulturminnelova; Askeladden id , , , , , , (kolgroper). Det er ikkje tillate å gjere nokon form for varige eller mellombelse inngrep som medfører å skade, øydeleggje, grave ut, flytte, forandre, skjule eller på nokon måte utilbørleg skjemme dei automatisk freda kulturminna, eller framkalle fare for at dette kan skje. Hogst og skjøtsel i område avsett til bevaring av kulturminne, må skje i samråd med dei regionale kulturminne myndigheitene (Telemark fylkeskommune). At Plan as, 3870 Fyresdal

13

14

15

16

17 Tokke kommune Arkiv: G00 Saksnr.: 2013/ Saksbeh.: Niina Laaksonen Direkte tlf.: Dato: Saksframlegg Utval Utvalssak Møtedato Administrasjonsutvalet 13/ Helse- og sosialutvalet Formannskapet 13/ Kommunestyret Koordinerande eining/tildelingskontor Saksdokument: Saksutgreiing: Etter lov om kommunale helse- og omsorgstenestar 7-3, skal det vere ei koordinerande eining for habilitering og rehabilitering i kommunen. Forskrift om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator, 6, seier at koordinerande eining skal medverka til å sikre eit heilskapleg tilbod til pasientar og brukarar med behov for sosial, psykososial eller medisinsk habilitering og rehabilitering. Koordinerande eining skal ha eit overordna ansvar for arbeidet med individuell plan og for oppnemning, opplæring og rettleiing av koordinator. Tokke kommune har ikkje slik einig. Omsorgssjefen meinar at etaten har og behov å ha tildelingskontor. Omsorgsetaten fattar årlig ca 350 enkeltvedtak. Etaten får søknader om avlastning (både i heime og i institusjon og/eller omsorgssenteret), bustad på omsorgssenteret, brukarstyrt personlig assistent (BPA), dagopphald/dagsenter, heimehjelp (praktisk bistand), heimesjukepleia, omsorgsbustad (inkludert psykiatribustad), omsorgsløn, rehabiliteringsopphald, langtidssopphald, korttidsopphald og tryggleiksalarm. I dag er det mellomleiarar som utredar og skriv dessa vedtak. Kvar einaste vedtak tek tid og stelar tid frå leiarar for å leie avdelinga. Det er spesielt heimetenesta som får den største delen av desse vedtaka men institusjon skriv også mange. I tillegg fattar psykiatri i helseetat vedtak som skal være oppgåva til tildelingskontor.

18 Ved å oppretta tildelingskontor får etaten betre kvalitet ved tildeling av tenestar. Tildelingskontor skal ha oversikt over alle tenestar brukarar har i Tokke kommune. Alle søknader skal komme dit og utgreiing og saksbehandling skjer også der. Tildelingskontor er også den som har kontakt mellom kommune og sjukehus. Tildelingskontor kan ta også ei oppgåve som koordinerande eining i tillegg til tildeling av tenestar i Tokke. Finansiering av dette skjer ved å omdisponere eigne stillingsheimlar i helse- og omsorgsetat. Dette vil bli gjort etter drøfting med tillitsvalde. Administrasjonen vil ta dette med i vurderinga av oppgåvene og fordeling av ressursane for å få best mogleg tenester. Det er nødvendig at den personen som blir tilsett er utdanna sjukepleiar og jobbar i 100 % stilling. Rådmannen si tilråding: 1. Omsorgsetat oppretter saman med helseetat tildelingskontor og det blir lyst ut 100 % stilling under føresetnad av godkjenning frå kommunestyret. 2. Tildelingskontor tek også oppgåva som koordinerande eining. 3. Tildelingskontor rapporterer direkte til omsorgssjefen. 4. Finansiering av stillinga skjer ved omdisponering av nåverande stillingsheimlar i omsorgsetat og helseetat.

19 Tokke kommune Arkiv: Saksnr.: 2013/ Saksbeh.: Brit Houge Direkte tlf.: Dato: Saksframlegg Utval Utvalssak Møtedato Arbeidsmiljøutval 13/ Administrasjonsutvalet 13/ Kommunestyret Formannskapet 13/ Etiske retningsliner for Tokke kommune Vedlegg: 1 Etiske retningsliner Saksdokument: Saksutgreiing: Tokke kommune har til no ikkje hatt samla etiske retningsliner. Dette har mellom anna revisjonen peika på. Dette tyder ikkje at kommunen ikkje har hatt etiske reglar. Etikken har vore integrert i andre reglement og retningsliner, som til dømes Personalpolitiske retningsliner og Tilsettingsreglementet. Men dette har ikkje dekka alle område. Det ligg no føre eit framlegg til Etiske retningsliner som tek for seg område som kommunen bør ha eit tydeleg og avklart forhold til. Framlegget tek for seg retningsliner for : Etisk ansvar og lojalitet Informasjonsansvar Organisasjonskultur Korrupsjonsrelaterte handlingar, ulovlege eller krenkande handlingar og varsling Habilitet Gåver og innkjøp Bruk av sosiale media Dei etiske retningslinene gjeld folkevalde og tilsette (leiarar og medarbeidarar).

20 Framlegget vil bli drøfta i kontaktmøte med hovudtillitsvalde og hovudverneombod Eventuelle framlegg til endringar kan då bli fremja i handsaminga i AMU før saka kjem til Administrasjonsutvalet Rådmannen ynskjer at Etiske retningsliner skal vere eit dynamisk dokument som kan bli oppdatert ved behov, og at mindre endringar og justeringar kan gjerast administrativt utan ny handsaming. Etiske retningsliner skal liggje lett tilgjengeleg på intranettet og på kommunen si heimeside på internett. Rådmannen si tilråding: Framlegget til Etiske retningsliner for Tokke kommune vert vedteke. Etiske retningsliner skal liggje lett tilgjengeleg på intranettet og på kommunen si heimeside på internett.

21 Tokke kommune Etiske retningsliner for Tokke kommune Grunnleggjande prinsipp og verdiar: Tokke kommune legg stor vekt på å drive verksemda på ein positiv, ansvarleg og skikkeleg måte. Både folkevalde og tilsette har eit ansvar for å etterleve dette grunnleggjande prinsippet. Som forvaltar av samfunnet sine fellesmidlar vert det stilt høge krav til etisk haldning hjå den enkelte. Innbyggjarane sin respekt for kommunale tenester skal bli bevart og styrka gjennom måten me leverer tenestene våre på. Dette krev at den enkelte reflekterar over korleis me handlar i ulike situasjonar, og at me vurderar kvifor me handlar slik me gjer. Som ei støtte i det daglege arbeidet både innanfor og utanfor organisasjonen har Tokke kommune vedteke desse verdiane og levereglane som skal gjelde for tilsette og politikarar i Tokke kommune. Me skal vere Opne og ærlege Imøtekommande og blide Opptatt av å levere gode og effektive tenester Samarbeidsviljuge og syne kvarandre respekt og omtanke Stolte av arbeidsplassen og kommunen sine tenester Etisk ansvar og lojalitet: Alle, både tilsette og folkevalde har eit ansvar for at Tokke kommune får eit positivt omdøme både internt og eksternt. Tilsette må informere og søkje råd hos næraste leiar i saker som kan ha verknad på kommunen sitt omdøme og tilliten til kommunen. Tilsette og folkevalde pliktar lojalt å fylgje dei lover, forskrifter, avtalar og vedtekne retningsliner som gjeld for Tokke kommune si verksemd. Lojalitetsplikt inneber avgrensingar i kva ein kan uttale seg om offentleg og kva ein kan gjere i form av handlingar. Brot på dei etiske retningslinene kan få konsekvensar for arbeidstilhøvet til tilsette. Reaksjon på brot på retningslinene skal vere uavhengig av posisjon i organisasjonen. Grove brot blir politianmeldt Informasjonsansvar : Tokke kommune fylgjer lovkrava i Offentleglova. Kommunen har generell aktiv informasjonsplikt. All informasjon som blir gjeve til innbyggjarar, organisasjonar, selskap, presse og andre myndigheiter i samband med verksemda i kommunen skal vere korrekt og påliteleg. Til media er det som hovudregel ordførar eller rådmann som uttalar seg på kommunen sine vegne, når det gjeld overordna spørsmål. Etatssjef eller sakshandsamar uttalar seg i saker og fagområde dei har ansvar for. Organisasjonskultur: Tokke kommune ynskjer å ha eit ope og aksepterande arbeidsmiljø, der positive haldningar til eigen arbeidsplass, felles verdiar og god arbeidsmoral er sjølvsagt. Arbeidsmiljøet er avgjerande for trivsel, stabilitet og produktivitet. Tilsette, både leiarar og medarbeidarar har ansvar for at det er eit godt arbeidsmiljø på arbeidsplassen. Det er eit leiaransvar å ta tak i tilhøve som ikkje er slik me ynskjer å ha det.leiarane har eit særleg ansvar for å leggje til rette for tverrfagleg samarbeid der det kan bidra til betre oppgåveløysing. Alle tilsette må gå inn i tverrfagleg samarbeid med openheit og respekt for andre faglege perspektiv og gjennom dette prøve å finne nye og betre løysingar. Tokke kommune sine etiske retningsliner er vedteke i kommunestyret i sak 13/xx Side 1

22 Tokke kommune Tilsette og folkevalde plikter å syne respekt for kvarandres arbeid og roller. Folkevalde har ein ombodsrolle for innbyggjarane. Tilsette må ta opp sine saker tenesteveg og få dei handsama i linja. Jf. Kommunikasjonsplan. Korrupsjonsrelaterte handlingar, ulovlege eller krenkande handlingar og varsling: Tokke kommune har nulltoleranse for korrupsjon eller korrupsjonsrelaterte handlingar. Tilhøve blir politianmeldt. Tokke kommune har nulltoleranse for trakassering på nett eller andre ulovlege eller krenkande handlingar, sjølv om desse skjer på fritida. Tilhøve blir politianmeldt. Det er heller ikkje tillete med surfing på pornosider på kommunen sitt nett. Tilsette som får kjennskap til tilhøve på arbeidsplassen som ikkje synest etisk forsvarlege, har eit sjølvstendig ansvar for å ta opp dette med sin næraste overordna og verneombodet. Arbeidstakar har rett og plikt til å varsle om kritikkverdige tilhøve i kommunen dersom ein ikkje når fram tenesteveg. Jf. Varslingsplakaten. Habilitet: Forvaltningsloven har reglar om habilitet som gjeld alle i kommunen ( 6-10). Me må unngå å kome i situasjonar som kan medføre konflikt mellom kommunens interesser og personlege interesser, eller at det kan bli reist mistanke om det. Den som er i tvil må ta opp spørsmålet med sin næraste leiar. Folkevalde og tilsette vert oppfordra til å registrere opplysningar om styreverv/ økonomiske interesser i Styrevervregisteret. Rådmannen og toppleiargruppa skal ikkje ha politiske verv i kommunen. Gåver og innkjøp: Innkjøp skal skje i tråd med gjeldande lovar, forskrifter og kommunen sine reglar for innkjøp og kontrahering av bygg- og anleggsarbeid. Reklamemateriell, blomar og liknande gåver av liten verdi kan einkvar ta imot, og gjerne dele med sine kollegaer. Gåver av større verdi enn dette er det ikkje naturleg å ta imot i tenesta for kommunen, anten det er frå brukarar, leverandørar eller andre. Den som er i tvil må ta det opp med næraste leiar. Betalte reiser frå leverandørar skal ikkje forekome. Tilsette i Tokke kommune kan ikkje nytte kommunen, kommunen sitt namn eller eiga stilling eller posisjon i kommunen for å oppnå særlege betalings- eller leveringsvilkår eller andre personlege fordelar i samband med personlege kjøp. Bruk av sosiale media : Alle må vere bevisste si rolle som tilsett eller folkevald i Tokke kommune når dei ytrar seg i sosiale medier. Du kan gjerne vere aktiv i faglege diskusjonar, og vere open om kor du jobbar viss det er relevant Du må vurdere nøye om du som privatperson skal ha kontakt med elevar/brukarar/ pårørande/ leverandørar og liknande i sosiale media. Dette bør avklarast med næraste leiar. Tilsette har ytringsfridom, men teieplikta gjeld også i dei sosiale media. Ver varsam med opplysningar som kan føre til at andre kan bli identifisert utan å ynskje det, og legg ikkje ut bilete av andre utan godkjenning. Viss nokon kan vere i tvil, presisèr at du ikkje ytrar deg på vegne av Tokke kommune. Innlegg direkte til Tokke kommune skal svarast av ordførar eller rådmann eller den dei peikar ut. Kom i hug at det kan vere vanskeleg å slette noko du har skrive på internett. Tokke kommune sine etiske retningsliner er vedteke i kommunestyret i sak 13/xx Side 2

23 Tokke kommune Arkiv: Saksnr.: 2013/ Saksbeh.: Brit Houge Direkte tlf.: Dato: Saksframlegg Utval Utvalssak Møtedato Arbeidsmiljøutval 13/ Administrasjonsutvalet 13/ Kommunestyret Formannskapet 13/ Kommunikasjonsplan for Tokke kommune Vedlegg: 1 KOMMUNIKASJONSPLAN FOR TOKKE KOMMUNE framlegg Saksdokument: Saksutgreiing: I desember 2011, i sak 11/25 gjorde AMU slikt vedtak: AMU ser det som viktig å arbeide med styrking av kommunikasjonen i organisasjonen og utvikling av eit betre arbeidsmiljø. Det bør bli laga prosedyre og sjekkliste for handsaming av organisasjonsprosessar. AMU ber rådmannen legge fram forslag til korleis ein bør arbeide med dette i organisasjonen, med tidsplan, til AMU`s møte i januar Status i dag er : Tokke kommune har utarbeida og vedteke Omstillingsprosedyre, som er godkjent av Arbeidstilsynet. Prosedyren ligg i HMS-systemet og er tilgjengeleg på kommunen sitt intranett. Omtrent på same tid som AMU gjorde sitt vedtak, (dvs. i november 2011), vart det mellom arbeidsgjevar og arbeidstakarorganisasjonane og hovudverneombodet avtalt spelereglar for samarbeidet mellom partane.

24 I AMU vart det i 2012 drøfta kva som bør vere innhaldet i ein kommunikasjonsplan. Gjennom leiarutviklingsopplegget som vart gjennomført hausten 2012, som inkluderte klimaundersøkelsen som vart gjennomført i årsskiftet 2012/13, vart det identifisert område som Tokke kommune burde sjå nærare på. I oppfylgjinga av klimaundersøkelsen, som i fyrste rekke har vore samlingar for Kommunehuset, har me definert standarder for arbeidsmiljøet og intern kommunikasjon. Det ligg føre framlegg til Etiske retningsliner. No ligg det føre eit framlegg til Kommunikasjonsplan for Tokke kommune, som tek for seg både intern og ekstern kommunikasjon. Hensikten med kommunikasjon er at det som blir formidla er tydeleg og godt formulert, at me unngår mistydingar, og at det er avklart kven som informerar og snakkar med/om/på vegne av kven. Målet med planen er at me skal kommunisere på ein måte som gjer at kommunen fungerar som, og blir oppfatta som, ein effektiv og profesjonell organisasjon. Planen skal gjere det tydeleg og føreseieleg kva ansvar den einskilde har for å bidra til at kommunen fungerar slik me ynskjer. Den ferdige planen bør liggje lett tilgjengeleg på intranett og kommunen si heimeside på internett saman med etiske retningsliner. Framlegget til kommunikasjonsplan vil bli drøfta i kontaktmøte med hovudtillitsvalde og hovudverneombod , før handsaming i AMU og i Administrasjonsutvalet Rådmannen si tilråding: Kommunikasjonsplan for Tokke kommune vert vedteke. Planen skal liggje lett tilgjengeleg på intranett og kommunen si heimeside på internett.

25 Tokke kommune KOMMUNIKASJONSPLAN Kommunikasjonsplan for Tokke kommune er utarbeidd som følgje av vedtak i Administrasjonsutvalet i sak 11/24. Planen skal syne korleis rådmannen vil leggje til rette for god informasjon, kommunikasjon og samarbeid internt i organisasjonen og utad. Kva planen skal omfatte er seinare drøfta i Arbeidsmiljøutvalet og med tillitsvalde og hovudverneombod i kontaktmøte. Målet med planen Målet med planen er at me skal kommunisere på ein måte som gjer at kommunen fungerar og blir oppfatta som ein effektiv og profesjonell organisasjon. Planen skal gjere det tydeleg og føreseieleg kva ansvar den einskilde har for å bidra til at kommunen fungerar slik me ynskjer. Hensikten med kommunikasjon er at det som blir formidla er tydeleg og godt formulert, at me unngår mistydingar, og at det er avklart kven som informerar og snakkar med/om/på vegne av kven. Kommunen sitt oppdrag og rollene i kommuneorganisasjonen Ein kommuneorganisasjon har fleire oppdrag. Me skal yte gode og rett dimensjonerte tenester for innbyggjarane i kommunen, me skal ta ansvar som arbeidsgjevar, og me skal ta eit fellesansvar for regionen og fylket og landet me er ein del av. Me forvaltar fellesskapet sine midlar. Me skal syte for at midla blir brukt på ein måte som kjem innbyggjarane best mogleg til gode innafor dei rammene me har. Det er Kommunestyret som avgjer kva som er gode og rett dimensjonerte tenester i vår kommune, ut frå inntekter og lokale forhold. Kommunestyret representerer folket, og dei har ansvar for å tilsette ein administrasjonssjef ( rådmann) som skal ta ansvar for det som må gjerast i praksis for at kommunen skal yte gode tenester, vere ein god arbeidsgjevar og vere ein god samarbeidspartnar for interne og eksterne organar. Kommunestyret si rolle er å styre kommunen. Politikarane har og ei ombodsrolle. Ordføraren er øvste leiar for kommunestyret og for kommunen. Kommunestyret har ansvar for at rådmannen og resten av organisasjonen gjer det som er forventa og avtalt. Rådmannen er øvste leiar for administrasjonen, og skal syte for at leiarar og medarbeidarar som er tilsett for at kommunen skal yte sine tenester på best mogleg måte, nyttar ressursane så godt som mogleg. Kommunen er ein linjeorganisasjon. For Tokke vil det seie at rådmannen er administrative leiar på øvste nivå, deretter kjem etatssjefar og stabssjefar (personalsjef og økonomisjef), på nivået under er mellomleiarar ( rektorar, styrarar, avdelingssjukepleiarar m.fl.), som har ansvaret for faglege leiarar og øvrige medarbeidarar. Dette er linja i Tokke kommune. Det er mange lover og avtaler som regulerar kva kommunen kan og skal gjere. Kommunelova, forvaltningslova, offentleglova, arbeidsmiljølova, hovudavtala mellom partane i arbeidslivet m.fl. Difor har me ordninga med tillitsvalde som skal passe på at arbeidstakarane sine behov, synspunkt og Kommunikasjonsplan for Tokke kommune er vedteken i kommunestyresak 13/ Side 1

26 Tokke kommune interesser blir teke med i vurderingar før det blir teke avgjerd i saker som gjeld tenestene og dei tilsette, og me har verneombod som skal overvåke at kommunen som arbeidsgjevar fylgjer dei lovkrava som er sett i arbeidsmiljølova. Det er mange aktørar i ein organisasjon, og difor er det viktig at me kommuniserar godt og hensiktsmessig både internt og utad. KOMMUNIKASJON I PRAKSIS Det er ikkje regler og retningsliner som avgjer om me har god kommunikasjon, men kva me gjer i praksis. Den einskilde sin vilje til å kommunisere er avgjerande. Det handlar om å gje og ta imot informasjon, vise vilje til å forstå, og vere fleksibel og løysingsorientert. Det handlar og om å korrigere kvarandre på ein konstruktiv måte, å kunne ta imot korreksjon, og å kunne endre oppfatning når ein har fått ny informasjon. Den einskilde må evne å sette kommunen sine interesser føre sine eigne, og vise respekt for vedtak og andre sine roller. Mange oppgåver innafor dei ulike tenestene krev at me ser på dei med ulike faglege blikk, og me må passe på at ikkje faglege oppfatningar blir fastlåste og slik blir eit hinder for utvikling. Kommunen skal snakke med ein stemme utad. Det er difor viktig å gjere naudsynte avklaringar med kvarandre og informere kvarandre før me uttaler oss. Hovudprinsippet : Me skal ha ein kommunikasjonsform som bidreg til at kommunen fungerar og blir oppfatta som ein effektiv og profesjonell organisasjon. Det inneber mellom anna: 1. Alle tilsette kan måtte trå til for å løyse andre oppgåver enn dei dei har til dagleg, og alle tilsette hjelper til når det er naudsynt for at ein annan skal få utført sin oppgåve. 2. Alle som tek kontakt med ein tilsett i Tokke kommune skal få hjelp til å få svar på spørsmål innan rimeleg tid. Dersom den som blir kontakta ikkje er rett person til å svara, skal vedkomande rettleie den som spør vidare til rett person eller til sentralbordet. 3. Skriftlege spørsmål vert (som hovudregel )svara på skriftleg. 4. Kommunen snakkar med ein stemme utad. Publikum skal ikkje få ulike forventningar etter kva for avdeling eller sakshandsamar dei snakkar med. Den som skal gje beskjed om ei avgjerd eller vurdering må sikre seg om at dette er kommunen sitt syn. 5. Arkivverdige e-postar og sms ar vert eksportert til Ephorte og svara på i sakarkivhandsamingssystemet. 6. I interne prosessar følgjer me omstillingsprosedyren og føringane i Arbeidsmiljølov og Hovudavtalen og syter for at tillitsvalde og verneorganisasjonen blir involvert på eit tidleg tidspunkt. 7. Møteplan for faste møter blir sett opp slik at saker og spørsmål blir teke opp adminstrativt og politisk i rett rekkefølgje. 8. Møtereferat og kommuneinformasjon vert lagt på kommunen sine heimesider. 9. Media: Tilsette kan uttale seg i saker og spørsmål før det er gjort vedtak. Etter at det er gjort politisk eller administrativt vedtak i ei sak skal leiarar og tilsette vere lojale til vedtaket og ikkje uttale seg negativt om dette. Som hovudregel er det ordførar som uttalar seg til pressen Kommunikasjonsplan for Tokke kommune er vedteken i kommunestyresak 13/ Side 2

27 Tokke kommune i politiske saker som vedkjem kommunen. Rådmann eller etatssjef, eller den som har ansvar for eit saksområde, svarar på spørsmål og saker som media eller andre tek opp. 10. Sosiale medier: Leiarar og medarbeidarar må vera varsamme med korleis dei omtalar kommunen, kommunale forhold og enkeltpersonar. Jf. Etiske retningsliner. 11. Beredskap og kriser: Det er utarbeida kriseplan og varslingsliste ved kriser. Denne ligg på Tokke kommune sin heimeside på Internett. 12. Avvik: Avvik på tenester blir meld i kvalitetssystemet og HMS-avvik blir meld etter retningslinene i HMS-systemet. 13. Misnøye og klagar : Den som har spørsmål eller sak å ta opp må følgje linja, og vender seg til næraste leiar, eventuelt via verneombod eller tillitsvald. Dersom dette ikkje gjev resultat, må vedkomande vende seg til leiaren over leiaren. I siste instans vert rådmannen kopla inn. Det er viktig å følgje linjeveg for å gje leiarar nødvendig informasjon og høve til å utøve sitt ansvar og sin mynde. Dette vil gjere organisasjonen meir robust og føreseieleg. Dersom me hoppar over leiarar eller går direkte til enkeltpolitikarar med misnøye, kan me spille ut og svekke leiarane og gjere organisasjonen meir sårbar. Politikarar som får henvendingar om misnøye frå tilsette i kommunen, må be dei gå tilbake til arbeidsplassen og ta dette opp linjeveg. Viss rådmannen ikkje får linjeveg til å fungere vil ordførar tre inn. KOMMUNIKASJON MELLOM ADMINISTRASJON OG POLITISK ORGANISASJON Den viktigaste kommunikasjonen mellom politiske styreorganer og administrativ organisasjon skjer i form av saker til politisk handsaming og vedtak. Administrasjonen pliktar å følgje opp politiske vedtak lojalt. Det er rådmannen som står ansvarleg overfor kommunestyre og ordførar dersom kommunestyret har spørsmål om administrasjonen og oppfølgjing av saker og vedtak. I prinsippet foregår kommunikasjonen mellom politikk og administrasjon mellom ordførar og rådmann, men i hovudutvala er det etatssjefane som representerar rådmannen, følgjer opp saker og svarar på spørsmål. FASTE MØTE OG KVEN SOM DELTEK Politiske møte: Kommunestyret: Valde representantar. Rådmann møter, stabssjefar og etatssjefar er til stades. Formannskapet ( økonomi- og planutval) : Valde representantar. Rådmann møter, stabssjefar og etatssjefar er til stades eller er tilgjengelege. Administrasjonsutvalet: dette er eit partssamansett utval, som består av arbeidsgjevarrepresentantar (i Tokke er det formannskapsmedlemmene) og arbeidstakarrepresentantar ( i Tokke er det dei to største arbeidstakarorganisasjonane Fagforbundet og Utdanningsforbundet, samt Akademikerne v/ Naturviterforbundet som observatør). I Administrasjonsutvalet møter rådmann og personalsjef. Arbeidsmiljøutvalet: dette er eit partssamansett utval, som består av arbeidsgjevarrepresentantar (4) og arbeidstakarrepresentantar (4). Rådmann, personalsjef og to etatssjefar møter som arbeidsgjevar. Hovudverneombod og tre hovudtillitsvalde eller tillitsvalde møter. Partane vel sine eigne representantar. Kommunikasjonsplan for Tokke kommune er vedteken i kommunestyresak 13/ Side 3

28 Tokke kommune Helse- og sosialutvalet : Valde representantar. Helsesjef og Omsorgssjef møter. Utviklingsutvalet: Valde representantar. Teknisk sjef og Plan- og næringssjef møter. Oppvekstutvalet: Valde representantar. Oppvekstsjef møter. Kontrollutvalet: Dette er eit pålagt organ etter kommunelova. Kontrollutvalet er utpeika av kommunestyret og har ingen administrative representantar. Innkallar ordførar, rådmann eller andre ved behov. Rådet for eldre og funksjonshemma (REF): Valde representantar. Helsesjef og Omsorgssjef møter. Som hovudregel er alle politiske møte opne for publikum. Organet kan vedta å lukke handsaminga av einskilde saker i tråd med offentleglova, men vedtaka vil vere offentlege. Møteplan for dei politiske møta ligg på Tokke kommune si heimeside. Vedtak blir lagt ut. Administrative møte: Personalmøte i avdelingane: alle tilsette, verneombod og tillitsvalde møter. Leiarmøte i etatane: Etatssjef og mellomleiarar møter. Samarbeidsmøte mellom leiar og tillitsvald. Avtalast i kvar etat. Samarbeidsmøte mellom leiar og verneombod. Avtalast i kvar etat. Kontaktmøte med tillitsvalde. Samarbeidsmøte mellom kommunen si leiing og dei hovudtillitsvalde samt hovudverneombodet, om spørsmål som vedkjem kommunen, informasjon og drøfting. Desse møter: rådmann og personalsjef, hovudverneombodet samt hovudtillitsvalde for dei største organisasjonane eller samanslutningane, dvs. Fagforbundet, Utdanningsforbundet, Delta, Sjukepleierforbundet og Naturviterforbundet. Dei hovudtillitvalde representerar også dei mindre arbeidstakarorganisasjonane innafor sin samanslutning, med mindre anna er avtalt. Rådmannen si leiargruppe eller toppleiargruppa (TL) består av rådmannen, stabssjefane, etatssjefane., og har faste møte kvar måndag kl Mellomleiargruppa (ML) består av alle som har leiarfunksjon på nivået under TL og har ikkje faste møte, men blir innkalla til samlingar om tema som gjeld leiing i Tokke kommune. Retningsliner for samarbeidsmøte er nedfelt i HMS-prosedyrane som ligg på Intranett. SPELEREGLAR Tokke kommune har avtalt spelereglar for samarbeidet mellom arbeidsgjevar og arbeidstakarorganisasjonene. Partane har avtalt fylgjande standarder for samarbeidet: Arbeidsgjevar, arbeidstakarorganisasjonane og verneorganisasjonen i Tokke kommune ynskjer å styrke sitt samarbeid gjennom å vise respekt og forståing for kvarandre sine roller, og for lov og avtaleverk vere lojale mot samarbeidet, og aktivt gje kvarandre relevant informasjon setje opp årsplan for møter og oversikt over prosesser vere aktive i samarbeidet og evaluere samarbeidet undervegs. Denne planen er vedteke i Tokke kommunestyre xx.xx.13 og blir justert og rullert ved behov. Kommunikasjonsplan for Tokke kommune er vedteken i kommunestyresak 13/ Side 4