Avtale om resepsjons- og sentralbordtjenester

Transkript

1 Vedlegg 1: Utkast til kontrakt Avtale om resepsjons- og sentralbordtjenester mellom Direktoratet for utviklingssamarbeid (Norad) og... Avtalen er utstedt i to signerte originaleksemplarer, hvorav partene beholder hvert sitt. Avtaletid: F.o.m t.o.m I tillegg har Kunden en opsjon på år. Maksimal avtaletid er dermed t.o.m Oslo, <dato> Kunden: Oslo, <dato> Leverandøren: <Navn> <Stilling> Signatur: <Navn> <Stiling> Signatur:

2 Innholdsfortegnelse 1 PARTENE FORMÅL OG OMFANG AVTALEDOKUMENTER TOLKNING - RANGORDNING BESTILLING OG LEVERING PRISVILKÅR FAKTURERINGS- OG BETALINGSBESTEMMELSER SAMARBEID OG INFORMASJONSPLIKT SÆRLIGE FORPLIKTELSER FOR LEVERANDØREN LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR FORCE MAJEURE SANKSJONER HEVING ERSTATNING UTENFOR KONTRAKT TAUSHETSPLIKT MARKEDSFØRING KONTRAKTSMEDHJELPERE OVERDRAGELSE ENDRINGER KOMMUNIKASJON IKRAFTTREDELSE, VARIGHET OG OPPSIGELSE LOVVALG OG TVISTER... 5

3 Generelle avtalevilkår 1 PARTENE Avtalen er inngått mellom følgende Parter: Navn: Direktoratet for utviklingssamarbeid (Norad), (heretter kalt Kunden) Postadresse: Postboks 8034 Dep OSLO Besøksadresse: Ruseløkkveien 26,Oslo Organisasjonsnummer: Kontaktperson: Morten Riise, morten.riise@norad.no. Tlfnr:... og Navn: Postadresse: Besøksadresse: Organisasjonsnummer: Kontaktperson:... (heretter kalt Leverandøren) 2 FORMÅL OG OMFANG (1) Formålet med avtalen er å tilrettelegge for kontinuerlig bemanning av Kundens resepsjon og sentralbord, i henhold til krav i konkurransegrunnlaget samt vedlegg. (2) Avtalebetingelser fra konkurransegrunnlaget: a. Åpningstiden skal være alle hverdager fra 08:00 til 16:00. Resepsjon og sentralbord skal være bemannet i hele åpningstiden*. Leverandøren har ansvaret for dette. (*utenom korte toalettpauser). I tillegg skal Kunden ved behov kunne anskaffe tjenesten utover normal åpningstid. Bestillinger vil komme i tilstrekkelig god tid, og personen til stede kan være en annen enn tilbydd hovedperson. b. Tilbudt person (hovedperson) fra valgte tilbyder må være tilstedet for opplæring tre dager i uke 13. I tillegg skal valgte leverandør ha minst 2 personer på minst en (1) dag opplæring i uke 13, dette siden disse personene (backup-personer) skal være tilstede ved eventuelt fravær fra tilbudt person (hovedperson). c. Hovedpersonen skal være tilstede, og gjennomføre arbeidsoppgavene i henhold til vedlagt liste over Arbeidsoppgaver. Firmaet skal ikke tilby en person som hovedperson dersom firmaet kjenner til at personen ikke vil kunne være tilstede i hele avtaleperioden. d. Kompetansen på backup-personene skal opprettholdes i avtaleperioden. Hvis backupperson ikke har arbeidet i resepsjonen hos oppdragsgiver de siste 12 mnd, skal kompetansen holdes ved like gjennom at personen er tilstede, minimum 2 dager per 12 mnd, sammen med tilbudt hovedperson. (3) Leverandøren skal besvare henvendelser, og stille til disposisjon tilbudt kompetanse og kapasitet, i samsvar med krav i konkurransegrunnlaget, leverandørens tilbud, og iht. den enkelte bestilling. 3 AVTALEDOKUMENTER (1) Avtalen består av ferdig avtaledokument (basert på dette dokumentet; utkast til kontrakt), vedlagt Kundens konkurransegrunnlag og Leverandørens tilbud. 4 TOLKNING - RANGORDNING (1) Ved eventuell motstrid skal dette være dokumentrekkefølgen som legges til grunn: 1. Signert avtale (endelig avtale basert på dette dokumentet (utkast til kontrakt)). 2. Kundens konkurransegrunnlag og vedlegg. 3. Leverandørens tilbud. Vedlegg 2: Utkast til kontrakt - resepsjon og sentralbord (saksnr ) Side 1 av 5

4 5 BESTILLING OG LEVERING (1) Leveransen utføres i samsvar med de krav som følger av Kundens konkurransegrunnlag og Leverandørens tilbud. Generelle avtalevilkår 6 PRISVILKÅR (1) Avtalen gjennomføres i henhold til avtalt pris basert på de tidsangivelser og krav som følger av konkurransegrunnlaget. All opplæring er kostnadsfri for Kunden. Priser fra Leverandørens tilbud: Månedspris, for normal åpningstid (08:00-16:00), er... kroner inkl. alle skatter og avgifter. Timepris for eventuell arbeid utover normal åpningstid er... kroner inkl. alle skatter og avgifter. (2) Prisen er fast i avtaleperioden og inkluderer alle skatter, avgifter og gebyrer. Merverdiavgift skal dog spesifiseres. (3) Priser på de ytelser som omfattes av avtalen kan dog endres med følgende begrensninger: a) Kunden må gis skriftlig varsel med minst en måneds frist før endringen kan settes i verk. (4) Prisene kan justeres årlig, med virkning fra , i samsvar med endring i Statistisk sentralbyrå sin konsumprisindeks (hovedindeksen) med utgangspunkt i indeksen for januar FAKTURERINGS- OG BETALINGSBESTEMMELSER (1) Fakturering skal skje etterskuddsvis pr måned. (2) Faktura skal merkes med kontraktsnummer, og stiles til: Norad, Fakturamottak ØKON, Pb 8034 Dep, 0030 Oslo. Attn:... (3) Faktura skal ikke inneholde ordre-, fakturagebyr, reisekostnader, eller lignende gebyrer/kostnader. (4) Faktura fra eventuelle underleverandører aksepteres ikke. All fakturering skal skje fra Leverandøren. (5) Faktura som ikke er korrekt utstedt vil bli returnert og krevd kreditert. (6) Korrekt faktura forfaller til betaling pr 30 (tretti) dager. (7) Ved forsinket betaling av korrekt utstedt faktura har Leverandøren krav på morarente etter den til enhver tid gjeldende sats på det beløp som har forfalt til betaling i henhold til lov om rente ved forsinket betaling. 8 SAMARBEID OG INFORMASJONSPLIKT (1) Partene skal lojalt sørge for å underrette hverandre om forhold de bør forstå kan, eller vil få betydning for gjennomføringen av denne avtale. (2) Partene skal utpeke kontaktpersoner og bidra til å opprettholde slik kontakt som er nødvendig for oppfyllelsen av avtalen. 9 SÆRLIGE FORPLIKTELSER FOR LEVERANDØREN (1) Leverandøren plikter å sørge for at alle forpliktelser etter denne avtale blir utført på en profesjonell, nøyaktig og fagmessig måte, samt i henhold til gjeldende rutiner og retningslinjer hos Norad. Resepsjonen og sentralbordet er Norads ansikt utad, og skal behandle henvendelser på en seriøs og profesjonell måte. Leverandøren har ansvar for at tjenesten ytes av de i tilbudet navngitte personer. Dersom hovedpersonen slutter i sin stilling hos Leverandøren, sykemeldes eller tar ut permisjon, plikter Leverandøren straks å erstatte hovedpersonen med en annen person med tilsvarende kompetanse. Nødvendig opplæring av ny person, som kreves for at skiftet ikke skal innebære kvalitetsforringelse av tjenesten, bekostes av Leverandøren. Med opplæring forstås også den tid som går med til å sette seg inn i arbeidet. (2) Kunden forbeholder seg retten til å godkjenne eller avvise personer som Leverandøren stiller til rådighet. Dette gjelder også ved eventuelt bytte av hovedperson. Dersom Leverandøren ikke kan tilby personer som Kunden kan godkjenne, kan Kunden vederlagsfritt si opp avtalen. (3) Kunden forbeholder seg retten til å kunne bytte person. Før et eventuelt skriftlig krav om bytte av person vil det bli gitt en muntlig tilbakemelding til personen, en eventuell skriftlig tilbakemelding til Vedlegg 2: Utkast til kontrakt - resepsjon og sentralbord (saksnr ) Side 2 av 5

5 Generelle avtalevilkår personen og leverandør (med frist for forbedring), og tilslutt et eventuelt skriftlig krav om bytte av person innen 3 uker. Ved et eventuelt bytte av person skal leverandør kostnadsfritt lære opp ny person. Minimum tre dager opplæring før byttet skjer. (4) Leverandøren skal iverksette forsvarlige kvalitetssikringsprosedyrer som: a) Sikrer at tjenester blir levert i tide og i samsvar med de krav som følger av denne kontrakt, konkurransegrunnlaget inkl. vedlegg, samt av alminnelige vilkår/krav til arbeidsoppgavene. b) Sikrer at Kunden, som avtalt, kan gjøre bruk av de leverte ytelser. (5) Leverandøren skal på forlangende fra Kunden godgjøre at slike kvalitetssikringsprosedyrer er etablert. (6) Kunden kan til enhver tid kreve dokumentasjon av Leverandøren, eller oppnevne en ekstern revisor som skal ha rett til å gjennomgå nødvendig og relevant informasjon hos Leverandøren for å kontrollere at Leverandøren overholder sine forpliktelser i henhold til denne avtalen. 10 LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR (1) Leverandøren skal sørge for at ansatte ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av landsomfattende tariffavtale eller det som er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder bare for ansatte som direkte medvirker til oppfyllelse av Leverandørens forpliktelser under avtalen. (2) Alle avtaler Leverandøren inngår og som innebærer utførelse av arbeid under denne avtalen skal inneholde tilsvarende forpliktelser. (3) Dersom Leverandøren ikke oppfyller denne forpliktelsen, har Kunden rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen, tilsvarende ca 2 (to) ganger innsparingen for Leverandøren, inntil det er dokumentert at forholdet er bragt i orden. (4) Leverandøren skal på forespørsel fra Kunden legge frem dokumentasjon om de lønns- og arbeidsvilkår som blir benyttet. Kunden og Leverandøren kan hver for seg kreve at opplysningene skal legges frem for en uavhengig tredjepart som Kunden har gitt i oppdrag å undersøke om kravene i denne bestemmelsen er oppfylt. Leverandøren kan kreve at tredjeparten skal ha undertegnet en erklæring om at opplysningene ikke vil bli benyttet for andre formål enn å sikre oppfyllelse av Leverandørens forpliktelse etter denne bestemmelsen. Dokumentasjonsplikten gjelder også underleverandører. (5) Dersom en uavhengig tredjepart kommer til at kravene i denne bestemmelsen ikke er oppfylt, og Konsulenten bestrider dette, kan Kunden kreve at Leverandøren og underleverandører legger frem dokumentasjon for Kunden om de lønns- og arbeidsvilkår som blir benyttet. 11 FORCE MAJEURE (1) Skulle det inntreffe en ekstraordinær situasjon som ligger utenfor partenes kontroll, og som etter vanlige regler regnes som force majeure, opphører partenes forpliktelser så lenge force majeuresituasjonen vedvarer. Motparten skal varsles om dette uten ugrunnet opphold. (2) Følgende omstendigheter skal betraktes som force majeure dersom de inntrer etter avtalens inngåelse og hindrer dens oppfyllelse: Krig, opprør eller indre uroligheter, beslutning av offentlig myndighet, naturkatastrofe, avbrudd i den offentlige kraftforsyning eller i den alminnelige samferdsel, betydningsfull arbeidskonflikt eller brann eller annen omstendighet av liknende karakter og inngripende betydning. (3) Motparten kan i en force majeure-situasjon bare gå fra avtalen eller deler av denne med den annen parts samtykke, eller dersom situasjonen varer eller påregnes å vedvare lenger enn 30 dager regnet fra tidspunktet situasjonen inntrer. Vedlegg 2: Utkast til kontrakt - resepsjon og sentralbord (saksnr ) Side 3 av 5

6 12 SANKSJONER Generelle avtalevilkår (1) Ved manglende oppfyllelse, som ikke skyldes Kunden eller som ikke kan henføres under force majeure, eller dersom leveransen ikke er i samsvar med avtalte kvalitets- og tilgjengelighetskrav, kan Kunden kreve et prisavslag (Konvensjonalbot) som står i et rimelig forhold til misligholdet. (2) Konvensjonalbot (prisavslag) kommer til spesifisert fradrag i påfølgende faktura. 13 HEVING (1) Dersom den annen part vesentlig misligholder sine forpliktelser, og et slikt mislighold ikke er brakt til opphør innen 30 dager fra mottatt varsel, kan den annen part heve kjøpet. 14 ERSTATNING UTENFOR KONTRAKT (1) Dersom Leverandøren, dennes ansatte eller kontraktsmedhjelper volder skade på Kunden, dets ansatte, eller på gjenstander eller lignende som ikke omfattes av den enkelte leveranse, er Leverandøren erstatningsansvarlig ovenfor Kunden, i den grad dette følger av alminnelige erstatningsrettslige bestemmelser. Tilsvarende gjelder hvor Kunden, dennes ansatte eller kontraktsmedhjelpere volder skade på Leverandørens ansatte eller gjenstander. 15 TAUSHETSPLIKT (1) Alle personer som skal arbeide i Norads lokaler, med oppfyllelse av denne kontrakten, må signere Norads taushetserklæring, før de kan starte arbeidet. (2) Partene plikter å holde konfidensielt alle opplysninger som de i forbindelse med denne avtale eller dens gjennomføring får kjennskap til om planer, forretningsideer, teknikk, programvare og fremgangsmåter. Det samme gjelder drifts- og/eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig, eller politisk, betydning å hemmeligholde for den part opplysningene gjelder. Taushetsplikten gjelder tilsvarende for partenes kontraktsmedhjelpere. (3) Konfidensialitetsplikten opphører ikke ved denne avtales opphør. (4) Konfidensialitetsplikten opphører når: a) informasjonen er allment tilgjengelig, eller b) partene pålegges å gi opplysninger i henhold til lov, forskrift eller rettslig kjennelse, men bare overfor den som har rett til å kreve disse opplysninger. 16 MARKEDSFØRING (1) Denne avtale gir ikke Leverandøren rett til å benytte Kundens navn eller logo eller benytte sin rolle som Leverandør i markedsføring eller referanser og/eller andre typer presentasjoner uten Kundens forutgående skriftlige samtykke. Leverandøren har dog rett til å opplyse om denne avtaleinngåelse i pressemeldinger eller lignende. 17 KONTRAKTSMEDHJELPERE (1) Leverandøren kan ikke la deler av sine forpliktelser etter avtalen utføres av andre personer enn hovedperson, med mindre annet fremkommer av den enkelte bestilling, og/eller dersom Kunden har blitt varslet i tilstrekkelig tid av Leverandør, samt at Kunden på forhånd har akseptert (skriftlig) at forpliktelsene midlertidig utføres av andre personer enn hovedperson. (2) Leverandørens ansvar ovenfor Kunden endres ikke ved bruk av andre personer enn hovedperson. Leverandøren har alltid 100 % ansvar for at resepsjon og sentralbord er bemannet 08:00-16: OVERDRAGELSE (1) Leverandøren kan ikke overdra, eller på annen måte overføre sine rettigheter og/eller plikter etter denne avtale til andre med mindre dette naturlig følger som del av en eventuell virksomhetsoverdragelse. Vedlegg 2: Utkast til kontrakt - resepsjon og sentralbord (saksnr ) Side 4 av 5

7 Generelle avtalevilkår 19 ENDRINGER (1) Alle tillegg til og endringer av denne avtale eller dens vedlegg skal være skriftlig og undertegnet av begge parter. (2) Endringsdokumenter skal utarbeides i to originaler, en for hver part. (3) Endringsdokumenter skal nummereres fortløpende og vedlegges avtalen. 20 KOMMUNIKASJON (1) Med unntak av den kommunikasjon som finner sted i tilknytning til de enkelte bestillinger og ved eventuelle endringer og tilføyelser til avtalen, skal alle meddelelser mellom partene knyttet til denne avtale være rettet til de kontaktpersoner som er angitt i punkt 1 Parter. 21 IKRAFTTREDELSE, VARIGHET OG OPPSIGELSE (1) Denne avtale trer i kraft som angitt på signeringsforsiden (utkast til dato), og gjelder for en periode på to -2- år. Kunden har ensidig opsjon for forlengelse av avtalen i ett -1- år to ganger, slik at maksimal avtalevarighet kan bli fire -4- år. (2) Dersom Kunden ønsker å tre inn i opsjon om forlengelse av avtalen, må dette varsles innen to -2- måneder før avtalens utløp. (3) Avtalepartene har en gjensidig oppsigelsestid på 90 dager. Oppsigelse skal skje skriftlig og det skal mottas bekreftelse på mottatt oppsigelse. 22 LOVVALG OG TVISTER (1) Denne avtale skal være undergitt og fortolkes i samsvar med norsk rett (2) Eventuelle tvister vedrørende avtalen skal søkes løst ved forhandlinger mellom partene. (3) Dersom en slik tvist ikke blir løst etter forhandlinger, kan partene forsøke å løse tvisten ved mekling. a. Partene kan velge å legge Den Norske Advokatforenings regler for mekling ved advokat til grunn, eventuelt modifisert slik partene ønsker. Det forutsettes at partene blir enige om en mekler med den kompetansen partene mener passer best i forhold til tvisten. Den nærmere fremgangsmåten for mekling bestemmes av mekleren, i samråd med partene. (4) Oppnås ikke en minnelig løsning ved forhandlinger eller mekling, skal tvisten avgjøres av de alminnelige domstoler ved verneting i Oslo Vedlegg 2: Utkast til kontrakt - resepsjon og sentralbord (saksnr ) Side 5 av 5