håndbok for beboerråd på Stovner

Transkript

1 håndbok for beboerråd på Stovner 1

2 Kjære medlemmer av beboerrådet Denne lille håndboka har blitt til under et samarbeid mellom ansatte i bydelen, Leieboerforeningen og ikke minst de tre beboerrådene i blokka, våren I håndboka kan du lese om hvorfor beboerrådene er viktige for bomiljøet, om hvordan man gjennomfører gode møter, og om hva beboerrådene skal være, og ikke være. Den inneholder litt om beboerrådenes rolle, både innad og utad. Vi håper denne håndboka vil bli tatt i bruk av rådene, og ikke minst tror vi den kan være nyttig for nye rådsmedlemmer, og kanskje også for beboerråd på andre adresser i bydelen. Informasjonen dere finner her, har blitt innhenta gjennom verksteder med de tre beboerrådene i blokka. Lykke til med videre arbeid, dere gjør en viktig jobb! Oslo, november 2016 Anne-Rita Andal Leieboerforeningen 2

3 Innhold Brukermedvirkning i bomiljø... 4 I gamle dager... 5 Ulike former for organisering... 6 God møtekultur... 7 Spilleregler for beboerrådene... 8 Ulike roller i et beboerråd... 9 Hva er beboerrådets oppgaver? Å arrangere rådsmøter...11 Møtereferat...12 Årsmøte...13 Konflikter...14 Mine egne notater

4 Brukermedvirkning i bomiljø I 2014 presenterte regjeringen sin strategi for boligsosialt arbeid Bolig for velferd. «Alle skal ha et trygt sted å bo», skriver de i strategien. Men hva er et trygt sted å bo, og hvordan oppnår man det? Det kan være utfordrende å bo i en kommunal blokk å si noe annet vil være løgn. Beboere med ulik bakgrunn og ulik bagasje bor tett sammen, og det kan by på utfordringer. Kommunen, gjennom bydelen, skal hjelpe beboere som trenger bistand og oppfølging, mens Boligbygg skal ta seg av det byggtekniske og kontrakten. I blokka er det i dag et bomiljøprosjekt som har medvirkning i fokus, og det er tre godt fungerende beboerråd i blokka. Kanskje kan de tre beboerrådene bli til ett felles beboerråd? Det som er sikkert er at de ulike beboerrådene har ulike erfaringer og kunnskaper, og at det er viktig med samarbeid mellom beboerrådene. Et godt sted å bo, innebærer at hjemmet ditt skal være egnet for din livssituasjon. Når det er mange forskjellige mennesker som bor i en og samme blokk, utgjør beboerrådene en viktig rolle. Beboerrådene representerer beboerne, og gjennom arbeidet dere nedlegger, ved for eksempel som arrangør eller medarrangør av aktiviteter for beboerne, gjør dere bomiljøet bedre for de som bor i blokka. Tidligere har medvirkning hatt liten plass i nasjonale strategier, men nå er medvirkning i det boligsosiale arbeidet tatt med som et av seks suksesskriterier for å oppnå gode bomiljø. Det finnes ikke så mange gårdsstyrer eller beboerråd i kommunale gårder i Oslo lengre, men de er på vei tilbake. Flere og flere beboere og bydelsansatte vet at det er beboerne som har mest kunnskap om hva en god og en dårlig bolig er, og ikke minst er det mange som nå vet at beboerne er en stor ressurs i bomiljøarbeidet. 4

5 I gamle dager Fram til midten av 1900-tallet, var det mange kommunale utleieboliger i Oslo. Det å bo i kommunal bolig ble regna som et privilegium og et trygt og godt sted å bo. De som bodde i kommunal bolig, hadde «evighetskontrakter». De fleste gårdene hadde egne styrer, og gårdsstyrene gjorde en viktig jobb for bomiljøet. Så bestemte Oslo kommune seg for å selge mange av de kommunale boligene. I dag er det ca kommunale boliger igjen i Oslo, og det bor til sammen personer i kommunal bolig. De fleste som bor kommunalt i dag, har 3- eller 5-årskontrakt. Da de kommunale boligene på Ila ble ferdigstilte i 1930, kom tusenvis av Oslo-borgere på åpningsfesten. 5

6 Ulike former for organisering I borettslag og lignende, finnes det et styre som bestemmer mye av det som skjer i gården, for eksempel oppussing. I en kommunal gård, er det Boligbygg som bestemmer hva som skal pussest opp. Likevel er det viktig at beboerne organiserer seg på denne måten har beboerne noen som kan representere dem overfor kommuna, enten det er Boligbygg eller bydelen. Hva sier loven? I Husleieloven står det at beboere som organiserer seg skal bli hørt av utleier. Denne paragrafen heter 6 beboerrepresentasjon i visse boligleieforhold. Dersom man organiserer seg slik loven sier, har beboerrådet rett til å drøfte alt som er av betydning for leieforholdet med utleier, altså Boligbygg. Kjært barn har mange navn Det finnes ikke mange organiserte gårder lengre i Oslo. Noen kaller seg for gårdsstyrer, andre for gårdskomiteer eller beboerråd. Navnet spiller ikke så stor rolle. Noen registrerer seg som forening i Brønnøysundregisteret, men det er ikke nødvendig. Det er en viktig forskjell på de ulike måtene å organisere seg på: Noen beboerråd / styrer / komiteer jobber helt uavhengig av kommuna. De styrer selv sakene de tar opp, og har selv ansvar for alt det praktiske rundt møtevirksomheten Andre beboerråd / styrer / komiteer får bistand fra ansatte i kommuna. Det kan for eksempel være at en ansatt har ansvaret for å kalle inn til møtene, for å skrive møtereferat og lignende. Men det er likevel beboerne som står i fokus den ansatte er kun «assistent» for rådet Det er viktig å huske at den ene formen ikke er bedre enn den andre. Så lenge beboerrådene gjør den viktige jobben med å representere alle som bor i gården, spiller det liten rolle om man får bistand fra ansatte eller ikke. Og felles for alle formene, er at man bruker beboerrådet som et verktøy for å jobbe for en felles sak - et bedre bomiljø. 6

7 God møtekultur Det finnes noen uskrevne regler og tips som kan bidra til en god møtekultur. Her har vi samlet noen av dem: Kom presis til møtet Lag en saksliste på forhånd som alle medlemmene får utdelt i rimelig tid Velg en møteleder bytt gjerne fra gang til gang! Gi tegn til møteleder når du vil snakke Prøv å holde tidsplanen ingen liker å sitte på overtid! Hvis du vil ta opp noe annet enn det som står på sakslista bruk eventuelt-punktet! Les opp spillereglene på begynnelsen av hvert møte (se neste side) 7

8 Spilleregler for beboerrådene På et av verkstedene våre lagde beboere og ansatte et sett med spilleregler. Husk på at det er lett å samarbeide når stemninga er god, men dette kan endre seg, og derfor er det lurt at man har for vane å alltid lese opp spillereglene på begynnelsen av hvert møte. Møteleder leser opp. Alle i rådet er likeverdige bidragsytere Vis respekt for hverandres syn Tenk gjennom hvilke ord du bruker! Fremmedkulturell, rusmisbruker, utlending dette er ekskluderende ord Vær bevisst på kroppsspråket ditt Snakk fra hjertet, men uten å såre Lytt når andre snakker Gi tegn til møteleder når du vil snakke Sjekk at du blir forstått Vær åpen for andres syn Ikke snakk negativt om andre Gi ros og respekt Konflikter hører ikke hjemme på møter Man kan snakke om beboere man bekymrer seg for på rådsmøter. Medlemmene har taushetsplikt. Men vær varsom! Snakke om ikke baksnakke 8

9 Ulike roller i et beboerråd Beboerråd kan ha ulik form, og beboerne kan ha ulike roller. Et beboerråd trenger ikke å ha alle disse rollene. Noen ganger kan medlemmer også ha flere roller det er ingenting i veien for at styrelederen også kan være sekretær. Og et beboerråd trenger heller ikke å ha en leder. Det viktigste er kanskje at man har en sekretær som holder rede på hva rådet gjør. Leder Lederen for rådet er også kontaktperson og «ansikt utad». Dette er et viktig verv og lederen skal representere rådet på en god måte. Lederen må ha evne til å tenke på beboernes beste og ikke bare sin egen sak. Lederen skal ikke gjøre ting uten å ha avtalt det med resten av rådet Nestleder Nestleder stepper inn i rollen dersom leder er syk eller lignende. Rykker automatisk inn som leder dersom lederen må trekke seg midt i en styreperiode Sekretæren Sekretæren har ansvar for intern kommunikasjon. Skriver referater og kaller inn til møter. Sekretæren har ansvar for arkivet. I noen beboerråd kan en ansatt i bydelen være sekretær Kasserer Beboerrådet kan velge en kasserer hvis det er behov for det. Kassereren har ansvar for penger og skal registrere inntekter og utgifter Husk at alle medlemmer av beboerrådet er likeverdige og at dere representerer alle beboerne! 9

10 Hva er beboerrådets oppgaver? I denne blokka er beboerrådene flinke til å ha kontakt med de andre som bor i blokka. Dør-til-dør-aksjoner er en fin måte å kontakte de andre beboerne på, og for å få innspill fra andre. Informasjonshefte som deles ut til alle beboere er også en god måte å nå ut på. Et slikt hefte har vi laget sammen på verksted i slutten av juni. Her oppsummerer vi rådets oppgaver, slik dagens råd selv ser det Beboerrådet jobber for trygghet og bedre bomiljø Beboerrådet jobber for at det skal være fint og ryddig i blokka Beboerrådet fremmer saker på vegne av beboerne Beboerrådet samarbeider med Boligbygg, bydelen og Leieboerforeningen Beboerrådet er medarrangør av sommerfesten Beboerrådene gjennomfører dør-til-døraksjoner, f.eks søppelaksjon Beboerrådene arrangerer mange forskjellige aktiviteter for beboerne, f.eks leksehjelp, filmklubb og fotballkvelder Husk at alle beboere har ansvar for å bidra til et godt bomiljø, f.eks ved å kaste søppelet på riktig sted og å overholde husordensreglene 10

11 Å arrangere rådsmøter Beboerrådene bør møtes med jevne mellomrom. En gang i måneden er ideelt, og det bør settes opp en møtekalender på det første møtet etter jul / etter sommerferien. Om sommeren er det mange som reiser bort, og da er det greit å ta en pause fra f.eks midten av juni fram til slutten av august. Det kan være lurt å ha faste møtedager, f.eks den første tirsdagen i måneden. Det må koordineres med bydelen slik at beboerrådet vet at møtelokalene er ledige når dere ønsker å ha møte. Innkalling Selv om man avtaler møteplan ved begynnelsen av en periode, må man sende ut møteinnkalling. Innkalling sendes lettest på epost, senest to uker i forkant. Innkallingen skal inneholde informasjon om tid og sted, samt foreløpig saksliste. Rådsmedlemmene kan også komme med forslag til saker i forkant av møtet, eller man kan benytte seg av «eventuelt»-punktet på slutten av sakslista. Dagen før eller samme dag som møtet finner sted, kan det sendes ut smsvarsel til rådsmedlemmene som en påminnelse. Innkalling til møte i beboerrådet i blokka Dato og sted: Forslag til saksliste: 1. Godkjenning av innkalling og dagsorden 2. Godkjenning av referat fra forrige møte (referatet kan evt. leses opp) 3. Oppfølging av saker fra forrige møte 4. Ny sak 5. Ny sak (osv) Eventuelt Kom med forslag til saker innen (dato) Vel møtt! 11

12 Møtereferat Møtereferatet sendes ut etter rådsmøtet og så raskt som mulig. Rådets sekretær eller en ansatt i bydelen skriver referatet. Når referatet sendes ut, ber man om at rådets medlemmer gir tilbakemeldinger. Noen ganger har sekretæren oppfattet ting feil, og andre rådsmedlemmer kan da korrigere referatet. Det endelige referatet blir godkjent på det påfølgende rådsmøtet, og eventuelt sendt ut på nytt dersom det er gjort endringer. Dessuten skal sekretæren/ kommunens ansatte arkivere referatet i en egen perm som skal være med på alle rådsmøter. 12 Referat fra møte i beboerrådet i blokka (dato, tidspunkt og sted) Til stede:. Ikke til stede:. Referent (den som skriver referatet):. Sak 1: Godkjenning av innkalling og dagsorden Vedtak: Innkallingen og dagorden godkjent (f.eks) Sak 2: Godkjenning av referat fra forrige møte Vedtak: Referat (dato) ble godkjent Sak 3: Oppfølging av saker fra forrige møte Vedtak:. Sak 4: Ny sak (fyll ut) Vedtak:. Sak 5: Ny sak (fyll ut) Vedtak:... Sak 6 Eventuelt Vedtak:... - Disse sakene ble utsatt til neste møte: - Neste møte avholdes (dato,tidspunkt og sted) Vennlig hilsen Sekretær for beboerrådet i blokka (navn)

13 Årsmøte Selv om det viktigste arbeidet gjøres av rådsmedlemmene gjennom vanlige møter og aktiviteter, er årsmøtet beboerrådets høyeste organ. Her velges rådsmedlemmene for ett år av gangen. Alle beboere i den aktuelle oppgangen har stemmerett. Foreninger som er registrerte i Brønnøysundregisteret, har strengere regler for hvordan årsmøtet skal gjennomføres, og disse reglene er nedfelt i foreningens vedtekter. Selv om beboerrådet ikke har vedtekter, kan det være lurt å følge noen enkle retningslinjer. Dette er med på å sikre beboerdemokrati i blokka. Meld fra i god tid 1 mnd. før årsmøtet. Heng opp plakater, send sms og legg gjerne lapper i postkassene. Før opp navnet på en kontaktperson i tilfelle noen har spørsmål. Minn på årsmøtet uka før, og gjerne også samme dag på sms hvis det er mulig. En sekretær bør forberede årsmøtet. Forslag til vedtak bør være klart før møtet. Det sittende rådet bør lage en kort, skriftlig oppsummering av året som har gått. Hvor mange møter som er avholdt, hva rådet har oppnådd og lignende. Gjerne også noen punkter om hva rådet ønsker å jobbe med til neste år. Årsmelding og eventuelle andre sakspapirer bør være tilgjengelige for alle som ønsker det en uke før møtet. Rådet bør ta stilling til om de ønsker å sitte i neste periode på forhånd. På møtet følger man et stramt oppsett, med saksliste, referent og avstemming og valg. Referenten kan gjerne kort skrive de viktigste kommentarene som ble sagt under sakene og legge de inn i referatet. Referenten, rådsleder og eventuelt eneller to beboere på årsmøte skal signerer referatet og kan også gjør dette etter at referatet er renskrevet. Dersom de oppmøtte ønsker det, kan det være anonymt valg. Det samme gjelder ved avstemming om en sak. 9 9 Man kan velge leder for rådet på årsmøtet, eller rådets medlemmer kan selv velge lederen på det første rådsmøtet etter årsmøte rådet konstituerer da seg selv. Rådet trenger heller ikke å ha en leder! 13

14 Forslag årsmøteprotokoll 14 Referat fra årsmøte i blokka (dato, tidspunkt og sted) Antall beboere til stede:... Andre tilstede: (f.eks bydel, Boligbygg, Leieboerforening...) Referent:... Til å signere protokollen ble... valgt Sak 1: Godkjenning av innkalling og dagsorden Vedtak: Innkalling og dagsorden godkjent. Sak 2: Årsmelding for 20 (leses opp) Vedtak: Årsmelding for 20 vedtatt. Sak 3: (F.eks:) Forslag om om å søke penger til lekeapparater Vedtak:... Sak 4: (F.eks:) Opprop fra beboerne Vedtak:... Sak 5 Valg av rådsmedlemmer for kommende år Vedtak: Som leder ble...valgt (eventuelt) Øvrige rådsmedlemmer: Møtet ble hevet kl.... Signert av: Husk: De som skal skrive under referatet gjør dette når sekretæren har renskrevet referatet. Det behøver ikke skje på selve årsmøtet. De som signerer må ha vært til stede og må lese gjennom referatet for å forsikre seg om at det som står der er riktig. Avstemming: Hvis ikke alle er enige under en avstemming skal det i referatet skrives hvor mange som er for, imot eller avholden. Hvis det fremmes alternative forslag skal dette skrives inn referatet og stemmes over. Bruk håndsopprekking.ved skriftlig avstemming skriver man ned på lapper som samles inn og telles opp.

15 Konflikter Konflikter kan oppstå i alle slags bomiljø, og det er en naturlig konsekvens av at forskjellige folk bor tett sammen. Konflikter kan ofte unngås dersom de ikke får vokse. Noen konflikter er uunngåelige men ikke uløselige. Inspirert av en studietur til Danmark der lederne av beboerrådene deltok høsten 2016, har vi satt opp et sett med regler for konflikthåndtering. Reglene kan være til støtte for beboerrådene, men også for andre beboere i blokka. Konflikter er en naturlig del av et fellesskap. Vi kan lære av dem, dersom vi snakker sammen og er åpne for hverandres opplevelser. Ved uoverenstemmelser: gå til den personen det gjelder, eller ta det opp i gruppen, dersom personen er til stede. Dersom du synes det er vanskelig, så be om hjelp. Det er en dårlig ide å bruke sosiale medier til å løse konflikter eller til å få utløp for frustrasjoner. Ved konflikter har du mulighet til å ta kontakt med bydelen og be om hjelp. 9 9 For å løse konflikter, jobber vi med dialog. Når konflikter oppstår, vil vi legge til rette for at at alle involverte møtes for å lære av situasjonen. Er du ikke villig til å møtes, bør du vurdere om det er riktig å fortsette i fellesskapet. 15

16 BIG Things HAVE SMALL BEGINNINGS 16