RANDABERG KONTROLLUTVALG ÅRSMELDING 2015

Transkript

1 RANDABERG KONTROLLUTVALG ÅRSMELDING 2015 Randaberg kirke, Foto: Borgny Håland Rogaland kontrollutvalgssekretariat 2. februar 2016

2 Side 2 av 6

3 Innledning Kontrollutvalget er et lovpålagt organ som skal føre tilsyn med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret. Kontrollutvalget er direkte underlagt kommunestyret, og rapporterer og innstiller derfor også til kommunestyret. Kontrollutvalget sine hovedoppgaver i følge loven og forskriften er som følger: 1. Føre løpende tilsyn med kommunen sin forvaltning 2. Oppgaver knyttet til revisjon og årsregnskap 3. Se til at det årlig blir gjennomført forvaltningsrevisjon 4. Se til at det blir gjennomført kontroll med kommune sitt eierskap i selskap (selskapskontroll) 5. Lage forslag til budsjett for kontroll og tilsynsarbeidet i kommunen Kontrollutvalgets årsmelding er en del av kontrollutvalgets rapportering til kommunestyret, som gir en samlet oppsummering av kontrollutvalgets arbeid gjennom året. I tillegg inngår følgende i kontrollutvalgets rapportering til kommunestyret: Kontrollutvalgets årsplan og alle rapporter om gjennomførte forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller i året som gikk. Kontrollutvalgets sammensetning Kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer frem til valget 2015: Medlemmer Varamedlemmer Kari Austenå Leder 1 Leif Egil Torkelsen Olav Sande Nestleder 2 Trygve Raustein Trond Randeberg 3 Gro Losvik Kontrollutvalgets nye medlemmer etter valget 2015: Medlemmer Varamedlemmer Kurt Randeberg Leder 1 Karstein Lerang Arve Kopperdahl Nestleder 2 Kjell Inge Gade Eva Walde Lund 3 Liv Jorunn Ånensen 4 Tone Tvedt Nybø 5 Inger Grødem Kontrollutvalgets arbeid i 2015 Kontrollutvalget har i 2015 hatt 5 møter og har behandlet i alt 38 saker. I tillegg kommer referatog meldingssaker. Løpende tilsyn med forvaltningen Som et ledd i kontrollutvalgets tilsyn med forvaltningen har kontrollutvalget i løpet av året invitert administrative ledere til å orientere kontrollutvalget i aktuelle saker. Følgende har vært inne og orientert i løpet av 2015: Rådmann Magne Fjell og kontroller Linda Joa til sak 9/15 Uttalelse til årsregnskapet for Side 3 av 6

4 Rådmann Magne Fjell og Plan og forvaltningssjef Anne-Kristin Gangenes til sak 16/15 Saksbehandlingen vedrørende buffersonen på Harestad. Fagsjef helse- omsorgstjenester Elisabeth Sortland-Sande til sak 15/15 Samhandlingsreformen Teknisk sjef Jorun Bogevik til sak 24/15 Oppfølging av undersøkelse av byggeprosjektene landsbyhuset og svømmehallen. Oppgaver knyttet til revisjon, regnskap og internkontroll Kontrollutvalget har ansvar for å se til at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. For å følge opp dette har kontrollutvalget bedt revisor orientere om sin revisjonsstrategi for Revisor oppsummerte arbeidet sitt gjennom året og om årsoppgjøret i et årsoppgjørsnotat, som kontrollutvalget har behandlet sammen med årsregnskapet. Oppdragsansvarlig revisor har også sendt lovpålagt egenerklæring om sin uavhengighet til kontrollutvalget. Kontrollutvalget har i tråd med regelverket behandlet følgende saker knyttet til regnskap og internkontroll: Behandlet årsregnskap med revisjonsmelding for 2014 for Randaberg kommune Gitt uttale til kommunestyret i Randaberg om kommuneregnskapet. Behandlet skatteregnskapet, skatteoppkrevers melding og Skatteetaten sitt kontrollbrev. Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal årlig se til at det blir gjennomført forvaltningsrevisjon iht vedtatt plan og budsjettramme. Kontrollutvalget i Randaberg har budsjettramme til å gjennomføre en til to forvaltningsrevisjoner/selskapskontroller i året. Kontrollutvalget har ved utgangen av 2015 følgende forvaltningsrevisjoner i bestilling: Saksbehandlingsrutiner Overordnet analyse Kontrollutvalget har i løpet av 2015 behandlet følgende rapporter om forvaltningsrevisjon: Samhandlingsreformen Oppsummert anbefaler revisjonen følgende: - Anbefaler kommunen å følge med hvordan utviklingen blir med hensyn til om 15 sykehjemsplasser er tilstrekkelig, og eventuelt vurdere tiltak for å kunne ha flere pasienter hjemme, iverksette tiltak for å øke gjennomstrømningen av korttidspasienter og utarbeide tildelingskriterier for sykehjemsplass. - Anbefaler kommunen å ta opp utfordringene i samarbeid mellom sykehuset og kommunen, gjennom samarbeidsorganene. - Anbefaler kommunen å kartlegge årsakene til økningen i reinnleggelser for å kunne målrette eventuelle tiltak. - Anbefaler kommunen å informere legene om øyeblikkelig hjelp til døgntilbudet på nytt, og avklare med Stavanger kommune at sengeplassen brukes fleksibelt, slik det fremgår av avtalen at den skal. - Anbefaler kommunen å avklare ansvars- og oppgavefordeling med hensyn til å jobbe med å bedre boligsituasjonen for innbyggere med sterk rus- og psykiatriproblematikk, og oppfølgingen av den. Kontrollutvalget har i 2015 hatt oppfølging av følgende forvaltningsrevisjoner: Utbygging Vestre Goa Gjennomgang byggeprosjektene Landsbyhuset og Svømmehallen Selskapskontroller Kontrollutvalget har ansvar for å se til at det blir ført kontroll med forvaltningen av kommunen sine interesser i selskap m.m. (selskapskontroll). Kontrollutvalget har ansvar for å bestille selskapskontroller i tråd med vedtatt plan og budsjettramme. Kontrollutvalget har ved utgangen av 2015 ingen selskapskontroller i bestilling: Side 4 av 6

5 Kontrollutvalget har i løpet av 2015 behandlet følgende rapport om selskapskontroll: Lyse Energi AS I rapporten kommer revisor med følgende anbefalinger til selskapet - at alle eierkommunene bør vedta en og samme felles eierstrategi. Her bør både kommunestyrene og generalforsamlingen/bedriftsforsamlingen involveres for å avklare prosessen ved å utforme og vedta eierstrategien. - at styret bør legge stor vekt på at selskapet regelmessig gjennomfører grundige sammenligninger mot alle relevante konkurrenter av avkastningen pr. hovedarbeidsområde - at styret bør påse at ledelsen har konkrete planer som skal sørge for at Lyses avkastning minst er der styret har målsatt den å være. - at styret kan vurdere og drøfte med eierne om det er hensiktsmessig å offentliggjøre avkastningsmål og avkastning for de enkelte virksomheter. Dette kan f.eks. gjøres som del av styrets melding til eierne. Dette vil gjøre det enklere for innbyggerne i eierkommunene og offentligheten i sin alminnelighet å vurdere Lyses resultater. - at eierkommunene bør avklare nærmere bedriftsforsamlingens rolle ved større strategisaker Kontrollutvalget har i 2015 hatt følgende rapport til oppfølging: Filmkraft Rogaland AS Kontrollutvalgets budsjett og regnskap Kontrollutvalget skal utarbeide forslag til budsjett for kontroll og tilsynsvirksomhetene i kommunen. Kontrollutvalget behandlet budsjettet i møtet , og sendte det over til kommunestyret for godkjenning. For å følge opp sitt budsjettansvar har kontrollutvalget behandlet tertialvise regnskapsrapporter for sitt budsjettområde. Andre oppgaver Utenom saker som nevnt ovenfor har kontrollutvalget i 2014 m.a. behandlet følgende saker: Utarbeiding av møteplan, årsplan og årsmelding. Opplæring av kontrollutvalget etter vedtatt plan Måloppnåelse m.m. Sett i forhold til årsplanen 2015 er kontrollutvalgets mål i det alt vesentligste oppfylt. Kontrollutvalget har et nært samarbeid med kommunens revisor og sekretariat. Oppdragsansvarlig revisor har vært på alle møter. I tillegg har forvaltningsrevisor vært i møtet og presentert rapporter, når disse ble behandlet. Kontrollutvalgssekretariat er kontrollutvalgets administrasjon, og har møteplikt i kontrollutvalgets møter. Ledelse og organisering Kontrollutvalget har sin egen administrasjon, som er uavhengig av kommunen sin administrasjon. Det er Rogaland Kontrollutvalgssekretariat som tar vare på administrasjonsoppgavene for kontrollutvalget i Randaberg. Sekretariatet har 3 ansatte, der en av disse arbeider spesielt mot kontrollutvalget i Randaberg. Administrasjonen har ansvar for at kontrollutvalget sine saker er tilstrekkelig utredet og at vedtak blir fulgt opp. Randaberg kommune kjøper sine revisjonstjenester fra Rogaland Revisjon IKS. En representant herfra har møte og talerett på kontrollutvalgets møter, og det har vært en eller flere representanter til stede på alle møtene. Ordfører har møterett i kontrollutvalget og har deltatt på 1 møte i Side 5 av 6

6 Randaberg, den 09. februar 2016 Kontrollutvalget Kurt Randeberg Leder av kontrollutvalget Dette dokumentet er elektronisk godkjent og trenger ikke signatur Side 6 av 6